Peraturan Pengecualian Perolehan (PB 17_2021)

A

Memaklumkan kepada Lulus?
Pemohon
Tidak
Kembalikan kepada PTJ
Ya

Mengeluarkan Surat Setuju Terima (Pejabat Bendahari)
a) Perolehan bermasa tanpa tertakluk kepada had nilai
b) Perolehan secara one-off melebihi RM20 Ribu

Mengeluarkan Pesanan Belian (Pejabat Bendahari)

Menyediakan Dokumen Perjanjian (Pejabat Bendahari)
• Perolehan bermasa tanpa tertakluk pada had nilai
• Perolehan one-off melebihi RM500 ribu
• Perolehan secara one-off bernilai sehingga RM500
ribu, dikecualikan – semua terma dan syarat bagi
perkhidmtanan tersebut hendaklah dinyatakan
dengan jelas bagi memastikan kepentingan UMT
terpelihara dan dilampirkan bersama Pesanan
Belian

Menyempurnakan Bekalan/Perkhidmatan dan Dokumen PTj
Mengesahkan kesempurnaan bekalan /perkhidmatan dan
dokumen (PTj)

Lengkap?

Tidak Ya

Membuat Bayaran Kepada Pembekal (Pejabat Bendahari)

Tamat

97

PE-13 Perbelanjaan Kemudahan Perubatan Untuk
Pegawai Dan Pesara Perkhidmatan Awam
Persekutuan Di Bawah Pekeliling Perkhidmatan
Bilangan 21 Tahun 2009

1. Latar Belakang

1.1. Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 21 Tahun 2009 (PP Bil.21/2009) yang
dikeluarkan oleh Jabatan Perkhidmatan Awam telah menetapkan peraturan
berkaitan permohonan perbelanjaan bagi kemudahan perubatan kepada
pegawai, pesara Perkhidmatan Awam Persekutuan serta ahli keluarga dan
ibu bapa mereka yang berkelayakan.

1.2. PP Bil.21/2009 juga memperuntukkan tanggungjawab kepada Ketua Jabatan
untuk memastikan pembayaran yang dibuat kepada pemohon adalah
mematuhi tatacara dan peraturan kewangan yang berkuat kuasa.

1.3. Sebagai langkah untuk mempercepatkan lagi tindakan Kerajaan berhubung
perkara ini, Pekeliling Perbendaharaan: Perolehan Kerajaan (PP/PK7.17) ini
adalah bagi membolehkan perolehan berkaitan kemudahan perubatan
tersebut dapat disegerakan tertakluk kepada pematuhan terhadap syarat
dan peraturan yang ditetapkan dalam PP Bil.21/2009.

2. Taksiran

2.1 Tafsiran bagi Pegawai Perkhidmatan Awam Persekutuan, Pesara
Perkhidmatan Awam Persekutuan, ahli keluarga dan ibu bapa yang
berkelayakan sebagaimana diperuntukkan dalam Perintah Am Bab F Tahun
1974 dan PP Bil.21/2009.

3. Kaedah Dan Had Nilai

3.1. Had nilai dan Pihak Berkuasa Melulus untuk melaksanakan perolehan bagi
Kemudahan Perubatan Pegawai dan Pesara Perkhidmatan Awam
Persekutuan seperti berikut:

98

Had Nilai Pihak Berkuasa Melulus
Tanpa Had Naib Canselor

3.2. UMT hendaklah sentiasa merujuk kepada Perintah Am Bab F Tahun 1974
dan PP Bil.21/2009 bagi memastikan kemudahan bantuan perubatan yang
ingin diperolehi adalah berdasarkan kelayakan Pegawai Perkhidmatan
Awam Persekutuan, Pesara Perkhidmatan Awam Persekutuan, ahli keluarga
atau ibu bapa masing-masing.

4. Syarat Perolehan

4.1 Peruntukan kewangan telah diluluskan dan mencukupi.
4.2 Perolehan hendaklah dibuat melalui fasiliti kesihatan Kerajaan Persekutuan

sahaja serta bayaran dibuat dengan tuntutan oleh fasiliti kesihatan
berkenaan.
4.3 Mematuhi syarat dan peraturan yang ditetapkan dalam PP Bil.21/2009.
4.4 Tatacara rundingan harga bagi perolehan ubat dan peralatan perubatan bagi
kemudahan perbelanjaan perubatan untuk pegawai, ahli keluarga dan ibu
bapa yang berkelayakan adalah dikecualikan. Walau bagaimanapun,
pegawai yang menguruskan perolehan hendaklah berusaha untuk
merundingkan harga bagi memberi nilai faedah terbaik kepada Kerajaan.
4.5 Kajian pasaran bagi perolehan ini adalah dikecualikan bagi perolehan
ubat/peralatan perubatan daripada syarikat pembekal tunggal.
4.6 Proses perolehan perlu melalui Pejabat Pendaftar, UMT.

5. Pesanan Belian

5.1 Bagi perolehan ini, Pesanan Belian hendaklah dikeluarkan sebelum perolehan
dilaksanakan selaras dengan Arahan Perbendaharaan (AP) 176.1(d) atau
(e).

5.2 Tindakan akan diambil kepada Pegawai UMT yang gagal mematuhi peraturan
yang telah ditetapkan.

99

6. Surat Setuju Terima
6.1 Surat Setuju Terima dikecualikan bagi perolehan ini tanpa tertakluk kepada
sebarang had nilai.

7. Bon Pelaksanaan
7.1 Bon Pelaksanaan dikecualikan bagi perolehan ini tanpa tertakluk kepada
sebarang had nilai.

8. Dokumen Perjanjian
8.1 Dokumen perjanjian dikecualikan bagi perolehan ini. Walau bagaimanapun,
terma dan syarat bagi perkhidmatan/pembekalan tersebut hendaklah
dinyatakan dengan jelas bagi memastikan kepentingan UMT terpelihara dan
dilampirkan bersama Pesanan Belian.

9. Carta Alir
9.1 Carta alir pelaksanaan Perbelanjaan Kemudahan Perubatan Untuk Pegawai
Dan Pesara Perkhidmatan Awam Persekutuan Di Bawah Pekeliling
Perkhidmatan Bilangan 21 Tahun 2009 adalah sepertimana berikut:

100

Mula
Permohonan daripada staf / pesara (PTj)

Memproses permohonan (Pejabat Pendaftar)

Kelulusan Perolehan oleh Pihak Berkuasa Melulus (PBM)
Mengikut Had Nilai Perolehan

• Tanpa had :- Naib Canselor

Memaklumkan kepada Lulus?
Pemohon
Tidak
Kembalikan kepada PTJ
Ya

Mengeluarkan Pesanan Belian (Pejabat Bendahari)

Menyempurnakan Bekalan/Perkhidmatan dan Dokumen PTj
Mengesahkan kesempurnaan bekalan /perkhidmatan dan
dokumen (PTj)

Lengkap?

Tidak Ya

Membuat Bayaran Kepada Pembekal (Pejabat Bendahari)

Tamat

101

PE-14 Perolehan Perkhidmatan Agen
Pengembaraan

1. Latar Belakang

1.1 Pelantikan Perkhidmatan Agen Pengembaraan adalah menggunakan kaedah
rundingan terus.

1.2 Pakej adalah meliputi makan/minum, penginapan dan pengangkutan
tempatan

1.3 Kadar pakej bagi penginapan dan elaun makan tidak melebihi kadar kelayakan
semasa yang berkuat kuasa.

1.4 Pegawai tidak boleh menuntut elaun yang telah disediakan dalam pakej.

2. Kaedah Dan Had Nilai Perolehan

2.1 Had nilai perolehan dan Pihak Berkuasa Melulus (PBM) untuk adalah seperti
berikut:

Had Nilai Perolehan Pihak Berkuasa Melulus

Sehingga RM50 ribu Ketua PTj

2.2 Perolehan yang melebihi RM50ribu adalah tertakluk dengan tatacara
perolehan yang berkuat kuasa.

3. Syarat Perolehan

3.1 Peruntukan kewangan telah diluluskan dan mencukupi.
3.2 Kajian pasaran perlu dilakukan bagi memastikan harga yang ditawarkan

adalah terendah
3.3 Pembekal perlu berdaftar dengan Kementerian Kewangan Malaysia dalam kod

bidang 221307 (Agen Pengembaraan)

102

4. Rundingan Harga

4.1 Tatacara rundingan harga seperti di SOP Perolehan – Perolehan
Rundingan Terus adalah dikecualikan.

4.2 Walau bagaimanapun, PTj yang menguruskan perolehan hendaklah
berusaha untuk merundingkan harga bagi mendapatkan nilai faedah terbaik
kepada UMT dan mendapatkan pengesahan/persetujuan daripada kedua-dua
pihak secara bertulis.

