KVBP E-Demerit System Management

BAB 1: PENGENALAN
1.1 PENGENALAN

Disiplin merupakan sebahagian daripada proses pengajaran dan pembelajaran.
Sehubungan dengan itu, pihak penyelia asrama berhasrat untuk memperkenalkan
Sistem E- Demerit dengan tujuan agar sistem ini berjaya mengawal dan mengatasi
masalah disiplin di kalangan pelajar di asrama. Selain itu, sistem ini juga diasaskan
selaras dengan hasrat Pengarah Kolej Vokasional Balik Pulau, iaitu, Pn Hjh Majmin
binti Md Noor serta bagi mencapai matlamat negara iaitu wawasan 2020 dalam
melahirkan masyarakat yang bermoral dan beretika. Sistem ini berfungsi sebagai
sebuah sistem untuk memotong markah penghuni asrama berdasarkan salah laku
yang telah dilakukan di asrama berpandukan kepada tatacara tindakan disiplin
yang telah ditetapan oleh pihak atasan.

Melalui pelaksanaan sistem ini, maka lahirlah satu peluang bagi para penghuni
asrama untuk memperbaiki disiplin mereka kerana setiap pelanggaran disiplin yang
dilakukan akan dipotong markah mengikut tahap kes yang telah ditetapkan pada
buku tatacara tindakan disiplin asrama. Oleh itu, para pelajar pasti akan mencuba
sedaya upaya untuk mempertahankan tahap disiplin mereka pada tahap yang baik
supaya tidak dikenakan tindakan atau hukuman tatatertib oleh pihak Lembaga
Disiplin Asrama seperti yang tertera pada buku tatacara tindakan disiplin asrama.

Pihak asrama amnya dan pihak Lembaga Disiplin khasnya berharap agar
pelaksanaan sistem ini dapat mengawal disiplin pelajar dan sekurang-kurangnya
dapat mengatasi masalah disiplin di asrama ini. Namun sistem ini pasti tidak akan
berjaya tanpa kerjasama daripada semua pihak sama ada yang berada di hadapan
tabir atau di belakang tabir.

1|Page

1.2 PERMASALAHAN DAN CADANGAN PENYELESAIAN

Antara permasalahan yang dikenal pasti adalah pengurusan asrama tidak
mempunyai satu sistem yang tetap atau sesuai digunakan untuk mengukur atau
menilai tahap disiplin para penghuni asrama. Selain itu, sistem lama yang diguna
pakai adalah secara manual melalui kaedah konvensional menyebabkannya
menjadi sukar dan kurang berkesan. Akibatnya, para warden sukar untuk
mengesan kesalahan atau masalah disiplin pelajar asrama.

Namun begitu, setiap masalah yang berlaku pasti ada jalan penyelesaiannya.
Antara cadangan penyelesaian yang dapat ditakrifkan adalah menggunakan
Sistem E-DeMerit, sistem kesalahan atau pertuduhan, merekod tahap disiplin
penghuni asrama di buku log, membuat Analisis dan penilaian secara terus.
Biarpun begitu, kaedah penyelesaian yang paling sesuai dan memudahkan ramai
pihak adalah menggunakan Sistem E-DeMerit. Sistem ini dibangunkan secara
online atau mudah alih. Oleh itu, warden mampu memasukkan segala kesalahan
atau salah laku pelajar di dalam sistem yang telah disediakan. Sistem ini juga
mesra pengguna dan percuma.

2|Page

1.3 OBJEKTIF

Objektif utama yang ditetapkan sebagai garis panduan untuk menghasilkan sistem
ini adalah :

