Anugerah Kecemerlangan Dan Inovasi Pengurusan Aset Alih Dan Stor Utama

AKADEMI KASTAM DIRAJA MALAYSIA CAWANGAN SABAH
2.4.4 TINDAKAN SELEPAS PEMERIKSAAN ASET

Setelah pemeriksaan dijalankan, pegawai pemeriksa akan melengkapkan
proses pemeriksaan di dalam Sistem SPPA dan mencetak laporan dan
menandatangani untuk direkodkan di dalam fail. Bagi aset-aset yang memerlukan
tindakan selanjutnya seperti aset yang hilang, rosak, atau tidak dijumpai akan
dilaporkan kepada Pegawai Aset untuk tindakan selanjutnya.

50

AKADEMI KASTAM DIRAJA MALAYSIA CAWANGAN SABAH

2.4.5 PERANCANGAN PEMERIKSAAN ASET TAHUN 2021

Pemeriksaan aset merupakan aktiviti yang dirancang di dalam setiap mesyuarat suku
tahun. Justeru itu, pemeriksaan akan dilakukan dalam setiap suku tahun oleh dua (2) orang
Pegawai Pemeriksa yang dilantik oleh Pegawai Pengawal. Menepati tatacara pemeriksaan,
pemeriksaan akan dilakukan ke atas fizikal, rekod dan penempatan. Carta Gantt dibawah
merupakan kaedah kawalan dari segi perancangan yang diaplikasikan.

Gambar 24: Carta Gantt Perancangan Pemeriksaan, Penyelenggaraan dan
Pelupusan Aset Alih 2021

51

AKADEMI KASTAM DIRAJA MALAYSIA CAWANGAN SABAH

2.5 AM 2.5 – PENYELENGGARAN
2.5.1 PENGURUSAN PENYELENGGARAAN ASET ALIH

Penyelenggaraan aset merupakan aktiviti yang dirancang di dalam setiap mesyuarat
suku tahun. Penyelenggaraan Pencegahan terutamanya akan dilakukan dalam setiap suku
tahun seperti yang dirancang dan dijadualkan di dalam Carta Gantt di bawah. Tujuan
Penyelenggaran Pencegahan adalah untuk memastikan agar aset tersebut sentiasa dapat
berfungsi dengan optimum dan memanjangkan jangka hayatnya. Manakala
Penyelenggaraan Pembaikan akan dilaksanakan apabila berlaku kerosakan yang tidak
diduga dan mendapat kelulusan untuk dibaiki. Carta Gantt dibawah merupakan kaedah
kawalan dari segi pengurusan dan perancangan yang diaplikasikan.

Gambar 24: Carta Gantt Perancangan Pemeriksaan, Penyelenggaraan dan
Pelupusan Aset Alih 2021

52

AKADEMI KASTAM DIRAJA MALAYSIA CAWANGAN SABAH
2.5.2 BORANG ADUAN KEROSAKAN ASET ALIH

Gambar 25: Borang Aduan Kerosakan Aset Alih

53

AKADEMI KASTAM DIRAJA MALAYSIA CAWANGAN SABAH
2.5.3 MEREKODKAN PENYELENGGARAAN

Gambar 26: Merekodkan Penyelenggaraan

2.5.4 PERANCANGAN PENYELENGGARAAN ASET ALIH TAHUN 2021
Perancangan Penyelenggaraan aset merupakan aktiviti yang dirancang di dalam
setiap mesyuarat suku tahun. Penyelenggaraan Pencegahan terutamanya akan dilakukan
dalam setiap suku tahun seperti yang dirancang dan dijadualkan di dalam Carta Gantt di
Gambar 24 dihalaman 52. Manakala Penyelenggaraan Pembaikan akan segera
dilaksanakan sekiranya perlu.

54

AKADEMI KASTAM DIRAJA MALAYSIA CAWANGAN SABAH

2.5.5 Pelaksanaan Penggunaan Sistem ezKenderaan

2.5.5.1 Pengemaskinian maklumat kenderaan PTJ

Sebanyak lima (5) unit kenderaan jabatan di AKMAL Cawangan Sabah
telah didaftarkan di dalam Sistem ezKenderaan.

