MODUL PRAKTIKUM MANAJEMEN KEARSIPAN SIMARDI PENYUSUN : KRESNO ARIO TRI WIBOWO, S.E, M.KOM UNIVERSITAS KUSUMA HUSADA JURUSAN ADMINISTRASI KESEHATAN TAHUN 2022
MODUL PRAKTEK KEARSIPAN KATA PENGANTAR Puji dan syukur kami panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Kuasa, karena berkat bimbingan dan pertolongan-Nya sehingga Modul Praktek Kearsipan untuk Mahasiswa Jurusan Administrasi Kesehatan Universitas Kusuma Husada ini dapat diselesaikan. Modul ini dibuat untuk dapat dipergunakan sebagai salah satu buku pegangan atau pedoman dalam melakukan kegiatan Pembelajaran Kearsipan, yang merupakan kegiatan penunjang pada Matakuliah Praktek Kearsipan Jurusan Administrasi Kesehatan Universitas Kusuma Husada. Modul ini diharapkan dapat membantu kegiatan perkuliahan dengan lebih baik, terarah dan terencana. Setiap modul terdapat evaluasi dengan soal-soal praktek yang akan digunakan sebagai alat ukur tingkat penguasaan materi setiap modul. Modul ini dapat terselesaikan karena dorongan dan bantuan dari berbagai pihak demi kemajuan pendidikan yang lebih baik, oleh karena itu penyusun patut menyampaikan ucapan terima kasih dan penghargaan yang setinggi-tingginya atas bantuan yang diberikan secara langsung atau tidak langsung dalam penyusunan modul ini. Penyusun sangat mengharapkan kritikan dan saran yang sifatnya membangun demi penyempurnaan modul ini diwaktu yang akan datang. Surakarta, November 2022 Penyusun
DAFTAR ISI Cover KATA PENGANTAR ................................................................................................. 2 DAFTAR ISI.............................................................................................................. 3 PANDUAN APLIKASI SISTEM INFORMASI MANAJEMEN ARSIP DINAMIS ( SiMARDi).................................................................................................................. 4 MENGELOLA PENATAAN ARSIP PADA BOX DAN DATABASE........................... 56 TIP & TRIK MENGELOLA ARSIP DENGAN “SiMARDi” ......................................... 64 DAFTAR PUSTAKA................................................................................................ 99
PANDUAN APLIKASI SISTEM INFORMASI MANAJEMEN ARSIP DINAMIS ( SiMARDi) 1.1 Profil Aplikasi Kearsipan ‘SiMARDi’ Aplikasi kearsipan ”SiMARDi-Offline” merupakan singkatan kata dari Sistim informasi Manajemen ARsip Dinamis adalah hasil dari sebuah pemikiran dan rekayasa pemerograman komputer yang diciptakan dalam rangka membantu pengelolaan kearsipan daerah mulai dari proses entri data surat keluar dan masuk, retensi arsip, bentukbentuk laporan yang berkaitan dalam pengolahan arsip diantaranya Daftar Pertelaan Arsip (DPA Permanen, DPA Musnah dan Dinilai Kembali) dan laporan statistik volume kearsipan agar arsip-arsip yang berada di seluruh SKPD/Satker dapat terpantau dan menjadi lebih tertib. Aplikasi ini telah dibangun sejak tahun 2006 dan dikembangkan oleh Team Programmer Lembaga Pendidikan dan Pelatihan PRODI ADMINISTRASI KESEHATAN UNIVERSITAS KUSUMA HUSADA. SiMARDi telah berkembang dengan beberapa versi dan modul diantaranya ; 1. SiMARDi-Offline untuk kegiatan pengendali surat bagi SKPD yang belum tersedia sistim jaringan. 2. SiMARDi-Online untuk pengelolaan kearsipan berbasis jaringan Local Area Network (LAN). 3. SiMARDi-Webbase (Portal Kearsipan) untuk pengelolaan kearsipan berbasis Web dalam menunjang kegiatan penyediaan portal jaringan lintas informasi arsip daerah. Aplikasi ini bekerja dengan basis web dengan sistem yang fleksibel dan dapat mengupload data ”SiMARDiPRODI ADMINISTRASI KESEHATAN UNIVERSITAS KUSUMA HUSADA SiMARDi Offline 1 BAB 1
offline” untuk penyediaan pelayanan informasi melalui jaringan internet. 4. SiMARDi-MPD (Module Penghimpun Data) di rancang untuk kebutuhan pengelolaan khusus bagi Lembaga Kearsipan Daerah dalam mengendalikan pengelolaan data arsip yang bersumber dari seluruh SKPD/Instansi di masing-masing daerah. Aplikasi ini dipersiapkan untuk para pengelola jaringan. Struktur database arsipnya sinkron dengan database ”SiMARDi-Offlline”. 5. SiMARDi-TND diciptakan untuk pengelolaan lalulintas surat masuk dan keluar di Sekretariat Daerah (pimpinan daerah) untuk mengontrol, mengawasi dan melakukan pendistribusiansurat ke unit pengolah atau Satuan Kerja yang ada berada dilingkungan daerah masing-masing. Struktur database arsipnya juga sinkron dengan database ”SiMARDiOfflline”. 1.2 Menginstal Aplikasi SiMARDi Siapkan file master SiMARDi Setup yang tersedia di CD Master, untuk menjalankan perintah tersebut lakukan langkah berikut ini : 1. Masukan CD aplikasi ke dalam CD Room anda dan biarkan CD bekerja secara otomatis hingga memberikan informasinya dilayar monitor anda. Atau Klik/Open file SiMARDi Setup yang tersedia CD Aplikasi. 2. Kemudian tekanlah tombol Lanjut secara terus menerus hingga selesai. PRODI ADMINISTRASI KESEHATAN UNIVERSITAS KUSUMA HUSADA SiMARDi Offline 2
