19 Jun 3rd Review

GARIS PANDUAN PELAKSANAAN PENGURUSAN NILAI BAGI PROJEK PEMBANGUNAN
JABATAN PENGAIRAN DAN SALIRAN MALAYSIA (JPS)

BIL TINDAKAN PIC

10. * Sekiranya kos perolehan melebihi Urus setia Makmal VA BAB 2
RM20 ribu

Menyediakan Kertas perakuan dan
melaksanakan Jawatankuasa Penilaian Sebut
Harga peringkat Bahagian penganjur. Dokumen
Sebut Harga atau Kertas Perakuan terdiri
daripada:

a. Kertas Perakuan; - Cut -
b. Jadual Perkhidmatan Secara Pakej Bagi

Penganjuran Majlis/Acara Rasmi Kerajaan
Mengikut Susunan Harga;
c. Laporan Penilaian Perkhidmatan
Secara Pakej;
d. Salinan sebut harga penyedia kemudahan
seminar termasuk sijil-sijil yang berkaitan;
e. Kelulusan Jawatankuasa Latihan Penilaian
Tatacara Perolehan Perkhidmatan
Kemudahan Latihan Secara Pakej
(Kelulusan BKP);
f. Pekeliling 1PP-P.K 7.2 Perolehan
Perkhidmatan Kemudahan Latihan Secara
Pakej (sebagai lampiran);
g. Surat Pelantikan Jawatankuasa Penilaian
Sebut harga.

11. * Sekiranya kos perolehan melebihi Urus setia Makmal VA
RM20 ribu

Sediakan memo dan hantar Perakuan Penilaian
Jawatankuasa Sebut harga ke Bahagian Ukur
Bahan dan Pengurusan Kontrak (BUBPK)
sebanyak empat (4) salinan termasuk Salinan
Asal.

12. * Sekiranya kos perolehan melebihi Urus setia Makmal VA
RM20 ribu

Hadiri Mesyuarat Jawatankuasa Sebut Harga.

13. * Sekiranya kos perolehan melebihi Urus setia Makmal VA
RM20 ribu

Terima kelulusan Jawatankuasa Sebut Harga.

31

JABATAN PENGAIRAN
DAN SALIRAN MALAYSIA

BIL TINDAKAN PIC

BAB 2 14. Pengisian maklumat pembekal ke dalam Urus setia Makmal VA
sistem ePerolehan dan jana Surat Setuju
Terima (SST) melalui sistem. Dokumen SST
yang diperlukan adalah seperti berikut:-

a. Salinan Asal SST;
b. Nama pembekal dan no. pendaftaran

syarikat disertakan dan dinyatakan
dalam borang permohonan;
c. Vot Aktiviti Bayaran Dan Kod
Bidang/Objek sebut harga;
d. Kelulusan Jawatankuasa Penilaian
Kemudahan Latihan Secara Pakej;
e. Kelulusan Jawatankuasa Sebut Harga;
f. Salinan penyata akaun bank pembekal; dan
g. Sijil pendaftaran Kementerian Kewangan
dan Sijil Akuan Pendaftaran Syarikat
Bumiputera.

- Cut - 15. Menyediakan permohonan Nota Minta untuk Urus setia Makmal VA
urusan Pesanan Kerajaan (LO) sebaik sahaja
kelulusan diperoleh atau selewat-lewatnya
tujuh (7) hari bekerja sebelum program/projek
berjalan. Dokumen yang terlibat adalah
seperti berikut:

a. Borang Permohonan Nota Minta;
b. Nama pembekal dan no. Pendaftaran

syarikat disertakan dan dinyatakan dalam
borang permohonan;
c. Vot Aktiviti Bayaran Dan Kod Bidang/Objek
sebut harga;
d. Senarai nama Ahli Makmal;
e. Surat Kelulusan Jawatankuasa Penilaian
Kemudahan Latihan Secara Pakej;
f. Salinan Borang LMP III;
g. Salinan penyata akaun bank pembekal; dan
h. Sijil pendaftaran Kementerian Kewangan
dan Sijil Akuan Pendaftaran Syarikat
Bumiputera.

16. Menyediakan dan mengeluarkan surat Urus setia Makmal VA
pengesahan tempahan kepada pihak
penyedia kemudahan latihan.

32

GARIS PANDUAN PELAKSANAAN PENGURUSAN NILAI BAGI PROJEK PEMBANGUNAN
JABATAN PENGAIRAN DAN SALIRAN MALAYSIA (JPS)

BIL TINDAKAN PIC

17. Edaran surat jemputan makmal dan Urus setia Makmal VA BAB 2

mendapatkan maklum balas kehadiran Ahli

Makmal sekurang-kurangnya 2 minggu

sebelum makmal bermula. Edaran jemputan

kepada ahli makmal antaranya :

a. UPE, JPM– BPN
b. UPE, JPM– BEASSA
c. MOF
d. Kementerian
e. Pemilik Projek
f. JPS Negeri dan Daerah
g. Pejabat Pelaksana
h. SME
i. Stakeholder yang berkaitan

* Nota : Kemaskini bilangan peserta/ i. Urus setia Makmal VA - Cut -
jumlah bilik sekiranya terdapat ii. Pemilik Projek dan
perubahan dan maklum kepada pihak
penyedia kemudahan latihan dalam JPS Negeri
tempoh 1 minggu sebelum makmal
bermula. i. Urus setia Makmal VA
ii. Pemilik Projek dan
18. Menyelaras sesi lawatan tapak dan
keperluan logistik. JPS Negeri

19. Memastikan dokumen/peralatan makmal
yang diperlukan lengkap dan mencukupi.

a. Alat tulis, kertas A4/A3;
b. Printer;
c. Projector; dan
d. Kabel Elektrik (Extension wire).

Jadual 11 : Ringkasan Proses Kerja Sebelum Makmal VA

33

BAB 2

RANCANGAN TEBATAN BANJIR LEMBANGAN SUNGAI MUAR JOHOR
- PEMBINAAN PINTASAN BELEMANG DI SUNGAI MUAR

34

35

- Cut - BAB 2

JABATAN PENGAIRAN
DAN SALIRAN MALAYSIA

2.5.2 Semasa Makmal

BAB 2 BIL PROSES KERJA PIC

1. Pendaftaran Ahli Makmal dan borang Urus setia Makmal VA
tapisan integriti (Integrity Pact).

2. Menguruskan sesi lawatan tapak bersama Urus setia Makmal VA
SME, Pemilik Projek dan barisan fasilitator
(sekiranya perlu).

3. Penyediaan laporan dan pembentangan i. Pemilik Projek

hasil cadangan makmal untuk mendapatkan ii. Ahli Makmal

persetujuan dan komitmen stakeholder/

pengurusan atasan Kementerian/agensi.

4. Menyelaras dan menguruskan sesi sign-off i. Urus setia Makmal VA

perakuan hasil makmal. ii. Pemilik Projek

- Cut - 5. Sesi pembentangan hasil laporan makmal i. UPE, JPM

kepada pengurusan atasan semasa sesi ii. Wakil Kementerian

sign-off iii. Pengurusan Atasan

JPS

iv. Pemilik Projek

Jadual 12 : Ringkasan Proses Kerja Semasa Makmal VA

306

GARIS PANDUAN PELAKSANAAN PENGURUSAN NILAI BAGI PROJEK PEMBANGUNAN
JABATAN PENGAIRAN DAN SALIRAN MALAYSIA (JPS)

2.5.3 Selepas Makmal

BIL PROSES KERJA PIC BAB 2

1. Penyediaan dokumen pembayaran. Urus setia Makmal VA

Dokumen Wajib:
i. Pesanan Kerajaan (LO)/SST yang

ditandatangani oleh penyedia
kemudahan;
ii. Invois;
iii. Notis Penghantaran (DO) sekiranya
berkaitan;
iv. Nota kredit (jika terdapat penjimatan);
v. Sijil pendaftaran Kementerian
Kewangan dan Sijil Akuan Pendaftaran
Syarikat Bumiputera; dan
vi. Borang pengesahan siap kerja/
perkhidmatan/ bekalan.

* Nota : - Cut -
i. Dokumen pembayaran perlu

diserahkan kepada Unit Kewangan BKP
dalam tempoh 7 hari selepas selesai
makmal
ii. Urus setia perlu memastikan tarikh
invois pembekal tidak melebihi 14 hari.

2. Penyediaan laporan makmal Pemilik Projek

3. Semakan laporan makmal i. Ketua Fasilitator
ii. Urus setia Makmal

VA

4. Pemurnian laporan makmal (sekiranya perlu) Pemilik Projek

5. Pembentangan akhir laporan kepada i. Urus setia Makmal VA
pengurusan atasan dan urusan ii. Pemilik Projek
menandatangani laporan makmal.

