การศึกษากระบวนการทำงาน โดยใช้เทคนิคมากิกามิ เทคนิคลีน และอีซีอาร์เอส เพื่อกําจัดความสูญเปล่าในกระบวนส่งข้อมูลให้ลูกค้า กรณีศึกษา บริษัท ไทยรวมสินพัฒนาอุตสาหกรรม จำกัด

การศึกษากระบวนการทำงาน โดยใช้เทคนิคมากิกามิเทคนิคลีน และอีซีอาร์เอส เพื่อกําจัดความสูญเปล่าในกระบวนส่งข้อมูลให้ลูกค้า กรณีศึกษา บริษัท ไทยรวมสินพัฒนาอุตสาหกรรม จำกัด ฐิตาภา บุญมั่น รายงานวิจัยนี้เป็นส่วนหนึ่งของการศึกษาตามหลักสูตรบริหารธุรกิจบัณฑิต หลักสูตรการจัดการโลจิสติกส์และซัพพลายเชน คณะบริหารธุรกิจ ตุลาคม พ.ศ. 2566 ลิขสิทธ์เป็นของมหาวิทยาลัยเทคโนโลยีราชมงคงธัญบุรี

การศึกษากระบวนการทำงาน โดยใช้เทคนิคมากิกามิเทคนิคลีน และอีซีอาร์เอส เพื่อกําจัดความสูญเปล่าในกระบวนส่งข้อมูลให้ลูกค้า กรณีศึกษา บริษัท ไทยรวมสินพัฒนาอุตสาหกรรม จำกัด ฐิตาภา บุญมั่น รายงานวิจัยนี้เป็นส่วนหนึ่งของการศึกษาตามหลักสูตรบริหารธุรกิจบัณฑิต หลักสูตรการจัดการโลจิสติกส์และซัพพลายเชน คณะบริหารธุรกิจ ตุลาคม พ.ศ. 2566 ลิขสิทธ์เป็นของมหาวิทยาลัยเทคโนโลยีราชมงคงธัญบุรี

ชื่องานวิจัย การศึกษากระบวนการทำงาน โดยใช้เทคนิคมากิกามิ เทคนิคลีน และ อีซีอาร์เอส เพื่อกําจัดความสูญเปล่าในกระบวนส่งข้อมูลให้ลูกค้า กรณีศึกษา บริษัท ไทยรวมสินพัฒนาอุตสาหกรรม จำกัด ชื่อนักศึกษา นางสาวฐิตาภา บุญมั่น รหัสนักศึกษา 116310509489-5 ปริญญา บริหารธุรกิจบัณฑิต หลักสูตร การจัดการโลจิสติกส์และซัพพลายเชน ปีการศึกษา 2566 อาจารย์ที่ปรึกษา ดร.ปริญ วีระพงษ์ รายงานวิจัยนี้เป็นส่วนหนึ่งของการศึกษาตามหลักสูตรบริหารธุรกิจบัณฑิต โดยผ่านการพิจารณาจาก คณะกรรมการสอบวิจัย ดังมีรายชื่อต่อไปนี้ อาจารย์ที่ปรึกษา ………………………………………………........................ ( ดร.ปริญ วีระพงษ์ ) รายงานวิจัยนี้ได้พิจารณาเห็นชอบโดย ประธานกรรมการ ………………………………………………...................................... ( ผศ.ดร. พุทธิวัต สิงห์ดง ) กรรมการ ………………………………………………....................................... ( ดร. ชาริณี พลวุฒิ ) ลิขสิทธิ์ของมหาวิทยาลัยเทคโนโลยีราชมงคลธัญบุรี

ก ชื่องานวิจัย การศึกษากระบวนการทำงาน โดยใช้เทคนิคมากิกามิ เทคนิคลีน และ อีซีอาร์เอส เพื่อกําจัดความสูญเปล่าในกระบวนส่งข้อมูลให้ลูกค้า กรณีศึกษา บริษัท ไทยรวมสินพัฒนาอุตสาหกรรม จำกัด ชื่อนักศึกษา นางสาวฐิตาภา บุญมั่น รหัสนักศึกษา 116310509489-5 ปริญญา บริหารธุรกิจบัณฑิต หลักสูตร การจัดการโลจิสติกส์และซัพพลายเชน ปีการศึกษา 2566 อาจารย์ที่ปรึกษา ดร.ปริญ วีระพงษ์ บทคัดย่อ การวิจัยในครั้งนี้มีวัตถุประสงค์เพื่อวิเคราะห์และค้นหาความสูญเปล่าในกระบวนการส่งข้อมูล วัตถุดิบปลาให้กับลูกค้า ( Testsibility ) ของฝ่ายส่งออก แผนก Document บริษัทไทยรวมสินพัฒนา อุตสาหกรรม จำกัด ด้วยเทคนิคการวิเคราะห์ เทคนิคมากิกามิเทคนิคลีน และเทคนิคอีซีอาร์เอส (Makigami Analysis, Lean Office, ECRS ) ผู้ให้ข้อมูลที่ใช้ในการศึกษาครั้งนี้ได้แก่พนักงานในฝ่าย ส่งออกจำนวน 8 คนใช้วิธีการวิเคราะห์ มากิกามิลีน และอีซีอาร์เอส การวิจัยครั้งนี้ใช้การสัมภาษณ์เชิง ลึกเป็นเครื่องมือในการเก็บรวบรวมข้อมูล สถิติที่ใช้ในการวิเคราะห์ข้อมูลได้แก่ ร้อยละ (Percentage) และการวิเคราะห์ขั้นตอนการทำงานด้วยเครื่องมือการจัดการที่เกี่ยวข้อง ผลการศึกษาพบว่า การค้นหาความสูญเปล่าในกระบวนการ กระบวนการส่งข้อมูลวัตถุดิบปลา ให้กับลูกค้า ( Testsibility ) ของฝ่ายส่งออก แผนก Document บริษัทไทยรวมสินพัฒนาอุตสาหกรรม จำกัดด้วยเทคนิควิเคราะห์มากิกามิลีน และอีซีอาร์เอส ผลการวิเคราะห์พบว่าแนวคิดความสูญเปล่า สามารถนำมาลดเวลาในการทำงานในแต่ละขั้นตอนได้ทั้งหมด 250 นาที คำสำคัญ : การค้นหาความสูญเปล่า

ข Title Studying work processes using techniques such as Makigami Analysis, Lean Office, ECRS to eliminate waste in the data delivery process to customers : A case study of Thai Union Manufacturing Co., Ltd. Student Name Miss Thitapha Boonman Degree Bachelor of Business Administration (Logistics Management) Program Logistics and Supply Chain Management Academic Year 2023 Advisor Dr. Prin Weerapong Abstract The objective of this research is to analyze and identify waste in the process of delivering raw materials to customers (Testsibility) within the Export Department of the Document Division of Thai Union Frozen Products Public Company Limited, using analysis techniques such as Makigami Analysis, Lean Office, and ECRS (Eliminate, Combine, Rearrange, Simplify). Data for this study were provided by 8 employees from the Export Department who utilized Makigami, Lean, and ECRS analysis techniques. In this research, in-depth interviews were employed as a data collection tool, and statistical analysis, including percentages, was used to analyze the data. The study's findings revealed that the search for waste in the process of delivering raw materials to customers (Testsibility) within the Export Department of the Document Division of Thai Union Frozen Products Public Company Limited, using analysis techniques such as Makigami, Lean, and ECRS, resulted in the concept of waste reduction, which can reduce the time required at each step by a total of 250 minutes. Keywords: Eliminating waste.

ค กิตติกรรมประกาศ รายงานวิจัยฉบับนี้สำเร็จลุล่วงด้วยดีด้วย โดยได้รับความอนุเคราะห์และความร่วมมือเป็นอย่างดี จากบุคคลหลายท่านด้วยกัน ผู้วิจัยขอขอบพระคุณอาจารย์ทุกท่านที่อบรมสั่งสอนให้มีความรู้ ขอขอบพระคุณ ดร. ปริญ วีระพงษ์ คณะบริหารธุรกิจ มหาวิทยาลัยเทคโนโลยีราชมงคลธัญญบุรี คุณ พันธ์ทิพย์ สุขไพบูลย์ หัวหน้าฝ่ายส่งออก คุณกนกรัตน์ ตันสุวรรณรรท์ หัวหน้าแผนก Document และ คุณสุภัทรา คํามาก หัวหน้าแผนก Checker ซึ่งได้สละเวลาอันมีค่าให้ความรู้คำแนะนำและคำปรึกษา ตลอดจนเอาใจใส่เป็นอย่างดี จนงานวิจัยฉบับบนี้สำเร็จลุล่วงไปได้ด้วยดี ผู้วิจัยจึงขอกราบขอบพระคุณ เป็นอย่างสูงไว้ ณ โอกาสนี้ ผู้วิจัยขอขอบพระคุณผู้แต่งที่ได้เรียบเรียงตำราเรียนและเอกสารผลงานวิจัยต่างๆตลอดจน วารสารเอกสารทุกฉบับที่ผู้วิจัยได้นำมาใช้ในการอ้างอิงในงานวิจัยฉบับนี้ ขอขอบคุณเพื่อนร่วมงานทุกคนที่อำนวยความสะดวกและช่วยเหลือในการทำวิจัยครั้งนี้ สุดท้ายนี้ ผู้วิจัยหวังว่างานวิจัยฉบับนี้คงเป็นประโยชน์สำหรับหน่วยงานที่เกี่ยวข้องและผู้ที่สนใจศึกษต่อไป ผู้จัดทำ นางสาวฐิตาภา บุญมั่น ตุลาคม พ.ศ.2566

ง สารบัญ หน้า บทคัดย่อภาษาไทย ก บทคัดย่อภาษาไทย ข กิตติกรรมประกาศ ค สารบัญตาราง ช สารบัญภาพ ซ บทที่ 1 บทนำ 1 1.1 ความเป็นมาและความสำคัญของปัญหา 1 1.2 วัตถุประสงค์ของการศึกษา 3 1.3 ขอบเขตของการวิจัย 3 1.4 วิธีการดําเนินงาน 3 1.5 แผนงานและระยะเวลาการดำเนินงาน 4 1.6 กรอบแนวคิดการวิจัย 5 1.7 ประโยชน์ที่คาดว่าจะได้รับ 5 1.8 นิยามศัพท์ 6 บทที่ 2 7 2.1 แนวคิดการปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง 7 2.2 ไคเซ็นในสำนักงาน (การปรับปรุงระบบการทำงาน) ภายใต้บริบท 5 ส. 8 2.3 การลดความสูญเปล่าด้วยหลักการระบบ ECRS 9 2.4 การวิเคราะห์เมกิกามิ (Makigami Analysis) 10 2.5 ขั้นตอนเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานในสำนักงาน 12 2.6 การวิเคราะห์ระบบการทำงาน 15

จ สารบัญ (ต่อ) หน้า 2.7 โปรแกรม Ui Path 26 2.8 เอกสารและงานวิจัยที่เกี่ยวข้อง 30 บทที่ 3 33 3.1 ประชากรและกลุ่มตัวอย่าง 33 3.2 วิธีการดำเนินงานวิจัย 36 3.3 ขอบเขตของการวิจัย 39 3.4 การออกแบบวิธีการรวบรวมข้อมูล 39 3.5 ทบทวนวิธีการรวบรวมข้อมูล 40 3.6 การวิเคราะห์ข้อมูล 41 3.7 รายงานและสรุปผล 41 บทที่ 4 42 4.1 ผลการวิเคราะห์กระบวนการก่อนปรับปรุง 42 4.2 การวิเคราะห์และแยกประเภทความสูญเสีย ตามแนวความคิดลีน (Lean) 50 4.3 กระบวนการวางแผนระหว่างปรับปรุง 53 4.4 กระบวนการระหว่างปรับปรุงตามแนวคิดอีซีอาร์เอส (ECRS) 55 4.5 กระบวนการวางแผนหลังปรับปรุง 58 บทที่ 5 62 5.1 สรุปผลการวิจัย 62 5.2 อภิปรายผล 64 5.3ข้อเสนอแนะ 66 บรรณานุกรม 67

ฉ สารบัญ (ต่อ) หน้า ภาคผนวก 69 ภาคผนวก ก 70 ประวัติผู้จัดทำโครงงานปริญญานิพนธ์ 83

ช สารบัญตาราง ตาราง หน้า 1.1 แผนงานและระยะเวลาการดำเนินงาน 4 2.1 หลักการ ECRS ของการปรับปรุง 10 3.1 ขั้นตอนการทำงานการจัดทำเอกสารส่งมอบให้กับลูกค้า 35 4.1 กระดาษมากิกามิแสดงกระบวนการไหลของการทำเอกสารส่งออกให้กับลูกค้าของแผนก ส่งออก (ก่อนการปรับปรุง) 40 4.2 แสดงการไหลของผังงานในขั้นตอนการจัดทำเอกสารเพื่อการส่งมอบให้ลูกค้าฉบับร่าง 47 4.3 แสดงการไหลของผังงานในขั้นตอนการตรวจเอกสารเพื่อการส่งมอบให้ลูกค้าฉบับร่าง 48 4.4 แสดงการไหลของผังงานในขั้นตอนการส่งข้อมูลวัตถุดิบสินค้า Testsibility ให้ลูกค้า 49 4.5 กระดาษมากิกามิแสดงกระบวนการไหลของการทำเอกสารส่งออกให้กับลูกค้าของแผนก ส่งออก (ระหว่างการปรับปรุง) 50 4.6 แสดงการวิเคราะห์การสูญเสียและแนวทางปรับปรุงในขั้นตอนการจัดทำใบ PARTICULARS และรับ B/L 52 4.7 แสดงการวิเคราะห์การสูญเสียและแนวทางปรับปรุงในขั้นตอนการจัดทำใบ AUTHORIZED TO SHIP 52 4.8 แสดงการวิเคราะห์การสูญเสียและแนวทางปรับปรุงในขั้นตอนการส่งมอบเอกสารเพื่อ ดำเนินพิธีการศุลกากร 52 4.9 แสดงการวิเคราะห์การสูญเสียและแนวทางปรับปรุงในขั้นตอนแจ้งสถานะของสินค้าหลัง การส่งมอบ 53 4.10 แสดงการวิเคราะห์การสูญเสียและแนวทางปรับปรุงในขั้นตอนการจัดทำเอกสารเพื่อการ ส่งมอบให้ลูกค้าฉบับจริง และการรับข้อมูลภายหลังการบรรจุสินค้า 53 4.11 แสดงการวิเคราะห์การสูญเสียและแนวทางปรับปรุงในขั้นตอนการตรวจสอบเอกสารเพื่อ การส่งมอบให้กับลูกค้า และการดำเนินการขายตั๋ว 53 4.12 แสดงสภาพที่แท้จริงในการทำงานของกระบวนการส่งมอบเอกสารให้กับลูกค้าหลังปรับปรุง 54 4.13 กระดาษมากิกามิแสดงกระบวนการไหลของการทำเอกสารส่งออกให้กับลูกค้าของแผนก ส่งออก (หลังการปรับปรุง) 55 4.14 ตารางเปรียบเทียบเวลาที่ใช้ในกระบวนการทดลองก่อนและหลังการปรับปรุง 57 5.1 ตารางเปรียบเทียบของการวิจัยจากวัตถุประสงค์ 60

