MODUL ASAS PENGURUSAN UPM 2112

UPM 2112 : ASAS PENGURUSAN
1

UPM 2112 : ASAS PENGURUSAN

PERANCANGAN KURSUS
(COURSE OUTLINE )

MAKLUMAT KURSUS
(COURSE INFORMATION)

SEMESTER/SESI (SEMESTER/SESSION) : SEMESTER 2 / YEAR 1
KOD KURSUS (COURSE CODE) : UPM 2112
NAMA KURSUS (NAME OF COURSE) : ASAS PENGURUSAN

BEBAN AKADEMIK PELAJAR (STUDENT ACADEMIC LOAD) (FUNDAMENTALS OF MANAGEMENT)
:

Kategori Aktiviti Aktiviti Pembelajaran Jumlah Jam/Semester
(Category of Activities) (Learning Activity) (Total Hours/Semester)

Pembelajaran berbantu Kuliah 14
(Guided learning) (Lecture) 13.5
Tutorial/Amali
Pembelajaran kendiri (Tutorial/Practical) 0
(Self learning) Aktiviti pembelajaran bertumpukan pelajar 17.75
(Student centered learning activities) 17.75
Penilaian rasmi Persediaan untuk kuliah/tutorial 14.50
(Formal assessments) (Preparation for lectures/tutorials) 0.50
Pembelajaran kendiri/ulangkaji
(Independent study/revision) 2
Persediaan bagi penilaian 80
(Preparation for assessment) 40
Penilaian berterusan 2
(Continuous assessments)
Menduduki peperiksaan akhir
(Final examination sitting)

JUMLAH JAM BELAJAR (JJB)
TOTAL STUDENT LEARNING TIME (SLT)

NOTIONAL HOURS

NILAI KREDIT
(CREDIT VALUE)

Kursus Pra-syarat (Pre-Requisite Course) : NONE
Nama Pensyarah (Name of Lecturer)
: PN. NORLIN BINTI MUSTAFA
PN. ROHIZA BINTI HUSAIN
PN. ZULFA HANIS BINTI SADAKAH

Disediakan oleh : Disahkan oleh :
(Prepared by) : PN. NORLIN BINTI MUSTAFA (Approved by)
: PN. HERLINA BINTI
Tandatangan Tandatangan MOHD HARON
(Signature) (Signature)

Nama (Name) Nama (Name)

2

UPM 2112 : ASAS PENGURUSAN

Tarikh (Date) : 14 OKTOBER 2020 Tarikh (Date) : 14 OKTOBER 2020

MATLAMAT (GOALS):

Melahirkan pelajar yang berpengetahuan dalam asas pengurusan yang membolehkan mereka bekerja dalam kumpulan untuk
merancang aktiviti pengurusan dengan merujuk dokumen organisasi.

SINOPSIS (SYNOPSIS):

Pelajar didedahkan tentang pengenalan pengurusan, perancangan, pengorganisasian, penstafan, kepimpinan, pengawalan dan
komunikasi. Pelajar akan dinilai melalui pentaksiran berterusan dan penilaian akhir.

HASIL PEMBELAJARAN (LEARNING OUTCOMES):

Di akhir pembelajaran,pelajar dapat:

1. Menerangkan asas-asas pengurusan secara bertulis (C2, PLO1)
2. Membincangkan asas-asas pengurusan dalam bidang berkaitan secara berkumpulan (A2, PLO5)
3. Membuat dokumen penstafan dengan merujuk sumber berkaitan yang dipercayai (A3, PLO7)

ISI KANDUNGAN (CONTENT):

KANDUNGAN KURSUS: Pembelajaran SLT Pembelajaran Kendiri / Self
Berpandu / Guided Learning
Minggu Bil Topik Penilaian
M1-M2 1.0 Pengenalan Pengurusan Learning Rasmi / KTAP
M3-M4 Formal
1.1 Menyatakan definisi pengurusan K TA Assessment
1.2 Menyatakan kepentingan
2 1.5 0.50 2 1.5 1.5
pengurusan
1.3 Menerangkan fungsi pengurusan 22 0 42 0
1.4 Membincangkan teori

pengurusan
1.4.1 Teori pengurusan Henri

Fayol (1916)
1.4.2 Teori pengurusan

Gullick & Urwick (1937)
1.5 Menerangkan peranan pengurus

dan proses pengurusan
1.5.1 Merancang
1.5.2 Mengelola
1.5.3 Memimpin
1.5.4 Mengawal
A: KUIZ 1
2.0 Perancangan
2.1 Mentakrifkan perancangan
2.2 Menerangkan kepentingan
perancangan

3

UPM 2112 : ASAS PENGURUSAN

2.3 Menjelaskan proses

perancangan

2.4 Mengenal pasti jenis-jenis

perancangan

2.4.1 Perancangan strategik

2.4.2 Perancangan taktikal

2.4.3 Perancangan operasi

2.4.4 Perancangan kontigensi

3.0 Pengorganisasian

3.1 Mentakrifkan pengorganisasian

3.2 Menerangkan kepentingan

pengorganisasian 2 2 0 42 0
2 2
M5-M6 3.3 Mengenal pasti ciri-ciri organisasi 2 2
M7-M8 2 2
3.4 Menghuraikan proses 2 2

pengorganisasian

3.5 Menjelaskan struktur organisasi

3.6 Mengenalpasti hierarki organisasi

4.0 Penstafan

4.1 Mentakrifkan penstafan

4.2 Menerangkan kepentingan
penstafan

4.3 Menghuraikan proses penstafan 0 42 4

4.4 Mengenal pasti program
pembangunan staf

4.5 Membincangkan pengurusan
penilaian prestasi

A: TUGASAN INDIVIDU

5.0 Kepimpinan

5.1 Mentakrifkan kepimpinan

5.2 Menerangkan kepentingan

kepimpinan 0 42 3

M9-M10 5.3 Mengenal pasti teori kepimpinan

5.4 Memerihalkan gaya kepimpinan

5.5 Membandingkan pemimpin dan

pengurus

A: TUGASAN BERKUMPULAN

6.0 Pengawalan

6.1 Mentakrifkan pengawalan

6.2 Menerangkan kepentingan

M11- pengawalan 0 22 0

M12 6.3 Menghuraikan proses

pengawalan

6.4 Menerangkan kaedah kawalan

6.5 Mengenal pasti alat-alat kawalan

M13- 7.0 Komunikasi 0 22
M14
7.1 Mentakrifkan komunikasi 4
7.2 Menerangkan kepentingan

UPM 2112 : ASAS PENGURUSAN

komunikasi
7.3 Menghuraikan proses komunikasi
7.4 Menerangkan bentuk komunikasi
7.5 Mengenalpasti jenis komunikasi
M15 Minggu Ulangkaji 0 0 0 0 0 0 0 0

M16- Penilaian Akhir Semester 0 00 2 6
M17

JUMLAH 14 13.5 0 2.5 22 13.5 0 14.5

30.00 50.00

80

2

Kredit: 2

1. Cadangan Tugasan Individu
Pelajar diminta menghasilkan kertas cadangan latihan pembangunan staf dan borang penilaian prestasi.
Tugasan ini perlu dibuat dalam 500 patah perkataan.
Pelajar dikehendaki merujuk sekurang-kurangnya dua buah buku berkaitan, beberapa URL yang ditentukan oleh tenaga
pengajar dan dokumen organisasi.

2. Cadangan Tugasan Berkumpulan
Pelajar boleh diminta membuat soal selidik untuk mengetahui gaya kepimpinan ketua-ketua jabatan/unit/pengurusan di kolej
masing-masing dan membuat laporan mengenai dapatan mereka.

PENILAIAN (ASSESSMENT): : 60 %
: 10%
1. Penilaian Berterusan (Continuous Assessment) : 25%
i. Kuiz 1 : 25%
ii. Tugasan Individu
iii. Tugasan Berkumpulan

2. Penilaian Akhir Teori (Final Examination) : 40%
: 100 %
Jumlah (Total)

Assessment Specifications Table (AST):

CLO ASSESSMENT METHODS FOR
COURSE WORK (CA)

CONTEXT CLO1
CLO2
CLO3

KUIZ 1
TUGASAN
INDIVIDU
TUGASAN
BERKUMPULAN

10% 25% 25%

1. PENGENALAN PENGURUSAN 

5

UPM 2112 : ASAS PENGURUSAN

2. PERANCANGAN  
3. PENGORGANISASIAN  
4. PENSTAFAN 
5. KEPIMPINAN 
6. PENGAWALAN 
7. KOMUNIKASI 

Remarks:
Cadangan masa pentaksiran;

1.KUIZ : 30 minit

RUJUKAN (REFERENCES):

MAIN REFERENCES
1. Norlida Kamaluddin, Za'afaran Hassan, Rabiah Abdul Wahab, & Rohaya Mohd Hussein. (2018). Principles of Management.
Oxford University Press. ISBN 9789834726225

ADDITIONAL REFERENCES
2. Asmahan Mokhtar dan Nurshahiza Mohamad Isa. 2015. Pengurusan Dalam Islam. Oxford Fajar Sdn. Bhd. ISBN 978-983-47-

1407-9
3. Mokhtar Pet. Edisi 2017. Pengajian Perniagaan: Pengurusan. Oxford Fajar. ISBN 978-983-47-2024-7
4. P.Robbins S., DeCenzo, D., and Coulter M. 2015. Fundamentals of Management. Pearson. ISBN 978-1-292-05654-8

KEHADIRAN/PERATURAN SEMASA KULIAH (LECTURE ATTENDANCE/REGULATION):

1. Pelajar mesti hadir tidak kurang dari 80% masa pertemuan yang ditentukan bagi sesuatu kursus.
Students must attend lectures not less than 80% of the contact hours for every course.

