Peraturan Pengecualian Perolehan (PB 17_2021)

Lampiran 1

PERATURAN PENGECUALIAN
PEROLEHAN

UNIVERSITI MALAYSIA TERENGGANU

1

ISI KANDUNGAN

PE-1 Perolehan Bagi Penganjuran Majlis/Acara Rasmi Dan Jamuan
PE-2 Keraian........................................................................................................................... 8
PE-3 1. Takrifan .................................................................................................................. 8
2. Kaedah Dan Had Nilai Perolehan.......................................................................... 8
3. Syarat Perolehan ................................................................................................... 9
4. Rundingan Harga .................................................................................................10
5. Jawatankuasa Spesifikasi dan Penilaian Teknikal PTj ........................................10
6. Pesanan Belian ....................................................................................................11
7. Surat Setuju Terima.............................................................................................11
8. Bon Pelaksanaan .................................................................................................11
9. Dokumen Perjanjian............................................................................................11
10. Carta Alir ..............................................................................................................12
Perolehan Perkhidmatan Kemudahan Latihan Secara Pakej...................14
1. Takrifan ................................................................................................................14
2. Kaedah Dan Had Nilai Perolehan........................................................................14
3. Syarat Perolehan .................................................................................................15
4. Rundingan Harga .................................................................................................15
5. Jawatankuasa Spesifikasi dan Penilaian Teknikal PTj ........................................16
6. Pesanan Belian ....................................................................................................16
7. Surat Setuju Terima.............................................................................................16
8. Bon Pelaksanaan .................................................................................................17
9. Dokumen Perjanjian............................................................................................17
10. Carta Alir ..............................................................................................................17
Penyertaan Latihan Yang Dianjurkan Oleh Agensi Kerajaan Atau
Syarikat Swasta........................................................................................................20
1. Takrifan ................................................................................................................20
2. Kaedah Dan Had Nilai Perolehan........................................................................20
3. Syarat Perolehan .................................................................................................21
4. Rundingan Harga .................................................................................................21
5. Pesanan Belian ....................................................................................................22
6. Surat Setuju Terima.............................................................................................22
7. Bon Pelaksanaan .................................................................................................22
8. Dokumen Perjanjian............................................................................................22
9. Penyertaan Latihan di Luar Negara.....................................................................23

2

PE-4 10. Arahan Perbendaharaan (AP)99(e).....................................................................23
11. Carta Alir ..............................................................................................................24
PE-5 Perolehan Penginapan, Makanan Dan Minuman Bagi Yang
PE-6 Melaksanakan Tugas Rasmi.................................................................................25
1. Takrifan ................................................................................................................26
PE-7: 2. Kaedah Dan Had Nilai Perolehan........................................................................26
3. Syarat Perolehan .................................................................................................27
4. Rundingan Harga .................................................................................................27
5. Jawatankuasa Spesifikasi dan Penilaian Teknikal PTj ........................................27
6. Pesanan Belian ....................................................................................................27
7. Surat Setuju Terima.............................................................................................28
8. Bon Pelaksanaan .................................................................................................28
9. Dokumen Perjanjian............................................................................................28
10. Carta Alir ..............................................................................................................28
Perolehan Berkaitan ICT Dan Rangkaian Internet ......................................30
1. Perolehan Perisian Komputer atau Lesen Pengguna .........................................30
2. Perolehan Pangkalan Data, Jurnal Dan Maklumat Secara Atas Talian..............35
3. Pelanjutan Kontrak Penyelenggaraan Dan Menaik Taraf Bagi Perkhidmatan

Rangkaian ICT Dan Perkhidmatan Internet ........................................................41
Perolehan Kenderaan..............................................................................................49
1. Kategori Kenderaan.............................................................................................49
2. Kaedah Dan Had Nilai Perolehan........................................................................49
3. Syarat Perolehan Kenderaaan Baharu................................................................50
4. Rundingan Harga .................................................................................................51
5. Jawatankuasa Spesifikasi dan Penilaian Teknikal PTj ........................................51
6. Larangan Perolehan Kenderaan Import .............................................................52
7. Pesanan Belian ....................................................................................................52
8. Surat Setuju Terima (SST)....................................................................................52
9. Bon Pelaksanaan .................................................................................................52
10. Dokumen Perjanjian............................................................................................53
11. Carta Alir ..............................................................................................................53
Perolehan Perkhidmatan Penyelenggaraan Dan Pembaikan Kenderaan
........................................................................................................................................ 55
1. Takrifan ................................................................................................................56
2. Kaedah Dan Had Nilai Perolehan........................................................................56
3. Syarat Perolehan .................................................................................................57

3

PE-8 4. Rundingan Harga .................................................................................................57
PE-9 5. Jawatankuasa Spesifikasi dan Penilaian Teknikal PTj ........................................57
PE-10 6. Pesanan Belian ....................................................................................................58
7. Surat Setuju Terima.............................................................................................58
8. Bon Pelaksanaan .................................................................................................58
9. Dokumen Perjanjian............................................................................................58
10. Carta Alir ..............................................................................................................59
Perolehan Bahan Bakar Di Semenanjung Malaysia.....................................60
1. Jenis Bahan Bakar................................................................................................61
2. Kaedah Dan Had Nilai Perolehan........................................................................61
3. Syarat Perolehan .................................................................................................62
4. Rundingan Harga .................................................................................................63
5. Jawatankuasa Spesifikasi dan Penilaian Teknikal PTj ........................................63
6. Pesanan Belian ....................................................................................................63
7. Surat Setuju Terima.............................................................................................64
8. Bon Pelaksanaan .................................................................................................64
9. Dokumen Perjanjian............................................................................................64
10. Tanggungjawab Ketua PTj...................................................................................64
11. Carta Alir ..............................................................................................................65
Perolehan Percetakan Warta Kerajaan............................................................65
1. Kaedah dan Had Nilai ..........................................................................................67
2. Syarat Perolehan .................................................................................................67
3. Jawatankuasa Spesifikasi dan Penilaian Teknikal PTj UMT ...............................67
4. Pesanan Belian ....................................................................................................67
5. Surat Setuju Terima.............................................................................................67
6. Bon Pelaksanaan .................................................................................................68
7. Dokumen Perjanjian............................................................................................68
8. Carta Alir ..............................................................................................................68
Perolehan Bekalan dan Penghantaran Buku Cetakan atau e- book bagi
Terbitan Dalam Dan Luar Negara ......................................................................69
1. Perolehan Bekalan dan Penghantaran Buku Cetakan atau e-book bagi Terbitan

Dalam Negara ......................................................................................................70
2. Perolehan Bekalan dan Penghantaran Buku Cetakan atau e-Book bagi Terbitan

Luar Negara..........................................................................................................74
3. Arahan Perbendaharaan (AP) 99(e)....................................................................77
4. Carta Alir ..............................................................................................................78

4

PE-11: Perolehan Bekalan Surat Khabar Dan Majalah Tempatan ........................79
PE-12 1. Kaedah dan Had Nilai ..........................................................................................80
PE-13 2. Syarat Perolehan .................................................................................................80
3. Jawatankuasa Spesifikasi dan Penilaian Teknikal UMT .....................................80
PE-14 4. Pesanan Belian ....................................................................................................81
5. Surat Setuju Terima.............................................................................................81
6. Bon Pelaksanaan .................................................................................................81
7. Dokumen Perjanjian............................................................................................81
Perolehan Perkhidmatan Penyiaran Pengiklanan........................................83
1. Takrifan ................................................................................................................83
2. Perolehan Perkhidmatan Penyiaran Pengiklanan Melalui Media Cetak Dan

Elektronik ............................................................................................................. 84
3. Perolehan Perkhidmatan Penyiaran Pengiklanan Melalui Saluran Media Sosial

