01-BB-New

KASETSART
UNIVERSITY

FEBRUARY 2020

คู่มอื การรบั -จ่าย

เงินรายได้ระหวา่ งหน่วยงาน

สาํ นกั บรกิ ารคอมพวิ เตอร์ มหาวทิ ยาลัยเกษตรศาสตร์

ง า น ก า ร เ งิ น แ ล ะ บั ญ ชี

นางสาวนัฏพร นกแสง
นกั วเิ คราะห์นโยบายและแผน

คานา

ค่มู อื ปฏบิ ตั งิ านการรับ-จา่ ยเงนิ รายได้ระหว่างหนว่ ยงานฉบับนีจ้ ัดทาข้ึนเพ่ือช่วยใหก้ ารปฏิบัติงาน
ทางด้านการเงินและบัญชีของสานักบริการคอมพิวเตอร์ มีประสิทธิภาพมากย่ิงข้ึน และเป็นการทบทวน
กระบวนการปฏิบตั ิการให้สอดคล้องกับระเบยี บทางด้านการเงินและบัญชีของมหาวทิ ยาลัยเกษตรศาสตร์ โดย
มีข้ันตอนการปฏิบัติงานในระบบบริหารงานทรัพยากรองค์กร (ERP Enterprise Resource Planning) คู่มือ
การปฏิบัติงานดังกล่าวนี้ ผู้จัดทาได้รวบรวมองค์ความรู้ที่มีอยู่มาพัฒนาให้เป็นระบบเพื่อให้บุคลากรในองค์กร
สามารถเข้าถึงความรู้และมีวัตถุประสงค์ในการปฏิบัติงานก่อให้เกิดประโยชน์ทาให้บุคลากรผู้ปฏิบัติงานด้าน
การเงินและบัญชีมีความรู้ความเข้าใจ แนวทางข้ันตอนและกระบวนการทางานของการรับ – จ่ายเงินรายได้
ระหวา่ งหน่วยงานอย่างถกู ตอ้ ง ลดระยะเวลาการทางาน สะดวก รวดเร็วขนึ้ และทาใหบ้ คุ ลากรมีประสิทธิภาพ
ในการปฏิบัติงานดีย่ิงข้นึ

นางสาวนฏั พร นกแสง
กมุ ภาพันธ์ 2563

สารบญั

หนา้

คานา...................................................................................................................................................
สารบญั ...............................................................................................................................................
บทที่ 1 บทนา ..................................................................................................................................1

ความเป็นมาในการจัดทาคมู่ ือ...............................................................................................................1
วตั ถุประสงค์.........................................................................................................................................2
ขอบเขตของเนื้อหา ..............................................................................................................................2
ประโยชนข์ องคู่มอื ................................................................................................................................3
คาศัพท์สาคญั .......................................................................................................................................3
บทท่ี 2 เอกสารทเ่ี ก่ียวข้อง...............................................................................................................4
เอกสารท่ีเกย่ี วข้อง ...............................................................................................................................4
หลักการและทฤษฎี ..............................................................................................................................5
บทที่ 3 การวิเคราะห์งาน .................................................................................................................9
การวเิ คราะห์งาน..................................................................................................................................9
บทที่ 4 ขัน้ ตอนการปฏบิ ัติงาน .......................................................................................................13
1. ข้นั ตอนการรบั เงินรายไดร้ ะหวา่ งหน่วยงาน....................................................................................13
2. ข้นั ตอนการจา่ ยเงินรายได้ระหว่างหนว่ ยงาน..................................................................................43
3. การวิเคราะหเ์ งนิ รายได้ระหวา่ งหน่วยงาน ......................................................................................74
บทที่ 5 กรณีตัวอย่าง .....................................................................................................................77
บทที่ 6 ปัญหา อุปสรรค ข้อเสนอแนะ............................................................................................78
บรรณานุกรม...................................................................................................................................80

ภาคผนวก .......................................................................................................................................81

ภาคผนวก 1 .......................................................................................................................................82
ภาคผนวก 2 .....................................................................................................................................116
ภาคผนวก 3 .....................................................................................................................................128

บทที่ 1

บทนำ

ควำมเปน็ มำในกำรจดั ทำคู่มอื

มหาวิทยาลัยเกษตรศาสตร์ได้มีการนาระบบบริหารทรัพยากรองค์กร ERP (Enterprise
Resource Planning) มาใช้งานตั้งแต่วันท่ี 1 ตุลาคม พ.ศ. 2555 เพื่อนามาใช้ในการปฏิบัติงานทางด้าน
การเงินและบัญชีของมหาวิทยาลัยเกษตรศาสตร์ให้มีความถูกต้องและทันสมัย ทาให้การปฏิบัติงานทางด้าน
การเงินและบัญชีของมหาวิทยาลัยเกษตรศาสตร์เปล่ียนแปลงไป ประกอบกับมหาวิทยาลัยเกษตรศาสตร์มี
นโยบายท่ีให้หน่วยงานภายในมหาวิทยาลัยฯ นาระบบสารสนเทศทางการเงินและบัญชี ERP มาใช้ในการ
ปฏิบัติงานเพื่อให้การทางานด้านการเงินและบัญชีเป็นไปในทิศทางเดียวกันทั้งมหาวิทยาลัยฯ และการ
ปฏบิ ตั ิงานเปน็ ไปตามระเบียบของราชการ

สานักบริการคอมพิวเตอร์ มหาวิทยาลัยเกษตรศาสตร์ เป็นส่วนงานให้บริการโครงสร้างพื้นฐาน
ทางด้านระบบสารสนเทศของมหาวิทยาลัยเกษตรศาสตร์ โดยสนับสนุนงานด้านสารสนเทศ เครือข่าย
สารสนเทศ โดยให้บริการแก่นิสิต อาจารย์ บุคลากรของหน่วยงานภายในมหาวิทยาลัยฯ และรวมถึงบุคคล
ท่ัวไปอีกด้วย สานักบริการคอมพิวเตอร์ได้รับอนุมัติให้มีระเบียบในการจัดเก็บรายได้ค่าธรรมเนียมเพื่อนา
รายได้ค่าธรรมเนียมท่ีได้รับมาจัดหาทรัพยากรเพ่ือใช้ในการบริหารจัดการภายในหน่วยงานให้มีประสิทธิภาพ
เพื่อสนับสนุนโครงสร้างพื้นฐานให้แก่มหาวิทยาลัยฯ อีกท้ัง สานักบริการคอมพิวเตอร์ได้นาระบบสารสนเทศ
ทางการเงินและบัญชี (ERP Enterprise Resource Planning) มาใช้ในการปฏิบัติงานทางด้านการเงินและ
บัญชีเพ่ือให้สอดคล้องและเป็นไปในทิศทางเดียวกันท้ังมหาวิทยาลัยฯ เพื่อให้การบริหารงานด้านการเงินและ
บัญชีของสานักบริการคอมพิวเตอร์ท่ีมีความสาคัญและมีกระบวนการขั้นตอนที่สาคัญ ท้ังด้านรายได้ และด้าน
การจ่ายเงนิ รายได้ให้มีความสอดคล้องกับระเบยี บการจัดเก็บค่าธรรมเนยี ม จงึ มกี ารจดั ทาและทบทวนขั้นตอน
การรับเงนิ รายได้ และการจา่ ยเงนิ รายไดร้ ะหว่างหนว่ ยงาน เพื่อใหก้ ารจดั เก็บเงินรายได้และการจ่ายเงินรายได้
ถกู ต้องตามระเบียบและมปี ระสิทธภิ าพย่ิงขน้ึ