3. Isikan data nama lembaga dan nama pemerintahan tempat anda bekerja kemudian tekanlah tombol Lanjut atau mengbaikannya dan lanjutkan. Gambar Form Installer 4. tekanlah tombol Lanjut di setiap langkah berikutnya, hingga muncul seprti tampilan dibawah ini. PRODI ADMINISTRASI KESEHATAN UNIVERSITAS KUSUMA HUSADA SiMARDi Offline 3
Gambar. Form Installer 5. Tunggulah sejenak hingga progressbar menunjukkan 100 % bekerja sehingga dilayar monitor anda muncul seperti Gambar berikut ini. Gambar. Form Installer Tekanlah tombol selesai, karena anda telah sampai pada tahap akhir proses Instal program SiMARDi. PRODI ADMINISTRASI KESEHATAN UNIVERSITAS KUSUMA HUSADA SiMARDi Offline 4
6. Pastikan icons Simardi Offline 5.4 telah tersedia di desktop layar komputer Gambar Icon Aplikasi 7. Lakukan Registrasi melalui klik Start cari Simardi Offline Klik register Gambar Menu Register 8. Tunggu proses register hingga selesai dijalankan, dan sampai tampilan proses register hilang sendiri dari layar monitor. PRODI ADMINISTRASI KESEHATAN UNIVERSITAS KUSUMA HUSADA SiMARDi Offline 5
Gambar Tampilan ketika proses Register berlangsung 9. Jika komputer tidak di depfreeze maka aplikasi siap dijalankan 10. (Jika Komputer dikunci/di depfreeze) masuk ke properties, pilih local disk (c), klik program files, buka simardi offline, copykan folder aktif ke Data (D). Gambar. Proses Copy Database PRODI ADMINISTRASI KESEHATAN UNIVERSITAS KUSUMA HUSADA SiMARDi Offline 6
11. Masuk login sebagai Admin, kemudian pilih Seting > Lokasi Database Gambar. Ubah path/Lokasi Database Arahkan kursor ketempat dimana File Ada copykan tadi. Kemudian Pilih Oke. Setelah pemilihan selesai. Secara otomatis Aplikasi akan tertutup secara otomatis. Kemudian jalakan kembali. Aplikasi siap untuk digunakan. Jika anda tidak mengetahui letak lokasi database, anda bisa menelusurinya melalui file Database.ini yang tertulis di Direktory C. PRODI ADMINISTRASI KESEHATAN UNIVERSITAS KUSUMA HUSADA SiMARDi Offline 7
Gambar Informasi Lokasi Database Notepad 1.3 Pengelolaan Database Arsip SiMARDi hanya terkoneksi dengan database Access, pemilihan database access adalah untuk memudahkan para pengguna melakukan pemeliharaan database. Karena volume arsip (Surat masuk dan keluar) dalam satu tahun tidak terlalu banyak maka dimungkinkan memakai database Access. Database ini adalah berfungsi untuk menempatkan seluruh data yang terekam dari hasil proses penggunaan aplikasi yaitu untuk merekam data surat masuk dan keluar serta komponen pendukung lainnya. 1.3.1 Penempatan Database Ketika proses instal telah dijalankan aplikasi SiMARi menempatkan secara otomatis database pada lokasi C:\Program Files\SiMARDi Offline\Database dengan nama file Database SiMARDi PRODI ADMINISTRASI KESEHATAN UNIVERSITAS KUSUMA HUSADA SiMARDi Offline 8
Tempatkanlah file database “Database SiMARDi” tersebut ke lokasi D atau E pada komputer anda dengan mengkopikannya. Buatlah folder untuk menyimpan Database Arsip dengan Sub Foldernya dengan nama Data Surat Tahun 2013 dan seterusnya seperti contoh dibawah ini : Agar setiap tahun database arsipnya tersimpan secara terpisah berdasarkan tahun anggaran maka dilakukan pengelolaan dengan baik. Kemudian kopikan nama file database “Data Arsip 5.4” ke dalam masing masing subfolder diatas. Kemudian ubahlah nama database arsip tersebut menjadi nama file “Data Surat Tahun 2013” dan seterusnya sesuai dengan tahun sub foldernya. 1.3.2 BackUp Database Arsip Lakukanlah pemeliharaan database arsip secara berkala dalam masa tiga bulan sekali, kopikan database kedalam media perekaman lainnya seperti CD atau Flashdisk atau Harddisk lainnya agar mendapatkan database duplikatnya apabila komputer atau laptop anda mengalami kerusakan berat sehingga database yang tersimpan tidak dapat digunakan atau terbaca lagi. Tindakan ini sangatlah penting bagi pengguna yang volume data suratnya sangat banyak, agar memiliki data cadangan meskipun PRODI ADMINISTRASI KESEHATAN UNIVERSITAS KUSUMA HUSADA SiMARDi Offline 9
terdapat selisih jumlah data, namun pengguna tidak harus mengulanginya entry dari awal. 1.3.3 Penggunaan Database Aplikasi SiMARDi pertama sekali dijalankan akan meminta Lokasi database arsip yang akan digunakan, dengan tampilan awal seperti dibawah ini : Jika tampilan ini muncul, tekanlah tombol OK, sehingga aplikasi melanjutkan tampilan berikutnya : PRODI ADMINISTRASI KESEHATAN UNIVERSITAS KUSUMA HUSADA SiMARDi Offline 10