Berbayar............................................................................................................... 90
Perbelanjaan Kemudahan Perubatan Untuk Pegawai Dan Pesara
Perkhidmatan Awam Persekutuan Di Bawah Pekeliling Perkhidmatan
Bilangan 21 Tahun 2009 .......................................................................................97
1. Latar Belakang .....................................................................................................98
2. Taksiran................................................................................................................98
3. Kaedah Dan Had Nilai..........................................................................................98
4. Syarat Perolehan .................................................................................................99
5. Pesanan Belian ....................................................................................................99
6. Surat Setuju Terima...........................................................................................100
7. Bon Pelaksanaan ...............................................................................................100
8. Dokumen Perjanjian..........................................................................................100
9. Carta Alir ...........................................................................................................100
Perolehan Perkhidmatan Agen Pengembaraan.......................................101
1. Latar Belakang ...................................................................................................102
2. Kaedah Dan Had Nilai Perolehan......................................................................102
3. Syarat Perolehan ...............................................................................................102
4. Rundingan Harga ...............................................................................................103
5. Jawatankuasa Spesifikasi dan Penilaian Teknikal PTj ......................................103
6. Pesanan Belian ..................................................................................................103
7. Surat Setuju Terima...........................................................................................103
8. Bon Pelaksanaan ...............................................................................................104
9. Dokumen Perjanjian..........................................................................................104
10. Carta Alir ...........................................................................................................104

5

PE-15 Perolehan Perkhidmatan M ultim odal Transport Operator (MTO)...105
1. Latar Belakang ...................................................................................................106
PE-16 2. Kaedah Dan Had Nilai Perolehan......................................................................106
3. Syarat Perolehan ...............................................................................................106
PE-17 4. Rundingan Harga ...............................................................................................106
PE-18 5. Jawatankuasa Spesifikasi dan Penilaian Teknikal PTj ......................................107
PE-19 6. Pesanan Belian ..................................................................................................107
7. Surat Setuju Terima...........................................................................................107
8. Bon Pelaksanaan ...............................................................................................108
9. Dokumen Perjanjian..........................................................................................108
10. Carta Alir ...........................................................................................................108
Perolehan Perkhidmatan Guaman ................................................................108
1. Latar Belakang ...................................................................................................110
2. Kaedah Dan Had Nilai Perolehan......................................................................110
3. Syarat Perolehan ...............................................................................................110
4. Rundingan Harga ...............................................................................................110
5. Jawatankuasa Spesifikasi dan Penilaian Teknikal PTj ......................................111
6. Pesanan Belian ..................................................................................................111
7. Surat Setuju Terima...........................................................................................111
8. Bon Pelaksanaan ...............................................................................................111
9. Dokumen Perjanjian..........................................................................................112
10. Carta Alir ...........................................................................................................112
Perolehan Perkhidmatan Senggaraan dan Pembaikan Kapal/Bot .113
1. Senggaraan Berjadual........................................................................................114
2. Senggaraan Bot Kecil .........................................................................................118
3. Pembaikan Kerosakan Kecemasan ...................................................................124
4. Senggaraan dan Pembaikan Lain ......................................................................128
Perolehan Penyewaan Ruang Pejabat...........................................................133
1. Perolehan Penyewaan Ruang Pejabat Menggunakan Dana Kerajaan

Persekutuan ....................................................................................................... 134
2. Perolehan Penyewaan Ruang Pejabat Menggunakan Dana Dalaman UMT ...146
Perolehan Penyewaan Bangunan Bagi Tujuan Penginapan Siswa Oleh
Universiti Awam (UA) Di Bawah Kementerian Pengajian Tinggi........155
1. Perolehan Penyewaan Bangunan Bagi Tujuan Penginapan Siswa Menggunakan

Dana Kerajaan Persekutuan..............................................................................155
2. Perolehan Penyewaan Bangunan Bagi Tujuan Penginapan Siswa Menggunakan

Dana Dalaman ...................................................................................................168

6

PE-20 Tatacara Pembelian Tanah Daripada Orang Perseorangan, Syarikat
Dan Perbadanan.....................................................................................................177
1. Pengenalan ........................................................................................................177
2. Terminologi Dan Singkatan ...............................................................................177
3. Jenis Perolehan..................................................................................................178
4. Syarat-Syarat Perolehan....................................................................................178
5. Kaedah Pembayaran .........................................................................................181
6. Pendaftaran Hak Milik Hartanah ......................................................................183
7. Perjanjian...........................................................................................................183

7

PE-1 Perolehan Bagi Penganjuran Majlis/Acara
Rasmi Dan Jamuan Keraian

1. Takrifan

1.1 “Majlis/acara rasmi adalah ditafsirkan sebagai

mesyuarat/persidangan/konvensyen/program atau aktiviti yang diadakan

di peringkat Antarabangsa / Kebangsaan /Kementerian /Jabatan berkaitan

dengan urusan rasmi UMT, acara pelancaran atau pembukaan rasmi

serta penutup sesuatu projek / pertandingan oleh UMT. Contoh majlis atau

program adalah Majlis Konvokesyen UMT atau Majlis Jalinan Mesra Pelajar.

1.2 “Pakej” adalah ditafsirkan sebagai perolehan yang merangkumi
kombinasi mana-mana item bagi menganjurkan majlis atau acara rasmi
UMT dan jamuan keraian rasmi UMT seperti penginapan, makan minum,
sewaan dewan atau bilik mesyuarat, penyewaan peralatan dan kemudahan
lain yang berkaitan.

1.3 “Katering” adalah ditafsirkan sebagai perkhidmatan penyediaan makanan
bagi majlis jamuan yang diuruskan oleh PTj tanpa melibatkan penginapan
atau sewaan dewan/khemah serta peralatan seperti kerusi, meja, perhiasan
dan alat siaraya.

2. Kaedah Dan Had Nilai Perolehan

2.1 Had nilai perolehan dan Pihak Berkuasa Melulus (PBM) untuk melaksanakan
perolehan secara rundingan terus bagi perkhidmatan penginapan, makan
minum, sewaan dewan/bilik mesyuarat, sewaan peralatan, kemudahan lain
yang berkaitan secara pakej atau katering untuk penganjuran
majlis/acara rasmi dan jamuan keraian rasmi adalah seperti berikut:

Had Nilai Perolehan Pihak Berkuasa Melulus
Sehingga RM20 ribu Ketua PTj
Melebihi RM20 ribu sehingga RM500 ribu
Jawatankuasa Sebut Harga

Melebihi RM500 ribu sehingga RM100 juta Lembaga Perolehan UMT

8

3. Syarat Perolehan
3.1 Peruntukan kewangan telah diluluskan dan mencukupi.

3.2 Kajian pasaran perlu dilakukan dan hanya dikecualikan bagi:

3.2.1 Perolehan bernilai kurang daripada RM20 ribu; atau

3.2.2 Perolehan daripada Institut Latihan Awam (ILA)

3.3 Keutamaan hendaklah diberikan seperti berikut:

3.3.1 Dewan/pusat konvensyen yang dimiliki oleh Agensi Kerajaan

atau anak-anak syarikatnya yang berdaftar dengan

Kementerian Kewangan dalam kod bidang 221506 (Penyewaan

Ruang Pejabat/Bangunan); dan

3.3.2 Hotel/syarikat yang berdaftar dengan Kementerian Kewangan

dalam kod bidang 222501 (Hotel/Resort).

3.4 PTj adalah digalakkan untuk mengatur jamuan keraian rasmi di pejabat
secara katering.

3.5 Pelawaan bagi nilai perolehan berikut:
3.5.1 sehingga RM20 ribu
i. Keutamaan kepada pengusaha kafetaria di dalam UMT
ii. boleh dilaksanakan di kalangan mana-mana
syarikat/pembekal sama ada berdaftar dalam kod bidang
040103 (Makanan Bermasak Islam) atau tidak berdaftar
dengan Kementerian Kewangan yang menyediakan
perkhidmatan katering di dalam daerah atau Kawasan Kuala
Terengganu atau Kuala Nerus.

3.5.2 melebihi RM20 ribu:
i. Berdaftar dengan Kementerian Kewangan Malaysia dalam kod
bidang 040103 (Makanan Bermasak Islam) yang
menyediakan perkhidmatan katering
ii. Keutamaan kepada pengusaha kafetaria di dalam UMT

9

iii. Keutamaan Syarikat di dalam daerah atau Kawasan Kuala
Terengganu atau Kuala Nerus.

3.6 Kekerapan mengadakan Majlis atau Keraian Rasmi hendaklah dihadkan
kepada aktiviti rasmi yang dianggap penting dan perlu sahaja.

3.7 Pelantikan pengurus acara (event manager) adalah tidak dibenarkan.

3.8 Bagi jumlah kos pengiraan pakej, kadar kelayakan (kadar penginapan, makan
minum peserta dan urus setia serta jamuan keraian rasmi) hendaklah tidak
melebihi kadar kelayakan semasa yang berkuat kuasa atau peruntukan yang
diluluskan sesuatu program.