การโอนเงินรายได้และการจ่ายเงินรายได้ระหว่างหนว่ ยงาน หรอื ระบบเดนิ สะพดั (ลกู หน้ี/เจ้าหน้ี
ระหว่างกัน) เป็นการโอนเงินระหว่างหน่วยงานภายในของมหาวิทยาลัยฯ ผ่านระบบ ERP (Enterprise
Resource Planning) ภายใต้ระเบียบการจัดเก็บเงินรายได้ของมหาวิทยาลัยฯ เพ่ือให้การจัดเก็บเงินรายได้มี
ความรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ เป็นโอนรายได้ และรายจ่ายทางบัญชี แบบไม่ต้องมีการนาเงินสดหรือการ
โอนเงินผ่านธนาคาร แต่เป็นการเพ่ิม-ลดเงินฝากคลังของหน่วยงาน โดยการกาหนดรหัสหน่วยงาน มีกองคลัง
มหาวิทยาลัยเกษตรศาสตร์ เป็นส่วนกลางในการดาเนินการโอนเงินระหว่างหน่วยงาน ทาให้การทางานมี
ประสิทธิภาพ มคี วามรวดเร็ว ปลอดภัยมากย่งิ ข้นึ

1

วัตถปุ ระสงค์

1. เพื่อเป็นคู่มือในการปฏิบัติงานด้านการรับ-การจ่ายเงินรายได้ระหว่างหนว่ ยงานภายในระบบ
ERP ของมหาวทิ ยาลยั เกษตรศาสตร์

2. เพื่อให้รู้ขั้นตอนของการปฏิบัติงานการรับ-จ่ายเงินรายได้ระหว่างหน่วยงานภายในของ
มหาวิทยาลัยเกษตรศาสตร์

3. เพื่อให้ผู้รับบริการของสานักบริการคอมพิวเตอร์ มีความเข้าใจในกระบวนการรับ-จ่ายเงิน
รายได้ระหวา่ งหนว่ ยงานและสามารถปฏิบัติตามกระบวนการและข้นั ตอนได้อยา่ งถูกต้อง

4. เพ่ือลดระยะเวลาในการปฏิบัติงาน ลดปัญหาในการรับ-จ่ายเงินรายได้ระหว่างหน่วยงาน
ภายในมหาวิทยาลัยเกษตรศาสตร์

5. เพ่ือให้เกิดความรู้ความเข้าใจในด้านการรับ-จ่ายเงินรายได้ระหว่างหน่วยงานภายใน
มหาวทิ ยาลยั ฯ ทาใหก้ ารปฏบิ ตั ิงานเปน็ ไปในทศิ ทางเดยี วกัน

ขอบเขตเน้อื หำ

คู่มือการปฏิบัติงานเล่มน้ีประกอบด้วยรายละเอียดเก่ียวกับการปฏบิ ัติงานการรบั -จ่ายเงินรายได้
ระหวา่ งหน่วยงาน โดยแบง่ เนอื้ หาเปน็ 5 บท ได้แก่

บทที่ 1 บทนา กล่าวถึงความเป็นมาในการจัดทาคู่มือ วัตถุประสงค์ ขอบเขตเนื้อหา ประโยชน์
ของคู่มือ และคาศัพทส์ าคญั

บทที่ 2 เอกสารที่เก่ยี วขอ้ ง หลักการ ทฤษฎี และระเบียบท่เี กี่ยวข้อง
บทท่ี 3 การวิเคราะห์งาน แสดงความสัมพันธ์ของงานการเงินและบัญชี บทบาทหน้าท่ีของงาน
การรบั – จา่ ยเงินระหว่างหนว่ ยงาน และจานวนบคุ ลากรทีป่ ฏิบัตงิ าน
บทท่ี 4 ขั้นตอนการปฏิบัติงาน แสดงขั้นตอนการปฏิบัติงานโดยละเอียด ซึ่งแยกเป็น 3 ขั้นตอน
หลัก คือ ข้ันตอนการรับเงินรายได้ระหว่างหน่วยงาน (ลูกหน้ีเดินสะพัด) ขั้นตอนการจ่ายเงินรายได้ระหว่าง
หนว่ ยงาน (เจ้าหน้ีเดินสะพัด) และการวเิ คราะห์รายได้ระหวา่ งหนว่ ยงาน
บทท่ี 5 กรณีตัวอย่าง ผู้เขียนได้ยกกรณีตัวอย่าง การจัดทาระบบเดินสะพัด (ลูกหนี้/เจ้าหน้ี
เดินสะพัด) ของ กองคลังมหาวทิ ยาลัยเกษตรศาสตร์
บทที่ 6 ปัญหาอปุ สรรคและข้อเสนอแนะ ซงึ่ จะเปน็ ประโยชนม์ ากตอ่ ผู้ปฏิบตั ิงานท่อี าจประสบ
และพงึ ระวงั ในการปฏบิ ตั ิงาน

2

ประโยชนข์ องคูม่ ือ

1. สามารถใช้เป็นเครื่องมือในการปฏิบัติงานด้านการรับ-การจ่ายเงินรายได้ระหว่างหน่วยงาน
ภายในระบบ ERP ของมหาวิทยาลัยเกษตรศาสตร์

2. ทราบถึงข้ันตอนของการปฏิบัติงานการรับ-จ่ายเงินรายได้ระหว่างหน่วยงานภายในของ
มหาวทิ ยาลยั เกษตรศาสตร์

3. ช่วยให้ผู้รับบริการของสานักบริการคอมพิวเตอร์ มีความเข้าใจในกระบวนการรับ-จ่ายเงิน
รายไดร้ ะหวา่ งหน่วยงานและสามารถปฏิบตั ติ ามกระบวนการและขน้ั ตอนได้อย่างถูกตอ้ ง

4. ลดระยะเวลาในการปฏิบัติงาน ลดปัญหาในการรับ-จ่ายเงินรายได้ระหว่างหน่วยงานภายใน
มหาวิทยาลยั เกษตรศาสตร์

5. ช่วยให้เกิดความรู้ความเข้าใจในด้านการรับ-จ่ายเงินรายได้ระหว่างหน่วยงานภายใน
มหาวทิ ยาลยั เกษตรศาสตร์ ทาใหก้ ารปฏบิ ตั ิงานเป็นไปในทศิ ทางเดียวกัน

คำศัพทส์ ำคญั

มหำวิทยำลยั หมายถึง มหาวิทยาลัยเกษตรศาสตร์
ส่วนงำน หมายถึง หน่วยงาน ระดบั สานกั สถาบนั
ผู้อำนวยกำร หมายถึงผู้อานวยการสานกั บริการคอมพิวเตอร์
หัวหนำ้ สำนักงำน หมายถงึ หวั หน้าสานักงานเลขานุการสานักบริการคอมพวิ เตอร์
เงินรำยได้ของส่วนงำน หมายถึง เงินรายได้สานักบริการคอมพิวเตอร์ ตามระเบียบ
มหาวิทยาลัยเกษตรศาสตร์ ว่าด้วยเงินรายได้ พ.ศ. 2545 แก้ไขเพ่ิมเติม (ฉบับท่ี 2) พ.ศ. 2549 แก้ไขเพ่ิมเติม
(ฉบับท่ี 2) พ.ศ. 2555
เงินฝำกคลัง หมายถงึ เงนิ รายไดท้ ่ีหน่วยงานจดั เกบ็ นาฝากไว้ทก่ี องคลัง
ระบบ ERP ย่อมาจาก Enterprise Resource Planning หมายถึง การวางแผนทรัพยากรทาง
ธุรกจิ ขององค์กรโดยรวม เพ่ือให้เกิดการใชป้ ระโยชน์อย่างสงู สุดของทรัพยากรทางธรุ กิจขององค์กร
เดนิ สะพดั หมายถงึ หมนุ เวียน เรียกบัญชีกระแสรายวันวา่ บญั ชเี ดินสะพัด
ลูกหนี้ หมายถึง สิทธิท่ีกิจการจะได้รับเงินสดหรือทรัพยากรหรือประโยชน์เชิงเศรษฐกิจอ่ืน ๆ
เม่ือถึงกาหนดชาระ ลูกหน้ีอาจรวมถึงลูกหน้กี ารค้าและลกู หนี้อืน่ ฯ
เจ้ำหน้ี หมายถึง ผู้ขายเช่ือหรือให้กู้ยืมทรัพย์แก่บุคคลซึ่งเรียกว่าลูกหนี้ บุคคลซึ่งมีมูลหนี้เหนือ
บุคคลอกี คนหน่งึ ซ่ึงเรียกวา่ ลกู หน้ี และมสี ทิ ธิท่ีจะเรยี กให้ลกู หน้ีชาระหนีไ้ ด้

