SUKPS - Laporan Tahunan 2015

PEJABAT SETIAUSAHA KERAJAAN NEGERI PERLIS 2015

LAPORAN TAHUNAN

PEJABAT MENTERI BESAR

1. FUNGSI UMUM BAHAGIAN/UNIT

Meneraju perancangan dan pembangunan sosioekonomi negeri melalui sistem penyampaian
yang cekap, berintegriti dan responsif kepada rakyat.

2. FUNGSI BAHAGIAN/UNIT

a) M erancang, mengurus dan menyelaras dasar-dasar kerajaan berkaitan hal ehwal
Pentadbiran Negeri dalam memberikan perkhidmatan yang cekap dan berkesan kepada
rakyat;

b) M enyelaras dan memantau aspek perancangan dan pelaksanaan program/ projek
sosioekonomi sejajar dengan visi pembangunan ekonomi; dan

c) M ewujudkan tadbir urus yang berkesan dalam memastikan kestabilan ekonomi, sosial
dan politik.

3. UNIT-UNIT DALAM PENTADBIRAN

a) PENTADBIRAN DAN PERKHIDMATAN KHIDMAT PELANGGAN DAN KAUNTER

Sistem penyampaian perkhidmatan Pentadbiran ini tidak hanya tertumpu kepada proses
kerja, malah penambahbaikan perkhidmatan turut diberikan perhatian terutamanya dari
aspek peningkatan jalinan hubungan antara Pentadbiran dengan pelanggan bagi memenuhi
kehendak dan ekspektasi pelanggan yang semakin meningkat melalui interaksi dan
perhubungan yang cekap.

Pegawai Khidmat Pelanggan akan membantu dan memudah cara setiap pelanggan yang
berurusan dengan Pentadbiran ini dalam mendapatkan perkhidmatan, maklumat dan khidmat
nasihat. Kebanyakan pelanggan yang berurusan dengan Pentadbiran ini adalah mereka
yang memerlukan bantuan dan sokongan. Manakala, bagi pihak Jabatan dan Agensi yang
ingin bertemu dengan YAB Menteri Besar, perlulah melalui temujanji. Setiap temujanji akan
direkod dan diberi borang untuk diisi oleh pelanggan.

b) UNIT MEDIA SOSIAL

Unit Media Sosial Pejabat Menteri Besar adalah sebuah unit yang diwujudkan bagi
menyelaras hubungan dengan pihak media, jabatan-jabatan, agensi-agensi, dan masyarakat
dengan Pejabat Menteri Besar. Peranan dan tanggungjawab unit ini lebih menjurus ke arah
koordinasi kerja dan maklumat dengan pihak media, menyelaras aktiviti-aktiviti YAB Menteri
Besar dalam media sosial serta hubungan dua hala secara bersemuka dan melalui media-
media sosial seperti Facebook dan kumpulan-kumpulan Whatsapp.

50

2015 PEJABAT SETIAUSAHA KERAJAAN NEGERI PERLIS

LAPORAN TAHUNAN

Facebook dan kumpulan-kumpulan Whatsapp yang diwujudkan ini memudahkan penyampaian
maklumat secara terus kepada pihak media, jabatan, agensi, dan masyarakat. Selain itu,
media sosial ini juga turut membantu memudahkan pemantauan terhadap permasalahan
rakyat dan seterusnya dapat membantu bagi membentuk persepsi positif rakyat terhadap
YAB Menteri Besar. Unit ini juga bertanggungjawab menyedia dan menyelaras ucapan-
ucapan YAB Menteri Besar, menyelaras gambar-gambar aktiviti-aktiviti YAB serta menyimpan
keratan-keratan akhbar tentang berita semasa di Negeri Perlis, terutama yang melibatkan
YAB Menteri Besar.

c) UNIT PEMBANGUNAN KOMUNITI (UPK)

Unit Pembangunan Komuniti merupakan unit sokongan yang ditubuhkan di bawah naungan
YAB Menteri Besar Perlis. Semasa awal penubuhannya pada tahun 1999, unit ini dinamakan
Unit Kebajikan dan Dakwah (UKD) dan pada tahun 2007, nama tersebut ditukar kepada Unit
Pembangunan Insan (UPI). Mulai tahun 2013, unit ini dikenali sebagai Unit Pembangunan
Komuniti (UPK).


Unit ini diketuai oleh Encik Hassan bin Othman di bawah pemantauan Setiausaha Politik

Kepada YAB Menteri Besar. Kakitangan di bawah unit UPK ini ditempatkan di Pejabat Unit
Pembangunan Insan, di Kangar dan juga di Pusat Khidmat Wakil Rakyat mengikut kawasan.

Peranan dan fungsi unit ini adalah untuk membantu dari segi perjalanan kerja YAB Menteri
Besar dan politik. Di samping itu juga, unit ini turut membantu melicinkan perjalanan program
dan aktiviti yang dianjurkan oleh Pentadbiran dan tertakluk kepada arahan semasa YAB
Menteri Besar.

4. PENAMBAHBAIKAN DAN PENCAPAIAN

Pencapaian dan penambahbaikan Pentadbiran dalam pembangunan dan masyarakat
merangkumi aspek politik, ekonomi dan sosial.

a) PENCAPAIAN

Bagi merealisasikan hasrat murni Kerajaan untuk mencapai matlamat yang sama, aspek-
aspek kemajuan, kemakmuran, daya saing, dan perpaduan amat dititiberatkan oleh
pemimpin selaras dengan prinsip gagasan 1Malaysia, “Rakyat Didahulukan, Pencapaian
Diutamakan”. Kemajuan rakyat perlu dititikberatkan bagi membentuk sikap penerimaan
kaum, yang membawa kepada perpaduan yang utuh. Apabila perpaduan dicapai, maka
urusan pembangunan negeri akan berjalan dengan lancar.

Dengan itu, Pentadbiran telah merangka beberapa program kemasyarakatan untuk memupuk
perpaduan rakyat Negeri Perlis. Aktiviti dan program berbentuk perjumpaan atau dikenali
sebagai “Program Santai Pemimpin Bersama Masyarakat” diberi penekanan. Program ini
melibatkan penglibatan YAB Menteri Besar untuk turun padang menyertai aktiviti rakyat,
mendengar dan memudahcara bagi menyelesaikan masalah rakyat mengikut kawasan.
Selain itu, dari segi sosioekonomi, Program Khatan Perdana dengan kerjasama di antara
Kerajaan Negeri Perlis dan pihak Hospital Tuanku Fauziah diadakan selama 2 hari dengan
jayanya pada 5 dan 6 November 2015 dan melibatkan kanak-kanak berumur bawah 12 tahun.

51

PEJABAT SETIAUSAHA KERAJAAN NEGERI PERLIS 2015

LAPORAN TAHUNAN

Program ini diadakan secara terbuka mengikut permohonan kawasan dan perkhidmatan
diberikan secara percuma. Sumbangan juga turut diberikan kepada kanak-kanak yang
menyertai program ini. Program lain seperti Program Sambutan Maal Hijrah, Program
Sambutan Hari Raya, Program Bulan Kemerdekaan, Program Bantuan Perayaan Kaum di
Negeri Perlis, Program Persekolahan, dan lain-lain juga turut diadakan bagi mendekatkan
YAB Menteri Besar dengan rakyat.

Kebajikan rakyat turut diambil kira terutamanya yang melibatkan golongan Orang Kurang
Upaya (OKU), Warga Emas, Ibu Tunggal, Anak Yatim, dan golongan Projek Perumahan
Rakyat Miskin Tegar (PPRT). Golongan ini diberi tumpuan bagi mengurangkan bebanan yang
ditanggung mereka. Selain itu, program-program sumbangan bersama Pertubuhan Bukan
Kerajaan dan Jabatan seperti lawatan dan bantuan mangsa banjir, kebakaran, sumbangan
perayaan mengikut kaum, sumbangan kebajikan dan kesihatan, dan sebagainya tidak
dilupakan. Sumbangan tersebut merupakan sumbangan ihsan bagi membantu meringankan
beban mangsa-mangsa terlibat.

Penekanan turut juga diberikan kepada program-program yang dijalankan di bawah portfolio
YAB Menteri Besar seperti Keselamatan dan Ketenteraman Awam, Pentadbiran dan
Kewangan, Pelaburan dan Perdagangan Antarabangsa, Hal Ehwal Tanah, Pendidikan dan
Pengajian Tinggi, Penerangan dan Hubungan Antarabangsa, dan Kerjasama Sempadan.

b) PENAMBAHBAIKAN

i. Faktor-faktor penambahan sentiasa dititikberatkan dengan memperbanyak program
dan aktiviti YAB Menteri Besar Perlis yang dirancang berdasarkan maklumbalas dan
permintaan daripada masyarakat;

ii. Program-program penambahbaikan dibuat bagi memastikan tadbir urus pentadbiran dapat
dijalankan dengan cekap, amanah dan bertanggungjawab; dan

iii. F aktor peningkatan juga sentiasa diberikan perhatian bagi memastikan kumpulan atau
unit dapat berfungsi dengan baik.