2. Pelajar yang tidak memenuhi perkara (1) di atas tidak dibenarkan menghadiri kuliah dan menduduki sebarang bentuk penilaian
selanjutnya. Markah sifar (0) akan diberikan kepada pelajar yang gagal memenuhi perkara (1).
Students who do not fulfill (1) will not be allowed to attend further lectures and sit for any further examination. Zero mark (0) will
be given to students who fail to comply with (1).

3. Pelajar perlu mengikut dan patuh kepada peraturan berpakaian yang berkuatkuasa dan menjaga disiplin diri masing-masing
untuk mengelakkan dari tindakan tatatertib diambil terhadap pelajar.
Students must obey all rules and regulations of the university and must discipline themselves in order to avoid any disciplinary
actions against them.

4. Pelajar perlu mematuhi peraturan keselamatan semasa proses pembelajaran dan pengajaran.
Student must obey safety regulations during learning and teaching process.

6

UPM 2112 : ASAS PENGURUSAN

MINGGU 1 – MINGGU 2

BAB 1 : PENGENALAN PENGURUSAN
1. Pengurusan sangat diperlukan sama ada dalam organisasi perniagaan atau

organisasi bukan perniagaan.
2. Sesebuah organisasi yang ditubuhkan mempunyai matlamat tersendiri yang

hendak dicapai.
3. Pencapaian matlamat boleh dicapai apabila semua individu yang terlibat di

dalam sesebuah organisasi menjalankan proses pengurusan secara efektif dan
efisien dengan menggunakan kaedah pengurusan yang sistematik.

1.1 DEFINISI PENGURUSAN

1. Pengurusan didefinisikan sebagai usaha merancang, mengorganisasi, memimpin
dan mengawal segala sumber serta aktiviti organisasi bagi memastikan kesemua
matlamat organisasi yang telah ditetapkan dapat dicapai.

2. Pengurusan merupakan aktiviti menggembleng sumber-sumber sesebuah
organisasi dalam usaha mencapai matlamat-matlamat yang telah ditetapkan.

3. Secara rumusannya, pengurusan mempunyai beberapa ciri tertentu, iaitu:
a) Pengurusan adalah suatu proses atau aktiviti yang berterusan
b) Pengurusan tertumpu kepada pencapaian matlamat organisasi dan
c) Pengurusan mencapai matlamat organisasi melalui kerjasama dengan
sumber organisasi secara cekap dan berkesan.

1.1.1 DEFINISI ORGANISASI

1. Organisasi didefinisikan sebagai gabungan sumber manusia yang terdiri
daripada dua atau lebih individu yang akan mengendalikan sumber-sumber
fizikal secara sistematik demi mencapai matlamat organisasi yang telah
dirancang.

7

UPM 2112 : ASAS PENGURUSAN

2. Pencapaian matlamat sesebuah organisasi amat bergantung pada kecekapan
pasukan pengurusan yang menguruskan sumber fizikal dan sumber kewangan.

3. Sumber yang terdapat di dalam organisasi perlu digunakan secara cekap dan
berkesan.

4. Pengurusan yang cekap dan berkesan bermula dengan proses pengurusan, iaitu
perancangan, pengorganisasian, kepimpinan dan pengawalan.

1.2 KEPENTINGAN PENGURUSAN

1. Sesebuah organisasi perlu mencapai objektif dan matlamat yang telah
ditetapkan. Oleh itu aktiviti pengurusan dalam sesebuah organisasi membantu
pencapaian objektif dan matlamat organisasi tersebut.

2. Justeru itu, pengurusan adalah penting kepada sesebuah organisasi.
3. Antara kepentingan pengurusan adalah seperti berikut:

a) Penyelarasan sumber
i) Setiap organisasi mempunyai pelbagai sumber tersendiri yang
perlu disusun dan diagihkan penggunaannya kepada pekerja
supaya dapat digunakan secara cekap dan berkesan.
ii) Pengurus mempunyai autoriti dalam memberi tugas kepada
pekerja untuk mengendalikan sumber-sumber yang terdapat
dalam organisasi mengikut kesesuaian tahap pengetahuan,
kemahiran dan kecekapan yang dimiliki oleh setiap pekerja.

b) Penggunaan sumber secara berkesan
i) Penggunaan sumber secara berkesan membolehkan organisasi
mencapai matlamat yang telah ditetapkan.
ii) Keberkesanan penggunaan sumber-sumber organisasi bergantung
pada tahap penglibatan semua pihak dalam melaksanakan proses
pengurusan secara efektif dan efisien.

8

UPM 2112 : ASAS PENGURUSAN

c) Pencapaian matlamat organisasi
i) Sesebuah organisasi melakukan aktiviti-aktiviti ke arah
pencapaian matlamat bersama.
ii) Pengurusan yang baik membolehkan semua pihak dapat
melaksanakan tugas masing-masing dengan baik.

d) Mengurangkan pembaziran
i) Pengurusan yang cekap dapat menjimatkan kos ketika
melaksanakan aktiviti-aktiviti organisasi.
ii) Penjimatan kos membolehkan sesebuah organisasi terus
beroperasi pada tahap optimum.

e) Memotivasikan pekerja
i) Motivasi dapat mendorong pekerja untuk mencapai matlamat
organisasi.
ii) Pekerja dapat mengekalkan diri dalam organisasi

9

UPM 2112 : ASAS PENGURUSAN

Memotivasikan Penyelarasan Penggunaan
Pekerja Sumber sumber secara

KEPENTINGAN berkesan
PENGURUSAN

Mengurangkan Pencapaian
Pembaziran Matlamat
Organisasi

Rajah 1.1: Kepentingan Pengurusan

1.3 FUNGSI PENGURUSAN

1. Setiap organisasi perlu melaksanakan empat fungsi utama dalam usaha
mencapai matlamat yang telah ditetapkan, iaitu perancangan, pengorganisasian,
kepimpinan dan pengawalan.

2. Empat fungsi pengurusan tersebut adalah seperti berikut:

a) Perancangan

i) Perancangan merupakan proses membentuk visi, misi, strategi dan
taktik bagi sesebuah organisasi.

ii) Pengurusan perlu mengenalpasti matlamat pada peringkat
bawahan iaitu objektif, alternative dan tindakan.
10

UPM 2112 : ASAS PENGURUSAN

iii) Seterusnya, pengurusan perlu membentuk langkah atau strategi
yang perlu dilaksanakan untuk mencapai matlamat yang telah
ditetapkan.

iv) Tahap perancangan ini melibatkan tiga peringkat pengurusan iaitu
peringkat atasan, peringkat pertengahan dan peringkat bawahan.

b) Pengorganisasian

i) Pengorganisasian melibatkan proses menyusun tugas dan
pembahagian sumber yang mencukupi untuk melaksanakan pelan
tindakan yang telah dirancang.

ii) Pada tahap ini, pihak pengurusan akan membentuk struktur
organisasi yang lengkap dan mengagihkan tugas secara sistematik
kepada jabatan-jabatan dalam organisasi untuk dilaksanakan.

iii) Penyelarasan turut dijalankan bagi mengelakkan daripada berlaku
masalah pertindihan dalam pembahagian tugas dan autoriti.

c) Kepimpinan

i) Fungsi kepimpinan memerlukn pengurus berusaha untuk
mempengaruhi gelagat pekerja atau subordinat bagi memastikan
segala tugas dapat dilaksanakan dengan baik dalam usaha
mencapai matlamat yang telah ditetapkan.

ii) Aktiviti yang terlibat pada tahap ini meliputi aspek memberi
tunjuk ajar, memberi motivasi dan memberi bantuan serta
kemudahan-kemudahan lain kepada para pekerja bagi
meningkatkan produktiviti para pekerja.

iii) Pengurus perlu mengamalkan gaya kepimpinan yang bersesuaian
dengan sikap dan tahap pemikiran para pekerja agar tingkah laku
para pekerja dapat dikawal secara efektif dan efisien.

d) Pengawalan

i) Pengawalan merujuk kepada aktiviti pemantauan pencapaian
dengan memastikan segala tugas yang telah dirancang oleh pihak
pengurusan akan berjalan dengan lancar dalam mencapai
matlamat yang telah ditetapkan.

ii) Tindakan membandingkan standard dengan pencapaian sebenar
perlu dibuat.

11

UPM 2112 : ASAS PENGURUSAN

iii) Sebagai contoh, jika keadaan yang kurang memuaskan berlaku
seperti pekerja tidak menunjukkan produktiviti yang efektif,
pengurus perlu mengambil tindakan yang proaktif atau langkah
pembetulan yang sewajarnya.

1.4 TEORI-TEORI PENGURUSAN

1. Pengetahuan mengenai sejarah pengurusan boleh membantu kita membina
pandangan mengenai pembentukan teori, konsep dan amalan pengurusan yang
menjadi dasar kepada kupasan, idea serta perumusan teori dan pemikiran
pengurusan pada hari ini.

2. Pengurusan sebagai satu bidang kajian mulai muncul bersama-sama teori
pengurusan di sekitar awal abad ke-20.

3. Pemahaman mengenai sejarah perkembangan pengurusan akan membantu kita
menolak penemuan idea yang telah dikemukakan sebelumnya.

4. Setiap pendekatan atau teori mempunyai cara tersendiri dan berbeza dalam
meneliti organisasi, aktiviti dan bagaimana manusia berfungsi dalam organisasi.

5. Setiap pendekatan atau teori mempunyai nilai tersendiri.

6. Idea-idea atau pendekatan pengurusan yang diutarakan oleh tokoh-tokoh ini
telah digunakan sehingga masa kini sebagai asas atau prinsip dalam usaha
menguruskan sesebuah organisasi secara efektif dan efisien.

1.4.1 TEORI PENGURUSAN HENRI FAYOL

1. Henry Fayol merupakan seorang jurutera Perancis yang telah meningkatkan
kerjayanya melalui latihan.

2. Fayol dianggap sebagai pelopor teori pentadbiran dan penyumbang pendekatan
teori organisasi klasikal paling terkemuka.

3. Henry Fayol (1841-1925) dikenali sebagai “Bapa Teori Pengurusan Moden”
merupakanseorang jurutera perlombongan tetapi kemudian dilantik untuk
menjadi pengurus besar di sebuah syarikat.

