MODUL ASAS PENGURUSAN UPM 2112

UPM 2112 : ASAS PENGURUSAN
3. Kaedah penilaian prestasi adalah seperti berikut:

1. Membandingkan prestasi kerja antara pekerja.
2. Mengukur ciri-ciri sifat yang tertentu seperti inisiatif, pengetahuan

dan tanggungjawab.
3. Bandingkan hasil kerja individu dengan set piawai yang

ditetapkan.

51

UPM 2112 : ASAS PENGURUSAN

MINGGU 9 – MINGGU 10

BAB 5 : KEPIMPINAN

5.1 TAKRIF KEPIMPINAN

1. Kepimpinan iaah kemampuan seseorang untuk mempengaruhi individu lain
supaya melakukan sesuatu yang diinginkan oleh individu tersebut untuk
mencapai matlamat organisasi.

2. Oleh itu pemimpin merupakan ketua yang mempunyai sekumpulan pekerja atau
pengikut dibawahnya.

3. Menurut Koontz & Weihrich (1997) mentakrifkan kepimpinan sebagai pengaruh,
seni dan proses mempengaruhi orang lain supaya pihak lain berjuang dengan suka
rela dan bersemangat ke arah pencapaian kumpulan.

4. Secara keseluruhannya kepimpinan ialah ciri, gaya atau cara yang digunakan untuk
mempengaruhi orang lain, manakala pemimpin ialah individu yang dapat
mempengaruhi orang lain.

5.2 KEPENTINGAN KEPIMPINAN
1. Kepentingan kepimpinan dalam pengurusan seperti berikut:
i) Mempengaruhi pekerja
a) Kepentingan kepimpinan yang paling asas ialah kemampuan untuk
mempengaruhi pihak lain
b) Pengikut atau pekerja akan dipengaruhi oleh pemimpin untuk bertindak
secara efektif supaya aktiviti yang telah dirancang dapat dilaksanakan
dengan berkesan.

52

UPM 2112 : ASAS PENGURUSAN

ii) Menjadi teladan untuk pekerja
a) Ciri-ciri kepimpinan yang diterapkan dalam diri seseorang pengurus boleh
dijadikan teladan oleh pihak lain seperti pekerja yang berada di bawah
kawalan ketua atau pengurus tersebut.
b) Seseorang ketua mempunyai nilai-nilai kepimpinan menjadi symbol
kegigihan, keazaman dan keyakinan bagi pekerja dalam sesebuah organisasi.

iii) Membantu ketua mengurus secara berkesan
a) Kepimpinan merupakan satu ciri tambahan yang perlu dimiliki setiap
pengurus supaya dapat mengurus dengan berkesan.
b) Sebagai seorang pengurus yang berfungsi sebagai pemimpin, pengurus
tersebut harus berupaya untuk membentuk satu pasukan yang mantap dan
memberi ransangan kepada pasukan tersebut untuk bertindak agar matlamat
organisasi dapat dicapai.

iv) Mempunyai autoriti untuk mengarah
a) Sebagai seorang ketua, pengurus sewajarnya diberi autoriti untuk mengambil
sesuatu tindakan atau membuat sesuatu keputusan.
b) Seseorang pemimpin juga harus mempunyai kuasa mengarah supaya
tindakan dan keputusannya dapat diikuti subordinatnya.

5.3 TEORI KEPIMPINAN

1. Terdapat tiga aliran atau pendekatan untuk menerangkan fenomena
keberkesanan pemimpin. Pendekatan pertama, teori sifat, cuba mencari sifat-
sifat sahsiah (personaliti) sejagat.

2. Diandaikan bahawa pemimpin mempunyai sifat-sifat yang tidak dipunyai oleh
bukan pemimpin. Pendekatan kedua, teori perilaku, cuba menghuraikan
kepimpinan melalui perilaku orang yang memimpin.

53

UPM 2112 : ASAS PENGURUSAN

3. Kedua-dua pendekatan ini didapati kurang memuaskan. Pendekatan ketiga, teori
kontingensi, mencadangkan model kontingensi untuk mengatasi kelemahan
pendekatan terdahulu dan mengambil kira penemuan penyelidikan.

5.3.1 TEORI SIFAT (TRAITS THEORY)

1. Teori ini berasaskan andaian bahawa pemimpin mempunyai sifat-sifat
sahsiah, sosial, fizikal, atau intelektual yang berbeza daripada bukan
pemimpin.

2. Kepimpinan adalah kebolehan semulajadi. Teori ini menekankan pada sifat
kualiti yang dimiliki bagi melayakkannya jadi pemimpin.

3. Ada 6 sifat yg dikenalpasti:
a) Bercita-cita tinggi dan bertenaga
b) Kemahuan utk memimpin
c) Kejujuran dan integriti
d) Keyakinan diri yang tinggi
e) Tahap Kecerdasan yang tinggi
f) Berpengetahuan yang luas dalam tugas yang dilakukan.

4. Sifat-sifat tersebut belum menjamin kejayaan seseorang pemimpin. Robbins
(2001) menyatakan 4 sebab utama :
a) Tidak mempedulikan keperluan pengikut
b) Gagal untuk menjelaskan kepentingan pelbagai sifat secara relatif.
c) Tidak mampu memisahkan antara sebab dan penyebab.
d) Membelakangkan faktor kesemasaan.

54

UPM 2112 : ASAS PENGURUSAN

5.3.2 TEORI KELAKUAN (BEHAVIORAL THEORY)

1. Teori kelakuan mempercayai bahawa pemimpin yang berkesan dan tidak
berkesan mungkin boleh dibezakan melalui pola kelakuan mereka dalam
menjalankan tugas masing-masing.

2. Berdasarkan penyelidikan, tingkah laku pemimpin berdasarkan teori ini
mempunyai kecenderungan terhadap dua perkara:
a. Pertimbangan, yang merupakan kecenderungan pemimpin yang
menggambarkan hubungan erat dengan orang bawahan. Contoh-
contoh gejala yang wujud dalam kes ini seperti: mempertahankan
bawahan, memberikan input kepada bawahan dan bersedia untuk
berunding dengan bawahan.

b. Struktur inisiasi yang merupakan kecenderungan pemimpin untuk
membatasi bawahan. Satu contoh yang dapat dilihat, bawahan
mendapat petunjuk dalam menjalankan tugas, bila, bagaimana kerja
itu selesai, dan hasil apa yang akan dicapai.

3. Pemimpin yang baik adalah bagaimana pemimpin mempunyai perhatian
yang tinggi terhadap bawahan dan hasil yang tinggi juga.

4. Kemudian muncul teori kepimpinan situasi, di mana pemimpin mestilah
diagnosis yang baik dan mesti fleksibel, mengikut perkembangan dan tahap
kematangan subordinat.

5. Terdapat tiga kajian utama di bawah teori kelakuan kepimpinan.

a) Pertama, kajian di Ohio State University pada tahun 1940.

55

UPM 2112 : ASAS PENGURUSAN

- Pengkaji di universiti itu ingin mengenal pasti dimensi perilaku
pemimpin. Mereka mendapati dua dimensi utama yang memberi
kesan kepada subordinat.

- Dimensi itu ialah struktur pemula (initiating structure) dan
pertimbangan rasa (consideration).

- Struktur pemula merujuk bagaimana pemimpin menentukan
peranan dan pembahagian tugas untuk dirinya dan subordinat
untuk mencapai objektif. Pemimpin dikatakan menggunakan
perilaku struktur pemula apabila dia mengagihkan tugas kepada
ahli, mengharapkan pekerja mencapai piawai prestasi dan
menekankan tarikh siap tugas.

- Pertimbangan rasa pula merujuk perhubungan di tempat kerja
yang bersifat saling percaya mempercayai, hormat menghormati,
dan pertimbangan perasaan pekerja. Keselesaan, kesejahteraan,
status dan kepuasan pekerja atau pengikut diberi perhatian oleh
pemimpin.

