Point 1 – Tombol untuk menampilkan jenis DPA yang akan diproses. Untuk langkah pertama pilih DPA-S terlebih dahulu. Point 2 – Tombol untuk memilih Keterangan JRA. Tersedia 3 keterangan yaitu Permanen, Musnah atau Dinilai Kembali. Point 3 – Tombol untuk mencetak DPA-S. DPA-S merupakan DPA Sementara untuk membantu memanufer dalam penataan arsip. Contoh DPA-Sementara : Nomor depenitif Nomor agenda surat DPA-Sementara ini berfungsi untuk memandu pelaksana dalam melakukan manufer arsip dari penataan awal ke penataan berdasarkan retensinya (Arsip Permanen, Arsip Musnah dan Dinilai Kembali). PRODI ADMINISTRASI KESEHATAN UNIVERSITAS KUSUMA HUSADA SiMARDi Offline 48
Sebelum Melakukan Manufer arsip siapkanlah terlebih dahulu Box-box Arsip untuk menempatkan arsip dari hasil manufer. Penyediaan Surat Masuk dan Keluar yang akan dilakukan manufer : 101 - 150 051 - 100 001 - 050 Surat Masuk 101 - 150 051 - 100 001 - 050 Surat Keluar Surat-surat masuk dan keluar yang berada di dalam masing-masing Map Gantung akan dipindahkan/manufer ke dalam Box Penyimpanan dengan kelompok Box berdasarkan keterangan retensinya. PRODI ADMINISTRASI KESEHATAN UNIVERSITAS KUSUMA HUSADA SiMARDi Offline 49
Misalnya kita akan mendahulukan penyusutan untuk arsip-arsip yang termasuk arsip permanen, maka siapkanlah beberapa box untuk tempat arsip-arsip tersebut. 001 ARSIP PERMANEN 001 - 075 Nomor Box 002 ARSIP PERMANEN 076 - 130 Nomor berkas (no depenitif) 003 ARSIP PERMANEN 031- 165 Nama Lembaga dan Logo Siapkanlah amplop besar untuk menempatkan arsip-arsipnya, setiap amplop berisikan arsip tidak sama, dan setiap bagian luarnya amplop tersebut dituliskan nomor berkasnya, seperti contoh gambar berikut ini : Amplop 1 Nomor : 1-25 Amplop ke 2 Nomor : 26-40 PRODI ADMINISTRASI KESEHATAN UNIVERSITAS KUSUMA HUSADA SiMARDi Offline 50
Cara melakukan manufer arsip : Dengan berpedoman DPA-S ini maka kita lakukan pengambilan surat keluar yang nomor agendanya 59 tempatkan ke dalam amplop besar pada urutan ke 1, kemudian dilanjutkan ambilah arsip surat masuk dengan nomor 171 dan tempatkan pada urutan ke 2 pada amplop besar, kemudian ambilah arsip surat masuk dengan nomor agenda 195 tempatkan pada amplop besar pada urutan ke 3, dan seterusnya lakukanlah hingga nomor depenitif arsip permanen berakhir/selesai. Setelah selesai untuk arsip permanen anda dapat melakukannya untuk arsip-arsip musnah dan arsip dinilai kembali. Penjelasan bahwa nomor 59, 171 dan 195 adalah nomor agenda surat masuk dan keluar, sedangkan nomor 1, 2 dan 3 adalah nomor depenitif arsip setelah diindeks oleh aplikasi berdasarkan tahun, klasifikasi dan bulan. PRODI ADMINISTRASI KESEHATAN UNIVERSITAS KUSUMA HUSADA SiMARDi Offline 51
5. PENATAAN ARSIP untuk menampilkan form proses penataan. 1 2 3 4 Gambar Form Penataan berkas Arsip Aktif Point 1 - Tombol untuk memilih jenis ketarangan JRA dari data arsip yang ada untuk segera diproses pemberian nomor berkas dan alamat arsip yang baru. Point 2 - Tempat pengisian nomor berkas, penomoran dapat dilakukan sekaligus sejumlah arsip yang ada atau mengelompokan nomor tertentu dengan lokasi simpan yang berbeda-beda. Point 3 – Tempat pengisian lokasi penyimpanan arsip. Point 4 – Tombol untuk memproses data penataan berkas arsip. LATIHAN PRAKTEK 4. Silahkan Anda Praktekkan Simardi Arsiparis PRODI ADMINISTRASI KESEHATAN UNIVERSITAS KUSUMA HUSADA SiMARDi Offline 52
MENGELOLA PENATAAN ARSIP PADA BOX DAN DATABASE Dari hasil proses hasil kegiatan manufer arsip tersebut, selanjutnya kita melakukan updating lokasi pada database arsip, yang semula lokasi arsip tersebut menempati Map Gantung dan Filing Kabinet, maka saat ini bahwa seluruh arsip telah menempati lokasinya yang baru yaitu di dalam amplop dan box arsip.Karena setiap arsip menempati nomor box yang berbeda-beda maka operator harus melakukan identifikasi dan mengupdate lokasi database arsip. Contoh : Rencana Penataan Pertama : Anda akan menyimpan arsip pada Rak.01 dan Boks.001 sebanyak 75 berkas tanda garis miring akan diiukuti dengan nomor urut berkas yang ditulis oleh computer secara otomatis. Proses ini akan berakibatkan kolom Lokasi akan tertuliskan hingga record terakhir R.01/B.001/1, 2, 3, 4 ……… dst sampai dengan angka 75. Angka 1 sampai dengan 75 adalah menunjukan identitas nomor depenitif berkas yang di susun dalam satu boks arsip. 25 Rencana Penataan Kedua (Berikutnya) : Jika anda menghendaki jumlah 55 berkas arsip akan ditempatkan pada box ke nomor 2. Maka anda dapat melakukannya updating data lokasi arsip pada komputer sebagai berikut : PRODI ADMINISTRASI KESEHATAN UNIVERSITAS KUSUMA HUSADA SiMARDi Offline 53