37

JABATAN PENGAIRAN
DAN SALIRAN MALAYSIA

BAB 2 BIL PROSES KERJA PIC

- Cut - 6. Cetakan dan penjilidan laporan makmal. Pemilik Projek
i. Bilangan laporan perlu dibuat
sekurang-kurangnya 11 salinan; Urus setia Makmal VA
Pemilik Projek
ii. Salinan laporan akan diedar dan
disimpan oleh:
a. BPN (1 salinan),
b. BEASSA (1 salinan),
c. JAN (1 salinan),
d. MOF (1 salinan),
e. Urus setia Makmal VA
(2 salinan)
f. Urus setia Makmal VE
(1 salinan)
g. Pemilik Projek (2 salinan)
h. JPS Negeri yang terlibat
(1 salinan)
i. Pejabat pelaksana projek yang
terlibat (1 salinan).

7. Edaran laporan makmal kepada agensi/
bahagian yang terlibat.

8. Permohonan pengemaskinian pindaan
maklumat dalam Sistem MyProjek
berdasarkan keputusan makmal daripada
Pemilik Projek kepada BKor untuk
dimajukan ke Kementerian.

Jadual 13 : Ringkasan Proses Kerja Selepas Makmal VA

38

BAB 3

PROSEDUR - Cut -
KEJURUTERAAN
NILAI
(VALUE
ENGINEERING
– VE)

JABATAN PENGAIRAN
DAN SALIRAN MALAYSIA

BAB 3 3. PROSEDUR KEJURUTERAAN NILAI
(VALUE ENGINEERING – VE)

Bagi program/projek yang telah selesai proses Makmal VA akan melalui peringkat seterusnya
iaitu Makmal VE. Makmal VE menggunakan proses yang sama seperti Makmal VA, cuma
berbeza daripada segi aktiviti dan juga maklumat yang digunakan lebih ke arah teknikal dan
lebih mendalam. Pelantikan ketua fasilitator dan fasilitator makmal VE akan ditentukan dan
diselaraskan oleh Urus setia Makmal VE Jabatan. Fasilitator Makmal VE adalah terdiri
daripada pegawai dalaman JPS yang telah menjalani atau menghadiri kursus Value
Management Module I (VM Awareness and Principles) sebagai pendekatan dalam melahirkan
fasilitator yang bertauliah. Ketua fasilitator dan fasilitator yang dilantik perlu berpengalaman
dan telah mengikuti atau pernah mengendalikan VM. Perancangan pelaksanaan Makmal VE
ini turut diringkaskan dalam Rajah 5.

3.1 Peranan dan Tanggungjawab

Kelancaran pelaksanaan sesebuah Makmal VE yang melibatkan penyertaan Ahli Makmal
daripada pelbagai pihak adalah penting bagi memastikan objektif makmal dapat dicapai.
Berikut adalah peranan dan tanggungjawab setiap pihak yang terlibat di dalam
pelaksanaan makmal ini :

- Cut - 3.1.1 Ketua Fasilitator dan Fasilitator

Ketua fasilitator dan fasilitator makmal VE akan dilantik oleh Pengurusan Atasan
JPS. Mereka adalah terdiri daripada pegawai-pegawai JPS Bahagian dan JPS
Negeri yang akan ditentukan dan diselaraskan oleh Urus setia Makmal VE
Jabatan. Antara tugas dan tanggungjawab Ketua Fasilitator dan Fasilitator
adalah seperti berikut:

Merancang dan mengendalikan Menyemak, meneliti dan
proses makmal dari awal mengesahkan laporan makmal
hingga akhir secara aktif agar VE yang disediakan oleh
hasil pelaksanaan makmal VE Pemilik Projek;
ini dapat dicapai seperti yang
diinginkan;

Membantu mengenal pasti dan Membantu kajian selanjutnya
menganalisis maklumat yang jika diperlukan;
diperlukan;

Mencadangkan ahli makmal/ Memastikan template laporan
stakeholder yang terlibat untuk makmal yang akan digunakan
dijemput; adalah terkini dan betul.

40

GARIS PANDUAN PELAKSANAAN PENGURUSAN NILAI BAGI PROJEK PEMBANGUNAN
JABATAN PENGAIRAN DAN SALIRAN MALAYSIA (JPS)

Menasihat dan memberi Mencabar dan menyoal
panduan kepada Ketua andaian atau idea yang
Kumpulan yang terlibat di diutarakan; dan
dalam makmal;
Fasilitator juga perlu bebas,
Memastikan makmal berjalan yakni tidak mempunyai apa-apa
mengikut jadual; kepentingan dalam program/
projek yang dikaji.

3.1.2 Pemilik Projek BAB 3
Pemilik Projek adalah Bahagian di JPS yang diarahkan melaksana, menyelaras
dan memantau sesuatu projek atau subprojek pembangunan. Antara tugas dan
tanggungjawab Pemilik Projek dalam pelaksanaan Makmal VE:

Menguruskan dan memastikan Memastikan reka bentuk - Cut -
keperluan logistik, tempahan interim dibentangkan terlebih
kemudahan mesyuarat dan dahulu ke Mesyuarat
peralatan mencukupi untuk Jawatankuasa Teknikal;
melaksanakan Makmal VE;
Menyediakan laporan Makmal
Membuat persediaan rapi berdasarkan penemuan dan
sebelum Makmal VE, keperluan cadangan berdasarkan
dan fungsi asas, skop dan template laporan yang
anggaran kos projek; disediakan oleh Urus setia
Makmal VE di dalam tempoh
Memastikan semua maklumat/ masa yang dicadangkan;
dokumen asas disediakan;

Memastikan stakeholder Memastikan laporan makmal
engagement di jalankan terlebih VE dibentangkan kepada
dahulu; pengurusan atasan Jabatan;

Menyediakan peruntukan kos Memastikan penjilidan
logistik untuk melaksanakan laporan dibuat dan diuruskan
Makmal; berdasarkan kepada Arahan
Keselamatan dan peraturan-
Mendapatkan khidmat pakar peraturan yang sedang
yang diperlukan semasa Makmal; berkuatkuasa;

Mencadangkan senarai jemputan Memastikan keputusan
ahli Makmal; Makmal dipatuhi; dan

Memastikan pindaan reka bentuk Mengemukakan kertas
konsep telah dipersetujui oleh permohonan Notis Perubahan
Makmal VA dibentangkan semula (Notice of Change - NOC)
ke Mesyuarat Jawatankuasa pindaan maklumat projek
Teknikal; berdasarkan kepada penemuan
makmal kepada BKor.

41

JABATAN PENGAIRAN
DAN SALIRAN MALAYSIA

3.1.3 Urus Setia Makmal VE

Lantikan Urus setia Makmal VE adalah tertakluk kepada arahan daripada Ketua
Pengarah dari semasa ke semasa. Antara tugas dan tanggungjawab Urus setia
Makmal VE adalah seperti berikut:

Merancang dan menguruskan Menyemak laporan makmal
urusan jemputan pelaksanaan yang disediakan oleh Pemilik
Mesyuarat Pra Makmal, Projek;
lawatan tapak dan Makmal;

BAB 3 Menguruskan dan memastikan Menguruskan urusan
keperluan logistik, tempahan tandatangan laporan Makmal
kemudahan mesyuarat dan oleh Ketua Fasilitator, Pemilik
peralatan mencukupi untuk Projek dan pengurusan atasan
melaksanakan Makmal VE; Jabatan; dan

Merancang dan menguruskan Mengemukakan laporan
urusan pelantikan Ketua makmal yang telah dijilid
Fasilitator, Fasilitator dan SME kepada BKor bagi tujuan
Makmal; edaran kepada pihak
berkaitan.
Memastikan kehadiran SME
dan stakeholder yang boleh
membuat keputusan, hadir
semasa makmal dilaksanakan;

42

GARIS PANDUAN PELAKSANAAN PENGURUSAN NILAI BAGI PROJEK PEMBANGUNAN
JABATAN PENGAIRAN DAN SALIRAN MALAYSIA (JPS)

3.2 PERINGKAT PRA MAKMAL KEJURUTERAAN NILAI PRA MAKMAL
Pra Makmal VE menumpukan kepada persediaan dalam mengadakan strategi bagi
pelaksanaan program/projek. Jadual 14 menerangkan aktiviti yang dilakukan semasa
Pra Makmal VE.

