Anugerah Kecemerlangan Dan Inovasi Mengoptimumkan Sumber

ANUGERAH INOVASI MENGOPTIMUMKAN SUMBER TAHUN 2021
AKADEMI KASTAM DIRAJA MALAYSIA (AKMAL)

i

ANUGERAH INOVASI MENGOPTIMUMKAN SUMBER TAHUN 2021
AKADEMI KASTAM DIRAJA MALAYSIA (AKMAL)

ii

ANUGERAH INOVASI MENGOPTIMUMKAN SUMBER TAHUN 2021
AKADEMI KASTAM DIRAJA MALAYSIA (AKMAL)

KANDUNGAN

BIL PERKARA MUKA SURAT
Kata-kata Aluan Pengarah AKMAL i
Ringkasan Eksekutif ii
Kandungan iii
Senarai Gambar Rajah
1: Carta Organisasi AKMAL MUKA SURAT
2: Surat Lantikan Jawatankuasa 4
3: Carta Pasukan Kerja 5
4: Carta Perbatuan AIMS 2021 7
5: Aspek Penilaian AIMS 2021 8
6: Fasa Pembangunan Sistem AKMAL2u 9
7: Fasa Pembangunan Sistem AKMAL2u 11
8: Pengguna Sistem AKMAL2u 12
9: Kelebihan Sistem AKMAL2u Kepada Warga 13
10: Modul / Fungsi Sistem AKMAL2u JKDM 13
11: Senarai Pengguna AKMAL2u 14
12: Paparan AKMAL2u 14
16

iii

ANUGERAH INOVASI MENGOPTIMUMKAN SUMBER TAHUN 2021
AKADEMI KASTAM DIRAJA MALAYSIA (AKMAL)

13: Paparan Dalaman AKMAL2u 17
14: Paparan GBAM 19
15: Contoh Buku Program Dalam GBAM 20
16: Penjimatan Bahan Asas dan Kos Mencetak 23
17: Penjimatan Bahan Asas dan Kos Mencetak 23
18: Paparan e-fasiliti,e-pergerakan,Direktori MS ISO,e-share 24
19: Paparan AMS 26
20: Paparan Dalaman AMS 28
21: Senarai Urusetia Fasiliti AKMAL 28
22: Aplikasi Online AKMAL 29
23: Mesyuarat Tadbir Urus 31
24: Webinar AKMAL 34
25: Webinar Others Government Agency (OGA) 39
26: Webinar Anjuran HQ dan Swasta 39
27: Contoh Kod QR 40
Senarai Jadual MUKA SURAT
1: Anggaran kos yang terlibat dalam proses permohonan kursus bagi
15
tahun 2020

iv

ANUGERAH INOVASI MENGOPTIMUMKAN SUMBER TAHUN 2021
AKADEMI KASTAM DIRAJA MALAYSIA (AKMAL)

2: Anggaran kos buku program bagi kursus-kursus AKMAL Melaka 21
tahun 2020 24

3: Perbandingan Sebelum dan Selepas Projek GBAM

4: Penempahan Fasiliti AKMAL 29

5: Perbezaan Secara Manual dan AMS 30

6: Perbandingan Jumlah Penjimatan Kos Mesyuarat Berkala 34

7: Tuntutan Perjalanan Bagi Mesyuarat Berkala 35

8: Kos Pelaksanaan Kursus 37

Senarai Lampiran MUKA SURAT
1: PB 3.3 Garis Panduan Langkah Optimumkan Perbelanjaan Kerajaan 1
2: Pelantikan Jawatankuasa AIMS Tahun 2021 5
3: Pelantikan Jawatankuasa Kecil AIMS Tahun 2021 5
4: Garis Panduan Anugerah Kecemerlangan dan Inovasi
9
Mengoptimumkan Sumber
5: Mohon Kursus Secara Online AKMAL2u 13
6: Panduan Pelaksanaan EKSA DIY JKDM 30
7: Mesyuarat Tadbir Urus di Tanjung Surat, Johor 34
8: Mesyuarat Tadbir Urus di AKMAL Cawangan Langkawi 34
9: Mesyuarat Tadbir Urus di AKMAL Cawangan Sarawak 34
10: Panduan Pelaksanaan Kursus Dalam Talian 37

v

ANUGERAH INOVASI MENGOPTIMUMKAN SUMBER TAHUN 2021
AKADEMI KASTAM DIRAJA MALAYSIA (AKMAL)

11: Contoh Senarai Kursus AKMAL 37

12: Prosedur Perancangan Latihan 37

13: Arahan Merekod Kehadiran Peserta Kursus Secara Imbasan Kod 42
Quick Response (QR) di AKMAL2u

LAPORAN ANUGERAH INOVASI MENGOPTIMUMKAN MUKA SURAT
1

SUMBER (AIMS) AKMAL TAHUN 2021

1.1 Pengenalan 1

1.2 Latar Belakang 2

1.3 Pendahuluan 3

1.4 Carta Organisasi AKMAL 4

1.5 Jawatankuasa / Pasukan Kerja 5

1.6 Pelan Tindakan 8

1.7 Aspek Penilaian 9

LAPORAN AKTIVITI / PROGRAM MENGIKUT KRITERIA YANG
2 MUKA SURAT

DITETAPKAN

2.1 Menaik Taraf Sistem Pengurusan Latihan AKMAL2u 10

2.2 GBAM 19

2.3 AKMAL Management System (AMS) 24

2.4 Mesyuarat Tadbir Urus 32

2.5 Pelaksanaan Kursus / Seminar Dalam Talian 35

3 INOVASI / IMPAK 41

vi

ANUGERAH INOVASI MENGOPTIMUMKAN SUMBER TAHUN 2021
AKADEMI KASTAM DIRAJA MALAYSIA (AKMAL)

4 RUMUSAN 43
5 PENUTUP 44
6 RUJUKAN 45

vii

ANUGERAH INOVASI MENGOPTIMUMKAN SUMBER TAHUN 2021
AKADEMI KASTAM DIRAJA MALAYSIA (AKMAL)

PENGENALAN

AKMAL adalah sebahagian daripada elemen penting dalam sejarah kerajaan British
di Malaya. Menurut Derek Mackay (2005) di dalam bukunya iaitu “Eastern Customs.
The Customs Service in British Malaya and The Opium Trade”, sejarah AKMAL
bermula dengan cetusan idea Encik Stuart Sim, seorang pegawai Kastam dan
Eksais di Malaya, menubuhkan Pusat Latihan untuk Pejabat Kastam di Malaya pada
tahun 1954. Idea tersebut telah dilaksanakan oleh Encik J.V. (Vincent) Lane yang
membangunkan Latihan Kastam Persekutuan di atas tapak tanah sepuluh ekar di
Jalan Penghulu Abas, Bukit Baru Melaka pada tahun 1956.

Akademi Kastam Diraja (AKMAL), sebagai sebuah pusat latihan berperanan
untuk membangunkan modal insan dengan menyediakan latihan yang mampu
mentransformasi minda warga jabatan di samping membangunkan skil dan
kompetensi di kalangan warganya. Di samping menyediakan latihan dan kursus di
kalangan warga jabatan, AKMAL juga menawarkan pelbagai kursus dan latihan
anjuran World Customs Organisation (WCO), Commonwealth, Secretariat Asia
Pasifik dan ASEAN serta program latihan di bawah anjuran Malaysia Training
Cooperation Programme (MTCP). Malah, AKMAL juga telah mendapat pengiktirafan
WCO sebagai sebuah pusat latihan serantau untuk Asia Pasifik. Bagi memastikan
sasaran fiskal yang ditetapkan dapat dicapai, maka langkah mengoptimumkan
perbelanjaan kerajaan telah dilaksanakan oleh AKMAL secara menyeluruh agar
sumber dapat diurus dengan lebih cekap dan berkesan secara bersepadu oleh
semua pihak di Jabatan Kastam Diraja Malaysia dan Stakeholder.