Pertama lakukanlah pengetikan elemen isian seperti pada gambar berikut ini : komputer akan memperlihatkan tampilan data pada Rak 01 dan Box 001 dengan mengurutkan nomor berkasnya sesuai dengan pembagian yang anda kehendaki. Selanjutnya: 76 130 Maka komputer secara otomatis akan menuliskan nomor urut berkas 76 sampai dengan berkas nomor 130 berada dalam alamat Rak.001 dan Box 002. Lakukan seperti contoh sampai selesai. Hasil updating data lokasi arsip tersebut akan dapat terlihat seperti pada gambar berikut ini : Nomor rak Arsip Nomor Box Arsip Nomor urutan berkas dalam satu box Pada tabel data kolom Lokasi Berkas akan terlihat suatu perubahan alamat lokasi arsip yang semula bertuliskan Box/Filing menjadi R.001/Box.01/1 (alamat rak arsip, box arsip dan urutan berkas) PRODI ADMINISTRASI KESEHATAN UNIVERSITAS KUSUMA HUSADA SiMARDi Offline 54
Contoh alamat lokasi arsip pada cetak DPA final seperti terlihat pada gambar berikut ini : 6. CETAK DPA untuk menampilkan form proses pencetakan DPA final. Untuk mencetak DPA final kembali ke menu Cetak DPA, lalu pilih jenis DPA dan sesuaikan keterangan DPA yang akan dicetak. Maka akan muncul gambar seperti di bawah ini: 4 1 5 2 3 Gambar Form Cetak Data Arsip Aktif PRODI ADMINISTRASI KESEHATAN UNIVERSITAS KUSUMA HUSADA SiMARDi Offline 55
Point 1 – Kolom untuk menentukan jenis DPA. Point 2 – Kolom untuk menentukan keterangan JRA. Point 3 – Tombol untuk mencetak DPA. Point 4 - Tombol yang digunakan untuk mencetak kartu identitas arsip yang berupa lembaran surat dan ditempelkan di fisik surat. Point 5 – Apabila arsip berupa dokumen, maka pilih tombol ini untuk mencetak label dokumen. Contoh Tampilan Kartu Identitas Arsip : Contoh tampilan Label Dokumen : PRODI ADMINISTRASI KESEHATAN UNIVERSITAS KUSUMA HUSADA SiMARDi Offline 56
7. PENILAIAN ARSIP untuk menampilkan form proses penilaian arsiparsip yang telah diolah. Menu ini berfungsi untuk melakukan penilaian arsip-arsip yang telah diolah namun memerlukan suatu pertimbangan lebih lanjut atas posisi retensinya dan lain-lainnya. Dalam penilaian arsip ini dilakukan oleh tenaga ahli di bidang arsip. 8. TRANSFER DATA untuk menampilkan proses transfer data arsip yang telah mengalami proses pengolahan ke Master Database Arsip Inaktif. Gambar 6.6.10. Transfer Data Arsip Aktif Menu transfer data ini berfungsi untuk melakukan proses transfer data yang baru saja kita olah dan mendapatkan hasil yang diinginkan dan masih berada pada tabel data buffer (sementara) untuk dilakukan pemindahan ke master database arsip inaktif yaitu ke tabel Inaktifmaster. Transfer data ini bertujuan juga untuk melakukan pengosongan terhadap PRODI ADMINISTRASI KESEHATAN UNIVERSITAS KUSUMA HUSADA SiMARDi Offline 57
table buffer yang berfungsi menampung data yang akan diolah selanjutnya, sehingga tabel buffer benar-benar harus kosong dan dapat dipakai untuk memulai proses pengolahan selanjutnya. Transfer data ke Master diringi dengan langkah selanjutnya yaitu menghapus data pada buffer table. 1.8 MENU MENCETAK LAPORAN Aplikasi SiMARDi dapat mencetak berbagai bentuk laporan, terdiri dari berbagai bentuk cetakan, pilihlah tombol toolbar seperti yang terlihat di gambar dan komputer akan menampilkan tampilan cetak seperti yang terlihat. Dalam For Cetak tersebut tersedia tombol-tombol cetak laporan diantaranya : PRODI ADMINISTRASI KESEHATAN UNIVERSITAS KUSUMA HUSADA SiMARDi Offline 58
1. Menu Cetak Lembar Disposisi 1.1 Cetak Lembar Disposisi Surat Masuk 1.2 Cetak Lembar Disposisi Surat Keluar 2. Menu Cetak Laporan Bulanan 2.1. Cetak Laporan Bulanan Surat Masuk 2.2. Cetak Laporan Bulanan Surat Keluar 2.3. Cetak Laporan Bulanan Seluruh Surat 3. Menu Cetak Data Agenda Surat 3.1 Cetak Agenda Suratk Masuk 3.2 Cetak Agenda Surat Keluar 3.3 Cetak Agenda Tahun Aktif 3.4 Cetak Agenda Tahun Inaktif 3.5 Cetak Agenda Berdasarkan Unit Kerja 4. Menu Cetak Kartu Kendali Surat 4.1 Cetak Kartu Kendali Surat Masuk 4.2 Cetak Kartu Kendali Surat Keluar 4.3 Cetak Kartu Kendali Seluruh Surat 5. Menu Cetak Daftar Pertelaan Arsip 5.1 Cetak DPA Permanen 5.2 Cetak DPA Musnah 5.3 Cetak DPA Dinilai Kembali 6. Menu Cetak Lain-Lain 6.1 Cetak Surat Belum Dibalas 6.2 Cetak Surat Yang Sudah Dibalas 6.3 Cetak Data Surat Faximili 6.4 Cetak Statistik Surat Masuk dan Keluar PRODI ADMINISTRASI KESEHATAN UNIVERSITAS KUSUMA HUSADA SiMARDi Offline 59
Dari beberapa bentuk cetak laporan, cobalah secara berkala per triwulan agar pengendali surat dapat mencetak laporan statistik surat masuk dan kelua, agar dapat terlihat peta volume arsip yang terjadi secara komulatif berkala. Contoh Laporan Statistik Surat Masuk : LATIHAN PRAKTEK 5. Silahkan Anda Praktekkan Cetak hasil Laporan Pengarsipan PRODI ADMINISTRASI KESEHATAN UNIVERSITAS KUSUMA HUSADA SiMARDi Offline 60