4. Rundingan Harga

4.1 Tatacara rundingan harga seperti di Peraturan Rundingan Terus dalam SOP
Perolehan: Perolehan Rundingan Terus adalah dikecualikan.

4.2 Walau bagaimanapun, PTj yang menguruskan perolehan hendaklah
berusaha untuk merundingkan harga bagi mendapatkan nilai faedah terbaik
kepada UMT dan mendapatkan pengesahan/persetujuan daripada kedua-dua
pihak secara bertulis.

5. Jawatankuasa Spesifikasi dan Penilaian Teknikal PTj

5.1 Perolehan melebihi RM20 ribu hendaklah melalui Jawatankuasa Spesifikasi dan
Penilaian Teknikal PTj.

5.2 Tanggungjawab Jawatankuasa Spesifikasi dan Penilaian Teknikal PTj adalah
seperti berikut:
5.2.1 Memastikan syarat perolehan di para 3 dipatuhi;
5.2.2 Menilai kemampuan syarikat/hotel/pusat konvensyen dengan
mengambil kira pelbagai faktor seperti syarat dan kadar
pembayaran, diskaun, harga pasaran terbuka, keupayaan penyedia
kemudahan dan lain-lain kriteria yang ditetapkan oleh PTj.

10

Perbandingan antara satu tawaran dengan tawaran yang lain
hendaklah dibuat berasaskan kepada faktor atau unsur yang sama
(equal footing); dan

5.2.3 Memperakukan pemilihan syarikat/hotel/pusat konvensyen yang
layak kepada Pihak Berkuasa Melulus berdasarkan tawaran yang
terbaik dari segi harga dan kualiti mengikut keperluan UMT.

6. Pesanan Belian

6.1 Pesanan Belian perlu dikeluarkan sebelum perolehan dilaksanakan
selaras dengan Arahan Perbendaharaan (AP)176.1(d) atau (e)

6.2 Tindakan akan diambil kepada Pegawai UMT yang gagal mematuhi peraturan
yang telah ditetapkan.

7. Surat Setuju Terima

7.1 Surat Setuju Terima (SST) perlu dikeluarkan bagi:
7.1.1 perolehan bermasa tanpa tertakluk kepada sebarang had nilai atau;
7.1.2 perolehan secara one-off yang melebihi RM20 ribu.

8. Bon Pelaksanaan

8.1 Bagi perolehan melebihi RM200 ribu sama ada bermasa atau one-off yang
menggunakan kaedah ini dikecualikan daripada dikenakan Bon Pelaksanaan.

9. Dokumen Perjanjian

9.1 Perolehan secara one-off adalah dikecualikan daripada mengadakan
dokumen perjanjian. Walau bagaimanapun, terma dan syarat bagi
perkhidmatan tersebut hendaklah dinyatakan dengan jelas bagi memastikan
kepentingan UMT terpelihara dan dilampirkan bersama Pesanan Belian.

9.2 Perolehan bermasa atau bersiri, satu dokumen perjanjian hendaklah
diwujudkan.

11

9.3 PTj hendaklah memastikan semua obligasi syarikat telah disempurnakan
sebelum arahan bayaran dilakukan

10. Carta Alir

10.1 Carta Alir bagi pelaksanaan Perolehan Penganjuran Majlis Rasmi adalah
sepertimana berikut :

Mula

Membuat Kajian Pasaran (PTj)

Pelawaan :
a) <RM20 Ribu

• Keutamaan kepada pengusaha kafetaria di
dalam UMT

• Berdaftar atau tidak berdaftar dengan KKM
kod bidang (040103 - Makanan Bermasak
Islam)

b)>RM20 Ribu
• Berdaftar dengan KKM kod bidang (040102 -
Makanan Bermasak Islam)
• Keutamaan kepada pengusaha kafetaria di
dalam UMT
• Keutaamaan Syarikat di dalam daerah Kuala
Terengganu dan Kuala Nerus

Membuat Rundingan Harga (PTj)

Perakuan oleh Jawatankuasa Spesifikasi dan Penilaian
Teknikal PTj
- Bagi perolehan melebihi RM20 Ribu

Membuat Kajian Tidak Tidak
Pasaran (PTj) dan 12 Diperaku?
Pelawaan Semula
Ya
A

A

Kelulusan Perolehan oleh Pihak Berkuasa Melulus
Mengikut Had Nilai Perolehan
a) Sehingga Rm20 Ribu :- Ketua PTJ
b) > Rm20 Ribu - Rm500 Ribu :- JKSH
c) > Rm500 Ribu - Rm100 Juta :- Lembaga Perolehan UMT

Memaklumkan kepada Lulus?
PTJ
Ya
Tidak

Mengeluarkan Surat Setuju Terima (Pejabat Bendahari)
a) Perolehan bermasa
b) Perolehan secara one-off melebihi RM20 Ribu

Kelulusan perolehan Mengeluarkan Pesanan Belian (Pejabat Bendahari)
kurang daripada Rm20
Menyempurnakan Bekalan/Perkhidmatan
ribu Mengesahkan kesempurnaan bekalan /perkhidmatan dan
dokumen (PTj)

Kembalikan kepada PTJ Lengkap?

Tidak Ya

Membuat Bayaran Kepada Pembekal (Pejabat Bendahari)

Tamat

13

PE-2 Perolehan Perkhidmatan Kemudahan Latihan
Secara Pakej

1. Takrifan

1.1 “Latihan” adalah ditafsirkan sebagai proses pemindahan ilmu

pengetahuan bertujuan menambah pengetahuan, kemahiran dan sikap yang

bersesuaian untuk memenuhi keperluan dan tuntutan semasa dalam

organisasi. Ia meliputi konvensyen, kursus, bengkel/retreat, makmal (lab),

seminar/taklimat, kolokium, forum, simposium, lawatan

rasmi/korporat/sambil belajar, klinik kaunseling dan program lain yang

memenuhi definisi latihan.

1.2 “Pakej” adalah ditafsirkan sebagai perolehan yang dibuat dalam satu
Pesanan Belian / Surat Setuju Terima (SST) / perjanjian merangkumi
kombinasi daripada mana-mana item kemudahan latihan seperti
penginapan, makanan, dewan, bilik latihan, peralatan dan bahan yang
berkaitan dengan latihan daripada penyedia kemudahan latihan yang
berkeupayaan dan berkemampuan.

2. Kaedah Dan Had Nilai Perolehan

2.1 Had Nilai Perolehan dan Pihak Berkuasa Melulus (PBM) untuk melaksanakan
perolehan secara rundingan terus bagi perkhidmatan kemudahan latihan
secara pakej adalah seperti berikut:

Had Nilai Perolehan Pihak Berkuasa Melulus
Ketua PTj
Sehingga RM20 ribu
Jawatankuasa Sebut Harga
Melebihi RM20 ribu sehingga RM500
ribu Lembaga Perolehan UMT

Melebihi RM500 ribu sehingga
RM100juta

14

2.2 Pihak Berkuasa Melulus hendaklah memastikan semua urusan berkaitan
pelantikan penyedia kemudahan latihan mematuhi dasar dan prinsip perolehan
UMT serta amalan tadbir urus baik.

3. Syarat Perolehan

3.1 Peruntukan kewangan telah diluluskan dan mencukupi;

3.2 Kajian pasaran perlu dilakukan dan hanya dikecualikan bagi:

3.2.1 Perolehan bernilai kurang daripada RM20 ribu; atau

3.2.2 Perolehan daripada Institut Latihan Awam (ILA).

3.3 Perolehan tidak tertumpu kepada satu penyedia kemudahan latihan dan

keutamaan diberikan kepada ILA.

3.4 Perolehan juga boleh dilaksanakan dengan penyedia kemudahan latihan

seperti berikut:

3.4.1 Dewan/pusat konvensyen yang dimiliki oleh Agensi Kerajaan

atau anak-anak syarikatnya yang berdaftar dengan Kementerian

Kewangan dalam kod bidang 221506 (Penyewaan Ruang

Pejabat/Bangunan); dan

3.4.2 Hotel/syarikat yang berdaftar dengan Kementerian Kewangan

dalam kod bidang 222501 (Hotel/Resort).

3.5 Kadar kelayakan bagi penginapan, makanan dan minuman peserta latihan

hendaklah tidak melebihi kadar kelayakan semasa yang berkuat kuasa.

3.6 Perolehan perkhidmatan penyedia latihan (training provider)

hendaklah mematuhi peraturan perolehan berkuat kuasa dan tidak

boleh menggunakan peraturan perolehan perkhidmatan kemudahan

latihan secara pakej ini.

