GARIS PANDUAN PENTADBIRAN DAERAH
5.5.5 DASAR PEROLEHAN
3 Dasar Barangan Import melalui Kaedah Free on
Board (FOB)
Matlamat dasar perolehan barangan import kerajaan adalah untuk mengurangkan pembayaran
tak ketara dan aliran wang keluar serta meningkatkan penglibatan industri pengangkutan,
insurans dan penggunaan pelabuhan tempatan.
Melalui kaedah FOB, agensi hendaklah mensyaratkan di dalam dokumen sebut harga/tender
bahawa tawaran harga hendaklah berdasarkan harga FOB atau kaedah-kaedah lain yang
seumpama seperti Ex Works (EXW) dan Free Carrier (FCA) di mana perkara-perkara berkaitan
pengangkutan dan insurans diuruskan oleh agensi bermula dari tempat barangan diterima.
Kegagalan mematuhi arahan ini akan menyebabkan tawaran penyebut harga/petender tidak
akan dipertimbangkan.
4 Dasar Perolehan Hijau
(Government Green Procurement, GGP)
GGP merujuk kepada perolehan bekalan, perkhidmatan dan kerja di sektor kerajaan dengan
mengambil kira kriteria dan standard alam sekitar untuk memulihara alam sekitar dan sumber
semula jadi serta meminimumkan atau mengurangkan kesan negatif terhadap alam sekitar
dan sumber semulajadi yang berpunca daripada aktiviti manusia.
Agensi hendaklah bersiap sedia ke arah pelaksanaan GGP dengan mempertimbangkan
pemahaman dan pengetahuan semua pegawai agensi berkaitan Inisiatif Hijau selaras
dengan perkembangan semasa. Sebagai persediaan awal, agensi boleh mengenal pasti
bidang-bidang perolehan kerajaan yang bersesuaian untuk pelaksanaan GGP di agensi
masing-masing.
Sumber : 92
● Pekeliling Perbendaharaan
Malaysia PK 1.1
GARIS PANDUAN PENTADBIRAN DAERAH
5.5.5 DASAR PEROLEHAN
Garis Panduan Mengenai Penyelarasan
5 Penggunaan dan Perolehan Kemudahan
Peralatan Teknologi Baru di Agensi Kerajaan
Kerajaan telah memutuskan supaya penggunaan kemudahan dan peralatan teknologi diselaras
dan dikawal bagi mengelakkan pertindihan yang membazirkan. Perkara ini dapat dilaksanakan
melalui langkah-langkah yang berikut:
i. Menggalakkan agensi kerajaan berkongsi menggunakan kemudahan dan peralatan atau
mendapatkan perkhidmatan kemudahan dan perkhidmatan dari agensi Kerajaan yang
lain;
ii. Mengawal perolehan baru kemudahan dan peralatan untuk mengurangkan pertindihan
perolehan antara agensi kerajaan; DAN
iii. Mewujudkan satu pangkalan data inventori kemudahan dan peralatan teknologi baru
sebagai pusat rujukan untuk tujuan penyelarasan dan kawalan.
Sesuai dengan langkah-langkah tersebut, Kerajaan telah memutuskan supaya:
i. Diwujudkan mekanisme penyelarasan penggunaan kemudahan dan peralatan teknologi
baru antara agensi Kerajaan;
ii. Dikawal perolehan kemudahan dan peralatan teknologi baru secara sistematik bagi
mengelakkan pertindihan yang membazir; DAN
iii. Agensi Kerajaan digalakkan menggunakan kemudahan dan peralatan teknologi baru
yang ada dengan optimum.
Sumber : 93
● Pekeliling Perbendaharaan
Malaysia PK 1.1
GARIS PANDUAN PENTADBIRAN DAERAH
5.5.6 KAEDAH PEROLEHAN
Terdapat tiga (3) kaedah perolehan seperti yang berikut:
1 2 3
Pembelian Sebut Harga Tender
Terus
Kaedah perolehan kerja Kerajaan dibahagikan kepada tiga (3) kaedah mengikut had nilai
perolehan seperti berikut:
Bil Kaedah Had Nilai
Kerajaan Negeri Persekutuan
A Pembelian Terus Tidak melebihi RM20,000.00 Tidak melebihi RM50,000.00
B Sebut Harga Melebihi RM20,000.00 sehingga Melebihi RM50,000.00
RM250,000.00 sehingga RM500,000.00
C Tender Melebihi RM250,000.00 Melebihi RM500,000.00
Sumber : 94
● Pekeliling Perbendaharaan Malaysia
PK 1.1
● Surat Pekeliling Kementerian
Kewangan Negeri Sabah Bil. 18/2009
GARIS PANDUAN PENTADBIRAN DAERAH
A. PEMBELIAN TERUS
01 Kajian pasaran perlu dijalankan terdahulu sebelum membuat
perolehan di bawah pembelian terus.
02 Peruntukan bagi perolehan tersebut perlu dipastikan lulus dan
mencukupi.
03 Pembayaran perolehan hanya akan diproses selepas
pembekalan selesai.
Sumber : 95
● Surat Pekeliling Kementerian
Kewangan Negeri Sabah Bil. 18/2009
GARIS PANDUAN PENTADBIRAN DAERAH
B. SEBUT HARGA
Had Nilai Perolehan
Had nilai sebut harga bagi perolehan bekalan dan perkhidmatan adalah seperti berikut:
Had Nilai Syarat-Syarat
RM20,000 hingga Sekurang-kurangnya lima (5) pembekal tempatan bertaraf
RM100,000 Bumiputera yang berdaftar dengan PUKONSA dalam kod bidang
yang berkaitan.
RM100,000 hingga Sekurang-kurangnya lima (5) pembekal tempatan bertaraf
RM250,000 Bumiputera dan bukan Bumiputera yang berdaftar dengan
PUKONSA dalam kod bidang yang berkaitan. Syarikat Bumiputera
hendaklah diberi keutamaan.
Maksud pembekal tempatan bagi perolehan bekalan dan perkhidmatan adalah pembekal yang
berdaftar dengan PUKONSA dan beralamat di daerah berkaitan. Sekiranya bilangan pembekal di
daerah berkenaan tidak mencukupi, pembekal di daerah berhampiran atau bersempadan boleh
dipelawa.
Sumber : 96
● Surat Pekeliling Kementerian
Kewangan Negeri Sabah Bil. 18/2009
GARIS PANDUAN PENTADBIRAN DAERAH
B. SEBUT HARGA
Had Nilai Perolehan
Had nilai sebut harga bagi perolehan kerja adalah seperti berikut:
Had Nilai Syarat-Syarat
RM20,000 hingga Perolehan bagi kerja-kerja kecil atau pembaikan yang tidak mengubah
RM150,000 struktur asal dan yang tidak mempunyai kadar kejuruteraan awam.
Sekurang-kurangnya lima (5) kontraktor tempatan kelas F yang berdaftar
dengan PUKONSA di bawah kepala dan sub kepala berkaitan dan Lembaga
Pembangunan Industri Pembinaan Malaysia (LPIPM/CIDB) dalam gred dan
kategori yang berkenaan.
RM150,000 hingga Sekurang-kurangnya lima (5) kontraktor tempatan kelas E yang berdaftar
RM250,000 dengan PUKONSA di bawah kepala dan sub kepala berkaitan dan
LPIPM/CIDB dalam gred dan kategori yang berkenaan.
RM20,000 hingga Semua perolehan kerja elektrik
RM250,000
Sekurang-kurangnya lima (5) kontraktor elektrik tempatan yang berdaftar
dengan PUKONSA di bawah kelas elektrik yang berkaitan dan LPIPM/CIDB
dalam gred dan kategori yang berkenaan.