ซ สารบัญภาพ ภาพ หน้า ภาพที่ 1.1 กรอบแนวคิดในการวิจัย 10 ภาพที่ 2.1 ความหมายผังงาน 16 ภาพที่ 2.2 การทำงานแบบตามลำดับ 17 ภาพที่ 2.3 การเลือกกระทำตามเงื่อนไข 18 ภาพที่ 2.4 การทำซ้ำ 18 ภาพที่ 2.5 สัญลักษณ์ในแผนภาพ 19 ภาพที่ 2.6 ประมวลผล กระบวนการ 20 ภาพที่ 2.7 การศึกษาและวิเคราะห์กระบวนการ 22 ภาพที่ 2.8 แผนภาพหน้าที่ตามเวลา 24 ภาพที่ 2.9 แผนภูมิก้างปลาแสดงต้นเหตุของปัญหา 26 ภาพที่ 2.10 โครงสร้างการวิเคราะห์ Why Why Analysis 27 ภาพที่ 2.11 โปรแกรม Ui Path 28 ภาพที่ 2.12 คำสั่ง Browser/ Application 28 ภาพที่ 2.13 คำสั่ง Use Excel File 29 ภาพที่ 2.14 คำสั่ง For Each Excel Sheet 29 ภาพที่ 2.15 คำสั่ง Click 30 ภาพที่ 2.16 คำสั่ง Type Into 30 ภาพที่ 2.17 เครื่องมือคำสั่ง If 31 ภาพที่ 2.18 เครื่องมือคำสั่ง Select Item 31 ภาพที่ 3.1 วิธีการดำเนินวิจัย 36 ภาพที่ 3.2 แผนผังก้างปลา 35 ภาพที่ 4.1 กราฟแสดงผลการเปรียบเทียบก่อนและหลังปรับปรุง 59 ภาพที่ ก.1 อธิบายการตรวจอักขราวิสุทธิ์โดยมีค่าอยู่ที่ 5.86 % 70 ภาพที่ ก.2 อธิบายการตรวจอักขราวิสุทธิ์โดยมีค่าอยู่ที่ 5.86 % 71 ภาพที่ ก.3 อธิบายการตรวจอักขราวิสุทธิ์โดยมีค่าอยู่ที่ 5.86 % 72 ภาพที่ ก.4 อธิบายการตรวจอักขราวิสุทธิ์โดยมีค่าอยู่ที่ 5.86 % 73 ภาพที่ ก.5 อธิบายการตรวจอักขราวิสุทธิ์โดยมีค่าอยู่ที่ 5.86 % 74

ฌ สารบัญภาพ ภาพ หน้า ภาพที่ ก.6 อธิบายการตรวจอักขราวิสุทธิ์โดยมีค่าอยู่ที่ 5.86 % 75 ภาพที่ ก.7 อธิบายการตรวจอักขราวิสุทธิ์โดยมีค่าอยู่ที่ 5.86 % 76 ภาพที่ ก.8 อธิบายการตรวจอักขราวิสุทธิ์โดยมีค่าอยู่ที่ 5.86 % 77 ภาพที่ ก.9 อธิบายการตรวจอักขราวิสุทธิ์โดยมีค่าอยู่ที่ 5.86 % 78 ภาพที่ ข.1 ภาพแสดงโปรแกรม Ui Path ขั้นตอนการปิดโปรแกมที่ค้างไว้ก่อนรันโปรแกรม 79 ภาพที่ ข.2 ภาพแสดงโปรแกรม Ui Path แสดงขั้นตอนการ การส่งอีเมล 79 ภาพที่ ข.3 ภาพแสดงคำสั่งขั้นตอนการเขียนโปรแกรม 80 ภาพที่ ข.4 ภาพแสดงคำสั่งขั้นตอนการเขียนโปรแกรม 81 ภาพที่ ข.5 ภาพแสดงคำสั่งขั้นตอนการเขียนโปรแกรม 82

1 บทที่ 1 บทนำ 1.1 ความเป็นมาและความสำคัญของปัญหา ในปัจจุบันหลายธุรกิจทั่วโลกได้หันมาให้ความสนใจกับเทคโนโลยีใหม่ๆที่เข้ามามีบทบาทในการ ดำเนินธุรกิจ และเทคโนโลยีที่ถูกใช้งานในด้านการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานคือ Robotic Process Automation หรือ RPA เป็นเทคโนโลยีที่องค์กรต่างๆ เริ่มนำมาใช้กันอย่างแพร่หลาย ด้วยความสามารถ ในการเพิ่มประสิทธิภาพ และประหยัดเวลา สามารถแบ่งเบาภาระให้พนักงานภายในองค์กรสามารถ ทำงานที่มีประโยชน์มากขึ้น อีกทั้งยังสามารถทำงานร่วมกับเทคโนโลยี เช่น AI และ IoT ได้เป็นอย่างดี เทคโนโลยีนี้จึงได้รับความสนใจจากองค์กรธุรกิจทั่วโลกเป็นอย่างมากในปัจจุบัน และใช้งานกันอย่าง แพร่หลาย บริษัท ไทยรวมสินพัฒนาอุตสาหกรรม จำกัด ก่อตั้งขึ้นในปี 2520 เติบโตสั่งสมประสบการณ์ จนกระทั่งมีผลิตภัณฑ์และเป็นแบรนด์ที่นิยมของผู้บริโภคทั่วโลก โดยทำการผลิตและส่งออกอาหารทะเล แช่แข็งไปทั่วโลก บริษัท ไทยรวมสินพัฒนาอุตสาหกรรม จำกัด มีผลิตภัณฑ์หลากหลายแบรนด์ ทั้ง ประเภทบรรจุกระป๋องแช่เย็นและแช่แข็ง รวมทั้งผลิตภัณฑ์อาหารอื่นๆ แบรนด์ที่เป็นที่นิยมของ ไทยยู เนี่ยนมีวางจำหน่ายทั้งในอเมริกาเหนือ ยุโรป เอเชียและแปซิฟิก โดยเราได้พัฒนาผลิตภัณฑ์จากองค์ ความรู้ ความเข้าใจและความต้องการของผู้บริโภคในแต่ละท้องถิ่น และบริษัท ไทยรวมสินพัฒนา อุตสาหกรรม จำกัด ประสบความสำเร็จในการรีแบรนด์องค์กรทั่วโลก โดยผสานให้ทั้งบริษัทเดินหน้า ภายใต้ร่มอันเดียวกันไม่ว่าจะเป็นในเรื่องวิสัยทัศน์ ภารกิจ ค่านิยมองค์กร และความมีเอกลักษณ์ของ แบรนด์ เพื่อผลักดันการเดินหน้าไปสู่เป้าหมายเดียวกันเพื่อการเติบโตอย่างยั่งยืน (บริษัท ไทยยูเนี่ยน, 2563)

2 ส่วนฝ่ายงานที่ได้เข้าไปฝึกสหกิจศึกษาคือฝ่ายส่งออกของ บริษัท ไทยรวมสินพัฒนาอุตสาหกรรม จำกัด โดยในฝ่ายส่งออกจะมีแผนกด้วยกันอยู่ 5 แผนกได้แก่ 1. แผนก L/C (LETTER OF CREDIT) 2. แผนก OPERATION 3. แผนก DOCUMENT 4. แผนก B/L (BILL OF LADING) 5. แผนก CHECKER ในส่วนที่ได้รับมอบหมายในการปฏิบัติงาน ได้ปฏิบัติงานในแผนก Document ซึ่งเป็นแผนกที่ทำ หน้าที่รับผิดชอบในการดำเนินงานด้านการขอใบรับรองแหล่งกำเนิด จากกรมการค้าต่างประเทศ กระทรวงพาณิชย์ หอการค้าไทยและสภาหอการค้าแห่งประเทศไทย จัดทำเอกสารเพื่อการส่งมอบให้ ลูกค้า และส่งข้อมูลรายละเอียดของสินค้าให้กับลูกค้า ( เบญจวรรณ โพธิ์เพ็ชร, 2563 ) จากการปฏิบัติงานทั้งหมดที่กล่าวมาพบว่า ในกระบวนการส่งข้อมูลรายละเอียดของสินค้าให้กับ ลูกค้านั้นมีการทำงานที่ซ้ำซ้อนและผิดพลาดบ่อยครั้ง เนื่องจากข้อมูลที่จัดส่งให้กับลูกค้านั้นมีจำนวนมาก และสามารถส่งได้เพียงครั้งละหนึ่งรายการเท่านั้น โดยเป็นการส่งข้อมูลผ่าน Google form การส่งข้อมูล ให้กับลูกค้านั้นจะต้องล็อกอินด้วยบัญชีผู้ใช้งานของลูกค้าเท่านั้น ตามความต้องการของลูกค้า จึงทำให้ไม่ สามารถส่งข้อมูลพร้อมกันได้ เนื่องจากบัญชีผู้ใช้งานเป็นบัญชีเดียวกัน ซึ่งพนักงานที่ทำหน้าที่ในการส่ง มอบข้อมูลให้กับลูกค้ามีจำนวน 8 คน ทำให้พนักงานในแผนกจะต้องแบ่งสันเวลากันเพื่อไม่ให้ใช้งานใน เวลาเดียวกัน จึงเป็นสาเหตุผลใหเกิดความสูญเสียด้านเวลา การทำงานที่ใช้เวลานานและเกิดการทำงาน ผิดพลาดสูง จากการทำงานที่ซ้ำซ้อนหรือเสียเวลารอคอยก็อาจก่อให้เกิดความสูญเปล่า เกิดต้นทุนแฝง ต่าง ๆ เช่น ต้นทุนเสียเวลา ต้นทุนเสียโอกาสจนอาจนําไปสู่ปัญหาด้านความพึงพอใจต่อลูกค้าด้วยสาเหตุ นี้จึงได้ดำเนินการศึกษาและแก้ไข้ปัญหาภายใต้หัวข้อ การศึกษากระบวนการทำงาน โดยใช้เทคนิคมากิกา มิ เทคนิคลีน และอีซีอาร์เอส เพื่อกําจัดความสูญเปล่าในกระบวนส่งข้อมูลให้ลูกค้า กรณีศึกษา บริษัทไทย รวมสินพัฒนาอุตสาหกรรม จำกัด

3 1.2 วัตถุประสงค์ของการศึกษา ในการจัดทำวิจัยนี้ ได้ตั้งวัตถุประสงค์ของการศึกษา ไว้ดังนี้ 1.2.1 เพื่อวิเคราะห์และค้นหาความสูญเปล่าในกระบวนการส่งข้อมูลให้ลูกค้า ด้วยเทคนิค วิเคราะห์มากิกามิ(Makigami Analysis) 1.2.2 เพื่อค้นหาสาเหตุของความสูญเปล่าและปรับปรุงนในกระบวนการส่งข้อมูลให้ลูกค้า ด้วย แนวความคิดการปรับปรุง ECRS (Eliminate, Combine, Rearrange, Simplify) 1.2.3 เพื่อค้นหาสาเหตุของความสูญเปล่าและปรับปรุงในกระบวนการส่งข้อมูลให้ลูกค้า ด้วย แนวคิดลีน สำนักงาน (Lean Office) 1.2.4 การใช้โปรแกรม Ui path เข้ามาประยุกต์ใช้ เพื่อลดความสูญเปล่าที่เกิดขึ้น 1.3 ขอบเขตของการวิจัย ในการศึกษาวิจัยนี้ จัดแบ่งขอบเขตของการดำเนินงาน โดยมีรายละเอียด ประกอบด้วย 1.3.1 ขอบเขตด้านเนื้อหา งานวิจัยนี้ใช้เพื่อวิเคราะห์และค้นหาความสูญเปล่าในกระบวนการส่งข้อมูลให้ลูกค้า โดยจะทำ การปรับปรุงการทำงานในกระบวนการส่งข้อมูลให้กับลูกค้าประเทศออสเตรเลีย โดยด้วยเทคนิควิเคราะห์ มากิกามิแนวความคิดการปรับปรุง ECRS (Eliminate, Combine, Rearrange, Simplify) แนวคิดลีน สำนักงาน (Lean Office) และทำการเขียนโปรแกรมเพื่อลดการทำงานของพนักงานและลดเวลาการ ทำงาน ด้วยโปรแกรม Ui Path 1.3.2 ขอบเขตด้านเวลา ระยะเวลาในการฝึกสหกิจศึกษา ตั้งแต่วันที่ 3 เดือน กรกฎาคม พ.ศ. 2566 ถึง วันที่ 27 เดือน ตุลาคม พ.ศ. 2566 รวมระยะเวลาปฏิบัติงาน 4 เดือน 1.4 วิธีการดําเนินงาน 1.ศึกษาทฤษฎีและงานวิจัยที่เกี่ยวข้องในกระบวนการปรับปรุงและกำจัดความสูญเปล่า 2.ทำการศึกษาขั้นตอนการทำงานของกระบวนการส่งออก 3. วิเคราะห์กระบวนการเพื่อหาคสามสูญเปล่า ด้วยเทคนิคมากิกามิ 4. หาแนวทางการปรับปรุงและกำจัดความสูญเปล่าในกระบวนการ 5. ปรับปรุงกระบวนการตามแนวคิดลีน และ ECRS 6. เก็บข้อมูลหลังการปรับปรุง 7.เปรียบเทียบผลก่อนและหลังการปรับปรุง