1. Membina satu sistem pengumpulan rekod disiplin pelajar asrama yang
dapat mengurangkan masalah disiplin pelajar

2. Menyediakan satu sistem pengumpulan data rekod disiplin pelajar asrama
yang
sistematik dan teratur.

3. Membina satu sistem pengumpulan data rekod disiplin pelajar asrama yang
tidak memerlukan kos yang tinggi.

1.4 IMPAK PEMBANGUNAN SISTEM TERHADAP PELAJAR/ WARDEN/ KOLEJ

Sistem E-DeMerit memberi beberapa impak terhadap pelajar. Antaranya,
sistem ini menjadi punca pelajar lebih menjaga sikap dan disiplin mereka semasa
berada di dalam kawasan kolej. Selain itu, sistem ini turut memberi impak terhadap
warden asrama. Antaranya, warden lebih mudah melaksanakan kerja dan
pemerhatian terhadap tahap disiplin pelajar asrama. Selain itu, warden juga dapat
merekodkan setiap masalah disiplin pelajar pada bila-bila masa dan dimana-mana
jua mereka berada. Apabila masalah disiplin pelajar semakin berkurangan maka
persekitaran di asrama lebih selamat. Oleh itu, kolej dapat merealisasikan moto kolej
iaitu bersama mencapai kecemerlangan.

3|Page

1.5 TAKRIF ISTILAH

Google docs
Google Docs ialah Word Processor yang mana ia sebuah perisian komputer yang
melaksanakan tugas mengedit, format, gubahan dan kadang-kadang mencetak
dokumen.Kegunaannya sama seperti perisian Microsoft Office Words.

Google SpreadSheets
Google SpreadSheets ialah aplikasi komputer yang interaktif untuk menganalisis,
menyusun dan menyimpan data dalam bentuk jadual.SpreadSheets dibangunkan
sebagai simulasi berkomputer untuk lembaran kerja perakaunan. Program ini
beroperasi di atas data yang diwakili oleh pebagai jenis cell.

Google Forms
Google Form adalah sebuah alat yang membolehkan pengumpulan maklumat
daripada pengguna melalui soal selidik.Google form ini boleh dijadikan sebagai alat
untuk menghasilkan apa jua soalan dalam bentuk online.

1.6 SKOP KAJIAN

Projek ini bertujuan untuk membangunkan satu sistem demerit bagi proses
kemasukan dan penyimpanan data berkaitan dengan salah laku dan kesalahan para
penghuni asrama. Sistem ini beroperasi melalui google doc terutama sekali google
form. Di dalam projek ini, sistem ini boleh diakses melalui telefon pintar. Penggunaan
sistem ini terhad kepada warden dan pihak pengurusan kolej sahaja.

4|Page

BAB 2: LITERATUR

2.1 PENGENALAN

Sistem ini telah dibina di beberapa buah sekolah namun secara manual
menggunakan kaedah konvensional. Antara sekolah yang menggunakan sistem ini
ialah SMK Taman Indah, 73000 Tampin, N. Sembilan Darul Khusus.

Sekolah ini telah mula mempraktikkan sistem ini sejak tahun 2010. Biarpun
begitu, sekolah ini menggunakan sistem merit dan demerit di mana pelajar dinilai dan
diberi markah oleh guru berdasarkan perlakuannya semasa di sekolah. Pelajar diberi
markah merit jika berkelakuan positif dan demerit jika sebaliknya. Rekod pelajar
dicatatkan dan dibawa markahnya dari dia mula bersekolah di sekolah ini
sehinggalah dia meninggalkan sekolah ini dan keputusannya akan dicatatkan dalam
Sijil Akuan Pelajar berdasarkan penggredan ini.

Mata merit Pungutan mata Mata demerit
A 200 ke atas D
B 100-199 C
C 50-99 B
D 0-49 A

Jadual 2.1

Persoalannya, mengapa sistem ini digunapakai? Apakah rasional dan
kebaikan yang boleh diperoleh daripada sistem ini? Jawapannya adalah guru dapat
melihat rekod disiplin pelajar walaupun tidak menggambarkan personaliti pelajar
tersebut secara total dan tepat . Rekod tersebut dapat digunakan pihak sekolah
sekurang-kurangnya sebagai asas untuk menentukan sama ada pelajar perlu diberi
kaunseling, motivasi, pengkayaan dan sebagainya. Dapat digunakan sebagai
rujukan apabila guru berhadapan dengan ibu bapa atau penjaga. Apa yang berlaku,
tarikh kejadian, tandatangan guru dan pelajar semuanya tercatat di dalam kad
tersebut. Pelajar lebih berdisiplin apabila menyedari tindakan yang sewajarnya akan
diambil ke atas mereka oleh pihak sekolah. Pelajar lebih bersemangat untuk

5|Page

melakukan perkara-perkara yang positif kerana akan diberi ganjaran yang setimpal.
Pelajar akan lebih peka terhadap persekitarannya dan berusaha untuk
mengadaptasikan diri secara positif sama ada di dalam kelas ataupun di sekitar
kawasan.