Pilihlah database arsip yang tersimpan di dalam salah satu sub folder tersebut. 1.3.4 Ingin Mengetahui Database Yang Sedang Aktif Untuk mengetahui Database yang sedang aktif anda gunakan maka dapat dilihat melalui menu Seting dan pilihlah “Informasi Lokasi Database saat ini “ seperti terlihat pada gambar dibawah ini : Setelah anda klick sub menu tersebut maka aplikasi akan menyampaikan informasi dimana lokasi database anda yang sedang aktif digunakan. 1.3.5 Permasalahan Database Jika database belum terpilih maka akibatnya aplikasi tidak dapat di login, sehingga setiap kali anda klick sub menu Login maka aplikasi selalu akan keluar atau tidak dapat dilanjutkan. LATIHAN PRAKTIKUM 1 Silahkan teman teman praktekkan menginstal SIMARDI PRODI ADMINISTRASI KESEHATAN UNIVERSITAS KUSUMA HUSADA SiMARDi Offline 11
1.4 Menjalankan Aplikasi SiMARDi Aplikasi SiMARDi menyediakan dua kelompok menu yaitu berupa Menu Pop Down yang tersedia lengkap untuk mendukung keseluruhan operasional, dan lainnya adalah berupa Menu Toolbar yang disediakan dalam bentuk gambar icon toolbar untuk mempermudah user dalam bekerja. Menu toolbar hanya disediakan beberapa saja bagi perintah-perintah yang bersifat rutin, sehingga user dengan mudah fokus pada Icon Toolbar yang tersedia tanpa harus membuka menu Pop Down. Lihat Gambar berikut ini. Menu toolbar Menu Popdown Hal pertama yang harus dilakukan untuk menjalankan aplikasi SiMARDi adalah masuk ke Login terlebih dahulu, dengan memilih Login pada menu pilihan yang terletak disisi kiri atas. PRODI ADMINISTRASI KESEHATAN UNIVERSITAS KUSUMA HUSADA SiMARDi Offline 12
Gambar Form Login Menu login digunakan manakala user pertama sekali ingin menjalankan aplikasi SiMARDi, dengan memasukan nama user dan password. Unit Kerja dan jenis Arsip yang akan dikelola Nama User dengan memasukan nama user maka komputer akan merekam seluruh operasional yang dilakukan sebagai catatan pekerjaan tersebut sebagai hasil perlakukan user tersebut. Jenis Kegiatan pemilihan jenis kegiatan yang akan dilaksanakan adalah terdiri dari 3 jenis dengan memilih : AKTIF, INAKTIF atau ARSIPARIS 1.5 MENU SIMARDI AKTIF Ada beberapa file yang mendukung kegiatan pengelolaan arsip dinamis aktif yaitu terdiri dari : PRODI ADMINISTRASI KESEHATAN UNIVERSITAS KUSUMA HUSADA SiMARDi Offline 13
1. Menu dalam Simardi Aktif a. File Gambar Menu File Dalam menu file terdapat sub menu, antara lain: 1. Login Yaitu untuk masuk ke aplikasi simardi offline 2. Log Off Yaitu untuk keluar dari aplikasi simardi offline 3. Kalkulator Yaitu alat bantu untuk menghitung b. Data-data Gambar Menu Data-data Menu Data-data, terdiri dari : 1. Default Instansi Dalam pengisian default instansi terdapat 3 menu, yaitu: a. Default Instansi Pelaksana Menu ini sama fungsinya dengan menu toolbar defaut instansi. PRODI ADMINISTRASI KESEHATAN UNIVERSITAS KUSUMA HUSADA SiMARDi Offline 14
Menu ini berfungsi untuk pengisian data instansi/kantor, data penandatangan, ID Olah Arsip, Jenis Printer dan logo instansi/kantor. Pengisian Default Pelaksana ini dilakukan hanya sekali saja kecuali ada perubahan pimpinan. Gambar Form Default Instansi b. Data Instansi Fungsi penetapan Data Instansi adalah untuk menetapan nama instansi tempat kita bekerja, menetapkan kode instansi, dan tahun olah. Gambar Form Default Instansi c. Data penandatanganan Untuk masuk ke Menu Data penandatangan caranya klik Data Penandatangan yang tersedia di sebelah kanan data instansi, maka akan muncul tampilan seperti di bawah ini: PRODI ADMINISTRASI KESEHATAN UNIVERSITAS KUSUMA HUSADA SiMARDi Offline 15
Gambar Form Data penandatanganan Fungsinya untuk memberikan identitas pada setiap data arsip yang direkam bahwa dokumen/arsipnya yang memikul tanggungjawab adalah pimpinan yang aktif memberikan disposisi pada surat masuk dan keluar. Jika Pemimpin Defenitif ditempat dan surat masuk/keluar yang berhak melakukan disposisi maka Nama Pimpinan adalah Pimpinan defenitif, tetapi jika karena sesuatu hal pimpinan berhalangan tugas maka surat masuk/keluar nama penanda tangan harus ditulis nama pejabat yang melakukan disposisi surat tersebut. Maka dengan demikian nama pimpinan dan nama penanda tangan bisa berbeda. Jika Pimpinan defenitif berhalangan dalam jangka waktu lama sehingga dilakukan penetapan pejabat pengganti maka kita harus memilih Pejabat PLT/PJS kemudian lakukan pengisian Nip dan Nama pejabat peganti tersebut. PRODI ADMINISTRASI KESEHATAN UNIVERSITAS KUSUMA HUSADA SiMARDi Offline 16