TIP & TRIK MENGELOLA ARSIP DENGAN “SiMARDi” BAB 2 2.1 Mengelola Surat Masuk dan Keluar Surat-surat masuk dan keluar yang baru tercipta adalah merupakan bagian Arsip Dinamis Aktif. Oleh karena arsip aktif merupakan cikal bakal terhadap informasi arsip selanjutnya yang akan mengalami retensi, maka pengelolaan terhadap arsip aktif ini harus mendapatkan perhatian khusus. Jika proses pengelolaan arsip aktif ini mengalami kekeliruan baik berupa pemilihan klasifikasi, penulisan Isi Informasi dan beberapa hal yang mendukung metadata (colom isian data) arsip tersebut, maka akan memberikan dampak bagi proses pengelolaan berikutnya. Agar proses pengelolaannya terjaga baik maka para pengguna aplikasi ini diharuskan mengikuti petunjuk dan langkahlangkah yang akan disusun secara kronologis, bagaimana cara penanganan yang baik. Disarankan kepada setiap para pengelola, sebelum melaksanakan kegiatan perekaman data, harus terlebih dahulu menyediakan beberapa prasarana pendukung seperti penyediaan Box Arsip, Kertas Casing atau amplop besar dan tali pengikat arsip. Pastikan menentukan kebijakan terhadap model penulisan Kartu Kendali dan Lembar Disposisi Surat harus melalui media komputer, hal ini dimaksudkan agar tidak terjadi duplikasi kerja dan untuk memastikan semua pengendali surat melakukan perekaman data surat pada setiap penerimaan surat masuk dan keluar melalui komputer. PRODI ADMINISTRASI KESEHATAN UNIVERSITAS KUSUMA HUSADA SiMARDi Offline 61
1. Pengisian Data Default Instansi dan Komponen Data Beberapa hal penting yang harus dipahami pada fase Pra Proses Perekaman Data Surat Masuk dan Keluar (Arsip Dinamis Aktif): a. Setiap user harus melakukan updating tanggal, bulan dan tahun dengan sistem Indonesia agar penulisan tanggal sesuai dengan format Indonesia (tanggal, bulan dan tahun atau DD/MM/YY), lakukan perubahan ini melalui control panel pada sistim operasi (windows) anda. b. User harus benar-benar telah melakukan pengisian data Default Pengolahan Arsip dengan mengentri data Status dan identitas Instansi pencipta arsip melalui aplikasi. Pengisian data sangatlah ini penting yaitu untuk memastikan identitas kepemilikan Database arsip dalam menempati portal jaringan kearsipan daerah pada server portal dikemudian hari secara online. Isilah kolom isian pada Default perekaman tentang Nama Pimpinan atau pengganti pimpinan yang bertanggungjawab menandatangani surat saat surat diterbitkan dan pimpinan yang bertanggung jawab saat surat di distribusikan atas disposisi terhadap surat yang dimaksud. Isian ini akan menjadi menarik dikemudian hari, yaitu untuk membantu mengetahui statistik berapa jumlah surat yang telah ditandatangani oleh pimpinan yang bersangkutan selama menjabat menjadi pimpinan. Sekaligus dapat membedakan perbedaan kurun waktu tanggung jawab antara satu pimpinan dengan pimpinan yang lainnya terhadap surat yang telah diterbitkan. PRODI ADMINISTRASI KESEHATAN UNIVERSITAS KUSUMA HUSADA SiMARDi Offline 62
c. Setiap user harus memperhatikan pengisian wajib terhadap metadata yang disajikan yaitu, wajib mengisi sumber atau nama unit pengolah dan kode klasifikasi. Artinya pengisian unit pengolah wajib diisikan sebagai pemberian data petunjuk atas keberadaan arsip/surat tersebut untuk membantu dalam proses penarikan arsip/surat dari masing-masing unit pengolah. Gambar Form Unit Kerja PRODI ADMINISTRASI KESEHATAN UNIVERSITAS KUSUMA HUSADA SiMARDi Offline 63
Gambar Form Klasifikasi 2. Perekaman Data Surat Masuk a. Surat Masuk Biasa 1. Terima Surat 2. Ketik/Entry data pada Form Surat Masuk dan Rekam Gambar Form Pencatatan Data PRODI ADMINISTRASI KESEHATAN UNIVERSITAS KUSUMA HUSADA SiMARDi Offline 64
Nb : Seluruh Metadata dapat diisikan kecuali Ke Unit dan Catatan Disposisi, kedua isian ini baru dilakukan setelah lembar disposisi decetak dan telah diteruskan kepada Pimpinan dan telah di Disposisikan oleh Pimpinan. Hasil disposisi tersebut, lakukan updating data tersebut, isikan Ke Unit sesuai dengan arahan Pimpinan untuk ditindaklanjuti oleh Unit yang dimaksudkan serta Isikan data Catatan Disposisi dengan isi arahan pimpinan terhadap surat tersebut. b. Surat Masuk Balasan Untuk mengetahui surat masuk tersebut mengharapkan balasan atau tidak maka user harus memperhatikan dan pahami isi surat. Apabila dalam surat mengharapkan balasan maka dalam metadata Tindakan pilih Balas. Lalu akan muncul metadata baru yaitu metadata Deadline. Apabila dalam surat tercantum waktu deadline pembalasan surat maka isikan dalam metadata Deadline. Kegunaan pada menu ini adalah untuk mengingatkan pengendali surat bahwa terdapat beberapa surat yang perlu dibalas. Apabila aplikasi SiMARDi telah di Log Out dan kamudian di Login kembali maka akan muncul tampilan informasi pesan di sudut kanan bawah secara otomatis seperti dibawah ini: Gambar Pesan Surat yang belum dibalas PRODI ADMINISTRASI KESEHATAN UNIVERSITAS KUSUMA HUSADA SiMARDi Offline 65
c. Surat Masuk yang berupa Undangan 1) Perekaman surat masuk yang berupa undangan, isikan kolom nama berkas dengan UNDANGAN. 2) Pada kolom Isi Ringkas, isikan isi undangan dengan lengkap. Meliputi: hari dan tanggal kegiatan, waktu kegiatan, acara, dan tempat kegiatan. 3) Lalu lakukan perekaman data. 4) Buka menu Entry Undangan Menampilkan Form Entry Surat Undangan PRODI ADMINISTRASI KESEHATAN UNIVERSITAS KUSUMA HUSADA SiMARDi Offline 66
