Fasiliti dan Perkhidmatan Acara

FASILITI DAN PEKHIDMATAN JABATAN PENDIDI KAN POL I TEKNI K DAN KOLEJ KOMUNI T I KEMENTERIAN PENDIDI KAN MALAYSIA ACARA

FASI L I T I DAN PERKHIDMATAN ACARA NURUL NUHA BINTI HARUN SHAHRIL AMIRUL BIN ABDUL RASHID

EDITOR Muhammad Fazli bin Jasli EDITOR PENGURUSAN PENULIS Farah Diba binti Badrul Hisham Nurul Nuha binti Harun Shahril Amirul bin Abdul Rashid @Jabatan Pendidikan Politeknik dan Kolej Komuniti Cetakan Pertama 2018 Suriawati binti Mohd Fadzil Hak cipta terpelihara. mana-mana bahagian di dalam buku ini tidak dibenarkan untuk disalin, disimpan dalam apa-apa bentuk samada cara elektronik, mekanikal, penggambaran semula, dan perakaman atau apa cara yang memungkinkan untuk diterbitkan semula tanpa izin daripada Jabatan Pendidikan Politeknik dan Kolej Komuniti Kementerian Pendidikan Malaysia. Bahagian Instruksional dan Pembelajaran Digital Jabatan Pendidikan Politeknik dan Kolej Komuniti Kementerian Pendidikan Malaysia PEREKA KULIT BUKU DAN GRAFIK PENERBIT

I S I K A N D U N G A N BAB 1 - KOMPONEN FASILITI DALAM ACARA Pengenalan Peralatan dan Kemudahan Acara Pengurusan Fasiliti Jenis-Jenis Fasiliti -Fasiliti Umum -Fasiliti Khusus Kaedah Mendapatkan Fasiliti Kepentingan Pengurusan Fasiliti Impak Pengurusan Fasiliti 2 3 4 5 5 5 18 18 19 F A S I L I T I D A N P E R K H I D M A T A N A C A R A BAB 2 - BERURUSAN DENGAN PEMBEKAL Definisi Pembekal Langkah memilih pembekal yang tepat Membina hubungan baik Pengunaan teknologi - Kelebihan pengunaan teknologi Tatacara berurusan dengan pembekal 21 23 28 30 35

I S I K A N D U N G A N Definisi keselamatan Keselamatan fasiliti - Persekitaran - Kemanusiaan - Peralatan Matlamat keselamatan Kepentingan keselamatan - Individu - Organisasi - Masyarakat Tatacara mengendalikan keselamatan - Pengurusan pengunjung - Kawalan pengunjung - Pengurusan trafik - Aktiviti indoor dan outdoor Polisi kesihatan dan keselamatan Memo keselamatan acara Kesan kecuaian dalam mengendalikan keselamatan Pihak keselamatan yang terlibat dalam acara Perkhidmatan kebajikan BAB 3 - PERKHIDMATAN KESIHATAN DAN KESELAMATAN 43 44 45 45 46 48 49 49 50 50 52 53 56 59 60 62 63 64 65 67 BAB 4 - PENGENDALIAN RISIKO Pengenalan Isu-isu keselamatan dalam acara Proses pengendalian risiko 69 70 71 F A S I L I T I D A N P E R K H I D M A T A N A C A R A

BAB1 KOMPONEN FASILITI DALAM ACARA G A M B A R I H S A N D A RIP A D A L A M A N T W I T T ER : @ R A M S Z Y

PENGENALAN INDUSTRI PENGANJURANACARA TERUS MENJADI ANTARA PENYUMBANG TERBESAR KEPADA PERTUMBUHANEKONOMINEGARA. Kesedaran yang semakin meningkat di kalangan penggiat industri acara di Malaysia terhadap peluang perniagaan yang ditawarkan menyebabkan Malaysia terus berjaya memenangi bidaan untuk menganjurkan acara peringkat antarabangsa setiap tahun, sekaligus mencetuskan potensi pertumbuhan besar untuk industri penganjuran acara tempatan. Tujuan utama penganjuran sesebuah acara adalah supaya ianya boleh dihadiri oleh semua golongan khususnya golongan kurang upaya. Dalam amalan, mungkin terdapat kekangan disebabkan oleh kos, sumber atau faktor lain yang membuatkan ianya sukar untuk menjadikan acara yang dianjurkan dapat dihadiri sepenuhnya oleh semua golongan. Untuk memastikan akses ke lokasi penganjuran acara, pihak penganjur harus membuat pemerhatian terlebih dahulu berkenaan fasiliti dan perkhidmatan sedia ada serta fasiliti dan perkhidmatan yang perlu disediakan bagi memastikan penganjuran acara tersebut berjaya. Pengurusan acara yang baik memerlukan perancangan yang sistematik bermula daripada kertas cadangan, pembentukan jawatankuasa dan perancangan bajet serta penyediaan fasiliti dan perkhidmatan sokongan yang lain. KOMPONEN FASILITI DALAM ACARA 2 Gambar 1 : Penganjuran Sambutan Hari Kemerdekaan Malaysia 2018

Kemudahan dan peralatan yang diperlukan untuk acara bergantung kepada jenis aktiviti yang akan dilakukan serta kategori dan peringakat umur pengunjung yang akan hadir. Menurut kamus dewan edisi ke-4, fasiliti merupakan keseluruhan kemudahan dan perkhidmatan asas seperti kemudahan pengangkutan dan perhubungan, bekalan kuasa elektrik dan lain-lain yang perlu bagi pembangunan dan kemajuan sesebuah tempat. Fasiliti ditakrifkan juga sebagai ruang atau peralatan yang diperlukan untuk melakukan sesuatu acara, termasuk sesuatu yang direka, dibina atau dipasang untuk menjalankan fungsi tertentu sesuatu kemudahan atau perkhidmatan. Fasiliti juga dilihat sebagai sebuah tempat, ameniti, atau peralatan yang disediakan untuk tujuan tertentu. peralatan dan kemudahan acara Pengurusan fasiliti boleh dihuraikan sebagai proses menyediakan sokongan mantap kepada operasi utama acara serta menyumbang kepada kejayaan sesebuah acara.. Pelbagai konsep telah diperjelaskan melalui kajian di dalam pengurusan fasiliti bagi menggambarkan maksud dan tujuannya. Pengurusan fasiliti boleh dihuraikan sebagai proses menyediakan sokongan mantap kepada operasi utama acara serta menyumbang kepada kejayaan sesebuah acara. Kenyataan ini disokong oleh Zuhairi Abd. Hamid (2004) yang menyatakan bahawa pengurusan fasiliti dikenali sebagai pengurusan peralatan dan menyediakan perkhidmatan bagi menyokong penganjuran sesebuah acara. Penganjur acara bertanggungjawab menyediakan kemudahan atau perkhidmatan kepada pengunjung yang hadir bagi memudahkan dan melancarkan perjalanan sesebuah acara. KOMPONEN FASILITI DALAM ACARA 3

Rajah 1 : Pengurusan fasiliti - manusia, proses, tempat, teknologi Sumber : Rondeau et. Al (2006) Teknologi Tempat Manusia Proses FM FASILITI UMUM KHUSUS KOMPONEN FASILITI DALAM ACARA 4 Gambar 2 : Contoh fasiliti Rajah 2 : Jenis - Jenis Fasiliti

