E-Book HC Operations Operating Model

kolom By NIP → masukkan NIP karyawan yang
dimaksud

• Cara untuk melihat List Data Karyawan yang bisa di filter Per BU
atau per Lokasi, dapat dilakukan dengan cara:
o Masuk ke Masuk ke aplikasi masuk ke HC PLUS →
Input NIP dan Password, lalu submit
o Klik MSS → PERSONIL → EMPLOYEE LIST
o Setting filter sesuai kebutuhan, lalu klik VIEW

ii. Update Personal Data Karyawan/Individual Changes
HC melakukan verify pengkinian data di HC Plus untuk mengecek data
karyawan yang belum lengkap.
• Cara melakukan verify pengkinian data adalah sebagai berikut:
o Masuk ke aplikasi masuk ke HCPLUS → Input NIP
dan Password, lalu SUBMIT
o Masuk ke menu MSS → PERSONIL →
PEMBAHARUAN DATA → VERIFY PENGKINIAN
DATA
o Tarik data yang belum lengkap, dan lakukan
reminder kepada karyawan

• Setelah karyawan melakukan pengkinian data, HC melakukan
posting perubahan data karyawan di People Pro, dengan cara :
o Masuk aplikasi People Pro. masukkan NIP dan
Password, klik SUBMIT
o Klik Core → Personnel Management → Posting
Personal Data Changes → Refresh → Klik Nama
Karyawan → Posting
o Lakukan pengecekan perubahan data / input data
yang dilakukan oleh karyawan.
o Jika sudah sesuai, klik tanda centang pada bagian
yang akan di posting, lalu klik save

iii. Employee Analysis Design
Menu Employee Analysis Design digunakan untuk melakukan sorting / filter
data karyawan sesuai dengan kebutuhan yang lebih spesifik. Caranya
adalah:
• Masuk ke aplikasi masuk ke PEOPLE PRO → Input NIP dan
Password, lalu SUBMIT
• Klik CORE → PERSONNEL MANAGEMENT → PERSONNEL ANALYSIS
DESIGN

43

E Book HC Ops – People Management

• Masuk Menu FIELD SELECTION

• Pada kolom Categories, Klik sub menu data, pada Attributes klik
checkbox pada data yang dimaksud

• Masuk menu SEARCH CRITERIA, setting data yang dimaksud

• Klik GENERATE
iv. To Do List Personnel

Untuk melakukan pengecekan data pribadi yang perlu diperbaiki karyawan,
HC Rep dapat melakukan penarikan data To Do List dengan cara:

• Masuk ke aplikasi masuk ke HCPLUS → Input NIP dan Password,
lalu SUBMIT

• Masuk ke menu MSS → PERSONIL → TO DO LIST PERSONIL

• Klik Sub Menu sesuai dengan kebutuhan
v. Time Management

HC Melakukan hal yang berhubungan dengan absensi karyawan. Terdiri dari
beberapa macam kegiatan, yaitu:

• Upload schedule bulanan
o Tim operasional store mengirimkan data schedule
bulan berikutnya ke HC Rep
o HC Rep download template/format schedule di
aplikasi People Pro
o Masukkan NIP dan Password, klik submit
o Masuk menu CORE → TIME ATTENDANCE →
WORK SCHEDULE MATRIX BY EMPLOYEE →
IMPORT → GET IMPORT FORMAT
o Setting periode yang dimaksud, lalu klik tombol
“SAVE”
o Setelah file XLS terdownload, maka masukkan data
schedule. Pastikan data terisi dengan benar (NIP,
Nama Karyawan, Job Title ID, Job Title, Sequence,
Shift Code).
o Simpan file dengan format “XLS”
o Lalu upload data schedule dengan cara: CORE →
TIME ATTENDANCE → WORK SCHEDULE MATRIX
BY EMPLOYEE → IMPORT → IMPORT DATA
o Pilih file yang dimaksud, lalu klik “SUBMIT”

44

E Book HC Ops – People Management

• Perubahan Schedule
o Perubahan schedule dilakukan oleh staff melalui
menu RMR di HC Plus
o Melakukan posting RMR, dengan cara :
▪ Masuk ke aplikasi masuk ke HCPLUS → Input
NIP dan Password, lalu SUBMIT
▪ MSS → TIME MANAGEMENT → SHIFT →
ROSTER REQUEST ADMIN → UPDATE
STATUS

• Pengecekan absensi
HC melakukan pengecekan absensi karyawan dalam periode cut
off yang berjalan. Caranya adalah:
o Masuk ke aplikasi People Pro → Input NIP dan
Password → Submit
o Klik CORE → TIME MANAGEMENT → ATTENDANCE
ENTRY
o Setting tanggal / periode yang ingin dilakukan
pengecekan pada kolom “Period”
o Klik “Refresh” (atau “Search” jika ingin melakukan
pengecekan untuk karyawan tertentu)

• Roster Summary
HC Rep melakukan pengecekan terkait karyawan yang rosternya
belum terinput. Caranya adalah:
o Masuk ke aplikasi masuk ke HCPLUS → Input NIP
dan Password, lalu SUBMIT
o MSS → TIME MANAGEMENT → TO DO LIST
MANAGEMENT → ROSTER SUMMARY
o Setting filter sesuai kebutuhan, klik VIEW

• Perbaikan absensi
HC Rep melakukan perbaikan absensi sesuai dengan
permasalahan yang muncul.
o Posting RMR: Jika karyawan sudah melakukan input RMR,
HC wajib melakukan approve melalui HC Plus. Dengan cara
sebagai berikut:
▪ Masuk ke aplikasi HC Plus → Input NIP dan
Password, lalu SUBMIT
▪ MSS → TIME MANAGEMENT → SHIFT →
Roster Management Request

45

E Book HC Ops – People Management

▪ Pastikan filter status = Approved
▪ Pastikan Start Date dan End Date sudah

sesuai
▪ Klik “Update Status”

• Perbaikan Absensi Manual
Jika Karyawan terlewat melakukan RMR / RMR ter reject by

system, maka untuk absensi bermasalah jenis “MANGKIR” dan
“INCOMPLETE”, bisa dilakukan perbaikan absensi secara manual,
dengan melampirkan bukti approval dari Duty Manager. Cara

melakukan perbaikan absensi manual adalah:
o Masuk ke aplikasi People Pro, isi NIP dan Password,

lalu klik Submit
o Masuk menu CORE → TIME MANAGEMENT →

ATTENDANCE ENTRY
o Setting periode perbaikan absensi, lalu klik SEARCH
o Masukkan Nama / NIP karyawan yang dimaksud
o Hapus data absensi yang ingin diperbaiki, Klik EXIT
o Masuk ke menu WORKSCHEDULE DESIGN BY

EMPLOYEE → klik tanda kaca pembesar (search) →
masukkan nama/NIP karyawan → klik Submit →
EDIT SCHEDULE → SETTING BULAN → KLIK SHIFT
CODE → KLIK TANGGAL YANG DIMAKSUD → SAVE

Atau dapat dilakukan dengan cara:
o Masuk ke menu WORKSCHEDULE MATRIX BY
EMPLOYEE → IMPORT → GET IMPORT FORMAT
o Submit → Save
o Lalu buka file, masukkan kode roster pada tanggal

yang dimaksud, save file.
o Upload file tersebut dengan cara: WORKSCHEDULE

MATRIX BY EMPLOYEE → IMPORT → IMPORT
DATA → Pilih File → Open

Note:
o Jika terjadi absensi minus massal (misal satu toko tidak

absen pulang padahal di tarikan absensi Hunno ada

data finger out), bisa lakukan email ke IT People Pro
o Jika terjadi case karyawan dengan RMR sudah

berstatus completed, tapi absensi di People Pro belum

46

E Book HC Ops – People Management

berubah, maka bisa dilakukan perbaikan absensi

secara manual, dengan melampirkan bukti approval

dari Duty Manager

• Leave Administration

Menu Leave Administration digunakan untuk melakukan

pengecekan dan penginputan cuti karyawan. Aplikasi yang

digunakan adalah People Pro. Caranya adalah:

o Display Leave Entitlement

Menu ini digunakan untuk melakukan pengecekan

terhadap jumlah jatah cuti dan cuti yang telah

diambil oleh karyawan. Cara melakukannya adalah:
▪ Masuk ke aplikasi People Pro, isi NIP dan

Password, lalu klik Submit

▪ Masuk menu CORE → LEAVE

ADMINISTRATION → DISPLAY LEAVE

ENTITLEMENT → REFRESH

o Input Annual Leave / ESS

Menu ini digunakan untuk membantu

menginputkan Cuti / ESS karyawan dalam kondisi

tertentu. Caranya adalah:
▪ Masuk ke aplikasi People Pro, isi NIP dan

Password, lalu klik Submit

▪ Masuk menu CORE → LEAVE

ADMINISTRATION → SCHEDULE LEAVE AND

ABSENCE

▪ Pada kolom “Applicant”, klik tanda ,

masukkan NIP/nama karyawan

▪ Pada kolom “Applying for”, klik tanda arrow

down, pilih sub menu sesuai kebutuhan.

