LaporanTahunan2014

11.0 Pengenalan 11.1.1 Peningkatan kuali! Perkhidmatan
Infostruktur
Perkhidmatan berkuali• memainkan peranan yang
pen•ng dalam memas•kan sesebuah organisasi Kuali• perkhidmatan dapat dinilai
mampu bersaing dan mengekalkan prestasi yang berdasarkan petunjuk prestasi yang
cemerlang. Di IPGKIK, perkhidmatan berkuali• ditunjuk melalui rajah yang berikut.
adalah berlandaskan peratus keberkesanan kuali•
perkhidmatan Infostruktur daripada perspek•f Rajah XXX menunjukkan perbandingan pencapaian
pensyarah, staf sokongan dan pelajar. Bagi kuali• perkhidmatan pada tahun 2013 dan 2014.
meningkatkan infostruktur Ins•tut Pendidikan Guru Didapa• petunjuk prestasi daripada perspek•f
Kampus Ilmu Khas, budaya kerja yang sistema•k pensyarah melebihi sasaran (73.0%) iaitu 79.4%
dengan mewujudkan pangkalan data, perkongsian (tahun 2014) berbanding 71.0% (tahun 2013).
maklumat, e-learning, online email, soal selidik Daripada perspek•f staf sokongan
atas talian melalui web portal dibangunkan bagi pula 76.84% melebihi sasaran (72.0%)
mencapai objek•f matlamat ini. berbanding 63.5% (tahun 2013). Manakala
daripada perspek•f pelajar pula tahap
• Meningkatkan kuali• perkhidmatan kepuasan yang dicapai melebihi sasaran (61.00%)
infostruktur melalui penyebaran maklumat. iaitu 69.03% berbanding 77.5% (tahun 2013).

Manakala Kepuasan pelanggan pula diperoleh 11.1.1 Keberkesanan Kuali!
daripada survey SP5 (Inventori Kepuasan Infostruktur Perkhidmatan Infostruktur
IPGKIK).
Instrumen SP5 telah dilaksanakan di atas
11.1 Meningkatkan kuali! perkhidmatan
infostruktur melalui penyebaran maklumat talian bagi mengenal pas• tahap kepuasan

Matlamat strategik Kecemerlangan Perkhidmatan Pensyarah/Staf Sokongan terhadap Kuali•
Berkuali•inidiketuaiolehJawatankuasaPerancangan
Strategik IPGKIK di bawah Ketua Jabatan Pendidikan Infostruktur melalui penyampaian informasi
Jasmani dan Pendidikan Kesihatan IPGKIK.
dalaman Ins•tut dan

penyampaian informasi luar ins•tut.

91

MATLAMAT

11 PERKHIDMATAN BERKUALITI

Tahap kepuasan yang •nggi dalam meningkatkan Contoh siaran melalui e-mel kepada pensyarah
kuali• perkhidmatan infostruktur bagi informa- memberi peluang menyertai ak•vi• daripada
si jadual waktu kuliah, dan keputusan peperik- agensi luar.
saan, prak•kum, enrolmen pelajar, cu• dan
perkembangan semasa ins•tut disiarkan dalam
portal IPGKIK dan e-mel kepada warga IPGKIK.
Bagi penambahbaikan, dicadangkan agar ak•v-
i• yang berkaitan bidang kepakaran pensyarah,
dan staf sokongan yang dijalankan oleh agensi
luar wajarlah disiarkan dalam portal IPGKIK dan
KULDP serta di e-melkan kepada Ketua Jabatan.

Soal selidik dilaksanakan juga kepada pelajar untuk
mendapatkan maklum balas kepuasan pelajar terh-
adap kuali• infostruktur. Peratus pencapaian pada
tahun 2014, 69.0% adalah melepasi sasaran peratus
pencapaian yang ditetapkan bagi tahun tersebut.
Jadual Waktu yang dimuat naik ke dalam portal IPGK-
IK dapat memberikan maklumat kepada pelajar dan
pensyarah untuk memulakan sesi pengajian 2015.