2.5.5.2 Permohonan Penyelenggaraan
2.5.5.3 Kelulusan permohonan penyelenggaraan
2.5.5.4 Kelulusan peruntukan Kewangan
2.5.5.5 Kelulusan perolehan
2.5.5.6 Pengemaskinian maklumat penyelenggaraan

Penggunaan sistem ezKenderaan belum diaplikasikan sepenuhnya diperingkat
AKMAL Cawangan Sabah memandangkan Pegawai Kenderaan belum menghadiri
sebarang kursus atau latihan berkaitan sistem tersebut dan memandangkan ianya
adalah sistem yang baharu.

55

AKADEMI KASTAM DIRAJA MALAYSIA CAWANGAN SABAH

2.6 AM 2.6 – PELUPUSAN

2.6.1 PERANCANGAN PELUPUSAN TAHUN 2020

Perancangan pelupusan bagi tahun 2020, AKMAL Cawangan Sabah menyasarkan
untuk melaksanakan pelupusan bagi aset-aset yang telah dikenalpasti sebagai rosak, lusuh
dan tidak lagi ekonomi untuk dibaiki. AKMAL Cawangan Sabah telah berjaya melupuskan
sejumlah 82 unit pelbagai jenis aset dengan nilai asal perolehan keseluruhan berjumlah
RM108,072.00 . Pelupusan aset telah dilaksanakan dengan mematuhi tatacara pelupusan
yang digariskan.

56

AKADEMI KASTAM DIRAJA MALAYSIA CAWANGAN SABAH

57

AKADEMI KASTAM DIRAJA MALAYSIA CAWANGAN SABAH

Gambar 27: Pelaksanaan Perancangan Pelupusan 2020

58

AKADEMI KASTAM DIRAJA MALAYSIA CAWANGAN SABAH
2.6.2 PERMOHONAN PELUPUSAN

Gambar 28: Surat Permohonan Pelupusan

59

AKADEMI KASTAM DIRAJA MALAYSIA CAWANGAN SABAH
2.6.3 PERAKUAN PELUPUSAN

Gambar 29: Perakuan Pelupusan (PEP) KEW.PA-19 (Perakuan oleh JKR)
60

AKADEMI KASTAM DIRAJA MALAYSIA CAWANGAN SABAH

Gambar 29: Perakuan Pelupusan (PEP) KEW.PA-19 (Perakuan oleh JKR)
61

AKADEMI KASTAM DIRAJA MALAYSIA CAWANGAN SABAH

2.6.4 LANTIKAN LEMBAGA PEMERIKSA PELUPUSAN

Gambar 30: Lantikan Lembaga Pemeriksa Pelupusan (Sah sehingga 31 Disember 2020)
62