Aktiviti Aktiviti Tindakan Alat Dan MAKLUMAT
Utama Kaedah
Menyediakan dokumen Pemilik
Penyediaan berkaitan: Projek Semakan Dokumen
Maklumat Temubual
Asas Projek Latar belakang, sejarah Soal Selidik BAB 3
program/projek; Maklumat Projek
Brif projek (objektif, kos Sistem MyProjek ANALISIS
dan skop projek); Analisis Risiko
Justifikasi (kewangan, Laporan Makmal VA yang
sosial, lokasi, alam telah ditandatangani
sekitar dan pengurusan Template Laporan
risiko); Kejuruteraan Nilai
Kesediaan tapak projek;
Andaian atau kekangan KREATIVITI - Cut -
yang digunakan atau
dihadapi di peringkat PENILAIAN
perancangan;
Draf project must; dan
Project parameters.

Menyediakan dokumen Pemilik Preliminary Detailed
berkaitan: Projek Abstract (PDA) semasa VA;

Reka bentuk terperinci; Kos model Makmal VE PEMBANGUNAN
Anggaran kos program/ telah diluluskan oleh
projek; Jawatankuasa Teknikal PEMBENTANGAN
Skop terperinci; berdasarkan opsyen reka
Strategi perolehan; bentuk yang diluluskan;
Kajian tapak (soil
investigation (SI) dan ukur Laporan dan lukisan
kejuruteraan); konsep reka bentuk; dan
Jadual sasaran penyiapan
dan penyerahan projek; Laporan interim
dan reka bentuk.
Kajian risiko.

PASCA

43

JABATAN PENGAIRAN
DAN SALIRAN MALAYSIA

PRA MAKMAL Aktiviti Aktiviti Tindakan Alat Dan
Utama Kaedah
Lawatan ke: UPE JPM,
Lawatan Tapak cadangan untuk Kementerian, Pekeliling Unit Perancang
Tapak mengetahui keadaan Pemilik Ekonomi Bil. 2 Tahun 2009
dan ciri-ciri fizikal tapak Projek, - Laporan Lawatan
projek; dan Fasilitator Tapak
dan SME
MAKLUMAT Tapak projek sedia ada
BAB 3 yang serupa untuk
tujuan benchmarking.

Jadual 14 : Aktiviti di Peringkat Pra Makmal VE

ANALISIS 3.3 PROSES MAKMAL KEJURUTERAAN NILAI

3.3.1 Fasa Maklumat

KREATIVITI Proses pertama dalam Makmal VE juga adalah Fasa Maklumat di mana Ahli
Makmal akan diberikan kedudukan terkini sesebuah projek serta kekangan yang
mempengaruhi keputusan yang dibuat sebelum ini. Dalam fasa ini, laporan
Makmal VA dijadikan sebagai salah satu bahan rujukan untuk memulakan
aktiviti Makmal VE. Jadual 15 menunjukkan aktiviti yang terdapat di dalam
Fasa Maklumat Makmal VE.

PENILAIAN Aktiviti Aktiviti Tindakan Alat Dan Kaedah
Utama
PEMBANGUNAN Taklimat proses Fasilitator Pekeliling Unit
Penerangan makmal; Perancang
atau Taklimat Pengenalan ahli Ekonomi Bil. 1
makmal; Tahun 2015;
Pelantikan Ketua Panduan
Kumpulan Pengurusan Nilai

PEMBENTANGAN

PASCA

44

GARIS PANDUAN PELAKSANAAN PENGURUSAN NILAI BAGI PROJEK PEMBANGUNAN
JABATAN PENGAIRAN DAN SALIRAN MALAYSIA (JPS)

Aktiviti Aktiviti Tindakan Alat Dan Kaedah PRA MAKMAL
Utama
Taklimat Pemilik Dokumen seperti
Penerangan program/projek Projek dan dalam Pra
atau Taklimat kepada Ahli Makmal Ahli Makmal makmal VA dan
VE;
Meneliti Laporan Laporan
Makmal VA Makmal VA;
Laporan Interim
reka bentuk; MAKLUMAT BAB 3
Lukisan reka
Tentu sah project Ahli Makmal bentuk ANALISIS
must (atau/dan
project must not); Project must;
Meneliti aspek dan Percambahan
isu berkaitan tapak, fikiran;
Perundangan Matlamat dan
teknikal dan objektif
lain-lain;
Pertanyaan KREATIVITI - Cut -

Penerangan Pakar atau Kepakaran; PENILAIAN
aspek khusus oleh orang Manual-manual;
SME jika perlu berpengalaman Kajian-kajian
dalam
bidang Kajian-kajian
berkaitan berkaitan projek

Pengumpulan Mendapatkan Pemilik PEMBANGUNAN
Projek,
dan maklumat tambahan fasilitator,
SME dan
Pengemaskinian (sepanjang tempoh Ahli Makmal

Maklumat makmal)

Jadual 15 : Aktiviti Fasa Maklumat Makmal VE PEMBENTANGAN

PASCA

45

3.3.2 Fasa Analisis Fungsi

PRA MAKMAL Proses Makmal VE diteruskan dengan Fasa Analisis Fungsi yang bertujuan
supaya peserta memahami program/projek menerusi perspektif fungsi yang
MAKLUMAT menekankan persoalan apa sebenarnya yang perlu dicapai berbanding dengan
apa yang digambarkan semasa peringkat cadangan. Fungsi sebenar projek
dianalisis dengan mengenal pasti fungsi asas, fungsi sekunder dan fungsi
tidak perlu, mengesahkan sama ada fungsi projek memenuhi keperIuan dan
objektif yang ditetapkan, mengenal pasti fungsi yang boleh ditangguhkan dan
juga menyediakan Function Analysis System Technique (FAST) diagram. Jadual
16 menunjukkan aktiviti yang terdapat di dalam Fasa Analisis Fungsi.

BAB 3 Aktiviti Aktiviti Tindakan Alat Dan Kaedah
Utama
ANALISIS Memfokus kepada Ahli Makmal Function Analysis
Penyediaan fungsi yang mesti System Technique
Analisis dipenuhi oleh (FAST diagram)
Fungsi komponen
program/projek; Soalan-soalan
asas:
- Cut - KREATIVITI Menetapkan - What does it do?
fungsi-fungsi - What must it do?
PENILAIAN asas dan sekunder - What does the
mengikut tahap function cost?
konsep, ruang, elemen - Is the function
dan komponen basic,secondary,
program/projek; or unnecessary?

PEMBANGUNAN Mengenal pasti
fungsi yang boleh
PEMBENTANGAN dilaksanakan melalui
kaedah alternatif di
fasa kreativiti;

Mengenal pasti ciri
ditambah yang tidak
memberi faedah atau
menyumbang kepada
fungsi asas;

PASCA Mengesahkan sama
ada fungsi memenuhi
keperluan dan objektif
program/projek yang
diinginkan; dan

Membangunkan
FAST diagram.

Jadual 16 : Aktiviti Fasa Analisis Fungsi Makmal VE

46

GARIS PANDUAN PELAKSANAAN PENGURUSAN NILAI BAGI PROJEK PEMBANGUNAN
JABATAN PENGAIRAN DAN SALIRAN MALAYSIA (JPS)

3.3.3 Fasa Kreativiti

Tujuan fasa ini adalah untuk menjana seberapa banyak idea dan cadangan yang PRA MAKMAL
menekankan kepada cara atau kaedah alternatif untuk melaksanakan sesuatu
fungsi yang ditetapkan. Fasa Kreativiti dalam makmal VE akan menumpukan MAKLUMAT BAB 3
kepada aspek yang lebih terperinci berbanding dengan Makmal VA. Pada
peringkat ini para Ahli Makmal dibahagikan kepada kumpulan-kumpulan
khusus seperti penerangan pelan induk, reka bentuk struktur kejuruteraan
awam, dan struktur/infrastuktur kejuruteraan mekanikal dan elektrikal, kos,
keperluan perundangan negeri dan pihak berkuasa tempatan dan sebagainya.
Output fasa ini adalah senarai idea kreatif hasil penjanaan idea setiap kumpulan
disiplin. Jadual 17 menunjukkan aktiviti yang terdapat di dalam Fasa Kreativiti.

