คู่มือระบบเสนอแฟ้มเอกสาร

คมู่ ือระบบเสนอแฟม้ เอกสาร
ภาควิชาสาธารณสุขศาสตร์ คณะพลศึกษา

QR CODE

คำนำ

ตามที่ คณะพลศึกษา มุ่งเน้นเห็นความสำคัญในการให้บริการงานสำนักงานซึ่งประกอบด้วยงานหลาย
ด้าน จึงดำเนินการพัฒนาระบบสนับสนุนสำนักงานเพื่ออำนวยความสะดวกในการให้บริการที่ครอบคลุมและ
ครบวงจร และตอบยุทธศาสตร์ 4.0 จึงได้ดำเนินการพัฒนาระบบเสนอแฟ้มเอกสาร ดังกล่าวขึ้นพร้อมทั้งคู่มอื
ในการใช้งานระบบ ซึ่งอาจเป็นประโยชน์ต่ออาจารย์ และบุคลากร คณะพลศึกษา ได้ไม่มากก็น้อย หากมี
ข้อผิดพลาดประการใดต้องขออภัยไว้ ณ โอกาสน้ี

สารบญั หนา้
1- 5
เนือ้ หา
7
1. ระบบเสนอแฟม้ 8 - 10
1.1 ผใู้ ช้งานหลัก 15
- เขา้ ระบบ 11
- สร้างเอกสารเสนอแฟ้ม
- เอกสารส่งคนื เพือ่ แก้ไข (หมายเหตุ) 12
- เอกสารสง่ คนื เพื่อแกไ้ ข (ไฟลแ์ นบ)
- เอกสารอนมุ ตั ิ 13 - 14
1.2 ผู้ตรวจสอบ 1 (หวั หน้างานบรหิ ารและธุรการ)
- เขา้ ระบบ 15 - 21
- ตรวจสอบเอกสาร ไมถ่ ูกต้องส่งคนื 22 - 23
- ตรวจสอบเอกสาร ถกู ตอ้ งส่งตอ่
1.3 ผู้ตรวจสอบ 2 (ผู้อำนวยการสำนกั งานฯ)

- เข้าระบบ

- ตรวจสอบเอกสาร ถกู ตอ้ งส่งต่อ

1.4 ผลู้ งนามเอกสาร (คณบดี)
- เข้าระบบ
- ตรวจสอบเอกสารถกู ต้อง / อนมุ ัติ
- เอกสารท่ตี อ้ งลงนามในระบบ

1.5 ภาคผนวก
- ประทับตราเอกสารดว้ ย โปรแกรม Adobe Acrobat XI Pro
- ประทับตราเอกสารดว้ ย โปรแกรม Icecream PDF Wditor 2.20

ระบบเสนอแฟม้ เอกสาร (เขา้ ระบบดว้ ย admin)
1. เลือกเมนู เพิ่มแฟม้ เอกสาร
2. ระบชุ ่ือเร่อื งของเอกสาร
3. ระบุไฟลเ์ อกสารแนบ
4. ระบุเอกสารสง่ ถงึ (แว่นขยาย) เลอื ก คณบดี
5. ระบุผู้ตรวจเอกสาร ลำดับ 1 (แวน่ ขยาย) เลือก ผ้ตู รวจสอบ (หัวหน้างานบริหารและธุรการ)
6. ระบุผตู้ รวจเอกสาร ลำดับ 2 (แว่นขยาย) เลอื ก ผู้ตรวจสอบ (ผอ.สำนกั งานคณบดคี ณะพลศกึ ษา)
7. บนั ทกึ ข้อมูล

หนา้ จอแบบฟอรม์ การเสนอแฟ้มระบชุ ื่อเร่อื ง / เลือกไฟลน์ ำเสนอ PDF คลิกรปู แว่นขยาย เพือ่ เลือกรายชือ่

เลอื กคณบดี / ต้นหา / คลิกรายช่ือ

เลือกผตู้ รวจสอบ / ต้นหา / คลกิ รายชอ่ื

คลกิ ไอคอน บนั ทึกข้อมลู จะปรากฎรายการเสนอแฟม้ ดังภาพ
รายการเอกสาร

ระบบเสนอแฟ้มเอกสาร (เขา้ ระบบด้วย หัวหนา้ งานบรหิ ารและธรุ การ)
1. ระบบแจง้ เตอื นเอกสารเขา้ คลกิ ไอคอน
2. คลกิ ไฟล์แนบ เพอ่ื ตรวจสอบเอกสาร
3. หมายเหตกุ ารณส์ ั่งแกไ้ ขเอกสาร
4. บันทึกขอ้ มูล