1

ANUGERAH INOVASI MENGOPTIMUMKAN SUMBER TAHUN 2021
AKADEMI KASTAM DIRAJA MALAYSIA (AKMAL)

LATAR BELAKANG ANUGERAH INOVASI
MENGOPTIMUMKAN SUMBER (AIMS) 2021

Anugerah Inovasi Mengoptimumkan Sumber (AIMS), Jabatan Kastam Diraja
Malaysia adalah merupakan anugerah baru yang mula diperkenalkan pada Tahun
2017 berdasarkan kepada keputusan hasil perbincangan di antara Bahagian
Khidmat Pengurusan dan Sumber Manusia dan Cawangan Perancangan Strategik,
Bahagian Perancangan Korporat. Perbincangan ini telah dipengerusikan oleh YBhg.
Dato’ Hasnol Zam Zam bin Ahmad selaku Timbalan Ketua Pengarah Kastam
(Pengurusan) pada ketika itu. Anugerah ini adalah merupakan pengiktirafan yang
diberikan oleh JKDM kepada Bahagian Ibu Pejabat/Negeri/PTJ yang menunjukkan
prestasi cemerlang di dalam menguruskan penggunaan sumber-sumber Jabatan
secara cekap dan berkesan selaras dengan Pekeliling Perbendaharaan PB3.3 -
Garis Panduan Langkah-Langkah Mengoptimumkan Perbelanjaan Kerajaan yang
berkuatkuasa pada 11 Mac 2016.
Rujuk Lampiran 1 : PB 3.3 Garis Panduan Langkah Optimumkan Perbelanjaan
Kerajaan.

Pemberian anugerah ini adalah sebahagian daripada aktiviti utama di bawah
Program Inovasi dan Kualiti Tahunan JKDM. Pemilihan pemenang dan majlis
penyampai anugerah ini dilakukan secara tahunan di dalam Majlis Sambutan Hari
Inovasi JKDM.

2

ANUGERAH INOVASI MENGOPTIMUMKAN SUMBER TAHUN 2021
AKADEMI KASTAM DIRAJA MALAYSIA (AKMAL)

PENDAHULUAN

Anugerah Inovasi Mengoptimumkan Sumber merupakan satu platform yang
menggabungkan pelbagai kriteria dari aspek kewangan, pengurusan sumber
manusia, bahan / peralatan dan inovasi untuk menggambarkan keprihatinan jabatan
dalam konteks mempamerkan hasil kerja yang inovatif dan kreatif, di samping
menjimatkan perbelanjaan tahunan sesebuah jabatan. Perancangan ke arah
mengoptimumkan sumber di AKMAL telah dijalankan secara berterusan selaras
dengan saranan kerajaan dan peraturan-peraturan yang sedia ada. Selaras dengan
itu, AKMAL telah berjaya menemui beberapa projek yang boleh diketengahkan ke
dalam anugerah ini.

AKMAL percaya melalui projek-projek berkaitan, sumber-sumber yang
tersedia ada dapat dioptimumkan dengan berkesan dan memberi impak yang
optimum (value of money). Kejayaan projek-projek ini seterusnya dapat dibuktikan
melalui dokomen sokongan yang berkaitan bagi merealisasikan komitmen AKMAL
kepada hasrat jabatan.

3

ANUGERAH INOVASI MENGOPTIMUMKAN SUMBER TAHUN 2021
AKADEMI KASTAM DIRAJA MALAYSIA (AKMAL)

CARTA ORGANISASI AKMAL

Gambar Rajah 1 : Carta Organisasi AKMAL
4

ANUGERAH INOVASI MENGOPTIMUMKAN SUMBER TAHUN 2021
AKADEMI KASTAM DIRAJA MALAYSIA (AKMAL)

JAWATANKUASA / PASUKAN KERJA

Rujuk Lampiran 2 : Pelantikan Jawatankuasa AIMS AKMAL Tahun 2021
Rujuk Lampiran 3 : Pelantikan Jawatankuasa Kecil AIMS Tahun 2021

Gambar Rajah 2 : Surat Lantikan Jawatankuasa

5

ANUGERAH INOVASI MENGOPTIMUMKAN SUMBER TAHUN 2021
AKADEMI KASTAM DIRAJA MALAYSIA (AKMAL)

6

ANUGERAH INOVASI MENGOPTIMUMKAN SUMBER TAHUN 2021
AKADEMI KASTAM DIRAJA MALAYSIA (AKMAL)
Gambar Rajah 3 : Carta Pasukan Kerja

7

ANUGERAH INOVASI MENGOPTIMUMKAN SUMBER TAHUN 2021
AKADEMI KASTAM DIRAJA MALAYSIA (AKMAL)

PELAN TINDAKAN

Gambar Rajah 4 : Carta Perbatuan AIMS 2021
Perancangan ke arah mengoptimumkan sumber di AKMAL telah dijalankan
secara berterusan selaras dengan saranan kerajaan dan peraturan-peraturan yang
sedia ada. Selain dari itu AKMAL juga telah mengariskan beberapa perancangan
dari aspek kewangan, pengurusan sumber manusia, bahan / peralatan dan aspek
inovasi agar sumber-sumber yang tersedia ada dapat dioptimumkan dengan
berkesan dan memberi impak yang optimum.
Latihan Dan Penerangan Kepada Warga
Latihan dan penerangan kepada warga AKMAL, telah disebarkan melalui
majlis-majlis penerangan dan perhimpunan setia yang telah diadakan setiap bulan.
Penerangan ini disebarkan samada melalui ucapan Pengarah AKMAL atau ucapan
semasa mempengerusikan mesyuarat.
AIMS Jabatan Kastam Diraja Malaysia diwujudkan bertujuan untuk:

8

ANUGERAH INOVASI MENGOPTIMUMKAN SUMBER TAHUN 2021
AKADEMI KASTAM DIRAJA MALAYSIA (AKMAL)
 Memberi pengiktirafan secara formal kepada Bahagian Ibu Pejabat /
Negeri / PTJ yang menunjukkan hasil inovasi dalam penggunaan
sumber secara optimum.
 Memupuk dan menyemarakkan budaya kreatif dan inovatif dalam cara
kerja yang diamalkan oleh warga JKDM.
 Menyumbang kepada peningkatan kualiti penyampaian perkhidmatan
kepada pelanggan.

Gambar Rajah 5 : Aspek Penilaian AKIMS Tahun 2021
Rujuk Lampiran 4 : Garis Panduan Anugerah Kecemerlangan dan Inovasi
Mengoptimumkan Sumber

9

ANUGERAH INOVASI MENGOPTIMUMKAN SUMBER TAHUN 2021
AKADEMI KASTAM DIRAJA MALAYSIA (AKMAL)

LAPORAN PROGRAM / AKTIVITI / PROJEK

Perancangan ke arah mengoptimumkan sumber yang diaplikasikan di AKMAL
Melaka adalah usaha berterusan. Namun begitu, pada tahun 2021, penumpuan
diberikan dari segi asas-asas penilaian yang telah ditetapkan iaitu dari segi aspek
kewangan, sumber manusia, bahan / peralatan dan inovasi dalam menonjolkan
impak penjimatan di AKMAL Melaka dengan penekanan kepada lima (5) projek
seperti berikut :

ASAS-ASAS PENILAIAN

BIL NAMA PROJEK

Aspek Aspek Aspek Aspek Aset
Kewangan Pengurusan Pentadbiran dan Logistik

Sumber
Manusia

Menaik Taraf Sistem √ √√√
1 Pengurusan Latihan
√ √√√
AKMAL2u √ √√√
√ √√√
2 GBAM √ √√√
AKMAL Management

