Peranan Pengurusan Sistem Maklumat Rangkaian pusat pengedaran yang mantap ialah tulang belakang cara anda mengubah bahan kepada produk dan cara anda menyampaikan produk kepada pelanggan anda. Walau bagaimanapun, sistem membawa bahan kepada syarikat anda dan kemudian menghantar produk siap kepada pelanggan anda adalah berbeza. Proses sedemikian dipanggil "logistik masuk" dan "logistik keluar". Memahami perbezaan antara kedua-duanya adalah penting untuk mendapatkan pandangan lengkap tentang keseluruhan rangkaian logistik sistem maklumat pergudangan dan peningkatan keterlihatan rantaian bekalan anda: Logistik Masuk (Inbound) Logistik Keluar (Outbound) Membeli bahan Menerima bahan Logistik berbalik Mengambil pesanan Pembungkusan Produk Penghantaran Barang siap 99
1. Logistik Masuk (Inboud) Logistik Masuk ialah rangkaian perkhidmatan khusus yang merangkumi semua yang diperlukan oleh operasi rantaian bekalan anda untuk mencipta produk akhir. Ia juga membawa bahan atau barangan ke perniagaan anda. Ia termasuk pengangkutan, penyimpanan dan penghantaran barangan ke perniagaan anda. Mari lihat bagaimana mekanisme masuk berfungsi: 1.Membeli bahan Pada masa pembelian, WMS menyimpan butiran vendor di satu lokasi dan menyegerakkannya ke tahap kawalan inventori sebenar untuk mengendalikan perolehan dengan menggunakan ciri lanjutannya. Komoditi akan ditambah secara automatik ke senarai dengan hanya mengimbas kod bar. Selepas ini, pelanggan akan mendapatkan bil mereka dalam e-mel terus daripada peranti kepada peruncit. 2. Menerima Sistem wms mengimbas dan mengoptimumkan resit dan membimbing kakitangan gudang untuk menyimpan item di tempat yang betul. Selain itu, sistem pengurusan gudang juga mengesyorkan pelbagai teknik untuk menyimpan, slotting, dan penggunaan ruang penyimpanan yang cekap. 3.Logistik berbalik Sistem pengurusan gudang memberitahu pengurus tentang kuantiti produk yang tersedia. Selain itu, ia mengemas kini Pentadbir setiap kali penyimpanan semula diperlukan. Supaya Admin boleh order lebih banyak stok untuk mengelakkan kehabisan stok di saat-saat akhir. 100
2. Logistik Keluar (Outboud) Dengan kemajuan digital membuka laluan mereka ke dalam rangkaian industri, kecemerlangan melangkaui sempadan global dan seterusnya proses keluar. Tetapi apakah proses logistik keluar ini? Logistik keluar dan pengurusan gudang terdiri daripada sistem penyimpanan, pengangkutan dan penghantaran yang membawa produk siap anda ke destinasi utama mereka. Berikut adalah langkah-langkah mekanisme logistik keluar: 1. Mengambil pesanan Dalam kes sistem manual, selalunya data yang hilang dan penjejakan aset yang tidak cekap menimbulkan isu kehilangan atau penghantaran atau penghantaran yang salah. Ini boleh menyakitkan, tetapi perisian WMS yang berkesan menjamin bahawa produk terbaik dipilih. Selain itu, ia menggunakan pengimbas Kod Bar atau pengimbas RFID untuk memeriksa kepastian mendapatkan produk WMS yang betul. 2.Pembungkusan produk Pembungkusan produk boleh dibezakan secara automatik dari satu saiz ke saiz yang lain dengan penyelesaian pengurusan gudang untuk mengoptimumkan saluran pembungkusan. Label penghantaran, Tanda harga, Logo dan dokumentasi lain yang diperlukan boleh dicetak terus dari mesin, jadi tiada campur tangan bantuan manusia untuk memasukkan alamat atau menaip semula nombor penjejakan. 3.Menghantar barang siap Sistem pengurusan gudang memastikan penghantaran pesanan anda tepat pada masanya kepada pelanggan yang betul dan memberitahu mereka tentang perkara yang sama. Selain itu, ralat boleh dihalang pada masa pemilihan dan penghantaran. 101
