الرقابة على المخزن • تتم الرقابة على المخازن بإحدى الطرق الآتية :- 1 .عن طريق المراجعة الداخلية . 2 .عن طريق لجان الجرد السنوي. 3 .عن طريق الجرد المفاجئ. • مسئوليات لجان الجرد • واجبات أمين المخزن
أسئلة و نقاش مفتوح
إعداد وتطويردليل السياسات والإجراءات التـدريـب فبراير 2013
ما هى الاحتياجات التدريبية ؟ • هى الفجوات بين مهارات العاملين الحالية والمهارات التى تحتاجها المنظمة لتحقيق أهدافها تحدد الاحتياجات بناء على : - التقييم الذاتى للمنظمة - التقييم السنوى لأداء العاملين - طبيعة المشكلات والعقبات التى تواجه العمل
انواع أشطة بناء القدرات المساعدات الفنية التدريب على رأس العمل بالمنظمة تدريب مجمع بالمنظمة بالاستعانة باستشارى التدريب لدى خارجى منظمات آخرى الاشتراك فى تدريبات خارجية لدى مراكز تدريبية متخصصة الزيارات التبادلية
دورة حياة التدريب تنفيذ الخطة تحديد الإحتياجات التدربية وضع خطة التدريب تصميم وصف المهمة الإستشارية لكل تدريب طلب العروض الفنية والمالية
خطة التدريب • تحتوى الخطة على الآتى : - من هم المتدربين؟ - ما هو التدريب المطلوب؟ - أين سوف يتم تنفيذ التدريب؟ مكان التدريب. - من هو المدرب؟ طلب الخدمات الإستشارية - موازنة التدريب - المسئول عن تنفيذ التدريب
ماذا بعد التدريب ؟؟ تقييم التدريب التوثيق البعدى وضع خطة التطبيق تحديد الاحتياجات
طلب خدمات إستشارية تتمثل الخطوات الواجب اتخاذها فى التالى: • طلب خدمة استشارية فنية موضح بها أهداف الخدمة المطلوبة. • طلب ثلاث عروض أسعار على الأقل بالنسبة للخدمات التي تزيد قيمتها عن.........جنية أو طبقا للمبلغ المذكور في اللائحة الداخلية للمنظمة أيهما اقل، مع مراعاة أن يرفق بالغرض الفنى والمالى المطلوب مايلى: o سابق خبرة الأعمال للاستشاري أو المدرب كمرجع للتقييم الفني. o قائمة بعدد 3 اشخاص مرجعيين عمل الاستشارى معهم من قبل ووسيلة الاتصال بهم o شروط الدفع.
التعاقد على خدمات إستشارية • يتم تشكيل لجنة للبت فى العروض المقدمة مع مراعاة أن يتضمن التشكيل أشخاص لهم مرجعية فنية وأخرى مالية ويتم تفريغ العروض الفنية والمالية وإعداد محضر لجنة البث. جميع اللجان يجب أن يتم تشكيلها من قبل مجلس إدارة المنظمة على أن تكون مسئولية التنسيق لمدير التنفيذي. • يتم إبرام عقد موقع من الاستشاري وإصدار أمر شغل بجدول زمنى محدد على أن يتم إعداد تقرير نهائى من الشخص المسئول عن التدريب / الخدمة الاستشارية قبل صرف أخر المستحقات المالية.