5. PROGRAM DAN AKTIVITI

Saluran bantuan banjir yang turut disertai YAB Menteri Besar di Kelantan dan Pahang,
10 – 12 Januari 2015

52

2015 PEJABAT SETIAUSAHA KERAJAAN NEGERI PERLIS

LAPORAN TAHUNAN

Majlis Penyerahan BRIM mengikut kawasan di Dewan 2020, Kangar,
31 Januari 2015

Perasmian Majlis Pesta Angin Timur, Sungai Perasmian Konvoi Kembara Merdeka sempena
Berembang, Perlis, 7 Mac 2015 Sambutan Bulan Kemerdekaan, 8 September 2015

Majlis Pelancaran Sambutan Maal Hijrah Peringkat Negeri Perlis YAB Menteri Besar bersama YB Khairy Jamaluddin,
1437H/2015-2016M yang dirasmikan oleh DYMM Tuanku Raja Menteri Sukan Malaysia merasmikan Majlis Sukan Fit Peringkat
Perlis dan DYMM Tuanku Raja Perempuan Perlis bertempat di Negeri Perlis, 13 Jun 2015 di Padang Kompleks Sukan UITM,

Dewan 2020 Kangar, Perlis Arau, Perlis

53

PEJABAT SETIAUSAHA KERAJAAN NEGERI PERLIS 2015

LAPORAN TAHUNAN

Majlis Khatan Perdana Peringkat Negeri Perlis
5 – 6 November 2015 di Hospital Tuanku Fauziah, Kangar

Perasmian Majlis Kelab Dr. Muda Peringkat YAB Menteri Besar turut menyertai Gotong Royong
Kebangsaan yang telah diadakan di Dewan Perdana bersama penduduk Kampung Padang
Semarak UITM, Arau pada 8 November 2015 Besar Selatan, 8 November 2015

Lawatan dan sumbangan sempena Pesta Air di Kuala Perlis pada
16 November 2015

54

2015 PEJABAT SETIAUSAHA KERAJAAN NEGERI PERLIS

LAPORAN TAHUNAN

Majlis Penyerahan Kunci Bantuan Rumah anjuran MPK Kangar pada
25 Oktober 2015 dan Jabatan Bomba 21 November 2015

Salah satu program yang mendekati rakyat “Program Jom Masuk Kampung” di mana YAB beramah mesra
dengan penduduk kampung pada 21 November 2015 di SMK Tengku Budriah, Arau Perlis

55

PEJABAT SETIAUSAHA KERAJAAN NEGERI PERLIS 2015

LAPORAN TAHUNAN

56

BAHAGIAN
DEWAN UNDANGAN NEGERI
DAN MAJLIS MESYUARAT
KERAJAAN NEGERI

Pejabat Setiausaha Kerajaan Negeri Perlis
Aras 4, Kompleks Dewan Undangan Negeri,
Persiaran Wawasan, 01000 Kangar, Perlis.
Tel: 04-973 8999 Faks: 04-977 1655

PEJABAT SETIAUSAHA KERAJAAN NEGERI PERLIS 2015

LAPORAN TAHUNAN

BAHAGIAN DEWAN UNDANGAN NEGERI DAN
MAJLIS MESYUARAT KERAJAAN NEGERI

1. FUNGSI UMUM BAHAGIAN/UNIT

Menguruskan hal ehwal berkaitan Dewan Undangan Negeri dan Majlis Mesyuarat Kerajaan
Negeri Perlis.

2. FUNGSI BAHAGIAN/UNIT

a) S ekretariat kepada Dewan Undangan Negeri Perlis yang merangkumi fungsi-fungsi
berikut:

i. Pengurusan persidangan Dewan Undangan Negeri;
ii. Pengurusan Mesyuarat Jawatankuasa-jawatankuasa Dewan iaitu Jawatankuasa Kira-

Kira Wang Negeri (PAC), Jawatankuasa Hak dan Kebebasan Dewan, dan Jawatankuasa
Peraturan-Peraturan Dewan;
iii. Pengurusan Majlis Pelantikan dan Mengangkat Sumpah Jawatan Speaker;
iv. Pengurusan Majlis Mengangkat Sumpah Jawatan Ahli-ahli Dewan Undangan Negeri;
v. P engurusan Majlis Istiadat Perasmian Pembukaan Penggal Persidangan Dewan
Undangan Negeri oleh DYMM Tuanku Raja Perlis; dan
vi. P erkhidmatan dan pengurusan keistimewaan-keistimewaan dan kemudahan-
kemudahan Speaker dan Ahli-ahli Dewan Undangan Negeri serta bekas Speaker dan
bekas-bekas Ahli Dewan Undangan Negeri.

b) S ekretariat kepada Majlis Mesyuarat Kerajaan Negeri Perlis yang merangkumi fungsi-
fungsi berikut:

i. Pengurusan mesyuarat Majlis Mesyuarat Kerajaan Negeri;
ii. Urus setia kepada Jawatankuasa Majlis Mesyuarat Kerajaan Bagi Penerangan;
iii. P enyelaras kepada Jawatankuasa-jawatankuasa Majlis Mesyuarat Kerajaan yang

diwujudkan berdasarkan portfolio setiap Ahli Majlis Mesyuarat Kerajaan Negeri dan
diurusetiakan oleh jabatan-jabatan tertentu berdasarkan portfolio yang berkaitan;
iv. Pengurusan Majlis Pelantikan dan Mengangkat Sumpah Jawatan Menteri Besar;
v. P engurusan Majlis Pelantikan dan Mengangkat Sumpah Jawatan Ahli-ahli Majlis
Mesyuarat Kerajaan Negeri; dan
vi. P erkhidmatan dan pengurusan keistimewaan-keistimewaan dan kemudahan-
kemudahan Anggota Pentadbiran Kerajaan Negeri dan bekas-bekas Anggota
Pentadbiran Kerajaan Negeri.

c) U rusan pencalonan dan pemilihan Anugerah Darjah Kebesaran dan Pingat Kebesaran
Negeri Perlis yang merangkumi fungsi-fungsi berikut:

i. Memproses pencalonan yang diterima bagi Anugerah Darjah-Darjah Kebesaran dan
Pingat-pingat Kebesaran Negeri Perlis, termasuk melaksanakan tapisan keutuhan,
tapisan keselamatan dan jenayah serta tapisan insolvensi;

ii. Mengurusetiakan mesyuarat Jawatankuasa Pemilihan Anugerah Darjah Kebesaran
dan Pingat Kebesaran Negeri yang dipengerusikan oleh YAB Menteri Besar;

iii. Menguruskan pencalonan-pencalonan yang diperakukan oleh Jawatankuasa Pemilihan
untuk mendapat perkenan DYMM Tuanku Raja Perlis;

58

2015 PEJABAT SETIAUSAHA KERAJAAN NEGERI PERLIS

LAPORAN TAHUNAN

iv. M enguruskan Majlis Sidang Akhbar Penganugerahan Darjah Kebesaran dan Pingat
Kebesaran oleh YAB Menteri Besar;

v. M enguruskan surat-surat tawaran dan sijil-sijil tauliah kepada penerima-penerima
darjah kebesaran dan pingat kebesaran;

vi. Membantu urusan majlis-majlis Istiadat Penganugerahan Darjah Kebesaran dan Pingat
Kebesaran semasa Ulang Tahun Hari Keputeraan DYMM Tuanku Raja Perlis; dan

vii. Mewartakan senarai penerima anugerah ke dalam Warta Kerajaan Negeri.

d) U rus setia kepada Jemaah Pengampunan Negeri yang dipengerusikan oleh DYMM
Tuanku Raja Perlis.

e) Urus setia peringkat negeri bagi Persatuan Parlimen Komanwel Malaysia.

f) Pengurusan Warta Kerajaan Negeri.

3. PENAMBAHBAIKAN DAN PENCAPAIAN
a) Dewan Undangan Negeri
i. Persidangan Dewan Undangan Negeri telah diadakan sebanyak tiga (3) kali seperti berikut:

BIL. PROGRAM/AKTIVITI TARIKH TEMPAT

1. Mesyuarat Pertama, Penggal Persidangan 14 hingga 15 April Dewan Undangan Negeri
Ketiga, Dewan Undangan Negeri Perlis Ke-13 2015 Perlis

2. Mesyuarat Kedua, Penggal Persidangan 11 hingga 13 Ogos Dewan Undangan Negeri
Ketiga, Dewan Undangan Negeri Perlis Ke-13 2015 Perlis

3. Mesyuarat Ketiga, Penggal Persidangan 1 hingga 2 Disember Dewan Undangan Negeri
Perlis
Ketiga, Dewan Undangan Negeri Perlis Ke-13 2015

(Nota: Sejumlah lima belas (15) Kertas Dewan, empat (4) Rang Undang-Undang dan satu ratus lima puluh
dua (152) soalan lisan dan bertulis telah dibentangkan semasa persidangan Dewan Undangan Negeri
sepanjang tahun 2015)

ii. Mesyuarat Jawatankuasa Kira-Kira Wang Negeri telah diadakan sebanyak tiga (3) kali seperti
berikut:

BIL. PROGRAM/AKTIVITI TARIKH TEMPAT
6 Mac 2015
1. Mesyuarat Jawatankuasa Kira-Kira Wang 9 Oktober 2015 Bilik Harumanis, Aras
Negeri Bil. 1/2015 29 Oktober 2015 2, Kompleks Dewan
Undangan Negeri Perlis
2. Mesyuarat Jawatankuasa Kira-Kira Wang
Negeri Bil. 2/2015 Bilik Harumanis, Aras
2, Kompleks Dewan
3. Mesyuarat Jawatankuasa Kira-Kira Wang Undangan Negeri Perlis
Negeri Bil. 3/2015
Bilik Gerakan 3, Aras
3, Kompleks Dewan
Undangan Negeri Perlis

(Nota: Jawatankuasa Hak dan Kebebasan Dewan dan Jawatankuasa Peraturan-Peraturan Dewan tidak
bersidang sepanjang tahun 2015 kerana tiada keperluan untuk bermesyuarat)

59

PEJABAT SETIAUSAHA KERAJAAN NEGERI PERLIS 2015

LAPORAN TAHUNAN

iii. M esyuarat Persiapan Majlis Istiadat Perasmian Pembukaan Penggal Persidangan Dewan
Undangan Negeri dipengerusikan oleh YB Speaker Dewan Undangan Negeri seperti berikut:

BIL. PROGRAM/AKTIVITI TARIKH TEMPAT
10 Julai 2015
Mesyuarat Persiapan Majlis Istiadat Bilik Gerakan 3, Aras
1. Perasmian Pembukaan Penggal Persidangan 3, Kompleks Dewan
Undangan Negeri Perlis
Dewan Undangan Negeri

iv. M ajlis Istiadat Perasmian Pembukaan Penggal Persidangan Ketiga, Dewan Undangan Negeri
Perlis Yang Ke-13 telah disempurnakan oleh DYMM Tuanku Raja Perlis seperti berikut:

BIL. PROGRAM/AKTIVITI TARIKH TEMPAT
11 Ogos 2015
Majlis Istiadat Perasmian Pembukaan Dewan Undangan Negeri
1. Penggal Persidangan Ketiga, Dewan Perlis

Undangan Negeri Perlis Yang Ke-13

b) Majlis Mesyuarat Kerajaan Negeri

i. Majlis Pelantikan dan Mengangkat Sumpah Jawatan Ahli-ahli Majlis Mesyuarat Kerajaan
Negeri telah disempurnakan di hadapan DYMM Tuanku Raja Perlis seperti berikut:

BIL. PROGRAM/AKTIVITI TARIKH TEMPAT
7 Mei 2015 Istana Arau
Majlis Pelantikan dan Mengangkat Sumpah
1. Jawatan Ahli-ahli Majlis Mesyuarat Kerajaan

Negeri

ii. Mesyuarat Majlis Mesyuarat Kerajaan Negeri telah diadakan sebanyak tiga puluh tujuh kali
(37) kali dan telah dipengerusikan oleh YAB Menteri Besar.