4. Rundingan Harga

4.1 Tatacara rundingan harga seperti di Peraturan Rundingan Terus dalam SOP
Perolehan - Perolehan Rundingan Terus adalah dikecualikan.

4.2 Walau bagaimanapun, PTj yang menguruskan perolehan hendaklah berusaha
untuk merundingkan harga bagi mendapatkan nilai faedah terbaik kepada

15

UMT dan mendapatkan pengesahan/persetujuan daripada kedua-dua pihak
secara bertulis.

5. Jawatankuasa Spesifikasi dan Penilaian Teknikal PTj

5.1 Perolehan melebihi RM20 ribu hendaklah melalui Jawatankuasa Spesifikasi dan

Penilaian Teknikal PTj.

5.2 Tanggungjawab Jawatankuasa Spesifikasi dan Penilaian Teknikal PTj adalah

seperti berikut:

5.2.1 Memastikan syarat perolehan seperti di para 3 dipatuhi;

5.2.2 Menilai kemampuan penyedia kemudahan latihan dengan

mengambil kira pelbagai faktor seperti syarat pembayaran, kadar

pembayaran, tempoh, diskaun, harga pasaran terbuka,

keupayaan penyedia kemudahan latihan dan kriteria lain yang

ditetapkan oleh UMT. Perbandingan antara satu tawaran

penyedia kemudahan latihan dengan tawaran penyedia

kemudahan latihan yang lain hendaklah dibuat berasaskan

kepada faktor atau unsur yang sama (equal footing); dan

5.2.3 Memperakukan kepada Pihak Berkuasa Melulus, penyedia

kemudahan latihan yang layak berdasarkan tawaran yang terbaik

dari segi harga dan kualiti mengikut keperluan Agensi.

6. Pesanan Belian

6.1 Pesanan Belian hendaklah dikeluarkan sebelum perolehan dilaksanakan selaras
dengan Arahan Perbendaharaan (AP) 176.1(d) atau (e).

6.2 Tindakan akan diambil kepada Pegawai UMT yang gagal mematuhi peraturan
yang telah ditetapkan.

7. Surat Setuju Terima

7.1 Surat Setuju Terima (SST) perlu dikeluarkan bagi:
7.1.1 perolehan bermasa tanpa tertakluk kepada sebarang had nilai atau;
7.1.2 perolehan secara one-off yang melebihi RM20 ribu.

16

8. Bon Pelaksanaan
8.1 Bagi perolehan melebihi RM200 ribu sama ada bermasa atau one-off yang
menggunakan kaedah ini dikecualikan daripada dikenakan Bon Pelaksanaan.

9. Dokumen Perjanjian

9.1 Perolehan secara one-off adalah dikecualikan daripada mengadakan
dokumen perjanjian. Walau bagaimanapun, terma dan syarat bagi
perkhidmatan tersebut hendaklah dinyatakan dengan jelas bagi memastikan
kepentingan UMT terpelihara dan dilampirkan bersama Pesanan Belian.

9.2 Perolehan bermasa atau bersiri, satu dokumen perjanjian hendaklah
diwujudkan.

9.3 PTj hendaklah memastikan semua obligasi syarikat telah disempurnakan
sebelum arahan bayaran dilakukan.

10. Carta Alir

10.1 Carta Alir bagi pelaksanaan Perolehan Perkhidmatan Kemudahan Latihan
adalah sepertimana berikut:
Mula

Membuat Kajian Pasaran (PTj)

Pelawaan kepada penyedia kemudahan
latihan :
• Tidak tertumpu satu penyedia dan keutamaan
kepada Institut Latihan Awam (ILA)
• Dewan/konvensyen yang dimiliki oleh Agensi
Kerajaan atau anak syarikat
• Berdaftar dengan KKM (kod bidang 221506 –
Penyewaan Ruang Pejabat/Bangunan)
• Hotel/syarikat berdaftar dengan KKM (kod
bidang 222501 – Hotel/Resort)

A
17

A

Membuat Rundingan Harga (PTj)

Perakuan oleh Jawatankuasa Spesifikasi dan Penilaian
Teknikal PTj
- Bagi perolehan melebihi RM20 Ribu

Membuat Kajian Tidak Tidak
Pasaran (PTj) dan Diperaku?
Pelawaan Semula
Ya
Memaklumkan kepada
PTJ Kelulusan Perolehan oleh Pihak Berkuasa Melulus
Mengikut Had Nilai Perolehan
Kelulusan perolehan a) Sehingga Rm20 Ribu :- Ketua PTJ
kurang daripada Rm20 b) > Rm20 Ribu - Rm500 Ribu :- JKSH
c) > Rm500 Ribu - Rm100 Juta :- Lembaga Perolehan UMT
ribu
Tidak Lulus?

Ya

Mengeluarkan Surat Setuju Terima (Pejabat Bendahari)
a) Perolehan bermasa tanpa tertakluk kepada sebarang had
nilai
b) Perolehan secara one-off melebihi RM20 Ribu

Mengeluarkan Pesanan Belian (Pejabat Bendahari)

B

18

B

Menyempurnakan Bekalan/Perkhidmatan
Mengesahkan kesempurnaan bekalan /perkhidmatan dan
dokumen (PTj)

Kembalikan kepada PTJ Lengkap?

Tidak

Ya

Membuat Bayaran Kepada Pembekal (Pejabat Bendahari)

Tamat

19

PE-3 Penyertaan Latihan Yang Dianjurkan
Oleh Agensi Kerajaan Atau Syarikat
Swasta

1. Takrifan

1.1 “Latihan” adalah ditafsirkan sebagai proses pemindahan ilmu
pengetahuan bertujuan menambah pengetahuan, kemahiran dan sikap
yang bersesuaian untuk memenuhi keperluan dan tuntutan semasa dalam
organisasi. Ia meliputi konvensyen, kursus, bengkel/retreat, makmal
(lab), seminar/taklimat, kolokium, forum, simposium, lawatan rasmi/
korporat/sambil belajar, klinik kaunseling dan program lain yang
memenuhi definisi latihan.

1.2 Jenis Latihan:
1.2.1 Latihan dalam atau luar negara yang dianjurkan oleh Agensi
Kerajaan atau pihak swasta sedia ada di pasaran yang terbuka
kepada pegawai Kerajaan.
1.2.2 Latihan yang ditawarkan adalah spesifik dan berdasarkan
keperluan UMT.
1.2.3 Yuran/fi bagi latihan telah ditetapkan oleh penganjur.
1.2.4 Perolehan perkhidmatan daripada penyedia latihan (training
provider) bagi latihan yang memerlukan sebarang
custom ization hendaklah mematuhi peraturan perolehan yang
berkuat kuasa dan tidak boleh menggunakan peraturan ini.

2. Kaedah Dan Had Nilai Perolehan

2.1 Had Nilai Perolehan dan Pihak Berkuasa Melulus (PBM) untuk
melaksanakan perolehan penyertaan latihan yang dianjurkan oleh agensi
Kerajaan / Swasta adalah seperti berikut:

20

Had nilai Pihak Berkuasa Catatan
Sehingga RM20 ribu Melulus -
(PBM)

Ketua PTj

Melebihi RM20 JKKLA atau JKMB Bagi satu (1) penyertaan yuran
sehingga yang melebihi RM20 ribu,
RM50 ribu (Jawatankuasa Konferensi
(JKKLA) atau hendaklah melalui tatacara di
Melebihi RM50 ribu Pejabat Pendaftar
Jawatankuasa Mobiliti
(JKMB) (Jawatankuasa Konferensi &
Latihan -JKKLA atau
Naib Canselor
Jawatankuasa Mobiliti-JKMB)

3. Syarat Perolehan

3.1 Peruntukan kewangan telah diluluskan dan mencukupi.
3.2 Kajian pasaran adalah dikecualikan.
3.3 Kertas cadangan termasuk objektif latihan, outcome, kos dan justifikasi

pemilihan latihan perlu disediakan untuk ditimbang oleh Pihak Berkuasa
Melulus
3.4 Keutamaan kepada penyedia latihan yang dimiliki oleh Agensi Kerajaan.
3.5 PTj digalakkan untuk mengemukakan penyertaan seawal mungkin bagi
menikmati diskaun pendaftaran awal (early bird registration).
3.6 Latihan secara customization dari penyedia latihan adalah tertakluk kepada
peraturan perolehan semasa.