Fasiliti umum bermaksud perkhidmatan dan infrastruktur yang disediakan oleh pihak berkuasa atau kerajaan untuk keperluan orang ramai seperti bekalan elektrik, jambatan dan jalan raya. Fasiliti umum boleh dikategorikan dalam beberapa jenis iaitu: - Fasiliti jalan – jalanraya, lebuhraya - Fasiliti komunikasi – telekomunikasi, kaunter pos, internet. - Fasiliti pengangkutan – terminal bas, pelabuhan laut, stesen keretapi, lapangan terbang. - Fasiliti sosial – tempat ibadah. - Fasiliti ekonomi – perbankan, pusat perindustrian, pusat beli-belah. - Fasiliti rekreasi – taman permainan, stadium, tempat riadah. Fasiliti khusus bermaksud perkhidmatan dan infrastruktur yang disediakan oleh penganjur acara yang digunakan untuk kepentingan bersama bagi melancarkan dan memudahkan perjalanan sesebuah acara yang berlangsung. Antara fasiliti khusus acara yang perlu dipertimbangkan oleh penganjur adalah seperti: - Lokasi - Pentas - Tandas - Papan tanda - Kaunter informasi - Tempat meletak kenderaan - Kemudahan teknikal, sound and lighting - Bekalan elektrik - Bekalan air - Pengurusan sampah - Keperluan orang kelainan upaya (OKU) KOMPONEN FASILITI DALAM ACARA 5 Gambar 3 : Contoh fasiliti umum (Jalan raya)

Lokasi memainkan peranan yang amat penting dan ianya merupakan kunci utama kejayaan kepada sesuatu perniagaan serta ianya berkait rapat dengan pengurusan sesuatu acara. Pemilihan sesuatu lokasi adalah sangat berkaitan dengan perniagaan yang baru, dan pemilihan lokasi yang salah mungkin akan menyebabkan banyak perniagaan baru akan menjadi singkat dan bermasalah untuk maju. Sekiranya salah dalam memilih lokasi, maka ia boleh memberi kesan kepada keuntungan. Hal ini kerana hanya pemilihan lokasi yang strategik akan dapat memberikan keuntungan kepada para peniaga semasa acara diadakan. Lokasi yang dipilih mestilah merangkumi aktiviti yang mana produk yang ada mesti mempunyai golongan sasaran. Produk dan golongan sasaran saling memerlukan antara satu sama lain. Lokasi juga merupakan aspek yang amat penting dalam pengurusan sesuatu acara apabila dikukuhkan lagi kenyataan oleh Allen (2000) yang menyatakan “location is everything”. Hal ini kerana, lokasi bukan hanya merujuk kepada pengangkutan dan tempat letak kereta tetapi ianya melibatkan semua perkara di sekitarnya serta juga dalam pengurusan sesuatu acara tersebut apabila lokasi adalah segalanya. Selain itu, pemilihan lokasi acara mesti mengambil kira semua keperluan stakeholders yang mana keperluan tersebut termasuklah perkhidmatan kecemasan, pengendali pemakanan, penghibur, peserta dan pelangggan. Hal ini kerana, stakeholders merupakan individu yang mempunyai kepentingan dalam sesuatu acara di lokasi dan mereka perlu diberi perhatian yang khusus. Sekiranya penglibatan mereka diabaikan dalam pengurusan sesuatu acara, maka risiko kegagalan acara adalah sangat tinggi. Justeru, pemilihan lokasi yang sesuai adalah amat penting dalam sebarang panganjuran acara kerana lokasi yang sesuai akan membantu dan menyumbang kepada kejayaan sesuatu acara yang diadakan. LOKASI KOMPONEN FASILITI DALAM ACARA 6

PENTAS Terdapat beberapa perkara yang harus dipertimbangkan dalam pemilihan pentas bagi sesebuah acara. Aktiviti di atas pentas Kawasan permukaan mesti menampung apa-apa aktiviti yang akan berlaku di atasnya. Sekiranya terdapat satu pertandingan dengan pertunjukan tarian, pentas harus cukup besar untuk menampung bilangan penari serta pergerakan yang akan dipersembahkan. Skala keluasan Struktur pembinaan pentas harus selari dengan keluasan bilik yang ada. Pentas tidak sesuai kelihatan terlalu kecil dalam ruang yang besar, mahupun kelihatan besar dalam ruang kecil. Ketinggian Ketinggian sesebuah pentas bergantung kepada kedudukan pengunjung dan penyampai sama ada duduk atau berdiri, dan berapa ramai orang yang akan berada di pentas. Sekiranya penonton anda duduk, anda boleh menggunakan peringkat yang lebih rendah daripada jika mereka berdiri. Reka bentuk Reka bentuk dan hiasan pentas sangat bergantung kepada jenis acara dan aktiviti yang akan berlaku di atas pentas. Tema acara memainkan peranan yang penting bagi hiasan pentas supaya ianya seiring dengan acara yang berlangsung. Hiasan pentas juga sangat bergantung kepada kreativiti individu supaya ia menjadi tumpuan utama bagi sesebuah acara. KOMPONEN FASILITI DALAM ACARA 7

Kemudahan tandas mesti dapat memenuhi keperluan pelanggan yang menghadiri acara anda. Kemudahan kebersihan dan kemudahan di tempat hiburan awam perlu dipatuhi. Selain itu, akses bagi golongan orang kurang upaya (OKU) ke tandas mesti disediakan juga. Adalah penting bahawa kemudahan ini dapat dikekalkan dalam keadaan bersih sepanjang acara berlangsung. Sekiranya acara diadakan di tempat awam seperti taman atau padang yang disediakan kemudahan tandas awam, pihak pengurusan acara juga perlu memastikan bahawa tandas dibersihkan sebelum acara tersebut. Walau bagaimanapun, anda akan bertanggungjawab untuk memantau kebersihan semasa acara tersebut. TANDAS Adalah disyorkan agar tandas dibersihkan setiap dua hingga tiga jam oleh kakitangan pembersihan kontrak, bergantung pada jumlah pengunjung. Sekiranya bilangan tandas awam yang ada tidak mencukupi, anda perlu menyewa tandas mudah alih atau tandas bergerak. Tandas-tandas perlu diselenggara dengan baik agar tidak memberi bahaya keselamatan, dan terletak jauh dari kawasan penyimpanan makanan dan perkhidmatan makanan. KOMPONEN FASILITI DALAM ACARA 8 Gambar 4 : Tandas Bergerak

PAPAN TANDA Merupakan reka bentuk grafik, simbol, lambang, atau kata-kata, yang digunakan terutamanya bagi pengenalan atau sebagai satu cara untuk memberi arahan atau amaran. Jenis-jenis papan tanda: • Papan tanda arah - menunjukkan arah ke sesuatu tempat seperti tandas, pintu keluar, pintu masuk dan tempat meletak kenderaan. • Papan tanda maklumat - memberitahu orang awam di mana mereka berada, memberitahu kemudahan-kemudahan yang ada di tempat acara memberitahu aktiviti-aktiviti yang ada di sesebuah acara. • Papan tanda keselamatan - menunjukkan lokasi pintu kecemasan, menunjukkan cara memadam kebakaran, menunjukkan zon bahaya, peralatan dan lain-lain. • Papan tanda kebajikan - menunjukkan tempat berkumpul ketika kecemasan, pertolongan cemas, kaunter lost & found, bilik persalinan bayi (Baby Change) KOMPONEN FASILITI DALAM ACARA 9