Khusus untuk Annual Leave, klik tombol

“FULL DAY”

▪ Klik tanggal yang dimaksud, isi keterangan

pada kolom DESCRIPTION, klik SAVE

o Absence Application List

Menu ini digunakan untuk melakukan pengecekan

terhadap status pengajuan ESS karyawan. Caranya

adalah:
▪ Masuk ke aplikasi People Pro, isi NIP dan

Password, lalu klik Submit

47

E Book HC Ops – People Management

▪ Masuk menu CORE → LEAVE
ADMINISTRATION → SCHEDULE LEAVE AND
ABSENCE

▪ Setting pada menu “STATUS”, klik REFRESH
vi. Online Document Request

Menu ODR digunakan untuk memproses permohonan surat sesuai dengan
kebutuhan karyawan. Aplikasi yang digunakan adalah HC Plus, caranya
adalah:

• Masuk ke aplikasi masuk ke HCPLUS → Input NIP dan
Password, lalu submit

• MSS → PERSONIL → ONLINE DOCUMENT REQUEST →
PROSESHC ODR

• Setting periode sesuai kebutuhan
• Klik STATUS FORM → PROCESS
• Setting “Source” centang di checkbox ODR, klik SEARCH
• Klik Form ID, lalu cek pengajuan, Klik SUBMIT
• Setelah itu reminder kepada HC Area untuk melakukan

approval
• Setelah di approve oleh HC Area, kembali ke langkah 1-3
• Klik STATUS FORM → SIGNED
• Klik checkbox di samping Form ID, lalu klik “PRINT”
vii. Ikatan Dinas
Prosedur ini bertujuan untuk memastikan proses ikatan dinas
karyawan dilakukan dan ditindaklanjuti sesuai dengan ketentuan yang
berlaku sampai dengan selesainya proses ikatan dinas. Ikatan dinas
diperlukan terkait adanya kebutuhan akan kegiatan training ataupun
travelling.
Beberapa kegiatan Training/Travelling yang memiliki konsekuensi Ikatan
Dinas antara lain:
• Kegiatan di luar negeri:

o Pembelian produk, Kunjungan Survey & Observasi
kepada Produsen.

o Seminar dan Pameran dari supplier/ mitra
perusahaan di luar negeri.

o Pelatihan Eksternal di luar negeri.
o Incentive Trip

48

E Book HC Ops – People Management

• Kegiatan di dalam negeri:
o Temu Wicara
o On the Job Training
o Pelatihan Eksternal di dalam negeri
o Incentive Trip di dalam negeri

✓ HC Rep/ Corporate IR Officer wajib memastikan bahwa pengajuan sudah sesuai
dengan ketentuan perusahaan.

✓ HC Rep/ Corporate IR Officer berkoordinasi dengan Departement
Payroll/Departement Corporate Learning & Development mengenai pengadaan
Training/Travelling tersebut.

✓ PIC yang membuat Surat Perjanjian Ikatan Dinas di Store/DC adalah HC Rep,
sedangkan di HO oleh Corporate IR Officer. Jika tidak terdapat HC Rep pada
Store/DC, maka peranan HC Rep akan digantikan oleh HC Area.

✓ Karyawan yang bersangkutan wajib menandatangani Surat Perjanjian Ikatan Dinas
sebelum melakukan kegiatan Training / Travelling.

✓ Apabila karyawan yang bersangkutan dalam masa ikatan dinas mengajukan
pengunduran diri, maka karyawan harus menanggung penalti sesuai dengan
ketentuan yang tertuang di dalam Surat Perjanjian Ikatan Dinas dan/atau
ditindak lanjuti sesuai dengan peraturan perusahaan

viii. Employee Document Management System (EDMS)
Prosedur ini bertujuan untuk memastikan segala dokumen kekaryawanan
telah di upload dan disimpan di dalam sistem perusahaan dan dapat diakses
secara online untuk mempermudah proses permintaan dokumen ketika
diperlukan oleh perusahaan.

• Upload Dokumen
Menu ini digunakan untuk melakukan upload dokumen
karyawan, baik new comer maupun existing. Cara
melakukan upload dokumen melalui aplikasi HC Plus.
o Masuk ke aplikasi masuk ke HCPLUS → Input NIP
dan Password, lalu SUBMIT
o MSS → PERSONIL → EMPLOYEE DOCUMENT
MANAGEMENT SYSTEM → EDMS UPLOAD →
UPLOAD ATTACHMENT → CONTINUE UPLOAD
o Siapkan file yang akan diupload, pastikan nama file
telah telah sesuai dengan ketentuan format nama
file, dengan size maksimal 500KB

49

E Book HC Ops – People Management

o Pilih file, klik OPEN
o Setelah file sukses di upload, Klik CLOSE

• Posting Dokumen
Menu ini digunakan untuk melakukan posting dokumen
karyawan yang telah di upload, baik new comer maupun
existing. Cara melakukan posting EDMS melalui aplikasi HC
Plus.
o Masuk ke aplikasi masuk ke HCPLUS → Input NIP

dan Password, lalu SUBMIT
o MSS → PERSONIL → EMPLOYEE DOCUMENT

MANAGEMENT SYSTEM → EDMS POSTING
o Klik Employee ID → Klik Document Type yang akan

diposting
o Klik Posting Document
ix. Vaksinasi & Penyintas CovidProsedur ini digunakan untuk mengetahui
history vaksinasi karyawan serta data karyawan yang terpapar Covid.

Terdapat 2 sub menu, yaitu:

• History Penyintas Covid
Menu ini digunakan untuk melakukan monitoring terhadap
data karyawan yang terpapar Covid serta update riwayat
kesehatan karyawan (yang berkaitan dengan Covid).

• Vaksinasi & Laporan Penyintas Covid
Menu ini digunakan untuk mengetahui progress
pelaksanaan vaksinasi karyawan serta data penyintas covid.
Secara garis besar, sub menu ini terdiri dari :
o Perincian Data Vaksinasi Karyawan
o Dashboard Data Karyawan yang terpapar Covid
o Dashboard Data Penyintas Covid vs Vaksinasi

b. Employee Movement
Employee rotation digunakan untuk melakukan perubahan job level karyawan
(Promosi dan Demosi) dan rotasi (mutasi lokasi, jabatan, departemen).
i. Promotion
Untuk promosi di input melalui HC Plus, dan dilakukan sejalan
dengan program People Development (HAV)
ii. Demotion
Untuk proses demosi harus dilakukan berdasarkan approval dari
tim Industrial Relation. Setelah itu baru dilakukan penginputan
Demosi.

50

E Book HC Ops – People Management

Caranya adalah:
• Masuk ke aplikasi masuk ke HCPLUS → Input NIP dan
Password, lalu SUBMIT
• MSS → PERSONIL → EMPLOYEE MOVEMENT → EMPLOYEE
MOVEMENT HC INPUT → ADD

• Masukkan NIP, lalu klik START

• Klik EDIT, lalu masukkan data sesuai kebutuhan
• Klik SUBMIT DESTINATION → input REASON → Save
iii. Mutation
Menu mutasi dilakukan ketika karyawan dilakukan rotasi, baik
jabatan, departemen maupun lokasi. Caranya adalah:
• Masuk ke aplikasi masuk ke HCPLUS → Input NIP dan

Password, lalu SUBMIT
• MSS → PERSONIL → EMPLOYEE MOVEMENT → EMPLOYEE

MOVEMENT HC INPUT → ADD

• Masukkan NIP, lalu klik START

• Klik EDIT, lalu masukkan data sesuai kebutuhan
• Klik SUBMIT DESTINATION → input REASON → Save
iv. EMS (Employee Movement System)
Menu ini digunakan untuk melakukan monitor terhadap EMS yang
telah di input, agar bisa melakukan follow up jika diperlukan.
Caranya adalah :
• Masuk ke aplikasi masuk ke HCPLUS → Input NIP dan

Password, lalu SUBMIT
• MSS → PERSONIL → EMPLOYEE MOVEMENT → EMPLOYEE

MOVEMENT LIST

• Setting tanggal, lalu setting filter sesuai kebutuhan

• Klik SEARCH
v. Personnel Change Notice

Menu PCN digunakan untuk melakukan pengecekan terhadap
EMS yang berstatus completed serta dapat juga digunakan untuk
melakukan penginputan rotasi yang tidak dapat dilakukan melalui
EMS karena kondisi tertentu.

• Input PCN
Menu ini digunakan untuk input mutasi karyawan, yang
terkendala ketika dilakukan input EMS. Kendala tersebut
biasanya terjadi karena beberapa case, seperti:

51

E Book HC Ops – People Management

o karyawan masih memiliki EMS yang statusnya
belum Completed

o Periode rotasi kurang dari 3 bulan sejak rotasi
sebelumnya

o New comer dengan masa kerja kurang dari 3 bulan
Cara input PCN adalah sebagai berikut :
1) Masuk ke aplikasi People Pro, isi NIP dan Password, lalu

klik Submit
2) Masuk menu CORE → PERSONNEL MANAGEMENT →

INDIVIDUAL CHANGES
3) Klik tombol “NEW” lalu masukkan data sesuai

kebutuhan, klik SAVE
• Cek status PCN

Menu ini digunakan untuk melakukan monitoring status
PCN, yaitu:

o EMS berstatus completed yang telah terbentuk
PCN

o PCN yang telah di input
o PCN perpanjangan kontrak
Cara melakukan pengecekan PCN adalah:
1) Masuk ke aplikasi People Pro, isi NIP dan Password, lalu
klik Submit
2) Masuk menu CORE → PERSONNEL MANAGEMENT →
INDIVIDUAL CHANGES
3) Setting filter sesuai kebutuhan pada kolom “Status”
4) Klik REFRESH

c. Performance Management
i. Performance Evaluation (PE)
Prosedur ini berfungsi untuk melakukan pengecekan terhadap
karyawan yang akan selesai masa magang/kontrak.
• Cara Pengecekan PE
Menu ini digunakan untuk monitor status PE, serta
melakukan reminder kepada superior untuk melakukan
penilaian jika belum dilakukan.
1) Masuk ke aplikasi masuk ke HCPLUS → Input NIP dan
Password, lalu SUBMIT

52

E Book HC Ops – People Management

2) MSS → PERSONIL → PERFORMANCE EVALUATION →
REVIEW PERFORMANCE EVALUATION

3) Setting filter yang dibutuhkan, klik SEARCH
4) Klik pada ID untuk melihat detail penilaian
• Cara print PKWT
Jika PE telah di posting oleh superior dengan hasil kontrak
diperpanjang, maka tahap selanjutnya adalah melakukan
print PKWT, dengan cara:
1) Masuk ke aplikasi masuk ke HCPLUS → Input NIP dan

Password, lalu SUBMIT
2) MSS → PERSONIL → PCN → PRINT AGREEMENT
3) Setting filter yang diperlukan, klik SEARCH
4) Klik checkbox di samping nama, lalu klik PRINT
ii. Performance Appraisal
Prosedur ini digunakan untuk melakukan penilaian terhadap
kinerja karyawan, yang akan berhubungan dengan proses promosi
karyawan. Dilakukan setahun sekali, yaitu pada awal tahun untuk
penilaian selama 1 tahun ke belakang. Proses penilaian didasarkan
pada Quality Objective dan Key Performance Indicator untuk
masing-masing jabatan.