- Penyelidikan telah mendapati bahawa pemimpin yang
mengamalkan struktur pemula yang tinggi dan mempunyai
timbang rasa yang tinggi akan mencapai prestasi yang tinggi dan
memberi kepuasan kepada pengikut (Stogdill et al. 1974).

b) Kajian yang telah dijalankan oleh Pusat Penyelidikan Michigan
University
- Mempunyai objektif yang serupa, iaitu mengenal pasti ciri-ciri
perilaku/perlakuan pemimpin yang berkaitan dengan
prestasi/keberkesanan.
- Kumpulan pengkaji ini juga menemui dua dimensi perilaku yang
diberi nama orientasi pekerja dan orientasi pengeluaran.
- Pemimpin yang berorientasikan pekerja menekankan
perhubungan manusia dan pemimpin berorientasikan pengeluaran
menekankan aspek tugas atau bahagian teknikal.

56

UPM 2112 : ASAS PENGURUSAN

- Penemuan pengkaji ini memihak kepada pemimpin yang
berorientasikan pekerja.

- Mereka mendapati pemimpin yang berorientasikan pekerja
menghasilkan produktiviti yang lebih tinggi dan juga kepuasan
kerja lebih tinggi (Katz dan Kahn 1966).

c) Grid Pengurusan
- Blake dan Mouton (1964) mencadangkan dimensi gaya
kepimpinan ditunjukkan sebagai rajah dua dimensi.
- Satu dimensi diberi nama keprihatinan terhadap manusia dan yang
satu lagi keprihatinan terhadap pengeluaran.
- Cadangan ini menggunakan penemuan dimensi dari Ohio State
University dan Michigan University.
- Berdasarkan penemuan ini, Blake dan Mouton berpendapat
pengurus berprestasi terbaik menggunakan gaya 9,9, iaitu gaya
pengurusan berpasukan.
- Pengurus jenis ini memberi perhatian paling tinggi terhadap
pekerja dan juga terhadap tugas.
- Pengurus jenis 1,9 lebih mementingkan pekerja daripada tugas,
dan pengurus 9,1 pula terlalu mementingkan tugas dan
mengabaikan manusia.

57

UPM 2112 : ASAS PENGURUSAN

5.3.3 TEORI KONTIGENSI FIEDLER

1. Bermula pada tahun 1962, teori ini menyatakan bahawa tidak ada sistem
pengurusan yang optimum, sistem bergantung pada tahap perubahan dalam
persekitarannya.

2. Sistem ini dipanggil sistem organik (bertentangan dengan sistem
mekanistik), sistem ini mempunyai beberapa ciri:

o Bahannya adalah manusia bukan tugas.
o Kurang penekanan pada hierarki
o Struktur saling berkaitan, fleksibel, dalam bentuk kumpulan
o Bersama-sama dengan nilai, kepercayaan dan norma
o Pengendalian diri, penyesuaian bersama
3. Teori ini menetapkan jenis situasi di mana seseorang pemimpin itu dianggap
lebih berkesan daripada situasi lain.

4. Fiedler mengenalpasti dua gaya kepimpinan iaitu rendah LPC (Least
Preferred Co-Worker) dan tinggi (Highly Preferred Co-Worker).

5. Seseorang itu diminta menilai rakan sejawatnya sama ada mereka suka atau
tidak suka. Matlamat utama pemimpin yang rendah LPCnya ialah pencapaian
objektif tugas, sementara itu matlamat utama pemimpin yang tinggi HPCnya
pula ialah membina hubungan baik di antara individu didalam organisasi.

58

UPM 2112 : ASAS PENGURUSAN

5.4 GAYA KEPIMPINAN

1. Gaya kepimpinan merujuk kepada cara atau kaedah yang digunakan oleh
seseorang pemimpin yang menggunakan kuasanya untuk mempengaruhi para
pekerjanya.

2. Antara gaya yang boleh digunakan oleh pemimpin dalam amalan kepimpinan di
dalam sesebuah organisasi termasuklah gaya kepimpinan autokratik, gaya
kepimpinan demokratik, gaya kepimpinan laissez-faire dan gaya kepimpinan
kontigensi.

5.4.1 GAYA KEPIMPINAN AUTOKRATIK

1. Melibatkan aktiviti pembuatan keputusan dilakukan oleh seorang ketua sahaja.

2. Pengikut atau pekerja tidak diberi peluang untuk memberikan pandangan,
pendapat atau idea mereka.

3. Secara relatifnya, gaya kepimpinan jenis ini diamalkan secara tegas, mengikut
peraturan dan kurang memberi kebebasan kepada para pekerja.

4. Pemimpin jenis ini biasanya akan membuat keputusan secara bersendirian dan
kemudian mengarahkan pekerjanya untuk bertindak berdasarkan keputusan
yang telah dibuat.

5. Gaya kepimpinan ini dapat memastikan segala kerja yang dirancang berjalan
dengan lancar dan matlamat organisasi dicapai tanpa sebarang masalah.

59

UPM 2112 : ASAS PENGURUSAN

5.4.2 GAYA KEPIMPINAN DEMOKRATIK

1. Pemimpin yang mengamalkan gaya ini akan memberi kebebasan kepada pekerja
untuk menjana idea dan ketua membuat keputusan.

2. Secara kebiasaannya, pemimpin akan menyuarakan masalah yang dihadapi dan
meminta pekerja memberi cadangan yang bernas untuk menyelesaikan masalah
berkenaan.

3. Pemimpin akan menilai cadangan yang diberi dan seterusnya membuat
keputusan yang bijak.

4. Sebarang keputusan yang telah dibuat akan dimaklumkan kepada pekerja untuk
mendapatkan maklum balas mereka.

5. Hal ini secara tidak langsung akan menjadikan proses pembuatan keputusan
akan mudah difahami oleh pekerja.

6. Kebaikan gaya kepimpinan demokratik dalam pengurusan organisasi ialah ketua
dan pekerja dapat bekerjasama untuk membuat satu keputusan yang terbaik.

7. Hal ini secara tidak langsung akan mengurangkan perasaan tidak puas hati
dalam kalangan pekerja.

8. Kelemahan gaya kepimpinan ialah proses membuat keputusan akan menjadi
lebih lambat dan mungkin menyebabkan organisasi gagal merebut peluang
perniagaan yang ada.

9. Selain itu, pertelingkahan atau perselisihan faham mungkin berlaku antara
pemimpin dengan pekerja yang mempunyai pandangan yang berbeza-beza.

60

UPM 2112 : ASAS PENGURUSAN

5.4.3 GAYA KEPIMPINAN LAISSEZ-FAIRE
1. Gaya kepimpinan ini memberi kuasa sepenuhnya kepada pekerja organisasi

untuk membuat keputusan.

2. Seseorang pemimpin atau ketua akan memberi kuasa kepada pekerjanya untuk
membuat keputusan berdasarkan garis panduan yang telah diberikan oleh
pemimpin atau ketua tersebut.

3. Kebaikan gaya kepimpinan ini dalam pengurusan organisasi ialah kepuasan
pekerja terhadap kerja akan meningkat disebabkan oleh kepercayaan tinggi yang
diberikan oleh ketua mereka dan peluang untuk menggunakan idea sendiri
semasa membuat keputusan.

4. Sebaliknya keadaan tidak terkawal mungkin wujud dalam organisasi apabila
sesetengah pihak menyalahgunakan kebebasan yang diberikan demi
kepentingan diri sendiri.

5. Matlamat organisasi sukar dicapai disebabkan oleh haluan dan pandangan yang
berbeza-beza antara pekerja semasa membuat keputusan.

5.4.4 GAYA KEPIMPINAN KONTIGENSI

1. Merupakan satu cara kepimpinan yang mengambil kira factor ciri-ciri pemimpin
dengan faktor situasi.

2. Gaya ini membuat penyesuaian berdasarkan ciri-ciri pemimpin dengan factor
situasi dalam mewujudkan satu gaya kepimpinan yang berkesan di dalam
sesebuah organisasi.