3 System (AMS)

4 Mesyuarat Tadbir Urus

5 Pelaksanaan Kursus /
Seminar Dalam Talian

2.1 MENAIK TARAF SISTEM PENGURUSAN LATIHAN AKMAL2U

2.1.1 Pengenalan

Pada 3 Jun 2014, pihak pengurusan AKMAL telah mencadangkan
pembangunan Sistem Pengurusan Latihan bagi Akademi Kastam Diraja Malaysia
seperti di Gambar Rajah 6 dan 7. Cadangan ini telah mendapat persetujuan
daripada pihak YBhg. Dato’ Timbalan Ketua Pengarah Kastam (Pengurusan)

10

ANUGERAH INOVASI MENGOPTIMUMKAN SUMBER TAHUN 2021
AKADEMI KASTAM DIRAJA MALAYSIA (AKMAL)

pada 20 Ogos 2014. Sistem AKMAL2U 1.0 telah dilancarkan oleh YBhg. Dato’ Sri
Khazali bin Hj. Ahmad, Ketua Pengarah Kastam Malaysia pada 17 Mac 2015.
Sistem pengurusan latihan ini telah diguna pakai oleh warga JKDM di seluruh
negara bagi tujuan permohonan kursus secara dalam talian. Bagi meningkatkan
keberkesanan penggunaan sistem, pengurusan AKMAL telah mengambil langkah
dengan menaik taraf Sistem AKMAL2U 1.0 kepada Sistem Pengurusan Latihan
versi baru iaitu Sistem AKMAL2U 2.0 pada November 2015.

Gambar Rajah 6 : Fasa Pembangunan Sistem AKMAL2u

11

ANUGERAH INOVASI MENGOPTIMUMKAN SUMBER TAHUN 2021
AKADEMI KASTAM DIRAJA MALAYSIA (AKMAL)

Gambar Rajah 7 : Fasa Pembangunan Sistem AKMAL2u
Sehingga Jun 2021 jumlah pengguna sistem telah mencecah 11,220 pegawai
seperti di Gambar Rajah 8, dan ianya dijangka akan meningkat dari masa ke
semasa. Sistem ini telah digunakan sepenuhnya dalam pengurusan latihan di
peringkat AKMAL bermula daripada permohonan kursus, pengurusan asrama
sehingga ke penilaian kursus.
Di antara objektif pelaksanaan Sistem AKMAL2U adalah seperti berikut :
 Meningkatkan kecekapan pengurusan latihan AKMAL
 Mengurangkan kos pengurusan latihan
 Memudahkan warga JKDM memohon kursus
 Mengurangkan karenah birokrasi (human intervention)
 Mengoptimumkan penggunaan teknologi maklumat

12

ANUGERAH INOVASI MENGOPTIMUMKAN SUMBER TAHUN 2021
AKADEMI KASTAM DIRAJA MALAYSIA (AKMAL)

Gambar Rajah 8 : Pengguna Sistem AKMAL2u
Sistem ini dibangunkan dengan menggunakan bahasa pengaturcaraan PHP dan
MySQL sebagai pangkalan data dan ia banyak memberi kelebihan kepada
pengguna seperti di Gambar Rajah 9, 10 dan 11. PHP adalah bahasa penskripan
sumber terbuka (open source) yang boleh digunakan oleh sesiapa sahaja,
kodnya mudah diubah mengikut kesesuaian sistem dan sistem boleh
dibangunkan hanya menggunakan komputer pejabat. Rujuk Lampiran 5 :
Mohon Kursus Secara Online

Gambar Rajah 9 : Kelebihan Sistem AKMAL2u kepada warga JKDM
13

ANUGERAH INOVASI MENGOPTIMUMKAN SUMBER TAHUN 2021
AKADEMI KASTAM DIRAJA MALAYSIA (AKMAL)

Gambar Rajah 10 : Modul / Fungsi Sistem AKMAL2u JKDM

Gambar Rajah 11 : Senarai Pengguna AKMAL2u
2.1.2 Aspek Kewangan

Teknologi maklumat dan komunikasi (ICT) merupakan senjata utama
ke arah mentransformasikan sistem pengurusan dan pentadbiran di dalam
sesebuah organisasi. Dengan mengaplikasikan ICT di dalam jabatan, kerja
akan menjadi lebih sistematik dan cepat. Penggunaan kertas dapat

14

ANUGERAH INOVASI MENGOPTIMUMKAN SUMBER TAHUN 2021
AKADEMI KASTAM DIRAJA MALAYSIA (AKMAL)

dikurangkan sekali gus dapat menjimatkan perbelanjaan jabatan. Jadual 1

menunjukkan dengan aplikasi AKMAL2U, anggaran penjimatan sebanyak

RM1,165.46 untuk kos penggunaan kertas tidak termasuk kos-kos sampingan

lain dapat dicapai dalam masa satu tahun.

Jadual 1: Anggaran kos yang terlibat dalam proses permohonan
kursus bagi tahun 2020

Bil. Proses Bilangan Anggaran Kos (Tanpa Anggaran Kos
Permohonan (AKMAL2U)
1. Permohonan (purata AKMAL2U)
2 helai) 3296 Kos/ Jumlah
3296 Kos/ unit Jumlah unit Kos (RM)
2. Pemakluman status (RM)
permohonan (purata 3296 (RM) Kos (RM)
2 helai) 0.00 0.00
3296 0.0208/ 137.11
3. Edaran surat arahan helai
berkursus (purata 5 3296
helai) 0.0208/ 137.11 0.00 0.00
helai
4. Pengesahan
kehadiran (purata 4 0.0208/ 342.78 0.00 0.00
helai) helai

5. Permohonan 0.0208/ 274.23 0.00 0.00
pengecualian (purata helai
4 helai)
0.0208/ 274.23 0.00 0.00
Jumlah Anggaran Kos (RM) helai

Jumlah Penjimatan 1,165.46 0.00
RM1,165.46

Oleh itu, jelas bahawa AKMAL2U bukan sahaja dapat menjimatkan kos
penggunaan kertas bahkan segala urusan latihan hanya boleh dilakukan dengan
senang melalui hujung jari dengan cara login seperti di Gambar Rajah 12.

15

ANUGERAH INOVASI MENGOPTIMUMKAN SUMBER TAHUN 2021
AKADEMI KASTAM DIRAJA MALAYSIA (AKMAL)

Gambar Rajah 12 : Paparan AKMAL2u
2.1.3 Aspek Pengurusan Sumber Manusia

Penggunaan teknologi dalam pekerjaan dapat membantu dalam
meningkatkan prestasi pekerja. Keberkesanannya dapat diukur berdasarkan
peningkatan produktiviti dan penerimaan dalam menggunakan sistem ini untuk
membantu meningkatkan penghasilan produk kerja yang bermutu. Ia juga
banyak membantu dalam komunikasi, meningkatkan integrasi pekerja,
meningkatkan produktiviti dan penyampaian maklumat. AKMAL2U merupakan
sebuah sistem pengurusan latihan yang dibangunkan oleh pegawai AKMAL
sendiri bagi menguruskan proses permohonan dan penilaian kursus. Sistem ini
boleh dicapai terus melalui laman sesawang rasmi AKMAL
(http://2u.akmal.gov.my/index.php). AKMAL2U memberi kemudahan kepada
pegawai-pegawai Kastam dari seluruh Malaysia untuk melihat senarai kursus
yang ditawarkan, mengakses permohonan kursus, membuat pengesahan dan
pengecualian kehadiran, melihat status terkini kursus dan membuat penilaian
kursus atas talian. Manakala urus setia latihan AKMAL pula menggunakan

16

ANUGERAH INOVASI MENGOPTIMUMKAN SUMBER TAHUN 2021
AKADEMI KASTAM DIRAJA MALAYSIA (AKMAL)

sistem ini untuk mengemaskini status kursus, mengedar surat arahan
berkursus, menyemak pengesahan kehadiran dan penilaian kursus dan
membuat laporan kursus seperti di Gambar Rajah 13.