Aktiviti Aktiviti Tindakan Alat Dan Kaedah ANALISIS
Utama
Mencari alternatif Ahli Makmal Percambahan
Penjanaan untuk meningkatkan fikiran;
idea keberkesanan fungsi
mengikut bidang Soalan-soalan
kepakaran seperti: asas: KREATIVITI - Cut -
- How else may the
- Perancang function be PENILAIAN
bandar/ Seni bina; performed?
- Pengurusan - What else will
aset dan fasiliti; perform the same
- Kejuruteraan function?;
struktur dan awam;
- Ukur bahan; Template: “can
- Kejuruteraan we”
mekanikal dan
elektrikal; PEMBANGUNAN
- Perolehan;
- Perundangan dan PEMBENTANGAN
lain-lain bidang
kepakaran yang
berkenaan

Merekod semua idea
dalam template “can
we”

Jadual 17 : Aktiviti Fasa Kreativiti Makmal VE

PASCA

47

3.3.4 Fasa Penilaian

PRA MAKMAL Di dalam Fasa Penilaian semasa Makmal VE, semua idea yang dihasilkan
semasa fasa kreativiti dinilai dan disenarai pendek. Idea-idea yang dijana dinilai
MAKLUMAT sama ada ianya menjimatkan kos pelaburan, praktikal untuk dilaksanakan,
menjimatkan masa atau menyumbang kepada kos penyenggaraan. Berbeza
dengan Makmal VA, idea-idea kreatif yang bertindih di antara disiplin dengan
disiplin yang lain akan diselaraskan untuk mengelakkan berlaku ‘redundancies’.
Jadual 18 berikut menerangkan aktiviti semasa Fasa Penilaian dijalankan.

BAB 3 Aktiviti Aktiviti Tindakan Alat Dan Kaedah
Utama
ANALISIS Merasionalisasi idea Ahli Makmal Percambahan
Penilaian yang dijana untuk fikiran;
- Cut - KREATIVITI Idea dinilai dari segi kos
dan kebolehlaksanaan, Daftar risiko; dan
PENILAIAN Penyediaan kesesuaian idea
Lukisan (tempoh masa, Template: “value
gangguan kepada implication of can
program/projek dan we. .
kos operasi jangka
panjang); Manual
Pengurusan Aset;
Risiko pelaksanaan Template:
idea; “Pengurusan Nilai
Recommendation”
Mengenal pasti:
PEMBANGUNAN - Kos pembangunan;
- Pelaburan;
- Kos Kitar Hayat;
- Penjimatan atau
tambahan kos asal;
- Daftar risiko; dan
- Keutamaan idea.

PEMBENTANGAN Menyedia lukisan Pemilik Norma ruang
cadangan, lukisan Projek Piawaian, Uniform
butiran dan Building By Laws,
spesifikasi Manual DID, Manual
Saliran Mesra Alam,
PASCA Pelan Induk/Kajian
yang berkaitan,
Lukisan Piawai dan
lain-lain dokumen
berkaitan.

Jadual 18 : Aktiviti Fasa Penilaian Makmal VE

48

GARIS PANDUAN PELAKSANAAN PENGURUSAN NILAI BAGI PROJEK PEMBANGUNAN
JABATAN PENGAIRAN DAN SALIRAN MALAYSIA (JPS)

3.3.5 Fasa Pembangunan

Di dalam Fasa Pembangunan, idea yang disenarai pendek dibangunkan PRA MAKMAL
menjadi alternatif yang boleh meningkatkan nilai program/projek. Alternatif ini
diterjemahkan dalam bentuk lukisan, rajah dan disokong dengan pengiraan,
maklumat pembuat atau pengeluar bahan dan lain-lain. Oleh yang demikian,
cadangan alternatif yang kukuh dihasilkan dan idea yang tidak sesuai digugurkan.
Jadual 19 berikut menerangkan aktiviti yang terlibat semasa Fasa Pembangunan.

Aktiviti Aktiviti Tindakan Alat Dan Kaedah MAKLUMAT
Utama
Menyusun dan Ahli Makmal Piawaian (uniform BAB 3
Penerapan meneliti idea dari building by-laws,
idea dalam fasa penilaian untuk code of practice, ANALISIS
cadangan mengetahui: Malaysian
atau Standard),
alternatif kebaikan idea;
kos yang optimum; Life Cycle Costing
nilai tambah meliputi KREATIVITI
aspek kecekapan Cost Benefit
ruang, prestasi Analysis
sistem, kecekapan
tenaga dan Soalan asas: PENILAIAN - Cut -
sebagainya; dan
How much does the
aspek teknikal dari alternative costs?
pembuat atau
pengeluar bahan Template: “value
atau sistem. implication of can
we...”
Meneliti:
Idea dikaji yang perlu Ahli Makmal Template: “value
digugurkan atas implication of
sebab kesesuaian can we, .. yang PEMBANGUNAN
pelaksanaan. dilengkapkan;

Daftar Risiko; dan PEMBENTANGAN

Pelan Tindakan.

Jadual 19 : Aktiviti Fasa Pembangunan Makmal VE

PASCA

49

3.3.6 Fasa Pembentangan

PRA MAKMAL Aktiviti Aktiviti Tindakan Alat Dan Kaedah
Utama
Penyediaan Ketua Ringkasan
Penyediaan Laporan Makmal; kumpulan eksekutif;
Laporan atau Ahli
Makmal Menyusun hasil Makmal Objektif Kajian
makmal merangkumi: VE;
BAB 3 MAKLUMAT - Maklumat asas Maklumat projek;
projek Ketetapan Kajian
ANALISIS - Penemuan dan VA;
rumusan makmal
Pelan tindakan Fungsi Projek;
Sistem Nilai Klien
- Cut - KREATIVITI (Client Value
System);
PENILAIAN
Skop Kajian VE;
PEMBANGUNAN Ringkasan Idea
Kajian VE;
PEMBENTANGAN Persembahan Membentangkan Pemilik
Cadangan hasil cadangan makmal Projek Cadangan Kajian
Makmal untuk mendapatkan VE;
persetujuan dan
PASCA komitmen stakeholder Rumusan Kajian
atau pengurusan VE;
atasan kementerian Pelan Tindakan
atau agensi. Pasca VE;

Unjuran Kewangan;
Daftar Risiko;
Pencapaian
Objektif Kajian VE;

Iktibar dan
Pengajaran; dan

Preliminary
Detailed Abstract
(PDA)

Dokumen laporan
makmal VE;

Preliminary
Detailed Abstract
(PDA); dan
Bahan taklimat

50

GARIS PANDUAN PELAKSANAAN PENGURUSAN NILAI BAGI PROJEK PEMBANGUNAN
JABATAN PENGAIRAN DAN SALIRAN MALAYSIA (JPS)

Aktiviti Aktiviti Tindakan Alat Dan Kaedah PRA MAKMAL
Utama
Memperaku hasil Pengurusan Helaian sign-off
Perakuan cadangan makmal Atasan JPS,
Hasil Ketua
Makmal Fasilitator
dan Pemilik
Projek MAKLUMAT

Jadual 20 : Aktiviti Fasa Pembentangan Makmal VE BAB 3

3.4 PERINGKAT PASCA MAKMAL VE ANALISIS

Lanjutan daripada pembentangan rumusan dan cadangan Makmal VE, pihak KREATIVITI - Cut -
pengurusan atasan Jabatan, Kementerian dan pemilik program/projek perlu
mempertimbang dan bersetuju untuk melaksanakan alternatif yang dicadangkan. Pada PENILAIAN
peringkat ini persoalan ‘bagaimana’ dan ‘bila’ pelaksanaan sesebuah program/projek
perlu ditetapkan. Pada keadaan tertentu, kajian tambahan mungkin diperlukan PEMBANGUNAN
sekiranya peringkat penggubal dasar, atau pengurusan tertinggi mempunyai alasan
tertentu yang memerlukan penelitian lanjut. Adalah menjadi tanggungjawab jabatan
dan Pemilik Projek untuk memastikan pelaksanaan hasil Makmal VE dijalankan.

Bagi projek yang rumit seperti empangan dan sebagainya, yang sensitif terhadap alam
sekitar yang memerlukan penglibatan pelbagai pihak dan peringkat masyarakat
(contohnya: projek yang melibatkan perpindahan atau penempatan semula dan
sebagainya), Makmal VE boleh dilaksanakan lebih dari sekali mengikut keperluan.
Adalah penting supaya penetapan waktu melaksanakan Makmal VE (Value Engineering
intervention points) dibuat pada peringkat yang betul atau sesuai bagi memastikan
manfaat dan faedah yang maksimum diperolehi. Jadual 21 menerangkan secara
terperinci aktiviti yang dilakukan semasa peringkat Pasca Makmal VE.