5. Jawatankuasa Spesifikasi dan Penilaian Teknikal PTj

5.1 Perolehan melebihi RM20 ribu hendaklah melalui Jawatankuasa Spesifikasi dan
Penilaian Teknikal PTj.

5.2 Tanggungjawab Jawatankuasa Spesifikasi dan Penilaian Teknikal PTj adalah
seperti berikut:
5.2.1 Memastikan syarat perolehan di para 3 dipatuhi;
5.2.2 Menilai kemampuan syarikat berdasarkan tawaran yang terbaik dari
segi harga dan kualiti mengikut keperluan UMT
5.2.3 Perbandingan antara satu tawaran dengan tawaran yang lain
hendaklah dibuat berasaskan kepada faktor atau unsur yang sama
(equal footing); dan

6. Pesanan Belian

6.1 Pesanan Belian perlu dikeluarkan sebelum perolehan dilaksanakan
selaras dengan Arahan Perbendaharaan (AP)176.1(d) atau (e)

6.2 Tindakan akan diambil kepada Pegawai UMT yang gagal mematuhi peraturan
yang telah ditetapkan.

7. Surat Setuju Terima

7.1 Surat Setuju Terima (SST) adalah dikecualikan bagi perolehan ini yang
menggunakan kaedah ini.

103

8. Bon Pelaksanaan
8.1 Bon Pelaksanaan adalah dikecualikan bagi perolehan ini yang menggunakan
kaedah ini.

9. Dokumen Perjanjian
9.1 Perolehan yang menggunakan kaedah ini adalah dikecualikan daripada
mengadakan dokumen perjanjian. Walau bagaimanapun, terma dan syarat
bagi perkhidmatan tersebut hendaklah dinyatakan dengan jelas bagi
memastikan kepentingan UMT terpelihara dan dilampirkan bersama Pesanan
Belian.
9.3 PTj hendaklah memastikan semua obligasi syarikat telah disempurnakan
sebelum arahan bayaran dilakukan.

10. Carta Alir
10.1 Carta alir pelaksanaan Perolehan Perkhidmatan Agen Pengembaraan adalah
sepertimana berikut:
Mula

Membuat Kajian Pasaran (PTj)

Pelawaan :
• Berdaftar dengan KKM dalam kod bidang 221107

– Agen Pengembaraan

Membuat Rundingan Harga (PTj)

A

104

A

Perakuan oleh Jawatankuasa Spesifikasi dan
Penilaian Teknikal PTj
- Bagi perolehan melebihi RM20 Ribu

Kelulusan Perolehan oleh Pihak Berkuasa Melulus (PBM)
Mengikut Had Nilai Perolehan

• Sehingga Rm50 ribu setahun :- Ketua PTj

Memaklumkan kepada Lulus?
Pemohon
Tidak
Kembalikan kepada PTJ
Ya

Mengeluarkan Pesanan Belian (Pejabat Bendahari)

Menyempurnakan Bekalan/Perkhidmatan dan Dokumen PTj
Mengesahkan kesempurnaan bekalan /perkhidmatan dan
dokumen (PTj)

Lengkap?

Tidak Ya

Membuat Bayaran Kepada Pembekal (Pejabat Bendahari)

Tamat

105

PE-15 Perolehan Perkhidmatan Multimodal

Transport Operator (MTO)

1. Latar Belakang

1.1 Perolehan ini menggunakan kaedah pembelian terus
1.2 Perkhidmatan MTO bermula daripada port loading sehingga destinasi akhir

yang telah ditetapkan yang mana syarat ini perlu dinyatakan dalam kontrak
pembekalan atau perkhimatan yang mana keperluan ini perlu dimasukkan ke
dalam kontrak.

2. Kaedah Dan Had Nilai Perolehan

2.1 Had nilai perolehan dan Pihak Berkuasa Melulus (PBM) untuk adalah seperti

berikut:

Had Nilai Perolehan Pihak Berkuasa Melulus

Sehingga RM50 ribu Ketua PTj

2.2 Perolehan yang melebihi RM50 ribu adalah tertakluk dengan tatacara
perolehan yang berkuat kuasa.

3. Syarat Perolehan

3.1 Peruntukan kewangan telah diluluskan dan mencukup;
3.2 Kajian pasaran perlu dilakukan bagi memastikan harga yang ditawarkan

adalah terendah
3.3 Pelawaan perlu dibuat kepada Syarikat yang berdaftar dengan Kementerian

Kewangan Malaysia dengan kod bidang 221709 – Multimodal Transport
Operator (MTO)

4. Rundingan Harga

4.1 Tatacara rundingan harga seperti di SOP Perolehan – Perolehan
Rundingan Terus adalah dikecualikan.

106

4.2 Walau bagaimanapun, PTj yang menguruskan perolehan hendaklah
berusaha untuk merundingkan harga bagi mendapatkan nilai faedah terbaik
kepada UMT dan mendapatkan pengesahan/persetujuan daripada kedua-
dua pihak secara bertulis.

5. Jawatankuasa Spesifikasi dan Penilaian Teknikal PTj

5.1 Perolehan melebihi RM20 ribu hendaklah melalui Jawatankuasa Spesifikasi dan
Penilaian Teknikal PTj.

5.2 Tanggungjawab Jawatankuasa Spesifikasi dan Penilaian Teknikal PTj adalah
seperti berikut:
5.2.1 Memastikan syarat perolehan di para 3 dipatuhi;
5.2.2 Menilai kemampuan syarikat dengan mengambil kira pelbagai faktor
seperti syarat dan kadar pembayaran, diskaun, harga pasaran
terbuka, keupayaan penyedia kemudahan dan lain-lain kriteria yang
ditetapkan oleh PTj. Perbandingan antara satu tawaran dengan
tawaran yang lain hendaklah dibuat berasaskan kepada faktor atau
unsur yang sama (equal footing); dan
5.2.3 Pemilihan syarikat yang layak berdasarkan tawaran yang terbaik
dari segi harga dan kualiti mengikut keperluan UMT.

6. Pesanan Belian

6.1 Pesanan Belian perlu dikeluarkan sebelum perolehan dilaksanakan
selaras dengan Arahan Perbendaharaan (AP)176.1(d) atau (e)

6.2 Tindakan akan diambil kepada Pegawai UMT yang gagal mematuhi peraturan
yang telah ditetapkan.

7. Surat Setuju Terima

7.1 Surat Setuju Terima (SST) adalah dikecualikan bagi perolehan ini yang
menggunakan kaedah ini.

107

8. Bon Pelaksanaan
8.1 Bon Pelaksanaan adalah dikecualikan bagi perolehan ini yang menggunakan
kaedah ini.

9. Dokumen Perjanjian
9.1 Perolehan yang menggunakan kaedah ini adalah dikecualikan daripada
mengadakan dokumen perjanjian. Walau bagaimanapun, terma dan syarat
bagi perkhidmatan tersebut hendaklah dinyatakan dengan jelas bagi
memastikan kepentingan UMT terpelihara dan dilampirkan bersama Pesanan
Belian.
9.2 PTj hendaklah memastikan semua obligasi syarikat telah disempurnakan
sebelum arahan bayaran dilakukan.

10. Carta Alir
10.1 Carta alir pelaksanaan Perolehan Perkhidmatan Multimodal Transport
Operator (MTO) adalah sepertimana berikut:
Mula

Membuat Kajian Pasaran (PTj)

Pelawaan :
• Perolehan bernilai sehingga RM50 ribu boleh

diiruskan secara pembelian terus dengan mana-
mana syarikat yang berdaftar dengan KKM
dalam kod bidang 221109 – Multomodal
Transport operator (MTO)

Membuat Rundingan Harga (PTj)

A

108

A

Perakuan oleh Jawatankuasa Spesifikasi dan
Penilaian Teknikal PTj
- Bagi perolehan melebihi RM20 Ribu

Kelulusan Perolehan oleh Pihak Berkuasa Melulus (PBM)
Mengikut Had Nilai Perolehan

• Sehingga Rm50 ribu setahun :- Ketua PTj

Memaklumkan kepada Lulus?
Pemohon
Tidak
Kembalikan kepada PTJ
Ya

Mengeluarkan Pesanan Belian (Pejabat Bendahari)

Menyempurnakan Bekalan/Perkhidmatan dan Dokumen PTj
Mengesahkan kesempurnaan bekalan /perkhidmatan dan
dokumen (PTj)

Lengkap?

Tidak Ya

Membuat Bayaran Kepada Pembekal (Pejabat Bendahari)

Tamat

109

PE-16 Perolehan Perkhidmatan Guaman

1. Latar Belakang

1.1 Perolehan perkhidmatan guaman adalah bagi menguruskan kes-kes guaman
UMT yang memerlukan kepakaran khidmat profesional guaman bagi
memastikan hak dan kepentingan UMT dilindungi.