المستندات المالية المتعلقة بصرف خدمات إستشارية • فاتورة من مكتب التدريب. • مستندات فعلية لمصروفات المدرب على أن تحدد طبقا للعقد المبرم معه. • آذن صرف شيك. • في حالة النص على إصدار الشيك باسم مدرب يتم طلب التفويض أو النص عليه في التعاقد. • صورة من الشيك ( مع شطب كلمة لأمر ) . • خصم الضرائب في حالة وجود بطاقة ضريبية لمكتب التدريب / الاستشاري (ضريبة المهن الحرة )
إعداد وتطويردليل السياسات والإجراءات إدارة المشروعات فبراير 2013
دورة حياة المشروعات تحديد الاحتياجات التخطيط التنفيذ التقييم المتابعة المشاركة والتقييم
ارتباط المشروعات برسالة وأهداف المنظمة • يمكن أن يقام داخل المؤسسة نشاط أو مشروع جديد بشرط أن يكون النشاط/ ً المشروع يحقق أغراض المنظمة، للائحة النظام وأن يدخل في ميادين عملها طبقا الأساسي. • إذا أسند للمنظمة أحد المشروعات من وزارة الشئون الاجتماعية فيراعى الآتي: – أن يكون المشروع من المشروعات التي تدخل في مبادئ المنظمة وأن يوافق مجلس الإدارة على قبول الإسناد بعد دراسة دقيقة للمشروع وشروط الإسناد وإمكانيات المنظمة للتنفيذ.
سياسات المنظمة وسياسات المشاريع تسري أحكام دليل السياسات والإجراءات للمنظمة على جميع أنشطة ومشروعات المنظمة القائمة أو التي تقام مستقبلا كما يمكن إعداد أدله (لوائح) خاصة لبعض الأنشطة أو المشروعات ذات الطبيعة الخاصة وفقا لما يتراءى لمجلس الأمناء/الجمعية العمومية حسب طبيعة كل نشاط أو مشروع، يعدها مدير النشاط أو المشروع تحت إشراف المدير التنفيذي للمنظمة على أن تعتمد تلك اللوائح من مجلس الأمناء/الجمعية العمومية على ألا تخرج عن القواعد العامة المقررة بدليل سياسات و إجراءات المنظمة.
يمكن بالنسبة للمشروعات : • أن يقام لجنة لإدارة المشروعات. • ان يتم تعيين جهاز وظيفى محدد المهام لكل وظيفة. • أن يفتح حساب بنكى مستقل للمشروع يقيد به إيراداته ومصروفاته كما يتم تصوير ميزانية عمومية مستقلة تراجع بمعرفة مراقب حسابات المنظمة . • يفتح حساب مستقل لموجودات المشروع ويتم جردها في نهاية كل سنة مالية. • يسري على المشروع كافة النظم واللوائح المالية والإدارية الواردة بهذه اللائحة.
المشاركة فى البرامج والمشروعات • مشاركة الادارة العليا فى تخطيط البرامج كطرف أساسى فى عمليات صنع القرار ورسم الاستراتيجيات العامة للمنظمة • مشاركة الفئات المستهدفة فى عمليات تحديد الاحتياجات والتخطيط والتنفيذ والمتابعة والتقييم • مشاركة الاطراف المعنية فى عمليات تحديد الاحتياجات والتخطيط والتنفيذ والمتابعة والتقييم
تقييم البرامج والمشروعات • يجب أن تتم عملية تقييم البرامج/المشاريع بشكل سنوي على الأقل للتحقق من أن البرامج/المشاريع قد أنجزت أهدافها وحققت النتائج المرجوة منها، • رصد وتوثيق عمليات المتابعة والتقييم وتجميع المؤشرات بما يشكلها من دروس مستفادة وتوصيات يتم إدراجها فى الخطط المستقبلية للبرنامج / المشروع.
التقارير • تقارير تقييمية • تقارير سنوية • تقرير نهائى • تقارير نشاط • تقارير شهرية • تقارير ربع سنوية • تقارير متابعة
إجراءات إقفال المشاريع 1 .وضع خطة لإقفال المشروع. 2 .التعاون مع المتلقيين الفرعيين لإقفال المشروع (إن وجد). 3 .إقفال النواحى المتعلقة بالموارد البشرية. 4 .إقفال النواحى المتعلقة بالموارد المالية. 5 .جرد الأصول الخاصة بالمشاريع.
