GARIS PANDUAN LEAN MANAGEMENT: POLITEKNIK SULTAN IDRIS SHAH

LAPORAN KPI PELAKSANAAN PENGURUSAN LEAN
DI PERINGKAT JABATAN/INSTITUSI

SUKUAN KE 04 TAHUN 2019

POLITEKNIK SULTAN IDRIS SHAH

TAJUK: PELAKSANAAN iFRP

Disediakan oleh:
SITI ARINAH BINTI SANAT

SETIAUSAHA
PENGURUSAN LEAN MANAGEMENT PSIS

0 of 6

1.0 MAKLUMAT PASUKAN PENGURUSAN LEAN

1.1 Carta Jawatankuasa Pengurusan Lean bagi i-FRP

Mohamad Fauzi Bin
Che Pa

Pengurus Program

Siti Aishah Binti
Mohamad Sis

Setiusaha

Siti Arinah Binti Sanat Norman Bin Zamri Rozilaili Binti
Mustapa
Jawatankuasa Jawatankuasa
Promosi Latihan Jawatankuasa Sistem

Gambarajah 1: Carta Organisasi Pelaksanaan i-FRP

2.0 PELAN TINDAKAN DAN PENAMBAHBAIKAN PENGURUSAN LEAN
2.1 Pelan Tindakan Pengurusan Lean

Pelan Tindakan Pengurusan Lean
Objektif Strategik A : Memperkasa Institusi Berpacukan 4IR
Inisiatif A1 : Memupuk kesedaran dan pengetahuan tentang 4IR
Inisiatif A2: Menyediakan Infrastruktur Bercirikan 4IR
Inisiatif A3: Mengupayakan Warga Kerja Institusi
Inisiatif A4 : Meningkatkan Jenama dan Reputasi Institusi

Inisiatif A5 : Meningkatkan Tadbir Urus melalui Lean Management

Inisiatif A6 : Menyediakan fasiliti terkini termauk prasarana dan kelengkapan yang relevan.

1 of 6

BIL STRATEGI PROGRAM/ SASARAN PELAKSANA KUMPULAN CATATAN
AKTIVITI PELAKSANAAN SASARAN
1. Mewujudkan
Standard Penyediaan Pelaksaaan
Operation Rancangan i-FRP telah
Process Mengajar dilaksanakan
(SOP) i-FRP PSIS-AK-(PK- bermula sesi
PPP-04)-01 DIS 2018

Mewujudkan Berterusan Unit Jaminan Semua
dan Kualiti Warga DH
Memperkasakan
SOP bagi
proses-proses
yang berkaitan

3.0 PERLAKSANAAN PROGRAM/AKTIVITI PENGURUSAN LEAN

3.1 Nama Program/Aktiviti:
Pelaksanaan i-FRP

3.2 Objektif Program:
a. Mengurangkan penggunaan kertas dan penyediaan dokumen.
b. Memudahkan pemantauan secara atas talian.

3.3 Anjuran/Kerjasama:
Unit Jaminan Pengurusan Kualiti

3.4 Carta alir sebelum dan selepas program/aktiviti:

2 of 6

Gambarajah 2: Tatacara sebelum pelaksanaan i-FRP

3 of 6

Gambarajah 3: Tatacara selepas pelaksanaan i-FRP

4 of 6

3.5 Perlaksanaan program/aktiviti:
Berdasarkan Gambarajah 2, penyediaan RPPS telah dilaksanakan menggunakan platform i-FRP
berkuatkuasa pada 2 Jan 2019.

3.6 Impak Program:
i. Jabatan/Institusi
 Pengurangan penggunaan kertas (paperless)
 Pemantauan secara atas talian dapat dibuat dari masa ke semasa.
ii. Kakitangan
 Penyediaan i-FRP lebih mudah dan cepat.