PEMBENTANGAN

PASCA

51

Aktiviti Aktiviti Tindakan Alat Dan Kaedah
Utama
PRA MAKMAL Memulakan Kementerian Laporan Makmal
Pelaksanaan perbincangan atau Atau VE;
Cadangan mesyuarat koordinasi Jabatan Reka bentuk
dan pelaksanaan terperinci;
Rumusan cadangan atau Analisis kos;
Makmal VE rumusan makmal; Data teknikal; dan
Pelan tindakan.
MAKLUMAT Mendapatkan
BAB 3 komitmen semua
pihak terlibat dalam
pelaksanaan;

ANALISIS Menetapkan jadual
pelaksanaan dan
kemajuan (termasuk
semakan jadual); dan

- Cut - KREATIVITI Menyediakan reka
bentuk dan dokumen
akhir untuk
pelaksanaan
(tawaran, tender dan
sebagainya)

PENILAIAN Kajian Lanjut Memfokus kepada Ketua Semakan semula
VE aspek yang terlibat kumpulan Fasa Maklumat
dengan kajian semula atau Ahli hingga Fasa
atau kajian lanjut Makmal Pembangunan

PEMBANGUNAN Pengemaskinian Mengemukakan kertas Pemilik Laporan Makmal
pindaan permohonan Notis Projek VE
maklumat Perubahan (NOC) dan BKor
projek di kepada BKor. Kertas Permohonan
dalam Sistem Notis Perubahan
PEMBENTANGAN MyProjek (NOC)

Pengesyoran Kementerian
Kementerian dan dan UPE,
seterusnya kelulusan JPM
UPE, JPM bagi tujuan
PASCA pengemaskinian
Sistem MyProjek.

Jadual 21 : Aktiviti Peringkat Pasca Makmal VE

52

GARIS PANDUAN PELAKSANAAN PENGURUSAN NILAI BAGI PROJEK PEMBANGUNAN
JABATAN PENGAIRAN DAN SALIRAN MALAYSIA (JPS)

CARTA ALIR PROSES KERJA PELAKSANAAN MAKMAL
VALUE ENGINEERING (VE) DI JPS MALAYSIA

Laporan Makmal VA telah ditandatangani oleh pihak
berkepentingan dan maklumat Sistem MyProjek telah dikemas kini

Reka bentuk Interim telah dipersetujui oleh Mesyuarat Jawatankuasa Teknikal

Persediaan mesyuarat Pra Makmal VE oleh urus setia Makmal VE
Jabatan dan Pemilik Projek (Kenal pasti & lantik pasukan fasilitator, SME)

Stakeholder engagement / lawatan tapak BAB 3

Mesyuarat Pra Makmal VE (Dikendalikan oleh urus
setia Makmal VE Jabatan dan diketuai oleh Ketua Fasilitator)

Proses permohonan latihan/program secara pakej (LMP III) dan Edaran 1 bulan
surat jemputan makmal kepada UPE, JPM (BPN & BEASSA),
1 hari
Kementerian (SUB BSASH, SUB Pembangunan), SME, Fasilitator, 2 minggu
Pemilik Projek, stakeholder oleh urus setia makmal VE Jabatan

Makmal VE dan lawatan tapak - Cut -

Penyediaan draf laporan makmal oleh Pemilik Projek dan
semakan oleh urus setia Makmal VE

Urus setia Makmal VE mengemukakan draf laporan Makmal VE
kepada Ketua Fasilitator untuk semakan

TIDAK YA
Penambahbaikan laporan
SETUJU

Pembentangan dan urusan tandatangan laporan makmal
oleh urus setia makmal VE Jabatan

(Ketua Fasilitator, Pengarah Bahagian Pemilik Projek dan TKP JPS)

Pemilik Projek mengemukakan Kertas Tindakan cetakan dan penjilidan
permohonan Notice of Change (NOC) oleh pejabat Pemilik Projek
sekiranya terdapat pindaan skop, kos
outcome dan lain-lain maklumat projek Edaran laporan makmal kepada
dalam makmal VE kepada BKor untuk agensi berkaitan oleh BKor
pengesyoran Kementerian seterusnya

kelulusan UPE JPM

Tempoh Maksima Penyediaan Laporan Makmal VE: ~ 5 Minggu
Rajah 5 : Carta Alir Proses Kerja Pelaksanaan Makmal VE

53

BAB 3

- Cut -

DENAI SUNGAI PENGKALAN DATU, KELANTAN

54

GARIS PANDUAN PELAKSANAAN PENGURUSAN NILAI BAGI PROJEK PEMBANGUNAN BAB 3
JABATAN PENGAIRAN DAN SALIRAN MALAYSIA (JPS)
- Cut -
PROJEK MEMBINA DAN MENYIAPKAN SALIRAN GONG PASIR FASA 1,
| DUNGUN, TERENGGANU
55

3.5 RINGKASAN PROSES KERJA DAN TINDAKAN PERSON-IN-CHARGE
(PIC) PELAKSANAAN MAKMAL VE

Proses kerja dan tindakan pihak yang terlibat semasa pelaksanaan Makmal VE adalah
diringkaskan di dalam Jadual 22 di bawah. Keterangan terperinci berkaitan proses kerja
dan tindakan adalah diterangkan seperti berikut :

3.5.1 Peranan dan Tanggungjawab

BAB 3 BIL PROSES KERJA TINDAKAN

1. Memastikan laporan makmal VA telah siap i. Urus setia Makmal
ditandatangani VA

ii. Pemilik Projek

2. Brif projek telah disediakan seperti yang Pemilik Projek
terkandung dalam maklumat awalan dokumen
VE antaranya objektif projek, latar belakang
projek, skop dan PDA semasa makmal VA

- Cut - 3. Menyelaras tarikh/tempoh pelaksanaan Urus setia Makmal VE
Mesyuarat Pra makmal VE dan makmal VE Urus setia Makmal VE

4. Mendapatkan/mengenal pasti bilangan
jemputan makmal antaranya pasukan
fasilitator, SME, pejabat projek/negeri,
agensi terlibat dan stakeholder.

5. Pengendalian mesyuarat Pra makmal VE Fasilitator

6. Menyelaras dan menguruskan sesi lawatan i. Urus setia Makmal
tapak dan keperluan logistik bersama SME VE
dan barisan fasilitator.
ii. Pemilik Projek

7. Stakeholder engagement dan lawatan tapak i. Urus setia Makmal
VE

ii. Pemilik Projek
iii. Fasilitator

8. Memuktamadkan tarikh makmal VE i. Urus setia Makmal
VE

ii. Pemilik Projek
iii. Fasilitator

56

GARIS PANDUAN PELAKSANAAN PENGURUSAN NILAI BAGI PROJEK PEMBANGUNAN
JABATAN PENGAIRAN DAN SALIRAN MALAYSIA (JPS)

BIL PROSES KERJA TINDAKAN

9. Membuat kajian pasaran bagi kemudahan Urus setia Makmal VE
bilik seminar/penginapan sekurang-
kurangnya tiga (3) penyebut harga BAB 3
berserta dokumen lengkap:

a. Tarikh program/projek;
b. Bilangan peserta;
c. Kadar harga bagi pakej seminar dan

penginapan atau pakej seminar sahaja;
d. Kadar sewaan dewan dan peralatan;
e. Jenis dewan dan susun atur;
f. Tentatif program/projek; dan
g. Pembayaran secara Pesanan Kerajaan

(LO).

10. Menyediakan dan menyemak Borang Urus setia Makmal VE

Permohonan Latihan/Program Secara Pakej

(LMP III) dan kemukakan sebanyak lima

(5) salinan kepada Jawatankuasa Penilaian

Kemudahan Latihan Secara Pakej, Bahagian - Cut -

Khidmat Pengurusan (BKP) sekurang-kurangnya

dua (2) minggu sebelum makmal bermula.

Dokumen lengkap LMP III terdiri daripada:

a. Borang Permohonan Latihan/Program
Secara Pakej (LMP III);

b. Sebut harga daripada penyedia
kemudahan latihan;

c. Jadual kelayakan peserta;
d. Ringkasan perbandingan harga pakej;

dan
e. Dokumen sokongan yang lain

antaranya sijil pendaftaran
Kementerian Kewangan, Sijil Akuan
Pendaftaran Syarikat Bumiputera, Sijil
SSM, penyata akaun bank, sijil halal,
tentatif program/projek.

11. Menghadiri dan membuat pembentangan Urus setia Makmal VE
pelaksanaan Kursus/Bengkel dalam
mesyuarat Jawatankuasa Penilaian
Kemudahan Latihan Secara Pakej untuk
perakuan kelulusan LMP III.