1. เปิดไฟล์แนบ เพ่อื ตรวจสอบความถกู ตอ้ งของเอกสาร
2. เมื่อพบวา่ เอกสารถูกต้อง คลกิ อนมุ ตั ิ และสง่ ตอ่
3. บนั ทึกข้อมลู
4. ปรากฎหนา้ ตา่ งสอบถามยืนยนั การอนุมติ คลกิ ตกลง / ปดิ

กรณมี ีการสง่ คนื เพ่ือแก้ไข
1. ดาวโหลดไฟล์แนบ เพื่อชจี้ ดุ ผดิ พลาด / บนั ทึกไฟลใ์ หม่
2. ทำการแนบไฟล์เอกสารใหม่
3. บันทึกขอ้ มลู

ระบบเสนอแฟ้มเอกสาร (เขา้ ระบบด้วย admin เอกสารส่งกลบั เพอ่ื แกไ้ ข)
1. ระบบแจ้งเตือนเอกสารไม่ผา่ นการอนุมัติ คลกิ ไอคอน
2. แก้ไขเอกสารตามหมายเหตทุ ไ่ี ด้รับแจ้ง
3. คลกิ ลบไฟลเ์ อกสารแนบเดิม
4. คลกิ เพ่ิมไฟล์เอกสารแนบใหม่
5. บนั ทึกขอ้ มูล

1. เปิดไฟลแ์ นบ / อ่านข้อมลู การแกไ้ ขเอกสาร
2. ดำเนินการแก้ไขไฟลเ์ อกสารใหถ้ กู ตอ้ ง
3. ต๊กิ ลบไฟล์แนบเดมิ เลอื กเลอื กไฟล์ใหม่
4. บนั ทกึ ข้อมูล

ระบบเสนอแฟ้มเอกสาร (เขา้ ระบบดว้ ย admin เอกสารส่งกลบั เพอ่ื แกไ้ ข มีไฟลแ์ นบ)

1. ระบบแจง้ เตอื นเอกสารไมผ่ า่ นการอนุมัติ คลิกไอคอน หรือแกไ้ ข
2. เปดิ ไฟลแ์ นบ เพอ่ื ดูรายละเอียดการสัง่ แกไ้ ข
3. แก้ไขเอกสารให้ถกู ต้อง
4. คลิกลบไฟล์เอกสารแนบเดิม
5. คลิกเพิ่มไฟลเ์ อกสารแนบใหม่
6. บนั ทึกข้อมูล

คลิกทไ่ี อคอน แกไ้ ข เพ่ือแก้ไขเอกสาร

คลิกทไ่ี ฟล์แนบ จะปรากฎข้อมลู ในการแกไ้ ขเอกสารดงั ภาพ

ดำเนินการแก้ไขเอกสารตามที่ไดร้ บั แจง้ และดำเนินการแนบไฟล์ใหมท่ ี่แกไ้ ขเรยี บรอ้ ยแล้วเขา้ ระบบอีกคร้งั

1. ตก๊ิ  ลบไฟลแ์ นบเดมิ
2. เลือกไฟล์ใหม่
3. กดบันทึกขอ้ มูล

จะแสดงรายการเสนอแฟม้ เอกสาร ดงั ภาพ

ระบบเสนอแฟ้มเอกสาร (เขา้ ระบบด้วย หัวหน้างานบรหิ ารและธุรการ)
1. ระบบแจ้งเตือนเอกสารไมผ่ า่ นการอนมุ ตั ิ คลกิ ไอคอน
2. คลิกเปดิ ไฟลแ์ นบ เพ่ือตรวจสอบเอกสาร
3. คลกิ อนุมตั ิ และส่งต่อ นางจิราภรณ์ เทพสาธร
4. ลบหมายเหตุทสี่ ั่งแกไ้ ข
5. บันทกึ ขอ้ มูล

1. เปิดไฟลแ์ นบ เพ่ือตรวจสอบการแกไ้ ขเอกสาร ดงั แจ้ง
2. เอกสารเรียบร้อยถกู ต้อง คลกิ อนมุ ตั ิ และสง่ ตอ่
3. บนั ทกึ ขอ้ มูล

