GARIS PANDUAN DAN SYARAT-SYARAT PENGESAHAN DALAM PERKHIDMATAN BAGI STAF UNIVERSITI MALAYSIA PERLIS UNIT PERKHIDMATAN & SARAAN BAHAGIAN SUMBER MANUSIA JABATAN PENDAFTAR
GARIS PANDUAN DAN SYARAT-SYARAT PENGESAHAN DALAM PERKHIDMATAN BAGI STAF UNIVERSITI MALAYSIA PERLIS UNIT PERKHIDMATAN & SARAAN BAHAGIAN SUMBER MANUSIA JABATAN PENDAFTAR
GARIS PANDUAN DAN SYARAT-SYARAT PENGESAHAN DALAM PERKHIDMATAN BAGI STAF UNIVERSITI MALAYSIA PERLIS UNIT PERKHIDMATAN & SARAAN BAHAGIAN SUMBER MANUSIA JABATAN PENDAFTAR
GARIS PANDUAN DAN SYARAT-SYARAT PENGESAHAN DALAM PERKHIDMATAN BAGI STAF UNIVERSITI MALAYSIA PERLIS UNIT PERKHIDMATAN & SARAAN BAHAGIAN SUMBER MANUSIA JABATAN PENDAFTAR
MUKA SURAT 1.0 2.0 3.0 4.0 5.0 6.0 7.0 8.0 9.0 10.0 11.0 12.0 13.0 14.0 15.0 16.0 17.0 PERKARA Pendahuluan Tujuan Definisi Jawatankuasa Pemilih bagi Pengesahan Dalam Perkhidmatan Pemilihan Opsyen Skim Kumpulan Wang Simpanan Pekerja Perakuan Pengesahan Dalam Perkhidmatan oleh Ketua Jabatan Pemberian Taraf Berpencen Syarat-Syarat Pengesahan Dalam Perkhidmatan Peperiksaan/Program/Kursus/Penilaian Untuk Pengesahan Dalam Perkhidmatan Tatacara Penetapan Tarikh Pengesahan Dalam Perkhidmatan Prosedur Dan Syarat-Syarat Pengesahan Dalam Perkhidmatan Staf Yang Ditukar Lantik Bagi Tujuan Pencen Prosedur Permohonan Pengesahan Dalam Perkhidmatan Prosedur Mengemukakan Permohonan Pelanjutan Tempoh Percubaan Tanggungjawab Staf Tanggungjawab Ketua Jabatan Carta Alir Proses Pengesahan Dalam Perkhidmatan Lampiran 1 Borang Tawaran Opsyen Untuk Memilih Skim Kumpulan Wang Simpanan Pekerja Selaras Dengan Peruntukan Seksyen 6A(1) Pindaan Akta Pencen Pihak-Pihak Berkuasa Berkanun Dan Tempatan 1980 [Akta 239] 1 1 1 4 6 7 7 8 10 14 14 15 16 17 17 19 20
1.0 PENDAHULUAN Seseorang staf yang dilantik dalam perkhidmatan awam perlu menjalani tempoh percubaan selama satu (1) hingga tiga (3) tahun. Ia merupakan satu tempoh untuk menilai kebolehan staf dalam mencapai tahap kompetensi yang ditetapkan dan memastikan staf mempunyai prestasi kerja serta tata kelakuan yang memuaskan sebelum layak disahkan dalam perkhidmatan. 1.1.
1.0 PENDAHULUAN Selain menjalani tempoh percubaan selama satu (1) hingga tiga (3) tahun, staf juga perlu memenuhi syarat-syarat lain yang telah ditetapkan oleh Universiti. Sekiranya staf telah memenuhi semua syarat yang dinyatakan dalam skim perkhidmatan atau apa-apa syarat lain yang ditentukan dari semasa ke semasa, staf adalah layak disahkan dalam perkhidmatan oleh pihak Universiti. Pengesahan Dalam Perkhidmatan (PDP) dilaksana berdasarkan kepada Peraturan 29, Peraturan-peraturan Staf Awam (Pelantikan, Kenaikan Pangkat dan Penamatan Perkhidmatan) 2012 [P.U. (A) 1/2012]. 1.2. 1.3.
2.0 TUJUAN Garis panduan ini dibangunkan sebagai rujukan bertujuan untuk menjelaskan tatacara dan syarat-syarat pengesahan dalam perkhidmatan (PDP) staf Universiti Malaysia Perlis bagi memastikan urusan pengesahan dalam perkhidmatan dapat dilaksanakan dengan lancar dan cekap.