(Nota: Sejumlah tiga ratus dua puluh lapan (328) Kertas MMK telah dibentangkan untuk pertimbangan
Majlis Mesyuarat Kerajaan Negeri sepanjang tahun 2015)

iii. Mesyuarat Jawatankuasa Majlis Mesyuarat Kerajaan Bagi Penerangan telah dipengerusikan
oleh YAB Menteri Besar seperti berikut:

BIL. PROGRAM/AKTIVITI TARIKH TEMPAT
14 April 2015
1. Mesyuarat Jawatankuasa Majlis Mesyuarat Bilik Gerakan 1, Aras
Kerajaan Bagi Penerangan Bil. 1/2015 4 September 2015 3, Kompleks Dewan
Undangan Negeri Perlis
2. Mesyuarat Jawatankuasa Majlis Mesyuarat
Kerajaan Bagi Penerangan Bil. 2/2015 Bilik Gerakan 1, Aras
3, Kompleks Dewan
Undangan Negeri Perlis

(Nota: Mesyuarat Jawatankuasa-jawatankuasa Majlis Mesyuarat Kerajaan yang lain telah diadakan oleh
jabatan-jabatan lain yang menjadi urus setia)

60

2015 PEJABAT SETIAUSAHA KERAJAAN NEGERI PERLIS

LAPORAN TAHUNAN

c) Anugerah Darjah Kebesaran dan Pingat Kebesaran Negeri

i. Sebanyak lapan ratus empat puluh satu (841) pencalonan yang diterima daripada pelbagai
pihak telah diproses dan dibentangkan di dalam Mesyuarat Jawatankuasa Pemilihan
Anugerah Darjah Kebesaran dan Pingat Kebesaran Negeri yang telah dipengerusikan oleh
YAB Menteri Besar seperti berikut:

BIL. PROGRAM/AKTIVITI TARIKH TEMPAT
23 Mac 2015
Mesyuarat Jawatankuasa Pemilihan 24 Mac 2015 Bilik Mesyuarat, Pejabat
1. Anugerah Darjah Kebesaran dan Pingat 1 April 2015 Menteri Besar Perlis,

Kebesaran Negeri Bil. 1/2015 Aras 3, Kompleks Dewan
Undangan Negeri Perlis
Mesyuarat Jawatankuasa Pemilihan
2. Anugerah Darjah Kebesaran dan Pingat Bilik Mesyuarat, Pejabat
Menteri Besar Perlis,
Kebesaran Negeri Bil. 2/2015
Aras 3, Kompleks Dewan
Mesyuarat Jawatankuasa Pemilihan Undangan Negeri Perlis
3. Anugerah Darjah Kebesaran dan Pingat
Bilik Mesyuarat, Pejabat
Kebesaran Negeri Bil. 3/2015 Menteri Besar Perlis,

Aras 3, Kompleks Dewan
Undangan Negeri Perlis

ii. Sebanyak tiga ratus lapan puluh lapan (388) pencalonan yang diperakukan oleh Jawatankuasa
Pemilihan telah dipersembahkan kepada DYMM Tuanku Raja Perlis dan seramai tiga ratus
sebelas (311) orang calon telah diperkenankan untuk menerima anugerah.

iii. Majlis Sidang Akhbar oleh YAB Menteri Besar telah diadakan seperti berikut:

BIL. PROGRAM/AKTIVITI TARIKH TEMPAT
15 Mei 2015
Majlis Sidang Akhbar Anugerah Darjah Bilik Tetamu Pejabat YAB
1. Kebesaran dan Pingat Kebesaran Negeri Menteri Besar

Perlis Tahun 2015

iv. M ajlis Istiadat Penganugerahan Darjah Kebesaran dan Pingat Kebesaran Negeri Perlis telah
diadakan seperti berikut:

BIL. PROGRAM/AKTIVITI TARIKH TEMPAT
17 Mei 2015 Istana Arau
Majlis Istiadat Penganugerahan Darjah 15 September 2015 Istana Arau
1. Kebesaran dan Pingat Kebesaran Negeri 17 September 2015 Istana Arau

Perlis Tahun 2015 – Kali Pertama

Majlis Istiadat Penganugerahan Darjah
2. Kebesaran dan Pingat Kebesaran Negeri

Perlis Tahun 2015 – Kali Kedua

Majlis Istiadat Penganugerahan Darjah
3. Kebesaran dan Pingat Kebesaran Negeri

Perlis Tahun 2015 – Kali Ketiga

61

PEJABAT SETIAUSAHA KERAJAAN NEGERI PERLIS 2015

LAPORAN TAHUNAN

d) Jemaah Pengampunan Negeri

Mesyuarat Jemaah Pengampunan Negeri yang dipengerusikan oleh DYMM Tuanku Raja Perlis
telah diadakan sebanyak satu (1) kali seperti berikut:

BIL. PROGRAM/AKTIVITI TARIKH TEMPAT
1. Mesyuarat Jemaah Pengampunan Negeri 7 Disember 2015 Istana Arau

(Nota: Sejumlah enam (6) kes telah dibentangkan untuk pertimbangan Jemaah Pengampunan Negeri pada
tahun 2015)

e) Warta Kerajaan Negeri

Sejumlah dua puluh dua (22) pewartaan telah dilaksanakan sepanjang tahun 2015 yang
merangkumi pewartaan undang-undang, rang undang-undang, pengisytiharan, pelantikan dan
lain-lain.

Istiadat Mengangkat Sumpah Jawatan Ahli-Ahli Majlis Mesyuarat Kerajaan Negeri Perlis
pada 7 Mei 2015

Majlis Istiadat Penganugerahan Pingat dan Darjah Kebesaran Negeri Perlis 2015
pada 17 Mei 2015 bertempat di Istana Arau

62

2015 PEJABAT SETIAUSAHA KERAJAAN NEGERI PERLIS

LAPORAN TAHUNAN

Mesyuarat Majlis Mesyuarat Kerajaan (EXCO)
Negeri Perlis

Majlis Perasmian Pembukaan Penggal Ketiga Dewan Undangan Negeri Perlis Ke-13
pada 11 Ogos 2015 bertempat di Kompleks Dewan Undangan Negeri Perlis

Mesyuarat Jawatankuasa Kira-Kira Wang Negeri Perlis
Bil. 3/2015 pada 29 Oktober 2015

63



BAHAGIAN
KHIDMAT
PENGURUSAN

Pejabat Setiausaha Kerajaan Negeri Perlis
Aras 1, Kompleks Dewan Undangan Negeri,
Persiaran Wawasan, 01000 Kangar, Perlis.
Tel: 04-973 8988 Faks: 04-973 5863

PEJABAT SETIAUSAHA KERAJAAN NEGERI PERLIS 2015

LAPORAN TAHUNAN

BAHAGIAN KHIDMAT PENGURUSAN

1. FUNGSI UMUM BAHAGIAN/UNIT

Menyediakan perkhidmatan sokongan bagi kelancaran jentera pentadbiran Pejabat Setiausaha
Kerajaan Negeri Perlis yang meliputi aspek Pentadbiran Am, Pengurusan Kewangan, Tadbir
Urus Aset dan Perolehan Kerajaan dengan cekap dan sistematik.

2. FUNGSI BAHAGIAN/UNIT

a) Menguruskan fail dan surat menyurat bagi Pejabat Setiausaha Kerajaan Negeri;
b) Menguruskan pentadbiran rumah kerajaan di bawah Pejabat Setiausaha Kerajaan Perlis;
c) M erancang dan menyelaras pelaksanaan perhimpunan bulanan Pentadbiran Kerajaan

Negeri Perlis;
d) Menyelaras pengurusan khidmat sokongan bagi Pejabat Setiausaha Kerajaan;
e) M enguruskan dan menyelaras pengurusan perolehan di bawah Pejabat Setiausaha

Kerajaan Negeri Perlis;
f) Menguruskan pengurusan aset Pejabat Setiausaha Kerajaan Negeri Perlis;
g) Menyelaras pengurusan stor di Pejabat Setiausaha Kerajaan Negeri Perlis;
h) M enguruskan penyelenggaraan, keselamatan dan kebersihan bangunan Pejabat

Setiausaha Kerajaan Perlis;
i) Menguruskan penyediaan belanjawan Pejabat Setiausaha Kerajaan Perlis;
j) Menyelaraskan terimaan hasil Kerajaan Negeri;
k) Mengurus dan mengawal perbelanjaan peruntukan Pejabat Setiausaha Kerajaan Negeri;
l) Menguruskan sumbangan dana kepada penerima biaya dana pelajaran Kerajaan Negeri

Perlis;
m) M enguruskan pembayaran pembiayaan rawatan kesihatan bagi pesara perkhidmatan

Kerajaan Negeri;
n) Menguruskan pembayaran kepada pembekal perkhidmatan Pejabat Setiausaha Kerajaan

Negeri; dan
o) Urusetia majlis-majlis rasmi Pejabat Setiausaha Kerajaan Negeri Perlis.

3. UNIT-UNIT DALAM PENTADBIRAN

Bahagian Khidmat Pengurusan dibahagikan kepada empat (4) unit yang berbeza bagi
melaksanakan fungsi-fungsi bahagian dengan efektif.

a) Pentadbiran

i. Pentadbiran Am
Urusan surat masuk/ keluar, pengurusan fail dan rekod jabatan, urusetia mesyuarat

Bahagian Khidmat Pengurusan dan pemantauan kehadiran dalam Sistem e-Hadir.

ii. Pengurusan Kenderaan
• Menguruskan kenderaan PSUK Ps;
• Mengurus dan memantau jadual tugas pemandu;
• Mengurus dan memantau jadual pergerakan kenderaan;

66

2015 PEJABAT SETIAUSAHA KERAJAAN NEGERI PERLIS

LAPORAN TAHUNAN

• Memantau dan menyelaras tempahan dan penyelenggaraan kenderaan;
• Ujian pemeriksaan kenderaan (JPJ dan Puspakom);
• Urusan insuran dan cukai jalan;
• Pengurusan rekod kenderaan;
• Menguruskan dan memantau kad inden minyak;
• Menerima permohonan penggunaan kenderaan;
• Memantau penggunaan kad Touch & Go;
• Menyelaras kes-kes kemalangan kenderaan kerajaan di PSUK Ps; dan
• Mengurus saman kenderaan.

iii. Pengurusan Rumah Kerajaan
• Mengurus permohonan rumah kerajaan di bawah PSUK Ps;
• Mengurus aduan kerosakan rumah kerajaan;
• Mengurus proses keluar dan masuk rumah kerajaan; dan
• Mengurus mesyuarat rumah kerajaan.

iv. Pengurusan Majlis Rasmi
• Mengurusetiakan perhimpunan bulanan pentadbiran Kerajaan Negeri; dan
• Mengurusetiakan program/majlis rasmi yang dianjurkan oleh Bahagian Khidmat