6|Page

2.2 PERLAKSANAAN

Pada awal tahun, setiap pelajar akan bermula dengan markah 100.Apabila
pelajar melanggar peraturan disiplin sekolah, tindakan markah demerit akan
dijalankan. Sebaliknya, apabila pelajar berjasa kepada sekolah, markah merit pula
akan ditambahkan kepadanya.

Bagi memudahkan perlaksanaannya, fail disiplin pelajar disediakan. Semua
pelajar akan disediakan kad merit demerit dan semua maklumat penting perlu diisi
oleh pelajar sendiri. Kad tersebut akan disimpan di dalam satu fail mengikut kelas
dan akan disimpan di bilik disiplin. Semua maklumat disiplin pelajar adalah rahsia.

Kuasa yang menentukan mata merit dan demerit ialah semua guru SMK Taman
Indah. Walaubagaimanapun, dalam kes serius, ia perlu dirujuk terus kepada Lembaga
Disiplin untuk pemberian mata dan tindakan susulan. Bagi mata demerit pelajar yang
memerlukan tindakan, guru perlu melaporkan kepada Lembaga Disiplin untuk tindakan
lanjut termasuk makluman kepada ibubapa penjaga, gantung dan sebagainya.
Tindakan yang diambil tidak semestinya mengikut kriteria yang ditetapkan. Ada
kalanya budi bicara pihak sekolah digunakan.

Cara untuk melaksanakannya pula adalah guru yang mengesan salah laku
pelajar perlu segera melapor kepada guru tingkatan atau membawa sendiri pelajar ke
bilik disiplin. Fail pelajar akan dibuka dan guru dikehendaki mengisi butiran yang
diperlukan termasuk menurunkan tandatangan guru dan pelajar. Mata demerit akan
diberikan berdasarkan kod tatacara tindakan Lembaga Disiplin. Pelajar boleh
mengurangkan mata demerit dengan melakukan kerja amal dan markah bonus oleh
guru. Bagi kerja amal guru mengawas akan menilai prestasi kerja dan menentukan
mata merit yang wajar diberikan berdasarkan panduan mata merit yang disediakan
oleh Lembaga Disiplin. Pihak sekolah boleh atas pertimbangan dan budi bicaranya
memberi kuasa kepada pengawas-pengawas sekolah untuk memberi merit dan
demerit tidak melebihi 5 mata bagi setiap kes dan direkodkan.

7|Page

2.2.1 KOD DAN TATACARA TINDAKAN DISIPLIN BERDASARKAN SISTEM
DEMERIT

KOD TINDAKAN
01 Amaran pertama
02 Ibubapa dipanggil
03 Mata demerit
04 Amaran kedua
05 Tiga rotan + mata demerit
06 Kerja amal atau mata demerit
07 Dihantar untuk sesi kaunseling
08 Satu rotan + mata demerit
09 Dua rotan + mata demerit
10 Surat amaran pertama kepada ibubapa / penjaga, jika telah mengutip 30 atau lebih
mata demerit.
11 Surat amaran kedua kepada ibubapa / penjaga digalak untuk datang berbincang
dengan guru / pihak pentadbiran sekolah tentang perihal salah laku anak (mata
12 demerit terkumpul 30-45)
Surat amaran ketiga dan ibubapa / penjaga dipanggil berjumpa dengan pihak
13 pentadbiran sekolah jika pelajar telah mengutip 70 atau lebih mata demerit
Surat dihantar kepada ibubapa / penjaga jika anak mereka telah mengutip 85 mata
14 atau lebih mata demerit. Ibubapa / penjaga perlu menandatangani Surat Perjanjian
Berkelakuan Baik dengan pihak sekolah. Pelajar akan digantung persekolahan selama
satu minggu.

Ibubapa / penjaga dipanggil lagi jika anak mereka telah mengutip 100 atau lebih mata
demerit. Tindakan-tindakan berikut boleh diambil terhadap pelajar dan bergantung
kepada keseriusan kesalahan pelajar.
Pelajar digantung persekolahan selama dua minggu. Sama ada diberi peluang kali
kedua dengan syarat-syarat yang lebih ketat, termasuk menandatangani Surat
Perjanjian Berkelakuan Baik kali kedua dan terakhir serta dua rotan.