Maksud kontraktor tempatan bagi perolehan kerja untuk kontraktor Kelas F dan E adalah
kontraktor yang berdaftar dengan PUKONSA di daerah berkenaan dan LPIPM/CIDB. Sekiranya
bilangan kontraktor di daerah berkenaan tidak mencukupi, kontraktor di daerah berhampiran atau
bersempadan boleh dipelawa.
Sumber : 97
● Surat Pekeliling Kementerian
Kewangan Negeri Sabah Bil. 18/2009
GARIS PANDUAN PENTADBIRAN DAERAH
B. SEBUT HARGA Perolehan Kerja
Pelawaan Sebut
Harga
Perolehan,
Bekalan dan
Perkhidmatan
Menggunakan dokumen Menggunakan borang/
sebut harga iaitu format Jabatan Kerja Raya
(JKR)/Jabatan Pengairan
Lampiran Q dalam Arahan
Perbendaharaan dan Saliran (JPS).
Borang-borang tersebut
boleh diubahsuai mengikut
keperluan agensi
Senarai semakan hendaklah disediakan bagi memastikan pembekal/ kontraktor mengemukak0an
tawaran sebut harga yang lengkap.
Penjualan Dokumen Sebut Harga
Agensi tidak digalakkan menjual dokumen sebut harga akan tetapi sekiranya agensi ingin
mengenakan bayaran, kadar yang ditetapkan ialah maksimum RM50.00 bagi satu (1) set
dokumen sebut harga.
Sumber : 98
● Surat Pekeliling Kementerian
Kewangan Negeri Sabah Bil. 18/2009
GARIS PANDUAN PENTADBIRAN DAERAH
B. SEBUT HARGA
Tatacara Pengurusan Sebut Harga
Tempoh sebut harga hendaklah sekurang-kurangnya tujuh (7) hari berturut-turut dan
pemberitahuan sebut harga sentiasa dipamerkan di papan kenyataan sepanjang tempoh
tersebut.
Notis sebut harga di papan kenyataan awam agensi hendaklah menyatakan:
1 2 3 4 5
Agensi yang Tajuk sebut Syarat Bidang/ Tempat
memanggil harga kelayakan kelas/ sebut harga
sebut harga penyebut kepala/sub
kepala/gred perlu
harga pendaftaran dihantar,
tarikh dan
masa sebut
harga
ditutup
Tempoh sah laku tawaran sebut harga hendaklah tidak melebihi 90 hari dari tarikh tutup sebut
harga bergantung kepada kerumitan sebut harga. Jika tempoh sah laku tawaran telah tamat
atau keputusan tidak dibuat, sebut harga hendaklah dipelawa semula.
Sumber : 99
● Surat Pekeliling Kementerian
Kewangan Negeri Sabah Bil. 18/2009
GARIS PANDUAN PENTADBIRAN DAERAH
B. SEBUT HARGA
Agensi hendaklah 1 Anggaran harga Peti tawaran
menyediakan peti Jabatan hendaklah ditutup
tawaran dan dikunci pada tarikh yang
dengan dua (2) hendaklah ditetapkan agensi
dimasukkan ke
kunci yang 3 pada jam 10.00
berbeza dan anak dalam peti pagi hari bekerja.
kuncinya hendaklah tawaran sebelum
dipegang secara tarikh tutup sebut
berasingan oleh harga.
dua (2) orang
pegawai kanan 2
agensi.
6 Peti 4
Tawaran
Peti tawaran Tawaran yang
hendaklah dibuka Sebut diterima melalui pos
oleh Jawatankuasa Harga
Pembuka Sebut hendaklah
5 dimasukkan ke
Harga selepas dalam peti tawaran
sebut harga ditutup. Dokumen yang sebaik sahaja
lewat diterima tidak tawaran diterima.
boleh
dipertimbangkan.
Sumber : 100
● Surat Pekeliling Kementerian
Kewangan Negeri Sabah Bil. 18/2009
GARIS PANDUAN PENTADBIRAN DAERAH
B. SEBUT HARGA
Jawatankuasa Pembuka Sebut Harga hendaklah terdiri daripada sekurang-kurangnya
dua (2) orang pegawai di mana seorang daripadanya hendaklah Pegawai Kumpulan
Pengurusan dan Profesional. Berikut merupakan tugas Jawatankuasa Pembuka Sebut
Harga:
Membuka peti tawaran pada tarikh dan waktu yang ditetapkan.
Tugas Memberi nombor kod untuk setiap dokumen tawaran sebut
Jawatankuasa harga.
Pembuka Sebut
Menandatangani ringkas pada lembaran yang menyatakan
Harga harga dan pada apa-apa pindaan tulisan/taipan bertindih
dalam tawaran sebut harga.
Merekod pada borang jadual sebut harga seperti di Lampiran
D Surat Pekeliling KKNS Bil.18/2009 dengan mencatatkan
nama dan kod penyebut harga, harga yang ditawarkan,
tempoh siap/tempoh penyerahan dan menandatangani borang
tersebut.
Memastikan bahawa tawaran dikemukakan dalam satu (1)
sampul surat yang berlakri sahaja.
Mengesahkan penyebut harga telah mengemukakan semua
dokumen yang diperlukan seperti dalam senarai semakan.
Menyerahkan borang jadual sebut harga dan semua dokumen
penyebut harga kepada Jawatankuasa Penilaian Sebut Harga
untuk kajian dan penilaian terhadap sebut harga.
Sumber : 101
● Surat Pekeliling Kementerian
Kewangan Negeri Sabah Bil. 18/2009
GARIS PANDUAN PENTADBIRAN DAERAH
B. SEBUT HARGA
Jawatankuasa
Penilaian Sebut Harga
Semua sebut harga yang diterima hendaklah dikaji dan dinilai sebelum syor sebut
harga yang paling menguntungkan dibuat kepada Jawatankuasa Sebut Harga.
Perkara-perkara seperti yang berikut perlu diambil kira:
i. Jangka masa siap
ii. Kadar harga
iii. Kekerapan perkhidmatan
iv. Kawasan pelaksanaan
v. Kos penyelenggaraan
vi. Lain-lain.
Penilaian sebut harga hendaklah dibuat oleh satu jawatankuasa yang dianggotai
oleh tidak kurang daripada dua (2) orang pegawai. Salah satu ahli hendaklah seorang
pegawai teknikal dalam bidang kerja tersebut.
Proses penilaian sebut harga hendaklah seboleh-bolehnya disiapkan dalam tempoh
14 hari daripada tarikh tawaran sebut harga diterima daripada urus setia.
Laporan hendaklah berasaskan ringkasan penilaian seperti Lampiran D2 dalam Surat
Pekeliling Kementerian Kewangan Negeri Sabah Bil.18/2009 dan ditandatangani
oleh semua ahli jawatankuasa.
Sumber : 102
● Pekeliling Perbendaharaan Malaysia
PK 1.1
GARIS PANDUAN PENTADBIRAN DAERAH
B. SEBUT HARGA
Asas Penilaian Sebut Harga
Terdapat beberapa asas yang digunakan dalam proses penilaian sebut harga seperti yang
berikut:
i. Penyebut harga memenuhi semua syarat yang dinyatakan dalam dokumen sebut
harga;
ii. Keupayaan/kemampuan penyebut harga seperti pengalaman kerja yang lepas,
prestasi kerja/kontrak semasa, projek yang sedang dijalankan/dalam tangan;
iii. Analisis harga dengan mengambil kira tempoh siap/penghantaran;
iv. Kemampuan kewangan hendaklah dinilai bagi sebut harga bernilai melebihi
RM100,000 hingga RM250,000 dari segi modal minimum sekurang-kurangnya 1.5%
daripada anggaran harga jabatan. Modal minimum hendaklah dalam bentuk aset
mudah cair iaitu campuran nilai positif purata baki akhir bulan dalam penyata bulanan
bank bagi tiga (3) bulan terakhir termasuk deposit tetap, baki nilai kemudahan kredit
dan nilai kemudahan kredit tambahan yang layak/akan diperolehi oleh penyebut harga
daripada bank atau institusi kewangan.