57

BAB 3 BIL PROSES KERJA TINDAKAN
Urus setia Makmal VE
- Cut - 12. Terima kelulusan daripada Jawatankuasa Urus setia Makmal VE
Penilaian Kemudahan Latihan Secara Pakej
melalui Bahagian Khidmat Pengurusan. Urus setia Makmal VE
Urus setia Makmal VE
13. * Sekiranya kos perolehan melebihi
RM20 ribu

Menyediakan Kertas perakuan dan
melaksanakan Jawatankuasa Penilaian
Sebut harga peringkat Bahagian penganjur.
Dokumen Sebut Harga atau Kertas Perakuan
terdiri daripada:

a. Kertas Perakuan;
b. Jadual Perkhidmatan Secara Pakej

Bagi Penganjuran Majlis/Acara Rasmi
Kerajaan Mengikut Susunan Harga;
c. Laporan Penilaian Perkhidmatan
Secara Pakej;
d. Salinan sebut harga penyedia
kemudahan seminar termasuk sijilsijil
yang berkaitan;
e. Kelulusan Jawatankuasa Latihan
Penilaian Tatacara Perolehan
Perkhidmatan Kemudahan Latihan
Secara Pakej (Kelulusan BKP);
f. Pekeliling 1PP-P.K 7.2 Perolehan
Perkhidmatan Kemudahan Latihan
Secara Pakej (sebagai lampiran);
g. Surat Pelantikan Jawatankuasa
Penilaian Sebut harga.

14. * Sekiranya kos perolehan melebihi
RM20 ribu

Sediakan memo dan hantar Perakuan
Penilaian Jawatankuasa Sebut harga ke
Bahagian Ukur Bahan dan Pengurusan
Kontrak (BUBPK) sebanyak empat (4)
salinan termasuk Salinan Asal.

15. * Sekiranya kos perolehan melebihi
RM20 ribu

Hadiri Mesyuarat Jawatankuasa Sebut Harga.

58

GARIS PANDUAN PELAKSANAAN PENGURUSAN NILAI BAGI PROJEK PEMBANGUNAN
JABATAN PENGAIRAN DAN SALIRAN MALAYSIA (JPS)

BIL PROSES KERJA TINDAKAN

16. * Sekiranya kos perolehan melebihi Urus setia Makmal VE
RM20 ribu

Terima kelulusan Jawatankuasa Sebut Harga.

17. Pengisian maklumat pembekal ke dalam Urus setia Makmal VE
sistem ePerolehan dan jana Surat Setuju
Terima (SST) melalui sistem.

Dokumen SST yang diperlukan adalah BAB 3
seperti berikut:
- Cut -
a. Salinan Asal SST;
b. Nama pembekal dan no. Pendaftaran

syarikat disertakan dan dinyatakan
dalam borang permohonan;
c. Vot Aktiviti Bayaran Dan Kod Bidang/
Objek sebut harga;
d. Kelulusan Jawatankuasa Penilaian
Kemudahan Latihan Secara Pakej;
e. Kelulusan Jawatankuasa Sebut Harga;
f. Salinan penyata akaun bank
pembekal; dan
g. Sijil pendaftaran Kementerian Kewangan dan
Sijil Akuan Pendaftaran Syarikat Bumiputera.

18. Menyediakan permohonan Nota Minta untuk Urus setia Makmal VE
urusan Pesanan Kerajaan (LO) sebaik sahaja
kelulusan diperolehi atau selewat-lewatnya
tujuh (7) hari bekerja sebelum program/
projek berjalan. Dokumen yang terlibat
adalah seperti berikut:

a. Borang Permohonan Nota Minta;
b. Nama pembekal dan no. Pendaftaran

syarikat disertakan dan dinyatakan
dalam borang permohonan;
c. Vot Aktiviti Bayaran Dan Kod Bidang/
Objek sebut harga;
d. Senarai nama Ahli Makmal;
e. Surat Kelulusan Jawatankuasa Penilaian
Kemudahan Latihan Secara Pakej
f. Salinan Borang LMP III
g. Salinan penyata akaun bank
pembekal; dan
h. Sijil pendaftaran Kementerian
Kewangan dan Sijil Akuan Pendaftaran
Syarikat Bumiputera.

59

BIL PROSES KERJA TINDAKAN

19. Menyediakan dan mengeluarkan surat Urus setia Makmal VE
pengesahan tempahan kepada pihak
penyedia kemudahan latihan.

20. Edaran surat jemputan makmal dan Urus setia Makmal VE
mendapatkan maklum balas kehadiran Ahli
BAB 3 Makmal sekurang-kurangnya 2 minggu
sebelum makmal bermula.
- Cut -
Edaran jemputan kepada ahli makmal
antaranya :

a. UPE, JPM– BPN
b. UPE, JPM– BEASSA
c. MOF
d. Kementerian
e. Pemilik Projek
f. JPS Negeri dan Daerah
g. Pejabat Pelaksana
h. SME
i. Stakeholder yang berkaitan

* Nota : Kemaskini bilangan peserta/jumlah
bilik sekiranya terdapat perubahan dan
maklum kepada pihak penyedia kemudahan
latihan dalam tempoh 1 minggu sebelum
makmal bermula.

21. Memastikan dokumen/peralatan makmal i. Urus setia Makmal
yang diperlukan lengkap dan mencukupi. VE

a. Alat tulis, kertas A4/A3; ii. Pemilik Projek
b. Printer;
c. Projector; dan
d. Kabel Elektrik (Extension wire)

Jadual 22 : Ringkasan Proses Kerja Sebelum Makmal VE

60

GARIS PANDUAN PELAKSANAAN PENGURUSAN NILAI BAGI PROJEK PEMBANGUNAN
JABATAN PENGAIRAN DAN SALIRAN MALAYSIA (JPS)

3.5.2 Semasa Makmal VE

BIL PROSES KERJA TINDAKAN

1. Pendaftaran Ahli Makmal dan borang Urus setia Makmal VE
tapisan integriti (Integrity Pact).

2. Penyediaan laporan dan pembentangan i. Pemilik Projek
hasil cadangan makmal untuk mendapatkan ii. Ahli Makmal
persetujuan dan komitmen stakeholder/
pengurusan atasan Kementerian/agensi. BAB 3

3. Menyelaras dan menguruskan sesi sign-off Urus setia Makmal VE
perakuan hasil cadangan/rumusan makmal.
i. Pengurusan Atasan
4. Sesi pembentangan hasil laporan makmal JPS
kepada pengurusan atasan semasa sesi
sign-off ii. Ketua Fasilitator
iii. Pemilik Projek

Jadual 23 : Ringkasan Proses Kerja Semasa Makmal VE

3.5.3 Selepas Makmal VE - Cut -

BIL PROSES KERJA TINDAKAN
Urus setia Makmal VE
1. Penyediaan dokumen pembayaran.
Dokumen Wajib: Pemilik Projek
a. Pesanan Kerajaan (LO)/SST yang
ditandatangani oleh penyedia kemudahan;
b. Invois;
c. Nota kredit (jika terdapat penjimatan);
d. Sijil pendaftaran Kementerian Kewangan
dan Sijil Akuan Pendaftaran Syarikat
Bumiputera; dan
e. Borang pengesahan siap kerja/
perkhidmatan/ bekalan.

* Nota : Dokumen pembayaran perlu
diserahkan kepada Unit Kewangan,
Bahagian Khidmat Pengurusan dalam
tempoh 7 hari selepas selesai makmal.

2. Penyediaan laporan makmal

61

BIL PROSES KERJA TINDAKAN

BAB 3 3. Semakan laporan makmal i. Ketua Fasilitator
ii. Urus setia
4. Pemurnian laporan makmal (sekiranya perlu)
Makmal VE
5. Pembentangan akhir laporan kepada
pengurusan atasan dan urusan Pemilik Projek
menandatangani laporan makmal. Urus setia Makmal
VE
6. Cetakan dan penjilidan laporan makmal.
i. Bilangan laporan perlu dibuat Pemilik Projek
sekurang-kurangnya 11 salinan;
- Cut - ii. Salinan laporan akan diedar dan disimpan
oleh:
a. BPN, UPE, JPM (1 salinan),
b. BEASSA, UPE, JPM (1 salinan),
c. JAN (1 salinan),
d. MOF (1 salinan),
e. Urus setia Makmal VA (1 salinan),
f. Urus setia Makmal VE (1 salinan),
g. Pemilik Projek (2 salinan),
h. JPS Negeri yang terlibat (1 salinan),
i. JPS Daerah yang terlibat (1 salinan),
j. Pejabat pelaksana projek yang terlibat
(1 salinan).

7. Edaran laporan makmal kepada agensi/ BKor
bahagian yang terlibat. i. Pemilik Projek
ii. BKor
8. Mengemukakan kertas permohonan Notis
Perubahan (NOC) kepada BKor untuk BKor
pengesyoran Kementerian seterusnya
kelulusan UPE, JPM.