12

UPM 2112 : ASAS PENGURUSAN

4. Fayol telah mengenalpasti 14 prinsip pengurusan terbaik yang boleh diamalkan
oleh pihak pengurusan dalam setiap organisasi.

5. Prinsip pengurusan tersebut adalah seperti yang berikut:

a) Pembahagian kerja
Setiap organisasi digalakkan untuk mengamalkan system pengkhususan
kerja.

b) Autoriti
Tanggungjawab yang diagihkan kepada setiap pekerja mesti disertakan
dengan hak dan kuasa untuk mengarah dan membuat keputusan. Autoriti
dilihat sebagai gabungan factor-faktor rasmi, yang dihasilkan daripada
kedudukan pengurus dan ciri-ciri peribadi seperti pengalaman, nilai
moral, perkhidmatan yang telah diberikan dan sebagainya.

c) Disiplin
Setiap organisasi perlu menguatkuasakan peraturan untuk mengawal
tingkah laku pekerja.

d) Kesatuan dalam arahan /arahan uniti
Setiap pekerja mesti menerima arahan daripada seorang ketua sahaja.

e) Kesatuan dalam hala tuju/arah tujuan uniti
Setiap ahli organisasi perlu mengetahui rancangan dan matlamat yang
ingin dicapai oleh pihak pengurusan serta menunjukkan komitmen yang
tinggi untuk mencapai matlamat tersebut.

f) Kepentingan bersama
Setiap ahli organisasi mesti mementingkan pencapaian matlamat
organisasi dan tidak hanya mementingkan diri sendiri.

g) Faedah dan ganjaran
Faedah dan ganjaran yang ditawarkan oleh sesebuah organisasi mesti
setanding dengan faedah dan ganjaran yang ditawarkan oleh organisasi
lain dalam industri yang sama.

h) Rantaian arahan
Setiap organisasi mesti mempunyai struktur organisasi yang jelas bagi
menunjukkan hubungan antara ketua dengan pekerja serta sistem
pelaporan yang diamalkan oleh organisasi berkenaan.
13

UPM 2112 : ASAS PENGURUSAN

i) Tersusun
Setiap organisasi mesti mempunyai struktur organisasi yang jelas bagi
menunjukkan hubungan antara ketua dengan pekerja serta sistem
pelaporan yang diamalkan oleh organisasi berkenaan.

j) Sama rata
Setiap ahli organisasi harus dijaga dengan baik dan diberi layanan yang
adil.

k) Pusing ganti pekerja
Kadar pusing ganti pekerja yang tinggi merupakan kesan dan petanda
bahawa pihak pengurusan dalam organisasi tidak menjalankan
tanggungjawabnya dengan berkesan.

l) Pemusatan
Setengah-setengah tugas dalam organisasi tidak harus diagihkan kepada
pekerja, terutama tugas-tugas yang melibatkan pengendalian maklumat
perniagaan sulit.

m) Inisiatif
Pengagihan tugas dan kuasa dalam organisasi dapat meningkatkan daya
inovasi dan kepuasan pekerja.

n) Esprit de corps
Setiap ahli organisasi harus bersatu dan bekerjasama untuk
menyempurnakan kerja yang diberikan.

1.4.2 TEORI PENGURUSAN GULLICK & URWICK

1. Luther Gullick dan Lyndall Urwick dalam kertas kajian mereka pada tahun 1937
telah memperkenalkan akronim P.O.S.D.C.O.R.B.

2. Menurut Gullick, P.O.S.D.C.O.R.B diterjemahkan seperti berikut:

a) Planning – Proses penetapan matlamat dan penyusunan pelan tindakan
untuk mencapainya dalam jangka waktu yang ditetapkan.

14

UPM 2112 : ASAS PENGURUSAN

b) Organizing – Proses penyusunan hierarki organisasi bagi memudahkan
proses agihan dan penyelarasan tugas selaras dengan visi dan misi
organisasi.

c) Staffing - Proses yang melibatkan seluruh aspek pengurusan sumber
manusia.

d) Directing – Proses pembuatan keputusan, penyediaan dan pengedaran
arahan kepada pihak yang akan melaksanakannya.

e) Co-ordinating – Proses penyelarasan tugasan, tindakan dan semua perkara
yang berkaitan dengan aktiviti yang disusun bagi mencapai visi dan misi.

f) Reporting – Proses yang berkaitan dengan penyediaan laporan, data,
statistic dan pembinaan pengkalan data serta mekanisme aliran laporan
dalam organisasi.

g) Budgeting – Proses yang berkaitan dengan pengurusan apa jua jenis
sumber yang mempunyai implikasi kewangan.

3. Berdasarkan Gullick, kita boleh menyifatkan bahawa pengurusan itu satu seni
kerana keputusan yang diambil oleh pengurus itu berdasarkan pandangan,
pertimbangan, dan gerak hati pengurus itu sendiri dengan berpandukan
maklumat yang terhad.

1.5 DEFINISI PENGURUS

1. Pengurus ialah pihak yang menjalankan fungsi pengurusan, iaitu perancangan,
pengorganisasian, kepimpinan dan pengawalan.

2. Pengurus merupakan individu yang berada pada kedudukan berkuasa,
mempunyai autoriti dan berupaya membuat keputusan ke atas sumber
organisasi untuk tujuan mencapai objektif dan matlamat yang ditentukan.

3. Berdasarkan definisi di atas, dapat dirumuskan beberapa aktiviti pengurus
seperti berikut:

a) Pengurus membantu merancang, mengorganisasi, mempengaruhi dan
mengawal organisasi untuk mencapai objektif dan matlamat yang
ditentukan.
15

UPM 2112 : ASAS PENGURUSAN

b) Pengurus menjalankan tugas mempengaruhi dan meneliti hasil kerja dan
prestasi individu lain yang beradadi bawah pengawasannya.

c) Pengurus bertindak sebagai penghubung antara kakitangan di pelbagai
peringkat dalam organisasi dan di antara kakitangan organisasi dengan
mereka yang berada di luar organisasi.

d) Pengurus sebagai penjana dan pemangkin yang menggerakkan sesebuah
organisasi bagi mencapai objektif dan matlamatnya.

e) Pengurus adalah seorang yang mempunyai kuasa untuk mengubah dan
akan bertindak membuat perubahan ke atas aktiviti dan organisasi
selaras dengan perubahan persekitaran kerja organisasi.

f) Pengurus menyelaras semua aktiviti kakitangan dan sumber organisasi
dengan cekap dan berkesan untuk memperoleh hasil yang berkualiti
tinggi.

1.5.1 PERANAN PENGURUS

1. Setiap fungsi pengurusan memerlukan pengurus memainkan peranan tertentu,
seperti mana mengikut Teori Mintzberg peranan pengurus, iaitu:

a) Antara perorangan (interpersonal)
b) Peranan bermaklumat (informational)
c) Pembuatan keputusan (decision making)

2. Menurut Henry Mintzberg, peranan utama pengurus terbahagi kepada tiga. iaitu:

a) Menjalinkan perhubungan interpersonal
 Seseorang yang membantu dalam mewujudkan dan membina hubungan
yang baik antara pengurus dengan pengurus, dan antara pengurus dan
pekerja. Ia berupaya memimpin pekerja bawahan dalam aktiviti yang
dianjurkan.

 Memainkan peranan dalam memberi dorongan dan sokongan serta
menggalakkan pekerja bekerja dengan lebih gigih dan rajin. Selain itu, ia
juga perlu menjalinkan hubungan dengan pihak luar untuk memastikan
mendapat maklumat mengenai perkembangan yang berlaku diluar
organisasi.
16

UPM 2112 : ASAS PENGURUSAN

b) Menyebarkan maklumat.
 Pengurus bertanggungjawab dalam menerima dan menghantar maklumat
kepada pekerja. Harus mencari maklumat sama ada dari segi persekitaran
dalaman mahupun di persekitaran luaran.

 Pengurus perlu menyampaikan semua maklumat yang diperolehi kepada
semua pekerja yang memerlukannya, juga perlu memberi keterangan
yang lebih jelas agar matlamat yang ingin dicapai tidak kabur.

c) Membuat keputusan.
 Merupakan peranan yang amat dalam membuat keputusan secara bijak
mengenai setiap aktiviti yang akan dilaksanakan dalam organisasi.

 Pengurus perlu kreatif dalam mencipta sesuatu yang baru dan lebih
berinovatifkan, merancang, mengatur, dan mewujudkan pasaran serta
sanggup mengambil risiko yang bermunasabah dan realistik. Selain itu
juga, pengurus perlu ada sifat-sifat yang positif, agar keputusan yang
dibuat tidak dipengaruhi oleh mana-mana pihak.

1.5.2 Proses Pengurusan

1. Pengurus merupakan seseorang yang melaksanakan fungsi pengurusan
termasuk merancang, mengorganisasikan, melakukan tugas penstafan,
mempengaruhi, memberi arahan dan membuat kawalan dalam sesebuah
organisasi.