4.0 DOKUMEN – DOKUMEN YANG BERKAITAN

Gambarajah 4: Platform bagi penyediaan i-FRP

5 of 6

Gambarajah 5: Surface i-FRP

Gambarajah 6: Rancangan i-FRP

6 of 6

LAPORAN

KPI PELAKSANAAN PENGURUSAN LEAN DI PERINGKAT
POLITEKNIK SULTAN IDRIS SHAH

MASA

SUKUAN KE 01 TAHUN 2020

TAJUK

PENGGUNAAN SISTEM REKOD KEBENARAN
MENINGGALKAN PEJABAT (e-OUT)

DISEDIAKAN OLEH:

NAEEMAH BINTI YUSOF
JK PENGURUSAN LEAN PSIS

MAC 2020

1.0 PENGENALAN
1.1 Carta Jawatankuasa Pengurusan Lean bagi Sistem e-OUT

Ts. Nizam Bin Mohd
Nasir

Pengurus Program

Naeemah Binti Yusof
Setiausaha

Ts. Mohammad Noor Mohamad Kazar Bin Norman Bin Zamri
Bin Ibrahim Razali Jawatankuasa Promosi

Jawatankuasa Sistem Jawatankuasa Latihan

Gambarajah 1.3 Carta Organisasi Pelaksanaan Sistem e-OUT

2

1.2 Punca Kuasa

Gambarajah 1.1 Surat rasmi pekeliling JPA

3

……………………………………………………………………........….PERMOHONAN PEGAWAI

1. Pegawai hendaklah mendapatkan kelulusan daripada Pegawai Penyelia terlebih dahulu sebelum
meninggalkan pejabat dalam waktu bekerja dengan menggunakan borang yang disediakan dalam
garis panduan ini;

2. Kebenaran untuk meninggalkan pejabat ini boleh diberi bagi tujuan menyelesaikan urusan
persendirian pegawai yang terpaksa dilakukan dalam waktu bekerja. Pegawai hendaklah memberi
keutamaan kepada tugas dan tanggungjawabnya sekiranya urusan persendirian tersebut boleh
diselesaikan menerusi perkhidmatan atas talian atau perkhidmatan yang disediakan di luar waktu
bekerja;

……………………………………………………….……………….KELULUSAN PEGAWAI PENYELIA

3. Pegawai Penyelia hendaklah menggunakan budi bicaranya untuk memberi kebenaran kepada
pegawai meninggalkan pejabat dalam waktu bekerja bagi urusan persendirian setelah
mengambilkira kepentingan perkhidmatan;

4. Tempoh maksimum yang dibenarkan untuk tujuan meninggalkan pejabat dalam waktu bekerja
hendaklah tidak melebihi 4 jam sehari atau separuh daripada waktu bekerja sehari (tidak
termasuk waktu rehat), mana yang lebih rendah. Jika tempoh meninggalkan pejabat melebihi
daripada tempoh maksimum yang ditetapkan pada hari tersebut, pegawai dikehendaki mengambil
Cuti Rehat atau cuti lain yang berkelayakan;

5. Pegawai yang mendapatkan rawatan untuk diri sendiri di klinik / hospital dikehendaki
mengemukakan “time slip” atau sebarang dokumen daripada pegawai perubatan atau doktor
untuk mengesahkan bahawa pegawai mendapatkan rawatan di klinik/ hospital berkenaan dalam
tempoh tersebut;

6. Tempoh pegawai dibenarkan meninggalkan pejabat akan dianggap sebagai Cuti Sakit jika
pegawai disahkan sebagai tidak sihat untuk menjalankan tugasnya oleh pegawai perubatan atau
doktor yang merawatnya melalui sijil sakit yang dikeluarkan;

7. Pegawai Penyelia boleh menetapkan bahawa pegawai perlu menggantikan semula tempoh
waktu bekerja yang telah digunakan untuk tujuan menyelesaikan tugas hakikinya supaya
penyampaian perkhidmatan tidak terjejas; dan

……………………………………………………………….PEMANTAUAN PEGAWAI PENYELIA

8. Pegawai Penyelia hendaklah memastikan kemudahan yang disediakan ini tidak disalahgunakan
oleh pegawai terutamanya dari segi kekerapan penggunaannya.