Kepentingan Pengurusan Sistem Maklumat Terdapat 12 faedah apabila menggunakan sistem maklumat pengurusan gudang dalam perniagaan logistik. Berikut ialah beberapa faedah perisian pengurusan gudang yang perlu anda pertimbangkan untuk perniagaan anda: Inventori cepat 1 bertukar Jejak status yang 2 dibuang Pengurusan Bil Tepat 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Akses melalui cloud Fleksibiliti Penggunaan ruang gudang berkesan Pengurusan inventori tanpa kertas Pengiraan kitaran dipertingkatkan Perkhidmatan pelanggan dipertingkatkan Peningkatan produktiviti buruh Optimum proses keseluruhan Peningkatan ketelusan 102
Kepentingan Pengurusan Sistem Maklumat 1. Inventori lebih cepat bertukar Sistem pengurusan inventori yang baik boleh meminimumkan masa pendahuluan anda dengan menyekat pergerakan inventori dan meningkatkan kebolehpercayaan rekod inventori, dan seterusnya menyokong persekitaran tepat dalam masa. Oleh itu, keperluan untuk stok keselamatan akan diminimumkan, yang meningkatkan pusing ganti keseluruhan inventori, mengurangkan kos dan juga matlamat pengurusan modal kerja. 2. Menjejaki status yang dibuang Sistem pengurusan gudang yang cekap boleh membantu anda mengenal pasti lokasi slot, jenis storan, kapasiti padu, tong terbuka, ciri profil, dsb. Selain itu, sistem pengurusan gudang mengandungi 'penyimpanan terarah' yang datang dengan pilihan berbeza mengikut keperluan produk . Selain itu, sistem pengurusan gudang yang inovatif menawarkan pelbagai peraturan sistem, fungsi halaju dan parameter storan. 3.Pengurusan Pengebilan Tepat Penyelesaian pengurusan gudang mempunyai alatan pengurusan pengebilan bersepadu terbina dalam atau pihak ketiga untuk menyediakan fungsi ini. Fungsi ini membolehkan anda menggunakan pengebilan berasaskan aktiviti, yang menjejaki semua aktiviti berkaitan pembekal dan menjana yuran yang sewajarnya. Selain itu, perisian pengurusan gudang juga boleh memproses pembayaran kad kredit dan menyambung ke platform eDagang utama. 4. Akses berasaskan awan untuk operasi yang lebih mudah Anda boleh memilih WMS berasaskan awan yang membolehkan anda dan pasukan anda mengakses sebarang maklumat dengan mana-mana peranti dari mana-mana tempat di dunia. Dengan keupayaan akses yang besar, pelanggan, gudang dan syarikat perkapalan boleh menyemak produk yang serupa. Selain itu, mereka boleh mengakses maklumat masa nyata tentang status penghantaran pada perisian berasaskan awan. 103
Kepentingan Pengurusan Sistem Maklumat 5. Fleksibiliti untuk meningkatkan Dalam perusahaan, penambahbaikan secara amnya meliputi dua aspek- laluan penghantaran dan penglibatan pekerja. Dengan menggunakan perisian sistem maklumat, anda boleh mendapatkan kemas kini penghantaran yang konsisten. Tambahan pula, pembekal sistem maklumat kerap melancarkan ciri-ciri utama mengikut amalan terbaik industri trend. Ini memudahkan syarikat untuk kekal di atas permainan mereka. Selain itu, ciri dan kemas kini baharu ini boleh ditambah dengan mudah pada sistem berasaskan awan, yang menjadikan penambahbaikan berterusan lebih mudah. 6. Penggunaan ruang gudang yang berkesan Bukan sahaja meminimumkan keperluan stok keselamatan, sistem pengurusan gudang juga sentiasa menambah baik ruang gudang yang tersedia dengan mengesan produk secara sistematik dan berkesan berhubung dengan kawasan penerimaan, pembungkusan dan penghantaran. 7. Penyelesaian inventori tanpa kertas Pelaksanaan perisian pengurusan gudang masa nyata boleh meminimumkan kertas kerja yang secara konvensional dikaitkan dengan fungsi gudang dan juga memastikan aliran inventori dan maklumat yang tepat pada masanya dan sempurna. 8. Pengiraan kitaran dipertingkatkan Perniagaan boleh menggunakan perisian pengurusan gudang untuk mencatat data yang berkaitan seperti lokasi tertentu, keteraturan pergerakan, dsb. Supaya mereka boleh menjadualkan kakitangan untuk kiraan kitaran dengan cara yang betul dan teratur. Kiraan kitaran ini bukan sahaja meningkatkan ketepatan rekod inventori untuk tujuan perancangan masa hadapan, tetapi juga boleh menghapuskan atau meminimumkan keperluan untuk inventori fizikal yang mahal. 9. Perkhidmatan pelanggan yang dipertingkatkan Dengan mengoptimumkan proses terus dari pesanan produk hingga penghantaran, perniagaan boleh mencari ketersediaan item dan tarikh penghantaran yang tepat dengan lebih cekap dan tepat. 104