3.0 DEFINISI Dalam panduan ini: i. Jawatankuasa Pemilih bagi Pengesahan Dalam Perkhidmatan Kumpulan Pengurusan Tertinggi; ii. Jawatankuasa Pemilih bagi Pengesahan Dalam Perkhidmatan Kumpulan Pengurusan dan Profesional (Akademik/Pentadbiran); dan iii. Jawatankuasa Pemilih bagi Pengesahan Dalam Perkhidmatan Kumpulan Pelaksana. Pusat Tanggungjawab : Meliputi Jabatan/Fakulti/ Pusat/Institut 3.1. Jawatankuasa Pemilih bagi Pengesahan Dalam Perkhidmatan: Satu jawatankuasa yang ditubuhkan untuk menguruskan hal ehwal berkaitan urusan pengesahan dalam perkhidmatan staf yang terdiri daripada :- 3.2.
3.0 DEFINISI Tempoh percubaan: Satu tempoh untuk menilai kebolehan dan kesesuaian staf yang dilantik sebelum layak disahkan dalam perkhidmatan. Seseorang staf yang dilantik ke dalam perkhidmatan awam dikehendaki berkhidmat dalam percubaan bagi tempoh satu (1) hingga tiga (3) tahun. 3.3. 3.4. 3.5. Staf Kumpulan Pengurusan Tertinggi : Terdiri daripada staf Gred Jawatan Utama C dan ke atas. Staf Kumpulan Pengurusan dan Profesional : Terdiri daripada staf Gred 41 dan ke atas. Staf Kumpulan Pelaksana : Terdiri daripada staf Gred 11 hingga 40. 3.6.
3.0 DEFINISI Pelanjutan Tempoh Percubaan: Proses melanjutkan tempoh percubaan bagi staf yang tidak berjaya disahkan dalam perkhidmatan di dalam tempoh percubaan yang ditetapkan. Staf yang gagal disahkan dalam perkhidmatan selepas tamat tempoh percubaan boleh dipertimbangkan pelanjutan tempoh percubaan oleh Jawatankuasa Pemilih sama ada dengan denda atau tanpa denda tidak melebihi dua (2) tahun kecuali dalam keadaan khas yang ditentukan oleh Jawatankuasa Pemilih. Pelanjutan Tanpa Denda: Pelanjutan tempoh percubaan staf yang diluluskan tanpa dikenakan denda kerana kegagalan disahkan dalam perkhidmatan semasa tempoh percubaan asal yang ditetapkan bukan disebabkan oleh kecuaian atau kelemahan staf. Staf dalam tempoh pelanjutan tanpa denda layak dipertimbangkan Pergerakan Gaji Biasa (PGB). 3.7. 3.8.
3.0 DEFINISI Pelanjutan Dengan Denda: Pelanjutan tempoh percubaan staf yang diluluskan dengan dikenakan denda kerana kegagalan disahkan dalam perkhidmatan semasa tempoh percubaan asal yang ditetapkan disebabkan oleh kecuaian atau kelemahan staf. Staf yang dilanjutkan tempoh percubaan dengan denda akan mengalami kesan ke atas perkhidmatan dari segi hilang kekananan bagi tempoh yang sama dengan tempoh pelanjutan tersebut, tidak layak mendapat Pergerakan Gaji Tahunan (PGT) semasa pelanjutan tempoh percubaan dan Tarikh Pergerakan Gaji (PGT) berubah mengikut tarikh kuat kuasa pengesahan dalam perkhidmatan staf. 3.9.
4.0 JAWATANKUASA PEMILIH BAGI PENGESAHAN DALAM PERKHIDMATAN Jawatankuasa Pemilih bagi Pengesahan Dalam Perkhidmatan Kumpulan Pengurusan Tertinggi 4.1.1 4.1. Struktur keanggotaan Jawatankuasa Pemilih :- Jawatankuasa Pemilih bagi Pengesahan Dalam Perkhidmatan Kumpulan Pengurusan dan Profesional (Akademik/Pentadbiran) 4.1.2
Nota: Pengerusi juga boleh melantik mana-mana Ahli mengikut kekananan jawatan sebagai Timbalan Pengerusi untuk mempengerusikan mesyuarat semasa ketiadaan Pengerusi. Jawatankuasa Pemilih bagi Pengesahan Dalam Perkhidmatan Kumpulan Pelaksana 4.1.3 4.0 JAWATANKUASA PEMILIH BAGI PENGESAHAN DALAM PERKHIDMATAN
4.0 JAWATANKUASA PEMILIH BAGI PENGESAHAN DALAM PERKHIDMATAN Memperakukan staf yang telah memenuhi syarat-syarat pengesahan dalam perkhidmatan untuk disahkan dalam perkhidmatan; 4.2.1. Melanjutkan tempoh percubaan staf yang gagal memenuhi syarat-syarat pengesahan dalam perkhidmatan dalam tempoh satu (1) hingga tiga (3) tahun; 4.2.2. Memberi perakuan untuk mengembalikan staf yang gagal disahkan dalam perkhidmatan ke jawatan asalnya; 4.2.3. Bidang kuasa Jawatankuasa Pemilih bagi Pengesahan Dalam Perkhidmatan adalah : 4.2.
