microsoft-excel-2002

Microsoft Excel
GRAFIK 7 - 7

Jika pada langkah ke-6 dipilih As object in dan ditempatkan pada sheet Data, hasilnya
seperti pada gambar di bawah ini

7.2 Memodifikasi Grafik

Mengubah Posisi dan Ukuran Grafik
Posisi dan ukuran grafik dapat diubah dengan langkah berikut ini:

1. Arahkan kursor mouse pada posisi chart area grafik.
2. Klik tombol mouse sehingga kursor mouse berubah menjadi simbol panah

empat arah. Untuk mengubah posisi, geser mouse ke posisi baru yang
diinginkan dan lepas tombol mouse tersebut. Untuk mengubah ukuran grafik
dilakukan dengan menggeser titik pegangannya.
Memindahkan Penempatan Grafik
Grafik yang sudah ditempatkan dapat dipindah ke lembar kerja lain, misalkan sebuah
grafik berada di sheet1 selanjutnya akan dipindah ke sheet3. Proses pemindahan
grafik dilakukan dengan langkah sebagai berikut:
1. Arahkan kursor mouse pada posisi Chart Area.
2. Klik tombol mouse sebelah kanan, klik Location. Kotak dialog Chart Location
ditampilkan.
3. Klik kotak pilihan As object in, tentukan lembar kerja baru untuk penempatan
grafik (dalam kasus ini sheet3).
4. Klik tombol OK, selesai.
Menghapus Grafik
Langkah yang dilakukan:
1. Pilih grafik yang akan dihapus dengan cara mengklik Chart Area grafik.
2. Pilih dan klik menu Edit, Clear, All atau tekan tombol Delete.

Microsoft Excel
GRAFIK 7 - 8

Menyalin Grafik
Grafik yang telah ditempatkan dapat dibuatkan salinan atau duplikasi grafik yang
ditempatkan pada range atau lembar kerja lain dengan langkah:

1. Klik Chart Area grafik yang akan disalin.
2. Klik icon Copy, tempatkan kursor penunjuk sel pada renge dalam lembar kerja

yang sama atau lembar kerja baru untuk penempatan salinan grafik.
3. Klik icon Paste, proses selesai.

Membuat Grafik Standar
Penempatan grafik yang terpisah dari lembar kerja data dilakukan dengan cepat
menggunakan Chart Wizard atau dengan langkah berikut ini:

1. Sorot range data yang akan dibuatkan grafik.
2. Tekan tombol fungsi F11. Excel secara otomatis membentuk grafik standar

(column chart) seperti pada gambar di bawah ini:

Memperindah Tampilan Grafik
Grafik yang sudah ditempatkan dapat diatur dan ditata kembali dengan menu Chart
atau fasilitas yang ada pada baris toolbar Chart. Baris toolbar Chart seperti dalam
gambar di bawah ini dapat diaktifkan dengan memilih dan mengklik menu View,
Toolbar, Chart.

Chart Object Chart Type Data Table By Column Angle Counter Clockwise

Format Object Legend By Row Angle Clockwise

Anda dapat menggunakan Toolbar Chart dengan mengklik pilihan:
- Charts Objects, untuk memilih bagian grafik yang akan diubah.

Microsoft Excel
GRAFIK 7 - 9

- Format Objects, untuk mengubah format objek yang ada pada kotak teks
Charts Objects.

- Chart Type, pilihan ini dipergunakan untuk mengubah tipe grafik.
- Legend, berfungsi untuk menampilkan atau menyembunyikan legenda.
- Data Table, digunakan untuk menambahkan sebuah tabel data.
- By Row, klik jika rangkaian data disimpan dalam rentetan baris.
- By Column, klik jika rangkaian data disimpan dalam deretan kolom.
- Angle Clockwise, untuk mengubah kemiringan teks searah jarum jam.
- Angle Clockwise, untuk mengubah kemiringan teks berlawanan arah jarum

jam.

Mengubah dan Memilih Jenis Tampilan Grafik
Langkah yang harus dilakukan:

1. Pilih dan klik grafik yang akan diubah jenis tampilannya.
2. Klik drop-down Chart Type pada kotak dialog Chart.
3. Pilih dan klik jenis tampilan grafik yang diinginkan.

Atau dengan langkah:
1. Pilih dan klik grafik yang akan diubah jenis penampilannya.
2. Klik icon Chart Wizard, Excel akan menampilkan kotak dialog Chart Type.
3. Klik tab Standart Types, selanjutnya lakukan pemilihan:
- Pada kotak pilihan Chart type, pilih dan klik jenis grafik yang diinginkan.
- Pada kotak pilihan Chart sub-type, pilih dan klik format tampilan grafik
yang diinginkan.
- Pada kotak pilihan Options dapat anda tampilkan grafik Standart (default
formatting) dengan memberi tanda atau klik kotak periksa Default
formatting.
- Tekan tombol Press and hold to view sample untuk melihat tampilan
grafik.
- Klik OK. Excel menampikan grafik baru.