4 1.5 แผนงานและระยะเวลาการดำเนินงาน การศึกษาและจัดทำวิจัยสหกิจศึกษาในหัวข้อ การเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานในกระบวนการส่ง ข้อมูลให้กับลูกค้า กรณีศึกษา บริษัท ไทยรวมสินพัฒนาอุตสาหกรรม จำกัดดังนี้ ขั้นตอนการดำเนินงาน ระยะเวลา (เดือน) พ.ศ. 2566 ก.ค. ส.ค. ก.ย. ต.ค. 1. ศึกษาทฤษฎีและงานวิจัยที่เกี่ยวข้องในกระบวนการปรับปรุงและ กำจัดความสูญเปล่า 2. ทำการศึกษาขั้นตอนการทำงานของกระบวนการส่งออก 3. วิเคราะห์กระบวนการเพื่อหาคสามสูญเปล่า ด้วยเทคนิคมากิกามิ 4. หาแนวทางการปรับปรุงและกำจัดความสูญเปล่าในกระบวนการ 5. ปรับปรุงกระบวนการตามแนวคิดลีน และ ECRS 6. เก็บข้อมูลหลังการปรับปรุง 7. เปรียบเทียบผลก่อนและหลังการปรับปรุง 8. สรุปผลการดำเนินงานและข้อเสนอแนะ ตารางที่ 1.1 แผนงานและระยะเวลาการดำเนินงาน

5 1.6 กรอบแนวคิดการวิจัย การเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานในกระบวนการส่งข้อมูลให้กับลูกค้า กรณีศึกษา บริษัท ไทยรวม สินพัฒนาอุตสาหกรรม จำกัด จึงได้กำหนดกรอบแนวคิดในการวิจัยโดยอ้างอิงจากเทคนิควิเคราะห์มากิกา มิ และแนวคิดลีนสำหรับสำนักงาน (Lean Office) (Mironiruk, 2012) ภาพที่ 1.1 กรอบแนวคิดในการวิจัย 1.7 ประโยชน์ที่คาดว่าจะได้รับ 1. ทราบถึงสาเหตุความสูญเปล่าในกระบวนการส่งข้อมูลให้ลูกค้า ด้วยเทคนิควิเคราะห์มากิกามิ (Makigami Analysis) 2. ทราบถึงสาเหตุของความสูญเปล่าและปรับปรุงนในกระบวนการส่งข้อมูลให้ลูกค้า ด้วย แนวความคิดการปรับปรุง ECRS (Eliminate, Combine, Rearrange, Simplify) 3.ทราบถึงสาเหตุของความสูญเปล่าและปรับปรุงในกระบวนการส่งข้อมูลให้ลูกค้า ด้วยแนวคิด ลีน สำนักงาน (Lean Office) 4. สามารถนำโปรแกรม Ui path เข้ามาประยุกต์ใช้ในกระบวนการทำงาน เพื่อลดความสูญเปล่า ที่เกิดขึ้น

6 1.8 นิยามศัพท์ เวลารวมทั้งสิ้นในกระบวนการทำงาน (Processing Time) หมายถึง กิจกรรมตั้งแต่เริ่มการ วางแผนไปจนสิ้นสุดการวางแผนหรือกิจกรรมนั้นๆ เวลาที่สร้างมูลค่าเพิ่มให้แก่งาน (Value Added Time) หมายถึง กิจกรรมใดๆ ก็ตามที่ทำให้ เกิดการเปลี่ยนแปลงรูปร่างของวัตถุดิบหรือข้อมูลข่าวสาร โดยมีวัตถุประสงค์เพื่อตอบสนองความต้องการ ของลูกค้า เช่น การประกอบ การขึ้นรูปสินค้า เป็นต้น เวลาที่ไม่สร้างมูลค่าเพิ่มให้แก่งานแต่จำเป็นต้องมี (Necessary Non Value Added Time) หมายถึง ขั้นตอนที่ไม่เพิ่มคุณค่า แต่ยังต้องทำ เช่น การเดิน เนื่องจาก หน่วยบริการอยู่ห่างกัน หรือต้องเดิน ส่งเอกสาร เวลาที่ไม่สร้างมูลค่าเพิ่มแก่งาน (Non Value Added Time) หมายถึง กิจกรรมใดๆ ก็ตามที่ ใช้ทรัพยากรของเราไป เช่น เวลา พนักงาน เครื่องจักร พื้นที่ เป็นต้น แต่ไม่ได้มีส่วนในการสร้างความพึง พอใจแก่ลูกค้าหรือททำในสิ่งที่ลูกค้าคาดหวัง เราเรียกกิจกรรมประเภทนี้ว่า “ความสูญเปล่า” เช่น การ ซ่อมของที(มีข้อบกพร่อง การตรวจสอบ การเคลื่อนนย้ายสินค้า เป็นต้น Robotic Process Automation (RPA) คือ ซอฟต์แวร์โรบอทที่เลียนแบบพฤติกรรมของ มนุษย์ โดยที่มนุษย์เป็นผู้ออกแบบกระบวนการ (Process) และขั้นตอน (Workflow) การตัดสินใจต่างๆ เพื่อให้การทำงานซ้ำๆ ทำได้อย่างมีประสิทธิภาพและ ลดข้อผิดพลาดในการทำงานที่เกิดจาก human error และยังสามารถทำงานได้ตลอด 24 Ui Path หมายถึง ซอฟต์แวร์กลุ่ม Robotic Process Automation (RPA)

7 บทที่ 2 ทบทวนวรรณกรรม และงานวิจัยที่เกี่ยวข้อง ในการดำเนินวิจัยครั้งนี้ผู้จัดทำได้ศึกษาเอกสารหลักการพื้นฐานและเอกสารงานวิจัยที่เกี่ยวข้อง และได้นำเสนอตามหัวข้อต่อไปนี้ 2.1 แนวคิดการปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง 2.2 ไคเซ็นในสำนักงาน (การปรับปรุงระบบการทำงาน) ภายใต้บริบท 5 ส. 2.3 การลดความสูญเปล่าด้วยหลักการระบบ ECRS 2.4 แนวคิดทฤษฎีการวิเคราะห์มากิกามิ (Makigami Analysis) 2.5 แนวคิดทฤษฎีลีน (Lean) 2.6 แนวทางการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานในสำนักงาน 2.7 การวิเคราะห์ระบบการทำงาน 2.8 โปรแกรม Ui Path 2.9 เอกสารและงานวิจัยที่เกี่ยวข้อง 2.1 แนวคิดการปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง การปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง หรือเป็นที่รู้จักกันในนาม “KAIZEN” เป็นศัพท์ภาษาญี่ปุ่น มาจาก คำ ว่า “ไค (Kai)” หมายถึง การเปลี่ยนแปลง และคำว่า “เซ็น (Zen)” ให้ความหมายได้ว่า ดี รวม 2 คำนี้มี ความหมายว่า การเปลี่ยนแปลงให้ดีขึ้น (วัฒนา พัฒนพงศ์. 2543) กล่าวว่า “ไคเซ็น” ไม่ใช่เพียงหลักใน การบริหารจัดการธุรกิจเท่านั้น แต่ยังเป็นปรัชญาในการดำเนินชีวิตของชาวญี่ปุ่นที่ฝังอยู่ในสายเลือด ยึดถือเป็นธรรมเนียมปฏิบัติอย่างเคร่งครัดและจริงจังอีกด้วย ทั้ง (อัมพิกา ไกรฤทธิ์. 2534) (สมบัติ นพรัก. 2549) กล่าวถึง ไคเซ็น อย่างสอดคล้องกันว่าคือ การปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง ตลอดเวลา และเป็นหน้าที่ ของทุกคนที่เกี่ยวข้องในองค์กรที่มีส่วนร่วมในการปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง ตลอดเวลา และเป็นหน้าที่ของ ทุกคนที่เกี่ยวข้องในองค์กรที่มีส่วนร่วมในการปรับปรุงการทำงานกันอย่างต่อเนื่อง ไคเซ็น หรือการปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง เป็นกุญแจสำคัญมุ่งสู่ความสำเร็จสำหรับแนวคิดแบบ พอเหมาะ เพราะใช้เป็นหลักการในการบริหารธุรกิจได้อย่างตรงเป้าหมายและตามความสำคัญ ทำให้ ปรับตัวตามช่วงการเปลี่ยนแปลงได้ตลอดเวลา สืบหาสาเหตุที่มาจากอิทธิพลหลักได้ทำให้มีข้อได้เปรียบ ในการแข่งขันในระยะยาว (พรรณทิพา ถาวรเลิศรัตน์. 2551)

8 2.1.1 แนวทางและขั้นตอนการปรับปรุงแบบไคเซ็น โทซาวะ บุนจิ กล่าวว่า ส่วนใหญ่ทุกคนทำไคเซ็นกันอยู่แล้วโดยไม่รู้ตัว เพราะจุดหมายคือ ต้องการปรับปรุงให้ง่ายขึ้น เร็วขึ้นและมีประสิทธิภาพมากขึ้น ซึ่งมี 3 ขั้นตอนหลัก คือ 1. ลองมองหาหรือมองให้เห็นในมุมมองใหม่ๆ จะได้เห็นอะไรใหม่ๆ จับจุดให้ได้ว่ามีอะไรที่ต้อง ปรับปรุง เปลี่ยนแปลง เป็นการค้นหาปัญหา วิเคราะห์สาเหตุแห่งปัญหา 2. ลองคิดใหม่ หาวิธีใหม่ๆ รูปแบบใหม่ๆ แนวทางใหม่ๆ ลองหยุด ลองลด ลองเปลี่ยน และนำมา เปรียบเทียบกับแบบเดิม เพื่อนำมาปรับเปลี่ยนแก้ไขให้ดีขึ้น เป็นการกำหนดวิธีการแก้ไขปัญหา ว่าใครว่า ต้องทำอะไร ที่ไหน เมื่อไร อย่างไร 3. ลองทำ หลังจากได้มุมมองใหม่ รูปแบบใหม่ แนวทางใหม่ นำมาไตร่ตรอง ลองตัดสินใจและลง มือทำ จะได้เห็นผล และตรวจสอบผลกระทบต่างๆ เพื่อกำหนดเป็นแนวทางการดำเนินงานต่อไป เพียงแค่รู้จักแยกแยะ จับประเด็นใหญ่ที่เป็นจุดวิกฤติที่สำคัญหรือเรียกอีกอย่างว่าจุดเป็นจุดตาย แล้วทำให้เรียบง่ายขึ้น นำมาจัดเรียงระเบียบใหม่ อย่ายึดติดกับความคิดเดิม เพราะการปรับปรุง คือ การ ปรับเปลี่ยนองค์ประกอบหรือเงื่อนไขเล็กๆ น้อยๆ ที่ทุกคนทำกันเองได้หมด การลงมือทำเลยจึงเป็นเรื่อง จำเป็นสำหรับไคเซ็น 2.2 ไคเซ็นในสำนักงาน (การปรับปรุงระบบการทำงาน) ภายใต้บริบท 5 ส. วัตถุประสงค์ 1. เพื่อให้การบริหารจัดการการทำงานมีประสิทธิภาพเพิ่มมากขึ้น 2. เพื่อการกำจัดความสูญเปล่าของงานให้หมดไป (รวดเร็ว เต็มกำลัง ลดการทำงานล่วงเวลา) และทำให้เกิดการสร้างสรรค์สิ่งใหม่ๆ 3. เพื่อสร้างความสมดุลในชีวิตการทำงานให้เปี่ยมล้นด้วยความสมบูรณ์ทั้งร่างกายและจิตใจ หลักการ 5 ส. กิจกรรม 5 ส. ปัจจัยพื้นฐานของการบริหารคุณภาพที่สามารถสร้างสภาพแวดล้อมที่ดีขึ้น ทำให้ เกิดบรรยากาศที่น่าทำงาน ในสำนักงานมีความสะอาดเรียบร้อย ถูกสุขลักษณะ ทำให้พนักงานในองค์กร สามารถใช้ศักยภาพของตนเองได้อย่างเต็มความสามารถ สร้างทัศนคติที่ดีของพนักงานต่อหน่วยงาน กิจกรรม 5 ส. เป็นกลยุทธ์อีกวิธีหนึ่งที่เปิดโอกาสให้บุคลากรมีส่วนร่วมในการพัฒนาคุณภาพ เป็นกิจกรรม ที่ทำแล้วเห็นผลเร็วและชัดเจน นอกจากนั้นกิจกรรม 5 ส. จะเป็นพื้นฐานในการนำวิธีการบริหารใหม่ๆ เข้ามาใช้ในอนาคตต่อไป

9 5 ส คืออะไร กิจกรรม 5 ส. เป็นแนวคิดการจัดระเบียบเรียบร้อยในที่ทำงานก่อให้เกิดสภาพการทำงานที่ดี ปลอดภัย มีระเบียบเรียบร้อย นำไปสู่การเพิ่มผลผลิต 1.สะสาง (SEIRI) หมายถึง การแยกของที่ต้องการ ออกจากของที่ไม่ต้องการและขจัดของที่ไม่ ต้องการทิ้งไป 2. สะดวก (SEITON) หมายถึง การจัดวางสิ่งของในที่ทำงาน ให้เป็นระเบียบเพื่อความสะดวก ปลอดภัย 3. สะอาด (SEISO) หมายถึง การทำความสะอาด เครื่องมือ อุปกรณ์ และสถานที่ทำงาน 4. สุขลักษณะ (SEIKETSU) หมายถึง สภาพหมดจด สะอาดตา ถูกสุขลักษณะ และรักษาให้ดี ตลอดไป 5. สร้างนิสัย (SHITSUKE) หมายถึง การฝึกอบรม เพื่อสร้างนิสัยในการปฏิบัติงานตามระเบียบ วินัย ข้อบังคับอย่าง เคร่งครัด 2.3 การลดความสูญเปล่าด้วยหลักการระบบ ECRS อรอุมา กอสนาน และคณะ (2551). หลักการ ECRS เป็นหลักการที่ประกอบด้วยการกำจัด (Eliminate) การรวมกัน (Combine) การจัดใหม่ (Rearrange) และการทำให้ง่าย (Simplify) ซึ่งเป็น หลักการง่ายๆที่สามารถใช้ในการเริ่มต้นลดความสูญเปล่าหรือ MUDA ลงได้เป็นอย่างดีโดยแนวทางการ ลดความสูญเปล่าลงสามารถทำได้โดยใช้หลักการ ECRS ดังนี้ 1. การกำจัด (Eliminate) คือ การพิจารณาของการทำงานปัจจุบันและทำการกำจัดความสูญ เปล่าทั้ง 7ประการ ที่พบเจอในการผลิตออกไปคือการที่ผลิตมากเกินไปการรอคอยการเคลื่อนที่ เคลื่อนย้ายที่ไม่จำเป็นการทำงานที่ไม่เกิดประโยชน์การเก็บสินค้าที่มากเกินไปการเคลื่อนย้ายที่ไม่จำเป็น และของเสีย 2. การรวมกัน (Combine) สามารถลดการทำงานที่ไม่จำเป็นลงได้โดยการพิจารณาว่าสามารถ รวมขั้นตอนการทำงานให้ลดลงได้หรือไม่เช่นจากเดิมเคยทำ 5 ขั้นตอนก็รวมบางขั้นตอนเข้าด้วยกันทำให้ ขั้นตอนที่ต้องทำลดลงจากเดิมการผลิตก็จะสามารถทำได้เร็วขึ้นและลดการเคลื่อนที่ระหว่างขั้นตอนลงอีก ด้วยเพราะถ้ามีการรวมขั้นตอนกันการเคลื่อนที่ระหว่างขั้นตอนก็ลดลง 3. การจัดใหม่ (Rearrange) คือ การจัดขั้นตอนการผลิตใหม่เพื่อให้ลดการเคลื่อนที่ที่ไม่จำเป็น หรือการรอคอยเช่นในกระบวนการผลิตหากทำการสลับขั้นตอนที่ 2 กับ 3 โดยทำขั้นตอนที่ 3 ก่อน 2 จะ ทำให้ระยะทางการเคลื่อนที่ลดลงเป็นต้น