Tekan tombol yang dilingkari untuk menampilkan daftar undangan yang telah di entry. Lalu pilih undangan yang akan dilakukan perekaman data. Isikan waktu pelaksanaan sesuai dengan surat undangan yang diterima. Dan dalam kolom penugasan isikan sesuai dengan arahan pimpinan. Mengelola Undangan via SMS Gateway Jika anda ingin mengelola undangan dengan memakai fasilitas SMS, maka langkahnya sebagai berikut : 1. Sediakan Modem yang memakai kartu pra bayar (pastikan type dan merk modem anda compatibel dengan Laptop atau PC anda) Lakukan instalasi driver Modem anda dengan mengklick “Click here for status”, agar type dan jenis modem anda dikenal oleh komputer anda. Lakukan instalasi driver Modem anda dengan mengklick “Click here for status”, agar type dan jenis modem anda dikenal oleh komputer anda. PRODI ADMINISTRASI KESEHATAN UNIVERSITAS KUSUMA HUSADA SiMARDi Offline 67
Klick Run AutoRun.exe, menunggu hingga proses instalasi selesai dijalankan sampai muncul pesan sebagai berikut : 2. Mengetahui Port Modem Anda Arahkan cursor anda pada lokasi Computer seperti gambar dibawah ini lalu klick kanan, pilihlah Manage hingga muncul form berikutnya. PRODI ADMINISTRASI KESEHATAN UNIVERSITAS KUSUMA HUSADA SiMARDi Offline 68
1 Form berikutnya : Klick Klick 2 Klick Tab ini Catat Kode Portnya PRODI ADMINISTRASI KESEHATAN UNIVERSITAS KUSUMA HUSADA SiMARDi Offline 69
Pilih tab Modem dan catatlah Port : COM6 sebagai port modem komputer anda dan pilihlah seperti pada gambar dibawah ini melalui submenu SMS Gateway dan submenu Set Port Modem.: d. Surat Masuk Rahasia Apabila anda menerima surat masuk yang di kemas dengan dua amplop itu berarti anda menerima surat rahasia maka jangalah sekali-kali membuka amplop surat yang kedua tersebut. Catatlah penjelasan yang terdapat pada sisi amplop seperti Nomor Surat dan Asal Surat, dalam entry data surat pilih sifat surat dengan isian Rahasia. Untuk kolom Dari dan Klasifikasi harus tetap diisi. PRODI ADMINISTRASI KESEHATAN UNIVERSITAS KUSUMA HUSADA SiMARDi Offline 70
Gambar Form Entry Surat Masuk Rahasia e. Cetak Lembar Disposisi Setelah mengisi semua metadata pada Entry Surat Masuk, perhatikan tombol Cetak, apabila cetak Off itu berarti cetak disposisi langsung sedang diaktifkan. Artinya setelah menekan tombol simpan maka bisa langsung mencetak lembar disposisi. Caranya dengan mengklik gambar printer yang terdapat di kiri atas. Sedangkan apabila tombol Cetak dalam Keadaan Cetak ON berarti setelah melakukan perekaman data, aplikasi tidak menampilkan lembar disposisi. Cara lain untuk mencetak lembar disposisi melalui menu: Cetak Data –> Cetak Lembar Disposisi -> Surat Masuk PRODI ADMINISTRASI KESEHATAN UNIVERSITAS KUSUMA HUSADA SiMARDi Offline 71
Gambar. Menu Cetak Data f. Lampirkan Lembar Disposisi yang telah dicetak tersebut untuk mengawal surat untuk diteruskan kepada Pimpinan. g. Setelah surat yang dimaksud turun kembali ke TU (Tata Usaha), maka operator melakukan Updating Data isikan bagian UP dan Catatan sesuai dengan penjelasan yang terdapat pada Lembar Disposisi. h. Lakukan Pendistribusian Surat sesuai dengan arahan Pimpinan. i. Lakukan pengentrian data hingga akhir tahun. j. Lakukan penataan dokumen/arsip di filing kabinet secara berurutan sesuai dengan nomor agenda surat masuk dan keluar secara tersendiri, agar memudahkan proses penelusuran surat masuk dan keluar yang dilakukan melalui aplikasi SiMARDi. PRODI ADMINISTRASI KESEHATAN UNIVERSITAS KUSUMA HUSADA SiMARDi Offline 72
3. Perekaman Surat Keluar 1. Surat Keluar Biasa a. Buatlah draft surat keluar Dalam pembuatan surat keluar sebaiknya rangkap 2, yang 1 untuk dikirim dan yang lain untuk disimpan. b. Masukan data pada Entry Data Surat Keluar Gambar Form Entry Surat Keluar Surat Keluar Dalam pengentryan data surat keluar isikan semua metadata yang ada. Sebagai catatan: untuk pengisian kolom sifat surat, pilihlah sifat surat sesuai dengan keterangan atau isi dalam surat keluar. Hal ini digunakan untuk pengelompokan dan mengontrol sifat surat keluar. PRODI ADMINISTRASI KESEHATAN UNIVERSITAS KUSUMA HUSADA SiMARDi Offline 73
c. Cetak Lembar Disposisi Setelah melakukan entry data surat keluar, klik tombol simpan. Lalu, cetak lembar disposisi surat keluar. d. Lampirkan Lembar Disposisi yang telah dicetak tersebut untuk mengawal surat untuk disahkan oleh Pimpinan. e. Setelah surat keluar telah ditandatangani oleh Pimpinan, bubuhkan cap instansi/perusahaan pada tandatangan Pimpinan. f. Karena surat keluar rangkap 2, minta 1 surat untuk disimpan dengan lembar disposisi dan yang lainnya serahkan kepada kurir untuk dikirimkan kepada yang bersangkutan. 2. Surat Keluar sebagai tindakan atas pembalasan Surat Masuk 1) Buat draft surat keluar rangkap 2. 2) Klik tombol Surat Balas, maka akan muncul tampilan seperti di bawah ini: Klick tombol ini PRODI ADMINISTRASI KESEHATAN UNIVERSITAS KUSUMA HUSADA SiMARDi Offline 74
