microsoft-excel-2002

PENDIDIKAN
JARINGAN KOMPUTER

DAN
SISTEM INFORMASI

©Copyright PIKSI-ITS 2002

Ruang C.203 Jurusan Teknik Elektro ITS Keputih Sukolilo - Surabaya
Telp: (031)5929871 Fax: (031)5929870

: [email protected]

Microsot Excel
i

Hak Cipta

Buku dan Logo dari PIKSI – ITS ini adalah merupakan
hak cipta dari PIKSI-ITS.

Dilarang memperbanyak, memfotocopy sebagian atau seluruh isi
dari buku dan logo tanpa seijin dari pihak PIKSI-ITS

Disclaimer

Book and Logo PIKSI-ITS are copyright© of PIKSI-ITS
No part of this book, including interior design , cover and logo

maybe reproduce without any permission from PIKSI-ITS

Microsot Excel
ii

Kata Pengantar

Jenis pendidikan satu tahun sekarang ini sudah mulai banyak jumlah-
nya. Salah satunya adalah Pendidikan Jaringan Komputer dan Sistem
Informasi – ITS atau disingkat PIKSI – ITS. PIKSI pertama mengkhususkan
diri pada bidang Jaringan Komputer dan Basis Data. Kemudian menyesuaikan
diri dengan perkembangan dan minat masyarakat, dibuka kelas baru Aplikasi
Perkantoran.

Salah satu bidang yang diajarkan PIKSI sekarang ini adalah Microsoft
Excel. Diharapkan bahwa buku ini akan menunjuang bagi mereka yang
berminat mendalami bidang ini, juga sebagai pembantu dalam perkuliahan
PIKSI-ITS.

Saran dan kritik anda tentang buku atau kualitas pengajaran dapat anda
kirimkan ke email : [email protected].

Ketua PIKSI-ITS

I Ketut Edi Purnama, MT

Microsot Excel
iii

Daftar Isi

Kata Pengantar ...............................................................................................................ii

Daftar Isi .......................................................................................................................iii

Pengenalan ................................................................................................................. 1-1
1.1. Sejarah........................................................................................................ 1-2
1.2. Memulai Microsoft Excel .......................................................................... 1-2
1.3 Istilah-istilah Tampilan .............................................................................. 1-2
1.3.1 Lembar Kerja ( Work Sheet ).................................................................... 1-3
1.3.2 Baris Menu dan Toolbar ........................................................................... 1-3
1.3.3 Office Assistant......................................................................................... 1-4
1.4. Membuat Buku Kerja Baru........................................................................ 1-4
1.5. Menyimpan Buku Kerja............................................................................. 1-5
1.6. Mengaktifkan Buku Kerja.......................................................................... 1-5
1.6.1 Melalui Menu Open .................................................................................. 1-5
1.6.2 Menggunakan Menu Documents .............................................................. 1-5
1.7. Mengganti Nama Buku Kerja .................................................................... 1-5
1.8. Menutup Buku Kerja.................................................................................. 1-6

Bekerja dengan Excel ................................................................................................ 2-1
2.1. Memasukkan Data .......................................................................................... 2-2
2.1.1. Tipe data teks ........................................................................................... 2-2
2.1.2. Tipe data Angka....................................................................................... 2-2
2.1.3. Tipe data Tanggal dan Waktu .................................................................. 2-2
2.1.4. Rumus ( Formula ) ................................................................................... 2-3
2.1.4.1 Referensi ke Sheet Lain dalam WorkBook yang sama.......................... 2-3
2.1.4.2 Referensi ke Sheet dalam WorkBook yang lain .................................... 2-4
2.1.5. Fungsi....................................................................................................... 2-4
2.2. Mengedit Data................................................................................................. 2-5
2.3. Memindahkan, Menyalin Data........................................................................ 2-5
2.3.1. Memindahkan data................................................................................... 2-5
2.3.2. Menyalin data........................................................................................... 2-6
2.4. Membersihkan dan Menghapus Data.............................................................. 2-6

Format Tampilan........................................................................................................ 3-1
3.1. Format Tampilan............................................................................................. 3-2
3.1.1. Number .................................................................................................... 3-2
3.1.2. Alignment ................................................................................................ 3-3
3.1.3. Font .......................................................................................................... 3-4
3.1.4. Border ...................................................................................................... 3-5
3.1.5. Patterns..................................................................................................... 3-6
3.1.6. Protection ................................................................................................. 3-7
3.2. AutoFormat ..................................................................................................... 3-7
3.3. Mengubah ukuran Sel ..................................................................................... 3-8

Menyisipkan Obyek ................................................................................................... 4-1
4.1. Menyisipkan Obyek pada lembar kerja .......................................................... 4-2

Microsot Excel
iv

4.1.1. Clip Art ................................................................................................... 4-2
4.1.2.1. Word Art .............................................................................................. 4-2
4.1.2.2. Modifikasi Word Art............................................................................. 4-3
4.1.3. AutoShapes ............................................................................................. 4-4

Rumus dan Fungsi I ................................................................................................... 5-1
5.1. Rumus dan Fungsi........................................................................................... 5-2
5.2. Sel Absolut dan Sel Relatif ............................................................................. 5-2
5.2.1 Sel Relatif.................................................................................................. 5-2
5.2.2 Sel Absolut................................................................................................ 5-3
5.3. Rumus Sederhana............................................................................................ 5-4
5.3.1 Aritmetika ................................................................................................. 5-4
5.3.2 Teks........................................................................................................... 5-4
5.3.3 Komparasi ................................................................................................. 5-4
5.4. Paste Special ................................................................................................... 5-5
5.5. Toolbar Auditing............................................................................................. 5-6
5.6. Penamaan Sel .................................................................................................. 5-6

Rumus dan Fungsi II.................................................................................................. 6-1
6.1. Fungsi.............................................................................................................. 6-2
6.1.1 Matematika & Trigonometri ..................................................................... 6-2
6.1.2 Logika ....................................................................................................... 6-3
6.1.3 Tanggal & Waktu...................................................................................... 6-6

GRAFIK..................................................................................................................... 7-1
7.1 Membuat Grafik dengan menggunakan Chart Wizard .................................... 7-2
7.2 Memodifikasi Grafik........................................................................................ 7-7

HLOOKUP & VLOOKUP ........................................................................................ 8-1
8.1 Pendahuluan..................................................................................................... 8-2
8.2 TABEL VERTIKAL (VLOOKUP)................................................................. 8-2
8.3 TABEL HORIZONTAL (HLOOKUP) ........................................................... 8-3

Manajemen Data ........................................................................................................ 9-1
9.1 Database........................................................................................................... 9-2
9.2 Data Form ........................................................................................................ 9-2
9.3 Mengurutkan Data pada Database ................................................................... 9-3
9.4 Filter................................................................................................................. 9-4
9.5 Validasi Data.................................................................................................... 9-5

Integrasi dengan Aplikasi Office Lain..................................................................... 10-1
10.1. Konsep Linking dan Embedding ................................................................ 10-2
10.2. Linking Lembar Kerja Excel ke Dokumen Word....................................... 10-3
10.3. Linking Grafik Excel ke Dokumen Word................................................... 10-4
10.4. Linking Database Access ke Lembar Kerja Excel...................................... 10-5
10.5. Linking Lembar Kerja Excel ke Database Access...................................... 10-6
10.6. Menyunting Link ........................................................................................ 10-7

Microsot Excel
v

Fasilitas Tambahan Excel ........................................................................................ 11-1
11.1. Pivot Tabel .................................................................................................. 11-2
11.2. Goal Seeker................................................................................................. 11-4
11.3. Scenario....................................................................................................... 11-5

Studi Kasus .............................................................................................................. 12-1

Microsoft Excel
Pengenalan 1 - 1

BAB

1

Pengenalan

Tujuan :

Pada Bab Ini diharapkan mahasiswa :
• Mengenal Microsoft Excel
• Memahami lingkungan Microsoft Excel

Microsoft Excel
Pengenalan 1 - 2

1.1. Sejarah

Excel merupakan produk unggulan dari Microsoft Corporation yang banyak
berperan dalam pengelolaan informasi khususnya data berbentuk angka untuk
perhitungan, proyeksi, analisis dan presentasi data. Excel terbaru hadir dengan
berbagai penyempurnaan, tampil lebih terintegrasi dengan berbagai software lain
under Windows seperti Word dan Access, dapat bekerja pada sistem jaringan serta
dapat memanfaatkan fasilitas internet dan intranet ditunjang dengan operasionalnya
yang sangat mudah dan banyaknya tambahan fasilitas baru yang meringankan user
serta hasil print-out yang bagus.