61

UPM 2112 : ASAS PENGURUSAN

5.5 PEMIMPIN DAN PENGURUS

1. Pemimpin dan pengurus merupakan dua konsep yang berkaitan antara satu
sama lain.

2. Pemimpin merupakan pihak yang terlibat dalam proses kepimpinan. Manakala
pengurus pula merupakan pihak yang terlibat dalam fungsi pengurusan.

3. Pengurus perlu mempunyai ciri kepimpinan bagi mewujudkan nilai tambah
dalam fungsi pengurusan supaya dapat mengurus dengan lebih berkesan.

Jadual 2 : Perbezaan Pemimpin Dan Pengurus

DIMENSI PEMIMPIN PENGURUS
Fungsi
Menetapkan hala tuju, iaitu visi dan Merancang iaitu melaksanakan

misi organisasi fungsi perancangan

Peranan Memainkan peranan mengurus Menyusun dan
iaitu menyusun, mengagih sumber
dengan cekap dan berkesan, dan mengorganisasi, iaitu
berusaha untuk mencapai
matlamat yang lebih baik daripada melaksanakan fungsi
yang telah ditetapkan
pengorganisasian dan

penstafan dan berusaha

mencapai matlamat yang

ditetapkan

Pengaruh Memberi dorongan, motivasi dan Mengarah dan mempengaruhi
inspirasi kepada pekerja melalui pekerja dengan menggunakan
kaunseling dan jalinan autoriti atau kuasa rasmi
perhubungan baik

Penyelesaian Menyelesaikan masalah yang Memastikan aktiviti organisasi
masalah berlaku antara pekerja dan berjalan pada landasan yang
menganalisis serta menangani betul, iaitu melaksanakan
perubahan yang berlaku fungsi pengawalan

62

UPM 2112 : ASAS PENGURUSAN

Akauntabiliti Bertanggungjawab dan sanggup Tidak berani mengambil risiko
menanggung beban apabila dan tidak menyalahkan diri
berlaku kesilapan di tempat kerja, sendiri apabila sesuatu yang
iaitu mempunyai akauntabiliti tidak baik berlaku di tempat
kerja

Fokus isu Prihatin terhadap isu-isu peribadi Kurang prihatain terhadap isu-
peribadi pekerja dan pencapaian pekerja isu peribadi pekerja dan
serta mewujudkan hubungan pencapaian pekerja serta lebih
interpersonal yang baik antara mementingkan pencapaian
pemimpin dengan pekerja matlamat organisasi

63

UPM 2112 : ASAS PENGURUSAN

MINGGU 11 – MINGGU 12

BAB 6 : PENGAWALAN

6.1 : TAKRIFAN PENGAWALAN
1. Pengawalan merupakan proses pemantauan prestasi dan membandingkan apa

yang dirancang dengan yang ditetapkan dan mengambil tindakan pembetulan bagi
memastikan aktiviti organisasi dilaksanakan mengikut perancangan yang telah
dibuat pada peringkat awal.

6.2 : KEPENTINGAN PENGAWALAN
1. Antara kepentingan pengawalan adalah seperti berikut:

a) Memastikan kelancaran aktiviti
- Pengawalan yang berkesan membolehkan segala aktiviti yang telah
dirancang dilaksanakan dengan baik

b) Mengelakkan penyelewengan
- Satu ketetapan atau garis panduan yang penting harus dibentuk bagi
mengelakkan berlaku masalah penyelewengan daripada peringkat awal
sehingga ke peringkat akhir perlaksanaan sesuatu aktiviti.
- Pengawalan dapat membantu mengelakkan daripada berlaku sebarang
penyelewengan yang boleh dijangka.
- Sekiranya penyelewengan telah berlaku pada masa lalu, pengawalan
dapat memastkan penyelewengan yang sama tidak berulang pada masa
akan datang.
- Walau bagaimanapun, masalah penyelewengan dalam organisasi sukar
dielakkan, terutama bagi aktiviti baharu yang tidak mempunyai rekod
masa lepas.

64

UPM 2112 : ASAS PENGURUSAN

- Dalam keadaan ini, pengawalan membolehkan punca kesilapan atau
punca masalah penyelewengan dikenalpasti dengan kadar segera supaya
tindakan pembetulan yang tepat dapat diambil.

c) Mengoptimumkan pengeluaran
- Pengawalan yang berkesan membantu mengurangkan kos pengeluaran
yang akan memaksimumkan keuntungan.

d) Menjadi garis panduan untuk perancangan masa hadapan
- Pengawalan juga sangat berguna sebagai satu cara atau kaedah untuk
mendapatkan maklum balas.
- Melalui aktiviti pengawalan, sebarang aktiviti yang telah berlaku akan
direkodkan.
- Maklumat yang diperoleh boleh digunakan oleh pengurus sebagai garis
panduan untuk melakukan perancangan dan pengawalan yang lebih
efektif pada masa akan datang.

e) Bagi memastikan objektif tercapai
f) Untuk mengukur prestasi pengurus dan pekerja
g) Organisasi mempunyai kelebihan bersaing
h) Sebagai pengukur prestasi perniagaan dengan melihat kepada piawai/

standard yang telah ditetapkan
i) Sebagai satu jaminan kualiti produk dengan mengawasi, memeriksa dan

meningkatkan mutu kawalan.
j) Mengenalpasti peluang dan ancaman terutamanya dalam bidang

persekitaran luaran seperti persaingan, perubahan teknologi, politik dan
undang-undang, ekonomi, dan lain-lain.
k) Bersedia menghadapi perubahan.
l) Organisasi sentiasa berdepan dengan persekitaran yang dinamik (sentiasa
berubah)

65

UPM 2112 : ASAS PENGURUSAN

m) Organisasi perlu bersedia dan peka dengan perubahan yang akan berlaku
terutamanya apabila ia melibatkan perubahan citarasa dan keperluan
pengguna

6.3 : PROSES PENGAWALAN
1. Proses kawalan merujuk langkah-langkah pengawalan yang tersusun dan
sistematik memastikan matlmat dapat dicapai.
2. Dalam proses pengawalan, organisasi akan menetapkan standard tertentu,
mengukur pencapaian sebenar, membandingkan pencapaian sebenar dengan
standard dan mengambil tindakan pembetulan sekiranya pencapaian sebenar
tidak mencapai standard yang telah ditetapkan oleh organisasi.
3. Proses pengawalan berakhir dengan pemerolehan maklum balas sebagai
panduan untuk membuat perancangan pada masa akan datang.
4. Proses pengawalan ditunjukkan dalam Rajah 6.1 di bawah:

Menetapkan standard

Mengukur pencapaian

Membandingkan pencapaian
dengan standard

Membuat langkah pembetulan

Rajah 6.1 : Proses Kawalan

66

UPM 2112 : ASAS PENGURUSAN

6.3.1 LANGKAH-LANGKAH DALAM PROSES KAWALAN

I. Menetapkan piawai/standard
 Proses kawalan bermula dengan membentuk objektif dan standard
yang ingin dicapai.
 Ia merujuk kepada perancangan dan rancangan yang hendak
dilaksanakan itu perlu mengandungi standard tertentu.
 Standard yang hendak dicapai ini perlulah ditetapkan dengan jelas
dan boleh diukur.

II. Mengukur prestasi semasa
 Pengurus akan mengukur pencapaian sebenar. Sebelum mengukur
beberapa perkara perlu dikenalpasti
 Antaranya ialah:
• Aktiviti yang ingin dinilai
• Bagaimana proses penilaian akan dilakukan
• Kekerapan penilaian dilakukan

III. Membuat perbandingan antara piawaian dan prestasi sebenar
 Pengurus perlu membuat perbandingan di antara piawaian yang
ditetapkan dengan prestasi sebenar yang dicapai.
 Perbandingan ini dilakukan dengan tujuan untuk mengenalpasti
perbezaan di antara maklumat yang telah dikumpulkan daripada
penilaian prestasi sebenar dengan piawaian yang telah ditetapkan
 Untuk membuat perbandingan, lazimnya pengurus akan bergantung
kepada laporan yang diserahkan kepadanya oleh staf bawahan yang
bertanggungjawab merekodkan hasil keputusan kemajuan prestasi
sebenar.