Memilih Bagian Grafik
Sebuah grafik pada dasarnya terdiri atas beberapa obyek bebas atau independen,
misalnya: judul, legenda, dan beragam seri data. Anda dapat memperindah masing-
masing obyek tersebut dengan cara mengklik bagian tersebut atau memilih dari kotak
Chart Object pada Toolbar Chart, dengan langkah:

1. Tempatkan kursor mouse dan klik pada bagian yan gakan dipilih.
2. Klik Format Object pada Toolbar Chart. Excel akan menampilkan kotak

dialog Format Chart Area.
Pada kotak dialog tersebut lakukan pemilihan:
- Tab Patterns, digunakan untuk memberi warna dan corak latar belakang

obyek.
- Tab Font, digunakan untuk memilih jenis dan ukuran huruf (font), warna,

latar belakang serta efek font.
- Tab Alignment, digunakan untuk mengatur tampilan data pada obyek

tertentu agar posisi ditampilkan rata kiri, rata kanan, ditengah, posisi atas
dan bawah serta posisi derajat kemiringan.

Microsoft Excel
HLOOKUP & VLOOKUP 8 - 1

BAB

8

HLOOKUP & VLOOKUP

Tujuan :

Pada Bab Ini diharapkan mahasiswa :
• Mengerti cara penggunaan HLOOKUP & VLOOKUP

Microsoft Excel
HLOOKUP & VLOOKUP 8 - 2

8.1 Pendahuluan

Fungsi Vlookup dan Hlookup adalah untuk pembacaan tabel, jika tabel disusun secara
vertikal gunakan fungsi Vlookup dan untuk tabel yang disusun secara horisontal
gunakan fungsi Hlookup.

8.2 TABEL VERTIKAL (VLOOKUP)

Bentuk Umum : VLOOKUP(Sel yang dites, daerah absolut tabel, No. Kolom)

Penjelasan :

Sel yang dites : Alamat sel yang menentukan pilihan pada tabel

Daerah absolut tabel : Alamat beberapa sel yang menjadi pilihan secara vertikal dalam

bentuk absolut (diikat $)

No. Kolom : Nomor kolom yang dihitung mulai dari paling kiri tabel nomor

1

Contoh:

1. Buatlah lembar kerja untuk mencari gaji berdasarkan Gol yang ditabelkan sebagai

berikut :

AB C D E

1 Gol Gaji Premi

2 A 100000 8000

3 B 200000 6000

4 C 300000 4000

5 D 400000 2000

6 Nama Gol Gaji Premi Gaji Bersih

7 Nia A

8 Ani B

9 Dia C

10 Adi D

11 Eni A

12 Roi B

13 Rio C

2. Kolom gaji akan diisi dengan ketentuan seperti tabel diatasnya, yaitu :
Jika Gol = A, maka gajinya = 100000
Jika Gol = B, maka gajinya = 200000
Jika Gol = C, maka gajinya = 300000
Jika Gol = D, maka gajinya = 400000

3. Untuk mencari gaji, letakkan sel di C7 kemudian rumuskan sebagai berikut :
=VLOOKUP(B7,$B$2.$D$5,2) Enter
sel yang dites adalah B7 daerah tabel adalah $B$2.$D$5 nomor kolom adalah 2
(Gol nomor kolomnya 1, Gaji nomor kolomnya 2, Premi nomor kolomnya 3)

Microsoft Excel
HLOOKUP & VLOOKUP 8 - 3

4. Untuk mencari Premi, letakkan di D7 kemudian rumuskan sebagai berikut :
=VLOOKUP(B7,$B$2.$D$5,3) Enter

5. Untuk mencari gaji bersih, letakkan sel di E7, kemudian rumuskan sebagai

berikut:

=(C7+D7)

kemudian kopikan kebawah rumusan gaji, premi dan gaji bersih dan akan tampak

sbb :

AB C D E

1 Gol Gaji Premi

2 A 100000 8000

3 B 200000 6000

4 C 300000 4000

5 D 400000 2000

6 Nama Gol Gaji Premi Gaji Bersih

7 Nia A 100000 8000 108000

8 Ani B 200000 6000 206000

9 Dia C 300000 4000 304000

10 Adi D 400000 2000 402000

11 Eni A 100000 8000 108000

12 Roi B 200000 6000 206000

13 Rio C 300000 4000 304000

6. Simpanlah hasilnya dengan nama VLOOKUP

8.3 TABEL HORIZONTAL (HLOOKUP)

Bentuk Umum : =HLOOKUP(Sel yang dites,Daerah Tabel, No. Baris)

Sel yang dites : Sel yang pertama menentukan pilihan
Daerah tabel : Daerah piliha tabel secara horizontal dalam bentuk absolut
Nomor baris : Adalah nomor baris yang dipilih :

− Baris yang teratas nomor barisnya 1
− Baris yang berada di bawahnya nomor barisnya 2
− Dan seterusnya

Contoh 2:

1. Buatlah lembar kerja untuk mencari gaji dan premi sebagai berikut :
Tarip GAJI diisi dengan 100000, jika GOL = “A”
Tarip GAJI diisi dengan 200000, jika GOL = “B”
Tarip GAJI diisi dengan 300000, jika GOL = “C”
Tarip GAJI diisi dengan 400000, jika GOL = “D”