92

11. 2 Rumusan
Sistem penyampaian maklumat IPGKIK
merupakan saluran utama untuk menyampaikan
pelbagai perkhidmatan kepada warga.
Maklumat disebar dan dimaklumkan kepa-
da warga IPGKIK melalui laman web/portal,
papan kenyataan, memo atau pameran.
Se•ap jabatan mempunyai jawatan kuasa yang
bertanggungjawab menyediakan penulisan
berita online dan membantu web master memuat
naikkan berita online di laman web/portal IPGKIK.
Matlamat 11 :
Laporan Petunjuk Prestasi bagi Matlamat
11 untuk tahun 2013 dan 2014

93

MATLAMAT

12 INSFRASTRUKTUR BERKUALITI
12.1 Memantapkan Pengurusan Infras-
truktur Ins•tut Secara Efek•f dan Efisien

Pemantapan pengurusan infrastruktur ins•tut

secara efek•f dan efisien ini melibatkan

penyelenggaraan bangunan, elektrik,

mekanikal dan kenderaan melalui

pengumpulan maklumat daripada borang aduan

kerosakan LAM-PUP06-02 dan LAM-PUP06-04.

Penyelenggaraan merangkumi bilik, ruang dan

gelanggang permainan, alatan elektrik seper•

lampu, kipas, penyelenggaraan mekanikal seper•

Pengenalan alat hawa dingin serta bilangan penyelenggaraan

Infrastruktur Berkuali• bermaksud kemudahan kenderaan kerajaan.

fizikal yang disediakan oleh pihak ins•tut bagi Petunjuk Prestasi bagi objek•f ini

menyokong penterjemahan dan pelaksanaan ialah :

kurikulum serta kokurikulum yang berkesan un-

tuk kemudahan warga ins•tut. Matlamat strate- • Peratus Penyelengaraan dilaksanakan
berdasarkan permohonan
gik ini adalah untuk memas•kan infrastruktur yang

disediakan diselenggarakan

dengan cekap dan berkuali• •nggi • Peratus kepuasan kuali• infrastruktur

selaras dengan objek•f matlamat ini iaitu:

• Memantapkan pengurusan 12.1.1 Peratus Penyelenggaraan dilaksanakan
infrastruktur ins•tut secara efek•f dan berdasarkan permohonan
efisien
Pada tahun 2014, sasaran peratus
• Memantapkan infrastruktur persekitaran penyelenggaraan dilaksanakan berdasarkan
• Memantapkan keselamatan ins•tut permohonan yang ditetapkan ialah sebanyak
65.00%. Berdasarkan data 2014 yang diperoleh
Matlamat strategik Infrastruktur memperlihatkan pengurangan pencapaian iaitu
40.66% dan ini telah menjadikan sasaran
Berkuali• ini diketuai oleh Jawatankuasa Perancan- berkurangan kepada - 24.35%.

gan Strategik IPGKIK di bawah Ketua Unit Khidmat

Pengurusan IPGKIK dan dianggotai oleh semua

Ketua Jabatan Akademik serta Ketua Unit.

94

12.1.2 Peratus kepuasan kuali• infrastruktur

Manakala sasaran tahun 2014 bagi peratus
kepuasan kuali• infrastruktur adalah pada 72.00%.
Manakala perolehan pencapaian adalah pada
64.09%. Ini menunjukkan jurang nilai peratusan
berada pada tahap - 7.91%.

12.2 Memantapkan Infrastruktur Persekitaran.

Penilaian bagi memantapkan infrastruktur perseki-
taran ini merangkumi laporan kerosakan dalam
borang aduan pelanggan melibatkan pejabat,
asrama, bilik kuliah, gelanggang sukan, dewan dan
tandas. Aduan kerosakan bangunan seper•
kerosakan tandas, pintu, •ngkap, lantai dan dind-
ing. Manakala penyelenggaraan elektrik pula
melibatkan kerosakan lampu, kipas angin dan
pendawaian elektrik. Bagi penyelenggaraan
mekanikal pula terdiri daripada aduan kerosakan
penghawa dingin. Petunjuk Prestasi objek•f ini
ialah:
• Peratus laporan kerosakan dalam borang

aduan pelanggan yang diambil •ndakan
penambahbaikan
• Peratus kemudahan disediakan mengikut
spesifikasi yang sepatutnya.