Sumber : 103
● Surat Pekeliling Kementerian
Kewangan Negeri Sabah Bil. 18/2009
GARIS PANDUAN PENTADBIRAN DAERAH
B. SEBUT HARGA
Kertas taklimat sebut harga pada Lampiran D1 di Surat Pekeliling Kementerian Kewangan Negeri
Sabah Bil.18/2009 hendaklah mengandungi maklumat-maklumat seperti yang berikut:
Salinan borang/notis sebut harga
Salinan spesifikasi sebut harga
Maklumat-maklumat Jadual sebut harga
kertas taklimat
sebut harga Senarai syarikat yang telah dijemput dan
syarikat yang menjawab/tidak menjawab
Salinan sijil pendaftaran dengan
PUKONSA/LPIPM/CIDB
Laporan Penilaian Sebut Harga
Kertas perakuan/taklimat sebut hargaga
Maklumat berkaitan yang mungkin
dikehendaki atau disyaratkan oleh
Jawatankuasa Sebut Harga
Sumber : 104
● Surat Pekeliling Kementerian
Kewangan Negeri Sabah Bil. 18/2009
GARIS PANDUAN PENTADBIRAN DAERAH
B. SEBUT HARGA
Jawatankuasa Sebut Harga memainkan peranan dalam memastikan proses pengurusan
perolehan melalui sebut harga berjalan mengikut tatacara perolehan yang tepat. Berikut
merupakan keahlian Jawatankuasa Sebut Harga:
Penubuhan dan Semua ahli hendaklah dilantik secara bertulis
keahlian oleh Pegawai Pengawal.
Jawatankuasa Sebut Pegawai Pengawal boleh melantik secara
Harga adalah seperti bertulis Pemegang Waran Peruntukan atau
mana-mana pegawai daripada Kumpulan
yang berikut Pengurusan dan Profesional sebagai Pengerusi.
Keahlian hendaklah terdiri daripada
sekurang-kurangnya tiga (3) orang pegawai
yang mana seorang daripadanya hendaklah
pegawai dari Kumpulan Pengurusan dan
Profesional. Jawatankuasa hendaklah
dipengerusikan oleh Pemegang Waran
Peruntukan.
Pengerusi dan ahli hendaklah dilantik atas nama
jawatan secara tahunan atau dua (2) tahun
sekali.
Jawatankuasa seboleh-bolehnya hendaklah
bersidang dalam tempoh dua (2) minggu selepas
penilaian dibuat.
Ahli Jawatankuasa tidak boleh menganggotai
Jawatankuasa Penilaian Sebut Harga.
Sumber : 105
● Surat Pekeliling Kementerian
Kewangan Negeri Sabah Bil. 18/2009
GARIS PANDUAN PENTADBIRAN DAERAH
B. SEBUT HARGA
PERTIMBANGAN SEBUT HARGA
Jawatankuasa Sebut Harga hendaklah bersidang/bermesyuarat
untuk memutuskan sebut harga dengan memilih sebut harga
yang paling menguntungkan kerajaan setelah membuat
pertimbangan yang saksama.
Pertimbangan sebut harga secara edaran tidak dibenarkan.
Perbincangan dan keputusan hendaklah dicatatkan dalam minit
mesyuarat dan ditandatangani oleh pengerusi dan ahli
Jawatankuasa Sebut Harga.
Asas-asas pemilihan sebut harga hendaklah dicatatkan dengan
jelas dalam minit mesyuarat.
Keputusan yang melebihi had nilai hendaklah dikemukakan
kepada Lembaga Tawaran Agensi yang berkenaan untuk
keputusan.
Sumber : 106
● Surat Pekeliling Kementerian
Kewangan Negeri Sabah Bil. 18/2009
GARIS PANDUAN PENTADBIRAN DAERAH
B. SEBUT HARGA
KEPUTUSAN JAWATANKUASA Pesanan Kerajaan/Inden Kerja
SEBUT HARGA hendaklah dikeluarkan dengan
segera kepada pembekal/kontraktor
yang berjaya.
Agensi hendaklah mengadakan satu
kontrak formal bagi perolehan
bekalan/perkhidmatan atau perolehan
kerja yang mana berkenaan untuk
ditandatangani selaras dengan
Arahan Perbendaharaan 176.1 (c).
Keputusan muktamad Jawatankuasa
Sebut Harga hendaklah dipamerkan
di papan kenyataan jabatan dengan
menyatakan nama syarikat yang
berjaya, harga tawaran dan tempoh
siap/ penghantaran secepat mungkin
selepas pesanan Kerajaan/Inden
kerja dikeluarkan.
Sumber : 107
● Surat Pekeliling Kementerian
Kewangan Negeri Sabah Bil. 18/2009
GARIS PANDUAN PENTADBIRAN DAERAH
C. TENDER
Tawaran tender adalah melalui pengiklanan di laman web rasmi/akhbar tempatan.
Sekiranya kontraktor yang berkelayakan di bawah satu bidang diketahui tidak lebih daripada
lima (5) kontraktor, iklan tidak perlu dibuat dan perlu kelulusan daripada Setiausaha Tetap
(SUT) Kementerian Kewangan Negeri Sabah (KKNS).
Tender terbahagi kepada empat (4) jenis seperti yang berikut:
Tender Terbuka Tender Terbuka Khas
Kepada Kontraktor
Tempatan
Tender Terbuka Tender Terhad
Berasaskan
Pra-Kelayakan
Perolehan tender secara rundingan terus memerlukan kelulusan daripada SUT KKNS dan
dibuat atas keperluan mendesak yang melibatkan keselamatan atau satu punca
bekalan/perkhidmatan.
Sumber : 108
● Pekeliling Perbendaharaan Malaysia
PK 1.1
GARIS PANDUAN PENTADBIRAN DAERAH
C. TENDER
Penjualan Dokumen Tender
Harga satu muka dokumen yang menggunakan kertas A4 adalah RM0.35 manakala bagi satu
salinan lukisan/pelan adalah seperti berikut:
Saiz Kertas Harga
A3 RM0.70
A2 RM3.50
A1 RM6.50
A RM8.00
Jumlah bayaran ini adalah tertakluk kepada minimum RM50.00 bagi tiap-tiap satu (1) set
dokumen tender.
Deposit sebanyak RM5,000 hendaklah dikenakan bagi tender yang mempunyai Security
Drawing atau Security Document.
Sumber : 109
● Pekeliling Perbendaharaan Malaysia
PK 1.1
GARIS PANDUAN PENTADBIRAN DAERAH
C. TENDER
Tempoh Pengiklanan Tender
Tempoh tender hendaklah sekurang-kurangnya 21 hari bagi tender tempatan dan 45 hari
bagi tender tempatan untuk bekalan barangan yang perlu di import untuk mengkaji
tawaran dan membuat persediaan terhadap tender.
