Anugerah Kecemerlangan Dan Inovasi Pengurusan Aset Alih Dan Stor Utama

AKADEMI KASTAM DIRAJA MALAYSIA CAWANGAN SABAH

3.8.1 KAWALAN KESELAMATAN
3.8.1.1 Pengurusan Kunci

3.8.1.2 Sistem Keselamatan (CCTV, Sistem Penggera)
TIADA DIAPLIKASIKAN

100

AKADEMI KASTAM DIRAJA MALAYSIA CAWANGAN SABAH
3.8.1.3 Tanda-tanda Keselamatan

3.8.1.3 Pintu Jeriji Besi

101

AKADEMI KASTAM DIRAJA MALAYSIA CAWANGAN SABAH

Gambar 51: Pintu Stor Utama Akmal Cawangan Sabah
102

AKADEMI KASTAM DIRAJA MALAYSIA CAWANGAN SABAH

3.8.2 KAWALAN KEBAKARAN
3.8.2.1 Alat Pemadam Api

Gambar 52: Alat Pemadam Api yang diletakkan di Stor Utama AKMAL Cawangan Sabah
3.8.2.2 Sistem Penggera Kebakaran
TIADA DIAPLIKASIKAN
3.8.2.3 Mempamerkan tanda-tanda amaran
TIADA DIAPLIKASIKAN

103

AKADEMI KASTAM DIRAJA MALAYSIA CAWANGAN SABAH

3.8.2.4 Pelan lantai Stor Utama berserta arah keluar masuk

104

AKADEMI KASTAM DIRAJA MALAYSIA CAWANGAN SABAH

3.8.3 KEBERSIHAN

Seiring dengan amalan EKSA yang telah diamalkan semenjak mula
diperkenalkan, AKMAL Cawangan Sabah sememangnya menekankan kebersihan di
semua kawasan termasuklah Stor Utama AKMAL Cawangan Sabah.

Gambar 53: Suasana dan persekitaran yang bersih di dalam Stor Utama AKMAL
Cawangan Sabah

105

AKADEMI KASTAM DIRAJA MALAYSIA CAWANGAN SABAH
3.8.3.1 Jadual pembersihan

106

AKADEMI KASTAM DIRAJA MALAYSIA CAWANGAN SABAH

3.8.3.2 Jadual kawalan makhluk perosak (pest control)

107

AKADEMI KASTAM DIRAJA MALAYSIA CAWANGAN SABAH

3.8 AM 6.8 – PELUPUSAN

3.8.1 PELAKSANAAN PELUPUSAN STOK

Bagi tempoh Januari 2020 sehingga Jun 2021, AKMAL Cawangan Sabah tiada
melakukan sebarang aktiviti pelupusan stok. Pusingan Stok ataupun barangan stor di
Stor Utama AKMAL Cawangan Sabah berjalan dengan baik dan mencapai kadar
pusingan yang disasarkan.

Gambar 54: Borang Pelupusan Stok (KEW.PS-20)
108

AKADEMI KASTAM DIRAJA MALAYSIA CAWANGAN SABAH

Gambar 55: Format Laporan Pelupusan Stok bagi tempoh tahunan (KEW.PS-31)

Gambar 56: Sistem SPS (Daftar Pelupusan Stok)

109

AKADEMI KASTAM DIRAJA MALAYSIA CAWANGAN SABAH

BAB EMPAT: INOVASI PENGURUSAN ASET ALIH /
STOR KERAJAAN

110

AKADEMI KASTAM DIRAJA MALAYSIA CAWANGAN SABAH

4.1 Inovasi Pengurusan Aset Alih / Stor Kerajaan

4.1.1 Permasalahan yang dihadapi dalam menguruskan Aset Alih/ Stor Kerajaan.

Penilaian dan tinjauan kendiri berkaitan masalah yang dihadapi di AKMAL Cawangan
Sabah dalam menguruskan Aset Alih dan Stor Kerajaan telah dapat mengumpul beberapa
data seperti berikut:

i. Kaedah pemantauan rekod penggunaan aset di Bilik Latihan Gym yang
mudah dan cepat.

ii. Masalah ruang yang terhad dalam Stor Utama AKMAL Cawangan
Sabah.

iii. Masalah tempat penyimpanan aset-aset rosak yang tidak dapat dibaiki
dan perlu dilupuskan dan kaedah pemantauannya.