1.2. Memulai Microsoft Excel

Untuk mengaktifkan program ada beberapa cara yaitu dengan cara :
1. Klik tombol Start Æ Programs Æ Microsoft Excel
2. Klik tombol Start Æ Run Æ Excel
3. Jika terinstall Office Shortcut Bar, untuk memulai maka klik saja tombol Excel

pada ShortCut Bar. Selanjutnya akan tampil layar kerja ( worksheet ) kosong
dengan nama Book1.
Maka akan tampil seperti gambar di bawah :

1.3 Istilah-istilah Tampilan

Buku Kerja ( WorkBook ) merupakan dokumen Excel, setiap satu buku kerja
berisi tiga lembar kerja atau sheet yang dinamai dengan Sheet1,Sheet2, dan
seterusnya. Buku Kerja Excel terdiri dari atas banyak elemen Windows seperti
diperlihatkan gambar di bawah ini :

- Icon Kontrol Menu berisi perintah untuk mengontrol jendela yang sedang
aktif.

- Baris Judul berisi nama program aplikasi dan file yang aktif.
- Tombol Ukuran

Microsoft Excel
Pengenalan 1 - 3

Minimize Window, digunakan untuk memperkecil jendela sehingga
membentuk ikon aktif pada Taskbar.
Maximixe Window, digunakan memperbesar jendela sehingga
tampilan menjadi satu layar penuh
Restore Window, berfungsi mengembalikan jendela ke ukuran atau
sebelumnya
Close Window, berfungsi menutup jendela dan mengakhiri
pemakaianprogram.
- Baris Menu berisi menu File, Edit, View, Insert, Format, Tools, Table,
Window, Help yang dapat dipilih dengan mouse atau keyboard
- Scroll Bar terdiri baris untuk menggulung secara vertikal dan horizontal.
- Toolbar untuk menjalankan suatu perintah secara cepat dan mudah dengan
memilih toolbar yang sesuai.
- Baris Rumus menampilkan informasi isi sel yang aktif di lembar kerja
- Office Assistant menawarkan bantuan saat anda bekerja dengan Excel.

1.3.1 Lembar Kerja ( Work Sheet )

Pada saat mengaktifkan Excel, sebuah buku kerja ( workbook ) secara otomatis

terbuka dan siap digunakan. Buku kerja kosong terdiri dari tiga lembar kerja ( sheet ).

Anda dapat menambah ataupun menghapus lembar kerja sesuai dengan keperluan

untuk satu buku kerja. Lembar kerja Excel terdiri dari 256 kolom dan 65536 baris.
Kolom diberi nama dengan huruf A,B,C,…Z dilanjutkan AA, AB, AC, sampai
dengan IV, dan baris ditandai dengan dengan angka 1,2,3,… sampai 65536.
Perpotongan antara baris dengan kolom disebut dengan Cell. Maka sel B10 adalah
istilah alamat perpotongan antara kolom B dengan baris ke-10, sel yang aktif ditandai
dengan penunjuk sel (cell pointer).

Penunjuk sel yang terdapat pada sebuah lembar kerja dapat dipindahkan dari

satu sel ke sel yang lain. Untuk memindahkan penunjuk sel gunakan tombol dalam

keyboard seperti pada tabel dibawah

Tombol Keterangan

⇑⇓⇐⇒ Berpindah satu sel ke atas, bawah, kiri atau kanan

Ctrl + ⇑ atau Ctrl + ⇓ Memindah sel ke baris 1 (awal) atau 65536 (akhir) dari
kolom yang bersangkutan

Ctrl + ⇐ atau Ctrl + ⇒ Berpindah ke kolom A ( paling kiri ) atau kolom IV (
paling kanan)

Tab Berpindah satu sel ke arah kanan

Enter Berpindah satu sel ke arah bawah

Page Up atau Page Down Berpindah satu layar ke atas atau ke bawah

Alt + PageUp atau Alt + Berpindah satu layar ke kiri atau ke kanan
PageDown

Home Berpindah ke kolom A pada posisi baris semula

Ctrl + Home Berpindah ke alamat sel A1 pada lembar kerja aktif

1.3.2 Baris Menu dan Toolbar

Baris menu terletak pada baris kedua dalam jndela Excel, merupakan
sederetan menu dan perintah digunakan untuk olah data dengan Excel. Penggunaan
menu dan perintah dilakukan dengan langkah :

Microsoft Excel
Pengenalan 1 - 4

1. Pilih dan klik nama menu yang terdapat pada baris menu.
2. Pilih dan klik menu yang anda inginkan.
Sebagai contoh perintah untuk memformat suatu sel dilakukan dengan memilih
dan mengklik menu Format – Cells dan pilihj perintah selanjutnya misalnya
menekan tab Number. Tampilannya sesuai dengan gambar di bawah .

Excel memiliki beberapa toolbar yang dapat anda gunakan dalam mengolah data,
gambar di atas menampilkan jendela buku kerja dengan dua baris Toolbar yaitu
Standard dan Formatting . Anda dapat menampilkan toolbar yang lain dengan cara :

1. Pilih dan klik menu View Æ Toolbars.
2. Pilih dan klik baris toolbar yang anda inginkan.

1.3.3 Office Assistant
merupakan sebuah karakter animasi yang muncul secara otomatis sampai anda

menutupnya dengan tombol Close, Office Assistant merupakan media untuk berdialog
antara anda dengan Excel tentang bantuan apa yang anda inginkan.

1.4. Membuat Buku Kerja Baru

Setelah buku kerja dapat anda buat dengan pilihan, pertama membuat
sebuah buku kerja yang masih kosong dan pilihan kedua menggunakan sebuah
template. Template adalah sebuah buku kerja telah didesain sebelumnya yang
dapat dimodifikasi sesuai dengan kebutuhan anda. Excel terbaru menyertakan
template untuk laporan keuangan, faktur, formulir pemesanan barang dan
sebagainya.

Sebuah buku kerja baru dapat dibuat dengan langkah sebagai berikut :
1. Aktifkan dan klik menu File Æ New atau dengan menekan tombol Ctrl +

N. Kotak dialog New yang terdiri atas enam tab ditampilkan. Langkah ini
juga dapat anda lakukan dengan mengklik icon New yang terdapat pada
Toolbar Standard.
2. Untuk membuat sebuah buku kerja kosong,klik tab General pada kotak
dialog New, dilanjutkan pilih dan klik icon WorkBook. Sedangkan untuk
membuat sebuah buku kerja template klik tab Spreadsheet Solutions, klik
icon sesuai dengan lembar kerja yang diinginkan.
3. Klik OK.

Microsoft Excel
Pengenalan 1 - 5

1.5. Menyimpan Buku Kerja

Sebuah buku kerja yang berisi sebuah lembar kerja atau sekumpulan
lembar kerja dapat disimpan ke hardisk atau disket dengan langkah :
1. Pilih dan menu File Æ Save atau tekan Ctrl + S. Langkah ini juga dapat

anda lakukan dengan mengklik icon Save yang terdapat pada Toolbar
Standard. Kotak Dialog Save As akan ditampilkan pada saat menyimpan
buku kerja untuk pertama kalinya.
2. Klik Pilihan Save In, pilih serta klik drive dan folder yang akan digunakan.
3. Ketik Nama file yang diinginkan pada kotak isian File Name.
4. Klik Tombol Save.

Sebuah lembar kerja yang telah disimpan dengan perintah Save dapat
disimpan dengan nama lain. Menyimpan buku kerja dengan nama lain
dilakukan dengan langkah yang hampir sama dengan menyimpan buku yang
telah dijelaskan dan perbedaanya terletak pada langkah pertama Anda harus
memilih dan mengklik menu File Æ Save_As, dan untuk langkah selanjutnya
sama.

1.6. Mengaktifkan Buku Kerja

1.6.1 Melalui Menu Open
Proses mengaktifkan buku kerja dapat dilakukan dengan melalui menu Open
dengan langkah :
1. Pilih dan klik menu File Æ Open atau dengan menekan Ctrl + O. Langkah

ini juga dapat anda lakukan dengan klik icon Open pada toolbar Standard ,
kotak dialog Open ditampilkan.
2. Pada daftar pilihan Look in, pilih dan klik folder yang diinginkan atau klik
salah satu jendela History, My Documents, Desktop, favorites, atau Web
Folders.
3. Klik ganda buku kerja yang akan diaktifkan atau klik buku kerja yang akan
diaktifkan dilanjutkan dengan menekan tombol Open.

Open, untuk mengaktifkan buku kerja.

1.6.2 Menggunakan Menu Documents
Proses mengaktifkan buku kerja dapat dilakukan dengan melalui menu
Documents dengan langkah :
1. Klik tombol start pada taskbar.
2. Pilih dan klik Menu Documents.
3. Klik ganda icon buku kerja yang ingin diaktifkan.

1.7. Mengganti Nama Buku Kerja

Dengan cara :
1. Pilih dan klik menu Open atau klik icon Open.
2. Tempatkan penunjuk mouse pada nama buku kerja yang akan diganti
3. Klik kanan mouse, klik Rename.
4. Tekan Enter.

Microsoft Excel
Pengenalan 1 - 6

1.8. Menutup Buku Kerja

Proses menutup buku kerja yang sedang aktif dengan memilih dan mengklik
menu File Æ Close. Dan untuk menutup aplikasi Excel keseluruhan maka klik
menu File Æ Exit atau dengan mengklik icon berbentuk silang di kanan atas
jendela Excel.