Lembaga Tawaran Negeri
Pengerusi Setiausaha Tetap Kementerian Kewangan
Ahli Pengarah Jabatan Kerja Raya atau Wakilnya
Setiausaha Bendahari Negeri atau Wakilnya
Pengarah Negeri atau Wakilnya
Pegawai Unit Penyertaan Bumiputera atau Wakilnya
Lembaga Tawaran Negeri bertanggungjawab dalam menimbang semua tender yang bernilai
melebihi RM500,000 dan menyampaikan keputusan tender tersebut selepas memperolehi
persetujuan daripada Menteri Kewangan bagi tender melebihi RM500,00 hingga RM1,000,000
serta persetujuan daripada Ketua Menteri bagi tender melebihi RM1,000,000.
Sumber : 110
● Pekeliling Perbendaharaan Malaysia
PK 1.1
GARIS PANDUAN PENTADBIRAN DAERAH
C. TENDER
Lembaga Tawaran Kementerian
Pengerusi i. Setiausaha Tetap (SUT) Kementerian Kewangan;
Ahli atau
Setiausaha
ii. Setiausaha Kerajaan Negeri bagi Jabatan Ketua
Menteri atau mana-mana pegawai yang dilantik
olehnya.
Seorang wakil SUT KKNS
Seorang wakil Jabatan Kerja Raya
Seorang wakil Bendahari Negeri
Seorang wakil Unit Penyertaan Bumiputera
Pegawai Bahagian I Kementerian berkenaan
Lembaga Tawaran Kementerian bertanggungjawab dalam menimbang semua tender yang
bernilai melebihi RM250,000 hingga RM500,000 dan melebihi RM50,000 hingga RM500,000
bagi Badan Berkanun serta anak syarikat masing-masing dan seterusnya menyampaikan
keputusan tender tersebut selepas memperolehi persetujuan daripada Menteri berkenaan.
Sumber : 111
● Pekeliling Perbendaharaan Malaysia
PK 1.1
GARIS PANDUAN PENTADBIRAN DAERAH
C. TENDER
Penilaian Tender Kerja
Penilaian tender kerja hendaklah dilakukan oleh Jawatankuasa yang dianggotai oleh seorang
Juruukur Bahan atau pegawai yang mahir dalam hal-hal kontraktual dan penilaian harga
kerja berkenaan.
Sekiranya tidak terdapat pegawai Juruukur Bahan atau pegawai yang mahir, juruperunding
swasta boleh dilantik dengan syarat telah mendapat kelulusan daripada Kementerian
Kewangan Negeri.
Tatacara Pengurusan Tender
Tatacara pengurusan tender daripada pelawaan sehinggalah keputusan tender adalah sama
seperti tatacara pengurusan sebut harga.
Sumber : 112
● Pekeliling Perbendaharaan Malaysia
PK 1.1
GARIS PANDUAN PENTADBIRAN DAERAH
5.5.7 PENGURUSAN KONTRAK
KERAJAAN
Surat Setuju Terima (SST)
SST adalah surat yang mengesahkan penerimaan sesuatu tawaran dan satu dokumen
perundangan yang sah serta merupakan sebahagian daripada perjanjian kontrak, apa-apa syarat
yang telah dipersetujui sebelumnya hendaklah dinyatakan dengan jelas.
Satu ikatan kontrak wujud di antara kedua dua pihak setelah SST ditandatangani dan dikembalikan
oleh petender kepada Agensi Kerajaan.
Bon Pelaksanaan
Had Nilai Perolehan Bon Pelaksanaan
Bekalan Perkhidmatan Kerja
RM50,000 dan ke Dikecualikan
bawah
RM50,001 hingga 2.5% daripada harga 2.5% daripada harga 5% daripada harga
RM500,000 keseluruhan kontrak keseluruhan kontrak keseluruhan kontrak
RM500,000 dan ke 5% daripada harga keseluruhan kontrak
atas
113
GARIS PANDUAN PENTADBIRAN DAERAH
5.5.7 PENGURUSAN KONTRAK
KERAJAAN
Jaminan Bon Pelaksanaan
Jaminan Bon Pelaksanaan
Had Nilai Perolehan
Kontraktor Tempatan Kontraktor Bumiputera
RM1,000,000 dan ke bawah Jaminan Bank atau Insurans Jaminan Bank atau Jaminan
Insurans atau Wang Jaminan
Pelaksanaan 5% daripada nilai
kontrak
RM1,000,001 dan ke atas Jaminan Bank
Kontraktor yang memilih kaedah Wang Jaminan Pelaksanaan akan dikenakan potongan sebanyak
10% daripada bayaran interim pertama dan seterusnya sehingga ia mencapai jumlah 5% daripada
harga kontrak asal.
Wang Jaminan Pelaksanaan yang dipotong daripada bayaran interim hendaklah dimasukkan ke
dalam Akaun Deposit yang dinamakan Wang Jaminan Pelaksanaan Wang Jaminan Pelaksanaan
tersebut akan dikembalikan selepas tamat Tempoh Tanggungan Kecacatan dan setelah Perakuan
Siap Memperbaiki Kecacatan dikeluarkan.
114
GARIS PANDUAN PENTADBIRAN DAERAH
5.5.7 PENGURUSAN KONTRAK
KERAJAAN
Bayaran Pendahuluan
Bayaran pendahuluan boleh diberikan sehingga 15% daripada nilai kontrak atau maksimum
RM37,500 mengikut mana yang lebih rendah untuk pembekal tempatan, pembekal
perkhidmatan dan kontrak kerja pembinaan.
Bagi mendapat kemudahan bayaran pendahuluan tersebut, syarat syarat berikut hendaklah
dipatuhi:
i. Dibenarkan bagi kontrak yang bernilai melebihi RM100,000 hingga RM250,000;
ii. Inden Kerja/Pesanan Kerajaan telah ditandatangani dan dikeluarkan;
iii. Polisi polisi insurans seperti yang dinyatakan dalam syarat syarat kontrak telah
dikemukakan;
iv. Jaminan bagi bayaran pendahuluan bagi bekalan/perkhidmatan/kerja hendaklah
dikemukakan seperti ditetapkan dalam AP200.2(b). Jaminan hendaklah sama nilainya
dengan bayaran pendahuluan;
v. Bayaran pendahuluan hendaklah dipohon pada peringkat awal kontrak dan tidak melebihi
satu (1) bulan dari Tarikh Inden Kerja/Pesanan Kerajaan di mana berkaitan; dan
vi. Bayaran pendahuluan tidak dibenarkan bagi perolehan bekalan/perkhidmatan/kerja jika
tempoh penghantaran/perkhidmatan/siap kerja tidak melebihi tiga (3) bulan.
Bayaran balik pendahuluan hendaklah dibuat melalui potongan ke atas bayaran kemajuan
mengikut peringkat kerja atau mengikut peringkat bekalan yang telah disempurnakan.
Bagi kontrak kerja, potongan hendaklah selesai dibuat selewat lewatnya semasa projek siap pada
tahap 75%. Bagi kontrak bekalan/perkhidmatan juga potongan hendaklah selesai pada tahap 75%
bekalan atau perkhidmatan disempurnakan.