8|Page

14A Jika masih melanggar disiplin sekolah, pelajar dan ibubapa / penjaga telah
dimaklumkan untuk berhenti sekolah secara sukarela dan mengambil Sijil Berhenti
Sekolah.

14B Surat Pertuduhan akan dihantar kepada ibubapa / penjaga setelah mesyuarat
Jawatankuasa Disiplin Peringkat Sekolah diadakan.Pelajar berkenaan diberi tempoh
14 hari untuk menjawab surat pertuduhan tersebut.Sekiranya gagal menghantar
jawapan dalam tempoh masa yang ditetapkan,pelajar berkenaan dianggap tidak mahu
membela diri dan kesnya akan dipertimbangkan berasaskan kepada keterangan yang
ada pada Jawatankuasa Disiplinb Pelajar Sekolah

14C ATAU setelah menerima jawapan kepada Surat Pertuduhan Jawatankuasa Disiplin
akan mengadakan mesyuarat untuk meneliti segala butir jawapan samada menerima
atau nmenolak rayuan pelajar.Jika jawapan atau alasan terhadap setiap pertuduhan
adalah munasabah dan relevan ,ahli Jawatankuasa Disiplin Sekolah akan
mencadangkan tindakan lain yang sesuai dan wajar.Jika pelajar gagal memberikan
jawapan dan alasan yang munasabah, kes pelajar akan dikemukakan
kepadaJawatankuasa Disiplin Peringkat Bahagian dengan cadangan buang sekolah.

15 Dirujuk terus kepada pihak sekolah
16 Dirujuk terus kepada Jawatankuasa Pelajar Peringkat Daerah Tampin dan digantung

selama dua minggu persekolahan atau sehingga menerima keputusan daripada
JKDPPDT
17 Dirujuk terus kepada Jawatankuasa Pelajar Peringkat Negeri (JKDPNS) / Pengarah
Pelajaran N.Sembilan dan digantung selama dua minggu persekolahan atau sehingga
menerima keputusan daripada JKDPNS
18 Tertakluk kepada keputusan-keputusan lain yang di luar daripada tindakan-tindakan di
atas
19 Ganti rugi
20 Tidak dibenarkan memandu kereta ke sekolah
21 Alat yang tidak dibenarkan dibawa ke sekolah akan dirampas dan tidak dikembalikan

Jadual 2.2.1 - kod dan tatacara tindakan disiplin berdasarkan sistem demerit

9|Page

2.2.2 TATACARA TINDAKAN DISIPLIN MENGIKUT PUNGUTAN MATA

30 mata Amaran pertama
45 mata Amaran kedua. Ibubapa/penjaga digalak ke sekolah berbincang.
70 mata Amaran ketiga. Ibubapa/penjaga dipanggil ke sekolah berbincang. Digantung
persekolahan selama 14 hari.
75 mata Surat kepada ibubapa/penjaga. Ibubapa menandatangani surat berkelakuan baik.
100 Ibubapa/penjaga dipanggil ke sekolah. Dikenakan tindakan atau diberi peluang kali
mata kedua dengan syarat lebih ketat termasuk menandatangani surat perjanjian
berkelakuan

Jadual 2.2.2 - tatacara tindakan disiplin mengikut pungutan mata

Sekiranya pelajar masih melanggar disiplin sekolah, tindakan berikut akan
diambil. Surat pertuduhan akan dihantar kepada ibubapa atau penjaga setelah
mesyuarat jawatankuasa disiplin sekolah diadakan. Pelajar diberi tempoh 14 hari
menjawab dan sekiranya gagal menghantar jawapan dalam tempoh tersebut, pelajar
dianggap tidak mahu membela diri dan kesnya akan dipertimbangkan berasaskan
keterangan yang ada pada Jawatankuasa Disiplin Sekolah atau setelah menerima
jawapan pertuduhan. Jawatankuasa Disiplin Sekolah akan meneliti segala butiran
jawapan samada menerima atau menolak rayuan. Jika alasan relevan, tindakan lain
akan dicadangkan. Jika tidak, kes tersebut akan dibawa ke Jabatan Pelajaran
Daerah dengan cadangan buang sekolah.

Bagi kes-kes rayuan atau kes khas pihak pentadbir iaitu Pengetua, Penolong
Kanan Satu, Penolong Kanan HEM, Penolong Kanan Ko-Kurikulum, Kaunselor
Pelajar Dan AJK Lembaga Disiplin adalah panel yang akan mengendalikan kes
rayuan.

10 | P a g e

2.2.3 KESALAHAN, MATA DEMERIT DAN KOD JENIS TINDAKAN DISIPLIN

Jadual 2.2.3 (a) Kesalahan, mata demerit dan kod jenis tindakan disiplin 1
Jadual 2.2.3 (b) Kesalahan, mata demerit dan kod jenis tindakan disiplin 2

11 | P a g e

Jadual 2.2.3 (c) Kesalahan, mata demerit dan kod jenis tindakan disiplin 3

Jadual 2.2.3 (d) Kesalahan, mata demerit dan kod jenis tindakan disiplin 4
12 | P a g e

Jadual 2.2.3 (e) Kesalahan, mata demerit dan kod jenis tindakan disiplin 4

Jadual 2.2.3 (f) Kesalahan, mata demerit dan kod jenis tindakan disiplin 5
13 | P a g e

Jadual 2.2.3 (g) Kesalahan, mata demerit dan kod jenis tindakan disiplin 6

Jadual 2.2.3 (h) Kesalahan, mata demerit dan kod jenis tindakan disiplin 7
14 | P a g e

2.2.4 MATA DEMERIT BAGI MASALAH PONTENG

Ponteng Sekolah ditakrifkan sebagai tidak hadir ke kelas sepanjang waktu
persekolahan biasa berturut –turut tanpa sebarang sebab atau tanpa surat
pengesahan dari doktor atau ibubapa atau penjaga.Tindakan yang diambil adalah
seperti berikut:

Bil. Bil. Hari Ponteng Mata

Demerit

1 3 30

2 4-5 40-50

3 6-7 60-70

4 8-10 80-100

5 11 Ke atas Melebihi 100

Jadual 2.2.4 Mata demerit bagi masalah ponteng

2.2.5 ATUR CARA TINDAKAN DISIPLIN (PINDAAN)

Sistem demerit yang dikenakan ke atas pelajar yang melanggar peraturan
sekolah masih berkuatkuasa termasuk tindakan disiplin yang ditetapkan contohnya
untuk kes-kes berat, merokok, membuli, ponteng kelas, mencuri, melawan guru.
(Rujuk Buku Peraturan Sistem Demerit)

Semua kes disiplin, di sekolah yang dialami oleh pelajar mestilah dirujuk terlebih
dahulu kepada kaunselor sekolah untuk penyiasatan dan menentukan punca sesuatu
masalah.

Terpulang kepada kaunselor sekolah untuk menentukan sama ada seorang
pelajar itu perlu dikenakan tindakan disiplin atau tidak

Sekiranya kaunselor mendapati masalah pelajar ini boleh diatasi dengan
mengadakan kaunseling individu berterusan, kaunselor mestilah mengaturkan jadual
perjumpaan dan pemantauan untuk pelajar ini.

15 | P a g e

Sekiranya kaunselor berpendapat seorang pelajar ini perlu diambil tindakan
disiplin, pelajar ini akan dihantar ke lembaga disiplin untuk diambil tindakan
bersesuaian dengan kesalahan dilakukan.

Pendek kata, tugas kaunselor ialah menyiasat punca masalah dan tugas
lembaga disiplin mengambil tindakan disiplin berdasarkan laporan kaunselor. Ini untuk
mengurangkan beban guru disiplin yang didapati mengambil masa yang lama untuk
menjalankan penyiasatan sehingga terpaksa meninggalkan kelas sedangkan tugas
penyiasatan dan menentukan punca masalah ialah tugas kaunselor sekolah.

Justeru itu, hanya untuk kes-kes di mana pelanggaran peraturan sekolah
dilakukan secara terang-terangan dan ada saksi sahaja akan terus diambil tindakan
oleh Lembaga disiplin.