A BCD E F
1 Golongan
2 Gaji ABCD

100000 200000 300000 400000

Microsoft Excel
HLOOKUP & VLOOKUP 8 - 4

3 Premi 50000 40000 30000 25000
50000 40000 30000
4 Tunjangan 60000
Gaji Premi Tunjanga Gaji
5 n Bersih

6 Nama Gol

7 Ina A
8 Ani B
9 Rio C
1 Roi D
0
1 Eri A
1
1 Dia B
2
1 Adi C
3

2. Untuk mencari gaji letakkan sel di C7 dan rumuskan sbb :
=HLOOKUP(B7,$B$1.$E$4,2) Enter

Penjelasan :
Sel yang dites adalah B7
Daerah Tabel adalah $B$1.$E$4
Nomor Baris adalah 2

3. Mencari premi letakkan sel di D7 dan rumus kan sebagai berikut :
=HLOOKUP(B7,$B$1.$E$4,3) Enter

4. Mencari tunjangan letakkan sel di E7 dan rumus kan sebagai berikut :
=HLOOKUP(B7,$B$1.$E$4,4) Enter

5. Gaji bersih = Gaji + Premi + Tunjangan
Kemudian kopikan kebawah rumus Gaji, Premi, tunjangan dan Gaji bersih shg
tampak sbb:

A B C D E F
1 Golongan A B C D
2 Gaji 100000 200000 300000 400000 Gaji
3 Premi 50000 40000 30000 25000 Bersih
4 Tunjangan 60000 50000 40000 30000 210000
5 290000
6 Nama Gol Gaji Premi Tunjangan 370000
455000
7 Ina A 100000 50000 60000 210000
8 Ani B 200000 40000 50000
9 Rio C 300000 30000 40000
10 Roi D 400000 25000 30000
11 Eri A 100000 50000 60000

Microsoft Excel
HLOOKUP & VLOOKUP 8 - 5

12 Dia B 200000 40000 50000 290000
13 Adi C 300000 30000 40000 370000

6. Simpanlah hasilnya dengan nama HLOOKUP

Microsoft Excel
Manajemen Data 9 - 1

BAB

9

Manajemen Data

Tujuan :

Pada Bab Ini diharapkan mahasiswa :
• Mengerti konsep Database
• Mengerti penggunaan Data Form
• Mengerti cara Sorting, Filtering, dan Data Validation

Microsoft Excel
Manajemen Data 9 - 2

9.1 Database

Salah satu pekerjaan yang banyak dilakukan Excel adalah mengelola
sekumpulan data yang disebut dengan istilah database. Database merupakan
sekumpulan alat untuk menyimpan, mengorganisasikan, dan memperoleh kembali
informasi. Database pada lembar Excel adalah merupakan range yang disusun
berdasar kolom dan baris. Data yang berada dalam satu kolom harus sejenis, misalnya
data tentang penjualan yang terdiri atas kolom: No Faktur (untuk isian angka),
Tanggal (diisi tanggal transaksi), Pelanggan (diisi dengan nama pelanggan) dan lain-
lain. Kolom yang berisi data sejenis disebut dengan field, setiap field mempunyai
judul kolom atau nama field. Satu jenis data yang terdiri atas beberapa field disebut
dengan istilah record Misalnya seperti di bawah ini :

9.2 Data Form

Pengisian data masing-masing kolom database tersebut dapat dilakukan dengan cara
manual dan dengan fasilitas Data Form. Penggunaan fasilitas Data Form disamping
untuk menambah juga dapat untuk mengedit dan menghapus record dengan langkah
sebagai berikut:

1. Tempatkan kursor sel dalam range data yang ada, atau tempatkan kursor di
luar range data yang berbatasan langsung dengan range tersebut.

2. Pilih dan klik menu Data Æ Form selanjutnya akan ditampilkan kotak dialog
Data Form yang berisi data yang terdapat di baris pertama.

Nomor record
Menambah record
Menghapus record

Microsoft Excel
Manajemen Data 9 - 3

9.3 Mengurutkan Data pada Database

Excel mempunyai fasilitas untuk mengurutkan data secara cepat dan tepat, dengan
Data Sort dan Toolbar Sort.
Data Sort
Mengurutkan data dengan fasilitas Data Sort dilakukan dengan langkah-langkah
sebagai berikut:

1. Tempatkan kursor sel dalam range data yang ada, atau tempatkan kursor sel di
luar range data yang berbatasan langsung dengan range tersebut.

2. Pilih dan klik menu Data Æ Sort. Kotak dialog Sort ditampilkan.
3. Tentukan judul kolom dari data yang akan diurutkan pada kotak Sort By.

Kemudian tentukan metode pengurutan, apakah Ascending (dari awal ke
akhir, atau dari A ke Z) atau Descending (dari akhir ke awal, atau dari Z ke
A).
4. Pada kotak Then By, pilih judul kolom yang akan diurutkan pada tahap
selanjutnya. Jika selesai pilih OK. Excel akan menganggap baris yang paling
atas pada sebuah data sebagai judul.
Tampilan kotak dialog Sort seperti pada gambar dibawah ini:

Toolbar Sort
Klik tombol Toolbar Ascending jika anda menginginkan data diurutkan berdasar
nama secara menaik untuk huruf dari A sampai Z atau angka dari terkecil ke yang
terbesar. Klik tombol Toolbar Descending jika anda menginginkan data diurutkan
berdasar nama secara menurun untuk huruf dari Z sampai A atau angka dari terbesar
ke yang terkecil.

Ascending, digunakan untuk mengurutkan data secara menaik.