2. Kaedah Dan Had Nilai Perolehan

2.1 Had nilai perolehan dan Pihak Berkuasa Melulus (PBM) untuk adalah seperti
berikut:

Had Nilai Perolehan Pihak Berkuasa Melulus

Sehingga RM20 ribu Penasihat Undang-undang

Melebihi RM20 ribu sehingga RM500 Jawatankuasa Sebut Harga (JKSH)
ribu Lembaga Perolehan

Melebihi RM500 ribu sehingga
RM100juta

3. Syarat Perolehan

3.1 Peruntukan kewangan telah diluluskan dan mencukupi;
3.2 Kajian pasaran perlu dilakukan kepada Syarikat yang berdaftar dengan Legal

Profesional Act

4. Rundingan Harga

4.1 Tatacara rundingan harga seperti di SOP Perolehan -Perolehan
Rundingan Terus adalah dikecualikan.

4.2 Walau bagaimanapun, PTj yang menguruskan perolehan hendaklah
berusaha untuk merundingkan harga bagi mendapatkan nilai faedah terbaik
kepada UMT dan mendapatkan pengesahan/persetujuan daripada kedua-
dua pihak secara bertulis.

110

5. Jawatankuasa Spesifikasi dan Penilaian Teknikal PTj

5.1 Perolehan melebihi RM20 ribu hendaklah melalui Jawatankuasa Spesifikasi dan
Penilaian Teknikal PTj.

5.2 Tanggungjawab Jawatankuasa Spesifikasi dan Penilaian Teknikal PTj adalah
seperti berikut:
5.2.1 Memastikan syarat perolehan di para 3 dipatuhi;
5.2.2 Menilai kemampuan syarikat dengan mengambil kira pelbagai faktor
seperti pengalaman dan keupayaan Firma Guaman untuk
memenuhi keperluan UMT dan lain-lain kriteria yang ditetapkan oleh
PTj.
5.2.3 Perbandingan antara satu tawaran dengan tawaran yang lain
hendaklah dibuat berasaskan kepada faktor atau unsur yang sama
(equal footing); dan
5.2.4 Pemilihan syarikat yang layak berdasarkan tawaran yang terbaik
dari segi harga dan kualiti mengikut keperluan UMT.

5.3 Kertas cadangan termasuk perician fakta kes, kos dan justifikasi pemilihan
firma guaman perlu disediakan untuk ditimbang oleh Pihak Berkuasa Melulus

6. Pesanan Belian

6.1 Pesanan Belian dikecualikan bagi perolehan ini yang menggunakan kaedah
ini.

7. Surat Setuju Terima

7.1 Surat Setuju Terima (SST) adalah dikecualikan bagi perolehan ini yang
menggunakan kaedah ini.

8. Bon Pelaksanaan

8.1 Bon Pelaksanaan adalah dikecualikan bagi perolehan ini yang menggunakan
kaedah ini.

111

9. Dokumen Perjanjian
9.1 Perolehan yang menggunakan kaedah ini adalah dikecualikan daripada
mengadakan dokumen perjanjian. Walau bagaimanapun, terma dan syarat
bagi perkhidmatan tersebut hendaklah dinyatakan dengan jelas bagi
memastikan kepentingan UMT terpelihara dan dilampirkan bersama Pesanan
Belian.
9.2 PTj hendaklah memastikan semua obligasi syarikat telah disempurnakan
sebelum arahan bayaran dilakukan.

10. Carta Alir
10.1 Carta alir pelaksanaan Perolehan Perkhidmatan Guaman adalah sepertimana
berikut:
Mula

Membuat Kajian Pasaran (PTj)

Membuat Rundingan Harga (PTj)

Perakuan oleh Jawatankuasa Spesifikasi dan
Penilaian Teknikal PTj
- Bagi perolehan melebihi RM20 Ribu

Kelulusan Perolehan oleh Pihak Berkuasa Melulus
(PBM) Mengikut Had Nilai Perolehan

• Sehingga Rm20 ribu setahun :- Penasihat
Undang-undang

• Melebihi RM20 ribu sehingga RM500 ribu :- JKSH
• Melebihi RM500 ribu sehingga RM100 juta :-

Lembaga Perolehan UMT

A

112

A

Memaklumkan kepada Lulus?
Pemohon
Tidak
Kembalikan kepada PTJ
Ya

Mengeluarkan Pesanan Belian (Pejabat Bendahari)

Menyempurnakan Bekalan/Perkhidmatan dan Dokumen PTj
Mengesahkan kesempurnaan bekalan /perkhidmatan dan
dokumen (PTj)

Lengkap?

Tidak Ya

Membuat Bayaran Kepada Pembekal (Pejabat Bendahari)

Tamat

113

PE-17 Perolehan Perkhidmatan Senggaraan dan
Pembaikan Kapal/Bot

1. Senggaraan Berjadual

1.1 Latar Belakang

1.1.1 Bagi senggaraan berjadual yang tidak dilaksanakan sendiri, PTj
bolehlah menghantar bot atau kapal ke limbungan atau kontraktor
yang berdekatan dan berdaftar dengan Kementerian Kewangan
secara giliran mengikut kelas yang bersesuaian

1.2 Kaedah Dan Had Nilai Perolehan

1.2.1 Kaedah yang digunakan untuk perolehan perkhidmatan
1.2.2 senggaraan berjadual adalah secara rundingan terus.
Had nilai perolehan dan Pihak Berkuasa Melulus (PBM) untuk
adalah seperti berikut:

Had Nilai Perolehan Pihak Berkuasa Melulus

Sehingga RM100 ribu Ketua PTj

Melebihi RM100 ribu sehingga Jawatankuasa Sebut Harga
RM500 ribu (JKSH)

Melebihi RM500 ribu sehingga Lembaga Perolehan
RM100juta

1.3 Syarat Perolehan

1.3.1 Peruntukan kewangan telah diluluskan dan mencukupi;
1.3.2 Kajian pasaran perlu dilakukan
1.3.3 Penyenggaraan secara berjadual:
a) Perolehan perlu dilaksanakan dengan limbungan atau
1.3.4
kontraktor yang berdekatan secara bergilir;
b) Limbungan atau kontraktor perlu berdaftar dengan

Kementerian Kewangan Malaysia
Penyenggaraan bertempoh secara berjadual:

114

1.3.5 a) Bot atau kapal perlu dihantar ke Limbungan atau kontraktor
yang berdaftar dengan Kementerian Kewangan Malaysia

b) Kadar bayaran bagi perkhidmatan yang diperlukan
hendaklah mengikut Jadual Kadar Pembaikan dan
Senggaraan Bot atau Kapal Kerajaan yang berkuatkuasa
tertakluk kepada potongan harga yang ditetapkan oleh UMT.

Perolehan yang dilaksanakan dikalangan limbungan atau kontraktor
mengikut kelayakan dan kelas berikut:

1.4 Rundingan Harga

1.4.1 Perolehan sehingga RM20 ribu:
1.4.2 a) Tatacara rundingan harga seperti di dalam SOP

Perolehan – Perolehan Rundingan Terus adalah
dikecualikan bagi perolehan sehingga RM20 ribu
b) PTj hendaklah berusaha untuk merundingkan harga bagi
mendapatkan nilai faedah terbaik kepada UMT dan
mendapatkan pengesahan/persetujuan daripada kedua-
dua pihak secara bertulis.
Perolehan melebihi RM20 ribu:
a) Rundingan harga perlu dilaksanakan sepertimana
Tatacara rundingan harga di SOP Perolehan –
Perolehan Rundingan Terus
b) Harga hendaklah dirundingkan ke paras terendah dan
menguntungkan UMT

1.5 Jawatankuasa Spesifikasi dan Penilaian Teknikal PTj

1.5.1 Perolehan melebihi RM20 ribu hendaklah melalui Jawatankuasa
Spesifikasi dan Penilaian Teknikal PTj.

115

1.5.2 Tanggungjawab Jawatankuasa Spesifikasi dan Penilaian Teknikal PTj
adalah seperti berikut:
a) Memastikan syarat perolehan di para 3 dipatuhi;
b) Menilai kemampuan syarikat dengan mengambil kira pelbagai
faktor seperti pengalaman dan keupayaan Limbungan untuk
memenuhi keperluan UMT dan lain-lain kriteria yang
ditetapkan oleh PTj.
c) Perbandingan antara satu tawaran dengan tawaran yang lain
hendaklah dibuat berasaskan kepada faktor atau unsur yang
sama (equal footing); dan
d) Pemilihan syarikat yang layak berdasarkan tawaran yang
terbaik dari segi harga dan kualiti mengikut keperluan UMT.

1.6 Pesanan Belian

1.6.1 Pesanan Belian perlu dikeluarkan sebelum perolehan
dilaksanakan selaras dengan Arahan Perbendaharaan
(AP)176.1(d) atau (e)

1.6.2 Tindakan akan diambil kepada Pegawai UMT yang gagal mematuhi
peraturan yang telah ditetapkan

1.7 Surat Setuju Terima (SST)

1.7.1 Surat Setuju Terima (SST) perlu dikeluarkan bagi:
a) perolehan bermasa tanpa tertakluk kepada sebarang had nilai
atau;
b) perolehan secara one-off yang melebihi RM20 ribu.