115
GARIS PANDUAN PENTADBIRAN DAERAH
5.5.7 PENGURUSAN KONTRAK
KERAJAAN
Perubahan Dan Pelanjutan Kontrak
Kontrak Bekalan Kontrak Kerja
Dan Perkhidmatan
i. Dibenarkan bagi kontrak yang i. Peruntukan mencukupi;
bernilai melebihi RM50,000 hingga ii. Kelulusan Jawatankuasa Sebut
RM250,000; Harga diperolehi terlebih dahulu
ii. Kontrak masih berkuat kuasa semasa sebelum perubahan kerja
pelanjutan tempoh kontrak dilaksanakan. Seorang daripada ahli
dipertimbangkan; Jawatankuasa Sebut Harga
iii. Perubahan kontrak dan pelanjutan hendaklah terdiri daripada Pegawai
tempoh kontrak tidak melibatkan Teknikal;
perubahan kadar harga dan syarat iii. Jumlah perubahan kerja terkumpul
syarat lain dalam kontrak; yang dicadangkan tidak melebihi
iv. Pelanjutan tempoh kontrak hanya 20% daripada nilai kontrak atau tidak
diberi sekali sahaja dan tempoh melebihi RM50,000 mengikut mana
maksimum adalah sehingga 2 tahun; yang terendah;
v. Tambahan kuantiti/nilai tambahan iv. Cadangan perubahan kerja
tidak melebihi 20% daripada kontrak terkumpul melebihi 20% daripada
asal tertakluk kepada nilai maksimum nilai kontrak atau RM50,000
RM50,000 dengan syarat jumlah hendaklah dirujuk untuk kelulusan
keseluruhan tambahan ini dan nilai Kementerian Kewangan terlebih
kontrak asal tidak melebihi dahulu;
RM300,000; DAN v. Bagi kerja tambahan, pelaksanaan
vi. Perubahan kontrak dan pelanjutan hendaklah di tapak bina kontrak;
tempoh penghantaran yang tidak DAN
melibatkan tambahan kos boleh vi. Bagi kerja gentian, perubahan adalah
dibenarkan bagi sebut harga dan di dalam skop kontrak asal dan kerja
tender oleh pentadbir kontrak asal yang ditentukan dalam skop
tertakluk kepada syarat syarat di kontrak asal hendaklah dapat dikenal
dalam dokumen kontrak. pasti dalam kerja-kerja gantian
tersebut.
116
GARIS PANDUAN PENTADBIRAN DAERAH
5.5.7 PENGURUSAN KONTRAK
KERAJAAN
Tanggungan Insurans dan Kecacatan Negeri
Kontrak Kerja RM20,000 hingga RM250,000 Kontrak Kerja melebihi RM250,000
Tempoh tanggungan selama enam (6) bulan Tempoh tanggungan selama dua belas (12) bulan
dari tarikh kerja diperakukan siap. dari tarikh kerja diperakukan siap.
Bagi kerja-kerja mekanikal dan elektrikal tempoh jaminan ke atas alat-alat dan loji-loji adalah 12 bulan.
117
GARIS PANDUAN PENTADBIRAN DAERAH
5.5.8 PELAKSANAAN INTEGRITY PACT
Integrity Pact merupakan satu proses pengisytiharan oleh pembida/orang awam untuk tidak
menawar atau memberi rasuah bagi mendapatkan kontrak atau ganjaran mendapatkan
sesuatu kontrak dan bagi mempercepatkan sesuatu urusan Perolehan Kerajaan.
Seterusnya, pembida/orang awam dan pegawai Kerajaan akan menandatangani satu ‘pact’
atau perjanjian untuk tidak melakukan perbuatan rasuah dalam pelaksanaan sesuatu kontrak
serta menggariskan tindakan-tindakan yang boleh diambil sekiranya berlaku pelanggaran ‘pact’
atau kontrak tersebut.
Kementerian Kewangan Negeri telah mengeluarkan Surat Pekeliling Bil.2/2011 mengenai Garis
Panduan Pelaksanaan Integrity Pact dalam Perolehan Kerajaan.
Integrity Pact Penjawat Awam
Menandatangani Surat Akuan apabila melaporkan diri dan memastikan semua pegawai
memperbaharui akuan. Surat Akuan adalah seperti di Lampiran A dalam Surat Pekeliling.
Penjawat Bahagian Perolehan
Awam
merujuk Bahagian Pembangunan
kepada
Bahagian Kewangan
penjawat
awam yang Agensi yang terlibat dengan pendaftaran
ditempatkan pembekal/ kontraktor/ firma
di: Urus Setia Lembaga/ Jawatankuasa Tender/
Sebut Harga/ Perolehan
Sumber :
● Garis Panduan Pelaksanaan Mana-mana Bahagian, Seksyen dan Unit lain
Integrity Pact Dalam Perolehan terlibat dalam perolehan
Kerajaan
118
GARIS PANDUAN PENTADBIRAN DAERAH
5.5.8 PELAKSANAAN INTEGRITY PACT
Integrity Pact Ahli Jawatankuasa
Menandatangani Surat Akuan Pelantikan Ahli Jawatankuasa dan Surat Akuan Selesai Tugas
Jawatankuasa.
Jawatankuasa Spesifikasi
Ahli Jawatankuasa Pembuka Tender/ Sebut Harga
Jawatankuasa
Jawatankuasa Penilaian - Teknikal dan/ atau
merujuk Kewangan
kepada
Jawatankuasa Rundingan Harga
Lain-lain Jawatankuasa berkaitan Perolehan
Surat Akuan Pelantikan dan Selesai Tugas adalah seperti di Lampiran B dan C dalam
Surat Pekeliling.
Sumber : 119
● Garis Panduan Pelaksanaan
Integrity Pact Dalam Perolehan
Kerajaan
GARIS PANDUAN PENTADBIRAN DAERAH
5.5.8 PELAKSANAAN INTEGRITY PACT
Integrity Pact Ahli Lembaga Jawatankuasa
Menandatangani Surat Akuan Ahli Lembaga/Jawatankuasa dan Surat Akuan Selesai Tugas
Ahli Lembaga/Jawatankuasa.
Lembaga Tawaran Negeri
Lembaga Tawaran Jabatan Ketua Menteri
Ahli Lembaga/ Lembaga Tawaran Kementerian
Jawatankuasa
Lembaga Tawaran Badan Berkanun/Pihak
Merujuk Berkuasa Tempatan
Kepada:
Jawatankuasa Sebut Harga
Jawatankuasa Arahan Perubahan
Kerja/Tuntutan
Jawatankuasa Penyelarasan Harga
Lain-lain jawatankuasa seumpamanya
Surat Akuan Pelantikan dan Selesai Tugas adalah seperti di Lampiran D dan E dalam Surat
Pekeliling.
Sumber : 120
● Garis Panduan Pelaksanaan
Integrity Pact Dalam Perolehan
Kerajaan
GARIS PANDUAN PENTADBIRAN DAERAH
5.5.8 PELAKSANAAN INTEGRITY PACT
Integrity Pact Pembida
Menandatangani Surat Akuan Pembida dan Surat Akaun Pembida Berjaya serta Surat Klausa
Pencegahan Rasuah.
Ahli Lembaga/ Petender
Jawatankuasa Penyebut Harga
Merujuk
Kepada:
Surat Akuan Pembida dan Surat Akaun Pembida Berjaya serta Surat Klausa Pencegahan
Rasuah seperti di Lampiran F, G dan H dalam Surat Pekeliling.
Integrity Pact Perunding
Menandatangani Surat Akuan Kepentingan Perunding dan Surat Akaun Perunding yang
dilantik serta Surat Klausa Pencegahan Rasuah.
Surat Akuan Kepentingan Perunding dan Surat Akaun Perunding yang dilantik seperti di
Lampiran I dan H dalam Surat Pekeliling.
Sumber : 121
● Garis Panduan Pelaksanaan
Integrity Pact Dalam Perolehan
Kerajaan
GARIS PANDUAN PENTADBIRAN DAERAH
5.5.9 PEROLEHAN DARURAT
Dalam keadaan perolehan darurat Kementerian/Jabatan/Agensi Kerajaan diberi kelonggaran
daripada mematuhi peraturan perolehan yang berkuat kuasa.
Kementerian/Jabatan/Agensi dibenarkan untuk melantik kontraktor/pembekal yang dikenal pasti
secara lantikan/rundingan terus bagi melaksanakan pembekalan/perkhidmatan/kerja untuk
memenuhi keperluan darurat tersebut.