d. ID Pengolah Gambar Form ID Olah Arsip Form pengisian ini berfungsi untuk melakukan identifikasi kode pelaksana atau operator, kode dan inisial pelaksana tersebut berkaitan dengan pencetakan DPA Sementara dalam rangka pelaksanaan manufer arsip. Sehingga proses penggabungan data dari setiap client/operator dapat dipisahkan berdasarkan masingmasing data pelaksana/operator. e. Jenis Printer Gambar Form Jenis Printer PRODI ADMINISTRASI KESEHATAN UNIVERSITAS KUSUMA HUSADA SiMARDi Offline 17
Form isian ini berfungsi untuk melakukan pemilihan jenis printer yang digunakan, hal ini untuk mempermudah penyesuaian format line, size dari setiap pencatakan laporan-laporan maupun lembar disposisi surat masuk dan keluar. Cara menggunakannya pilihlah salah satu jenis printer yang akan digunakan dengan mengklik gambar atau tulisan jenis printernya. f. Logo Cetak Gambar Form Logo Instansi Fungsinya untuk memberikan kesempatan pada user menggantikan logo yang ingin dikehendaki. Klik tombol Gambar Normal untuk menetapkan logo dalam posisi tegak, kemudian tekanlah tombol Gambar Miring untuk menetapkan logo dalam posisi miring. Kedua posisi logo ini untuk melengkapi beberapa bentuk cetak laporan. PRODI ADMINISTRASI KESEHATAN UNIVERSITAS KUSUMA HUSADA SiMARDi Offline 18
g. Komponen Data Gambar Menu Maintenance Komponen Data Maintenance Komponen data : Berfungsi untuk melakukan updating nama instansi, unit pengolah, klasifikasi, tempat penyimpanan data dan desain cetakan lembar disposisi. Maintenance komponen ini juga tersedia di menu toolbar dengan nama Komponen Data. Jika tombol ini di klik maka akan terlihat dilayar computer anda seperti gambar di bawah ini: Gambar Komponen Data PRODI ADMINISTRASI KESEHATAN UNIVERSITAS KUSUMA HUSADA SiMARDi Offline 19
1. Tab Data Instansi Jika kita ingin menambah daftar khasanah data instansiinstansi sebagai mitra kerja kita untuk memberikan kemudahan pada proses pengentrian data surat masuk/keluar dengan hanya memilih tombol instansi Gambar Form Data Instansi 2. Unit Kerja Jika kita ingin menambah daftar atau mengatur data unit kerja yang ada pada Instansi tempat kita bekerja (misalnya ; Subbag Tata Usaha, Seksi ….. dll). Pengisian data unit kerja ini penting dan harus sesuai dengan unit kerja yang ada, berguna untuk memenuhi cetakan pada lembar disposisi, agar pimpinan dapat memilih unit kerja mana yang akan diberikan arah atas surat masuk yang diterima untuk pengentrian surat masuk, dan pengendali surat bisa memilih dari unit kerja mana saja data surat keluar tersebut. PRODI ADMINISTRASI KESEHATAN UNIVERSITAS KUSUMA HUSADA SiMARDi Offline 20
Gambar Form Unit Kerja 3. Menu Klasifikasi Jika kita ingin menambah atau melakukan update klasifikasi yang telah ada. Jika ingin menambahkan klasifikasi yang perlu dicermati bahwa untuk menentukan retensi aktif dan inaktif dapat menentukannya sendiri, missal aktif 2 tahun maka inaktif 8 tahun kedua tahun ini berjumlah 10 tahun saja. Kemudian jika menentukan Ket. JRA pilihlah Permanen saja jika anda merasa ragu akan kepentingan surat tersebut agar tidak menjadi musnah. (pilihannya Permanen, Musnah dan DInilai Kembali). PRODI ADMINISTRASI KESEHATAN UNIVERSITAS KUSUMA HUSADA SiMARDi Offline 21
G Gambar Form Klasifikasi 4. Tempat penyimpanan berkas Berfungsi sebagai penginformasian tentang keberadaan berkas yang nantinya akan diletakan Gambar Form Tempat Penyimpanan Berkas PRODI ADMINISTRASI KESEHATAN UNIVERSITAS KUSUMA HUSADA SiMARDi Offline 22
5. Menu Berkas Jika kita ingin menambah atau melakukan update Nama Berkas yang telah ada. Penetapan nama berkas sebaiknya dipersiapkan sesuai dengan jenis-jenis kegiatan yang dilakukan di instansi anda, namun jika hal ini dirasa sulit maka penetapan atau pengisian nama berkas dapat diabaikan dan dapat di isi langsung disaat pengentrian data surat berlangsung. Gambar Form Tempat Penyimpanan Berkas a. Inisialisasi Tabel Data Form ini berfungsi untuk memberikan kesempatan pada operator jika ingin menghapus data-data yang terekam dalam database (data arsip, data klasifikasi dan data-data lain dengan mencentang kolom yang tersedia lalu menekan proses, maka data-data yang terekam akan sekaligus terhapus. PRODI ADMINISTRASI KESEHATAN UNIVERSITAS KUSUMA HUSADA SiMARDi Offline 23
Gambar. Menu Inisialisasi Tabel Data Langkahnya : Pilih menu Inisialisasi Tabel Data, kemudian masukanlah password dengan kata sandi : “ARSIPKU” (huruf besar) lalu dilanjutkan dengan menekan tombol-masuk, kemudian kita akan mendapatkan form sebagai berikut : Gambar Form Inisialisasi PRODI ADMINISTRASI KESEHATAN UNIVERSITAS KUSUMA HUSADA SiMARDi Offline 24