Ciri-ciri papan tanda yang berkesan: • Mudah diingati • Visual yang menarik • Simbol yang mempunyai makna • Mudah dibaca dan difahami • Penggunaan gambar yang sesuai • Penggunaan warna yang sesuai Fungsi papan tanda: • Memberikan maklumat Tanda yang menyampaikan maklumat mengenai perkhidmatan dan kemudahan, seperti peta dan direktori. • Memberikan arahan Tanda yang menunjukkan lokasi perkhidmatan, kemudahan, ruang fungsi dan bidang utama, seperti jawatan atau anak panah arah. • Mengenalpasti Tanda perkhidmatan dan kemudahan, seperti nama dan nombor bilik, tanda-tanda tandas dan surau. • Untuk meningkatkan kesedaran keselamatan Tanda memberi amaran atau arahan keselamatan, seperti tanda amaran, tanda lalu lintas, tanda keluar, atau tanda menyampaikan peraturan. KOMPONEN FASILITI DALAM ACARA 10

Adalah disyorkan pada acara besar yang anda mempunyai maklumat untuk menyediakan maklumat acara kepada orang ramai. Pendirian ini hendaklah dikendalikan oleh kakitangan yang biasa dengan acara dan tempat. Fungsi kaunter informasi: • Komunikasi dan Perkhidmatan Pelanggan • Perkhidmatan telefonis • Menjadi one-stop centre yang cepat, tepat dan berkesan bagi maklumat terkini • Menyedia dan menguruskan perkhidmatan kaunter pertanyaan bagi tujuan rujukan. • Menerangkan, memberi maklum balas dan menyampaikan maklumat yang tepat dan terkini KAUNTER INFORMASI Mudah dikunjungi Dilengkapi dengan borang-borang, panduan- panduan dan risalah-risalah mengenai perkhidmatan Memudahkan orang ramai mendapatkan maklumat Dikendalikan oleh staf yang berpengetahuan Rajah 3 : Ciri-ciri kaunter informasi KOMPONEN FASILITI DALAM ACARA 11 Gambar 5 : Kaunter Informasi

Kaunter Informasi yang berfungsi dengan berkesan akan membawa kebaikan seperti berikut: 1. Memudahkan orang ramai mendapatkan penjelasan tanpa perlu berbaris di kaunter perkhidmatan 2. Menjimatkan masa menunggu pelanggan dan juga masa staf yang bertugas di kaunter. Ini adalah kerana pelanggan boleh mendapatkan penerangan terlebih dahulu di kaunter pertanyaan sebelum pergi ke kaunter untuk mendapatkan perkhidmatan 3. Mengurangkan jumlah pelanggan dalam barisan dengan mengasingkan pelanggan yang benar-benar bersedia untuk mendapatkan perkhidmatan dengan pelanggan yang kurang pasti, di mana dan bagaimana mereka boleh mendapatkan perkhidmatan yang diperlukan. TEMPAT LETAK KERETA Sekiranya pihak penganjur acara menyediakan tempat letak kereta di luar jalan seperti di taman atau kawasan yang lapang, pastikan terdapat kawalan yang ketat di kawasan tersebut. Crew keselamatan yang bertugas mengawal bilangan kenderaan yang keluar masuk memainkan peranan penting dalam memastikan aliran lalu lintas yang lancar. Pas masuk kenderaan dan ruang meletak kenderaan khas perlu disediakan untuk para peniaga, crew acara dan jemputan VIP bagi memberi kebenaran kepada mereka untuk membawa masuk kenderaan ke kawasan acara berlangsung. Pas masuk kenderaan ini hendaklah dikeluarkan sebelum hari acara berlangsung. Sekiranya tempat acara mempunyai pilihan pintu masuk, maka pilih salah satu yang akan memberi laluan yang paling dekat dan paling mudah ke kawasan utama cara. Elakkan laluan sempit, berliku atau bersimpang untuk laluan kenderaan. Untuk memastikan lalu lintas lancar, jadikan laluan kenderaan sehala dengan menggunakan laluan pintu masuk dan pintu keluar yang berbeza. KOMPONEN FASILITI DALAM ACARA 12

KEMUDAHAN TEKNIKAL, SOUND AND LIGHTHING Teknikal merupakan aspek yang penting dalam sesuatu pengurusan acara. Menurut O’Toole dan Mikolaitis (2002) yang menyatakan aspek teknikal dan spesifikasi prestasi teknikal dalam sesuatu acara perlulah dilakukan dengan sangat terperinci. Spesifikasi terhadap teknikal perlu dicatat dengan jelas dan ringkas. Hal ini kerana, kemudahan teknikal yang tidak berfungsi dalam sesuatu acara akan menyebabkan acara tersebut akan tergendala dan membawa kepada kegagalan sesuatu acara kerana teknikal ini merupakan aspek yang amat penting dalam mengerakkan sesuatu acara sama ada ke arah lebih baik atau sebaliknya. Penelitian dari setiap aspek dalam teknikal perlu diambil kira oleh seorang pengurus acara supaya tidak menganggu kelancaran sesuatu acara yang berlangsung. Selain itu, peralatan teknikal yang tidak berfungsi dan diselia oleh sesebuah syarikat merupakan perkara yang tidak boleh diterima dalam pengurusan acara. Contohnya, mikrofon mesti mempunyai pengganti tambahan jika berlaku kerosakan. Selain itu, pengurus acara juga perlu bersedia dengan alternatif lain seperti penyediaan bekalan kuasa tambahan secara berterusan kerana ianya amat penting kepada penonton yang menyaksikan sesebuah acara. Hal ini menjadi kunci utama pengambilan sesebuah kontraktor teknikal. Teknologi terkini yang digunakan untuk memperkenalkan sesebuah produk baru, perlu diuji secara menyeluruh melalui banyak latihan. Oleh itu, sistem sokongan adalah penting dalam pengurusan sesebuah acara. Gambar 5 : Sound and Lighthing KOMPONEN FASILITI DALAM ACARA 13

Menghidupkansuasanameriahdenganbunyi-bunyian Tujuan kemudahan teknikal, sound and lighting dalam acara: Menjadikansuasanaceriadenganlampu-lampuberwarna Menarik perhatian pengunjung Menarik kedatanganpengunjungke tempatacara KOMPONEN FASILITI DALAM ACARA 14 Rajah 4 : Tujuan kemudahan teknikal, sound and lighting