12.2.1 Peratus laporan kerosakan dalam borang
aduan pelanggan yang diambil •ndakan
penambahbaikan

Bagi peratusan laporan kerosakan dalam borang
aduan pelanggan yang diambil •ndakan
penambahbaikan memaparkan pencapaian
posi•f pada tahun 2014 iaitu berada pada 81.59%
dan melebihi sasaran tahun 2014 iaitu 30.00%.
12.2.2 Peratus kemudahan disediakan mengikut
spesifikasi yang sepatutnya
Sasaran mengikut peratus pada tahun 2014 ialah
30.00%, manakala pencapaian menunjukkan
peningkatan sebanyak 66.67% dan menjadikannya
kepada 96.67%.

95

MATLAMAT 12

96

12.3 Memantapkan Keselamatan Ins•tut
Keselamatan merupakan perihal selamat,
kesejahteraan atau keamanan.

Keselamatan juga bermaksud keadaan terlind-
ungi daripada masalah fizikal, sosial, kewangan,
perasaan, pekerjaan, psikologi, pelajaran dan per-
kara-perkara lain yang melibatkan kerosakan atau
kejadian yang •dak diingini. Petunjuk Prestasi bagi
objek•f ini ialah:

• Peratus aduan berkaitan keselamatan yang
diambil •ndakan penambahbaikan (kecurian dan
kehilangan harta benda)
• Peratus aduan berkaitan keselamatan yang
diambil •ndakan penambahbaikan (persekitaran
fizikal)
12.3.1 Peratus aduan berkaitan keselamatan yang
diambil •ndakan penambahbaikan (kecurian dan
kehilangan harta benda)
Sasaran yang ditetapkan bagi petunjuk prestasi ini
ialah sebanyak 85.00%. Manakala pencapaian sebe-
nar bagi tahun 2014 ialah 100%.

12.3.2 Peratus aduan berkaitan keselamatan yang
diambil •ndakan penambahbaikan (persekitaran
fizikal)
Sasaran bagi petunjuk prestasi ini juga ditetapkan
sebanyak 85.00% dan pencapaian sebenar bagi ta-
hun 2014 adalah pada tahap pencapaian penuh iai-
tu sebanyak 100%.
12.3 Rumusan
Pelbagai usaha telah dilakukan untuk memantap-
kan infrastruktur berkuali• IPGKIK sepanjang ta-
hun 2014. Secara keseluruhannya, IPGKIK berjaya
mencapai sasaran yang bagi 2 objek•f matlamat
12 ini namun usaha-usaha penambahbaikan perlu
dirancang agar objek•f memantapkan pengurusan
infrastruktur ins•tut secara efek•f dan efisien dapat
diper•ngkatkan seterusnya mencapai sasaran yang
ditetapkan.

97

MATLAMAT

13 pengurusan kewangan berkualiti

13. 0 Pengenalan
Sepanjang tahun 2014, Unit Kewangan, IPGKIK
telah berusaha sedaya upaya untuk memantapkan
pengurusan kewangannya walaupun menghadapi
pelbagai cabaran. Slogan “value for money” kerap
diperingatkan kepada semua pensyarah. Antara
langkah yang dilakukan ialah seperti yang berikut:
a. Semua staf diingatkan supaya

mengamalkan integriti.
b. Kursus-kursus dan mesyuarat diadakan di

premis-premis yang dicadangkan oleh
Kementerian Pendidikan Malaysia.
c. Menggalakkan penggunaan penerbangan t
tambang murah.
d. Perkongsian kenderaan bagi menghadiri
kursus dan mesyuarat.