Microsoft Excel
Bekerja dengan Excel 2 - 1

BAB

2

Bekerja dengan Excel

Tujuan :

Pada Bab ini diharapkan mahasiswa :
• Mengetahui jenis tipe Data
• Mengetahui definisi Range
• Mengetahui definisi dan cara Cut, Copy, Paste

Microsoft Excel
Bekerja dengan Excel 2 - 2

2.1. Memasukkan Data

Pada dasarnya bekerja dengan Excel adalah memasukkan data ke dalam
lembar kerja, computer akan memproses data masukan dan menampilkan data
keluaran yang diinginkan oleh pemakai. Sebuah lembar kerja terdiri dari beberapa
masukan data yang bertipe teks, angka, tanggal, waktu, rumus( formula) dan fungsi.

2.1.1. Tipe data teks

Teks merupakan kombinasi dari huruf, angka, spasi dan tanda baca lain yang
tidak dapat digunakan untuk operasi matematik. Defaultnya teks secara otomatis akan
ditempatkan dalam format rata sisi kiri pada suatu sel. Proses memasukkan datanya
cukup dengan hanya mengklik sel yang diinginkan dan ketik data yang diinginkan
lalu tekan Enter maka teks yang akan diketik akan muncul dalam sel dengan posisi
rata kiri. Apabila terdapat kesalahan dan akan dihapus maka tekan tombol Esc.

2.1.2. Tipe data Angka

Data tipe angka meliputi karakter 0 sampai dengan 9, dan karakter khusus
meliputi + - / . , ( ) dan %. Anda dapat memasukkan tanda plus,minus, bagi, tanda
kurung untuk angka negative dan tanda persen ke dalam nilai yang akan dimasukkan.
Sebagai contoh anda dapat memasukkan ½ , -7, (7), 50%, 0.5 dengan berbagai macam
format misalkan 50% dapat ditampilkan dengan bentuk 50,0% dan sebagainya.
Memasukkan data tipe angka dilakukan dengan langkah :

1. Klik mouse pada sel yang diinginkan
2. Ketrk angka,untuk angka negative diawali dengan tanda – ( minus ) atau diapit

dengan tanda kurung () dan untuk angka pecahan diawali dengan 0 misalkan
1/5 dengan menuliskan 0 1/5.
3. Tekan Enter, defaultnya adalah rata kanan.

2.1.3. Tipe data Tanggal dan Waktu

Tipe data tanggal dan waktu ini dapat anda ketikkan dengan tampilan format
yang beragam. Ketika anda memasukkan tanggal dengan format 9-9-99. Excel
mengubah tanggal tersebut menjadi suatu angka yang menyatakan angka dari hari-
hari antara tanggal 1 Januari 1930 dan tanggal tersebut. Tampilan tanggal 9-9-99
ditampilkan secara otomatis oleh Excel menjadi 09/09/99 atau format lain. Format
tersebut dinamakan dengan nama Autoformat. Contoh format umum untuk tanggal
dan waktu dapt dilihat table dibawah :

Format Contoh Tampilan
D–M 14 – 9
DD – MM 14 – 09
DD – MM – YY atau DD/MM/YY 14-09-99 atau 14/09/99
HH:MM 10:30
HH:MM:SS 10:30:15
HH:MM AM/PM 10:30 PM

Memasukkan data tipe angka dilakukan dengan langkah :
1. Klik mouse pada sel yang diinginkan

Microsoft Excel
Bekerja dengan Excel 2 - 3

2. Ketik tanggal dan waktu dalam format yang ingin anda tampilkan
menggunakan tanda hubung minus ( - ) atau garis miring ( / ) misalkan 1
Oktober 1999 jam 10:10 diketik dengan format 1-10-99 10:10 atau 1/10/99
10:10

3. Tekan Enter, defaultnya adalah rata kanan bila tidak dikenal Excel dalam
format tanggal waktu maka ditampilkan dengan format rata kiri.

2.1.4. Rumus ( Formula )
Rumus berupa instruksi matematika dalam suatu sel/ range pada lembar kerja

dengan operator matematik berikut +,-,/,* dan ^. Hirarki operator matematik dalam
proses penghitungan dimulai dengan pangkat ( ^ ), kali ( *), dan tambah ( + ) atau
kurang ( - ). Akan tetapi jika perhitungan didalam tanda kurung ( ) maka Excel akan
mendahulukannya. Pengisian rumus selalu diawali dengan tanda sama dengan (=).
Contoh seperti dalam gambar berikut ini

Pada sel F7 terdapat rumus = D7 * E7 , artinya isi sel D7 dikalikan dengan isi
sel E7 dan hasilnya ditempatkan di sel F7. Penulisan suatu rumus dengan langkah :

1. Klik mouse pada sel F7
2. Ketik tanda sama dengan ( = ).
3. Pilih atau klik sel D7
4. Ketik tanda * ( kali )
5. Pilih atau klik sel E7
6. Tekan Enter.
Penulisan sel dengan menunjuk sel akan memperkecil kemungkinan salah ketik.
Apabila isi sel itu digeser atau diperbaharui isinya, maka rumus yang mengacu ke sel
tersebut akan berubah secara otomatis. Perhatikan penjelasan berikut ini :

2.1.4.1 Referensi ke Sheet Lain dalam WorkBook yang sama
Anda dapat menuliskan rumus yang mengacu pada sel lain dalam sheet yang

berbeda dalam buku kerja yang sama. Misalnya untuk menghitung Current Rasio pada
sel D5 ( sheet Rasio ), mengacu pada data yang terdapat dalam sel D11 dan sel D21
dalam sheet Neraca yang hasilnya diperlihatkan sebagai berikut :

Microsoft Excel
Bekerja dengan Excel 2 - 4

Penulisan rumus tersebut dengan cara :
1. Tempatkan penunjuk ke sel pada D5 dalam sheet Rasio
2. Ketik = ( tanda sama dengan )
3. Klik penunjuk sel pada nama sheet Neraca, perhatikan tanda lingkaran berikut

4. Klik pada sel B2, ketik lagi tanda bagi ( / ) selanjutnya klik pada sel B12
diakhiri menekan Enter.

5. Setelah anda menekan Enter, jika sheet Rasio diaktifkan maka rumus
ditampilkan adalah =Neraca!B2/Neraca!B12.

2.1.4.2 Referensi ke Sheet dalam WorkBook yang lain
Penulisan rumus dengan mengacu ke workbook yang lain dikatakan dengan

referensi eksternal pada dasarnya tidak berbeda dengan pembahasan referensi ke sheet
lain dalam workbook yang sama. Misal data pada sel C5 yang terdapat pada sheet
Neraca pada Workbook financial mengacu pada sel D20 sheet Piutang pada
workbook penjualan. Penulisannya adalah :

1. Aktifkan kedua workbook ( Finansial maupun Penjualan ) , gunakan tampilan
fasilitas multi windows sehingga kedua sheet tersebut akan tampil bersamaan
di layer computer.

2. Aktifkan workbook Finansial, klik sheet neraca, selanjutnya ditempatkan
penunjuk sel pada C5.

3. Ketik = ( sama dengan)
4. Aktifkan workbook Penjualan dengan mengklik di sembarang tempat pada

jendela workbook tersebut.
5. Klik sheet Piutang, selanjutnya klik pada sel D20 diakhiri dengan menekan

Enter.
6. Rumus pada sheet Neraca ( sel D5 ) workbook Finansial akan terlihat :

[Penjualan.XLS]Piutang!$D$20.

2.1.5. Fungsi
Fungsi merupakan rumus siap pakai yang digunakan sebagai alat Bantu dalam

proses penghitungan. Excel menyediakan ratusan fungsi siap pakai diantaranya
matematika ( trigonometri ), statistic, financial, lookup dan referensi, database dan
sebagainya.

Microsoft Excel
Bekerja dengan Excel 2 - 5

Salah satu fungsi adalah AutoSum ( tampilan icon di samping kri ), berfungsi
untuk menjumlahkan angka pada suatu range. Sebagai contoh pada sel E7 digunakan
untuk menjumlahkan angka yang terdapat pada range E5:E6 seperti gambar dibawah :

Pengisian data pada sel F8 dilakukan dengan langkah :
1. Klik mouse pada sel E7.
2. Klik icon AutoAum pada toolbar Standard.
3. Sorot Range E5:E6.
4. Tekan Enter.

2.2. Mengedit Data

Kadangkala data yang kita masukkan salah dan ingin kita rubah, maka
langkah-langkagnya adalah :

1. Tempatkan penunjuk sel pada sel atau blok data pada sekelompok sel yang
akan diperbaiki

2. Tekan tombol F2 atau klik mouse sebanyak dua kali.
3. Perbaiki data yang salah diakhiri dengan menekan Enter atau jika ingin

dibatalkan maka tekan tombol Escape.

2.3. Memindahkan, Menyalin Data

2.3.1. Memindahkan data
Untuk memindahkan data pada suatu sel atau range ke tempat lain dilakukan

dengan langkah :
1. Sorot sel/range yang akan dipindahkan.
2. Pilih dan klik menu Edit > Cut atau dengan menekan tombol Ctrl + X, langkah
kedua juga dapat anda lakukan dengan klik icon Cut pada toolbar Standard
seperti gambar dibawah.
3. Pindahkan penunjuk sel ke posisi yang diiinginkan.
4. Pilih dan Klik menu Edit > Paste atau dengan menekan tombol Ctrl + V atau
tekan tombol Enter.