Gambar Rajah 13 : Paparan Dalaman AKMAL2U
17

ANUGERAH INOVASI MENGOPTIMUMKAN SUMBER TAHUN 2021
AKADEMI KASTAM DIRAJA MALAYSIA (AKMAL)

2.1.4 Aspek Pentadbiran
Sistem ini dibangunkan dengan menggunakan bahasa pengaturcaraan

PHP dan MySQL sebagai pangkalan data. PHP adalah bahasa penskripan
sumber terbuka (open source) yang boleh digunakan oleh sesiapa sahaja,
kodnya mudah diubah mengikut kesesuaian sistem dan sistem boleh
dibangunkan hanya menggunakan komputer pejabat.
Manakala Sistem Pengurusan Latihan - AKMAL2U pula adalah merupakan
Sistem Pengurusan Latihan secara online yang dapat diakses oleh setiap
warga AKMAL (pelanggan dalaman) dan warga JKDM (pelanggan luaran)
dalam pengurusan latihan / kursus di AKMAL. Sistem yang berfungsi secara
on-line ini telah digunakan oleh setiap warga JKDM dalam pengurusan data
berkaitan permohonan kursus, pemilihan peserta, pengeluaran surat arahan
kursus, senarai kursus-kursus yang dianjurkan dan laporan penilaian reaksi
bagi peserta kursus dan pensyarah. Ini dapat menjimatkan penggunaan
sumber manusia (pegawai AKMAL dan Pegawai Latihan Negeri) untuk
melakukan kerja-kerja manual seperti melakukan pencetakan kertas untuk
borang soal selidik kepuasan pelanggan, cetakan surat arahan berkursus,
cetakan surat pengecualian kursus dan sebagainya. Malahan itu juga,
penggunaan sistem pengurusan secara online ini dilihat penting dalam
persekitaran hari ini dan berupaya meningkatkan kecekapan dan keberkesanan
AKMAL sebagai Regional Training Centre di Asia Pasifik (Strategic
Management dan Post Clearance Audit).

18

ANUGERAH INOVASI MENGOPTIMUMKAN SUMBER TAHUN 2021
AKADEMI KASTAM DIRAJA MALAYSIA (AKMAL)

2.1.5 Aspek Aset dan Logistik
AKMAL telah memperkenalkan sistem pengurusan latihan secara atas

talian yang mudah dan mesra pengguna iaitu AKMAL2u yang digunakan
secara menyeluruh oleh setiap warga kerja JKDM. Seluruh warga kerja JKDM
telah menggunakan sistem tersebut bagi pengurusan latihan (pembangunan
modal insan) jabatan dan sekaligus menaikkan imej JKDM di peringkat
antarabangsa dengan mengikuti perkembangan teknologi terkini. Dengan
penggunaan sistem AKMAL2u maka penjimatan dari segi penggunaan aset
dan logistik jabatan.
2.2 G-BAM
2.2.1 Pengenalan

G-BAM merupakan satu aplikasi atas talian yang digunakan untuk
sebarang capaian muat turun buku program bagi kursus-kursus yang dijalankan
di AKMAL. Aplikasi ini telah dibangunkan oleh pegawai AKMAL sendiri pada
tahun 2015 dan boleh dicapai terus dari laman sesawang rasmi AKMAL
(http://www.akmal.gov.my/g-bam/) seperti di Gambar Rajah 14. Melalui
aplikasi ini, para peserta kursus boleh mengakses dan memuat turun buku
program dan bahan rujukan (kursus asas) di mana sahaja dengan kemudahan
internet sama ada melalui telefon atau komputer. Paparan dibawah
menunjukkan aplikasi GBAM – dimana buku program kursus dimuat turun bagi
kegunaan peserta kursus.

Gambar Rajah 14 : Paparan GBAM

19

ANUGERAH INOVASI MENGOPTIMUMKAN SUMBER TAHUN 2021
AKADEMI KASTAM DIRAJA MALAYSIA (AKMAL)

AKMAL menganjurkan purata 80 kursus setiap tahun yang melibatkan
pegawai-pegawai dari seluruh Malaysia kecuali pada tahun 2020 dan 2021
(akibat penularan pandemik COVID-19). Semua buku program dan bahan
rujukan akan dimuat naik oleh penyelaras kursus ke dalam G-BAM untuk
kemudahan para peserta kursus seperti di Gambar Rajah 15. Antara kursus
yang dianjurkan oleh AKMAL adalah seperti Kursus Asas dan Kursus Program
Transformasi Minda (PTM) bagi lantikan pegawai baru JKDM. Kursus Asas
dan PTM ini melibatkan lebih 100 orang pegawai dan kursus asas
dilaksanakan dalam tempoh 3 bulan manakala PTM adalah dalam tempoh 1
minggu. Manakala purata peserta kursus kemahiran teknikal dan teori yang
lain adalah seramai 25 orang dan kursus-kursus ini diadakan dalam tempoh 3
hingga 5 hari (mengikut jumlah jam dalam modul kursus). Para peserta kursus
ini dibekalkan dengan buku program yang mengandungi maklumat-maklumat
seperti jadual aktiviti, jadual kuliah dan para pensyarah yang terlibat sepanjang
kursus berlangsung. Bagi kursus asas, penyelaras akan memuat naik bahan
rujukan untuk kegunaan peserta semasa sesi pembelajaran dan pengajaran
(PdP), tugasan serta peperiksaan (sekiranya berkaitan).

Gambar Rajah 15 : Contoh Buku Program dalam GBAM

20

ANUGERAH INOVASI MENGOPTIMUMKAN SUMBER TAHUN 2021
AKADEMI KASTAM DIRAJA MALAYSIA (AKMAL)

2.2.2 Aspek Kewangan

Melalui kemudahan aplikasi G-BAM, AKMAL dapat melaksanakan
langkah penjimatan kos penggunaan kertas dengan tidak mencetak buku
program dan bahan rujukan (kursus asas) kepada para peserta kursus. Jadual
2 menunjukkan AKMAL dapat menjimatkan sejumlah RM 9,987 dengan
adanya G-BAM seperti di Jadual 2.

Jadual 2: Anggaran kos buku program bagi kursus-kursus AKMAL Melaka

tahun 2020

Bil. Jenis Kursus Jumlah Anggaran Kos Buku Anggaran Kos Buku
1. Kemahiran Peserta Program (G-BAM)
Program (Tanpa G-BAM)
2904 Kos/u Jumlah Kos
Kos/unit Jumlah nit (RM)

(RM) Kos (RM) (RM)
0.00 0.00
2 / buku 5,808

2. Asas 247 5 / buku 1,235 0.00 0.00
3. PTM 237
4. Bahan rujukan 247 2/ 474 0.00 0.00
Jumlah Anggaran Kos (RM) buku 2,470 0.00 0.00
Jumlah Penjimatan
10 / 0.00
Set

9,987

RM9,987

Sistem GBAM adalah merupakan kreativiti dan inovasi Kumpulan Inovatif dan
Kreatif (KIK) AKMAL dalam membangunkan satu sistem bagi memudahkan
warga JKDM untuk melihat dan mengetahui dengan lebih lanjut mengenai
aturcara program bagi setiap kursus yang dianjurkan oleh AKMAL.