9. Pengemaskinian Sistem MyProjek selepas
kelulusan UPE, JPM.

Jadual 24 : Ringkasan Proses Kerja Selepas Makmal VE

62

PROSEDUR BAB 4
SEMAKAN NILAI
(VALUE REVIEW
– VR)

- Cut -

BAB 4

- Cut -

TAPAK UJIAN STESEN MOCKUP JPS AMPANG

64

GARIS PANDUAN PELAKSANAAN PENGURUSAN NILAI BAGI PROJEK PEMBANGUNAN
JABATAN PENGAIRAN DAN SALIRAN MALAYSIA (JPS)

4. PROSEDUR SEMAKAN NILAI PRA MAKMAL
(VALUE REVIEW – VR)
MAKLUMAT
Kajian Semakan Nilai atau Value Review (VR) merupakan kitaran akhir proses Pengurusan
Nilai. Kajian VR bertujuan untuk mengukur sejauh mana sesebuah program/projek telah ANALISIS
mencapai fungsi, objektif dan tahap keberkesanan yang disasarkan. la juga bertujuan untuk
melihat sama ada penambahbaikan lanjut masih diperIukan selain mendapatkan lesson BAB 4
learnt untuk kebaikan program/projek yang seterusnya. Kajian VR dilaksanakan selepas
sesebuah program/projek siap dan telah mula digunakan. Cadangan tempoh yang biasa
digunakan ialah enam bulan hingga satu tahun selepas sesebuah program/projek siap dan
digunakan bergantung pada jenis program/projek dan keadaan semasa. Kajian VR perlu
dilakukan oleh satu kumpulan yang terdiri daripada pasukan yang telah melaksanakan
program/projek tersebut dan disertai juga oleh sekumpulan ahli berkecuali (wakil pengguna,
agensi pusat dan lain-lain). Kajian VR juga tidak bertujuan mencari salah atau menunding jari
kepada isu atau masalah yang timbul dalam pelaksanaan projek, tetapi agar boleh dijadikan
panduan dalam pelaksanaan projek yang serupa pada masa akan datang dan agar tidak
mengulangi kesilapan yang sama.

4.1 Peringkat Pra Makmal VR PENILAIAN

4.1.1 Fasa Penetapan Skop dan Hala Tuju PASCA

Sebelum kajian VR dimulakan, adalah penting untuk pihak kementerian atau
agensi pusat melihat skop program/projek yang telah dilaksanakan sama ada
memenuhi keperluannya. Adalah penting untuk merumuskan objektif kajian
yang realistik dan boleh dicapai dengan mengambil kira kekangan kos dan
masa. Terdapat enam bidang utama yang boleh diberi tumpuan semasa kajian
VR iaitu:

Objektif yang ditetapkan semasa Ketepatan masa penyampaian
perancangan program/projek program/projek;
sama ada tercapai atau tidak;

Skop dan fungsi yang telah Kaedah perolehan program/ - Cut -
disiapkan sama ada memenuhi projek dilaksanakan dengan
skop atau fungsi yang dirancang; teratur dan telus; dan

Kos meningkat termasuklah kos Kualiti program/projek yang
pelaburan, kos operasi dan kos disiapkan memenuhi keperluan
senggaraan berada di paras dan hasrat pengguna.
yang munasabah;

65

Jadual 25 menunjukkan aktiviti yang terdapat di dalam Fasa Penetapan Skop
dan Hala Tuju.

PRA MAKMAL Aktiviti Aktiviti Tindakan Alat Dan Kaedah
Utama
Menetapkan: Pemilik Dokumen
Penetapan Senarai keutamaan Projek Rancangan
Skop kajian Malaysia (Teras1- 5)

MAKLUMAT Isu-isu yang ingin Laporan
diketengahkan Makmal VA
ANALISIS
Ukuran Laporan
perbandingan yang Makmal VE
akan digunakan
Persetujuan
Konteks kajian Pengurusan
Sumber yang Tertinggi
boleh digunakan

BAB 4 PENILAIAN Penetapan Mengenal pasti: Pemilik Keratan akhbar
Hala Objektif kajian Projek dan atau kenyataan
Tuju Kajian Stakeholders rasmi dan
Perkara yang sebagainya
menjadi keprihatinan
PASCA stakeholders

Jadual 25 : Aktiviti Fasa Penentuan Skop dan Hala Tuju Pra Makmal VR

- Cut -

66

GARIS PANDUAN PELAKSANAAN PENGURUSAN NILAI BAGI PROJEK PEMBANGUNAN
JABATAN PENGAIRAN DAN SALIRAN MALAYSIA (JPS)

4.1.2 Fasa Penentuan Sumber PRA MAKMAL

Sumber dan rangka kerja perlu dirancang supaya mencapai objektif yang MAKLUMAT
telah ditetapkan disamping berupaya mencapai hasil kajian atau
pengukuran perbandingan antara program/projek yang ada dengan apa
yang dirancangkan. Jadual 26 menunjukkan aktiviti yang terdapat di dalam
Fasa Penentuan Sumber:

Aktiviti Aktiviti Tindakan Alat Dan Kaedah
Utama
Membuat Pemilik Laporan Makmal VA
Menentukan
keperluan pertimbangan untuk: Projek dan Laporan Makmal VE ANALISIS
sumber dan Cadangan kos,
menetapkan mengenal pasti aspek Stakeholders peserta dan tempoh
rangka kerja kajian
Kajian program/projek yang Laporan kemajuan
Laporan perolehan
perlu dikaji; Dokumen kontrak
Dokumen
menetapkan sumber pengurusan kontrak PENILAIAN BAB 4
yang bersesuaian Persetujuan
(bilangan peserta, kos, Pengurusan
masa dan tenaga) Tertinggi
dengan kajian

PASCA

Jadual 26 : Aktiviti Fasa Penentuan Sumber Pra Makmal VR

- Cut -

67

PRA MAKMAL 4.1.3 Fasa Pengumpulan Data

MAKLUMAT Fasa Pengumpulan Data membolehkan data-data yang sesuai dapat
dikumpulkan termasuk data pelaksanaan program/projek yang serupa dan
juga liputan kawasan yang berbeza. Kaedah pengumpulan yang sesuai
penting bagi memastikan data relevan diperoleh. Jadual 27 menerangkan
aktiviti dalam Fasa Pengumpulan Data untuk memulakan proses semasa
Makmal Semakan Nilai.

Aktiviti Aktiviti Tindakan Alat Dan Kaedah
Utama
Pemilik Laporan Makmal VA
ANALISIS Pengumpulan Mengumpul data dari Projek dan Laporan Makmal VE
Data pelbagai sumber yang Stakeholders Laporan kemajuan
berkaitan dengan Laporan perolehan
BAB 4 perancangan dan Dokumen Kontrak
pelaksanaan Dokumen/maklumat
program/projek pengurusan projek/
kontrak
PENILAIAN Minit mesyuarat
Soal selidik,
PASCA temuduga,
pemerhatian dan
sebagainya

Jadual 27 : Aktiviti Fasa Pengumpulan Data Pra Makmal VR

68

GARIS PANDUAN PELAKSANAAN PENGURUSAN NILAI BAGI PROJEK PEMBANGUNAN
JABATAN PENGAIRAN DAN SALIRAN MALAYSIA (JPS)

4.2 Proses Makmal VR

4.2.1 Fasa Maklumat PRA MAKMAL

Secara umumnya, Makmal VR akan dimulakan dengan proses memahami MAKLUMAT
kedudukan terkini sesebuah program/projek serta kekangan yang
mempengaruhi keputusan-keputusan yang telah dibuat semasa
perancangan dan pelaksanaannya. Fasa Maklumat membolehkan semua
Ahli Makmal mendapat kefahaman yang sama berkenaan isu yang
berkaitan dengan program/projek tersebut. Jadual 28 menunjukkan aktiviti
yang terdapat di dalam Fasa Maklumat.