4. Rundingan Harga

4.1 Bagi perolehan sehingga RM20 ribu:
4.1.1 Tatacara rundingan harga seperti di Peraturan Rundingan Terus
dalam SOP Perolehan: Perolehan Rundingan Terus adalah
dikecualikan.
4.1.2 PTj hendaklah berusaha untuk merundingkan harga bagi
mendapatkan nilai faedah terbaik kepada UMT dan
mendapatkan pengesahan/persetujuan daripada kedua-dua
pihak secara bertulis.

21

4.2 Perolehan melebihi RM20 ribu:

4.2.1 Rundingan harga hendaklah dilaksanakan sepertimana di
Peraturan Rundingan Terus dalam SOP Perolehan: 5.9 –
4.2.2 Perolehan Rundingan Terus yang mana proses ini perlu
4.2.3 melalui Pejabat Bendahari, UMT
Proses rundingan hendaklah dilaksanakan sebelum dikemukakan
kepada JKKLA atau JKMB atau Naib Canselor.
Harga hendaklah dirundingkan ke paras terendah dan
menguntungkan UMT

5. Pesanan Belian

6.1 Pesanan Belian hendaklah dikeluarkan sebelum perolehan dilaksanakan
selaras dengan Arahan Perbendaharaan (AP) 176.1(d) atau (e) (sekiranya
ada keperluan).

6.2 Tindakan akan diambil kepada Pegawai UMT yang gagal mematuhi peraturan
yang telah ditetapkan.

6. Surat Setuju Terima

6.1 Surat Setuju Terima tidak perlu dikeluarkan bagi perolehan ini sama
ada bermasa atau one-off tanpa tertakluk kepada sebarang had nilai.

7. Bon Pelaksanaan

7.1 Perolehan yang menggunakan kaedah ini dikecualikan daripada Bon
Pelaksanaan bagi perolehan melebihi RM200 ribu sama ada bermasa atau
one-off.

8. Dokumen Perjanjian

8.1 Perolehan secara one-off adalah dikecualikan daripada mengadakan
dokumen perjanjian. Walau bagaimanapun, terma dan syarat bagi

22

perkhidmatan tersebut hendaklah dinyatakan dengan jelas bagi
memastikan kepentingan UMT terpelihara dan dilampirkan bersama
Pesanan Belian.

9. Penyertaan Latihan di Luar Negara

9.1 Pesanan Belian, Surat Setuju Terima dan dokumen perjanjian bagi
perolehan bermasa atau one-off untuk latihan luar Negara adalah
dikecualikan.

9.2 Walau bagaimanapun, terma dan syarat bagi perkhidmatan tersebut
hendaklah dinyatakan dengan jelas dalam dokumen yang berkaitan bagi
memastikan kepentingan UMT terpelihara.

9.3 Pembayaran boleh dilaksanakan menerusi Telegraphic Transfer (TT) atau
kaedah lain yang dibenarkan.

10. Arahan Perbendaharaan (AP)99(e)

10.1 AP99(e) telah menetapkan bahawa bayaran hanya boleh dibuat sekiranya
10.2 perakuan bekalan/perkhidmatan/kerja telah dilaksanakan dengan
sempurna.
Pengecualian daripada AP99(e) hanya bagi pembayaran yang perlu dibuat
sepenuhnya sebelum latihan dilaksanakan.

23

11. Carta Alir

11.1 Carta alir pelaksanaan Perolehan Penyertaan Latihan yang dianjurkan oleh
Agensi Kerajaan Atau Syarikat Swasta adalah sepertimana berikut:

Mula

Permohonan penyertaan latihan (PTj)

Membuat Rundingan Harga (PTj)

a) <RM20 Ribu
• Dikecualikan

b)>RM20 Ribu
• Rundingan harga perlu dilaksanakan mengikut
Peraturan Rundingan Terus dalam SOP
Perolehan yang mana proses ini perlu melalui
Pejabat Bendahari, UMT.
• Rundingan harga perlu dilaksanakan sebelum
dikemukakan kepada JKKLA/JKMB/Naib
Cancelor

Kelulusan Perolehan oleh Pihak Berkuasa Melulus
Mengikut Had Nilai Perolehan
a) Sehingga Rm20 Ribu :- Ketua PTJ
b) > Rm20 Ribu - Rm50 Ribu :- JKKLA / JKMB
c) > RM50 Ribu:- Naib Canselor

• Penyertaan melebihi RM20 Ribu, perlu melalui
tatacara di Pejabat Pendaftar [JK Konferensi &
Latihan (JKLLA) atau JK Mobiliti (JKMB)]

Memaklumkan kepada Lulus?
PTJ

Tidak

Ya

Mengeluarkan Pesanan Belian (Pejabat Bendahari)

A
24

A

Menyempurnakan Bekalan/Perkhidmatan
Mengesahkan kesempurnaan bekalan /perkhidmatan dan
dokumen (PTj)

Kembalikan kepada PTJ Lengkap?

Tidak Ya

Membuat Bayaran Kepada Pembekal (Pejabat Bendahari)

Tamat

25

PE-4 Perolehan Penginapan, Makanan Dan
Minuman Bagi Yang Melaksanakan Tugas
Rasmi

1. Takrifan

1.1. “Anggota Pentadbiran” adalah ditafsirkan sebagai seseorang yang
memegang jawatan sebagai Menteri, Timbalan Menteri, Setiausaha
Parlimen atau Setiausaha Politik dan seseorang yang memegang sesuatu
jawatan yang bersamaan di dalam Negeri itu atau yang memegang
jawatan sebagai anggota Majlis Mesyuarat Kerajaan (selain anggota
kerana jawatan).

1.2. “Pegawai Awam” adalah ditafsirkan sebagai seseorang pegawai di dalam
Perkhidmatan Awam Kerajaan Persekutuan dan Perkhidmatan Awam
Kerajaan Negeri termasuk yang dilantik secara tetap dan sementara.

1.3. "Tugas Rasmi" bermakna tugas yang berkaitan dengan tugas pejabat
selain daripada menghadiri kursus yang dibenarkan. Contoh tugas rasmi
adalah menghadiri program LIMA di Langkawi atau Pameran Penyelidikan.

2. Kaedah Dan Had Nilai Perolehan

2.1 Had nilai Perolehan dan Pihak Berkuasa Melulus untuk melaksanakan

perolehan secara pembelian terus bagi penginapan, makanan dan

minuman untuk untuk melaksanakan tugas rasmi seperti berikut:

Had Nilai Perolehan Pihak Berkuasa Melulus
(PBM)

Sehingga RM50 ribu Ketua PTj

Melebihi RM50 ribu Naib Canselor

26

3. Syarat Perolehan

3.1 Peruntukan kewangan telah diluluskan dan mencukupi.
3.2 Kajian pasaran adalah dikecualikan.
3.3 Kertas cadangan telah diluluskan oleh Pengurusan PTj
3.4 PTj perlu menyediakan kertas cadangan termasuk objektif, outcome, kos

dan justifikasi pemilihan penyedia penginapan, makanan dan minuman
tersebut untuk ditimbang oleh Pihak Berkuasa Melulus.
3.4 Kadar penginapan, makanan dan minuman hendaklah tidak melebihi kadar
kelayakan semasa yang berkuat kuasa seperti yang telah ditetapkan.
3.5 Peraturan ini tidak terpakai bagi tugas rasmi di luar negara.

4. Rundingan Harga

4.1 Tatacara rundingan harga seperti di Peraturan Rundingan Terus dalam SOP
Perolehan- Perolehan Rundingan Terus adalah dikecualikan.

4.2 Walau bagaimanapun, PTj yang menguruskan perolehan hendaklah berusaha
untuk merundingkan harga bagi mendapatkan nilai faedah terbaik kepada UMT
dan mendapatkan pengesahan/persetujuan daripada kedua-dua pihak secara
bertulis.

5. Jawatankuasa Spesifikasi dan Penilaian Teknikal PTj
5.1 Perolehan melebihi RM20 ribu hendaklah melalui Jawatankuasa Spesifikasi
dan Penilaian Teknikal PTj.
5.2 Jawatankuasa Spesifikasi dan Penilaian Teknikal PTj adalah
bertanggungjawab untuk memastikan syarat perolehan di para 3 dipatuhi.