2. Terdapat 4 proses pengurusan iaitu:

a) Merancang
 Menetapkan matlamat dan objektif organisasi
 Menentukan bagaimana mencapainya
 Mengumpul dan menganalisis maklumat
 Menentukan tugas yang perlu dijalankan bagi mencapai matlamat

17

UPM 2112 : ASAS PENGURUSAN

b) Mengelola
 Bagaimana mendapatkan kemudahan, staf, sumber bahan dan lain-lain
 Menentukan rangka kerja yang cekap melalui proses penentuan kerja
atau pembahagian tugas Membahagikan kumpulan kerja dalam bentuk,
susunan atau struktur organisasi tertentu
 Menentukan struktur kewibawaan dan mekanisme organisasi
 Membina dan mendefinisikan kaedah dan prosedur
 Memilih dan memberitahu staf mengenai sumber yang ada / tersedia atau
yang boleh diperolehi

c) Memimpin
 Mengambil daya usaha dan inisiatif dalam menggerakkan sesuatu
 Memimpin dan menentukan hala tuju kepada kumpulan
 Menentukan jangka waktu dan kos
 Mengeluarkan arahan
 Memberi panduan, dorongan dan ransangan
 Memberi bimbingan, latihan, teguran dan tunjuk ajar dalam mencapai
sesuatu matlamat

d) Mengawal
 Menyelia proses pelaksanaan
 Membuat pemerhatian dan pencerapan
 Membuat penilaian prestasi
 Membuat laporan mengenai kemajuan
 Membetulkan kesalahan & penyelewengan
 Membuat penilaian di peringkat-peringkat peleksanaan perancangan

Rajah 1.2 : Proses Pengurusan 18

UPM 2112 : ASAS PENGURUSAN

MINGGU 3 – MINGGU 4

BAB 2 : PERANCANGAN

2.1 TAKRIF / DEFINISI PERANCANGAN
1. Menurut Kamus Dewan, perancangan bermaksud perbuatan
(tindakan, usaha) merancang sesuatu.

2. Perancangan melibatkan proses menetapkan misi, matlamat dan
objektif (VMO) yang ingin dicapai dalam sesebuah organisasi.

3. Perancangan juga merujuk pada proses menentukan matlamat dan
memutuskan tindakan yang paling sesuai yang perlu diambil untuk
mencapai matlamat tersebut.

4. Secara khusus, perancangan adalah satu proses formal yang melibatkan
aktiviti-aktiviti yang berikut:
i. Menetapkan misi dan matlamat organisasi yang menyeluruh bagi
jangka masa panjang dan pendek
ii. Membentuk matlamat cawangan, jabatan, dan individu berdasarkan
matlamat organisasi
iii. Memilih strategi dan taktik untuk mencapai matlamat
iv. Mengagihkan sumber (manusia, kewangan, peralatan, dan
kemudahan) untukmencapai matlamat, strategi, dan taktik
organisasi.

5. Selain itu, perancangan juga melibatkan penentuan langkah atau strategi
yang perlu diambil untuk mencapai matlamat tersebut.

6. Secara ringkas, apabila pengurus merancang sesuatu, dia perlu tahu apa
yang ingin dicapai dan bagaimana untuk mencapainya dengan cekap dan
berkesan pada masa tertentu.

19

UPM 2112 : ASAS PENGURUSAN

2.2 KEPENTINGAN PERANCANGAN

Menyediakan Panduan untuk
hala tuju membuat
keputusan
KEPENTINGAN
Menyelaras dan PERANCANGAN
memperuntukkan

sumber

Membolehkan Mengukur
kawalan prestasi
dilakukan
organisasi

Rajah 1 : Kepentingan Perancangan

1. Menyediakan hala tuju
i. Perancangan yang disediakan akan menjadi panduan kepada
pengurus tentang tugas-tugas yang perlu dilakukan dalam
organisasi dan matlamat yang dikejar oleh pengurus.

ii. Perancangan memberikan hala tuju yang jelas kepada
pengurus untuk bertindak dan cara untuk bertindak.

iii. Ini termasuklah penentuan bila, bagaimana, dan siapa yang
melakukan sesuatu tugas.

20

UPM 2112 : ASAS PENGURUSAN

2. Sebagai panduan untuk membuat keputusan
i. Perancangan membolehkan pengurus mengurangkan risiko silap
membuat keputusan.

ii. Perancangan membolehkan pengurus membuat keputusan yang
tepat dan menguntungkan serta tiada pertindihan tindakan yang
berlaku.

iii. Selain itu, perancangan juga dapat mengelakkan sebarang
penyimpangan tindakan berlaku.

3 Mengukur prestasi organisasi
i. Matlamat yang telah ditetapkan boleh dijadikan sebagai kayu
pengukur untuk menilai prestasi organisasi dari semasa ke semasa.

ii. Matlamat yang ditetapkan dapat diukur secara kuantitatif dan
kualitatif untuk dijadikan standard dalam melakukan perbandingan
dengan prestasi sebenar.

iii. Sebarang jurang boleh diatasi dengan mengambil tindakan
pembetulan.

4 Membolehkan kawalan dilakukan
i. Melalui perancangan, pengurus dapat melihat perbezaan antara
apa yang dirancang dengan apa yang dicapai.
ii. Sekiranya wujud sebarang jurang terhadap sesuatu pencapaian,
pihak pengurusan perlu mengenal pasti jurang yang wujud dan
punca berlaku kekurangan tersebut.
iii. Seterusnya, langkah-langkah pembetulan dapat diambil
terhadap kesilapan dan penyelewengan yang berlaku.

21

UPM 2112 : ASAS PENGURUSAN

5 Menyelaras dan memperuntukkan sumber

i. Dengan adanya perancangan, keperluan sumber-sumber untuk
melaksanakan tugas-tugas dapat dirancang dan diagihkan kepada
jabatan-jabatan atau unit-unit lain dalam organisasi.

ii. Jika sumber tidak mencukupi dari segi kualiti dan kuantiti,
tindakan untuk memperolehnya dapat diselesaikan supaya agihan
sumber dapat dilakukan secara sempurna dan cekap.

2.3 PROSES PERANCANGAN

1. Proses perancangan merupakan langkah dalam aktiviti yang dilakukan
oleh pengurus dalam merancang sesuatu matlamat dan tindakan
dalam sesebuah organisasi.

2, Proses perancangan terdiri daripada lima (5) langkah, iaitu:

i. Menentukan matlamat dan objektif
ii. Menganalisis persekitaran perniagaan
iii. Membentuk alternatif tindakan
iv. Menilai alternatif
v. Memilih alternatif tindakan

3. Rajah 2 menunjukkan proses perancangan yang boleh digunakan oleh
sesebuah organisasi.

Menentukan Menganalisis Membentuk
matlamat dan persekitaran alternatif tindakan
perniagaan
objektif

Menilai alternatif Memilih alternatif
tindakan

Rajah 2 : ProsesPerancangan

22

UPM 2112 : ASAS PENGURUSAN

4. Penerangan bagi proses tersebut adalah seperti berikut:

4.1 Menentukan matlamat dan objektif

i. Langkah pertama dalam proses perancangan adalah
menetapkan matlamat dan objektif yang ingin dicapai oleh
organisasi.

ii. Matlamat yang ditetapkan boleh merangkumi matlamat dan
objektif jangka masa panjang dan jangka masa pendek.

iii. Secara kebiasaannya, objektif boleh mengukur pencapaian
organisasi kerana sasaran ditentukan dalam bentuk kuantitatif.

iv. Skop perancangan yang dibuat oleh berbentuk menyeluruh atau
khusus kepada jabatan, bahagian atau unit tertentu.

v. Matlamat yang ditentukan harus jelas, realistik, boleh diukur dan
dapat dicapai sama ada dalam jangka masa pendek atau dalam
jangka masa panjang.

vi. Sebagai contoh, matlamat jangka panjang adalah membuat
pelaburan membina kilang pengeluaran kereta di China.

vii. Matlamat jangka panjang adalah mengeksport kereta di China
sebagai langkah pengenalan produk di China.

4.2 Menganalisis persekitaran perniagaan

i. Selepas proses pertama, pengurus perlu melakukan analisis secara
teperinci terhadap persekitaran dalaman dan persekitaran
luaran perniagaan.

ii. Analisis persekitaran dalaman bertujuan menilai tahap kekuatan
dan kelemahan kedudukan perniagaan serta kemampuan
perniagaan untuk melakukan penyesuaian terhadap perubahan
yang berlaku dalam persekitaran luaran perniagaan.

iii. Analisis persekitaran luaran bertujuan mengenal pasti peluang
dan ancaman yang wujud kepada perniagaan akibat perubahan

23

UPM 2112 : ASAS PENGURUSAN

yang berlaku dalam persekitaran umum dan persekitaran tugas
sesebuah perniagaan.

iv. Lazimnya, pengurus akan menggunakan analisis SWOT dalam
menganalisis persekitaran perniagaan.

v. Contohnya, analisis persekitaran dalaman ialah kekuatan
kewangan dan tenaga pekerja, kekuatan luaran termasuklah
kualiti produk yang tinggi.

4.3 Membentuk alternatif tindakan

i. Berasaskan analisis persekitaran dalaman dan persekitaran luaran
yang telah dijalankan, pengurus perlu mengenal pasti tindakan
alternatif yang boleh dilaksanakan dalam usaha untuk mencapai
matlamat organisasi.

ii. Tindakan alternatif merujuk aktiviti yang perlu dilaksanakan
untuk mencapai sesuatu matlamat.

iii. Para pengurus dikehendaki menjana seberapa banyak alternatif
yang mungkin wujud dan dapat membantu organisasi membuat
keputusan dengan lebih cepat.

iv. Tindakan alternatif boleh diperoleh melalui pelbagai kaedah
seperti kaedah menjana idea.

v. Kaedah menjana idea melibatkan aktiviti sumbang saran yang
memberi penekanan kepada bilangan kuantiti idea dan tindakan
yang banyak.

vi. Pengurusan boleh menawarkan promosi, meningkatkan kualiti
produk dan menggunakan ketua kerajaan dalam hubungan
diplomatik antara Malaysia dengan China.

4.4 Menilai alternatif

i. Pengurus harus menilai semua tindakan alternatif yang telah
dikenal pasti bagi mengukur tahap keupayaan setiap alternatif
untuk mencapai visi, misi dan objektif yang telah ditetapkan oleh
pihak pengurusan dalam organisasi.