Walaubagaimanapun, hanya kaedah pemantau rekod penggunaan aset di Bilik
Latihan Gym sahaja yang dapat dilaksanakan buat masa ini memandangkan Pengurusan
AKMAL Cawangan Sabah begitu terkesan dengan pandemic Covid-19 yang melanda negara
dan pelaksanan PKP, PKPD, PKPB yang bermula pada 18 Mac 2020 disamping peranan
sebagai salah satu Pusat Kuarantin di Sabah bagi PUS / PUI Covid-19.

4.1.2 Cadangan penyelesaian terhadap permasalahan yang dihadapi
i. Kaedah pemantauan rekod penggunaan asset di Bilik Latihan Gym yang mudah

dan cepat.
Pengurusan AKMAL Cawangan Sabah menyedari bahawa peranan sebagai pusat
latihan bagi pegawai-pegawai jabatan tidak terhad kepada memberikan pengetahuan dan
kemahiran dalam bidang-bidang berkaitan tugas seharian sahaja. Malah, AKMAL Cawangan

111

AKADEMI KASTAM DIRAJA MALAYSIA CAWANGAN SABAH

Sabah komited untuk menyediakan kemudahan dan infrastruktur yang mengalakkan peserta-
peserta kursus yang hadir ke AKMAL Cawangan Sabah dan juga warga kerja AKMAL
Cawangan Sabah sendiri untuk mengamalkan budaya beriadah dan bersenam. Justeru
itulah, pihak AKMAL Cawangan Sabah telah menyediakan pelbagai alat-alat senaman yang
boleh digunakan untuk tujuan tersebut. Malah dengan dengan kecanggihan teknologi
komunikasi dan internet terutamanya telah memudahkan Pegawai Aset untuk memantau dan
menjaga aset-aset tersebut dengan kaedah mengimbas barkod dan memasukkan maklumat-
maklumat ringkas dan mudah. Inovasi imbasan barkod bagi penggunaan aset-aset jabatan
ini, diharapkan akan dapat memberikan keselesaan kepada peserta kursus dan warga kerja
di AKMAL Cawangan Sabah untuk rajin beriadah dan bersenam.

Gambar 34: Imbas Barkod Menggunakan Telefon Pintar

112

AKADEMI KASTAM DIRAJA MALAYSIA CAWANGAN SABAH

4.1.3 Tempoh pelaksanaan terhadap Inovasi yang telah dibangunkan

Tempoh pelaksanaan bagi kaedah pemantau rekod penggunaan aset di Bilik
Latihan Gym telah bermula pada September 2020 sehingga kini.

4.1.4 Tahap pelaksanaan terhadap Inovasi yang telah dibangunkan

Tahap pelaksaan bagi keadah pemantau rekod penggunaan aset di Bilik
Latihan Gym didapati telah digunakan dan rekod-rekod telah disimpan secara
automatic di dalam Google Drive [email protected] .

4.1.5 Tahap keberkesanan kepada pengurusan permasalahan (cth: penjimatan
masa, tenaga, kos, dan lain-lain)

Menjimatkan masa, tenaga dan kos yang mana sangat mudah untuk
dilaksanakan dengan hanya menggunakan telefon pintar, para peserta kursus telah
dapat merekodkan penggunaan aset tersebut dan pihak Pengurusan aset dapat
memantau rekod-rekod tersebut mudah dan cepat.

4.1.6 Impak Inovasi kepada Jabatan (cth: boleh dilaksanakan di Negeri/PTJ lain,
meningkatkan terhadap pekeliling, dan lain-lain)
Kemudahan peralatan sukan gym ini adalah sangat bermanfaat kepada

kesihatan tubuh badan warga kerja AKMAL Cawangan Sabah khususnya dan juga
semua warga JKDM amnya. Hal ini kerana tubuh badan yang sihat dan cergas

113

AKADEMI KASTAM DIRAJA MALAYSIA CAWANGAN SABAH

amatlah penting dalam pekerjaan seharian agar tugas-tugas yang dilaksanakan
berjalan dengan lancar, cepat dan berkualiti. Penyediaan kemudahan seumpama ini
perlulah dipantau secara efisyen agar ianya tidak disalahgunakan atau penggunaan
secara tidak berintegriti. Malah peralatan-peralatan sebegini adalah bernilai tinggi dan
perlu dipastikan ianya memberikan nilai pulangan yang signifikan kepada
perbelanjaan kewangan kerajaan.