2.2.3 Aspek Pengurusan Sumber Manusia
Dengan adanya pembangunan sistem ini, penjimatan penggunaan

tenaga sumber manusia dapat dilakukan dan sekaligus menyokong usaha Go

21

ANUGERAH INOVASI MENGOPTIMUMKAN SUMBER TAHUN 2021
AKADEMI KASTAM DIRAJA MALAYSIA (AKMAL)

Green dalam JKDM dan AKMAL. Setiap buku program akan dimuatnaik ke
dalam sistem dan pegawai yang terlibat (pembantu operasi pejabat /
penyelaras kursus) tidak perlu untuk buat cetakan dan edaran kepada peserta
kursus. Ini memberikan impak positif kepada pengunaan sumber manusia
(tenaga kerja) yang optimum dan teratur. Malahan dapat menjimatkan
penggunaan toner mesin pencetak, mengurangkan tenaga manusia serta
penjimatan tenaga elektrik.

2.2.4 Aspek Pentadbiran
Para pesertaakan dapat melihat sendiri buku program tersebut secara

online dan membuat cetakan awal sebelum berlangsungnya sesuatu kursus di
AKMAL. Peserta juga boleh memuat turun buku program tersebut di dalam
telefon pintar masing-masing dan boleh dilihat pada bila-bila masa. Jadi tiada
masalah atau kesulitan dihadapi oleh peserta kursus kerana mereka boleh
mengakses buku program tersebut di mana sahaja mereka berada. Malahan
itu, setiap buku program kursus yang dimuatnaik dalam sistem ini juga
mengandungi piagam pelanggan AKMAL bagi memastikan para peserta kursus
dapat memahami dan mengetahui dengan lebih jelas mengenai piagam
pelanggan AKMAL. Dengan pembangunan GBAM ini juga, ia dapat
memudahkan perancangan peserta kursus dan dapat dicapai dengan mudah
dan cepat di mana sahaja. Berikut adalah contoh penjimatan bahan asas dan
kos mencetak seperti di Gambar Rajah 16 dan 17.

22

ANUGERAH INOVASI MENGOPTIMUMKAN SUMBER TAHUN 2021
AKADEMI KASTAM DIRAJA MALAYSIA (AKMAL)

Gambar Rajah 16 : Penjimatan Bahan Asas dan Kos Mencetak

Gambar Rajah 17 : Penjimatan Bahan Asas dan Kos Mencetak
2.2.5 Aspek Aset dan Logistik

Langkah pengwujudan G-BAM bukan sahaja telah menjimatkan kos
AKMAL dan JKDM bahkan ia merupakan satu langkah yang bijak dan efisien
serta memudahkan para peserta kursus mengakses buku program masing-
masing seperti yang diulitrasikan dalam Jadual 3.

23

ANUGERAH INOVASI MENGOPTIMUMKAN SUMBER TAHUN 2021
AKADEMI KASTAM DIRAJA MALAYSIA (AKMAL)

Jadual 3 : Perbandingan Sebelum dan Selepas Projek GBAM

BIL SEBELUM PROJEK SELEPAS PROJEK IMPAK

1. Purata Masa Untuk Mencetak Purata Masa Untuk Memuat Naik Masa bekerja dapat
40 Set Adalah 2 Jam 17 Minit Adalah 15 Saat dijimatkan

2. 2 Orang Pegawai Diperlukan Hanya Penyelaras Kursus Penggunaan tenaga
Untuk Menyiapkan Cetakan Diperlukan Untuk Memuat Naik kerja yang optimum
Sehingga Pengedaran
Tiada pembaziran
tenaga kerja

2.3 AKMAL Management System (AMS)

2.3.1 Pengenalan
AKMAL sentiasa melaksanakan kursus dan latihan kepada warga

JKDM. Keperluan kursus dan latihan semakin dipertingkatkan dalam jabatan
bagi melahirkan pegawai JKDM yang memiliki pengetahuan dan kemahiran
dalam ilmu perkastaman khususnya. Sehubungan dengan itu, kekerapan
pelaksanaan kursus dan latihan di AKMAL telah menyebabkan pembangunan
Sistem Pengurusan yang sistematik dan teratur bagi kegunaan warga AKMAL
khususnya dengan perkongsian maklumat seperti pelaksanaan MS ISO
9001:2015, EKSA, fasiliti dan sebagainya seperti di Gambar Rajah 18.

Gambar Rajah 18 : Sistem Pengurusan yang sistematik dan teratur
24

ANUGERAH INOVASI MENGOPTIMUMKAN SUMBER TAHUN 2021
AKADEMI KASTAM DIRAJA MALAYSIA (AKMAL)

Dalam Sistem Pengurusan AKMAL (AKMAL Management System) ini terdapat
beberapa modul / kemudahan seperti di Gambar rajah 19 yang dapat diakses
oleh warga AKMAL seperti :

 e-fasiliti – penempahan bilik kuliah, Auditorium, Dewan Tun Tan Siew
Sin dan lain-lain kemudahan.

 e-pergerakan – kalendar pegawai dan warga AKMAL yang lain untuk
tujuan mesyuarat, bengkel, kursus, seminar dan lain-lain.

 Direktori MS ISO – segala maklumat mengenai Prosedur Kerja MS ISO
AKMAL dari segi pengurusan latihan / kursus di AKMAL Induk dan
Cawangan.

 e-share – perkongsian maklumat (fail, gambar, artikel dan dokumen lain)
oleh setiap jabatan pengajian di AKMAL.

 e-stok – Sistem Pemantauan Pengurusan Aset (SPPA) bagi warga
AKMAL mendapatkan bekalan stok.

 e-bajet – annggaran pelaksanaan kursus bagi setiap jabatan pengajian
di AKMAL.

25

ANUGERAH INOVASI MENGOPTIMUMKAN SUMBER TAHUN 2021
AKADEMI KASTAM DIRAJA MALAYSIA (AKMAL)

Gambar Rajah 19 : Paparan e-fasiliti, e-pergerakan, Direktori MS ISO,
e-share, e-stok dan e-bajet

2.3.2 Aspek Kewangan
Sistem Pengurusan AKMAL ini dapat mengoptimumkan dan

mengurangkan kos dari segi pembayaran kerja lebih masa kepada tenaga
kerja yang diperlukan dalam apa jua tugas seperti penempahan fasiliti, stok
bekalan barangan, dokumen MS ISO AKMAL dan sebagainya. Berdasarkan
pelaksanaan sebelum ini, jumlah tenaga kerja yang diperlukan agak ramai bagi
sesuatu tugasan yang berkaitan seperti contoh pegawai yang menjaga stor,
menguruskan fasiliti AKMAL dan kadangkala memerlukan mereka untuk kerja
lebih masa bagi memastikan tugasan yang diberikan akan dilaksanakan
dengan selesai. Jumlah tenaga kerja yang ramai diperlukan tetapi jumlah kerja
yang dilakukan tidak banyak dan sepatutnya tidak memerlukan tenaga kerja
yang ramai.

Sehubungan dengan itu, penghasilan Sistem Pengurusan AKMAL ini
telah meningkatkan imej AKMAL dalam pengurusan yang sistematik, teratur

26

ANUGERAH INOVASI MENGOPTIMUMKAN SUMBER TAHUN 2021
AKADEMI KASTAM DIRAJA MALAYSIA (AKMAL)

dan mengikut perkembangan teknologi semasa serta penggunaan jumlah
tenaga kerja yang diperlukan tidak ramai. Hasil ini juga telah berjaya
mengurangkan kos pembayaran kerja lebih masa kepada ramai tenaga kerja.
Warga AKMAL hanya perlu menggunakan Sistem Pengurusan AKMAL
tersebut bagi mendapatkan maklumat dengan mudah dan pantas.