24

UPM 2112 : ASAS PENGURUSAN

ii. Setiap tindakan alternatif akan dinilai dari segi kelebihan dan
kelemahannya sebelum sesuatu keputusan dimuktamadkan.

iii. Kriteria yang boleh digunakan untuk menilai alternatif tindakan
ialah hasil keputusan, risiko dan kemampuan organisasi untuk
melaksanakan setiap alternatif tindakan tersebut.

iv. Pengurus juga boleh mengambil kira nisbah faedah dan jumlah kos
keseluruhan yang terlibat secara terperinci dan spesifik dalam
menentukan kriteria dan menilai alternatif yang ada.

v. Sebagai contoh, mengadakan promosi melibatkan kos yang tinggi
tetapi mampu mendorong pengguna membeli kerana harga jualan
lebih murah dengan harga jualan pesaing di China.

4.5 Memilih alternatif tindakan

i. Berdasarkan penilaian terhadap alternatif tindakan yang telah
dikenal pasti, pengurus harus memilih alternatif tindakan
terbaik yang dapat membantu organisasi untuk mencapai
matlamat dan objektif yang telah ditetapkan.

ii. Alternatif tindakan terbaik merupakan alternatif yang mempunyai
banyak kelebihan dan hanya mempunyai sedikit kelemahan
berbanding dengan alternatif lain.

iii. Secara relatifnya, pihak pengurus akan mengambil kira keputusan
memilih alternatif bergantung pada faktor yang berikut:
1. Kos
2. Faedah
3. Masa

iv. Sekiranya, pemilihan alternatif tidak melibatkan kos yang besar
dan memberi faedah serta keuntungan yang maksimum kepada
organisasi serta kebolehlaksanaan dalam masa yang ditetapkan,
tindakan alternatif tersebut akan dipilih.

25

UPM 2112 : ASAS PENGURUSAN

2.4 JENIS-JENIS PERANCANGAN

1. Perancangan dapat dibuat mengikut jangka masa, kegunaan, dan
peringkat perancangan.

2. Jenis perancangan mengikut jangka masa adalah seperti berikut:

i. Rancangan jangka panjang atau rancangan strategik biasanya
meliputi tempoh lima hingga sepuluh tahun. Rancangan ini
biasanya dibangunkan dan ditentukan oleh pengurusan atasan.

ii. Rancangan taktikal dibentuk oleh pengurus pertengahan.
Rancangan ini biasanya menjangkau tempoh antara satu hingga
lima tahun. Rancangan taktikal biasanya menjelaskan
bagaimana rancangan strategik dapat dilaksanakan di tahap
jabatan.

3. Jenis perancangan mengikut kegunaan adalah seperti berikut:

i. Rancangan yang digunakan untuk berulang-ulang kali dalam
organisasi dikenali sebagai rancangan tersedia. Rancangan
tersedia merupakan garis panduan yang dibangunkan untuk
menangani situasi yang sering berlaku dalam organisasi seperti
masalah disiplin pekerja. Rancangan seperti ini berbentuk dasar,
tatacara, dan peraturan.

ii. Rancangan kegunaan tunggal ialah rancangan yang digunakan
sekali sahaja untuk memenuhi keperluan tertentu atau rancangan
untuk mencapai matlamat khusus dalam satu tempoh waktu yang
telah ditetapkan. Contoh rancangan ini ialah belanjawan.

4. Jenis perancangan mengikut peringkat adalah seperti berikut:
4.1.1 Perancangan Strategik

i. Perancangan strategik ialah perancangan menyeluruh yang
menetapkan hala tuju yang penting bagi organisasi.

ii. Perancangan strategik ini ditetapkan oleh pengurusan peringkat
atasan.

26

UPM 2112 : ASAS PENGURUSAN

iii. Perancangan strategik merupakan rancangan jangka panjang
organisasi tentang cara untuk mencapai kelangsungan organisasi.

iv. Perancangan strategik akan dijadikan garis panduan dalam jangka
panjang dan akan digunakan sekali sahaja serta lebih berbentuk
umum.

v. Liputan yang digunakan secara keseluruhan di dalam sesebuah
organisasi.

4.1.2. Perancangan Taktikal

i. Perancangan taktikal ialah cara atau langkah yang digunakan
untuk mencapai strategi yang ditetapkan.

ii. Perancangan taktikal biasanya dibentuk oleh pengurusan
peringkat pertengahan bagi menterjemahkan rancangan
strategik yang dibangunkan oleh pengurusan peringkat atasan.

iii. Perancangan taktikal perlu didukung oleh perancangan strategik
agar rancangan strategi yang dibangunkan terlaksana.

iv. Perancangan taktikal akan dijadikan garis panduan dalam jangka
sederhana dan akan digunakan berulang kali serta lebih memberi
fokus di peringkat jabatan.

vi. Liputan perancangan yang digunakan menyasarkan khusus untuk
jabatan.

vii. Sebagai contoh, organisasi akan menggalakkan pengalaman
inovasi dalam kalangan pekerja pada semua peringkat.

4.1.3 Perancangan Operasi

i. Perancangan operasi ialah pernyataan secara khusus bagi hasil
tertentu yang perlu dicapai oleh pekerja bawahan dalam jangka
masa pendek.

ii. Perancangan operasi dibentuk oleh pengurusan peringkat
bawahan bagi menterjemahkan rancangan strategik dan

27

UPM 2112 : ASAS PENGURUSAN

rancangan taktikal yang dibangunkan oleh pengurusan peringkat
atasan dan pertengahan.

iii. Perancangan operasi akan dijadikan garis panduan dalam
jangka pendek dalam melaksanakan aktiviti. Perancangan ini
akan kerap digunakan dan lebih fokus di peringkat operasi.

iv. Liputan perancangan yang digunakan menyasarkan khusus untuk
unit dalam jabatan yang lebih teperinci.

v. Sebagai contoh, setiap pekerja akan melaksanakan aktiviti
berdasarkan inovasi yang ditentukan oleh pihak atasan.

2.4.4 Perancangan Kontigensi

i. Disebabkan persekitaran perniagaan berubah-ubah, maka
organisasi hendaklah membangunkan suatu set tindakan
alternatif jika rancangan asal tidak dapat dijalankan kerana
perubahan yang berlaku ini.

ii. Untuk membangunkan perancangan kontigensi, organisasi
hendaklah berkemampuan mengenal pasti perubahan yang
berkemungkinan berlaku pada masa depan.

iii. Biasanya, organisasi akan membangunkan senario-senario yang
terdiri daripada senario terbaik, senario biasa dan senario
terburuk.

iv. Untuk setiap senario, organisasi akan membangunkan apa yang
perlu dilakukan jika senario tersebut berlaku.

v. Contoh senario terburuk organisasi ialah kemelesetan ekonomi
yang menyebabkan jualan produk organisasi menurun dan
akhirnya organisasi mengalami kerugian.

vi. Dalam menghadapi senario terburuk itu, organisasi hendaklah
mengenal pasti tindakan alternatif seperti mengurangkan
pengeluaran, mengurangkan pekerja, mengurangkan pembaziran,
menumpukan keluaran di bahagian tertentu dan mendapatkan
bahan mentah dengan kos yang lebih murah.

28

UPM 2112 : ASAS PENGURUSAN

5. Hubung kait antara jenis perancangan dengan jangka masa, kegunaan dan
peringkat dapat dirumuskan melalui Jadual 1 yang berikut:

Jadual 1 : Hubung kait antara jenis perancangan dengan jangka masa,
kegunaan dan peringkat

Jenis Jangka masa Kegunaan Peringkat
perancangan

Misi Panjang Sekali Atawan

Objektif Pendek Kerap Bawahan

Dasar Panjang Kerap Atasan

Strategik Panjang Sekali Atasan

Taktik Sederhana Kerap Pertengahan

Prosedur Pendek Kerap Atasan

6. Perbezaan antara peringkat perancangan strategik, peringkat
perancangan taktikal dan peringjkat perancangan operasi dapat dilihat
daripada dimensi penyediaan, skop liputan, jangka masa dan
kandungan maklumat.

7. Jadual 2 menunjukkan perbezaan antara peringkat perancangan
strategik, peringkat perancangan taktikal dan peringkat perancangan
operasi.

29

UPM 2112 : ASAS PENGURUSAN

Jadual 2 : Perbezaan antara peringkat perancangan strategik, peringkat
perancangan taktikal dan peringkat perancangan operasi

Dimensi Perancangan Perancangan Perancangan
Strategik Taktikal Operasi

Penyediaan Pengurusan Pengurusan Pengurusan
atasan pertengahan bawahan

Skop liputan Keseluruhan Setiap jabatan Unit atau bahagian
organisasi atau bahagian yang tertentu

Jangka masa Jangka masa Jangka masa Jangka masa
panjang sederhana pendek

Kandungan Umum Khusus untuk Teperinci
maklumat jabatan

30

UPM 2112 : ASAS PENGURUSAN

MINGGU 5 – MINGGU 6

BAB 3 : PENGORGANISASIAN

3.1 TAKRIF PENGORGANISASIAN

1. Pengorganisasian bermaksud proses menyusun dan mengagihkan sumber
manusia dan sumber lain untuk melaksanakan tugas agar matlamat organisasi
yang telah ditetapkan tercapai secara cekap dan berkesan.

2. Mokhtar Pet (2017) mendefinisikan pengorganisasian sebagai proses
penyusunan dan penyelarasan yang melibatkan pengagihan sumber dan
tugas dalam organisasi untuk mencapai matlamat organisasi.

3. Moktar Pet (2017) turut mengaitkan pengorganisasian dengan perkara yang
berikut:
i. Pembentukan struktur organisasi
ii. Pengagihan tugas
iii. Pengkhususan kerja
iv. Pembentukan peraturan
v. Tatacara dan dasar
vi. Proses membuat keputusan

3.2 KEPENTINGAN PENGORGANISASIAN

1. Antara kepentingan pengorganisasian ditunjukkan dalam Rajah 1 yang
berikut:

Mengagihkan sumber
dengan cekap

Membentuk Kepentingan Membolehkan
struktur Pengorganisasian penyelarasan
organisasi antara bahagian

Mewujudkan Menetapkan
rantaian arahan bidang tugas

Rajah 1 : Kepentingan Pengorganisasian 31

UPM 2112 : ASAS PENGURUSAN

i. Mengagihkan sumber dengan cekap

• Sumber organisasi boleh diagihkan mengikut jumlah atau tahap
keperluan setiap bahagian atau unit dalam organisasi.