Double Klick Gambar Daftar surat masuk yang harus dibalas Apabila di dalam Tabel Daftar Surat masuk yang Harus Dibalas ada beberapa surat, maka pilihlah salah satu surat masuk yang akan dibalas sesuai dengan rujukan surat keluarnya. Lalu klik 2 kali (double klick), hal ini dimaksudkan agar aplikasi memberikan kode khusus kepada surat masuk yang dimaksud bahwa surat tersebut sudah pernah dibalas. 3) Langkah selanjutnya sama dengan langkah penanganan surat keluar biasa. 4. Memilih Model Cetakan Lembar Disposisi Untuk sementara SiMARDi hanya menyediakan 8 pilihan model cetak lembar disposisi. Untuk mengubahnya anda dapat memilih menu Seting dan pilihlah submenunya “Seting Cetak Model Lembar Disposisi”, pilihlah salah satu modelnya dengan mencentang pada kotak lembar disposisi yang anda pilih, kemudian untuk mengakhiri PRODI ADMINISTRASI KESEHATAN UNIVERSITAS KUSUMA HUSADA SiMARDi Offline 75
proses ini tekanlah Tombol Simpan, jika ingin melihat perubahan tampilan tekanlah tombol Preview. Delapan bentuk model lembar disposisi ini dapat di update sesuai dengan keinginan user dengan menggunakan Crystal Report Versi 9.2, sehingga pengguna dapat mendesain sesuai dengan ketentuan desai yang berlaku dimasing-masing lingkungan kerjanya. Seluruh File Laporan aplikasi SiMARDi tersimpan pada direktory C:\Program Files\SiMARDi Offline\Laporan dan Laporan Laser. Gantikan desain file dengan catatan nama file harus diberikan nama sesuai dengan nama-nama dile report yang tersedia di Folder tersebut. PRODI ADMINISTRASI KESEHATAN UNIVERSITAS KUSUMA HUSADA SiMARDi Offline 76
5. Mengatur Kembali Nomor Urut Surat Jika anda menghendaki untuk mereset kembali nomor urut surat masuk dan keluar anda maka pilihlah submenu seperti dalam gambar dibawah ini : PRODI ADMINISTRASI KESEHATAN UNIVERSITAS KUSUMA HUSADA SiMARDi Offline 77
Jika anda akan melakukan peralihan pengelolaan surat masuk dan keluar di tahun berjalan, misalkan nomor agenda anda secara manual telah menunjukan nomor urut surat masuk dengan nomor agenda 201, dan surat keluar dengan nomor 737 maka klicklah Surat Masuk isikan Nomor Database dengan nomor 201 tekan tombol Update dan klick Surat Keluar isikan dengan nomor 737 tekan tombol Update. Dengan demikian nanti aplikasi akan memulai nomor urut surat masuk dan keluar sesuai dengan nomor yang telah dirubah. 2.2 Mencetak Laporan Bulanan maupun Laporan Tahunan Setiap akhir tahun, diperlukan Laporan mengenai arsip yang telah diolah selama satu tahun. Dalam aplikasi SiMArDi, tersedia laporan yang bermacam-macam menu sesuai yang diinginkan; antara lain: 1. Cetak Data Gambar Menu Cetak Data PRODI ADMINISTRASI KESEHATAN UNIVERSITAS KUSUMA HUSADA SiMARDi Offline 78
Dalam menu Cetak Data, terdapat beberapa menu yang disediakan, meliputi: a. Lembar Disposisi Menu ini digunakan untuk mencetak lembar disposisi surat masuk dan surat keluar. b. Laporan Bulanan Dalam menu laporan bulanan, menyediakan laporan arsip berdasarkan bulan. Laporan bulanan ini juga terdapat sub menu yaitu laporan bulanan Data Surat Masuk, Data Surat Keluar dan Data Semua Surat. c. Data Agenda Surat Menu Data Agenda Surat ini menyajikan laporan agenda surat selama satu tahun. Di dalam menu ini juga terbagi beberapa menu yang disediakan, antara lain: Agenda Surat Masuk, Agenda Surat Kelur, Agenda Tahun Aktif, Agenda Tahun Inaktif, dan Berdasarkan Unit Kerja. d. Kartu Kendali Apabila terdapat kartu kendali yang hilang, pengendali surat dapat mencetak kembali kartu kendali pada menu ini. Dengan menu ini juga dapat mencetak seluruh kartu kendali surat masuk, kartu kendali surat keluar maupun kartu kendali seluruh surat. e. Daftar Pertelaan Arsip (DPA) Dalam mencetak DPA dibagi berdasarkan DPA Permanen, Musnah maupun Dinulai Kembali. PRODI ADMINISTRASI KESEHATAN UNIVERSITAS KUSUMA HUSADA SiMARDi Offline 79
f. Cetak Lain-lain Apabila menginginkan cetak yang lain, menu ini menyediakan laporan Seluruh Surat yang Belum Dibalas maupun yang Sudah Dibalas, Laporan Surat yang berbentuk faximile, dan laporan Statistik Arsip. 2. Cetak Khusus Gambar Menu Cetak Khusus Dalam menu Cetak Khusus menyediakan menu-menu untuk mencetak laporan yang sudah dikelompokkan berdasarkan sifat surat. Menu-menu tersebut, antara lain: 01 Cetak Laporan Daftar Berita Acara 02 Cetak Laporan Daftar Nota Dinas 3 Cetak Laporan Daftar Surat Pengantar 4 Cetak Laporan Daftar Surat Keputusan 5 Cetak Laporan Daftar Surat Perintah Tugas 6 Cetak Laporan Surat Keterangan 7 Cetak Laporan Surat Ijin 8 Cetak Laporan Proposal 9 Cetak Laporan Surat SPPD 10 Cetak Laporan Surat SPPLS 11 Cetak Laporan SP2D 12 Cetak Laporan SPK PRODI ADMINISTRASI KESEHATAN UNIVERSITAS KUSUMA HUSADA SiMARDi Offline 80