Kemudian akan tampil form Insialisasi Tabel Data sbb: Gambar Form Inisialisasi Disediakan 3 pilihan tab yang masing-masing telah mengelompok sesuai dengan fungsinya. Ketiga tab tersebut berisikan pilihan tabeltabel data yang akan dilakukan penghapusan/peremajaan. Pilihlah salah satu atau beberapa tabel data dengan melakukan centang sesuai dengan yang dikehendaki. Kemudian tekanlah tombol Proses untuk memerintahkan komputer agar melakukan inisialisasi data tabel – tabel tersebut. b. Data Kode Wilayah Fungsi dari menu ini yaitu untuk mengupdate data kode wilayah. Apabila data kode wilayah diklik maka akan muncul tampilan seperti di berikut ini: PRODI ADMINISTRASI KESEHATAN UNIVERSITAS KUSUMA HUSADA SiMARDi Offline 25
Gambar Form Kode Wilayah Untuk perkembangan sistem jaringan kearsipan bahwa pemberian kode-kode wilayah ini sangatlah penting dalam rangka mendukung pembuatan portal kearsipan daerah, yang mana fungsi kode-kode wilayah tersebut untuk dapat membedakan asal usul data arsip dari setiap anggota jaringan di wilayah, atau kode wilayah tersebut akan menjadi identitas sumber data arsip yang terhimpun di server jaringan. PRODI ADMINISTRASI KESEHATAN UNIVERSITAS KUSUMA HUSADA SiMARDi Offline 26
c. Pencarian Arsip Aktif Untuk melakukan penelusuran data arsip, klik tombol Cari Arsip hingga muncul tampilan seperti gambar berikut ini : Gambar Form Path Lokasi Database Aplikasi memberikan kesempatan bagi operator untuk menelusuri data arsip dengan lokasi database arsip yang berbeda-beda, sehingga penelusuran datanya lebih fleksibel. Gambar. Form Pencarian arsip PRODI ADMINISTRASI KESEHATAN UNIVERSITAS KUSUMA HUSADA SiMARDi Offline 27
Cara Penggunaan : Cari terlebih dahulu file database yang akan digunakan untuk pencarian. INGAT!! Beda datbase tidak akan menampilkan data apapun. Jadi pilihlah database dengan benar. Kemudian ketika database telah terpilih maka akan tampil Form pencarian. Pada form pencarian Pilihlah terlebih dahulu Jenis Surat yang ingin di cari, lakukan pilihan penyaringan data melalui Kriteria. Dapat melakukan kombinasi penyaringan dengan melakukan beberapa pilihan filter (penyaringan). Dalam pencarian arsip kita dapat memilih dengan fasilitas lainnya, yaitu dengan menggunakan gambar teropong pada tampilan hasil cetak seperti pada gambar dibawah ini : Kemudian ketiklah kalimat isi surat/tema/topik yang akan dicari dan dilanjut dengan menekan tombol Find Next sampai anda menemukan isi ringkas surat sesuai yang anda maksud. Aplikasi akan mencari kalimat setiap surat sama seperti yang di tuliskan pada kolom Find What , jika anda belum menemukan secara terus menerus anda menekan tombol Find Next, sampai anda menemukan surat yang dimaksud. PRODI ADMINISTRASI KESEHATAN UNIVERSITAS KUSUMA HUSADA SiMARDi Offline 28
d. Entri Data Dalam menu entri data tersedia 2 menu yang aktif yaitu 1. Entri Data Surat Aktif Menu Entri, untuk menjalankan suatu pengentrian data arsip, baik data arsip surat masuk maupun surat keluar. Jika ingin melakukan Entri Data Surat Masuk/Keluar maka pilihlah tombol Entri Surat, aplikasi akan menampilkan form entri data seperti berikut ini; 1 2 Gambar Form Pencatatan Surat Pilihlah tombol 1 untuk mengentri Surat Masuk dan Pilihlah tombol 2 untuk mengentri surat keluar. Untuk form entri surat masuk dan keluar hanya ada suatu perbedaan kecil, diantaranya untuk surat masuk tertera Dari, tetapi untuk surat keluar tertera Kepada, untuk pengetikan nomor surat PRODI ADMINISTRASI KESEHATAN UNIVERSITAS KUSUMA HUSADA SiMARDi Offline 29
dilakukan sesuai dengan nomor surat yang kita terima tanpa mempertimbangkan perbedaan klasifikasi yang kita miliki, namun untuk penentuan klasifikasi harus sesuai dengan makna konten dari surat masuk yang kita terima, carilah klasifikasi dengan menekan tombol klasifikasi yang terdapat disamping kanan isian form klasifikasi, kemudian pilihlah klasifikasi yang sesuai untuk surat masuk tersebut. Untuk pilihan 1 : (mengentri surat masuk) 9 11 10 12 13 1 14 2 3 15 16 4 17 5 18 19 6 20 7 21 8 22 4 23 Gambar Form Entry Surat Masuk PRODI ADMINISTRASI KESEHATAN UNIVERSITAS KUSUMA HUSADA SiMARDi Offline 30
Untuk pilihan 2: (mengentri surat keluar) 1 2 3 4 5 6 7 8 11 9 10 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 Gambar Form Entry Surat Keluar Tata cara pengisian indentitas surat masuk sbb: 1. Isilah instansi atau perorangan sesuai data dari surat masuk 2. Isilah data kota atas surat masuk yang anda terima 3. Isilah tanggal diterima dan Klasifikasi tersebut dengan menekan tombol 4. Isikanlah klasifikasi surat yang anda terima jika anda hafal kode klasifikasinya, jika anda tidak mengingatnya maka anda dapat menampilkan bantuan klasifikasi dengan menekan tombol sebelah PRODI ADMINISTRASI KESEHATAN UNIVERSITAS KUSUMA HUSADA SiMARDi Offline 31