4.0 JAWATANKUASA PEMILIH BAGI PENGESAHAN DALAM PERKHIDMATAN Memperakukan staf yang telah memenuhi syaratsyarat pengesahan dalam perkhidmatan untuk disahkan dalam perkhidmatan; 4.2.1. Melanjutkan tempoh percubaan staf yang gagal memenuhi syaratsyarat pengesahan dalam perkhidmatan dalam tempoh satu (1) hingga tiga (3) tahun; 4.2.2. Memberi perakuan untuk mengembalikan staf yang gagal disahkan dalam perkhidmatan ke jawatan asalnya; 4.2.3. Bidang kuasa Jawatankuasa Pemilih bagi Pengesahan Dalam Perkhidmatan adalah : 4.2.
4.0 JAWATANKUASA PEMILIH BAGI PENGESAHAN DALAM PERKHIDMATAN Mengesyorkan bimbingan dan kaunseling dengan tujuan memperbaiki dan mempertingkatkan prestasi serta motivasi staf yang belum layak disahkan dalam perkhidmatan kerana prestasi yang kurang memuaskan; 4.2.4. Mencadangkan penamatan perkhidmatan staf yang gagal disahkan dalam perkhidmatan; dan 4.2.5. Membincangkan dan membuat keputusan berhubung hal-hal lain yang berkaitan dengan urusan pengesahan dalam perkhidmatan staf 4.2.6.
4.0 JAWATANKUASA PEMILIH BAGI PENGESAHAN DALAM PERKHIDMATAN Sebarang pindaan keanggotaan dan Bidang Kuasa Jawatankuasa Pemilih adalah tertakluk kepada kelulusan Lembaga Pengarah Universiti. Garis panduan ini akan secara automatik mengguna pakai kelulusan terkini sepertimana diluluskan Lembaga Pengarah Universiti. 4.3 Kelulusan pengesahan dalam perkhidmatan adalah di bawah bidang kuasa Pihak Berkuasa Melantik. 4.4
Subseksyen (3) di bawah seksyen yang sama menetapkan bahawa apabila opsyen yang dibuat oleh seseorang staf di bawah Subseksyen (1) itu berkuatkuasa, maka opsyen tersebut adalah MUKTAMAD. Ini bermakna staf tidak boleh meminda, menukar, membatalkan atau membuat opsyen yang baru kecuali mereka telah meletakkan jawatan dan dilantik semula secara tetap sama ada ke jawatan yang sama atau berlainan. 5.0 PEMILIHAN OPSYEN SKIM KUMPULAN WANG SIMPANAN PEKERJA (KWSP) Sebelum seseorang staf diperakukan untuk pengesahan dalam perkhidmatan, staf hendaklah membuat pilihan sama ada memilih Skim Pencen atau Skim KWSP. 5.1. 5.2. 5.3. Seksyen 6A (1) Akta Pencen Pihak Berkuasa Berkanun Dan Tempatan 1980 (Akta 239) memberi peluang kepada staf yang pertama kali dilantik pada atau selepas 12 April 1991 memilih Skim KWSP sebelum mereka disahkan dalam perkhidmatan.
Staf diberi penjelasan mengenai implikasi pilihan dengan memberi perbandingan faedah di antara skim KWSP dan skim Pencen;dan 5.4.1 Staf menyatakan dengan jelas pilihan yang telah dibuat dalam Jadual Kelima Borang Opsyen Bagi Skim Kumpulan Wang Simpanan Pekerja Mengikut Subseksyen 6A (1) Akta Pencen 1980 (Peraturan 37) [P.U.(A)1/2012]; dan mengemukakan Borang Opsyen seperti di LAMPIRAN 1 kepada Ketua Jabatan. 5.4.2 5.0 PEMILIHAN OPSYEN SKIM KUMPULAN WANG SIMPANAN PEKERJA (KWSP) Tujuan opsyen adalah untuk memilih faedah persaraan sama ada Skim Pencen atau Skim KWSP. Oleh yang demikian Ketua Jabatan bertanggung jawab memastikan perkara-perkara berikut: 5.4.