3. Cetak Statistik Surat Masuk dan Keluar Dalam kurun waktu satu tahun perlu adanya persentase pengelolaan surat, baik surat masuk maupun surat keluar. Dalam aplikasi Simardi tersedia menu Statistik Surat yang dapat menyajikan persentase dari surat yang tersaji menjadi dua, yaitu persentase surat menurut Retensi Arsip dan Nilai Guna Arsip. Proses untuk mencetak statistik surat meliputi: a. Klik Tombol Statistik Surat 1 2 3 4 Maka akan muncul tampilan seperti di bawah ini: Point 1 – Pilih jenis surat yang akan diproses, surat masuk atau Surat Keluar. Point 2 – Pilih Tahun olah surat masuk atau keluar. Point 3 – Tombol untuk memproses. Point 4 - Tombol untuk menampilkan lembar cetak data Statistik Surat (tiga jenis laporan statistik) PRODI ADMINISTRASI KESEHATAN UNIVERSITAS KUSUMA HUSADA SiMARDi Offline 81
Contoh Laporan Statistik View 1 PRODI ADMINISTRASI KESEHATAN UNIVERSITAS KUSUMA HUSADA SiMARDi Offline 82
Contoh Laporan Statistik View 2 PRODI ADMINISTRASI KESEHATAN UNIVERSITAS KUSUMA HUSADA SiMARDi Offline 83
Contoh Laporan Statistik View 3 PRODI ADMINISTRASI KESEHATAN UNIVERSITAS KUSUMA HUSADA SiMARDi Offline 84
2.3 Pengolahan Data Arsip Pada Setiap Akhir Tahun 1. Khusus bagi unit kerja yang menerapkan sistim Desentralisasi, buatlah Nota Dinas pimpinan SKPD kepada seluruh Bagian/Seksi yang bertujuan untuk penarikan/mutasi seluruh arsip-arsip yang berada di Unit Pengolah agar diserahkan/ditarik kembali ke Bagian Tata Usaha dalam rangka memenuhi persiapan pengolahan arsip. Nota Dinas disampaikan dengan melampirkan Data Agenda Surat berdasarkan Unit Kerja agar unit kerja dapat mengetahui arsip-arsip manasaja yang akan memenuhi permintaan untuk ditarik kembali ke bagian TU. Bagi SKPD yang melakukan penataan arsip secara Sentralisasi maka proses pengolahan arsip dapat segera dilaksanakan tanpa harus membuatkan Nota Dinas untuk penarikan arsip-arsipnya dengan melaksanakan kegiatan point 4 dari langkahlangkah ini. 2. Cetak DPA berdasarkan Unit Kerja : Gambar DPA Berdasarkan Unit Kerja 3. Penataan Pra Manufer Arsip Lakukan penataan arsip-arsip yang telah diserahkan dari Unit Kerja dengan mengelompokan dengan jenis surat Masuk dengan Box tersendiri demikian pula dengan jenis surat keluar dengan Box PRODI ADMINISTRASI KESEHATAN UNIVERSITAS KUSUMA HUSADA SiMARDi Offline 85
tersendiri, susunlah arsip-arsip tersebut berdasarkan dengan urut Nomor Agenda Surat Masuk/Keluar. Buatlah Catatan Nomor berkas (Nomor Agenda) pada label Box Arsipnya, guna untuk mempermudah penelusuran arsip ketika akan dilakukan manufer. 4. Manufer Arsip a. Melakukan proses pengolahan arsip dengan dibantu aplikasi SiMARDi dengan Login Kegiatan Arsiparis Pengolahan Arsip Pengolahan Arsip Aktif. b. Memuat Data Yang Akan Diolah. Gambar. Form Pengolahan Arsip PRODI ADMINISTRASI KESEHATAN UNIVERSITAS KUSUMA HUSADA SiMARDi Offline 86
Untuk menetapkan surat-surat yang telah jatuh tempo retensinya, ada 2 opsi dalam menentukan pemilihan arsip-arsip yang ikut diolah. Opsi 1 – Upload data arsip dengan memilih tahun retensinya melalui tombol combo yang tersedia. Opsi 2 – Upload semua data arsip dengan menekan tombol Upload Alldata. Opsi kedua ini dilakukan jika pengolahan sudah tidak lagi mempertimbangkan surat-surat mana saja yang telah jatuh tempo retensi aktifnya sesuai dengan tahun pada tahun pengolahan dilakukan. Beberapa pertimbangan dengan melihat kondisi arsip dilapangan, maka pada pengolahan tingkat level pertama ini disarankan agar pengelola sebaiknya tidak terlebih dahulu memilih-milih surat manasaja yang sudah masuk masa retensinya, tetapi dalam rangka penyelamatan data arsip dan melakukan penertiban arsip maka lakukanlah proses pengolahan arsip-arsip tersebut dengan tanpa memperhatikan jadwal yang telah ditentukan melalui pemilihan masing-masing klasifikasi. Karena kita masih memiliki kegiatan Penilaian Arsip yang dapat dilakukan dikemudian hari. Hal ini dimaksudkan agar arsip-arsip yang kita miliki benar-benar harus diselamatkan informasinya dalam keadaan tertib dan tertata rapi sesuai dengan kelompok keterangan retensinya (Permanen, Musnah dan Dinilai Kembali). Kegiatan pemindahan arsip dalam rangka akuisisi arsip dari Intansi ke Lembaga Kearsipan Daerah benar-benar berjalan tertib dan dapat dipertanggung-jawabkan kelengkapannya melalui Berita Acara Penyerahan Arsip. PRODI ADMINISTRASI KESEHATAN UNIVERSITAS KUSUMA HUSADA SiMARDi Offline 87
c. Pemberian Nomor Seri DPA Berikanlah nomor seri DPA (Daftar Pertelaan Arsip) terhadap arsip-arsip yang akan di olah, dengan mengisi nomor DPA pada kolom isian Nomor Seri DPA. Contoh : DPA-T001, inisial ini hanya sebagai contoh saja dengan mengartikan DPA (sebagai istilah Daftar Pertelaan Arsip), T adalah Tekstual dan 001 adalah digit nomor urut DPA. Jumlah digit dapat diatur secara luwes, biasa langsung dengan menuliskan angka 1 atau diawali dengan sejumlah digit 0 sperti T001 atau T0001 atau T00001 dst…. Pemberian nomor DPA sangatlah penting agar Database arsip yang terhimpun menjadi satu dari kumpulan data-data arsip seluruhnya maka harus dapat dibedakan antara kelompok arsip yang telah terdaftar pada DPA yang satu dengan DPA arsip lainnya. Hal ini disebabkan proses pengolahan arsip terjadi secara bertahap sedangkan