إعداد وتطويردليل السياسات والإجراءات الحكم الداخلى فبراير 2013
ما هو الحكم الدخلى • هو ممارسة عملية صنع القرار والقيادة داخل المنظمة بطريقة من شأنها إتاحة الفرصة أمام أعضائها للمشاركة الكاملة في صنع القرار وإدارة المنظمة. • ويطلق على نظام الحكم الداخلى جيد للمنظمة عندما يكون هذا النظام يساعد المنظمة على تعظيم فرص المشاركة فى العمل والأداء والمساهمة الفعلية فى إحداث التغيير المجتمعى.
مبادئ الحكم الداخلى الجيد • تحقيق أقصى درجة ممكنة من مشاركة أعضاء المنظمة. • الاهتمام بزيادة تمثيل القاعدة الشعبية فى عضوية المنظمة. • اعطاء مساحة أكبر من الشفافية فى التعامل، والذى يتيح وسائل المعرفة وتدفق المعلومات الخاصة بالمنظمة للمعنيين. • وضع أسس متكاملة لتحقيق مبدأ المساءلة، فيصبح القائمون على تنظيم وتفعيل أجهزة الحكم الداخلى مسئولين أمام الأعضاء والمهتمين من داخل وخارج الجمعية.
مبادئ الحكم الداخلى الجيد • تقوية مشاعر الانتماء للمنظمة من خلال اتاحة الفرصة لحرية الرأى وتكوين وجهات نظر مختلفة. • السماح بتداول السلطة وافراز مجالس ولجان منتخبة بطريقة ديمقراطية وعلى أسس صحيحة. • حرية الاتصال والتواصل مع القاعدة الشعبية للجمعية مما يتيح ممارسة حق المساءلة والمشاركة وبالتالى اتاحة الفرصة فى التمثيل داخل اجهزة الحكم.
يشتمل الحكم الداخلى على: • العضوية • الجمعية العمومية • مجلس الإدارة • لجان المنظمة المختلفة • مراقب الحسابات • حل المنظمة • البيانات الأساسية • الرؤية • الرسالة • القيم الجوهرية • الأهداف • الأنشطة
تصميم رؤية ورسالة متطلب للقيادة الإستراتيجية حيث انها : • توجه عملية صنع القرار بالمنظمة • ترفع درجة تقبل أفراد المنظمة للمهام الموكلة لهم • تعمل على إلزامهم بتنفيذ تلك المهام على أكمل وجه • تهيئ المنظمة للمستقبل
• هي طموحات المنظمة وآمالها في المستقبل والتي لا يمكن تحقيقها في ظل الموارد الحالية. كما انها طموحات المنظمة للمجتمع المستهدف وما تحلم أن يكون عليه. • رؤية المنظمة تصف الناس والمنظمات ليس كما هم الآن ولكن كما يرغبون ويتطلعون في المستقبل. الرؤية
• بيان يحدد الفكرة التي تميز المنظمة عن غيرها من المؤسسات المماثلة كما تحدد الغرض من وجود الجمعية ( ما الذي يعطي الحياة) وتضع الملامح الرئيسية للخدمات والأنشطة وفلسفتها أو منهجيتها في تبني القضايا. • فهي تصف الحاضر وتصف المنظمة اليوم وما الذي تفعله قيادة المنظمة لتحقيق وتنفيذ رؤيتها للمستقبل؟ و كيف سنمضي إلى تحقيق رؤيتنا؟. الرسالة
القيم الجوهرية للمنظمة • هو ما تؤمن به المنظمة من قيم ومبادئ وتسعى إلى تطبيقها على كافة المستويات داخل وخارج المنظمة وفى جميع تعاملاتها وهى بمثابة الدستور الاخلاقى للمنظمة • المساواة • الالتزام • الاحترام • المصداقية • الشفافية
الأهداف • الأهداف هى الأوضاع المحددة التى تسعى المنظمة لتحقيقها فى خلال فترة زمنية معينة وباستخدام استرايجيات محددة. كما يمكن أن تحدد مجالات عمل معينة.