Microsoft Excel
Manajemen Data 9 - 4

Descending, digunakan untuk mengurutkan data secara menurun.

9.4 Filter

Excel menyediakan fasilitas untuk menyaring data dengan kriteria tertentu. Ada
beberapa metode yang bisa digunakan, dua diantaranya yaitu AutoFilter dan
Advanced Filter. Penggunaan masing-masing fasilitas Filter dijelaskan berikut ini.

AutoFilter
Penggunaan fasilitas AutoFilter memungkinkan kita menampilkan hanya record
tertentu yang berisi data yang diinginkan. Langkah untuk menyaring data dengan
fasilitas AutoFilter adalah:

1. Klik lembar kerja yang akan ditampilkan sebagian datanya.
2. Tempatkan penunjuk sel dalam range data yang ada, atau tempatkan penunjuk

sel di luar range data yang berbatasan langsung dengan range tersebut.
3. Pilih dan klik menu Data Æ Filter Æ AutoFilter secara otomatis akan

ditampilkan tanda panah ke bawah (drop-down) pada setiap judul kolom.

Untuk menyaring data yang diinginkan, klik drop-down pada judul kolom yang
diinginkan lalu pilih salah satu pilihan berikut ini:

- All. Pilihan ini dipergunakan untuk menampilkan seluruh database secara
lengkap dan utuh. Langkah yang anda lakukan dengan cara mengklik drop-
down dan pilih All atau dengan memilih dan mengklik menu Data Æ Filter Æ
Show All.

- Top 10 AutoFilter. Fasilitas Top 10 AutoFilter digunakan untuk menyaring
database dengan kriteria penyaringan tertinggi (top) atau terendah (bottom)
sebanyak n item atau persen dari seluruh database yang dikehendaki.

- Custom AutoFilter. Custom AutoFilter digunakan untuk menyaring database
sesuai dengan kriteria yang ditentukan.

Microsoft Excel
Manajemen Data 9 - 5

Advanced Filter
Di samping fasilitas penyaringan dengan AutoFilter, Excel juga menyediakan fasilitas
penyaringan yang lain yang biasanya digunakan untuk database yang relatif
kompleks. Dengan Advanced Filter maka hasil penyarigan akan ditempatkan pada
range tersendiri agar range asal tidak berubah atau ditempatkan pada range asal.

9.5 Validasi Data

Fasilitas Validasi Data berfungsi untuk mengontrol dan membatasi data pada sebuah
range. Sebagai contoh, sebuah perusahaan mempunyai data penjualan yang dibuat
dalam periode bulanan. Pengisian data pada kolom tanggal diisi dengan terjadinya
transaksi secara lengkap meliputi tanggal, bulan, dan tahun. Untuk mencegah
kekeliruan pengisian tanggal transaksi, dapat digunakan fasilitas Data-Validation.
Gambar di bawah ini menunjukkan input data hanya untuk pengisian tanggal transaksi
antara 1 Maret 2000 sampai dengan 31 Maret 2000. Untuk pembatasan input data
range tersebut digunakan fasilitas validasi. Anda dapat memberi komentar untuk
mengisikan tanggal dan pesan jika terjadi kesalahan pengisian data.

Penggunaan fasilitas Validasi Data dilakukan dengan langkah:
1. Sorot range tempat data yang akan anda kontrol atau batasi pengisian datanya.
2. Pilih dan klik menu Data Æ Validation.
3. Klik tab Settings pada kotak Data Validation. Pada bagian Validation Criteria
lakukan pemilihan dan pengisian:
- Klik drop-down pada pilihan Allow jenis data yang anda masukkan.
- Klik drop-down pada pilihan Data untuk menentukan operator yang akan
digunakan sebagai alat validasi pengisian data.
- Isikan data selanjutnya sesuai pada pilihan Data yang telah ditentukan,
perhatikan gambar berikut:

Microsoft Excel
Manajemen Data 9 - 6

4. Klik tab Input Message pada kotak dialog Data Validation, selanjutnya anda
dapat mengisi data pada:
- Klik pada kotak Show input message when is selected, jika anda
menginginkan Excel menampilkan keterangan pada sel yang dipilih.
- Pada kotak isian Title, ketik judul keterangan pengisian data.
- Pada kotak isian Input Message, ketik rangkaian kata yang ingin anda
tampilkan. Perhatikan contoh berikut ini.

5. Klik tab Error Alert pada kotak dialog Validation Data, selanjutnya:
- Klik pada kotak Show error alert after invalid data is entered, jika anda
menginginkan Excel menampilkan pesan kesalahan.
- Klik drop-down pada isian Style, pilih gaya tampilan pesan kesalahan
yang diinginkan.
- Pada kotak isian Title, ketik judul pesan kesalahan yang ingin ditampilkan.

Microsoft Excel
Manajemen Data 9 - 7
- Pada kotak isian Error Message, ketik pesan kesalahan yang akan
ditampilkan.