Pengurusan dan Pejabat Setiausaha Kerajaan Negeri Perlis.

v. Pengurusan Dewan dan Bilik Mesyuarat
• Menguruskan permohonan tempahan Dewan 2020, Dewan Seri Melati dan Dewan

1Malaysia Simpang Empat; dan
• Mengurus permohonan tempahan bilik mesyuarat pentadbiran, bilik mesyuarat

pengurusan, bilik gunasama dan kafeteria.

vi. Pengurusan Keselamatan dan Kebersihan
• Memantau dan menyelaras pengurusan keselamatan perlindungan dan fizikal; dan
• Menyelaras pemantauan perkhidmatan penyelenggaraan, kebersihan dan landskap

peringkat PSUK Ps.

b) Kewangan

i. Belanjawan
• Menyediakan bajet tahunan untuk pentadbiran Pejabat Setiausaha Kerajaan Negeri

Perlis; dan

• Menyediakan waran peruntukan, sub waran.

ii. Gaji dan Elaun
• Memproses urusan bayaran emolumen dan pelbagai kemudahan kewangan; dan

• Memproses urusan potongan KWSP, cukai pendapatan dan lain-lain urusan potongan

gaji.

iii. Kewangan Am Unit Kewangan
• Menerima permohonan dan menyediakan Pesanan Tempatan (LO) dan Waran

Perjalanan Udara (WPUA);
• Membuat bayaran dan rekupmen Panjar Wang Runcit (PWR);
• Menerima dan memproses permohonan pendahuluan pelbagai/diri;

67

PEJABAT SETIAUSAHA KERAJAAN NEGERI PERLIS 2015

LAPORAN TAHUNAN

• Menerima permohonan dan melaksanakan pembayaran bagi Dana Pelajaran; dan
• Memproses pelbagai bayaran seperti tuntutan perjalanan, elaun penceramah, elaun

lebih masa, bil utiliti dan bil bekalan/perkhidmatan.

iv. Akaun Hasil

• Menyediakan resit dan penyata pemungut bagi terimaan;
• Menyediakan laporan bulanan vot, amanah, hasil dan deposit; dan
• Urus setia mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Kewangan dan Akaun (JPKA) dan

Akaun Amanah.

c) Perolehan dan Penyelenggaraan

i. Perolehan
• Menyelaras pengurusan perolehan melalui sebutharga, tender atau secara terus; dan
• Menyelaras dan menyemak pengurusan mesyuarat Jawatankuasa Sebutharga,

Mesyuarat Jawatankuasa Penilaian Teknikal dan Mesyuarat Jawatankuasa Penilaian
Harga bagi peringkat Jabatan.

ii. Penyelenggaraan
• Menyelia kerja-kerja penyelenggaraan bangunan pejabat merangkumi kerja-kerja

pemeriksaan, pembaikan dan lanskap atau hiasan;
• Menyelaras analisa penyediaan keperluan ruang pejabat dan cadangan penyelesaian

bagi peringkat Jabatan; dan
• Menyelaras permohonan pembaikan kenderaan.

4. PENAMBAHBAIKAN DAN PENCAPAIAN TEMPAT
Semua Bahagian/ Unit
a) Penambahbaikan
Perkarangan Kompleks DUN
BIL PENAMBAHBAIKAN
1 Pembangunan Sistem Klasifikasi Fail Urusan Am dan Fungsian Ruang Pejabat Aras 1
2 Pengindahan kawasan landskap
3 Pemasangan frost tinted Dalam Lif Kompleks DUN
4 Pemasangan papan tanda arah
5 Pemasangan Electronic Informative Display Lobi Kompleks DUN
6 Perhiasan lanskap dan cermin
7 Pemasangan kabinet dokumen Lobi Kompleks DUN
8 Pemasangan Pigeon Hole Bertingkat
9 Penukaran sistem pencahayaan Unit Kewangan BKP

10 Pemasangan set partition Aras 1, Kompleks DUN

11 Penambahbaikan ruang Aras 1, Kompleks DUN

Bahagian Pengurusan
Korporat & Integriti dan Unit

Aset

Bilik Gunasama, Aras 1,
Kompleks DUN

68

2015 PEJABAT SETIAUSAHA KERAJAAN NEGERI PERLIS

LAPORAN TAHUNAN

BIL PENAMBAHBAIKAN TEMPAT
12 Pembinaan ruang pejalan kaki Kompleks DUN
13 Keceriaan ruang Pejabat EXCO
14 Keceriaan ruang lobi/menunggu Perkarangan bilik YB SUK
15 Penggantian karpet Ruang bilik Gerakan

b) Perhimpunan Bulanan Tahun 2015 TARIKH
6 Januari 2015
BIL JABATAN 2 Februari 2015
1 Pejabat Setiausaha Kerajaan Negeri Perlis
2 Jabatan Imigresen Malaysia Negeri Perlis 2 Mac 2015
3 Jabatan Kebajikan Masyarakat Negeri Perlis 15 Jun 2015
4 Jabatan Hal Ehwal Agama Islam Negeri Perlis 6 Julai 2015
5 Jabatan Kebudayaan dan Kesenian Negara Negeri Perlis 18 Ogos 2015
6 Politeknik Tuanku Syed Sirajuddin 7 September 2015
7 Jabatan Belia dan Sukan Negeri Perlis 2 November 2015
8 Jabatan Pertanian Negeri Perlis

c) Kursus / Seminar / Bengkel / Taklimat

JENIS NAMA KURSUS PENGANJUR TARIKH/TEMPAT
KURSUS
Taklimat Pembangunan Klasifikasi Fail Bhgn. Khidmat Bilik Mesyuarat
Dalaman kepada PRJ dan PTRJ Pej SUK Ps Pengurusan Pengurusan, Aras 1,

Luaran Bengkel Penyediaan Pembangunan Bhgn. Khidmat Kompleks DUN
Klasifikasi Fail Pengurusan
Pej. SUK Ps Bilik Gunasama, Aras 1,
14 Sept 2015 Kompleks DUN
Sesi Pengisian Maklumat dan Muatnaik
Dokumen Pembuktian dalam sistem 30 Sept 2015 – 1 Okt Bilik Latihan ICT, BPTM
MyStar 2015
Bilik Gunasama, Aras 1,
Lawatan Penilaian Indeks SSR oleh Kompleks DUN
MAMPU

Penilaian Kriteria Pengurusan Rekod 21 Dis 2015 Bilik Gunasama, Aras 1,
Dalam Indeks SSR 2015 Kompleks DUN
Lawatan ke Bahagian/Unit
• BKP Bhgn. Khidmat 24- 26 Mac 2015
• UPKT Pengurusan Pulau Pinang
• BPTM
• UPD

Kursus Pengurusan Fail dan Rekod
Pentadbiran SUK Perlis

Bengkel Penyediaan Klasifikasi Fail Arkib Negara Malaysia 7-8/5/2015
dan Jadual Pelupusan Rekod SUK Terengganu

69

PEJABAT SETIAUSAHA KERAJAAN NEGERI PERLIS 2015

LAPORAN TAHUNAN

5. PROGRAM DAN AKTIVITI

BIL AKTIVITI/ PROGRAM TARIKH TEMPAT
7 Julai 2015 Dewan 2020
1 Rumah Terbuka Hari Raya Kerajaan Negeri
Perlis

2 Majlis Mesra Media bersama YAB Menteri 7 Sept 2015 Hotel Putra Palace, Kangar
Besar Perlis

3 Kunjungan hormat Timbalan Ketua Pengarah 27 Okt 2015 Bilik Mesyuarat Harumanis
JKR Malaysia
23 November 2015 Dewan Warisan Negeri,
4 Majlis Makan Malam Kejohanan Sukan 19 November 2015 Kangar
Institusi Pendidikan Malaysia (SIPMA) 2015 30 November 2015
Hotel Putra Palace, Kangar
5 Seminar Toshiba Total Business Solution
Dewan 2020 Kangar
6 Majlis Makan Malam Kejohanan Tennis
Antarabangsa Tuanku Syed Putra Kali Ke-35

Perhimpunan Bulanan Kerajaan Negeri Perlis
Bulan Januari 2015

Majlis Perasmian Makan Malam
Kejohanan Tenis Remaja Antarabangsa Tuanku Syed Putra Ke 35
70

2015 PEJABAT SETIAUSAHA KERAJAAN NEGERI PERLIS

LAPORAN TAHUNAN

Majlis Jamuan Hari Raya Aidilfitri Negeri Perlis 2015
Dewan Wawasan 2020, Kangar

Kursus Pengurusan Fail dan Rekod Pejabat Setiausaha Kerajaan Negeri Perlis
23-26 Mac 2015

Kursus Pengurusan Aset @ Terengganu

71

PEJABAT SETIAUSAHA KERAJAAN NEGERI PERLIS 2015

LAPORAN TAHUNAN

Kursus Pengurusan Kewangan Pejabat Setiausaha Kerajaan Negeri Perlis
Di Hotel Adya Langkawi (10-12 April 2015)

Gambar Penambahbaikan Pembinaan Ruang Pejalan Kaki &
Pembangunan Sistem Klasifikasi Fail Urusan Am dan Fungsian

72

2015 PEJABAT SETIAUSAHA KERAJAAN NEGERI PERLIS

LAPORAN TAHUNAN

UNIT PROTOKOL

1. FUNGSI UMUM BAHAGIAN/UNIT

Menyelaras dan memberikan khidmat nasihat di dalam melaksanakan majlis-majlis rasmi
Kerajaan Negeri/Persekutuan/Badan Berkanun dan lain-lain agensi serta memastikan Istiadat
Diraja berjalan dengan teratur serta berkualiti mengikut garis panduan yang telah ditetapkan.

2. FUNGSI BAHAGIAN/UNIT



a) Menyelaras dan melaksanakan majlis-majlis rasmi kerajaan dan lain-lain agensi;
b) Pengurusan Hal Ehwal Istiadat dan Protokol serta memberi khidmat nasihat dan bantuan

protokol kepada jabatan-jabatan/badan berkanun/swasta yang menganjurkan majlis-
majlis rasmi; dan
c) M engurusetia Sambutan Ulang Tahun Hari Keputeraan Duli Yang Maha Mulia Tuanku Raja
Perlis, Sambutan Hari Kemerdekaan dan Penganugerahan Darjah dan Pingat Kebesaran
Negeri.