الإستراتيجيات • بقاء الوضع علي ما هو عليه • استراتيجية النمو ْ البطيء • استراتيجية القيادة في التكاليف • استراتيجية التمايز • استراتيجية التركيز • إستراتيجية التنوع المترابط • استراتيجية التنويع غير المترابط
الفرق بين دور اجهزة الحكم الداخلى و ادوار الادارة والتطوع الجهاز الوظيفى والمتطوعين • يساعد فى أنشطة الإدارة • يساعد فى انشطة البرامج • تنفيذ السياسات المالية • التواصل مع المواطنين ومشاركتهم فى الانشطة المختلفة اجهزة الحكم • وضع السياسات والتوجهات العامة للادارة • تخطيط البرامج ووضع استراتيجيات العمل • ضمان الاستقرار المالى للجمعية • ضمان مشاركة الفئات المستهدفة والمواطنين
الأنشطة • هى الأنشطة التى سوف تقوم المنظمة بتنفيذها لتحقيق أهدافها و بما يتماشى مع رؤيتها ورسالتها.
العضوية • شروط العضوية • إجرءات العضوية • زوال ضفة العضوية • استرداد رسوم العضوية
الجمعية العمومية • الجمعية العموميه هي السلطه العليا في رسم سياسة المؤسسة ومراقبة تطبيقها وتسري قرارتها على جميع أجهزتها ولجانها وأعضائها. • هي التي تنتخب أعضاء مجلس الإدارة وتعزلهم وتقرر المسائل المصيرية للجمعية والتي لا يمتلك مجلس الإدارة التقرير في شأنها. • تتكون الجمعية العمومية من جميع الأعضاء العاملين الذين أوفوا بالالتزام المفروض عليهم وفقا أشهرعلى الأقل ً للنظام الاساسي للمؤسسة ومضت على عضويتهم ستة فيما عدا الإجتماع الأول للمؤسسة.
أدوار واختصاصات الجمعية العمومية وفقا 84 لسنة 2002 ،يجب دعوة الجمعية العمومية لاجتماع ً لقانون الجمعيات رقم عادي مرة كل سنة على الأقل خلال الأربعة أشهر التالية لانتهاء السنة المالية للجمعية، وذلك للنظر في: الميزانية والحساب الختامي تقرير مجلس الإدارة عن أعمال السنة تقرير مراقب الحسابات. ً من الذين زالت أو انتهت عضويتهم. انتخاب أعضاء مجلس الإدارة بدلا تعيين مراقب الحسابات وتحديد أتعابه. النظر في تعديل النظام الأساسي للجمعية أو حلها أو اندماجها في غيرها عزل كل أو بعض أعضاء مجلس الإدارة.
يشتمل باب الجمعية العمومية على: 8 .صدور القرارات 9 .أصحاب المصلحة 10 .إجراءات الانعقاد 11 .محاضر اجتماع الجمعية العمومية 12 .إبلاغ جهات الاختصاص 13 .سياسات إدماج النوع الاجتماعي(المرأة )في أجهزة الحكم الداخلي وزيادة مشاركتها في اتخاذ القرار. 1 .حق وطريقة الدعوة للجمعية العمومية 2 .مكان انعقاد الجمعية العمومية 3 .دعوة الجمعية العمومية واختصاصها 4 .شروط وصحة الانعقاد 5 .حقوق أعضاء الجمعية العمومية 6 .الإنابة في حضور الجمعية العمومية 7 .طريقة التصويت وتسجيل التصويت
مجلس الإدارة • يتكون مجلس الإدارة من عدد فردى ( -------) عضو تنتخبهم الجمعية العمومية من بين أعضائها . • يتولى مجلس الإدارة وضع السياسات اللازمة لإدارة شئون المنظمة • لكل مجلس إدارة إنتخاب رئيس ونائب وأمين للصندوق وأمين عام للمنظمة
أدوار ووظائف مجلس الإدارة
يشتمل باب مجلس الإدارة على 8 .اختصاصات رئيس مجلس الإدارة 9 .اختصاصات أمين الصندوق 10 .اختصاصات الأمين العام 11 .حقوق وواجبات عضو مجلس الإدارة 12 .انعقاد المجلس 13 .صدور قرارات مجلس الإدارة وتسجيل التصويت 14 .تغيير الأعضاء 1 .شروط الترشيح لعضوية لمجلس الإدارة 2 .الدعوة لانتخاب مجلس الإدارة 3 .إعلان الترشيح 4 .الاعتراض على الترشيح 5 .طريقة انتخاب مجلس الإدارة 6 .التجديد الثلثي 7 .اختصاصات مجلس الإدارة
اللجان • اللجان الدائمة اللجنة التنفيذية – لجنة البرامج – لجنة الاعلام اللجان النوعية لجان متابعة الانشطة – لجان المشتريات ....