AKADEMI KASTAM DIRAJA MALAYSIA CAWANGAN SABAH

2.6.5 LAPORAN LEMBAGA PEMERIKSA PELUPUSAN

63

AKADEMI KASTAM DIRAJA MALAYSIA CAWANGAN SABAH

Gambar 31: Laporan Lembaga Pemeriksa Pelupusan KEW.PA-21
64

AKADEMI KASTAM DIRAJA MALAYSIA CAWANGAN SABAH

Gambar: Sijil Penyaksian Pelupusan KEW.PA-22 (Muat turun daripada SPPA3.0)
65

AKADEMI KASTAM DIRAJA MALAYSIA CAWANGAN SABAH

Gambar: Sijil Penyaksian Pelupusan KEW.PA-22 (Manual)
66

AKADEMI KASTAM DIRAJA MALAYSIA CAWANGAN SABAH
2.6.6 KUASA MELULUS PELUPUSAN

Gambar 32: Kuasa Melulus Pelupusan

67

AKADEMI KASTAM DIRAJA MALAYSIA CAWANGAN SABAH

2.6.7 TINDAKAN SEMASA DAN SELEPAS PELUPUSAN TERMASUK
MEMASTIKAN ASET YANG DILUPUSKAN DIKELUARKAN DARIPADA
SISTEM

Gambar 33: Tindakan Semasa Dan Selepas Pelupusan

68

AKADEMI KASTAM DIRAJA MALAYSIA CAWANGAN SABAH

Gambar 33: Tindakan Semasa Dan Selepas Pelupusan

69

AKADEMI KASTAM DIRAJA MALAYSIA CAWANGAN SABAH

Gambar 33: Tindakan Semasa Dan Selepas Pelupusan

70

AKADEMI KASTAM DIRAJA MALAYSIA CAWANGAN SABAH

Gambar 33: Tindakan Semasa Dan Selepas Pelupusan

71

AKADEMI KASTAM DIRAJA MALAYSIA CAWANGAN SABAH

72

AKADEMI KASTAM DIRAJA MALAYSIA CAWANGAN SABAH

Gambar 33: Tindakan Semasa Dan Selepas Pelupusan

Gambar 33: Tindakan Semasa Dan Selepas Pelupusan
73

AKADEMI KASTAM DIRAJA MALAYSIA CAWANGAN SABAH

Gambar 33: Tindakan Semasa Dan Selepas Pelupusan
74

AKADEMI KASTAM DIRAJA MALAYSIA CAWANGAN SABAH

2.6.8 PERANCANGAN PELUPUSAN 2021

Pelupusan aset merupakan aktiviti yang dipantau keperluannya di dalam setiap
mesyuarat suku tahun. Hasil daripada pemeriksaan aset yang telah dilakukan, sekiranya
terdapat aset-aset yang telah rosak dan tidak dapat dibaiki, maka tindakan pelupusan akan
dimulakan pada bulan yang berikutnya selepas pemeriksaan pada bulan tersebut selesai
seperti yang dapat dilihat di dalam Gantt dibawah.

Gambar 24: Carta Gantt Perancangan Pemeriksaan, Penyelenggaraan dan
Pelupusan Aset Alih 2021

75

AKADEMI KASTAM DIRAJA MALAYSIA CAWANGAN SABAH

BAB TIGA: PENGURUSAN STOR KERAJAAN

76

AKADEMI KASTAM DIRAJA MALAYSIA CAWANGAN SABAH

3.1 PELANTIKAN PEGAWAI-PEGAWAI KHUSUS MENJALANKAN TUGAS
PENGURUSAN STOR UTAMA DAN STOR UNIT

Pegawai-pegawai berikut telah dilantik oleh pihak pengurusan AKMAL Cawangan
Sabah bagi pengurusan stor.

Bil Perkara Nama Pegawai

1  Pegawai Stor 1. Pn. Teo Mei Cheng
 Pegawai Pentadbir Stor (Pembantu Tadbir N22, AKMAL Cawangan
 Pegawai Pembungkusan dan Sabah)
Penghantaran, Simpanan,
Kawalan Stok dan Penerima Tahun 2020
1. Tuan Rosdi Bin Muda
2 Pegawai Pemeriksa & Verifikasi
Stor (PKPK II WK48, AKMAL Cawangan Sabah)
2. Puan Efah Yuliana Binti Alwi

(Pik WK19, AKMAL Cawangan Sabah)

3 Pegawai Penerima Tahun 2021
1. Puan Safiah Binti Anis

(PPK WK44,AKMAL Cawangan Sabah)
2. Encik Haezzel Bisa

(Pik WK19, AKMAL Cawangan Sabah)
1. Encik Haezzel Bisa

(PiKK WK22, AKMAL Cawangan Sabah)
2. Encik Abdul Razak Bin Rayah

(Pik WK19, AKMAL Cawangan Sabah)

4. Pegawai Pelulus 1. Tuan Saiful Bahari Bin Jatlee
(PaK WK41,AKMAL Cawangan Sabah)

Jadual 12: Pelantikan Pegawai-Pegawai Khusus Menjalankan Tugas Pengurusan
Stor Utama Dan Stor Unit

77

AKADEMI KASTAM DIRAJA MALAYSIA CAWANGAN SABAH

3.2 PERANCANGAN BEKALAN TAHUNAN AKSESORI PAKAIAN SERAGAM

Gambar 24(a): Carta Gantt Perancangan Perancangan Bekalan Tahunan Aksesori
Pakaian Seragam 2021

78

AKADEMI KASTAM DIRAJA MALAYSIA CAWANGAN SABAH

3.3 AM 6.2 PENERIMAAN
3.3.1 PELANTIKAN PEGAWAI PENERIMA STOK

Gambar 35: Pelantikan Pegawai Penerima Stok

79

AKADEMI KASTAM DIRAJA MALAYSIA CAWANGAN SABAH

3.3.2 PENGURUSAN DOKUMEN PEROLEHAN DAN TERIMAAN (PESANAN
TEMPATAN, INBOIS, PESANAN PENGHANTARAN DSB)

Pegawai Penerima barang dilantik secara bertulis untuk menerima dan
mengesahkan aset yang diperolehi. Jika terdapat kerosakan atau perselisihan kuantiti,
Borang Penolakan Barang-Barang (BPB) KEW.PS-2 akan disediakan. Borang ini
haruslah disahkan dan ditandatangani oleh Ketua Jabatan. Borang tersebut perlu
dihantar kepada agen penghantaran atau syarikat pembekal dengan serta merta.