2.1.C. TERMINATION

Menu ini digunakan untuk melakukan penginputan bagi karyawan yang resign dan habis
masa kontrak. Aplikasi People Pro yang digunakan untuk melakukan penginputan.

a. Jenis-Jenis Termination
i. Volunteer Termination
Terminasi Volunteer adalah terminasi yang diajukan oleh
karyawan yang bersangkutan melalui surat pengunduran diri.
ii. NonVolunteer Termination
Terminasi non volunteer adalah terminasi yang dilakukan atas
keputusan perusahaan, karena kepentingan tertentu.

b. Cara Input Termination
i. Masuk ke aplikasi People Pro, isi NIP dan Password, lalu klik Submit
ii. Masuk menu CORE → TERMINATION → REGULAR TERMINATION
iii. Klik tombol NEW → EMPLOYEE (Input NIP Karyawan yang akan
ditermination)
iv. Klik Applied Date (Masukkan tanggal Karyawan tersebut
memasukkan Surat Resign)

53

E Book HC Ops – People Management

v. Klik Last Working Date (Masukkan tanggal hari karyawan tersebut
bekerja)

vi. Klik Internal Reason dan pilih sesuai kebutuhan
vii. Mengisi Description jika di butuhkan
viii. Klik Attch>> Add>> Upload Surat Resign yang sudah di ttd oleh

Store Manager
ix. Klik Save
c. Exit Interview
Menu Exit interview digunakan untuk mengisi jadwal interview karyawan
yang akan resign setelah diisi oleh karyawan tersebut. Cara input Exit
Interview:
i. Masuk ke aplikasi HC Plus, isi NIP dan Password, lalu klik Submit
ii. Masuk menu MSS → TERMINATION → EXIT INTERVIEW → LIST

EXIT INTERVIEW
iii. Setting tanggal sesuai kebutuhan → SEARCH
iv. Klik Transaksi ID (TXNID) yang berstatus → WAITING INTERVIEW

→ INTERVIEW DATE
v. Isi LOCATION → SARAN PERBAIKAN → HASIL INTERVIEW → KLIK

FINAL CONCLUSION → SUBMIT
d. Exit Clearance

Menu Exit Clearance digunakan untuk mengecek serah terima yang sudah
dilakukan oleh karyawan yang akan resign setelah diisi oleh karyawan tsb
dan mengecek asset detail yang belum terproses dan terbagi atas 2 yaitu
Exit Clearance Approval dan Exit Clearance Admin. Cara input dan verifikasi
Exit Clearance Approval:

i. Masuk ke aplikasi HC Plus, isi NIP dan Password, lalu klik Submit
ii. Masuk menu MSS → TERMINATION → EXIT CLEARANCE → EXIT

CLEANCE APPROVAL
iii. Setting tanggal sesuai kebutuhan → STTS UNCLEAR → SEARCH
iv. Klik Transaksi TXNID yang berstatus INPROGRESS
v. Cek Asset Detail yang belum berstatus Clear - Pastikan semua Box

sudah tercentang Clear
vi. Klik Submit
Cara input dan verifikasi Exit Clearance Admin:
i. Masuk ke aplikasi HC Plus, isi NIP dan Password, lalu klik Submit
ii. Masuk menu MSS → TERMINATION → EXIT CLEARANCE → EXIT

CLEANCE ADMIN
iii. Setting tanggal sesuai kebutuhan
iv. Klik Status INPROGRESS → SEARCH

54

E Book HC Ops – People Management

v. Klik Transaksi TXNID → PASTIKAN SEMUA BOX SUDAH DONE
ATAU BERWARNA HIJAU → JIKA ADA YANG BELUM CLEAR → KLIK

PIC UNTUK MEMUNCULKAN DETAIL PIC YANG BELUM

MENYELESAIKAN.
vi. Klik Employee Clearance → Pastikan kolom Serah Terima

Pekerjaan sudah diisi → Klik Done → Catatan Revisi Wajib diisi →

Masukkan Tanggal Lahir Karyawan Resign dengan format
yyyy/mm/dd → Klik Save Rev
vii. Akan Muncul Keterangan Print PKR → Cetak PKR

viii. Info Ke Superior untuk Approve Termination Karyawan Resign di

HC Plus
ix. Setelah di Approve oleh superior Masuk lagi ke menu HC Plus →

Termination → Exit Clearence Admin → Setting Tanggal Sesuai

Kebutuhan

x. Klik Transaksi TXN ID yang sudah di approve oleh Superior >> Klik
Employee Clearence → Klik Closing → Setting Format Surat

Paklaring sesuai kebutuhan (Dengan Terima Kasih atau Tidak

dengan Terima Kasih)

e. Print Paklaring

Menu HC Plus adalah menu yang akan digunakan untuk mencetak
Paklaring. Cara Mencetak Paklaring:

i. Masuk ke aplikasi HC Plus, isi NIP dan Password, lalu klik Submit
ii. Masuk menu MSS → TERMINATION → PRINT REFERENCE LETTER

BATCH
iii. Filter sesuai BU → Setting tanggal sesuai kebutuhan → Filter

Sesuai NIP/Nama → SEARCH
iv. Klik Check Box disamping Emp ID → Klik Print Reference Letter

2.1.D Compensation & Benefit

a. Payroll Administration
Prosedur ini digunakan untuk memastikan administrasi karyawan yang
berhubungan dengan payroll telah dilakukan secara benar dan terkini.
i. Berkas New Commer:
HC wajib melakukan upload dan posting berkas Newcomer di EDMS
maksimal pada tanggal joint karyawan.
• Berkas New Comer s/d level 2 harap di Upload & diposting di
EDMS dan tidak perlu di email

• Dokumen yang wajib ada dan diupload antara lain:

55

E Book HC Ops – People Management

o Surat Perjanjian Kerja/PKWT
o KTP & KK
o NPWP + Screenshot Cek Validasi NPWP
o Buku Rekening BCA
o Ijazah & Transkrip Nilai
o Paklaring (NonFresh Graduate)
o Ijazah keterampilan khusus (Khusus untuk jabatan

tertentu di Elite)
ii. Harap pastikan bahwa: joint date, periode kontrak, nama jabatan di SPK,

lokasi, company & nilai/komposisi gaji sudah benar dan sesuai dengan
system people pro.

• Jika ada data yang salah dan perlu dilakukan PCN Koreksi oleh HC
Personel maka harap memperhatikan tgl cut off yang di tetapkan
oleh HC Personel. Cara Upload Berkas di system HC Plus:
o Masuk ke Aplikasi HC Plus si NIP dan Password, lalu
klik Submit
o Klik MSS → Personil → Employee Document
Management System → Employee Document
Management System Upload → Upload
Attachment
o Klik Continue Upload → Pilih file yang akan di
upload (pastikan nama file sesuai dengan format
berkas yang akan diupload)
o Klik Submit
(Batas waktu upload dan posting di EDMS maksimal
di tanggal join karyawan - Jika lewat maka akan di
proses di periode berikutnya)

b. Perubahan Data dan Tunjangan
Prosedur ini dilakukan apabila terdapat perubahan pada Employee Data, dan harus
dilakukan pada periode cut off yang berjalan
i. PCN
Memastikan bahwa PCN rotasi karyawan telah di posting tepat
waktu. Cara Mengecek melalui Aplikasi People Pro:
• Masuk ke Aplikasi People Pro si NIP dan Password, lalu klik
Submit
• Klik Core → Personnel Management → Individual Changes
→ Status Posted (Jika belum status posted wajib Follow Up
sesuai Approval tracking yang terlampir)

56

E Book HC Ops – People Management

ii. Laporan Perubahan Tunjangan
Apabila ada case tertentu yang mengakibatkan adanya pengajuan
form perubahan tunjangan secara manual, maka berkas harus
dikirim ke pic payroll maks tanggal 15 setiap bulannya.

iii. Laporan Flexi Benefit & Kost
Memastikan bahwa karyawan yang mendapatkan fasilitas
penempatan telah melakukan penginputan dan di approve
maksimal pada tanggal 15 bulan berjalan agar dapat diproses pada
periode cut off bulan berjalan. Cara Mengecek dan approve
inputan Flexi Benefit dan Kost di system HC Plus:
• Masuk ke Aplikasi HC Plus si NIP dan Password, lalu klik
Submit
• Klik MSS → Personil → Penempatan → Approve Fasiltas
Penempatan → Setting tanggal sesuai periode → Request
Status → Need Approve
• Klik Fasilitas ID → Cek Kwitansi yang diupload (Pastikan
kwitansi yang diupload sudah sesuai fasilitas yang diajukan)

• Klik Approve
iv. Perubahan NPWP

Memastikan bahwa karyawan yang melakukan perubahan NPWP
telah di input di system dan dilaporkan kepada payroll melalui
email dengan melampirkan scan NPWP baru.
v. Perubahan Bank Account
Memastikan bahwa karyawan yang melakukan perubahan nomor
rekening BCA telah di dilaporkan kepada payroll melalui email
dengan melampirkan scan nomor rekening baru disertai alasan
penggantian rekening.
c. Akurasi Data
Prosedur ini dilakukan untuk melakukan update data terhadap ke-akurasian
Employee Data. Jadwal Akurasi data dapat dilihat sesuai email Cut Off yang dikirim
oleh Payroll. Cara melakukan pengkinian data adalah sebagai berikut:
i. Masuk ke aplikasi masuk ke HCPLUS → Input NIP dan Password,
lalu SUBMIT
ii. Masuk ke menu MSS → PERSONIL → AKURASI DATA → AKURASI
DATA HRD
iii. Filter sesuai BU dan Lokasi
iv. Pastikan periode Akurasi Data sudah sesuai
v. Klik View
vi. Pastikan data karyawan sudah benar dan karyawan masih aktif