6. Pesanan Belian
6.1 Pesanan Belian hendaklah dikeluarkan sebelum perolehan dilaksanakan
selaras dengan Arahan Perbendaharaan (AP) 176.1(d) atau (e).
6.2 Tindakan akan diambil kepada Pegawai UMT yang gagal mematuhi
peraturan yang telah ditetapkan.

27

7. Surat Setuju Terima

7.1 Surat Setuju Terima bagi perolehan ini sama ada bermasa atau one-off
dikecualikan tanpa tertakluk kepada sebarang had nilai.

8. Bon Pelaksanaan

8.1 Bon Pelaksanaan dikecualikan bagi perolehan melebihi RM200 ribu sama
ada bermasa atau one-off.

9. Dokumen Perjanjian

9.1 Dokumen perjanjian adalah dikecualikan bagi perolehan ini sama ada
bermasa atau one-off tanpa tertakluk kepada sebarang had nilai.

9.2 Walau bagaimanapun, terma dan syarat bagi perkhidmatan tersebut
hendaklah dinyatakan dengan jelas bagi memastikan kepentingan UMT
terpelihara dan dilampirkan bersama Pesanan Belian dan memastikan
semua obligasi syarikat telah disempurnakan sebelum bayaran dilakukan.

10. Carta Alir

10.1 Carta alir pelaksanaan Perolehan Penginapan, Makanan dan Minuman bagi
yang melaksanakan tugas rasmi adalah sepertimana berikut:

Mula

Membuat Kajian Pasaran (PTj)

Membuat Rundingan Harga (PTj)

Perakuan oleh Jawatankuasa Spesifikasi dan Penilaian
Teknikal PTj

- Bagi perolehan melebihi RM20 Ribu

A
28

A

Kelulusan Perolehan oleh Pihak Berkuasa Melulus
Mengikut Had Nilai Perolehan
a) Sehingga Rm50 Ribu :- Ketua PTJ
b) > Rm50 Ribu :- Naib Canselor

Memaklumkan kepada Tidak Lulus?
PTJ
Ya
Kembalikan kepada PTJ
Mengeluarkan Pesanan Belian (Pejabat Bendahari)

Menyempurnakan Bekalan/Perkhidmatan
Mengesahkan kesempurnaan bekalan /perkhidmatan dan
dokumen (PTj)

Lengkap?

Tidak Ya

Membuat Bayaran Kepada Pembekal (Pejabat Bendahari)

Tamat

29

PE-5 Perolehan Berkaitan ICT Dan Rangkaian
Internet

1. Perolehan Perisian Komputer atau Lesen Pengguna
1.1 Kaedah dan Had Nilai

1.1.1 Kaedah Perolehan secara rundingan terus adalah dibenarkan bagi

perolehan perisian komputer atau lesen pengguna untuk

perisian khusus atau perisian umum

1.1.2 Had nilai, kuasa melulus (para 1.1.3) dan syarat-syarat (para

1.2) adalah juga terpakai untuk perolehan yang melibatkan naik

taraf perisian komputer atau pembaharuan lesen.

1.1.3 Had nilai dan Pihak Berkuasa Melulus seperti berikut:

(a) Perisian Khusus:

Had Nilai Pihak Berkuasa
Melulus

(PBM)

Sehingga RM20 ribu Ketua PTj

Melebihi RM20 ribu sehingga Jawatankuasa Sebut Harga
RM500 ribu Lembaga Perolehan

Melebihi RM500 ribu sehingga RM100
juta

(b) Perisian Umum: Pihak Berkuasa Melulus
(PBM)
Had Nilai
Ketua PTj
Sehingga RM20 ribu Jawatankuasa Sebut Harga
Melebihi RM20 ribu sehingga RM500
Lembaga Perolehan
ribu
Melebihi RM500 ribu sehingga Kementerian Kewangan

RM1 juta
Melebihi RM1 juta

30

1.2 Syarat Perolehan

1.2.1 Peruntukan kewangan telah diluluskan dan mencukupi.
1.2.2 Kajian pasaran hendaklah dilaksanakan.
1.2.3 Perisian berkenaan boleh diperoleh daripada mana-mana pemilik

perisian atau pembekal tunggal/agen tunggal.
1.2.4 Pembekal tunggal/agen tunggal hendaklah mempunyai surat

lantikan yang sah daripada pemilik perisian berkenaan.
1.2.5 Perolehan hanya untuk perisian komputer sahaja dan tidak

termasuk perkakasan.
1.2.6 Kelulusan teknikal perlu diperolehi daripada Jawatankuasa ICT

UMT atau JPICT Kementerian atau MAMPU selaras dengan
peraturan berkuat kuasa yang dikeluarkan oleh MAMPU. Rujuk
Lampiran 1 (Surat Pekeliling Am – Bil 3 Tahun 2015 : Garis
Panduan Permohonan Kelulusan Teknikal Dan
Pemantauan Projek Teknologi Maklumat Dan Komunikasi
(ICT) Agensi Sektor Awam)
1.2.7 Perisian komputer atau lesen pengguna adalah dibenarkan untuk
diimport dari Negara yang mengeluar atau mengedarkannya
sekiranya tidak dapat dibekalkan dari punca tempatan.

1.3 Rundingan Harga

3.3.1 Perolehan sehingga RM20 ribu:
a) Tatacara rundingan harga seperti di Peraturan Rundingan
Terus dalam SOP Perolehan-Perolehan Rundingan
Terus adalah dikecualikan bagi perolehan sehingga RM20
ribu;
b) PTj hendaklah berusaha untuk merundingkan harga bagi
mendapatkan nilai faedah terbaik kepada UMT dan
mendapatkan pengesahan/persetujuan daripada kedua-dua
pihak secara bertulis.

31

3.3.2 Perolehan melebihi RM20 ribu:
a) Rundingan harga perlu dilaksanakan sepertimana Tatacara
rundingan harga di Peraturan Rundingan Terus dalam SOP
Perolehan– Perolehan Rundingan Terus
b) Harga hendaklah dirundingkan ke paras terendah dan
menguntungkan UMT.

1.4 Jawatankuasa Spesifikasi dan Penilaian Teknikal PTj

1.8.1 Perolehan melebihi RM20 ribu hendaklah melalui Jawatankuasa
Spesifikasi dan Penilaian Teknikal PTj.

1.8.2 Jawatankuasa Spesifikasi dan Penilaian Teknikal PTj adalah
bertanggungjawab untuk memastikan syarat perolehan di para
1.2 dipatuhi.

1.5 Pesanan Belian

1.8.1 Pesanan Belian hendaklah dikeluarkan sebelum perolehan
dilaksanakan selaras dengan Arahan Perbendaharaan (AP)
176.1(d) atau (e).

1.8.2 Tindakan akan diambil kepada Pegawai UMT yang gagal
mematuhi peraturan yang telah ditetapkan.

1.6 Surat Setuju Terima Tawaran (SST)

1.8.1 Surat Setuju Terima bagi perolehan yang menggunakan kaedah
ini perlu dikeluarkan bagi:
a) perolehan bermasa tanpa tertakluk kepada sebarang had
nilai; atau
b) perolehan secara one-off yang melebihi RM20 ribu

1.7 Bon Pelaksanaan

1.7.1 Bon Pelaksanaan dikecualikan bagi perolehan melebihi RM200 ribu
sama ada bermasa atau one-off.

32

1.8 Dokumen Perjanjian

1.8.1 Dokumen perjanjian perlu diadakan bagi:
a) perolehan bermasa; atau
b) nilai perolehan yang melebihi RM500 ribu

1.8.2 Perolehan secara one-off kurang daripada RM500 ribu adalah
dikecualikan untuk mengadakan dokumen perjanjian. Walau
bagaimanapun, semua terma dan syarat bagi perkhidmatan
tersebut perlu dinyatakan dengan jelas bagi memastikan
kepentingan UMT dapat dipeliharakan dan dilampiran bersama
pesanan belian atau SST.

1.8 Arahan Perbendaharaan (AP 99(e))

2.8.2 AP99(e) telah menetapkan bahawa bayaran hanya boleh dibuat
sekiranya perakuan bekalan/perkhidmatan/kerja telah
dilaksanakan dengan sempurna.

2.8.3 Pengecualian daripada AP99(e) hanya bagi pembayaran yang perlu
dibuat sebahagian atau sepenuhnya sebelum
pembekalan/perkhidmatan dilaksanakan.