kanan atau mencentang kolom nomor 9. Kemudian isikanlah nomor surat, nama berkas dan Indeks yang anda kehendaki. 5. Kolom masalah tidak perlu diketik, kolom akan terisi dengan sendirinya oleh karena atas pilihan klasifikasi, demikian pula dengan kolom-kolom isian pada kelompok Jadwal Retensi Aktif tidak perlu dilakukan pengisian. 6. Isikanlah deskripsi isi surat sebagai keterangan yang mewakili makna daripada surat masuk yang anda terima. Pengisian ini hanya dibatasi sebanyak 255 karakter/digit. Dengan batasan tersebut pengendali surat harus dapat meringkas yang dapat mewakili makna surat tersebut. 7. Untuk pengisian Tempat berkas bias diabaikan, tetapi untuk pengisian Tingkat (Tk) Perkembangan dipilih sesuai dengan kondisi surat yang anda terima. 8. Isikan perihal surat sesuai dengan catatan perihal pada surat masuk yang anda terima. 9. Untuk catatan Disposisi disikan setelah surat turun dari pimpinan. 10. Kolom untuk menampilkan daftar kode klasifikasi 11. Tombol untuk menampilkan daftar kode klasifikasi 12. Tombol untuk memilih daftar instansi 13. Tombol Cetak On adalah menandakan perekaman data tidak dibarengi dengan pencetakan lembar disposisi. Tekanlah tombol Cetak On menjadi Cetak Off maka perekaman data sekaligus menampilkan perintah untuk mencetak Lembar Disposisi. 14. Kolom pilihan, jika tercentang maka printer Lembar Disposisi akan dicetak melalui printer Deksjet. Jika tidak dicentang maka pencetakan Lembar Disposisi akan dicetak diatas kertas kontinouse form (paperlees). PRODI ADMINISTRASI KESEHATAN UNIVERSITAS KUSUMA HUSADA SiMARDi Offline 32
15. Tombol untuk memilih daftar berkas jika anda enggan untuk mengektiknya, tetapi anda dapat mengetik tanpa harus memilih dari daftar berkas. 16. Tombol rekam data untuk merekam data yang selesai di ketik pad aform entri surat masuk. 17. Tombol untuk mengupdate data yang telah direkam. 18. Tombol untuk menhapus data surat masuk yang telah direkam. 19. Tombol batal, untuk membatalkan ketikan data yang sedang dilaksanakan. 20. Tombol untuk menampilkan dafta surat yang pernah direkam. 21. Tombol tanggal diteruskan ke pimpinan untuk dilakukan disposisi. 22. Untuk pengisian kolom Diteruskan ke Unit kerja sebaiknya tidak perlu diketik sebelum surat masuk di Disposisi pimpinan. Di isikan setelah surat di disposisi dengan melakukan update data melalui tabel data. Untuk pilihan ke 3 (Entry Surat yang di antidartir/Surat Keluar Sisipan) 1 2 PRODI ADMINISTRASI KESEHATAN UNIVERSITAS KUSUMA HUSADA SiMARDi Offline 33
Tombol Antidartir adalah untuk membantu pengendali surat untuk melakukan pengagendaan surat keluar sisipan. Penomoran sisipan akan 98 di ketik (dikolom nomor 1) dengan memakai Nomor Indeks tetapi bukan Alphabetic (huruf). Sebelum melakukan pengentrian data, pengendali surat terlebih dahulu menekan tombol lihat data untuk melakukan pemantauan tanggal berapa untuk status surat yang akan disisipkan, kemudian mencatat nomor agenda terakhir yang tercatat pada tanggal tersebut, catatan nomor agenda ini akan dijadikan proses entri data nomor agenda pokok sisipannya (dikolom nomor 1) kemudian dilanjut mengetik nomor indeksnya di kolom nomor 2 dengan angka bukan dengan huruf. 2. Entri Buku Alamat/Telepon Menu ini berfungsi untuk mengentri alamat, nomor telepon, fax maupun email instansi atau kantor mitra kerja. Apabila sewaktu-waktu dibutuhkan dapat langsung membuka menu ini. Gambar Form Pencatatan Surat PRODI ADMINISTRASI KESEHATAN UNIVERSITAS KUSUMA HUSADA SiMARDi Offline 34
e. Peminjaman Arsip Di dalam menu peminjaman arsip ada 2 menu yang aktif, yaitu: 1. Peminjaman Arsip Aktif Tombol ini berfungsi untuk menampilkan form peminjaman arsip. Jika di klik maka akan terlihat seperti gambar dibawah ini: Gambar. Form Peminjaman Arsip Aktif Untuk menjalankan kegiatan peminjaman arsip, klik salah satu data arsip dengan menekan tombol yang dilingkari hingga data yang anda maksud mengisikan format form peminjaman, lalu lengkapi beberapa pertanyaan untuk mendukung informasi peminjaman surat. Setelah mengisi kelengkapan data form, lakukan perekaman data dengan menekan tombol Simpan. PRODI ADMINISTRASI KESEHATAN UNIVERSITAS KUSUMA HUSADA SiMARDi Offline 35
2. Pengembalian Arsip Aktif Menu ini berguna untuk mengontrol arsip yang sudah dikembalikan. Jika diklik maka akan muncul gambar seperti di bawah ini: Gambar Form Pengembalian Arsip Aktif Untuk menjalankan menu ini, arsip yang telah dikembalikan cocokan dengan data arsip yang dipinjam dengan cara mengeklik tombol yang dilingkari hingga data yang cocok mengisikan format form pengembalian, lalu lengkapi beberapa pertanyaan untuk mendukung informasi peminjaman surat. Setelah mengisi kelengkapan data form, lakukan perekaman data dengan menekan tombol Simpan. LATIHAN PRAKTEK 2. Silahkan Anda Praktekkan Simardi Aktif PRODI ADMINISTRASI KESEHATAN UNIVERSITAS KUSUMA HUSADA SiMARDi Offline 36