1.8 Bon Pelaksanaan

1.8.1 Bon pelaksanaan dikecualikan bagi perolehan yang melebihi RM200
ribu sama ada bermasa atau one off.

116

1.9 Dokumen Perjanjian

1.9.1 Dokumen perjanjian perlu diadakan bagi:
a) Perolehan penyenggaraan bertempoh tanpa tertakluk
kepada sebarang had nilai; atau
b) nilai perolehan yang melebihi RM500 ribu

1.9.2 Perolehan secara one-off kurang daripada RM500 ribu adalah
dikecualikan untuk mengadakan dokumen perjanjian. Walau
bagaimanapun, semua terma dan syarat bagi perkhidmatan
tersebut perlu dinyatakan dengan jelas bagi memastikan
kepentingan UMT dapat dipeliharakan dan dilampiran bersama
pesanan belian atau SST.

1.10 Carta Alir

1.10.1 Carta alir pelaksanaan Perolehan Perkhidmatan Senggaraan
Berjadual adalah sepertimana berikut:

Mula

Membuat Kajian Pasaran (PTj)

Pelawaan :
Penyenggaraan secara berjadual
• Bot atau kapal perlu dihantar ke limbungan /
kontraktor yang berdekatan dan berdaftar
dengan KKM secara giliran mengikut kelas
yang bersesuaian
Penyenggaraan bertempoh secara
berjadual
• Bot atau kapal perlu dihantar ke limbungan /
kontraktor yang berdaftar dengan KKM
• Kadar bayaran hendaklah mengikut jadual
kadar Pembaikan dan Senggaraan Bot.Kapal
Kerajaan yang berkuatkuasa tertakluk
kepada potongan harga yang ditetapkan oleh
UMT

A
117

A

Membuat Rundingan Harga (PTj)
a) <RM20 Ribu

• Dikecualikan
b)>RM20 Ribu

• Rundingan harga perlu dilaksanakan mengikut

Peraturan Rundingan Terus dalam SOP
Perolehan yang mana proses ini perlu melalui
Pejabat Bendahari, UMT.

Perakuan oleh Jawatankuasa Spesifikasi dan
Penilaian Teknikal PTj
- Bagi perolehan melebihi RM20 Ribu

Kelulusan Perolehan oleh Pihak Berkuasa Melulus
(PBM) Mengikut Had Nilai Perolehan

• Sehingga Rm100 ribu setahun :- Ketua PTJ
• Melebihi RM100 ribu sehingga RM500 ribu :- JKSH
• Melebihi RM500 ribu sehingga RM100 juta :-

Lembaga Perolehan UMT

Memaklumkan kepada Lulus?
Pemohon

Tidak

Ya

Mengeluarkan Surat Setuju Terima (Pejabat Bendahari)
a) Perolehan bermasa tanpa tertakluk kepada had nilai
b) Perolehan secara one-off melebihi RM20 Ribu

Mengeluarkan Pesanan Belian (Pejabat Bendahari)

B

118

B

Menyediakan Dokumen Perjanjian (Pejabat Bendahari)
• Perolehan penyenggaraan bertempoh tanpa
tertakluk kepada sebarang had nilai
• Nilai perolehan yang melebihi RM500 ribu

Menyempurnakan Bekalan/Perkhidmatan dan Dokumen PTj
Mengesahkan kesempurnaan bekalan /perkhidmatan dan
dokumen (PTj)

Kembalikan kepada PTJ Lengkap?

Tidak Ya

Membuat Bayaran Kepada Pembekal (Pejabat Bendahari)

Tamat

119

2. Senggaraan Bot Kecil
2.1 Latar Belakang

2.1.1 Bot kecil dibawah 10 tan (berat sesaran) boleh dihantar ke
2.1.2
limbungan atau kontraktor yang berdekatan dan berdaftar dengan

Kementerian Kewangan dalam bidang berkaitan.

Harga kerja-kerja senggaraan tersebut

hendaklah berasaskan Jadual Kadar Kelas E yang

berkuat kuasa tetapi dengan potongan tidak kurang

dari 15%.

2.2 Kaedah Dan Had Nilai Perolehan

2.2.1 Kaedah yang digunakan untuk perolehan perkhidmatan
2.2.2 senggaraan bot kecil adalah secara rundingan terus.
Had nilai perolehan dan Pihak Berkuasa Melulus (PBM) untuk
adalah seperti berikut:

Had Nilai Perolehan Pihak Berkuasa Melulus
Sehingga RM100 ribu Ketua PTj

Melebihi RM100 ribu sehingga RM500 Jawatankuasa Sebut Harga
ribu (JKSH)

Melebihi RM500 ribu sehingga Lembaga Perolehan
RM100juta

2.3 Syarat Perolehan

2.3.1 Peruntukan kewangan telah diluluskan dan mencukupi;
2.3.2 Kajian pasaran perlu dilakukan
2.3.3 Penyenggaraan secara berjadual:
a) Perolehan perlu dilaksanakan dengan limbungan yang
2.3.4
berdaftar dengan Kementerian Kewangan Malaysia
Penyenggaraan bertempoh secara berjadual:

120

a) Bot atau kapal perlu dihantar ke Limbungan atau kontraktor
yang berdaftar dengan Kementerian Kewangan Malaysia

b) Kadar bayaran bagi perkhidmatan yang diperlukan
hendaklah mengikut Jadual Kadar Pembaikan dan
Senggaraan Bot atau Kapal Kerajaan yang berkuatkuasa
tertakluk kepada potongan harga tidak kurang daripa 15%.

2.4 Rundingan Harga

2.4.1 Perolehan sehingga RM20 ribu:
1.4.2 a) Tatacara rundingan harga seperti di SOP Perolehan –

Perolehan Rundingan Terus adalah dikecualikan bagi
perolehan sehingga RM20 ribu
b) PTj hendaklah berusaha untuk merundingkan harga bagi
mendapatkan nilai faedah terbaik kepada UMT dan
mendapatkan pengesahan/persetujuan daripada kedua-
dua pihak secara bertulis.
Perolehan melebihi RM20 ribu:
a) Rundingan harga perlu dilaksanakan sepertimana
Tatacara rundingan harga di SOP Perolehan –
Perolehan Rundingan Terus
b) Harga hendaklah dirundingkan ke paras terendah dan
menguntungkan UMT

2.5 Jawatankuasa Spesifikasi dan Penilaian Teknikal PTj

2.5.1 Perolehan melebihi RM20 ribu hendaklah melalui Jawatankuasa
Spesifikasi dan Penilaian Teknikal PTj.

2.5.2 Tanggungjawab Jawatankuasa Spesifikasi dan Penilaian Teknikal PTj
adalah seperti berikut:
a) Memastikan syarat perolehan di para 3 dipatuhi;
b) Menilai kemampuan syarikat dengan mengambil kira pelbagai
faktor seperti pengalaman dan keupayaan Limbungan untuk

121

memenuhi keperluan UMT dan lain-lain kriteria yang
ditetapkan oleh PTj.
c) Perbandingan antara satu tawaran dengan tawaran yang lain
hendaklah dibuat berasaskan kepada faktor atau unsur yang
sama (equal footing); dan
d) Pemilihan syarikat yang layak berdasarkan tawaran yang
terbaik dari segi harga dan kualiti mengikut keperluan UMT.

2.6 Pesanan Belian

2.6.1 Pesanan Belian perlu dikeluarkan sebelum perolehan
2.6.2 dilaksanakan selaras dengan Arahan Perbendaharaan
(AP)176.1(d) atau (e)
Tindakan akan diambil kepada Pegawai UMT yang gagal mematuhi
peraturan yang telah ditetapkan

2.7 Surat Setuju Terima (SST)

2.7.1 Surat Setuju Terima (SST) perlu dikeluarkan bagi:
a) perolehan bermasa tanpa tertakluk kepada sebarang had nilai
atau;
b) perolehan secara one-off yang melebihi RM20 ribu.

2.8 Bon Pelaksanaan

2.8.1 Bon pelaksanaan dikecualikan bagi perolehan yang melebihi
RM200 ribu sama ada bermasa atau one off

2.9 Dokumen Perjanjian

2.9.1 Dokumen perjanjian perlu diadakan bagi:
a) Perolehan penyenggaraan bertempoh tanpa tertakluk
kepada sebarang had nilai; atau

122

b) nilai perolehan yang melebihi RM500 ribu

2.9.2 Perolehan secara one-off kurang daripada RM500 ribu adalah
dikecualikan untuk mengadakan dokumen perjanjian. Walau
bagaimanapun, semua terma dan syarat bagi perkhidmatan
tersebut perlu dinyatakan dengan jelas bagi memastikan
kepentingan UMT dapat dipeliharakan dan dilampiran bersama
pesanan belian atau SST.