Kepentingan Pengurusan Sistem Maklumat 10.Peningkatan produktiviti buruh Sistem ini membantu dalam mengoptimumkan aliran bahan mentah, pada asasnya, dengan menyepadukan pelbagai pilihan inventori menjadi satu dengan "Cross-docking" dan juga mengurangkan pulangan hasil daripada ketepatan penghantaran yang dipertingkatkan. 11.Optimumkan proses Dengan sistem maklumat pergudangan di tangan, anda boleh mengoptimumkan semua aktiviti gudang dengan lancar. Anda boleh mencapai banyak matlamat serentak seperti mewujudkan penunjuk prestasi utama, menyelaraskan operasi bersama-sama dengan proses dan matlamat perniagaan, melaksanakan automasi dalam semua peralatan dan mengumpul risikan masa nyata semasa proses berjalan serentak. 12. Peningkatan ketelusan Satu manfaat besar yang disediakan oleh penyelesaian pengurusan pergudangan ialah ketelusan. Mereka membuat proses seperti penghantaran, pemenuhan pesanan dan penjejakan pesanan sepenuhnya telus kepada semua pekerja. Ketelusan adalah sehingga semua pekerja dapat mengakses data masa nyata dan memberikan maklumat yang tepat kepada pelanggan mereka. 105
Sebaik sahaja anda telah memilih sistem yang terbaik, anda mesti menumpukan perhatian anda kepada pelaksanaan. Pelaksanaan sistem pengurusan gudang memerlukan perancangan dan jangkaan yang betul. Anda perlu mengetahui garis masa dan mesti mempertimbangkan pemegang saham dalaman yang bertanggungjawab untuk melihatnya. Terdapat tindakan serius dan tidak boleh dilakukan bagi pelaksanaan sistem maklumat pergudangan yang anda mesti ingat untuk menguruskan skop projek dengan cekap seperti belanjawan untuk ujian dan latihan. Sekali lagi, satu saiz tidak sesuai untuk semua apabila melibatkan pelaksanaan sistem tersebut. Berikut ialah langkah-langkah yang perlu diikuti dalam merancang pelaksanaan sistem: 1.Tetapkan jangkaan untuk projek 2.Pertimbangkan siapa yang akan "memiliki" sistem maklumat gudang 3.Rancang garis masa pelaksanaan sistem 4.Libatkan pasukan IT anda dalam projek sistem maklumat dengan lebih awal 5.Tentukan keperluan anda sebelum memulakan proses pemilihan vendor 6.Elakkan pengubahsuaian untuk mengawal kos projek Menggabungkan elemen ujian, latihan dan siaran langsung ke dalam belanjawan projek 7. 8.Urus skop projek dan bukannya memaksa untuk laksana segera. Cara Pelaksanaan Sistem Maklumat 106
Kegunaan Sistem Maklumat dalam Pergudangan Terdapat beberapa kegunaan sistem maklumat dalam pergudangan yang memudahkan urusan kerja. Antaranya adalah: 1 2 3 4 5 6 7 8 Rekabentuk gudang Penjejakan inventori Menerima & menghantar Memilih & membungkus Penghantaran Pengurusan buruh Pengurusan halaman & dok Pelaporan 107
Kegunaan Sistem Maklumat dalam Pergudangan Reka bentuk gudang, yang membolehkan organisasi menyesuaikan aliran kerja dan memilih logik untuk memastikan bahawa gudang direka bentuk untuk peruntukan inventori yang dioptimumkan. Sistem maklumat menetapkan slot tong yang memaksimumkan ruang storan dan mengambil kira variasi dalam inventori bermusim. 1. Penjejakan inventori, yang membolehkan penggunaan sistem pengesanan lanjutan dan pengenalan automatik dan penangkapan data (AIDC), termasuk RFID dan pengimbas kod bar untuk memastikan barangan boleh ditemui dengan mudah apabila ia perlu dipindahkan. 2. Menerima dan menghantar, yang membolehkan inventori dibuang dan mendapatkan semula, selalunya dengan teknologi pilih-ke-cahaya atau pilihke-suara untuk membantu pekerja gudang mengesan barangan. 