دورة السفر
المحتويات • الإجراءات و اللوائح المنظمة • ملخص السياسات والإجراءات • المستندات • دورة السفر • الرقابة الداخلية
الإجراءات والقواعد المنظمة لعملية السفر 1 .وجود لائحة سفر معتمدة: • تنظم اللائحة قواعد وإجراءات السفر • تحدد الإعتمادات و الموافقات المطلوبة و ممن • تضع اللائحة حدودا مالية موضحة لمصروفات السفر 2 .خطة مالية معتمدة للسفر: ( تعد مع بداية المشروع- دوريا) • يتمثل الغـرض من تلك الخطة في تخصيص الأموال اللازمة للسفر • توضح خطة السفر نوع و تفاصيل مهام السفر المرتبطة بأنشطة المشروع
الإجراءات والقواعد المنظمة لعملية السفر 3 .السلف الخاصة بالسفر: • وجود لائحة معتمدة تحدد إسلوب صرف مصروفات السفر كدفعات مقدمة كاملة أم بنسبة من المبلغ المطلوب • تحدد نسبة مقدم مصروفات السفر • تحدد المدة المحددة لتسوية الدفعة المقدمة
ملخص السياسات و الإجراءات • مذكرة اعتماد السفر • البدل اليومى • الانتقالات • أسلوب حساب البدل اليومى • الدفعات المقدمة • استعاضة المصروفات
مذكرة إعتماد السفر لماذا تعتمد؟ لضمان توافر الصفة الرسمية للمهمة من يعتمدها؟ مدير المنشأة والمدير المباشر ما هى محتوياتها؟ سبب السفر، المبلغ التقديرى، أسم المسافر، مدة السفر ومكان السفر
هو مبلغ يصرف للموظف الذى قام بمهمة رسمية بعيدا عن مكان عمله الرسمى. و يشمل هذا المبلغ مصاريف الاقامة والاعاشة والمصروفات الأخرى اليومية وفقا لمدة اداء المهمة الرسمية. ما هو البدل اليومى
البــــــدل اليومــــى • مبلغ يصرف للإقامة بحد أقصى ولابد من وجود إيصال الفندق. • مبلغ ثابت للإعاشة والمصروفات الأخرى ولا يلزم تقديم إيصال به. • البدل اليومى المسموح به هو طبقا لسياسة المنشأة
• الإكراميات والمشال • انتقالات بين مكان الإقامة ومكان تناول الوجبات • تليفون لحجز الفندق • مصروفات الغسيل والكى والمغسلة • المراوح والمكيف والتليفزيون المصروفات الأخرى التى يتضمنها بدل السفر ولا يجوز المطالبة بها منفصلة البــــدل اليومـــــى
الانتقـــــــــالات تدفع تكاليف الانتقالات الداخلية مثل الأتوبيسات والطائرات والقطار والوسائل التجارية الأخرى بالإضافة الى بدل السفر
الانتقالات الداخلية يمكن للموظف استعمال السيارة الخاصة به كوسيلة سفر اذا كانت سياسة المنشأة تسمح بذلك على أن يحدد المبلغ المقابل لذلك بحد أقصى قيمة تذكرة السفر بالقطار بالدرجة الاولى. الانتقـــــــــالات
مصروفات أخرى مسموح بها • مصروفات الانتقال الى وسيلة السفر • نقل وتخزين الحقائب والأمتعة • الاتصالات الرسمية • عمولة تحويل العملة • تكلفة استخراج جواز السفر • خدمات الآلة الكاتبة الضرورية • تأجير غرفة اجتماعات • تأجير سيارة أو تاكسى للذهاب من وإلى المطار
مقدمـــــــات السفــــــر • يمكن أن يمنح للموظف دفعة نقدية مقدمة فى حدود 80 %من التكلفة الاجمالية المقدرة. • لابد من وجود نظام رقابى لتسوية مقدمات السفر. • لا يجوز صرف سلفة سفر الي موظف لم يقم بستوية الرصيد المستحق عليه سابقا
طلب استرداد المصروفات يجب استخدام نماذج نمطية لاسترداد المصروفات معتمدة من المدير المباشر كما يجب أن ترفق بها مذكرة بدل السفر والإيصالات والمستندات المؤيدة للصرف
اســـتمارة بــــدل السفـــــر • تسليم استمارة بدل السفر يجب تسليم مستندات السفر فى خلال 5 أيام من العودة أو فى خلال 30 يوم فى حالة السفر الخارجى. • مراجعة استمارة بدل السفر على الرئيس المباشر مراجعة بيانات السفر والتصديق عليها قبل الصرف.