2.10 Carta Alir

2.10.1 Carta alir pelaksanaan Perolehan Senggaraan Bot Kecil adalah
sepertimana berikut:
Mula

Membuat Kajian Pasaran (PTj)

Pelawaan :
• Limbungan / kontraktor yang berdekatan dan

berdaftar dengan KKM dalam bidang berkaitan
• Kadar bayaran hendaklah mengikut jadual

kadar Pembaikan dan Senggaraan Bot.Kapal
Kerajaan yang berkuatkuasa tertakluk kepada
potongan harga yang ditetapkan oleh UMT

Membuat Rundingan Harga (PTj)
a) <RM20 Ribu

• Dikecualikan
b)>RM20 Ribu

• Rundingan harga perlu dilaksanakan mengikut

Peraturan Rundingan Terus dalam SOP
Perolehan yang mana proses ini perlu melalui
Pejabat Bendahari, UMT.

A

123

A

Membuat Rundingan Harga (PTj)
a) <RM20 Ribu

• Dikecualikan
b)>RM20 Ribu

• Rundingan harga perlu dilaksanakan mengikut

Peraturan Rundingan Terus dalam SOP
Perolehan yang mana proses ini perlu melalui
Pejabat Bendahari, UMT.

Perakuan oleh Jawatankuasa Spesifikasi dan
Penilaian Teknikal PTj
- Bagi perolehan melebihi RM20 Ribu

Kelulusan Perolehan oleh Pihak Berkuasa Melulus
(PBM) Mengikut Had Nilai Perolehan

• Sehingga Rm100 ribu setahun :- Ketua PTJ
• Melebihi RM100 ribu sehingga RM500 ribu :- JKSH
• Melebihi RM500 ribu sehingga RM100 juta :-

Lembaga Perolehan UMT

Memaklumkan kepada Lulus?
Pemohon

Tidak

Ya

Mengeluarkan Surat Setuju Terima (Pejabat Bendahari)
a) Perolehan bermasa tanpa tertakluk kepada had nilai
b) Perolehan secara one-off melebihi RM20 Ribu

Mengeluarkan Pesanan Belian (Pejabat Bendahari)

B

124

B

Menyediakan Dokumen Perjanjian (Pejabat Bendahari)
• Perolehan penyenggaraan bertempoh tanpa
tertakluk kepada sebarang had nilai
• Nilai perolehan yang melebihi RM500 ribu

Menyempurnakan Bekalan/Perkhidmatan dan Dokumen PTj
Mengesahkan kesempurnaan bekalan /perkhidmatan dan
dokumen (PTj)

Kembalikan kepada PTJ Lengkap?

Tidak Ya

Membuat Bayaran Kepada Pembekal (Pejabat Bendahari)

Tamat

125

3. Pembaikan Kerosakan Kecemasan
3.1 Kaedah Dan Had Nilai Perolehan

3.1.1 Kaedah yang digunakan untuk perolehan pembaikan kerosakan

kecemasan adalah secara rundingan terus.

3.1.2 Had nilai perolehan dan Pihak Berkuasa Melulus (PBM) untuk

adalah seperti berikut:

Had Nilai Perolehan Pihak Berkuasa Melulus

Sehingga RM100 ribu Ketua PTj

Melebihi RM100 ribu sehingga RM500 Jawatankuasa Sebut Harga
ribu (JKSH)

Melebihi RM500 ribu sehingga Lembaga Perolehan
RM100juta

3.2 Syarat Perolehan

3.2.1 Peruntukan kewangan telah diluluskan dan mencukupi;
3.2.2 Bagi bot/kapal yang mengalami kerosakan kecemasan semasa
menjalankan tugas, pembaikan bolehlah dibuat oleh mana-mana
3.2.3 limbungan atau kontraktor yang berhampiran secara lantikan terus
Untuk pembaikan peralatan bot/kapal yang tidak memerlukan
bot/kapal memasuki limbungan, pembaikan bolehlah dilaksanakan
oleh kontraktor yang berdaftar dengan Kementerian Kewangan
Malaysia dalam kod bidang yang sesuai

3.3 Rundingan Harga : SOP Perolehan – Perolehan Rundingan
Terus

3.3.1 Bagi perolehan pembaikan kerosakan kecemasan, rundingan
harga adalah dikecualikan.

126

3.4 Jawatankuasa Spesifikasi dan Penilaian Teknikal PTj

3.4.1 Perolehan pembaikan kerosakan kecemasan tidak perlu melalui
Jawatankuasa Spesifikasi dan Penilaian Teknikal PTj

3.5 Pesanan Belian

3.5.1 Pesanan Belian perlu dikeluarkan sebelum perolehan
3.5.2 dilaksanakan selaras dengan Arahan Perbendaharaan
(AP)176.1(d) atau (e)
Tindakan akan diambil kepada Pegawai UMT yang gagal mematuhi
peraturan yang telah ditetapkan

3.6 Surat Setuju Terima (SST)

3.6.1 Surat Setuju Terima (SST) tidak perlu dikeluarkan perolehan
pembaikan kerosakan kecemasan

3.7 Bon Pelaksanaan

3.7.1 Bon pelaksanaan dikecualikan bagi perolehan yang melebihi RM200
ribu sama ada bermasa atau one off

3.8 Dokumen Perjanjian

3.8.1 Dokumen perjanjian perlu diadakan bagi:
a) Perolehan penyenggaraan bertempoh tanpa tertakluk
kepada sebarang had nilai; atau
b) nilai perolehan yang melebihi RM500 ribu

3.8.2 Perolehan secara one-off kurang daripada RM500 ribu adalah
dikecualikan untuk mengadakan dokumen perjanjian. Walau
bagaimanapun, semua terma dan syarat bagi perkhidmatan
tersebut perlu dinyatakan dengan jelas bagi memastikan

127

kepentingan UMT dapat dipeliharakan dan dilampiran bersama
pesanan belian atau SST.
3.9 Carta Alir
3.9.1 Carta alir pelaksanaan Perolehan Pembaikan Kerosakan Kecemasan
adalah sepertimana berikut:

Mula

Membuat Kajian Pasaran (PTj)

Pelawaan :
• Bagi bot/kapal yang mengalami kerosakan

kecemasan semasa menjalankan tugas,
pembaikan bolehla dibuat oleh mana-mana
limbungan/kontraktor tempatan yang
berhampiran secara lantikan terus
• Untuk pembaikan peralatan bot/kapal yang
tidak perlu memasuki limbungan, pembaikan
bolehlah dilaksanakan oleh kontraktor yang
berdaftar dengan KKM

Kelulusan Perolehan oleh Pihak Berkuasa Melulus
(PBM) Mengikut Had Nilai Perolehan

• Sehingga Rm100 ribu setahun :- Ketua PTJ
• Melebihi RM100 ribu sehingga RM500 ribu :- JKSH
• Melebihi RM500 ribu sehingga RM100 juta :-

Lembaga Perolehan UMT

Memaklumkan kepada Lulus?
Pemohon
A
Tidak

Ya

128

A

Mengeluarkan Pesanan Belian (Pejabat Bendahari)

Menyediakan Dokumen Perjanjian (Pejabat Bendahari)
• Perolehan penyenggaraan bertempoh tanpa
tertakluk kepada sebarang had nilai
• Nilai perolehan yang melebihi RM500 ribu

Menyempurnakan Bekalan/Perkhidmatan dan Dokumen PTj
Mengesahkan kesempurnaan bekalan /perkhidmatan dan
dokumen (PTj)

Kembalikan kepada PTJ Lengkap?

Tidak Ya

Membuat Bayaran Kepada Pembekal (Pejabat Bendahari)

Tamat

129

Senggaraan dan Pembaikan Lain
3.10 Kaedah Dan Had Nilai Perolehan

3.10.1 Kaedah yang digunakan untuk perolehan pembaikan kerosakan

kecemasan adalah secara rundingan terus.