Proses pembelian ataupun perolehan stok di AKMAL Cawangan Sabah akan
dibuat oleh Urusetia Stor iaitu Pn. Teo Mei Cheng. Pembelian atau perolehan stok akan
dibuat apabila sesuatu stok berada pada paras minimum.
Proses perolehan stok:-

i. Urusetia Stor mengemukakan borang 284 dan sebutharga kepada Unit Kewangan
ii. Unit Kewangan menyemak peruntukan
iii. Jika Peruntukan mencukupi, mohon kelulusan daripada pelulus
iv. Setelah diluluskan, keluarkan Pesanan Kerajaan
v. Pembekal hantar barang pesanan berserta Nota Penghantaran dan Inbois
vi. Pembayaran

Pegawai Penerima Stor hendaklah memastikan barang yang diterima
hendaklah dalam keadaan yang baik dan memenuhi spesifikasi permintaan.

80

AKADEMI KASTAM DIRAJA MALAYSIA CAWANGAN SABAH

3.3.3 PENGGUNAAN BORANG TERIMAAN BARANG-BARANG KEW.PS-1

Gambar 36: Borang KEW.PS 1

81

AKADEMI KASTAM DIRAJA MALAYSIA CAWANGAN SABAH

3.4 AM 6.3 – MEREKOD STOK
Setelah pembayaran dibuat , stok yang diterima akan direkodkan ke Kad

Kawalan Stok KEW.PS-3 dan KEW.PS-4. AKMAL Cawangan Sabah sentiasa
memastikan tatacara pengurusan stor adalah berdasarkan pekeliling yang sedang
berkuatkuasa serta ditadbir melalui Sistem Pengurusan Stor SPS. AKMAL
Cawangan Sabah merekodkan Kadar Pusingan Stok iaitu 13.632 pada tahun 2020.
Stor utama AKMAL Cawangan Sabah pada tahun semasa iaitu Suku Tahun Kedua
2021 memiliki 610 bilangan stok yang terdiri daripada “semua kategori” stok yang
utama (BEKALAN PEJABAT dan BEKALAN JAHITAN) temasuklah alat tulis pejabat
, dokumen rasmi kerajaan, buku-buku rasmi , barang komputer (ink dan toner) serta
lain-lain lagi. Kadar Pusingan Stok bagi tahun 2021 untuk setakat Suku Tahun Kedua
ini ialah 1.652 untuk “Semua Kategori” yang dijana daripada Sistem Sistem
Pengurusan Stor (SPS).

Gambar 37: Kadar Pusingan Stok KEW.PS-14 dalam SPS

82

AKADEMI KASTAM DIRAJA MALAYSIA CAWANGAN SABAH

3.4.1 PENDAFTARAN STOK DILAKUKAN DALAM TEMPOH 14 HARI DARI
TARIKH PENGESAHAN PENERIMAAN

Gambar: Pesanan Kerajaan bagi pembelian stok
83

AKADEMI KASTAM DIRAJA MALAYSIA CAWANGAN SABAH

Gambar: Pendaftaran stok dalam tempoh 14 hari.
84

AKADEMI KASTAM DIRAJA MALAYSIA CAWANGAN SABAH

3.4.1 STOK DIREKOD DENGAN LENGKAP DALAM SISTEM

Gambar 38: KEW.PS-3

85

AKADEMI KASTAM DIRAJA MALAYSIA CAWANGAN SABAH

Gambar 39: KEW.PS-4

86

AKADEMI KASTAM DIRAJA MALAYSIA CAWANGAN SABAH

3.5 AM 6.4 – PENYIMPANAN
3.5.1 SUSUN ATUR, LOKASI DAN LETAKAN STOK
Lokasi Stor Utama AKMAL Sabah adalah di aras atas Pejabat Pentadbiran Am.
Stok-stok di Stor Utama adalah disusun mengikut Syeksen berikut ;
A - Buku Dan Dokumen Rasmi Kerajaan
B - Alatulis Pejabat
C - Fail Dan Bekalan Am Pejabat
D - Aksesori Pakaian Seragam

Gambar 41: Susun atur Lokasi Stok

87

AKADEMI KASTAM DIRAJA MALAYSIA CAWANGAN SABAH

Gambar 41: Susun atur Lokasi Stok

88

AKADEMI KASTAM DIRAJA MALAYSIA CAWANGAN SABAH

3.5.2 PENGGUNAAN SISTEM MASUK DAHULU KELUAR DAHULU (MDKD)

Stor Utama AKMAL Cawangan Sabah sentiasa menguna pakai Sistem Masuk
Dahulu Keluar Dahulu . Sistem ini amat membantu kerana tiada stok yang akan
disimpan terlalu lama di dalam stor utama AKMAL Cawangan Sabah.