مراقب الحسابات 1 .شروط التعيين 2 .طريقة التعيين 3 .اختصاصات مراقب الحسابات
شروط إعتماد أو تغيير دليل السياسات والإجراءات • ترتكز سلطة اعتماد وتعديل هذا الدليل في الجمعية العمومية العادية للجمعية التي تمثل الجهة الوحيدة المختصة بإصدار هذا الدليل أو الحذف منه مستقبلا أو التعديل عليه وسيقوم مجلس الإدارة أو من ينوب عنه بتنقيح هذا الدليل دوريا كلما دعت الظروف لهذا واعتماد ذلك من الجمعية العمومية العادية للجمعية كما سيقوم بنشر هذه التعديلات على جميع المستخدمين بالأجزاء المعدلة وتاريخ التعديل كما يلغى كل نص يخالف أحكام هذا الدليل ويسرى العمل بهذا الدليل اعتبارا من اليوم التالي لاعتماده من الجمعية العمومية العادية للجمعية واعتمادها من الجهة الإدارية المختصة
حل المنظمة • إذا اتضح لمجلس الأمناء / الجمعية العمومية أن المؤسسة/الجمعية أصبحت عاجزة عن تحقيق أغراضها يجوز في اجتماع غير عادي اتخاذ قرار بحل المؤسسة/الجمعية، على أن يتضمن قرار الحل تعيين مصفي أو أكثر وتحديد مدة التصفية وأتعاب المصفين. • وفي حالة عدم وجود المؤسسين يكون لمجلس الأمناء/الجمعية العمومية اتخاذ قرار الحل بأغلبية ثلثي الأعضاء، وتخطر الجهة الإدارية والإتحاد المختص بالقرار. • تؤول أموال المؤسسة في حالة حلها إلى: ( صندوق إعانة الجمعيات والمؤسسات الخاصة ) طبقا لنص المادة (45 (من القانون رقم 84 لسنة 2002.
إعداد وتطوير دليل السياسات والإجراءات إدارة الموارد البشرية فبراير 2013
إدارة الموارد البشرية تشتمل على: • لائحة الجزاءات • بطاقات الوصف الوظيفى • تنمية القدرات / التدريب • واجبات العامل والأعمال المحظورة عليه • تقارير كفاية الأداء • إنهاء الخدمة • الهيكل التنظيمى للمنظمة • أحكام عامة/ الميثاق الأخلاقى • التعيين • مواعيد العمل • الأجازات والغياب • تشغيل النساء والأطفال • الأجور والمرتبات • العلاوات والترقيات والبدلات
عناصر عملية التنظيم وادارة الموارد البشرية عملية التنظيم عملية غاية في التعقيد والصعوبة وتنقسم إلى عنصرين أساسيين: • تصميم الهيكل التنظيمي . • تشكيل وتنمية الجهازالإداري.