1.6 MENU SIMARDI INAKTIF 1. Login Untuk menjalankan operasional Dinamis Inaktif, lakukan Login dengan sandi sebagai berikut : Gambar Form Pengembalian Arsip Aktif Menjalankan operasional pengelolaan Arsip Dinamis Inaktif sangat berbeda dengan menjalankan Dinamis Aktif. Beberapa pilihan bagi anda, jika anda lebih tertarik mengerjakan arsip-arsip inaktif sama seperti aktif, maka anda dapat menjalankan pengelolaannya melalui form metadata Dinamis Aktif. Karena pengerjaan arsip-arsip inaktif sangat banyak volumenya dan penyelesaian pemberkasan diharap dapat segera selesai maka ada beberapa metadata pada pilihan pengolahan Dinamis Aktif dikurangi, seperti pertanyaan tentang Tanggal Surat, Nomor Agenda Surat, dan lain-lain tidak dicantumkan pada form metadata Inaktif seperti layaknya form PRODI ADMINISTRASI KESEHATAN UNIVERSITAS KUSUMA HUSADA SiMARDi Offline 37
metadata arsip Aktif. Untuk melengkapinya dapat disertakan pada Isi Informasi Arsip. Perbedaan lainnya adalah, setelah melakukan Login, maka computer menanyakan status operator, jika anda menghendaki pergantian nama operator maka anda melakukan jawaban NO, jika tidak pilihlah YES. Oleh karena pengerjaan pengolahan arsip Dinamis Inaktif dilakukan secara kelompok, maka diperlukan suatu identitas tambahan tentang Seri DPA, Kode Pelaksana, Kode Operator dan Tahun Pengolahan Arsip. Untuk melakukan pendaftara data-data tersebut, lakukan pengentrian datanya melalui menu Komponen Arsip Inaktif. G a G a Gambar. Menu Data-data Pada ARSIP INAKTIF Perbedaannya ada pada langkah proses pengolahannya, sedang menu-menu lainnya hampir sama dengan Dinamis Aktif. Berikut ini panduan hanya diarahkan pada letak perbedaanperbedaannya saja. 2. Komponen Inaktif PRODI ADMINISTRASI KESEHATAN UNIVERSITAS KUSUMA HUSADA SiMARDi Offline 38
Menu ini menyediakan beberapa form data isian yang ada kaitannya dengan penentuan prosedur dalam menjalankan atau mengentri data arsip inaktif. 1. Data Pelaksana Menyediakan form untuk mengisi data-data pelaksana pengolah arsip, jika dalam pengerjaan arsip dalam satu kelompok terdiri dari 5 (lima) orang pelaksana, maka isikanlah ke 5 anggota pelaksana tersebut melalui form ini. Tetapkan masing-masing anggota kelompok tadi dengan kode pelaksana yang berbedabeda, agar masing-masing kode dapat membantu proses manufer arsip untuk menelusuri letak arsip-arsip sesuai dengan pengolahnya. 2. Default DPA Karena pengerjaan pengolahan arsip inaktif diolah secara bertahap dan sekaligus menghasilkan sebuah DPA (Daftar Pertelaan Arsip) maka setiap satu kali pengolahan harus memiliki identitas DPA sendiri-sendiri. Identitas DPA tersebut dijabarkan melalui Nomor Seri DPA. Suatu contoh tulislah Nomor Seri DPA : DPA-T0001 dapat diartikan DPA adalah Daftar Pertelaan Arsip kemudian strip, dan T adalah arsip Tekstual, 0001 adalah nomor urut produksi pengolahan arsip. Kode ini dapat menentukannya PRODI ADMINISTRASI KESEHATAN UNIVERSITAS KUSUMA HUSADA SiMARDi Offline 39
sendiri, tidak ada aturan yang baku, namun tetapkanlah kodekode tersebut yang mudah untuk dipahami. LATIHAN PRAKTEK 3. Silahkan Anda Praktekkan Simardi Inaktif 1.7 MENU SiMARDi ARSIPARIS 1. Sistim Pengolahan Arsip Dinamis Aktif dan Inaktif Sistim pengolahan arsip dinamis dilakukan dengan bertujuan untuk menghasilkan arsip-arsip yang tertib sesuai dengan kaidah kearsipan sebelum arsip-arsip tersebut dimutasikan/dipindahkan ke Lembaga Kearsipan Daerah, Penyerahan arsip ke LKD diharapkan dengan cara, melalui penyerahan fisik arsip yang telah tertata rapi berdasarkan JRA dan Klasifikasi beserta penyerahan database arsipnya, sehingga pengelolaan arsip-arsip dinamis yang berasal dari seluruh SKPD tidak lagi dilakukan proses pendeskripsian ulang secara menyeluruh yang memakan waktu cukup lama dengan keterbatasan SDM pengolah arsip yang tersedia di LKD. PRODI ADMINISTRASI KESEHATAN UNIVERSITAS KUSUMA HUSADA SiMARDi Offline 40
Metode ini sangat efektif dilakukan untuk memperkecil volume kegiatan pendeskripsian arsip yang diserahkan, efisiensi waktu digunakan sangat efektif dapat digunakan arsiparis/pengelola untuk melakukan penilaian arsip secara langsung melalui database arsip yang telah diserahkan guna untuk melakukan updating data yang masih memerlukan perbaikan-perbaikan terhadap narasi/isi informasi, klasifikasi maupun indeks arsip yang dientrikan oleh setiap pengendali surat surat di satker. Kegiatan penilaian arsip ini harus ditingkatkan kinerjanya sebagai upaya untuk mendapatkan tingkat keakurasian informasi data-data arsip yang telah di serahkan ke Lembaga Kearsipan Daerah. Untuk melakukan proses pengolahan arsip-arsip tersebut, user melakukan login program dengan User : SIMARDI dan Kegiatan : ARSIPARIS. Gambar Form Login Arsiparis Pemisahan aktifasi kegiatan ini sengaja dibuat untuk mempermudah konsentrasi para pengguna dalam menjalankan kegiatan. Ketika PRODI ADMINISTRASI KESEHATAN UNIVERSITAS KUSUMA HUSADA SiMARDi Offline 41