Gambar 42: Sistem MDKD
89

AKADEMI KASTAM DIRAJA MALAYSIA CAWANGAN SABAH

3.6 AM 6.5 – PENGELUARAN

Berikut adalah rekod Pengeluaran dan Penerimaan Tahunan bagi Tahun 2020
sehingga 2021.

Gambar 43: Rekod Pengeluaran Dan Penerimaan Stok Tahun 2020

Gambar 44: Rekod Pengeluaran Dan Penerimaan Stok Tahun 2021
90

AKADEMI KASTAM DIRAJA MALAYSIA CAWANGAN SABAH

3.6.1 PELANTIKAN PEGAWAI PELULUS

Pengurusan Stor Utama AKMAL Cawangan Sabah adalah di bawah
tanggungjawab Unit Aset dan Stor Akmal Cawangan Sabah. Segala urusan
kelulusan pengeluaran dan penyimpanan stok diluluskan oleh Pegawai Aset dan
Stor AKMAL Cawangan Sabah.

3. SAIFUL BAHARI ASET DAN STOR - Pegawai Pelulus
BIN JATLEE - Pegawai Terimaan
Jawatan: - Pegawai Stor
PENGUASA
KASTAM

Jadual 13 - Pelantikan Pegawai Pelulus

91

AKADEMI KASTAM DIRAJA MALAYSIA CAWANGAN SABAH

3.6.2 PENGURUSAN DOKUMEN PENGELUARAN STOK

Gambar 45: Pengurusan Borang KEW.PS-8

92

AKADEMI KASTAM DIRAJA MALAYSIA CAWANGAN SABAH

Gambar 46: Pengurusan Borang KEW.PS-7
93

AKADEMI KASTAM DIRAJA MALAYSIA CAWANGAN SABAH
3.7 AM 6.6 – PEMERIKSAAN

3.7.1 PENGIRAAN STOK

NAMA KATEGORI TARIKH PEGAWAI JUMLAH TARIKH PEGAWAI JUMLAH
STOR STOR PEMERIKSAAN PEMERIKS KAD STOK VERIFIKASI PEMVERIFIKASI KAD
STOK
STOR Stor - A
UTAMA Utama
AKMAL 1. SAFIAH BINTI
CAWAN
- 494 17/11/ ANIS 494
GAN 2020 2. HAEZZEL BISA
SABAH

Jadual 14 – Pengiraan Stok

94

AKADEMI KASTAM DIRAJA MALAYSIA CAWANGAN SABAH

3.7.2 LANTIKAN PEGAWAI PEMVERIFIKASI STOR

Gambar 48: Lantikan Pegawai Pemverifikasi Stor

95

AKADEMI KASTAM DIRAJA MALAYSIA CAWANGAN SABAH
3.7.3 LAPORAN VERIFIKASI STOR

Gambar 48: KEW.PS -13 Laporan Verifikasi Stor Tahun 2020

Gambar 49: KEW.PS -12 Sijil Verifikasi Stor Tahun 2020
96

AKADEMI KASTAM DIRAJA MALAYSIA CAWANGAN SABAH

Gambar 49: KEW.PS -13 Sijil Verifikasi Stor Tahun 2020
97

AKADEMI KASTAM DIRAJA MALAYSIA CAWANGAN SABAH
3.7.4 TINDAKAN SELEPAS VERIFIKASI STOR

Gambar 49: Menghantar laporan verifikasi stor ke Ibu Pejabat JKDM
98

AKADEMI KASTAM DIRAJA MALAYSIA CAWANGAN SABAH
3.8 AM 6.7 – KESELAMATAN DAN KEBERSIHAN

Gambar 50: Keselamatan Dan Kebersihan
Sebagai langkah-langkah keselamatan stor, satu ketetapan telah dibuat
berhubung waktu berurusan stor utama serta kaedah berurusan, telah dibuat oleh
pihak pengurusan. Stor juga dikunci sepanjang masa jika tidak beroperasi. Bilik Stor
juga ditetapkan mempunyai pemilik/pemantau.

99