67

UPM 2112 : ASAS PENGURUSAN

IV. Tindakan pembetulan dan pembaikan
 Proses ini dilakukan sekiranya terdapat penyimpangan (prestasi
sebenar lebih rendah daripada piawaian yang telah ditetapkan)
 Tindakan pembetulan /pembaikan dilakukan ke atas tahap-tahap
operasi tertentu yang dikenalpasti menyebabkan penyimpangan
 Jika didapati semua faktor yang dinilai tidak mencapai piawai,
piawaian perlu diubahsuai – mungkin piawaian terlalu tinggi
 Jika tiada penyimpangan, aktiviti akan diteruskan seperti biasa dan
tindakan susulan akan dilaksanakan

6.4 KAEDAH KAWALAN

1. Kaedah kawalan merupakan cara-cara kawalan yang boleh digunakan oleh
pengurus dalam memastikan aktiviti yang dirancang oleh organisasi dapat
dilaksanakan dengan berkesan.

2. Pengurus perlu mengawal setiap aktiviti secara berterusan bermula
daripada peringkat input, proses transformasi dan output.

3. Terdapat 3 kaedah kawalan iaitu kawalan awalan, kawalan semasa dan
kawalan selepas.

I. KAWALAN AWALAN
• Kawalan ini dilaksanakan sebelum sebarang kerosakan atau
penyimpangan berlaku.
• Kaedah kawalan ini lazimnya digunakan untuk mengawal aktiviti
yang melibatkan penggunaan mesin dan peralatan
• Pengawalan boleh dijalankan dengan memeriksa, membaiki atau
menggantikan peralatan mesin yang telah rosak
• Kawalan awalan dilaksanakan sebelum aktiviti dimulakan.
68

UPM 2112 : ASAS PENGURUSAN

II. KAWALAN SEMASA
• Kawalan semasa dilaksanakan ketika sesuatu proses atau aktiviti
sedang berjalan
• Kawalan ini melibatkan tindakan pemulihan, pembetulan dan
pengubahsuaian selepas kerosakan atau penyimpangan berlaku
• Bentuk kawalan semasa ialah kawalan kualiti, kuantiti dan prestasi

III. KAWALAN SELEPAS
• Kawalan selepas hanya akan dilaksanakan selepas sesuatu proses
atau aktiviti tamat
• Melalui kaedah kawalan ini, organisasi dapat mengetahui sama ada
hasil sebenar yang diperoleh menepati perancangan yang telah
dibuat atau sebaliknya.
• Kesannya, kecekapan dan keberkesanan sesuatu aktiviti yang telah
dijalankan dapat dikenal pasti
• Analisis varian boleh digunakan untuk menilai kejayaan dan
kegagalan sesuatu proses atau aktiviti.

69

UPM 2112 : ASAS PENGURUSAN

6.4.1 KAITAN ANTARA KAEDAH KAWALAN DENGAN PROSES PENGELUARAN

1. Rajah 6.2 menunjukkan perkaitan antara kaedah kawalan dengan proses
pengeluaran.

Input (Proses Pengeluaran) Output
Proses Transformasi

Pekerja, mesin dan (Contoh) Kereta, baju,
bahan mentah Proses menukarkan perabot dan sos

Kawalan Awalan input kepada Kawalan Selepas
output

(Kaedah Kawalan)
Kawalan Semasa

6.5 ALAT-ALAT KAWALAN
1. Alat-alat kawalan berperanan memastikan segala perancangan yang telah
dibuat oleh pihak pengurusan sesebuah organissasi dilaksanakan secara
sistematik, efektif dan efisen.

70

UPM 2112 : ASAS PENGURUSAN

2. Antara alat kawalan yang boleh digunakan ditunjukkan dalam jadual di bawah.

BIL JENIS ALAT PENERANGAN
PENGAWALAN
• DEFINISI – suatu penyata kuantitatif yang dinyatakan
1 Belanjawan dalam nilai wang yang menghuraikan rancangan pihak
pengurusan untuk mencapai objektif tertentu secara
komprehensif dan terperinci untuk suatu tempoh yang
ditetapkan di masa akan datang

• Contoh – Belanjawan induk, belanjawan tunai,
belanjawan modal, kredit, pentadbiran, stok, induk
dan lain-lain.

• Belanjawan digunakan untuk menjadi panduan
dimana pihak pengurusan dapat mengawal
perbelanjaan seperti yang ditetapkan.

• Memastikan setiap sumber kewangan diperoleh dapat
membiayai kos aktiviti yang dirancang.

• Memastikan setiap peruntukan perbelanjaan
digunakan secara efisen bagi mengelakkan berlaku
pembaziran.

• Memudahkan pihak pengurusan membuat
perbandingan memandangkan bajet disediakan
berdasarkan data berangka

2 Carta Gantt • DEFINISI - Carta berbentuk bar yang menunjukkan
susunan langkah-langkah/ aktiviti di dalam suatu
projek dan masa yang diperuntukkan bagi
menyelesaikan setiap langkah/aktiviti tersebut.

• Satu kaedah perancangan dan kawalan grafik yang
membolehkan pengurus menentukan tarikh-tarikh
bermula dan berakhirnya sesuatu aktiviti atau projek.

• Jadual keseluruhan dibentuk dengan menetapkan
masa permulaan dan masa siap setiap kegiatan yang
perlu disempurnakan mengikut turutan sehingga
tamatnya projek berkenaan.

• Carta Gantt digunakan untuk mengawal atau
memastikan aktiviti perniagaan dilaksanakan seperti
masa yang ditetapkan bagi mengelakkan pembaziran
masa dan tenaga.

71

UPM 2112 : ASAS PENGURUSAN

3 Carta PERT/CPM • DEFINISI - Rajah yang menggunakan garisan bagi
mewakili turutan aktiviti-aktiviti dan masa yang
diperuntukkan di dalam menyiapkan sesuatu projek
di mana melaluinya masa terpanjang (laluan genting)
projek dapat disiapkan boleh diketahui.

• PERT/CPM menggunakan pendekatan grafik untuk
menguruskan sesuatu projek.

• Alat atau teknik yang digunakan oleh pengurus untuk
mengenalpasti dan mengawal tindakan berasingan
yang dilakukan untuk menyiapkan sesuatu projek.

• Jaringan atau gambarajah menunjukkan hubungan
serta turutan berlakunya setiap kegiatan-kegiatan
dalam projek tersebut.

• Memastikan semua aktiviti pendahulu disiapkan pada
masa yang telah ditetapkan supaya tidak menjejaskan
aktiviti berkaitan yang lain.

• Memastikan aktiviti genting dan kritikal disiapkan
pada masa yang ditetapkan supaya tidak menjejaskan
perjalanan keseluruhan projek.

• Mengawal aktiviti luar jangka yang mungkin berlaku
dalam proses pengeluaran bagi membolehkan
tindakan pembetulan diambil dengan segera jika
berlaku sebarang gangguan terhadap proses
pengeluaran seperti kerosakan mesin atau bencana
alam.

4 Analisis • DEFINISI - Analisis yang digunakan untuk mengkaji
Titik hubungan antara jualan (hasil) dengan kos untuk

Pulang Modal menentukan titik di mana jumlah jualan akan
menyamai jumlah kos iaitu titik pulang modal.

• Ia tercapai bila Jumlah Hasil= Jumlah Kos

• Dengan ini firma akan mempastikan output yang dijual

melebihi titik yang telah ditetapkan supaya

memperolehi keuntungan

• TPM digunakan untuk menentukan unit minima yang

patut dikeluarkan atau dijual untuk mendapat

pulangan modal.