Microsoft Excel
Bekerja dengan Excel 2 - 6

2.3.2. Menyalin data
Untuk menyalin data pada suatu sel atau range ke tempat lain dilakukan

dengan langkah :
1. Sorot sel/range yang akan disalin.
2. Pilih dan klik menu Edit Æ Copy atau dengan menekan tombol Ctrl + C,
langkah kedua juga dapat anda lakukan dengan klik icon Copy pada toolbar
Standard seperti gambar.
3. Pindahkan penunjuk sel ke posisi yang diiinginkan.
4. Pilih dan Klik menu Edit Æ Paste atau dengan menekan tombol Ctrl + V atau
tekan tombol Enter.

Cut, berfungsi untuk memindahkan data.

Copy, berfungsi untuk menyalin data.

Paste, berfungsi untuk menempatkan data yang dipindah atau disalin.

2.4. Membersihkan dan Menghapus Data

Membersihkan data hanya akan meniadakan isi suatu sel atau range sedangkan
menghapus data disamping menghapus isi suatu sel secara otomatis juga menghapus
kolom atau baris yang bersangkutan.

Proses membersihkan data dilakukan dengan langkah :
1. Sorot sel atau range yang berisi data yang akan dihapus.
2. Pilih dan klik menu Edit Æ Clear Æ Contents Del atau tekan mouse sebelah

kanan klik Clear Contents.

Proses untuk menghapus isi suatu sel atau range dilakukan dengan langkah :
1. Sorot sel atau range yang berisi data yang akan dihapus.
2. Pilih dan klik menu Edit Æ Delete. Kotak Dialog Delete, klik Entire Row

pada kotak Dialog Delete untuk menghapus baris atau Entire Column untuk
menghapus kolom. Atau tekan mouse sebelah kanan klik pilihan Delete.
3. Klik tombol OK.

Microsoft Excel
Rumus & Fungsi II 3 - 1

BAB

3

Format Tampilan

Tujuan :

Pada Bab Ini diharapkan mahasiswa :
• Mengatur format tampilan data pada Microsoft Excel
• Mneggunakan fasilitas Auto Format

Microsoft Excel
Rumus & Fungsi II 3 - 2

3.1. Format Tampilan

Excel mempunyai fasilitas untuk memformat berbagai tampilan data meliputi
angka, posisi data pada suatu sel/range, jenis dan efek pencetakan huruf, bingkai,
pola/corak latar belakang suatu sel/range dan proteksi data. Sebagai contoh, setiap
anda bekerja dengan Excel maka dilembar kerja terlihat grid-grid dan bila dicetak
maka garis-garis tersebut tidak akan tercetak. Bila anda ingin agar garis-garis table
tersebut dicetak maka anda perlu menambahkannya lewat Format > Border dan
contoh yang lain adalah misalnya anda ingin agar pada saat anda mengetikkan angka
25 maka Excel akan otomatis memformat angka tersebut menjadi format Rp 25,00,
$25 , 25 tahun dan format-format yang anda inginkan.

Menentukan format tampilan data dilakukan dengan menggunakan perintah
Format Cells dengan langkah :

1. Sorot sel / range yang ingin diformat
2. Pilih dan klik menu format Æ Cells atau menekan tombol Ctrl + I. Excel

menampilkan kotak Dialog Format Cells.
3. Klik salah satu Tab misalnya Number, Alignment, Font, Border, Patterns dan

Protection. Penjelasannya adalah sebagai berikut :
3.1.1. Number

Fasilitas Number ini digunakan untuk memformat nilai numeric yang terdiri
atas beberapa angka yang mewakili angka, nilai satuan mata uang, tanggal, waktu,
persentase dan lain-lain. Tampilannya seperti di bawah :

• Daftar Pilihan Kategory berisi kelompok data yang dapat dipilih dengan mengklik
salah satu pilihan jika anda inginkan

• Kotak sample menampilkan contoh tampilan sesuai dengan tipe yang dipilih
• Dibawah pilihan kotak sample menampilkan bentuk format tampilan yang dapat

dipilih dengan cara mengklik pilihan yang diinginkan
Pilihannya sesuai dengan table dibawah :

Microsoft Excel
Rumus & Fungsi II 3 - 3

Format Angka Keterangan
General
Number Menampilkan nilai dengan format sesuai
yang anda inginkan
Date
Time Digunakan untuk menampilkan angka
Currency dan Accounting dengan tempat angka desimal. Angka
negatif ditampilkan warna merah atau
Percentage diawali dengan tanda minus ( - )
Fraction
Scientific Menampilkan format tanggal yang dapat
Text ditampilkan dengan format hari bulan dan
Special tahun dengan tanda pisah /, -, atau spasi
Custom
Menampilkan format waktu yang
ditampilkan dengan format jam menit
detik.

Menampilkan simbol mata uiang Rp,$
dan sebagainya dengan memilih kotak
pilihan simbol dan menetukan tempat
desimal serta tampilan untuk angka
negatif

Menampilkan format angka yang
ditambahkan tanda % pada bagian
belakang angka tersebut

Menampilkan angka berbentuk pecahan
seperti ½ , 1/3 dan sebagainya.

Menampilkan angka dalam notasi ilmiah

Menampilkan teks dan angka pada
sebuah sel atau range

Didesain khusus untuk menampilkan
format kode pos, nomor telpon, dan
jaminan sosial

Untuk memformat data sesuai kehendak
anda. Simbol # mewakili sebuah angka
atau karakter dan 0 mewakili sebuah
angka nol

3.1.2. Alignment

Berfungsi mengatur penjajaran data yang tersimpan pada suatu sel atau range
dengan posisi rata kiri, rata kanan, ditengah sel atau kolom. Perataan tampilan data
secara vertikal dan mengatur orientasi dan derajat kemiringan data / teks.
Tampilannya seperti di bawah.

Microsoft Excel
Rumus & Fungsi II 3 - 4

• Tombol daftar pilihan Horizontal digunakan untuk memilih perataan tampilan
secara horizontal. Keterangan daftar pilihan Horizontal dan tombol pada toolbar
standard yang fungsinya sama :
- Align Left , menampilkan dengan posisi rata kiri pada suatu kolom tertentu
- Center, menampilkan dengan posisi rata tengah pada suatu kolom tertentu
- Align Right , menampilkan dengan posisi rata kanan pada suatu kolom tertentu
- Merge and Center, menampilkan data dengan posisi di tengah beberapa kolom
tertentu

• Tombol daftar pilihan Vertikal digunakan untuk memilih perataan tampilan secara
vertikal.
- Top , menampilkan dengan posisi di bagian atas pada suatu sel
- Center, menampilkan dengan posisi di tengah pada suatu sel tertentu
- Bottom , menampilkan dengan posisi di bagian bawah pada suatu sel tertentu
- Merge and Center, menampilkan data dengan posisi di tengah beberapa kolom
tertentu

• Kotak orientation digunakan untuk mengatur orientasi dan derajat posisi
kemiringan data / teks.

• Kotak Teks Control.
- Wrap text, pilihan untuk melipat teks dalam suatu sel
- Shrink to fit, pilihan untuk merapatkan teks.
- Merge Cells, pilihan jika anda akan menggabung sel.

3.1.3. Font
Digunakan untuk memilih jenis, ukuran, tampilan warna dan efek khusus

huruf. Sperti gambar di bawah :

Microsoft Excel
Rumus & Fungsi II 3 - 5

• Kotak pilihan Font berfungsi memilih jenis huruf
• Font Style, digunakan untuk memilih gaya tampilan : standar ( Regular ), miring (

Italic) , tebal ( Bold ), dan tebal miring ( Bold Italic ).
• Kotak pilihan Size, untuk memilih ukuran huruf.
• Kotak pilihan Underline, untuk memilih berbagai macam variasi garis bawah.
• Kotak pilihan Color, memilih warna huruf.
• Effect untuk memilih efek khusus sesuai dengan apa yang anda inginkan dengan

mengklik pilihan :
- Strikethrought, maka karakter akan tercoret.
- Superscript, menempatkan posisi karakter agak ke atas dibandingkan posisi

standar misal : X2
- Subscript, menempatkan posisi karakter agak ke bawah dibandingkan posisi

standar misal : H2SO4
3.1.4. Border

Digunakan untuk membuat bingkai ( garis tepi ) pada suatu sel atau range.
Seperti gambar dibawah :

Microsoft Excel
Rumus & Fungsi II 3 - 6

• Preset pilih dan klik tombol :
- None digunakan untuk menghapus seluruh bingkai dan garis pembats yang
dibuat
- Outline digunakan untuk membuat bingkai disekeliling sel / range
- Inside digunakan untuk menempatkan garis pada bagian dalam range.