6. Klik OK, dengan langkah ini validasi data pada suatu kolom secara otomatis
akan diaktifkan.

Microsoft Excel
Integrasi dengan Aplikasi Office lain 10 - 1

BAB

10

Integrasi dengan Aplikasi Office Lain

Tujuan :

Pada Bab Ini diharapkan mahasiswa :
• Mengerti cara integrasi Excel dengan Word
• Mengerti cara integrasi Excel dengan Access

Microsoft Excel
Integrasi dengan Aplikasi Office lain 10 - 2

10.1. Konsep Linking dan Embedding

Salah satu keunggulan yang ditawarkan oleh Microsoft Office adalah kemampuan
integrasi antara aplikasi-aplikasi di dalamnya. Misalnya bila anda telah memiliki data
pada sebuah aplikasi, maka aplikasi Office lain bisa dengan mudah mengaksesnya.
Pada dasarnya anda dapat menghubungkan satu aplikasi Office ke aplikasi Office lain
dengan perintah copy, cut, dan paste. Bila membutuhkan informasi dari dokumen
Office lain, anda tinggal membuka dokumen tersebut dan menyalinnya dengan
perintah Edit Æ Copy. Setelah itu buka dokumen Office yang akan disisipi, lalu
rekatkan (paste) salinan dokumen pertama ke bagian dokumen yang diinginkan.
Sebagai contoh perhatikan ilustrasi berikut ini. Anda mempunyai file dokumen Word
yang ingin disisipi dengan grafik dari Excel. Dengan metode Copy-Cut-Paste, maka
langkah pertama yang anda lakukan adalah dengan menjalankan Word kemudian
membuka dokumen yang akan disisipi grafik. Setelah itu jalankan Excel dan buat
grafik di dalamnya. Setelah grafik selesai dibuat, anda pilih grafik tersebut, kemudian
klik menu Edit Æ Copy (atau Edit Æ Cut bila anda ingin menghapus grafik di Excel
dan memindahkannya ke Word). Kini anda berpindah lagi ke Word, klik bagian
dokumen yang ingin disisipi grafik, lalu klik menu Edit Æ Paste.

Ada dua kerugian yang akan anda alami bila anda membuat hubungan antar dokumen
dengan cara seperti di atas. Pertama, bila informasi pada dokumen yang asli berubah
maka anda perlu mengulang kembali prosedur Copy dan Paste di atas agar perubahan

Microsoft Excel
Integrasi dengan Aplikasi Office lain 10 - 3

tersebut juga tampak pada dokumen yang lain. Kedua, anda harus selalu mengingat
aplikasi apa yang dipakai untuk membuat informasi dan di mana letak file tersimpan.

Untuk mengatasinya, Office memiliki fasilitas yang disebut linking atau hubungan
langsung antara file-file atau aplikasi-aplikasi Office. Dengan metode linking, bila file
asli diubah maka file yang ada pada dokumen Office yang lain akan ikut berubah.
Istilah teknis yang biasa dipakai untuk hubungan semacam ini adalah DDE (dynamic
data exchange).

Metode lain yang bisa digunakan adalah embedding, yaitu menggunakan peranti pada
aplikasi sumber untuk memperbaharui informasi. Ada dua cara untuk memperoleh
peranti (menu atau toolbar) dari aplikasi sumber. Pertama, anda bisa memanggil
aplikasi sumber dari dokumen tujuan. Pada cara ini sebuah jendela baru akan muncul,
yang isinya adalah aplikasi yang akan dipakai untuk menyunting informasi. Kedua,
anda bisa melakukan penyuntingan di tempat. Pada cara kedua bila anda telah
memilih suatu objek untuk disunting, maka menu dan toolbar yang aktif akan
digantikan oleh aplikasi sumber. Namun demikian tidak ada jendela baru yang
muncul. Anda tetap berada dalam dokumen dan dapat melihat seluruh isi teks.

Istilah teknis yang dipakai untuk kedua metode diatas adalah object linking and
embedding (OLE). Bila aplikasi sumber dijalankan ketika anda menyunting data
berarti sesuai dengan standar OLE versi 1.0. Bila anda bisa menyunting data tanpa
meninggalkan dokumen tujuan, berarti sesuai dengan standar OLE versi 2.0.

Perbedaan utama antara linking dan embedding adalah letak informasi tersimpan.
Informasi linking (DDE) tersimpan dalam dokumen sumber. Dokumen tujuan hanya
menyimpan kode yang menunjukkan nama dan lokasi aplikasi sumber, dokumen, dan
bagian dari dokumen. Informasi embedding (OLE) tersimpan dalam dokumen tujuan.
Pada kasus tertentu, anda tidak dapat memanggil aplikasi sumber secara mandiri,
artinya diperlukan aplikasi tujuan untuk menjalankan aplikasi sumber tersebut.
Aplikasi sumber semacam ini dikenal sebagai applets, contohnya Equation, Chart, dll.

10.2. Linking Lembar Kerja Excel ke Dokumen Word

Prosedur linking lembar kerja Excel ke dokumenWord dilakukan dengan
menggunakan perintah Paste Special. Berikut penjelasannya:

1. Jalankan Word dan Excel. Buka dokumen Word yang akan disisipi dan lembar
kerja Excel yang akan disisipkan.

2. Pilih range data (sejumlah sel) pada lembar kerja Excel yang akan disisipkan
ke dokumen Word. Klik menu Edit Æ Copy.

3. Klik bagian dokumen Word yang akan disisipi. Klik menu Edit Æ Paste
Special. Kotak dialog Paste Special akan muncul pada layar.