B E K A L A N E L E K T R I K B E K A L A N A I R Bekalan kuasa elektrik merupakan utiliti penting yang diperlukan untuk sesebuah acara. Kebanyakan acara biasanya hanya memerlukan akses kepada kuasa fasa tunggal walaupun, sesetengahnya seperti van vendor makanan, set audio atau konsert pencahayaan memerlukan bekalan kuasa tiga fasa. Adalah penting apabila merancang acara untuk mempertimbangkan keperluan pengunjung yang menghadiri acara ini untuk memastikan anda mempunyai sumber dan bekalan kuasa yang mencukupi. Isu-isu keselamatan mesti dipertimbangkan dengan teliti apabila berurusan dengan kuasa. Potensi bahaya yang boleh berlaku berkaitan dengan kuasa mesti ditangani dan dimasukkan ke dalam pelan pengurusan risiko anda. Sebagai langkah pencegahan, adalah dinasihatkan untuk merujuk kepada pihak Tenaga Nasional Berhad (TNB) untuk mengesahkan butiran spesifik berkenaan dengan keperluan penggunaan tenaga elektrik. Semasa acara berlangsung, pastikan crew dan sukarelawan acara mempunyai akses mudah ke tempat bekalan air percuma. Petunjuk arah yang jelas perlu disediakan bagi menunjukkan tempat untuk mencari bekalan air. Antara langkah yang perlu dilakukan oleh penganjur acara adalah seperti berikut: • Menyediakan satu air minuman atau minum paip untuk setiap 200 pengunjung atau sebahagian daripadanya; • Menyediakan air minuman yang boleh didapati secara percuma; • Menyediakan papan tanda untuk ke tempat bekalan air; dan • Tempatkan paip minum di kawasan yang tidak memberi halangan. KOMPONEN FASILITI DALAM ACARA 15

P E N G U R U S A N S A M P A H Secara amnya, waktu senggang rakyat Malaysia dihabiskan dengan menghadiri pelbagai acara yang dianjurkan di sekitar kawasan tempat tinggal. Antara acara dimaksudkan yang bertemakan sukan, keagamaan, hiburan, makanan dan lain-lain jenis acara mengikut tema tertentu. Di sebalik kesan positif acara itu terhadap kehidupan sosial masyarakat, terdapat kesan negatif yang timbul terutama kepada alam sekitar. Sudah tentu ramai yang hadir dan ini membuka lebih ruang kepada terjadinya pencemaran, termasuk sisa buangan berlebihan. Pelbagai usaha dilakukan kerajaan untuk menyelesaikan permasalahan ini. Antaranya : • Menubuhkan organisasi seperti pihak berkuasa tempatan untuk mengurus sisa pepejal • mengadakan kempen penjagaan alam sekitar • menguatkuasakan peraturan dan undangundang berkaitan pelupusan sisa pepejal melalui kitar semula • mengehadkan penggunaan beg plastik di kompleks beli-belah • memberi dana dan insentif kepada organisasi yang mempraktikkan amalan penjagaan alam. Namun, tanggungjawab menjaga alam sekitar bukan hanya terletak pada bahu kerajaan semata-mata, rakyat Malaysia seharusnya sama-sama memainkan peranan. Jika diperhatikan di tapak acara, akan berlaku pencemaran yang boleh menjejaskan keharmonian alam sekitar. Contohnya selepas acara, kita dapat lihat lambakan sisa buangan seperti botol plastik, pembungkus makanan, serta risalah yang dibuang merata-rata, menyebabkan kadar pembuangan sisa ke tanah bertambah. Untuk masalah pembuangan sisa pepejal, penganjur perlu menyediakan tong sampah kitar semula agar pengunjung dapat mempraktikkan amalan kitar semula dan pada masa sama, dapat mendidik generasi muda. Penyediaan tiga jenis tong berbeza mengikut jenis bahan buangan contohnya botol plastik, tin minuman, kertas risalah, sisa makanan dan pembungkus makanan membolehkan pengasingan sisa pepejal boleh dilakukan serta merta. KOMPONEN FASILITI DALAM ACARA 16

KEPERLUAN ORANG KURANG UPAYA Pihak penganjur acara perlu mengambil beberapa langkah inklusif bagi memenuhi keperluan golongan orang kurang upaya (OKU) dalam usaha memastikan mereka dapat menyaksikan acara tanpa berdepan sebarang kesulitan. Usaha itu dilaksanakan bagi memberi peluang kepada golongan OKU merasai pengalaman sama seperti masyarakat normal ketika menghadiri acara yang berlangsung serta menyertai aktiviti yang disediakan. Antara kemudahan yang perlu dipertimbangkan untuk golongan OKU adalah seperti: - Tempat duduk khas sejajar dengan matlamat untuk memberikan mereka pengalaman menonton sama seperti penonton yang normal. - Perkhidmatan untuk pengangkutan ke lokasi acara juga dilengkapi dengan kemudahan mesra OKU seperti tempat duduk golongan berkerusi roda. - Papan tanda diletakkan di tempat strategik untuk membantu golongan OKU mendapatkan panduan arah atau laluan khas yang betul. - Tempat letak kenderaan dikhaskan untuk golongan OKU yang menaiki kenderaan sendiri ke lokasi acara KOMPONEN FASILITI DALAM ACARA 17

K A E D A H M E N D A P A T K A N F A S I L I T I D A L A M A C A R A Kepentingan pengurusan fasiliti acara • Memberi keselesaan kepada pengunjung • Memberi maklumat, tunjuk arah kepada pengunjung • Acara yang berlangsung berjalan dengan lancar • Melengkapkan keperluan acara yang dijalankan oleh penganjur JANGKA MASA PENDEK P E R S E N D I R I A N S E W A A N JANGKA MASA PANJANG KOMPONEN FASILITI DALAM ACARA 18 Rajah 5 : Kaedah mendapatkan fasiliti dalam acara

P O S I T I F N E G A T I F • Memudahkan pengunjung untuk mengetahui setiap lokasi yang ada. • Mengetahui pintu kecemasan bagi langkah berjaga sekiranya berlaku kebakaran. • Sebagai panduan kepada pengunjung yang tersesat bagi lokasi yang besar. • Penganjur perlu mengeluarkan modal yang besar untuk menyediakan fasiliti yang lengkap. • Memerlukan tenaga kerja yang ramai dalam menguruskan fasiliti. • Penganjur bertanggungjawab terhadap fasiliti yang disewakan dari pembekal agar tidak rosak kerana perlu dipulangkan semula. I M P A K P O S I T I F D A N N E G A T I F P E N G U R U S A N F A S I L I T I A C A R A KOMPONEN FASILITI DALAM ACARA 19

BAB 2 BERURUSAN DENGAN PEMBEKAL FASILITI DAN PERKHIDMATAN ACARA

DEFINISI PEMBEKAL PI H A K Y A N G B E R T A N G G U N G J AWA B M E M B EK A LK A N B A H A N M E N T A H , PE R A L A T A N , B A R A N G S I A P, D A N SEP A R U H S I A P SE B A G A I I N P U T KEP A D A SESE B U A H S Y A R IK A T PE R N I A G A A N BERURUSAN DENGAN PEMBEKAL 21

Dalam industri acara terkini, penting untuk kita membuat pilihan yang tepat dan mempunyai keyakinan terhadap keupayaan pembekal untuk memberikan perkhidmatan yang terbaik. Bagi pembekal sendiri, mereka bertindak sebagai pihak terakhir dan kejayaan sesebuah acara adalah bergantung kepada tahap perkhidmatan yang disediakan. Untuk memastikan pilihan pembekal anda adalah pilihan yang tepat, beberapa perkara perlu dilakukan seperti tinjauan pendapat, perbandingan perkhidmatan, kaji selidik dan sebagainya. Oleh itu, apabila berurusan dengan pembekal, pastikan anda bertanya kepada mereka tentang komitmen mereka terhadap piawaian industri, persatuan perdagangan yang disertai dan kod tatalaku yang telah didaftarkan. BERURUSAN DENGAN PEMBEKAL 22