أولا تصميم الهيكل التنظيمى • يمثل الهيكل التنظيمي الإطار العام الذي بمقتضاه يتم رسم دور جميع أفراد المنظمة وهناك العديد من العوامل التي تحكم الهيكل التنظيمي لأي منظمة منها: • حجم المنظمة . • مركزها المالي . • طبيعة النشاط . • أهداف المنظمة . • الانتشار الجغرافي للمنظمة . • نوع التكنولوجيا المستخدمة . • البيئة الخارجية للمنظمة .
مقومات تصميم الهيكل التنظيمي تقسيم أوجه النشاط وتجميعها: • يقصد بذلك تجميع كافة الأنشطة الفرعية المتجانسة بنشاط رئيسي أساسي أوما يسمى وحدة إدارية وذلك وفقا : ً للأتي ً لطبيعة النشاط (إدارة مالية/الأفراد/المشتريات) . • التقسيم وفقا ً للعمليات (إدارة المشروعات–إدارة الخدمات) . • التقسيم وفقا • التقسيم الجغرافي (المنطقة الشمالية–المنطقة الجنوبية) . • التقسيم المركب (الجمع بين أكثر من تقسيم في آن واحد) .
الوثائق المساعدة في التنظيم الإدارى للموارد البشرية هناك مجموعة من الوثائق والأدوات الرسمية التي تساعد في بناء التنظيم وتشمل: 1 -الخرائط التنظيمية : وهي صورة للهيكل التنظيمي يوضح الأتي: • الوظائف التنفيذية والوظائف الاستشارية. • المستويات الإدارية. • نطاق الإشراف. • خطوط الاتصالات الأساسية.
الوثائق المساعد فى التنظيم الادارى للموارد البشرية 2 -دليل وصف الوظائف : يتضمن الوصف الكامل لكافة الوظائف المعتمدة في الهيكل التنظيمى ويتضمن الوصف الوظيفي النقاط التالية: • المواصفات الأساسية للوظيفة • المواصفات الأساسية لشاغل الوظيفة
الوصف الوظيفى للوظيفة • اسم الوظيفة. • ملخص عن الوظيفة. • الواجبات الأساسية للوظيفة. • سلطات ومسئوليات الوظيفة. • الرئيس المباشر. • بيئة الوظيفة. • مستوى أداء الوظيفة. • الموقع والمستوى التنظيمي للوظيفة. • العلاقة الوظيفية.
المواصفات الأساسية لشاغل الوظيفة • السمات الشخصية. • الصفات الاجتماعية. • الصفات الفسيولوجية. • مستوى ونوع التعليم. • الخبرة مجالاتها ومدتها. • المهارات المطلوبة.
قواعد التعيين وشغل الوظائف • الاعلان عن الوظائف داخل المنظمة والمنظمات الشريكة • يمكن استخدام الصحف ووسائل الاعلام الاخرى للاعلان عن الوظائف اذا ما توافرت الميزانية المناسبة لضمان الشفافية والمساواة فى الحصول على الفرص • تشكيل لجنة لفرز طلبات التقديم • تصميم نموذج الاختبار • تشكيل لجنة الاختبار واجراء المقابلات
مسوغات التعيين • طلب الوظيفة • المؤهل العلمى وشهادات الخبرة • شهادة الميلاد أو مستخرج رسمى لها • صحيفة الحالة الجنائية • شهادة المعاملة العسكرية • شهادة القيد بمكتب العمل
عقد العمل • يجب أن يتضمن عقد العمل الآتي (طبقا للمادة 32 قانون 12 لسنة 2003 :( • اسم صاحب العمل وعنوانه ومحل العمل . • اسم العامل ومؤهله ومهنته ورقمه التأميني ومحل الإقامة وما يلزم لإثبات شخصيته • طبيعة ونوع العمل محل التعاقد . • الأجر المتفق عليه وطريقة وموعد صرفه وكذلك سائر المزايا النقدية والعينية المتفق عليها . • مواعيد العمل والاجازات الرسمية • يرفق بعقد العمل الوصف الوظيفى للعامل • يضاف للنساء حقوقهن المنصوص عليها فى لائحة تشغيل النساء