Gambar: Rekod Penggunaan Peralatan Gym (Percubaan)
114

AKADEMI KASTAM DIRAJA MALAYSIA CAWANGAN SABAH

BAB LIMA: RUMUSAN / ULASAN LAPORAN

115

AKADEMI KASTAM DIRAJA MALAYSIA CAWANGAN SABAH

5.1 RUMUSAN / ULASAN LAPORAN

Fungsi Unit Pengurusan Aset AKMAL Cawangan Sabah ditubuhkan adalah untuk
merancang, memantau, mengawal dan menyelia Pengurusan Aset Alih Jabatan
berpandukan kepada kehendak pekeliling atau peraturan yang sedang dikuatkuasakan iaitu
1PP AM 1.1 Pengurusan Aset Kerajaan. Selain daripada itu, Unit Pengurusan Aset AKMAL
Cawangan Sabah perlu mengikuti tatacara MS ISO 9001:2015 iaitu Prosedur Sokongan
Penyelenggaraan dan Prosedur Perolehan – PK(S).AKMAL.05 dan PK(S).AKMAL.06. Unit
ini juga akan memastikan semua aset alih Jabatan diuruskan mengikut tatacara yang
ditetapkan, mengemukakan laporan berkala/tahunan berkaitan laporan Harta Modal dan Aset
Bernilai Rendah. Unit ini akan memeriksa Harta Modal dan Aset Bernilai Rendah, pelupusan
aset alih jabatan dan tindakan surcaj/tatatertib serta menguruskan perolehan, bekalan
pejabat dan harta modal AKMAL Cawangan Sabah. Akhir sekali, Unit ini akan memantau
dan mengenal pasti tempoh jangka hayat penggunaan aset.

Unit Pengurusan Aset AKMAL Cawangan Sabah diketuai oleh seorang Pegawai Aset
yang dilantik daripada Kumpulan Pengurusan dan Profesional dan dibantu oleh Pembantu
Tadbir N22. Pelanggan utama Unit Pengurusan Aset ialah peserta-peserta kursus dan
kakitangan AKMAL Cawangan Sabah. Setiap penerimaan aset akan didaftarkan oleh unit ini
secara elektronik iaitu melalui Sistem Pengurusan Aset (SPA) dalam masa dua minggu
selepas penerimaan dan dilabelkan mengikut kehendak pekeliling. Sebanyak 28 unit harta
modal dengan nilai RM126,580.00 dan 91 unit aset bernilai rendah dengan nilai
RM56,129.00 telah didaftarkan melalui sistem SPA bagi tempoh Januari 2020 sehingga
Jun 2021 di AKMAL Cawangan Sabah.

Pengurusan dan kawalan dokumen aset AKMAL Cawangan Sabah adalah amat
ditekankan. Perlantikan pegawai aset dan pegawai penerima aset adalah mengikut garis
panduan seperti yang ditetapkan. Bagi Pegawai Pemeriksa Harta Modal dan Pegawai
Pemeriksa Aset Hidup dan Lembaga Pemeriksa Pelupusan Aset Alih, lantikan adalah
daripada kalangan pegawai di AKMAL Cawangan Sabah. Setiap perlantikan adalah melalui
surat perlantikan selaras dengan peraturan yang ditetapkan.

Pengurusan dokumen pembelian dan perolehan AKMAL Cawangan Sabah adalah
mengikut proses kerja yang telah ditetapkan iaitu bermula dengan Borang 284, dihantar ke
Unit Kewangan dan seterusnya menghantar “Pesanan Kerja” kepada pembekal. Pembekal

116

AKADEMI KASTAM DIRAJA MALAYSIA CAWANGAN SABAH

akan menghantar barangan beserta dengan dokumen yang lengkap sebelum diperakukan
penerimaannya oleh pegawai penerima. Akhir sekali barulah dibuat pembayaran terhadap
pembelian tadi.

Semua Penyata Bulanan Aset Kerajaan, Laporan Aset dan Mesyuarat Jawatankuasa
Pengurusan Aset dihantar dan diadakan pada waktu yang ditetapkan. Penyata Bulanan Aset
Kerajaan dihantar sebelum atau pada 10hb setiap bulan dengan disalinkan kepada AKMAL
Melaka. Semua Laporan Suku Tahun Pertama dan Laporan Suku Tahun Kedua dihantar
mengikut tempoh yang ditetapkan. AKMAL Cawangan Sabah telah mengadakan Mesyuarat
Jawatankuasa Pengurusan Aset pada bulan Januari, April dan Julai 2021 iaitu setiap tiga
bulan sekali. Mesyuarat Suku Tahun ke-3 dijangka pada Oktober 2021.