• Pengagihan sumber mengikut keperluan secara sistematik akan dapat
membantu organisasi mengelakkan berlaku masalah pembaziran.

• Sebagai contoh, hanya pekerja yang mahir sahaja dibenarkan untuk
mengendalikan sesuatu mesin.

ii. Membolehkan penyelarasan antara bahagian

• Penyelarasan antara bahagian adalah sangat penting bagi menyatukan
aktiviti-aktiviti tertentu agar selari dengan matlamat organisasi secara
keseluruhan.

• Tindakan ini membolehkan aktiviti-aktiviti organisasi berjalan dengan
lancar tanpa sebarang gangguan.

• Tindakan ini juga berfungsi untuk mengelakkan berlaku sebarang
masalah pertindihan dalam pembahagian tugas.

iii. Menetapkan bidang tugas

• Tugas merupakan tanggungjawab yang diberikan kepada seseorang
pekerja.

• Setiap tanggungjawab perlu dilaksanakan dengan sebaik mungkin
oleh pekerja mengikut bidang masing-masing.

• Pengorganisasian membolehkan seseorang pekerja mengetahui tugas
yang perlu dilakukan dan melakukan tugas tersebut dengan sedaya
upaya bagi mencapai matlamat yang telah ditetapkan oleh organisasi.

iv. Mewujudakan rantaian arahan

• Proses pengorganisasian membolehkan bahagian atau bidang kerja
tertentu diwujudkan dan seorang ketua akan dilantik untuk
mengendalikan bahagian atau bidang kerja tersebut bagi memastikan
objektif yang ditetapkan tercapai.

• Melalui pengorganisasian, seseorang ketua dapat bekerja bersama-
sama pekerjanya untuk menjayakan aktiviti yang dirancang.
32

UPM 2112 : ASAS PENGURUSAN

• Setiap ketua bertanggungjawab untuk memberi arahan kepada
pekerja.

v. Membentuk struktur organisasi

• Struktur organisasi dapat menghuraikan kedudukan setiap iondidvidu
dalam organisasi dengan jelas.

• Struktur organisasi boleh dijadikan panduan untuk membentuk
sistem komunikasi yang berkesan dan proses membuat keputusan.

3.3 CIRI-CIRI ORGANISASI
1. Antara ciri organisasi ditunjukkan dalam Rajah 2 yang berikut:

Memiliki Memiliki Tujuan
struktur anggota yang bersama
organisasi yang
cukup dan Pembahagian
jelas identiti yang tugas

Ciri-ciri
organisasi

Peraturan yang Kerjasama
jelas

Rajah 2 : Ciri-ciri Organisasi

i. Tujuan bersama

• Tujuan organisasi seharusnya diumumkan dan disuarakan oleh
pemimpin.

• Matlamat sesebuah perniagaan adalah untuk mendapatkan
keuntungan. Dalam masa yang sama, para pekerja juga bekerja untuk
33

UPM 2112 : ASAS PENGURUSAN

memperoleh pendapatan. Oleh sebab itu, matlamat organisasi
mendorong mereka untuk bekerjasama untuk mencapai tujuan
masing-masing.
ii. Pembahagian tugas
• Pembahagian tugas dilaksanakan mengikut kesesuaian dan
kemampuan anggota untuk mencapai tujuan organisasi.
• Pembahagian tugas yang diatur dengan baik akan menghasilkan mutu
kerja yang berkualiti demi mencapai tujuan bersama.
iii. Kerjasama
• Setiap organisasi mesti memiliki ciri kerjasama. Hal ini kerana sebuah
kumpulan yang memiliki tujuan yang sama perlu bekerjasama untuk
mencapai tujuan tersebut.
iv. Peraturan yang jelas
• Peraturan biasanya dibuat setelah sebuah organisasi terbentuk.
Peraturan bertujuan mengatur setiap anggota agar tujuan dan
kerjasama terjalin dengan baik, efesien, efektif dan bertanggungjawab.
v. Memiliki struktur organisasi yang jelas
• Sebuah organisasi perlu memiliki struktur dan pembahagian tugas
yang jelas. Organisasi perlu mempunyai ketua dan beberapa anggota
dalam setiap jabatan.
vi. Memiliki anggota yang cukup dan identiti yang jelas
• Dalam satu organisasi, minimum anggota adalah dua orang untuk
bekerjasama bagi mencapai objektif organisasi.
• Sebuah organisasi perlu memiliki identiti yang jelas seperti nama,
latar belakang, bidang organisasi, lambang dan alamat.

34

UPM 2112 : ASAS PENGURUSAN

3.4 PROSES PENGORGANISASIAN

1. Memandangkan pengorganisasian melibatkan proses mengagihkan tugas kepada
jabatan-jabatan, maka terdapat 5 langkah yang perlu diikuti untuk membolehkan
fungsi ini dilaksanakan secara berkesan.

2. Proses pengorganisasian ialah penentuan objektif, pengenalpastian aktiviti,
pengelasan aktiviti, pengelompokan aktiviti dan pengagihan tugas, autoriti
dan tanggungjawab.

3. Rajah 3 menggambarkan proses pengorganisasian.

Penentuan objektif Pengenalpastian Pengelasan aktiviti
aktiviti

Pengelompokan Pengagihan tugas, autoriti dan
aktiviti tanggungjawab.

Rajah 3 : Proses Pengorganisasian

4. Lima langkah dalam proses pengorganisasian adalah seperti berikut:

i. Penentuan objektif

• Pengurus perlu menentukan objektif bagi setiap jabatan atau unit.

• Objektif ditentukan berdasarkan kemampuan dan kebolehan pekerja
dalam setiap jabatan atau unit berkenaan untuk mencapainya.

• Objektif jabatan juga penting kerana objektif dijadikan panduan untuk
mengenal pasti jenis aktiviti yang akan dilaksanakan oleh jabatan atau
unit berkenaan.

35

UPM 2112 : ASAS PENGURUSAN

ii. Pengenalpastian aktiviti

• Seterusnya, pengurus akan mengenal pasti secara khusus aktiviti-
aktiviti yang terlibat dalam usaha mencapai matlamat yang
ditetapkan.

• Hal ini termasuklah menyenaraikan dan membahagikan aktiviti
kepada aktiviti utama dan sampingan.

• Sebagai contoh, aktiviti yang lazim dijalankan oleh sebuah kedai runcit
adalah membeli barang dalam kuantiti yang kecil, membungkus
barang, melayan pelanggan, memeriksa stok dan merekodkan jualan.

iii. Pengelasan aktiviti

• Pengelasan aktiviti merujuk kepada kerja menyusun tugas mengikut
kemahiran dan kecekapan pekerja atau kriteria tertentu.

• Sebagai contoh, kerja memberikan khidmat nasihat kepada pelanggan,
menerima bayaran daripada pelanggan, dan menerima tempahan
daripada pelanggan boleh dikelaskan di bawah satu kategori.

• Contoh lain pula adalah untuk melaksanakan aktiviti menghantar
barang, kedai runcit memerlukan pekerja yang mempunyai lessen
memandu yang sesuai.

iv. Pengelompokan aktiviti

• Pengelompokan aktiviti merujuk proses mengumpulkan tugas-
tugas yang berkaitan dalam kategori atau kumpulan tertentu.

• Sebagai contoh, aktiviti yang sepadan dari segi fungsi akan
dikelompokan untuk membentuk satu kumpulan kerja formal.

• Aktiviti sebuah perniagaan kedai runcit boleh dikelompokkan dalam
tiga kumpulan seperti yang berikut:

i. Kumpulan 1 akan akan membeli barang, memeriksa stok dan
menyediakan invos.

36

UPM 2112 : ASAS PENGURUSAN

ii. Kumpulan 2 akan melayan pelanggan, memberi khidmat nasihat
dan memberi maklumat.

iii. Kumpulan 3 bertanggungjawab menghantar barang ke rumah
pelanggan.

v. Pengagihan tugas, autoriti dan tanggungjawab

• Pada peringkat ini, pengurusan atasan akan mengagihkan tugas
kepada ketua jabatan dan memberi penerangan tentang sasaran
yang perlu dicapai oleh setiap jabatan.

• Ketua setiap jabatan pula akan mengagihkan tugas kepada
pekerja mereka mengikut kemahiran yang dimiliki oleh
setiap pekerja.

• Sebagai contoh, pekerja yang mempunyai pengetahuan dalam
bidang perakaunan akan diberi tugas untuk menyediakan penyata
kewangan berdasarkan dokumen urus niaga yang digunakan
dalam setiap transaksi.

• Pengagihan autoriti merupakan pemberian hak pembuatan
keputusan kepada pekerja yang menerima sesuatu tugas.

• Tanggungjawab pula merupakan suatu kewajipan yang
ditanggung oleh pekerja dalam melaksanakan sesuatu tugas
dengan berkesan.

5. Berikut adalah contoh proses pengorganisasian JPAM Kuala Muda.

PROSES HURAIAN CONTOH
Penentuan objektif Proses menentukan visi, misi
dan matlamat Menjadi agensi yang unggul
Pengenalpastian dalam pengurusan bencana
aktiviti Mengenal pasti aktiviti utama Utama – mengawal lalu lintas,
dan aktiviti sampingan menyelamat dan merawat
Pengelasan aktiviti mangsa
Susun dan kelaskan pekerja Sampingan – kem-kem jati
mengikut kemahiran diri dan majlis makan malam
Anggota mahir dalam
pengkeranian – di bahagian
pentadbiran

37

UPM 2112 : ASAS PENGURUSAN

Pengelompokan Kumpul dan kelaskan aktiviti Rawat, pemulihan –
aktiviti
mengikut fungsi tertentu pengurusan angkatan
Pengagihan tugas,
autoriti dan Agih tugas mengikut bahagian Puan Siti Zubaidah – bahagian

tanggungjawab dan ada ketua kewangan

3.5 STRUKTUR ORGANISASI

1. Struktur organisasi adalah suatu susunan komponen-komponen atau unit-unit
kerja dalam sebuah organisasi. Struktur organisasi menunjukan bahawa adanya
pengagihan kerja dan bagaimana fungsi atau kegiatan-kegiatan berbeza yang
dikoordinasikan.