3.10.2 Had nilai perolehan dan Pihak Berkuasa Melulus (PBM) untuk

adalah seperti berikut:

Had Nilai Perolehan Pihak Berkuasa Melulus
Sehingga RM100 ribu Ketua PTj

Melebihi RM100 ribu sehingga Jawatankuasa Sebut Harga
RM500 ribu (JKSH)

Melebihi RM500 ribu sehingga Lembaga Perolehan
RM100juta

3.11 Syarat Perolehan

3.11.1 Peruntukan kewangan telah diluluskan dan mencukupi;
3.11.2 Kerja - kerja pembaikan kecil di luar keupayaan anak-anak kapal
dan kosnya tidak melebihi RM100,000 setahun bagi sebuah
3.11.3 bot/kapal bolehlah ditawarkan secara lantikan terus dengan mana-
mana limbungan/kontraktor yang berdaftar dengan Kementerian
Kewangan. Kerja pembaikan kecil dan kosnya tidak melebihi
RM50,000 setahun bagi sebuah bot/kapal boleh dihantar ke mana-
mana limbungan/kontraktor yang diketahui sentiasa memberikan
perkhidmatan yang terbaik dan dengan harga yang berpatutan,
sama ada berdaftar atau tidak.
Bagi keperluan alat ganti dan bahan-bahan lain yang berkaitan yang
tidak terdapat dalam simpanan/stok UMT, pembelian boleh dibuat
daripada limbungan/kontraktor yang sedang membaiki bot/kapal
tersebut dengan syarat Sijil Ketiadaan (NonAvailibility [N.A]) telah
dikeluarkan oleh agensi tersebut. Untuk mengelakkan kelewatan
penyiapan bot/kapal, Sijil N.A juga boleh dikeluarkan dalamkeadaan

130

di mana pembekal Kontrak Pusat dan kontrak agensi tidak dapat
membekal alat ganti

3.12 Rundingan Harga SOP Perolehan – Perolehan Rundingan
Terus

4.3.1 Bagi perolehan pembaikan kerosakan kecemasan, rundingan
harga adalah dikecualikan.

3.13 Jawatankuasa Spesifikasi dan Penilaian Teknikal PTj

3.13.1 Perolehan pembaikan kerosakan kecemasan tidak perlu melalui
Jawatankuasa Spesifikasi dan Penilaian Teknikal PTj

3.14 Pesanan Belian

3.14.1 Pesanan Belian perlu dikeluarkan sebelum perolehan
dilaksanakan selaras dengan Arahan Perbendaharaan
(AP)176.1(d) atau (e)

3.14.2 Tindakan akan diambil kepada Pegawai UMT yang gagal mematuhi
peraturan yang telah ditetapkan

3.15 Surat Setuju Terima (SST)

3.15.1 Surat Setuju Terima (SST) perlu dikeluarkan bagi perolehan
Senggaraan dan Pembaikan Lain

3.16 Bon Pelaksanaan

3.16.1 Bon pelaksanaan dikecualikan bagi perolehan yang melebihi RM200
ribu sama ada bermasa atau one off

131

3.17 Dokumen Perjanjian

3.17.1 Dokumen perjanjian perlu diadakan bagi:
c) Perolehan penyenggaraan bertempoh tanpa tertakluk
kepada sebarang had nilai; atau
d) nilai perolehan yang melebihi RM500 ribu

3.17.2 Perolehan secara one-off kurang daripada RM500 ribu adalah
dikecualikan untuk mengadakan dokumen perjanjian. Walau
bagaimanapun, semua terma dan syarat bagi perkhidmatan
tersebut perlu dinyatakan dengan jelas bagi memastikan
kepentingan UMT dapat dipeliharakan dan dilampiran bersama
pesanan belian atau SST.

3.18 Carta Alir

4.9.1 Carta alir pelaksanaan Perolehan Senggaraan dan Pembaikan Lain
adalah sepertimana berikut:
Mula

Membuat Kajian Pasaran (PTj)

Pelawaan :
Kerja-kerja pembaikan kecil di luar
keupayaan anak-anak kapal dan kosnya
tidak melebihi RM100 ribu setahun bagi
sebuah bot/kapal
• Ditawarkan secara lantikan terus dengan
mana-mana limbungan/kontraktor yang
berdaftar dengan KKM
Kerja pembaikan kecil dan kosnya tidak
melebihi RM50 ribu setahun bagi sebuah
bot/kapal
• Boleh dihantar ke mana-mana
limbungan/kontraktor yang diketahui
sentiasa memberikan perkhidmatan yang
terbaik dan dengan harga yang berpatutan,
sama ada berdaftar atau tidak

A
132

A

Kelulusan Perolehan oleh Pihak Berkuasa Melulus
(PBM) Mengikut Had Nilai Perolehan

• Sehingga Rm100 ribu setahun :- Ketua PTJ
• Melebihi RM100 ribu sehingga RM500 ribu :- JKSH
• Melebihi RM500 ribu sehingga RM100 juta :-

Lembaga Perolehan UMT

Memaklumkan kepada Lulus?
Pemohon
Tidak
Kembalikan kepada PTJ
Ya

Mengeluarkan Pesanan Belian (Pejabat Bendahari)

Menyediakan Dokumen Perjanjian (Pejabat Bendahari)

• Perolehan penyenggaraan bertempoh tanpa
tertakluk kepada sebarang had nilai

• Nilai perolehan yang melebihi RM500 ribu

Menyempurnakan Bekalan/Perkhidmatan dan Dokumen PTj
Mengesahkan kesempurnaan bekalan /perkhidmatan dan
dokumen (PTj)

Lengkap?

Tidak Ya

Membuat Bayaran Kepada Pembekal (Pejabat Bendahari)

Tamat

133

PE-18 Perolehan Penyewaan Ruang Pejabat

1. Perolehan Penyewaan Ruang Pejabat Menggunakan Dana Kerajaan
Persekutuan
1.1 Tujuan

1.1.2 Garis panduan ini adalah khusus bagi penyewaan yang dibuat
melalui rundingan terus dan menggunakan peruntukan tahunan
Kerajaan Persekutuan. la perlu dikemukakan kepada KPT untuk
persetujuan supaya perbelanjaan yang ingin dibuat adalah selaras
dengan Portal Pekeliling Perbendaharaan (PPP):PB3.1/2013 :
Garis Panduan Perbelanjaan Secara Berhemat Bagi Mengurangkan
Perbelanjaan Awam.

1.2 Latar Belakang

1.2.1 Mengikut amalan semasa, semua permohonan kelulusan
1.2.2 penyewaan ruang pejabat bukan milik Kerajaan oleh UA perlu
dikemukakan kepada KPT berdasarkan kepada Pekeliling
Pentadbiran Kementerian Pengajian Tinggi Bilangan 4 Tahun
2007.
Hal ini juga disokong oleh Kementerian Kewangan seperti berikut:
i. Surat bertarikh 30 Mac 2016 berhubung aktiviti penyewaan

di peringkat UA adalah memadai dipertimbangkan di
peringkat KPT sahaja; dan
ii. Surat bertarikh 15 Januari 2018 menjelaskan bahawa
penyewaan ruang pejabat bukan merupakan isu perolehan

134

dan ia tidak tertakluk kepada tatacara perolehan dan
peraturan di bawah IPP/PK, MOF

1.2.3 Justeru, garis panduan ini dikeluarkan khusus untuk menyediakan
tatacara permohonan oleh UA bagi tujuan penyewaan ruang
pejabat di premis bukan milik Kerajaan Persekutuan.

1.3 Takrif

”Penyewaan” bermaksud kebenaran menggunakan bangunan untuk
dijadikan ruang pejabat bagi tempoh masa tertentu berdasarkan kepada
bayaran yang dipersetujui.

”Ruang pejabat” bermaksud ruang dalam bangunan yang munasabah
dan selesa untuk tujuan penyewaan bagi kegunaan UA berkaitan dengan
fungsi UA tersebut.

"Tempoh sewaan” bermaksud tempoh sewaan bangunan untuk
dijadikan ruang pejabat yang diluluskan oleh KPT dengan tempoh tidak
melebihi tiga (3) tahun.

”Urus setia” bermaksud pegawai di Bahagian Kewangan, Kementerian
Pengajian Tinggi yang bertanggungjawab memproses permohonan
penyewaan daripada UA.

‘Dana Kerajaan Persekutuan adalah:
i. Sumber Kerajaan Persekutuan secara geran, pinjaman atau
sebarang peruntukan yang disalurkan oleh Kerajaan Persekutuan
sama ada secara sepenuhnya atau sebahagiannya bagi
membiayai perbelanjaan operasi mengurus dan pembangunan
projek/perolehan Badan Berkanun Persekutuan;
ii. Baki daripada geran, pinjaman atau sebarang peruntukan yang
disalurkan oleh Kerajaan Persekutuan; dan
iii. Hasil atau faedah/hibah daripada pelaburan yang menggunakan
sumber Kerajaan Persekutuan.