1.9 Penyedia Perkhidmatan Berpangkalan di Luar Negara

1.1.1 Perolehan bermasa atau one-off untuk penyedia pekhidmatan
berpangkalan di Luar Negara adalah dikecualikan daripada
mengeluarkan Pesanan Belian, Surat Setuju Terima dan dokumen
perjanjian.

1.1.2 Pembayaran boleh dilaksanakan menerusi telegraphic transfer (TT)
atau kaedah lain yang dibenarkan.

33

1.10 Carta Alir

1.10.1 Carta Alir bagi Perolehan Perisian Komputer atau Lesen Pengguna
adalah sepertimana berikut:
Mula

Membuat Kajian Pasaran (PTj)

Pelawaan :
Perisian komputer atau lesen pengguna adalah
dibenarkan untuk diimport dari negara yang
mengeluarkannya atau mengedarkannya sekiranya tidak
dapat dibekalkan dari punca tempatan.

Membuat Rundingan Harga (PTj)
a) <RM20 Ribu

• Dikecualikan
b)>RM20 Ribu

• Rundingan harga perlu dilaksanakan mengikut

Peraturan Rundingan Terus dalam SOP
Perolehan yang mana proses ini perlu melalui
Pejabat Bendahari, UMT.

Perakuan oleh Jawatankuasa Spesifikasi dan Penilaian
Teknikal PTj
- Bagi perolehan melebihi RM20 Ribu

Membuat Kajian Tidak Tidak
Pasaran (PTj) dan Diperaku?
Pelawaan Semula
Ya

A

34

A

Kelulusan Perolehan oleh Pihak Berkuasa Melulus
Mengikut Had Nilai Perolehan
Perisian Khusus
a) Sehingga Rm20 Ribu :- Ketua PTJ
b) > Rm20 Ribu - Rm500 Ribu :- JKSH
c) > Rm500 Ribu - Rm100 Juta :- Lembaga Perolehan UMT
Perisian Umum
a) Sehingga Rm20 Ribu :- Ketua PTJ
b) > Rm20 Ribu - Rm500 Ribu :- JKSH
c) > Rm500 Ribu - Rm1 Juta :- Lembaga Perolehan UMT
d) >Rm1 Juta :- Kementerian Kewangan

Memaklumkan kepada Lulus?
PTJ
Ya
Tidak

Mengeluarkan Surat Setuju Terima (Pejabat Bendahari)

a) Perolehan bermasa

b) Perolehan secara one-off melebihi RM20 Ribu

Mengeluarkan Pesanan Belian (Pejabat Bendahari)

Menyediakan Dokumen Perjanjian (Pejabat Bendahari)
a) Perolehan bermasa
b) Perolehan melebihi RM500 ribu
c) Perolehan secara one-off kurang daripada RM500 ribu
adalah dikecualikan

B

35

A

Menyempurnakan Bekalan/Perkhidmatan
Mengesahkan kesempurnaan bekalan /perkhidmatan dan
dokumen (PTj)

Kembalikan kepada PTJ Lengkap?

Tidak Ya

Membuat Bayaran Kepada Pembekal (Pejabat Bendahari)

Tamat

36

2. Perolehan Pangkalan Data, Jurnal Dan Maklumat Secara Atas
Talian

2.1 Kaedah dan Had Nilai

2.1.1 Kaedah perolehan secara rundingan terus adalah dibenarkan bagi

perolehan pangkalan data, jurnal dan maklumat secara atas

talian.

2.1.2 Kaedah perolehan, had nilai, kuasa melulus dan syarat di atas

adalah juga terpakai untuk pelanjutan tempoh langganan

pangkalan data, jurnal dan maklumat atas talian.

2.1.3 Had nilai dan Pihak Berkuasa Melulus adalah seperti berikut:

Had Nilai Pihak Berkuasa Melulus
(PBM)

Sehingga RM20 ribu Ketua PTj

Melebihi RM20 ribu Jawatankuasa Sebut Harga
sehingga RM500 ribu

Melebihi RM500 ribu sehingga Lembaga Perolehan UMT
RM100 juta

2.2 Syarat Perolehan

2.2.1 Peruntukan kewangan telah diluluskan dan adalah
2.2.2 mencukupi
2.2.3 Kajian pasaran adalah dikecualikan.
2.2.4 Perolehan dibuat daripada pemilik atau pembekal tunggal /
agen tunggal.
2.2.5 Pembekal tunggal/agen tunggal hendaklah mempunyai
surat lantikan yang sah daripada pemilik pangkalan data,
jurnal dan maklumat berkenaan.
Kelulusan teknikal perlu diperolehi daripada Jawatankuasa
ICT UMT atau JPICT Kementerian atau MAMPU selaras
dengan peraturan berkuat kuasa yang dikeluarkan oleh
MAMPU. Rujuk Lampiran 1 (Surat Pekeliling Am – Bil
3 Tahun 2015 : Garis Panduan Permohonan
Kelulusan Teknikal Dan Pemantauan Projek

37

Teknologi Maklumat Dan Komunikasi (ICT) Agensi
Sektor Awam)

2.3 Rundingan Harga

2.3.1 Tatacara rundingan harga seperti di Peraturan Rundingan Terus
2.3.2 dalam SOP Perolehan: 5.9 – Perolehan Rundingan Terus adalah
dikecualikan.
Walau bagaimanapun, PTj yang menguruskan perolehan
hendaklah berusaha untuk merundingkan harga bagi
mendapatkan nilai faedah terbaik kepada UMT dan mendapatkan
pengesahan/persetujuan daripada kedua-dua pihak secara
bertulis.

2.4 Jawatankuasa Spesifikasi dan Penilaian Teknikal PTj

2.4.1 Perolehan melebihi RM20 ribu hendaklah melalui
2.4.2 Jawatankuasa Spesifikasi dan Penilaian Teknikal PTj.
Jawatankuasa Spesifikasi dan Penilaian Teknikal PTj adalah
bertanggungjawab untuk memastikan syarat perolehan di
para 2.2 dipatuhi

2.5 Pesanan Belian

2.5.1 Pesanan Belian hendaklah dikeluarkan sebelum perolehan
dilaksanakan selaras dengan Arahan Perbendaharaan (AP)
2.5.2 176.1(d) atau (e).
2.5.3 Tindakan akan diambil kepada Pegawai UMT yang gagal
mematuhi peraturan yang telah ditetapkan
Perolehan bermasa atau one-off untuk penyedia
perkhidmatan berpangkalan di Luar Negara adalah
dikecualikan daripada mengeluarkan pesanan belian.

38

2.6 Surat Setuju Terima Tawaran (SST)

2.6.1 Surat Setuju Terima bagi perolehan yang menggunakan
2.6.2 kaedah ini perlu dikeluarkan bagi:
a) perolehan bermasa tanpa tertakluk kepada sebarang

had nilai; atau
b) perolehan secara one-off yang melebihi RM20 ribu
Perolehan bermasa atau one-off untuk penyedia
perkhidmatan berpangkalan di Luar Negara adalah
dikecualikan daripada mengeluarkan SST.

2.7 Bon Pelaksanaan

2.7.1 Bon Pelaksanaan dikecualikan bagi perolehan melebihi
RM200 ribu sama ada bermasa atau one-off.

2.8 Dokumen Perjanjian

2.8.2 Dokumen perjanjian dikecualikan bagi kaedah perolehan
rundingan terus Perolehan Pangkalan Data, Jurnal dan
Maklumat Atas Talian.

2.9 Arahan Perbendaharaan (AP 99(e))

2.9.1 AP99(e) telah menetapkan bahawa bayaran hanya boleh
2.9.2 dibuat sekiranya perakuan bekalan/perkhidmatan/kerja
telah dilaksanakan dengan sempurna.
Pengecualian daripada AP99(e) hanya bagi pembayaran
yang perlu dibuat sebahagian atau sepenuhnya sebelum
pembekalan/perkhidmatan dilaksanakan.

2.10 Penyedia Perkhidmatan Berpangkalan di Luar Negara

2.10.1 Perolehan bermasa atau one-off untuk penyedia
pekhidmatan berpangkalan di Luar Negara adalah

39

2.10.2 dikecualikan daripada mengeluarkan Pesanan Belian, Surat
Setuju Terima dan dokumen perjanjian.
Pembayaran boleh dilaksanakan menerusi telegraphic
transfer (TT) atau kaedah lain yang dibenarkan.