setiap tahapanya selalu menghasilkan sebuah DPA tersendiri. Sebuah DPA pun sudah mencerminkan penataan arsipnya, maka untuk bisa membedakan antara arsip yang terdaftar pada setiap DPA yang berbeda maka dibutuhkan nomor seri untuk setiap DPA-nya. d. Pemberian Nomor Depenitif Arsip Pemberian nomor defenitif adalah guna untuk menetapkan nomor bagi setiap berkas/arsip yang penetapannya diproses dengan melakukan pengindekan (mengurutkan) terhadap ; Keterangan JRA, Klasifikasi, Tahun dan Bulan Arsip-arsip tersebut. Nomor defenitif ini merupakan nomor urut berkas yang menjelaskan tempat dimana arsip terebut ditempatkan disetiap box arsip, hal dimaksudkan untuk dapat dengan udah membantu PRODI ADMINISTRASI KESEHATAN UNIVERSITAS KUSUMA HUSADA SiMARDi Offline 88
dalam penelusuran arsip. Cara melakukan proses pemberian nomor defenitif. Isikan nomor seri DPA yang akan di proses Pilihlah Salah satu keterangan JRA dari 3 pilihan yang tersedia (Permanen, Musnah atau Dinilai Kembali). Tekan tombol Proses Nomor Defenitif, tunggulah sampai komputer melakukan prosesnya. Lakukan pemantauan melalui Preview dari masing-masing keterangan JRA (Preview Permanen, Preview Musnah, Preview Dinilai Kembali) e. Mencetak Laporan DPA-Sementara Cetaklah DPA Sementara untuk melakukan manufer arsip. Caranya dengan memilih DPA-S pada kolom jenis DPA. Laporan DPA-Sementara seperti contoh di bawah ini: Gambar. Daftar Pertelaan Arsip Sementara (DPA-S) Gunakan DPA-S yang telah dicetak sebagai panduan untuk melakukan manufer arsip (surat masuk dan keluar anda). Pindahkan arsip-arsip yang terletak pada Box sebelumnya kedalam Box Arsip PRODI ADMINISTRASI KESEHATAN UNIVERSITAS KUSUMA HUSADA SiMARDi Offline 89
yang baru dengan berpedoman pada Nomor Defenitif dan Nomor Agenda Surat Masuk dan Keluar seperti Contoh gambar diatas, letakanlah surat masuk yang bernomor agenda 2 yang terdapat dalam box arsip surat masuk pada urutan pertama dalam box arsip yang baru sebagai kelompok Arsip dengan retensi Arsip Dinilai Kembali, kemudian ambilah arsip pada box arsip keluar dengan urutan agenda 16 untuk diletakan pada box arsip yang baru dengan urutan berkas nomor 2, demikian seterusnya hingga arsip-arsip yang terdapat pada box pertama habis disusutkan ke Box yang baru. Lakukan hal yang sama terhadap Arsip Musnah dan Arsip Permanen, hingga kita mendapatkan arsip-arsip yang telah tertib dan rapi. f. Penataan Surat Masuk/Keluar dan Retensi Arsip Menata Surat Masuk dan Keluar Tatalah surat masuk dan keluar anda sesuai dengan urutan jenis suratnya misalnya untuk Surat Masuk urut dari 1 dan seterusnya, untuk Surat Keluar Urut dari satu dan seterusnya. Sediakanlah Map Gantung dan catatlah disetiap kupingnya diberikan nomor 1 – 50, 51 – 100, 101 – 150 dan seterusnya artinya kita menyediakan ruang penyimpanan surat dalam setiap Map Gantung sebanyak 50 surat. Contoh sperti pada gambar dibawha ini : 101 - 150 051 - 100 001 - 050 Surat Masuk PRODI ADMINISTRASI KESEHATAN UNIVERSITAS KUSUMA HUSADA SiMARDi Offline 90
Secara manual penataan biasanya disusun berdasarkan klasifikasi, dan yang telah mengelola dengan SiMARDi sebaiknya disusun berdasarkan nomor urut surat masuk dan keluar, hal ini dimaksudkan untuk mempermudah para pengelola kearsipan melakukan manufer arsip dengan berpedoman pada Daftar Pertelaan Sementara (DPAS) melihat nomor defenitif dan nomor fisik arsip (nomor agenda yang tertulis pada lembar Disposisi Masuk dan Keluar) dalam rangka melaksanakan kegiatan penyusutan arsip di setiap akhir tahun anggaran. Lakukanlah perekaman data lokasi arsip dengan memakai menu PENATAAN sesuai dengan nomor label box yang baru. Jumlah arsip untuk menempati Box Arsip bisa bervariatif sesuai dengan perkiraan, hal ini disebabkan ketebalan dari masingmasing arsip tidaklah sama, bisa 1 Box Arsip menempati 25 arsip juga dapat dimungkinkan dengan jumlah 40, 50 berkas. Komputer akan merekam setiap lokasi arsip pada setiap Box Arsipnya akan diberi nomor lokasi dari angka 1 dan seterusnya sebagai kode urutan berkas pada setiap Boxnya. Misalnya jumlah data ada sebanyak 20 data, jika sejumlah data tersebut akan ada tempatkan dalam lokasi simpan yang sama maka anda mengisinya sebagai berikut : Menata Arsip Yang Telah Diolah Arsip-arsip yang telah di olah tentu sudah berada di setipa box arsip yang baru, dan pada setiap box sudah diberikan label Box Arsip dengan nomor boxnya. Karena arsip telah ditempatkan dilokasi box maka updating nomor lokasi pada database juga harus dilakukan, agar jika dilakukan penelusuran data arsip komputer dapat menginformasikan lokasi arsip sesuai dengan lokasinya yang baru. Box arsip diberikan label nomor urut untuk PRODI ADMINISTRASI KESEHATAN UNIVERSITAS KUSUMA HUSADA SiMARDi Offline 91