2.3.3 Aspek Pengurusan Sumber Manusia,
Sebelum tercipta Sistem Pengurusan AKMAL ini, segala tugasan seperti

penempahan fasiliti, pencetakan dokumen MS ISO AKMAL, cetakan anggaran
bajet pelaksanaan kursus dan sebagainya dilaksanakan secara manual dan
dikumpulkan dalam fail. Kemudian, segala tugasan yang berkaitan akan
diagihkan atau dikumpulkan dengan menggunakan khidmat tenaga manusia
(pembantu operasi / urusetia / pegawai dokumen). Proses sedia ada ini akan
mengambil masa yang agak lama dan memerlukan khidmat beberapa tenaga
manusia dan hasil daripada proses ini adalah tidak memberangsangkan kerana
permasalahan seperti ketiadaan pegawai samada bercuti atau urusan rasmi.
Perlaksanaan projek ini mensasarkan agar dapat melaksanakan tugasan dan
mendapatkan maklumat dengan cekap supaya lebih efisien dan sistematik
dengan mengeseskan seperti gerak kerja di Gambar Rajah 20 dan paparan
akan ditunjukkan dalam Gambar Rajah 21.

27

ANUGERAH INOVASI MENGOPTIMUMKAN SUMBER TAHUN 2021
AKADEMI KASTAM DIRAJA MALAYSIA (AKMAL)

Gambar Rajah 20 : Paparan AKMAL Management System (AMS)

Gambar Rajah 21 : Paparan Dalaman AMS
Projek tersebut juga telah memberikan penjimatan dari segi aspek
sumber manusia dimana pelbagai tugasan dapat dilaksanakan dengan hanya
menggunakan Sistem Pengurusan AKMAL (AMS). Sebagai contoh, hasil
daripada pemerhatian yang dibuat, seramai 2 orang pegawai diperlukan bagi
penempahan fasiliti di AKMAL . Namun setelah AMS dihasilkan maka
penggunaan sumber manusia hanya memerlukan satu (1) orang pegawai

28

ANUGERAH INOVASI MENGOPTIMUMKAN SUMBER TAHUN 2021
AKADEMI KASTAM DIRAJA MALAYSIA (AKMAL)

sahaja iaitu penurunan sebanyak 50% sekaligus mempercepatkan proses
penempahan fasiliti dilakukan di AKMAL seperti di Jadual 4 dan Gambar Rajah
22.

Jadual 4 : Contoh Penempahan Fasiliti di AKMAL

Proses Penempahan Fasiliti AKMAL AMS Manual

Bilangan Tenaga Kerja / jam 12

Gambar Rajah 22 : Senarai Urusetia Fasiliti AKMAL

Dengan penciptaan inovasi ini, kaedah penyelesaian ini berpotensi
diperluaskan kepada semua tugasan di AKMAL dan ianya dapat dijadikan
contoh kepada JKDM di negeri / stesen yang lain. Malahan dengan terhasilnya
projek ini maka ianya dapat memberikan sumbangan kepada fungsi utama
organisasi iaitu dengan memelihara kesejahteraan rakyat. Di samping itu juga,
ianya mematuhi kehendak perkhidmatan awam selaras dengan persekitaran
kerja yang lebih bersih, teratur dan kondusif selaras dengan panduan
Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA). Malahan projek tersebut juga dapat

29

ANUGERAH INOVASI MENGOPTIMUMKAN SUMBER TAHUN 2021
AKADEMI KASTAM DIRAJA MALAYSIA (AKMAL)

memberikan impak dalam pengagihan tenaga kerja yang lebih cekap dan

sistematik. Rujuk Lampiran 6 : Panduan Pelaksanaan EKSA DIY JKDM

2.3.4 Aspek Pentadbiran

Ianya juga dapat memudahkan tugasan yang dilaksanakan dengan

teratur dan sistematik serta mengikuti perkembangan semasa dalam teknologi

maklumat. Penggunaan bahan / peralatan yang minimum seperti tiada cetakan

bahan-bahan kertas atau dokumen dibuat dan warga AKMAL hanya merujuk

kepada Sistem Pengurusan AKMAL sahaja untuk mendapatkan maklumat

yang diperlukan di mana sahaja berada samada dengan menggunakan telefon

pintar, komputer riba dan sebagainya. Segala maklumat dapat diperolehi

dengan pantas dan mudah tanpa memerlukan penggunaan bahan / peralatan

yang banyak terutama dalam pandemik COVID-19 ini dimana warga kerja

hanya Bekerja Dari Rumah (BDR) sahaja dan maklumat dapat diperolehi

dengan mudah melalui sistem sahaja.

Berikut adalah perbandingan penggunaan tenaga kerja warga AKMAL

dan menggunakan Sistem Pengurusan AKMAL seperti di Jadual 4.

Jadual 5 : Perbezaan Secara Manual dan AMS

Prosedur Penempahan Fasiliti AMS Manual

Bilangan Tenaga Kerja 1 2
Anggaran masa diperlukan 10 minit 30 minit

Dengan adanya AMS, proses kerja dapat dilakukan dengan cepat,
pantas dan mudah dipantau oleh urusetia. Penggunaan sistem tersebut boleh
dibuat lebih kerap dan berkala serta hasil dan agihan kerja dapat dijana dan

30

ANUGERAH INOVASI MENGOPTIMUMKAN SUMBER TAHUN 2021
AKADEMI KASTAM DIRAJA MALAYSIA (AKMAL)

dilaksanakan dengan lebih cekap. Di samping itu, penggunaan sistem ini
akan dapat memberikan kesan positif kepada warga AKMAL sekaligus
memudahkan segala tugasan yang dilaksanakan dengan mudah dan tiada
pilih kasih. Setiap warga AKMAL hanya perlu mengakses sistem tersebut
untuk mendapatkan segala maklumat yang diperlukan dengan cepat dan
mudah.

2.3.5 Aspek Aset dan Logistik
AMS ini telah direka khas bagi memudahkan proses perkongsian

maklumat dapat dilaksanakan oleh AKMAL. Hampir berbelas tahun pihak
AKMAL hanya menggunakan tenaga daripada sumber manusia untuk tugas-
tugas yang terdapat dalam AMS. Sekumpulan pegawai yang bertugas di
AKMAL yang terdiri daripada pelbagai gred telah berani menyahut cabaran
Anugerah Kumpulan Inovasi Kreatif (KIK) dan bertungkus-lumus untuk
menyiapkan Sistem Pengurusan AKMAL ini seperti di Gambar Rajah 23. Ianya
merupakan satu penghasilan idea penciptaan yang sangat unik dan mampu
membantu dalam pengurusan dalam jabatan dengan lebih baik dan cemerlang.

Gambar Rajah 23 : Aplikasi Online AKMAL

31

ANUGERAH INOVASI MENGOPTIMUMKAN SUMBER TAHUN 2021
AKADEMI KASTAM DIRAJA MALAYSIA (AKMAL)

2.4. Mesyuarat Tadbir Urus

2.4.1 Pengenalan
AKMAL sebagai sebuah akademi latihan tidak lari daripada

pelaksanaan mesyuarat-mesyuarat pengurusan dan pentadbiran. Antara
mesyuarat yang diadakan ialah Mesyuarat Pengurusan, Mesyuarat
Jawatankuasa Anti-Rasuah, Mesyuarat Majlis Bersama Jabatan, Mesyuarat
Jawatankuasa Pengurusan Kewangan & Akaun (JPKA), Mesyuarat
Jawatankuasa Pengurusan Aset Kerajaan (JKPAK) dan sebagainya.
Mesyuarat-mesyuarat ini melibatkan Pengarah-pengarah Cawangan AKMAL
(PCA) Sabah, Sarawak, Langkawi dan Timur (Rantau Panjang).

