PENGENDALIAN
PERSEDIAAN
MATERI PEMBELAJARAN
oleh yang melakukan stokk fisik (petugas gudang, petugas acounting dan
internal audit baik internal maupun eksternal).
c. Tahap penyelesaian: Membuat laporan hasil physic stock opname,
merekonsiliasi antara hasil fisik dengan catatan administrasi gudang,
membuat berita acara hasil stock opname dan menandatangani hasil stok
fisik tersebut diketahui dan disetujui oleh yang berwenang, memasukkan
ke sistem administrasi gudang baik manual maupun komputer dan
melaporkan hasilnya ke manajemen perusahaan.
CONTOH SOAL
1. Misalkan PT Agung memperkirakan pemakaian maksimum bahan-bahan
perminggu sebesar 650 kg, sedangkan pemakaian rata-ratanya sebesar 500 kg
dan lamanya lead time 2 minggu, maka data-data tersebut safety stock sebesar:
Safety Stock = (650 – 500) 2 = 300 Kg
2. Perhatikan tabel berikut ini!
Tabel 3.2 Soal Menaksir Safety Stock
Langkah-langkah menghitung Safety Stock :
1. Menghitung rata-rata deviasi = – 480 : 12 = 1 40
2. Menghitung selisih antara total deviasi kuadrat dengan total deviasi
dikuadratkan dibagi n = 155.200 – (-480)2/n = 136.000
3. Hasil langkah kedua dibagi n-1 dan hasilnya diakar kuadrat.= 136.000/12 – 1
= 111,19
4. Untuk menghitung besarnya safety stock dipengaruhi dua faktor yaitu :
a. Besarnya derajat signifikan standar deviasi pada kurva normal yang
digunakan, misalnya 97% = 2 atau 99,5% = 3.
b. Lamanya jangka waktu yang digunakan sebagai dasar perhitungan.
Misalkan derajat signifikan yang digunakan sebesar 99,5%, dan
lama jangka waktu dasar selama 4 bulan, maka safety stock :
= (3 x 111,19 x √4) – (-40 x 4) = 827,14
38
PENGENDALIAN
PERSEDIAAN
CAKRAWALA
Accurate Online adalah aplikasi akutansi online Gambar 3.7 Accurate Online
berbasis cloud yang mendukung manajemen Sumber : https://accurate.id/
persediaan untuk menghasilkan keuntungan pada mengembangkan-manajemen-
bisnis dan membuat pelanggan puas. Tidak hanya persediaan-dengan-accurate-online/
itu, Accurate online juga akan membantu melakukan
persediaan, penambahan gudang baru, mengelola
barang pergudang, dan menyelesaikan masalah lain
yang berhubungan dengan manajemen persediaan.
Fleksibilitas yang tinggi, teknologi Cloud
menawarkan fleksibilitas dengan kemudahan data
akses, kapan dan dimana pun kita berada dengan
catatan bahwa pengguna (user) terkoneksi dengan
internet. Selain itu, pengguna dapat dengan
mudah meningkatkan atau mengurangi kapasitas
penyimpanan data tanpa perlu membeli peralatan
tambahan seperti hardisk. Bahkan salah satu
praktisi IT kenamaan dunia, mendiang Steve Jobs
mengatakan bahwa membeli memori fisik untuk
menyimpan data seperti hardisk merupakan hal
yang percuma jika kita dapat menyimpannya secara
virtual/melalui internet.
Seiring dengan perkembangan teknologi yang semakin maju dan mobilitas
pelaku bisnis yang tidak bisa stay mengerjakan bisnis hanya dalam satu tempat
saja. Dengan kondisi tersebut cloud computing sangat dirasakan manfaatnya,
tempat dan jarak sudah bukan menjadi hambatan dalam berbisnis.
JELAJAH INTERNET
https://www.accuratego.id/fitur-accurate-online/
39
PENGENDALIAN
PERSEDIAAN
RANGKUMAN
Stok Pengaman atau safety stock adalah persediaan yang diadakan untuk
mencegah teradinya kekurangan persediaan ketika permintaan tidak pasti atau
karena faktor yang menentukan besarnya persediaan ini adalah penggunaan bahan
baku rata-rata selama periode tertentu sebelum barang yang dipesan datang dan
waktu tunggu yang bervariasi.
Persediaan pengaman berfungsi untuk melindungi atau menjaga kemungkinan
terjadinya kekurangan barang, misalnya karena penggunaan barang yang lebih
besar dari perkiraan semula atau keterlambatan dalam penerimaan barang yang
dipesan.
Kebijakan di dalam menentukan reorder point melibatkan dua hal, pertama
tingkat permintaan yang diperkirakan terjadi selama lead time dan hal yang kedua
adalah besarnya Safety Stock (persediaaan pengaman), yang besarnya tergantung
dari tingkat layanan yang diinginkan.
TUGAS MANDIRI
Setelah mempelajari materi di bab III ini, kerjakan tugas ini secara mandiri!
Carilah contoh formulir-formulir dalam administrasi gudang antara : Purchase
Request, Telly Sheet, Receiving Report, Packing List, Delivery Receipt, Delivery Note,
Transfer note, Bin Card, MICS, Retur Jual, Retur beli, Demages dan Laporan Mutasi
Persediaan.
PENILAIAN AKHIR BAB
Jawablah soal di bawah ini dengan baik dan benar !
1. Jelaskan apa yang dimaksud dengan safety stock !
2. Mengapa untuk mencegah terjadinya kehabisan ( run out ) material,
perusahaan pada umumnya menetapkan persediaan pengaman (Safety
Stock)!
3. Jelaskan arti pentingnya kebijakan persediaan pengaman dalam aktivitas
produksi!
4. Sebutkan 5 prosedur pelaporan jumlah persediaan pengaman!
5. Jelaskan 2 model berdasar kapan untuk melakukan pemesanan!
REFLEKSI
Dari semua materi yang sudah dijelaskan ada bab ketiga ini, masih adakah yang
sulit untuk dipahami? Jika masih ada yang belum dipahami, coba Anda diskusikan
kembali dengan teman maupun guru Anda agar ketia lanjut ke bab selanjutnya
tidak mengalami kebingungan atau tertinggal. Sampaikan juga kekurangan atau
kelebihan kegiatan pembelajaran pada bab ini kepada guru.
40
PENGENDALIAN BAB
PERSEDIAAN IV
Perputaran Persediaan
BAB IV Perputaran Persediaan
TUJUAN PEMBELAJARAN
Setelah mempelajari Bab IV, peserta didik akan mampu:
1. Menjelaskan perputaran persediaan.
2. Mendata biaya-biaya yang terpengaruh.
3. Mengaplikasikan rasio perputaran persediaan.
4. Menganalisis rasio perputaran persediaan.
PETA KONSEP
PERPUTARAN Biaya-biaya yang terpengaruh Menganalisis
PERSEDIAAN Perusahaan Manufaktur perkiraan
Perusahaan Perdagangan perputaran
persedian
KATA KUNCI
Persediaan, Rasio, Bahan baku, Barang dalam proses
41
PENGENDALIAN
PERSEDIAAN
PENDAHULUAN
Setelah lulus SMK nantinya, jika kita
berwiraswasta atau memiliki sebuah
perusahaan yang bergerak di bidang
manufaktur ataupun perdagangan, sudah
barang tentu perlu menyediakan bahan
baku. Bahan baku dimaksud dapat berbentuk
material, barang setengah jadi, ataupun
produk jadi.
Untuk mengamankan proses produksi
ataupun perdagangan yang kita jalankan,
maka sangat dibutuhkan bahan baku tersebut.
Gambar 4.1 Pekerja Merapikan Stok Barang Sehingga proses produksi maupun penjualan
Sumber : Fery. AM, 2019 (Dok. Pribadi)
tidak akan terkendala masalah persediaan bahan baku.
Dalam perjalanan perusahaan, ada kalanya kita membutuhkan modal tambahan
untuk pengembangan usaha. Tambahan modal bisa saja diperoleh dari perorangan,
misalnya dari anggota keluarga ataupun dari sahabat. Bisa juga diperoleh dari
pinjaman bank, maupun dengan menerbitkan/menjual saham perusahaan kita kepada
publik.
Salah satu indikator yang menjadi kriteria investor dalam menanamkan modalnya
pada perusahaan kita adalah rasio perputaran persediaan (Inventory turn over).
MATERI PEMBELAJARAN
A. Pengertian Perputaran Persediaan (Inventory turn over).
Tujuan didirikannya perusahaan diantaranya adalah untuk memberikan
kemudahan bagi masyarakat dalam memperoleh barang tertentu, membuka
lapangan pekerjaan dan juga untuk memperoleh laba. Berbagai upaya akan
dilakukan oleh pemilik ataupun manajerial perusahaan untuk memperoleh laba
yang sebesar-besarnya. Namun tentunya, upaya tersebut harus sesuai hukum yang
berlaku, baik lokal maupun internasional.
Pada umumnya, perusahaan akan berupaya untuk memaksimalkan perolehan
keuntungan dan meminimalkan pengeluaran. Perusahaan dengan kinerja yang
baik, sudah barang tentu perolehan laba dan pengeluaran biaya mendekati atau
bahkan sesuai dengan apa yang direncanakan, terlebih lagi jika perolehan laba
berada di atas target dengan pengeluaran di bawah standar yang ditetapkan.
Salah satu indikator bahwa perusahaan memiliki kinerja yang baik adalah
tingginya perputaran persediaan (Inventory turn over) pada periode tertentu,
umumnya per satu tahun. Dalam ilmu manajemen, perputaran persediaan
dinyatakan dalam bentuk rasio.
Pengelolaan persediaan merupakan suatu aktivitas rantai pasokan yang
vital bagi sebuah perusahaan. Hasil perhitungan rasio perputaran persediaan akan
menunjukan angka berapa kali sikluskah perusahaan berhasil menjual seluruh
42
PENGENDALIAN
PERSEDIAAN
MATERI PEMBELAJARAN
produknya. Rasio perputaran yang tinggi menggambarkan bahwa perusahaan
telah mengupayakan yang terbaik dalam hal melaksanakan kegiatan produksi
dan operasional secara ekonomis dan menunjukan tingkat penjualan yang bagus.
Perputaran persediaan adalah sebuah ukuran bagi kemampuan manajemen
mengelola sumber daya secara efektif dan efisien. Pengendalian yang tepat serta
pengamanan persediaan yang selalu menjamin tersedianya bahan baku dan stok
produk pada saat yang dibutuhkan adalah sebuah hal yang vital. Hal ini dikarenakan
bahwa bisnis apapun, membutuhkan informasi dan ketepatan waktu pengadaan
bahan baku serta pergerakannya.
Sebagai orang awam, mungkin kita boleh mengungkapkan perputaran
persediaan sebagai perputaran tiap lot bahan baku yang dibeli, dengan kata
lain berapa kali kita melakukan pembelian bahan baku. Bagaimana menurut
pendapatmu?
B. Mengaplikasikan Perputaran Persediaan
Agar kita bisa menghitung tingkat perputaran persediaan perusahaan kita,
maka diperlukan catatan-catatan ataupun data pendukung terkait dengan harga
pokok produksi dan jumlah persediaan yang sudah terjual maupun yang masih
dimiliki. Persediaan dapat berupa barang mentah (misalnya tanah liat pada pabrik
pembuatan bata merah), bahan setengah jadi (misalnya potongan kain pada industri
pembuatan masker), bahan pembantu (misalnya baut dan mur pada perusahaan
karoseri) atau produk jadi yang akan dipasarkan (misal sepatu pada toko online).
1. Persamaan Perputaran Persediaan
Untuk menghitung atau membuat perkiraan perputaran persediaan,
dapat dilakukan dengan memanfaatkan persamaan matematika yang digunakan
untuk mengetahui jumlah siklus order per tahun. Dimana kita harus memiliki
data permintaan produk rata-rata per tahun dan jumlah persediaan ekonomis
yang dipesan tiap siklus. Persamaannya menurut Teguh Baroto (2002:70):
Dimana:
D = Permintaan produk rata-rata per tahun (unit)
Q = Jumlah persediaan ekonomis yang dipesan tiap siklus (unit)
Persamaan di atas terkait dengan Economic Order Quantity (EOQ) yang akan
dipelajari di BAB VII.
Selain menggunakan persamaan di atas, rasio perputaran juga dapat
diperoleh dengan cara menggunakan bantuan catatan penjualan dan data
persediaan rata-rata. Perhitungan rasio perputaran persediaan lainya yaitu :
Rasio Perputaran Persediaan =
Misalkan dari hasil perhitungan dengan persamaan di atas diperoleh
angka 11, maka artinya dalam 1 periode atau 1 tahun tersebut terjadi 11 kali
perputaran bahan baku.
43
PENGENDALIAN
PERSEDIAAN
MATERI PEMBELAJARAN
Apakah rasio yang diperoleh setelah dihitung merupakan angka yang
tinggi? apakah itu mencerminkan bahwa perusahaan kita berhasil? bagaimana
jika ada perusahaan yang hanya menunjukan rasio perputaran sebesar 2 kali
dalam satu tahun, apakah itu buruk? lantas bagaimana agar bisa meningkatkan
rasio perputaran yang tepat? nah, biasakanlah diri Anda untuk menganalisis
atau bertanya-tanya dalam diri sendiri terhadap hal-hal sederhana atau
pertanyaan-pertanyaan khayalan, seolah kita sedang mengelola bisnis kita
sendiri. Suatu bisnis berupa perusahaan manufaktur yang besar ataupun
perusahaan perdagangan dengan sistem e-commerce yang mendunia. Dengan
demikian kita bisa mengembangkan pola pikir dan pengetahuan kita.