AKMAL Cawangan Sabah juga mematuhi tatacara pengurusan aset seperti yang
ditetapkan oleh pekeliling. Semua aset kerajaan dibawa keluar pejabat akan dicatat dalam
KEW.PA-9 serta memerlukan kelulusan ketua jabatan. Aset-aset yang ada di AKMAL
Cawangan Sabah disimpan di tempat yang selamat dan didaftarkan didalam KEW.PA-7.

Pemeriksaan aset akan dilakukan setiap suku tahun oleh dua orang pegawai
pemeriksa yang telah dilantik oleh Pegawai Pengawal. Pemeriksaan secara fizikal, rekod dan
penempatan akan dilaporkan kepada Ketua Jabatan sebelum dikemukakan kepada Pegawai
Pengawal. Penyelenggaraan aset di AKMAL Cawangan Sabah dilakukan mengikut jadual
yang ditetapkan melainkan jika keperluan yang segera. Pelupusan Aset dibuat oleh Lembaga
Pemeriksa yang dilantik oleh Pengawal dengan menggunakan borang KEW.PA-20. Aset-
aset yang dilupuskan oleh AKMAL Cawangan Sabah adalah mengikut tatacara yang
ditetapkan dan pemusnahan aset yang memerlukan pemusnah khas seperti penghawa
dingin dan komputer akan dihantar ke syarikat yang didaftarkan.

Tiada amaun bayaran balik dan surcaj yang dikenakan terhadap anggota AKMAL
Cawangan Sabah. Sebarang aduan akan dibincangkan dalam Mesyuarat Jawatankuasa
Pengurusan Aset dan diselesaikan mengikut pekeliling yang sedia ada.

Manakala, Unit Pengurusan Stor AKMAL Cawangan Sabah ditubuhkan adalah untuk
merancang, memantau, mengawal dan menyelia Pengurusan Stor Jabatan. AKMAL
Cawangan Sabah hanya mempunyai satu Stor Utama.

117

AKADEMI KASTAM DIRAJA MALAYSIA CAWANGAN SABAH

Unit Pengurusan Stor AKMAL Cawangan Sabah terdiri daripada seorang Pembantu
Tadbir N22. Pelanggan utama Unit Pengurusan Stor ialah kakitangan AKMAL Cawangan
Sabah. Setiap penerimaan Stor akan didaftarkan oleh unit ini secara elektronik iaitu melalui
Sistem Pengurusan Stor (SPS). Permohonan barang dari stor mestilah menggunakan
Sistem Pengurusan Stor (SPS).

Pengurusan dokumen pembelian dan perolehan AKMAL Cawangan Sabah mengikut
proses kerja yang telah ditetapkan iaitu bermula dengan Borang 284, dihantar ke Unit
Kewangan dan seterusnya menghantar “Pesanan Kerja” kepada pembekal. Pembekal akan
menghantar barangan beserta dengan dokumen yang lengkap sebelum diperakukan
penerimaannya oleh pegawai penerima. Akhir sekali barulah dibuat pembayaran terhadap
pembelian tadi.

Barang-barang yang diterima hendaklah dalam keadaan yang baik dan memenuhi
spesifikasi yang ditetapkan. Barang atau stok yang diterima hendaklah didaftarkan
direkodkan dalam kad Kawalan Stok dan juga Kad Petak. Barang atau stok haruslah
disimpan dengan kemas dan teratur pada tempat yang sesuai.

118

AKADEMI KASTAM DIRAJA MALAYSIA CAWANGAN SABAH

BAB ENAM: PENUTUP

119

AKADEMI KASTAM DIRAJA MALAYSIA CAWANGAN SABAH

6.1 PENUTUP

AKMAL Cawangan Sabah telah mengikuti segala garis panduan seperti kehendak
pekeliling atau peraturan yang sedang dikuatkuasakan iaitu 1PP AM 1.1 Pengurusan Aset
Kerajaan. Selain daripada itu, AKMAL Cawangan Sabah perlu mematuhi prosedur yang
ditetapkan oleh MS ISO 9001:2015 iaitu Prosedur Sokongan Penyelenggaraan dan
Prosedur Perolehan – PK(S).AKMAL.05 dan PK(S).AKMAL.06. AKMAL Cawangan Sabah
telah berjaya mentadbir serta menguruskan aset alih kerajaan dengan baik dan mengikut
garis panduan yang telah ditetapkan.

120