• Mengawal jumlah kos operasi supaya tidak melebihi

jumlah kos belanjawan kerana pengawalan kos

72

UPM 2112 : ASAS PENGURUSAN
operasi lebih tertumpu pada kos berubah.
• Mengawal prestasi kerja untuk memastikan segala
aktiviti yang dijalankan dapat mencapai matlamat
yang telah ditetapkan terhadap sasaran.
• Menetapkan untung sasaran melalui peningkatan
kuantiti dan peletakan harga jualan minimum
terhadap setiap unit keluaran.

73

UPM 2112 : ASAS PENGURUSAN

MINGGU 13 – MINGGU 14

BAB 7 : KOMUNIKASI
7.1 TAKRIFAN KOMUNIKASI

1. Komunikasi didefinasikan sebagai pertukaran idea, pendapat, dan maklumat dan
perhubungan yang mempunyai tujuan tertentu dan dipersembahkan secara
personal atau bukan personal melalui penggunaan simbol atau isyarat bagi
mencapai matlamat organisasi.

2. Secara umumnya, kemahiran komunikasi merupakan kebolehan dan keupayaan
penghantar mesej menyampaikan mesej dengan berkesan. Dalam erti kata lain
ianya merupakan proses penyampaian atau pemindahan mesej dari seseorang
kepada yang lain. Ia juga adalah proses mewujudkan kefahaman orang lain
mengenai mesej yang disampaikan dan kedua-duanya mempunyai kefahaman
yang dikongsi bersama

7.2 KEPENTINGAN KOMUNIKASI

1. Terdapat banyak kepentingan keperluan komunikasi dalam organisasi dan di
antaranya dapat dinyatakan seperti berikut ;

a) Komunikasi akan dapat membantu organisasi mencapai objektif dengan
mempengaruhi pekerja mengubah kelakuan, minat dan kerjasama untuk
bekerja dan mencapai matlamat organisasi melalui kaedah lisan, bertulis,
mekanikal dan simbolik.

b) Melalui komunikasi, organisasi akan dapat memperolehi banyak maklumat
yang diperlukan seperti pengetahuan teknologi, latihan kerja, kewangan dan
sebagainya. Ini bertujuan agar usaha menyusun strategi ke arah bagaimana
hendak berfungsi secara cekap dan berkesan.

74

UPM 2112 : ASAS PENGURUSAN

c) Komunikasi berupaya mengawal tingkah laku ahli-ahli dalam beberapa cara
seperti memo, senarai tugas, surat pekeliling dan sebagainya.

i. Komunikasi juga turut berperanan dari segi perkembangan dan

pertumbuhan dorongan dengan menjelaskan kepada pekejra-pekerja

terhadap tindakan yang perlu dilakukan, prestasi yang mesti ditunjukkan dan

langkah-langkah untuk meningkatkan prestasi.

ii. Secara formal atau tidak, semua aktiviti kerja memerlukan interaksi antara
satu sama lain. Maka perlunya komunikasi dalam menjalankan tugas masing-
masing supaya bersama-sama menuju pencapaian satu matlamat.

iii. Dalam membuat keputusan, mesyuarat dan perbincangan adalah perlu.
Alternatif yang dipersetujui dari mesyuarat dan perbincangan akan
disebarkan kepada seluruh ahli organisasi. Kesemua aktiviti ini akan
melibatkan komunikasi.

iv. Tujuan bimbingan, latihan dan pembaikan, pengurus perlu menjalankan
penilaian prestasi ke atas mutu dan gaya kerja pekerjanya. Kedua-dua pihak
perlu mengetahui maklumat ini bagi kebaikan bersama. Ini hanya boleh
dilakukan melalui komunikasi agar sesuatu tujuan hasrat tercapai.

v. Komunikasi juga turut berperanan menyelesaikan sesuatu masalah
organisasi. Apabila timbul ketegangan dalam organisasi, pihak pengurusan
dan pekerja boleh bekerjasama untuk menyelesaikannya samada melalui
dialog, perbincangan, mesyuarat dan sebagainya. Kata sepakat hanya dapat
diperolehi setelah komunikasi yang baik dilaksanakan.

75

UPM 2112 : ASAS PENGURUSAN

7.2 PROSES KOMUNIKASI
1. Proses komunikasi melibatkan enam langkah komunikasi seperti yang
digambarkan dalam Rajah 7.1 di bawah.

PENGHANTAR ENKOD SALURAN

MAKLUM BALAS PENERIMA DEKOD

Rajah 7.1 : Proses Komunikasi

a) Penghantar
i) Penghantar akan mencipta maklumat daripada pencetusan idea.
ii) Sebagai contoh, ketua eksekutif dalam organisasi akan menyampaikan
maklumat kepada semua pengurus cawangan dan pengurus bahagian yang
terlibat. Selain itu, pengurus pemasaran ingin memberi taklimat strategi
pemasaran untuk menembusi pasaran terbaharu.

b) Enkod (encode)
i. Proses pengenkodan melibatkan pemberian symbol terhadap sesuatu idea
ada seperti dalam bentuk tulisan dan pertuturan agar dapat difahami
penerima maklumat tersebut dengan mudah.
ii. Sebagai contoh, pengurus pemasaran menggunakan PowerPoint dan liquid –
Crystal-display (LCD) dalam menerangkan strategi pemasaran yang boleh
digunakan untuk menembusi pasaran baharu.

76

UPM 2112 : ASAS PENGURUSAN

c) Saluran
i. Saluran ialah media dan kaedah mesej yang dapat dihantar . Penghantar akan
memilih media yang sesuai untuk menyampaikan mesej tersebut kepada
penerima.
ii. Media yang digunakan boleh terdiri daripada gabungan antara audio, visual
dan bertulis.
iii. Sebagai contoh, pengurus pemasaranboleh menggunakan media
persendirian dengan gabungan audio dan visual.

d) Dekod
i. Dekod ialah satu proses pihak penerima menterjemahkan mesej yang
dihantar oleh penghantar.
ii. Selepas menerima mesej, penerima akan menterjemahkan mesej tersebut
mengikut kefahaman.
iii. Sebagai contoh, penerima maklumat yang dihantar oleh pengurus pemasaran
ialah penyelia jualan dan jurujual. Penerima maklumat berusaha memahami
edaran, persembahan PowerPoint dan penerangan yang disampaikan oleh
pengurus pemasaran tentang strategi pemasaran untuk menembusi pasaran
baharu.

e) Penerima
i. Penerima ialah pihak yang menerima mesej yang dihantar oleh pengantar.
ii. Penerima akan menterjemahkan mesej yang diterima berdasarkan
pengalaman, budaya dan latar belakang keluarga atau pendidikan.
iii. Peringkat ini akan menentukan sama ada maklumat disampaikan secara
berkesan atau tidak berkesan.
iv. Sebagai contoh, penyelia pemasaran dan jurujual akan berusaha memahami
maksud mesej yang sebenar yang disampaikan oleh pengurus pemasaran
tentang strategi menembusi pasaran baharu.

77

UPM 2112 : ASAS PENGURUSAN

f) Maklum balas
i. Maklum balas merujuk tindak balas penerima terhadap mesej yang diterima.
ii. Maklum balas adalah penting untuk mengukur tahap keberkesanan proses
komunikasi dan memastikan maksud mesej yang dihantar oleh penghantar
sama dengan maksud mesej yang dihantar oleh penghantar.
iii. Maklum balas boleh diberi dalam bentuk tulisan atau kata, isyarat badan
atau memek muka.
iv. Melalui pemberian maklum balas oleh penerima, penghantar mesej dapat
mengenal pasti sama ada maksud mesej yang ingin disampaikan dapat
difahami penerima dengan sepenuhnya, atau hanya sebahagian sahaja atau
maksud mesej gagal difahami dengan sepenuhnya.
v. Sebagai contoh, bengkel dan perbincangan yang dilakukan oleh penyelia
pemasaran dan jurujual dapat memberi maklumat kepada pengurus
pemasaran sama ada strategi pemasaran yang disampaikan dapat difahami
pihak penerima.