Microsoft Excel
Integrasi dengan Aplikasi Office lain 10 - 4

- Untuk menyisipkan lembar kerja Excel sebagai sebuah objek, pilih
Microsoft Excel Worksheet Object. Pada dokumen Word, mengklik ganda
suatu objek sama artinya dengan memanggil tool aplikasi yang dipakai
untuk membuat objek tersebut. Anda kemudian dapat menyuntingnya
menggunakan menu, toolbar, dan perintah-perintah lain pada aplikasi
sumber.

- Untuk menyisipkan lembar kerja sebagai tabel ke dalam dokumen Word,
pilih Formatted Text.

- Untuk menyisipkan lembar kerja dengan tanda tab sebagai pemisah antar
data, pilih Unformatted Text.

- Untuk menyisipkan lembar kerja sebagai gambar grafis, pilih Picture atau
Bitmap. Pilihan Picture akan menghabiskan ruangan yang lebih sedikit dan
proses pencetakan akan berjalan lebih cepat.

- Tandai pilihan Display as Icon bila ingin menampilkan lembar kerja Excel
dalam bentuk icon yang mewakilinya.

10.3. Linking Grafik Excel ke Dokumen Word

Misalnya anda diminta untuk membuat sebuah laporan penjualan triwulan yang
dilengkapi dengan grafik, maka anda bisa membuatnya dalam bentuk dokumen Word
yang disisipi grafik dari Excel. Langkah-langkah pembuatannya adalah sebagai
berikut:

1. Buatlah grafik di dalam Excel. Setelah selesai, klik grafik, lalu klik menu Edit
Æ Copy.

2. Aktifkan dokumen Word, lalu klik menu Edit Æ Paste Special. Kotak dialog
Paste Special akan muncul pada layar. Pilih format Picture, kemudian tandai
pilihan Paste Link. Klik OK.

Microsoft Excel
Integrasi dengan Aplikasi Office lain 10 - 5

10.4. Linking Database Access ke Lembar Kerja Excel

Sebelum memulai, buka dulu database Access yang akan dibuat link-nya. Pada
jendela Database klik salah satu icon objek database (tabel, query, dll). Dari menu
yang muncul pilih Copy.
Jalankan Excel dan buka lembar kerja yang akan dihubungkan dengan database
Access atau buatlah sebuah lembar kerja baru yang masih kosong. Klik kanan sel
yang akan menjadi sudut kanan atas objek, pilih Paste Special. Kotak dialog Paste
Special akan muncul pada layar.

Tandai pilihan Paste Link, kemudian dari kotak As pilih Microsoft Excel 8.0 Format.
Selanjutnya klik OK, dan objek databasepun akan muncul pada lembar kerja Excel.
Bila anda mengklik salah satu sel yang berisi objek ini, pada formula bar akan terlihat
sebuah fungsi yang menunjukkan nama dan lokasi penyimpanan objek database.

Microsoft Excel
Integrasi dengan Aplikasi Office lain 10 - 6

10.5. Linking Lembar Kerja Excel ke Database Access

Metode yang bisa membuat link dari lembar kerja Excel ke database Access adalah
dengan memanfaatkan menu File Æ Get External Data Æ Link Tables, milik Access.
Penjelasannya adalah sebagai berikut:

1. Jalankan Access, lalu buat database kosong atau buka database yang telah jadi.
Lanjutkan dengan mengklik menu File Æ Get External Data Æ Link Tables.
Kotak dialog Link akan muncul pada layar. Pada kotak Files of type pilih
Microsoft Excel. Cari nama file Excel yang akan dihubungkan dengan
database Access, kemudian klik Link.

2. Kotak dialog Link Spreadsheet Wizard muncul pada layar. Pilih nama sheet
(lembar kerja) yang menjadi tempat penyimpanan data. Bila anda memilih
nama sheet yang benar, pada kotak Sample data on worksheet akan muncul
preview data. Selanjutnya klik Next.

Microsoft Excel
Integrasi dengan Aplikasi Office lain 10 - 7

3. Pada kotak dialog berikutnya, tandai pilihan First Row Contains Columns
Headings bila pada data Excel terdapat judul-judul kolom. Klik Next.

4. Pada kotak dialog terakhir, masukkan nama tabel yang anda inginkan ke
dalam kotak Linked Table Name. Terakhir klik Finish.

10.6. Menyunting Link

Bila anda membuat linking di dalam dokumen, anda harus menjaga agar nama
dokumen dan posisi dokumen selalu sama. Jika anda mengubah nama, menghapus,
atau memindahkan dokumen, maka hubungan terputus, dan akan terjadi kesalahan
pada dokumen tujuan. Pada beberapa kasus, anda dapat memutuskan link sehingga
dokumen sumber bisa disisipkan ke dalam dokumen tujuan tanpa sebuah hubungan.
Pada kasus lain, anda bisa mengubah nama dari dokumen sumber. Untuk menyunting
link ikuti langkah berikut:

1. klik menu Edit Æ Links. Kotak dialog Links akan muncul pada layar. Pilih
file sumber pada kotak Source File.

Microsoft Excel
Integrasi dengan Aplikasi Office lain 10 - 8

2. Lakukan salah satu langkah berikut, yaitu: pilih Automatic untuk
memperbaharui tiap kali data aslinya diubah, pilih Manual untuk
memperbaharui secara manual dengan menekan tombol F9.