Dianggap tinggi atau tidak suatu rasio, ataupun berhasil dan tidaknya,
tergantung dari target yang dicanangkan perusahaan. Target tersebut dibuat
dalam rencana kerja tahunan perusahaan. Misalkan untuk tahun 2020, maka
target perusahaan biasanya dibuat pada November – Desember tahun 2019.
Bilamana perputaran persediaan melebihi target, tentu ini merupakan hal yang
menggembirakan dan perusahaan dikatakan berhasil. Perlu diketahui bahwa
perputaran persediaan dapat diketahui dari frekuensi pembelian persediaan
(bahan baku) oleh perusahaan, waspadai bahwa pembelian ini terjadi
karena memang persediaan yang ada, baik bahan mentah, bahan pembantu,
produk setengah jadi ataupun produk jadi benar-benar menipis atau habis
persediaannya karena telah terjual. Bukan karena habis akibat kerusakan
bahan baku, pencurian ataupun karena kecacatan produksi.
Misalkan ada beberapa perusahaan yang hanya memperoleh rasio 1 atau
2, apakah dikatakan buruk? hal seperti ini harus diwaspadai. Bahwa memang
benar ada beberapa perusahaan yang hanya menunjukan angka tersebut
dalam perputaran persediaannya. Tetapi, hal itu tidak bisa dikatakan buruk,
ini karena memang proses produksi atau penjualannya tidak segencar produk
makanan ataupun minuman, namun lebih berorientasi kebutuhan tersier
ataupun produk yang dibuat berdasarkan pesanan. Sebut saja perusahaan
pembuat pesawat terbang, kapal laut dan industri strategis lainnya. Bisa saja
mereka hanya memperoleh rasio 2 kali dalam satu tahun. Hal ini memang
dikarenakan proses produksi yang butuh waktu lama, butuh ketelitian dan
kerumitan yang luar biasa. Belum lagi uji coba keselamatannya. Maka tidak
aneh jika perusahaan sejenis ini hanya menorehkan beberapa kali perputaran
persediaannya. Tetapi hebatnya, nilai transaksi yang fantastis selalu tercipta di
tiap penjualan ataupun pemesanan produk mereka.
Agar rasio perputaran persediaan bisa menunjukan hasil yang baik atau
selalu naik tiap tahun, maka kamu jangan pernah gengsi untuk berdiskusi
dengan rekan-rekan sejawat dari bagian lainnya di perusahaan saat bekerja
nanti. Ataupun kamu bisa mengumpulkan seluruh staf yang ada di perusahaan
kamu untuk membahas bagaimana strategi yang tepat dan dapat dilaksanakan
dengan mudah serta terukur guna meningkatkan rasio tersebut. Perlu suatu
kerjasama yang apik dari seluruh unsur di perusahaan kamu. Cara sederhananya
yaitu:
a. Kumpulkan para kepala bagian/ manajer diperusahaanmu.
b. Tentukan target rasio yang ingin diraih. Target harus mudah
44
PENGENDALIAN
PERSEDIAAN
MATERI PEMBELAJARAN
diimplementasikan, terukur dan mudah untuk mengawasinya.
c. Petakan, bagian/departemen mana saja yang berkaitan dengan
pengadaan, penggunaan dan pengeluaran persediaan (bahan baku) dari
gudang.
d. Rencanakan dan laksanakan pengawasan pengelolaan persediaan
(penerimaan barang, penyimpanan barang dan pengeluarannya) dengan
teliti.
e. Rencanakan dan laksanakan proses produksi yang menghasilkan produk
dengan konsep nol kesalahan (tanpa kesalahan).
f. Pertimbangkan untuk menggunakan alat-alat pemindah matrerial dan
produksi yang lebih kekinian namun ekonomis.
g. Pertimbangkan penggunaan teknologi elektronika, komputer dan
jaringan untuk mendukung kemudahan dan kelancaran proses produksi
dan operasi.
h. Jadikan prinsip kejujuran sebagai modal utama dalam bekerja.
i. Setiap atasan agar berupaya menjadi suri teladan bagi bawahannya.
j. Gunakan metode JIT (Just in Time) dalam mengelola persediaan dan
dalam kegiatan produksi.
k. Budayakan 5S (seiri, seiton, seiso, seiketsu, shitsuke).
l. Budayakan K3 (keselamatan dan kesehatan kerja).
m. Sosialisasikan kepada seluruh pegawai, tentang apa yang sudah kamu
rencanakan.
n. Berikan pendidikan dan pelatihan kepada pegawai untuk membiasakan
pelaksanaan rencana yang sudah dibuat.
o. Berikan tengat waktu kepada pegawai untuk memahami, membiasakan
dengan peraturan atau rencana baru terkait kebijakan meraih rasio
perputaran persediaan yang kamu inginkan.
p. Berikan penghargaan bagi pegawai yang bekerja sesuai aturan dan
berikan sanksi kepada pekerja yang tidak sesuai aturan.
q. Laksanakan langkah-langkah di atas secara konsisten. Setelah satu atau
dua bulan, dapat di evaluasi dan disesuaikan (revisi).
2. Langkah-langkah Menghitung Perputaran Persediaan
Untuk menghitung perputaran persediaan pada sebuah perusahaan, dapat
diperoleh dengan jalan seperti urutan berikut :
a. Hitung/ tentukan harga pokok penjualan (HPP)
Harga pokok penjualan yaitu harga taksiran suatu produk atau jasa
digunakan untuk acuan perusahaan ketika menentukan harga produknya
dipasaran. HPP ini diperoleh dari unsur-unsur biaya yang berkaitan
langsung dengan bahan baku dan proses produksi/ operasi.
Untuk perusahaan manufaktur, dihitung dengan persamaan :
HPP = Biaya produksi + Persediaan awal – persediaan akhir
Biaya produksi yaitu macam biaya yang dikeluarkan guna
menghasilkan produk. Misalnya : biaya bahan mentah, bahan pembantu,
45
PENGENDALIAN
PERSEDIAAN
MATERI PEMBELAJARAN
biaya listrik, biaya penyimpanan, upah tenaga kerja penyimpanan
persediaan (gudang) dan pegawai bagian produksi. Juga biaya lain yang
terkait erat pada kegiatan produksi.
Persediaan awal yaitu sejumlah barang jadi yang dimiliki, biasanya kita
menyebutnya stok awal dan disimpan di gudang, yang dihitung pada
awal bulan atau awal tahun produksi, dinyatakan dengan nilai rupiah.
Persediaan akhir yaitu sejumlah barang jadi yang dimiliki, biasanya kita
menyebutnya stok akhir dan disimpan di gudang, yang dihitung pada
akhir bulan atau akhir tahun produksi, dinyatakan dengan nilai rupiah.
Untuk perusahaan perdagangan dilakukan dengan cara :
HPP = Stok dagangan – Stok akhir
Stok dagangan = stok dagangan awal + pengadaan stok
Pengadaan stok = (pembelian - retur pembelian – potongan
pembelian) + biaya angkut + asuransi
b. Hitung persediaan rata-rata per tahun
Dengan cara : (stok awal + stok Akhir) / 2
c. Hitung rasio perputaran persediaan
Rasio Perputaran Persediaan =
C. Perputaran Persediaan yang Layak
Setiap perusahaan tentu ingin mendapatkan rasio perputaran persediaan
yang layak atau bahkan lebih. Karena hal ini menggambarkan penjualan yang
bagus dan kinerja perusahaan yang sangat ideal.
Berapakan rasio perputaran persediaan yang layak? tentunya setiap
perusahaan memiliki standar atau target pencapaian yang berbeda-beda. Maka,
rasio yang baik adalah pencapaian rasio yang sesuai target atau bahkan melampaui
target.
Jika akan membandingkan rasio antara perusahaan kamu dengan perusahaan
lain, maka bandingkanlah dengan perusahaan yang sejenis. Misalnya jika kamu
memproduksi makanan ringan, maka bandingkanlah dengan perusahaan yang juga
memproduksi makanan ringan.
46
PENGENDALIAN
PERSEDIAAN
CONTOH SOAL
1. PD. Cileungsi-Bogor adalah sebuah perusahaan perdagangan daging sapi.
Memiliki data pada triwulan pertama 31 Maret 2019, dimana:
Nilai stok awal (01/01/19) : Rp. 1.200.525,-
Nilai stok akhir (30/04/19) : Rp. 5.000.505,-
Pengadaan bahan baku (Jan – Maret 19) : Rp. 20.500.711,-
Berapakah rasio perputaran persediaannya ?
Penyelesaian
a. Hitung persedian barang dagang
Persediaan barang dagang = Persediaan awal + Pembelian bersih
= Rp. 1.200.525,- + Rp. 20.500.711,-
= Rp. 21.701.236,-
b. Hitung persediaan rata-rata
Persediaan rata-rata = (Stok awal + Stok akhir) / 2
= (Rp. 1.200.525,- + Rp. 5.000.505,-) / 2
= Rp. 3.100.515,-
c. Hitung HPP
HPP = Stok dagangan – stok akhir
= Rp. 21.701.236,- ─ Rp. 5.000.505,-
= Rp. 16.700.731,-
d. Hitung rasio perputaran persediaan
Perputaran persediaan =
=
= 5,3864
Artinya bahwa dalam satu periode, pada perusahaan ini terjadi perputaran
persediaan sebesar 5,4 kali.
2. Manajer pabrik PT SKIM BOIS melaporkan data produksi dan penjualan ke
kantor pusat, sebagai berikut :
Persedian awal produk masih diproses : Rp. 20.444.000,-
(Produk masih dalam tahap pengerjaan/ belum selesai)
Persedian awal material : Rp. 30.400.000,-
Pembelian bahan baku termasuk biaya bongkar pada periode tersebut :
Januari : Rp. 10.500.000,- April : Rp. 20.600.000,-
Februari : Rp. 15.600.000,- Mei : Rp. 10.100.000,-
Maret : Rp. 15.700.000,- Juni : Rp. 10.200.000,-
Persedian akhir produk masih diproses : Rp. 40.111.000,-
Persedian akhir material : Rp. 53.222.000,-
Biaya-biaya yang dikeluarkan perusahaan:
Gaji pegawai produksi : Rp. 80.000.200,-
47
PENGENDALIAN
PERSEDIAAN
CONTOH SOAL
Biaya pendukung produksi (Overhead cost) :
Biaya listrik Rp. 11.258.000,-
Biaya telephone Rp. 12.300.000,-
Biaya internet Rp. 1.050.000,-
Penyelesaian
1). Hitung nilai material/ bahan baku (BB) yang terpakai
Material Terpakai = ( Persediaan awal BB + Pembelian BB ) – saldo akhir
bahan baku.
= (Rp. 30.400.000 + Rp. 82.700.000) ─ Rp 53.222.000
= Rp. 29.478.000,-
2). Hitung Total biaya produksi (TBP)
TBP = Material terpakai produksi + Gaji pegawai produksi +
Biaya pendukung produksi
TBP = Rp. 59.878.000 + Rp. 80.000.200 + Rp. 24.608.000
= Rp. 164.486.200,-
3). Hitung harga pokok produksi
HP. Produksi = (TBP + Persedian awal produk masih diproses) ─
Persedian akhir produk masih diproses
HP. Produksi = ( Rp. 164.486.200,- + Rp. 20.444.000,- ) ─ Rp. Rp.
40.111.000,-
HP. Produksi = Rp. 144.819.200
4). Hitung harga pokok penjualan (HPP)
HPP = HP. produksi + Persediaan awal material – Persediaan akhir
material
HPP = (Rp.144.819.200 + Rp. 30.400.000 ) - Rp. 53.222.000
HPP = Rp. 121.997.200,-
5). Hitung persediaan rata-rata bahan baku
(stok awal + stok Akhir) / 2
( Rp. 30.400.000 + Rp. 53.222.000) / 2 = Rp. 41.811.000,-
6). Hitung inventory turn over ratio
Perputaran persediaan =
= = 2,917
Artinya bahwa dalam satu periode, pada perusahaan ini terjadi perputaran
persediaan sebesar 2,92 kali.
48
PENGENDALIAN
PERSEDIAAN
CAKRAWALA
Seorang pria berkebangsaan Amerika Serikat yang dilahirkan
di Philadelphia tanggal 20 Maret 1865. Meninggal pada 21 Maret
1915, dikenal selaku “Bapak Manajemen Ilmiah”. Dia merupakan
pemimpin intelektual gerakan efisiensi. Beliau dianggap tokoh
yang sangat berjasa dalam manajemen industri.
Banyak sekali teori-teori hasil penelitian dan pengamatannya
telah memberikan kemajuan pesat di zamannya. Saat ini pun,
pandangan-pandangan dan produk hasil pemikiran beliau masih Gambar 4.2
Frederick W. Taylor
relevan digunakan serta menjadi dasar dalam pengembangan Sumber : https://
manajemen industri masa kini. Untuk membaca dan mengetahui alchetron.com/
lebih lengkap, silakan pindai Qrcode berikut. Frederick-Winslow-
Taylor
JELAJAH INTERNET
Pada setiap akhir tahun keuangan (misal 31 Desember 2019) atau periode
tertentu sesuai kebijakan perusahaan, baik pada perusahaan manufaktur maupun
perusahaan perdagangan, selalu mengeluarkan laporan posisi keuangan sebagai
bentuk tanggung jawab perusahaan kepada para pemodal. Pada laporan tersebut
tercantum nilai persediaan yang miliki pada akhir tahun keuangan. Agar laporan
tersebut dapat dibuat oleh bagian akuntansi atau keuangan di perusahaan, maka
dibutuhkan laporan kondisi akhir persediaan, misalnya seperti Gambar 4.3.
PT. SYAMIL HEBEL LANCAR
Produsen Bata Merah, Hebel dan Paving Block
Jl. JOnggol No. 12 Desa Gandoang Kec. Cileungsi – Kab. Bogor Telp. 021 – 82300000
www.syela.co.id e-mail : [email protected]
===========================================================
=========
Laporan Persediaan Bahan Baku
Kondisi Per 30 Desember 2019
No Kode Material Volume Harga/ Satuan Jumlah Catatan
Material
1 P - 01 Pasir Besi 10 m3 Rp. 15.000 Rp. 150.000
2 T - 01 Tanah merah super 5 m3 Rp. 10.000 Rp. 50.000
15 m3 Rp. 200.000
Jumlah -
Kepala Gudang Cileungsi, ...................
Petugas,
_________________________ ____________________
Gambar 4.3 Laporan Persediaan Bahan Baku
Sumber : Fery. AM, 2019 (Dokumentasi Pribadi)
49
PENGENDALIAN
PERSEDIAAN
JELAJAH INTERNET
Dari gambar 4.3, dapat kita ketahui bahwa tiap akhir
tahun keuangan, perusahaan membutuhkan laporan
persediaan. Laporan ini merupakan data untuk menyusun
laporan keuangan tahunan.
Laporan tahunan keuangan merupakan hal yang vital.
Nah, tahukah kamu bagaimana bentuk laporan keuangan?
Apakah seluruh perusahaan manufaktur atau perusahaan
perdagangan melakukan hal yang sama? bagaimana
dengan perusahaan jasa? silakan cari tahu dengan
mengunjungi https://qrgo.page.link/reRLM atau dengan
memindai QRcode berikut.
RANGKUMAN
1. Perputaran persediaan adalah angka yang menginformasikan berapa kali
sikluskah perusahaan memutarkan persediaannya, baik material, produk
setengah jadi maupun barang dagangan pada satu tahun produksi/operasi.
2. Jenis persediaan yang dimiliki perusahaan dapat berupa material, produk
setengah jadi ataupun produk yang siap dijual.
3. Data (dinyatakan dalam nilai nominal) yang dibutuhkan untuk menghitung
rasio perputaran bahan baku pada perusahaan manufaktur, diantaranya:
a. Nominal stok barang awal periode
b. Nominal saldo awal produk masih diproses (work in process)
c. Nominal stok barang akhir periode
d. Nominal produk masih diproses (work in process)
e. Nominal persediaan yang dibeli
f. Gaji pegawai produksi
g. Biaya pendukung produksi (overhead)
4. Data (dinyatakan dalam nilai nominal) yang dibutuhkan untuk menghitung
rasio perputaran bahan baku pada perusahaan perdagangan, diantaranya:
a. Persedian awal bahan baku (stok awal barang)
b. Persediaan akhir bahan baku (stok akhir barang)
c. Pembelian bersih (Pengadaan barang).
5. Akhir periode perhitungan, baik laporan jumlah persediaan ataupun laporan
keuangan tiap perusahaan tidaklah sama, tergantung dari keputusan
manajemen perusahaan tersebut.
6. Langkah dan cara perhitungan rasio perputaran persediaan antara perusahaan
perdagangan dengan perusahaan manufaktur berbeda.
7. Untuk meningkatkan rasio, dibutuhkan kemauan, kerjasama, perencaan yang
matang dari seluruh unsur manajemen perusahaan. Hal yang sangat vital
adalah sosialisasi dan pelatihan pekerja serta pemberian hadiah dan hukuman
kepada pekerja.
50
PENGENDALIAN
PERSEDIAAN
TUGAS MANDIRI
Untuk lebih memahami materi dan mengalami penerapan perputaran persediaan,
maka lakukanlah aktivitas berikut!
1. Bentuklah kelompok kerja di kelas mu. Tiap kelompok minimal beranggotakan
3 orang dan maksimal 4 orang!
2. Carilah sebuah bentuk usaha (PD, CV atau PT) di sekitar tempat tinggal mu.
Mintalah izin kepada pemilik usaha tersebut untuk kamu lakukan wawancara
dan mengetahui proses perputaran persediaan di badan usaha tersebut!
3. Mintalah surat pengantar dari sekolah untuk keabsahan tugas!
4. Siapkan daftar pertanyaan untuk wawancara!
5. Untuk pedoman wawancara, bentuk laporan kegiatan dan waktu pengumpulan
serta pelaporan, silakan musyawarahkan dengan teman sekelas dengan
dibimbing guru mata pelajaran!
6. Mintalah bantuan Guru Bahasa Indonesia jika dirasa sulit membuat daftar
pertanyaan yang baik!
7. Dokumentasikan setiap langkah yang kamu lakukan!
8. Setelah laporan selesai, presentasikanlah di depan kelas! Dengan demikian
kamu mengalami langsung proses perputaran persediaan.
PENILAIAN AKHIR BAB
Berikanlah solusi untuk masalah-masalah berikut !
1. Jika sebuah bank akan mengucurkan kreditnya pada sebuah perusahaan
manufaktur atau perusahaan perdagangan, salah satu hal yang ditelaah adalah
berapa kalikah perusahaan membeli material pada satu periode produksi.
Menurutmu, mengapa demikian ?
2. Tuan Mughny adalah seorang pengusaha yang ingin membeli sebuah
perusahaan pembuat sepatu. Namun karena kesibukannya, beliau tidak bisa
menentukannya sendiri. Asisten pribadinya menyuguhkan data tahun 2019
dari dua perusahaan sebagai berikut:
No Variabel Perusahaan A Perusahaan B Ket
1 Harga pokok Rp. 2.050.550 Rp. 4000.110
penjualan
2 Persediaan Awal Rp. 1.980.020 Rp. 3.444.000
3 Persediaan Akhir Rp. 1.010.425 Rp. 3.000.999
Dari data tersebut, maka perusahaan manakah yang akan dibeli oleh Tuan
Mughny? Apa alasannya?
3. Departemen Perencanaan dan Pengendalian Produksi PT Syamil Hebel Lancar.
Pada akhir tahun 2018 menyampaikan informasi pada pimpinan perusahaan
sebagai berikut:
a. Persediaan awal material : Rp. 2.200.000,-
b. Pengadaan material (April 2018) : Rp. 3.300.000,-
51
PENGENDALIAN
PERSEDIAAN
PENILAIAN AKHIR BAB
c. Pengadaan material (Agustus 2018) : Rp. 4.100.000,-
d. Persediaan akhir material : Rp. 2.500.000,-
e. Upah operator produksi : Rp. 5.400.000,-
f. Upah pegawai Quality control : Rp. 2.100.000,-
Dari data tersebut, informasi apakah yang bisa kita kelola sebagai variabel
dalam menghitung perputaran persediaan ?
4. Mengapa perhitungan perputaran persediaan perusahaan manufaktur
prosesnya lebih lama jika dibandingkan dengan perusahaan perdagangan?
5. PD Kikiping adalah sebuah perusahaan penjual sepeda listrik, pada tahun
2020 mencatatkan data sebagai berikut :
a. Stok sepeda pada awal tahun 2020 : Rp. 20.000.000,-
b. Pembelian ke produsen pada Mei 2020 : Rp. 30.000.000,-
c. Stok sepeda pada akhir tahun 2020 : Rp. 10.000.000,-
Berapa banyak perputaran persediaan terjadi di PD Kikiping pada tahun
tersebut ?
6. Seandainya nanti kita berwiraswasta, misalnya membuka sebuah toko
kelontong di desa, apakah konsep rasio perputaran persediaan ini harus kita
terapkan? apa alasannya?
7. Andaikan usaha yang kita miliki berbentuk usaha jasa, seperti halnya jasa
pengiriman paket (ekspedisi), maka bagaimanakah cara menghitung rasio
perputarannya?
8. Apakah ada hubungan antara perputaran persediaan dengan kualitas produk?
9. Karyawan bagian produksi, harus benar-benar terlatih dalam penggunaan
mesin perkakas kerja sehingga mampu meminimalisasi terjadinya produk
yang cacat. Apakah hal ini akan mempengaruhi rasio perputaran?
10. Berikan pendapat/pemikiranmu salah satu langkah untuk meningkatkan rasio
perputara! dan berikan alasannya !
REFLEKSI
Setelah mempelajari materi bab ini, tentunya Anda mampu untuk
menganalisis hasil perputaran persediaan. Sebelum melangkah ke bab
selanjutnya, renungkanlah! Apakah seluruh materi pembelajaran di bab ini
sudah dikuasai? Berikan tanda centang (√) pada tabel berikut !
No Materi Sudah Belum Ket
dikuasai dikuasai
1 Pengertian perputaran persediaan
2 Perputaran persediaan perusahaan manufaktur
3 Perputaran persediaan perusahaan perdagangan
4 Perputaran persediaan yang layak
5 Analisis hasil perputaran persediaan
52
PENGENDALIAN BAB
PERSEDIAAN V
Prosedur Pengadministrasian Persediaan
BAB V Prosedur Pengadministrasian Persediaan
TUJUAN PEMBELAJARAN
Setelah mengikuti pembelajaran Bab V, peserta didik dapat:
1. Menjelaskan prosedur administrasi persediaan.
2. Menguraikan prosedur umum dan khusus administrasi persediaan.
3. Mengimplementasikan langkah-langkah pengadministrasian persediaan.
4. Membuat format-format administrasi persediaan.
5. Menyajikan administrasi sistem persediaan berdasarkan contoh kasus.
PETA KONSEP
Prosedur Pengadministrasian
Persediaan
Administrasi Administrasi Administrasi
Penerimaan Penyimpanan Pegeluaran
Barang Barang
Barang
Perusahaan Perusahaan
Perdagangan Manufaktur
KATA KUNCI
Administrasi, Diagram alir, Purchase Order, Formulir persediaan
53
PENGENDALIAN
PERSEDIAAN
PENDAHULUAN
Perhatikan gambar 5.1. Pada gambar tersebut terdapat
barang yang diterima dari belanja dengan cara online.
Tentu hal ini bukan hal yang asing bagi kita. Bahkan
saat ini, generasi milenial sangat menggandrungi
belanja dengan cara online. Tidak hanya barang-barang
fashion saja bahkan sampai makanan dan minuman pun
dipesan dengan cara online.
Fokus perhatian adalah identitas barang yang
menempel pada kemasan tersebut. Tentu kertas
tersebut tidak begitu saja tercetak atau menempel Gambar 5.1 Barang Hasil Belanja Online
pada kemasan tanpa ada arti dan proses yang dilalui Sumber : Fery. AM , 2019 (Dok. Pribadi)
sebelumnya.
Bila kita runut saat kita belanja pada salah satu toko maya, prosesnya tentu dimulai
dengan melihat galeri barang yang kita cari, lalu kita memesan dan melakukan
pembayaran.
Kemudian toko maya tersebut mengirimkna konfirmasi ke surat elektronik kita,
beserta dengan proses dan tahap pengiriman barang yang kita pesan. Hebatnya,
kita bisa melacak pesanan kita dari rumah, bahkan di meja makan hal itu bisa kita
lakukan. Sebagai konsumen tentu kita merasa tenang dan bahagia dengan layanan
semacam ini. Layanan yang menggunakan bantuan teknologi informasi, khususnya
internet, sehingga kita bisa memantau pesanan kita. Sementara dari sisi penjual
identitas yang ditempelkan pada barang tersebut merupakan hasil dari suatu prosedur
pengadministrasian persediaan barang di gudang. Dengan kata lain, setiap pesanan
baik online maupun offline harus menghasilkan suatu formulir atau suatu bukti yang
dicetak maupun ditampilkan secara digital sebagai bentuk pengadministrasian
persediaan.
Pengadministrasian persediaan merupakan objek vital yang mesti kita perhatikan.
Coba kita khayalkan, bila saja kita seorang bos pemilik sekaligus pengelola sebuah
start-up e-commerce yang sedang meroket pesanan atau penjualannya, tentu sangat
membutuhkan ketelitian dalam melayani dan menangani pesanan konsumen, bila kita
lengah dan lemah dalam pengelolaan dan pengawasan, kemungkinan terjadi salah
kirim barang sangat besar. tentu saja konsumen akan kecewa dan tidak akan belanja
lagi di toko kita.
Gambar 5.2 Praktik Kerja Lapangan
Kiri : Merapikan persediaan. Kanan : mendata persediaan.
Sumber: Feni Indrayani, S.T, 2019 (Dokumen Pribadi)
54
PENGENDALIAN
PERSEDIAAN
PENDAHULUAN
Administrasi persediaan yang baik, akan mencegah terjadinya kesalahan dalam
pengiriman barang pesanan, kehilangan barang, kerusakan dan lain sebagainya.
Bagaimanakah bentuk administrasi persediaan yang baik untuk diterapkan di
perusahaan kita? Apakah harus sama dengan perusahaan yang sudah mapan? Hal
ini pastinya menjadi pikiran kita, namun ingatlah bahwa suatu administrasi yang
baik dapat terlaksana bilamana ada sebuah prosedur yang menjadi pedoman dalam
layanan administrasi. Oleh karenanya, prosedur pengadministrasian persediaan perlu
menjadi perhatian kita, agar usaha yang kita jalankan dapat menghasilkan laba yang
sesuai harapan. Pertimbangkan pula untuk memanfaatkan kemajuan teknologi IT
untuk menunjang kegiatan administrasi persediaan.
MATERI PEMBELAJARAN
A. Pengertian Prosedur
Kita kerap kali mendengar istilah prosedur atau prosedur operasional standar.
Misalnya, saat kita mendaftar masuk di SMK sekarang, pastinya Guru/ panitia PPDB
menjelaskan prosedurnya. Bahkan diilustrasikan dengan grafis berupa video,
gambar animasi atau sekedar diagram alur dengan tanda panah (flowchart). Hal
ini menandakan bahwa prosedur dalam bidang apapun menjadi penting untuk
diketahui semua orang.
Tabel 5.1 Beberapa Simbol Diagram Alir (flowchart)
SIMBOL DIAGRAM ALIR
Simbol Arti Simbol Arti
Mulai atau berakhir Dokumen untuk
input/ output
data
Keputusan Beragai
(ya / tidak) dokumen
(1 rangkap)
Arus / aliran Kegiatan manual
Sumber : Sulindawati dan Muhammad Fathoni, 2010
Prosedur adalah serangkaian aturan yang berbentuk langkah-langkah kerja
yang harus dilakukan pada suatu kegiatan yang sifatnya mutlak dilakukan bertahap
atau tidak bisa melakukan proses selenjutnya, bila proses sebelumnya belum
55
PENGENDALIAN
PERSEDIAAN
MATERI PEMBELAJARAN
dilaksanakan. Prosedur umumnya dibuat secara ringkas, mudah dilaksanakan oleh
siapapun, terkadang hanya menggunakan simbol-simbol tertentu (flowchart),
terkadang juga dilengkapi dengan tulisan.
Administrasi adalah kegiatan tata usaha berupa catat-mencatat,
mendokumentasikan, memeriksa apakah sesuatu yang tertulis pada dokumen telah
benar-benar sama dengan data yang dimiliki. Administrasi tidak bisa dipisahkan
dari kegiatan apapun, baik di sekolah, pasar, perkantoran terlebih di dunia industri
dan perdagangan.
Persediaan yaitu sejumlah barang, baik berupa peralatan, material, produk
yang belum selesai (setengah jadi), produk yang sudah selesai dikerjakan (barang
jadi) dan alat serta bahan lainnya yang disimpan sebagai persiapan melaksanakan
kegiatan produksi maupun operasi perusahaan. Persediaan ini masuk dalam salah
satu aset kekayaan perusahaan, serta selalu dibuat dalam laporan keuangan
perusahaan.
Dari uraian-uraian di atas, menurutmu apa yang dimaksud prosedur
pengadministrasian persediaan? Silakan diskusikan dengan teman satu
kelompokmu.
B. Prosedur Pengadministrasian Persediaan
Persediaan yang dimiliki oleh suatu badan usaha seperti PT, CV, PD atau
bahkan toko kelontong di pasar rakyat, tentunya disimpan di gudang. Nah, agar
persediaan itu bisa kita kendalikan dan betul-betul bisa dipantau, tentulah mesti
ada prosedurnya, ada aturannya. Pada perusahaan manufaktur atau perusahaan
perdagangan, prosedur dibuat oleh manajer pabrik, kepala gudang atau dirancang
secara bersama-sama beberapa manajer yang terkait. Sementara jika kita nanti
berwiraswasta dengan mendirikan sendiri badan usaha kita, maka kita harus
merancang prosedurnya sendiri. Pada awalnya, mungkin sulit dan terkesan asal buat
saja, namun seiring berjalan waktu dan pengalaman, maka kita akan memperbaiki
dan dapat merancang sebuah prosedur yang mendekati akurat.
Suatu prosedur dapat dikatakan baik bilamana mendeskripsikan proses
yang sebenarnya di lapangan, mudah dalam pengawasannya dan mudah dipahami
oleh siapapun. Prosedur tiap perusahaan tentu tidak akan sama dan akan selalu
diperbarui setiap ada pengunaan teknologi baru ataupun target baru yang ingin
dicapai perusahaan. :
1. Administrasi penerimaan barang
Setiap barang yang datang, haruslah diperiksa dan dicatatkan di lembar
pengamatan atau formulir peneriman barang. Tujuannya adalah untuk
memastikan bahwa barang yang kita pesan atau yang masuk ke gudang telah
sesuai dengan persyaratan, dalam hal:
a. Jumlahnya cocok dengan yang dipesan.
b. Kondisi barang saat diterima dalam kondisi baik.
c. Spesifikasi/ sifat (merk, model, warna, ukuran, dll) sesuai.
d. Tanggal kadaluwarsa.
e. Kartu jaminan garansi.
Pada beberapa perusahaan, penerimaan barang dilakukan dengan sangat
ketat, terlebih lagi pada perusahaan yang termasuk dalam kawasan berikat,
56
PENGENDALIAN
PERSEDIAAN
MATERI PEMBELAJARAN
mereka sangat ketat sekali dalam memberlakukan prosedur peneriman barang.
Selain terkait dengan barang-barang ekspor-impor hal ini terjadi karena sangat
berkaitan erat dengan pemasukan pajak bagi negara. Di beberapa perusahaan
mungkin berbeda, karena pastinya setiap perusahaan pastilah mereka memiliki
prosedur yang berbeda pula.
Umumnya prosedur penerimaan barang, seperti berikut ini:
a. Petugas penerimaan persediaan/ gudang menerima informasi dari bagian
pembelian berupa Purchase Order (PO) atau salinan faktur pembelanjaan
dan kapan barang akan tiba.
b. Setelah armada pengangkut barang pesanan tiba, bagian penerimaan
segera memeriksa barang dan mencocokan dengan faktur pembelanjaan,
daftar pengiriman barang dari penjual serta pengecekan persyaratan
tertentu.
c. Bila cocok, bagian penerimaan mengisi formulir penerimaan barang dan
melaporkan kepada kepala gudang.
d. Bila barang yang kita terima tidak sesuai dengan faktur, Purchase Order
ataupun persyaratan, maka harus segera dilaporkan kepada kepala gudang
untuk ditindak lanjuti.
e. Bila barang yang diterima tepat sesuai persyaratan dan cocok dengan
faktur pembelian, maka barang dimasukkan ke gudang penyimpanan.
f. Pisahkan barang yang datang pada hari yang berbeda. Tujuan untuk
memudahkan pelacakan atau menghitung harga pokok penjualan.
PT. ZAKIYAA JAYA SENTOSA
Jasa konstruksi, pembangunan gedung, desain dan renovasi rumah
Jl. Camat Enjan No. 09 Kecamatan Cileungsi – Kab. Bogor Telp. 021 – 82300000
www.zayasena.co.id e-mail : [email protected]
====================================================================
LAPORAN PENERIMAAN BARANG
Nomor : .............................................
Tanggal penerimaan : .................. Moda angkutan : .....................
Nomor faktur : .................. No. Polisi : ......................
Asal barang dari : ................... Juru Kemudi : ...................
Telah diterima barang-barang seperti tersebut di bawah ini :
No Nama Barang Jumlah Keterangan
Kepala Gudang Cileungsi, ......................
___________________ Petugas,
________________
Gambar 5.3 Contoh Format Laporan Penerimaan Barang
Sumber : M. Fery. AM, S.T, 2018 (Dokumen Pribadi)
57
PENGENDALIAN
PERSEDIAAN
MATERI PEMBELAJARAN
Gambar 5.4 Diagram Alir Penerimaan Barang
Sumber: M. Fery. AM, S.T, 2018 (Dokumen Pribadi)
58
PENGENDALIAN
PERSEDIAAN
MATERI PEMBELAJARAN
2. Administrasi Penyimpanan Barang
Seorang kepala gudang, memegang kendali atas tiga regu kerja, yaitu
bagian penerimaan barang, bagian penyimpanan dan bagian pengeluaran atau
pengiriman barang. Setiap bagian memiliki pemimpin yang bertanggung jawab
kepada kepala gudang.
Seluruh pekerja di bagian gudang harus benar-benar teliti dan bekerja
sesuai prosedur, jangan sampai penyimpanan barang tidak teratur, rusak atau
hilang karena pencurian. Bagian penyimpanan akan berkaitan erat dengan
penghitungan harga pokok penjualan.
Tujuan dibentuknya bagian penerimaan dan penyimpanan barang yaitu
guna memverifikasi barang yang diterima dari suplayer dan melindungi barang
agar tidak hilang atau dicuri.
Di bawah ini beberapa ancaman dan prosedur pengelolaan yang berhubungan
dengan bagian penerimaan dan penyimpanan.
a. Penerimaan barang yang tidak dipesan.
Penerimaan barang yang tak dipesan menjadikan kita mesti mengeluarkan
ongkos yang berkaitan dengan penyimpanan dan pengembalian barang ke
suplayer.
b. Kesalahan penghitungan barang yang diterima.
Perhitungan tepat jumlah barang diterima merupakan hal vital pada
pendokumentasian persediaan.
c. Pencurian Barang.
Kehilangan bisa dicegah dengan menjalankan prosedur-prosedur berikut :
1) Barang harus disimpan pada lokasi yang aman dan akses ke lokasi
dibatasi.
2) Pergeakan barang antarbagian di perusahaan harus didokumentasikan.
Contoh: Departemen penerimaan serta departemen penyimpanan
mesti mengetahui adanya pergerakan barang dari lokasi penerimaan
ke gudang.
Prosedur penyimpanan barang umumnya adalah sebagai berikut:
a. Saat barang datang, staf gudang bersama-sama staf penerimaan memeriksa
kesesuaian barang.
b. Jika sudah sesuai prosedur penerimaan barang, maka staf penerimaan
menyerah terimakan barang kepada staf gudang.
c. Lakukan pencatatan pada form laporan penerimaan barang.
d. Setiap barang persediaan yang keluar, dicatat dengan teliti.
e. Lakukan pemeriksaan persediaan secara berkala misalnya tiap akhir minggu
atau akhir bulan (stock opname).
59
PENGENDALIAN
PERSEDIAAN
MATERI PEMBELAJARAN
PT. ZAKIYAA JAYA SENTOSA
Jasa konstruksi, pembangunan gedung, desain dan renovasi rumah
Jl. Camat Enjan No. 09 Kecamatan Cileungsi – Kab. Bogor Telp. 021 – 82300000
www.zayasena.co.id e-mail : [email protected]
=============================================================
=======
KARTU GUDANG
Nomor : ...............................
Nama Barang : ............................. Suplayer : ......................
Spesifikasi : ...............................
: ...............................
Diterima Dipakai / Dikirimkan Saldo
Jumlah Keterangan
Tanggal No. Jumlah Tanggal No. Jumlah
Bukti Bukti
Kepala Gudang Cileungsi, ..................
Petugas,
_________________________ ____________________
Gambar 5.5 Contoh Format Kartu Gudang
Sumber : M. Fery. AM, S.T, 2018 (Dokumen Pribadi)
3. Administrasi Pengiriman Barang
Jika usaha yang akan kamu geluti adalah jasa usaha pengiriman barang
(ekspedisi), maka kesiapan dokumen pengiriman menjadi hal yang wajib dipenuhi
agar barang dapat tersampaikan kepada pembeli dengan cepat, tepat dan tidak
ada kerusakan karena perlakuan pekerja kita.
Keberadaan dokumen pengiriman barang, terlepas berbentuk cetak
maupun dalam bentuk elektronik, merupakan titik awal melaksanakan pekerjaan
pada bagian pengeluaran barang di gudang. Petugas pengantar pada perusahaan
jasa ekspedisi juga sangat berpegang kepada dokumen pengiriman barang.
Dokumen pengiriman di era milenial ini, tidak hanya menjadi hak veto
penjual dan pengirim saja. Bahkan dengan memanfaatkan teknologi internet dan
media sosial, pembeli pun menerima dokumen proses pengiriman barang sampai
dengan nomor resi pengirimannya. Konsumen dapat melacak barang pesanan
mereka sudah berada dimana berdasakan dokumen pengiriman barang digital.
60
PENGENDALIAN
PERSEDIAAN
MATERI PEMBELAJARAN
Gambar 5.6 Web untuk Melacak Pengiriman Barang
Sumber : https://www.posindonesia.co.id/id/tracking
4. Administrasi Pengeluaran Barang Perusahaan Perdagangan
Gudang persediaan pada perusahaan perdagangan tentu ditujukan untuk
menyimpan barang yang dibeli dari produsen untuk didistribusikan ke konsumen.
Pengeluaran barang yang dilakukan, akan berkaitan langsung dengan bagian
pemasaran, bagian akuntasi/ keuangan dan bagian transportasi atau perusahaan
jasa pengiriman barang.
Prosedur pengeluaran barang pada perusahaan perdagangan, umumnya
seperti berikut:
61
PENGENDALIAN
PERSEDIAAN
MATERI PEMBELAJARAN
Gambar 5.7 Alur Pengeluaran Barang Perusahaan Perdagangan
Sumber : M. Fery. AM, S.T, 2018 (Dokumen Pribadi)
62
PENGENDALIAN
PERSEDIAAN
MATERI PEMBELAJARAN
a. Kepala gudang salinan Purchase Order pembeli dari bagian penjualan.
b. Staf gudang memeriksa stok barang dan menyiapkan barang sesuai PO.
c. Mendata perubahan persedian barang.
d. Kepala gudang mengonfirmasikan ke bagian penjualan bahwa barang siap
dikirim.
e. Kepala gudang bersama bagian penjualan menerbitkan surat jalan.
Gambar 5.8 Contoh Surat Jalan
Sumber : M. Fery. AM, S.T, 2018 (Dokumen Pribadi)
5. Administrasi Pengeluaran Barang Perusahaan Manufaktur
Untuk perusahaan manufaktur, barang persediaan biasanya disebut
sebagai bahan baku. Bentuknya bisa bahan baku mentah misalnya besi plat
untuk perusahaan karoseri bus ataupun dapat berupa mur/ baut sebagai bahan
pembantu. Persediaan yang dimiliki digunakan untuk memenuhi kebutuhan
produksi perusahaan.
Prosedur pengeluaran persediaan yang harus dilaksanakan oleh staf
gudang, dalam hal ini staf pengeluaran barang pada umumnya sebagai berikut:
a. Memeriksa form permintaan barang dari kepala produksi.
b. Mempersiapkan barang yang diminta.
c. Staf pengeluaran dan kepala gudang menandatangani form permintaan
barang.
d. Menyerahkan barang kepada staf produksi/ kepala produksi.
e. Mencatat perubahan persediaan pada kartu gudang atau form persediaan.
63
PENGENDALIAN
PERSEDIAAN
LEMBAR PRAKTIKUM
Dengan menggunakan Ms. Excel, buatlah formulir-formulir:
1. Laporan peneriman
2. Kartu gudang
3. Surat jalan
Kemudian isilah formulir-formulir tersebut dengan data sembarang.
Gunakan rumus Ms. Excel untuk menghitung jumlah pada tiap formulir.
CAKRAWALA
Aplikasi Persediaan
Setiap langkah, baik penerimaan
barang, penyimpanan dan pengeluaran
barang, harus mengisi formulir
tersendiri. Bila bisnis yang kita miliki
masih berskala kecil, maka administrasi
seperti itu dapat dengan mudah kita
laksanakan, namun jika bisnis kita sudah
besar, maka kita harus menggunakan
bantuan aplikasi dan teknologi jaringan
komputer.
Gambar 5.9 Contoh Aplikas Pengelola Persediaan
Sumber : https://www.datavtech.com/a-brief-history-of-
erp-software
JELAJAH INTERNET
Banyak perangkat lunak atau aplikasi yang digunakan untuk memudahkan
para manajer di perusahaan dalam mengelola administrasi persediaan. Mulai dari
yang berbayar sampai yang gratis, tampilan grafis dan databasenya pun bermacam-
macam. Namun, sebelum menggunakan aplikasi yang otomatis, sebaiknya kamu
menguasai dan pahami dulu cara-cara manual, sehingga dengan demikian saat
menggunakan aplikasi yang otomatis, kita dapat mengetahui bilamana ada
kesalahan atau kejanggalan pada aplikasi tersebut.
Beberapa perusahaan kecil dan perusahaan menengah, mengembangkan
sendiri aplikasi persediaannya, bahkan mereka masih menggunakan Ms. Excel
dalam pelaksanaannya. Selain hemat, mudah dioperasikan juga sesuai dengan
kebutuhan dan level perusahaan mereka.
64
PENGENDALIAN
PERSEDIAAN
JELAJAH INTERNET
Untuk mengetahui contoh aplikasi persediaan dengan
Ms. Excel dan dengan aplikasi yang kekinian, kunjungi laman
https://rederp.co.id/stock-opname/ atau silahkan scan
barcode berikut :
RANGKUMAN
1. Pengadministrasian persediaan terkait erat dengan bagian gudang sebagai
penyimpanan persediaan.
2. Persediaan bisa berupa barang jadi untuk perusahaan perdagangan.
Sedangakan pada perusahaan manufaktur umumnya berupa material, barang
pelengkap (misal; mur, baut) atau produk setengah jadi.
3. Administrasi di gudang persediaan, terdiri dari tiga unit, yaitu unit penerimaan,
unit penyimpanan dan unit pengeluaran.
4. Unit penyimpanan berkaitan erat dengan harga pokok penjualan.
5. Format yang digunakan dibagian penerimaan adalah laporan penerimaan
barang.
6. Format yang digunakan di bagian penyimpanan adalah kartu stok atau kartu
gudang.
7. Format yang digunakan di bagian pengeluaran adalah surat jalan.
8. Jika bagian produksi ingin mengambil material dari gudang maka harus
membuat bon kebutuhan barang atau form pengambilan barang.
9. Prosedur dan administrasi persediaan tiap perusahaan berbeda-beda.
TUGAS MANDIRI
Untuk lebih memahami materi dan mengalami prosedur administrasi
persediaan, maka lakukanlah aktivitas berikut:
1. Bentuklah kelompok kerja di kelasmu. Tiap kelompok minimal beranggotakan 3
orang dan maksimal 4 orang!
2. Carilah seseorang di sekitar tempat tinggalmu yang bekerja atau pernah bekerja
di bagian PPIC atau pergudangan!
3. Sampaikan kepada orang tersebut bahwa kamu ada tugas pengendalian
persediaan dan butuh bimbingan dari orang berpengalaman seperti beliau!
4. Lakukan wawancara dengan sopan dan santai. Intinya adalah kita mengetahui
bagaimana administrasi persediaan di tempat mereka, juga apakah formulir-
formulir yang kita pelajari digunakan oleh perusahaan!
5. Dokumentasikan setiap langkah yang kamu lakukan!
6. Pertemuan selanjutnya, presentasikanlah di depan kelas!
65
PENGENDALIAN
PERSEDIAAN
PENILAIAN AKHIR BAB
Berikan solusi untuk persoalan-persoalan berikut!
1. Prosedur penerimaan barang PT Gandoang, Tbk yakni:
a. Material sampai di gudang, lalu diterima oleh staf penerimaan barang.
b. Staf mencocokan Purchase order dengan barang yang tiba.
c. Mengisi formulir pemeriksaan barang
d. Bilamana barang tak sesuai PO, maka laporkan ke bagian pembelian untuk
dikembalikan (retur) ke penjual.
e. Jika barang sesuai, maka bongkar muat dan simpan di gudang.
f. Buat laporan penerimaan barang.
Buatkan diagram alir penerimaan persediaan sesuai prosedur di atas!
2. Bilamana bahan baku yang kita pesan berupa papan berdimensi 220 cm x 22
cm x 4 cm sebanyak 500 lembar telah tiba dengan diangkut sebuah truk, maka
saat akan mencocokan spesifikasi barang yang kita pesan, apakah akan kita
harus memeriksanya satu persatu? Bagaimana pendapatmu?
3. Perhatikan data persediaan yang masuk di gudang berikut:
a. Tanggal 10 Maret 2019 tiba pelat besi sebanyak 1000 lembar dengan
total harga pembelian Rp. 10.000.000,-.
b. Tanggal 20 Maret 2019 tiba pelat besi sebanyak 1500 lembar dengan
total harga pembelian Rp. 11.000.000,-.
c. Tanggal 30 Maret 2019 tiba pelat besi sebanyak 1400 lembar dengan
total harga pembelian Rp. 10.800.000,-.
Dari data, bolehkah penyimpanan pelat besi tersebut kita satukan ? Berikan
alasannya!
4. Kadang kala, kita mendengar bahwa sebuah perusahaan mengalami kerugian
karena kehilangan bahan baku atau stok barang persediaan. Menurutmu,
mungkinkah hal ini terjadi? Kira-kira apakah ada kesalahan prosedur?
5. Saat barang pesanan tiba, apakah yang melakukan pengecekan hanya staf
penerimaan saja? bagaimana peranan staf penyimpanan dan staf pengeluaran
barang?
REFLEKSI
Setelah mempelajari materi bab ini, tentunya Anda mampu untuk menganalisis
hasil perputaran persediaan. Sebelum melangkah ke bab selanjutnya, renungkanlah
! Apakah seluruh materi pembelajaran di bab ini sudah dikuasai? Berikan tanda
centang (√) pada tabel berikut !
No Materi Sudah Belum Keterangan
dikuasai dikuasai
1 Administrasi penerimaan barang
2 Aministrasi penyimpanan barang
3 Administrasi pengeluaran barang
66
PENGENDALIAN
PERSEDIAAN
PENILAIAN AKHIR SEMESTER GASAL PENILAIAN AKHIR
SEMESTER GASAL
A. PILIHAN GANDA
Pilihlah jawaban yang tepat !
1. Aktivitas logistik berupa penyediaan barang guna memenuhi tingkat pelayanan
tertentu adalah…
a. Procurement
b. Reverse logistics
c. Order processing
d. Inventory management
e. Requirements
2. Untuk mengurangi waktu yang dilibatkan dalam proses negosiasi dengan
supplier dapat digunakan…
a. Kondefikasi
b. Standarisasi
c. Holding cost
d. Diskon kuantity
e. Demand Planning
3. Suatu metode yang menetapkan bahwa barang yang masuk terakhir dianggap
yang dikeluarkan lebih dahulu adalah metode...
a. LIFO
b. FIFO
c. Rata-rata tertimbang
d. Rata-rata sederhanan
e. Identitas khusus
4. Selisih antara jumlah barang yang tersedia dengan titik pemesanan disebut....
a. Titik pemesanan
b. Jumlah yang dipesan
c. Perputaran persediaan
d. Stok cadangan
e. Ketersediaan produk
5. Catatan akuntansi yang merupakan rincian jumlah persediaan dalam gudang
disebut....
a. Barang
b. Kartu persediaan
c. Penjualan
d. Perhitungan barang
e. Pembelian
6. Perhatikan soal berikut!
Penjualan Rp10.000.000
Pembelian Rp 6.000.000
Biaya angkut Rp 1.000.000
Biaya gaji Rp 4.000.000
Dengan melihat data tersebut, perusahaan menggunakan metode persediaan ....
a. Perpetual
b. Multi step
c. Retail
d. Fisik/periodic
e. Rata-rata
67
PENGENDALIAN
PERSEDIAAN
PENILAIAN AKHIR
SEMESTER GASAL
7. Persediaan biasanya disimpan di dalam ....
a. gudang
b. ruang pameran
c. lobby kantor
d. di luar pabrik
e. semua jawaban salah
8. Kebijakan persediaan untuk pencatatan keluar masuk barang harus tercatat
secara ....
a. Sewaktu ada pemeriksaan
b. Waktu berjalan (real time)
c. Setiap minggu
d. Setiap bulan
e. Setiap hari
9. Metode penentuan jumlah optimal yang menekankan pada pemesanan yang
paling ekonomis disebut…
a. EOQ
b. EPQ
c. ReOrder point
d. Safety stock
e. Released orders
10. Berikut ini adalah langkah-langkah untuk mencapai strategi yang tepat terkait
dengan kemampuan rantai pasok dalam memenuhi kepuasan pelanggan,
kecuali....
a. Pencapaian strategi yang tepat
b. Memahami kemampuan rantai pasok
c. Memenuhi tingkat pelayanan yang tinggi
d. Memahami pelanggan dan ketidakpastian dari rantai pasok
e. Memaksimalkan persediaan suapaya biaya rendah
11. Dokumen transaksi yang lengkap harus selalu ada di setiap kejadian transaksi
dengan tujuan memudahkan dalam proses ....
a. Pencatatan persediaan barang saat barang masuk
b. Tindakan penyesuaian di pembukuan
c. Pembukuan dan laporan keuangan
12. Diketahui permintaan rata-rata jarum suntik per tahun PT Alfath adalah 3.000
unit, biaya pemesanan adalah sebesar Rp. 300.000,00 per pemesanan, dan
biaya penyimpanan per unit per tahun adalah sebesar Rp. 10.000,00. Pembelian
optimal untuk tiap kali pemesanan adalah...
a. 300 unit
b. 325 unit
c. 424 unit
d. 450 unit
e. 475 unit
13. Dengan menggunakan metode ini nilai persediaan akhir akan menghasilkan nilai
antara nilai persediaan metode FIFO dan nilai persediaan LIFO…
a. FOB Destination Point
b. FIFO
68
PENGENDALIAN
PERSEDIAAN
PENILAIAN AKHIR
SEMESTER GASAL
c. Average
d. LIFO
e. FOB Shipping Point
14. Sistem pencatatan persediaan yang harus melakukan pengecekan fisik terhadap
persediaan (stock opname of inventories) dengan cara mengukur dan menghitung
berapa jumlah barang yang ada di gudang
a. FIFO
b. LIFO
c. Periodik
d. Identifikasi khusus
e. perpetual
15. Jangka waktu yang dibutuhkan sejak permintaan barang / material sampai
diterima siap untuk digunakan adalah …
a. Safety stock
b. Level stock
c. Status stock
d. Leadtime
e. Saldo stock
16. Rasio yang menunjukkan berapa kali jumlah barang sediaan diganti dalam satu
tahun adalah ....
a. Harga pokok produksi
b. Perputaran persediaan
c. Persediaan awal
d. Persediaan akhir
e. Perputaran modal
17. Semakin tinggi angka ratio perputaran persediaan, maka ....
a. Semakin kecil laba
b. Semakin besar laba
c. Semakin banyak pekerja
d. Semakin sedikit pekerja
e. Semakin tinggi biaya
18. Melakukan penghitungan fisik persediaan barang di gudang pada tiap akhir
periode disebut ....
a. Evaluasi
b. Pemeriksaan barang
c. Stock out
d. Pemeriksaan
e. Stock opname
19. Bila pada gudang dengan pendingin (cold storage), maka alat bantu pengawasan
yang tepat adalah....
a. Termometer
b. Alat pemindai (scanner)
c. Lampu penerangan
d. Pengukur kebisingan
e. Alat pelindung diri
69
PENGENDALIAN
PERSEDIAAN
PENILAIAN AKHIR
SEMESTER GASAL
20. Dengan membuat struktur oraganisasi pegawai gudang, maka akan jelas....
a. Siapa bertanggungjawab kepada siapa
b. Siapa saja staf produksi
c. Siapa saja staf penjualan
d. Siapa saja yang bertanggungjawab di pabrik
e. Siapa yang bekerja
B. ESSAY
Kerjakan soal-soal di bawah ini dengan baik dan benar !
1. Apa yang dimaksud dengan reorder point?
2. Apa yang dimaksud dengan safety stock? Jelaskan!
3. PT XYZ melakukan perlakuan (pembelian, penjualan) persediaan pada tahun
2018 adalah sebagai berikut
Tanggal Keterangan Kuantitas Harga
2 Januari Persediaan awal 200 unit Rp 9000
10 Maret Pembelian 300 unit Rp 10000
5 April Penjualan 200 unit Rp 15000
7 Mei Penjualan 100 unit Rp 15000
21 September Pembelian 400 unit Rp 11000
18 November Pembelian 100 unit Rp 12000
20 November Penjualan 200 unit Rp 17000
10 Desember Penjualan 200 unit Rp 18000
Diminta :
Hitung nilai persediaan terakhir sistem perpetual dengan metode FIFO, LIFO, dan
Average!
4. Jika Bank Syariah akan memberikan pinjaman dengan imbal bagi hasil kepada
salah satu dari perusahaan berikut :
a. PT Bebenah Bae, produsen alat-alat rumah tangga dengan ratio perputaran
persediaan sebanyak 5,5 kali pertahun.
b. PT Boeing-boeing Zet. Produsen pesawat Airbus kapasitas 100 penumpang
dengan ratio perputaran persediaan sebanyak 2 kali per tahun.
Dari data yang disajikan, menurutmu perusahaan manakah yang akan diberikan
pinjaman ? Berikan analisis alasannya!
5. Buatlah sebuah diagram alir prosedur pengawasan persediaan pada sebuah
perusahaan!
70
PENGENDALIAN BAB
PERSEDIAAN VI
Pengawasan Persediaan
BAB VI Pengawasan Persediaan
TUJUAN PEMBELAJARAN
Setelah mempelajari Bab VI, peserta didik mampu:
1. Menjelaskan tujuan pengawasan persediaan
2. Menganalisis karakteristik pengawasan yang efektif.
3. Membuat instrumen pengawasan.
4. Menyusun prosedur pengawasan persediaan sederhana.
Pengawasan Tujuan Pengawasan PETA KONSEP
Persediaan Karakteristik Pengawasan Pelaksanaan
Pengawasan
Instrumen Pengawasan
KATA KUNCI
Instrumen, Karakteristik, Prosedur, Stock Opname
71
PENGENDALIAN
PERSEDIAAN
PENDAHULUAN
Pengawasan persediaan adalah suatu upaya yang sangat penting kita
lakukan. Lancar atau tidaknya operasional perusahaan, salah satunya ditentukan
oleh pengawasan gudang atau persediaan. Kita tidak ingin produksi atau penjualan
terhambat karena tidak tersedianya barang atau bahan baku di gudang.
Kegiatan pengawasan tidak hanya difokuskan pada pencegahan kehilangan
dan kerusakan barang saja, namun juga pada ketersediaan dan umur barang atau
bahan baku yang kita miliki.
Semakin besar perusahaan, maka semakin rumit pula pengawasan persediaannya.
Bahkan saat ini, penggunaan perangkat lunak dan peralatan pengawas elektronik,
seperti kamera, sensor alarm kerap digunakan untuk menjaga aset persediaan. tentu
dibutuhkan prosedur dan teknis pelaksanaan yang baik agar pengawasan persediaan
menjadi efektif dan efisien. Penggunaan teknik-teknik pengelolaan persediaan seperti
FIFO, LIFO atau metode ABC, juga bisa saja menjadi salah satu yang efektif.
Gambar 6.1 Cctv Pengawas Gudang
Sumber : CCTV-camera.com.sg
MATERI PEMBELAJARAN
A. Pengertian Pengawasan
Pengawasan adalah aktivitas yang kita lakukan dengan cara mengamati
dengan cara memperhatikan dan mendengarkan satu atau beberapa kegiatan yang
sedang berjalan. Teknisnya misalkan mengawasi karyawan yang sedang bekerja,
dengan tujuan mereka tidak mangkir dan tetap bekerja dengan baik dan mampu
mencapai target kerja.
Persediaan merupakan aset kekayaan perusahaan yang disimpan di gudang
dalam bentuk material sebagai asupan kegiatan produksi, barang-barang masih
dalam pengolahan dan produk jadi yang disimpan untuk dijual. Persediaan
merupakan hal yang utama dalam suatu bentuk usaha manufaktur dan perdagangan.
Pengawasan persediaan yaitu suatu aktivitas yang ditujukan agar perusahaan
tidak mengalami kehabisan stok bahan baku, keterlambatan pengiriman,
keterlambatan produksi, kehilangan, atau ada stok barang yang rusak maupun
kadaluwarsa.
72
PENGENDALIAN
PERSEDIAAN
MATERI PEMBELAJARAN
B. Tujuan Pengawasan Persediaan
Sepanjang perusahaan yang kita dirikan masih melakukan proses
produksi atau operasi, maka dibutuhkan suplai material untuk kelangsungannya.
Kecenderungan para pengusaha kecil sampai pengusaha menengah adalah meraih
keuntungan yang tinggi tanpa memikirkan persediaan untuk suplai material
produksi ataupun stok dagangan mereka. Tak heran, terkadang saat kita hendak
membeli atau memesan suatu barang di pasar tradisional maupun di pasar daring,
barang tidak tersedia. Hal ini tentu membuat pembeli enggan berbelanja kembali.
Pada perusahaan yang membuat produk (industri manufaktur), hal ini juga
berlaku, walaupun mereka tidak melakukan penjualan secara langsung kepada
masyarakat umum, akan tetapi ujung dari kegiatan produksi mereka adalah
penjualan. Makin tinggi penjualan, maka kegiatan produksi pun akan berlanjut
dan bertambah jam kerjanya. Tetapi bila saja persediaan material di gudangnya
menipis atau bahkan habis, maka pastilah kegiatan produksi terhenti, karyawan
menganggur, order agen dan disributor tidak terpenuhi, maka perusahaan
manufaktur tersebut dipastikan menanggung kerugian yang luar biasa besarnya.
Gambar 6.2 Presiden Jokowi Melakukan Sidak di Gudang Bulog
Sumber : http://bumn.go.id/bulog/berita/1-Perum-Bulog-Klaim-Terapkan-Pengelolaan-Beras-dengan-Baik
Pengawasan persediaan lekat kaitannya dengan istilah gudang atau
pergudangan. Mengapa demikian? Hal ini dikarenakan bahwa material atau barang
persediaan yang dalam jumlah besar, pastilah disimpan di gudang, walaupun
hanya sebuah toko kelontong, pastinya memiliki gudang. Lain halnya jika kita baru
merintis usaha produksi ataupun penjualan, misalnya usaha produksi kue skala
kecil, terkadang, bahan baku pembuatan kue kita simpan di tempat yang sama
dengan tempat kegiatan membuat adonan kue.
Setiap kegiatan yang kita lakukan tentu memiliki tujuan yang sudah
direncanakan. Demikian halnya dengan pengawasan persediaan. Kegiatan ini
memiliki tujuan yang mungkin saja berbeda tingkat kepentingannya di setiap
gudang penyimpanan. Misalkan gudang/area penyimpanan pasir pada usaha
penjualan bahan bangunan, tentu memilki tujuan pengawasan yang berbeda
dengan gudang penyimpanan persediaan bahan-bahan kimia dan amunisi militer.
Secara umum tujuan dari pengawasan persediaan yakni:
73
PENGENDALIAN
PERSEDIAAN
MATERI PEMBELAJARAN
1. Memastikan ketersediaan material untuk kegiatan produksi.
2. Memastikan ketersediaan produk untuk penjualan.
3. Menghindari pemborosan biaya pemesan persediaan.
4. Menghindari pemborosan biaya penyimpanan.
5. Mencegah melonjaknya harga material dipasaran.
6. Mencegah kerusakan material.
7. Mencegah terjadinya kehilangan.
8. Mencegah persediaan kadaluwarsa.
9. Meningkatkan nilai aset perusahaan.
10. Untuk meraih sertifikasi/ standardisasi.
Ketersediaan material dan produk untuk produksi dan penjualan sangat
menentukan kelangsungan hidup perusahaan. Karena tanpa kedua hal tersebut,
perusahaan tak bisa beoperasi. Hal ini merupakan tangung jawab yang berat dari
seorang manajer pabrik atau orang yang ditunjuk sebagai penanggung jawab
kegiatan persediaan dan produksi. Ia harus bisa memastikan stok persediaan pada
tempat dan saat yang tepat guna menghindari waktu kerja menganggur.
Beberapa perusahaan mungkin tidak memiliki lahan yang luas untuk
kegiatan operasional atau produksinya, sehingga tidak aneh bila dekade ini banyak
dibangun kawasan pergudangan (Werehause Estate). Terlebih perusahaan yang
membutuhkan gudang dengan sistem pendinginan untuk produk-produk berupa
obat-obatan dan makanan. Maka untuk menekan biaya penyimpanan berupa sewa
gudang dan penggunaan fasilitas, diperlukan pengawasan persediaan yang hemat
dan cermat.
C. Pengawasan Persediaan yang Efektif
Pengawasan persediaan yang efektif tentu menjadi idaman seluruh pemilik
usaha. Dengan pengawasan yang efektif, maka kehilangan, kerusakan, kadaluwarsa
dan kekosongan persediaan dapat diantisipasi atau bahkan dibuat nol. Hal ini tidak
bisa serta merta terjadi, tapi harus direncanakan dari awal.
Pengawasan yang baik haruslah terencana sejak saat awal didirikannya
rencana usaha, ataupun saat pembangunan gudang dan fasilitas produksi.
Disitu perancangan tata letak menempatkan fasilitas dan ruangan-ruangan yang
akan digunakan untuk kegiatan perusahaan. Lalu memperhitungkan hubungan
antarruang, arus keluar masuk barang, arus keluar masuk dokumen dan karyawan.
Kemudian juga dengan penempatan alat atau mesin-mesin produksi, turut
diperhitungkan dan didesain supaya tidak menghambat penanganan atau
perpindahan material. Gambar 6.3 memperlihatkan perancangan tata letak
ruangan penyimpanan dan lainnya.
Selain kedua hal di atas, supaya pengawasan dapat berjalan efektif, perlu
juga dipikirkan:
1. Poin apa saja yang perlu diawasi.
2. Siapa pengawasnya dan siapa yang diawasi.
3. Bagaimana cara pelaksanaannya.
4. Alat bantu apa yang akan digunakan.
5. Bila ada penyimpangan, bagaimana dan kepada siapa pengawas melapor.
6. Bagaimana tindak lanjut yang akan dilakukan
74
PENGENDALIAN
PERSEDIAAN
MATERI PEMBELAJARAN
Gambar 6.3 Peta Rancangan Tata Letak Pabrik dan Fasilitas
Sumber : M. Ilham Ramadhan, dkk, 2018
D. Karakteristik Pengawasan yang Efektif
Setiap perusahaan harus mengupayakan pengawasan yang efektif, agar
persediaan yang dimiliki dapat dimanfaatkan secara optimal dan tidak terjadi
kondisi yang merugikan. Diantara karakteristik pengawasan yang efektif, yaitu:
1. Memiliki prosedur yang jelas
2. Akurat
3. Tepat waktu
4. Tepat pada titik strategis
5. Obyektif dan menyeluruh
6. Efisien
7. Fleksibel
8. Terkoordinasi.
E. Instrumen Pengawasan Persediaan
Kegiatan pengawasan secara teknis terdiri dari pengamatan dan penelitian.
Pengamatan maksudnya mengamati persediaan, sedangkan penelitian maksudnya
meneliti mengapa suatu masalah pada bagian persediaan bisa terjadi.
Saat melaksanakan pengawasan, tentu kita butuh instrumen sebagai alat bantu
kegiatan. Instrumen yang dapat digunakan diantaranya adalah:
1. Kamera CCTV.
2. Termometer untuk mengukur suhu ruangan gudang.
3. Bukti pemesanan barang dan faktur penjualan.
4. Formulir laporan peneriman barang.
5. Formulir laporan pengeluaran barang/ surat jalan.
6. Bon permintaan barang
7. Kartu persediaan
8. Formulir stock opname
F. Prosedur Pengawasan Persediaan
Setiap kegiatan yang dilakukan berulang-ulang di perusahaan, perlu memiliki
prosedur yang jelas. Begitu pula dengan pengawasan persediaan.
75
PENGENDALIAN
PERSEDIAAN
MATERI PEMBELAJARAN
Kegiatan pengawasan dilakukan oleh staf, supervisor atau bahkan kepala gudang.
Prosedur yang umumnya dilakukan untuk pengawasan persediaan adalah sebagai
berikut:
1. Buat instruksi kerja (IKA) pengawasan.
2. Buat peraturan kerja bagian gudang/ persediaan.
3. Buat struktur organisasi bagian gudang/ persediaan.
4. Sosialisasikan peraturan-peraturan terkait persediaan kepada seluruh pekerja.
5. Awasi proses penerimaan barang, pastikan jumlah dan spesifikasi telah sesuai
dengan pesanan kita.
6. Awasi proses penyimpanan barang, pastikan aman dan barang yang berbeda
tanggal tidak disatukan. Perhatikan kondisi lingkungan gudang (suhu, cahaya,
kelembaban).
7. Gunakan teknik ABC, FIFO, LIFO atau teknik lainya dalam pengelolaan persediaan.
8. Awasi proses pengeluaran barang, pastikan sesuai PO atau faktur penjualan
ataupun bon permintaan barang.
9. Terapkan JIT dalam metode produksi.
10. Lakukan stock opname secara periodik, misal satu bulan 1x.
LEMBAR PRAKTIKUM
Dengan menggunakan Ms. Excel, buatlah form stock opname seperti gambar
6.4 kemudian hitunglah selisih barang dengan menggunakan rumus excel!
PD. ZAKIYAA JAYA SENTOSA
Menjual Sembako dan Perlengkapan Rumah Tangga
Jl. Camat Enjan No. 09 Kecamatan Cileungsi – Kab. Bogor Telp. 021 – 82300000
www.zayasena.co.id e-mail : [email protected]
FORM STOK OPNAME
Dilaksanakan Tanggal : 30 - 31 Desember 2019
No Kode_Barang Nama_Barang Satuan Jumlah Jumlah Selisih Ket
Tercatat Fisik
2
1 S-001 Sabun mandi Batang 20 18 0
0
2 S-002 Sabun mandi bayi Batang 18 18 0
0
3 S-003 Sabun cuci pakaian Batang 12 12 0
0
4 S-004 Sabun colek Batang 11 11 1
1
5 S-005 Sabun cuci piring Batang 5 5 1
1
6 M-001 Minyak goreng curah Botol 4 4
7 M-002 Minyak goreng murni Botol 3 3
8 M-003 Minyak goreng 2 x P Botol 4 3
9 T - 001 Tali plastik kecil Golong 3 2
10 T - 002 Tali plastik sedang Golong 4 3
11 T - 003 Tali plastik besar Golong 6 5
Gambar 6.4 Form Stok Opname dengan Excel
Sumber : M. Fery. AM, S.T, 2019 (Dok. Pribadi)
76
PENGENDALIAN
PERSEDIAAN
CAKRAWALA
Mengenal Vincent Gaspersz
Gambar 6.5 Foto Vincent Gaspersz Beliau adalah seorang ahli dengan banyak
Sumber:http://www.vincentgaspersz.com/ keahlian, terutama yang berhubungan dengan
Manajemen Sistem, Teknik Industri, Manajemen
home/ Manufaktur juga Manajemen Produksi &
Inventory, juga ahli di bidang analisis statistika.
Beliau juga ahli dibidang penerapan “Six Sigma”.
Sederet gelar Profesional dari dalam dan luar
negeri telah beliau pegang. Hasil pemikiran dan
analisis serta kemampuannya sangat dihargai
dan diterapkan di berbagai industri di dunia.
JELAJAH INTERNET
Untuk mengenal tokoh lebih dalam Prof. Dr. Vincent Gaspersz silakan
scan barcode berikut :
Terdapat banyak buku-buku pdf gratis tulisan beliau yang bisa kita unduh.
RANGKUMAN
1. Pengawasan persediaan yaitu suatu aktivitas yang ditujukan agar perusahaan
tidak mengalami kehabisan stok bahan baku, keterlambatan pengiriman,
keterlambatan produksi, kehilangan, atau ada stok barang yang rusak maupun
kadaluwarsa.
2. Karakteristik pengawasan yang efektif, yaitu :
a. Memiliki prosedur yang jelas
b. Akurat
77
PENGENDALIAN
PERSEDIAAN
RANGKUMAN
c. Tepat waktu
d. Tepat pada titik strategis
e. Obyektif dan menyeluruh
f. Efisien
g. Fleksibel
h. Terkoordinasi.
3. Stock opname adalah kegiatan mendata persediaan di gudang dengan maksud
mengetahui jumlah dan kondisi persediaan yang masih ada. Kegiatan ini
merupakan salah satu bentuk pengawasan persediaan.
TUGAS MANDIRI
Untuk lebih memahami materi dan mengalami prosedur administrasi
persediaan, maka lakukanlah aktivitas berikut!
1. Bentuklah kelompok kerja di kelasmu. Tiap kelompok minimal beranggotakan 3
orang dan maksimal 4 orang!
2. Carilah seseorang di sekitar tempat tinggal mu yang bekerja atau pernah
bekerja di minimarket atau swalayan!
3. Sampaikan kepada orang tersebut bahwa kamu ada tugas pengendalian
persediaan dan butuh bimbingan dari orang berpengalaman seperti beliau!
4. Lakukan wawancara dengan sopan dan santai. Intinya adalah kita mengetahui
bagaimana bentuk pengawasan persediaan yang mereka lakukan. Apakah stock
opname dilakukan? Dan tiap berapa minggu?
5. Dokumentasikan setiap langkah yang kamu lakukan!
6. Pertemuan selanjutnya, presentasikanlah di depan kelas!
PENILAIAN AKHIR BAB
Berikan solusi yang jitu untuk permasalahan-permasalahan berikut !
1. Setiap pekerjaan yang dilakukan, alangkah baiknya dibuatkan prosedur atau
Prosedur Operasional Standar (POS). Menurutmu mengapa perlu dibuatkan
POS?
2. Salah satu karakteristik pengawasan yang efektif adalah bawa pengawasan
harus akurat. Jelaskan maksud pernyataan tersebut!
3. Bagian persediaan/gudang berhubungan dengan bagian lainnya, misalnya
bagian keuangan/akuntansi. Menurutmu pada perihal apa terdapat hubungan
antara bagian gudang dengan bagian akuntansi? berikan ilustrasinya!
4. Menurutmu, mengapa fungsi pengawasan persediaan sangat penting dalam
organisasi perusahaan?
78
PENGENDALIAN
PERSEDIAAN
PENILAIAN AKHIR BAB
5. Jelaskan tujuan pengawasan persediaan pada perusahaan perdagangan!
6. Berikan saranmu, agar pengawasan efektif, bagaimanakah cara
melakukannya?
7. Bila hasil stock opname menunjukan ada ketidakcocokan catatan pada kartu
gudang dengan jumlah barang tersedia, maka bagaimanakah menurutmu
proses penyelesaiannya?
8. Apakah bagian pemasaran berkaitan dengan bagian penyimpanan
persediaan? berikan komentarmu!
9. Mengapa fasilitas penyimpanan persediaan perlu diperhatikan dengan baik?
10. Berikan gambaran kolom data apa sajakah yang harus diperoleh dari kegiatan
stock opname?
REFLEKSI
Setelah mempelajari materi bab ini, tentunya Anda mampu untuk
menganalisis hasil perputaran persediaan. Sebelum melangkah ke bab selanjutnya,
renungkanlah! Apakah seluruh materi pembelajaran di bab ini sudah dikuasai?
Berikan tanda centang (√) pada tabel berikut!
No Materi Sudah Belum Keterangan
dikuasai dikuasai
1 Karakteristik pengawasan persediaan
2 Instrumen pengawasan persediaan
3 Prosedur pengawasan persediaan
79
BAB PENGENDALIAN
VII PERSEDIAAN
METODE ECONOMIC ORDER QUANTITY (EOQ)
BAB VII METODE ECONOMIC ORDER QUANTITY (EOQ)
TUJUAN PEMBELAJARAN
Tujuan dari pembelajaran bab model-model pengendalian persediaan metode EOQ
sebagai berikut:
1. Peserta didik mampu memahami konsep metode EOQ dalam sistem persediaan
2. Peserta didik mengetahui asumsi-asumsi dalam EOQ
3. Peserta didik mampu menghitung dan menerapakan EOQ dalam sistem
persediaan
4. Peserta didik mengetahui hubungan antara EOQ, safety stock dan re order point
Economic OrderPETA KONSEP Harga pembelian
Quantity Pengertian EOQ Biaya pemesanan
Biaya-biaya persediaan Biaya set up
Asumsi-asumsi EOQ Biaya Penyimpanan
Model Persamaan EOQ Biaya stock out
Biaya pemesanan per tahun
Biaya penyimpanan per tahun
Biaya total per tahun
EOQ
KATA KUNCI
Economic Order Quantity (EOQ), Demand, Ordering cost/procurement cost,
Holding cost/carrying cost, Quantity discounts, Fix cost, Variable Cost, Product Cost,
Safety Stock
80
PENGENDALIAN
PERSEDIAAN
PENDAHULUAN
Perusahaan industri manufaktur
maupun perusahaan perdagangan
tidak akan lepas dari permasalahan
persediaan, meskipun pada hakikatnya
persediaan merupakan asset/modal
perusahaan yang mengganggur,
mengingat barang persediaan jika
belum digunakan (proses produksi,
pengiriman) maka dana yang terpakai
tidak dapat digunakan untuk keperluan
Gambar 7.1 Ilustrasi Persediaan perusahaan lainnya (Herjanto E, 1997).
Sumber : https://www.jurnal.id/id/product_tour
MenurutGroebnertahun1992.Persediaanmerupakansumberdaya(resource)yang
dimiliki oleh perusahaan dan disimpan untuk mengantisipasi terhadap pemenuhan
suatu permintaan. Atau dapat diartikan sebagai barang material, komponen, produk
½ jadi, dan produk jadi yang tersedia di gudang (on hand inventory) menunggu untuk
dijual ke konsumen atau digunakan untuk proses produksi.
Persediaan menjadi sangat penting karena akan menentukan besaran investasi
yang akan ditanamkan oleh perusahaan. Persediaan dalam industri manufaktur terdiri
dari: bahan mentah, barang setengah jadi, barang dalam proses (work in process), part/
komponen, bahan penolong dan barang jadi (finished goods).
Jika dilihat dari beberapa pihak-pihak terkait stakeholder masing-masing
mempunyai kebijakan maupun pertimbangan yang berbeda-beda, misalnya bagian
pemasaran (marketing) selalu menginginkan persediaan dalam level yang selalu
tinggi (maximal), agar bisa melayani kebutuhan konsumen dengan sebaik mungkin.
Kemudian bagian pembelian (purchasing) menginginkan pembelian dalam jumlah
yang besar, dengan pertimbangan harga lebih murah, mendapatkan diskon, dan biaya
pengiriman lebih rendah. Sama halnya dengan bagian produksi menginginkan jumlah
persediaan dalam level yang tinggi (maximal) agar proses produksi tidak terganggu
oleh kekurangan bahan. Sedangkan di pihak lain seperti bagian keuangan dan general
manager menginginkan jumlah persediaan yang minimum agar investasi perusahaan
dapat ditekan. Karena pada dasarnya jika barang persediaan semakin besar maka
dana investasi yang ditanam perusahaan juga semakin besar (terlalu banyak dana
menganggur), namun jika barang persediaan terlalu sedikit juga akan berpengaruh
terhadap risiko kekurangan bahan (stock out) yang bisa mengakibatkan kehilangan
keuntungan atau risiko kehilangan pelanggan (Herjanto E, 1997).
Sebagaimana penjelasan di atas, maka sistem pengendalian persediaan merupakan
serangkaian kebijakan pengendalian untuk menentukan tingkat persediaan yang
harus dijaga (safety stock), jumlah optimal barang yang harus dipesan (economic order
quantity), kapan pemesanan akan dilakukan kembali dengan melihat stok barang
di gudang dengan pertimbangan waktu tunggu serta kapasitas gudang (Herjanto E,
1997).
81
PENGENDALIAN
PERSEDIAAN
MATERI PEMBELAJARAN
A. Economic Order Quantity (EOQ)
Menurut Riyanto, (2015) EOQ adalah kepanjangan dari Economic Order
Quantity yakni jumlah pembelian optimal yang dilakukan perusahaan untuk
menekan biaya invenstasi, dengan cara menentukan jumlah barang yang optimal
untuk mendapatkan biaya yang paling minimum, namun sesuai dengan kebutuhan
perusahaan. Sedangkan menurut Kusuma, H (1999) EOQ merupakan tingkat
pemesanan yang meminimasi biaya persediaan secara keseluruan, biaya-biaya
tersebut meliputi biaya tetap maupun biaya variabel yang melekat pada sistem
persediaan, dengan tujuan agar kuantitas persediaan yang dipesan baik dan total
biaya persediaan dapat diminimalisasi selama periode perencanaan produksi.
Seluruh kegiatan di dalam sistem persediaan pastinya akan menimbulkan
biaya-biaya, baik itu yang sifatnya tetap (fix cost) dan biaya yang sifatnya berubah-
ubah (variable cost), biaya tetap yakni biaya yang tidak dipengaruhi oleh besaran
barang atau produk yang diproduksi oleh perusahaan ataupun produk yang dipesan
kepada pemasok. Misalnya biaya pemesanan (telepon, administrasi, pengiriman
dan lain-lain). Besarnya akan selalu sama meskipun jumlah barang yang dipesan
kepada pemasok berbeda-beda, yang membedakan adalah frekuensi pemesanan
yang dilakukan oleh perusahaan, semakin sering melakukan pemesanan, secara
otomatis biaya pemesanan semakin besar. Selanjutnya pada kegiatan proses
produksi, setiap pergantian job atau pekerjaan perusahaan harus men-set up
mesin, dan fasilitas produksi lainnya sesuai dengan pekerjaan atau job yang akan
dikerjakan, perusahaan juga harus membuat perencanaan, riset dan development,
menyiapkan gambar desain dan lain-lain dimana biaya-biaya tersebut akan sama
besarnya meskipun jumlah produk yang diproduksi berbeda.
Sedangkan biaya variabel adalah biaya yang dipengaruhi oleh besaran
jumlah produk yang dibuat perusahaan maupun dipesan kepada pemasok. Biaya
variabel memiliki kecenderungan yakni berbanding lurus terhadap jumlah produk
yang akan dibuat atau dipesan kepada pemasok, misalnya harga produk, jika
membeli produk dengan jumlah yang besar secara otomatis biaya yang dikeluarkan
perusahaan juga semakin besar. Kemudian biaya penanganan seperti material
handling dan penyimpanan barang semakin besar jumlah barang yang disimpan
penanganannya juga memerlukan biaya yang tinggi.
Biaya-biaya persediaan secara umum terdiri dari biaya pembelian barang,
biaya pemesanan, biaya penyiapan (set up), biaya penyimpanan serta biaya yang
timbul akibat kekurangan persediaan (Baroto T, 2002). Berikut penjelasan lebih
detailnya.
1. Harga Pembelian (Cost Of Product)
Biaya yang dikeluarkan untuk membeli barang, besarnya sesuai dengan
jumlah barang yang dibeli, yakni jumlah barang dikalikan harga satuan
pada beberapa model pengendalian harga berang tidak termasuk dalam
pertimbangan penentuan keputusan persediaan secara langsung, namun harga
barang menjadi dasar pertimbangan dalam investasi yang akan dilakukan
perusahaan, hal ini terkait dengan aktiva lancar perusahaan
82
PENGENDALIAN
PERSEDIAAN
MATERI PEMBELAJARAN
Gambar 7.2 Ilustrasi Harga Pembelian
Sumber : https://mentari.news/2017/07/hari-belanja-diskon-indonesia-gandeng-500-merek-lokal-dan-global/
2. Biaya Pemesanan (Ordering Cost/Procurement Cost)
Biaya yang dikenakan perusahaan untuk mendatangkan barang atau
membeli produk dari pemasok, melalui kegiatan pemesanan baik pemesanan
langsung maupun pemesanan tidak langsung. Biaya pemesanan tidak
dipengaruhi dengan jumlah barang yang akan dipesan, oleh karena itu biaya
ini termasuk dalam katagori biaya tetap (fix cost). Besarnya biaya pemesanan
dipengaruhi oleh beberapa hal misalnya frekuensi pemesanan, proses
pemesanan dan lain-lain yang meliputi sebagai berikut:
1) Pemrosesan pesanan (surat menyurat, plat form system, administrasi)
2) Sarana komunikasi (telepon, fax, internet, dsb)
3) Biaya dokumentasi/transaksi
4) Biaya packing atau pengepakan
5) Biaya expedisi atau pengiriman
6) Biaya pemeriksaan barang
7) Dan lain-lain
Gambar 7.3 Ilustrasi Proses Pemesanan Online
Sumber : https://mediakonsumen.com/2018/12/21/surat-pembaca/sistem-tokopedia-mengalihkan-order-saya-ke-seller-
yang-tidak-senonoh
3. Biaya Penyiapan (Set Up Cost)
Pada persediaan item barang tertentu, perusahaan melakukan proses
produksi sendiri artinya perusahaan tidak melakukan pemesanan barang kepada
pemasok. Sehingga akan timbul biaya-biaya untuk mempersiapkan kegiatan
83
PENGENDALIAN
PERSEDIAAN
MATERI PEMBELAJARAN
proses produksi. Salah satunya adalah biaya set-up, dimana biaya tersebut
termasuk dalam katagori biaya tetap (fix cost) karena tidak dipengaruhi oleh
jumlah kuantitas produk yang akan dibuat.
Biaya-biaya tersebut meliputi:
a. Biaya set-up atau menyetel mesin sebelum digunakan. Biasanya untuk
perusahaan job shop/job order dimana mesin-mesin yang digunakan
general artinya satu mesin dapat digunakan untuk berbagai macam jenis
produk, asalkan prosesnya sama misalnya mesin cutting, boring, spindle,
stamping, banding, turning dan lain-lain, jika akan mengganti job/pekerjaan
dengan tipe yang berbeda otomatis harus menyiapkan atau menyeting
mesin terlebih dahulu
b. Biaya persiapan gambar kerja, misalnya gambar 2D dan 3D, gambar
rangkaian, dan lain-lain, biasanya dilakukan oleh riset and development
perusahaan (RnD) dan engineering,
c. Biaya perencanaan, baik perencanaan tenaga kerja, perencanaan material
maupun penjadwalan yang dilakukan oleh perencana
Gambar 7.4 Ilustrasi Proses Perencanaan
Sumber : https://beritagar.id/artikel/gaya-hidup/langkah-membangun-rumah-sendiri
4. Biaya Penyimpanan (Holding Cost/Carrying Cost)
Biaya yang dikeluarkan perusahaan karena ada proses penanganan
penyimpanan terhadap barang persediaan, barang-barang yang disimpan
diantaranya barang material mentah, barang ½ jadi, barang work in process
(WIP), barang sub-assembly, komponen (spare part), dan barang jadi (finished
goods). Biaya simpan dinyatakan dalam biaya per unit/periode. Berikut ini yang
termasuk dalam katagori biaya simpan:
a. Biaya sarana dan prasarana, perusahaan harus membayar sejumlah uang
guna menyiapkan sarana dan prasarana persediaan seperti sewa gedung,
tagihan air bersih, tagihan listrik, kebersihan gudang, keamanan gudang,
sarana pendingin ruangan baik di kantor maupun di area gudang dan lain-
lain.
b. Biaya modal yang diinvestasikan ke dalam persediaan (opportunity
cost) yakni biaya kesempatan, karena mengingat barang yang disimpan
di gudang adalah asset yang tidak bergerak. Artinya perusahaan harus
84
PENGENDALIAN
PERSEDIAAN
MATERI PEMBELAJARAN
kehilangan kesempatan untuk menggunakan modal atau asset tersebut
untuk kegiatan yang lain.
c. Biaya pajak dan asuransi barang persediaan, setiap barang yang disimpan
di gudang seyogyanya harus memiiki asuransi yang berguna untuk meng-
cover jika terjadi sesuatu terhadap barang persediaan tersebut, misalnya
terjadi kebakaran, kebanjiran, perampokan, kerusakan yang disebabkan
oleh faktor lain. Sehingga perusahaan tidak rugi.
d. Biaya perawatan, meliputi seluruh kegiatan maintenance yang ada di area
gudang seperti perawatan alat material handing crane, lift, ekskalator,
forklift, hand pallet, dan lain-lain. Serta perawatan gedung dan peralatan
yang ada di kantor gudang seperti komputer, pendingin ruangan, telpon,
printer dan lain-lain.
Gambar 7.5 Ilustrasi Kegiatan Penyimpanan di Gudang
Sumber: https://www.arthanugraha.com/10-tipe-gudang-berdasarkan-karakteristik-penyimpanan/
5. Biaya kekurangan persediaan (Stock Out)
Biaya yang timbul akibat perusahaan tidak memiliki stok yang cukup saat
terjadi permintaan, bahkan sampai kehabisan stok, sehingga menimbulkan
kekecewaan dari pelanggan yang akhirnya pelanggan pindah ke perusahaan lain
yang merupakan saingannya. Pedoman menghitung biaya stock out didasarkan
hal-hal sebagai berikut:
a. Kehilangan penjualan yang berakibat kehilangan pelanggan, hal ini akan
terjadi akibat konsumen kecewa dengan pelayanan perusahaan, dimana
barang yang diminta tidak sesuai dengan yang disediakan. Baik jenis
barang maupun kuantitas barang, sehingga risiko pelanggan pindah ke
perusahaan pesaing semakin besar. Hal itu sangat merugikan perusahaan.
Kerugian dapat dihitung dari keuntungan yang hilang dari sejumlah
permintaan konsumen yang tidak terpenuhi, atau biaya ganti rugi berupa
pinalti kepada konsumen.
b. Waktu pemenuhan, jika gudang kosong selama periode tertentu, akan
mengakibatkan terhambatnya proses produksi sehingga, produktivitas
menurun serta banyak mesin yang menganggur. Waktu lamanya mesin
menganggur menyebabkan kerugian waktu dan produktivitas.
c. Biaya ekspedisi khusus, karena waktu pemenuhan yang terbatas,
sedangkan konsumen menginginkan barangnya datang tepat waktu, agar
85
PENGENDALIAN
PERSEDIAAN
MATERI PEMBELAJARAN
tidak mengecewakan pelanggan akhirnya perusahaan harus menggunakan
ekspedisi khusus misalnya ekspedisi paket kilat yang harganya lebih mahal
dari harga normal, asalkan barang terkirim tepat waktu kepada konsumen.
d. Biaya tenaga kerja lembur, untuk mengejar pemenuhan kebutuhan
pelanggan yang disebabkan kehabisan stok persediaan, perusahaan harus
menambah jam kerja di luar kerja aktif atau istilahnya kerja lembur, hal ini
dilakukan agar kebutuhan pelanggan tetap terpenuhi baik kuantitas dan
waktu pengiriman, hal ini akan menambah biaya operasional produksi.
B. Model Pengendalian Persediaan EOQ Sederhana
Berdasarkan pada keterangan biaya-biaya di atas, secara umum biaya-biaya
dapat diklasifikasikan ke dalam dua jenis, yakni biaya tetap (fix cost) dan biaya
tidak tetap (variable cost). Dengan adanya perbedaan jenis biaya tersebut maka
perbedaan jumlah unit yang akan diproduksi mengakibatkan total biaya (total cost)
menjadi berbeda pula, terutama fix cost, meskipun perusahaan membuat produk
dengan jumlah yang berbeda misalnya, 10 unit, 100 unit bahkan 1000 unit, beban
biaya fix cost cenderung sama. Namun akan berbeda jika fix cost dibebankan pada
biaya produksi per unit (“fix cost” dibagi “jumlah unit” yang diproduksi) Awalnya
biayanya tetap menjadi tidak tetap (variable cost) sesuai dengan jumlah unit yang
diproduksi. Sehingga semakin banyak jumlah unit yang dibuat total cost cinderung
semakin kecil. (Baroto. T. 2002).
Berdasarkan dasar pertimbangan biaya tetap dan biaya tidak tetap tersebut
Ford.W. Harris pada tahun 1914 mengembangkan model untuk menghitung jumlah
optimal pemesanan barang, yang memiliki biaya minimum atau yang kita kenal
dengan istilah economic order quantity EOQ.
Model Economic order quantity (EOQ) memiliki asumsi-asumsi sebagai berikut
(Baroto, 2002):
1. Besarnya permintaan terhadap suatu produk diketahui dengan pasti
Artinya permintaan barang baik kepada supplier maupun di dalam produksi
internal jumlahnya diketahui, jumlah permintaan dapat dihitung dari peramalan
atau pesanan dari konsumen.
2. Permintaan cenderung konstan selama periode persediaan
Jumlah permintaan selama periode persediaan cenderung tetap atau
fluktuatifnya mendekati nilai rata-rata.
3. Semua Item yang dipesan dikirim sesuai dengan jumlah pesanan
Jumlah pengiriman barang dari supplier dikirim sesuai dengan jumlah pesanan
yang diminta perusahaan dan dikirim sekaligus tidak bertahap, hal ini akan
berpengaruh pada biaya penyimpanan barang.
4. Lead time (waktu tunggu) pasti
Jarak waktu tunggu mulai dari proses pesan, barang diproses sampai dengan
barang pesanan sampai ke konsumen waktunya pasti tidak berubah-ubah.
Dengan kata lain barang pesanan akan dikirim sesuai dengan lead time yang
sudah disepakati di awal.
5. Semua biaya diketahui dan bersifat pasti
Artinya biaya yang berpengaruh terhadap EOQ baik biaya tetap maupun biaya
86
PENGENDALIAN
PERSEDIAAN
MATERI PEMBELAJARAN
variable sifatnya pasti dan tetap selama periode persediaan. Biaya-biaya
tersebut meliputi biaya pemesanan, biaya penyimpanan, harga barang, dan
lain-lain.
6. Kekurangan persediaan (Stock Out) tidak diizinkan
Diasumsikan selama periode persediaan tidak terjadi kekurangan persediaan,
misalnya tidak terjadi pengerjaan ulang (re-work) sehingga mengakibatkan
persediaan digunakan lebih banyak dan lebih cepat dari estimasi sebelumnya.
Atau bisa dikarenakan persediaan rusak pada saat proses penyimpanan
dikarenakan suatu hal.
7. Tidak ada diskon dalam tingkat kuantitas pemesanan
Asumsi ini hanya berlaku pada model EOQ biaya tetap, dimana besarnya diskon
dari supplier/vendor tidak diperhitungkan. Berbeda dengan model EOQ quantity
discounts yang memperhitungkan besarnya diskon dalam perhitungan EOQ
Berdasarkan asumsi-asumsi di.atas, maka grafik persediaan model ini
berbentuk seperti gergaji, lihat Gambar 7.7.
Gambar 7.6 Grafik Persediaan Model EOQ
Sumber : Pengolahan data pribadi
Berdasarkan grafik di atas pada sumbu horizontal menunjukkan periode waktu
economic order quantity, yakni periode mulai dari 1 s/d 24 (week), Sedangkan pada
sumbu vertical menunjukkan jumlah persediaan di gudang (tingkat persediaan Q
= 500 unit, rata-rata persediaan Q/2 = 250 unit). Grafik menunjukkan persediaan
berkurang dalam jumlah yang sama dari waktu ke waktu (100 unit/periode) artinya
setiap periode waktu bertambah maka persediaan berkurang sebesar 100 unit.
Kemudian jika persediaan mencapai nol, pesanan untuk lot/batch baru telah
diterima tepat waktu sesuai dengan lead time dan jumlah yang sesuai dengan
pesanan (Q = 500 unit, dengan lead time = 5 week), sehingga persediaan naik lagi
sejumlah Q, begitu seterusnya sampai periode persediaan itu berakhir (Harjanto.
E. 1997).
87
The words you are searching are inside this book. To get more targeted content, please make full-text search by clicking here.
Pengendalian Persediaan
Discover the best professional documents and content resources in AnyFlip Document Base.
Search