7.3 BENTUK KOMUNIKASI

1. Bentuk komunikasi merujuk struktur komunikasi yang berlaku di dalam
sesebuah organisasi melibatkan seorang individu dengan individu yang lain.

2. Tiga bentuk komunikasi yang terlibat dalam proses komunikasi adalah seperti
yang berikut:
a) Komunikasi menegak
b) Komunikasi mendatar
c) Komunikasi melintang

78

UPM 2112 : ASAS PENGURUSAN

3. Ketiga-tiga bentuk komunikasi ini boleh berlaku secara sehala dan secara dua
hala. Rajah 7.2 menunjukkan bentuk komunikasi:

Ketua Eksekutif

Pengurus Pengurus Pengurus
Kewangan Pemasaran Pemasaran

Penyelia Penyelia Penyelia
Akaun Pemasaran Bahan

Petunjuk :
Menegak
Mendatar
Melintang

Rajah 7.2 : Bentuk Komunikasi

A) KOMUNIKASI MENEGAK

1. Komunikasi menegak rupakan komunikasi yang melibatkan pertukaran
maklumat antara dua atau lebih pekerja pada peringkat atau kedudukan
yang berlainan dalam hierarki organisasi.

2. Fungsi komunikasi menegak adalah seperti berikut:
a) Pekerja mengadu atau melaporkan kepada pengurus barisan hadapan atau
penyelianya
b) Pengurus besar memberi taklimat kepada ketua pegawai eksekutif tentang
perkembangan aktiviti jabatan-jabatan dalam organisasi.
79

UPM 2112 : ASAS PENGURUSAN

b) KOMUNIKASI DARI ATAS KE BAWAH

1. Komunikasi dari atas ke bawah merujuk komunikasi sehala yang melibatkan
pengaliran maklumat daripada pengurus atasan kepada pekerja bawahan.

2. Komunikasi dari atas ke bawah melibatkan komunikasi menegak daripada
pengurus atasan kepada pengurus pertengahan sehingga kepada pengurus
bawahan dan seterus kepada para pekerja.

3. Tujuan komunikasi atas ke bawah adalah seperti yang berikut:
i) Pihak atasan menerangkan polisi yang dirancang oleh pihak atasan
tentang kebajikan pekerja seperti dasar kenaikan pangkat, kenaikan gaji,
skim persaraan, faedah perkhidmatan dan ganjaran-ganjaran lain dalam
bentuk kewangan atau bukan kewangan.

ii) Pihak atasan menerangkan pekerja perlu mengetahui tentang maklumat
operasi syarikat termasuklah kedudukan syarikat dalam industry, pesaing
yang terlibat dan kekuatan dan kelemahan syarikat.
- Pekerja berhak mengetahui strategi syarikat untuk menghadapi
pesaing.

iii) Pihak atasan diterangkan berkaitan kaedah penilaian prestasi yang
diamalkan dalam organisasi.
- Pengetahuan tentang penilaian prestasi membolehkan pekerja
membuat persiapan rapi sepanjang masa supaya kerja yang dibuat
sesuai dengan system penilaian serta dapat mencapai matlamat
organisasi.

iv) Pihak atasan menerangkan tentang latar belakang organisasi perlu
dilakukan terutama kepada pekerja yang baru berkhidmat dalam
organisasi.

80

UPM 2112 : ASAS PENGURUSAN

- Maklumat tentang latar belakang organisasi ialah maklumat berkaitan
sejarah penubuhan, kemajuan yang dicapai dan maklumat tentang
sejarah pengurusan sehingga masa kini.

c) KOMUNIKASI DARI BAWAH KE ATAS

1. Komunikasi dari bawah ke atas merujuk komunikasi sehala yang melibatkan
pengaliran maklumat daripada pekerja kepada pengurus bawahan sehingga
kepada pengurus pertengahan dan seterusnya kepada pengurus atasan.

2. Alat media yang sering digunakan dalam bentuk komunikasi ini ialah surat
rayuan, buletin pekerja dan surat khabar.

3. Komunikasi dari bawah ke atas juga berlaku apabila pekerja bawahan
terlibat dalam proses membuat keputusan.

4. Tujuan komunikasi dari bawah ke atas ialah:
a) Memberi maklum balas tentang maklumat ooperasi kepada pengurus
supaya membantu keputusan.
b) Sumber utama bagi pengurusan atasan tentang keberkesanan komunikasi
pekerja bawahan.
c) Dapat mengurang tekanan kaki tangan bawahan dengan berkongsi
maklumat yang relevan dengan pengurus.
d) Menggalakkan penglibatan kaki tangan bawahan seterusnya
meningkatkan perpaduan.

81

UPM 2112 : ASAS PENGURUSAN

d) KOMUNIKASI MENDATAR
1. Komunikasi mendatar ialah komunikasi yang melibatkan pertukaran

maklumat antara dua atau lebih pekerja pada peringkat atau kedudukan yang
sama dalam hierarki organisasi.
2. Komunikasi mendatar berlaku apabila:

a) Pengurus pemasaran memberi maklumat permintaan pasaran kepada
pengurus pengeluaran atau

b) Pengurus kewangan memberi maklumat belanjawan latihan kepada
pengurus pengeluaran atau

c) Pengurus sumber manusia menghantar laporan bilangan pekerja bagi
tujuan pembayaran gaji kepada pengurus kewangan.

3. Antara tujuan komunikasi mendatar ialah:
a) Untuk menyelaras kerja
b) Bertukar-tukar maklumat bagi tujuan kebaikan sesuatu organisasi
c) Membantu menyelesaikan masalah dan konflik yang berlaku antara
bahagian dalam sebuah organisasi

e) KOMUNIKASI MELINTANG

1. Komunikasi melintang ialah komunikasi yang melibatkan pertukaran maklumat
antara dua atau lebih pekerja pada peringkat atau kedudukan yang sama dalam
hierarki organisasi.

2. Komunikasi melintang berlaku apabila :
a) Pekerja pengeluaran melaporkan jumlah keluaran yang dihasilkan dalam
sehari kepada pengurus pemasaran , atau
b) Pengurus sumber manusia memanggil eksekutif jualan daripada jabatan
pemasaran untuk menghadiri taklimat mengenai system tindakan disiplin
organisasi.

82

UPM 2112 : ASAS PENGURUSAN

3. Komunikasi boleh berlaku secara sehala dan secara dua hala yang tiga bentuk
komunikasi, iaitu:
a) Menegak
b) Melintang dan
c) Mendatar

4. Tujuan komunikasi melintang ialah:
a) Memudahkan koordinasi kerja
b) Membuka laluan kakitangan berkongsi maklumat
c) Membantu menyelesaikan konflik kakitangan secara formal
d) Memudahkan kakitangan memberi sokongan antara satu sama lain.

f) KOMUNIKASI SEHALA

1. Komunikasi sehala berlaku apabila hanya satu pihak sahaja menghantar
maklumat tanpa mengharapkan jawapan atau maklum balas daripada pihak
yang menerima maklumat.

2. Komunikasi sehala lazimnya berlaku dalam kelas apabila guru mengajar di
hadapan kelas dan pelajar hanya mendengar tanpa memberi sebarang maklum
balas sama ada mereka memahami ilmu yang diajar oleh guru atau sebaliknya.

g) KOMUNIKASI DUA HALA

1. Komunikasi dua hala berlaku apabila dua orang individu atau dua kumpulan
yang sedang berkomunikasi dan pertukaran maklumat berlaku antara satu
pihak dengan pihak yang lain secara berselang-seli.