مكونات ملف العامل • اقرار بما يحصل عليه من معاش • صورة الهوية الشخصية • استمارة التامينات • شهادة صحية (ان تطلب الامر) • عقد العمل • وظيفته والوصف الوظيفى • محل اقامته و حالته الإجتماعية • تاريخ بداية التعيين • راتبه و أى متغيرات آخرى على راتبه • بيان بالأجازات الاعتيادية و المرضية • الجزاءات التى وقعت على العامل
مواعيد العمل ً للائحة الجزاءات • يتم احتساب التأخيرات عن الحضور في المواعيد المحددة طبقا المرفقة وبصفة عامة يمنح الموظف إذن لمدة ساعتين مرتان طوال الشهر سواء كان للحضور بعد بدء العمل أو قبل الانصراف من العمل على أن لا يتجاوز عدد الأذون مرتان شهريا . ً
الأجازات والغياب يستحق العامل على الحصول على: • راحة أسبوعية • إجازة اعتيادية سنوية بأجر كامل. • إجازة مرضية • إجازة عارضة • إجازة بدون مرتب (فى حالة الغياب بدون إذن)
الأجور والمرتبات والعلاوات • لا يقل الحد الأدنى للأجور بالمؤسسة عن الحد الذي تقره التشريعات العامة للدولة الصادرة في هذا الشأن. • إذا وقع العمل الإضافي في يوم الراحة الأسبوعية أو الإجازة الرسمية يصرف الأجر مضاعفا الساعات. ً عن • العلاوة منحة للعامل المرضي عن عمله يقررها مجلس الأمناء طبقا لنظام العلاوات المقررة في المؤسسة وذلك في أول يناير من كل عام بناءا على تقييم الأداء وتكون العلاوة بما لا يقل عن 7 %من الأجر الأساسي التي تحسب على أساسه اشتراكات التأمين الاجتماعي .
متابعة وتقييم الاداء (كفاية الآداء) • تعتمد دورة المتابعة وتقييم الاداء على المراحل التالية: • تحديد معايير الإنجاز . • قياس الأداء ومقارنته بالمعايير . • تفسير النتائج وتصحيح المسار وبناء القدرات .
لائحة الجزاءات توقع الجزءات على العاملين للقيام بأى من التالى (على سبيل المثال) وتوضع لائحة الجزءات فى مكان واضح للجميع: • التأخير في الحضور أو الغياب بدون أذن كتابى • سوء النظام وإضاعة الوقت • عدم تنفيذ التعليمات. • النوم أثناء العمل. • الإهمال الجسيم • سوء معاملة العملاء • الإعتداء على الرؤساء أو الزملاء
الأعمال المحظورة على العاملين • يحظر على العامل ما يلي: • الاشتراك في أوجه نشاط أو مشروعات المنشآت التي تمارس نشاطا مماثلا مرتبطا بنشاط المؤسسة. • قبول أي هدايا أو مكافآت أو عمولة أو قرض من أي نوع بمناسبة قيامه بواجبات وظيفته. • التصريح بمعلومات أو بيانات تتصل بعمل المؤسسة إلا بتصريح من المؤسسة. • جمع نقود أو تبرعات أو توزيع منشورات أو جمع توقيعات أو تنظيم اجتماعات بمكان العمل بدون موافقة صاحب العمل بدون موافقة صاحب العمل, مع مراعاة ما تقضي به أحكام القوانين المنظمة للنقابات العمالية.