3. PENAMBAHBAIKAN DAN PENCAPAIAN

a) F ungsi utama unit Protokol adalah menyelaras dan melaksanakan majlis-majlis rasmi.
Majlis- majlis dikategorikan kepada dua (2) kategori iaitu Pengurusan Majlis dan
Pengurusan Istiadat dan Protokol. Di dalam Jadual 1, sepanjang tahun 2015 Majlis Rasmi
secara keseluruhan adalah sebanyak tiga ratus sebelas (311) majlis iaitu 155.5%
melepasi sasaran yang ditetapkan iaitu sebanyak dua ratus (200) majlis.

PENGURUSAN MAJLIS PENGURUSAN ISTIADAT DAN PROTOKOL

Bil. Bulan Majlis Majlis Lawatan Majlis Majlis Khidmat Jumlah
Kerajaan Kerajaan Pembesar Sempena Sempena Nasihat
1 Januari Persekutuan Sambutan Sambutan 15
2 Februari Negeri Ulang Tahun 2 24
3 Mac Keputeraan Hari 1 25
4 April Kebangsaan 1 44
5 Mei DYMM 2 48
6 Jun 2 21
7 Julai 11 1 1 11 29
8 Ogos 18 5 27 2 29
9 September 14 10 1 3 4 17
10 Oktober 12 18 1 1 24
11 November 7 11 9 4 24
12 Disember 16 2 1 3 11
18 9 311
Jumlah 11 4 2 41 9 22
13 3 1
99 1
9 11 8
91
147 84

Jadual 1 : Majlis-majlis Rasmi

73

PEJABAT SETIAUSAHA KERAJAAN NEGERI PERLIS 2015

LAPORAN TAHUNAN

b) U nit Protokol Bahagian Khidmat Pengurusan, Pejabat Setiausaha Kerajaan Negeri Perlis
dibahagi kepada tiga (3) aktiviti utama bagi melaksana dan memastikan unit ini lebih
efektif. Aktiviti-aktiviti tersebut adalah:

i. Aktiviti Pengurusan Majlis
• Aktiviti Pengurusan Majlis ini bertanggungjawab untuk menyelaras dan

melaksanakan Majlis-majlis Rasmi Kerajaan Negeri dan Persekutuan serta
majlis yang melibatkan keberangkatan Duli Yang Maha Mulia Tuanku Raja Perlis,
Duli Yang Maha Mulia Tuanku Raja Perempuan Perlis, Duli Yang Teramat Mulia
Raja Muda Perlis dan Duli Yang Teramat Mulia Raja Puan Muda Perlis serta
Yang Amat Berhormat Menteri Besar Perlis.

• Di bawah kategori Pengurusan Majlis sebanyak 239 majlis rasmi telah diadakan
iaitu 147 majlis yang dianjurkan oleh Kerajaan Negeri, 84 majlis yang dianjurkan
oleh Kerajaan Persekutuan dan Lawatan Pembesar adalah sebanyak 8 lawatan.
Sasaran bagi Lawatan Pembesar Negara pada tahun 2015 adalah sebanyak 4
lawatan namun sepanjang tahun ini, Kerajaan Negeri telah menerima sebanyak 8
lawatan Pembesar Negara seperti berikut:

- Majlis Menghadap oleh YAM Tunku Panglima Johor (20/01/2015)
- Majlis Menghadap oleh TYT Duta Jepun (06/04/2015)
- M ajlis Penyampaian Anugerah Desa Sejahtera 1Malaysia Peringkat Kebangsaan

oleh YAB Perdana Menteri Malaysia (30/05/2015)
- Majlis Bersama YAB Perdana Menteri Malaysia (23/08/2015)
- Majlis Kunjungan Hormat oleh TYT Konsul Jeneral China (22/10/2015)
- M ajlis Acara Cabaran Pandu Puteri Tunas Peringkat Kebangsaan oleh
DYTM Raja Puan Besar Perak (29/10/2015)
- Majlis Kunjungan Hormat oleh TYT Duta Kanada (16/11/2015)
- Majlis Perlawanan Akhir Kejohanan Piala Emas Raja-Raja oleh
YTM Raja Undang Luak Rembau, Negeri Sembilan
(Sila rujuk Jadual 1)

Bagi memastikan maklumat majlis berjalan lancar, unit ini telah mewujudkan
kumpulan “Email” dan “WhatsApp” untuk menjadi penghubung di antara ketua
jabatan supaya maklumat tentang majlis dapat disalurkan dengan segera.



74

2015 PEJABAT SETIAUSAHA KERAJAAN NEGERI PERLIS

LAPORAN TAHUNAN

Carta 1

Carta 1 menunjukkan bilangan Majlis-Majlis Rasmi dari bulan Januari sehingga
Disember 2015.

Jumlah tertinggi pelaksanaan majlis ialah pada bulan Mei iaitu sebanyak empat
puluh lapan (48) majlis. Diantara faktor penambahan majlis pada bulan tersebut
adalah Sambutan Hari Keputeraan Duli Yang Maha Mulia Tuanku Raja Perlis
yang disambut pada tarikh 17 Mei setiap tahun manakala jumlah paling terendah
adalah pada bulan Disember iaitu sebanyak sebelas (11) majlis.

Carta 2

Carta 2 menunjukkan bilangan mengikut kategori Pengurusan Majlis dan Pengurusan
Istiadat Protokol.

75

PEJABAT SETIAUSAHA KERAJAAN NEGERI PERLIS 2015

LAPORAN TAHUNAN

ii. Aktiviti Pengurusan Istiadat dan Protokol
Aktiviti ini bertanggungjawab dalam mengurusetiakan:
• S ambutan Ulang Tahun Keputeraan Duli Yang Maha Mulia Tuanku Raja Perlis

dan Penganugerahan Darjah dan Bintang Kebesaran Negeri
- melaksanakan dan memastikan persiapan serta majlis Sambutan Ulang

Tahun Keputeraan pada 17 Mei berjalan dengan lancar dan sempurna. Majlis
penganugerahan pingat telah diadakan sebanyak tiga (3) kali pada tahun 2015.
• Sambutan Hari Kebangsaan Peringkat Negeri
- melaksanakan dan memastikan majlis-majlis sempena Hari Kebangsan berjalan
dengan lancar dan jayanya.

D i bawah kategori Pengurusan Istiadat dan Protokol, sebanyak 41 majlis telah
diadakan sempena Sambutan Ulang Tahun Keputeraan DYMM Tuanku Raja Perlis
yang diadakan bermula dari 16 April 2015 hingga 16 Jun 2015 manakala 9 majlis
sempena Sambutan Bulan Kebangsaan diadakan sepanjang bulan Ogos 2015 dan
memberikan khidmat nasihat berkaitan protokol kepada 22 lain-lain agensi. (Sila
rujuk jadual 1)

c) Aktiviti Pengurusan Pentadbiran / Kewangan / Perkhidmatan
Aktiviti ini adalah bagi memastikan urusan pentadbiran berjalan dengan lancar. Di antaranya

adalah mengadakan kursus protokol dan etiket sosial bagi menambahkan pengetahuan
pegawai-pegawai di bawah pentadbiran Pejabat Setiausaha Kerajaan Negeri Perlis dan
lain- lain agensi. Sebanyak tiga (3) kursus telah dilaksanakan iaitu:
• Kursus Protokol Diraja Kolej Komuniti Bertam pada 07 April 2015 di Kolej Komuniti

Bertam, Pulau Pinang.
• Kursus Protokol dan Penyambut Tetamu kepada pegawai Pejabat Setiausaha Kerajaan

Negeri pada 17 April hingga 19 April 2015 di Park Avenue Hotel, Sungai Petani, Kedah
dengan kerjasama Unit Kualiti, Inovasi & Pembangunan Modal Insan.
• Kursus Protokol dan Etiket Sosial Jabatan Pendidikan Perlis pada 04 hingga 05
November 2015 di Hotel Putra Palace, Kangar, Perlis.

Aktiviti pentadbiran telah memproses sebanyak enam puluh empat (64) permohonan
penggunaan Dewan Warisan dalam tempoh tujuh (7) hari bekerja iaitu dari bulan
Januari hingga Disember pada tahun 2015.

76

2015 PEJABAT SETIAUSAHA KERAJAAN NEGERI PERLIS

LAPORAN TAHUNAN

Majlis Menghadap DYMM Tuanku Raja Perlis oleh Majlis Perasmian Masjid Nurul Huda, Chuping
YAM Tunku Panglima Johor Masjid Nurul Huda, Felda Chuping, Perlis,
28 Mei 2015
Bilik Biru, Istana Arau, Perlis, 20 Januari 2015

Istiadat Penganugerahan Darjah / Pingat Kebesaran Perhimpunan dan Perarakan Hari Kebangsaan
Negeri Sempena Sambutan Ulang Tahun Keputeraan Ke- 58 Dataran Merdeka, Kangar, Perlis,
31 Ogos 2015
Ke- 72 DYMM Tuanku Raja Perlis
Istana Arau, Perlis, 17 Mei 2015

Gotong- Royong Sekitar Kompleks Warisan Negeri Lawatan Hari Keluarga ke Krabi, Thailand
Sebulan sekali sepanjang tahun 2015 Krabi, Thailand, 13 Februari 2015

PEJABAT SETIAUSAHA KERAJAAN NEGERI PERLIS 2015

LAPORAN TAHUNAN

78

BAHAGIAN
PENGURUSAN SUMBER
MANUSIA

Pejabat Setiausaha Kerajaan Negeri Perlis
Aras 1, Kompleks Dewan Undangan Negeri,
Persiaran Wawasan, 01000 Kangar, Perlis.
Tel: 04-973 8961 Faks: 04-977 5863

PEJABAT SETIAUSAHA KERAJAAN NEGERI PERLIS 2015

LAPORAN TAHUNAN

BAHAGIAN PENGURUSAN SUMBER MANUSIA

1. FUNGSI UMUM BAHAGIAN/UNIT

Menyelaras dan menguruskan hal ehwal berkaitan perkhidmatan dan pembangunan modal
insan bagi personel di pentadbiran PSUK Perlis.

2. FUNGSI UMUM BAHAGIAN/UNIT

a) M enyelaras dan menjalankan urusan perkhidmatan personel di pentadbiran Pejabat
Setiausaha Kerajaan Negeri Perlis;

b) Merancang dan menjalankan urusan perjawatan serta pembangunan organisasi;
c) Merangka dan menggerakkan aktiviti pembangunan kualiti organisasi dan modal insan;

dan
d) Mengurus dan menyelenggara sistem maklumat pengurusan sumber manusia (HRMIS) di

Pentadbiran Pejabat Setiausaha Kerajaan Negeri Perlis.