• Border menampilkan berbagai pilihan garis pembatas yang dapat dipilih
• Style menampilkan bentuk dan gaya tampilan garis
• Color untuk menampilkan warna garis yang ditampilkan
3.1.5. Patterns

Digunakan untuk memberi warna dan corak/ pola latar belakang suatu sel /
range. Tampillannya :

Microsoft Excel
Rumus & Fungsi II 3 - 7

• Color untuk menampilkan warna yang diinginkan.
• Pattern untuk memilih pola / corak latar belakang yang dikehendaki.
• Sampel menampilkan contoh hasil pilihan.
3.1.6. Protection

Untuk mengamankan data dengan mengunci dan atau menyembunyikan
formula yang dibuat.

3.2. AutoFormat

Excel menawarkan 16 desain format tabel yang dapat anda terapkan dengan
mudah dan cepat pula pada sebuah lembar kerja sehingga akan tampil lebih menarik.
Anda cukup mengklik format yang dipilih tanpa perlu lagi bersusah payah merformat
tabel dengan menu Format Æ Cells.

Fasilitas AutoFormat dapat anda terapkan dengan langkah :
1. Sorot Range dalam lembar kerja yang sel datanya akan diformat.
2. Pilih dan klik menu Format Æ AutoFormat. Kotak dialognya seperti gambar

dibawah.
3. Pilih format yang anda inginkan dengan mengklik desain tampilan. Tekan

tombol Option apabila ada beberapa elemen yang tidak Anda inginkan, kotak
dialog AutoFormat ditampilkan dengan tambahan bagian Format to Apply.
4. Klik tombol OK.

Microsoft Excel
Rumus & Fungsi II 3 - 8

3.3. Mengubah ukuran Sel

Langkah-langkahnya adalah :
1. Tempatkan penunjuk sel pada kolom baris yang akan diubah.
2. Pilih dan klik menu Format Æ Column Æ Width. Kotak dialog Column Width

ditampilkan seperti dua gambar dibawah atau Format Æ Row Æ Height untuk
baris.
3. Pada kotak isian Column Width, isikan angka ( default 8,5 ) untuk
menentukan lebar kolom, diakhiri dengan menekan Enter. Pada kotak isian
Rows Height , isikan angka ( default 12,75 ) untuk menentukan tinggi baris
yang diinginkan tekan OK untuk mengakhirinya.

Dan untuk mengubah ukuran sel dengan mouse adalah :
1. Arahkan mouse pada batas kanan huruf yang akan diubah lebarnya atau sedert
kolom baris kemudian temptkan mouse pada batas kanan huruf sehingga
penunjuk mouse berubah menjadi panah dua arah.
2. Geser batas kolom tersebut ke kiri atau kekanan untuk kolom dan keatas atau
kebawah untuk baris sesuai yang diinginkan.

Anda juga dapat mengubah lebar kolom sesuai dengan isi terlebar dengan langkah :
1. Tempatkan pointer mouse pada batas kanan huruf yang akan diubah lebarnya.
2. Klik ganda pada batas kolom tersebut

Microsoft Excel
Rumus & Fungsi II 4 - 1

BAB

4

Menyisipkan Obyek

Tujuan :

Pada Bab Ini diharapkan mahasiswa :
• Dapat menyisipkan berbagai objek pada Microsoft Excel

Microsoft Excel
Rumus & Fungsi II 4 - 2

4.1. Menyisipkan Obyek pada lembar kerja

Tampilan sebuah lembar kerja akan lebih menarik dan hidup apabila
ditambahkan dengan gambar atau obyek lain sehingga tidak membosankan pengguna
dalam mengoperasikan Excel. Excel menyediakan banyak variasi tools untuk cetakan
dan efek khusus sangat menarik yang bisa digunakan untuk memperindah hasil
cetakan lembar kerja anda. Diantaranya adalah Clip Art, Word Art, atau toolbar
Drawing. Dengan fasilitas ini anda bisa menambahkan gambar, membuat tampilan-
tampilan variasi teks atau huruf yang mempunyai nilai seni menakjubkan dan
menambahkan obyek gambar yang dibuat program lain

4.1.1. Clip Art
Obyek ini berbentuk gambar ( sudah tersedia ) atau gambar yang dihasilkan

dari program gambar melalui scanner dapat ditambahkan untuk memperindah lembar
kerja yang dibuat. Proses penempatan obyeknya adalah :

1. Tempatkan penunjuk sel pada posisi penempatan gambar yang diinginkan.
2. Pilih dan klik menu Insert Æ Picture Æ Clip Art. Kotak Dialog akan tampak

seperti ini :
3. Klik Tab picture. Klik salah satu pilihan kategori. Pilih dan klik gambar yang

anda inginkan.
4. Kotak Dialog Insert Clip Art menampilkan beberapa gambar sesuai dengan

pilihan Categories yang anda pilih.

4.1.2.1. Word Art
Salah satu cara mempercantik tampilan lembar kerja adalah fasilitas WordArt.

Dengan fasilitas ini anda dimungkinkan membuat tampilan variasi teks atau huruf
yang bernilai seni dan tidak ditemui dalam pilihan font yang ditawarkan Excel.
Perhatikan contoh di bawah :

Langkah yang dilakukan untuk menempatkan variasi huruf atau teks dengan fasilitas
Word Art adalah sebagai berikut :

1. Tempatkan pointer mouse pada posisi penempatan yang diinginkan.
2. Pilih dan klik menu InsertÆPictureÆWordArt

Atau
1. Tampilkan toolbar Drawing jika belum ada, melalui menu ViewÆToolbarsÆ
Drawing.
2. Klik icon Insert Word Art.

Icon Insert Word Art

Microsoft Excel
Rumus & Fungsi II 4 - 3

Kotak Dialog WordArt Gallery ditampilkan seperti gambar :

3. Klik bentuk WordArt yang diinginkan, pilih jenis dan ukuran huruf ( bila perlu
)

4. Ketik teks yang anda inginkan
5. Klik OK.

4.1.2.2. Modifikasi Word Art
Teks yang sudah ditempatkan dalam lembar kerja masih memungkinkan untuk

dimodifikasi lagi dengan menggunakan perintah-perintah yang terdapat pada toolbar
WordArt seperti dijelaskan tabel dibawah :

Fungsi Keterangan
Insert Word Art Menyisipi Word Art
Edit Text Mengubah bentuk dan ukuran huruf
Word Art Gallery Memilih Word Art Gallery
Format Word Art Memformat Word Art
Word Art Shape Memilih bentuk
Free Rotate Memutar Word Art
Word Art same letter Height Mengatur tinggi teks secara proporsional
Word Art vertical Text Posisi Word Art vertikal
Word Art Alignment Mengatur perataan
Word Art Character Spacing Mengatur spasi antar karakter Word Art

Microsoft Excel
Rumus & Fungsi II 4 - 4

4.1.3. AutoShapes
Lembar kerja yang telah dibuat dapat dilengkapi dengan dan dipercantik

dengan fasilitas AutoShapes. Fasilitas ini digunakan untuk membuat garis maupun
penghubungnya,variasi shapes, tanda panah bentuk blok, bagan arus, banner dan
callouts. Apabila anda ingin menggunakan fasilitas ini maka anda harus mengaktifkan
dulu toolbars AutoShapes melalui menu Insert > Picture > Autoshapes. Sehingga
seperti gambar di bawah :

Dimana fungsinya dari kiri ke kanan adalah :
- Lines, berfungsi untuk membuat garis, baik garis lurus maupun yang berujung
panah.
- Connector, untuk membuat garis penghunbung antara beberapa garis yang
dibuat dengan fasilitas line.
- Basic Shapes, menggambar berbagai variasi shapes yang menarik untuk
mempercantik tampilan.
- Block Arrows, untuk membuat gambar berbagai variasi tanda panah berbentuk
blok.
- Flowchart, untuk membuat bagan aliran data, pada setiap simbol dapat diberi
keterangan tambahan.
- Stars and Banners, untuk membuat berbagai macam variasi gambar bintang
dan banner.
- Callout, membuat callout yang dapat ditambahkan teks misalnya untuk
membuat komentar.
- More Autoshapes, Apabila anda belum puas dengan fasilitas AutoShapes anda
bisa menggunakan fasilitas ini.

Langkah-langkahnya adalah :
1. Klik salah satu tombol toolbar ( Line, Connector, Basic Shapes, Block
Arrows, Flowchart, Stars dan Banners atau More AutoShapes ), selanjutnya
pilih dan klik gambar simbol yang anda inginkan. Lalu perhatikan setelah
langkah inimaka pointer mouse akan berubah menjadi tanda + ( crosshair ).
2. Tempatkan pointer tersebut ke posisi awal penempatan gambar atau simbol (
berupa garis, tanda panah, flowchart dsb ). Dilanjutkan dengan klik dan geser
mouse sehingga berbentuk gambar atau simbol yang sesuai dengan ukuran
yang anda inginkan.