Gambarajah 1.2 Peraturan mengenai Kebenaran untuk meninggalkan pejabat dalam waktu
bekerja di bawah Perintah Am 5 Bab G – Mematuhi Waktu Bekerja

4

2.0 PELAN TINDAKAN DAN PENAMBAHBAIKAN PENGURUSAN LEAN

2.1 Pelan Tindakan Pengurusan Lean
Objektif Strategik A : Memperkasa Institusi Berpacukan 4IR

Inisiatif A1 : Memupuk kesedaran dan pengetahuan tentang 4IR
Inisiatif A2: Menyediakan Infrastruktur Bercirikan 4IR
Inisiatif A3: Mengupayakan Warga Kerja Institusi
Inisiatif A4 : Meningkatkan Jenama dan Reputasi Institusi
Inisiatif A5 : Meningkatkan Tadbir Urus melalui Lean Management
Inisiatif A6 : Menyediakan fasiliti terkini termasuk prasarana dan kelengkapan yang relevan.

BIL. STRATEGI PROGRAM / SASARAN PELAKSANA KUMPULAN CATATAN

AKTIVITI PELAKSANAAN SASARAN

1. Mewujudkan Persediaan dan Berterusan Jabatan Semua Staf Pelaksanaan

Sistem Rekod perancangan Teknologi / Kakitangan e-OUT telah

Kebenaran untuk Maklumat dan bermula

Meninggalkan membangunkan Komunikasi pada sesi

Pejabat (e- sistem. (JTMK) & DIS 2019

OUT) Seksyen

Membangunkan Governan

dan

memperkasakan

sistem bagi

proses-proses

coding yang

berkaitan.

5

3.0 PELAKSANAAN PROGRAM / AKTIVITI PENGURUSAN LEAN
3.1 Nama Program / Aktiviti
PENGGUNAAN SISTEM REKOD KEBENARAN MENINGGALKAN PEJABAT
(SISTEM e-OUT)
3.2 Objektif Program
a. Mengurangkan penggunaan kertas dan penyediaan dokumen.
b. Memudahkan permohonan dan pemantauan bagi rekod kebenaran
meninggalkan pejabat secara atas talian.
c.Menjimatkan masa dalam menyediakan laporan statistik kebenaran meninggalkan
pejabat dalam waktu bekerja secara camera-ready made.
3.3 Anjuran / Kerjasama
Jabatan Teknologi, Maklumat dan Komunikasi (JTMK)

6

3.4 Carta Alir Sebelum dan Selepas Program / Aktiviti

3.5 Pelaksanaan Program / Aktiviti
a. Sistem telah dibangunkan pada: 24 Jun 2019
b. Test-run di peringkat JTMK sahaja pada: 15 Julai 2019
c. Dirasmikan sewaktu Majlis Perhimpunan Bulanan Staf PSIS pada: 3 Januari 2020

d. Digunakan sepenuhnya oleh seluruh kakitangan PSIS pada: 1 Januari 2020
e. Sehingga 13 Mac 2020, sebanyak 710 Permohonan Keluar Pejabat telah dibuat
yang melibatkan staf sokongan dan akademik.

7

Gambarajah 3.5 Contoh database yang telah dikumpulkan sepanjang lebih kurang 3 bulan
beroperasi secara camera-ready made

f. Walaubagaimanapun, pelaksanaan sistem e-out ini adalah tertakluk kepada
Perintah Am Bab G iaitu:

1) Sekiranya tempoh pegawai meningggalkan pejabat dalam waktu bekerja
melebihi 4 jam atau separuh daripada waktu bekerja sehari yang ditetapkan pada
hari tersebut, maka pegawai dikehendaki mengambil Cuti Rehat atau cuti lain
yang berkelayakan.

2) Pegawai hendaklah sentiasa bersedia untuk menggantikan semula tempoh
waktu bekerja yang telah digunakan untuk tujuan menyelesaikan tugas hakikinya
supaya penyampaian perkhidmatan tidak terjejas sekiranya diarahkan oleh
pegawai Penyelianya.

8

3.6 Impak Program / Aktiviti

a. Institusi / Pengurusan
• Transformasi prosedur mendapatkan kelulusan kebenaran meninggalkan
pejabat beralih dari manual ke sistem online (e-OUT).
• Sistem e-OUT dapat menjimatkan penggunaan kertas dan ruang
penyimpanan dalam penyediaan dokumen secara online.
• Pengurusan pelaporan e-OUT adalah lebih efisien menerusi kaedah real-
time dan camera-ready made.
• Hasil dapatan analisis statistik sistem e- OUT adalah lebih reliable dan sahih.
• Dapatan data numerical dari sistem e-OUT ini juga akan dapat membantu
proses membuat keputusan dasar dalam sistem perkhidmatan awam.
• Secara holistiknya, aplikasi sistem e-OUT menyokong aspirasi Revolusi
Industri 4.0 dan Pendidikan 4.0 dalam pengurusan Pendidikan Tinggi.
• Keseluruhan proses e-OUT dapat dilaksanakan dengan lebih sistematik dan
teratur.
• Working Procedure dan Standard Operation Procedure (SOP) dapat dijana
untuk kegunaan institusi.

b. Kakitangan
• Meningkatkan tahap accountability dan integriti dikalangan penjawat awam
dalam sistem kerajaan, khususnya di PSIS.

9

4.0 DOKUMEN-DOKUMEN YANG BERKAITAN
4.1 Borang Permohonan Kebenaran Meninggalkan Pejabat Dalam Waktu Bekerja

10

4.2 Interface Sistem e-OUT PSIS [http://jtmk.psis.edu.my/esps/e-out.php]

11

4.3 Kategori Pengguna

MODUL \ PENGGUNA STAF KETUA STAF KETUA PENGURUSAN
AKADEMIK JABATAN SOKONGAN SEKSYEN TERTINGGI
Pendaftaran Pengguna
Baru √ √ √ √
Kelulusan pendaftaran √ √
pengguna baru √** √ √
Permohonan keluar
Baru √√ √
Rekod/sejarah
permohonan keluar √√ √
Meluluskan permohonan
keluar √ √** √
Rekod/sejarah
permohonan keluar √√
mengikut jabatan / unit

Rekod/sejarah √
permohonan keluar
semua jabatan dan unit

**Staf menjalankan tugas Ketua Jabatan/Seksyen

12

4.4 Pautan ke Sistem
4.5 Login Pengguna

13

4.6 Pendaftaran Pengguna
4.7 Menu Pengguna

14

4.8 Rekod Keluar
4.9 Permohonan Baru

15

4.10 Kelulusan Permohonan
4.11 Pemantauan

16

LAPORAN

KPI PELAKSANAAN PENGURUSAN LEAN
DI PERINGKAT POLITEKNIK SULTAN IDRIS SHAH

MASA

SUKUAN KE 02 TAHUN 2020

TAJUK

E-CERTIFICATE PSIS

DISEDIAKAN OLEH:

ZURAIDA BINTI KAMARUDDIN
SEKSYEN KOMPETENSI & PEMBANGUNAN KERJAYA

MOHAMAD FAIZ BIN JAMALUDIN
SEKSYEN TEKNOLOGI MAKLUMAT DAN MULTIMEDIA

APRIL 2020

1.0 PENGENALAN
1.1 Carta Jawatankuasa E-CERTIFICATE PSIS

Dr Mazura Binti
Mansor

Penaung

Rosman

Penasihat

Setiausaha

Deris Ibrahim Harun @ Isa

Gambarajah 1.1 Carta Organisasi Pelaksanaan E-CERTIFICTE PSIS

2

2.0 PELAN TINDAKAN DAN PENAMBAHBAIKAN

2.1 Pelan Tindakan

Objektif Strategik A : Memperkara Institusi Berpacukan 4IR

: Sistem tadbir urus adalah sangat penting bagi sebuah organisasi
untuk menghasilkan organisasi yang efektif dan mantap. Dengan
menggunakan aplikasi, sistem tadbir urus yang dilaksanakan secara
manual dapat di capai secara atas talian.

Bil Strategi Program / Aktiviti Sasaran Pelaksana Kumpulan Catatan

Pelaksanaan Sasaran

1 Mewujudkan Persediaan dan Berterusan Seksyen Semua Pelaksanaan

Sistem e- perancangan untuk bagi kursus Kompetensi staf PSIS e-

CERTIFICATE membangunkan KUDAP & CERTIFICATE

PSIS sistem. Pembanguna telah bermula

Membangunkan n Kerjaya pada sesi Jun

dan (SKPK) dan 2019

memperkasakan Unit e-

sistem bagi Learning

proses-proses

coding yang

berkaitan

menggunakan

google drive

3.0 PELAKSANAAN PROGRAM
3.1 Nama Program / Aktiviti
e-CERTIFICATE PSIS

3

3.2 Objektif Program

a. Merekod kehadiran bagi staf yang telah menghadiri kursus / bengkel / seminar
KUDAP di peringkat PSIS.

b. Semua rekod disimpan dalam sistem dan boleh di capai dari masa ke semasa
bagi tujuan rujukan dan audit.

c. Mencetak sendiri sijil bagi tujuan penyimpanan bagi setiap staf yang menghadiri
kursus.

d. Menggantikan kaedah percetakan sijil dan menyokong inisiatif Smart Green
Campus yang dilaksanakan secara digital.

3.3 Anjuran / Kerjasama

Seksyen Kompetensi & Pembangunan Kerjaya (SKPK), Unit e-Learning PSIS dan
Seksyen Teknologi Maklumat dan Multimedia (STMM).

3.4 Carta Alir Sebelum dan Selepas Program / Aktiviti

Sebelum : Selepas :
Penggunaan Sijil Manual e-CERTIFICATE PSIS

Peserta menghadiri kursus Peserta menghadiri kursus

Kehadiran peserta ke kursus dicatatkan pada borang Kehadiran peserta ke kursus dicatatkan pada borang
kehadiran peserta kehadiran peserta

Peserta mengisi segala borang kebekesanan progam dan Peserta mengisi segala borang kebekesanan progam dan
penilaian penceramah di akhir kursus. penilaian penceramah menerusi borang online di akhir kursus.

Setelah tamat kursus urusetia dilantik akan membuat sijil Setelah tamat kursus peserta scan QR Code untuk
peserta setelah semua peserta mengisi segala borang menghasilkan sijil digital dan di email ke email yang
kebekesanan progam dan penilaian penceramah. didaftarkan pada hari terakhir kursus setelah kursus tamat

Sijil manual akan dihantar kepada jabatan/sekyen/unit
melalui penyelaras masing-masing.

4

3.5 Pelaksanaan Program / Aktiviti

Carta Perbatuan Pelaksanaan e-CERTIFICATE PSIS

BULAN

Bil Perkara Feb 20 Mac 20 April 20

MMMMMMMMMMM

23412341234

Mengenalpasti masalah sijil

dan membentuk
1 jawatankuasa bagi

pelaksanaan e-
CERTIFICATE

Perbincangan berkaitan

2 pemasalahan sijil manual vs

sijil digital

3 Soal selidik berkaitan e-
CERTIFICATE

4 Rekabentuk sijil yang
diluluskan oleh Tn Pengarah

Perbincangan bersama pihak

CIDM bagi rekabentuk sijil

yang telah diluluskan oleh Tn

Pengarah merangkumi ;

5 1. Tandatangan Pengarah
2. Logo SIRIM

3. Logo PSIS pada bintang

(dalam sijil)
4. Templete perkataan sijil

Menyerahkan kepada Ts

Khalid Bin Deris Unit e-
6 Learning bagi rekabentuk sijil

yang telah diluluskan oleh Tn

Pengarah

7 Proses membangunkan

sistem e-CERTIFICATE

8 Bengkel e-CERTIFICATE

Kelulusan Pelaksanaan dan

Penggunaan e-

9 CERTIFICATE kepada

semua staf poli khususnya
bagi kursus KUDAP

Penggunaan e-
1 CERTIFICATE kepada

0 semua peserta kursus
KUDAP PSIS

5

3.6 Impak Program / Aktiviti
a. Impak kepada Politeknik / Pengurusan
 Memudahkan urusan merekod kehadiran staf ke kursus.
• Menjimatkan tenaga kerja / urusetia yang dilantik untuk proses penyediaan dan
mencetak sijil.
• Menjimatkan masa untuk memproses penyediaan dan mencetak sijil.
• Menjimatkan kos untuk mencetak sijil.
• Menjadi dokumen / bahan rujukan pada masa kini dan hadapan.
• Ruang penyimpanan rekod dapat dijimatkan kerana dokumen disimpan dalam
bentuk softcopy.
b. Impak kepada Pensyarah / Staf Poli
 Berpeluang berkongsi idea dan pengalaman menghasilkan inovasi.
 Memperolehi sijil lebih cepat.
 Dapat menyimpan rekod dan sijil dalam bentuk softcopy.

6

4.0 DOKUMEN-DOKUMEN YANG BERKAITAN
4.1 Sijil manual yang digunapakai terdahulu

7

4.2 Sijil Digital yang telah diluluskan oleh Tn Pengarah bagi e-CERTIFICATE

8

4.3 Penggunaan QR Code untuk laluan kepada e-CERTIFICATE setelah peserta tamat kursus
pada hari tersebut

4.4 Apps Manager e-CERTIFICATE

9

Setiap no. Siri yang digunakan melambangkan setiap jabatan dan unit yang tertentu. Contohnya
JPA iaitu bermula dengan No. Siri A000XXX, JKE dengan No. Siri E000XXX serta untuk jabatan
dan unit yang lain.
4.5 Kapasiti Penyimpanan e-CERTIFICATE

10

4.6 Paparan kepada peserta yang telah scan QR code bagi e-CERTIFICATE

11

4.7 Borang Pengisian Maklumat e-CERTIFICATE

12

4.8 Database penyimpanan rekod e-CERTIFICATE
4.9 Arkib e-CERTIFICATE

13

LAPORAN KPI PERLAKSANAAN PENGURUSAN LEAN
DI PERINGKAT JABATAN /INSTITUSI

TAHUN 2021

POLITEKNIK SULTAN IDRIS SHAH

TAJUK
PELAKSANAAN SISTEM UNDIAN PILIHANRAYA

KAMPUS SECARA ONLINE

Disediakan Oleh :

MUHAMAD ANUAR BIN MARSIB
PEGAWAI HAL EHWAL PELAJAR
PENYELARAS PENGURUSAN PELAJAR LEAN

MANAGEMENT

1

1.0 MAKLUMAT PASUKAN PENGURUSAN LEAN

1.1 Jawatankuasa Pengurusan Lean Bagi Pilihanraya Kampus PSIS 2019
Che Samsuriza Bin Hj Che Noh
Pengerusi Pilihanraya

Muhamad Anuar Bin Marsib
Pengurus Pilihanraya

Fatin Shafinas Binti Rokman
Penolong Pengurus Pilihanraya

Mohamad Izzudin Hilmi Bin Harmiza Binti Mat Hona
Mohamad Zaini Setiausaha 2
Setiausaha 1

Penyelaras HEP Penyelaras HEP Penyelaras HEP Penyelaras HEP
JKAE JPH JP JTMK

Penyelaras Penyelaras Penyelaras Penyelaras Mohamad Faiz Bin Jamaludin YMasorFihizradmnaumBsianBdYinBasAinibnd
Disiplin Displin Displin Disiplin
JKAE JPH JP JTMK

Jawatankuasa Teknikal & JawatanMkuuRadashaaimUndian

Siaraya JawaJtaOwnnkaluitnaesnakuDaastaa

PePnegrusniadpian

Tempat

2

2.0 PELAN TINDAKAN DAN PENAMBAHBAIKAN PENGURUSAN LEAN

2.1 Pelan Tindakan Pengurusan Lean

Objektif Strategik A : Memperkasa Institusi Berpacukan 4IR
Inisiatif A1 : Memupuk kesedaran dan pengetahuan tentang 4IR
Inisiatif A2: Menyediakan Infrastruktur Bercirikan 4IR
Inisiatif A3: Mengupayakan Warga Kerja Institusi
Inisiatif A4 : Meningkatkan Jenama dan Reputasi Institusi
Inisiatif A5 : Meningkatkan Tadbir Urus melalui Lean Management
Inisiatif A6 : Menyediakan fasiliti terkini trmauk prasarana dan kelengkapan yang relevan.

BIL STRATEGI PROGRAM/ SASARAN PELAKSANA KUMPULAN CATATAN

AKTIVITI PELAKSANAAN SASARAN

*LAMPIRKAN

CARTA

PERBATUAN

1. Mewujudkan Persediaan dan Penggunaan Ketua Jabatan Semua Sistem Undian

system perancangan setahun sekali Pengurusan Pelajar secara Online
undian untuk Dan Politeknik dapat
Pilihanraya membangunkan (Mula Digunakan Pembangunan Sultan Idris mempercepatkan
kampus system Pelajar Shah yang proses
secara pada pilihanraya pengundian dan

tahun 2017

sehingga tahun

dalam talian Membangunkan 2019) berada di keputusan

dan dalam pilihanraya dapat
mengenalpasti Kampus
platform yang diperolehi dalam

masa yang

paling sesuai singkat.

untuk

menampung

penggunaan

kapasiti pelajar

PSIS yang ramai

dalam satu

masa.

Nota : Sistem undian secara online sentiasa dibuat penambahbaikan dari masa ke semasa sejak ia
dilaksanakan di Politeknik Sultan Idris Shah bermula dari tahun 2017

3

3.0 PERLAKSANAAN PROGRAM/AKTIVITI PENGURUSAN LEAN

3.1 Nama Program/Aktiviti
Sistem Undian Secara Online Pilihanraya Kampus PSIS

3.2 Objektif Program
a. Mengurangkan penggunaan kertas dan penyediaan dokumen.
b. Menjimatkan masa bermula daripada proses awal hingga proses akhir pengundian.
c. Menjimatkan masa dalam menyediakan statistik peratus pelajar keluar mengundi dan peratus pelajar
yang mendapat undian tertinggi untuk kerusi umum dan kerusi jabatan.

3.3 Anjuran/Kerjasama
Jabatan Pengurusan dan Pembangunan Pelajar Politeknik Sultan Idris Shah.

3.4 Carta Alir Proses Pengundian sebelum dan selepas Program/Aktiviti

Sebelum : Melaksanakan Undian dengan Selepas : Sistem Undian Pilihanraya
menggunakan kertas undian Kampus secara Online

Pengerusi PRK mengumumkan undian Pengerusi PRK mengumumkan undian
telah ditutup telah ditutup

Petugas PRK melaksanakan kerja-kerja mengira Jawatankuasa Undian Online mendapatkan statistik
undi membabitkan 3000 undi secara manual melalui sistem dan keputusan undian secara online
oleh 5 petugas dalam tempoh masa 2 jam oleh 1 petugas dan disahkan dalam tempoh 1o minit

Pengesahan Pengiraan Undi

Keputusan Pilihanraya dapat diketahui Keputusan Pilihanraya dapat diketahui

Pengumuman Keputusan Pilihanraya Pengumuman Keputusan Pilihanraya
Kampus oleh Pengerusi PRK Kampus oleh Pengerusi PRK

4

3.5 Pelaksanaan Program / Aktiviti

Carta Perbatuan Pelaksanaan Pilihanraya Kampus PSIS secara Online pada Tahun 2019

Bulan Disember 18 Januari 19
123
Minggu 1234 4

Aktiviti

Hebahan awal Pilihan Raya Kampus (PRK) 2018/2019
(20/12/2018 – 01/01/2019)
Pendaftaran & serahan borang pencalonan kepada urusetia
(2/1/2019 – 4/1/2019)
Mesyuarat kelayakan calon
(4 Januari 2019)
Pengumuman Calon Layak Bertanding
(4 Januari 2019)
Penamaan calon, cabutan nombor calon & sesi fotografi
(4 Januari 2019)
Taklimat dan Pelancaran Kempen Pilihan Raya Kampus (PRK)
(4 Januari 2019)

Kempen Pilihan Raya Kampus (PRK)
(5-8 Januari 2019)
Ujilari Sistem Undian Secara Online (Server)
(7-8 Januari 2019)
Pilihan Raya Kampus (PRK)
(9 Januari 2019)
Angkat Sumpah dan Watikah Pelantikan
(11 Januari 2019)

5

3.6 Impak program /aktiviti
Pelaksanaan Undian secara Online dalam Pilihanraya Kampus telah dilaksanakan buat kali (tahun)
yang ke 3 di Politeknik Sultan Idris Shah sehingga kini. Ternyata ia dapat membantu menjimatkan:
1. Menjimatkan masa – Masa yang telah digunakan untuk proses persediaan sebelum
pilihanraya dapat disingkatkan. Dalam masa yang sama juga dapat menjimatkan
masa mengira kertas undian
2. Menjimatkan Kos – Dapat menjimatkan kos percetakan kertas undian.

Perbandingan Undian secara Manual dan secara Online

PERBANDINGAN JUSTIFIKASI KAEDAH MANUAL KAEDAH ONLINE
Tempoh Masa 3000 helai X 2 saat
Masa pengiraan undi = 6000 saat Pengiraan secara
1 kertas = 2 saat automatik dan update
Tempoh bacaan 6000 / 3600 saat statistik dapat dilihat
1 Terminal = 4 saat = 1.7 jam pada paparan sistem
Kos Kertas Undi Masa pengiraan
Kos Kertas Undi Penggunaan Kertas = 3000pcs x 0.02 sen = 10 minit
RM60 Tiada kertas undi
Mengundi digunakan

(RM12/rim/500 helai)

Anggaran bilangan

pelajar 3000 orang

Undian dari luar Pelajar terlibat dengan Bebanan kepada pegawai Undian masih boleh
pengiring untuk membawa dilakukan secara online
kawasan aktiviti luar seperti bersama kertas undian. dengan meminta
Sekiranya mereka tidak sempat pegawai pengiring
lawatan, menyertai sampai ke PSIS sebelum undian memastikan pelajar
ditutup, pegawai pengiring mengundi dan
aktiviti sukan dan perlu mendapat kebenaran menandatangani
untuk membuka dan mengira kehadiran yang
sebagainya undian secara rahsia dibekalkan sebagai bukti
(permasalahan dari segi aspek hadir mengundi
keselamatan dan integriti data)

Ralat Kebarangkalian
pengiraan semula jika
ada kertas undi YA TIDAK
rosak/salah kira

6

Keputusan Tempoh masa untuk Paling cepat 2 jam selepas Keputusan Pilihan Raya
Pilihanraya mendapatkan undian ditutup sekiranya tiada dapat diketahui serta
keputusan pihanraya merta sebaik sahaja
undi rosak atau tersalah kira
Tenaga Kerja Bilangan Petugas undian ditutup
RAMAI SEDIKIT
Pemantauan Peratus Update statistik setiap SUKAR DILAKUKAN
MUDAH DILAKUKAN

Pelajar Keluar jam?

Mengundi Peratus Pelajar keluar Antara 80-85% Melebihi 90%

mengundi

4.0 ALATAN LEAN

4.1 Brainstorming
Brainstorming adalah alat asas bagi hampir semua masalah yang timbul dan perlu diselesaikan.
Apabila seseorang individu bertanyakan seseorang atau kelompok orang yang lain berhubung dengan
sesuatu masalah, ini bermakna sesi brainstorming telah bermula. Brainstorming mempunyai 4
peringkat paling asas iaitu:
a. Brainstorm (sesi percambahan fikiran)
b. Explore (teroka)
c. Decide (penentuan)
d. Track and Follow Up (susulan)

4.2 WHY
5 WHY atau kenapa adalah soalan yang ditanya berulangkali. Ia menjadi satu teknik yang digunakan
untuk mengenalpasti masalah yang timbul dari peringkat akar umbi iaitu dari punca sesuatu masalah
itu berlaku. Langkah-Langkah

a. Bentuk satu pasukan
b. Beri taklimat kepada pasukan tentang masalah yang timbul
c. Kemukakan soalan “Why”
d. Ulang 4 kali soalan tersebut
e. Temui jawapan dan perincikan.

7

4.3 PDCA
PDCA adalah alatan asas yang sering dikaitkan dengan sistem pengurusan. Penggunaan PDCA
memudahkan kita untuk mengenalpasti sebarang lompong yang wujud didalam sesuatu pengurusan.
Justeru itu penambahbaikan dapat dilakukan secara berfokus kepada masalah tertentu sahaja.
a. P ialah Plan (rancang)
b. D ialah Do (buat/laksana)
c. C ialah Check (semak)
d. A ialah Act (tindakan)
5.0 DOKUMEN – DOKUMEN YANG BERKAITAN

Proses Kerja Semasa – Pengundian Pilihan raya kampus PSIS
5.1 SISTEM PENGUNDIAN

 Sistem pengundian adalah dengan menggunakan laman web : interaktif.psis.edu.my

Laman Interaktif sebagai Platform Pengundian
 Paparan Calon Kerusi Umum

8

Paparan calon kerusi Umum : Pilih 7 orang calon
 Paparan Calon Kerusi Jabatan

Paparan calon kerusi Jabatan : Pilih 4 orang calon
 Pemantauan pelajar yang tidak keluar mengundi boleh dilaksanakan dalam talian

9