2.4.2 Aspek Kewangan
Mesyuarat Tadbir Urus ini dapat menjimatkan perbelanjaan yang besar

kerana dilakukan sepanjang tempoh 4 kali setahun, dimana AKMAL mengambil
inisiatif dengan menggabungkan beberapa mesyuarat berkala bagi
mengurangkan tuntutan perjalanan pegawai-pegawai tersebut. Sebagai contoh
penjimatan dapat dilihat melalui tuntutan perjalanan PCA Timur yang berada di
bawah PTJ AKMAL Melaka menunjukkan penjimatan sebanyak RM 26,538.76
setahun bagi tuntutan perjalanan oleh PCA Timur dengan usaha
penggabungan mesyuarat ini dengan mengambil kira anggaran sebanyak RM
5630.92 setahun.

32

ANUGERAH INOVASI MENGOPTIMUMKAN SUMBER TAHUN 2021
AKADEMI KASTAM DIRAJA MALAYSIA (AKMAL)

2.4.3 Aspek Pengurusan Sumber Manusia
Mesyuarat Berkala hanya melibatkan Pengarah Cawangan AKMAL

sahaja yang perlu menghadiri mesyuarat tersebut sekiranya dilakukan di
AKMAL induk, berbanding jika dilakukan di AKMAL cawangan akan melibatkan
pegawai yang ramai dari cawangan induk. Bagi Mesyuarat berkala, ke semua
surat jemputan dan minit mesyuarat diedarkan menerusi email rasmi jabatan
untuk pegawai yang terlibat.
Kekerapan Mesyuarat Berkala boleh dilakukan di AKMAL induk
memandangkan melibatkan kos pengurusan yang minimum kerana tidak
melibatkan pergerakan pegawai yang ramai dari cawangan induk untuk ke
AKMAL cawangan.

2.4.4 Aspek Pentadbiran
Melalui gabungan mesyuarat ini, AKMAL telah terbukti melaksanakan

penjimatan yang banyak bukan sahaja di AKMAL Melaka bahkan Cawangan -
cawangan AKMAL mendapat manfaat AKMAL sebagai sebuah akademi
latihan tidak lari daripada pelaksanaan mesyuarat-mesyuarat pengurusan dan
pentadbiran. Antara mesyuarat-mesyuarat yang diadakan ialah Mesyuarat
Pengurusan, Mesyuarat Jawatankuasa Anti-Rasuah, Mesyuarat Majlis
Bersama Jabatan, Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Kewangan & Akaun
(JPKA), Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Aset Kerajaan (JKPAK) dan
sebagainya. Mesyuarat-mesyuarat ini melibatkan Pengarah-pengarah
Cawangan AKMAL (PCA) Sabah, Sarawak, Langkawi dan Timur (Rantau
Panjang).

33

ANUGERAH INOVASI MENGOPTIMUMKAN SUMBER TAHUN 2021
AKADEMI KASTAM DIRAJA MALAYSIA (AKMAL)

2.4.5 Aspek Aset dan Logistik
AKMAL telah terbukti melaksanakan penjimatan yang banyak bukan

sahaja di AKMAL Melaka bahkan di cawangan-cawangan AKMAL mendapat
manfaat yang sama terutamanya Cawangan AKMAL Sabah dan Sarawak
yang melibatkan kos perjalanan lebih tinggi seperti di Jadual 6. Jelas usaha
gabungan mesyuarat ini adalah satu langkah yang bijak dan berkesan dalam
pengurusan pentadbiran AKMAL seperti di Gambar Rajah 24.
Jadual 6 : Perbandingan dan Jumlah Penjimatan Kos Mesyuarat berkala antara

AKMAL Induk dan AKMAL Langkawi

Rujuk Lampiran 7 : Mesyuarat Berkala di AKMAL Cawangan Tanjung
Surat, Johor
Rujuk Lampiran 8 : Mesyuarat Berkala di AKMAL Cawangan Langkawi
Rujuk Lampiran 9 : Mesyuarat Berkala di AKMAL Cawangan Sarawak

34

ANUGERAH INOVASI MENGOPTIMUMKAN SUMBER TAHUN 2021
AKADEMI KASTAM DIRAJA MALAYSIA (AKMAL)

Jadual 7 : Tuntutan Perjalanan Bagi Pengarah Cawangan Timur Bagi Mesyuarat-
Mesyuarat Berkala AKMAL

BIL. PERKARA JUMLAH ANGGARAN JUMLAH TUNTUTAN
MESYUARAT / TUNTUTAN TUNTUTAN MESYUARAT
1 Mesyuarat PERJALANAN SETAHUN (GABUNGAN
Pengurusan TAHUN MESYUARAT)
(TANPA 5630.92
2 Mesyuarat 4 GABUNGAN
Jawatankuasa MESYUARAT)
Latihan
1407.73
3 Mesyuarat
Jawatankuasa 3 889.20 2667.60
Pengurusan
Kewangan & Akaun 4 1407.73 5630.92 4 KALI SETAHUN X
(JPKA)
1407.73
4 Mesyuarat
Jawatankuasa (GABUNGAN
Pengurusan Aset
Kerajaan (JKPAK) KOMPONEN

5 Mesyuarat APMC 4 1407.73 5630.92 MESYUARAT
6 Mesyuarat Majlis
BERKALA)
Bersama Jabatan
(MBJ) 4 1407.73 5630.92
7 Mesyuarat
Jawatankuasa 4 1407.73 5630.92
Pengurusan Rekod
(JKPR) 2 673.74 1347.48
JUMLAH TUNTUAN
PERJALANAN (RM) 25 8002.39 32169.68 5630.92
JUMLAH PENJIMATAN
RM 26,538.76 / SETAHUN

2.5 Pelaksanaan Kursus / Seminar Dalam Talian

2.5.1 Pengenalan
Pandemik COVID-19 bukan sahaja memberi impak kepada sektor

ekonomi malahan kepada sektor pengajian tinggi juga turut terkesan. Atas
saranan Kementerian Pengajian Tinggi (KPT), semua university awam telah
melaksanakan sesi pembelajaran dan pengajaran (PdP) secara dalam talian
(online) bermula tahun 2020 / 2021. AKMAL selaku Institut Latihan Awam
(ILA) turut mengikuti langkah yang disarankan dengan mengadakan kursus /

35

ANUGERAH INOVASI MENGOPTIMUMKAN SUMBER TAHUN 2021
AKADEMI KASTAM DIRAJA MALAYSIA (AKMAL)

seminar dalam talian. Kaedah ini diambil bagi mengelak dan mengawal
penularan pandemik COVID-19 yang semakin membimbangkan. Sesi
pembelajaran dan pengajaran (PdP) ini adalah dengan menggunakan
platform secara dalam talian seperti Microsoft Teams, Google Meet, Zoom,
Webex dan sebagainya.

2.5.2 Aspek Kewangan
AKMAL dapat melaksanakan kursus / seminar dalam talian (webinar)

secara lebih pantas, mudah dan berkesan. Warga JKDM dari seluruh Malaysia
berpeluang mengikuti kursus / webinar dengan lebih mudah dan hanya di
hujung jari sahaja hanya menggunakan komputer riba, telefon pintar dan
sebagainya. Objektif kursus / webinar ini juga dapat dicapai dengan lebih
cemerlang dan di samping penjimatan dapat dilakukan tanpa menanggung kos
yang tidak sewajarnya dimana warga JKDM tidak perlu membuat bayaran
kursus / webinar untuk mengikuti sesi PdP tersebut. Jadual 8 menunjukkan
penjimatan sebanyak RM 10,527.84 dapat dicatat dengan perubahan alternatif
kursus / webinar secara dalam talian.