Microsoft Excel
Rumus & Fungsi II 5 - 1

BAB

5

Rumus dan Fungsi I

Tujuan :

Pada Bab Ini diharapkan mahasiswa :
• Mengerti konsep sel relatif dan sel absolut
• Dapat menggunakan rumus sederhana
• Memahami konsep paste special
• Dapat menggunakan Toolbar Auditing
• Memahami konsep penamaan sel

Microsoft Excel
Rumus & Fungsi II 5 - 2

5.1. Rumus dan Fungsi

Microsoft merupakan perangkat lunak spreadsheet yang diposisikan untuk
mengolah angka yang mengharuskan pemakai berhadapan dengan penggunaan rumus
dan fungsi untuk menyelesaikan masalah. Rumus dan fungsi dalam Excel mempunyai
pengertian yang berbeda, rumus berupa instruksi matematika dalam suatu sel / range
dalam lembar kerja dengan operator matematik : +, -, /, *, dan ^. Kalau Fungsi
merupakan rumus siap pakai diantaranya fungsi tanggal, waktu, matematika, dan
trigonometri, finansial , lookup dan sebagainya.

Fungsi siap pakai pada Excel dapat anda aktifkan dengan mengklik icon Paste
Function yang terdapat dalam toolbar standard seperti pada gambar berikut.
Selanjutnya Excel menampilkan kotak dialog Paste Function seperti gambar di bawah
:

5.2. Sel Absolut dan Sel Relatif

Sebelum kita menginjak pada pemakaian rumus lebih baik kita mengerti
tentang definisi sel relatif dan sel absolut karena bisa mempermudah dalam
pengerjaan untuk rumus-rumus yang akan datang.
5.2.1 Sel Relatif

Sel relatif ( sel bebas ) adalah alamat sel jika disalin akan menyesuaikan
dengan tempat lokasi yang baru. Perhatikan contoh di bawah :

Microsoft Excel
Rumus & Fungsi II 5 - 3

Pada gambar diatas akan dihitung jumlah dari perkalian unit terjual dengan
harga satuan barang.Rumus pada sel G5 adalah =E5*F5. Pengisian data pada sel G6
dilakukan dengan menyalin rumus dari G5, sehingga rumus sel bersangkutan =E6*F6.
Anda perhatikan saat menyalin rumus ke bawah, posisi baris akan menyesuaikan
dengan baris yang baru yaitu lima menjadi enam.
5.2.2 Sel Absolut

berarti sel tersebut baik kolom maupun barisnya terkunci ( absolut baris dan
kolom ), sebagai contoh $B$4 jika sel tersebut disalin maka posisi kolom dan barisnya
tetap. Seperti di bawah :

Penjelasan studi kasus di atas adalah membuat daftar harga bensin dengan
perkalian antara jumlah liter dengan harga perliternya. Maka anda membuat daftar
jumlah liternya ( range B8 : B17 ), sel C8 diisi dengan rumus =$B$5*B8 selanjutnya
salin ke range C9 : C17. Jika anda perhatikan maka referensi sel B5 selalu tetap akan
disalin sehingga jika anda klik sel C17 maka tampil rumus =$B$5*B17.

Microsoft Excel
Rumus & Fungsi II 5 - 4

5.3. Rumus Sederhana

5.3.1 Aritmetika

Penulisan rumus pada Excel kebanyakan menggunakan referensi sel, misalnya
pada sel E5 terdapat rumus =C5*D5. artinya sel E5 berisi data yang mengacu ke
alamat sel C5 dan D5, jika terjadi perubahan angka pada sel tersebut maka hasil
perhitungan akan diperbaharui. Penulisan rumus dengan menunjuk referensi sel
sangat dianjurkan untuk mengurangi kemungkinan salah ketik, sehingga penulisan
rumus pada sel E5 dilakukan dengan langkah berikut ini :

1. Tempatkan penunjuk sel pada posisi yang diinginkan, dalam contoh sel E5.
2. Ketik tanda sama dengan ( = ), dilanjutkan dengan klik sel E5.
3. Ketik tanda kali ( * ), dilanjutkan dengan klik sel C5.
4. Tekan Enter.
Dan penggunaan rumus aritmetika dapat anda lakukan dengan operator matematik
seperti :

OPERATOR ARTI ( CONTOH )

+ (plus) Penjumlahan (3+3)
– (min) Pengurangan (3–1)
Negatif (–1)
* (asterisk) Perkalian (3*3)
/ (slash) Pembagian (3/3)
% (persen) Persen (20%)
^ (caret) Pangkat (3^2)

5.3.2 Teks

Gunakan tanda dan (&) untuk menggabungkan atau menyambung satu, atau
lebih string test untuk menghasilkan satu kata.

OPERATOR ARTI ( CONTOH )

& Menyambung dua nilai teks untuk menghasilkan satu kata
(ampersand) ("North"&"wind")

5.3.3 Komparasi

Rumus yang menggunakan perbandingan antara cell satu dengan cell yang lain
dan menggunakan operator <, =, >, <=, >=, <>. Dan biasanya mengembalikan dua
nilai saja jika bernilai benar maka hasilnya TRUE, dan kalau salah hasilnya FALSE.
Misalnya ingin membandingkan cell A1 dengan A2 dan ingin dibandingkan apakah
A1 > B1 dan hasilnya diletakkan pada C1. Langkah-langkahnya adalah :
1. Isikan 5 pada sel A1
2. Isikan nilai 3 pada sel B1

Microsoft Excel
Rumus & Fungsi II 5 - 5

3. Kemudian letakkan pointer pada C1.
4. Masukkan rumus =A1>B1.
5. Tekanlah Enter maka hasilnya adalah TRUE.

OPERATOR ARTI ( CONTOH )

= Sama dengan (A1=B1)

> Lebih besar dari (A1>B1)

< Lebih kecil dari (A1<B1)

>= Lebih besar sama dengan (A1>=B1)

<= Lebih kecil sama dengan (A1<=B1)

<> Tidak sama dengan (A1<>B1)

5.4. Paste Special

Gunanya adalah untuk menyalin suatu sel tetapi tidak ingin formulanya ikut
disalin, jadi kita ingin menyalin nilainya saja, formulanya saja, format selnya saja,
validation saja, commentsnya saja dan lain-lain (lihat gambar).

Caranya cukup dengan mengklik sel yang akan kita salin dan klik tombol
Copy lalu kita arahkan pointer mouse ke sel yang kita inginkan lalu klik kanan mouse
dan pilihlah Paste Special.

Langkah ini juga bisa dilakukan dengan cara :
1. Klik tombol Copy
2. Pilih menu EditÆPaste Special.
3. Kita pilih apa saja yang akan kita salin misalnya saja nilainya maka kita pilih radio
button Value.
4. Klik OK.

Microsoft Excel
Rumus & Fungsi II 5 - 6

5.5. Toolbar Auditing

Untuk mengaktifkanya anda perlu mengklik menu
ViewÆToolbarsÆFormula Auditing. Ada tiga jenis operasi dalam fasilitas auditing
: Trace Precedents, Trace Dependents, dan Trace errors.

Trace Precedents digunakan untuk menandai sel-sel yang masuk ke dalam
suatu formula. Trace Dependents dipakai untuk menunjukkan letak formula yang
memakai sel tersebut sebagai referensinya. Sedamgkan Trace Error dipakai bila
muncul pesan kesalahan, yang membuat anda perlu mencari letak sel yang dipakai
sebagai referensi formula tersebut.

Untuk mengaktifkan operasi-operasi tersebut sangat mudah, anda tinggal
mengklik sel yang akan diperiksa lalu klik tombol-tombol operasi auditing yang
terdapat dalam toolbar auditing. Sebagai contoh, perhatikan gambar di bawah:

Sel B5 berisi formula =B1+B2+B3+B4. Klik sel B5 tersebut, lalu klik tombol
Trace Precedents pada toolbar auditing. Pada lembar kerja akan muncul tanda panah
yang mengarah ke sel B5, dan di tiap sel yang dipakai sebagai referensi formula akan
diberi titik, dalam hal ini adalah sel B1, B2, B3, dan B4.

Contoh Lain, sel D11 berisi formula =(B11+C11)/2. Sekarang klik sel B11,
lalu klik tombol Trace Dependents. Ternyata akan muncul tanda panah yang
mengarah ke sel D11, dan sel B11 diberi titik. Ini menunjukkan sel B11 dipakai
sebagai referensi oleh formula yang ada pada sel D11.

Dalam toolbar auditing juga terdapat tombol New Comments. Ini merupakan
fasilitas yang berguna untuk membuat catatan pada sel-sel tertentu. Jika anda
mengklik sel tersebut akan muncul sebuah text box yang berisi catatan.

5.6. Penamaan Sel

Bila data yang diolah cukup banyak, boleh jadi anda merasa kesulitan
menentukan posisi sebuah data. Untuk mengatasinya Anda bisa menamai range
tertentu sehingga saat membuat formula anda tinggal mengetikkan nama range untuk
dipakai sebagai referensi formula. Caranya :

1. Klik sel atau range data yang akan diberi nama, kemudian klik name box yang
ada di sudut kiri atas lembar kerja. Masukkan nama yang anda inginkan

Microsoft Excel
Rumus & Fungsi II 5 - 7

2. Anda juga bisa menamai range menggunakan teks yang telah ada pada lembar
kerja. Caranya pilih range sel terdapat teks di dalamnya, lalu klik menu Insert
ÆNameÆCreate. Tandai lokasi teks yang akan dipakai sebagai nama range.
Misalnya bila teks ada di ujung kiri range, tandai pilihan left Column, lalu klik
OK.