3. PENAMBAHBAIKAN DAN PENCAPAIAN

80

2015 PEJABAT SETIAUSAHA KERAJAAN NEGERI PERLIS

LAPORAN TAHUNAN

BIL. PERKARA JUMLAH

1. Penerima Anugerah Perkhidmatan Awam Tahun 2014 39 Orang

2. Pesara Tahun 2015 51 Orang

3. Pegawai Cuti Belajar Tahun 2015 1 Orang

4. PROGRAM DAN AKTIVITI

a) MAJLIS ANUGERAH PERKHIDMATAN CEMERLANG TAHUN 2015

Majlis Anugerah Perkhidmatan Cemerlang (APC) bagi tahun 2015 telah diadakan pada 2
Jun 2015 bertempat di Dewan Warisan, Kangar Perlis. Majlis yang dirasmikan oleh YAB
Menteri Besar Perlis, Dato’ Seri Azlan Bin Man, melibatkan seramai sembilan puluh tujuh
(97) orang penerima anugerah pada tahun 2015. Majlis ini diadakan bagi menyampaikan

81

PEJABAT SETIAUSAHA KERAJAAN NEGERI PERLIS 2015

LAPORAN TAHUNAN

anugerah kepada para penjawat awam di bawah Pentadbiran Setiausaha Kerajaan Negeri
Perlis yang telah memberikan prestasi cemerlang dalam menyampaikan perkhidmatan
sepanjang tahun 2014.

Gambar Di Sekitar Majlis Anugerah
Perkhidmatan Cemerlang Tahun 2015

b) P ROGRAM OUTREACH TRANSFORMASI PSIKOLOGI PERINGKAT ZON UTARA
TAHUN 2015

P rogram Outreach Transformasi Psikologi Peringkat Zon Utara telah diadakan pada 12
Mac 2015 bertempat di Dewan Warisan, Kangar Perlis. Majlis yang dirasmikan oleh YBhg.
Dato’ Dr. Ahmad Jailani Muhamed Yunnus telah melibatkan seramai empat ratus (400)
orang penjawat awam daripada seluruh Jabatan Kerajaan Negeri Perlis. Program ini
diadakan untuk memperkasakan perkhidmatan psikologi agar dapat dirasai oleh segenap
lapisan penjawat awam. Oleh itu, Bahagian Pengurusan Psikologi JPA telah merancang
untuk mengadakan Program Outreach dan Hari Terbuka Psikologi di Kementerian, Jabatan
dan Pejabat Setiausaha Kerajaan Negeri bagi mencapai matlamat tersebut. Program
outreach ini akan dilaksanakan dengan nama program PSYCARE yang merupakan salah
satu inisiatif di bawah JPA4U. Program Outreach Transformasi Psikologi Peringkat Zon
Utara ini, dilaksanakan dalam pelbagai bentuk aktiviti yang merangkumi program taklimat
persaraan kepada bakal pesara dan pesara, taklimat penajaan kepada para pelajar serta
aktiviti sukan di antara wakil pihak JPA bersama-sama kakitangan Pejabat Setiausaha
Kerajaan Negeri Perlis.

82

2015 PEJABAT SETIAUSAHA KERAJAAN NEGERI PERLIS

LAPORAN TAHUNAN

Gambar Di Sekitar Program Outreach Transformasi
Psikologi Peringkat Zon Utara

c) PROGRAM NBOS JPA OUTREACH @LANGKAWI 2015
Program NBOS JPA Outreach @Langkawi 2015 telah diadakan pada 5 hingga 6 Disember

2015 bertempat di Mahsuri International Exhibition Centre (MIEC) Langkawi. Majlis yang
dirasmikan oleh YBhg.Tan Sri Dr. Ali bin Hamsa, Ketua Setiausaha Negara telah melibatkan
seramai dua ribu lima ratus (2500) orang penjawat awam dan orang awam. NBOS JPA
Outreach Programme merupakan satu wahana atau pendekatan yang dilaksanakan oleh
kerajaan khususnya oleh JPA untuk mendekati orang ramai bagi menguar-uarkan inisiatif
dibawah Strategi Lautan Biru Kebangsaan. Program ini melibatkan kumpulan sasar
seperti pesara dan bakal pesara kerajaan, penjawat awam, rakan strategik dari sektor
swasta serta pemain industri. Program ini juga merupakan anjuran JPA dengan kerjasama
strategik daripada pihak LADA, Pejabat Setiausaha Kerajaan Negeri Perlis, Kedah, Pulau
Pinang dan Perak serta agensi-agensi Kerajaan yang lain.Program NBOS JPA Outreach
ini, dilaksanakan dalam pelbagai bentuk aktiviti yang merangkumi Program Taklimat
Pesaraan Kepada Bakal Pesara dan Pesara, ceramah motivasi kepada penjawat awam,
pameran inisiatif NBOS, serta saringan pemeriksaan kesihatan kepada orang awam.

83

PEJABAT SETIAUSAHA KERAJAAN NEGERI PERLIS 2015

LAPORAN TAHUNAN

Gambar Di Sekitar NBOS JPA
Outreach Programme @Langkawi 2015

UNIT KUALITI, INOVASI DAN PEMBANGUNAN MODAL INSAN

Unit Kualiti, Inovasi dan Pembangunan Modal Insan telah ditubuhkan pada 9 Jun 2010 dan
diletakkan di bawah Bahagian Pengurusan Sumber Manusia, Unit ini bertanggungjawab
untuk merancang, menyelaras, melaksanakan dan memantau sistem pengurusan kualiti
dalam perkhidmatan awam khususnya di Negeri Perlis dengan memberi tumpuan kepada
elemen inovasi dan kreativiti. Unit ini juga melaksanakan penambahbaikan terhadap sistem
penyampaian, latihan dan prestasi pegawai dan anggota supaya relevan dengan keperluan
semasa.

a) DATA PELAKSANAAN LATIHAN / KURSUS

i. Senarai Latihan Yang Telah Dilaksanakan Pada Tahun 2015

BIL. PROGRAM LATIHAN TARIKH TEMPAT
20.1.2015
1. Bengkel Pemurnian Amalan Persekitaran Bilik Gunasama,
Berkualiti 5S PSUK Ps 2015 Kompleks DUN, Perlis

84

2015 PEJABAT SETIAUSAHA KERAJAAN NEGERI PERLIS

LAPORAN TAHUNAN

BIL. PROGRAM LATIHAN TARIKH TEMPAT
6-8.3.2015
2. Kursus Setiausaha Pejabat Cemerlang 24-26.3.2015 Sandy Beach Resort,
2015 10-12.4.2015 Langkawi, Kedah
17-19.4.2015
3. Kursus Pengurusan Fail dan Rekod 2015 3-5.6.2015 Rainbow Paradise Beach Resort,
5-7.8.2015 Pulau Pinang
4. Kursus Pengurusan Kewangan 2015 13-15.8.2015
17-19.9.2015 Adya Hotel, Langkawi, Kedah
5. Kursus Pegawai Protokol, Pegawai 16-18.10.2015
Pengiring dan Penyambut Tetamu 2015 30.10-2.11.2015 Park Avenue Hotel,
13-15.11.2015 Sungai Petani, Kedah
6. Kursus Peningkatan Kecemerlangan dan 21.12.2015
Pengurusan Pejabat Yang Efektif Rainbow Paradise Beach Resort,
Pulau Pinang
7. Kursus Peningkatan Kecemerlangan
Khidmat Pelanggan Tahun 2015 Rainbow Paradise Beach Resort,
Pulau Pinang
8. Kursus Pengukuhan Pasukan 2015
Sandy Beach Resort,
9. Kursus Hak dan Kemudahan Penjawat Langkawi, Kedah
Awam 2015
Langkawi Seaview Hotel,
10. Kursus Pengurusan Tatatertib 2015 Langkawi, Kedah

11. Kursus Pengurusan Aset 2015 Park Avenue Hotel,
Sungai Petani, Kedah
12. Kursus Pengukuhan Pasukan (Wanita)
2015 Felda Residence, Terengganu

13. Kursus Pengurusan Tatatertib Untuk Ketua Sandy Beach Resort,
Jabatan Langkawi, Kedah

Dewan Kuliyyah MAIPs,
Kangar, Perlis

ii. Bilangan Kakitangan PSUK Perlis dan Jabatan Negeri yang Berjaya Memenuhi 7
Hari Program Latihan Dalam Setahun




85

PEJABAT SETIAUSAHA KERAJAAN NEGERI PERLIS 2015

LAPORAN TAHUNAN

iii. M enyediakan Laporan Penilaian Program Latihan Dalam Tempoh 7 Hari Selepas
Program Dijalankan



Pada Tahun 2015, Unit Kualiti, Inovasi dan Pembangunan Modal Insan, Pejabat Setiausaha
Kerajaan Negeri Perlis telah menganjurkan tiga belas (13) kursus. Kursus tersebut telah
diadakan di dalam dan juga di luar Negeri Perlis.
A ntara kursus yang telah dianjurkan adalah Kursus Setiausaha Pejabat Cemerlang dengan
penyertaan terdiri daripada jawatan Setiausaha Pejabat di setiap unit/Jabatan di bawah
Pentadbiran Setiausaha Kerajaan Negeri Perlis. Salah satu objektif kursus tersebut adalah
untuk membentuk teknik berketerampilan dan penampilan secara profesional kepada peserta.
Kursus ini telah diadakan di Sandy Beach Resort, Langkawi, Kedah pada 6 – 8 Mac 2015 yang
telah dihadiri oleh tiga puluh empat (34) orang peserta. Penceramah bagi kursus ini adalah
Encik Hafiz bin Mustaffa dari Cute Carry Sdn. Bhd.


Unit ini turut menganjurkan Kursus Pegawai Protokol, Pegawai Pengiring dan Penyambut
Tetamu bagi kakitangan yang banyak terlibat dengan program-program Hari Keputeraan DYMM
Tuanku Raja Perlis pada bulan Mei setiap tahun. Objektif utama kursus ini adalah memberi
pengetahuan secara umum mengenai tugas seorang Pegawai Protokol, Pegawai Pengiring

86

2015 PEJABAT SETIAUSAHA KERAJAAN NEGERI PERLIS

LAPORAN TAHUNAN

dan Penyambut Tetamu. Kursus ini telah diadakan di Hotel Park Avenue, Sungai Petani, Kedah
pada 17 – 19 April 2015 dan disertai oleh tiga puluh sembilan (39) orang peserta. Penceramah
bagi kursus ini adalah Puan Meriam binti Hussin dari Institut Penyiaran dan Penerangan Tun
Abdul Razak, Kuala Lumpur.