2.5.3 Aspek Pengurusan Sumber Manusia
AKMAL telah mengambil inisiatif dengan menukar medium

penyampaian kursus secara bersemuka kepada kursus / seminar secara
dalam talian. Melalui medium ini, AKMAL tidak perlu menggunakan tenaga
kerja (kakitangan) yang ramai dalam melaksanakan sesuatu kursus dan ianya

36

ANUGERAH INOVASI MENGOPTIMUMKAN SUMBER TAHUN 2021
AKADEMI KASTAM DIRAJA MALAYSIA (AKMAL)

akan memberikan penjimatan dari segi kerja lebih masa, tenaga kerja yang

ramai dan sebagainya.

Rujuk Lampiran 10 : Panduan Pelaksanaan Kursus Dalam Talian
Rujuk Lampiran 11 : Contoh Senarai Kursus AKMAL
Rujuk Lampiran 12 : Prosedur Perancangan Latihan

Bil. Lokasi Jadual 8 : Kos Pelaksanaan Kursus
Kos Pelaksanaan Kursus

Manual Atas Talian

1. AKMAL Induk 3,913.95 0.00

2. AKMAL Sabah 5,308.99 0.00

3. AKMAL Timur 1,304.90 0.00

Jumlah Kos Tuntutan 10,527.84 0.00

Jumlah Penjimatan (RM) RM 10,527.84

Pelaksanaan kursus / webinar ini telah bermula pada tahun 2020 akibat
penularan pandemik COVID-19. Pada tahun 2021, AKMAL telah melaksanakan
pelbagai webinar yang dianjurkan oleh jabatan pengajian di AKMAL.
Pendekatan yang digunapakai oleh AKMAL ini amat disenangi oleh warga
JKDM kerana perkongsian maklumat dan informasi terkini sesuatu perkara
dapat disampaikan dengan mudah, cepat dan pantas tanpa perlu bersemuka.
Oleh itu, bagi memenuhi keperluan latihan semasa, kursus / webinar ini tetap
dilaksanakan pada tahun 2020 dan 2021 bagi memenuhi kehendak dan
keperluan warga JKDM untuk mendapatkan perkongsian ilmu pengetahuan.

37

ANUGERAH INOVASI MENGOPTIMUMKAN SUMBER TAHUN 2021
AKADEMI KASTAM DIRAJA MALAYSIA (AKMAL)

Sebagai contoh jumlah peserta yang telah mengikut kursus / webinar anjuran
Jabatan Pengajian Luar sehingga Jun 2021 adalah melebihi 1000 orang.

2.5.4 Aspek Pentadbiran
Terdapat penjimatan dari segi penggunaan bilik kuliah, dewan makan,

alat bantuan mengajar dan sebagainya kerana warga JKDM hanya
menggunakan komputer riba ata telefon pintar masing-masing dan hanya
berada di tempat sendiri untuk mengikuti sesuatu kursus / webinar anjuran
AKMAL. Warga JKDM tidak perlu hadir ke AKMAL kerana pelaksanaan kursus
/ webinar dilakukan secara dalam talian.

2.5.5 Aspek Aset dan Logistik
Perlaksanaan kursus / seminar dalam talian (webinar) dengan

menggunakan aplikasi dalam talian seperti Microsoft Teams dapat
menggurangkan tenaga sumber manusia dengan hanya memerlukan 2 orang
pegawai sahaja bagi mengawal dan menguruskan aplikasi tersebut.

38

ANUGERAH INOVASI MENGOPTIMUMKAN SUMBER TAHUN 2021
AKADEMI KASTAM DIRAJA MALAYSIA (AKMAL)

Gambar Rajah 25 : Webinar AKMAL

Gambar Rajah 26 : Webinar Others Government Agency (OGA)

39

ANUGERAH INOVASI MENGOPTIMUMKAN SUMBER TAHUN 2021
AKADEMI KASTAM DIRAJA MALAYSIA (AKMAL)
Gambar Rajah 27 : Webinar Anjuran HQ dan Swasta

40

ANUGERAH INOVASI MENGOPTIMUMKAN SUMBER TAHUN 2021
AKADEMI KASTAM DIRAJA MALAYSIA (AKMAL)

INOVASI / IMPAK

Berdasarkan semua projek yang dilaporkan di dalam Anugerah ini, AKMAL
berpendapat bahawa Projek AKMAL2U merupakan satu projek yang memberi
impak yang signifikan kepada warga Jabatan Kastam Di raja Malaysia (JKDM)
secara umum dan warga AKMAL secara khusus seperti yang dihuraikan sebelum
ini, AKMAL telah memperkenalkan sistem pengurusan latihan secara atas talian
yang mudah dan mesra pengguna iaitu AKMAL2U. Ianya merupakan suatu
transformasi yang besar dan seiring dengan visi AKMAL iaitu Akademi Kastam
Bertaraf Dunia, di samping memenuhi nilai bersama JKDM iaitu i-SPEED.

Transformasi kepada AKMAL2U telah mermartabatkan AKMAL di mata
intitusi latihan yang lain sama ada kerajaan ataupun swasta. Ini kerana AKMAL2u
bergerak seiring dengan perkembangan semasa yang menitikberatkan teknologi
dalam budaya kerja dan kehidupan seharian. Ini adalah kerana, penggunaan
teknologi dalam pekerjaan dapat membantu dalam meningkatkan prestasi pekerja.
Keberkesanannya dapat diukur berdasarkan peningkatan produktiviti dan
penerimaan dalam menggunakan sistem ini untuk membantu meningkatkan
penghasilan produk kerja yang bermutu. Ia juga banyak membantu dalam
komunikasi, meningkatkan integrasi pekerja, meningkatkan produktiviti dan
penyampaian maklumat.

Melalui AKMAL2U, proses kerja yang dahulunya dilakukan secara manual
melibatkan penggunaan kertas yang banyak dapat dijimatkan. Di samping itu,
penggunaan masa juga dapat dijimatkan. Dalam konteks ini, projek AKMAL2u
dijangkakan dapat dipertingkatkan lagi dengan lebih inovatif demi memenuhi

41

ANUGERAH INOVASI MENGOPTIMUMKAN SUMBER TAHUN 2021
AKADEMI KASTAM DIRAJA MALAYSIA (AKMAL)

keperluan program latihan di masa akan datang. Beberapa percambahan
inovasi/pembaharuan telah berlaku melalui AKMAL2u yang menjadikan AKMAL
lebih efisien dan mengikuti perkembangan semasa. AKMAL2u adalah titik
permulaan yang seterusnya mendorong kepada pertumbuhan beberapa sistem yang
sama efisien dan efektif ke arah penjimatan ekonomi AKMAL meliputi aspek
kewangan, sumber manusia dan peralatan. Antara sistem yang wujud ekoran
AKMAL2u adalah AKMAL Management System (AMS) yang turut mengandungi
beberapa sub sistem iaitu e-Fasiliti, e-Pergerakan, Direktori MS ISO, e-Planning dan
lain-lain. Melalui sub sistem ini, tiada lagi penggunaan dan pengagihan kertas
secara manual. Warga JKDM boleh memohon kursus secara online berbanding
sebelum ini secara manual. Malahan itu juga, bermula 1 Julai 2020 AKMAL telah
melaksanakan sistem rekod pendaftaran dan kehadiran dalam setiap sesi kuliah
dengan menggunakan kaedah imbasan kod QR.
Rujuk Lampiran 13 : Arahan Merekod Kehadiran Peserta Kursus Secara Imbasan Kod
Quick Response (QR) di AKMAL2u.

Gambar Rajah 28 : Contoh Kod QR

42