setiap retensinya ditu;is dari nomor urut satu, misalkan untuk Box Arsip Permanen di urutkan dari box nomor 1, untuk arsip musnah dimulai dari nomor box 1 juga untuk arsi[ yang dinilai kembali diurutkan mulai dari nomor 1 dst. Gambar. Form Pengisian Penataan Nomor Berkas Arsip Aktif Contoh : Rencana Pertama : Anda akan menyimpan arsip pada Rak.01 dan Boks.001 sebanyak 20 berkas tanda garis miring akan diiukuti dengan nomor urut berkas yang ditulis oleh computer secara otomatis. Proses ini akan berakibatkan kolom Lokasi akan tertuliskan hingga record terakhir R.01/B.001/1, 2, 3, 4 ……… dst sampai dengan angka 20. Angka 1 sampai dengan 20 adalah menunjukan identitas nomor berkas yang di susun dalam satu boks arsip. Rencana Kedua : Jika anda menghendaki jumlah 27 data arsip akan ditempatkan sebanyak 3 box dengan pembagian Box 1 sebanyak PRODI ADMINISTRASI KESEHATAN UNIVERSITAS KUSUMA HUSADA SiMARDi Offline 92
7 arsip, box ke 2 sebanyak 8 arsip/berkas dan box ke 3 sebanyak 12 arsip. Maka anda dapat melakukannya sebagai berikut : 1) Pertama lakukanlah pengetikan elemen isian seperti pada gambar berikut ini : Maka hasilnya computer akan memperlihatkan tampilan data pada Rak 01 dan Box 001 dengan mengurutkan nomor berkasnya sesuai dengan pembagian yang anda kehendaki. 2) Selanjutnya: Maka komputer secara otomatis akan menuliskan nomor urut berkas 8 sampai dengan berkas nomor 15 berada dalam alamat Rak.001 dan Box 002. Lakukan seperti contoh sampai selesai. g. Pencetakan DPA Akhir Untuk mencetak DPA Akhir caranya kembali ke tab Cetak DPA. Cetak seluruh DPA baik yang Musnah, Dinilai Kembali maupun Permanen. DPA ini menampilkan hasil proses penataan arsip, sehingga dapat diketahui letak arsip sekarang (seperti yang dilingkari pada gambar berikut ini). DPA yang telah dicetak diberikan keterangan pada kovernya secara rinci memuat nama instansi pencipta, tahun penciptaan, nomor depenitif dan jumlah arsipnya, serta nomor Seri DPAnya. Sebaiknya untuk masing-masing retensi PRODI ADMINISTRASI KESEHATAN UNIVERSITAS KUSUMA HUSADA SiMARDi Offline 93
arsip diberikan warna kover yang berbeda-beda, misalnya warna biru untuk kover arsip permanen, warna merah untuk kover arsip musnah dan warna kuning untuk arsip dinilai kembali. Gambar. Daftar Pertelaan Arsip Final h. Penataan Arsip Pada Rak Arsip Lakukan penataan Box Arsip pada Rak Arsip yang telah tersedia, selama arsip-arsip tersebut belum diserahkan kepada Lembaga Kearsipan Daerah. i. Penyerahan Arsip ke LKD Buatlah Berita Acara Serah Terima asip-arsip yang akan diserahkan dengan menyiapkan box arsip yang telah tertib dan disertakan dengan perekaman database arsip ke dalam CD untuk diserahkan arsipnya ke Lembaga Kearsipan Daerah (LKD) dalam bentuk Hardcopy (Surat-surat) dan Softcopy (Database DPA). Administrator LKD akan mengupload ke dalam server portal PRODI ADMINISTRASI KESEHATAN UNIVERSITAS KUSUMA HUSADA SiMARDi Offline 94
kearsipan daerah sebagai akumulasi data arsip dalam rangka penyediaan pelayanan informasi kearsipan daerah. LATIHAN PRAKTEK 6. Silahkan Anda Praktekkan Studi Kasus Berikut : Anda sebagai staff pengarsipan RS Hermina divisi kesekretariatan dengan pimpinan bapak Susilo. Pada bulan November 2022ada kegiatan pengarsipan aktif baik surat masuk maupun urat keluar. Ada beberapa surat masuk dan keluar berhubungan dengan instansi/perusahaan dengan berikut informasinya : Instansi : RS Brayat Minulya, RS PKU Muhammadiyah, RS Moewardi, RSUD Surakarta, RS Dr Oen, CV. Glory, Kelurahan Pasar Kliwon, Puskesmas Pajang dll Pada tanggal 1 November 2022 Surat masuk dari RSUD Surakarta terkait pengajuan pelatihan pegawai RSUD di RS Hermina ditujukan pada bagian pelatihan kompetensi Surat masuk dari RS Moewardi Surakarta terkait pengiriman peserta pelatihan K3 ditujukan pada bagian humas RS Hermina Surat masuk dari Kelurahan Pasar Kliwon berupa ucapan terima kasih atas kerjasama pelaksanaan kegiatan vaksinasi di Kelurahan 4 November 2022 Surat masuk dari CV Glori terkait pengadaan peralatan di RS Hermina ditujukan pada bagian sarana prasarana Surat keluar dari RS Hermina ditujukan pada RS Moewardi terkait pengiriman peserta pelatihan K3 Surat keluar ditujukan pada CV Glori terkait MOU kerjasama pengadaan peralatan PRODI ADMINISTRASI KESEHATAN UNIVERSITAS KUSUMA HUSADA SiMARDi Offline 95
DAFTAR PUSTAKA ______, 19.00, 29 September 2011, Surat, id.wikipedia.org/wiki/Surat. Adi Nugroho, 2007, Analisis dan Perancangan Sistem Informasi dengan Metodologi Berorientasi Objek, Informatika, Bandung. Agus Sugiarto, S.Pd, Teguh Wahyono, S.Kom, 2005, Manajemen kearsipan Modern dari Konvensional ke Basis komputer, Gava Media, Yogyakarta. Bunafit Nugroho, 2004, Database Relasional dengan MySQL, Andi, Yogyakarta. Endang Sobali, Rancang Bangun Sistem Pengarsipan Surat Masuk Dan Surat Keluar Berbasis Client Server ( Studi Kasus Di Bidang Kearsipan Badan Informasi Dan Komunikasi Pemda Kota Bekasi) . Hidayat Jati Sugandha, 2009, Pengurusan surat dengan sistem “simardi” di kantor arsip dan Perpustakaan daerah kota Surakarta. PRODI ADMINISTRASI KESEHATAN UNIVERSITAS KUSUMA HUSADA SiMARDi Offline 96