Unit ini juga menganjurkan kursus outdoor kepada kakitangan di bawah Pentadbiran Setiausaha
Kerajaan Negeri Perlis. Antaranya Kursus Pengukuhan Pasukan telah diadakan di Sandy Beach
Resort, Langkawi, Kedah pada 13 – 15 Ogos 2015. Objektif kursus ini adalah untuk menerapkan
elemen-elemen di dalam pembentukan kerja berpasukan sebagai teras dalam melaksanakan
kerja dalam organisasi. Kursus ini telah dihadiri oleh 36 orang peserta yang terdiri daripada
jawatan Pekerja Awam setiap unit/jabatan di bawah Pentadbiran ini.


Kesimpulannya, setiap kursus yang dianjurkan berjaya mencapai objektif yang telah ditetapkan
dan turut memenuhi keperluan berkursus tujuh (7) hari setiap kakitangan.

87

PEJABAT SETIAUSAHA KERAJAAN NEGERI PERLIS 2015

LAPORAN TAHUNAN

b) DATA PENEMPATAN PELAJAR LATIHAN INDUSTRI DI BAWAH PENTADBIRAN
KERAJAAN NEGERI PERLIS

c) LAPORAN KONVENSYEN KUMPULAN INOVATIF DAN KREATIF (KIK)
PERKHIDMATAN AWAM PERINGKAT NEGERI PERLIS TAHUN 2015

Konvensyen Kumpulan Inovatif dan Kreatif (KIK) Perkhidmatan Awam Peringkat Negeri Perlis
bagi tahun 2015 telah diadakan pada 10 September 2015 bertempat di Dewan Warisan
Kangar, Perlis. Bagi konvensyen kali ini, seramai tiga belas (13) kumpulan telah menyertai
Kategori Pengurusan dan Kategori Teknikal. Sebanyak tiga (3) kumpulan mewakili Kategori
Pengurusan manakala sepuluh (10) kumpulan lagi mewakili Kategori Teknikal.

88

2015 PEJABAT SETIAUSAHA KERAJAAN NEGERI PERLIS

LAPORAN TAHUNAN

i. Pengedaran Surat Maklumat Tarikh Penganjuran Konvensyen KIK Perkhidmatan
Awam Peringkat Negeri Perlis Dalam Tempoh (Januari - Mac) %

ii. P engesahan Penyertaan Untuk Menyertai Pertandingan Bagi Kedua-dua Kategori
Mesti Diterima Sebulan Sebelum Tarikh Konvensyen

89



BAHAGIAN
PENGURUSAN
TEKNOLOGI MAKLUMAT

Pejabat Setiausaha Kerajaan Negeri Perlis
Kompleks Ibu Pejabat Kerajaan Negeri Perlis
01990 Kangar, Perlis.
Tel: 04-973 1891 Faks: 04-977 8812

PEJABAT SETIAUSAHA KERAJAAN NEGERI PERLIS 2015

LAPORAN TAHUNAN

BAHAGIAN PENGURUSAN TEKNOLOGI MAKLUMAT

1. FUNGSI UMUM BAHAGIAN/UNIT


Mewujudkan Pengurusan Teknologi Maklumat yang berkualiti bagi Pejabat Setiausaha Kerajaan
Negeri Perlis.

2. FUNGSI BAHAGIAN/UNIT

a) M embangunkan sistem-sistem aplikasi dengan mengkaji semua kehendak-kehendak
semasa bagi meningkatkan produktiviti dan prestasi pentadbiran Kerajaan Negeri Perlis
melalui teknologi terkini;

b) M enyelaraskan penggunaan pengoperasian komputer dan keperluan-keperluan semua
kakitangan;

c) Mewujudkan pentadbiran kerajaan yang berpengetahuan komputer;

d) Menilai dan menyelaras perolehan komputer dan alat-alat komputer;

e) Memastikan penggunaan dan pelaksanaan sistem komputer yang berkesan; dan

f) Memantau dan menyelaras keselamatan data dan rangkaian Teknologi Maklumat Kerajaan
Negeri.

3. PENAMBAHBAIKAN DAN PENCAPAIAN

a) PENCAPAIAN 2015

i. Perkhidmatan Sokongan Teknikal

Perkhidmatan sokongan teknikal Bahagian Pengurusan Teknologi Maklumat (BPTM)
merangkumi aduan kerosakan ICT kepada semua kakitangan, pemasangan skrin dan
projektor di majlis-majlis, memastikan setiap komputer mempunyai antivirus untuk
mencegah daripada serangan virus dan memberi khidmat nasihat kepada pengguna
seperti dalam JADUAL 1. Terdapat perkhidmatan yang tidak dapat memenuhi standard
yang ditetapkan berikutan kekangan daripada pihak ketiga (vendor/supplier).

BIL. JENIS PERKHIDMATAN JUMLAH PERKHIDMATAN JUMLAH PERKHIDMATAN JUMLAH
DISAMPAIKAN DISAMPAIKAN YANG PERKHIDMATAN
1 Aduan kerosakan ICT kepada MELEBIHI TEMPOH
semua kakitangan PSUK Ps MENEPATI TEMPOH MASA 523
/ STANDARD PIAGAM MASA /STANDARD YANG
PELANGGAN DITETAPKAN

368 MELEBIHI TEMPOH MASA/
STANDARD PIAGAM
PELANGGAN

155

92

2015 PEJABAT SETIAUSAHA KERAJAAN NEGERI PERLIS

LAPORAN TAHUNAN

BIL. JENIS PERKHIDMATAN JUMLAH PERKHIDMATAN JUMLAH PERKHIDMATAN JUMLAH
DISAMPAIKAN DISAMPAIKAN YANG PERKHIDMATAN
MELEBIHI TEMPOH
MENEPATI TEMPOH MASA
/ STANDARD PIAGAM MASA /STANDARD YANG
PELANGGAN DITETAPKAN

38 MELEBIHI TEMPOH MASA/
STANDARD PIAGAM
300 PELANGGAN

2 Pemasangan skrin dan - 38
projektor di majlis-majlis

3 Instalasi Antivirus - 300

JADUAL 1 : STATISTIK PERKHIDMATAN SOKONGAN TEKNIKAL

ii. Program Pembangunan Sistem Aplikasi

Program pembangunan sistem aplikasi Bahagian Pengurusan Teknologi Maklumat
(BPTM) merangkumi penambahbaikan sistem-sistem sedia ada dan pembangunan sistem
baru seperti dalam JADUAL 2.

BIL. JENIS NAMA SISTEM PELANGGAN JUMLAH
PERKHIDMATAN PERKHIDMATAN

1 Penambahbaikan i. e-Hadir TAHUN 2015 1
Sistem Sedia Ada 2
i. i-JKKK i. Pejabat SUK dan
2 Pembangunan Sistem ii. SIMPER Jabatan Negeri
Baru
i. UPD
ii. BPTM

JADUAL 2 : STATISTIK PEMBANGUNAN SISTEM APLIKASI

iii. Pengendalian Akaun Emel Pengguna

Setiap pengguna perlu memohon akaun emel Pejabat Setiausaha Kerajaan Negeri Perlis
kepada BPTM dan jumlah pengguna emel sehingga Disember 2015 adalah seperti dalam
JADUAL 3. Terdapat perkhidmatan yang tidak dapat memenuhi standard yang ditetapkan
berikutan masalah dasar dan polisi yang perlu diperjelaskan kepada pengguna.

BIL. JENIS PERKHIDMATAN JUMLAH PERMOHONAN JUMLAH PERMOHONAN JUMLAH
EMEL RASMI EMEL RASMI YANG MELEBIHI PERKHIDMATAN
TEMPOH MASA /STANDARD
MENEPATI TEMPOH MASA
/STANDARD PIAGAM YANG DITETAPKAN
PELANGGAN
MELEBIHI TEMPOH MASA/
STANDARD PIAGAM
PELANGGAN

1. Permohonan Akaun Emel 45 12 57
Pengguna

JADUAL 3: STATISTIK PERMOHONAN EMEL RASMI JABATAN

93

PEJABAT SETIAUSAHA KERAJAAN NEGERI PERLIS 2015

LAPORAN TAHUNAN

iv. Keselamatan Dan Rangkaian Internet

• Keselamatan

BPTM bertanggungjawab untuk memelihara keselamatan rangkaian daripada
pencerobohan ke atas rangkaian dan juga sistem-sistem yang berada di bawah kawalan
BPTM.

Sepanjang tahun 2015, BPTM menerima dua (2) Insiden Keselamatan ICT iaitu pada
23 Mac 2015 dan 24 Ogos 2015.

• Rangkaian

Selain daripada keselamatan, BPTM juga perlu memastikan kebolehcapaian kepada
rangkaian oleh pengguna berada dalam keadaan yang baik. Statistik masalah
kebolehcapaian internet bagi tahun 2015 adalah seperti dalam JADUAL 4.

BIL. TARIKH PUNCA KEJADIAN TINDAKAN
Masalah DHCP Router PENYELESAIAN
1 6 – 7 April Semua komputer di Enable/Restart DHCP di
2015 GiTN di DYMM DYMM tidak dapat
Masalah DHCP Router mengakses rangkaian router GiTN
2 15 Mei 2015
GiTN di DYMM Semua komputer di Restart DHCP di router
3 17 Sept 2015 DYMM tidak dapat GiTN
Masalah GITN mengakses rangkaian
4 9 Dis 2015 Menunggu kerja-kerja
Masalah GITN Akses internet gagal di GiTN selesai
Kompleks DUN Perlis dan
Menunggu kerja-kerja
Kompleks SUK Lama GiTN selesai

Talian Internet dan Aplikasi
Perlis tidak dicapai di
JAIPs, JPS, Hutan dan

Protokol. Detect di SAMS
dan aduan dari JPS

JADUAL 4: STATISTIK MASALAH KEBOLEHCAPAIAN INTERNET

• Pensijilan ISMS

Pengurusan Keselamatan Sistem Maklumat (ISMS) merupakan pensijilan ISO
bagi memantapkan perlindungan ke atas maklumat dan aset ICT berasaskan
prinsip kerahsiaan, integriti dan kebolehsediaan serta ke arah mewujudkan sistem
penyampaian yang bukan sahaja memenuhi tuntutan serta kepuasan pelanggan dan
mematuhi peraturan semasa tetapi membolehkan sistem penyampaian beroperasi
dalam keadaan baik, selamat dan terkawal.

Pelaksanaan pengauditan oleh pihak SIRIM adalah terhadap skop yang dipilih oleh
BPTM iaitu “Pengoperasian dan Penyelenggaraan Pusat Data Negeri, Bahagian
Pengurusan Teknologi Maklumat (BPTM) bagi server-server di bawah pengurusan
BPTM” seperti dalam JADUAL 5. Walau bagaimanapun, skop pensijilan ini telah

94

2015 PEJABAT SETIAUSAHA KERAJAAN NEGERI PERLIS

LAPORAN TAHUNAN

dikemaskini agar lebih relevan dan mudah disesuaikan iaitu “Sistem Pengurusan
Keselamatan Maklumat (ISMS) bagi Pengurusan ICT di Pejabat Setiausaha
Kerajaan Negeri Perlis”.