3. Bila sudah tidak butuh. Anda bisa menghapus nama range. Caranya klik menu
InsertÆNameÆDefine. Kotak dialog Define Name akan muncul di layar.
Pada daftar Names in WorkBook, klik nama sel yang akan dihapus lalu tekan
tombol Delete. Klik OK.

Contoh sederhana pemanfaatan nama range seperti Gambar di bawah. Formula pada
sel C10 merupakan total penjualan di bulan Januari, tidak lagi memakai nama sel ( C7
sampai C9 ) sebagai referensi , tapi langsung memakai nama range ( Sedan_Kancil,
Minibus_Rusa, dan Bus_Simba ).

Microsoft Excel
Rumus & Fungsi II 6 - 1

BAB

6

Rumus dan Fungsi II

Tujuan :

Pada Bab Ini diharapkan mahasiswa :
• Mengenal berbagai fungsi pada Microsoft Excel

Microsoft Excel
Rumus & Fungsi II 6 - 2

6.1. Fungsi

Seperti yang sudah dijelaskan pada bab 5 bahwa fungsi ini merupakan rumus
siap pakai diantaranya fungsi tanggal, waktu, matematika, dan trigonometri, finansial
, lookup dan sebagainya.
6.1.1 Matematika & Trigonometri

Studi Kasus sebuah perusahaan memiliki laporan penjualan selama bulan Juli
2002, jumlah penjualan masing-masing barang yang terdapat dalam range F6 : F8 dan
hasilnya akan diletakkan pada sel F9. Penyelesainnya dengan mudah menggunakan
fungsi SUM.
Dengan langkah-langkah :
Cara Pertama :

1. Klik pada sel F9
2. Klik menu Insert > Function.
3. Pilih SUM pada Select a Function. Perhatikan gambar :

4. Klik Ok maka akan tampil Kotak Dialog SUM.
5. Klik tombol pemilihan range pada Number1, sorot range F6:F8.
6. Klik tombol pemilihan range untuk kembali ke kotak dialog SUM. Anda

cukup hanya mengisi data pada Number1 karena data hanya terdapat dalam
satu range, perhatikan gambar :

Microsoft Excel
Rumus & Fungsi II 6 - 3

7. Klik tombol OK. Hasil penjumlahan ditampilkan pada sel F9. Lihat gambar.

Cara Kedua :
1. Tempatkan penunjuk pada sel F9.
2. Ketik tanda sama dengan (=).
3. Ketik SUM, dilanjutkan dengan menunjuk range F6:F8.
4. Tekan Enter, selesai.

6.1.2 Logika

Fungsi IF banyak digunakan untuk menyelesaikan masalah dalam skenario untuk
menyelesaikan berbagai masalah. Penerapan fungsi logika memerlukan adanya
pernyataan atau test logika dengan salah satu operator relasi berikut ini :
=, >, <, <=, >=, dan <>. Tes logika dapat dikembangkan dengan fungsi AND, OR,
NOT. Fungsi ini mempunyai bentuk :

Tanda baca yang meliputi :

“ (Petik ganda) artinya untuk mengapit piliha yang berbentuk huruf/kata

, (koma) artinya untuk memisahkan syarat dengan pilihan benar dan

pilihan salah

Sedangkan untuk pilihan yang berupa angka tidak perlu diberi tanda baca

Microsoft Excel
Rumus & Fungsi II 6 - 4

Fungsi IF Tanpa Relasi

Mengembalikan satu nilai jika kondisi yang anda cek itu bernilai BENAR dan bernilai
yang lain jika keadaannya itu sebaliknya. Sintaksnya :

IF( KONDISI , NILAI JIKA BERNILAI BENAR, NILAI JIKA BERNILAI SALAH)

Contoh 1 : A B
Nilai Keterangan
1 50 = IF ( A2 > 60 ,”LULUS”,”GAGAL”)
2

Keterangan :
Jika Nilai A2 lebih besar dari 60 maka Hasil yang akan diletakkan pada B2 adalah
LULUS sedangkan sebaliknya bila lebih kecil sama dengan dari 60 maka dia akan
GAGAL. Untuk Contoh di atas maka hasilnya akan GAGAL

Contoh II : A B
Pengeluaran Prediksi
1 50 25
2 40 75
3

Rumus Keterangan
=IF(A2>B2,”Over Budget”,”OK”) Cek apakah baris pertama over budget ( Over
budget )
=IF(A3>B3,”Over Budget”,”OK”) Cek apakah baris kedua over budget ( OK )

Contoh III ( Nested IF) : A
Nilai
1 75
2 100
3 20
4

Rumus Keterangan
=IF(A2>80,”A”,IF(A2>60,”B”,”C”) Memberi Nilai Angka pada Nilai pertama ( B )
=IF(A3>80,”A”,IF(A3>60,”B”,”C”) Memberi Nilai Angka pada Nilai kedua ( A )
=IF(A4>80,”A”,IF(A4>60,”B”,”C”) Memberi Nilai Angka pada Nilai ketiga ( C )

Keterangan :
Jadi ketika pertama kali mengecek sel A2 akan dibandingkan dengan nilai 80

maka jika hasilnya bernilai benar maka cell akan bernilai A. Jika salah maka dia akan
menuju fungsi IF yang kedua yaitu mengecek apakah lebih besar dari 60, jika bernilai
benar maka cell akan bernilai B. Jika salah maka cell bernilai C.

Microsoft Excel
Rumus & Fungsi II 6 - 5

Fungsi AND

Mengembalikan nilai TRUE bila semua argument bernilai benar dan bernilai
FALSE bila satu atau lebih argument bernilai salah. Sintaks :

AND ( KONDISI 1 , KONDISI 2 , …)

A
1 Nilai
2 50
3 104

Contoh Rumus :

Rumus Keterangan
=AND ( 1< A2, A2 < 100 )
Bernilai TRUE sebab nilai 50 terletak di antara 1
=IF(AND(1<A3, A3<100), dan 100
"Nilai di luar Range")
=IF(AND(1<A2, A2<100), A3, Menampilkan hasil pesan “Nilai di luar range”
"Nilai di luar Range") sebab nilai A3 bukan di antara 1 dan 100.

A2, Menampilkan angka A2 sebab 50 berada di antara
1 dan 100.

Fungsi OR

Mengembalikan nilai TRUE jika salah satu argumen bernilai TRUE dan
mengembalikan nilai salah jika semua argumen bernilai FALSE. Sintaks :

OR ( KONDISI 1 , KONDISI 2 , …)

AB

1 Rumus Nilai

2 = OR ( 1+1 = 1, 2+2 =5 ) Semua argumen bernilai Salah ( FALSE )

3 = OR ( TRUE, FALSE, Minimal satu argumen bernilai Benar ( TRUE )
FALSE )

Fungsi NOT

Mengembalikan nilai berlawanan dengan nilai yang dicek dan Cuma bernilai
TRUE atau FALSE. Sintaks :

NOT ( KONDISI LOGIKA )

AB

1 Rumus Nilai

2 = NOT ( FALSE ) Membalik nilai FALSE menjadi TRUE

Microsoft Excel
Rumus & Fungsi II 6 - 6

3 = NOT ( 1+1 =2 ) Membalik persamaan bernilai TRUE menjadi
FALSE

6.1.3 Tanggal & Waktu

Fungsi NOW

Mengembalikan nilai tanggal dan waktu sekarang. Sintaks :

NOW ( )

Fungsi DATE

Mengubah tanggal,bulan, tahun menjadi format waktu . Sintaksnya :

DATE ( tahun, bulan, tanggal )

Contoh : A B C
Tahun Bulan Tanggal
1 2002 8 17
2

Rumus Keterangan
=DATE(A2,B2,C2) Serial data tanggal menggunakan sistem penanggalan tahun
1900 ( 17/08/2002 , 37485, atau yang lain )

Catatan : Untuk melihat bentuk-bentuk format tanggal, pilih sel dan dan klik Cells
pada menu Format. Klik tab Number, Bila ingin format sebagai Serial Number maka
klik General pada box Category.

Fungsi DAY, MONTH, YEAR.

Mengembalikan nilai tanggal, bulan dan tahun dari format tanggal.

Contoh :
A

1 Tanggal
2 17-Aug-02

Rumus Keterangan
=DAY ( A2 ) Tanggal dari sel A2 adalah 17
=MONTH( A2 ) Bulan dari sel A2 adalah 8
=YEAR( A2 ) Tahun dari sel A2 adalah 2002

Fungsi TIME

Mengubah waktu jam, menit, detik menjadi format waktu. Sintaksnya :

TIME ( jam, menit, detik )

Microsoft Excel
Rumus & Fungsi II 6 - 7

A B C
1 Jam Menit Detik
2 12 0 0
3 16 48 10

Rumus Keterangan
=TIME(A2,B2,C2)
Mengembalikan nilai serial waktu pertama dari format waktu (
=TIME(A3,B3,C3) 0.5 )

Idem dengan atas tapi untuk waktu kedua dan bernilai
0.70016

Catatan : Untuk melihat waktu sebagai format desimal , maka pilih sel dan klik
Cells pada menu Format. Klik tab Number lalu klik General atau Number pada
kotak Category.