57

E Book HC Ops – People Management

vii. Lalu isi / centang checkbox sesuai kondisi,
viii. Isi kolom DESCRIPTION
ix. Klik Submit
d. To Do List Payroll
Menu ini digunakan untuk melakukan penarikan data terhadap checklist proses
payroll dan checklist overtime yang masih perlu dilakukan
pengecekan/penginputan ulang. Cara melakukan pengecekan to do list payroll:

i. Masuk ke Aplikasi HC Plus si NIP dan Password, lalu klik Submit
ii. Klik MSS → Payroll → To Do List Payroll
iii. Setting filter sesuai kebutuhan
iv. Klik View
e. Payroll Management
Prosedur ini dilakukan untuk penginputan tunjangan variabel serta lembur bagi
karyawan yang berhak.
i. Payroll Cut Off List/Laporan Cut Off
Laporan Cut Off di input oleh HC Rep di HC Plus, dan di approve oleh HC
Area sesuai dengan batas waktu yang telah ditentukan oleh Payroll. Yang
diinput pada Laporan Cut Off adalah sebagai berikut :

• Exc Gaji Cash
Untuk karyawan yang akan dikeluarkan dari list gaji cash di system.
Cara Menginput Exc Gaji Cash di system HC Plus:
• Masuk ke Aplikasi HC Plus si NIP dan Password, lalu klik
Submit
• Klik MSS → Payroll → Payroll Cut Off → Setting Sesuai
BU/Company
• Setting TXN Type → Exc Gajicash → add new → Input Nip
yang akan di Exc Gaji Cash → Isi Alasan exc gaji cash

• Klik Save
ii. Gaji Cash

Untuk karyawan yang perlu dilakukan gaji cash karena kepentingan
tertentu, seperti resign dan belum sertim, atau akan resign dan memiliki
pinjaman belum lunas di Kopkari/Dana Kini, atau karyawan yang
menghilang tanpa kabar selama beberapa hari. Cara Menginput Gaji Cash
di System HC Plus:

• Masuk ke Aplikasi HC Plus si NIP dan Password, lalu klik
Submit

• Klik MSS → Payroll → Payroll Cut Off → Setting Sesuai
BU/Company

58

E Book HC Ops – People Management

• Setting TXN Type → Gajicash → add new → Input Nip yang
akan di Gaji Cash → Isi Alasan gaji cash

• Klik Save
iii. Gaji di Transfer

Untuk melakukan transfer gaji karyawan yang sebelumnya telah
didaftarkan pada Gaji Cash. Dilakukan setelah HC Rep memastikan bahwa
karyawan yang bersangkutan telah menyelesaikan administrasi dan telah
melakukan serah terima barang inventaris perusahaan (khusus bagi
karyawan yang resign). Cara Menginput Gaji Di Transfer di System HC Plus:

• Masuk ke Aplikasi HC Plus si NIP dan Password, lalu klik
Submit

• Klik MSS → Payroll → Payroll Cut Off → Setting Sesuai
BU/Company

• Setting TXN Type → Gaji di Transfer → add new → Input Nip
yang akan di Gaji Transfer → Input No Rekening Karyawan
→ Isi Alasan Gaji diTransfer

• Klik Save
iv. GP Nol

Untuk karyawan yang resign mendadak, dan tidak masuk sama sekali sejak
awal bulan berjalan, sehingga tidak berhak mendapatkan gaji pada bulan
tersebut. Cara Menginput GP Nol di System HC Plus:

• Masuk ke Aplikasi HC Plus di NIP dan Password, lalu klik
Submit

• Klik MSS → Payroll → Payroll Cut Off → Setting Sesuai
BU/Company

• Setting TXN Type → GP Nol → add new → Input Nip yang
akan di GP Nol → Isi alasan GP Nol → Isi Tanggal resign

• Klik Save
v. Karyawan Perbantuan

Diberikan kepada karyawan new store yang belum buka sehingga
melakukan OJT di store lain (sampai dengan level 2B). Dibuktikan dengan
lokasi absensi karyawan yang bersangkutan.
Cara melalukan inputan Tunjangan Karyawan Perbantuan:

• Masuk ke Aplikasi HC Plus si NIP dan Password, lalu klik
Submit

• Klik MSS → Payroll → Payroll Cut Off → Setting transaction
type “Karyawan Perbantuan”

• Klik ADD

59

E Book HC Ops – People Management

• Input Employee ID → Start
• Isi kolom Store Asal, Store Perbantuan dan Alasan
• Isi kolom jumlah hari
• Klik Save
vi. Karyawan Resign Kena Denda
Untuk karyawan yang resign namun masih dalam masa Ikatan Dinas
sehingga harus membayar denda / Penalti. Proses ini harus dilaporkan
terlebih dahulu ke IR, dan dilakukan berdasarkan arahan dari pihak
IR.mCara melakukan inputan Tunjangan Karyawan Perbantuan:
• Masuk ke Aplikasi HC Plus si NIP dan Password, lalu klik

Submit
• Klik MSS → Payroll → Payroll Cut Off → Setting transaction

type “KaryResignKenaDenda”
• Klik ADDNEW
• Input Employee ID → Start
• Isi kolom Tujuan dan Alasan
• Isi Tanggal Resign, Tanggal Berangkat, Tanggal Pulang
• Isi kolom Lama Ikatan (Dinas)
• Isi kolom Jumlah denda
• Klik Save
vii. Potongan Gaji
Dilakukan sebagai denda atas kehilangan Name Tag Karyawan. Cara
melakukan inputan Potongan Gaji :
• Masuk ke Aplikasi HC Plus di NIP dan Password, lalu klik

Submit
• Klik MSS → Payroll → Payroll Cut Off → Setting transaction

type “Potgaji”
• Klik ADDNEWInput Employee ID >> Start
• Isi kolom Alasan
• Klik Save
viii. Reimburse Kost
Khusus untuk karyawan yang mendapatkan fasilitas kost tanpa fasilitas
penempatan (misal untuk karyawan perbantuan sementara). Cara
melakukan inputan Reimburse Kost:
• Masuk ke Aplikasi HC Plus di NIP dan Password, lalu klik

Submit

60

E Book HC Ops – People Management

• Klik MSS → Payroll → Payroll Cut Off → Setting transaction
type “ReimburseKosti”

• Klik ADDNEW
• Input Employee ID → Start
• Isi kolom Last Klaim dan Notes
• Isi tanggal kost mulai dan tanggal kost berakhir
• Isi periode kost ke
• Isi jumlah biaya kost
• Klik Save
ix. Rejoin
Menu ini digunakan untuk melakukan migrasi NPWP dan Kopkari bagi
karyawan yang mengalami perubahan (dari Part Timer ke Full Time atau
dari BU / DC ke ELITE) agar PPh 21 dan pinjaman Kopkari dapat berlanjut.
Cara melakukannya adalah sebagai berikut:
• Masuk ke aplikasi HCPLUS → Input NIP dan Password, lalu

SUBMIT
• Masuk ke menu MSS → PAYROLL → PAYROLL CUTOFF →

Payroll Cutoff List
• Pilih Rejoin lalu Klik Add New
• Emp Data → masukkan NIP baru karyawan lalu Klik Stars (cek

nama s.d. NPWP)
• Emp Data NIP Sebelumnya → masukkan NIP lama lalu Klik

Stars (cek nama s.d. NPWP)
• Tuliskan di Kolom Alasan (contoh : Peralihan Elite dst.)
• Klik Save
x. Unpaid Leave
Dilakukan untuk karyawan yang cuti tanpa dibayar, dilaporkan selama
periode karyawan tersebut cuti (misal cuti melahirkan bagi karyawati
dengan masa kerja kurang dari 2 tahun ataupun jarak cuti melahirkan
pertama dengan berikutnya kurang dari 2 tahun).
Cara Menginput Unpaid Leave di System HC Plus:
• Masuk ke Aplikasi HC Plus di NIP dan Password, lalu klik

Submit
• Klik MSS → Payroll → Payroll Cut Off → Setting Sesuai

BU/Company
• TXN ID → Unpaid Leave → add new → Input Nip yang akan

di Unpaid Leave → Isi alasan unpaid leave

61

E Book HC Ops – People Management

• Isi tanggal Mulai Unpaid Leave → Isi Tanggal Selesai Unpaid
Leave (Selama karyawan masih unpaid leave maka selama
periode cut off wajib diinput)

• Klik Save
xi. Activity Allowance

Menu ini digunakan untuk melakukan penginputan tunjangan variabel bagi
karyawan yang berhak. Cara Melakukan input Activity Allowance di System
People Pro:

• Masuk ke Aplikasi People Pro di NIP dan Password, lalu klik
Submit

• Masuk ke core → Payroll Management → Activity
Allowance

• Klik New → Add → Activity Date Wajib diinput tanggal 1
bulan berjalan → Activity Code ( pilih sesuai activity yang
akan diinput) → Isi Nip Karyawan → Isi Qty → Isi
Description → Klik Save

xii. Overtime
Menu ini digunakan untuk melakukan penginputan lembur bagi karyawan
yang berhak. Harap dipastikan semua Overtime Order yang diinput
absennya lengkap dan shiftnya benar. Cara Menginput Overtime melalui
system People Pro:
• Masuk ke Aplikasi People Pro di NIP dan Password, lalu klik
Submit
• Masuk ke core → Time Management → Overtime order
entry → OT Type → Isi Description Overtime
• OT Hour Recognition → Pilih Sesuai DC/Store → Cost
center ambil sesuai BU Karyawan tersebut
• OT Date → Klik Add → Isi tanggal OT → Klik Save
• Klik Add → Isi Nip Karyawan yang OT

• Klik Save
xiii. Pengajuan Uang Suka dan Duka

Prosedur ini digunakan untuk melakukan input permohonan sumbangan
bagi karyawan yang mengalami kedukaan maupun pernikahan

✓ Uang Duka:
Diberikan kepada karyawan yang mengalami kedukaan (keluarga
meninggal). Proses pemberian uang duka wajib diinput maksimal
1 bulan dari tanggal kejadian.