98

13.1 Memantapkan Pengurusan Kewangan 13. 2 Ringkasan Ekseku!f

Audit terhadap prosedur yang disemak menun- Program Naziran Kewangan Kementerian Pendidikan
jukkan prestasi yang baik. Antara sasaran dan Malaysia ( Audit Kewangan).
prestasi sebenar •dak jauh berbeza. Bil-bil yang Program Naziran espkb telah dijalankan di
berjaya dibayar dalam tempoh 14 hari mencapai Ins•tut Pendidikan Guru Kampus Ilmu Khas pada
97.85 peratus, melebihi sasaran yang ditetapkan. 4 - 5 September 2014. Sampel dokumen yang
Laporan kewangan ini merakamkan ucapan tahni- disemak adalah bagi tempoh Disember 2013 hingga
ah kepada Pengarah, Pegawai Ekseku•f Kanan Ogos 2014.
dan Penolong Akauntan yang telah memantau
perbelanjaan dengan berkesan. Tahniah dan sy-
abas juga diucapkan kepada pensyarah dan ka-
kitangan lain kerana memahami situasi dan
kemampuan kewangan yang ada. Jika gaya pen-
gurusan kewangan ini dapat dikekalkan, maka
pengurusan kewangan pada masa-masa hadapan
pas•nya akan menjadi lebih cemerlang walau-
pun peruntukan yang diperturunkan •dak besar.

Ahli PASUKAN NAZIRAN

(i) Pn. Radiah bin• Mohd Yassin PEN. Akauntan Kanan (W32)
(W32)
(ii) Pn. Maslina bin• Yusop PEN. Akauntan Kanan (W27)
(W26)
(iii) En. Mohd Hafiz bin Zafferi Pen, Akuantan (W17)

(iv) Pn. Aisah bin• Aziz Ketua Pembantu Akauntan

(v) Pn. Nor Azira bin• Abdul Razak Pembantu Akuantan

Pegawai Yang Ditemui di PTJ

(i) En. Shaari bin Osman Pengarah (DG54)

(ii) En. Muhammad Alif Aimran Pen. Akauntan (W27)

bin Tahir

(iii) En. Abd Rashid bin Hassan Penolong Pegawai Tadbir Kanan (N32)

(iv) Semua kakitangan dalam unit
kewangan.

99

MATLAMAT

13 INSFRASTRUKTUR BERKUALITI

a) Bilangan Sampel Dokumen Disemak

BIL JENIS DOKUMEN BILANGAN SAMPEL DISEMAK

1. Waran Peruntukan -
2. Baucar Bayaran- Invois Tanpa PT 18
3. Baucar Bayaran- Tuntutan Perjalanan 115

4. Baucar Bayaran- Pendapatan Bercukai & Gaji 176
Selain Kakitangan Awam
5. Baucar Bayaran- Pesanan Tempatan/ Kontrak 64
6. Baucar Bayaran- Panjar Wang Runcit 4
7. 14
8. Waran Perjalanan Udara Awam Pukal 5
Baucar Jurnal

JUMLAH 396

100

Secara keseluruhannya, berdasarkan Sistem
Penilaian Prestasi PTJ (SPPP) tahap pengurusan
kewangan di Ins•tut Pendidikan Guru Kampus Ilmu
Khas ini dikategorikan CEMERLANG dengan markah
keseluruhan sebanyak 92.58%.

Berdasarkan Naziran eSPKB yang telah dijalankan,
didapa• pengurusan, laporan pukal, penyata
penyesuaian, laporan BV381, laporan penyesuaian
vot, penyimpanan dokumen kewangan, penurunan
kuasa dan tahap capaian pengguna telah
dilaksanakan dengan teratur.