135

1.4 Syarat-Syarat Penyewaan

1.4.1 Dasar penyewaan yang ditetapkan seperti berikut:

i. Harga sewaan hendaklah merujuk kepada harga yang
ditetapkan oleh Jabatan Penilaian dan Perkhidmatan Harta
(JPPH)

ii. Aspek keselamatan bangunan hendaklah memenuhi segala
keperluan yang ditetapkan oleh Pihak Berkuasa Tempatan
(PBT) dan lain-lain agensi berkaitan;

1.4.2 Meneliti kaedah sewaan yang terbaik untuk tujuan ruang pejabat
berdasarkan kepada harga sewaan semasa yang menguntungkan
pihak Kerajaan dan sewaan yang tidak melibatkan elemen-elemen
lain seperti pengubahsuaian, kelengkapan dan sebagainya;

1.4.3 Kadar sewa bangunan adalah bagi ruang kosong sahaja dan tidak
termasuk kos pengubahsuaian, perabot dan tempat meletak
kereta berbayar. Pengubahsuaian dan pembelian perabot
hendaklah dibuat secara perolehan biasa;

1.4.4 Selaras dengan PB 3.1 Garis Panduan Langkah-Langkah
Mengoptimumkan Perbelanjaan Kerajaan, semua cadangan untuk
sewaan baharu/ tambahan tidak dibenarkan kecuali melibatkan
kos yang lebih rendah daripada penyewaan sedia ada setelah
mengambil kira kos perpindahan dan pengubahsuaian kecil;

1.4.5 Tempoh penyewaan hendaklah tidak melebihi tiga (3) tahun.
Namun begitu, bagi permohonan pembaharuan penyewaan, pihak
UMT hendaklah mengemukakan permohonan ke KPT untuk
kelulusan sekurang-kurangnya enam (6) bulan sebelum tarikh
tamat tempoh penyewaan sedia ada; dan

1.4.6 Bagi permohonan pembaharuan penyewaan, kadar sewa
hendaklah dirujuk semula dengan JPPH dan agensi lain yang
berkaitan tertakluk kepada keperluan;

1.4.7 Memandangkan urusan penyewaan ini melibatkan kontrak, pihak
UMT hendaklah memastikan bahawa:

136

i. Syarikat yang hendak dilantik mestilah berdaftar dengan
Kementerian Kewangan;

ii. Kajian pasaran berkaitan sewaan bangunan dan tidak
tertumpu hanya kepada satu penyedia perkhidmatan
sahaja bagi memastikan kerajaan memperolehi harga
terendah terbaik;

iii. Syarikat/pemilik bangunan mematuhi obligasi kontrak
serta spesifikasi dan mutu perkhidmatan yang ditetapkan

iv. Memastikan syarikat/ pemilik bangunan bebas daripada
tindakan undang-undang; dan

v. Memastikan syarikat yang dilantik mempunyai kuasa yang
sah oleh pemilik kediaman.

1.4.8 Syarat-syarat lain yang ditetapkan dan dimaklumkan secara
bertulis oleh urus setia di KPT, dari semasa ke semasa.

1.5 Peruntukan Kewangan

1.5.1 Memandangkan penyewaan melibatkan kontrak, peruntukan
kewangan telah diluluskan dalam Anggaran Belanja Mengurus
(ABM) tahun semasa dan mencukupi untuk memenuhi obligasi
kontrak berkenaan.

1.5.2 Sebarang permohonan peruntukan tambahan ke atas penyewaan
yang sedang berkuat kuasa tidak akan dipertimbangkan.

1.6 Tatacara Permohonan Untuk Kelulusan
Tatacara pelaksanaan penyewaan bangunan adalah seperti berikut:

1.6.1 UMT hendaklah menubuhkan Jawatankuasa Teknikal untuk
memilih premis di lokasi yang bersesuaian untuk disewa. Premis
tersebut hendaklah menepati kriteria-kriteria kemudahan dan
keselamatan am bagi sesebuah bangunan untuk disewa sebagai
ruang pejabat;

137

1.6.2 Berdasarkan premis yang telah dikenal pasti, UMT hendaklah
mendapatkan harga tawaran sewaan daripada pemilik premis atau
dokumen berkaitan yang diperlukan bagi tujuan penilaian harga
sewaan. Harga tawaran ini bukanlah suatu komitmen yang
mengikat UMT;

1.6.3 PTj perlu mendapatkan penilaian daripada pihak Jabatan Penilaian
dan Perkhidmatan Harta (JPPH) yang berhampiran. Penilaian yang
dibuat oleh JPPH adalah rahsia dan tidak boleh dimaklumkan
kepada pemilik premis;

1.6.4 Penyewaan bangunan perlu mendapat persetujuan LPU dengan
mengemukakan dokumen berkaitan seperti laporan teknikal,
harga tawaran daripada pemilik bangunan dan laporan JPPH.
Sekiranya LPU tidak bersetuju, maka cadangan sewaan ini
hendaklah dihentikan.

1.6.5 Setelah mendapat kelulusan LPU, UMT perlu mengemukakan
permohonan bersama dokumen-dokumen berkaitan kepada
urusetia untuk kelulusan Ketua Setiausaha KPT. Dokumen yang
perlu disertakan bersama dengan permohonan adalah seperti
berikut:
i. Ringkasan Eksekutif;
ii. Kertas Kerja;
iii. Minit Mesyuarat Jawatankuasa Teknikal sekiranya ada;
iv. Surat Tawaran Daripada Pemilik Premis;
v. Laporan Jabatan Penilaian dan Perkhidmatan Harta; dan
vi. Dokumen-dokumen lain yang diperlukan dari semasa ke

semasa.

1.6.6 Ketua Setiausaha KPT berhak membuat sebarang keputusan
sekiranya peruntukan tidak mencukupi atau berlaku ketidakaturan
dalam urusan penyewaan bangunan ini.

138

1.7 Tatacara Pelaksanaan Penyewaan
Tertakluk kepada syarat-syarat yang ditetapkan bagi kelulusan secara prinsip oleh
KPT untuk UA melaksanakan penyewaan ruang pejabat secara rundingan terus,
perkara-perkara berikut hendaklah dilaksanakan oleh pihak urus setia dan/atau UA:

1.7.1 Menubuhkan Jawatankuasa Rundingan Harga untuk
berunding dengan pemilik premis bagi mendapatkan kadar
sewaan yang menguntungkan UMT.

1.8 Jawatankuasa Rundingan Harga

1.8.1 Anggaran nilai kontrak sewaan melebihi RM500 ribu setahun.

i. Keahlian adalah sepertimana berikut:

Keanggotaan Jawatankuasa Rundingan Harga

Pengerusi Ketua Setiausaha atau Pengerusi yang dilantik melalui
Perwakilan Kuasa oleh Pegawai Pengawal

Ahli Wakil Bahagian Kewangan, KPT
Setiausaha
Wakil JPPH
Wakil PTj yang terlibat

Wakil PPH/Pejabat Bendahari

Seorang pegawai awam (Kumpulan Pengurusan dan
Profesional) dari agensi lain yang dengan pengetahuan dan
pengalamannya boleh memberi sumbangan kepada
Jawatankuasa Rundingan Harga (jika perlu)
Pegawai Kewangan

ii. Jawatankuasa Rundingan Harga hendaklah dilantik oleh

Pegawai Pengawal iaitu Ketua Setiausaha, KPT berdasarkan

kepada bidang kuasa yang diwakilkan oleh pegawai

pengawal menurut peruntukan Seksyen 15A Akta Tatacara

Kewangan 1957 (Akta 61)

1.8.2 Anggaran nilai kontrak sewaan kurang RM500 ribu setahun.

i. Keahlian adalah sepertimana berikut:

Keanggotaan Jawatankuasa Rundingan Harga

Pengerusi Naib Canselor atau Timbalan Naib Canselor

Ahli Wakil Bahagian Kewangan, KPT

139

Setiausaha Wakil Jabatan/ Fakulti UA yang terlibat

Wakil PPH/ Pejabat Bendahari

Seorang pegawai awam (Kumpulan Pengurusan dan
Profesional) dari agensi lain yang dengan pengetahuan dan
pengalamannya boleh memberi sumbangan kepada
Jawatankuasa Rundingan Harga (jika perlu)

Pegawai Kewangan

1.8.3 Bagi pertimbangan Jawatankuasa Rundingan Harga, dokumen seperti di
Para 1.6.5 dan surat kelulusan secara dasar daripada KPT perlu disertakan
semasa Mesyuarat Rundingan Harga dilaksanakan.

1.8.4 Sekiranya kenaikan kadar sewaan yang melebihi 10% daripada kadar
sewaan sebelumnya, kelulusan Pejabat Belanjawan Negara, Kementerian
Kewangan perlu diperolehi.

1.9 Kelulusan Pihak Berkuasa Melulus (PBM)

1.9.1 Bagi pertimbangan Lembaga Perolehan UMT, dokumen-dokumen berikut
perlu disertakan iaitu:
i. Minit Mesyuarat Rundingan Harga
ii. Laporan Rundingan Harga
iii. Kelulusan secara prinsip daripada KPT
iv. Surat niat penyewaan daripada pihak UMT
v. Surat tawaran penyewaan daripada pemilik bangunan
sewaan
vi. Laporan Jabatan Penilaian dan Perkhidmatan Harta
vii. Sokongan Pejabat Ketua Pegawai Keselamatan Kerajaan;
dan

140

1.10.1 Setelah mendapat kelulusan daripada Lembaga Perolehan UMT, tindakan
yang perlu dibuat adalah:
i. Mengeluarkan salinan surat setuju terima (SST); dan

1.10.2 Pemakluman keputusan Lembaga Perolehan beserta salinan Minit Mesyuarat
Lembaga Perolehan dan salinan Surat Setuju Terima hendaklah dikemukakan
kepada KPT untuk rekod.