3

บทท่ี 2

เอกสารทเ่ี กี่ยวขอ้ ง

เอกสารที่เก่ียวขอ้ ง

ประกาศสภามหาวิทยาลัยเกษตรศาสตร์ เร่ือง ระเบียบมหาวิทยาลัยเกษตรศาสตร์ว่าด้วยเงิน
รายได้ พ.ศ. 2545 ระเบียบมหาวิทยาลัยเกษตรศาสตร์ว่าด้วยเงินรายได้ (ฉบับท่ี 2) พ.ศ.2549 ระเบียบ
มหาวิทยาลัยเกษตรศาสตร์ว่าด้วยเงินรายได้ (ฉบับที่ 3) พ.ศ.2555 (โปรดดูภาคผนวก 1) รายได้ของ
สานกั บริการคอมพวิ เตอร์สามารถสรุป ไดด้ งั น้ี

1. เงนิ บารงุ มหาวิทยาลยั และเงนิ ค่าธรรมการศึกษาจัดเก็บจากนิสติ หรือนกั เรียน มีการจัดเก็บ
และได้รับส่วนแบง่ ตามอตั รา ประกาศมหาวิทยาลยั เกษตรศาสตร์

2. เงินรายได้จากบริหารงาน เป็นเงินส่วนแบ่ง ค่าชดเชย ค่าปรับ เงินผลประโยชน์ของส่วนงาน
ทเ่ี กิดจากการลงทุน คา่ เช่าที่ ค่าธรรมเนียม การขอใช้อาอาคาร สถานท่ี ค่าตรวจ ค่ารักษาพยาบาล เงนิ รายได้
จากการจาหน่วยลิตผล ผลิตภัณฑ์ต่าง ๆ หรือรายได้อื่น จากการดาเนินงาน โดยมีอัตราเรียกเก็บตามประกาศ
มหาวิทยาลัยเกษตรศาสตร์ (ในเงินรายได้ประเภทน้ีสานักบริการคอมพิวเตอร์ มีประกาศ
มหาวทิ ยาลัยเกษตรศาสตร์ กาหนดอตั ราคา่ ธรรมเนยี มการใช้หอ้ งประชมุ ห้องอบรม หอ้ งเรยี น ห้องปฏิบัติการ
คอมพวิ เตอร์ และการขอใชอ้ ปุ กรณต์ า่ ง ๆ ของสานกั บริการคอมพิวเตอร์ มก. ตามภาคผนวก 2 หนา้ 99)

3. เงินที่ได้จากการประยุกต์และบริการวิชาการ เป็นเงินได้จากบริการวิชาการ การจาหน่วย
ตาราเอกสาร การให้บริการทดสอบ การให้บริการห้องทดลอง ค่าธรรมเนียมการผลิตส่ือการสอน วีดิทัศน์
สิ่งพิมพ์ รายได้จากการจัดฝึกอบรม และรายได้น้ัน ๆ ท่ีได้จากการปฏิบัติงานด้านวิชาการ (ในเงินรายได้
ประเภทน้ีสานักบริการคอมพิวเตอร์ มีประกาศมหาวิทยาลัยเกษตรศาสตร์ กาหนดอัตราค่าธรรมเนียมการใช้
บริการดา้ นเทคโนโลยสี ารสนเทศ สานักบรกิ ารคอมพวิ เตอร์ มก. ตามภาคผนวก 2 หน้า 107)

4. เงินรายได้จากโครงการพัฒนาวิชาการ เป็นเงินรายได้ที่เกิดจากการใช่ทรัพยากรของ
มหาวทิ ยาลยั ในเชงิ วิชาการโดยจดั ทาเปน็ โครงการ

5. เงินอุดหนุน เป็นเงินท่ีได้จากบุคคล หรือนิติบุคคล ทั้งในประเทศและต่างประเทศเพื่อการ
วจิ ยั หรอื กจิ การทว่ั ไป

6. เงินรับฝาก เป็นเงินต่างท่ีที่ส่วนงานรับฝากไว้ โดยมีเงื่อนไข เช่น ค่าเช่าร้านรับล่วงหน้า ตาม
ขอ้ กาหนดของสัญญาใหเ้ ช่าพื้นท่ี เป็นต้น

7. เงนิ รายได้อ่ืน ๆ ตามระเบียบเงินรายได้ระบุไว้

4

หลักการและทฤษฎี

การปฏิบัตงิ านทางดา้ นการเงินและบัญชขี องมหาวทิ ยาลัยเกษตรศาสตร์ในปจั จบุ ันมีการนาระบบ
สารสนเทศทางด้านการเงินและบัญชีมาช่วยในการปฏบิ ัติงานเพ่ือเพ่ิมประสิทธภิ าพให้กับงานการเงินและบัญชี
มหาวิทยาลยั ฯ คือ ระบบบริหารทรัพยากรองค์การ ERP มาจาก Enterprise Resource Planning เปน็ ระบบ
ที่ใช้ในการจัดการและวางแผนการใช้ทรัพยากรต่าง ๆ ขององค์กรโดยรวม เพื่อให้เกิดการใช้ประโยชน์ได้อยา่ ง
สูงสุด และเชื่อมโยงระบบงานต่าง ๆ ขององค์กรเข้าด้วยกัน เช่น ระบบงานทางด้านบัญชีและการเงิน
ระบบงานทรัพยากรบุคคล ระบบสารสนเทศนิสิต เพื่อช่วยให้การวางแผนและบริหารทรัพยากรขององค์กร
เปน็ ไปอย่างมีประสิทธิภาพ ชว่ ยลดเวลาและข้นั ตอนการทางานได้อีกด้วย

ระบบบริหารทรัพยากรองค์การ ERP (Enterprise Resource Planning) เป็นเคร่ืองมือท่ี
นามาใช้ในการบริหารจัดการเพ่ือแก้ปัญหาที่เกิดขึ้นภายในองค์กร และจะช่วยทาให้การเชื่อมโยงระหว่าง
การเงินและบัญชีกับการจัดซื้อจัดจ้างให้มีประสิทธิภาพมากข้ึน อีกท้ังยังทาให้เกิดการประสานรวมกันของ
ระบบงานให้เป็นอันหน่ึงอันเดียวกันของข้อมูลให้เกิดความรวดเร็วในการตอบสนองของข้อมูล และช่วย
สนบั สนุนการตัดสนิ ใจของผู้บรหิ ารด้วยการใช้ข้อมลู ทางบญั ชที ี่มคี ุณภาพมากขน้ึ