6LANGKAH MEMILIH PEMBEKALYANGTEPAT 1. Kenalpasti pembekal Sebelum memilih pembekal anda, penting untuk mengumpulkan maklum balas pelanggan terdahulu yang pernah berurusan dengan pembekal yang sama bagi menentukan kriteria untuk proses pemilihan. Senarai pemegang saham ini mungkin termasuk ahli-ahli dari penyelidikan dan pembangunan, pembelian, pemasaran, jaminan kualiti dan mana-mana kawasan organi sas i anda yang menyentuh proses pemilihan pembekal. Pada masa ini, adalah penting untuk mengenal pas ti beberapa pembekal untuk menilai keupayaan mereka dan membandingkan harga. Pasukan pemilihan pembekal harus bekerjasama dengan pembekal berpotens i untuk menetapkan spes ifikas i. Sebagai contoh, mereka harus menerangkan bagaimana fas iliti dan perkhidmatan pembekal diperlukan bagi menjayakan sesebuah acara. Perlu diingat bahawa matlamat utama adalah s ituas i menang-menang untuk pembekal dan s yarikat acara. Oleh itu, komunikas i terbuka dan telus adalah sangat penting. BERURUSAN DENGAN PEMBEKAL 23

6LANGKAH MEMILIH PEMBEKALYANGTEPAT 2. Mengukur prestasi pembekal Satu lagi langkah penting dalam proses pengurusan pembekal ialah membangunkan program audit dan penilaian. Anda harus sentiasa menjalankan audit sebelum kontrak ditandatangani untuk mengesahkan bahawa pembekal tidak mempunyai s tatus senarai yang dihitamkan (blackli s t) atau kegagalan s i s tem kualiti yang penting yang boleh menjejaskan keupayaan anda untuk menganjurkan acara berkualiti tinggi. Satu lagi sebab untuk menjalankan audit terlebih dahulu adalah memahami kekuatan dan kelemahan pembekal sebelum hubungan menjadi rasmi. Walaupun selepas kontrak ditandatangani, anda perlu meneruskan pengauditan, berdasarkan kekerapan audit mengenai kritikal pembekal. Untuk menentukan frekuens i, semua pembekal harus dikategorikan ke tahap ri s iko atau kepentingan. Keutamaan ini akan membantu anda lebih bijak dan lebih berkesan dengan sumber anda dan memberi tumpuan yang lebih tinggi kepada pembekal beri s iko sambil terus memantau pembekal peringkat kedua. Tujuan audit yang kerap adalah untuk memantau pres tas i pembekal sama ada pos itif atau negatif. BERURUSAN DENGAN PEMBEKAL 24

6LANGKAH MEMILIH PEMBEKALYANGTEPAT 3. Mendapatkan maklumbalas pembekal Kaedah lain yang anda boleh gunakan dengan pembekal adalah soal selidik sendiri. Penilaian kendiri pembekal boleh digunakan untuk mengenal pas ti jurang pres tas i, serta mengetahui bagaimana pembekal memahami perkhidmatan mereka sendiri. 4. Pencapaian yang di iktiraf Apabila hubungan antara pembekal dan s yarikat acara kukuh, dan kedua-dua pihak merasakan mereka menerima perkhidmatan yang memenuhi s tandart, pembekal mungkin dapat mencapai s tatus yang di sahkan. Ini berlaku apabila anda menetapkan satu set kriteria terpilih untuk dipenuhi oleh pembekal anda. Per s ijilan mes ti diperoleh dengan pres tas i yang cemerlang dan per s ijilan juga boleh hilang dengan pres tas i yang lemah atau has il pematuhan negatif daripada audit. Bagi menjaga hubungan jangka panjang dengan s yarikat, pembekal juga akan menjadi lebih komited dalam mendapatkan pengiktirafan daripada agens i-agens i yang terlibat sebagai bukti kepada perkhidmatan mereka yang berkualiti. . BERURUSAN DENGAN PEMBEKAL 25

6LANGKAH MEMILIH PEMBEKALYANGTEPAT 5. Perkongsian Akhirnya, hubungan antara pembekal dan s yarikat adalah yang terbaik apabila perkongs ian s trategik terbentuk yang membolehkan pengetahuan penuh sumber bahan daripada kedua-dua pihak dan memberi jaminan kualiti yang tinggi. Dengan perkongs ian perniagaan yang lebih kukuh, pembekal lebih cenderung untuk: Membuat anali s i s apa yang diperlukan oleh s yarikat acara dan mula mengambil peranan kepimpinan dalam komunikas i. Memaklumkan kepada s yarikat acara sekiranya berlaku masalah yang menghadkan urusan penghantaran atau i su kualiti dikenalpas ti. Berkomunikas i apabila perkhidmatan tidak dapat diberikan atau memerlukan masa untuk penyelenggaraan. Perkongs ian ini membolehkan peningkatan pemahaman dan manfaat ber sama untuk keduadua pihak. Ia memupuk komitmen yang lebih tinggi dan menggalakkan minat yang lebih besar bagi menjayakan penganjuran sesebuah acara. BERURUSAN DENGAN PEMBEKAL 26

6LANGKAH MEMILIH PEMBEKALYANGTEPAT 6. Memastikan kualiti untuk pengguna Bergantung kepada jeni s dan kuantiti perkhidmatan atau peralatan yang diperlukan, membangunkan program pengurusan kualiti pembekal boleh menjadi pelaburan yang kompleks . Faedah-faedah direali sas ikan apabila unit kualiti pembekal anda memberi tumpuan kepada i su-i su selain kualiti bahan, dan pengguna akhir yang berpuas hati dengan keyakinan terhadap produk yang anda berikan. pembekal yang berkualiti KEBOLEHPERCAYAAN KECEMERLANGAN PENJ IMATAN NI LAI DAN KOS KEPAKARAN KEMAHIRAN PENYELESAIAN MASALAH PENAMBAHBAIKAN BERTERUSAN SOKONGAN POSITIF JARINGAN PERNIAGAAN YANG LUAS PENGURUSAN YANG MANTAP BERURUSAN DENGAN PEMBEKAL 27

MEMBINA HUBUNGAN BAIK DENGAN PEMBEKAL Hubungan baik dengan pembekal adalah penting untuk memastikan proses penghantaran dan penyediaan barang serta perkhidmatan sesebuah acara berjalan dengan lancar. Usaha mengurangkan bilangan pembekal amat dititik beratkan agar kerjasama jangka panjang antara syarikat acara dan pembekal dapat dipupuk. Melalui rangkaian pembekal yang ada, komunikasi yang baik berkenaan keperluan peralatan dan perkhidmatan, jadual pemasangan dan penghantaran yang tepat, tahap kualiti yang menepati spesifikasi dan perancangan inventori dapat dilakukan. Tips untuk berurusan dengan pembekal anda. Pertimbangkan beberapa perkara berikut apabila bekerja dengan pembekal anda: BERURUSAN DENGAN PEMBEKAL 28