Skop pembekalan, perkhidmatan dan kerja perolehan darurat hendaklah setakat untuk
menampung keperluan/keadaan darurat yang berkenaan sahaja.
Kementerian/Jabatan/Agensi tidak dibenarkan sama sekali membuat pembelian bekalan untuk
simpanan stok.
Definisi Darurat
Darurat adalah kejadian yang bersifat kecemasan dan/atau luar biasa yang memerlukan
tindakan serta merta supaya tidak menjejaskan kepentingan awam, penyampaian perkhidmatan
kerajaan, mengekang berlakunya kerosakan berterusan, menyekat penularan wabak dan
seumpamanya.
Ancaman keselamatan Bencana alam seperti gempa
nyawa dan harta bumi, ribut taufan dan situasi
benda dari dalam atau yang seumpamanya yang
luar negeri/negara memerlukan kerja-kerja
pemulihan, pembaikan,
pembekalan dan perkhidmatan
Sistem bangunan yang Contoh Wabak penyakit/penyakit
strategik, sistem komputer Darurat berjangkit yang luar biasa atau
dan seumpamanya yang wabak baru yang memerlukan
mengancam keselamatan Kebakaran yang
mengakibatkan ancaman pembekalan ubat dan
atau mengganggu perkhidmatan segera bagi tujuan
pengoperasian sedia ada nyawa atau kerosakan
dan memerlukan kerja kerja teruk yang menjejaskan pembendungan dan kuarantin
pembaikan, pembekalan perkhidmatan kerajaan
dan perkhidmatan atau
pencegahan
Sumber: 122
● Arahan Perbendaharaan 55
● Arahan Perbendaharaan 173.2
GARIS PANDUAN PENTADBIRAN DAERAH
5.5.9 PEROLEHAN DARURAT
Menurut Arahan Perbendaharaan (AP) 55
Dalam sesuatu keadaan yang luar biasa jika ternyata bagi kepentingan perkhidmatan awam
bahawa perbelanjaan patut dilakukan dengan segera sedangkan tiada peruntukan bagi
perbelanjaan tersebut dan masa tidak mengizinkan bagi mendapatkan kebenaran mengikut cara
biasa,
Seseorang pegawai boleh atas tanggungjawabnya sendiri melakukan perbelanjaan itu tetapi
hendaklah serta merta memberitahu Ketua Setiausaha Perbendaharaan atau Pegawai
Kewangan melalui Pegawai Pengawal dan hendaklah segera menyampaikan kepada Ketua
Setiausaha Perbendaharaan suatu laporan bertulis menghuraikan sebab-sebab yang
mendorongnya menyimpang daripada cara yang biasa.
Berikut merupakan proses kerja yang terperinci mengikut AP 55:
Langkah Proses Kerja AP 55
1 Pegawai Pelaksana (PP) hendaklah mengambil tindakan segera untuk mengawal
keadaan darurat.
2 PP maklumkan kepada Pegawai Pengawal/ Ketua Jabatan (PP/KJ) berkenaan
keperluan darurat.
PP hendaklah menentukan perkara berikut:
i. Jenis perolehan yang perlu dilaksanakan;
ii. Anggaran kos perolehan; dan
iii. Kenalpasti pembekal/kontraktor yang berkelayakan untuk melaksanakan
perolehan darurat.
3 PP di peringkat Kementerian/Jabatan/Agensi mengeluarkan Surat Arahan
Memulakan Bekalan/Perkhidmatan/Agensi dan Pesanan Kerajaan (JBN.53)
kepada pembekal/kontraktor.
4 PP menyediakan laporan awal perbelanjaan darurat dan kemukakan kepada
PP/KJ seboleh-bolehnya dalam tempoh 7 hari. Format laporan awal seperti di
Lampiran A Pekeliling KKNS Bil.3/2018.
123
GARIS PANDUAN PENTADBIRAN DAERAH
5.5.9 PEROLEHAN DARURAT
Langkah Proses Kerja AP 55
5 PP memantau dan memastikan kesempurnaan bekalan/perkhidmatan/kerja yang
dilaksanakan oleh pembekal/kontraktor.
6 Kementerian/Agensi/Jabatan menubuhkan Jawatankuasa Rundingan Harga
yang merunding kos perolehan darurat yang telah disempurnakan oleh
pembekal/ kontraktor untuk mendapatkan harga berpatutan/nilai faedah terbaik
kepada Kerajaan dan memuktamadkan kos perolehan.
7 PP memohon Pendahuluan Diri daripada Bahagian Belanjawan, Kementerian
Kewangan Negeri Sabah dalam tempoh 21 hari dari tarikh mesyuarat rundingan
harga dengan sertakan;
i. Surat permohonan rasmi;
ii. Laporan lengkap berhubung keadaan darurat, bekalan/perkhidmatan/kerja
yang diperolehi, justifikasi perbelanjaan/perolehan dan maklumat
pembekal/kontraktor yang dilantik;
iii. Surat Arahan Memulakan Bekalan/Perkhidmatan/Kerja (Lampiran B
Pekeliling KKNS Bil.3/2018) dan Salinan Pesanan Kerajaan (JBN.53);
iv. Salinan Minit Mesyuarat Rundingan Harga;
v. Borang Permohonan Pendahuluan Diri (Lampiran A) yang lengkap diisi dan
ditandatangani oleh PP/KJ; dan
vi. Salinan bil/ invois/dokumen tuntutan daripada pembekal/kontraktor yang
telah diakui sah oleh Kementerian/Jabatan. Justifikasi lengkap atas
kelewatan tempoh 21 hari mestilah dikemukakan.
8 Kelulusan daripada Bahagian Belanjawan, Kementerian Kewangan Negeri Sabah
124
GARIS PANDUAN PENTADBIRAN DAERAH
5.5.9 PEROLEHAN DARURAT
Langkah Proses Kerja AP 55
9 Kementerian/Jabatan/Agensi membuat pembayaran kepada
pembekal/kontraktor tidak lewat 14 hari daripada tarikh kelulusan diterima.
Dokumen sokongan bagi tujuan pembayaran adalah seperti berikut:
i. Borang Pengesahan Pegawai Pengawal (Lampiran D Pekeliling KKNS
Bil.3/2018);
ii. Surat Kelulusan Pendahuluan Diri;
iii. Surat Arahan Memulakan Bekalan/Perkhidmatan/Kerja dan Pesanan
Kerajaan;
iv. Pengesahan PP berkaitan kesempurnaan Bekalan/Perkhidmatan/Kerja; dan
v. Bil/invois/dokumen tuntutan yang lengkap.
10 Setelah pembayaran dibuat, Kementerian/Jabatan/Agensi mestilah memastikan
Akaun Pendahuluan Diri diselesaikan dengan mengemukakan permohonan
Peruntukan Tambahan (ASP) atau pindahan peruntukan (viremen) kepada
Kementerian Kewangan Negeri Sabah.
11 Setelah peruntukan diperolehi, Kementerian/Jabatan/Agensi mestilah membuat
pelarasan terhadap Akaun Pendahuluan Diri dengan mengemukakan jurnal
pelarasan kepada Jabatan Bendahari Negeri Sabah tidak lewat 14 hari dari tarikh
kelulusan penyelesaian Akaun Pendahuluan Diri daripada Kementerian Kewangan
Negeri Sabah.