• خطة مالية معتمدة • طلب سفر معتمد • بدلات يومية (للإقامة والإعاشة) معتمدة • طلب صرف دفعة مقدمة معتمد • استمارة طلب استعاضة • إيصال استلام نقدية • تقرير سفر معتمد المستندات المطلوبة
أسئلة و نقاش مفتوح
مفهوم وإجراءات الرقابة الداخلية فى منظمات المجتمع المدنى
تعريف الرقابة • هي الطرق أو الأساليب التي تتبناها إدارة المنظمة بما في ذلك مجلس إدارتها ومديروها وموظفوها لتوفر تأكيدا معقولا بتحقيق أهداف المنظمة (معيار المراجعة) • أو هي كل المعايير والإجراءات التي تهدف إلى تحقق الإدارة من أن الأعمال الخاصة بالمنظمة تسير وفقا للخطط والسياسات الموضوعة. ً
من أغراض الرقابة الداخلية 1 .حماية موارد وأصول المنظمة من الفقد أو السرقة أو سوء الاستخدام 2 .التحقق من دقة ومصداقية البيانات المالية 3 .تأكيد الالتزام بالسياسات الخاصة بالمنظمة 4 .تقييم أداء العاملين والمديرين والإدارات المختلفة بالمنظمة
مكونات نظام الرقابة الداخلية • البيئة الرقابية • الانشطة الرقابية • الاشراف و المتابعة
البيئة الرقابية فلسفة الادارة و اسلوب التشغيل الهيكل التنظيمي سياسات و لوائح شئون الافراد اسناد المهام والمسئوليات المراجعة الداخلية
فلسفة الادارة و اسلوب التشغيل • فهم اسلوب التشغيل و فلسفة الادارة داخل المنظمة يعطي اشارات واضحة للعاملين عن اتجاه الادارة نحو الرقابة الداخلية
الهيكل التنظيمي وجود هيكل تنظيمي دقيق و ملائم يوضح خطوط السلطة والمسئولية الموجودة بالمنظمة يساعد على وجود بيئة رقابية مناسبة.
سياسات و لوائح شئون الافراد • إن نجاح أي نظام يعتمد على كفاءة وأمانة الأفراد القائمين على تنفيذه لذا يعتبر التأهيل العلمي والعملي للأفراد وطريقة اختيارهم وتدريبهم من السمات الأساسية في تصميم وتطبيق أي نظام للرقابة الداخلية
اسناد المهام والمسئوليات • اسناد العمل الى المرؤوسين و مراجعته و اعتماده يؤدي الى التسجيل السليم للمعاملات المالية و تجنب حدوث الاخطاء
المراجعة الداخلية • القيام بعملية المراجعة الداخلية من خلال فريق او فرد يتبع مجلس الادارة مباشرة و يرفع اليه التقارير يعزز عملية الرقابة الداخلية.
الانشطة الرقابية ضبط و متابعة الاداء أساليب الاتصال الفصل بين المسئوليات حماية الاصول السجلات والمستندات الملائمة
ضبط و متابعة الاداء • فحص مستمر لنظام الرقابة المطبق في المنظمة عن طريق المراقبة والمتابعة والمراجعة الداخلية اساليب الاتصال • وجود اساليب اتصال مناسبة في المنظمة تسهل تطبيق نظام الرقابة الداخلية لسهولة تبادل المعلومات بين الهيكل الوظيفي ومجلس الادارة.
الفصل بين المسئوليات • يجب توزيع الواجبات والمسئوليات على عدد من الاشخاص للتأكد من وجود نظام رقابة فعال ومتوازن ويجب الفصل بين الاتي: عهدة الاصول سلطة الاعتماد تنفيذ المعاملات التسجيل في الدفاتر