10 4. การทำให้ง่าย (Simplify) หมายถึง การปรับปรุงการทางานให้ง่ายและสะดวกขึ้นโดยอาจจะ ออกแบบจิ๊ก (jig) หรือ fixture เข้าช่วยในการทำงานเพื่อให้การทำงานสะดวกและแม่นยำมากขึ้นซึ่ง สามารถลดของเสียลงได้จึงเป็นการลดการเคลื่อนที่ที่ไม่จำเป็นและลดการทำงานที่ไม่จำเป็นลงได้ หลักการ ECRS ของการปรับปรุง หลักการ วัตถุประสงค์ จุดที่จะปรับปรุงแก้ไข ขจัดออก (Eliminate) เลิกได้หรือไม่ ถ้าเลิกทำแล้วจะเป็นอย่าไร ทบทวนดูว่าสามารถที่จะยกเลิกงาน ที่ไม่จำเป็นได้หรือไม่ ผสมหรือแยก (Combine or Partition) ทำรวมกันได้หรือไม่ ถ้าแยกกันแล้วจะเป็น อย่าไร จะมีทั้งกรณีที่รวมเอาวิธีการที่ต่างกัน เข้าด้วยกันหรือแยกเอาวิธีการ เดียวกันออกเป็นหลากหลายวิธีการ ปรับเปลี่ยน (Rearrange) เปลี่ยนลำดับขั้นได้หรือไม่ถ้าเปลี่ยนแล้ว เป็นเช่นไร เปลี่ยนขั้นตอนของงานหรือ กระบวนการถ้าลองทำแล้วไม่ได้ดีก็ น่าจะลองเลิกทำ ทำให้ง่าย (Simplify) ทำให้ง่ายขึ้นได้ไหม มีวิธีการที่ทาให้สะดวกง่ายขึ้นโดยที่ หน้าที่ไม่เปลี่ยนแปลง ตารางที่ 2.1 หลักการ ECRS ของการปรับปรุง ที่มา : อรอุมา กอสนาน และคณะ. (2551). การศึกษาการเคลื่อนไหวและเวลามาใช้ในการดำเนินการปรับปรุงการ ทำงาน. หน้า 9. 2.4 การวิเคราะห์เมกิกามิ (Makigami Analysis) เมกิกามิ(Makigami) ซึ่งเป็นคำที่มาจากภาษาญี่ปุ่น มีความหมายว่า กระดาษม้วน ดังนั้นการ วิเคราะห์เมกิกามิ (RollPaper Analysis) จึงเป็นวิธีการวิเคราะห์ที่มีต้นกำเนิดมาจากประเทศญี่ปุ่น ใช้ เป็นเครื่องมือในการวิเคราะห์ความสูญเสียในแต่ละขั้นตอนของการปฏิบัติงาน ตามสภาพความเป็นจริงใน สำนักงานโดยการเขียนขั้นตอนการทำงานลงในกระดาษขนาดใหญ่ แล้วนำมาต่อกันทำให้มองเห็นความ สูญเสียที่ซ่อนเร้นอยู่ในแต่ละขั้นตอนของการการปฏิบัติงานได้อย่างชัดเจน โดยจะทำการวิเคราะห์โดย ผู้ปฏิบัติงานทั้งหมดรวมถึงผู้ที่เกี่ยวข้องกับงานนั้นด้วย ซึ่งจะแสดงให้เห็นถึงระบบงานในปัจจุบันอย่าง แท้จริง แล้วนำมาทำการปรับปรุงแก้ไขเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพ และทำให้การปรับปรุงกระบวนการหรือการ ปฏิบัติงานนั้น จำเป็นต้องมีการจัดทำระบบใหม่ที่สอดคล้องกับการทำหน้าที่ ที่ซับซ้อนมากขึ้น ในการ วิเคราะห์ถึงความสูญเสียที่เกิดขึ้นจากการปฏิบัติงาน

11 ขั้นตอนของการวิเคราะห์เมกิกามิมี 7 ขั้นตอน ดังนี้ 1. กำหนดหัวข้อเรื่องที่จะปรับปรุง 1.1 ตรวจสอบงานในหน่วยงานสนับสนุน และกำหนดหัวข้อเรื่องที่จะปรับปรุง 1.2 เขียนหน้าที่ (วัตถุประสงค์) และแนวทางของงานธุรการที่จะปรับปรุง 2. เขียนความเป็นมาและจุดมุ่งหมาย 2.1 สำรวจความเป็นมาหรือความจำเป็นของการปรับปรุง 2.2 กำหนดขอบเขตของการปรับปรุง 3. สำรวจสภาพปัจจุบัน (จัดทำตารางการวิเคราะห์เมกิกามิ) 3.1 ทราบถึงระบบทั้งหมดด้วย การทำแผนผังทางเดินของระบบงาน (Flowcharting) 3.2 กำหนดกระบวนการ และแสดงการไหลของงานธุรการ 3.3 แสดงสภาพที่แท้จริงด้วยการใช้ใบเอกสารของจริงเพื่อให้เห็นการไหลของงานในหน่วยงาน สนับสนุน 3.4 ปรับปรุงโดยบุคคลทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับงานธุรการนั้น 4. รวบรวมและค้นหาปัญหาต่างๆ 4.1 รวบรวมผลลัพธ์และปัจจัยของงานธุรการนั้น เช่น ประเภทและปริมาณของงานเอกสารที่ใช้ 4.2 ค้นหาปัญหาที่เป็นรูปธรรมที่อยู่ในกระดาษม้วน 4.3 รวบรวมปัญหาที่เป็นความสูญเสีย 8 ประการ 5. เสนอแผนการปรับปรุง 5.1 จัดทำแผนดำเนินการอย่างเป็นรูปธรรม 5.2 พิจารณาทั้งการทำให้งานธุรการมีประสิทธิภาพ และการปรับปรุงหน้าที่ 6. การดำเนินการปรับปรุง 6.1 ออกแบบระบบใหม่ หรือกำหนดกระบวนการใหม่ 6.2 ทำการเปลี่ยนแปลงการจัดวางสิ่งของเครื่องใช้ รวมถึงโต๊ะทำงาน (Layout) หรือจัดทำสถานี การทำงาน (Line หรือ Work Station) 6.3 ทำการปรับปรุงด้วยการทำสำนักงานอัตโนมัติ (Office Automatics, OA) หรือ มีการนำเอา เทคโนโลยีสารสนเทศมาใช้ (Information Technology, IT) 6.4 ทำการปรับปรุงด้วยตนเอง เช่นการควบคุมดูแลด้วยการมอง 7. ยืนยันผลลัพธ์ 7.1 แสดงผลลัพธ์ในเชิงปริมาณด้วยกราฟ 7.2 อธิบายที่สถานที่จริงและทำการประเมิน (ทากาชิ โอซาดะ, อิสะโอะ โอคูมูระ ( 2550:27 )

12 2.5 ขั้นตอนเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานในสำนักงาน ส่วนใหญ่ผู้จัดการจะเข้าใจว่าค่าใช้จ่ายในสำนักงานคือค่าใช้จ่ายคงที่และไม่ค่อยให้ความสำคัญที่ จะพัฒนาการทำงานให้มีประสิทธิภาพเพื่อประหยัดเวลาซึ่งเมื่อถึงเวลาจัดทำงบประมาณคิดเพียงจะตัดงบ เหล่านี้แล้วไปเพิ่มให้กับส่วนงานอื่นๆเช่นฝ่ายการตลาดเพราะเข้าใจว่าสร้างรายได้ให้กับกิจการมากกว่าแต่ ในความเป็นจริงควรจะทำสอดคล้องกันเพิ่มรายได้และบริหารค่าใช้จ่าย (ไม่ใช่ลดหรือตัดค่าใช้จ่าย) ด้วย ประสบการณ์ในการทำงานกับลูกค้าหลายประเภทกิจการทีมงาน บริษัท จีโนซิส จำกัด จึงสรุปขั้นตอน การปรับปรุงการทำงานในสำนักงานเพื่อบริหารค่าใช้จ่ายบริหารเวลางานในสำนักงานหรือ Back Office ให้มีประสิทธิภาพและคุ้มค่ากับงบประมาณ 1. จัดระเบียบพื้นที่ ดูเป็นงานที่ง่ายๆแต่ไม่ค่อยมีใครจะจัดการอย่างจริงจังจัดไฟล์ต่างๆให้เป็น หมวดหมู่เข้าแฟ้มแยกเอกสารตามอายุและความสำคัญถ้าเก่ามากและไม่มีความสำคัญอีกแล้วไม่ จำเป็นต้องเก็บก็ให้ทำลายทิ้งหรือเก็บในรูปแบบอิเลคโทรนิคส์ 2. กำจัดเอกสารที่ซ้ำซ้อน หลังจากที่ทำลายเอกสารเก่าแล้วให้ดูว่ามีเอกสารที่มีหลายสำเนา หรือไม่เอาไปทำลายหรือรีไซเคิล 3. จัดการงานที่ซ้ำซ้อน เคยเห็นอยู่บ่อยครั้งที่งานเดียวกันแต่ว่าต้องคีย์ข้อมูลซ้ำแล้วซ้ำอีกโดย คนหลายๆคนทางที่ดีที่สุดคือนำคนเหล่านั้นมาอยู่ในทีมเดียวกันแล้วแบ่งงานกันตามความถนัดที่สุดและ กระจายหน้าที่โดยให้ระบบงานหรือฐานข้อมูลหลักเป็นตัวรวบรวม 4. ยกเลิกรายงานที่ไม่จำเป็น คงจะเคยเห็นกันว่ามีบันทึกอนุมัติเอกสารหลายฉบับที่เยิ่นเย้อทั้งๆ ที่สามารถย่อให้เหลือในรายงานฉบับเดียวสรุปข้อมูลเท่าที่จำเป็นกับหน่วยงานที่รับผิดชอบ 5. ยกเลิกการอนุมัติหลายขั้นตอน พบมากในหน่วยงานที่มีหลายระดับและมีความรับผิดชอบ แตกต่างกันงานนี้ต้องปรับโครงสร้างองค์กรให้ลดขั้นตอนการอนุมัติลดเวลาการตัดสินใจโดยกำหนดผู้ อำนาจตัดสินใจในเรื่องต่างๆให้มีน้อยคน (เป็นคนเดียวไม่ได้เพราะต้องมีการคานอำนาจในการตรวจสอบ ด้วย) 6. ใช้ระบบออโตเมชั่น มีระบบการทำงานที่ไม่จำเป็นต้องใช้คนแล้วเช่นระบบตอบรับอัตโนมัติ ระบบการโอนเงินผ่านทางอิเลคโทรนิคส์ไม่ต้องออกเช็คระบบการแจ้งข้อมูลผ่าน SMS เป็นต้นอย่างไรก็ ตามควรจะตรวจสอบค่าใช้จ่ายและประเมินผลที่ได้รับเทียบกับงบประมาณที่ต้องเสียเพิ่มด้วย 7. ฝึกอบรมพัฒนาเจ้าหน้าที่ มีหลายบริษัทเข้าใจผิดว่าทีมงานในสำนักงานไม่จำเป็นต้อง ฝึกอบรมอะไรมากมายเพราะไม่ต้องไปหาลูกค้าหรือสร้างรายได้อะไรซึ่งจริงๆแล้วพนักงานทุกคนในบริษัท คือตัวแทนของบริษัทประสิทธิภาพในการทำงานต้องมีการพัฒนาปรับปรุงอย่างสม่ำเสมอเมื่อบริษัทกำลัง เติบโตทุกฝ่ายควรได้รับการฝึกเตรียมความพร้อมด้วยกันทุกคนสิ่งที่ควรทำก่อนคือแยกแยะหน้าที่ความ