pengguna akan menjalankan kegiatan pengolahan arsip, maka pengguna tidak terganggu pada tampilan menu diluar kebutuhan kegiatan pengolahan arsip dinamis. a. Pengolahan Arsip Aktif Gambar Form Utama Arsiparis Tampilan menu hanya tersedia dalam bentuk menu Popdown dan dengan tampilan menu yang terbatas. Kegiatan pengolahan arsip hanya terkonsentrasi pada tahapan-tahapan proses pengolahan surat masuk dan keluar menuju penataan arsip berdasarkan kaidah-kaidah kearsipan. Aplikasi akan membantu para pengendali surat dan arsiparis untuk melakukan proses manufer data fisik arsip dalam rangka penyusutan menjadi tiga katagori arsip yaitu Arsip Permanen, Musnah dan Dinilai Kembali. Klik Pengolahan Arsip Aktif yang berfungsi untuk menyediakan form porses pengolahan arsip aktif, seperti gambar di berikut ini: PRODI ADMINISTRASI KESEHATAN UNIVERSITAS KUSUMA HUSADA SiMARDi Offline 42
Gambar Form Pengolahan Arsip dinamis aktif Bagian Proses Pengelolaan Arsip Aktif, adalah dirancang untuk mempermudah para pengelola bekerja dalam mengolah arsip-arsipnya, urutan menu disajikan sesuai dengan langkah-langkah pekerjaan dalam mengolah arsip. Untuk menjalankan proses pengolahan ini harus dilaksanakan secara berurutan sesuai dengan tampilan menu tab yang ada pada Gambar diatas. Untuk mendapatkan penjelasan secara rinci tentang fungsi dari pada bagian menu-menu tab tersebut, lihatlah penjelasan berikut ini : 1. PROSES JRA berfungsi untuk menampilkan form pemilihan proses pengolahan berdasarkan JRA atau dapat memilih semua data. PRODI ADMINISTRASI KESEHATAN UNIVERSITAS KUSUMA HUSADA SiMARDi Offline 43
1 2 3 4 Gambar Proses Pengolahan arsip aktif Point 1 - Tombol untuk mengupload seluruh data surat yang telah di entri di lanjut dengan menekan UpLoad Data Point 2 - Pilihan untuk mengupload seluruh data surat yang telah di entri berdasarkan retensi di lanjut dengan menekan UpLoad Data Point 3 - Tombol untuk memuat sekaligus seluruh data arsip aktif ke table data olah untuk dilakukan proses pengolahan selanjutnya. PRODI ADMINISTRASI KESEHATAN UNIVERSITAS KUSUMA HUSADA SiMARDi Offline 44
Point 4 - Tombol yang berfungsi untuk menghapus data yang telah berada di dalam table data olah (buffer table). 2. NOMOR SERI DPA untuk menampilkan form data yang akan diolah dengan inisial Nomor Seri DPA. 1 3 2 Gambar Form Data berkas Arsip Aktif Point 1 - Adalah tombol untuk mengecek nomorseri DPA berapa saja yang telah diciptakan dan terekam di dalam master database arsip, dimaksudkan agar jangan terjadi antara suatu proses kegiatan pengolahan dengan memproduksikan satu DPA tidak akan terjadi duplikasi, meskipun aplikasi telah mampu menghambat terjadinya duplikasi Nomor Seri DPA. PRODI ADMINISTRASI KESEHATAN UNIVERSITAS KUSUMA HUSADA SiMARDi Offline 45
Point 2 - Tempat mengisi atau mengetik Nomor DPA yang ingin anda kehendaki, disarankan agar nomor seri DPA lebih tertata inisialnya maka sebaiknya berikan inisial yang membedakan bentuk Daftar DPA, misalkan DPA-T0001, dengan pengertian DPA Daftar Pertelaan Arsip, huruf T dimaksudkan sebagain inisial DPA untuk arsip Textual dan selanjutnya nomor urut seri DPA. Point 3 - Tombol untuk memulai proses update penomoran Seri DPA untuk setiap record data arsip yang telah direkam di dalam tabel buffer. Penekanan tombol ini akan berakibatkan computer akan menjalankan secara otomatis memberikan nomor seri DPA kepada seluruh data. 3. NOMOR DEFENITIF untuk menampilkan form proses penomoran defenitif terhadap data arsip. 1 3 2 4 Gambar. Form Data berkas Arsip Aktif PRODI ADMINISTRASI KESEHATAN UNIVERSITAS KUSUMA HUSADA SiMARDi Offline 46
Point 1 - Tampilan pilihan nomor seri DPA yang akan di olah. Point 2 - Tampilan pilihan jenis keterangan JRA yang akan di olah untuk mendapatkan nomor defenitif, yaitu dengan pilihan Permanen, Musnah atau Dinilai Kembali. Point 3 – Kolom untuk menentukan start nomor defenitif yang akan diinginkan. Point 4 - Adalah tombol Proses untuk memerintahkan computer agar melakukan suatu proses pengurutan data arsip yang di olah. Penekanan tombol ini sekaligus akan memunculkan tombol Nomor Defenitif dari masing-masing keterangan JRA. 4. CETAK DPA-S untuk menampilkan form proses pencetakan DPASementara. 1 2 3 Gambar Form Data berkas Arsip Aktif PRODI ADMINISTRASI KESEHATAN UNIVERSITAS KUSUMA HUSADA SiMARDi Offline 47