125
GARIS PANDUAN PENTADBIRAN DAERAH
5.5.9 PEROLEHAN DARURAT
Menurut Arahan Perbendaharaan (AP) 173.2,
Pengecualian AP 170, 171,172,180,181 dan 190 adalah dibenarkan dalam hal darurat.Perolehan
darurat bermaksud perolehan yang perlu dibuat segera atau serta merta di mana kelewatan
perolehan akan memudarat dan menjejaskan perkhidmatan dan kepentingan awam.
Dalam hal demikian, perolehan skop perkhidmatan dan skop kerja setakat untuk menampung
keperluan darurat yang berkenaan.
Berikut merupakan proses kerja yang terperinci mengikut AP 173.2:
Langkah Proses Kerja AP 173.2
1 Pegawai Pelaksana (PP) hendaklah mengambil tindakan segera untuk mengawal
keadaan darurat.
2 PP maklumkan kepada Pegawai Pengawal/Ketua Jabatan (PP/KP) berkenaan
keperluan darurat.
PP hendaklah menentukan perkara berikut:
i. Jenis perolehan yang perlu dilaksanakan;
ii. Anggaran kos perolehan; dan
iii. Kenalpasti pembekal/kontraktor yang berkelayakan untuk melaksanakan
perolehan darurat.
3 PP di peringkat Kementerian/Jabatan/Agensi mengeluarkan Surat Arahan
Memulakan Bekalan/Perkhidmatan/Agensi dan Pesanan Kerajaan (JBN.53) kepada
pembekal/kontraktor
4 PP mendapatkan pengesahan bagi perolehan darurat di bawah AP 173.2 daripada
PP/KJ dengan menggunakan Borang Pengesahan Pegawai Pengawal seperti di
Lampiran D.
5 Pegawai Pengawal mengesahkan perolehan darurat dengan menandatangani
Borang Pengesahan Pegawai Pengawal.
6 Kementerian/Agensi/Jabatan menubuhkan Jawatankuasa Rundingan Harga yang
merunding kos perolehan darurat yang telah disempurnakan oleh
pembekal/kontraktor untuk mendapatkan harga berpatutan/nilai faedah terbaik
kepada Kerajaan dan memuktamadkan kos perolehan.
126
GARIS PANDUAN PENTADBIRAN DAERAH
5.5.9 PEROLEHAN DARURAT
Langkah Proses Kerja AP 173.2
7 PP memantau dan memastikan kesempurnaan bekalan/perkhidmatan/kerja yang
dilaksanakan oleh pembekal/ kontraktor.
8 Kementerian/Jabatan/Agensi membuat pembayaran kepada pembekal/kontraktor
tidak lewat 14 hari daripada tarikh bil/ invois/ dokumen tuntutan lengkap diterima.
9 Kementerian/Jabatan/Agensi mengemukakan Laporan keseluruhan perolehan
darurat di bawah AP 173.2 melalui PP/KJ kepada Bahagian Perolehan dan Harta
Awam, Kementerian Kewangan Negeri Sabah dalam tempoh satu (1) bulan dari
tarikh perolehan disempurnakan.
Laporan hendaklah mengandungi maklumat adalah seperti berikut:
i. Tarikh, tempat, situasi darurat dan skop bekalan/perkhidmatan/kerja yang
terperinci;
ii. Justifikasi secara terperinci perolehan darurat;
iii. Salinan Minit Mesyuarat Rundingan Harga;
iv. Borang Pengesahan Pegawai Pengawal;
v. Maklumat pembayaran seperti pembekal/kontraktor dan jumlah pembayaran
yang telah dibuat; dan
vi. Ulasan Pegawai Pengawal.
10 Bahagian Perolehan dan Harta Awam, Kementerian Kewangan Negeri Sabah
mengambil maklum perolehan darurat atau mengarahkan siasatan sekiranya perlu.
Sumber: 127
● Arahan Perbendaharaan 55
GARIS PANDUAN PENTADBIRAN DAERAH
5.5.10 LARANGAN PECAH KECIL
PEROLEHAN KERAJAAN
Isu pecah kecil terjadi sekiranya wujud lebih dari satu (1) Sebut Harga dipanggil dan
mempunyai kesemua perkara berikut:
Perolehan Kerja Perolehan Bekalan dan Perkhidmatan
Skop yang sama Skop yang sama/satu jenis item
Dibiayai oleh sumber peruntukan yang sama
Lokasi yang sama
Masa yang sama dan serentak
Sumber: 128
● Arahan Perbendaharaan 55
GARIS PANDUAN PENTADBIRAN DAERAH
5.5.10 LARANGAN PECAH KECIL
PEROLEHAN KERAJAAN
Contoh setiap jenis item adalah seperti berikut:
Bil. Jenis Item Keterangan/Contoh
1. Alat ganti Pelbagai alat ganti yang boleh diperoleh daripada pembekal (punca
bekalan) yang sama adalah dikategorikan sebagai satu jenis item.
2. Item pelbagai saiz Item pelbagai saiz hendaklah ditafsirkan sebagai satu jenis item.
Contoh: Pembelian pelbagai saiz paku (1 inci atau 1 setengah inci),
mentol, lampu kalimantang, cermin dan lain-lain.
3. Set sofa Set sofa yang merangkumi pelbagai jenis kerusi (sama ada kerusi 1
tempat duduk atau 3 tempat duduk) bersama meja, ditafsirkan kepada
4. Toner satu jenis item.
5. Alat tulis
Jika pembelian perabot terdiri daripada kerusi banquet dan set sofa,
maka perabot tersebut dianggap item berbeza. Walaubagaimanapun,
jika kedua-duanya boleh dibeli daripada pembekal yang sama, ia
ditafsirkan sebagai satu jenis item (perabot).
Pembelian pelbagai toner ditafsirkan sebagai satu jenis item kerana
boleh diperoleh daripada satu pembekal yang sama.
Pen, pensel, pembaris, gunting, stapler, pemadam dan sebagainya
ditafsirkan sebagai satu jenis item.
6. Kertas Pelbagai saiz kertas dan kertas pelbagai warna ditafsirkan sebagai
satu jenis item.
Sumber: 129
● Surat Pekeliling Kementerian
Kewangan Negeri Bil 7/2017
GARIS PANDUAN PENTADBIRAN DAERAH
5.5.10 LARANGAN PECAH KECIL
PEROLEHAN KERAJAAN
Contoh setiap jenis item adalah seperti berikut:
Bil. Jenis Item Keterangan/Contoh
7. Peralatan ICT Komputer, printer, scanner, monitor, keyboard dan CPU adalah jenis
item.
8. Ubat Pelbagai ubat adalah satu jenis item.
9. Bahan-bahan Simen, kayu, papan, batu, cat, siling, paku ditafsirkan sebagai satu
binaan jenis item.
10. Barangan elektrik Pelbagai barangan elektrik seperti cerek, kipas angin, televisyen, radio,
peti sejuk dan sebagainya ditafsirkan satu jenis item
11. Catuan Rempah-ratus, asam jawa, garam, sayuran, ikan dan lain-lain
kering/bahan ditafsirkan satu jenis item
mentah
12. Perkhidmatan Setiap perolehan perkhidmatan bas/pengangkutan untuk setiap
pengangkutan majlis/program adalah berbeza kerana setiap majlis/program
mempunyai tujuan/peserta/ masa yang berbeza. Walaubagaimanapun,
bagi sesetengah kes perlu ditentukan berdasarkan case by case.
13. Percetakan Setiap percetakan adalah berbeza kerana setiap risalah yang dicetak
mempunyai isi kandungan yang berbeza. Walaubagaimanapun, bagi
percetakan yang boleh dirancang setiap tahun, perolehan percetakan
tersebut dianggap satu jenis item perkhidmatan.