Fungsi HOUR, MINUTE, SECOND

Dimana fungsi dari masing-masing di atas adalah mengembalikan nilai jam,

menit, detik dari format waktu.

Contoh :
A

1 Tanggal
2 3:30:30 AM
3 3:30:10 PM

Rumus Keterangan
=HOUR ( A2 ) Jam dari sel A2 sama dengan 3
=HOUR ( A3 ) Jam dari sel A3 sama dengan 15
=MINUTE( A2 ) Menit dari sel A2 adalah 30
=SECOND( A3 ) Detik dari waktu sel A3 sama dengan 10

Microsoft Excel
GRAFIK 7 - 1

BAB

7

GRAFIK

Tujuan :

Pada Bab Ini diharapkan mahasiswa :
• Mengerti cara pembuatan grafik pada Microsoft Excel
• Mampu memodifikasi grafik pada Microsoft Excel

Microsoft Excel
GRAFIK 7 - 2

7.1 Membuat Grafik dengan menggunakan Chart Wizard

Grafik merupakan sebuah gambar yang menjelaskan data angka dalam lembar kerja.
Dengan visualisasi grafis, grafik akan memudahkan pembacaan data tanpa harus
mengungkapkan dengan kata-kata, dan setiap perubahan angka pada sumber grafik
secara otomatis akan mengubah tampilan grafik. Anda dapat membuat grafik dengan
dua cara: 1. menempatkan grafik pada lembar kerja bersama dengan datanya dan 2.
menempatkan grafik terpisah dari lembar kerja data tetapi dalam buku kerja yang
sama. Sebagai contoh, Jakarta Electric mempunyai data penjualan pesawat TV pada
triwulan I tahun 2000. Jakarta Electric mempunyai tiga tempat penjualan di kota:
Jakarta, Yogya, dan Surabaya. Data TV yang terjual selama periode tersebut terlihat
pada gambar dibawah ini:

Berdasarkan data tersebut akan dibuat grafik dengan Chart Wizard, langkah untuk
membuatnya:

1. Sorot range data yang akan dibuat grafik, termasuk baris judul dan kolom.
Dalam contoh range B6:E11.

2. Klik tombol Chart Wizard yang terdapat dalam Toolbar Standart. Kotak dialog
Chart Wizard – Step 1 of 4 Type ditampilkan oleh Excel. Terdapat 2 pilihan:
Standart Types dan Custom Types seperti terlihat pada dua gambar di bawah
ini.

Microsoft Excel
GRAFIK 7 - 3

Terdapat perbedaan prosedur untuk pembuatan grafik antara Standart
Types dengan Custom Types. Pilihan Standart Types memandu anda dalam
membuat grafik dengan mengikuti langkah demi langkah proses pembuatan
grafik, sedangkan pada Custom Types proses pembuatan grafik lebih cepat
karena data sudah langsung ditampilkan dalam bentuk grafik sehingga tinggal
menambahkan judul dan mengubah format lain yang tidak sesuai keinginan.
Pembahasan berikut ini menekankan pada Standart Types.
3. Klik tab Standart Types , selanjutnya lakukan pemilihan berikut ini:

a. Pada daftar pilihan Chart Type, pilih dan klik jenis tampilan grafik
yang diinginkan.

b. Pada pilihan Chart sub-type, pilih dan klik format tampilan grafik.
c. Klik dan tahan tombol mouse pada tombol perintah Press and hold to

view sample.
Penjelasan jenis grafik:
- Diagram kolom (column chart). Bentuknya hampir mirip dengan diagram

batang, menggambarkan nilai masing-masing deret data menggunakan
batang pada posisi vertikal.
- Diagram batang (bar chart), menggambarkan nilai masing-masing deret
data menggunakan batang horizontal. Tipe ini cocok untuk
membandingkan nilai antar deret data.
- Diagram garis (line chart), menggambarkan nilai masing-masing deret data
dengan sebuah garis.
- Diagram kue (pie chart), menggambarkan sebuah deret data tunggal
dengan masing-masing nilai dalam deret yang ditampilkan sebagai
potongan lingkaran (kue).
- Diagram XY (scatter chart). Tipe diagram ini menggunakan garis kisi-kisi
sumbu nilai yang menggambarkan pasangan titik data dalam garis.
- Diagram wilayah (area chart), menggambarkan deret data sebagai garis
komulatif. Nilai deret data pertama digambarkan dalam sebuah baris, nilai
deret berikutnya ditempatkan di atas deret sebelumnya sehingga
bertumpuk.
- Diagram cincin (doughnut chart). Berbentuk lingkaran atau cincin untuk
menggambarkan nilai deret data yang masing-masing diwakili sebuah
segmen berbentuk cincin atau donat.

Microsoft Excel
GRAFIK 7 - 4

- Diagram radar (radar chart), menggambarkan nilai deret data
menggunakan sumbu nilai yang ditarik dari pusat diagram dan terpisah
untuk tiap kategori.

- Diagram permukaan (surface chart). Grafik tipe dua dimensi yang
menggambarkan deret data sebagai garis di dalam grid dalam dua dimensi
dan mewarnai permukaan antara garis.

- Diagram lingkaran yang menggelembung (bubble chart) tipe grafik ini
menggambarkan deret data sebagai lingkaran dengan beragam ukuran
sesuai nilai data yang bersangkutan.

- Diagram saham (stock chart). Tipe ini cocok untuk data transaksi saham
yang dapat menampilkan nilai pembukaan, penutupan, tertinggi dan
terendah serta menggambarkan harga saham harian untuk sebuah deret
saham dengan garis vertikal. Volume penjualan harian dapat ditampilkan
dalam bentuk diagram batang.

- Diagram silinder (cylinder chart), pada dasarnya sama dengan diagram
batang hanya berbentuk silinder.

- Diagram kerucut (cone chart), pada dasarnya sama dengan tipe diagram
batang atau silinder dengan kolom berbentuk kerucut.

- Diagram piramid (pyramid chart), pada dasarnya sama dengan yang telah
disebut diatas, memiliki kolom berbentuk piramid.

4. Klik tombol Next>, Excel akan menampilkan kotak dialog Chart Wizard –
Step 2 of 4 – Chart Source Data. Anda dapat memilih Series in dengan dua
pilihan pada tab Data Range, atau menambah/menghapus keterangan grafik
pada tab Series. Tampilan kotak dialog Chart Wizard – Step 2 of 4 – Chart
Source Data tab Data Range dan tab Series terlihat melalui dua gambar dalam
halaman berikut ini.

Microsoft Excel
GRAFIK 7 - 5

` Alamat sel
judul
Manambah
data Range
data

Menghapus
data

5. Klik tombol Next>. Excel akan menampilkan kotak dialog Chart Wizard –
Step 3 of 4 – Chart Option.
Pada kotak tersebut anda pilih dan isi seperti berikut ini:

- Tab titles, digunakan untuk membuat judul grafik.
o Chart title, diisi dengan judul grafik.
o Category (X) axis, diisi dengan sumbu X (horisontal).
o Series (Y) axis, diisi dengan keterangan sumbu Y (vertikal).

- Tab Axes, digunakan untuk mengatur judul sumbu (axis) Category (X), Series
(Y) dan Value (Z) akan ditampilkan atau tidak.

- Tab Gridlines, digunakan untuk mengatur garis skala pembantu pada sumbu
X, Y, dan Z.

Microsoft Excel
GRAFIK 7 - 6

- Tab Legend, digunakan untuk mengatur tampilan legenda grafik.
o Kotak cek Show legend digunakan untuk menampilkan atau
menyembunyikan tampilan legenda grafik (dalam contoh ini adalah
merek atau bulan).
o Tombol pilihan pada kotak Placement digunakan untuk mengatur letak
penempatan legenda.

- Tab Data Labels, digunakan untuk menempatkan label data berupa teks atau
nilai pada grafik.

- Tab Data Table, digunakan untuk menempatkan tabel data dengan posisi
bagian bawah grafik.

6. Setelah anda melakukan pilihan di atas, klik tombol Next>. Excel akan
menampilkan kotak dialog Chart Wizard – Step 4 of 4 – Chart Location. Lihat
gambar dibawah ini:

Klik salah satu tombol pilihan berikut ini:
- As new sheet, untuk menempatkan grafik yang terpisah dari lembar kerja

data yang masih dalam buku kerja yang sama. Tab lembar grafik
defaultnya Chart1. Anda dapat mengganti dengan nama lain pada lembar
grafik.
- As object in, untuk menempatkan grafik bersamaan dengan lembar kerja
data.
Penempatan grafik pada kasus ini dengan mengklik pilihan As new sheet
sehingga ditempatkan dalam satu sheet baru dengan nama Chart1.
7. Klik tombol perintah Finish.

Grafik ditempatkan di sebelah kiri sheet Data (berisi data untuk pembuatan grafik).
Perhatikan gambar di bawah ini: