GARIS PANDUAN LEAN MANAGEMENT: POLITEKNIK SULTAN IDRIS SHAH

Contoh pemantauan pelajar yang tidak keluar mengundi
5.2 PROSES KIRAAN UNDI
 Proses kiraan undi dikira secara automatik di atas talian

Proses kiraan undi dilaksanakan secara automatik oleh sistem
5.2.1 Pengumuman pemenang
 Pengumuman pemenang dilaksanakan pada petang itu juga setelah sistem talian

10

mengeluarkan data kiraan pengundian

Paparan prestasi calon yang diundi dari masa ke semasa

5.2.2 Perbandingan Statistik Keputusan Pilihanraya secara Online (Tahun 2019, 2018,
2017) berbanding secara Offline (tahun 2014, 2015 dan 2016)

100 82.11 92.81 95
81 80.35
83.65
80

60

40 % Keluar Mengundi
19 17.89 19.65 % Tidak mengundi

20 16.35
7.19 5

0
PRK PRK PRK PRK PRK PRK

2014 2015 2016 2017 2018 2019

Statistik Peratus Pelajar Keluar Mengundi Bagi Pilihanraya Kampus Tahun 2014-2019

11

5.3 PROSES KERJA SEMASA PENGUNDIAN PILIHAN RAYA KAMPUS PSIS SECARA ONLINE

Carta alir proses pengundian
12

Pelan lantai Dewan Sri Lang (Pusat Mengundi)

13

14

15

LAPORAN KPI PERLAKSANAAN PENGURUSAN LEAN
DI PERINGKAT JABATAN / INSTITUSI
TAHUN 2021

POLITEKNIK SULTAN IDRIS SHAH

TAJUK

SISTEM REKOD KEHADIRAN
POLITEKNIK SULTAN IDRIS SHAH (TimePSIS)

DISEDIAKAN OLEH:

NAEEMAH BINTI YUSOF
KETUA PASUKAN KIK, JK PENGURUSAN LEAN PSIS

DR. CHE ZAWIYAH BINTI CHE HASAN
KETUA SEKSYEN PENYELIDIKAN, INOVASI DAN KOMERSIALAN PSIS

RAJIPAH BINTI IBRAHIM
KETUA UNIT TEKNOLOGI MAKLUMAT PSIS

1.0 PENGENALAN
1.1 Carta Jawatankuasa Pengurusan Lean bagi Sistem TimePSIS

ISHANUDDIN BIN HUSSIN
PENAUNG

ZULKIFI BIN MAT NASIR
PENASIHAT

MOHAMAD FAIZ BIN JAMALUDIN
KETUA SEKSYEN STMM

YASRIZAN BIN YASIN
PENTADBIR SISTEM

RAJIPAH BINTI DR. CHE ZAWIYAH BINTI NAEEMAH BINTI MOHAMAD KAZAR
IBRAHIM CHE HASAN YUSOF BIN RAZALI

JAWATANKUASA JAWATANKUASA JAWATANKUASA KIK JAWATANKUASA
TEKNIKAL PENYELIDIKAN LEAN

ADILLA BINTI ABD DR. ROSMANIZAH TS. NURUL ZAKIAH
HASSAN BINTI DERAHMAN BINTI KASNUN

FARIDATUL AKMA RAMU A/L VELUSAMY SHAHRIL KHAIRI BIN
BINTI MOHAMMAD ABDUL SHUKOR

BAKI MOHD ZAINI BIN
ZAINUDIN

Gambarajah 1.3 Carta Organisasi Pelaksanaan Sistem TimePSIS

2

1.2 Punca Kuasa

Jadual 1. Minit Mesyuarat JK Pengurusan PSIS Bil 6 Tahun 2019 [PSIS/100-5/1-1(28)]

TARIKH DOKUMEN PERKARA
RUJUKAN
24 Julai Minit
2019 Mesyuarat
JK
Pengurusan
PSIS Bil 6
Tahun 2019
PSIS/100-
5/1-1(28)

3

2.0 PELAN TINDAKAN DAN PENAMBAHBAIKAN PENGURUSAN LEAN

2.1 Pelan Tindakan Pengurusan Lean
Objektif Strategik A : Memperkasa Institusi Berpacukan 4IR

Inisiatif A1 : Memupuk kesedaran dan pengetahuan tentang 4IR
Inisiatif A2: Menyediakan Infrastruktur Bercirikan 4IR
Inisiatif A3: Mengupayakan Warga Kerja Institusi
Inisiatif A4 : Meningkatkan Jenama dan Reputasi Institusi
Inisiatif A5 : Meningkatkan Tadbir Urus melalui Lean Management
Inisiatif A6 : Menyediakan fasiliti terkini termasuk prasarana dan kelengkapan yang relevan.

Jadual 2. Butiran Pelan Tindakan Pengurusan Lean

BIL. STRATEGI PROGRAM / SASARAN PELAKSANA KUMPULAN CATATAN

AKTIVITI PELAKSANAAN SASARAN

1. Menambahbaik Persediaan dan Berterusan Seksyen Semua Staf Pelaksanaan

Sistem Rekod perancangan Teknologi / Kakitangan sistem

Kehadiran untuk Maklumat dan TimePSIS

Politeknik membangunkan Multimedia telah

Sultan Idris sistem. (STMM) dan bermula

Shah Seksyen pada 1 Ogos

(TimePSIS) Membangunkan Penyelidikan, 2019

dan Inovasi dan

memperkasakan Komersialan

sistem bagi (SPIK)

proses-proses

coding yang

berkaitan.

4

3.0 PELAKSANAAN PROGRAM / AKTIVITI PENGURUSAN LEAN

3.1 Nama Program / Aktiviti

SISTEM REKOD KEHADIRAN POLITEKNIK SULTAN IDRIS SHAH (TimePSIS)

3.2 Objektif Program

i. Mewujudkan sistem rekod kehadiran menggunakan teknologi biometrik
berasaskan cap jari bagi menggantikan sistem rekod kehadiran sedia ada yang
berasaskan penggunaan kad imbasan (flash card).

ii. Membangunkan sistem rekod kehadiran yang versatil dan dapat disesuaikan
dengan keperluan dan kehendak semasa. Kaedah merekod kehadiran boleh
dilakukan secara di luar talian dari dalam institusi (ketikan menggunakan cap
jari/kad imbasan MyKad) dan secara dalam talian (ketikan lokasi melalui platform
laman web).

iii. Memudahkan urusan merekod dan mengurus catatan kehadiran/aktiviti oleh staf
dan penyelia secara dalam talian. Setiap staf berakauntabiliti terhadap rekod
kehadiran bekerja masing-masing.

iv. Membolehkan penyelia memantau kehadiran dan pergerakan staf seliaan dengan
mudah, pantas dan jitu secara dalam talian.

v. Membantu memudahkan pihak pentadbiran mengurus laporan kehadiran bekerja
staf secara berkala melalui penjanaan dokumen berkaitan kehadiran staf dengan
lebih terperinci, sistematik dan menjimatkan masa dan sumber.

3.3 Anjuran / Kerjasama
Seksyen Teknologi Maklumat dan Multimedia (STMM) dan Seksyen Penyelidikan, Inovasi
dan Komersialan (SPIK) dan Jawatankuasa Lean Management

5

3.4 Perbandingan Sebelum dan Selepas Program / Aktiviti

Jadual 3. Perbandingan Sebelum, Selepas dan Semasa PKP penggunaan Sistem TimePSIS

BIL. ASPEK SEBELUM SELEPAS SEMASA PERINTAH

KAWALAN

PERGERAKAN

1 Integriti dan Wujudnya aktiviti Catatan berdasarkan Catatan Kehadiran bagi

akauntabiliti duplikasi kad perakam cap jari dan kad bekerja dari rumah (BDR)

penjawat waktu dan kad imbasan pengenalan staf boleh menggunakan

awam bagi merekod kehadiran sahaja. ketikan masuk dan keluar
rakan sekerja (buddy menggunakan atas talian
clocking) (lokasi geografi) secara real

time.

2 Catatan Catatan aktiviti pegawai Catatan aktiviti Penambahan pelaporan

aktiviti ditulis secara manual di dilakukan secara bagi aktiviti harian semasa

pegawai atas kad perakam waktu online jika ada tugasan BDR.

atau laporan kehadiran rasmi/cuti sakit/cuti

rehat

3 Pengesahan Catatan aktiviti pegawai Pengesahan bagi Pengesahan bagi catatan

aktiviti disahkan secara manual catatan aktiviti boleh aktiviti boleh dilakukan

pegawai oleh penyelia di atas dilakukan serta merta serta merta oleh penyelia

kad perakam waktu atau oleh penyelia secara secara atas talian.

laporan kehadiran atas talian.

4 Laporan Disediakan secara Laporan secara atas Laporan secara online yang

kehadiran manual oleh staf talian yang lengkap lengkap dan disahkan oleh

pentadbiran setiap akhir dan disahkan oleh penyelia bagi kehadiran

bulan penyelia akan dicetak dan laporan BDR akan

pada hujung bulan. dicetak pada hujung bulan.

5 Pemantauan Pegawai penyelia sukar Penyelia boleh Penyelia boleh memantau

untuk memantau memantau menerusi lokasi aktiviti harian staf

kehadiran dan paparan khas untuk semasa BDR menerusi

pergerakan pegawai penyelia secara atas paparan khas untuk

dibawah seliaan talian. penyelia secara atas talian

6

3.5 Program / Aktiviti
a. TimePSIS terhasil daripada cetusan idea Pengarah PSIS, Encik Ishanuddin Bin
Hussin bagi menambahbaik kualiti penyampaian perkhidmatan dengan mewujudkan
satu sistem pengurusan rekod kehadiran bekerja yang sistematik dan bersesuaian
dengan keperluan semasa.
b. Sistem telah mula ditambahbaik pada: 1 Januari 2019
c. Test-run di peringkat STMM pada: 1 Mei 2019 – 30 Julai 2019
d. Dirasmikan sewaktu Majlis Perhimpunan Bulanan Staf PSIS pada: 1 Ogos 2019
e. Digunakan sepenuhnya oleh seluruh kakitangan PSIS pada: 1 Ogos 2019
f. Mula digunakan oleh seluruh kakitangan PSIS dalam menyediakan Laporan Harian
Bekerja Dari Rumah (BDR) dalam tempoh Perintah Kawalan Pergerakan (PKP) dan
Perintah Kawalan Pergerakan Bersyarat (PKPB): 4 Mei 2020

Gambar 2 dan 3. Petikan Memo Operasi PSIS Semasa PKPB

7

3.6 Impak Program / Aktiviti

a. Institusi / Pengurusan
• Transformasi prosedur Sistem Rekod Kehadiran Bekerja Dari Rumah (BDR)
dari manual ke sistem online (TimePSIS).
• Sistem TimePSIS dapat menjimatkan penggunaan kertas dan ruang
penyimpanan dalam penyediaan dokumen secara online.
• Pengurusan pelaporan BDR menggunakan sistem TimePSIS adalah lebih
efisien menerusi kaedah real-time dan web based geo-location.
• Hasil dapatan analisis statistik sistem TimePSIS adalah lebih reliable dan
sahih.
• Dapatan data numerical dari sistem TimePSIS ini juga akan dapat membantu
proses membuat keputusan dasar dalam sistem perkhidmatan awam.
• Secara holistiknya, aplikasi sistem TimePSIS menyokong aspirasi Revolusi
Industri 4.0 dan Pendidikan 4.0 dalam pengurusan Pendidikan Tinggi.
• Keseluruhan proses Sistem Rekod Kehadiran Politeknik Sultan Idris Shah
dapat dilaksanakan dengan lebih sistematik dan teratur.
• Working Procedure dan Standard Operation Procedure (SOP) dalam tempoh
PKP atau PKPB dapat dijana untuk kegunaan institusi.

b. Kakitangan
• Memudahkan pegawai mengemaskini catatan aktiviti harian bagi pelaporan
harian BDR dalam sepanjang tempoh PKP atau PKPB.
• Meningkatkan tahap accountability dan integriti dikalangan penjawat awam
dalam sistem kerajaan, khususnya di PSIS.

8

4.0 ALATAN LEAN

4.1 Brainstorming

Brainstorming adalah alat asas bagi hampir semua masalah yang timbul dan perlu
diselesaikan. Apabila seseorang individu bertanyakan seseorang atau kelompok orang yang
lain berhubung dengan sesuatu masalah, ini bermakna sesi brainstorming telah bermula.
Brainstorming mempunyai 4 peringkat paling asas iaitu:

a. Brainstorm (sesi percambahan fikiran)
b. Explore (teroka)
c. Decide (penentuan)
d. Track and Follow Up (susulan)

4.2 WHY

5 WHY atau kenapa adalah soalan yang ditanya berulangkali. Ia menjadi satu teknik yang
digunakan untuk mengenalpasti masalah yang timbul dari peringkat akar umbi iaitu dari
punca sesuatu masalah itu berlaku. Langkah-Langkah:

a. Bentuk satu pasukan
b. Beri taklimat kepada pasukan tentang masalah yang timbul
c. Kemukakan soalan “Why”
d. Ulang 4 kali soalan tersebut
e. Temui jawapan dan perincikan.

9

4.3 PDCA
PDCA adalah alatan asas yang sering dikaitkan dengan sistem pengurusan. Penggunaan
PDCA memudahkan kita untuk mengenalpasti sebarang lompong yang wujud didalam
sesuatu pengurusan. Justeru itu penambahbaikan dapat dilakukan secara berfokus kepada
masalah tertentu sahaja.

a. P ialah Plan (rancang)
b. D ialah Do (buat / laksana)
c. C ialah Check (semak)
d. A ialah Act (tindakan)

10

5.0 DOKUMEN-DOKUMEN YANG BERKAITAN

5.1 Tatacara Penggunaan Sistem Rekod Kehadiran TimePSIS

Kaedah 1 – Ketikan Fizikal Menggunakan Biometrik Pengecaman Cap Jari
Tatacara merekod kehadiran menggunakan kaedah biometrik dengan pengecaman
cap jari di panel ketikan kehadiran TimePSIS.
i. Berdiri menghadap panel ketikan kehadiran TimePSIS.
ii. Letakkan jari yang telah didaftarkan bagi pengecaman identiti pada panel

biometrik.
iii. Tekap dan tekan jari di ruang yang disediakan.
iv. Profil maklumat staf akan dipaparkan berserta suara “Thank You”.

Kaedah 2 – Ketikan Fizikal Menggunakan Kaedah Imbasan MyKad
Tatacara merekod kehadiran menggunakan kaedah imbasan MyKad di panel ketikan
kehadiran TimePSIS.
i. Berdiri menghadap panel ketikan kehadiran TimePSIS.
ii. Imbaskan MyKad berhampiran dengan panel biometrik.
iii. Profil maklumat staf akan dipaparkan berserta suara “Thank You”.
Kaedah 3 – Ketikan Secara Dalam Talian Menggunakan Kaedah Ketikan Lokasi
Tatacara merekod kehadiran menggunakan kaedah ketikan lokasi di platform laman
web TimePSIS.
i. Buka laman web TimePSIS di URL berikut: https://time.psis.edu.my.
ii. Log masuk menggunakan akaun emel rasmi PSIS dan klik butang Login.
iii. Klik pada menu Kehadiran Saya.
iv. Klik sub-menu Rekod Ketikan.
v. Sistem akan memaparkan lokasi anda berada berdasarkan tetapan lokasi pada

telefon mudah alih yang digunakan untuk mengakses TimePSIS.
vi. Klik Ketik Masuk/Ketik Keluar. Sistem akan memaparkan butiran Ketik Masuk/Ketik

Keluar anda pada hari tersebut.
vii. Semak Waktu Masuk Anda dengan melihat Panduan Waktu Bekerja Hari Ini di sub-

menu Saya yang terdapat di Menu Dashboard Sistem Kehadiran. Sub-menu ini
turut memaparkan cadangan waktu untuk anda ketik keluar pada hari tersebut.
viii. Untuk keluar dari sistem, klik pada profil dan Klik Sign Out.

11

5.2 Skop Pengguna dan Skop Modul TimePSIS

Skop Pengguna Skop Modul
Staf Modul Dashboard
Modul Kehadiran
Penyelia
Pentadbir Sistem Modul Kehadiran Kakitangan
Modul Urus Kakitangan

Modul Mohon Keluar Pejabat
Modul Manual Pengguna

5.3 Pautan ke Sistem TimePSIS [https://psis.mypolycc.edu.my]

12

5.4 Login Pengguna [http://time.psis.edu.my]
5.5 Menu Pengguna

13

5.6 Pemantauan Aktiviti BDR
14

5.7 Rekod Pelaporan BDR
15

GARIS PANDUAN

LEAN MANAGEMENT

POLITEKNIK SULTAN IDRIS SHAH