ระบบ ERP ประกอบดว้ ย 9 ระบบยอ่ ย ดงั นี้
1. ระบบบริหารบญั ชแี ยกประเภท (General Ledger ,GL)
2. ระบบงบประมาณ (Budgeting ,BG)
3. ระบบรายได้/บรหิ ารลูกหนแี้ ละการรับเงนิ (Account Receivable ,AR)
4. ระบบการจัดซ้อื จดั จา้ ง (Purchasing ,PC)
5. ระบบบริหารเจ้าหนี้และการจ่ายเงิน (Account Payable ,AP)
6. ระบบบริหารธนาคาร (Bank Management ,BM) สามารถเชื่อมต่อกับระบบ Cash
Management ของธนาคารที่ มหาวทิ ยาลัยเกษตรศาสตร์จะใช้บริการ
7. ระบบสนิ ทรัพยถ์ าวร (Fixed Asset ,FA)
8. ระบบบริหารสนิ ค้าคงคลัง (Inventory Control ,IC)
9. การเช่ือมต่อ (Interface) กับระบบอื่น ๆ ท่ีมหาวิทยาลัยเกษตรศาสตร์ใช้อยู่ เช่น ระบบ
สารสนเทศนิสติ ระบบจัดทาคาของบประมาณ เป็นต้น

5

System flow) 5

/ 10%

การรับ – จ่ายเงินรายได้ระหว่างหน่วยงานภายในมหาวิทยาลัยฯ (ระบบเดินสะพัด ลูกหน้ี/
เจ้าหน)ี้ เป็นกระบวนการทางานภายใต้การกาหนดนโยบายทางดา้ นการเงินใหม่ในระบบ ERP อย่ภู ายในระบบ
รายได้/บริหารลูกหนี้และการรับเงิน (Account Receivable ,AR) และระบบบริหารเจ้าหน้ีและการจ่ายเงิน
(Account Payable ,AP) และยงั เชอื่ มโยงไปถึงระบบบรหิ ารบัญชีแยกประเภท (General Ledger ,GL) โดยมี
รายละเอยี ดวธิ กี ารปฏบิ ัติ ดังน้ี

วธิ ีการรับโอนจากเงนิ ฝากคลงั
หน่วยงานผู้รับบริการ
1. ต้องขออนมุ ตั กิ ่อนดาเนนิ การ ขออนุมตั ใิ ช้บริการ
2. จองเงนิ ในระบบ ERP
3. เสนออนุมัติจากผมู้ อี านาจอนุมัติ
4. แจง้ ไปยังหน่วยงานผ้ใู หบ้ รกิ ารเพอื่ รบั บรกิ าร
5. เมื่อหน่วยงานได้รับใบแจ้งหนี้เดินสะพัดแล้ว ให้จัดทาใบต้ังหน้ีเดินสะพัดในระบบ ERP

ภายในวันท่ี 25 ของเดอื น และจัดสง่ ใบต้ังหน้ีเดนิ สะพดั ใหก้ องคลงั ภายในวันรุ่งขนึ้ หรือวันทาการถดั ไป
หนว่ ยงานผใู้ ห้บรกิ าร
1. เมอ่ื ได้รับแจง้ จากหน่วยงานผู้ขอรบั บริการ ดาเนนิ การให้บรกิ าร
2. เม่ือให้บริการแล้ว ภายในวันที่ 20 ของเดือน ให้สรุปการให้บริการแก่หน่วยงานต่าง ๆ โดย

จัดทาใบแจ้งหน้ีเดินสะพัดของแต่ละหน่วยงานในระบบ ERP จานวน 2 ใบ ต้นฉบับส่งหน่วยงานผู้รับบริการ
สาเนาส่งกองคลงั ภายในวันรุง่ ข้ึนหรือวันทาการถัดไป

6

กองคลัง
1. เมื่อได้รับใบแจ้งหน้ีเดินสะพัดและใบต้ังหน้ีเดินสะพัดเรียบร้อยแล้ว ให้กองคลังรวมเอกสาร
ของหนว่ ยงานเดียวกัน เพือ่ ตรวจสอบและบนั ทึกโอนเงินรายไดห้ น่วยงานในระบบ ERP
2. แจ้งการโอนเงินไปยงั หนว่ ยงานผู้ใหบ้ รกิ ารและผ้รู ับบรกิ าร โดยแจง้ ทาง E-mail

วธิ กี ารบนั ทึกบัญชี

การรับเงินรายได้

การโอนรับเงนิ จากเงนิ ฝากคลงั (ที่หนว่ ยงาน) เงินฝากคลงั เพิ่ม

ตัง้ ลูกหนเ้ี ดินสะพดั

บนั ทกึ บัญชี เดบติ ลกู หนห้ี นว่ ยงานภายใน xx

เครดิต รายได้ xx

กองคลงั โอนเงินฝากคลงั (รายการเดินสะพดั )

บันทึกบัญชี เดบิต เงนิ ฝากคลงั xx

เครดติ ลูกหนีห้ นว่ ยงานภายใน xx

และจะเกิดรายการโอนเงินรับฝากคลังระดับคณะ ท่กี องคลัง (รายการเดนิ สะพัด)

บนั ทกึ บัญชี เดบติ เงนิ รบั ฝากระดบั คณะ xx

เครดิต ลูกหน้ี xx

เดบติ เงินรับฝากคณะระดบั ภาควชิ า xx

เครดติ เงินฝากคลัง xx

เดบติ เจ้าหนี้ xx

เครดิต เงินฝากคลัง xx

การจ่ายเงินรายได้

การโอนจา่ ยเงนิ จากเงินฝากคลัง (ทีห่ น่วยงาน) เงนิ ฝากคลงั ลด

ตั้งเจ้าหน้ีเดนิ สะพัด

บันทึกบัญชี เดบติ คา่ ใชจ้ ่าย xx

เครดิต เจ้าหนหี้ นว่ ยงานภายใน xx

7

กองคลงั โอนเงนิ ฝากคลงั (รายการเดินสะพดั )

บนั ทึกบญั ชี เดบิต เจ้าหน้ีหนว่ ยงานภายใน xx

เครดิต เงินฝากคลัง xx

และจะเกิดรายการโอนเงนิ รับฝากคลังระดับคณะ ที่กองคลงั (รายการเดนิ สะพดั )

บันทึกบญั ชี เดบิต เงินรบั ฝากระดับคณะ xx

เครดิต เงินรบั ฝากระดบั คณะ xx

เดบติ เงินรับฝากคณะระดบั ภาควิชา xx

เครดิต เงนิ ฝากคลัง xx

เดบติ เจ้าหน้ี xx

เครดติ เงินฝากคณะ xx

เดบิต เงนิ ฝากคลัง xx

เครดติ ลกู หนี้ xx

ระเบียบทเ่ี กี่ยวขอ้ ง

ระเบียบมหาวิทยาลยั เกษตรศาสตร์ วา่ ด้วยเงินรายได้ พ.ศ.2545
ระเบียบมหาวิทยาลยั เกษตรศาสตร์ ว่าด้วยเงนิ รายได้ (ฉบบั ท่ี 2) พ.ศ.2549
ระเบียบมหาวิทยาลัยเกษตรศาสตร์ ว่าดว้ ยเงินรายได้ (ฉบับที่ 3) พ.ศ.2555
ข้อบงั คับมหาวิทยาลยั เกษตรศาสตร์ วา่ ด้วยการงบประมาณ การบริหารการเงนิ และทรัพย์สนิ
พ.ศ. 2561
ประกาศมหาวทิ ยาลัยเกษตรศาสตร์ เรอ่ื ง หลักเกณฑ์และวธิ ีการรับเงนิ การเบกิ เงนิ การจา่ ยเงิน
การบัญชีและรายงานการเงนิ ของมหาวทิ ยาลยั เกษตรศาสตร์ พ.ศ. 2563
ประกาศมหาวทิ ยาลัยเกษตรศาสตร์ เรอ่ื ง การจดั เกบ็ และโอนเงนิ รายไดข้ องมหาวทิ ยาลัย
ประกาศมหาวิทยาลัยเกษตรศาสตร์ เรื่อง กาหนดอัตราค่าธรรมเนียมการใช้ห้องประชุม ห้อง
อบรม ห้องเรียน ห้องปฏิบัติการคอมพิวเตอร์ และการขอใช้อุปกรณ์ต่าง ๆ ของสานักบริการคอมพิวเตอร์
มหาวิทยาลัยเกษตรศาสตร์
ประกาศมหาวิทยาลัยเกษตรศาสตร์ เร่ือง กาหนดอัตราค่าธรรมเนียมการใช้บริการด้าน
เทคโนโลยสี ารสนเทศ สานักบริการคอมพวิ เตอร์ มหาวิทยาลยั เกษตรศาสตร์