62

E Book HC Ops – People Management

• Masuk ke aplikasi HCPLUS → Input NIP dan Password, lalu
SUBMIT

• Masuk ke menu MSS → PAYROLL → UANG DUKA → ADD
NEW

• Input NIP Karyawan klik Start

• Family Relation klik Get Fam Data (pilih nama almarhum)

• Death date (pilih tanggal kematian)

• Isi Note (ex. Contoh Dokumen Lengkap)

• Doc Sequence (ex. Total dokumen lampiran)

• Upload Information:
o Upload KTP Karyawan → klik upload
o Upload KTP Anggota Keluarga/Surat Lahir Anak →
klik upload
o Upload Kartu Keluarga → klik upload
o Upload Surat Kematian → klik upload

• (Format file, PDF, jpg, jpeg, png dan maks size 500 kb / file)

• Klik Save
✓ Uang Suka:

Diberikan kepada karyawan yang menikah untuk pertama kalinya.
Proses pemberian uang suka wajib diinput maksimal 1 bulan dari
tanggal kejadian.

• Masuk ke aplikasi HCPLUS → Input NIP dan Password, lalu
SUBMIT

• Masuk ke menu MSS → PAYROLL → UANG SUKA → ADD
NEW

• Input NIP Karyawan klik Start

• Marriage date (pilih tanggal pernikahan)

• Spouse EmpID (jika pasangan adalah karyawan aktif atau Get
Spouse Data (pilih nama pasangan)

• Spouse name (input nama pasangan)

• Isi Note (ex. Contoh Dokumen Lengkap)

• Doc Sequence (ex. Total dokumen lampiran)

• Upload Information:
• Upload KTP Karyawan → klik upload

o Upload KTP Pasangan → klik upload
o Upload Surat Nikah → klik upload
o Upload Undangan → klik upload

63

E Book HC Ops – People Management

o (Format file, PDF, jpg, jpeg, png dan maks size
500KB/ file)

• Klik Save
xiv. Insurance Claim

Prosedur ini dilakukan untuk penginputan claim medical bagi karyawan
yang terdaftar Asuransi Eksternal. Cara melakukannya adalah sebagai
berikut :

• Masuk ke aplikasi HCPLUS → Input NIP dan Password, lalu
SUBMIT

• Masuk ke menu MSS → OTHER → TANDA TERIMA ASURANSI
INS 2022 → INSURANCE CLAIM INS 2022

• Klik Add New
• Input NIP karyawan dan klik start
• Pilih receipt date sesuai tanggal kwitansi
• Pilih type claim Rawat Jalan / Rawat Inap
• Masukan nominal sesuai kwitansi
• Masukan jumlah dokumen yg akan dikirim
• Klik save
• Masuk kembali ke menu INSURANCE BUNDLE INS 2022
• Klik Add New
• Filter sesuai BU dan Lokasi lalu klik View
• Centang bundling lalu save
• Kemudian klik Release lalu Download
• Print Bundle sebagai lampiran pengiriman dokumen ke

Asuransi
Khusus Claim Santunan Kacamata,Melahirkan,Keguguran karyawan juga
menginput melalui HCPlus masing - masing sebagai berikut :

• Masuk ke aplikasi HCPLUS → Input NIP dan Password, lalu
SUBMIT

• Masuk ke menu ESS → PAYROLL → INSURANCE → CLAIM
DOCUMENT

• Klik Add
• Pilih tanggal kwitansi dan klik get data
• Kemudian pilih Rawat Inap/Rawat jalan, klik Continue
• Pilih tipe klaim baru/susulan
• Isi jumlah dokumen yang akan diserahkan
• Upload lampiran (semua berkas menjadi 1 file PDF)

64

E Book HC Ops – People Management

• Isi keterangan claim
• Klik submit dan email
• Semua berkas diberikan ke HC Rep
• HC Rep menginput semua berkas di Tanda Terima

kemudian Bundle

Kirim Bundle dan claim ke PIC Asuransi
Bapak Apri / Andika
Jl. Layur No. 21 Rawamangun, Jakarta Timur 13220 (021-29385177)

65

E Book HC Ops – People Management

2.2 EMPLOYEE CARE

2.2.A Penanganan Covid 19

1. Positif Internal (Terpapar Di Lokasi Kerja)
c. POSITIF INTERNAL → Karyawan ISOMAN selama 14 Hari →Hari ke 15 Swab

PCR
d. Hasil Swab PCR Negatif tanpa gejala → Kembali bekerja H+3 dari Swab PCR

terakhir
e. Hasil Swab PCR Negatif dengan gejala → Kembali bekerja H+5 dari Swab

PCR terakhir
f. Hasil Swab PCR Positif → Karyawan ISOMAN selama 14 Hari → Hari ke 15

Swab PCR → Hasil swab PCR masih Positif → Karyawan ISOMAN selama 14
Hari → dan seterusnya sampai dinyatakan negative.

2. POSITIF External (Terpapar di luar Lokasi kerja/perjalanan ke Luar Kota Non Dinas

(Pribadi)
a. POSITIF External → Karyawan ISOMAN selama 14 Hari → Hari ke 15 Swab

PCR
b. Hasil Swab PCR Negatif tanpa gejala → Kembali bekerja H+3 dari Swab PCR

terakhir
c. Hasil Swab PCR Negatif dengan gejala → Kembali bekerja H+5 dari Swab

PCR terakhir
d. Hasil Swab PCR Positif → Karyawan ISOMAN selama 14 Hari → Hari ke 15

Swab PCR → Hasil swab PCR masih Positif → Karyawan ISOMAN selama 14
Hari → dan seterusnya sampai dinyatakan negative.

3. Proses Penginputan di System untuk Karyawan yang Terpapar Covid 19

a. Alur penginputan karyawan yang terpapar covid 19 melalui system HC Plus:
Masuk ke System HC Plus (https://hcplus.klgsys.com) → Input NIP dan
Password → klik Login → MSS → Personil → History Penyintas Covid →
Klik Add → Klik Add → Masukan NIP Karyawan → Search → Muncul nama
karyawan klik centang → Submit → Input Infected Date, Isolation Location,
dan Kronologis → Submit.

b. Apabila karyawan sudah dinyatakan Negatif secara swab PCR maka harus

dilakukan update di HC Plus:
Masuk ke System HC Plus (https://hcplus.klgsys.com) → Input NIP dan
Password → klik Login → MSS → Personil → History Penyintas Covid -→
Pilih salah satu Txn Id karyawan yang akan diupdate statusnya → isi
Negative Date/Pass Away Date (apabila meninggal dunia), update
kronologis → Submit

66

E Book HC Ops – People Management

2.2.B PENANGANAN BENCANA ALAM

Apabila terjadi force major (Banjir, Kebakaran dan gempa bumi), HC Rep dapat
memproses pengajuan dengan langkah sebagai berikut :
➢ HC Rep mengirimkan data via EMAIL ([email protected]) ke tim

ER (mencantumkan data diri karyawan berupa Nama Lengkap, NIP, Jabatan, Lokasi
Toko & Foto-foto kejadian).
➢ Situasi Urgent, HC Rep koordinasi dengan HC Area & SM Store untuk pemakaian uang
Petty Cash Store terlebih dahulu guna untuk membeli kebutuhan yang diperlukan oleh
korban baik berupa makanan atau uang tunai sesuai kebutuhan di lapangan dan hasil
nya di dokumentasi untuk di Klaim ke tim ER.

2.2.C Penanganan Karyawan Sakit

Apabila karyawan sakit lebih dari 1 (satu) bulan, maka HC Rep harus menginformasikan
via email ke HC Area dengan mengirimkan data lengkap karyawan yang bersangkutan dan
menginformasikan penyakit/gejala penyakit yang di derita oleh karyawan tersebut
dimulai dari awal timbul gejala sampai data yang terupdate.

2.2.D Penanggulangan Kecelakaan Kerja

a. Tujuan
Prosedur ini bertujuan untuk memastikan proses penanganan kecelakaan kerja
dilakukan oleh PIC terkait sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

b. Ruang Lingkup
Proses ini berlaku disemua site dimulai dari diterimanya informasi kecelakaan
kerja, penanganan terhadap kecelakaan hingga pencairan dana Jamsostek untuk
Karyawan. Prosedur ini berlaku di seluruh Group Kawan Lama, diantaranya:
i. PT. Ace Hardware Indonesia, Tbk.
ii. PT. Home Center Indonesia
iii. PT. Kawan Lama Sejahtera
iv. PT. Krisbow Indonesia

67

E Book HC Ops – People Management

68

E Book HC Ops – People Management

69

E Book HC Ops – People Management

70

E Book HC Ops – People Management

71

E Book HC Ops – People Management

Catatan

c. Note 1

i. PIC yang menerima informasi untuk di Non HO : Store Operation

Manager / DC Manager /Branch Manager /PIC yang ditunjuk dan

di HO adalah ER.

ii. Informasi dapat diterima dari Rekan Kerja/Karyawan yang

mengalami kecelakaan/pihak keluarga/pihak luar yang menjadi

saksi kecelakaan

d. Note 2

i. CRM mengambil tindakan berkoordinasi dengan pihak Operation

(Deputy Head of Store/Head of Operation/Head of DC)

berdasarkan informasi dan bukti -bukti yang didapat terkait

dengan kronologis dan tindakan yang harus diambil sampai kasus

selesai.

ii. Khusus untuk Kawan Lama Industrial, penanganan terhadap

Customer dilakukan oleh Branch Manager.

e. Note 3

Kelengkapan data yang diperlukan antara lain adalah Nama Karyawan, NIP,

tempat, lokasi tanggal & jam kejadian, uraian kejadian kecelakaan,

penyebab kecelakaan, nama & lokasi Rumah Sakit / Klinikdan penyakit yang

timbul karena kecelakaan.

f. Note 4

Informasi perihal kejadian tersebut diinformasikan maksimal 1x24 jam

kepada keluarga/kerabat korban dan pihak - pihak ter kait yaitu:

Karyawan HO: Departemen LP (terkait proses investigasi),

Departemen Payroll (terkait pelaporan BPJS

Ketenagakerjaan) dan Personnel Admin

(terkait absensi

Karyawan NonHO: LP HO (terkait follow up proses investigasi)

dan Departemen Payroll (terkait pelaporan

BPJS Ketenagakerjaan). Untuk hal terkait

absensi dilakukan oleh HC Rep

g. Note 5

Minimal dokumen pendukung yang diperlukan yaitu:

i. Fotocopy KTP

ii. Fotocopy Kartu Peserta BPJS Ketenagakerjaan

iii. Surat Keterangan Saksi/Keterangan Kepolisian

iv. Resume/Diagnosa Dokter di Klinik/Rumah Sakit

72

E Book HC Ops – People Management

v. Surat Tugas/Form Izin Keluar Store (Apabila kejadian di luar
lingkungan kerja & di Jam Kerja.

vi. Berita Acara Kejadian
vii. Absensi
viii. Kwitansi
ix. Form 3B Jamsostek
h. Note 6
Copy kwitansi terkait dengan pengeluaran dana urgent akan diserahkan ke
pihak Corporate Treasury & Payroll untuk dipertanggungjawaban.
i. Note 7
Dokumen yang dibuat dan dikumpulkan terkait hasil investigasi adalah
sebagai berikut:

i. Berita Acara Kejadian
ii. Foto lokasi, foto kondisi korban dan penyebab kejadian
iii. Resume/diagnose dokter dari rumah sakit/klinik (jika sudah ada

penanganan medis)
iv. Surat pernyataan saksi/pelak
v. Back up hasil rekaman CCTV (jika ada)
j. Note 8
Pihak terkait adalah:
i. HC Rep/Dept. ER
ii. Atasan Site terkait
iii. CRM (Khusus Retail, untuk kecelakaan yang melibatkan customer)
iv. Dept. IR (Jika terkait dengan proses hukum, khusus karyawan)
2. Daftar Singkatan dan Definisi

a. PIC: Person in Charge
b. DC: Distribution Center
c. TKP: Tempat Kejadian Perkara
d. HC Rep: Human Capital Representative
e. KLHC: Kawan Lama Human Capital
f. CRM: Customer Relation Management
g. HO: Head Office
h. LP: Loss Prevention
i. ER: Employee Relation
j. RS: Rumah Sakit
k. A/R: Accounts Receivable

73

E Book HC Ops – People Management

2.2.E Penanganan Karyawan Meninggal Dunia

1. Tujuan
Prosedur ini bertujuan untuk memastikan proses penanganan karyawan meninggal

dunia dilakukan oleh PIC terkait sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
2. Ruang Lingkup

Proses ini berlaku disemua site dimulai dari diterimanya informasi karyawan

meninggal dunia, penanganan terhadap keluarga yang di tinggalakan sampai
membantu keluarga dalam pencairan BPJS Ketenagakerjaan & santunan duka dari
perusahaan. Prosedur ini berlaku di seluruh Group Kawan Lama, diantaranya:

✓ PT. Ace Hardware Indonesia, Tbk.
✓ PT. Home Center Indonesia
✓ PT. Kawan Lama Sejahtera
✓ PT. Krisbow Indonesia
✓ PT. Foods & Beverages Indonesia
✓ PT. Toys Games Indonesia
3. Prosedur
✓ HC email ke IR pengajuan uang santunan duka sebesar 1 juta

Setelah HC mengetahui ada karyawan yang meningga dunia, HC email ke
IR untuk pengajuan uang santuan duka sebesar 1 juta. Untuk pengajuan nya ini
HC hanya email ke team IR untuk diminta approval nya sebesar 1 juta , setelah
ada approval nya HC bisa meminta uang tersebut ke Chief Cashier.
✓ HC melayat ke rumah duka bersama operasional

HC berkoordinasi dengan operasional untuk melayat ke rumah
karyawan yang meninggal dunia dengan membawa uang santunan 1 juta

rupiah, uang tersebut diserahkan ke pihak keluarga karyawan yang meninggal
dengan disertakan Tanda terima dan di tanda tangani oleh pihak keluarga,
tanda terima tersebut yang asli di serahkan ke chief cashier setelah tanda

tangan lengkap sebagai bentuk pertanggung jawaban pengeluaran uang patty
cash.
✓ HC melakukan proses administrasi karyawan meninggal

HC Input termination karyawan yang meninggal dunia dengan reason
meninggal dunia dan memastikan uang yang 1 juta di kembalikan ke PC store,

untuk langkah – langkah nya sebagai berikut:
Masuk ke People pro → Core →Termination → Reguler termination → New
→ input NIP karyawan → isi Last working → isi internal reason (karyawan
meninggal dunia) → Submit langsung posting termination tersebut di menu
Terminanted Employee

74

E Book HC Ops – People Management

✓ HC Proses sisa uang santunan kematian karyawan meninggal dunia
HC membantu menginformasikan berkas-berkas yang harus dilengkapi

oleh pihak keluarga agar uang santunan kematian dari perusahaan bisa cair ,
dengan cara :
HC mengajukan PB Kompensasi ke IR (format PB sudah ada di IR) via email
dimana sebelum nya sudah ada info dari IR berapa jumlah nominal nya lalu di
minta kan tanda tangan ke pihak keluarga besar nominal yang tertera di PB
Kompensasi setelah di kurangi dengan uang 1 juta yang di awal. Untuk berkas
yang diperlukan:

a. Fotocopy KTP almarhum
b. Fotocopy KTP ahli waris
c. Nomor rekening ahli waris
d. Fotocopy Kartu Keluarga
e. Surat kematian & surat ahli waris dari kelurahan/kecamatan
Uang tersebut akan di proses apabila semua berkas sudah lengkap
✓ HC proses pencairan BPJS ketenagakerjaan karyawan yang meninggal

Untuk proses ini nanti pihak keluarga yang akan memproses nya ke BPJS
nya, HC hanya membantu untuk pkalaring nya saja setelah proses exit clearance
nya beres di HC Plus, adapun caranya:
Melalui aplikasi HC Plus → MSS → Personil → Termination → Exit Clearance
→ Exit Clearance Admin
Selain dari exit clearance harus clear nya HC tetap harus memastikan karyawan
tersebut tidak ada hutang ke perusahaan seperti Kopkari atau Dankini , apabila
ada hutang maka HC bisa menghubungi PIC Payrol untuk perhitungan dari sisa
gaji terakhir dan saldo simpanan kopkari nya ke pihak kopkari agar bisa di lunasi
sisa hutangnya.

75

E Book HC Ops – People Management

2.3 EMPLOYEE EVENT

2.3.A Pelaksanaan Vaksin

1. Berikut ini adalah tahapan yang dilakukan dalam proses pelaksanaan Vaksin untuk
karyawan:
a. Lakukan proses pendataan jumlah karyawan yang belum mendapatkan
vaksin. (Data bisa ditarik dari HC Plus → Personil → Vaccination and Covid
Survivor Result → klik excel → bisa dipilah data karyawan yang sudah
mendapatkan vaksin dan belum).
b. Dari data yang diperoleh ada 2 cara yang bisa kita lakukan yaitu:
i. Vaksinasi mandiri oleh karyawan ke sentra vaksin
ii. Vaksinasi bersama diselenggarakan oleh KLG

2. Pelaksanaan Vaksinasi Mandiri oleh karyawan ke sentra vaksin:
a. HC rep bisa mencari informasi tentang pelaksanaan vaksinasi di sentra-
sentra vaksin kota masing-masing melalui media sosial, call ke rumah sakit
atau klinik penyedia vaksin.
b. Informasikan kepada karyawan yang belum mendapatkan vaksin untuk
datang ke sentra vaksin terdekat.
c. Setelah karyawan mendapatkan vaksin, karyawan diminta untuk upload
sertifikat vaksin di HC Plus masing-masing.

3. Pelaksanaan Vaksinasi Bersama:
Langkah-langkah yang harus dilakukan :
a. Validasi data karyawan yang belum menerima vaksin untuk mendapatkan
data fix.
b. Koordinasi dengan operation dan tentukan tanggal pelaksanan vaksin.
c. Hubungi Dinkes atau Rumah Sakit yang bisa memberikan vaksinasi ke
perusahaan.
d. Dinkes atau Rumah Sakit biasanya akan meminta kita mengirimkan surat
permohonan vaksinasi untuk karyawan.
e. Jika sudah mendapatkan konfirmasi dari RS atau Dinkes lakukan persiapan
seperti:
i. Lokasi penyelenggaraan Vaksin
ii. Buat daftar perlengkapan-perlengkapan yang dibutuhkan saat
penyelenggaraan vaksin (Meja, kursi, banner/ petunjuk alur
pelaksanaan vaksin, jumlah petugas, konsumsi, perlengkatan ATK
dan Laptop)
iii. Susun proposal kegiatan termasuk biaya yang di butuhkan.
iv. Pengajuan proposal ke ER

76

E Book HC Ops – People Management

v. Jika proposal sudah disetujui koordinasikan ke pihak-pihak terkait.
vi. Susun panitia pelaksanaan vaksin
vii. Lakukan sosialisasi pelaksanaan vaksin
viii. Proses Pelaksanaan Vaksin
ix. Setelah karyawan mendapatkan vaksin, HC rep bisa update data

vaksin via HC Plus dan karyawan bisa upload sertifikat vaksin di HC
Plus masing-masing.
x. Buat pertangungjawaban proposal biaya pelaksanaan vaksin.

2.3.B Sosialisasi Event (Hop, Asuransi Comercial, Peluncuran Buku Dll)

Langkah-langkah yang harus dilakukan ketika HC Rep mendapatkan informasi untuk
pelaksanaan Sosialisasi Event adalah:

1. Pelaksanaan Sosialisasi secara Virtual:
a. Berkoordinasi dengang Team Operations akan adanya acara tersebut.
b. Tentukan teknis pelaksanaan sosialisasi, apakah karyawan akan join
masing-masing via platform yang sudah ditentukan atau join bersama 1
store.
c. Untuk pelaksanaan sosialisasi secara virtual dan join bersama maka bisa
dibuat team kecil untuk mempersiapan peralatan yang dibutuhkan seperti:
laptop/ PC, monitor atau projector dan koneksi internet.
d. Jika sudah mendapatkan link untuk proses sosialisasi tersebut,
informasikan ke seluruh karyawan baik yang akan join secara personal atau
untuk karyawan yang akan join sosialisasi bersama-sama di store.

