Tusi Seksi Pencairan Dana

PEDOMAN PELAKSANAAN TUGAS

SEKSI PENCAIRAN DANA



PEDOMAN PELAKSANAAN TUGAS

SEKSI PENCAIRAN DANA



Tim Penyusun

PEDOMAN PELAKSANAAN TUGAS
SEKSI PENCAIRAN DANA

Pembina
Direktur Jenderal Perbendaharaan

Pengarah
Sekretaris Direktorat Jenderal Perbendaharaan

Ketua Tim
Syafriadi, Kepala Bagian Organisasi dan Tata Laksana

Editor
Sigid Mulyadi
Andhita Vidya Putri
Reviewer
KPPN Bogor
KPPN Bekasi

Kontributor
Kanwil Ditjen Perbendaharaan Provinsi DKI Jakarta
Kanwil Ditjen Perbendaharaan Provinsi Papua Barat

Bagian Organisasi dan Tata Laksana
Sekretariat Direktorat Jenderal Perbendaharaan

Direktorat Jenderal Perbendaharaan
Kementerian Keuangan Republik Indonesia

Direktorat Jenderal Perbendaharaan iii



“ DISCLAIMER

“ Buku ini disusun berdasarkan peraturan
yang masih berlaku. Apabila terdapat
perubahan peraturan atau dicabutnya
peraturan atau adanya peraturan baru,
maka agar berpedoman pada
peraturan terbaru
tersebut.

Direktorat Jenderal Perbendaharaan v



Sambutan

Direktur Jenderal Perbendaharaan

Peran penting KPPN adalah melaksanakan kewenangan perbendaharaan
dan Bendahara Umum Negara (BUN), penyaluran pembiayaan atas beban
anggaran, serta penatausahaan penerimaan dan pengeluaran anggaran melalui
dan dari kas negara berdasarkan peraturan perundang-undangan.

Agar peran di atas terlaksana dengan baik, Kantor Pusat Ditjen
Perbendaharaan telah menerbitkan peraturan ataupun surat dinas yang
memberikan pedoman dalam melaksanakan tugas.

Kebijakan dan peraturan yang beragam yang menjadi dasar dalam
pelaksanaan tugas dan fungsi KPPN akan lebih mudah dipedomani oleh
pejabat/pegawai KPPN baik yang baru dilantik ataupun yang baru menempati
posisinya apabila terkompilasi dan disusun dalam sebuah buku.

Dalam prosesnya, penyusunan buku pedoman pelaksanaan tugas KPPN
ini telah mengacu pada beragam peraturan dan kebijakan yang berlaku. Materi
yang tercantum didalamnya juga telah disesuaikan dengan kondisi riil yang
dijalankan.

Karena itu, saya menyambut baik upaya Kantor Pusat Ditjen
Perbendaharaan untuk menyusun Buku Panduan Pelaksanaan Tugas KPPN.
Saya harapkan buku ini tidak hanya akan bermanfaat bagi pejabat/pegawai
KPPN tetapi bisa berguna bagi seluruh pejabat/pegawai Ditjen Perbendaharaan.

Direktorat Jenderal Perbendaharaan vii

Dengan demikian, pada gilirannya kualitas pelaksanaan tugas dan fungsi
Ditjen Perbendaharaan akan semakin meningkat dan akan bermuara pada
pencapaian visi yaitu Menjadi Pengelola Perbendaharaan yang Unggul di
Tingkat Dunia.

Jakarta, September 2017

Direktur Jenderal Perbendaharaan

Marwanto Harjowiryono

viii Pedoman Pelaksanaan Tugas Seksi Pencairan Dana

Kata Pengantar

Alhamdulillah, puji syukur kami panjatkan ke hadirat Allah SWT atas
terbitnya Buku Pedoman Pelaksanaan Tugas KPPN ini. Bahwasanya setiap
pekerjaan membutuhkan pedoman agar hasil kerja sesuai dengan kualitas yang
ditetapkan. Begitu juga dengan pelaksanan tugas di KPPN.

Dengan jumlah pegawai yang mencapai lebih dari 7000 orang maka
peningkatan kapasitas pengelolaan keuangan negara bagi para pejabat/
pegawai menjadi sebuah tantangan untuk diwujudkan Ditjen Perbendaharaan.
Salah satu upaya yang dilakukan Ditjen Perbendaharaan selain melalui
pendidikan dan pelatihan adalah melalui penerbitan Buku Pedoman ini.

Penyusunan Buku Pedoman ini merupakan salah satu inovasi yang
bertujuan memudahkan para pejabat/pegawai KPPN di seluruh Indonesia
dalam pelaksanaan tugas dan fungsinya, disamping itu buku ini merupakan
upaya pemetaan dan inventarisasi berbagai tugas dan peraturan terkait KPPN,
dimana dengan sebuah buku yang komprehensif memuat intisari berbagai
aturan pelaksanaan tugas dan fungsi terupdate tentunya akan lebih mudah
dipedomani dibandingkan harus mencari dan membaca masing-masing aturan
pelaksanaan itu sendiri.

Sejalan dengan semangat Perbendaharaan Go Green, khususnya untuk
mengurangi penggunaan kertas maka buku ini juga hadir dalam bentuk
electronic book (e-book). Diharapkan dengan bentuk e-book para pembaca
sekalian dapat menyimpannya di gawai sehingga memudahkan untuk dibaca
setiap saat.

Direktorat Jenderal Perbendaharaan ix

Selamat menikmati buku ini. Diharapkan Buku Pedoman pelaksanaan
tugas KPPN ini dapat dijadikan salah satu rujukan bagi seluruh pejabat/
pegawai Ditjen Perbendaharaan dalam peningkatan kinerja sesuai dengan
tugas dan fungsi yang diemban.

Semoga bermanfaat.

Jakarta, September 2017

Sekretaris Ditjen Perbendaharaan

Haryana

x Pedoman Pelaksanaan Tugas Seksi Pencairan Dana

Daftar Isi

DISCLAIMER ............................................................................................. v
SAMBUTAN DIREKTUR JENDERAL PERBENDAHARAAN................................... vii
KATA PENGANTAR......................................................................................... ix
DAFTAR ISI ................................................................................................... xi
BAB I Pendahuluan................................................................................... 1
A. Latar Belakang ............................................................................ 1
B. Tujuan ......................................................................................... 2
C. Manfaat ...................................................................................... 2
D. Ruang Lingkup ............................................................................ 3

BAB II Tugas Dan Fungsi .......................................................................... 5
A. Dasar Hukum .............................................................................. 5
B. Tugas .......................................................................................... 5
C. Uraian Jabatan ............................................................................ 6
D. Dasar SOP Pelaksanaan Tugas .................................................... 8
E. Pelaksanaan Tugas Seksi Pencairan Dana Secara Umum ............ 11

BAB III Pengertian Umum........................................................................... 13
A. Mekanisme Pembayaran APBN .................................................... 13
B. Supplier ...................................................................................... 14
C. Retur ........................................................................................... 15
D. Data Kontrak ............................................................................... 16
E. Addendum Data Kontrak .............................................................. 16
F. Koreksi ........................................................................................ 17
G. Istilah Penting ............................................................................. 17

Direktorat Jenderal Perbendaharaan xi

BAB IV Proses Penyelesaian Tagihan........................................................ 19
A. Dasar Hukum .............................................................................. 19
B. Pelaksanaan Tugas Berdasarkan Petugas Seksi Pencairan Dana..20

BAB V Surat Keterangan Penghentian Pembayaran ............................... 43
A. Dasar Hukum .............................................................................. 43
B. Prosedur atau Alur Kegiatan ........................................................ 43
C. Kegiatan Rutin Harian .................................................................. 44
D. Poin-poin Penting ........................................................................ 45
E. Aplikasi Pendukung...................................................................... 45

BAB VI Laporan Berkala & Aplikasi Pendukung ...................................... 47
A. Laporan Berkala .......................................................................... 47
B. Aplikasi Pendukung...................................................................... 47

Referensi ..................................................................................................... 49

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Sistem Perbendaharaan dan Anggaran Negara, yang lebih dikenal dengan
sebutan SPAN, merupakan sistem yang terintegrasi satu data base dalam rangka
pelaksanaan pencairan dana Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara (APBN)
melalui Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara. Implementasi SPAN telah
berdampak pada perubahan proses bisnis pada pelaksanaan tugas dan fungsi
Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara (KPPN).

Perubahan proses bisnis disertai dengan penyesuian Standar Operasional
Prosedur (SOP) yang menjadi pedoman bagi para pejabat/pegawai KPPN dalam
melaksanakan tugas dan fungsinya serta bagi masyarakat untuk mengetahui
dan memahami prosedur kerja yang dilakukan KPPN. Perubahan proses bisnis
dan SOP menuntut pejabat/pegawai KPPN memperbaharui pengetahuannya
terhadap SOP. Hal ini bertujuan agar pegawai dalam melaksanakan tugas dan
fungsinya terhindar dari kesalahan yang dapat melanggar ketentuan yang
berlaku.

Pada kenyataannya, tidak semua pejabat/pegawai KPPN yang memahami
seluruh SOP yang ada. Diperlukan waktu yang cukup bagi pejabat/pegawai
yang baru ditempatkan pada satu seksi untuk mempelajari SOP maupun proses
bisnis tersebut. Banyaknya kegiatan yang diatur pada SOP, tidak dipungkiri

Direktorat Jenderal Perbendaharaan 1

akan menyebabkan pejabat/pegawai baik yang lama maupun yang baru
mendapat kesulitan untuk memahami dan melaksanakan tugas pada seksi
tersebut. Perlu adanya buku Pedoman yang sederhana dan mudah dipahami
bagi pejabat/pegawai sehingga mereka dapat memahami dan melaksanakan
alur tugas pada seksi tersebut. Salah satunya bentuk pedoman tersebut
diwujudkan dalam Buku Pedoman Pelaksanaan Tugas Pencairan Dana.

B. Tujuan

Tujuan penyusunan Buku Pedoman Pelaksanaan Tugas Pencairan Dana
adalah sebagai berikut:
1. Memberikan pedoman bagi Kepala Seksi yang baru dilantik dan pegawai

yang baru menempati posisi pada Seksi Pencairan Dana (PD)/Pencairan
Dana dan Manajemen Satuan Kerja (PDMS) dalam merumuskan berbagai
langkah strategis pelaksanaan tugas dan wewenangnya;
2. Mewujudkan pelaksanaan tugas dan fungsi KPPN khususnya Seksi PD/
PDMS secara lebih efisien dan efektif serta meningkatkan kinerja pejabat/
pegawai pada Seksi PD/PDMS;
3. Memberikan informasi mengenai peraturan, kebijakan maupun surat
dinas terkait pelaksanaan tugas dan fungsi pada Seksi PD/PDMS.

C. Manfaat

Buku pedoman ini merupakan rangkuman dari kegiatan SOP pelaksanaan
tugas sehari-hari Seksi PD/PDMS sehingga diharapkan seluruh pejabat/
pegawai KPPN dapat menggunakannya dalam pelaksanaan tugas sehari-hari
khususnya pelaksanaan tugas pada Seksi PD/PDMS.

2 Pedoman Pelaksanaan Tugas Seksi Pencairan Dana

D. Ruang Lingkup

Buku Pedoman ini disusun sesuai SOP dan kegiatan pelaksanaan tugas
sehari-hari yang pernah ada pada Seksi PD/PDMS KPPN. Tidak keseluruhan
SOP pada Seksi PD/PDMS yang ada pada Keputusan Direktur Jenderal
Perbendaharaan Nomor KEP-287/PB/2015 ditampilkan, akan tetapi hanya
SOP yang sehari-hari sering dilakukan pada KPPN. Buku Pedoman ini kami
susun berdasarkan hal-hal sebagai berikut:
1. Metode Penulisan Buku Pedoman ini berdasarkan alur dokumen/proses

bisnis yang ada pada Seksi PD/PDMS;
2. Buku Pedoman ini disusun agar Kepala Seksi yang baru dilantik/pegawai

yang baru menempati pada Seksi PD/PDMS dapat mengetahui secara jelas
proses bisnis pada Seksi PD/PDMS yaitu dari dokumen yang diterima oleh
petugas Front Office (FO) Konversi sampai dengan approval/persetujuan
yang diberikan oleh Kepala Seksi PD/PDMS;
3. Buku Pedoman ini menyertakan mitigasi resiko atau hal-hal yang perlu
diperhatikan dalam pelaksanaan tugas setiap unit pada Seksi PD/PDMS
sehingga dapat menghindari resiko kesalahan prosedur bagi Kepala Seksi
maupun pegawai;
4. Buku ini telah diuji coba dengan cara dibaca oleh Kepala Seksi yang tidak
menjabat pada Seksi PD/PDMS dan hasilnya buku ini mudah dipahami
oleh Kepala Seksi tersebut;
5. Apabila terdapat beberapa hal yang perlu penjelasan lebih detail yang
tidak terdapat pada Buku Pedoman ini maka Kepala Seksi PD/PDMS dan
pegawai dapat membuka petunjuk SOP KPPN.

Direktorat Jenderal Perbendaharaan 3



BAB II

TUGAS & FUNGSI

A. Dasar Hukum

Dasar Hukum dalam penyusunan Buku Paduan ini adalah sebagai berikut:
1. Peraturan Menteri Keuangan Nomor 262/PMK.05/2016 tentang

Organisasi dan Tata Kerja Instansi Vertikal Direktorat Jenderal
Perbendaharaan;
2. Peraturan Menteri Keuangan Nomor 131/PMK.01/2015 tentang
Pedoman Penyusunan Proses Bisnis, Kerangka Pengambilan Keputusan,
dan Standar Operasional Prosedur di Lingkungan Kementerian Keuangan;
3. Keputusan Menteri Keuangan Nomor 811/KM.1/2017 tentang Uraian
Jabatan Bagi Jabatan Struktural Instansi Vertikal di Lingkungan Direktorat
Jenderal Perbendaharaan;
4. Keputusan Direktur Jenderal Perbendaharaan Nomor
KEP-287/PB/2015 tentang Standar Operasional Prosedur pada Kantor
Pelayanan Perbendaharaan Negara.

B. Tugas

Sesuai Peraturan Menteri Keuangan Nomor PMK-262/PMK.05/2016,
Tugas Seksi Pencairan Dana pada KPPN terbagi menjadi 2 (dua) tipe, yaitu:
1. Tugas Seksi Pencairan Dana pada KPPN Tipe A1 adalah melakukan

Direktorat Jenderal Perbendaharaan 5

pengujian resume tagihan dan Surat Perintah Membayar (SPM),
pengujian Surat Perintah Pengesahan Pendapatan dan Belanja Badan
Layanan Umum (BLU), penerbitan Surat Tanggapan Koreksi, melakukan
pengelolaan data kontrak, data pemasok (supplier), dan belanja pegawai
satuan kerja, melakukan pengesahan hibah langsung dalam bentuk uang,
serta melakukan monitoring dan evaluasi penyerapan satuan kerja;
2. Tugas Seksi Pencairan Dana dan Manajemen Satker pada KPPN Tipe A2
adalah melakukan pengujian resume tagihan dan SPM, pengujian Surat
Perintah Pengesahan Pendapatan dan Belanja BLU, penerbitan Surat
Tanggapan Koreksi, melakukan pengelolaan data kontrak, data pemasok
(supplier), dan belanja pegawai satuan kerja, melakukan pengesahan
hibah langsung dalam bentuk uang, serta melakukan monitoring dan
evaluasi penyerapan satuan kerja, bimtek pengelolaan perbendaharaan,
supervisi teknis SPAN dan Sistem Aplikasi Keuangan Tingkat Instansi
(SAKTI), asistensi Teknologi Informasi (TI) dan Komunikasi eksternal,
penyelenggaraan fungsi manajemen hubungan pengguna layanan,
pelaksanaan tugas Pembinaan Pengelolaan Perbendaharaan dan rencana
penarikan dana, melakukan koordinasi penyelenggaraan manajemen
mutu layanan, fasilitasi sertifikasi bendahara, fasilitasi kerjasama dengan
pemerintah daerah dan pihak lainnya, serta melakukan monitoring
penerimaan dana transfer.

C. Uraian Jabatan

Uraian jabatan Seksi Pencairan Dana KPPN berdasarkan Keputusan
Menteri Keuangan Nomor 811/KM.1/2017 tentang Uraian Jabatan Bagi Jabatan
Struktural Instansi Vertikal di Lingkungan Direktorat Jenderal Perbendaharaan,
yaitu sebagai berikut:
1. Melakukan penatausahaan dokumen pelaksanaan anggaran yang

digunakan sebagai dasar pembayaran;

6 Pedoman Pelaksanaan Tugas Seksi Pencairan Dana

2. Melakukan pengujian terhadap data rekanan (supplier);
3. Melakukan pengujian resume tagihan untuk seluruh jenis surat perintah

membayar;
4. Melakukan penatausahaan data pengawasan kontrak;
5. Melakukan pengujian Daftar Perubahan Data Pegawai;
6. Menerbitkan surat pemberitahuan pengajuan penggantian Uang

Persediaan (UP);
7. Menerbitkan Surat Pemberitahuan Pemotongan Dana UP Satuan Kerja

melalui pemotongan langsung melalui SPM atau penyetoran langsung;
8. Melakukan koreksi transaksi data keuangan, data pengeluaran dan/atau

potongan SPM/SP2D yang diajukan oleh satuan kerja;
9. Melakukan penerbitan Surat Pengesahan Pendapatan dan Belanja BLU

(SP2B) BLU;
10. Melakukan penerbitan Surat Persetujuan Pembayaran Tagihan (SPPT)

Pengesahan Hibah;
11. Melakukan penerbitan SPPT atas pengembalian (retur) SP2D;
12. Melakukan pengesahan Surat Keterangan Pemberhentian Pembayaran

(SKPP) karena pindah, pensiun atau meninggal dunia;
13. Melakukan penyusunan laporan rapor satker terkait kinerja pelaksanaan

anggaran satker;
14. Melakukan penyusunan Surat Pemberitahuan Jaminan Uang Muka;
15. Melakukan pengawasan terhadap pelaksanaan Jaminan Uang Muka;
16. Melakukan penyusunan laporan kontrak yang belum selesai;
17. Melakukan perubahan data kontrak;
18. Melakukan reviu penyelesaian tagihan atas pelaksanaan anggaran satker;

Direktorat Jenderal Perbendaharaan 7

D. Daftar SOP Pelaksanaan Tugas

Setiap pejabat/pegawai KPPN dalam melaksanakan tugas dan fungsinya
harus berpedoman pada Standar Operasional Prosedur (SOP) yang telah
ditetapkan. Dasar dari SOP KPPN sesuai Keputusan Direktur Jenderal
perbendaharaan Nomor KEP-287/PB/2015. Khusus pelaksanaan tugas pada
Seksi PD/PDMS berdasarkan pada SOP:
1. Unggah Supplier Header Pada KPPN;
2. Unggah Supplier Site Addres Pada KPPN;
3. Unggah Supplier Site Bank Pada KPPN;
4. Inactive Supplier Header Pada KPPN;
5. Perubahan Supplier Site Address Pada KPPN;
6. Perubahan Supplier Site Bank Pada KPPN;
7. Inactive Supplier Site Address Pada KPPN;
8. Inactive Supplier Site Bank Pada KPPN;
9. Perubahan Supplier Site Bank Terkait Retur Menggunakan Arsip Data

Komputer (ADK) Pada KPPN;
10. Perubahan Supplier Site Bank Terkait Retur Menggunakan User Khusus

Pada KPPN;
11. Unggah Data Kontrak Tahun Jamak Pada KPPN;
12. Unggah Data Kontrak Tahunan Pada KPPN;
13. Unggah Data Komitmen Tahunan Kontrak Tahun Jamak Pada KPPN;
14. Unggah Addendum Data Kontrak Tahun Jamak Pada KPPN;
15. Unggah Addendum Data Kontrak Tahunan Pada KPPN;
16. Unggah Addendum Data Komitmen Tahunan Kontrak Tahun Jamak Pada

KPPN;
17. Penutupan Kontrak Tahun Jamak Pada KPPN;
18. Penutupan Kontrak Tahunan Pada KPPN;
19. Penutupan Komitmen Tahunan Kontrak Tahun Jamak Pada KPPN;
20. Pembatalan Kontrak Tahun Jamak Pada KPPN;

8 Pedoman Pelaksanaan Tugas Seksi Pencairan Dana

21. Pembatalan Kontrak Tahunan Pada KPPN;
22. Pembatalan Komitmen Tahunan Kontrak Tahun Jamak Pada KPPN;
23. Pencetakan Karwas Kontrak Tahunan pada KPPN;
24. Pencetakan Karwas Kontrak Tahun Jamak pada KPPN;
25. Pencetakan Laporan Kontrak Harian Pada KPPN;
26. Pencetakan Laporan Kontrak Tahunan Yg Belum Selesai Pada KPPN;
27. Pencetakan Laporan Kontrak Tahun Jamak Yang Belum Selesai;
28. Penutupan Kontrak Secara Massal (End of Year) Pada KPPN;
29. Pencetakan Ringkasan Penolakan Informasi Kontrak (In Work Flow);
30. Pencetakan Ringkasan Penolakan Informasi Kontrak Pada KPPN;
31. Laporan Informasi Supplier;
32. Konversi ADK Kontrak;
33. Pembatalan Kontrak Secara Massal (End of Year) Pada KPPN;
34. Entry Supplier Header Satker BA 999 Pada KPPN;
35. Entry Supplier Site Address Satker BA 999 Pada KPPN;
36. Entry Supplier Site Bank Satker BA 999 Pada KPPN;
37. Entry Supplier Penambahan Informasi Site Bank Satker BA 999 Pada

KPPN;
38. Entry Update Supplier Site Address Satker BA 999 Pada KPPN;
39. Entry Update Supplier Site Bank Satker BA 999 Pada KPPN;
40. Entry Inactive Supplier Site Address Satker BA 999 Pada KPPN;
41. Entry Inactive Supplier Site Bank Satker BA 999 Pada KPPN;
42. Pendaftaran Kontrak Tahun Jamak (multi-years) Satker BA 999 Pada

KPPN;
43. Pendaftaran Kontrak Tahunan Satker BA 999 Pada KPPN;
44. Pendaftaran Data Komitmen Tahunan Kontrak Tahun Jamak (multi-years)

Satker BA 999 Pada KPPN;
45. Pendaftaran Addendum Data Kontrak Tahun Jamak (multi-years) Satker

BA 999 Pada KPPN;

Direktorat Jenderal Perbendaharaan 9

46. Pendaftaran Addendum Data Kontrak Tahunan Satker BA 999 Pada KPPN;
47. Pendaftaran Addendum Data Komitmen Tahunan Kontrak Tahun Jamak

Satker BA 999 Pada KPPN;
48. Perubahan (Addendum) Data Kontrak Menggunakan User Kepala Kantor

Pada KPPN;
49. Pengaktifan Kembali Supplier Header Pada KPPN;
50. Pengaktifan Kembali Supplier Site Address dan Site Bank Pada KPPN;
51. Perekaman Site Address & Site Bank Untuk Transaksi Pengembalian

Pendapatan / Sejenis pada KPPN;
52. Permintaan Merge Supplier Pada KPPN;
53. Perubahan Header Supplier Terkait Perubahan Nomenklatur Pada KPPN;
54. Konversi ADK SPM/SP3B BLU/SP2HL/SP4HL/MPHL-BJS Pada KPPN;
55. Penerbitan Surat Tanggapan Koreksi SPM/SP3B BLU/SP2HL/SP4HL/

MPHL-BJS Pada KPPN;
56. Penolakan Koreksi SPM/SP3B BLU/SP2HL/SP4HL/MPHL-BJS Oleh

Petugas Validasi Pada KPPN;
57. Penolakan Koreksi SPM, SP3B BLU, SP2HL, SP4HL, MPHL-BJS Oleh Kasi

PD/PDMS Pada KPPN;
58. Penerbitan Surat Tanggapan Koreksi SPM Satker Akses Langsung SPAN

Pada KPPN;
59. Penolakan Koreksi SPM Satker Akses Langsung Oleh Petugas Validasi

Pada KPPN;
60. Penolakan Koreksi SPM Satker Akses Langsung Oleh Kasi PD/PDMS Pada

KPPN;
61. Gagal Unggah ADK Resume Tagihan Pada KPPN;
62. Penolakan SPM oleh Petugas Validasi Tagihan Pada KPPN;
63. Penolakan SPM oleh Kepala Seksi PD/PDMS Pada KPPN;
64. Penyampaian Daftar Perubahan Data Pegawai;
65. Pengesahan Surat Keterangan Pemberhentian Pembayaran (SKPP)

10 Pedoman Pelaksanaan Tugas Seksi Pencairan Dana

Pegawai Pindah, Pensiun Pegawai Janda/Duda/Anak, dan Pegawai
Diberhentikan Tidak Mendapat Hak Pensiun melalui Aplikasi Pada KPPN;
66. Penerbitan Surat Perintah Pencairan Dana (SP2D) atas SPM yang Diterima
Melalui Jasa Pengiriman Surat;
67. Penatausahaan Kartu Pegawai Perorangan untuk Satker TNI;
68. Pengesahan Surat Keterangan Penghentian Pembayaran (SKPP) Pegawai
Pindah Non Aplikasi Pada KPPN;
69. Pengesahan Surat Keterangan Penghentian Pembayaran (SKPP) Pegawai
Pensiun Non Aplikasi Pada KPPN;
70. Penyusunan Kartu Pengawasan Pengembalian Jaminan Uang Muka;
71. Surat Pemberitahuan Masa Berlaku Jaminan Uang Muka akan berakhir;
72. Penerbitan Surat Permintaan Pendaftaran Nomor Register Hibah.

E. Pelaksanaan Tugas Seksi Pencairan Dana Secara Umum

Secara umum pelaksanaan tugas pada Seksi Pencairan Dana adalah
melakukan pencairan dana atas beban APBN. Dalam pelaksanaannya, tugas
seksi pencairan dana terdiri dari proses penerimaan SPM dan surat pengesahan
sampai pencetakan SPPT, pendaftaran/perubahan data supplier & data kontrak,
dan pengesahan atas penerbitan SKPP Pegawai Pindah/Pensiun/Meninggal.

Direktorat Jenderal Perbendaharaan 11

Alur proses pelaksanaan tugas Seksi Pencairan Dana secara menyeluruh
adalah sebagai berikut :

12 Pedoman Pelaksanaan Tugas Seksi Pencairan Dana

BAB III

PENGERTIAN UMUM

A. Mekanisme Pembayaran APBN

Mekanisme pembayaran APBN kepada Kantor Pelayanan Perbendaharaan
Negara (KPPN) secara garis besar dapat dipetakan sebagai berikut:

Direktorat Jenderal Perbendaharaan 13

B. Supplier

Data Supplier adalah suatu informasi terkait dengan pihak yang berhak
menerima pembayaran atas beban APBN yang terdiri dari informasi pokok
(nama, NPWP, Kode Satker, NRS), informasi lokasi (nama site, kode negara,
kode KPPN, alamat, kota provinsi, kode pos dan kode tipe supplier) dan
informasi rekening (nama pemilik rekening, nomor rekening, kode negara
asal bank, kode bank, nama bank, nama cabang bank dan kode SWIFT dan/
atau IBAN). Semua informasi tentang supplier tersebut dibutuhkan sebelum
melakukan proses pencairan dana.

Tipe Supplier dalam Sistem Perbendaharaan dan Anggaran Negara (SPAN)
terdiri dari:
1. Tipe Supplier 1/Satuan Kerja : untuk transaksi yang dibayarkan kepada

bendahara pengeluaran/transaksi terkait pelaksanaan pembayaran
dengan UP dan pengesahan;
2. Tipe Supplier 2/Penyedia Barang dan jasa : untuk transaksi yang
dibayarkan dengan mekanisme langsung kepada pihak ketiga;
3. Tipe Supplier 3/Pegawai : untuk transaksi belanja pegawai yang
dibayarkan kepada satu atau beberapa penerima yang merupakan
pegawai dari satuan kerja yang mengajukan tagihan;
4. Tipe Supplier 4/Penerima Bagian Anggaran Bendahara Umum Negara
(BABUN): untuk transaksi terkait pengelolaan BABUN, kecuali yang
dikelompokan ke dalam tipe 5 dan 6;
5. Tipe Supplier 5/Penerima Transfer Daerah : untuk transaksi belanja
transfer daerah yang dibayarkan kepada satu atau beberapa penerima;
6. Tipe Supplier 6/Penerima Penerusan Pinjaman : untuk transaksi
penerusaan pinjaman, pembayaran konsorsium, dan bantuan sosial
yang dibayarkan kepada satu atau beberapa penerima, pembayaran
secara langsung kepada penerima yang bukan pegawai satuan kerja yang
mengajukan tagihan (dengan menggunakan rekening selain yang dipakai

14 Pedoman Pelaksanaan Tugas Seksi Pencairan Dana

untuk pembayaran gaji/honor lembur sebagaimana tipe 3);
7. Tipe Supplier 7/Lain lain : untuk transaksi terkait pengembalian belanja,

pengembalian pendapatan, dan tipe lainnya yang tidak termasuk dalam
tipe sebelumnya. Contoh SPM-Kelebihan Pajak (SPM-KP) dan SPM-Imbal
Bunga (SPM-IB) TANPA kompensasi, SPM-IB dengan kompensasi kepada
wajib pajak yang bersangkutan, khusus untuk SPM-KP dengan kompensasi
menggunakan tipe supplier 6. Pendaftaran data supplier pada aplikasi
SPAN dapat dilakukan bersamaan dengan pendaftaran data kontrak dan
atau bersamaan dengan penyampaian SPM selain SPM LS Kontraktual.
Data supplier yang didaftarkan kedalam aplikasi SPAN adalah data hasil
konversi ADK SPM/ADK Kontrak dengan nama file BCSR.

C. Retur

Retur Surat Perintah Pencairan Dana (SP2D) adalah penolakan/
pengembalian atas pemindahbukuan dan/atau transfer pencairan APBN dari
Bank Penerima kepada Bank Pengirim yang disebabkan karena nomor rekening
penerima salah, nama pemilik rekening penerima salah dan rekening penerima
tidak aktif/Dormant cr.

Agar dana yang diretur dapat diterima kepada pihak yang berhak, maka
Satuan kerja diharuskan:
1. Melakukan perbaikan data supplier pada sistem aplikasi yang digunakan;
2. Menyampaikan surat ralat/perbaikan rekening dengan dilampiri

dokumen dan/atau ADK SPM (SPM Dummy) ke KPPN untuk kemudian
diproses perubahan data supplier dimaksud sebagai dasar seksi bank
untuk menerbitkan SPP-SPM Retur.
Dalam proses perubahan data supplier, Seksi PD hanya memproses
perubahan data terkait retur dengan kategori nomor rekening penerima salah,
sehingga perlu dilakukan pendaftaran data supplier dengan informasi nomor
rekening yang benar. Sedangkan untuk nama pemilik rekening penerima salah,

Direktorat Jenderal Perbendaharaan 15

perubahan data supplier disampaikan tanpa melalui ADK dan diproses dengan
menggunakan user khusus kepala KPPN.

D. Data Kontrak

Setiap perjanjian/kontrak yang pembayarannya akan dilakukan melalui
mekanisme SPM-Langsung (SPM-LS), satuan kerja wajib mendaftarkan
informasi data kontrak tersebut kedalam sistem di KPPN. Pendaftaran data
kontrak adalah pencatatan referensi untuk pembayaran, pencadangan pagu
dan perencanaan kas. Batasan atas jenis pekerjaan dan nilai kontrak yang
didaftarkan pada SPAN/KPPN, mengikuti ketentuan yang terkait dengan
Pengadaan Barang dan Jasa.

E. Addendum Data Kontrak

Addendum Kontrak adalah perubahan/update data kontrak yang telah
terdaftar pada SPAN yang disebabkan karena adanya perubahan kontrak
sesuai ketentuan pengadaan barang/jasa atau karena terdapat kesalahan input
data pada saat pendaftaran data kontrak. Mekanisme perubahan data kontrak
tidak identik dengan addendum kontrak yang sesungguhnya. Terdapat 2 (dua)
mekanisme addendum/perubahan data kontrak SPAN:
1. Addendum kontrak dengan menggunakan ADK addendum kontrak

(perubahan/updating data kontrak tanpa merubah struktur data kontrak,
frekuensi rencana angsuran/pembayaran, penambahan atau pengurangan
jenis cara penarikan);
2. Addendum kontrak dengan menggunakan user Kepala KPPN (perubahan
terkait perubahan struktur data kontrak, perubahan frekuensi rencana
angsuran/pembayaran, penambahan atau pengurangan jenis cara
penarikan).

16 Pedoman Pelaksanaan Tugas Seksi Pencairan Dana

F. Koreksi

Koreksi data adalah proses memperbaiki data transaksi tanpa mengubah
data awal dan hasil koreksi membentuk history. Koreksi data tagihan/SPM
terdiri dari :
1. Koreksi Bagan Akun Standar (BAS);
2. Koreksi Deskripsi/uraian;
3. Koreksi Nomor Rekening Khusus.

G. Istilah Penting

1. Konversi
Proses pengubahan format data transaksi keuangan pada ADK menjadi

data yang dapat diterima oleh SPAN melalui aplikasi Konversi;
2. ADK (Arsip Data Komputer)
Arsip data dalam bentuk softcopy yang disimpan dalam media

penyimpanan digital;
3. Approval
Proses persetujuan suatu dokumen oleh pejabat yang berwenang;
4. CAN (Commitment Application Number)
Bukti Pengesahan kontrak yang telah didaftarkan;
5. Validator
Pengguna yang diberi kewenangan untuk dapat melakukan apa yang

menjadi kewenangan operator ditambah dengan kewenangan untuk
melakukan validasi (persetujuan tk pertama) atas data-data yang direkam,
diubah atau dihapus oleh operator;
6. BCSR (Budget Commitment Supplier Register).
Kode pada nama file ADK yang digunakan dalam proses pendaftaran data
supplier;

Direktorat Jenderal Perbendaharaan 17

7. PMRT (Payment Management Resume Tagihan)
Kodifikasi untuk nama file ADK Resume Tagihan;
8. NRS (Nomor Registrasi Supplier)
Nomor unik yang dihasilkan oleh sistem sebagai identitas untuk setiap

identitas data supplier yang disetujui oleh petugas pemberi persetujuan
data supplier di KPPN. Entitas data supplier dibedakan atas setiap
kombinasi nama supplier dan NPWP supplier yang unik. Dalam aplikasi
SPAN, Nomor Register Supplier memiliki kesamaan makna/arti dengan
“Nomor Pemasok” atau “SPAN No. Supplier” pada laporan;
9. PPNPN (Pegawai Pemerintah Non Pegawai Negeri)
Pegawai honorer yang diangkat oleh Kuasa Pengguna Anggaran/Pejabat
Pembuat Komitmen suatu satuan kerja;
10. Purchase Order
Proses verifikasi purchase requistion, pemilihan supplier dan pembuatan
perjanjian antara satker dan supplier.

18 Pedoman Pelaksanaan Tugas Seksi Pencairan Dana

BAB IV

PROSES PENYELESAIAN TAGIHAN

A. Dasar Hukum

1. Peraturan Pemerintah Nomor 45 Tahun 2013 tentang Tata Cara
Pelaksanaan Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara;

2. Peraturan Menteri Keuangan Nomor 190/PMK.05/2012 tentang Tata
Cara Pembayaran dalam Rangka Pelaksanaan Anggaran Pendapatan
dan Belanja Negara;

3. Peraturan Menteri Keuangan Nomor 154/PMK.05/2014 tentang
Pelaksanaan Sistem Perbendaharaan dan Anggaran Negara;

4. Peraturan Menteri Keuangan Nomor 72/PMK.05/2016 tentang Uang
Makan Bagi Pegawai Aparatur Sipil Negara;

5. Peraturan Menteri Keuangan Nomor 80/PMK.05/2017 tentang Tata
Cara Pembayaran Tunjangan Kinerja Pegawai pada Kementerian
Negara/Lembaga;

6. Peraturan Dirjen Perbendaharaan Nomor PER-19/PB/2013 tentang
Tata Cara Pembayaran dan Pengembalian Uang Muka Atas Beban
APBN;

7. Peraturan Direktur Jenderal Perbendaharaan Nomor
PER-58/PB/2013 tentang Pengelolaan Data Supplier dan Data

Kontrak Dalam SPAN;

Direktorat Jenderal Perbendaharaan 19

8. Peraturan Direktur Jenderal Perbendaharaan Nomor PER-16 PB/2014
tentang Tata Cara Koreksi Data Transaksi Keuangan pada SPAN;

9. Peraturan Direktur Jenderal Perbendaharaan Nomor PER-31 PB/2016
tentang Tata Cara Pembayaran Penghasilan Bagi PPNPN (Pegawai
Pemerintah Non Pegawai Negeri) yang dibebankan pada APBN;

10. P e r a t u r a n D i r e k t u r J e n d e r a l P e r b e n d a h a r a a n N o m o r
PER-40 PB/2016 tentang Perubahan Ketiga atas Peraturan Direktur

Jenderal Perbendaharaan Nomor PER-57/PB/2010 tentang Tata Cara
Penerbitan Surat Perintah Membayar dan Surat Perintah Pencairan
Dana;
11. Keputusa n Direktur Jenderal Perbendaharaan Nomor
KEP-287 PB/2015 tentang Standar Operasional Prosedur pada Kantor
Pelayanan Perbendaharaan Negara;
12. Surat Direktur Jenderal Perbendaharaan Nomor S-1564/PB/2014 hal
Penyampaian SPM Gaji Terusan, Kekurangan Gaji, Gaji Susulan dan
Gaji ke-13 pada KPPN SPAN;
13. Surat Direktur Jenderal Perbendaharaan Nomor S-2570/PB/2017 hal
Petunjuk Teknis Langkah-langkah Strategis Pelaksanaan Anggaran
Kementerian Negara/Lembaga Tahun Anggaran 2017.

B. Pelaksanaan Tugas Berdasarkan Petugas Seksi Pencairan Dana

1. Pelaksanaan Tugas FO Konversi
a. Kegiatan Utama
1) Pengujian Umum yang harus dilakukan untuk setiap SPM :
a) Menerima nomor antrian, menerima dan melakukan
pemindaian KIPS , meneliti kebenaran dan menguji SPM
beserta kelengkapan dokumen pendukung SPM (termasuk
SPM Koreksi dan/atau SPM Dummy), ADK serta memeriksa
penerapan sanksi terhadap kewajiban satuan kerja dalam hal

20 Pedoman Pelaksanaan Tugas Seksi Pencairan Dana

penyampaian LPJ dan Laporan Keuangan. Apabila terdapat
sanksi dan KIPS tidak sesuai dengan petugas satker maka SPM
beserta dokumen pendukungnya dikembalikan ke Petugas
satker;
b) Memeriksa kesesuaian tanda tangan Pejabat Penandatangan
Surat Perintah Membayar (PPSPM) pada SPM dengan
spesimen tanda tangan pada aplikasi konversi, memeriksa
cara penulisan/pengisian jumlah angka dan huruf pada
SPM dan memeriksa kebenaran penulisan pada SPM serta
kesesuaian jenis dokumen, sifat pembayaran, dan uraian
tagihan pada SPM sesuai ketentuan yang berlaku;
c) Melakukan konfirmasi pencatatan data Supplier melalui
pengecekan kelengkapan lampiran laporan pendaftaran/
informasi supplier untuk supplier yang sudah terdaftar
(apabila terdapat data supplier yang belum terdaftar maka
data supplier tersebut harus didaftarkan terlebih dahulu);
d) Mengembalikan SPM beserta pendukungnya kepada petugas
satker dengan menggunakan formulir pengembalian apabila
berdasarkan penelitian kebenaran dan kelengkapan SPM
tidak memenuhi persyaratan;
e) Melakukan pemindaian virus terhadap ADK SPM, validasi
Personal Indentification Number (PIN) PPSPM; dan
pemindaian barcode SPM untuk memastikan kesesuaian
hardcopy dengan ADK SPM;
f) Melakukan proses konversi SPM dan validasi SPM atas
RPD Harian yang disampaikan sebelumnya. Apabila proses
konversi berhasil secara otomatis akan menghasilkan data
yang tersimpan di File Transfer Protocol (FTP);

Direktorat Jenderal Perbendaharaan 21

g) MelakukanpengembalianSPMbesertadokumenpedukungnya
dengan menggunakan formulir pengembalian SPM apabila
satuan kerja belum menyampaikan RPD Hariannya dan ADK
SPM tidak berhasil dikonversi. Dalam keadaan mendesak,
Kepala KPPN dapat memberikan dispensasi SPM kepada
satker yang belum menyampaikan RPD Harian;

h) Mencetak tanda terima ADK SPM dalam rangkap 2 (dua),
lembar pertama disampaikan kepada satker dan lembar kedua
dilampirkan pada SPM beserta dokumen pendukungnya
untuk disampaikan kepada petugas FO Validasi.

2) Pengujian terhadap SPM UP/TUP
a) Memastikan sisa UP/TUP tahun anggaran yang lalu telah
selesai dipertanggungjawabkan;
b) Memastikan seluruh TUP sebelumnya telah
dipertanggungjawabkan;
c) Memastikan besaran UP yang diajukan sesuai dengan aturan
yang berlaku;
d) Memeriksa Ketersediaan dana yang dapat diberikan UP/TUP
dengan cara menghitung pagu dikurangi pencadangan dan
permintaan UP/TUP minimal sisa pagu bernilai nol/nihil;
e) Memeriksa kelengkapan persyaratan pengajuan SPM UP/
TUP (surat pernyataan UP yang ditandatangani KPA/surat
persetujuan TUP dari Kepala KPPN)

3) Pengujian terhadap SPM GUP/PTUP
a) Melakukan pengecekan dan perhitungan secara manual antara
SPM GUP/PTUP dengan karwas UP/TUP melalui Aplikasi OM
SPAN (GUP dapat diberikan apabila telah terpakai minimal
50% dari nilai UP);

22 Pedoman Pelaksanaan Tugas Seksi Pencairan Dana

b) Memastikan kebenaran pengisian jenis SPM dan sifat
pembayaran karena apabila terjadi kesalahan tidak akan
dapat diperbaiki melalui mekanisme koreksi SPM dan hanya
dapat dilakukan void/pembatalan SP2D;

c) Memeriksa kebenaran pengisian akun pengembalian UP/TUP
pada potongan SPM;

d) Memastikan jangka waktu revolving SPM GUP 1 bulan sejak
penerbitan SP2D yang terakhir. Apabila satuan kerja tidak
melakukan revolving UP dalam waktu 1 bulan, maka KPA
harus memberikan penjelasan secara tertulis kepada KPPN
saat mengajukan SPM GUP;

e) Memastikan kesesuaian antara rencana dengan realisasi SPM
PTUP. Apabila penggunaan TUP tidak sesuai dengan rencana,
maka KPA harus memberikan penjelasan secara tertulis
kepada KPPN saat mengajukan SPM PTUP;

f) Apabila pengajuan SPM PTUP lebih dari 1 bulan agar dilampiri
Surat Dispensasi Perpanjangan Pertanggungjawaban TUP
dari Kepala KPPN;

g) Melakukan pengecekan ketersediaan dana satuan kerja
sebagai berikut:
• Apabila SPM GUP isi, pagu dana dikurangi GU isi dikurangi
TUP dikurangi pencadangan minimal sisa pagu sebesar
nilai GUP isi;
• (b) Apabila SPM GUP Nihil, Pagu dana dikurangi GU isi
dikurangi TUP dikurangi pencadangan minimal sisa pagu
nihil;

4) Pengujian terhadap SPM LS Belanja Pegawai
a) Khusus SPM gaji (Gaji Induk/Kekurangan Gaji/Susulan
Gaji/Gaji Terusan/Gaji 13/THR), petugas konversi sebelum

Direktorat Jenderal Perbendaharaan 23

melakukan konversi ADK SPM perlu melakukan rekonsiliasi
Gaji, dan menerima ADK Pegawai baru/pindah apabila ada
pegawai baru;
b) Memeriksa SKPP apabila terdapat pegawai baru/pindah pada
Satker tersebut dan membandingkan dengan ADK pegawai
baru/pindah;
c) Tanggal SPM Gaji Induk sesuai dengan tanggal penerbitan
SPM, kecuali untuk SPM Gaji Januari;
d) Pengajuan Gaji Susulan/Kekurangan Gaji diajukan pada bulan
berkenaan (Surat Dirjen Perbendaharaan Nomor
1564/PB/2014);
e) SPM Uang Makan harus ditujukan kepada masing-masing
pegawai bukan kepada bendahara pengeluaran, kecuali ada
dispensasi dari kepala KPPN (Peraturan Menteri Keuangan
Nomor 72/PMK.05/2016);
f) Uang Duka Tewas/Wafat sudah tidak dibayarkan lagi melalui
KPPN melainkan melalui PT. TASPEN/PT. ASABRI;
g) Akun Tabungan Perumahan (811911) harus dalam ribuan
rupiah;
h) Pengujian kesesuaian nilai potongan pajak pada SPM dengan
SSP.
5) Pengujian terhadap SPM LS Non Gaji Non Kontraktual
a) Pembayaran tunjangan kinerja untuk satker harus ditujukan
kepada masing-masing pegawai bukan kepada bendahara
pengeluaran, kecuali ada dispensasi dari kepala KPPN
(Peraturan Menteri Keuangan Nomor 80/PMK.05/2017);
b) SPM diajukan ke KPPN paling lambat 17 hari kerja setelah
terbitnya hak tagih (kuitansi/daftar nominatif). Apabila lebih
dari 17 hari kerja wajib melampirkan Surat Pernyataan dari
KPA;

24 Pedoman Pelaksanaan Tugas Seksi Pencairan Dana

c) Khusus SPM PPNPN, petugas konversi sebelum melakukan
konversi ADK SPM perlu melakukan penerimaan ADK PPNPN;

d) SPM PPNPN diajukan paling cepat hari kerja pertama dan
paling lambat tanggal 10 bulan berikutnya (Perdirjen
Perbendaharaan nomor PER-31/PB/2016);

e) Nilai SPM LS Non Gaji Non Kontraktual tidak melebihi
Rp.50.000.000 (lima puluh juta rupiah) kecuali pembayaran
honorarium dan perjalanan dinas serta pembayaran atas
tunggakan tahun anggaran yang lalu;

f) Kesesuaian nilai potongan pajak pada SPM dengan SSP.
6) Pengujian terhadap SPM LS Non Gaji Kontraktual

a) Melakukan konfirmasi pencatatan data kontrak, apabila
data kontrak belum terdaftar maka data kontrak harus
didaftarkan terlebih dahulu. Paling lambat 5 hari kerja setelah
ditantanganinya kontrak. Apabila lebih dari 5 hari kerja, wajib
mengajukan dispensasi kepada Kepala KPPN;

b) SPM diajukan ke KPPN paling lambat 17 hari kerja setelah
terbitnya hak tagih (BAST/BAPP). Apabila lebih dari 17 hari
kerja wajib melampirkan Surat Pernyataan dari KPA;

c) SPM Harus dilampiri Kartu pengawasan kontrak dan register
realisasi kontrak;

d) SPM Uang Muka harus dilampiri dengan asli surat jaminan
uang muka, asli surat pernyataan keabsahan jaminan Uang
Muka yang disahkan oleh PPSPM, Surat kuasa bermaterai dari
PPK ke Kepala KPPN (Perdirjen Perbendaharaan Nomor

PER-19/PB/2013);
e) Nilai jaminan uang muka minimal sama dengan nilai SPM;
f) Menguji kesesuaian nomor dan tanggal jaminan uang muka

pada Uraian SPM dengan yang tercantum pada jaminan uang
muka;

Direktorat Jenderal Perbendaharaan 25

g) Kesesuaian nilai potongan pajak pada SPM dengan SSP.
7) Pengujian terhadap SPM-KP/SPM IB

a) Meneliti kelengkapan lampiran SPM-KP/SPM-IB berupa,
surat Ketetapan/Keputusan Kelebihan Pembayaran Pajak/IB;

b) Meneliti kesesuaian Nomor Surat Ketetapan dan nilai yang
tercantum pada Surat Ketetapan dengan uraian dan nilai pada
SPM;

c) Pengajuan SPM KP ke KPPN paling lambat 2 hari kerja setelah
diterbitkan SPM KP;

d) Meneliti kesesuaian penerima yang tercantum pada Surat
Ketetapan dengan SPM KP;

8) Pengujian terhadap SPM Pengesahan Hibah (SP2HL/SP4HL)
Meneliti kelengkapan lampiran SP2HL/SP4HL berupa, SPTMHL,

surat persetujuan pembukaan rekening, salinan rekening koran
terakhir, dan SPTJM/bukti setor pengembalian sisa hibah.

b. Kegiatan Yang Mendukung
1) Petugas FO Konversi, pada setiap awal hari kerja mengunduh data
supplier pada aplikasi OMSPAN yang terdapat pada komputer
konversi;
2) Hasil unduh data supplier di atas bermanfaat untuk menguji
kebenaran data supplier pada ADK SPM yang diajukan oleh Satuan
Kerja dan menentukan NRS tagihan/proses awal pendaftaran
supplier (BCSR atau PMRT);
3) Untuk SPM LS Kontraktual, Petugas FO Konversi memastikan/
mengkonfirmasikan kepada pengantar SPM bahwa data kontrak
telah disampaikan kepada KPPN minimal 1 hari kerja sebelum
pengajuan SPM Kontraktual. Untuk menghindari komplain
akibat penolakan yang disebabkan karena data kontrak belum

26 Pedoman Pelaksanaan Tugas Seksi Pencairan Dana

terdaftar/disampaikan pada hari bersamaan maka saat menerima
SPM Kontraktual petugas FO selain menyerahkan tanda terima
juga menyampaikan blanko pernyataan yang berisi pernyataan
penyampaian data kontrak dari satker (contoh terlampir);
4) Melakukan pengawasan terhadap jumlah SPM yang diterima
secara harian, untuk memastikan tidak terdapat SPM yang tidak
terproses di SPAN.

c. Poin-Poin Penting
1) SPM LS Kontraktual
File hasil konversi hanya terdiri dari 2 file (PMRT dan R_PMRT)
apabila terbentuk 3 file hasil konversi (BCSR, PMRT dan R_PMRT)
maka dapat disimpulkan terjadi kesalahan dalam pembuatan SPM
LS Kontraktual;
2) Petugas Konversi perlu memperhatikan tampilan aplikasi konversi
yang digunakan (apakah konversi ADK SPM Koreksi atau konversi
ADK SPM) agar tidak terjadi kesalahan dalam melakukan konversi
SPM;
3) Untuk SPM dengan sumber dana PNBP Petugas konversi perlu
memperhatikan aturan khusus tentang Maksimum Pencairan atas
dana PNBP (khususnya PNBP yang tidak terpusat);
4) Terhadap pemberian uang muka kerja, Satker harus melampirkan
kartu pengawasan kontrak sesuai dengan terminnya untuk
dijadikan alat pengawasan pengembalian uang muka tersebut;
5) Pengajuan SPM termin terakhir agar dilampiri Karwas
Pengembalian Uang Muka (dari Aplikasi SAS);
6) Tanggal kontrak tidak boleh sebelum Tahun Anggaran Berjalan
sebagaimana disyaratkan oleh PP 45 Tahun 2013. Pada prinsipnya
kontrak dapat dilakukan setelah DIPA berlaku efektif (tidak

Direktorat Jenderal Perbendaharaan 27

divalidasi oleh sistem);
7) Perbaikan data supplier terkait SP2D retur dengan menggunakan

SPM dummy harus disertai surat permohonan penonaktifan data
supplier;
8) Koreksi hanya dapat dilakukan untuk tagihan yang sudah dibayar;
9) Nomor dan Tanggal SPM Koreksi harus sama dengan Nomor dan
Tanggal SPM yang akan dikoreksi;
10)Koreksi tidak boleh mengubah jumlah uang, baik jumlah total
pengeluaran, jumlah total potongan, maupun jumlah bersih dari
SPM;
11)Koreksi Bagan Akun Standar (BAS) untuk sisi pengeluaran dapat
dilakukan untuk semua segmen BAS, kecuali segmen 1 (Kode
Satker) dan segmen 2 (Kode KPPN);
12)Koreksi BAS untuk sisi potongan dapat dilakukan untuk semua
segmen BAS.

d. Aplikasi Pendukung
1) Aplikasi PIN PPSPM;
2) Aplikasi cek data supplier;
3) Aplikasi OM SPAN;
4) Aplikasi Konversi;
5) Aplikasi SAS.

2. Pelaksanaan Tugas FO Validasi

a. Kegiatan Rutin
1) Kegiatan rutin harian penyelesaian tagihan/SPM
a) Menerima SPM beserta pendukungnya dan mengunduh dari
FTP serta mengunggah ADK PMRT ke aplikasi SPAN;
b) Menentukan NRS (Nomor Register Suplier) sesuai dengan

28 Pedoman Pelaksanaan Tugas Seksi Pencairan Dana

Laporan Pendaftaran/Perubahan/Informasi Supplier;
c) Melakukan pemilihan kelompok bayar pada Aplikasi SPAN

sesuai dengan informasi bank/pos penerima pembayaran
pada SPM;
d) Menentukan nomor CAN berdasarkan karwas kontrak;
e) Menyimpan resume tagihan dan menayangkan resume
tagihan;
f) Melakukan pengujian/validasi secara manual dan sistem
pada aplikasi SPAN;
g) Melakukan penolakan SPM sesuai dengan SOP apabila resume
tagihan tidak berhasil lolos pengujian validasi secara sistem
pada Aplikasi SPAN;
h) Mengunggah resume tagihan kedalam tabel utama SPAN;
i) Membubuhkan nama dan jam selesai validasi pada tanda
terima ADK SPM;
2) Kegiatan rutin pendaftaran supplier
a) Menerima SPM dan dokumen pendukung/Kartu pengawasan
kontrak dan register realisasi kontrak, serta tanda terima
ADK dari petugas konversi;
b) Mengunduh file hasil konversi sesuai dengan tanda terima
ADK pada ftp://10.100.93.134;
c) Mengunggah ADK pendaftaran supplier hasil konversi dengan
penamaan BCSR AAABBBBBBYYYYMMDDCCC (AAA:Kode
KPPN, BBBBBB: Kode Satker, YYYYMMDD: Tahun, Bulan,
Tanggal, CCC: Nomor Urut ADK);
d) File yang diunggah akan divalidasi oleh sistem dan terdapat
tiga kemungkinan hasil unggah, yaitu :

Direktorat Jenderal Perbendaharaan 29

Hasil Unggah Masalah Solusi
Melakukan proses
Tidak dapat Nama file sudah pernah

di upload diunggah; ulang konversi

File tidak sempurna ADK SPM;

(corrupt);

Hasil validasi 1. NPWP tidak memenuhi Petugas FO

gagal kode validasi KPP; Validasi

2. Data mandatory tidak melakukan

terisi sesuai Perdirjen pencetakan

Nomor 58/PB/2013; laporan

3. Karakter tidak dikenali penolakan

(kode ASCII) supplier untuk

4. Kesalahan nama pemilik selanjutnya

rekening dan nomor Satker melakukan

rekening (untuk data perbaikan ADK

supplier yang sebelumnya supplier ;

pernah terdaftar di SPAN);

Lulus validasi Melakukan penelitian -Melakukan

atas kesesuaian input Pembatalan

data supplier yang telah apabila data tidak

tervalidasi sistem. sesuai;

-Proses
dilanjutkan ke
petugas middle
office/Reviewer.

30 Pedoman Pelaksanaan Tugas Seksi Pencairan Dana

3) Kegiatan rutin perubahan data supplier terkait retur akibat
kesalahan nomor rekening penerima
a) Menerima surat ralat dari satker atas retur SP2D disertai ADK
SPM dummy (SPM dengan nilai satu rupiah dengan elemen
daata supplier yang benar) dan tanda terima ADK dari petugas
konversi;
b) Mengunduh file hasil konversi sesuai dengan tanda terima
ADK pada ftp://10.100.93.134/;
c) Mengunggah ADK supplier/BCSR hasil konversi dan
melakukan validasi terhadap data supplier;

4) Kegiatan rutin pendaftaran data kontrak
a) Menerima Kartu pengawasan kontrak dan register realisasi
kontrak dan/atau laporan pendaftaran supplier, serta
menerima tanda terima ADK dari petugas konversi;
b) Mengunduh file hasil konversi sesuai dengan tanda terima
ADK pada ftp://10.100.93.134/;
c) Mengunggah ADK hasil konversi setelah dipastikan data
supplier telah terdaftar dan melakukan validasi terhadap data
supplier;
d) Melakukan pembatalan pendaftaran kontrak apabila terjadi
hal sebagai berikut:
• Apabila ADK dimaksud tidak tervalidasi oleh aplikasi SPAN
dan menampilkan Laporan Penolakan Informasi Kontrak;
• Apabila hasil penelitian input data kontrak tahunan tidak
sesuai dengan ketentuan dan menampilkan Laporan
Penolakan Informasi Kontrak;
e) Melakukan proses data kontrak yang telah sesuai untuk
menghasilkan nomor purchase order, kemudian melakukan
pencadangan dana atas data kontrak yang telah mempunyai
nomor purchase order;

Direktorat Jenderal Perbendaharaan 31

f) Petugas FO Validasi melakukan penghapusan data kontrak
baru yang ditolak oleh Kepala Seksi PD/PDMS berdasarkan
Laporan Penolakan Informasi Kontrak dari Kepala Seksi PD/
PDMS.

5) Kegiatan rutin addendum data kontrak
a) Menerima Kartu pengawasan kontrak, register realisasi
kontrak dan tanda terima ADK dari petugas konversi;
b) Mengunduh file hasil konversi sesuai dengan tanda terima
ADK pada ftp://10.100.93.134;
c) Melakukan penayangan kartu pengawasan kontrak;
d) Mengunggah ADK hasil konversi setelah dipastikan data
supplier telah terdaftar dan melakukan validasi terhadap data
supplier;
e) Melakukan pembatalan pendaftaran addendum kontrak
apabila terjadi hal sebagai berikut:
• Apabila ADK dimaksud tidak tervalidasi oleh aplikasi SPAN
dan menampilkan Laporan Penolakan Addendum Kontrak;
• Apabila hasil penelitian input data addendum kontrak
tahunan tidak sesuai dengan ketentuan dan menampilkan
Laporan Penolakan Addendum Kontrak;
f) Melakukan proses data addendum kontrak yang telah sesuai
untuk menghasilkan nomor purchase order, kemudian
melakukan pencadangan dana atas data addendum kontrak
yang telah mempunyai nomor purchase order;

6) Kegiatan Rutin Koreksi data SPM
a) Menerima SPM beserta pendukungnya dan mengunduh dari
FTP serta mengunggah ADK PMRT ke aplikasi SPAN;
b) Menentukan jenis koreksi sesuai surat permintaan koreksi
SPM;
c) Melakukan review terhadap permintaan koreksi pada aplikasi
SPAN;

32 Pedoman Pelaksanaan Tugas Seksi Pencairan Dana

d) Apabila hasil review ditolak, maka petugas validasi melakukan
pembatalan dan mencetak laporan daftar penolakan formal;

e) Apabila hasil review diterima, petugas validasi meneruskan
data koreksi tagihan kepada kepala seksi PD/PDMS.

b. Kegiatan Yang Mendukung
Walaupun seluruh proses telah dilakukan sesuai dengan prosedur,

namun dapat terjadi SPM yang telah divalidasi tidak masuk
dalam kertas kerja MO Reviewer/tertahan sistem. Hal ini dapat
disebabkan :
1) Dana tidak cukup atau adanya tagihan yang lebih besar

daripada dana yang di-order (tagihan lebih besar dari termin
yang didaftarkan). Untuk masalah ini petugas FO Validasi
harus membatalkan invoice dimaksud;
2) Akuntansi Encumbrance gagal/gangguan sistem. Solusinya
petugas FO validasi melakukan validasi ulang dan persetujuan
awal invoice secara manual pada aplikasi SPAN.

c. Poin-Poin Penting
1) Apabila terdapat penolakan formal maupun substantif atas
SPM Gaji/Kekurangan Gaji/Susulan Gaji, SPM PPNPN dan SPM
dengan RPD, Petugas FO Validasi harus menginformasikan
kepada supervisor untuk menghapus realisasi RPD, Nomor
SPM pada monitoring gaji di aplikasi GPP/BPP/DPP dan
Nomor DPP PPNPN pada aplikasi konversi. Apabila hal
ini tidak dilakukan pada saat Satuan kerja menyampaikan
perbaikan SPM akan terjadi penolakan;
2) Kesalahan dalam pemilihan kelompok bayar oleh Petugas FO
Validasi dapat menyebabkan terjadinya retur SP2D;

Direktorat Jenderal Perbendaharaan 33

3) Kesalahan dalam menentukan nomor CAN dan/atau termin
kontrak dalam SPAN, dapat menyebabkan penolakan
pengajuan SPM berikutnya. Jika hal ini terjadi harus dilakukan
matching silang atau penyesuaian besaran termin pada data
kontrak pada pengajuan SPM berikutnya (bukan melakukan
perubahan data kontrak);

4) Petugas FO Validasi harus melakukan pengujian SPM secara
manual sebagaimana yang dilakukan oleh petugas FO
Konversi sebelum melakukan upload data tagihan ke aplikasi
SPAN, mengingat validasi sistem pada aplikasi SPAN hanya
sebatas pencocokan data supplier, ketersediaan dana sebelum
dikurangi UP/TUP, dan nomor SPM/Invoice;

5) Nomor rekening yang telah terdaftar dengan tipe supplier
“3” (pegawai CPNS/PNS) tidak dapat didaftarkan juga pada
tipe supplier “6” (banyak penerima) atau sebaliknya dan
tidak dapat saling duplikasi walaupun telah dinonaktifkan.
Misal : Fulan, pegawai PPNPN satker A didaftarkan nomor
rekeningnya pada aplikasi SPAN pada KPPN X dengan tipe
supplier “6”. Pada bulan Desember 2016, yang bersangkutan
diangkat menjadi CPNS di satker A. Pada saat pembayaran
gaji induknya, pegawai tersebut harus didaftarkan
suppliernya dengan tipe supplier “3”. Pendaftaran tersebut
akan ditolak oleh aplikasi SPAN karena yang bersangkutan
telah didaftarkan dengan tipe supplier “6”. Agar data supplier
tersebut dapat diterima oleh Aplikasi SPAN maka yang
bersangkutan diharuskan untuk membuka nomor rekening
yang baru;

6) Apabila terjadi perubahan data supplier terkait nama bank
dan nomor rekening maka harus disertai dengan addendum
data kontrak.

34 Pedoman Pelaksanaan Tugas Seksi Pencairan Dana

d. Laporan Berkala
Laporan Monev Penyelesaian Tagihan dan Pendaftaran Data

Kontrak (S-2570/PB/2017)

e. Aplikasi Pendukung
1) Aplikasi OMSPAN;
2) Aplikasi ME Budgeting.

3. Pelaksanaan Tugas MO/Reviewer

a. Kegiatan Rutin
1) Kegiatan rutin harian penyelesaian tagihan/SPM
a) Menerima lembar ke-2 tanda terima ADK SPM dan SPM
beserta pendukungnya dari petugas FO Validasi;
b) Melakukan review terhadap kesesuaian deskripsi pembayaran
dengan jenis dokumen/sifat pembayaran, jenis belanja pada
SPM dan resume tagihan yang diterima dari petugas FO
Validasi;
c) Dalam hal review telah memenuhi persyaratan, petugas
review memberikan persetujuan tagihan pada daftar kerja
pada aplikasi SPAN;
d) Reviewer membuat catatan dan menyampaikan pertimbangan
kepada kepala seksi PD/PDMS apabila berdasarkan hasil
review tagihan tidak memenuhi persyaratan;
e) Dokumen sebagaimana poin 3 dan 4 diteruskan kepada
kepala seksi PD/PDMS.
2) Kegiatan Pendaftaran Supplier
a) Melakukan penelitian terhadap data supplier meliputi
kewajaran dalam penulisan data supplier dan kesesuaian tipe
supplier dengan transaksi;

Direktorat Jenderal Perbendaharaan 35

b) Melakukan penolakan apabila data supplier tidak benar dan
mencetak laporan penolakan supplier;

c) Meneruskan proses pendaftaran supplier kepada Kepala Seksi
PD/PDMS jika sudah benar;

3) Kegiatan Pendaftaran data Kontrak/addendum data kontrak
menggunakan ADK

Menerima pemberitahuan penerusan data kontrak tahunan/
addendum data kontrak tahunan dari petugas FO validator,
melakukan penelitian terhadap data kontrak dimaksud dan
meneruskan proses pendaftaran/addendum tersebut kepada
kepala seksi PD/PDMS. Apabila terdapat ketidaksesuaian/
kesalahan pada data kontrak, petugas MO memberikan catatan
kepada kepala seksi PD/PDMS;

4) Kegiatan addendum data kontrak menggunakan user Kepala
Kantor MO reviewer mencetak dan menyampaikan laporan
kontrak yang berisi data kontrak yang akan diubah kepada kepala
seksi PD/PDMS;

5) Kegiatan Pembatalan/penutupan kontrak
Petugas MO mencetak dan menyampaikan laporan kontrak

tahunan yang akan dibatalkan/ditutup kepada kepala seksi PD/
PDMS berdasarkan Permintaan Kepala Seksi PD/PDMS.

b. Laporan Berkala
1) Laporan Pengesahan BLU;
2) Laporan Penerbitan SP2HL.

36 Pedoman Pelaksanaan Tugas Seksi Pencairan Dana