5.0 PEMILIHAN OPSYEN SKIM KUMPULAN WANG SIMPANAN PEKERJA (KWSP) 5.4.3 Memberi peringatan kepada staf bahawa: Staf yang gagal mengembalikan Borang Opsyen atau mengembalikan borang tanpa menyatakan sebarang pilihan atau membuat pilihan dengan bersyarat akan dianggap telah menolak pilihan opsyen Skim 7 KWSP dan penolakan itu berkuatkuasa pada tarikh pengesahan dalam perkhidmatan; dan A Opsyen yang telah ditandatangani oleh staf dan telah diterima oleh Jabatan Pendaftar adalah MUKTAMAD dan TIDAK BOLEH DIPINDA. B
6.0 PERAKUAN PENGESAHAN DALAM PERKHIDMATAN OLEH KETUA JABATAN Bagi staf dalam tempoh percubaan yang telah memenuhi semua syarat pengesahan dalam perkhidmatan dan telah berkhidmat sekurang-kurangnya tempoh percubaan minimum (satu tahun), Ketua Jabatan hendaklah membuat perakuan pengesahan dalam perkhidmatan dengan menggunakan Jadual Ketiga Borang Perakuan Pengesahan Dalam Perkhidmatan [subperaturan 29(2)] seperti di LAMPIRAN 2. 6.1 Perakuan Ketua Jabatan hendaklah menepati prestasi dan kebolehan sebenar staf merangkumi sahsiah, tingkah laku dan disiplin kehadiran sepanjang staf berkhidmat dalam tempoh percubaan. Sekiranya perakuan Ketua Jabatan didapati bercanggah dengan kelakuan sebenar staf, Universiti melalui Jawatankuasa Pemilih tidak terikat untuk mengesahkan perkhidmatan staf seperti yang dinyatakan dalam Peraturan 29(7) [P.U.(A) 1/2012]. 6.2 Jika Ketua Jabatan bercadang untuk tidak memperakukan pengesahan dalam perkhidmatan seseorang staf, maka Ketua Jabatan hendaklah mengemukakan borang perakuan pengesahan dalam perkhidmatan (Jadual Ketiga) [P.U.(A) 1/2012] dengan menyatakan sebab-sebab staf tidak diperakukan dalam tempoh satu (1) bulan daripada tarikh staf layak disahkan dalam perkhidmatan. 6.3
7.0 PEMBERIAN TARAF BERPENCEN Staf yang tidak memilih skim KWSP layak diberi taraf berpencen mengikut UndangUndang Pencen Seksyen 2 Akta 239. 7.1 Tempoh perkhidmatan yang boleh dimasuk kira adalah mulai tarikh pelantikan pertama staf dalam perkhidmatan dan tertakluk kepada syarat-syarat mengenai tempoh perkhidmatan yang boleh dimasuk kira di bawah undang-undang pencen. 7.2
8.0 SYARAT – SYARAT PENGESAHAN DALAM PERKHIDMATAN 8.1 Kumpulan Pelaksana Telah menjalani dengan jayanya tempoh percubaan antara satu (1) hingga tiga (3) tahun; 8.1.1 Hadir dengan jayanya Program Transformasi Minda atau programprogram lain yang diiktiraf setaraf; 8.1.2 Lulus Peperiksaan Perkhidmatan seperti yang ditetapkan dalam skim perkhidmatan (jika berkaitan); 8.1.3 Diperakukan layak untuk disahkan dalam perkhidmatan oleh Ketua Jabatan; 8.1.4 Memperolehi markah purata penilaian prestasi tahunan (LNPT) sekurangkurangnya 80% dalam tempoh percubaan antara satu (1) hingga tiga (3) tahun; 8.1.5
8.0 SYARAT – SYARAT PENGESAHAN DALAM PERKHIDMATAN Rekod kehadiran kerja (100%) kecuali dengan alasan munasabah yang diperaku oleh Ketua Jabatan; 8.1.6.1 Kehadiran ke aktiviti-aktiviti rasmi Universiti (85%) 8.1.6.2 8.1.7 Tiada tindakan tatatertib; dan Telah membuat pengisytiharan harta dalam tahun terkini. 8.1.8 Mempunyai rekod kehadiran yang cemerlang merangkumi : 8.1.6
8.0 SYARAT – SYARAT PENGESAHAN DALAM PERKHIDMATAN 8.2 Kumpulan Pengurusan & Profesional (Pentadbiran) Telah menjalani dengan jayanya tempoh percubaan antara satu (1) hingga tiga (3) tahun; 8.2.1 Hadir dengan jayanya Program Transformasi Minda atau programprogram lain yang diiktiraf setaraf; 8.2.2 Lulus Peperiksaan Perkhidmatan seperti yang ditetapkan dalam skim perkhidmatan (jika berkaitan); 8.2.3 Diperakukan layak untuk disahkan dalam perkhidmatan oleh Ketua Jabatan; 8.2.4 Memperolehi markah purata penilaian prestasi tahunan (LNPT) sekurangkurangnya 80% dalam tempoh percubaan antara satu (1) hingga tiga (3) tahun; 8.2.5