8

บทท่ี 3
การวิเคราะห์งาน

การวิเคราะหง์ าน

สำนักบริกำรคอมพิวเตอร์ มหำวิทยำลัยเกษตรศำสตร์ มีกำรบริหำรงำนภำยใต้กำรบริหำรงำน
ของมหำวิทยำลัยเกษตรศำสตร์ ซ่ึงมีฐำนะเทียบเท่ำ ดังแผนภูมิ ที่ 1 โครงสร้ำงกำรบริหำรของสำนักบริกำร
คอมพวิ เตอร์ ภำยใต้มหำวทิ ยำลยั เกษตรศำสตร์ แผนภูมิท่ี 2 โครงสรำ้ งกำรบรหิ ำรสำนกั งำนเลขำนกุ ำร ภำยใต้
สำนกั บรกิ ำรคอมพวิ เตอร์ โดยงำนกำรเงินและบญั ชีเปน็ งำนย่อยของสำนักงำนเลขำนุกำร ภำยใต้สำนักบรกิ ำร
คอมพวิ เตอร์ ดงั แผนภูมทิ ่ี 3

อธิการบดี
รองอธกิ ารบดี

9

จำกแผนภูมิท่ี 1 โครงสร้ำงกำรบริหำรของสำนักบริกำรคอมพิวเตอร์ แยกเป็น 5 ฝ่ำย ได้แก่
สำนักงำนเลขำนุกำร ฝ่ำยฝึกอบรมและสื่ออิเล็กทรอนิกส์ ฝ่ำยระบบสำรสนเทศ ฝ่ำยระบบคอมพิวเตอร์และ
เครอื ข่ำย และฝ่ำยบรกิ ำรสำรสนเทศ ซึ่งภำยใต้ฝ่ำยยังประกอบด้วยส่วนงำนยอ่ ยต่ำง ๆ ตำมภำรกจิ ของฝ่ำย
แผนภูมิท่ี 2 โครงสร้างสานักงานเลขานกุ าร

แผนภมู ิที่ 2 โครงสรา้ งสานักงานเลขานกุ าร

จำกแผนภูมิที่ 2 จำกผังแผนภูมิกำรบริหำรงำนข้ำงต้นของหัวหน้ำสำนักงำนเลขำนุกำรภำยใต้
ผู้อำนวยกำรสำนักบริกำรคอมพิวเตอร์ ซ่ึงขึ้นตรงต่ออธิกำรบดี มหำวิทยำลัยเกษตรศำสตร์ โดยภำยใต้
สำนักงำนเลขำนุกำร น้ันเป็นงำนย่อย 7 งำนได้แก่ งำนกำรเงินและบัญชี งำนพัสดุ งำนทรัพยำกรบุคคล งำน
สื่อสำรองค์กร งำนแผนและประกันคุณภำพ งำนธุรกำร และงำนกิจกำรพิเศษ โดยงำนกำรเงินและบัญชี
เป็นงำนยอ่ ยงำนหนง่ึ ในสำนักงำนเลขำนกุ ำร

10

แผนภมู ิที่ 3 โครงสรา้ งตาแหนง่ งานและบุคลากร

ผูอ้ านวยการ

หัวหนา้ สานกั งานเลขานกุ าร

หวั หน้างานการเงนิ และบญั ชี
นางสาวจติ ธนา โตนดดง

หน่วยการเงิน หนว่ ยบญั ชี
นางสาวฐานภา เมธอี ษั ฎาวฒุ ิ นางสาวนฏั พร นกแสง

จำกแผนภูมิท่ี 3 แสดงอัตรำกำลังของงำนกำรเงินและบัญชี ซ่ึงประกอบด้วย 1. หัวหน้ำงำน
กำรเงินและบัญชี นำงสำวจิตธนำ โตนดดง 2. เจ้ำหน้ำที่บริหำรงำนท่ัวไป นำงสำวฐำนภำ เมธีอัษฎำวุฒิ
3. นักวิเครำะห์นโยบำยและแผน นำงสำวนัฏพร นกแสง ได้รับมอบหมำยในกำรปฏิบัติงำนด้ำนหน่วยบัญชี
ของสำนักบริกำรคอมพวิ เตอร์ ดงั น้ี

1. งำนดำ้ นกำรบันทึกบญั ชี

 กำรบันทึกบัญชีถูกต้องเป็นปัจจุบัน บันทึกบัญชีลงสมุดเงินสด Excel และตรวจสอบ
รำยกำรบัญชีใหส้ อดคล้องกบั ระบบ ERP

2. งำนดำ้ นจดั ทำรำยงำนทำงกำรเงนิ

 จัดทำงบกระทบยอดเงินฝำกคลังประจำทุกเดือน โดยกระทบยอดเงินฝำกคลังในระบบ
ERP ระหว่ำงหน่วยงำนใหถ้ กู ต้องตรงกับเงินฝำกคลังหนว่ ยงำนกองคลัง

3. งำนดำ้ นเอกสำรขออนุมัตเิ บิกจำ่ ยเงนิ รำยได้ / เงินงบประมำณ

 จดั ทำบันทกึ เบิกจำ่ ยเงินงบประมำณและเงินรำยได้ โดยตรวจสอบเอกสำรสัญญำและใบ
แจง้ หนใี้ ห้ถูกต้องและครบถ้วน

4. งำนด้ำนเอกสำรเบกิ จำ่ ย

 รับและตรวจเอกสำรเบิกจ่ำยจำกงำนพัสดุเบ้ืองต้น ท้ังเงินรำยได้และเงินงบประมำณ
โดยตดิ ตำมเอกสำรทเ่ี บิกจำ่ ยรำยเดือนใหค้ รบถ้วน

11

5. งำนดำ้ นระบบโอนเงินระหวำ่ งหน่วยงำน
 ตรวจสอบเอกสำรบนั ทึกรำยกำรรับเงิน – รำยกำรจำ่ ยเงนิ จำกหนว่ ยงำนภำยใน

6. งำนด้ำนกำรควบคมุ ใบเสรจ็ รบั เงิน
 ควบคุมกำรใช้ใบเสรจ็ รบั เงนิ เพ่ือใหส้ ำมำรถปฏิบตั งิ ำนได้อย่ำงตอ่ เนื่อง

7. งำนอ่ืน ๆ ทไี่ ด้รบั มอบหมำย เชน่ ประสำนงำนกอคลังเพอื่ แก้ไขเอกสำรทำงกำรเงินและบัญชี
ดังนั้น คู่มือกำรปฏิบัติงำนเล่มน้ีจะกล่ำวถึงเฉพำะในส่วนท่ีเก่ียวกับระบบโอนเงินระหว่ำง
หน่วยงำนภำยในมหำวทิ ยำลัยฯ เท่ำนนั้

12

บทที่ 4

ข้นั ตอนการปฏิบตั งิ าน

บทบาทหน้าท่ีของการปฏิบัติงานการรับ – จ่ายเงินรายได้ระหว่างหนว่ ยงาน สามารถแสดงเป็น

ผังกระบวนงานได้ดงั น้ี

ผู้รับผดิ ชอบ : งานการเงนิ และบัญชี เร่มิ ต้น

รับบนั ทกึ ขอรบั บริการ

ตรวจสอบ
ความถกู ตอ้ ง

ดาเนนิ การส่งคนื

เพือ่ แก้ไข

คัดแยกประเภท
เอกสาร

รายได้ รายจา่ ย

สรา้ งรายการในระบบ ERP สร้างรายการในระบบ ERP
ลกู หน้ีระหวา่ งกนั เจ้าหน้ีระหวา่ งกนั