Temui pembekal secara bersemuka dan lihat bagaimana perniagaan mereka beroperasi. Memahami bagaimana kerja pembekal anda memberi anda gambaran yang lebih baik tentang bagaimana ia dapat memberi manfaat kepada perniagaan anda. Bertemu dengan orang yang akan mengurus akaun anda dan pastikan mereka boleh dihubungi dengan mudah. Tanya tentang rancangan perniagaan mereka untuk masa hadapan. Adakah ini akan menjejaskan barangan atau perkhidmatan yang mereka berikan kepada syarikat acara anda. Bantu pembekal anda dengan membuat pesanan dalam masa yang sesuai, jelas mengenai tarikh akhir penghantaran dan pembayaran tepat pada waktunya. Berterus-terang untuk sebarang peluang kerjasama yang boleh dijalankan bagi merapatkan hubungan pelanggan-pembekal yang baik. Jadikan perniagaan anda penting kepada pembekal dan mereka akan bekerja lebih keras untuk anda. Sesetengah pembekal mungkin menawarkan perkhidmatan yang lebih baik sekiranya kerjasama yang dijalankan memberi situasi menangmenang kepada kedua-dua pihak. BERURUSAN DENGAN PEMBEKAL 29

Teknologi memainkan peranan yang penting dalam kehidupan manusia. Pada masa kini teknologi maklumat bukan sahaja melibatkan penggunaan komputer malahan ia juga digunakan dalam proses komunikasi dan proses penyelesaian masalah dalam tugasan. Ia berfungsi sebagai media yang menyampaikan maklumat dalam bidang perniagaan. Selain menjadi komponen yang penting dalam perniagaan, perhubungan harmoni di antara teknologi dan perniagaan harus diwujudkan. Sekiranya penggunaan teknologi diabaikan, perniagaan akan hilang daya saing sama ada di peringkat tempatan atau global. Selain itu, pembangunan teknologi akan bertambah pantas dan bukan sebaliknya. Kemajuan teknologi dalam beberapa dekad yang lalu telah banyak meningkatkan daya saing dalam perniagaan dan ekonomi di seluruh dunia. Kebanyakan syarikat telah menggunakan perisian, komputer dan internet untuk meluaskan perniagaan mereka dari pasaran tempatan ke pasaran nasional dan antarabangsa. Teknologi juga mewajibkan untuk kekal fleksibel dan disesuaikan dengan operasi syarikat selaras dengan teknologi yang semakin maju ini. Penggunaan Teknologi Meningkatkan Kecekapan BERURUSAN DENGAN PEMBEKAL 30

Penggunaan internet berkelajuan tinggi seperti wifi akan membolehkan syarikat acara bekerjasama lebih rapat dengan pembekal melalui perkongsian maklumat, dan data pengguna. Perkongsian maklumat dengan pembekal akan memudahkan untuk: Penggunaan Teknologi Meningkatkan Kecekapan Mendapatkan maklumat terkini mengenai penjualan, pesanan atau trend pasaran Meramalkan dan memberi maklum balas dengan cepat kepada perubahan permintaan pelanggan Meningkatkan kecekapan - maklumat yang tepat mengenai stok simpanan E-kolaborasi dengan pembekal seperti penggunaan e-mel dan perkongsian spreadsheet, boleh menjadi mudah dan cepat. Penggunaan teknologi ini telah menyumbang dalam meningkatkan pengurusan dan pentadbiran syarikat ke arah lebih sistematilk dan teratur. BERURUSAN DENGAN PEMBEKAL 31

TEKNOLOGI IALAHANTARAKELEBIHANPENTINGKEPADA SETIAPSYARIKATYANGPROGRESIFDAN MAHUSENTIASA MEMBANGUN. 1 3 4 2 MENINGKATKANPRODUKTIVITISYARIKAT Syarikat dan pembekal dapat menyebarkan maklumat dengan lebih pantas, efisyen dan tepat melalui emel, SMS dan pelbagai medium lain. 5 BERKONGSI, MENYIMPANDAN MENYEBAR MAKLUMAT Pembentangan produk boleh dilakukan pada bila-bila masa dan lebih menarik dengan informasi yang tersimpan di dalam komputer atau tablet PC. 6 Kelebihan Penggunaan Teknologi Kepada Syarikat Dan Pembekal BOLEH MENAIKKANIMEJDANKREDIBILITISYARIKAT MENGEMBANGKANPERNIAGAANKENEGARA-NEGARALAIN DENGAN MEWUJUDKANTEKNOLOGI MODENSEPERTI INTERNETDANE-DAGANG. MENDAPAT MAKLUMAT MENGENAIPROMOSIATAUAKTIVITI SYARIKATDANPEMBEKALDENGANLEBIHCEPATDAN TEPAT, MELALUIPELBAGAIBENTUK MEDIA. BERURUSAN DENGAN PEMBEKAL 32

7 8 9 Kelebihan Penggunaan Teknologi Kepada Syarikat Dan Pembekal Maklumat stok serta pelbagai strategi lain lebih mudah disimpan dan dirujuk dengan menggunakan perisian terkini untuk memastikan perniagaan berjalan dengan lancar. Menyimpan maklumat pelanggan dan produk belian mereka dengan efisien dan ini memastikan pengulangan pembelian kerana servis lepas jualan yang pro-aktif dan pantas. BERSEDIAUNTUKPEMBANGUNAN MASADEPAN Teknologi dapat memastikan statistik dan maklumat digunakan dengan cara yang terbaik bagi perancangan bisnes masa depan. Ia juga berkembang dengan pantas, selari dengan perkembangan dunia perniagaan. PENGGUNAAN MASAYANGLEBIHEFISIENSERTA MENCIPTA PELUANGPEKERJAANYANGBARU MEMPERBAIKI MOBILITIPERNIAGAAN. Teknologi telah memperbaiki jualan syarikat dngan membenarkan stokis menggunakan alat-alat elektronik peribadi untuk membuat paparan jualan serta menghantar pesanan dan maklumat pelanggan ke pejabat dengan cepat. Menyimpan maklumat pelanggan dan produk belian mereka dengan efisien dan ini memastikan pengulangan pembelian kerana servis lepas jualan yang pro-aktif dan pantas. BERURUSAN DENGAN PEMBEKAL 33

11 12 Kelebihan Penggunaan Teknologi Kepada Syarikat Dan Pembekal 10 KOMUNIKASI Dengan bantuan teknologi, proses komunikasi telah menjadi lebih murah, cepat dan efisien. KEBERKESANANKOS Teknologi membolehkan proses perniagaan dikomputerkan diaman perniagaan akan mendapat pulangan yang tinggi dengan menggunakna peralatan mesin yang berteknologi. GLOBALISASI Ia bukan sahaja menunjukkan perhubungan dunia yang rapat tetapi juga membenarkan ekonomi di dunia ini menjadi satu sistem yang bersifat saling-bergantung. BERURUSAN DENGAN PEMBEKAL 34