Sumber: 130
● Surat Pekeliling Kementerian
Kewangan Negeri Bil 7/2017
GARIS PANDUAN PENTADBIRAN DAERAH
5.5.10 LARANGAN PECAH KECIL
PEROLEHAN KERAJAAN
Contoh setiap jenis item adalah seperti berikut:
Bil. Jenis Item Keterangan/Contoh
14. Sewaan mesin Perkhidmatan penyewaan mesin fotostat pelbagai keupayaan dan
penyalin/fotostat pelbagai fungsi adalah satu jenis item perkhidmatan.
15. Aksesori pakaian Perolehan kelengkapan/aksesori pakaian seragam dikategorikan
seragam sebagai satu jenis item.
16. Kursus i. Kursus yang mempunyai modul/tajuk kursus sama (boleh
dirancang) dianggap satu jenis item. Contoh kursus kewangan
dilaksanakan empat (4) kali setahun untuk peserta berlainan;
ii. Kursus yang dilaksanakan secara bersiri (boleh dirancang)
dianggap satu jenis item. Contoh kursus excel (Tahap I, Tahap II
dan Tahap III) dilaksanakan empat (4) kali setahun untuk
peserta berlainan/sama.
iii. Kursus yang mempunyai modul/ tajuk berbeza dianggap
perolehan berasingan kerana isi kandungan berlainan. Contoh
kursus kepimpinan (bulan Jan) dan kursus pembangunan
sahsiah (bulan Mei) untuk peserta berlainan/sama.
Sumber: 131
● Surat Pekeliling Kementerian
Kewangan Negeri Bil 7/2017
5.6
PENGURUSAN MAJLIS RASMI
132
GARIS PANDUAN PENTADBIRAN DAERAH
5.6.1 PENGENALAN KEPADA
PENGURUSAN MAJLIS RASMI
Protokol adalah suatu amalan yang diguna pakai di dalam majlis rasmi
bagi memastikan susun atur majlis tersebut mengikut SUSUNAN
KEKANANAN yang betul.
“PROTOKOL bermula daripada perkataan
GREEK dan merupakan gabungan dua perkataan
GREEK iaitu:
PROTOS bermaksud pertama, utama; dan
KOLLA bermaksud buku atau ringkasan.”
(YBhg. Datuk Abdullah Ali, 2006)
133
GARIS PANDUAN PENTADBIRAN DAERAH
5.6.2 JENIS-JENIS MAJLIS
MAJLIS Istiadat Pertabalan, penganugerahan darjah kebesaran, menyampaikan
ISTIADAT surat tauliah dan majlis angkat sumpah.
MAJLIS RASMI Majlis yang memperoleh keseluruhan sumber peruntukan daripada
DAN FORMAL pihak kerajaan dan dihadiri oleh tetamu kenamaan negeri dan luar
negeri. Aspek protokol dan adat majlis rasmi hendaklah dipatuhi
sepanjang majlis tersebut berjalan.
MAJLIS RASMI Majlis yang memperoleh sumber peruntukan daripada Kerajaan dan
TETAPI TIDAK tidak banyak mematuhi amalan
protokol dan adat rasmi.
FORMAL
Contoh: Majlis Jamuan Teh.
MAJLIS TIDAK Majlis yang dianjurkan oleh agensi-agensi kerajaan mahupun
RASMI TETAPI syarikat-syarikat swasta yang tidak memperoleh sumber peruntukan
FORMAL daripada pihak kerajaan serta aspek-aspek protokol yang tidak
dipenuhi secara mendalam. Tetamu yang menghadiri majlis tersebut
adalah orang-orang kenamaan negeri.
Contoh: Majlis Perasmian Sesebuah bangunan oleh Perdana Menteri,
Ketua Menteri ataupun Menteri-menteri.
MAJLIS TIDAK Majlis yang memperoleh peruntukan sepenuhnya dari pihak swasta
RASMI TETAPI ataupun agensi-agensi kerajaan dan semua tetamu yang terlibat tidak
TIDAK perlu memenuhi peraturan protokol dan adat rasmi majlis.
FORMAL
Contohnya: Sambutan Hari Keluarga.
134
GARIS PANDUAN PENTADBIRAN DAERAH
5.6.3 PERANAN DAN TUGAS URUS
SETIA
TUGAS URUS SETIA MAJLIS SECARA UMUM
Urus setia memainkan peranan yang penting dalam pengurusan sesebuah
majlis/acara.
Menyediakan kertas kerja SERVICES Memastikan semua
dan kertas konsep untuk arahan dan keputusan
cadangan pelaksanaan Mengadakan
perbincangan bersama jawatankuasa
sesuatu majlis/acara dilaksanakan
jawatankuasa untuk
mendapatkan maklum
balas
135
GARIS PANDUAN PENTADBIRAN DAERAH
5.6.4 SUSUNAN BENDERA
KEBANGSAAN DAN NEGERI
Susunan keutamaan bendera bagi peringkat Negeri Sabah adalah seperti berikut:
1. Malaysia 9. Perak
2. Sabah 10. Kedah
3. Terengganu 11. Pahang
4. Perlis 12. Sarawak
5. Selangor 13. Melaka
6. Negeri Sembilan 14. Pulau Pinang
7. Johor 15. Wilayah Persekutuan
8. Kelantan
136
GARIS PANDUAN PENTADBIRAN DAERAH
5.6.5 SUSUNAN LOGO
Susunan logo jata negara dan jata negeri adalah seperti berikut:
Atau
137
GARIS PANDUAN PENTADBIRAN DAERAH
5.6.5 SUSUNAN LOGO
Susunan logo mengikut kekananan sesuatu majlis dan tertakluk kepada protokol negeri:
Susunan Genap
LOGO 1 LOGO 2
LOGO 3 LOGO 1 LOGO 2 LOGO 4
Atau
Susunan Ganjil
LOGO 2 LOGO 1 LOGO 3
LOGO 4 LOGO 2 LOGO 1 LOGO 3 LOGO 5
138
5.6.6
PRA MAJLIS/ACARA
139
GARIS PANDUAN PENTADBIRAN DAERAH
A. JAWATANKUASA PELAKSANA
Sebuah jawatankuasa pelaksana hendaklah ditubuhkan bagi memastikan perancangan
dan persiapan sesuatu majlis diimplementasikan dengan lancar dan licin. Unit kerja ini
adalah diketuai oleh Pengerusi atau Pengarah Program dan dibantu oleh setiausaha dan
bendahari serta ahli-ahli urus setia yang lain. Antara jawatankuasa yang boleh dibentuk
adalah:
01 Jawatankuasa Cenderamata
02 Jawatankuasa Keselamatan
03 Jawatankuasa Promosi dan Publisiti
04 Jawatankuasa Jamuan
05 Jawatankuasa Logistik
06 Jawatankuasa Jemputan dan Sambutan
07 Jawatankuasa Protokol
140
GARIS PANDUAN PENTADBIRAN DAERAH
B. PENYEDIAAN KERTAS KERJA
Sebelum menganjurkan sesuatu majlis/acara, Urus Setia perlu menyediakan kertas
kerja atau cadangan suatu majlis/acara untuk dikemukakan kepada Jawatankuasa
Induk bagi mendapatkan kelulusan. Format penyediaan kertas kerja mengandungi
perkara-perkara seperti yang berikut:
01 Nama Majlis/Acara/Aktiviti
02 Tujuan dan Latar Belakang Majlis/Acara/Aktiviti
03 Maklumat Aliran Majlis/Acara/Aktiviti
04 Impak Majlis/Acara/Aktiviti
05 Anggaran Peruntukan
06 Syor untuk Pertimbangan/Kelulusan
07 Ulasan dan Cadangan Tambahan Pihak Atasan
(jika perlu)
141