เสนอหัวหน้างานการเงนิ และบญั ชี

เสนอหัวหนา้ สานกั งานเลขาฯ
เสนอผู้อานวยการฯ
จัดสง่ ผู้เก่ียวขอ้ ง

จบขน้ั ตอน
13

จากผงั การดาเนินงานข้างต้น สามารถอธิบายวิธกี ารปฏิบัตงิ านดงั น้ีคอื
1. วิธกี ารออกใบแจง้ หนีเ้ ดินสะพัด
1.1 เขา้ ระบบ ERP >> เลอื กที่เมนบู ัญชลี กู หน้ี

บญั ชีลกู หนี้

1.2 แบบฟอร์มทั่วไป >> เลือกเมนลู ูกหนีร้ ะหว่างกนั

ลูกหน้ีระหว่างกัน

14

เลอื กทสี่ ญั ลักษณ์ เพ่อื ทาการสรา้ งใบแจง้ หนีเ้ ดินสะพดั ระบุขอ้ มลู ในใบส่ังขาย ดงั รูป

ระบุข้อมลู ที่สาคัญ ดังน้ี คาอธิบาย
ฟลิ ด์ ระบุรหสั ลูกหนี้ระหว่างกันทีต่ ้องการออกใบเสรจ็ รับเงิน
รหัสลูกคา้ ขน้ึ ต้นดว้ ยรหัส 19 = ลูกหนี้ – หนว่ ยงานภายในมหาวทิ ยาลัย
ระบุชุดเลขทีเ่ อกสาร SL (เท่านนั้ )
ชุดเลขท่เี อกสาร ระบุ 99 (ระบบกาหนดใหอ้ ัตโนมัติ)
วธิ กี ารจัดสง่ ระบุไซตส์ าหรับเกบ็ สนิ ค้า 99 (ระบบกาหนดใหอ้ ัตโนมัติ)
ไซต์ ระบุคลงั สินคา้ 99 (ระบบกาหนดให้อัตโนมตั )ิ
คลังสนิ ค้า

เมื่อระบุขอ้ มูลครบถ้วนแลว้ คลิกปุม่ ตกลง

15

1.3 ระบบทาการสร้างหัวใบแจ้งหน้ีเดินสะพัดข้ึนมาใหม่ โดยมีเลขท่ีใบส่ังขายตามชุดเลขที่เอกสารที่เลือกไว้
(ใบสงั่ ขาย)

1.4 ท่ีแถป ภาพรวม ระบขุ ้อมลู ดังนี้

ฟลิ ด์ คาอธิบาย
เลขท่อี ้างอิงลูกคา้ ไมต่ ้องระบุ เพราะไม่มีการออกใบเสร็จรับเงิน
ชอ่ื ระบบระบชุ ื่อให้อัตโนมัติ
การชาระเงิน ระบบระบวุ ธิ กี ารชาระเงินเป็น RELATE คือ รายได้ระหว่างกนั
แบง่ เป็นประเภท ดังน้ี
RELATE1 = การโอนเงนิ ภายในหน่วยงานระหวา่ งภาควิชา
RELATE2 = การโอนเงินระหว่างหน่วยงานภายใน วทิ ยาเขตบางเขน
RELATE3 = การโอนเงินระหวา่ งวทิ ยาเขต

16

1.5 ท่ีแถป ท่ีอยู่ ให้ระบทุ ี่อยู่ในช่องชอ่ื ถนนเท่านั้น แต่เน่ืองจากเปน็ หน่วยงานภายใน ระบบจะกาหนดให้
อตั โนมัติ โดยไม่ตอ้ งบันทึกข้อมลู

1.6 ท่แี ถป มิติ ให้ใส่ขอ้ มูลมิตขิ องหน่วยงานให้ครบถ้วน

17

ระบุข้อมูลทีส่ าคัญ ดังน้ี

ฟลิ ด์ ระบุ คาอธิบาย

แหลง่ เงนิ 2000 เงินรายได้

หน่วยงาน B52000010 ส่วนกลางสานกั บรกิ ารคอมพิวเตอร์

แผนงาน 9999 ผลงานดา้ นสนบั สนุนการดาเนนิ งาน (ระบตุ ามแผนงบประมาณประจาป)ี

โครงการ 99 ไมร่ ะบุมติ โิ ครงการ

ปกี ารศกึ ษา 99 ไม่ระบุมิตปิ ีการศึกษา

กองทนุ Relate ระบบระบุวธิ กี ารชาระเงนิ เป็น RELATE คือ รายไดร้ ะหวา่ งกัน

แบง่ เปน็ ประเภท ดังน้ี

RELATE1 = การโอนเงนิ ภายในหน่วยงานระหว่างภาควิชา

RELATE2 = การโอนเงนิ ระหว่างหนว่ ยงานภายใน วิทยาเขตบางเขน

RELATE3 = การโอนเงินระหวา่ งวิทยาเขต

วเิ คราะห์ 99 ไมร่ ะบุมิติวิเคราะห์

1.7 สร้างบรรทัดของรายการแจง้ หนี้ โดยใชเ้ ม้าเลอ่ื นมาท่ีช่วงลา่ งของขอ้ มลู เลอื กท่ีฟิลด์หมายเลขสินคา้
ระบบจะใหเ้ ลอื กรหัสบญั ชี ให้ตรงกบั ประเภทของรายรับ

18

ระบุข้อมูลทส่ี าคัญ ดังนี้ คาอธิบาย
ฟลิ ด์ ระบุหมายเลขผังบัญชรี ายได้ที่ต้องการ โดยสามารถกรองข้อมูลโดยฟลิ ด์
หมายเลขสินคา้ 4* = รบั รายได้
ระบุรายละเอียดรายได้
ข้อความ ระบจุ านวน ค่าเริ่มต้นของระบบ = 1 แสดงคา่ ใหอ้ ัตโนมตั ิ
ปริมาณ ระบบแสดงค่าให้อัตโนมตั ิ
หนว่ ย ระบจุ านวนเงินท่ีรบั ชาระท้ังหมด
ราคาตอ่ หน่วย ระบบแสดงค่าอัตโนมตั ิ ตามชื่อผงั บัญชี
ชอ่ื สนิ คา้ ระบุมติ ิ (หากทาตามข้อ 1.5 ระบบจะแสดงใหอ้ ัตโนมตั )ิ
มติ ิ

กรณที ี่มีการรบั รายได้มากกวา่ 1 รายการ สามารถเพิม่ บรรทัดไดโ้ ดย

- กดลกู ศรลง หรือกดสร้าง ระบบจัดแสดงบรรทัดให้ใหม่ และสามารถทาตอ่ ได้

1.8 ตรวจสอบรายการก่อนออกใบเสรจ็ รับเงินจริง
กดปุ่ม >> ตรวจทาน >> ใบเสรจ็ รับเงนิ /ใบแจ้งหนี้

19

ปริมาณ = ท้ังหมด
พมิ พ์ใบแจ้งหนี้ = ตอ้ งเป็นสัญลกั ษณ์  คือต้องการพิมพใ์ บเสรจ็
แถป ภาพรวม ตอ้ งแสดงเครอ่ื งหมาย  และ กดปมุ่ ตกลง

20

ตัวอย่าง ตรวจทานใบแจ้งหนเี้ ดนิ สะพัด
21

1.9 บนั ทกึ รายการใบแจง้ หน้ีเดินสะพดั
กดปุ่ม >> การผา่ นรายการ >> ใบเสรจ็ รับเงนิ /ใบแจ้งหน้ี