T A T A C A R A BE R U R U S A N D E N G A N PE M BE K A L Dengan menjalankan beberapa penyelidikan asas ke dalam pembekal yang berpotensi, anda boleh mengetahui betapa berharganya perniagaan anda kepada mereka. Kuasa tawar menaik meningkat secara langsung ke keperluan pembekal berpotensi untuk perniagaan anda. Sekiranya pembekal menjalankan monopoli hampir mungkin ia mungkin mempunyai kelebihan kerana: • ia mempunyai perniagaan yang mencukupi • anda hanya mempunyai beberapa sumber lain untuk dipilih Walau bagaimanapun, jika pembekal mempunyai beberapa pesaing - atau yang baru masuk ke pasaran tertentu - anda akan berada dalam kedudukan yang lebih kuat. Juga, pembekal mungkin sudah menawarkan tawaran yang baik dalam usaha untuk meningkatkan pangsa pasarnya. Sebagai alternatif, pembekal mungkin memerlukan perniagaan anda untuk menyingkirkan stok lama atau mengisi kapasiti pengeluaran ganti. Cuba cari sebanyak mungkin tentang keadaan buku pesanannya. Kenalpasti kakitangan utama dalam perniagaan pembekal untuk berunding Tidak ada gunanya untuk memecah konsesi daripada seorang kakitangan junior yang tidak mempunyai kuasa untuk memberikannya. Berunding pada masa yang sesuai boleh menjadi alat strategik yang penting. Sebagai contoh, jurujual mungkin perlu memenuhi kuota jualan bulanan. KENALI PEMBEKAL ANDA BERURUSAN DENGAN PEMBEKAL 35

T A T A C A R A BE R U R U S A N D E N G A N PE M BE K A L Penting untuk merancang strategi anda secara bertulis sebelum memulakan rundingan. Ini akan membantu anda menetapkan matlamat yang jelas yang akan menjadi fokus utama dalam rundingan. Mulakan dengan menentukan apa keutamaan anda, seperti harga yang rendah, barang spesifikasi yang tinggi atau jadual penghantaran tertentu. Fikirkan tentang penawaran yang berbeza yang boleh dibuat oleh pembekal dan keperluan syarikat. Sebagai contoh, anda boleh membuat keputusan bahawa anda hanya akan membayar harga penuh sebagai pertukaran untuk pemulihan yang pantas. Tuliskan kekuatan rundingan anda dan bagaimana anda boleh menggunakannya untuk mendapatkan pembekal yang anda perlukan. MEMBINA STRATEGI PERUNDINGAN Sebaik sahaja anda telah menetapkan strategi anda, penting juga untuk mendapatkan hak perundingan anda. Pastikan ia mempunyai kemahiran dalam semua bidang yang diperlukan. Anda perlu memastikan anda sepadan dengan kekananan wakil pembekal. Sebagai contoh, anda tidak boleh menghantar pengurus akaun junior untuk tawar-menawar dengan pengarah urusan mereka. Pastikan setiap ahli kumpulan rundingan memahami dengan strategi perundingan anda. MEMBENTUK KUMPULAN RUNDINGAN BERURUSAN DENGAN PEMBEKAL 36

T A T A C A R A BE R U R U S A N D E N G A N PE M BE K A L Berunding dengan persetujuan bersama dengan pembekal anda, tidak semestinya bermaksud memperoleh apa yang anda inginkan dengan harga yang paling murah. Anda mungkin ingin merundingkan faktor-faktor lain seperti masa penghantaran, terma pembayaran atau kualiti barangan. Kebanyakan pemilik perniagaan akan melihat tawaran yang terbaik sebagai salah satu yang memenuhi semua keperluan mereka. Tetapi ada banyak faktor lain yang perlu dipertimbangkan, seperti sama ada anda mahu melakukan perniagaan dengan pembekal tertentu lagi. Kedua-dua pihak harus membuat rundingan dalam keadaan yang selesa dan senang dengan perjanjian. Rundingan tidak akan berjaya jika kedua-dua belah pihak tidak mencapai kata sepakat. Panduan ini menetapkan cara untuk merundingkan perjanjian, termasuk penetapan objektif anda, memahami kedudukan pembekal anda dan menggunakan taktik yang tepat. PROSES RUNDINGAN DENGAN PEMBEKAL BERURUSAN DENGAN PEMBEKAL 37

MENETAPKAN OBJEKTIF Terdapat pelbagai pertimbangan utama yang perlu anda ingat ketika menetapkan objektif untuk rundingan pembelian. Ini mungkin termasuk: • harga • nilai untuk wang • penghantaran • terma pembayaran • perkhidmatan selepas jualan dan pengaturan penyelenggaraan • kualiti • kos seumur hidup produk atau perkhidmatan • samada produk atau perkhidmatan adalah penting untuk perniagaan anda atau tidak Sebelum anda mula berunding, tuliskan senarai faktor-faktor yang paling penting kepada anda. Tentukan apa yang anda ada - dan tidak - bersedia untuk berunding. Sebagai contoh, jika anda memesan bekalan secara pukal, anda mungkin ingin mencari pembekal yang akan menawarkan diskaun kepada anda. Atau jika anda melabur dalam sekeping perisian komputer yang rumit, anda mungkin ingin memastikan bahawa latihan disediakan sebagai sebahagian daripada perjanjian itu. Ingatlah bahawa jika anda ingin melakukan lebih banyak perniagaan dengan pembekal pada masa akan datang, anda harus berusaha untuk bertolak-ansur ketika dalam proses berunding. Walaupun mendapat tawaran terbaik untuk jangka masa pendek adalah penting, hubungan yang baik pada masa akan datang dapat membantu anda mendapatkan harga lebih murah atau faedah lain, seperti keutamaan penghantaran. BERURUSAN DENGAN PEMBEKAL 38

RUNDINGAN PADA HARGA Sesetengah teknik perundingan harga akan menjadi mudah bagi syarikat yang yang biasa berurusan dengan pelbagai jenis pembekal. Jika harganya rendah, tanya diri anda mengapa. Adakah barangan yang berkualiti tinggi? Adakah mereka benar-benar menawarkan nilai untuk wang? Apakah perkhidmatan selepas jualan yang akan diperolehi? Anda juga boleh cuba membuat harga yang diminta tinggi dengan mendedahkan sebarang kos yang sedang berjalan. Bertanya tentang kos pembaikan, barang habis dan perbelanjaan lain. Jika keadaan semasa pasaran pembekal bermakna harga jatuh, titikkan ini. Gunakan kuasa tawar-menawar untuk mendapatkan tawaran yang baik. Contohnya, jika anda pelanggan besar pembekal, anda boleh meminta diskaun pukal. Walaupun anda adalah pelanggan utama pembekal dan menikmati sebahagian besar kuasa tawar-menawar, memaksanya untuk memenuhi harga di mana ia boleh keluar daripada perniagaan tidak akan melindungi reputasi anda sebagai pelanggan yang sangat dihargai. Pembekal tidak lama lagi akan mencari pelanggan lain dan mungkin berasa marah. SEMAKAN TERHADAP PEMBEKAL Sebelum menandatangani kontrak dengan mana-mana pembekal, penting untuk menjalankan beberapa semakan untuk memastikan pembekal dapat memenuhi perjanjian. Anda perlu memeriksa akaun pembekal untuk memastikan mereka mempunyai aliran tunai yang konsisten untuk membekalkan perkhidmatan yang diperlukan syarikat. Pembekal juga berhak menjalankan pemeriksaan terhadap akaun syarikat untuk memastikan syarikat mempunyai kewangan yang kukuh untuk membuat pembayaran. Selain daripada itu, syarikat juga boleh mendapatkan maklum balas tentang pembekal daripada pelanggan lain. BERURUSAN DENGAN PEMBEKAL 39