8.0 SYARAT – SYARAT PENGESAHAN DALAM PERKHIDMATAN Rekod kehadiran kerja (100%) kecuali dengan alasan munasabah yang diperaku oleh Ketua Jabatan; 8.2.6.1 Mempunyai rekod kehadiran yang cemerlang merangkumi : 8.2.6 Kehadiran ke aktiviti-aktiviti rasmi Universiti (85%) 8.2.6.2 8.2.7 Tiada tindakan tatatertib; dan Telah membuat pengisytiharan harta dalam tahun terkini. 8.2.8
8.0 SYARAT – SYARAT PENGESAHAN DALAM PERKHIDMATAN 8.3 Kumpulan Pengurusan & Profesional (Akademik) Telah menjalani dengan jayanya tempoh percubaan antara satu (1) hingga tiga (3) tahun; 8.3.1 Hadir dengan jayanya Program Transformasi Minda atau programprogram lain yang diiktiraf setaraf; 8.3.2 Lulus Peperiksaan Perkhidmatan seperti yang ditetapkan dalam skim perkhidmatan (jika berkaitan); 8.3.3 Diperakukan layak untuk disahkan dalam perkhidmatan oleh Ketua Jabatan; 8.3.4 Memperolehi markah purata penilaian prestasi tahunan (LNPT) sekurangkurangnya 80% dalam tempoh percubaan antara satu (1) hingga tiga (3) tahun; 8.3.5
8.0 SYARAT – SYARAT PENGESAHAN DALAM PERKHIDMATAN Rekod kehadiran kerja (100%) kecuali dengan alasan munasabah yang diperaku oleh Ketua Jabatan; 8.3.6.1 Mempunyai rekod kehadiran yang cemerlang merangkumi : 8.3.6 Kehadiran ke aktiviti-aktiviti rasmi Universiti (85%) 8.3.6.2 8.3.7 Tiada tindakan tatatertib; dan Telah membuat pengisytiharan harta dalam tahun terkini. 8.3.8 Memenuhi Syarat-syarat Khas yang ditetapkan seperti berikut: 8.3.9 Staf perlu hadir dengan jayanya Kursus Pengajaran dan Pembelajaran (PdP) dan lulus penilaian PdP dalam Kelas; 8.3.9.1 Staf perlu hadir dengan jayanya tiga (3) kursus tambahan iaitu : 8.3.9.2
8.0 SYARAT – SYARAT PENGESAHAN DALAM PERKHIDMATAN Staf perlu hadir dengan jayanya tiga (3) kursus tambahan iaitu : 8.3.9.2 8.3.9.2.1 Pendidikan Fleksibel 8.3.9.2.2 Penyeliaan dan Penyelidikan Kepimpinan dan Laluan Kerjaya Akademik 8.3.9.2.3 Staf perlu hadir dan lulus dengan jayanya Kursus Bahasa Melayu Maju; 8.3.9.3
8.0 SYARAT – SYARAT PENGESAHAN DALAM PERKHIDMATAN Staf perlu hadir dan lulus dengan jayanya Kursus Bahasa Inggeris (pengecualian diberikan kepada Pensyarah/Guru Bahasa yang belajar di negara dengan Bahasa pengantarnya Bahasa Inggeris dan mempunyai kelayakan International English Language Testing System (IELTS) dengan skor minimum 6.0/ Test of English as a Foreign Language (TOEFL) dengan skor minimum 550; dan 8.3.9.4 Staf juga perlu memenuhi Petunjuk Prestasi Utama (KPI) yang ditetapkan dengan menggunakan format borang seperti di LAMPIRAN 3. 8.3.9.5
9.0 PEPERIKSAAN/PROGRAM /KURSUS/PENILAIAN UNTUK PENGESAHAN DALAM PERKHIDMATAN 9.1 Peperiksaan Perkhidmatan Peperiksaan Perkhidmatan adalah salah satu kaedah pengukuran tahap kompetensi dan potensi staf dan juga tahap pengetahuan dan pemahaman seseorang staf terhadap sesuatu bidang seperti pengurusan pejabat, kewangan, hal-ehwal perkhidmatan dan sebagainya berdasarkan kepada latar belakang staf yang diuji. 9.1.1 Senarai skim perkhidmatan yang mensyaratkan Peperiksaan Perkhidmatan untuk tujuan pengesahan dalam perkhidmatan adalah seperti di LAMPIRAN 4. 9.1.2 9.2 Program Transformasi Minda (PTM) Program Transformasi Minda (PTM) diperkenalkan untuk memberikan pendedahan dan penyesuaian minda staf diperingkat awal pelantikan dalam perkhidmatan awam. PTM juga merupakan satu daripada syarat pengesahan dalam perkhidmatan bagi menggantikan Kursus Induksi. 9.2.1