13 รับผิดชอบของงานให้ชัดเจน (Job Description) แล้วจัดหาวิชาหรือเรื่องการอบรมให้ตรงกับหน่วยงาน นั้นๆเริ่มต้นจากการฝึกอบรมภายในกันเองแล้วเชิญบริษัทอบรมเฉพาะด้านมาแนะนำเพิ่มเติมในมุมมองที่ แตกต่าง 8. จัดพื้นที่เพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน พนักงานส่วนใหญ่ไม่สามารถทำงานได้เต็มที่เพราะการ จัดวางตำแหน่งอุปกรณ์เครื่องใช้หรือสภาพแวดล้อมโดยรอบไม่เอื้ออำนวยเช่นต้องเดินไปถ่ายเอกสารหรือ ส่งแฟกซ์ไกลจากที่นั่งเป็นต้นควรจะจัด Layout ผังที่นั่งการทำงานให้เหมาะสมกับผู้ที่ใช้งานลดเวลาการ เคลื่อนไหวเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานให้คล่องตัวบางทีสามารถซื้ออุปกรณ์สำนักงานที่ไม่แพงมากนัก เช่น ปริ้นเตอร์ (Printer) เดี๋ยวนี้ราคาถูกมากก็จัดให้กับพนักงานที่ต้องใช้งานพิมพ์จำนวนมากใช้เป็น ส่วนตัวเป็นต้นจะได้ไม่ต้องเดินหรือใช้งานเครื่องใดเครื่องหนึ่งมากเกินไปโดยประเมินเปรียบเทียบราคา ของใหม่กับค่าบำรุงรักษาอุปกรณ์ขนาดใหญ่ที่ใช้ร่วมกันว่าอย่างไหนให้ความคุ้มค่าและเทียบกับ ประสิทธิภาพการทำงานที่ดีขึ้น 9. จัดสรรจำนวนพนักงานให้เหมาะสมกับงาน จำนวนงานในสำนักงานอาจมีขึ้นมีลงได้ยิ่งถ้า เป็นธุรกรรมที่เกี่ยวข้องกับฤดูกาลการขายถ้าเป็นไปได้ควรจัดจำนวนพนักงานหลักที่มีความสามารถและ ประสบการณ์ให้พอดีกับปริมาณงานหลักๆแล้วจัดหาพนักงานชั่วคราวหรือ Part-time มาช่วยสนับสนุน เมื่อปริมาณเพิ่มขึ้นในบางช่วงเวลาของปีการจัดการนี้จะช่วยลดค่าใช้จ่ายในการจ้างพนักงานให้เหมาะสม กับรายได้ที่เปลี่ยนแปลง 10. เปรียบเทียบการดำเนินงานกับธุรกิจใกล้เคียงกัน โดยขอคำแนะนำกับบริษัทที่ปรึกษาหรือ สำนักบัญชีหรือผู้ตรวจสอบบัญชีที่มีประสบการณ์การทำงานในธุรกิจอุตสาหกรรมเดียวกันของเราจัดหา ข้อมูลเปรียบเทียบเช่นเปอร์เซ็นต์ค่าใช้จ่ายต่างๆต่อรายได้ของข้อมูลอุตสาหกรรมเพื่อดูว่าธุรกิจของเรา บริหารจัดการใกล้เคียงอย่างไรเพื่อนำมาพัฒนาปรับปรุงและที่ปรึกษาเหล่านี้สามารถแนะนำว่าควรจะ จัดระบบการบริหารจัดการอย่างไรให้ดีขึ้นได้เมื่อเปรียบเทียบกับธุรกิจอื่นๆที่ขนาดใกล้เคียงกัน 11. ฝึกให้พนักงานทำงานข้ามฝ่าย (Cross-training) หลังจากที่กิจการได้จัดการตามขั้นตอน ที่กล่าวมาแล้วพนักงานควรมีการสับเปลี่ยนหน้าที่การทำงานกันบ้างเพื่อสามารถทำงานทดแทนกันได้และ กระจายความรู้การทำงานให้ทุกส่วนงานรับรู้และช่วยเหลือกันได้ยิ่งไปกว่านั้นพนักงานคนหนึ่งที่ผ่านงาน หลายอย่างในองค์กรจะเข้าใจธุรกิจมากขึ้นและสามารถทำงานหลายอย่างได้อย่างมีประสิทธิภาพการ ปรับปรุงพัฒนาไม่ได้หยุดอยู่เพียง 11 ขั้นตอนนี้เมื่อเข้าใจธุรกิจมากขึ้นและพร้อมที่จะเปิดรับสิ่งใหม่ๆ การ พัฒนาย่อมไม่มีที่สิ้นสุด

14 2.5.1 One Point Lesson (OPL) คือ One Point Lesson (OPL) เป็นรูปแบบการแลกเปลี่ยนเรียนรู้เพื่อการพัฒนางานขององค์กร และบริษัทต่าง ๆ ที่มีใช้กันมานานแล้ว “OPL” หมายถึง บทเรียนหนึ่งประเด็นเป็นการถ่ายทอดความรู้ ความชำนาญเฉพาะบุคคลไปสู่บุคคลอื่น ซึ่งการแลกเปลี่ยนเรียนรู้กันหลายครั้ง จะทำให้เกิดการเรียนรู้ ถ่ายทอดความรู้ภายในองค์กร ทำให้เกิดเป็นองค์กรแห่งการเรียนรู้ OPL เป็นการอธิบายวิธีการทำงาน การใช้เครื่องมืออื่น ๆ โดยมุ่งการเขียนเพียงประเด็นเดียว เรื่องเดียว จุดเดียวในหนึ่งบทเรียน วัตถุประสงค์ 1. เจาะประเด็นในการเรียนรู้เพียงประเด็นในการเรียนรู้เพียงประเด็นเดียว เพื่อให้เกิดการเรียนรู้ อย่างชัดเจนทั้งผู้เขียนและผู้ถูกถ่ายทอด 2. ป้องกันการเกิดความสับสนแก้ผู้เรียนหากต้องเรียนรู้และจำในหลายประเด็นใน หลายประเด็น พร้อมกัน ประเภทของ OPL 1. ความรู้พื้นฐาน คือ ความรู้พื้นฐานที่จำเป็นต่อการปฏิบัติงาน 2. การปรับปรุงงาน 3. ปัญหาที่เกิดขึ้น 4. ความปลอดภัย สุขภาพและสิ่งแวดล้อม ลักษณะสำคัญของ OPL จะมีขั้นตอนการปฏิบัติงานอย่างละเอียดในประเด็นที่จัดทำ เพียงประเด็นเดียวและส่วนใหญ่จะมี ภาพประกอบเสมอ การเขียน OPL นั้นจะเน้นการใช้รูปวาด มากกว่ารูปถ่าย ที่เป็นเช่นนี้เพราะหากเรา สามารถวาดรูปได้นั้นหมายความว่าเราเข้าใจการทำงานของชิ้นส่วนนั้นเป็นอย่างดี การใช้รูปถ่ายอาจทำได้ เพื่อให้เกิดความเข้าใจในจุดนั้นๆ เพียงเท่านั้นการเขียน OPL นั้นต้องเน้นการใช้รูปเพราะรูปสามารถ สื่อสารได้อย่างถูกต้องมากกว่าการเขียนบรรยาย ดังนั้น OPL จึงต้อง เน้นที่รูป ข้อความน้อย กระชับ และ สั้น เพื่อให้สามารถเรียนรู้ได้ในระยะเวลาสั้น OPL เป็นหนึ่งในวิธีการที่จะพัฒนางานให้มีคุณภาพมากขึ้น การเขียนบรรยาย ดังนั้น OPL จึงต้อง เน้นที่รูป ข้อความน้อย กระชับ และสั้น เพื่อให้สามารถ เรียนรู้ได้ในเวลาไม่เกิน 5 นาทีการเขียนบรรยายความรู้ในหนึ่งประเด็นให้อยู่ในเพียง 1 หน้ากระดาษนั้น ควรจะต้องมีองค์ประกอบที่สำคัญอย่างน้อยดังนี้

15 1. ระบุหัวเรื่อง 2. ระบุประเภทการถ่ายทอดความรู้เช่น ความรู้พื้นฐาน หรือ การแก้ไขปรับปรุงงานหรือการแก้ไข ปัญหาที่ยุ่งยากซับซ้อน เป็นต้น 3. วันที่ถ่ายทอด 4. ชื่อผู้จัดทำ หัวหน้างาน (ถ้ามี) 5. เนื้อหาที่ต้องการถ่ายทอด รูปภาพ คำบรรยายแบบกระชับได้ใจความและน่าสนใจ 6. บันทึกการถ่ายทอด โดยผู้ถ่ายทอดผู้รับการถ่ายถอด และวันที่ถ่ายทอดเทคนิค OPL มีข้อ ได้เปรียบกว่าเทคนิคอื่นเช่น COP ตรงที่ไม่จำเป็นต้องรวมกลุ่มกัน ไม่จำเป็นต้องใช้เวลามากในการ แลกเปลี่ยนหรือถ่ายทอดความรู้ เป็นการถ่ายทอดเฉพาะบุคคลในประเด็นหนึ่งๆมีการตรวจสอบผลการ ถ่ายทอดได้ชัดเจน (รศ.ดร. คณิต เฉลยจรรยา การเขียน OPL เอกสารประกอบการฝึกอบรมเชิงปฏิบัติการ 12 ก.พ. 2557) 2.6 การวิเคราะห์ระบบการทำงาน 2.6.1 Process Flow (ผังงาน) ความหมายของผังงาน ผังงาน (Flow Chart) คือ รูปภาพ (Image) หรือสัญลักษณ์ (Symbol) ที่ใช้เขียนแทนขั้นตอน คำอธิบาย ข้อความ หรือคำพูด ที่ใช้ในอัลกอริทึม (Algorithm) เพราะการนำเสนอขั้นตอนของงานให้ เข้าใจตรงกัน ระหว่างผู้เกี่ยวข้อง ด้วยคำพูด หรือข้อความทำได้ยากกว่า Process Document Document Decision Terminal Connector ภาพที่ 2.1 ความหมายผังงาน ที่มา : http://www.thaiall.com/flowchart/indexo.html

16 ผังงานแบ่งได้ 2 ประเภท 1. ผังงานระบบ (System Flowchart) คือ ผังงานที่แสดงขั้นตอนการทำงานในระบบอย่าง กว้างๆแต่ไม่เจาะลงในระบบงานย่อย 2. ผังงานโปรแกรม (Program Flowchart) คือ ผังงานที่แสดงถึงขั้นตอนในการทำงานของ โปรแกรม ตั้งแต่รับข้อมูล คำนวณจนถึงแสดงผลลัพธ์ การเขียนโปรแกรมแบบมีโครงสร้างประกอบด้วย มีหลักการ 3 อย่างนี้คือ 1. การทำงานแบบตามลำดับ (Sequence) รูปแบบการเขียนโปรแกรมที่ง่ายที่สุดคือ เขียนให้ทำงานจากบนลงล่าง เขียนคำสั่งเป็นบรรทัด และทำทีละบรรทัดจากบรรทัดบนสุดลงไปจนถึงบรรทัดล่างสุด สมมติให้มีการทำงาน 3 กระบวนการคือ อ่านข้อมูล คำนวณ และพิมพ์ ภาพที่ 2.2 การทำงานแบบตามลำดับ ที่มา : http://www.thaiall.com/flowchart/indexo.html

17 2. การเลือกกระทำตามเงื่อนไข (Decision or Selection) การตัดสินใจหรือเลือกเงื่อนไขคือเขียนโปรแกรมเพื่อนำค่าไปเลือกกระทำโดยปกติจะมีเหตุการณ์ ให้ทำ 2 กระบวนการ คือเงื่อนไขเป็นจริงจะกระทำกระบวนการหนึ่ง และเป็นเท็จจะกระทำอีก กระบวนการหนึ่ง แต่ถ้าซับซ้อนมากขึ้น จะต้องใช้เงื่อนไขหลายชั้น เช่นการตัดเกรดนักศึกษา เป็นต้น ตัวอย่างผังงานนี้ จะแสดงผลการเลือกอย่างง่าย เพื่อกระทำกระบวนการเพียงกระบวนการเดียว ภาพที่ 2.3 การเลือกกระทำตามเงื่อนไข ที่มา : http://www.thaiall.com/flowchart/indexo.html 3. การทำซ้ำ (Repetition or Loop) การทำกระบวนการหนึ่งหลายครั้ง โดยมีเงื่อนไขในการควบคุม หมายถึงการทำซ้ำเป็นหลักการที่ ทำความเข้าใจได้ยากกว่า 2 รูปแบบแรกเพราะการเขียนโปรแกรมแต่ละภาษาจะไม่แสดงภาพอย่างชัดเจน เหมือนการเขียนผังงาน ผู้เขียนโปรแกรมต้องจินตนาการด้วยตนเอง ภาพที่ 2.4 การทำซ้ำ ที่มา : http://www.thaiall.com/flowchart/indexo.html

18 การเขียนผังงานในการทำงาน ผังงาน เป็นเครื่องมือสำหรับวาดภาพ 2 มิติ นำเสนอขั้นตอนการดำเนินการมักใช้ในการแสดงแบบ โปรแกรมที่ไม่ซับซ้อนมากนัก ต่อมาก็มีการประยุกต์ใช้แสดงขั้นตอนการทำงานของส่วนงานต่างๆ เพราะ สัญลักษณ์ในแผนภาพช่วยในการอธิบายการทำงานแบบมีเงื่อนไขได้ดีกว่าการเขียนเชิงพรรณนา ประโยชน์ของการใช้ผังงาน 1. ทำให้เข้าใจและแยกแยะปัญหาได้ง่าย (Problem / Define) 2. แสดงลำดับการทำงาน (Step Flowing) 3. หาข้อผิดพลาดได้ง่าย (Easy to Debug) 4. ทำความเข้าใจโปรแกรมได้ง่าย (Easy to Read) 5. ไม่ขึ้นกับภาษาใดภาษาหนึ่ง (Flexible Language) ภาพที่ 2.5 สัญลักษณ์ในแผนภาพ ที่มา : http://www.thaiall.com/flowchart/indexo.html

19 ทำความเข้าใจกับผังงานก่อนลงมือเขียน หน้าที่ของผังงาน คือ การนำเสนอกระบวนการ (Process) ในขอบเขตจำกัด ให้เข้าใจว่าหากรับ ข้อมูลเข้า (Input) แล้วจะประมวลผลอย่างไร จึงได้ออกมาเป็นผลลัพธ์ (Output) ในอดีตการเขียน โปรแกรม หรือกระบวนการไม่ซับซ้อน การมองภาพว่า Input - Process - Output สามารถอยู่ในผังงาน เดียวกันก็ทำได้จึงนิยมใช้เป็นเครื่องมือสร้างทักษะให้กับผู้เริ่มต้นในการมองการประมวลผลของระบบทีละ ขั้นตอน ปัจจุบันการประมวลผล จะรับข้อมูล แล้วประมวลผล ส่งผลไปเป็นข้อมูลของอีกกระบวนการ หนึ่ง อาจทำอย่างนี้อีกหลายรอบ ด้วยกระบวนการและข้อมูลที่ต่างกันการใช้ผังงานจึงได้รับความนิยม ลดลงในการใช้แสดงแบบซอฟท์แวร์ขนาดใหญ่เนื่องจากการประมวลผลมีความซับซ้อนมากขึ้นปัจจุบันมี การใช้ Data Flow Diagram หรือ UML มาแสดงแบบซอฟท์แวร์ที่มองได้กว้างและครอบคลุมกว่า ภาพที่ 2.6 ประมวลผล กระบวนการ ที่มา : http://www.thaiall.com/flowchart/indexo.html