Bagi pengurusan baucar bayaran, waran perjalanan
udara awam, laporan BV340, da•ar cek/ EFT batal
dan had kuasa berbelanja masih memerlukan
•ndakan penambahbaikan oleh pihak Bahagian
seper• diperincikan di perenggan 2.0

Pihak PTJ juga diingatkan agar sen•asa mematuhi
peraturan kewangan yang berkuat kuasa. Pihak
Naziran juga ingin memberi penekanan bahawa
pengurusan kewangan perlu dikendalikan
berdasarkan sistem kawalan dalaman yang kukuh
dan mengikut peraturan kewangan yang telah
ditetapkan daripada semasa ke semasa. Di
samping itu, ialah menjadi amalan supaya se•ap
Kementerian/ Jabatan/ PTJ berbelanja secara
cermat, berhemat dan “value for Money”.

Diharapkan segala khidmat nasihat dan syor
Naziran yang diberikan dapat membantu mening-
katkan prestasi pengurusan kewangan ins•tut.
Pasukan Naziran mengucapkan terima kasih
kepada pihak ins•tut atas kerjasama yang diberikan
sepanjang Naziran dilaksanakan.

101

13.3 Laporan Pemerhatian/Penemuan Naziran

Bil. Pemerhatian BU Syor Maklum Balas PTJ

1. Baucar Bayaran
1.1 Penemuan Am Baucar Bayaran

1.1.1 Pindaan pada dokumen utama Impak: Maklumat asal tidak dapat dikenal
bayaran (invois/ bil/ resit) tidak P pasti dan kesahihan pindaan boleh Tindakan:
selaras dengan AP147.
diragui.
No. Baucar: B0280, B0717,
B0720, B1145 Syor: Sekiranya apa-apa pembetulan Sekiranya terdapat
diperlukan kecuali bagi baucar bayaran, pembetulan syor daripada
angka asal hendaklah digariskan dengan Naziran akan digunakan.
satu garisan sahaja untuk menunjukkan Tetapi sekiranya kesalahan
dengan terang apakah angka yang dari pembekal atau penuntut,
dicatatkan pada asalnya, dan angka unit kewangan IPG KIK akan
yang betul ditulis di bahagian atas angka menolak tuntutan berkenaan.
asal, pembetulan tersebut hendaklah
ditandatangani ringkas oleh pegawai yang
diberi kuasa

Rujukan: AP 147(i).

Tindakan pembetulan akan

1.1.2 Penggunaan kod objek lanjut/ Impak: Kod objek yang digunakan tidak diambil. Pada masa akan
kumpulan lanjut yang tidak tepat.
P menggambarkan perbelanjaan sebenar. datang semakan lebih teliti
No. Baucar: akan diambil.

B0294 Kod objek yang Syor: PTJ hendaklah memastikan
digunakan adalah 27103
sepatutnya dipecahkan kepada pembayaran dibuat menggunakan kod Memo tindakan telah
27103 (RM1,490.00) dan 27201
(RM798.00) yang tepat. dikeluarkan pada tarikh

22 September 2014

Rujukan: Pekeliling Perbendaharaan kepada semua kakitangan
Bil. 5 Tahun 2004. unit kewangan bagi
tindakan pembetulan dan

penambahbaikan.

1.1.3 Penggunaan Kod Objek Am/ P Impak: Boleh menyebabkan perolehan Tindakan pembetulan akan
Sebagai yang tidak tepat.
tanpa kelulusan, mempunyai unsur- diambil. Pada masa akan
No. Baucar: B0295
unsur penipuan jika PTJ menggunakan datang semakan lebih teliti
Kod objek yang digunakan adalah
26199 sepatutnya dipecahkan OA/ OS tersebut bagi tujuan pelepasan akan diambil.
kepada 26199 (RM896.00) dan
27299 (RM1,000.00) bayaran disebabkan tiada peruntukan

yang sepatutnya serta menjejaskan

perancangan peruntukan atau belanjawan

sesuatu aktiviti atau program. Memo tindakan telah

dikeluarkan pada tarikh

Syor: PTJ hendaklah memastikan 22 September 2014

pembayaran dibuat menggunakan kod kepada semua kakitangan

yang tepat. unit kewangan bagi

tindakan pembetulan dan

Rujukan: Pekeliling Perbendaharaan penambahbaikan.

Bil. 5 Tahun 2004.