2. Selain itu struktur organisasi juga menunjukkan mengenai spesialisasi-
spesialisasi (kepakaran dalam sesuatu) dari pekerjaan, saluran perintah
mahupun penyampaian laporan.

3. Struktur organisasi adalah suatu susunan atau hubungan antara komponen
bahagian-bahagian dan posisi dalam sebuah organisasi. Komponen-komponen
yang ada dalam organisasi mempunyai ketergantungan sehingga jika terdapat
suatu komponen baik maka akan berpengaruh kepada komponen yang lainnya
dan tentunya akan berpengaruh juga kepada organisasi tersebut.

4. Struktur organisasi merupakan susunan dan hubungan antara setiap bahagian
mahupun posisi yang terdapat pada sebuah organisasi atau perusahaan dalam
menjalankan kegiatan-kegiatan operasionalnya dengan maksud untuk mencapai
tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.

38

UPM 2112 : ASAS PENGURUSAN

5. Struktur organisasi dapat menggambarkan secara jelas pemisahan kegiatan dari
pekerjaan antara yang satu dengan kegiatan yang lainnya dan juga bagaimana
hubungan antara aktiviti dan fungsi dibatasi.

6. Di dalam struktur organisasi yang baik harus dapat menjelaskan hubungan
antara siapa melapor atau bertanggungjawab kepada siapa, jadi terdapat suatu
pertanggungjawaban apa yang akan di kerjakan. Itulah beberapa definisi
struktur organisasi.

3.6 FUNGSI STRUKTUR ORGANISASI

i. Kejelasan tanggungjawab
Setiap anggota dari organisasi harus dapat bertanggungjawab apa-apa
saja yang dipertanggungjawabkan kepadanya. Setiap anggota suatu
organisasi tentunya harus dapat bertanggungjawab kepada pimpinannya
atau kepada atasannya yang telah memberikan hak dan kuasa
kerana pelaksanaan atau implementasi hak dan kuasa tersebut yang perlu
dipertanggungjawabkan.

ii. Kejelasan kedudukan
Yang selanjutnya ialah kejelasan mengenai kedudukan, iaitu anggota atau
seseorang yang ada dalam struktur organisasi sebenarnya dapat
mempermudah dalam melakukan koordinasi dan hubungan. Hal ini
kerana adanya keterkaitan penyelesaian mengenai suatu fungsi yang
telah ditugaskan kepada seseorang atau anggota.

iii. Kejelasan mengenai jalur hubungan
Fungsi selanjutnya sebagai kejelasan jalur hubungan. Maksudnya dalam
melaksanakan pekerjaan dan tanggungjawab setiap pegawai dalam
sebuah organisasi memerlukan kejelasan hubungan yang tergambar
dalam struktur sehingga dalam jalur penyelesaian suatu pekerjaan akan
semakin lebih efektif dan dapat saling memberikan keuntungan.

39

UPM 2112 : ASAS PENGURUSAN
iv. Kejelasan huraian tugas

Fungsi kejelasan mengenai huraian tugas dalam struktur organisasi
sangat membantu pihak atasan atau pimpinan untuk melakukan
pengawasan mahupun pengendalian, dan juga bagi pihak bawahan pula
akan dapat memberi lebih tumpuan dalam melaksanakan suatu tugas
atau pekerjaan kerana huraian yang jelas.
3.7 HIERARKI ORGANISASI
1. Di mana pengurus ditempatkan merupakan penentu yang penting bagi
pekerjaan seseorang pengurus. Pengurus boleh dikelaskan mengikut peringkat
mereka dalam hierarki organisasi. Terdapat tiga peringkat pengurus iaitu
pengurus atasan, pertengahan dan bawahan.

Sumber: Hellriegel & Slocum (1996: 6)

40

UPM 2112 : ASAS PENGURUSAN

i. Pengurus atasan

 Seorang pengurus yang berada pada peringkat atasan dan
bertanggungjawab ke atas keseluruhan organisasi.

 Pengurus atasan perlu menerajui organisasi, meninjau masa
hadapan organisasi, mengambil berat tentang arah aliran
persekitaran umum, dan memandu perjalanan keseluruhan
organisasi ke arah kejayaan.

 Pengurus atasan dapat berkomunikasi mengenai wawasan supaya
dapat dikongsi bersama oleh ahli organisasi, membentuk budaya
korporat, serta mewujudkan semangat keusahawana yang boleh
membantu organisasi bertindak balas dalam era perubahan
dinamik.

 Pengurus atasan sering mewakili organisasi dalam aktiviti
kemasyarakatan, perundingan perniagaan dan perundingan dengan
pihak kerajaan

 Para pengurus atasan perlu mengeksploitasi pengetahuan,
kemahiran dan keupayaan setiap pekerja bagi memastikan
tercapainya matlamat organisasi.

 Nama-nama jawatan yang dikaitkan dengan pengurus atasan adalah
Presiden, Pengarah, Pengerusi, Ketua Pegawai Eksekutif (CEO) dan
Naib - Presiden Eksekutif.

ii. Pengurus Pertengahan

 Pengurus pertengahan bertanggungjawab terhadap unit perniagaan
dan jabatan-jabatan utama.

 Pengurus pertengahan pada amnya mempunyai dua atau lebih
peringkat pengurusan di bawahnya.

 Mereka bertanggungjawab dalam pelaksanaan strategi dan polisi
keseluruhan yang didefinisikan oleh peringkat atasan.

 Pengurus pertengahan bertanggungjawab dalam mengarah dan
menyelaraskan aktiviti pengurus bawahan.
41

UPM 2112 : ASAS PENGURUSAN

 Pengurus pertengahan terlibat dengan aktiviti mewujudkan
hubungan baik dengan rakan sekerja, menggalakkan semangat kerja
berpasukan dan menyelesaikan konflik di dalam organisasi.

 Nama-nama jawatan yang dikaitakan dengan pengurus pertengahan
adalah Ketua Jabatan, Ketua Bahagian. Pengurus Loji dan Pengarah
Makmal Penyelidikan.

iii. Pengurus Bawahan
 Pengurus bawahan bertanggungjawab secara langsung ke atas
pengeluaran produk dan perkhidmatan organisasi.
 Pengurus bawahan bertanggungjawab terhadap sekumpulan
pekerja bukan pengurusan.
 Pengurus bawahan bertanggungjawab dalam mengaplikasi
peraturan, dan prosedur untuk mencapai pengeluaran secara cekap,
menyediakan bantuan teknikal dan memotivasikan subordinat.
 Aktiviti pengurus bawahan melibatkan tempoh jangka masa yang
singkat seperti menetapkan dan memastikan matlamat harian
organisasi dicapai oleh golongan pekerja operatif.
 Nama-nama jawatan yang dikaitakan dengan pengurus bawahan
ialah Penyelia, Ketua Seksyen, dan Pengurus Pejabat.

42

UPM 2112 : ASAS PENGURUSAN

MINGGU 7 – MINGGU 8

BAB 4 : PENSTAFAN
4.1 TAKRIF PENSTAFAN

1. Penstafan merupakan salah satu proses pengurusan yang melibatkan
proses pengambilan pekerja, pemilihan, orientasi, penilaian prestasi,
pertukaran tugasan, pampasan organisasi dan penamatan.

2. Penstafan juga didefinisikan sebagai proses untuk organisasi memastikan
bilangan pekerja mencukupi dan mempunyai kemahiran yang
bersesuaian dengan keprluan organisasi.

4.2 KEPENTINGAN PENSTAFAN
1. Penstafan dapat menyempurnakan tugas-tugas di dalam sesebuah
organisasi.
2. Penstafan penting suapaya dapat mengekalkan pekerja yang sesuai serta
berkelayakan agar matlamat organisasi dapat dicapai secara berkesan.

4.3 PROSES PENSTAFAN
1. Proses penstafan perlulah dijalankan dengan berhati-hati supaya dapat
memastikan sumber manusia organisasi adalah produktif dan mampu
menjalankan segala perancangan.
2. Proses penstafan atau pengurusan sumber manusia mempunyai beberapa
proses yang dijalankan oleh pengurus sumber manusia digambarkan
seperti rajah di bawah:

43

UPM 2112 : ASAS PENGURUSAN

i. Perancangan sumber manusia
• Menganalisis situasi pekerjaan sekarang dan masa depan serta
membentuk strategi bagi memenuhi keperluan sumber
manusia dalam organisasi.
• Pengurus perlu merancang tenaga pekerja berdasarkan
objektif dan strategi organisasi yang ditetapkan.

ii. Pengrekrutan
• Proses mengenal pasti dan menarik minat calon yang
berkelayakan untuk mengisi kekosongan jawatan daripada
sumber dalaman dan luaran organisasi.

iii. Pemilihan
• Proses mengambil dan memilih pekerja yang terbaik daripada
sejumlah calon yang memohon sesuatu jawatan.
• Proses ini melibatkan langkah-langkah seperti menyemak
borong permohonan butiran para pemohon, mengendalikan
temu duga dan ujian pekerjaan serta menghubungi perujuk
untuk mendapat maklumat tambahan tentang seseorang calon.

44

UPM 2112 : ASAS PENGURUSAN

iv. Induksi dan suai kenal / orientasi

• Proses memperkenal, menyesuai dan membudayakan pekerja
baharu dengan suasana pekerjaan organisasi.

• Pekerja akan didedahkan kepada huraian kerja yang perlu
dilakukan dan maklumat umum organisasi seperti struktur
organisasi.