ปริมาณ = ทง้ั หมด
การลงรายการบญั ชี = ตอ้ งเป็นสญั ลักษณ์ 
พิมพใ์ บแจง้ หน้ี = ต้องเปน็ สัญลักษณ์  คือต้องการพิมพใ์ บเสรจ็
แถป ภาพรวม ต้องแสดงเครื่องหมาย  และ กดปมุ่ ตกลง

22

ตวั อยา่ ง ใบแจง้ หน้เี ดินสะพัด
23

2. ขน้ั ตอนการเลอื กพิมพใ์ บแจ้งหนเ้ี ดินสะพดั กรณีที่ลืมพิมพใ์ บแจง้ หน้ีเดนิ สะพัด
2.1 ไปท่เี มนูบญั ชลี ูกหน้ี >> แบบฟอร์มทว่ั ไป ลกู หน้ีระหวา่ งกนั >> เลือกหาใบแจ้งหน้เี ดนิ สะพดั >>

คลิกให้แสดงเปน็ แถบสีฟา้ เลือกกดปุ่ม การสอบถาม >> ใบเสร็จรับเงิน/ใบแจ้งหน้ี

การสอบถาม
ใบเสรจ็ รบั เงิน/ใบแจ้งหนี้

2.2 กดปมุ่ ตัวอย่างก่อนพิมพ์/พิมพ์ >> เลอื กแบบฟอร์มลกู หนี้ระหวา่ งกัน

24

3. การปรับปรุงรายการ หรือยกเลิกใบแจ้งหนเ้ี ดินสะพดั
3.1 เข้าระบบ ERP >> เลือกท่เี มนูบัญชลี กู หนี้

บญั ชีลกู หนี้

3.2 แบบฟอร์มทวั่ ไป >> เลอื กเมนลู ูกหนี้ระหว่างกัน

ลกู หนี้ระหว่างกนั

25

เลือกทส่ี ญั ลักษณ์ เพื่อทาการสรา้ งใบลดหนี้

ระบุข้อมูลท่ีสาคัญ ดังนี้ คาอธบิ าย
ฟลิ ด์ ระบรุ หัสลูกหน้ีระหวา่ งกันทต่ี ้องการออกใบลดหนี้
รหสั ลกู ค้า ขนึ้ ตน้ ดว้ ยรหัส 19 = ลกู หนี้ – หน่วยงานภายในมหาวทิ ยาลัย
ระบุชดุ เลขท่เี อกสาร SR ใบลดหน้ีเดนิ สะพัด (เทา่ น้นั )
ชุดเลขที่เอกสาร ระบุ 99 (ระบบกาหนดใหอ้ ตั โนมัติ)
วธิ ีการจดั ส่ง ระบไุ ซต์สาหรบั เก็บสนิ คา้ 99 (ระบบกาหนดให้อตั โนมัต)ิ
ไซต์ ระบุคลงั สินค้า 99 (ระบบกาหนดใหอ้ ัตโนมตั )ิ
คลงั สินค้า

เมื่อระบุขอ้ มลู ครบถ้วนแลว้ คลิกปุ่ม ตกลง

26

3.3 ระบบทาการสร้างหัวใบลดหนี้ขนึ้ มาใหม่ โดยมเี ลขที่ใบสงั่ ขายตามชดุ เลขทเ่ี อกสารทเ่ี ลือกไว้
(ใบสง่ั ขาย)

3.4 ทแ่ี ถป ภาพรวม ระบขุ ้อมูล ดังน้ี

ฟลิ ด์ คาอธบิ าย
เลขทีอ่ า้ งอิงลูกค้า ไม่ต้องระบุ เพราะไม่มีการออกใบเสรจ็ รับเงนิ
ชอ่ื ระบบระบชุ ื่อใหอ้ ัตโนมัติ
การชาระเงนิ ระบบระบวุ ิธกี ารชาระเงินเป็น RELATE คือ รายได้ระหวา่ งกนั
แบ่งเป็นประเภท ดังน้ี
RELATE1 = การโอนเงินภายในหนว่ ยงานระหว่างภาควชิ า
RELATE2 = การโอนเงนิ ระหวา่ งหน่วยงานภายใน วทิ ยาเขตบางเขน
RELATE3 = การโอนเงนิ ระหวา่ งวทิ ยาเขต

27

3.5 เลือกท่ีป่มุ ฟังกช์ ั่น และเลือก สร้างใบลดหนี้

ฟงั กช์ นั
สร้างใบลดหนี้

ระบบจะข้ึนหนา้ ให้เลือกใบลดหน้ี เราสามารถค้นหาใบลดหนี้ ดว้ ยการกดปมุ่ (ตัวกรอง)

โดยกรอกเลขท่ีใบสง่ั ขาย และกด Enter จากน้นั ระบบจะข้นึ ใบสั่งขายรายการน้นั มาให้

ทาเคร่อื งหมายถูก  หนา้ รายการท่ีต้องการยกเลิก จากนั้น กดปุ่ม ตกลง
28

ระบบทาการสร้างรายการให้อตั โนมตั ิ โดยสงั เกต ยอดรายการจะเปน็ ตดิ ลบ (หากรายการไมต่ ดิ ลบแสดงวา่ ทา
ข้นั ตอนผิด ให้กลบั ไปเรมิ่ ต้นทข่ี อ้ 3.5 อีกครง้ั )

-2,880.00

29

3.6 ตรวจสอบรายการก่อนออกใบเสร็จรบั เงนิ จริง
กดปุ่ม >> ตรวจทาน >> ใบเสรจ็ รบั เงิน/ใบแจ้งหนี้

ปริมาณ = ทงั้ หมด
พมิ พใ์ บแจ้งหน้ี = ตอ้ งเปน็ สัญลักษณ์  คือต้องการพมิ พใ์ บเสรจ็
แถป ภาพรวม ตอ้ งแสดงเครอื่ งหมาย  และ กดปมุ่ ตกลง

30

ตัวอยา่ ง ตรวจทานใบยกเลิกใบเสร็จ
31

3.7 ตรวจสอบรายการเรยี บร้อยแลว้
กดปุ่ม >> การผา่ นรายการ >> ใบเสรจ็ รบั เงนิ /ใบแจ้งหนี้

เปลี่ยนวนั ที่รายการบญั ชีให้ตรงกับวันที่ทาใบแจง้ หนี้เดนิ สะพัด
แถป การต้ังค่า เลอื กวนั ท่ีในใบแจ้งหน้ี

32

ปรมิ าณ = ทง้ั หมด
การลงรายการบัญชี = ตอ้ งเป็นสัญลกั ษณ์ 
พมิ พใ์ บแจง้ หน้ี = ตอ้ งเป็นสัญลกั ษณ์  คือต้องการพิมพใ์ บเสรจ็
แถป ภาพรวม ต้องแสดงเครอ่ื งหมาย  และ กดปมุ่ ตกลง

33

ตัวอยา่ ง ใบยกเลิกใบเสร็จ
34

4. ทาบันทึกข้อความเพื่อแจ้งหน้เี ดนิ สะพดั ไปยังหนว่ ยงานทีข่ อรับบริการ
ดาเนินการเสนอใบแจ้งหนี้เดินสะพัดจากระบบ ERP พร้อมจัดทาบันทึกข้อความเพื่อแจ้งหน้ี

เดนิ สะพัดไปยงั หนว่ ยงานท่ขี อรบั บรกิ าร

35

36

5. บันทกึ บญั ชี สมุด IN สร้างโดยกองคลัง
5.1 เข้าระบบ ERP >> เลือกทีเ่ มนบู ัญชีแยกประเภท