9.0 PEPERIKSAAN/PROGRAM /KURSUS/PENILAIAN UNTUK PENGESAHAN DALAM PERKHIDMATAN Program ini berkuat kuasa mulai 1 Januari 2013 dan pelaksanaannya adalah seperti yang dijelaskan dalam Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 14 Tahun 2012. 9.2.2 Staf yang disyaratkan mengikuti PTM adalah seperti berikut: 9.2.3 Staf lantikan pertama pada atau selepas 1 Januari 2013 yang berkhidmat secara tetap dalam Perkhidmatan Awam; dan 9.2.3.1 Staf dalam tempoh percubaan dan belum menghadiri Kursus Induksi – Modul Umum. 9.2.3.2
9.0 PEPERIKSAAN/PROGRAM/ KURSUS/PENILAIAN UNTUK PENGESAHAN DALAM PERKHIDMATAN Staf yang sedang berkhidmat yang kemudiannya dilantik ke skim perkhidmatan atau perkhidmatan lain dikecualikan daripada menghadiri PTM dengan syarat : 9.2.4 9.2.4.1 Hadir dengan jayanya kursus PTM; Hadir dengan jayanya Kursus Induksi - Modul Umum ; atau 9.2.4.2 Lulus peperiksaan Am Kerajaan di skim perkhidmatan terdahulu 9.2.4.3 Mana-mana staf yang pernah mengikuti dan lulus Kursus Induksi Umum dalam skim perkhidmatan yang lalu boleh memohon pengecualian daripada menduduki semula Kursus PTM berdasarkan Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 14 Tahun 2012 yang berkuat kuasa mulai 01 Januari 2013 kepada Bahagian Sumber Manusia, Jabatan Pendaftar. 9.2.5
9.0 PEPERIKSAAN/PROGRAM /KURSUS/PENILAIAN UNTUK PENGESAHAN DALAM PERKHIDMATAN Kursus Asas Bahasa Inggeris adalah satu kursus yang diadakan selama dua (2) hari untuk staf Kumpulan Pengurusan & Profesional (Pentadbiran). 9.3.1 9.3 Kursus Asas Bahasa Inggeris Kursus ini diadakan bertujuan untuk menyediakan kemahiran komunikasi Bahasa Inggeris secara profesional, meningkatkan kebolehan menulis, mendengar dan membaca dikalangan staf Pentadbiran agar dapat menyelesaikan sebarang tugas berkaitan sumber manusia, pentadbiran, penyelidikan, kewangan dan akademik dalam Bahasa Inggeris. 9.3.2 Permohonan pengecualian hanya diberikan kepada staf yang telah hadir dengan jayanya sebarang Kursus Asas Bahasa Inggeris di UniMAP dalam tempoh tiga (3) tahun dari tarikh permohonan dibuat 9.3.3
9.0 PEPERIKSAAN/PROGRAM /KURSUS/PENILAIAN UNTUK PENGESAHAN DALAM PERKHIDMATAN Kursus Pengajaran dan Pembelajaran (PdP) dilaksanakan mulai tahun 2017 bagi tujuan pengesahan dalam perkhidmatan untuk Kumpulan Pengurusan & Profesional (Akademik). 9.4.1 9.4 Kursus Pengajaran dan Pembelajaran (PdP) Pelaksanaan kursus adalah berdasarkan Modul Kursus Asas Pengajaran dan Pembelajaran Pensyarah Institusi Pengajian Tinggi, Kementerian Pengajian Tinggi Malaysia Cetakan Pertama 2010 yang disesuaikan kaedah pelaksanaan dan menumpukan bidang tujahan (niche) UniMAP. 9.4.2 Pengecualian Kursus PdP boleh dipertimbangkan sekiranya calon sudah pun mempunyai pengalaman mengajar di Universiti Awam lain dalam tempoh tiga (3) tahun dari tarikh lantikan pertama di UniMAP atau telah mengikuti Kursus PdP di gred jawatan terdahulu di UniMAP. 9.4.3 Permohonan pengecualian kursus hendaklah disertakan dengan bukti salinan surat/sijil berkaitan kepada pengendali kursus. 9.4.3
9.0 PEPERIKSAAN/PROGRAM /KURSUS/PENILAIAN UNTUK PENGESAHAN DALAM PERKHIDMATAN Penilaian Dalam Kelas dibuat oleh Panel yang dilantik oleh pengendali kursus selepas seseorang staf Kumpulan Pengurusan & Profesional (Akademik) telah menghadiri kursus PdP dengan jayanya. 9.5.1 9.5 Penilaian Dalam Kelas Staf disyaratkan untuk memenuhi Kursus PdP terlebih dahulu sebelum layak untuk dinilai dalam kelas kecuali kepada staf yang telah mendapat pengecualian menduduki kursus PdP. 9.5.2 Staf yang ditukar dilantik dalam skim perkhidmatan yang berlainan perlu membuat penilaian dalam kelas. Pengecualian penilaian dalam kelas bagi staf yang ditukar lantik ke dalam skim perkhidmatan yang sama adalah tertakluk kepada tempoh tiga (3) tahun dari tarikh lantikan terdahulu. 9.5.3