20 2.6.2 Process Analysis (การศึกษาและวิเคราะห์กระบวนการ) แผนภูมิกระบวนการผลิต (Operation Process Chart) คือเครื่องมือที่ใช้บันทึกข้อมูลอย่าง กะทัดรัดเพื่อความสะดวกในการอ่านแผนภูมิมีลักษณะเป็นเครื่องหมายหรือแผ่นภาพซึ่งต้องแยกแยะ ขั้นตอนการดำเนินโครงการไว้อย่างชัดเจนการวิเคราะห์แผนภูมิส่วนมากเริ่มจากการเคลื่อนที่ของวัสดุเข้า สู่กระบวนการผลิตและบันทึกขั้นตอนต่างๆของการปฏิบัติการของวัตถุดิบนั้นๆเช่นการขนส่งการทำงาน บนเครื่องจักรการประกอบชิ้นส่วนการตรวจสอบจนกระทั่งสำเร็จออกมาเป็นผลิตภัณฑ์หรือชิ้นส่วนที่ ประกอบแล้วแผนภูมิกระบวนการผลิตอาจใช้สำหรับการบันทึกขั้นตอนการผลิตของสินค้าชนิดเดียว ภายในแผนกหนึ่งๆหรือสินค้าต่างๆหลายชนิดภายในแผนกต่างๆ แผนภูมิการเคลื่อนที่ (Flow Process Chart) คือแผนภูมิที่แสดงการเคลื่อนที่ของคนวัสดุหรือ เครื่องจักรที่ใช้ในกระบวนการผลิตโดยมีรายละเอียดทุกขั้นตอนของการทำงานรวมถึงเวลาและระยะทางที่ เกิดขึ้นแสดงไว้ด้วยแผนภูมินี้เหมาะสาหรับการวิเคราะห์งานที่ต้องเสียเวลานานในการทำงานหรืองานที่ เสียเวลาการเคลื่อนย้ายเป็นระยะทางมากๆดังนั้นแผนภูมิการเคลื่อนที่ที่ใช้โดยทั่วไปมีทั้งหมด 3 แบบคือ แผนภูมิบันทึกการทำงานของคน (Man Type) แผนภูมิบันทึกการถูกกระทำของวัสดุ (Materials Type) และแผนภูมิการทำงานของคนและเครื่องจักร (Man and Machine Type) หลักการจัดทำแผนภูมิการเคลื่อนที่แผนภูมิการเคลื่อนที่ใช้ในการบันทึกเหตุการณ์ต่างๆที่เกิดขึ้น ตามลำดับโดยหลักการได้แก่รายละเอียดที่ได้จากการบันทึกบนแผนภูมิต้องได้มาจากการสังเกตที่เกิดขึ้น นั้นต้องรักษามาตรฐานความประณีตและความแม่นยำไว้เสมอและเก็บรักษาข้อเท็จจริงไว้เพื่อเป็นที่ สำหรับอ้างอิงในอนาคตประโยชน์การใช้งานแผนภูมิการเคลื่อนที่ใช้ประกอบและวิเคราะห์เพื่อหาวิธีลด ระยะทางการเคลื่อนที่และการลดเวลาลงจากการเคลื่อนที่ที่ไม่จำเป็นของคนงานในการปฏิบัติงานได้แก่ใช้ วิเคราะห์เพื่อหาการขนย้ายวัสดุที่เหมาะสมใช้วิเคราะห์เพื่อพยายามลดขั้นตอนการตรวจสอบให้เหลือ เฉพาะที่จำเป็นและใช้วิเคราะห์เพื่อหาวิธีการทำงานที่ดีกว่า เกชาลา วัลยะวัฒน์ และยุทธชัย บรรเทิงจิตร (2557).

21 ลำดับ สัญลักษณ์ ความหมาย คำจำกัดความ 1 Operation การปฏิบัติการ 1.การเปลี่ยนคุณสมบัติทางฟิสิกส์และเคมีของวัตถุ 2.การประกอบชิ้นส่วนหรือการถอดส่วนประกอบออก 3.การเตรียมวัตถุเพื่องานขั้นต่อไป 4.การวางแผน การคำนวณการให้และรับคำสั่ง 2 Inspection การตรวจสอบ 1.ตรวจสอบคุณลักษณะของวัตถุ 2.ตรวจสอบคุณภาพ หรือปริมาณ 3 Transportation การขนส่ง 1.การเคลื่อนที่วัตถุจากจุดหนึ่งไปยังอีกจุดหนึ่ง 2.คนงานกำลังเดิน 3.การเคลื่อนที่ของมือ 4 Delay การรอคอย 1.การเก็บวัสดุชั่วคราวระหว่างการปฏิบัติงาน 2.การรอคอยเพื่อเริ่มงานขั้นต่อไป 5 Storage การเก็บรักษา 1.การเก็บวัสดุในสถานที่ถาวรซึ่งต้องอาศัยคำสั่งในการ เคลื่อนย้าย 2.การถือไว้ในมือเฉพาะการวิเคราะห์การทำงานของมือ ภาพที่ 2.7 การศึกษาและวิเคราะห์กระบวนการ ที่มา : http://slideplayer.in.th/slide/2167453/ 2.6.3 Time Function Map (แผนภาพหน้าที่ตามเวลา) ความหมายแผนภาพหน้าที่ตามเวลาเป็นแผนภาพการไหลของกระบวนการที่แสดงเวลาตรงแกน นอนเครื่องมือนี้จะทำแผนที่กระบวนการที่บ่งชี้ถึงกิจกรรมและลูกศรแสดงทิศทางการไหลเวลาบนแกน นอนประเภทของการวิเคราะห์นี้จะช่วยให้ผู้ใช้ระบุและกำจัดของเสียเช่นขั้นตอนพิเศษ, การทำสำเนาและ ความล่าช้านอกจากนี้ยังเป็นเครื่องมือสื่อสารเครื่องมือการวางแผนธุรกิจและเครื่องมือที่จะช่วยในการ จัดการองค์กร องค์ประกอบที่สำคัญ ได้แก่ 1. ปัจจัยการผลิต 2. ผลที่ได้รับ 3. ขั้นตอนกิจกรรม 4. จุดการตัดสินใจ 5. การทำงาน

22 เส้นและสัญลักษณ์บนแผนที่กระบวนการช่วยให้เราสามารถบันทึกประโยคที่รัดกุมสำหรับ ขั้นตอนในกระบวนการ - สิ่งที่เกิดขึ้น? - เมื่อมันเกิดขึ้น? - ใครจะทำมันได้หรือไม่ - ในกรณีที่มันจะเกิดขึ้น? - มันใช้เวลานานเท่าใด? - มันเป็นวิธีการที่ถูกทำ? - ทำไมมันถูกทำ? ระดับที่คำถามเหล่านี้มีคำตอบจะแตกต่างกันขึ้นอยู่กับชนิดของแผนที่กระบวนการที่ จะเลือกที่ จะนำมาใช้การทำแผนที่กระบวนการประกอบด้วย 3 ชนิด 1. ความสัมพันธ์แผนที่ 2. แผนที่ข้ามสายงาน 3. แผนภูมิการไหลของกระบวนการ วัตถุประสงค์ของการทำแผนที่กระบวนการนี้เพื่อความเข้าใจที่ดีขึ้นเกี่ยวข้องกับการชุมนุมและ การจัดระเบียบของข้อเท็จจริงเกี่ยวกับการทำงานและการแสดงของพวกเขาเพื่อให้พวกเขาสามารถ สอบสวนและปรับปรุงโดยคนที่มีความรู้กระบวนการแผนที่ความช่วยเหลือในการทำความเข้าใจโดยสรุป การใช้สัญลักษณ์แผนภูมิภาพอย่างต่อเนื่องและรายละเอียดที่ไม่จำเป็น เหตุผลหลักที่จะใช้กระบวนการคือการได้รับข้อมูลเกี่ยวกับสภาพปัจจุบันและของเสียในปัจจุบันที่ เกี่ยวข้องกับมุมมองในการสร้างอนาคตที่ดีขึ้น 1. ช่วยให้เข้าใจสิ่งที่เกิดขึ้นเมื่อเวลาผ่านไป 2. ช่วยให้ระบุการว่างงานระหว่างพื้นที่, ความล่าช้าและคอขวด 3. ช่วยให้ระบุเวลาตอบสนองในปัจจุบันและวิธีการที่จะทำขึ้น

23 ภาพที่ 2.8 แผนภาพหน้าที่ตามเวลา ที่มา : https://www.chegg.com/flashcards/07-process-design-dfc3f6cf-c833-41db-bc4c701eeebd9514/deck 2.6.4 แผนภูมิก้างปลาแผนภูมิพาเรโต เครื่องมือที่นิยมใช้เก็บข้อมูลสำหรับการวิเคราะห์หาจุดบกพร่องในงานและนำไปปรับปรุงงานที่ บกพร่องให้ดีขึ้นนั้นมีอยู่ด้วยกันหลายชนิดแผนภูมิพาเรโต (Pareto Diagram) ก็เป็นแผนภูมิชนิดหนึ่งที่อยู่ ในเครื่องมือทั้ง 7 อย่างในการควบคุมคุณภาพมีความหมายและรายละเอียดดังนี้ (พิชิต สุขเจริญพงษ์. 2555) กล่าวว่าแผนภูมิพาราโตเป็นแผนภูมิที่แสดงว่ามูลเหตุใดเป็นมูลเหตุที่สำคัญที่สุดวิธีการเขียน แผนภูมิพาเรโตเริ่มจากการใช้ใบตรวจสอบเก็บข้อมูลก่อนแล้วจำแนกแจกแจงข้อมูลเป็นหมวดหมู่ตาม สาเหตุต่างๆหลังจากนั้นก็จัดอันดับโดยนำสำเหตุที่มีความถี่สูงสุดไปแสดงไว้ซ้ายสุดในแผนภูมิและสาเหตุ รองลงมาก็แสดงไว้ชิดมาทางขวามือนอกจากแสดงมูลเหตุที่สำคัญที่สุดและเรียงมูลเหตุอื่นๆตามลำดับ ความสำคัญแล้วแสดงเส้นกราฟสะสมไว้ด้วยนักเศรษฐศาสตร์ชาวอิตาเลียน ชื่อ วี พาราโต เป็นคนแรกที่ แสดงข้อมูลว่าการกระจายรายได้ของประชากรไม่สม่ำเสมอกันและในปี ค.ศ.1907 นักเศรษฐศาสตร์ชาว อเมริกัน ชื่อ เอ็มซีโลเอ็นส์ เป็นคนแรกที่เขียนแผนภูมินี้เพื่อแสดงว่าความมั่งคั่งของคนส่วนใหญ่อยู่ในมือ ของคนไม่กี่คน ดร.จูแนน เป็นคนแรกที่นาแผนภูมิของโลเอ็นส์มาแสดงว่าปัญหาในเรื่องคุณภาพขึ้นอยู่กับ สาเหตุสำคัญไม่กี่ประการและไม่ขึ้นกับสำเหตุปลีกย่อยซึ่งมีมากมายดังนั้นจึงต้องมีการเก็บข้อมูลว่าปัญหา คุณภาพเกิดจากสาเหตุอะไรบ้างนำข้อมูลมาแจกแจงดูความถี่พบสาเหตุสำคัญถ้าลงมือแก้ไขสาเหตุสำคัญ

24 เหล่านี้เพียงไม่กี่อย่างทำให้ลดปัญหาคุณภาพลงไปได้มากเหมือนที่กล่าวเสมอๆว่าแก้ปัญหาให้ตรงจุดหรือ จัดลำดับความสำคัญของปัญหาดังนั้นหลักเกณฑ์ของการเขียนแผนภูมิพาเรโตประกอบด้วย 1. จำแนกลักษณะและประเภทสาเหตุของปัญหาที่เกิดขึ้น 2. เก็บรวบรวมข้อมูลนับจำนวนลักษณะหรือประเภทของปัญหาที่เกิดขึ้นแล้วคำนวณร้อยละของ ลักษณะหรือประเภทของปัญหาที่เกิดขึ้น 3. เรียงข้อมูลที่นับจำนวนได้มากไปหาน้อยจัดทำร้อยละสะสม 4. เขียนแผนภูมิจากร้อยละสะสมโดยให้แกนนอนเป็นลักษณะหรือประเภทของปัญหาและแกน ตั้งเป็นร้อยละของลักษณะหรือประเภทของปัญหาแล้วเขียนกราฟแท่งเรียงปัญหาจากมากไปหาน้อย พร้อมทั้งกำหนดจุดและฉากเส้นร้อยละสะสมของลักษณะหรือประเภทของปัญหาเป็นแผนภูมิที่ใช้ต่อจาก แผนภูมิพาเรโตกล่าวคือหลังจากตัดสินใจที่เลือกแก้ไขปัญหาใดจากการทำแผนภูมิพาเรโตแล้วขั้นต่อไป เป็นการระดมความคิดเพื่อแก้ไขปัญหาที่เลือกขึ้นมาจากแผนภูมิพาเรโตโดยแสดงผลของสาเหตุของปัญหา ไว้ที่ปลายของแผนภูมิและระหว่างที่ถึงปลายของแผนภูมิแสดงถึงสาเหตุของปัญหาต่างๆที่เกิดขึ้นทั้งหมด จากการระดมความคิดจำแนกออกเป็นแขนงเหมือนก้างปลาซึ่งมีหลักการเขียนผังก้างปลา แสดงดังรูปที่ 2.9 ภาพที่ 2.9 แผนภูมิก้างปลาแสดงต้นเหตุของปัญหา ที่มา : https://blog.shipnity.com/fish-bone-theory/ ปัญหา

25 1. กำหนดปัญหาที่ต้องการแก้ไขจากแผนภูมิพาเรโตจากปัญหาที่กำหนดเป็นผลของสาเหตุที่อยู่ ปลายสุดของแผนภูมิก้างปลาแล้วลากเส้นตรงไปตามแนวนอนและสุดปลายเส้นตามแนวนอนเป็นผลของ สาเหตุ 2. เขียนต้นเหตุของปัญหาที่เป็นสาเหตุของปัญหาเล็กๆแตกแยกแขนงออกจากเส้นตามแนวนอน ที่ชี้ไปยังผลของสาเหตุซึ่งการเขียนสาเหตุของปัญหาได้จากการระดมความคิดทั้งหมดโดยเริ่มจากต้นเหตุ ใหญ่ของปัญหา 3. จากต้นเหตุหลักที่สำคัญ 5 ประการข้างต้นในขั้นตอนนี้แยกแตกแขนงปัญหาทั้ง 5 ออกเป็น ปัญหาย่อยโดยละเอียดซึ่งในขั้นตอนนี้เป็นการระดมความต่อเนื่องจากการหาต้นเหตุหลักด้วยการสร้าง คำถามขึ้นมาเพื่อหาสาเหตุย่อยนำมาเขียนลงในแผนภูมิก้างปลา 2.6.5 การวิเคราะห์ Why Why Analysis การวิเคราะห์ Why Why Analysis จะเป็นการวิเคราะห์หาสาเหตุรากเหง้าของปัญหาโดยหาก เราสามารถค้นพบสาเหตุรากเหง้าและกำจัดได้แล้วปัญหาเดิมจะไม่เกิดซ้ำหากปัญหาเดิมเกิดซ้ำแสดงว่า การวิเคราะห์ของเรานั้นมาผิดทางหรืออาจมีบางสาเหตุตกหล่นไปอาจจะต้องมาทำการวิเคราะห์ใหม่ โครงสร้างการเขียน Why Why Analysis จะมีโครงสร้างเหมือนกันคือซ้ายสุดจะเป็นปรากฏการณ์หรือ ส่วนแสดงปัญหาที่จะแก้ไขจากนั้นจะเริ่มถาม “ทำไม” ไปเรื่อยจนกว่าจะพบสาเหตุรากเหง้าของปัญหา จากนั้นจะเป็นการหามาตรการโต้ตอบเพื่อแก้ไขปัญหาโดยรูปแบบการเขียนจะเป็นลักษณะดังรูปที่ 2.10 ภาพที่ 2.10 โครงสร้างการวิเคราะห์ Why Why Analysis ที่มา : สุพัฒตรา เกษราพงศ์ (2551). การศึกษาการเคลื่อนไหวและเวลามาใช้ในการดำเนินการปรับปรุงการทำงาน. หน้า 10.