Aktiviti Aktiviti Tindakan Alat Dan Kaedah
Utama
Taklimat proses Kementerian, Panduan Pengurusan ANALISIS
Penerangan Makmal Pemilik Nilai
atau taklimat Projek, SME, BAB 4
berdasarkan Pengenalan Ahli Stakeholder Dokumen seperti di
maklumat Makmal dan Ahli - Fasa Maklumat
Pra- Kajian Makmal - Matlamat dan
Pelantikan Ketua
objektif PENILAIAN
Taklimat program/ Brif projek
projek kepada Ahli Dokumen kontrak
Makmal Laporan kemajuan

Meneliti Laporan Laporan perolehan PASCA
Makmal VA dan Minit mesyuarat
Laporan Makmal Aduan dan lain-lain
VE

Meneliti aspek dan Ahli Makmal
isu berkaitan:

Objektif
Skop
Kos

Masa
Perolehan

Kualiti dan lain-lain

Pertanyaan atau
kuiri Ahli Makmal

Penerangan aspek Pakar atau Kepakaran - Cut -
khusus oleh SME orang Manual-manual
jika perlu. berpengalaman Kajian-kajian
dalam bidang
yang
berkenaan
dengan isu.

69

Aktiviti Aktiviti Tindakan Alat Dan Kaedah
Utama
PRA MAKMAL Mendapatkan Pemilik Kajian-kajian
Penerangan maklumat tambahan Projek, berkaitan projek
atau taklimat (sepanjang tempoh fasilitator
berdasarkan Makmal) dan
maklumat Ahli Makmal
Pra Kajian Lawatan tapak

MAKLUMAT Jadual 28 : Aktiviti Fasa Maklumat Makmal VR

ANALISIS 4.2.2 Fasa Penelitian Maklumat dan Latar Belakang

Di dalam fasa ini, semua Ahli Makmal perlu membuat kajian atau semakan
terhadap latar belakang program/projek atau kajian dan memahirkan diri
dengan segala maklumat untuk memastikan kelancaran kajian.

BAB 4 PENILAIAN Aktiviti Aktiviti Tindakan Alat Dan Kaedah
Utama

PASCA Maklumat Mengkaji dan meneliti : Pemilik Kajian kemungkinan
dan latar Projek,
belakang isu-isu berkaitan Ahli Makmal As Tendered Detailed
program/ andaian dan dan Abstract (ATDA)
projek kekangan yang Stakeholders As Completed
wujud semasa Detailed Abstract
pelaksanaan (ACDA)
program/projek
Laporan Makmal VA
kronologi aktiviti yang Laporan Makmal VE
terjadi sepanjang Laporan reka bentuk
perancangan dan akhir
pelaksanaan Dokumen kontrak
program/projek Laporan kemajuan

- Cut - Laporan perolehan

Notis Perubahan
(NOC)

Maklumat Sistem
MyProjek
Minit mesyuarat
Pekeliling

Surat-surat rasmi
Lain-lain laporan
atau maklumat dan
sebagainya (contoh:
keratan akhbar)

Jadual 29 : Aktiviti Fasa Penelitian Maklumat dan Latar Belakang Makmal VR

70

GARIS PANDUAN PELAKSANAAN PENGURUSAN NILAI BAGI PROJEK PEMBANGUNAN
JABATAN PENGAIRAN DAN SALIRAN MALAYSIA (JPS)

4.2.3 Fasa Penganalisisan dan Perbandingan Data

Data dan maklumat yang telah dikumpul pada fasa sebelumnya, dianalisis PRA MAKMAL
dengan menghubungkaitkan objektif kajian. Penekanan diberikan kepada
pentafsiran data yang tepat menggunakan sistem pengurusan data yang
efektif.

Aktiviti Aktiviti Tindakan Alat Dan Kaedah MAKLUMAT
Utama
Menganalisis Pemilik Prinsip Pareto
Analisis Objektif projek
data dan data yang dikumpul Projek, Laporan Makmal VA
maklumat Laporan Makmal VE
program/ serta kaitan dengan Ahli Makmal As Tendered
projek Detailed Abstract
isu-isu dan (ATDA)

Stakeholders As Completed ANALISIS
Detailed Abstract
Mengaitkan analisis (ACDA)

dengan objektif, skop, Notis Perubahan
(NOC)
kos, masa, kaedah
Maklumat Sistem
perolehan, kualiti dan MyProjek BAB 4

lain-lain PENILAIAN

Mengenal pasti
isu-isu penting

Jadual 30 : Aktiviti Fasa Penganalisisan dan Perbandingan Data Makmal VR PASCA

- Cut -

71

4.2.4 Fasa Penyediaan Laporan

PRA MAKMAL Di dalam fasa ini, isu penting yang memberi kesan kepada program/projek
sepatutnya telah dikenal pasti dan rumusan yang mengandungi ‘lesson
MAKLUMAT learnt’, penambahbaikan terhadap kaedah, peraturan serta strategi
pelaksanaan projek pembangunan Kerajaan. Laporan tersebut perlu
mengandungi ringkasan analisis yang dibuat dan disertakan dengan
langkah mengatasi kelemahan dan/atau kenyataan tentang kebaikan (best
practices) sedia ada yang perlu dikekal atau ditingkatkan.

Aktiviti Aktiviti Tindakan Alat Dan Kaedah
Utama
ANALISIS Menyusun Pemilik Ringkasan eksekutif
Penyediaan hasil Makmal Projek,
Laporan merangkumi: Fasilitator Maklumat asas
Makmal projek (objektif, skop
dan lain-lain)
maklumat asas projek Cadangan
penambahbaikan
BAB 4 penemuan dan Pelan tindakan
rumusan Makmal Senarai kehadiran
Penghargaan
PENILAIAN cadangan
penambahbaikan

Pelan Tindakan

Jadual 31 : Aktiviti Fasa Penyediaan Laporan Makmal VR

PASCA

- Cut -

72

GARIS PANDUAN PELAKSANAAN PENGURUSAN NILAI BAGI PROJEK PEMBANGUNAN
JABATAN PENGAIRAN DAN SALIRAN MALAYSIA (JPS)

4.2.5 Peringkat Pasca Makmal VR

Melalui Kajian Semakan Nilai, cadangan dan rumusan yang dibuat dapat PRA MAKMAL
dijadikan input untuk menambah baik sistem penyampaian dalam
pelaksanaan projek pembangunan Kerajaan. Hasil kajian ini perlu MAKLUMAT
dihubungkan melalui mekanisma yang khusus dalam penggubalan dasar,
perancangan dan pelaksanaan program/projek. Kerajaan mengambil kira ANALISIS
pandangan dan cadangan yang telah dilaporkan. Selain itu, kementerian
dan Jabatan boleh mengambil manfaat daripada kajian yang dibuat untuk
membantu dalam memperbaiki prosedur kerja di jabatan masing-masing.
Disamping itu, maklumat dan laporan juga perlu diedarkan kepada Jabatan
dan agensi pusat yang terlibat bagi memastikan cadangan dan saranan ini
diambil kira dalam kitaran perancangan dan pelaksanaan program/projek
secara menyeluruh.

PENILAIAN BAB 4

PASCA

- Cut -

73

BAB 4

- Cut -

KOLAM TAKUNGAN BANJIR KAMPUNG BOYAN, KUALA LUMPUR

74

LAPORAN BAB 5
PENGURUSAN
NILAI

- Cut -

- Cut - BAB 5

76

BAB 5

- Cut -

PROJEK PEMULIHARAAN MUARA SUNGAI BESUT, TERENGGANU

77

BAB 5 5. LAPORAN PENGURUSAN NILAI
i. Laporan Makmal Pengurusan Nilai yang merangkumi peringkat Kajian Nilai (VA),
- Cut - Kejuruteraan Nilai (VE) dan Semakan Nilai (VR) yang telah disiap dan dijilid
merupakan dokumen terperingkat. Setiap pihak yang terlibat perlulah mematuhi Arahan
Keselamatan dan peraturan-peraturan yang sedang berkuat kuasa;
ii. Laporan Makmal VA, VE dan VR disiapkan dan ditandatangani bersama oleh pihak yang
berkepentingan;
iii. Setiap Laporan Makmal telah tersedia sebelum pelaksanaan proses Makmal yang
berikutnya;
iv. Pemilik Projek perlu memastikan sebarang perubahan dasar, keputusan dan/atau
arahan baharu daripada mana-mana pihak yang dibuat selepas persetujuan makmal
ditandatangani, tidak dimasukkan atau dianggap sebagai sebahagian keputusan
makmal;
v. Pemilik Projek perlulah bertanggungjawab mengambil tindakan susulan bagi
memastikan apa-apa keputusan/persetujuan yang telah dicapai dalam makmal dipatuhi
dan dilaksanakan;
vi. Keperluan sebarang dokumen sokongan yang berkaitan seperti brif projek, justifikasi
skop, butiran anggaran kos, senarai peralatan dan/atau sistem yang dipersetujui dan
lain-lain maklumat sebagai lampiran kepada laporan.

78

FAEDAH
PELAKSANAAN
PENGURUSAN
NILAI

BAB 6

- Cut -

- Cut - BAB 6

80