บัญชีแยกประเภทท่ัวไป

5.2 สมดุ รายวัน >> เลอื กสมดุ รายวัน

สมุดรายวนั

37

5.3 เลอื กรายการท่ียงั ไม่ได้ลงรายการบัญชี >> กดปมุ่ เลือกบันทึกรายละเอียด

รายการที่ยังไม่ไดล้ งรายการบัญชี บนั ทึกรายละเอยี ด

5.4 ตรวจสอบรายการบัญชี รายละเอยี ดคาอธบิ ายรายการ จานวนเงิน เมื่อตรวจสอบเรียบรอ้ ยแลว้
ดาเนินการลงรายการบญั ชี

38

5.5 ดาเนินการพิมพใ์ บสาคัญ รายการระหวา่ งกัน เพ่ือเก็บเปน็ หลกั ฐานในการลงรายการบญั ชี
เลือกปุ่ม พมิ พ์ >> เลือกปมุ่ ใบสาคญั

พมิ พ์

ใบสาคัญ

ตวั อยา่ ง ใบสาคญั - รายการระหว่างกนั

39

6. การจับคู่ล้างหน้ฝี ั่งลกู หน้ีระหว่างกันในระบบ ERP
6.1 ขั้นตอนต่อไปต้องดาเนินการจับคู่ล้างหน้ีฝั่งลูกหน้ีระหว่างกันในระบบ ERP เพ่ือให้สามารถตรวจสอบ
ได้วา่ มกี ารลา้ งลกู หนี้ และบนั ทึกบญั ชีในระบบครบทกุ หนว่ ยงาน
เข้าระบบ ERP >> เลือกท่เี มนบู ัญชลี ูกหนี้

บญั ชีลกู หนี้

เลอื กเมนู แบบฟอร์มทัว่ ไป >> รายละเอยี ดลูกค้า
รายละเอยี ดลกู ค้า

40

6.2 เลือกรหสั ลกู หน้รี ะหว่างกนั เพือ่ จับค่ลู ้างหนี้ระหวา่ งกัน

เลือกรหัสลูกหนี้ระหว่างกัน โดยเราสามารถค้นหาลูกหน้ีระหว่างกัน ด้วยการกดปุ่ม (ตัวกรอง) โดย

กรอกรหัสหนว่ ยงานลูกหนี้ระหว่างกัน และกด Enter จากน้ัน ระบบจะขน้ึ รหสั ลูกหนรี้ ะหว่างหน่วยงาน

นั้นมาให้

เลอื กรหสั ลูกหนี้ระหวา่ งกันท่ีต้องการ
กดปุ่ม >> ฟังก์ชั่น >> การแกไ้ ขธรุ กรรมที่เปิด

ฟังก์ช่นั
การแกไ้ ขธรุ กรรมท่ีเปดิ

41

เลอื กรายการทต่ี ง้ั หนี้และลา้ งหนี้
ทาเคร่ืองหมาย  หนา้ ใบแจ้งหน้ีทตี่ รงกัน โดยตรวจสอบใบแจ้งหน้ี และยอดทเ่ี งนิ ชาระ ตอ้ งเป็นยอดบวก
และยอดลบ เพ่อื จบั ค่ลู า้ งใบตั้งหน้ีและใบแจ้งหนรี้ ะหว่างกนั >> กดปมุ่ อัพเดต

อัพเดต

หมายเหตุ เม่ือกลับมาเลือกรหัสลูกหนี้ระหว่างกันอีกคร้ังรายการจะแสดงเป็นรายการว่าง หรือเหลือเฉพาะ
ใบสาคัญต้ังหนี้ท่ียังไม่ถึงกาหนดจ่ายชาระ ถือว่าการบันทึกรายการลูกหน้ีระหว่างกันเสร็จส้ิน
กระบวนการอยา่ งถกู ตอ้ ง

42

2. วธิ ีการออกใบตั้งหนีเ้ ดินสะพัด
1. การจองงบประมาณ

1.1 เขาระบบ ERP >> เลอื กท่ีเมนบู ญั ชีเจา หน้ี

บญั ชีเจา หนี้

ดาํ เนนิ การจองงบประมาณตามบนั ทึกขออนุมตั ิหลักการเบิกจา ยคาใชจายแตละรายการ
ไปทีแ่ บบฟอรม ท่ัวไป >> เลือกรายการจองงบประมาณ

รายการจองงบประมาณ

43

1.2 กดปุม สรา ง เพื่อสรา งสมุดการจองงบประมาณ รปู หนา ใบจองเงิน

ระบุขอมลู ที่สาํ คัญ ดังนี้

ฟลด ระบุ คําอธบิ าย
สมดุ งบประมาณ 632B52G
ระบุสมดุ งบประมาณตามแหลงเงิน และหนว ยงาน
คําอธิบายรายการ รายการคา ใชจ าย 63 = ปง บประมาณ
2 = แหลงเงนิ รายได
B52 = รหัสหนว ยงาน สาํ นกั บริการคอมพวิ เตอร
BG = สมุดสําหรบั การจองงบประมาณ

ระบคุ าํ อธิบายรายการ

44

เมือ่ ระบขุ อมูลครบถวนแลว คลิกปมุ SAVE และเลอื ก คลกิ ปมุ บรรทัด เพือ่ บันทกึ ขอมลู ข้นั ตอนตอไป
1.3 ระบบจะดาํ เนนิ การสรางบรรทัด เพื่อสรางรายการจองงบประมาณ

45

ระบุขอมูลท่ีสําคัญ ดังน้ี

ฟล ด ระบุ คําอธิบาย
วนั ที่
วันทตี่ ามทไ่ี ดรับ ระบวุ ันที่จองงบประมาณ
รายการจอง
งบประมาณ อนุมตั หิ ลกั การฯ

มิติ 632B52PG ระบรุ ายการจองงบประมาณตามแหลง เงิน และหนว ยงาน

แหลง เงิน 63 = ปง บประมาณ
หนว ยงาน
แผนงาน 2 = แหลง เงินรายได
โครงการ
ปก ารศึกษา B52 = รหัสหนวยงาน สาํ นกั บริการคอมพิวเตอร
กองทุน
PG = ใบจองงบประมาณที่ไมไดผา นการจดั ซื้อจดั จาง
วิเคราะห
จากรปู แบบ ระบุ แหลงเงิน, หนวยงาน, แผนงาน, โครงการ, ปการศึกษา, กองทุน, วเิ คราะห ตาม
งบประมาณ
จากรหสั งบประมาณที่ไดรบั อนุมตั จิ า ย
งบประมาณ
ถงึ รปู แบบ 2000 เงนิ รายได
งบประมาณ
จํานวนเงนิ B52280010 ฝา ยบรหิ ารและธุรการ สาํ นักบรกิ ารคอมพิวเตอร

ขอความ 9999 ผลงานดา นสนบั สนนุ การดําเนนิ งาน (ระบตุ ามแผนงบประมาณประจําป)

632B522820000 ระบุตามงบประมาณ งบดาํ เนินงาน

99 ไมร ะบุมติ ปิ ก ารศึกษา

Relate ระบบระบวุ ิธีการชําระเงนิ เปน RELATE คือ เจาหนีร้ ะหวา งกัน

แบงเปน ประเภท ดังนี้

RELATE1 = การโอนเงินภายในหนวยงานระหวางภาควิชา

RELATE2 = การโอนเงินระหวา งหนวยงานภายใน วิทยาเขตบางเขน

RELATE3 = การโอนเงนิ ระหวา งวทิ ยาเขต

99 ไมร ะบุมติ ิวเิ คราะห

ปงบประมาณ ระบปุ งบประมาณ

2563

512* ระบุรหัสงบประมาณท่ีข้ึนตนดว ย 5 เทา นน้ั

ปงบประมาณ ระบบระบุใหอัตโนมตั ิ
2563

จาํ นวนเงินตามขอ ระบุจาํ นวนเงิน
อนมุ ตั ิหลักการฯ

รายการคา ใชจ า ย ระบคุ าํ อธิบายรายการการจองงบประมาณตามคา ใชจา ย

46