26 2.7 โปรแกรม Ui Path UiPath เป็นซอฟต์แวร์กลุ่ม Robotic Process Automation (RPA) ที่ถือว่าเป็น Leader จาก การจัดลำดับของ Gartner โดยช่วยลดต้นทุนค่าใช้จ่าย ลดระยะเวลาการทำงาน และลดข้อผิดพลาดอัน เนื่องจากบุคคลได้ เพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน เหมาะสำหรับองค์กรที่ต้องการนำหุ่นยนต์เข้าช่วยการ ทำงาน ภาพที่ 2.11 โปรแกรม Ui Path ในการใช้งานโปรแกรม Ui Path สำหรับการทำงานในกระบวนการส่งข้อมูลให้กับลูกค้า สามารถ เลือกใช้เครืองมือและเปลี่ยนแปลงแก้ไขข้อมูล ได้ดังนี้ 1. เครื่องมือสำหรับเลือก Browser/ Application ที่ต้องการแก้ไข หรือเรียกใช้งานโปรแกรมบน หน้า Browser นั้นๆ ภาพที่ 2.12 คำสั่ง Browser/ Application

27 2. Use Excel File เครื่องมือสำหรับการเรียกไฟล์ Excel เพื่อดึงข้อมูลในไฟล์นั้นมาใช้งาน ภาพที่ 2.13 คำสั่ง Use Excel File 3. For Each Excel Sheet เป็นเครื่องมือใช้สำหรับการวนข้อมูลในชีทงานเดียวกัน คือการวนเอา ข้อมูลในแถวถัดไปจากแถวแรกมาใช้หลังจากที่ใช้ข้อมูลในแถวที่ 1 เรียบร้อยแล้ว ภาพที่ 2.14 คำสั่ง For Each Excel Sheet

28 4. Click เครื่องมือนี้ใช้สำหรับการคลิกตามพื้นที่ที่เราเลือกใช้งาน ภาพที่ 2.15 คำสั่ง Click 5. Type Into เป็นเครื่องมือสำหรับการเลือกให้ดึงข้อมูลจากพื้นที่ที่กำหนดไปใส่ในพื้นที่ต้องการให้ เอาข้อมูลนั้นไปใส่ เช่น ต้องการนำของมูลใน Excel ไปใส่ใน Google Form ภาพที่ 2.16 คำสั่ง Type Into

29 6. If เครื่องสำหรับการสร้างเงื่อนไขในการเขียนโปรแกรม ภาพที่ 2.17 เครื่องมือคำสั่ง If 7. Select Item เป็นเครื่องมือสำหรับการเลือกตัวเลือก ภาพที่ 2.18 เครื่องมือคำสั่ง Select Item

30 2.8 เอกสารและงานวิจัยที่เกี่ยวข้อง ณัฐกันต์ อ้วนวิจิตร (2554). ได้ศึกษาโรงงานผลิตชุดกีฬาโดยได้มุ่งเน้นการปรับปรุงสายการผลิต เสื้อแจ๊คเก็ตรุ่น 388987 ซึ่งมี 41 สถานีงาน 56 ขั้นตอนและพนักงาน 43 คนโดยมีเป้าหมายคือเพิ่ม ความสามารถในการผลิตขึ้น 46 ตัวต่อชั่วโมงจากการวิเคราะห์พบว่าในปัจจุบันสถานีงานที่ 37 38 และ 39 ใช้เวลาในการผลิตแต่ละสถานีสูงจึงมุ่งเน้นการปรับปรุงที่สถานีงานดังกล่าวโดยใช้เทคนิคการปรับปรุง งาน ECRS ประกอบด้วยการขจัดงานการรวมงานและการจัดงานใหม่จากผลการปรับปรุงการทางาน พบว่าสามารถเพิ่มกาลังการผลิตได้เป็น 47 ตัวต่อชั่วโมง ประยูร สุรินทร์ (2555). ได้ทำการศึกษาเพื่อลดเวลาสูญเสียในกระบวนการผลิตเพิ่มประสิทธิภาพ การผลิตเพื่อแก้ปัญหาในอุตสาหกรรมการผลิตอุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์ซึ่งจากการศึกษาพบว่าเวลาที่สูญเสีย เกิดขึ้นจากหลายสาเหตุด้วยกันเช่นเกิดจากเครื่องมือและอุปกรณ์ไม่เหมาะสมหรือไม่สะดวกในการ ปฏิบัติงานพนักงานใช้เวลาไม่เท่ากันไม่มีวิธีการทำงานที่เป็นมาตรฐานเดียวกันและสภาพแวดล้อมในการ ปฏิบัติงานซึ่งคณะผู้ทำวิจัยได้เลือกปัญหาที่เกิดจากอุปกรณ์ไม่เหมาะสมหรือไม่สะดวกในการปฏิบัติงานมา ทาการปรับปรุงแก้ไข ไพรินทร์ หลวงมูล (2554). ได้นำหลักการเคลื่อนไหวและเวลามาใช้ในการลดขั้นตอนที่ไม่จำเป็น และปรับเปลี่ยนวิธีการทำงานใหม่ซึ่งผลจากการปรับปรุงทำให้สามารถเพิ่มประสิทธิภาพของเครื่องตัดขึ้น รูปชิพได้โดยการปรับปรุงในขั้นตอนการเตรียมเครื่องมือและตัดขั้นตอนหมุนสกรูออกไปนอกจากนี้ยัง ออกแบบอุปกรณ์เก็บเครื่องมือทำให้ลดเวลาในการเดินไปเอาสไลด์เพทจากชั้นเก็บทำให้สามารถลดเวลา ในการปรับตั้งเครื่องตัดขึ้นรูปชิพได้อีกด้วย จักรพงษ์ เลิศวัฒนานุวัฒน์ และปรัชญา บุญสนอง (2555). การศึกษาเกี่ยวกับการเพิ่มผลผลิต ของโรงงานผลิตโช๊คอัพแก๊สจากการศึกษาและวิเคราะห์การทำงานในแผนกประกอบโช๊คอัพแก๊ส พบว่า ขั้นตอนในการทำงานใช้เวลามากและมีขั้นตอนการปฏิบัติงานไม่เหมาะสม ทำให้ยอดการผลิตไม่ตรงตาม เป้าหมายแล้วจาเป็นต้องให้พนักงานต้องปฏิบัติงานล่วงเวลาส่งผลต่อต้นทุนในการผลิตที่สูงตามไปในที่สุด จากการศึกษากระบวนการผลิตพบว่าในการประกอบโช๊คอัพแก๊สนั้น ใช้เวลามาตรฐานอยู่ที่ 3.33 นาที/ ชิ้น ดังนั้นทางคณะผู้จัดทำจึงมีแนวคิดที่จะปรับปรุงการผลิตในกระบวนการประกอบโช๊คอัพแก๊สโดยใช้ หลักการออกแบบอุปกรณ์ช่วยในการประกอบโช๊คอัพแก๊สมาช่วยแก้ไขปัญหาให้การทำงานมีความง่าย และสะดวกในการปฏิบัติงานมากขึ้นโดยผลจากการทดลองสามารถลดขั้นตอนการผลิตจากเดิม 28 ขั้นตอนเหลือเพียง 22 ขั้นตอนและสามารถลดเวลามาตรฐานลงเหลือ 1.03 นาที/ชิ้น

31 ปธานินธ์ ปุณภัคน์ญานนท์ และคณะ (2553). การเพิ่มผลผลิตของสายการผลิต L.V.Bobbrin โรงงานผลิตชิ้นส่วนอิเล็กทรอนิกส์ซึ่งทางคณะผู้จัดทำได้ทำการศึกษาและวิเคราะห์ขั้นตอนการผลิตของ สายการผลิต L.V.Bobbrin ซึ่งมีพนักงานปฏิบัติงานอยู่จำนวน 5 คนมีขั้นตอนการปฏิบัติงานอยู่ 4 ขั้นตอน และมีอุปกรณ์จับยึดเป็นหลักในการผลิตจากการศึกษาขั้นต้นพบว่าเกิดปัญหาคอขวดในการผลิตทำให้เกิด ความล่าช้าทำงานได้ไม่เต็มประสิทธิภาพส่งผลให้ยอดการผลิตไม่เป็นไปตามเป้าหมายของบริษัทดังนั้นจึง จำเป็นต้องปรับปรุงการทำงานโดยใช้หลักการออกแบบอุปกรณ์จับยึดมาประยุกต์ใช้แก้ปัญหาเพื่อลด ขั้นตอนการทำงานและเป็นการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานซึ่งจากผลการปรับปรุงการทำงานส่งผลให้ ประสิทธิภาพของการทำงานเพิ่มขึ้น 25.24 เปอร์เซ็นต์ที่ทำการทดลองและมีปริมาณสัดส่วนของเสียก่อน ปรับปรุงอยู่ 0.162 เปอร์เซ็นต์หลังจากทำการปรับปรุงอยู่ที่ 0.085 เปอร์เซ็นต์ลดลงไปได้ 0.077 เปอร์ เซ็นของจำนวนผลิต อนุทิน จิตตะสิริ (2555). ที่ว่าบุคลากรปฏิบัติงานด้านบริหารเอกสารที่มีทัศนคติที่ดีต่อการ เปลี่ยนแปลงเทคโนโลยีสารสนเทศในทิศทางเดียวกันในระดับปานกลางเนื่องจากเทคโนโลยีทาง คอมพิวเตอร์ได้เจริญก้าวหน้าและมีบทบาทในการเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานของสำนักงานให้มีความ ทันสมัยถูกต้องและรวดเร็วไพโรจน์ อุษาวดี อินทร์คล้าย (2562). การปรับปรุงกระบวนการเพื่อลดเวลาในการเคลื่อนย้ายเครื่องยนต์ งานวิจัยนี้มีวัตถุประสงค์ เพื่อลดเวลาในขั้นตอนเคลื่อนย้ายเครื่องยนต์ของบริษัทกรณีศึกษา A ซึ่งเป็น บริษัทที่ประกอบด้วยฝ่ายช่างที่ชำนาญการ ในการซ่อมแซมเครื่องยนต์สาหรับเครื่องบินโดยสาร โดย งานวิจัยนี้ได้ใช้หลักการศึกษาเวลา ในการหาเวลามาตรฐานการปฏิบัติงาน และใช้แผนผังแสดงเหตุและ ผล ในการหาสาเหตุที่แท้จริงของเวลาในการเคลื่อนย้ายเครื่องยนต์ที่ยาวนาน ซึ่งจากการวิเคราะห์เชิงลึก เวลามาตรฐานพบว่าในขั้นตอนการเตรียมแม่แรงเข้ากับเครน เป็นขั้นตอนที่ใช้ระยะเวลานานที่สุด และยัง เป็นขั้นตอนที่ใช้แรงในการปฏิบัติงานมาก ทาให้พนักงานเกิดความเมื่อยล้า ดังนั้นงานวิจัยนี้ได้ใช้หลักการ ECRS ร่วมกับหลักการออกแบบ สร้างอุปกรณ์ช่วยในขั้นตอนการเตรียมแม่แรงเข้ากับเครน จากนั้นทำการ ทดลองใช้อุปกรณ์ พบว่าอุปกรณ์สามารถใช้งานได้เป็นอย่างดี และส่งผลให้เวลาในการเคลื่อนย้าย เครื่องยนต์ลดลงอย่างมีนัยสำคัญ จากก่อนปรับปรุงใช้เวลา 125 นาที หลังปรับปรุงใช้เวลา 73 นาที จุฑามาศ เขียวสิรยากร (2551) ศึกษาการปรับปรุงระบบเอกสารของหน่วยงานสนับสนุนใน โรงงานอุตสาหกรรมโดยการใช้เทคนิควิเคราะห์มากิกามิ ทั้งหมด 4 แผนก เพื่อวิเคราะห์ความสูญเปล่าใน การจัดทำอกสารเพื่อทำจ่ายให้กับผู้ส่งมอบต่างประเทศ แผนกนําเข้าและส่งออก แผนกรับสินค้า แผนก จัดซื้อ และแผนกบัญชี ผลการศึกษาพบว่า หลังจากที่มีการปรับปรุงกระบวนการทำงานสามารถลดเวลา ในการทำงานได้จริง แผนกนําเข้าส่งออกสามารถลดเวลาลงได้จาก 2,160 วินาที ลงเหลือ1,080 วินาที

32 แผนกรับสินค้าสามารถลดเวลาลงได้จาก 720วินาทีลงเหลือ 470 วินาที แผนกจัดซื้อสามารถลดเวลาลงได้ จาก 350 วินาทีลงเหลือ 280 วินาทีและแผนกบัญชีสามารถลดเวลาลงได้จาก 9,880 วินาที ลงเหลือ 9,520 วินาที วิบูลย์ สำราญ รัมย์ และเจริญ สุนทราวาณิ ชย์ (2554) ศึกษาการปรับปรุงกระบวนการทางธุรกิจ โดยการวิเคราะห์มากิกามิในอุตสาหกรรมเสื้อผ้า ด้วยการวิเคราะห์ส่วนที่เป็นคอขวดของระบบโดยรวม ศึกษาความซับซ้อนและขั้นตอนต่าง ๆ และทำการปรับปรุงให้มีความกระชับมากขึ้น จากการวิเคราะห์ พบว่ากระบวนการส่วนมากจะเสียเวลากับการรออนุมัติมากที่สุด ผลการปรับปรุงสามารถลดขั้นตอนการ ทำงานจาก 68 ขั้นตอนเหลือ 39 ขั้นตอน ลดเวลาในการทำงานจาก 227 วัน เหลือ 131 วัน ขวัญใจ โชคไพบูลย์ และ ทศพล เกียรติเจริญผล (2555) ได้นําแนวคิดแบบลีนและเครื่องมือมา ปรับปรุงกระบวนการจัดทำเอกสารรายงานเคลมส่งให้ลูกค้า โดยการเลือกใช้เทคนิควิเคราะห์กระดาษ ม้วน (Roll Paper Analysis) หรือมากิกามิ (Makigami) เพื่อวิเคราะห์หาปัญหาและแยกประเภทความ สูญเสียของแผนกประกันสุขภาพซึ่งประสบปัญหาความล่าช้าในการตอบสนองต่อคําร้องเรียนของลูกค้า ภายหลังการปรับปรุงสามารถลดเวลาดำเนินกิจกรรมรวมจาก 337 นาที ลงเหลือ 212 นาที หรือคิดเป็น ร้อยละ 37 จากเวลาทั้งหมด