2.11 Carta Alir

2.11.1 Carta Alir bagi Perolehan Pangkalan Data, Jurnal dan
Maklumat Atas Talian adalah sepertimana berikut:

Mula

Membuat Kajian Pasaran (PTj)

Membuat Rundingan Harga (PTj)

Perakuan oleh Jawatankuasa Spesifikasi dan Penilaian
Teknikal PTj

- Bagi perolehan melebihi RM20 Ribu

Membuat Kajian Tidak Tidak
Pasaran (PTj) dan Diperaku?
Pelawaan Semula
Ya

Kelulusan Perolehan oleh Pihak Berkuasa Melulus
Mengikut Had Nilai Perolehan
Perisian Khusus
a) Sehingga Rm20 Ribu :- Ketua PTJ
b) > Rm20 Ribu - Rm500 Ribu :- JKSH
c) > Rm500 Ribu - Rm100 Juta :- Lembaga Perolehan UMT

Memaklumkan kepada Lulus?
PTJ
A
Tidak Ya
40

A

Mengeluarkan Surat Setuju Terima (Pejabat Bendahari)
a) Perolehan bermasa
b) Perolehan secara one-off melebihi RM20 Ribu
c) Perolehan bermasa atau one-off untuk penyedia
perkhidmatan berpangkalan di Luar Negara adalah
dikecualikan daripada mengeluarkan SST

Mengeluarkan Pesanan Belian (Pejabat Bendahari)

Menyempurnakan Bekalan/Perkhidmatan
Mengesahkan kesempurnaan bekalan /perkhidmatan dan
dokumen (PTj)

Kembalikan kepada PTJ Lengkap?

Tidak Ya

Membuat Bayaran Kepada Pembekal (Pejabat Bendahari)

Tamat

41

3. Pelanjutan Kontrak Penyelenggaraan Dan Menaik Taraf Bagi
Perkhidmatan Rangkaian ICT Dan Perkhidmatan Internet

3.1 Kaedah dan Had Nilai

3.1.1 Had nilai dan Pihak Berkuasa Melulus untuk melaksanakan
3.1.2 perolehan secara rundingan terus bagi pelanjutan kontrak
penyelenggaraan dan menaik taraf bagi perkhidmatan
rangkaian ICT dan perkhidmatan internet adalah
berdasarkan kepada kelulusan Pihak Berkuasa Melulus(PBM)
asal.
Had nilai maksimum yang boleh dipertimbangkan oleh Pihak
Berkuasa Melulus adalah berdasarkan nilai perkhidmatan
selama setahun atau tertakluk kepada kontrak sedia ada.

3.2 Syarat Perolehan

3.2.1 Peruntukan kewangan adalah diluluskan dan mencukupi.
3.2.2 Kajian pasaran adalah dikecualikan
3.2.3 Kontrak semasa masih berkuat kuasa semasa perolehan
3.2.4 dibuat
Kelulusan teknikal perlu diperolehi daripada Jawatankuasa
3.2.5 Perolehan JKPICT UMT selaras dengan peraturan berkuat
kuasa yang dikeluarkan oleh MAMPU. (kecuali kontrak
3.2.6 penyelenggaraan)
Pembekal hendaklah mempunyai lesen yang sah daripada
Suruhanjaya Komunikasi Multimedia Malaysia dan berdaftar
dengan Kementerian Kewangan dalam bidang yang
berkaitan.
Had nilai, kuasa melulus dan syarat di atas tidak terpakai
untuk perolehan baharu atau peluasan skop perkhidmatan
rangkaian ICT dan perkhidmatan Internet.

42

3.3 Rundingan Harga

3.3.1 Perolehan sehingga RM20 ribu:
a) Tatacara rundingan harga seperti di Peraturan

Rundingan Terus dalam SOP Perolehan -
Perolehan Rundingan Terus adalah
dikecualikan.
b) PTj hendaklah berusaha untuk merundingkan harga
bagi mendapatkan nilai faedah terbaik kepada UMT
dan mendapatkan pengesahan/persetujuan
daripada kedua-dua pihak secara bertulis.

3.3.2 Perolehan melebihi RM20 ribu:
a) Rundingan harga perlu dilaksanakan sepertimana

Peraturan Rundingan Terus dalam SOP
Perolehan - Perolehan Rundingan Terus
b) Harga hendaklah dirundingkan ke paras terendah
dan menguntungkan UMT

3.4 Jawatankuasa Spesifikasi dan Penilaian Teknikal PTj

3.4.1 Jawatankuasa Spesifikasi dan Penilaian Teknikal PTj adalah
bertanggungjawab untuk memastikan syarat perolehan di
para 3.2 dipatuhi.

3.5 Pesanan Belian

3.5.1 Pesanan Belian hendaklah dikeluarkan sebelum perolehan
3.5.2 dilaksanakan selaras dengan Arahan Perbendaharaan (AP)
176.1(d) atau (e).
Tindakan akan diambil kepada Pegawai UMT yang gagal
mematuhi peraturan yang telah ditetapkan.

43

3.5.3 Perolehan bermasa atau one-off untuk penyedia
perkhidmatan berpangkalan di Luar Negara adalah
dikecualikan daripada mengeluarkan Pesanan Belian.

3.6 Surat Setuju Terima Tawaran (SST)

3.6.1 Surat Setuju Terima bagi perolehan yang menggunakan
3.6.2 kaedah ini perlu dikeluarkan bagi:
a) perolehan bermasa tanpa tertakluk kepada sebarang

had nilai; atau
b) perolehan secara one-off yang melebihi RM20 ribu
Perolehan bermasa atau one-off untuk penyedia
perkhidmatan berpangkalan di Luar Negara adalah
dikecualikan daripada mengeluarkan SST.

3.7 Bon Pelaksanaan

3.7.1 Bon Pelaksanaan dikecualikan bagi perolehan melebihi
RM200 ribu sama ada bermasa atau one-off.

3.8 Dokumen Perjanjian

3.8.1 Dokumen perjanjian perlu diadakan bagi:
3.8.2
a) perolehan bermasa; atau
b) nilai perolehan yang melebihi RM500 ribu
Perolehan secara one-off kurang daripada RM500 ribu adalah
dikecualikan untuk mengadakan dokumen perjanjian. Walau
bagaimanapun, semua terma dan syarat bagi perkhidmatan
tersebut perlu dinyatakan dengan jelas bagi memastikan
kepentingan UMT dapat dipeliharakan dan dilampiran bersama
pesanan belian atau SST.

44

3.8 Arahan Perbendaharaan (AP 99(e))

3.9.1 AP99(e) telah menetapkan bahawa bayaran hanya boleh
3.9.2 dibuat sekiranya perakuan bekalan/perkhidmatan/kerja
telah dilaksanakan dengan sempurna.
Pengecualian daripada AP99(e) hanya bagi pembayaran
yang perlu dibuat sebahagian atau sepenuhnya sebelum
pembekalan/perkhidmatan dilaksanakan.

3.10 Penyedia Perkhidmatan Berpangkalan di Luar Negara

3.10.1 Perolehan bermasa atau one-off untuk penyedia
3.10.2 pekhidmatan berpangkalan di Luar Negara adalah
dikecualikan daripada mengeluarkan Pesanan Belian, Surat
Setuju Terima dan dokumen perjanjian.
Pembayaran boleh dilaksanakan menerusi telegraphic
transfer (TT) atau kaedah lain yang dibenarkan.

45

3.11 Carta Alir

3.11.1 Carta Alir bagi Perolehan Pelanjutan Kontrak
Penyelenggaraan Dan Menaik Taraf Bagi Perkhidmatan
Rangkaian ICT Dan Perkhidmatan Internet adalah
sepertimana berikut:

Mula

Membuat Kajian Pasaran (PTj)

Pelawaan :
Pembekal mempunyai lesen yang sah dari Suruhanjaya
Komunikasi Multimedia Malaysia dan berdaftar dengan
KKM

Membuat Rundingan Harga (PTj)

a) <RM20 Ribu
• Dikecualikan

b)>RM20 Ribu

• Rundingan harga perlu dilaksanakan mengikut

Peraturan Rundingan Terus dalam SOP
Perolehan yang mana proses ini perlu melalui
Pejabat Bendahari, UMT.

Perakuan oleh Jawatankuasa Spesifikasi dan Penilaian

Teknikal PTj bertanggungjawab memastikan syarat
perolehan dipatuhi

Membuat Kajian Tidak Tidak
Pasaran (PTj) dan Diperaku?
Pelawaan Semula
Ya

A

46