9.0 PEPERIKSAAN/PROGRAM /KURSUS/PENILAIAN UNTUK PENGESAHAN DALAM PERKHIDMATAN Kursus ini merangkumi Kursus dan Ujian Bahasa Inggeris yang dilaksanakan kepada staf Kumpulan Pengurusan & Profesional (Akademik). 9.6.1 9.6 Kursus Bahasa Inggeris Staf Akademik Pelaksanaan modul dan penilaian kursus ini berkuat kuasa bagi pengesahan dalam perkhidmatan untuk staf Kumpulan Pengurusan & Profesional (Akademik) yang dilantik mulai tahun 2016. 9.6.2
9.0 PEPERIKSAAN/PROGRAM /KURSUS/PENILAIAN UNTUK PENGESAHAN DALAM PERKHIDMATAN Kursus ini merangkumi dua komponen iaitu Kursus Penyegaran Bahasa dan Kursus Pemantapan Bahasa yang dilaksanakan kepada staf Kumpulan Pengurusan & Profesional (Akademik). 9.7.1 9.7 Kursus Bahasa Melayu Maju Pelaksanaan modul dan penilaian kursus ini berkuat kuasa bagi pengesahan dalam perkhidmatan untuk staf yang dilantik mulai tahun 2016. 9.7.2
10.0 TATACARA PENETAPAN TARIKH PENGESAHAN DALAM PERKHIDMATAN Walaupun telah mematuhi semua syarat yang ditetapkan, seseorang staf hendaklah dianggap berada dalam tempoh percubaan sehingga staf itu telah diperakukan oleh Jawatankuasa Pemiih bagi Pengesahan Dalam Perkhidmatan untuk kelulusan pihak Berkuasa Melantik. 10.1 Secara am, tarikh pengesahan dalam perkhidmatan seseorang staf yang telah berjaya menyelesaikan tempoh percubaan asalnya atau dilanjutkan adalah pada hari pertama selepas tarikh staf itu mematuhi semua syarat pengesahan yang ditetapkan. 10.2
11.0 PROSEDUR DAN SYARAT-SYARAT PENGESAHAN DALAM PERKHIDMATAN STAF YANG DITUKAR LANTIK BAGI TUJUAN PENCEN Staf yang ditukar lantik adalah staf yang menerima opsyen pertukaran pelantikan berdasarkan skim perkhidmatan yang berkaitan. 11.1 Melalui syarat-syarat pertukaran pelantikan bagi skop pengesahan dalam perkhidmatan, tempoh percubaan bagi staf yang ditukar lantik adalah seperti berikut:- 11.2 Sekiranya staf telah disahkan dalam perkhidmatan asal, syarat tempoh percubaan dikecualikan. Ini termasuklah staf yang ditukar lantik ke jawatan kenaikan pangkat. Walau bagaimanapun, untuk tujuan pencen, pengesahan staf tersebut hendaklah diuruskan pada bila-bila masa dalam tempoh enam (6) bulan daripada tarikh berkuatkuasa pertukaran pelantikan; dan 11.2.1
Bagi staf yang belum memenuhi syarat tukar lantik serta belum disahkan di jawatan asal semasa porses tukar lantik tersebut, tetapi bersetuju menerima opsyen tukar lantik ke Skim Perkhidmatan berkaitan, staf berkenaan kekal secara Khas Untuk Penyandang (KUP) di gred jawatan asal sehingga memenuhi syarat. Staf boleh disahkan ke dalam perkhidmatan di gred jawatan asal sekiranya telah memenuhi semua syarat pengesahan dalam perkhidmatan. 11.2.3 11.0 PROSEDUR DAN SYARAT-SYARAT PENGESAHAN DALAM PERKHIDMATANSTAF YANG DITUKAR LANTIK BAGI TUJUAN PENCEN Jika staf belum disahkan dalam perkhidmatan asal, mereka hendaklah menghabiskan baki tempoh percubaan dan boleh disahkan dalam perkhidmatan pada bila-bila masa sekiranya telah mencukupi tempoh satu (1) tahun termasuk mengambil kira tempoh percubaan di jawatan asal tertakluk memenuhi syarat syarat pengesahan yang ditetapkan. Syarat-syarat pengesahan dalam perkhidmatan yang telah dipenuhi dengan jayanya semasa di jawatan asal adalah dikecualikan. 11.2.2
Seseorang staf yang telah memenuhi semua syaratsyarat di para 8.1, 8.2 dan 8.3 adalah layak untuk disahkan dalam perkhidmatan melalui prosedur permohonan kepada Bahagian Sumber Manusia, Jabatan Pendaftar dengan mengemukakan maklumat/dokumen-dokumen seperti berikut: 12.1 12.1.1 Salinan Sijil Kursus PTM; Salinan kelulusan peperiksaan perkhidmatan (jika disyaratkan); 12.1.2 Salinan Laporan Nilaian Prestasi Tahunan staf yang terkini; dan 12.1.3 Sasaran Petunjuk Prestasi (KPI) bagi staf Kumpulan Pengurusan & Profesional (Akademik). 12.1.4 12.0 PROSEDUR PERMOHONAN PENGESAHAN DALAM PERKHIDMATAN