102

Bil. Pemerhatian BU Syor Maklum Balas PTJ

1.2.1 Borang tuntutan perjalanan/ Impak: Sukar membuat semakan silang. Dokumen sokongan akan
dokumen permohonan tidak
lengkap: dikepilkan bersama baucar

P Syor: PTJ hendaklah memastikan bayaran bagi memudahkan

maklumat pada borang tuntutan audit silang.

i) tarikh pada adalah lengkap untuk memudahkan

perakuan pemohon semakan silang. Perkara ini hendaklah Memo tindakan telah

atau pengesahan dimaklumkan kepada pegawai yang dikeluarkan pada tarikh 22

ketua jabatan tidak menuntut agar ia tidak terus berulang. September 2014 kepada semua

dicatatkan. kakitangan unit kewangan

Rujukan: AP 99 (a) dan AP 102. bagi tindakan pembetulan dan

No. Baucar: B0290, B0291, penambahbaikan.
B2002, B2023, B2026, B1126,
B1125, B1124, B1123, B1501,

1.2.2 Surat arahan/jadual kerja lebih P Impak: Risiko berlakunya penipuan Surat arahan kerja lebih masa
masa/ salinan kad perakam waktu/ kerana tiada bukti diarahkan bertugas. akan dikeluarkan lebih awal
surat jemputan penceramah tidak seperti yang disyorkan oleh
dilampirkan. Syor: Surat arahan tugas rasmi pihak naziran.
hendaklah dikeluarkan pada awal bulan
No. Baucar : B1126, B1125, dan dilampirkan bagi menyokong
B1124, B2003 tuntutan yang dibuat.

Rujukan: AP 99(a).

1.2.3 Pengesahan tuntutan melebihi P Impak: Sukar menentukan kesahihan Tindakan pembetulan akan
1/3 gaji tidak dilampirkan/ tidak kerja lebih masa tersebut kerana tiada diambil. Pada masa akan
disahkan oleh Ketua Jabatan (gred pengesahan dari pegawai atasan. datang hanya pengarah
48 ke atas). atau timbalan sahaja boleh
Syor: Pengesahan tuntutan melebihi 1/3 meluluskan tuntutan melebihi
No. Baucar : B2003, B2009, gaji hendaklah dilampirkan/ disahkan 1/3 gaji.
B2010, B2017 oleh Ketua Jabatan (gred 48 ke atas)
bagi menyokong pembayaran.

Rujukan: AP 99(a).
1.3 Baucar Bayaran- Perolehan (LO eP/ LO eSPKB/ InvoisTanpa PT/ Kontrak/ Inden)

1.3.1 PT/ Inden Kerja dikeluarkan Impak: Risiko di mana perbelanjaan Pihak IPGKIK akan memastikan
selepas tarikh perolehan. yang dibuat tidak sah atau tidak PT/ Inden Kerja dikeluarkan
P mendapat kebenaran/ kelulusan. PTJ sebelum perolehan sesuatu
No. Baucar : B0948, B0720, juga boleh dikenakan tindakan di barang/ perkhidmatan/ kerja.
B0719, B0718, B0717, B0716 bawah AP59. Kelewatan pengeluaran
PT/ Inden Kerja juga berisiko
peruntukan tidak mencukupi apabila
pesanan hendak dikeluarkan.

Syor: PTJ hendaklah memastikan Memo tindakan telah
PT/ Inden Kerja dikeluarkan dikeluarkan pada tarikh 22
sebelum perolehan sesuatu barang/ September 2014 kepada semua
perkhidmatan/ kerja. kakitangan unit kewangan
bagi tindakan pembetulan dan
Rujukan: AP 176.1(d) dan (e). penambahbaikan.