MEMBUAT KONTRAK URUSNIAGA Setelah semua perkara telah dirundingkan dan kesepakatan telah dipersetujui sebaiknya mendapatkan kontrak bertulis yang ditandatangani oleh kedua-dua belah pihak. Kedua-dua pihak sepatutnya bersetuju mengenai kandungan yang akan dimasukkan dalam kontrak. Biasanya ia termasuk: • butiran harga, terma pembayaran dan jadual penghantaran • suatu klausa yang menyatakan hak pembekal untuk pemilikan barang sehingga mereka dibayar sepenuhnya • klausa yang membatasi liabiliti kontrak penjual - dengan mengambil kira hak berkanun pembeli Bergantung kepada siapa yang memegang kuasa tawarmenawar dalam rundingan, terma dan syarat yang digunakan mungkin menjadi milik anda, pembekal atau gabungan kedua-duanya. Kontrak yang sah dan boleh dikuatkuasakan di sisi undangundang hanya akan terbentuk apabila ia mengandungi semua elemen seperti tawaran, penerimaan, balasan, niat, kerelaan, keupayaan dan ketentuan. PERJANJIAN PERKHIDMATAN (SERVICE LEVEL AGREEMENT- SLA) Perjanjian perkhidmatan (SLA) adalah perjanjian atau kontrak dengan pembekal yang menentukan perkhidmatan yang harus mereka berikan dan tahap perkhidmatan yang akan disampaikan, termasuk menetapkan tanggung jawab dan keutamaan yang perlu diberikan. SLA sendiri adalah tanggungjawab kontrak dan sering dibina dalam kontrak - dalam bentuk satu atau lebih klausa atau sebagai keseluruhan seksyen. SLA boleh digunakan dalam manamana kontrak pembekal di mana keupayaan perniagaan untuk memenuhi keperluan pelanggan bergantung kepada pembekal. BERURUSAN DENGAN PEMBEKAL 40

PENAMATAN KONTRAK PEMBEKAL Terdapat banyak sebab untuk menamatkan kontrak dengan pembekal. Mereka secara konsisten gagal memberikan anda perkhidmatan atau barang yang memenuhi keperluan anda, atau anda mungkin telah menemui pembekal yang menawarkan harga lebih murah atau lebih dipercayai. Pertama, semak kontrak untuk melihat sama ada terdapat penalti untuk menamatkan perjanjian awal. Sebaiknya, apabila membuat kontrak, anda akan bersetuju dengan satu klausa yang meminimumkan apa yang anda perlu bayar. Pastikan pembekal sedia ada memberikan semua maklumat yang anda perlukan untuk membuat peralihan lebih lancar. Sekiranya mungkin, berunding supaya pembekal baru anda bertanggungjawab untuk mengendalikan proses perubahan. Anda perlu mempertimbangkan mendapatkan nasihat undang-undang apabila membuat kontrak penting. Adalah satu idea yang baik untuk mempunyai garis panduan untuk menangani kontrak pembekal dan membantu anda mengasingkan pembekal yang anda perlukan pada masa akan datang. Terangkan kepada pembekal mengapa anda mengakhiri kontrak. Mereka mungkin dapat memberikan anda tawaran yang lebih baik - dan menjimatkan gangguan anda - dengan menurunkan harga atau menaikkan kualiti barangan atau perkhidmatan yang mereka berikan. BERURUSAN DENGAN PEMBEKAL 41

K E S E L A M A T A N D A N K E S I H A T A N D A L A M A C A R A F A S I L I T I D A N P E R K H I D M A T A N A C A R A B A B 3

KESELAMATAN Keselamatan bermaksud suatu keadaan terpelihara atau terhindar daripada bahaya, bencana atau gangguan yang boleh menyebabkan berlakunya kemalangan. Mengikut kamus dewan, keselamatan ialah suatu perkara atau langkah yang perlu diambil bagi mengelakkan berlakunya peristiwa yang tidak diingini seperti kecederaan atau kehilangan nyawa Kesihatan dan keselamatan adalah menjadi keutamaan dalam penganjuran sesebuah acara. Kesihatan dan keselamatan yang berkesan perlu dirancang, dikendalikan dan dikawal dengan teliti. Sebagai pengurus acara, anda mesti mempertimbangkan kesihatan dan keselamatan dari aspek berikut: - Semua orang yang bekerja di syarikat anda dan yang berada dalam acara - Semua orang yang terlibat atau mengambil bahagian dalam acara itu - Semua orang yang menghadiri acara tersebut - Semua orang yang mungkin terjejas oleh acara tersebut Anda juga mesti memastikan bahawa setiap orang yang terlibat dalam acara itu memahami tentang kepentingan isu kesihatan dan keselamatan dan bekerjasama untuk mencapai keselamatan acara untuk semua. KESELAMATAN DAN KESIHATAN DALAM ACARA 43

KESELAMATAN FASILITI FAKTOR KESE LA M ATA N A D ALA H PERKARA YA N G PAL I N G PE N TI N G D ALA M PE N G U R U SA N FASI L ITI SES U AT U ACARA. KESE LA M ATA N YA N G D I M AKS U D KA N M E L IP U TI KESE LA M ATA N KE M A N U SIAA N , KESE LA M ATA N PERSEKITARA N D A N KESE LA M ATA N PERALATA N YA N G D IG U N AKA N D ALA M ACARA YA N G D IA N J U RKA N . PERSEKITARAN KEMANUSIAAN PERALATAN KESELAMATAN DAN KESIHATAN DALAM ACARA 44

Kawasan yang dipilih sebagai tapak fasiliti acara juga hendaklah mendapat jaminan keselamatan daripada sebarang bahaya dan ancaman keselamatan persekitaran. Persekitaran yang dimaksudkan ialah kawasan sekitar di mana acara akan diadakan sama ada sebelum, semasa dan selepas acara diadakan. Keselamatan persekitaran boleh dirujuk kepada selamat daripada gangguan binatang buas, selamat daripada serangga yang berbisa, selamat daripada bentuk bencana alam dan selamat daripada manusia-manusia yang jahat seperti pencuri, pemeras ugut dan penagih dadah. Pihak penganjur perlu mendapatkan sumber mengenai sesuatu lokasi bagi mengukuhkan andaian keselamatan tempat di mana acara hendak diadakan sama ada melalui pihak berkuasa tempatan, balai polis berdekatan, ketua kampung, balai bomba dan penyelamat serta pasukan penyelamat. KESELAMATAN PERSEKITARAN Keselamatan kemanusiaan merujuk kepada keselamatan setiap individu yang terlibat dalam acara yang diadakan. Individu yang dimaksudkan boleh terdiri daripada penganjur, penaja dan pengunjung yang terlibat dalam acara ini. Sumber manusia yang terlibat sama ada secara langsung atau tidak langsung dengan acara yang dianjurkan hendaklah mendapat jaminan secara keseluruhannya. Jika penganjur tidak boleh menjamin aspek-aspek keselamatan sumber manusia mungkin acara yang dianjurkan tidak akan mendapat sambutan yang mengalakkan daripada semua pihak yang terlibat. KESELAMATAN KEMANUSIAAN KESELAMATAN DAN KESIHATAN DALAM ACARA 45