3. Bila ingin memperbaharui saat ini juga, klik tombol Update Values. Sementara
bila ingin mengubah nama file atau lokasi file sumber, klik tombol Change
Source. Atau bila ingin memutuskan hubungan, klik tombol Break Link.
Setelah selesai klik OK.

Microsoft Excel
Fasilitas Tambahan Excel 11 - 1

BAB

11

Fasilitas Tambahan Excel

Tujuan :

Pada Bab Ini diharapkan mahasiswa :
• Mengerti konsep Pivot Table, Goal Seeker, Scenario

Microsoft Excel
Fasilitas Tambahan Excel 11 - 2

11.1. Pivot Tabel

Fasilitas tambahan ini memungkinkan anda secara cepat untuk mengatur dan
membandingkan data yang terdapat dalam sebuah list. Ketika ingin mengatur data
dengan cara yang berbeda anda tinggal mendrag dan drop field, tanpa ada perubahan
terhadap struktur data pada lembar kerja.

Anda bisa membuat pivot tabel dengan langkah :
1. Buatlah tabel data seperti gambar di bawah ini :

2. Klik menu Data > Pivot Table. Maka akan mucul kotak Dialog Pivot Table
Wizard – Step 1 of 3 di layar.

3. Pilih Data yang akan anda gunakan dalam Pivot Table. Pilih Microsoft Excel
list or database, lalu klik Next maka akan lanjut ke step 2 of 3.

Microsoft Excel
Fasilitas Tambahan Excel 11 - 3
4. Pada kotak range isikan range yang akan digunakan, lalu klik Next. Untuk
Pilihan ini masukkan range data tabel yang sudah anda buat tadi Lalu akan
muncul pada layar Step 3 of 3.

5. Setelah itu anda bisa mengatur tampilan layar dengan mengklik tombol Layout
disitu anda bisa mendrag and drop nama field yang ditampilkan di sisi kanan
kotak Dialog. Bila field ditempatkan pada bagian Row maka ia akan muncul
di tiap baris pivot tabel. Bila ditempatkan di Column maka ia akan muncul di
tiap kolom pivot tabel, dan bila ditempatkan di Page maka ia akan memfilter
data yang ditampilkan dalam pivot tabel. Klik OK bila sudah selesai seperti
gambar :

6. Dan kembali lagi ke dialog Step 3 of 3. Dan pilihannya disitu adalah akan
diletakkan dimana Report Pivot Tabel di Lembar kerja baru atau di lembar
kerja yang sudah ada. Bila langkah-langkahnya sudah selesai maka klik
tombol Finish.

7. Dan anda juga bisa mengedit kembali layout tadi dengan cukup mendrag and
drop field-field tadi.

Microsoft Excel
Fasilitas Tambahan Excel 11 - 4

11.2. Goal Seeker

Pada dasarnya goal seeker adalah pembalikan arah kerja dari suatu fungsi atau
formula. Bila anda menyusun suatu formula maka yang diketahui adalah aneka
masukan yaitu berupa data yang ada pada sel-sel referensinya. Sebaliknya pada Goal
Seeker yang diketahui adalah keluarannya ( hasil dari formula ) dan yang akan dicari
adalah nilai data yang terdapat pada sel referensi. Untuk mengaktifkan fasilitas ini
anda tinggal mengklik sel yang berisi formula, lalu Klik menu Tools Æ Goal Seek.
Kotak Dialog Goal Seek akan muncul di layar. Pada kotak To value, ketikkan nilai
yang diinginkan, lalu pada kotak By Changing Cells isikan sel yang akan diubah nilai
datanya, klik OK. Kotak Dialog Goal Seek status akan muncul dilayar. Bila benar
maka Target Value dan Current Value akan menunjukkan nilai yang sama.
Contoh Kasus :

Pada gambar 2 terdapat Penjualan PT Jaya Motor untuk bulan Januari sampai
dengan Maret dimana kalau dirata-rata pertiga bulan maka hasilnya akan didapat
seperti di bawah.

Kali ini anda diminta kebalikannya yaitu untuk mencari jumlah kendaraan
yang harus terjual pada Bulan April, bila ditargetkan sampai bulan itu rata-rata
penjualan (Januari – April) Sedan Kancil, Minibus Rusa, dan Bus Simba masing-
masing 65 unit, 220 unit, dan 55 unit. ( lihat gambar 1).

Gambar 1
.

Microsoft Excel
Fasilitas Tambahan Excel 11 - 5

Gambar 2
Langkah-langkah yang harus dilakukan :

1. Pindah ke Sheet Data di bagian bawah lembar kerja untuk berpindah ke
lembar kerja Data. Klik sel E4 , tambahkan sebuah kolom baru yang berjudul
April.

2. Pindah ke Sheet Rata-rata untuk berpindah lagi ke sheet Rata-rata penjualan
dan Ubah isi formula pada sel B3 sampai B5, karena rumus tersebut hanya
bisa menghitung rata-rata penjuaan selama 3 bulan (Januari-Maret). Caranya
klik sel B3 lalu klik formula bar dan ubahlah fungsinya menjadi
=AVERAGE(Data!B5:M5). Salin formula tersebut ke sel B4 dan B5.
Dengan rumus ini maka anda bisa menghitung rata-rata penjualan sampai 12
bulan.