สถานะของเอกสาร อนมุ ัติแลว้

ระบบเสนอแฟม้ เอกสาร (เขา้ ระบบด้วย ผู้อำนวยการสำนักงานฯ)
1. ระบบแจง้ เตือนเอกสารเข้า คลิกไอคอน
2. คลกิ เปิดไฟล์แนบ เพือ่ ตรวจสอบเอกสาร
3. คลิกอนมุ ตั ิ และส่งต่อ รศ.ดร.สนธยา สีละมาด / ไม่อนมุ ัติ เพ่ือสง่ กลับแกไ้ ข
4. บันทึกขอ้ มูล

1. เปดิ ไฟลแ์ นบ เพอ่ื ตรวจสอบความถกู ตอ้ งของเอกสาร
2. เมอื่ พบว่าเอกสารถกู ตอ้ ง คลิก อนมุ ตั ิ และส่งต่อ
3. บันทกึ ขอ้ มลู
4. ปรากฎหน้าตา่ งสอบถามยืนยันการอนุมติ คลิก ตกลง / ปิด

กรณีมกี ารส่งคนื เพือ่ แก้ไข
4. ดาวโหลดไฟล์แนบ เพอ่ื ชจ้ี ดุ ผิดพลาด / บนั ทกึ ไฟลใ์ หม่
5. ทำการแนบไฟล์เอกสารใหม่
6. บันทกึ ข้อมูล

ระบบเสนอแฟม้ เอกสาร (เขา้ ระบบดว้ ย คณบดี เอกสารทีม่ กี ารลงนามแลว้ )
1. ระบบแจง้ เตอื นเอกสารเขา้ คลกิ ไอคอน
2. คลกิ เปดิ ไฟลแ์ นบ เพือ่ ตรวจสอบเอกสาร
3. คลิกอนุมตั ิ
4. บนั ทกึ ขอ้ มูล

1. เปดิ ไฟล์แนบ เพอื่ ตรวจสอบความถกู ตอ้ งของเอกสารและลายเซ็น
2. เอกสารถูกต้อง คลิก อนมุ ติ
3. บันทึกขอ้ มลู

ถ้าต้องการทราบข้ันตอนการอนมุ ัติ คลิกไอคอน

แสดงขอ้ มูลการอนมุ ตั ิเอกสาร

ระบบเสนอแฟ้มเอกสาร (เขา้ ระบบดว้ ย คณบดี เอกสารท่ยี งั ไมผ่ า่ นการลงนาม)

1. ระบบแจ้งเตอื นเอกสารเข้า คลิกไอคอน
2. คลิกเปิดไฟล์แนบ เพอื่ download เอกสาร

- เปดิ ไฟลเ์ อกสาร PDF ดว้ ยโปรแกรม Acrobat
- ลงนามเอกสาร
- บนั ทึก
3. คลกิ อนุมตั ิ
4. เลอื กไฟล์ ท่ีลงนามแลว้
5. บันทกึ ข้อมูล

ระบบเสนอแฟ้มเอกสาร (เขา้ ระบบดว้ ย admin)
1. ระบบแจง้ เตือนเอกสารเข้า คลิกไอคอน
2. คลกิ เปดิ ไฟลแ์ นบ เพ่ือ download เอกสาร
3. บนั ทึกข้อมูล

คลกิ ไฟล์แนบ เพ่อื download นำไปเผยแพรผ่ า่ น e-mail หรอื line

Admin สามารถตรวจสอบเอกสารได้ตลอด 24 ชม.

ภาคผนวก

 ประทับตราด้วยเปดิ โปรแกรม Adobe Acrobat XI Pro >
1. เปดิ ไฟลเ์ อกสารทต่ี ้องการประทับตรา

2. ไปทเี่ มนู comment > add stemp > custem stemp > create custem stemp >

3. ไปที่เมนู Brown > คน้ หาไฟล์ > ok

4. เลอื กที่เก็บ Dynamic > ตงั้ ชอ่ื ตราประทับ > ok >

5. ไปท่เี มนู comment > add stemp > Dynamic > ตราประทบั ที่ตอ้ งการ > วาง

6. ประทบั ตราลงในเอกสาร PDF เรยี บร้อย > บนั ทกึ



 ประทบั ตราดว้ ยโปรแกรม Icecream PDF Wditor 2.20 > Insert > Stamp >
1. เปดิ ไฟลท์ ต่ี อ้ งการประทับตรา

2. Insert > Stamp > Custom > Add new Stamp >

3. IMPORT IMAGE > ไฟล์ภาพเป็นไฟลน์ ามสกลุ PNG
4. วางตราประทับในตำแหนง่ ทต่ี อ้ งการ