2. Pelaksanaan Sosialisasi secara Live:
a. Berkoordinasi dengan Team Operations akan adanya acara ini.
b. Buat kepanitiaan untuk pelaksanaan event ini.
c. Lakukan sosialisasi untuk pelaksanaan event ini dan pastikan karyawan
mendapatkan informasi dan datang pada saat acara.

2.3.C Outing Store

Mengacu pada kebijakan Kawan Lama Group di Masa Transisi Pandemi ke Endemi, maka
karyawan kawan lama group sudah diperbolehkan mengadakan outing dimulai dari Juli
2022 dengan syarat:

▪ ZERO CASE karyawan positif COVID-19
▪ Karyawan yang di perbolehkan ikut adalah karyawan yang sudah mendapatkan

booster.

77

E Book HC Ops – People Management

Proses yang perlu dilakukan oleh HC jika sudah mendapatkan informasi bahwa store akan
mengadakan outing adalah :

1. Memastikan bahwa seluruh peserta outing sudah mendapatkan vaksin booster.
2. Lakukan pendaftaran Jamsostek Outing via HC Plus
3. Pendaftaran bisa dilakukan dengan langkah-langkah sebagai berikut :

a. Login ke HCPlus (hcplus.klgsys.com)
MSS → Payroll → Jamsostek → Laporan Outing JST → Pilih Add New → Isi
Txn ID Nama Event → Isi Tanggal Event → Lokasi Tujuan Event → Pilih
Company dan Lokasi → Klik View → Pilih karyawan yang akan ikut Even
tersebut dengan cara klik/centang dan lalu klik ADD.
Setelah semua data peserta outing di ADD klik save kemudian klik Release
dan Tick check box kemudian send email to Internal PIC.
Pastikan anda menerima email pendaftaran jamsostek outing di email HC
Rep.

78

E Book HC Ops – People Management

2.4 EMPLOYEE FACILITY

2.4.A Pelaksanaan Hai Bussiness

Tujuan pelaksanaan ini yakni untuk meningkatkan kontribusi HC ke Operasional, maka
setiap hari jumat, 2 kali dalam sebulan mengadakan kegiatan Hai Bussiness, dimana
program ini HC Ops sebagai patner bisnis operasional membantu untuk control hal – hal
basic bisa berjalan dengan semestinya adapun langkah – langkah nya untuk menjalankan
HAI Bussiness yaitu:

1. Link yang di gunakan (https://campsite.bio/hcopsdashboard) pilih Dashboard
HAI Bussiness:

2. Siapakan foto – foto back Office (Toilet, Mushola, Ruang makan, Gudang, Loading ,
Dispenser , Loker dan Kondisi ruangan Chief Cashier dan ADM) pastikan kondisi
rapih dan bersih, kalo pun ada temuan tetap di laporkan dan dii berikan nilai semua
foto di upload di link tersebut (terlampir contoh).

79

E Book HC Ops – People Management

3. HC ke floor untuk melakukan observasi apakah hal – hal basic sudah di jalankan atau
belum seperti grooming karyawan , basis service dan selling skill nya sudah di
berjalan dengan baik atau belum, silahakn di foto apabila ada temuan yang memang
belum standar (contoh terlampir).

2.4.B Pelaksanaan Opex Project

Disamping Hai bussiness, sebagai bentuk kontribusi HC ke operasional dan patner bisnis
ada program namanya OPEX, dimana seminggu dua kali dalam satu bulan mengadakan
breafing Awarness dan flooring, untuk breafing awarness yang di sampaikan sudah di
tentukan oleh team PD tema dan materi yang di bawakan terkait dengan 5P (Poeple,
Place, Product, Prosedure & Promotion)
Untuk Materi dan report nya sudah ada di Dashbord nya HC
(https://campsite.bio/hcopsdashboard)

Brefing ini di lakukan minimal H-1 sebelum flooring di lakukan biasanya flooring dilakukan
di hari Jumat dan jangan lupa dokumentasi ketika breafing di upload di dashboard
Breafing Activities Awareness. Untuk Flooring sendiri HC melakukan observasi terkait 5P
tersebut salah satunya, sidak price tag, cek display yang tidak ada price tag nya dan

80

E Book HC Ops – People Management

kebersihan serta kerapihan nya termasuk grooming karyawan, apabila ada temuan bisa
dilapokan di link tersebut.
Hasil temuan tersebut akan menentukan langkah selanjutnya karena harus ada perbaikan
dari temuan tersebut dari PIC departement dan di laporkan ke Manager via Email.
Seminggu setelah itu data akan di tarik oleh Team PD dan yang menjadi temuan status
nya harus Done. Semua pelaporan tersebut ada di Dasbord HC (contoh terlampir).

81

E Book HC Ops – People Management

2.5 EMPLOYEE COMMUNITY

PEMBENTUKAN KOMUNITAS DI SEGALA BIDANG (OLAHRAGA/HOBBY,
KEROHANIAN DLL)

Untuk hal ini peran HC di harapkan aktif mengikuti semua atau salah satu kegiatan yang
diadakan oleh operasional baik yang masing – masing store ataupun gabungan seluruh
store yang di handle oleh HC tersebut.

Tujuan nya agar HC bisa menjadi patner operasional dan memberikan contoh yang positif
buat seluruh karyawan dengan menjadi role model untuk budaya perusahaan salah satu
nya adalah teamwork. Untuk kegiatan – kegiatan yang biasa ada di setiap store adalah
pertandingan Futsal, badminton, pecinta alam (bisa bergabung dengan tim HO untuk
pecinta alam) dan Rohis. Peran HC disini bisa sebagai peserta atau sekedar menonton
acara tersebut dengan memberikan semangat untuk all karyawan.

Untuk semua kegiatan tersebut harus di dokumentasi kan dan dikirim baik di group WA
nasional atau ke team ER untuk di muat di Media Sosial Kawan Lama sebagai media
branding buat perusahaan kita. Apabila ada event besar misalnya pertandingan antar
store per Area, bisa di ajukan DBS oleh operasional masing – masing store untuk
hadiahnya.

82

E Book HC Ops – People Management

#CHAPTER 3
PEOPLE DEVELOPMENT

83

E Book HC Ops – People Development

KPI (measurement proses)

• HC Ops berkolaborasi dengan KLA melalui program people Development oleh HC Ops:
Training mandatory program oleh Hc Ops

• HC Ops aktif dalam kegiatan mendukung operational excellent (kolaborasi operation)

84

E Book HC Ops – People Development

3.1 COACHING DAN COUNSELING

3.1.A Pengertian Coaching

Setiap perusahaan tentu paham bahwa coaching adalah salah satu upaya meningkatkan
kualitas Sumber Daya Manusia (SDM) yang mereka miliki.

1. Coaching adalah bimbingan atau pelatihan yang diberikan perusahaan kepada para
karyawan agar keterampilan mereka selama bekerja dapat meningkat.

2. Coaching bertujuan agar para karyawan bisa makin memahami tuntutan pekerjaan
yang berdampak pada tujuan pribadi atau tujuan profesional perusahaan

3.1.B Pengertian Counseling

1. Counseling adalah bimbingan yang diberikan ahli profesional kepada orang lain
lewat teknik psikologis.

2. Dalam lingkup pekerjaan, counseling biasanya merupakan upaya pengarahan,
penyuluhan, sekaligus pemberian bantuan dari konselor yang ditunjuk perusahaan
kepada para karyawan. Agar kedua hal ini bisa berkesinambungan, baik pelatihan
dan penyuluhan, perusahaan akan menunjuk divisi khusus untuk bertanggung
jawab dalam melaksanakannya.

3.1.C Fungsi Coaching and Counseling

1. Karyawan Makin Paham Potensi Diri
2. Motivasi Karyawan Meningkat
3. Kinerja Tim Jadi Lebih Baik
4. Hubungan Internal Perusahaan Positif
5. Keuntungan Perusahaan Meningkat

3.1.D Teknik Terbaik untuk Coaching dan Counseling

1. Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam sesi coaching.
Memberikan feedback dari setiap kinerja karyawan agar terjadi peningkatan
motivasi atas kepedulian yang diberikan perusahaan.
a. Membuka jalur komunikasi antara atasan dan bawahan entah lewat grup
khusus di WhatsApp atau lainnya. Melalui komunikasi yang dibangun
dengan baik, setiap karyawan tentu akan makin terbuka dan kesadaran
untuk memberikan yang terbaik bagi perusahaan otomatis juga mengalami
peningkatan.
b. Alih-alih bertindak sebagai ahli yang serba tahu, coaching menempatkan
atasan sebagai pihak yang kerap mengajukan pertanyaan kepada karyawan

85

E Book HC Ops – People Development

agar mereka bisa mengenali diri mereka.
Kunci Utama Coaching yang Efektif.

i. Kejelasan (Clarity)
Sebelum Anda memberikan umpan balik pastikan Anda tahu apa
yang akan dibicarakan. Persiapkan secara jelas dan spesifik apa yang
harus dikomunikasikan. Susunlah sebuah percakapan dengan
pembukaan yang positif. Awal pembicaraan yang baik tentu lebih
menyenangkan. Anda bisa mulai dengan memberikan masukkan
positif yang bisa menciptakan suasana positif sehingga coachee
lebih terbuka untuk mendengarkan. Jika Anda ingin memberi
umpan balik tentang hal yang sensitif ,usahakan dengan kata-kata
yang halus namun jelas. Usahakan selalu memberikan umpan balik
secara spesifik apalagi berhubungan dengan perilaku dan
penampilan mereka. Hal ini membuat mereka lebih paham dan
sadar untuk merubah diri lebih baik.