2. Komunikasi dua hala boleh wujud dalam bentuk seperti yang berikut:
a) Komunikasi lisan
b) Komunikasi bukan lisan

83

UPM 2112 : ASAS PENGURUSAN

7.4 JENIS KOMUNIKASI

1. Komunikasi terdiri daripada komunikasi lisan dan komunikasi bukan lisan.
2. Komunikasi lisan menggunakan tutur kata.
3. Komunikasi bukan lisan merupakan komunikasi yang tidak melibatkan tutur

kata.

7.4.1 KOMUNIKASI LISAN

1. Komunikasi lisan melibatkan penggunaan kata-kata ucapan daripada mulut
sebagai symbol terhadap maklumat yang ingin disampaikan.

2. Dalam komunikasi lisan, seorang penghantar maklumat akan menggunakan
tutur kata atau Bahasa percakapan untuk menyampaikan mesejnya.

3. Jenis komunikasi ini boleh melibatkan penggunaan alat sokongan sebagai
media untuk menyampaikan mesej secara langsung.

4. Penghantar maklumat boleh menggunakan saluran televisyen untuk
menyampaikan maklumat kepada orang ramai secara serentak.

5. Komunikasi lisan meliputi empat peringkat utama seperti yang berikut:

Persahabatan Penerokaan Rakan Rakan
menurut sahabat penyertaan karib yang
kebiasaan
rapat

Rajah 7.3 : Peringkat komunikasi lisan

a) Persahabatan meurut kebiasaan

- Persahabatan secara kebiasaannya melibatkan komunikasi secara lisan yang
berlaku dalam keadaan kurang peribadi seperti sekadar berkenalan,
melegakan ketegangan dan mendapatkan makumat biasa.

84

UPM 2112 : ASAS PENGURUSAN

b) Penerokaan sahabat
- Peringkat penerokaan sahabat melibatkan komunikasi secara lisan yang
berbentuk fakta dan menekankan sebarang masalah.
- Komunikasi berlaku secara kurang personal seperti berhubung dengan
rakan sekerja, jiran dan orang perniagaan.

c) Rakan penyertaan
- Berfungsi dengan memberi focus pada perbincangan berkaitan persoalan
peribadi, perasaan, pengalaman dan idea kendiri.

d) Rakan karib yang rapat
- Peranan komunikasi di peringkat rakan karib yang rapat berlaku
berdasarkan pendedahan secara peribadi seperti berlaku antara kawan
rapat sahaja.
- Maka antara pengirim dengan penerima memerlukan persefahaman yng
mendalam antara satu sama lain.

6. Contoh komunikasi lisan adalah seperti yang berikut:
a) Perbincangan
b) Mesyuarat
c) Ucapan
d) Pembentangan

85

UPM 2112 : ASAS PENGURUSAN

7.4.2 KOMUNIKASI BUKAN LISAN

1. Komunikasi bukan lisan juga termasuk penggunaan Bahasa badan, visual dan
bertulis.

a) VISUAL

- Melalui saluran visual, penghantar menggunakan gerakan seperti
anggota tubuh badan.

- Pihak penerima boleh menerima mesej melalui pemerhatian seperti
menggunakan isyarat tangan dan kibaran bendera yang berwarna.

- Untuk memudahkan kefahaman, penyampai mesej menggunakan alat
bantuan yang sesuaisupaya maklumat yang disampaikan lebih jelas.

- Rajah 7.4 menunjukkan antara bantuan visual yang boleh digunakan
dalam komunikasi bukan lisan.

Carta

Gambar Gambar Bantuan
rajah Kaset visual

Objek

Prototaip

Rajah 7.4 : Jenis bantuan visual
b) BERTULIS

- Merupakan komunikasi sehala kerana penerima maklumat tidak
mempunyai peluang untuk mengajukan pertanyaan semasa maklumat
tersebut dikomunikasikan.

- Pengirim menulis esei kepada penerima.
- Tindakan penerima ialah menerima mesej dengan membaca esei yang

ditulis oleh pengirim.

86

UPM 2112 : ASAS PENGURUSAN

- Antara contoh kaedah bertulis adalah dalam bentuk minit mesyuarat,
laporan, memorandum, surat menyurat, laporan bertulis dan e-mel.

-
c) BAHASA BADAN

- Melibatkan pergerakan anggota badan termasuklah isyarat air muka
dan gaya isyarat sama ada secara sedar atau tidak sedar bagi tujuan
menyampaikan mesej yang diharap dapat difahami penerima mesej.

- Pergerakan anggota badan yang tidak disedari seperti memek muka
yang menunjukkan kemarahan mungkin menyampaikan maksud yang
berlainan kepada orang yang berlainan.

- Antara jenis bahsa badan yang popular ialah memek muka, mata, kaki
dan tangan, Bahasa isyarat, gaya tubuh badan, sentuhan, gaya berjalan
dan ruang antara penghantar dengan penerima.
a) Memek muka
• Memek muka boleh menggambarkan perasaan yang sedang
dialami oleh seseorang seperti perasaan takut, marah atau
gembira.
• Memek muka yang serius menandakan tidak menyenangi
sesuatu.
• Sementara muka merah menandakan seseorang itu malu
atau marah.
b) Mata
• Renungan mata seseorang boleh membawa makud tertentu.
• Jelingan mata menunjukkan maksud hubungan yang dingin
atau sebaliknya.
• Manakala mata yang terbeliak menunjukkan seseorang rasa
terkejut.

87

UPM 2112 : ASAS PENGURUSAN

c) Kaki dan tangan
• Pergerakan kaki dan tangan boleh membawa pelbagai
makna.
• Cara berjabat tangan dengan genggaman yang kuat
menunjukkan persahabatan yang akrab.

d) Bahasa isyarat
• Digunakan dalam kalangan ahli yang memahami dan
mengiktiraf maksud isyarat tersebut.
• Sebagai contoh, meletakkan jari di mulut bermakna isyarat
meminta seseorang itu agar senyap atau mendiamkan diri.

e) Gaya tubuh badan
• Menggerakkan tubuh badan untuk menunjukkan sesuatu
maksud.
• Sebagai contoh menundukkan badan ketika melintas di
hadapan orang yang lebih tua membawa maksud hormat.

f) Sentuhan
• Penggunaan sentuhan bersesuaian dengan situasi.
• Sebagai contoh, menyentuh bahu ketika bercakap akan
mewujudkan lebih kemesraan.
• Memeluk ketika memberi ucapan tahniah menandakan
keikhlasan.

g) Gaya berjalan
• Gaya berjalan seseorang boleh memberikan maksud yang
berbeza.
• Sebagai contoh, berjalan dengan cepat menandakan ingin
mengejarkan sesuatu atau kesuntukan masa.
88

UPM 2112 : ASAS PENGURUSAN
h) Ruang antara penghantar mesej dengan penerima mesej

• Zon awam lebih daripada 12 kaki
• Zon social antara 4 kaki hingga 12 kaki
• Zon peribadi antara 2 kaki hingga 4 kaki
• Zon mesra kurang daripada 2 kaki.
KEBAIKAN DAN KEBURUKAN KOMUNIKASI LISAN

89

UPM 2112 : ASAS PENGURUSAN
KEBAIKAN DAN KEBURUKAN KOMUNIKASI LISAN

90

UPM 2112 : ASAS PENGURUSAN

Bahagian A : SOALAN OBJEKTIF
(20 markah)

Jawab semua soalan di bawah. Pilih satu jawapan yang paling tepat.