33 บทที่ 3 ระเบียบวิธีการวิจัย การศึกษาวิจัยเรื่องการปรับปรุงและลดเวลาการทำงานในกระบวนการส่งข้อมูลให้กับลูกค้าด้วย โปรแกรม Ui Path จะเน้นการศึกษาและประยุกต์ใช้โปรแกรม Ui Path เพื่อการปรับปรุงการทำงาน เนื่องจาก กระบวนการส่งข้อมูลสินค้าให้กับลูกค้านั้น จะต้องดำเนินการผ่าน Google Form โดยจะต้อง ใช้ User ของลูกค้าเท่านั้นและในการส่งข้อมูลให้กับลูกค้า จะไม่สามารถเข้าใช้งานพร้อมกันได้ หรือจะใช้ งานได้เพียงครั้งละหนึ่งเครื่องเท่านั้น จึงทำให้พนักงานจะต้องจัดการแบ่งเวลาการทำงานเพื่อเลี่ยงการ ทำงานในเวลาเดียวกันจึงเป็นเหตุให้ใช้เวลาในทำงานกระบวนการนี้มาก ดังนั้นจึงจำเป็นที่จะต้องลดเวลา ในกระบวนการส่งมอบข้อมูลสินค้าให้กับลูกค้า ซึ่งมีขั้นตอนการทำวิจัยอธิบายได้พอสังเขปดังนี้ 3.1 ประชากรและกลุ่มตัวอย่าง 3.2 วิธีการดำเนินงานวิจัย 3.3 ขอบเขตของการวิจัย 3.4 การออกแบบวิธีรวบรวมข้อมูล 3.5 ทบทวนวิธีการรวบรวมข้อมูล 3.6 การวิเคราะห์ข้อมูล 3.7 รายงานและสรุปผล 3.1 ประชากรและกลุ่มตัวอย่าง ได้แก่พนักงานในฝ่ายส่งออกในกระบวนส่งข้อมูลสินค้าให้กับลูกค้า จำนวนพนักงานทั้งหมด 8 คน ได้แก่ 1) พนักงานฝ่าย TRAFFIC 1 คน 2) พนักงานแผนก OPERATION 1 คน 3) พนักงานแผนก B/L 1 คน 4) พนักงาน ถึงหัวหน้าแผนก CHECKER 1 คน 5) พนักงานแผนก L/C 1 คน 6) พนักงาน ถึงหัวหน้าแผนก DOCUMENT 1 คน 7) พนักงานแผนก ใบรับรองอาหารส่งออก 1 คน 8) พนักงานแผนกสิทธิประโยชน์1 คน

34 โดยมีตารางแสดง ขั้นตอนการทำงานการจัดทำเอกสารส่งมอบให้กับลูกค้า ดังนี้ ลำดับ ผังกระบวนการ รายละเอียด ผู้รับผิดชอบ แผนก 1 ได้รับเอกสารการสั่งซื้อจากโรงงาน และ ดำเนินการออกเอกสาร ฝ่ายโรงงาน โลจิสติกส์ 2 การจองระวางตามประเภทการขนส่งและหัว ลาก ตาม DELIVERY ORDER LIST TRAFFIC TRAFFIC 3 การจัดทำเอกสารชุดผ่านพิธีการศุลกากร OPERATION OPERATION 4 ฝ่ายประสานงานราชการ เรียกพิมพ์ DELIVERY ORDER LIST ในระบบ SAP พนักงาน แผนก B/L B/L 5 พนักงานแผนก L / C ฝ่ายส่งออก พิมพ์ DELIVERY ORDER ที่แผนกวางแผน ฝ่าย LOGISTICS (โรงงาน) สร้างไว้ในระบบ SAP พนักงานขอ รับรองใบ ส่งออก ประสานงาน ราชการ 6 ฝ่ายชิปปิ้ง รับ S/I และ / หรือ เอกสารอื่นๆ เพื่อ ผ่านพิธีการส่งออก จากพนักงาน OPERATION ฝ่ายส่งออก เพื่อทำการเลือกใช้ สิทธิประโยชน์ทางภาษีอากร พนักงาน แผนก L/C L/C 7 โรงงานจะส่งใบสรุปรายการ LOAD และ / หรือ ใบแจ้งการ SHORT SHIPPED ให้กับ พนักงาน B/L BY E-MAIL เพื่อทำการแก้ไข และปรับปรุงข้อมูลให้ ถูกต้องตามวิธีการ ปฏิบัติงานการจัดทำใบจองเรือ การตรวจเช็ค และการรับ B/L พนักงาน แผนกสิทธิ ประโยชน์ SHIPPING 8 พนักงานแผนก DOCUMENT, CHECKER จัดทำเอกสารเพื่อการส่งมอบให้ลูกค้าตามวิธี การปฏิบัติงานการจัดทำเอกสารเพื่อการขาย ตั๋ว เมื่อพนักงาน DOCUMENT จัดทำเอกสาร เพื่อการส่งมอบ ให้ลูกค้าเสร็จเรียบร้อย จะส่ง เอกสารฯ ให้กับพนักงาน CHECKER (ฉบับ ร่าง) DOCUMENT DOCUMENT START ทำเอกสารจอ ระวาง ทำเอกสารผ่าน พิธีศุลการกร ทำใบ PARTICULARS ขอใบรับรออาหาร ส่งออก ทำใบ AUTHORIZED TO SHIP ส่งมอบเอกสาร เพื่อดำเนินพิธี ศุลกากร ทำเอกสาร Draft

35 9 CHECKER ฝ่ายส่งออกรับชุดเอกสาร ฉบับ ร่างมาตรวจสอบและส่งคืนอผนก Document CHECKER CHECKER 10 พนักงานแผนก DOCUMENT, CHECKER จัดทำเอกสารเพื่อการส่งมอบให้ลูกค้าตามวิธี การปฏิบัติงานการจัดทำเอกสารเพื่อการขาย ตั๋ว เมื่อพนักงาน DOCUMENT จัดทำเอกสาร เพื่อการส่งมอบ ให้ลูกค้าเสร็จเรียบร้อย จะส่ง เอกสารฯ ให้กับพนักงาน CHECKER ฉบับริง DOCUMENT DOCUMENT 11 CHECKER ฝ่ายส่งออก รับชุดเอกสาร ฉบับ จริงมาตรวจสอบและ การดำเนินการขายตั๋ว CHECKER CHECKER 12 ทำการรวบรวมข้อมูลวัตถุดิบปลาจากโรงงาน นำมาแปลงข้อมูลให้อยู่ในรูปแบบ Master File เพื่อทำการแบ่งงานให้กับพนักงานใน แผนก และทำการส่งมอบให้ลูกค้าผ่าน google from DOCUMENT DOCUMENT 13 รับเอกสารเพื่อการส่งมอบให้ลูกค้าจากแผนก OPERATION ที่บรรจุซองของ บริษัทฯ เรียบร้อย พร้อมจ่าหน้าซองชื่อที่อยู่ของลูกค้า หรือชื่อที่อยู่ของผู้รับเอกสาร เพื่อทำการ จัดส่งซองเอกสารดังกล่าว ให้กับบริษัท COURIER OPERATION OPERATION 14 ส่งเอกสารให้บริษัทขนส่ง ทำการส่งเอกสาร ให้ลูกค้า OPERATION OPERATION ตารางที่ 3.1 ขั้นตอนการทำงานการจัดทำเอกสารส่งมอบให้กับลูกค้า ตรวจสอบ ตรวจสอบ การจัดส่งข้อมูลวัตถุดิบ Testsibility การจัดส่งเอกสารเพื่อ การส่งมอบให้ลูกค้า END ทำเอกสาร ฉบับจริง

36 3.2 วิธีการดำเนินงานวิจัย การวิจัยนี้มีวัตถุประสงค์เพื่อวิเคราะห์หาสาเหตุความสูญเปล่าที่เกิดขึ้นในกระบวนการส่งข้อมูล ให้กับลูกค้า เพื่อหาแนวทางในการแก้ไขปัญหาความสูญเปล่าและแนวทางในการแก้ไขปัญหา โดยมี ขั้นตอนการดำเนินงานวิจัยดังนี้ ภาพที่ 3.1 วิธีการดำเนินวิจัย ศึกษาปัญหาการทำซ้ำซ้อนและสาเหตุการทำการที่ผิดพลาดบ่อยครั้ง ค้นหาสาเหตุของปัญหาการทำงานซ้ำซ้อนและการทำงานผิดพลาด โดยใช้ผังก้างปลา (Fish Bone Diagram) ศึกษางานวิจัยและทฤษฎีที่เกี่ยวข้องกับการลดความสูญเปล่าจากการทำงาน เก็บรวบข้อมูลการดำเนินงานทั้งหมดในแผนกส่งออก คัดเลือกเทคนิคการลดความสูญเปล่า วิเคราะห์เปรียบเทียบผลก่อนและหลังการดำเนินกิจกรรม สรุปผลและเสนอแนะ

37 3.2.1 ศึกษาปัญหาการทำซ้ำซ้อนและสาเหตุการทำการที่ผิดพลาดบ่อยครั้ง ในขั้นตอนการดำเนินงานวิจัยในครั้งนี้ผู้วิจัยได้ทำการศึกษาและเก็บรวบรวมข้อมูลที่เกี่ยวกับการ ดำเนินงานภายในแผนกส่งออก โดยการทำการศึกษาจากการสอบถามและเก็บรวบรวมข้อมูลจากพนักง งานแผนก ส่งออก ผู้วิจัยได้ดำเนินการเก็บรวบรวมข้อมูลในกระบวนการส่งข้อมูลให้กับลูกค้าของบริษัท กรณีศึกษา 3.2.2 ค้นหาสาเหตุของปัญหาที่ทำให้เกิดความสูญเปล่าในกระบวนการดำเนินงาน โดยใช้แผนผัง ก้างปลา (Fish Bone Diagram) ในส่วนของการค้นหาสาเหตุของปัญหา ผู้วิจัยได้ใช้แผนผังก้างปลาในการช่วยหาสาเหตุของการ ทำงานที่ซ้ำซ้อนและเกิดความผิดพลาดในระหว่างการดำเนินงาน ซึ่งผู้วิจัยได้ทำการสังเกตและสอบถาม เพิ่มเติมจากพนักงานขนส่งในส่วนของปัญหาและสาเหตุที่ก่อให้เกิดการทำงานที่ซ้ำซ้อนและผิดพลาดของ บริษัทกรณีศึกษา ดังแสดงในภาพ ที่ 3.2 ภาพที่ 3.2 แผนผังก้างปลา

38 3.2.3 ศึกษางานวิจัยและทฤษฎีที่เกี่ยวข้องกับการลดความสูญเปล่าจากการทำงาน ในขั้นตอนการดำเนินงานวิจัยงานวิจัยในครั้งนี้ผู้วิจัยได้ทำการศึกษาเกี่ยวกับงานวิจัยและทฤษฎี ต่างๆที่เกี่ยวข้องกับเทคนิคมากิกามิ เทคนิคลีนสำนักงาน และเทคนิคอีซีอาร์เอส โดยใช้ข้อมูลจากการ ทบทวนวรรณกรรมในบทที่ 2 มาเป็นเครื่องมือในการเลือกใช้เทคนิคมากิกามิ เทคนิคลีนสำนักงาน และ เทคนิคอีซีอาร์เอส 3.2.4 เก็บรวบข้อมูลการดำเนินงานทั้งหมดในแผนกส่งออก การเก็บรวบรวมข้อมูลที่จะนำมาใช้ทำการศึกษาแบ่งออกเป็น 2 ประเภท คือ 1.ข้อมูลปฐมภูมิ (Primary Data) เป็นการเก็บรวบรวมข้อมูลโดยใช้วิธีการสัมภาษณ์เชิง ลึกจากพนักงานในแผนกส่งออกจำนวน 8 คน โดยทำการรวบรวมข้อมูลจากการสัมภาษณ์และนำมา วิเคราะห์ต่อไป 2. ข้อมูลทุติยภูมิ (Secondary Data) เป็นการเก็บรวบรวมข้อมูลจากปริมาณงานจาก การส่งข้อมูลทั้งหมด รวมถึงศึกษาจากเอกสาร หนังสือ ข้อมูลทางอินเตอร์เน็ต และเอกสารงานวิจัยที่ เกี่ยวข้องกับการศึกษาครั้งนี้ 3.2.5 คัดเลือกเทคนิคการลดความสูญเปล่าที่เหมาะสมที่สุด ในขั้นตอนการเลือกเทคนิคที่จะนำมาปรับปรุงกระบวนการเพื่อลดความสูญเปล่าในกระบวนการ ส่งข้อมูลให้กับลูกค้า ผู้วิจัยได้ทำการคัดเลือกเทคนิคมากิกามิเพื่อแสดงการไหลของการทำงาน เทคนิค ECRS เพื่อกำจัดกิจกรรมการดำเนินงานที่เกิดความสูญเปล่า และเทคนิคลีนเพื่อนลดเวลาการดำเนินงาน ในกระบวนการส่งข้อมูลให้กับลูกค้า 3.2.6 สรุปผลและเสนอแนะ นำเทคนิคที่ได้คัดเลือกมาอย่างเหมาะสมมาทำการวิเคราะห์หาสาเหตุของความสูญเปล่าและ ปรับปรุงกระบวนการดำเนินการส่งข้อมูลให้กับลูกค้า หลังจากนั้นจะนำผลการดำเนินงานที่เปรียบเทียบ เวลาในกระบวนการก่อนปรับปรุงและหลังปรับปรุง และเสนอแนะแนวทางการในการปรับปรุง กระบวนการทำงานเพื่อลดความสูญเปล่าที่มีโอกาสเกิดขึ้น