3. Memilih dan membungkus barang, termasuk memilih zon, memilih ombak dan memilih kelompok. Pekerja gudang juga boleh menggunakan pengezonan lot dan fungsi interleaving tugas untuk membimbing tugas pilih dan pek dengan cara yang paling cekap. 4. Penghantaran, yang membolehkan sistem maklumat menghantar bil muatan (B/L) lebih awal daripada penghantaran, menjana senarai pembungkusan dan invois untuk penghantaran dan menghantar pemberitahuan penghantaran awal kepada penerima. 5. Pengurusan buruh, yang membantu pengurus gudang memantau prestasi pekerja dengan menggunakan petunjuk prestasi utama (KPI) yang menunjukkan pekerja yang berprestasi di atas atau di bawah standard. 6. Pengurusan halaman dan dok, yang membantu pemandu trak masuk ke gudang untuk mencari dok pemuatan yang betul. Penggunaan pengurusan halaman dan dok yang lebih kompleks membolehkan dok silang dan fungsi logistik masuk dan keluar yang lain. 7. Pelaporan, yang membantu pengurus menganalisis prestasi operasi gudang dan mencari kawasan untuk diperbaiki. 8. 108
Anda akan tahu bahawa penggunaan sistem maklumat dalam pergudangan merupakan salah satu potensi operasi yang belum diterokai dalam gudang pada masa kini. Apa yang menjadi semakin berfaedah, ialah keupayaan untuk menangkap prestasi canggih dan metrik inventori dalam masa nyata untuk memahami dan menggambarkan status dan kualiti inventori anda. Dengan memahami faedah yang datang dalam jangka pendek dan berkekalan untuk jangka panjang dengan sistem yang betul dan pelaksanaan yang betul, anda boleh memastikan pemilihan dan pelaksanaan yang berjaya. KESIMPULAN Terma Rujukan Inventory Tracking : ialah proses memantau dan mengawal kuantiti, lokasi dan status semua item dalam inventori perniagaan. 1. Dispatch : proses menghantar atau mengedarkan barangan, produk, perkhidmatan atau maklumat ke destinasi yang dimaksudkan. 2. Dock Management : perancangan, penyelarasan dan kawalan aktiviti yang berkaitan dengan pemunggahan dan pemunggahan barang di dok kemudahan. 3. 109
ULANGKAJI 4 Jawab soalan yang disediakan melalui link google form atau scan QR yang diberi berkenaan dengan Topik 4 (Sistem Maklumat dalam Pergudangan) Link Google Form : https://forms.gle/hvEHpy4nRdtHv6mw7 Sijil Pencapaian akan diemailkan sekiranya mencapai tahap penilaian yang ditetapkan. Selamat Mencuba Scan QR Code Ujilari 4 110
KAJIAN KES 2 Automasi gudang ialah gudang di mana proses mengautomasikan pergerakan inventori di gudang kepada pelanggan dengan hubungan yang minimum dan bantuan manusia. Penggunaan Pintar Buatan (AI) dalam pergudangan telah mula dilaksanakan dalam meningkatkan kualiti operasi gudang. Bincangkan beberapa elemen berikut: i. Potensi amalan penggunaan AI dalam pengurusan pergudangan di Malaysia dalam aspek keselamatan dan produktiviti barang. ii. Cabaran dan isu dalam melaksanakan penggunaan AI dalam pengurusan pergudangan di Malaysia. 111
RUJUKAN Baker, P., & Perotti, S. (2008). UK Warehouse Benchmarking Survey Report. Cranfield University Press. Gwyne, R. (2018), Warehouse Management: 3rd Edition. A Complete Guide to Improving Efficiency and Minimizing Costs in The Modern Warehouse. Kapoor, S. K., & Kansal, P. (2003). Basics of distribution management: A logistics approach. PHI Learning Pvt. Ltd. Khan, M. G., Huda, N. U., & Zaman, U. K. U. (2022). Smart warehouse management system: Architecture, real-time implementation and prototype design. Machines, 10(2), 150. 112
MAKLUMBALAS Mohon kerjasama pembaca untuk mengisi borang maklumbalas eBook Pengurusan Operasi Gudang dan Pengagihan melalui google form https://forms.gle/QVSSVxC7dGiNJMBx9 dan QR Code yang disediakan. Terima kasih atas kerjasama yang diberikan. 113