• Tujuan induksi / orientasi dilaksanakan adalah untuk:

1. Memudahkan pekerja baharu mempelajari tugasan mereka
2. Menjimatkan masa dan usaha dalam melatih pekerja

baharu
3. Membolehkan tugas dilaksanakan dengan sempurna dan

memperbaiki produktiviti

v. Program pembangunan staf

• Program latihan dan pembangunan merupakan usaha-usaha
yang berterusan yang diberikan untuk meningkatkan
kemahiran dan pengetahuan pekerja.

• Latihan merupakan usaha-usaha untuk meningkatkan
kemahiran pekerja atau menumpukan kepada perkara-perkara
yang berkaitan dengan kerja yang memberi manfaat kepada
kedua-dua pihak pekerja dan syarikat.

• Keperluan latihan kepada pekerja dikenal pasti melalui:
1. Penilaian prestasi
2. Analisis ke atas keperluan pekerjaan
3. Analisis organisasi
4. Pandangan pekerja

• Jenis-jenis latihan yang biasa dilaksanakan ialah:
1. Latihan sambil bekerja
2. Latihan di luar tempat kerja
3. Latihan intensif
4. Latihan penginstitusian yang dikendalikan oleh profesional
dari institusi khusus

45

UPM 2112 : ASAS PENGURUSAN

• Pembangunan pula merupakan program-program yang
menekankan aspek kepimpinan, produktiviti dan isu-isu
organisasi yang bertujuan untuk memberi pengetahuan
tentang konsep-konsep teoritikal, untuk memperkayakan
organisasi melalui program sumber manusia serta
menyedarkan pengurus terhadap tanggungjawab mereka.

• Antara beberapa contoh pembangunan yang biasa
dilaksanakan ialah:

1. Latihan formal yang diadakan di bilik darjah dengan
waktu yang ditetapkan mengikut kurikulum tertentu.

2. Latihan formal ‘off job’ seperti seminar atau bengkel yang
dilaksanakan oleh institusi latihan.

3. Pusingan tugas iaitu bertukar dari satu penempatan /
kedudukan ke penempatan / kedudukan lain.

4. Development Position iaitu menempatkan pengurus yang
kurang mahir bersama pengurus yang lebih mahir untuk
sementara waktu.

vi. Pengurusan penilaian prestasi

• Penilaian prestasi merupakan suatu proses yang sistematik
bagi menilai kekuatan dan kelemahan pekerja.

• Penilaian prestasi bertujuan untuk :

1. Memberi maklum balas kepada pekerja berhubung dengan
prestasi kerja mereka.

2. Menyediakan langkah tertentu untuk membantu pekerja
meningkatkan prestasi.

3. Memberi asas kepada pengurusan dalam menentukan
ganjaran kepada pekerja.

4. Memberi maklumat berhubung dengan keberkesanan
aktiviti-aktiviti pemilihan, latihan dan pembanguna pekerja.
46

UPM 2112 : ASAS PENGURUSAN

5. Memberi maklumat kepada pengurus tentang kualiti
sumber manusia yang ada untuk tujuan pertumbuhan atau
pembesaran organisasi.

• Penilaian prestasi boleh dibahagikan kepada dua kategori:

1. Penilaian tidak formal: proses memberi maklumbalas
yang berpanjangan kepada pekerja tentang apakah yang
dicapai oleh mereka setakat ini dan penilaian ini dilakukan
setiap hari.

2. Penilaian formal: dilakukan setiap dua tahun sekali
ataupun setahun sekali.

• Tugas dan tanggungjawab untuk menilai prestasi pekerja
dilakukan oleh pengurus terdekat. Walau bagaimanapun,
penilaian juga boleh dilakukan oleh sekumpulan pengurus dan
sekumpulan rakan sekerja seseorang pekerja.

• Kaedah penilaian yang biasa digunakan untuk menilai
prestasi pekerja ialah:

1. Senarai semakan (checklist) – cara yang termudah untuk
menilai prestasi dengan berdasarkan kepada senarai.

2. Graphic rating scales – alat yang paling popular
diguanakan dan boleh dikatakan sebagai senarai semakan
yang lebih terperinci.

3. Behaviourally anchored rating scales (BARS) – cara yang
lebih menumpukan kepada perkara yang sepatutnya
dilakukan oleh pekerja daripada menumpukan kepada ciri-
ciri peribadi.

4. Essay appraisal – satu esei yang mencirikan kelemahan,
kekuatan, gelagat dan prestasi pekerja.

5. Model MBO – teknik penilaian yang kompleks hasil
daripada penerimaan program-program MBO.

47

UPM 2112 : ASAS PENGURUSAN

vii. Pertukaran

• Proses pemindahan pekerja daripada satu jawatan kepada jawatan
lain atau dari satu jabatan ke jabatan yang baharu.

• Terdapat tiga jenis pertukaran:
1. Kenaikan pangkat
2. Pertukaran jawatan sama taraf
3. Pertukaran penurunan pangkat

viii. Pemisahan
• Melibatkan proses peletakan jawatan, pemberhentian kerja dan
persaraan.

4.4 PROGRAM PEMBANGUNAN STAF

1. Mengikut Kamus Dewan 1996: pembangunan dimaksudkan perihal atau
proses menjadikan maju atau tersebar, membiak atau meluas.

2. Zaidatul Akhmaliah Lope Pihie (1989) pula menyatakan bahawa
perkembangan dan pembangunan staf merupakan aspek penting terutama
peranan pemimpin terhadap pengaruh tingkah laku kakitangan.

3. Kamus Dewan (1996), mentakrifkan staf sebagai kumpulan pekerja yang
bekerja bersama-sama iaitu di bawah ketua dan lain-lain yang sama, atau
kakitangan.

4. Pengurusan pembangunan kakitangan bukan hanya melibatkan pekerja
di peringkat bawahan sahaja, tetapi juga melibatkan pekerja di peringkat
pertengahan dan professional.

5. Kaedah untuk mengurus kakitangan adalah berbeza bagi setiap peringkat
pekerja dan mestilah mengikut kesesuaian atau jenis kerja yang
dilaksanakan.

6. Walaupun latihan dan pembangunan mempunyai ketetapan-ketetapan
yang tertentu seperti skil, masa, kos dan sebagainya, tetapi untuk
membangunkan kakitangan kita perlulah melakukan atau melaksanakan
latihan terhadap mereka.

48

UPM 2112 : ASAS PENGURUSAN

8. Tujuan untuk membangunkan kakitangan antaranya ialah:
1. Untuk meningkatkan daya tahan terhadap pekerja
2. Untuk meninggikan skil kerjaya pekerja
3. Bagi tujuan kecekapan dan kepantasan dalam melakukan kerja dan
sebagainya

9. Perkembangan staf merupakan salah satu aspek penting dalam
pengurusan sumber manusia sesebuah organisasi.

10. Staf merupakan sumber paling utama dalam menentukan kejayaan dan
kecemerlangan sesebuah organisasi.

11. Proses perkembangan staf melibatkan beberapa langkah berikut:

1. Mengenal pasti keperluan ( determine needs)
2. Mengenal pasti objektif (establish objectives)
3. Memilih kaedah (select methods)
4. Melaksanakan program (implement programs)
5. Menilai program yang dilaksankan (evaluate programs)

12. Pembangunan staf ini merupakan usaha organisasi untuk membolehkan
pekerja mempelajari kemahiran, pengetahuan atau gelagat yang
berkaitan dengan kerja.

13. Dua Kaedah Latihan iaitu On Job Training & Off Job Training:

(i) Latihan Semasa Bekerja (On Job Training)
• Aktiviti latihan yang dilaksanakan serentak dengan waktu bekerja.
• Jenis latihan yang biasa :

(a) Program Perantisan
• Satu program yang perlu dilalui oleh calon yang mana pekerja
tersebut dikehendaki bekerja untuk satu tempoh yang
ditetapkan dengan mempelajari dan melakukan tugas-tugas
yang tertentu sebelum diterima sebagai pekerja bertaraf.

(b) Mentor
• Menasihati menteei dan kakitangan baharu yang akan
dibimbing oleh kakitangan yang lebih kanan agar pembelajaran
dapat dilakukan semasa kerja dengan berkongsi pendapat,
kemahiran dan kepakaran.
49

UPM 2112 : ASAS PENGURUSAN

(c) Pusingan Kerja
• Kakitangan yang sedia ada diberi latihan melalui pemindahan
secara sistematik dari satu bahagian ke bahagian yang lain.

• Hal ini dapat mendedahkan kakitangan berkenaan kepada
tugas-tugas yang baharu dan dapat mempelbagaikan
kemahiran serta pengetahuan.

• Program ini membantu pekerja mendapat pengalaman sebenar
kerana dapat menjalani latihan di tempat kerja yang sebenar.

• Program ini dapat menjimatkan kos kerana tempoh latihan
boleh dipanjangkan mengikut kesesuaian masa.

(ii) Latihan Di Luar Kerja (Off Job Training)
• Latihan yang dijalankan di luar masa kerja.
• Contoh; di pusat latihan, bilik seminar organisasi atau di mana
sahaja lokasi yang bukan tempat kerja.
• Membolehkan pekerja menjalani latihan dalam persekitaran
yang terkawal tanpa gangguan.

4.5 PENGURUSAN PENILAIAN PRESTASI

1. Prestasi kakitangan dinilai untuk dibandingkan dengan piawaian prestasi
yang ditetapkan oleh organisasi.

2. Tujuan penilaian prestasi dalam organisasi adalah seperti berikut:

1. Untuk memastikan pekerja menonjolkan gelagat dan prestasi yang
menyokong pelaksanaan matlamat organisasi.

2. Mengetahui sejauh mana aktiviti latihan dan pembangunan yang
diberikan berjaya meningkatkan prestasi dan kemampuan mereka.

3. Membantu menentukan keputusan pemberian ganjaran dan
kenaikan pangkat.

4. Memberi input bagi sebarang tindakan disiplin seperti penurunan
pangkat atau pemerhatian pekerja.

50