3. Klik sel B3 lalu klik menu ToolsÆGoalSeek. Maka akan muncul kotak dialog
Goal Seek seperti di bawah :

4. Pada kotak To Value ketikkan 65 , lalu pada kotak By Changing Cells. Klik
sheet Data untuk berpindah lembar kerja Data, klik sel E5 kemudian tekan
Enter. Terakhir klik OK pada kotak dialog Goal Seek status.

5. Lakukan langkah di atas untuk fungsi pada sel B4 dan B5.
6. Perhatikan kolom data April pada lembar sheet Data yang kini telah berisi

target jumlah kendaraan yang harus dijual.

11.3. Scenario

Fasilitas ini berfungsi untuk memasukkan sejumlah nilai input baru ke dalam
sel-sel sehingga formula yang menggunakan sel tersebut sebagai referensinya bisa
diketahui nilainya. Anda bisa membuat banyak skenario dan mengaktifkannya saat
dibutuhkan. Seperti contoh kasus berikut ini

Contoh Kasus :
Kita akan membuat tabel jumlah angsuran perbulan (lihat gambar) untuk

produk Minibus Rusa dan Sedan Kancil. Ketentuan perusahaan : Uang muka besarnya

Microsoft Excel
Fasilitas Tambahan Excel 11 - 6

15% dari harga tunai kendaraan, lama angsuran bisa 12, 24, atau 36 bulan. Bunga
pinjaman (pertahun) untuk cicilan 12 bulan besarnya 12%, untuk cicilan 24%
besarnya 15%, dan untuk cicilan 36 bulan besarnya 18%. Harga tunai Minibus Rusa
Rp. 20,000,000,- dan harga tunai sedan Kancil Rp. 35,000,000,-. Harga ini berlaku
sampai 31 Desember 2002 dan dapat berubah sewaktu-waktu.
Langkah-langkah yang harus dilakukan :

1. Buat lembar kerja baru dan beri nama Sheet Tabel Angsuran.
2. Buat Tabel seperti gambar di bawah isikan data yang diketahui seperti merk,

harga, lama cicilan dsb.

3. Klik sel C5, ketikkan formula =15%*B5, lalu tekan Enter, Formula ini untuk
menghitung uang muka. Lalu salin untuk sel C8 dari rumus ini.

4. Klik Sel F5 ketikkan fungsi =PMT(E5/12,D5,($B$5-$C$5)), lalu tekan
Enter. Fungsi PMT ini berguna untuk menghitung jumlah pembayaran dari
pinjaman berjangka waktu tertentu dengan tingkat bunga dan jumlah
pembayaran yang konstan. Salin isi sel F5 ke sel F6 sampai F8.

5. Klik sel F8, ubah isi fungsi menjadi = PMT(E5/12,D5,($B$8-$C$8)), lalu
tekan Enter. Salin isi sel F8 ke sel F9 dan F10.

6. Klik Sel B4, lalu klik menu InsertÆComments. Ketikkan ke bagian Text
Note “Harga berlaku sampai 31 Desember dan dapat berubah sewaktu-
waktu’.Klik OK.

7. Kali ini perusahaan mengeluarkan kebijakan baru, membuat kredit pemilikan
kendaraan untuk 10 bulan, 20 bulan, dan 30 bulan. Bunga pinjamannya
berturut-turut 10%,13%, dan 16%. Anda diminta untuk membuat tabel
angsuran yang bisa diakses secara cepat dari tabel yang kini sudah ada.

8. Klik menu ToolsÆScenarios. Pada layar akan muncul kotak dialog Scenario
Manager. Klik tombol Add untuk menampilkan kotak dialog Add Scenario.

9. Ketikkan nama scenario yang anda inginkan. Karena pada scenario pertama
yang akan diubah adalah nilai pada kolom Lama cicilan (kolom D), maka
ketikkan saja nama Cicilan2 pada kotak tersebut. Lalu isikan (dengan mouse
atau ketik manual) range D5:D10 pada kotak Changing Cells. Klik OK. Pada
layar muncul kotak dialog Scenario Values. Ketikkan lama cicilan yang baru
pada kotak yang tersedia. Dari atas ke bawah berturut-turut 10,20,30,10,20,30.
Klik Add.

10. Kotak Dialog Add Scenario muncul kembali. Ketikkan nama scenario untuk
bunga yang baru, misal Bunga2. Isikan range E5:E10 pada kotak Changing
Cells. Klik OK. Pada kotak yang muncul isikan nilai bunga yang baru,

Microsoft Excel
Fasilitas Tambahan Excel 11 - 7
berturut-turut 0.1,0.13,0.16, 0.1,0.13,0.16. Klik OK kemudian Close. Hasilnya
seperti di bawah :

11. Sekarang Anda bisa memanggil scenario dengan mengklik menu
ToolsÆScenario, lalu pilih Cicilan 2 dan klik tombol Show. Pilih Bunga 2 dan
klik menu Show. Hasilnya seperti di bawah :

BAB Microsoft Excel
Studi Kasus 12 - 1
12
Studi Kasus

Tujuan :

Pada Bab Ini diharapkan mahasiswa :
• Dapat menyelesaikan berbagai kasus yang muncul dengan
menggunakan materi yang telah didapat.

Microsoft Excel
Studi Kasus 12 - 2