إنهاء الخدمة • تنتهي خدمة العامل بانتهاء عقد العمل محدد المدة بانقضاء مدته. • تنتهي خدمة العامل بالمؤسسة ببلوغ السن المقررة لترك الخدمة ويجوز استمرار العامل بعدها بعد موافقة مجلس الأدارة. ً للخدمة ولا يجوز فصل العامل قبل نفاذ • تنتهي خدمة العامل لعدم اللياقة صحيا إجازاته المرضية والعادية بالإضافة للرصيد المتجمد من إجازاته ما لم يطلب إنهاء خدمته قبل ذلك. • تنتهي خدمة العامل بالمؤسسة بالاستقالة ويعتبر في حكمها انقطاع العامل عن عمله. • تنتهي خدمة العامل بالفصل من المؤسسة بالطريق التأديبي. • تنتهي خدمة العامل بالمؤسسة إذا حكم عليه نهائيا في جناية أو جنحة ماسة بالشرف أو الأمانة أو الآداب العامة.
دليل الحسابات
دليل الحسابات يعتبر دليل الحسابات الخطوة الأولى نحو بناء نظام محاسبي متكامل وسواء قلنا دليل الحسابات أو مخطط الحسابات أو شجرة الحسابات فكل التسميات وإن تعددت فمعناها واحد وتدل على قائمة تضم مجموعة من الحسابات يتم ترتيبها وفق نمط وأسلوب معين وحتى نحقق النجاح لأول خطوه في إعداد النظام المحاسبي يجب اتخاذ قرار بشأن ما نريد متابعته من حسابات.
دليل الحسابات وبعبارة اخرى دليل الحسابات وهو تقسيم الحسابات فى مجموعات مثل مجموعة حسابات الاصول ومجموعة الخصوم وحقوق الملكيه ثم اعطاء رقم لكل حساب ثم لعناصر المركز المالى وبالنسبه لعناصر قائمة الدخل تقسم الى مجموعتين الايرادات وخصوم طويلة الاجل وخصوم قصيرة الاجل وأرصدة دائنه أخرى هذا بالنسبه نقسم الاصول الى ثابته ومتداوله ثم نقسم الخصوم ورأس المال الى حقوق الملكيه والمصروفات
دليل الحسابات وكون دليل الحسابات هو الأساس الذي يبنى عليه أي نظام محاسبي فيجب علينا عند تصميمه الإهتمام بإعداده بطريقة صحيحة في المرة الأولى وأن نجعل التصنيفات ً في التسلسل الرقمي ً الخاصة بكل حساب موجزة بقدر الإمكان وأن نترك بحيث نتمكن من اضافة حسابات جديدة في المستقبل. حيزا كافيا
دليل الحسابات وحتى يتم تصميم دليل حسابات متكامل يهدف إلى تبويب وتحليل وتصنيف العمليات تحديد طريقة ترقيم الحسابات وفق لتصنيف الحسابات المتعارف عليه وكما هو المالية والتي تساعد بدرجة رئيسية في تحقيق أهداف النظام المالي والمحاسبي يجب معروف فالحسابات تنقسم إلى نوعين : 1 -حسابات الميزانية وتمثلها حسابات الأصول والخصوم والتي تعبر بدورها عن المركز المالي للمنشأة عن نتيجة النشاط للفترة المالية الحالية. 2 -حسابات الأرباح والخسائر وتمثلها حسابات الإيرادات والمصروفات والتي تعبر
دليل الحسابات ً أن نعرف أن صيغة الحساب هي التي تحدد مكانه في دليل ويجب علينا أيضا الحسابات ومن هذا المنطلق فالحسابات يمكن ترقيمها كالتالي : الرقم 1 يعبر عن حسابات الأصول الرقم 2 يعبر عن حسابات الخصوم الرقم 3 يعبر عن حسابات المصروفات الرقم 4 يعبر عن حسابات الإيرادات وبالتالي فالحسابات السابقة تمثل الحسابات الرئيسية في الدليل وإذا اردنا إضافة اي حساب يتفرع من الحساب الرئيسي فيجب علينا أن نعرف طبيعة الحساب الذي نريد أن نضيفه هل هو أصل أو خصم أو مصروف أو إيراد حتى يتم اضافته تحت الحساب الرئيسي بحيث يأخذ رقمه بالإضافة إلى رقم يميزه