103

1.2 Baucar Bayaran- Tuntutan Pegawai/ Panjar

1.2.1

Borang tuntutan perjalanan/ P Impak: Sukar membuat semakan silang. Dokumen sokongan akan
dokumen permohonan tidak dikepilkan bersama baucar
lengkap: Syor: PTJ hendaklah memastikan bayaran bagi memudahkan
maklumat pada borang tuntutan audit silang.
i) tarikh pada adalah lengkap untuk memudahkan
semakan silang. Perkara ini hendaklah Memo tindakan telah
perakuan pemohon dimaklumkan kepada pegawai yang dikeluarkan pada tarikh
menuntut agar ia tidak terus berulang. 22 September 2014
atau pengesahan kepada semua kakitangan
Rujukan: AP 99 (a) dan AP 102. unit kewangan bagi
ketua jabatan tidak tindakan pembetulan dan
penambahbaikan.
dicatatkan.

No. Baucar: B0290, B0291,
B2002, B2023, B2026, B1126,
B1125, B1124, B1123, B1501,

2. BAUCAR JURNAL

2.1 Baucar jurnal eSPKB tidak dicetak. P Impak: Sukar untuk membuat semak Tindakan pembetulan akan
silang di antara baucar jurnal dan diambil. Cetakan baucar jurnal
No. Baucar: J0003, J0004, J0005, dokumen sokongan. eSPKB bagi memudahkan
J0007 semakan silang.
Syor: Baucar jurnal eSPKB hendaklah
dicetak bagi memudahkan semakan Memo tindakan telah
silang. dikeluarkan pada tarikh
22 September 2014
Rujukan: AK0501 – Ak0504- Panduan kepada semua kakitangan
Pengguna PTJ eSPKB. unit kewangan bagi
tindakan pembetulan dan
penambahbaikan.

3. WARAN PERJALANAN UDARA AWAM (WPUA) PUKAL

3.1 Dokumen sokongan untuk WPUA P Impak: Risiko sukar untuk membuat Semua dokumen yang
tidak lengkap/ tidak disertakan/ semak silang di antara waran udara dan berkaitan akan dimasukkan
salinan tidak diakui sah. dokumen sokongan serta kesahihan secara lengkap ke dalam
sesuatu dokumen asal tidak dapat baucar waran udara seperti
No. Waran : U14010, U14007, dipastikan jika salinan tidak diakui sah. yang disyorkan oleh Naziran
U14011, U14008, U14009, eSPKB.
U14012 Syor: PTJ hendaklah memastikan
dokumen sokongan untuk WPUA Memo tindakan telah
Kelulusan mengunjungi wilayah dilengkapkan/ disertakan/ salinan diakui dikeluarkan pada tarikh
asal tidak disertakan. sah. 22 September 2014
kepada semua kakitangan
unit kewangan bagi
tindakan pembetulan dan
penambahbaikan.

104

105

3. PENGURUSAN DOKUMEN KEWANGAN

4.1 Penyelenggaraan baucar batal Impak: Sukar membuat semakan silang. Pihak IPGKIK akur dengan
tidak tepat. syor Naziran eSPKB. Tindakan
Syor: pembetulan akan diambil bagi
P memperbaiki beberapa baucar
No. Baucar : B1149, B1138, 1. Baucar status 6 yang hendak yang tidak diselenggarakan
B1490, B3666, B3739, B3735 dibatalkan dicetak dicap JANM09 dengan baik.
dan dilengkapkan (di tulis no
baucar ganti), berserta Senarai
Semak, JANM08, dan bersama-
sama baucar batal status 7
hendaklah disimpan berturutan
mengikut turutan nombor rujukan
dokumen bersama baucar-baucar
lain.

2. Baucar batal tidak perlu dikepil sekali
bersama baucar baru.

Sesalinan baucar batal (status 7), invois
atau borang tuntutan asal, dokumen sokongan
serta sesalinan perihal kuiri (jika ada)
hendaklah dikepilkan bersama baucar ganti
untuk tujuan bayaran.