1. Apakah ciri-ciri yang terdapat dalam pengurusan sesebuah organisasi?
I. Pengurusan merupakan satu proses atau aktiviti yang berterusan
II. Pengurusan bertumpu pada pencapaian matlamat organisasi
III. Matlamat organisasi dicapai melalui kerjasama dengan sumber
organisasi secara cekap dan berkesan
IV. Pengurusan membantu meningkatkan mutu pengeluaran dan prestasi
organisasi

A. I , II dan III
B. I , II dan IV
C. II, III dan IV
D. I,II, III dan IV

2 . Antara pernyataan berikut, yang manakah TIDAK BENAR mengenai fungsi
seorang pengurus?
A. Pengurus merupakan penghubung antara kakitangan pada pelbagai
peringkat pengurusan dalam organisasi.
B. Pengurus merupakan penjana yang menggerakkan sesebuah organisasi
ke arah pencapaian matlamatnya.
C. Pengurus menyelaraskan semua aktiviti kakitangan dan sumber
organisasi secara cekap dan berkesan untuk memperoleh hasil yang
berkualiti tinggi.
D. Pengurus membantu dalam proses merancang, mengorganisasi,
mempengaruhi dan mengawal organisasi demi keuntungan.

3. Berikut merupakan jenis perancangan KECUALI
A. perancangan jangka panjang
B. perancangan strategik
C. perancangan taktikal.
D. perancangan hala tuju

91

UPM 2112 : ASAS PENGURUSAN

4. Proses perancangan dibahagikan kepada langkah-langkah berikut, KECUALI
A. menetapkan matlamat
B. mentakrif keadaan masa kini
C. mengenal pasti matlamat
D. membentuk satu set tindakan

5. Antara berikut, yang manakah merupakan kepentingan carta organisasi?
I. Menunjukkan tugas dan tanggungjawab
II. Menunjukkan perhubungan antara pengurus dengan subordinat
III. Menunjukkan jenis kerja yang dilakukan
IV. Menunjukkan pengelompokan segmen kerja

A. I, II dan III
B. I, II dan IV
C. II, III dan IV
D. I, II, III dan IV

6. Teori kepimpinan berdasarkan tiga pendekatan, iaitu pendekatan
I. sifat
II. perlakuan atau gelagat
III. kontingensi
IV. situasi

A. I, II dan III
B. I, II dan IV
C. II, III dan IV
D. I, II, III dan IV

7. Latihan atau pembangunan kerjaya diadakan untuk
A. mengubah sikap pengguna
B. memudahkan penguasaan kemahiran kerja yang diperlukan seperti
kemahiran teknikal, konsep dan perhubungan
C. meningkatkan kemahiran pekerja
D. melatih pekerja baharu yang tiada pengalaman

92

UPM 2112 : ASAS PENGURUSAN

8. Seseorang pengurus boleh mengekalkan staf atau kakitangannya melalui cara
berikut KECUALI

A. memberi ganjaran kewangan dan bukan kewangan
B. membeli hasil keluaran dan pemilikan organisasi
C. memberi penghormatan dan mengambil hati staf atau kakitangan
D. mementingkan kebajikan staf atau kakitangan dan memperbaiki

suasanan tempat kerja
E. mengamalkan pengurusan yang baik.

9. Pilih definisi pengorganisasian yang paling tepat?
A. Pembahagian kerja yang perlu dilakukan dan pembentukan struktur
untuk memastikan segala kerja disiapkan dengan cara teratur, cekap dan
tetap
B. Pembahagian jawatan dalam organisasi
C. Pembahagian kerja dalam memastikan keuntungan perniagaan
D. Pembahagian tugasan dan jawatan dalam organisasi

10. Fungsi kepimpinan (pengarahan) dalam pengurusan adalah
A. proses merealisasi objektif organisasi melalui dorongan, panduan
dan tunjuk ajar kepada kakitangan bawahan
B. proses arahan kerja
C. proses yang melibatkan kakitangan memahami objektif organisasi
D. satu bentuk peraturan dan prosedur tugasan atau kerja yang perlu
dipatuhi

11. Antara berikut, yang manakah BUKAN salah satu jenis perancangan dalam
pengurusan?
A. Perniagaan
B. Ad hoc
C. Kewangan
D. Sumber manusia

12. Antara berikut, yang manakah BUKAN tergolong dalam14 prinsip pengurusan
Fayol?
A. Esprit de Corps
B. Inisiatif
C. Order
D. Individualisme

93

UPM 2112 : ASAS PENGURUSAN

13. Antara berikut, yang manakah BUKAN salah satu kemahiran utama dalam bidang
pengurusan.
A. Konseptual
B. Analitikal
C. ICT
D. Komunikasi

14. Seorang pemimpin yang mengambil kira pendapat dan idea orang lain merujuk
kepada gaya kepimpinan
A. Laissez-faire
B. Demokratik
C. Autokratik
D. Berorientasikan pekerja

15. Antara berikut, kenal pasti jawatan yang tidak mempunyai autoriti dalam
organisasi.
A. Eksekutif
B. Pengurus hadapan
C. CEO
D. Pembekal

16. Perancangan strategik melibatkan perancangan
A. Jangka panjang
B. Jangka sederhana
C. Jangka Pendek
D. Tiada penetapan jangka masa

17. Nyatakan kaedah kawalan yang paling TIDAK efektif dalam proses pengawalan.
A. Prakawalan
B. Kawalan serentak
C. Kawalan akhir
D. Kawalan bersama

18. Pilih sumber maklumat yang paling efektif dalam komunikasi dua hala.
A. Telefon
B. Bersemuka
C. E-mel
D. Sidang video

94

UPM 2112 : ASAS PENGURUSAN
19. Pengkhususan kerja wujud dalam struktur organisasi

A. Matriks
B. Kewilayahan
C. Fungsional
D. Mendatar
20. Kenal pasti pernyataan yang BUKAN tujuan pembentukan struktur organisasi
A. Mengorganisasi sumber manusia dan lain-lain sumber
B. Mengkoordinasi saluran komunikasi
C. Menggariskan autoriti pihak pengurusan
D. Mengawal hak pekerja

95

UPM 2112 : ASAS PENGURUSAN

Bahagian B : SOALAN STRUKTUR
(60 markah)

1. Beberapa tokoh telah memberikan pendapat mereka berkaitan dengan teori
pengurusan. Gullick danUrwick (1937) merupakan salah seorang tokoh yang
telah memperkenalkan tujuh prinsip pengurusan yang wujud dalam sesebuah
organisasi.
Terangkan dua prinsip pengurusan tersebut.
i. …………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
ii. …………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………

(4 markah)

2. Menurut Henry Minzbery, pengurus perlu memainkan peranannya secara
berkesan untuk memastikan organisasi dapat mencapai matlamat yang telah
ditetapkan.

Jelaskan tiga peranan utama pengurus dalam organisasi.
i. …………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
ii. …………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
iii. …………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
(6 markah)

96

UPM 2112 : ASAS PENGURUSAN

3. Nyatakan definisi perancangan.
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
(2 markah)

4. Terdapat empat jenis perancangan yang diamalkan oleh pengurus dalam
sesebuah organisasi.

Jelaskan tiga jenis perancangan tersebut.
i. …………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
ii. …………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
iii. …………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………

(6 markah)

97

UPM 2112 : ASAS PENGURUSAN

5. Setiap organisasi tanpa mengira saiz dan tempoh penubuhan memiliki
ciri-ciri yang tersendiri.

Jelaskan tiga ciri organisasi tersebut.

i. …………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………

ii. …………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………

iii. …………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
(6 markah)

6. Program latihan dan pembangunan merupakan usaha-usaha yang berterusan
yang diberikan untuk meningkatkan kemahiran dan pengetahuan pekerja.

Huraikan langkah-langkah diambil untuk membangunkan program latihan.
i. …………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
ii. …………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
(4 markah)

98

UPM 2112 : ASAS PENGURUSAN

7. Penilaian prestasi merupakan satu proses yang sistematik bagi menilai
kekuatan dan kelemahan pekerja.

a) Nyatakan dua tujuan penilaian prestasi
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
(2 markah)

b) Terangkan dua kaedah yang biasa digunakan untuk menilai prestasi
pekerja.

i. …………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………

ii. …………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
(4 markah)

c) Nyatakan dua ciri penilaian prestasi yang berkesan.
i.…………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
ii.…………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
(2 markah)

99

UPM 2112 : ASAS PENGURUSAN
100