ii. Konfirmasi
Biasanya sesi penyampaian umpan balik ini lebih sensitif dan sukar
disampaikan. Adanya ikatan emosional antara coach dan coachee.
Anda sebagai coach harus mampu lebih banyak mendengar apa
yang disampaikan oleh coachee. Tidak hanya mendengar namun
juga perhatikan tingkah laku coachee anda. Hal ini menjadi acuan
Anda menilai sampai mana tingkat emosi dari coachee Anda. Lihat
apakah kadar toleransi mereka masih tinggi. Ini agar anda tahu
apakah mereka bisa diajak untuk berdiskusi dan diberikan umpan
balik. Ingat juga untuk lakukan konfirmasi atas umpan balik yang
telah Anda sampaikan. Lihat bagaimana coachee Anda memahami
dan sadar tentang hal yang harus ia ubah agar lebih baik lagi.

iii. Mendengarkan
Percakapan dalam coaching yang ideal porsinya adalah coach lebih
banyak mendengarkan lalu memberikan pertanyaan. Aturan yang
digunakan coach adalah 90/10. 90% adalah mendengarkan dan 10%
adalah melakukan tindakan. Kebanyakan bisnis coach
berpengalaman seperti yang ada di GLC menggunakan aturan ini.
Anda sebagai coach dan pemimpin harus mampu menahan diri
untuk sedikit berbicara. Berikan ruang dan waktu bagi karyawan.
Anda untuk menjawab dan berbicara. Komunikasi yang efektif
adalah lebih banyak mendengarkan. Ini gunanya agar Anda
mengumpulkan lebih banyak informasi terkait kendala yang

86

E Book HC Ops – People Development

dihadapi karyawan Anda. Kira-kira hambatan apa yang sedang
mereka hadapi. Apabila Anda mendominasi percakapan hal ini
membuat karyawan merasa terintimidasi dan tidak terbuka. Tentu
bukan ini tujuan yang ingin dicapai dalam proses coaching. Tujuan
coaching adalah menciptakan transparansi antara coach dan
coachee sehingga masalah cepat diketahui dan diselesaikan.
Idealnya percakapan dilakukan dan dibantu dengan rangkuman
pertanyaan yang membuat coachee menemukan jawaban atas
masalahnya sendiri. Hal ini lebih baik sehingga coachee lebih
independent dan dapat mencari solusi sendiri.
iv. Komitmen
Untuk mengakhiri proses coaching, tetapkan sebuah komitmen
antara coach dan coachee. Komitmen harus jelas, spesifik, dan bisa
menjadi penguat kepercayaan antara coach dan coachee. Tanyakan
kepada coachee/karyawan Anda, apakah mereka telah berkembang
dengan baik dari segi keahlian dan ketrampilan. Lalu tanyakan pula
cara mereka untuk meningkatkan hal tersebut. Pertanyaan ini akan
memicu mereka untuk memikirkan tentang action yang harus
dilakukan. Sedikit tips bagi Anda pemimpin dalam perusahaan.
Lakukan cara berikut ini agar coachee dapat berkomitmen. Buatlah
daftar persetujuan hal yang harus dilakukan oleh coachee. Adanya
dokumentasi memicu komitmen dan menjadi pengingat bagi
coachee. Dengan demikian coachee bisa melakukan action atas
hasil yang disepakati.

87

E Book HC Ops – People Development

3.2 TRAINER

3.2.A Training Activities

Setelah merekrut SDM yang memiliki potensi, agar karyawan dapat memberikan
kemampuan terbaiknya untuk memberikan kontribusi maksimal, HRD harus mendukung
penuh program pendidikan dan pengembangan (dikenal juga dengan istilah L&D) untuk
karyawan
a. Training Activities dibedakan menjadi 2:

1. Training Karyawan Baru
Karyawan baru adalah karyawan yang masa kerjanya 0 – 3 bulan.
a. Orientasi Training/Induction
i. Company Profile&Corporate Culture
ii. Rule &Regulation
iii. Standar Penampilan
iv. K3
v. Basic Service
vi. Selling Skill
vii. Standar Etika Bertelepon dan Beremail.
Orientasi training dilakukan satu hari, pemberian materi maksimal 1 bulan dari
tanggal join karyawan baru. (idealnya di hari pertama join).
Adapun sub materinya adalah dengan link:

https://drive.google.com/drive/folders/1l1rfO-njeuZ0c4CZQEy_caU5XbFrmjPt?usp=sharing

b. Pembelajaran di Aplikasi Colibri
Setelah dilakukan OT, maka selanjutnya new comer diarahkan untuk
melakukan pembelajaran mandiri di aplikasi kolibri di handphone masing-
masing (HC Rep memberikan link kolibri kepada new comer), link update bisa
diminta dari tim HCLD Head Office.

c. Store TOUR
HC Rep / PIC Store mengajak new comer untuk store tour, yaitu pengenalan
wilayah store: pengenalan area sales (departemen-departemen), back office,
jalur evakuasi, pintu karyawan, pintu customer dan sebagainya. Tujuannya
adalah supaya new comer mengetahui dan memahami seluruh wilayah kerja
(store).

d. OTJT (On the Job Training).
Tahapan ini adalah HC Rep menyerahterimakan new comer kepada Buddy yang
ditunjuk untuk membimbing new comer dalam melaksanakan OTJT (On the job
training), Buddy yang ditunjuk biasanya adalah Duty Manager atau Supervisor
yang ditunjuk oleh store manager untuk membimbing dan mengarahkan

88

E Book HC Ops – People Development

karyawan baru, sehingga proses OTJT dapat berjalan efektif.
e. Review New Comer

Proses Review new comer bisa dilakukan setelah satu bulan pembelajaran
dihitung dari tanggal join. HC Rep melakukan proses review dalam bentuk
coaching, berupa pemanggilan, kemudian mengevaluasi sejauh mana
pencapaian pembelajaran yang sudah dilakukan. Apakah peserta new comer
sudah mencapai standar nilai yang diharapkan, serta apakah materi-materi di
kolibri sudah dituntaskan atau belum.
2.Training Basic Reguler → SGO, Basic Service, Basic Selling Skill, Merchandising

3.2.B Fasilitator Training

Tugas utama seorang HC menjadi fasilitator adalah untuk melancarkan proses
pembelajaran (learning process) untuk karyawan .dengan cara menyiapkan materi
pelatihan sesuai dengan standar yang paling update.

1. Fungsi HC Sebagai Fasilitator Training sebagai berikut :
a. Memfasilitasi jadwal training yang sudah ditentukan
b. Membantu menyiapkan materi untuk kebutuhan training yang update di
Link: (didiskusikan kembali )
c. Membantu Jalannya training baik dari jadwal, materi dan tempat dan juga
traineer dan juga form yang dibutuhkan beserta Absensi
d. Membantu menyusun Jadwal Training sesuai dengan kebutuhan
Operasional

2. Refresh Training:
Peran HC Rep Sebagai Trainer
a. Persiapapan materi:
i. Mempelajari & memahami materi yang akan disampaikan
ii. Mempersiapkan Pre Test & Post Test
iii. Memilih Gaya Belajar: Visual / Audio / Kinestetik
b. Persiapan training:
i. Mengatur jadwal Training, Undangan Training
ii. Ruang Training: Model Kelas/Model latter U/Round Table
iii. Media: Projector, White board, Alat Tulis (Spidol, Kertas dsb)
iv. Absensi Training (Manual/Link)
c. Penyampaian materi training
i. Pembukaan: Ice Breaking & Penyampaian Tujuan
ii. PreTest
iii. Penyampaian Materi Training
iv. Tanya Jawab

89

E Book HC Ops – People Development

v. Kesimpulan & Engagement
vi. Post Test
vii. Dokumentasi
d. Pasca training
i. Membuat laporan training
ii. Review secara random peserta training di lapangan

90

E Book HC Ops – People Development

3.3 INDIVIDUL DEVELOPMENT PLAN (IDP)

3.3.A Jenis Individual Development Plan (IDP)

1. IDP To be Develop

Untuk karyawan HAV diluar 3 atau 4 kuadran
✓ Periode setting waktu minimal 3 bulan
✓ Periode Cut off: Akhir November tahun berjalan

2. IDP Potential

Untuk karyawan HAV di 3 atau 4 kuadran
✓ Periode setting waktu minimal 3 bulan
✓ Periode Cut off: Akhir November tahun berjalan

3. IDP Assessment Untuk karyawan yang belum disarankan dari hasil assessment
✓ Periode setting waktu minimal 3 bulan
✓ Periode Cut off: Akhir Agustus tahun depan

Gambaran Umum
Jenis Form untuk Program IDP yaitu: IDP To Be Develop, IDP Potential, IDP Assessment.
Penggunaan dari ke tiga form tersebut akan disesuaikan dengan kebutuhan pengembangan
masing-masing karyawan. Berikut penjelasannya:

Tipe form IDP Tujuan Keterangan

IDP Potential Memperkuat kompetensi HAV 9 Box : 1 - 2 - 3
atau performa karyawan HAV 16 Box : 1 - 2 - 3 - 4
yang sudah masuk di dalam
3/4 kuadran dalam HAV
Mapping

IDP To Be Mengembangkan kompetensi HAV 9 Box : 4 - 5 - 6 - 7 - 8 - 9
Develop
atau performa karyawan yang HAV 16 Box : 5 - 6 - 7 - 8 - 9 - 10 - 11- 12 -
berada di luar 3/4 kuadran dalam 13 - 14 - 15 - 16
HAV Mapping

IDP Memperkuat atau Berlaku untuk hasil Assessment karyawan
Assessment yang Belum Disarankan. Jika hasil
mengembangkan kompetensi Assessment karyawan sudah Disarankan
dan Dipertimbangkan, namun Superior
karyawan diposisi tujuan masih ingin melakukan pengembangan
untuk karyawan silahkan melakukan
pengembangan di IDP Potential dan IDP
To be Develop. Untuk gap competency

91

E Book HC Ops – People Development

karyawan akan disesuaikan dengan hasil
Assessment terakhir.

3.3.B Petunjuk Pengisian

1. Individual Development Plan (IDP) All Form – Admin
Role admin ditujukkan kepada HC Operation, HC Business Partner dan Talent
Management.
• Buka Mozilla Firefox
• Masuk ke web : https://hcplus.klgsys.com
• Isi Employee ID dan Password Anda kemudian Login.

92

E Book HC Ops – People Development