BIL. PERKARA TARIKH CATATAN STATUS
10-11 Ogos 2015 2 NCR
1. Audit Dalam 1-2 September 2015 5 OFI Selesai

2. Audit Susulan 7-8 September 2015 2 NCR & 5 OFI ditutup Selesai
Pensijilan
Audit Surveillance 7 OFI disambung dengan
3. Peringkat Kedua MS ISO/IEC
27001:2013
(Peralihan)

JADUAL 5: PELAKSANAAN PENGAUDITAN ISMS OLEH SIRIM

BPTM sedang dalam perancangan dan persediaan untuk Audit Surveillance peringkat
ketiga bagi MS ISO/IEC 27001:2013 pada tahun 2016.

• Bantuan Pinjaman Peralatan ICT

BPTM memberi bantuan pinjaman peralatan ICT kepada pengguna yang memerlukan
untuk kegunaan rasmi jabatan. Oleh itu, pengguna perlu membuat permohonan
pinjaman peralatan ICT sebelum diluluskan oleh BPTM. Jumlah statistik permohonan
pinjaman peralatan ICT adalah seperti dalam JADUAL 6.

BIL. JENIS PERKHIDMATAN JUMLAH PERKHIDMATAN JUMLAH PERKHIDMATAN JUMLAH
1. DISAMPAIKAN DISAMPAIKAN YANG PERKHIDMATAN
Permohonan Pinjaman MELEBIHI TEMPOH
Peralatan ICT MENEPATI TEMPOH MASA 50
/ STANDARD PIAGAM MASA /STANDARD YANG
PELANGGAN DITETAPKAN

50 MELEBIHI TEMPOH MASA
/ STANDARD PIAGAM
PELANGGAN

0

JADUAL 6: STATISTIK PERMOHONAN PINJAMAN PERALATAN ICT

b) PENAMBAHBAIKAN PERKHIDMATAN UNTUK PELANGGAN

i. Penambahbaikan Perkhidmatan Untuk Pelanggan

• INFRASTRUKTUR DAN RANGKAIAN

Bagi menambahbaik rangkaian dan keselamatan untuk pengguna, BPTM telah
melaksanakan beberapa projek pada tahun 2015 iaitu:

- Sebut Harga Membekal, Menghantar, Memasang, Menaiktaraf, Menguji,
Mentauliah dan Menyelenggara Peralatan Rangkaian di Pusat Data Negeri,
BPTM, Pejabat Setiausaha Kerajaan Negeri Perlis;

95

PEJABAT SETIAUSAHA KERAJAAN NEGERI PERLIS 2015

LAPORAN TAHUNAN

- Kerja-Kerja Membekal, Menghantar, Memasang, Menguji Dan Mentauliah
Janakuasa Tunggusedia 50KVA, dan Lain-Lain Kerja Berkaitan di Pusat Data,
Jabatan Tanah dan Galian Negeri Perlis; dan

- Kerja-kerja Membina Rumah Genset bagi Pusat Data, Jabatan Tanah dan Galian
Negeri Perlis.

• PEMBANGUNAN SISTEM APLIKASI

BPTM juga turut melaksanakan pembangunan dan peningkatan sistem aplikasi
untuk menambahbaik penyampaian perkhidmatan. Pada tahun 2015 terdapat 2
sistem baru telah dibangunkan dan 1 sistem telah ditingkatkan bagi tujuan tersebut
iaitu Sistem SIMPER , i-JKKK dan peningkatan Sistem Kehadiran (eHadir). Sistem
ini telah dibangunkan secara inhouse dan juga outsource oleh Unit Pembangunan
Aplikasi dan Latihan ICT, Bahagian Pengurusan Teknologi Maklumat (BPTM) dari
awal Januari 2015 hingga Disember 2105.

- Sistem SIMPER
Kerajaan Malaysia telah menetapkan, menjelang 2015 Perkhidmatan Awam perlu

mencapai 85% sistem atas talian bagi memudahkan orang awam untuk mendapat
maklumat dari agensi kerajaan. Justeru itu, BPTM telah mengambil inisiatif untuk
membangunkan sebuah sistem yang boleh digunakan setiap agensi di bawah
PSUK Ps untuk mengisi jumlah sistem yang digunapakai di agensi masing-
masing. Dengan maklumat yang diisi, BPTM dapat mengeluarkan output jumlah
peratus sistem online yang telah disediakan dan memudahkan orang awam untuk
mendapatkan sebarang maklumat berdasarkan input dari agensi yang telah
mengisi melalui sistem tersebut. Sistem ini telah dibangunkan secara inhouse
dan dapat dilawati di http://simper.perlis.gov.my.

- Sistem i-JKKK
Sistem i-JKKK Unit Pentadbiran Daerah Negeri Perlis (Sistem i-JKKK UPD

Negeri Perlis) dibangunkan bagi membantu pengurusan minit mesyuarat JKKK
bagi seluruh negeri Perlis dibuat. Sistem ini dibangunkan bagi memastikan setiap
cawangan menghantar laporan minit mesyuarat pada masa yang telah ditetapkan.

- Sistem eHadir
Sistem ini adalah bertujuan untuk merekodkan kedatangan semua kakitangan

PSUK Ps, dan kakitangan Jabatan Kerajaan Negeri secara biometrik. Peningkatan
sistem ini juga membolehkan pengurusan dan pemantauan kehadiran setiap
kakitangan dilaksanakan dengan lebih cekap dan efisien.

• MESYUARAT / KURSUS PENTING YANG DIADAKAN

Senarai mesyuarat utama dan kursus yang telah diadakan adalah seperti dalam
JADUAL 7 dan JADUAL 8.

BIL. TARIKH MESYUARAT TEMPAT
Bilik Mesyuarat BPTM
1 7 Jan 2015 Jawatankuasa Teknikal Portal Perlis Bil.1 Tahun
2015

96

2015 PEJABAT SETIAUSAHA KERAJAAN NEGERI PERLIS

LAPORAN TAHUNAN

BIL. TARIKH MESYUARAT TEMPAT

2 30 Mac 2015 Jawatankuasa Teknikal ICT Bil.1 Tahun 2015 Bilik Mesyuarat Pengurusan
Perakaunan

3 7 Apr 2015 Jawatankuasa Pemandu ICT Negeri / Induk ISMS Bilik Harumanis
Bil.1 Tahun 2015

4 22 Jun 2015 Jawatankuasa Induk Portal Perlis Bil.1 Tahun 2015 Gerakan 1

5 25 Jun 2015 Jawatankuasa Teknikal ICT Bil.2 Tahun 2015 Bilik Mesyuarat Perdana, Unit
Perancang Ekonomi Negeri

Perlis,

6 9 Jul 2015 Jawatankuasa Pemandu ICT Negeri / Induk ISMS Bilik Gerakan 1
Bil.2 Tahun 2015

7 14 Jul 2015 Majlis ICT Negeri Bil.1 Tahun 2015 Bilik Gerakan 1
8 20 Okt 2015 Jawatankuasa Teknikal ICT Bil.3 Tahun 2015 Bilik Gerakan 1

9 29 Okt 2015 Jawatankuasa Pemandu ICT Negeri / Induk ISMS Bilik Gerakan 1
Bil.3 Tahun 2015 Bilik Gerakan 1

10 12 Nov 2015 Majlis ICT Negeri Bil.2 Tahun 2015

11 20 Nov 2015 Jawatankuasa Teknikal Portal Perlis Bil.2 Tahun Bilik Mesyuarat BPTM
2015

12 17 Dis 2015 Jawatankuasa Induk Portal Perlis Bil.2 Tahun 2015 Bilik Mesyuarat Perdana,
Upen
13 17 Dis 2015 Jawatankuasa Perlis Computer Emergency
Response Team (PCERT) Bil.1 Tahun 2015 Bilik Mesyuarat Perdana,
Upen

JADUAL 7: MESYUARAT UTAMA YANG TELAH DIADAKAN

BIL. KURSUS BIL PESERTA JABATAN/BAHAGIAN

1 Penyediaan Banner Menggunakan 24 Agensi di bawah Pejabat SUK Perlis
Adobe Photoshop ( Multimedia )
24 Agensi di bawah Pejabat SUK Perlis
2 Penggunaan Windows Movie Maker 20
(Mutimedia ) 20 Agensi Yang terlibat dengan GIS
Agensi Yang terlibat dengan GIS
3 Kursus Penggunaan GPS handheld 20
4 Kursus ARCGis & ARCMap Agensi di bawah Pejabat SUK Perlis
25
Pengemaskinian Maklumat Portal/ 60 Agensi di bawah Pejabat SUK Perlis
5 Laman Web Jabatan di bawah Kerajaan 25 Agensi di bawah Pejabat SUK Perlis
5 Agensi di bawah Pejabat SUK Perlis
Negeri Perlis 10
10 UAD
6 Kursus penyelenggaraan PC 13 UPEN
7 Open Office/Microsoft office BPTM
Pejabat SUK Perlis dan Jabatan
8 Kursus eHadir Negeri
9 Bengkel eSIAP

10 Bengkel Pengemaskinian eData
11 Kursus Yii Framework

12 Bengkel SIMPER

JADUAL 8: KURSUS YANG TELAH DIADAKAN

97

PEJABAT SETIAUSAHA KERAJAAN NEGERI PERLIS 2015

4. PROGRAM DAN AKTIVITI LAPORAN TAHUNAN

Kursus Yii Framework Kursus GPS Untuk GIS
Jan 2015 Feb 2015

Lawatan Dokumen ISMS ke UNIMAP Kursus ArcMap ArcGIS
Februari 2015 Mac 2015

Kursus Penyelenggaraan PC Majlis Hari Raya BPTM
April 2015 Julai 2015

98

2015 PEJABAT SETIAUSAHA KERAJAAN NEGERI PERLIS

LAPORAN TAHUNAN

Bengkel Pelan Strategik Teknologi Maklumat Auditor SIRIM, Lawatan Auditor SIRIM ke Pusat
(PSTM) Pemulihan Bencana September 2015

Ogos 2015

Pensijilan ISMS Latihan Dokumen DRP
September 2015 Disember 2015

Bengkel Pengemaskinian Data Aplikasi 1MapPerlis Taklimat Kesedaran ICT
Disember 2015 Disember 2015

99