1.10 Pembatalan Dan Penamatan Penyewaan
1.10.1 UMT hendaklah memaklumkan secara bertulis dalam kadar segera kepada
Bahagian Kewangan, KPT sekiranya bercadang untuk membatalkan cadangan
penyewaan sebelum Surat Setuju Terima dikeluarkan.

1.10.2 Notis makluman pembatalan tersebut hendaklah dikemukakan bersama-sama
dengan justifikasi pembatalan yang kukuh dan perancangan UA bagi
penyewaan tersebut.

1.10.3 Sebarang penamatan kontrak penyewaan yang sedang berlangsung oleh
pihak UA, hendaklah dimaklumkan secara bertulis kepada Bahagian
Kewangan, KPT selewat-lewatnya dua (2) minggu sebelum surat penamatan
dikeluarkan beserta dengan dokumen-dokumen berikut:
i. Justifikasi penamatan kontrak penyewaan
ii. Implikasi kewangan ke atas penamatan kontrak penyewaan
iii. Perancangan UA bagi penyewaan tersebut; dan
iv. Laporan atau Ulasan Pegawai Undang-Undang UA bagi penamatan
kontrak sewaan tersebut.

1.11 Perkara Lain

1.11.1 Pejabat Bendahari bertanggungjawab untuk menyediakan suatu rekod
penyewaan bangunan oleh UMT bagi memudahkan urusan pemantauan.

141

1.11.2 Pihak UA adalah bertanggungjawab untuk memastikan semua bangunan
sewaan mematuhi aspek-aspek keselamatan yang ditetapkan oleh pihak-
pihak berkuasa tempatan bagi tujuan penginapan.

1.12 Carta Aliran Kerja Dan Senarai Semakan
1.12.1 Carta Aliran Kerja dan Senarai Semakan disertakan sebagai panduan seperti
di Lampiran 1 dan Lampiran 2.

142

Lampiran 1

SENARAI SEMAK PERMOHONAN PENYEWAAN BANGUNAN UNTUK RUANG
PEJABAT OLEH UA MENGGUNAKAN DANA KERAJAAN PERSEKUTUAN

PERKARA TANDA U) CATATAN

PERANCANGAN PENYEWAAN

1. Penubuhan Jawatankuasa Teknikal

2. Pemilihan premis sewaan

i. Keselamatan
ii. Kemudahan asas
iii. Salinan pendaftaran hakmilik, surat

persetujuan pemegang gadaian sekiranya
berkenaan atau dokumen-dokumen
yang mengesahkan pemilikan harta
iv. Pelan susun atur/ pelan lantai
v. Gambar bangunan

3. Pemilik premis mengemukakan harga tawaran

penyewaan dan dokumen-dokumen lain yang
berkaitan.

4. Penilaian daripada Jabatan Penilaian dan

Perkhidmatan Harta (JPPH)

5. UMT mendapatkan persetujuan penyewaan

daripada Lembaga Pengarah Universiti.

KELULUSAN KEMENTERIAN PENGAJIAN TINGGI

1. Kelulusan dasar daripada KSU melalui Bahagian

Kewangan KPT perlu diperolehi.

143

JAWATANKUASA RUNDINGAN HARGA

1. Berpandukan kelulusan KPT, Jawatankuasa

Rundingan Harga berunding dengan pemilik
premis bagi dapatkan kadar sewaan yang
menguntungkan kerajaan.

2. Ahli jawatankuasa Mesyuarat Rundingan Harga

bersetuju dengan nilai sewaan yang dirunding.

3. Mengemukakan cadangan kadar sewa yang

dipersetujui oleh Jawatankuasa Rundingan Harga
kepada Lembaga Perolehan berkaitan (UA).

4. Dokumen-dokumen tersebut perlulah disertakan

i. Minit Mesyuarat Rundingan

Harga.

ii. Laporan Rundingan Harga.

iii. Kelulusan dasar KPT.

iv. Surat niat penyewaan

daripada pihak UA.

v. Surat tawaran penyewaan

daripada pemilik bangunan

sewaan.

vi. Laporan Jabatan Penilaian

dan Perkhidmatan Harta.

vii. Sokongan Pejabat Ketua

Pegawai keselamatan

Kerajaan

viii. Sokongan Jabatan Bomba

dan Penyelamat Malaysia.

5. UA mengemukakan surat makluman bersama-

sama dengan salinan Minit Mesyuarat
Jawatankuasa Lembaga Perolehan dan salinan
Surat Setuju Terima kepada KPT.

6. Draf kontrak disemak oleh Penasihat Undang-

undang UA

7. Kontrak penyewaan bangunan untuk ruang

pejabat ditandatangani.

8. Membuat semakan dan menguruskan

permohonan pembaharuan sewaan kepada KPT
6 bulan sebelum tarikh tamat penyewaan.

NOTA: Selepas Rundingan Harga dibuat, sekiranya terdapat kenaikan kadar sewaan
yang melebihi 10% daripada kadar sewaan sebelumnya, kelulusan Pejabat Belanjawan
Negara, Kementerian Kewangan perlu diperolehi.

144

Lampiran 2
CARTA ALIRAN KERJA
PERMOHONAN PENYEWAAN BANGUNAN UNTUK RUANG PEJABAT MENGGUNAKAN
DANA KERAJAAN PERSEKUTUAN

Pihak UA menubuhkan Jawatankuasa Teknikal

Jawatankuasa Teknikal mengenalpasti lokasi dan premis yang
bersesuaian untuk disewa.
Jawatankuasa Teknikal meminta pemilik premis mengemukakan harga
tawaran penyewaan dan dokumen-dokumen lain yang berkaitan kepada
pihak UA.
Mendapatkan penilaian daripada Jabatan Penilaian dan Perkhidmatan
Harta (JPPH).

Pihak UA mendapatkan persetujuan penyewaan daripada Lembaga
Pengarah Universiti (sekiranya LPU tidak bersetuju, cadangan sewaan
ini hendaklah dihentikan).

Mendapatkan kelulusan dasar daripada Ketua Setiausaha KPT melalui
Bahagian Kewangan, KPT.

Berdasarkan kelulusan KPT, Jawatankuasa Rundingan harga berunding
dengan pemilik premis bagi mendapatkan kadar sewaan yang
menguntungkan kerajaan.

Mengemukakan cadangan kadar sewa yang dipersetujui oleh
Jawatankuasa Rundingan Harga kepada Lembaga Perolehan UA.

Selepas kadar sewa dimuktamadkan oleh Lembaga Perolehan UA, UA
perlu memaklumkan kepada KPT, keputusan Lembaga Perolehan UA.

Kontrak penyewaan premis disemak oleh Penasihat Undang-undang dan
ditandatangani oleh UA.

NOTA: UA membuat semakan dan menguruskan pelanjutan
sewaan melalui KPT dalam tempoh 6 bulan sebelum tarikh
tamat penyewaan.

145

2. Perolehan Penyewaan Ruang Pejabat Menggunakan Dana Dalaman
UMT

2.1 Tujuan
1.1.3 Garis panduan ini adalah khusus bagi penyewaan yang dibuat
melalui rundingan terus dan menggunakan Dana Dalaman UMT.

2.2 Takrif

‘Penyewaan’ bermaksud kebenaran menggunakan bangunan untuk
dijadikan ruang pejabat bagi tempoh masa tertentu berdasarkan kepada
bayaran yang dipersetujui.

‘Ruang pejabat’ bermaksud rua
ng dalam bangunan yang munasabah dan selesa untuk tujuan penyewaan

bagi kegunaan UA berkaitan dengan fungsi UA tersebut.

‘Tempoh sewaan’ bermaksud tempoh sewaan bangunan untuk
dijadikan ruang pejabat dengan tempoh tidak melebihi tiga (3) tahun.

‘Dana Dalaman UMT’ adalah terimaan atau hasil selain daripada dana
Kerajaan Persekutuan (Rujuk takrifan dana Kerajaaan Persekutuan
sepertimana di para 1.3 : Perolehan Penyewaan Ruang Pejabat
Menggunakan Dana Kerajaan Persekutuan)

2.3 Syarat-Syarat Penyewaan

2.4.1 Dasar penyewaan yang ditetapkan seperti berikut:

i. Harga sewaan hendaklah merujuk kepada harga yang
ditetapkan oleh Jabatan Penilaian dan Perkhidmatan Harta
(JPPH)

ii. Aspek keselamatan bangunan hendaklah memenuhi segala
keperluan yang ditetapkan oleh Pihak Berkuasa Tempatan
(PBT) dan lain-lain agensi berkaitan

146