3. Sila buat catatan ringkas di Senarai
Semak baucar ganti perihal baucar
yang telah dibatalkan.

Rujukan: AK 1203 dan AK 1204- Panduan
Pengguna PTJ eSPKB

4.2 Borang Pergerakan Dokumen Impak: Sukar membuat semakan silang. Semakan terperinci akan
dilakukan bagi mengelakkan
eSPKB (JANM 08)/ ePerolehan Syor: Pegawai penyedia/ peraku I/ peraku perkara yang sama berulang.
II perlu lebih berhati-hati bagi memastikan
tidak digunakan/ tidak P maklumat yang dicatat di JANM08 selaras
dengan baucar bayaran.
dilengkapkan/ tarikh dan

tandatangan pegawai penyedia,

peraku I, peraku II berbeza antara

JANM 08 dengan baucar bayaran.

No. Baucar : B1144, B2001,
B0283, B1502

4.3 Senarai Semak tidak dicetak/ Impak: Menyukarkan proses semakan silang Tindakan bagi mencetak senarai
pilihan atau penandaan di Senarai
Semak berbeza dengan dokumen P antara dokumen kewangan dan dokumen semak selepas peraku 2 akan
sokongan/ Penandaan di Senarai
Semak tidak tepat sokongan. dilakukan bermula serta merta.

- Hampir 80% senarai Syor: PTJ hendaklah memastikan Senarai Memo tindakan telah
semak dicetak Peraku II. Semak dicetak/ pilihan atau penandaan di dikeluarkan pada tarikh 22
Senarai Semak selaras dengan dokumen September 2014 kepada semua
106 sokongan yang dilampirkan untuk memudahkan kakitangan unit kewangan
semakan silang. bagi tindakan pembetulan dan
penambahbaikan.
Senarai semak hendaklah dicetak selepas
Perakuan II.

4.4 Tiada cap/ tebukan ‘TELAH BAYAR’ Impak: Berisiko pembayaran lebih dari sekali. Cap ‘TELAH BAYAR’ telah
(JANM 11) pada borang tuntutan diturunkan tetapi pada setiap
pegawai/ resit/ bil/ invois - SPANM P Syor: Invois/ resit kecil hendaklah dicap ‘TELAH muka surat tetapi tidak pada
1/1983. BAYAR’ untuk mengelakkan pembayaran lebih keseluruhan bil-bil kecil. Bagi
dari sekali. mengelakkan pembayaran lebih
- Cap telah bayar tidak daripada sekali bagi resit yang
kena pada resit yang Rujukan: Surat Pekeliling Akauntan Negara sama dilakukan.
dilampirkan. Malaysia Bil. 1 Tahun 1983.

No. Baucar : B2092, B2096, B2090,
B2089, B2088, B2144, B2132

13.2 Rumusan

Kesimpulannya, walaupun pihak IPGKIK menghadapi kesulitan akibat kurangnya peruntukan yang diturunk-
an seper• perbelanjaan untuk penyelenggaraan misalnya dikurangkan sehingga melebihi 50 peratus, na-
mun atas dasar berjimat cermat dan kefahaman terhadap “value for money” dan mengamalkannya, pihak
ins•tut masih terus dapat menjalankan fungsinya dengan berkesan. Elaun pelajar •dak pernah menghadapi
masalah dan akan dibayar sebelum 5 hari bulan pada se•ap bulan. Kecekapan pengurusan kewangan •dak
pernah mendapat rungutan daripada pelajar. Secara keseluruhannya, model pengurusan kewangan pada
tahun 2014 bolehlah dijadikan tanda aras bagi pengurusan kewangan tahun-tahun yang berikutnya. Naziran
eSPKB memperlihatkan ketelusan, kecekapan dan berkesannya sistem pengurusan kewangan di ins•tut ini.

Bil Ringkasan Aktiviti Petunjuk Prestasi (PP) Pencapaian Sasaran Pencapaian Jurang
2013 2014 2014 -0.01
96.00 95.99 -2.07
12 Pengurusan Kewangan Berkualiti 89.56
95.00 92.93 0.84
12.1 Memantapkan Peratus pematuhan 79.31
pengurusan kewangan audit negara berbanding 99.8 97.00 97.85
prosedur yang disemak

Peratus bil yang
diselesaikan dalam
tempoh 14 hari

107

108

109

110

111

112

113

114

115

116