Permohonan Pengesahan Dalam Perkhidmatan perlu mendapat perakuan daripada Ketua Jabatan dengan melengkapkan borang seperti di LAMPIRAN 2. Perakuan oleh Ketua Jabatan hendaklah selaras dengan penilaian prestasi kerja staf. 12.3 12.0 PROSEDUR PERMOHONAN PENGESAHAN DALAM PERKHIDMATAN Staf bertanggungjawab untuk melengkapkan borang di LAMPIRAN 1 untuk memilih Skim Kumpulan Wang Simpanan Pekerja Selaras Dengan Peruntukan Seksyen 6A (1) Pindaan Akta Pencen Pihak Pihak Berkuasa Berkanun Dan Tempatan 1980 (Akta 239) sama ada skim pencen atau skim KWSP termasuk staf yang dilepaskan dengan izin di jabatan lama/ meletak jawatan. 12.2
12.0 PROSEDUR PERMOHONAN PENGESAHAN DALAM PERKHIDMATAN Dokumen yang telah lengkap perlu dikemukakan oleh staf ke: 12.4
Sekiranya tempoh percubaan asal seseorang staf telah melebihi tiga (3) tahun, maka suatu perakuan daripada Ketua Jabatan akan pelanjutan tempoh percubaan staf pada Jadual Keempat Borang Perakuan Pelanjutan Tempoh Percubaan [subperaturan 30(3)] seperti di LAMPIRAN 5 hendaklah dikemukakan terlebih dahulu kepada Jabatan Pendaftar oleh Pegawai Tadbir di Pusat Tanggungjawab sehingga staf memenuhi syarat pengesahan dalam perkhidmatan. 13.1 13.0 PROSEDUR MENGEMUKAKAN PERMOHONAN PELANJUTAN TEMPOH PERCUBAAN Seseorang staf yang memohon pelanjutan tempoh percubaan hendaklah: 13.2 Mengemukakan alasan-alasan mengapa tidak dapat menyempurnakan syaratsyarat pengesahan yang tertentu dalam tempoh percubaan yang ditetapkan dan memberi pengakuan akan menyempurnakan syarat-syarat tersebut dalam tempoh pelanjutan sekiranya diluluskan. 13.2.1
Ketua Jabatan hendaklah membuat perakuan sama ada menyokong atau tidak menyokong permohonan tersebut. 13.3 13.0 PROSEDUR MENGEMUKAKAN PERMOHONAN PELANJUTAN TEMPOH PERCUBAAN Tempoh percubaan seseorang staf hanya boleh dilanjutkan tidak melebihi dua belas (12) bulan, tetapi Jawatankuasa Pemilih bagi Pengesahan Dalam Jawatan boleh dalam keadaan khas melanjutkan tempoh percubaan melebihi dua belas (12) bulan jika difikirkan perlu. 13.4 Staf yang gagal disahkan dalam perkhidmatan selepas tamat tempoh percubaan kerana tidak memenuhi syarat pengesahan boleh ditamatkan perkhidmatan. 13.5
Staf yang telah memenuhi syarat hendaklah mendapatkan perakuan Ketua Jabatan di Pusat Tanggungjawab masing-masing bagi memohon pengesahan dalam perkhidmatan. 14.1 14.0 TANGGUNGJAWAB STAF Staf yang belum memenuhi syarat untuk disahkan dalam perkhidmatan selepas tempoh percubaan maksimum, hendaklah mengemukakan permohonan pelanjutan tempoh percubaan kepada Jabatan Pendaftar sebaik sahaja tamat tempoh percubaan maksimumnya. 14.2
Dalam melaksanakan Pengesahan Dalam Perkhidmatan, Ketua Jabatan hendaklah memperakukan staf yang layak dengan mengisi Borang Perakuan Pengesahan Dalam Perkhidmatan. Ketua Jabatan perlu memastikan staf yang diperakukan telah memenuhi syarat yang telah ditetapkan dan telah menjalankan tugasnya dengan jujur, berkebolehan serta berpuas hati dengan sifat peribadi serta kelakuannya. 15.1 15.0 TANGGUNGJAWAB KETUA JABATAN Sekiranya seseorang staf tidak diperakukan untuk disahkan dalam perkhidmatan, Ketua Jabatan hendaklah mengemukakan perakuan tidak mengesahkan staf tersebut berserta dengan ulasan terperinci. 15.2 Ketua Jabatan hendaklah memastikan dokumen bagi urusan pengesahan dalam perkhidmatan yang dikemukakan kepada Jabatan Pendaftar adalah LENGKAP. 15.3 Menasihat dan mengingatkan staf yang baru dilantik agar membaca dan memahami syaratsyarat lantikan serta pengesahan dalam perkhidmatan mengikut Skim Perkhidmatan yang berkaitan. 15.4