Untuk semua tindakan yang dikenakan, sila rujuk Pekeliling yang berikut,Surat
Pekeliling Ikhtisas Bilangan 10/2001 iaitu Semua Guru Adalah Guru Disiplin dan
Surat Pekeliling Ikhtisas Bil 7/2003 iaitu Kuasa Guru Merotan Murid

16 | P a g e

2.3 Sistem Demerit Asrama KV Balik Pulau Tahun 2016

Dalam mesyuarat AJK PIBG dan Mesyuarat Warden Asrama, semua ahli
mesyuarat telah bersetuju dengan cadangan jenis kesalahan mengikut kod
kesalahan sama ada berat, sederhana atau ringan serta diberikan setiap kesalahan
dengan markah demerit masing-masing.

KOD JENIS KESALAHAN MARKAH
DEMERIT
KESALAHAN
100
BERAT 100
75
B01 Mencabul/ merogol guru atau murid lain 75

Membawa, memiliki, menyimpan, mengedar atau 75
B02
50
terlibat dengan kegiatan dadah 50
25
Berkhalwat, bercumbu-cumbuan, melakukan zina,
B03 25
25
liwat, bohsia dan hubungan di luar tabi’i

Mencuri, menceroboh atau merosakkan harta
B04 benda sekolah, pelajar lain, warden, guru dan

kakitangan sekolah

Memeras ugut, mengancam, memukul atau
B05 mencederakan pelajar lain, warden, guru-guru dan

kakitangan sekolah

Buli, ragging, penderaan atau pemaksaan
B06

terhadap pelajar lain

Menceroboh kawasan asrama puteri bagi pelajar
B07

putera dan sebaliknya

Membawa, memiliki, menyimpan, mengedar atau
B08 menjual rokok, minuman keras atau sebarang

benda yang memabukkan/khayal

B09 Melibatkan diri dalam perjudian/pertaruhan

Meninggalkan atau keluar dari kawasan asrama
B10

tanpa kebenaran (Fly)

17 | P a g e

Membawa orang luar ke dalam kawasan asrama 25
B11

tanpa kebenaran

Menyimpan, memiliki, mengedar, mencetak, 25

B12 menerbit, mempamer, menonton bahan-bahan

lucah, rakaman dan multimedia terlarang

Memalsukan tarikh cuti sakit, tandatangan 25

B13 Pengarah, warden, guru-guru dan kakitangan atau

dukemen penting

Memasuki premis asrama tanpa kebenaran pada 25
B14

waktu persekolahan

Tidak pulang ke asrama pada waktu yang 25
B15

ditetapkan

Bergaduh, menipu, menunjukan sikap bongkak, 25

B16 menghina serta membantah arahan Pengarah,

warden, guru dan kakitangan.

SEDERHANA

Tidak solat berjemaah bagi pelajar Islam serta 15
S01

tidak sopan ketika berada di dalam surau.

S02 Tidak mengikuti peraturan dewan makan dan tidak 15

sopan

S03 Berbahasa kasar dan mencarut 15

Berkeliaran luar kawasan asrama, tidak berada di 15

S04 dalam dorm serta membuat bising selepas jam

11.30 malam

S05 Ponteng dan tidak mengikut peraturan kelas prep 15

Bergurau-gurau, atau berkejaran di dalam dorm, 15
S06

koridor, bilik prep dan surau.

Tidak berada di dorm atau katil masing-masing 15
S07

ketika pemeriksaan dilakukan oleh warden

Bermain, membuat bising, menggangu atau tidur 15
S08

ketika kelas prep

Menunjukkan tingkah laku tidak sopan antara 15
S09

pelajar lelaki dan perempuan

18 | P a g e

Merosakkan atau menghilangkan kad balik 15
S10

kampung dan kad hospital

Membawa alat elektronik seperti telefon bimbit, 15

pemanas air, cerek elektrik dan alat lain seperti
S11

mancis dan pemetik api yang boleh menyebabkan

kebakaran. 15
Membawa dan memakai semua jenis seluar ’jeans’

S12 dan tali pinggang melebihi 50mm dan berkepala

besi/logam.

Lewat untuk turun beratur pada masa yang 15

S13 ditetapkan tanpa sebarang alasan yang

munasabah.

Prep di tempat yang tidak dibenarkan seperti di 15
S14

dorm, wakaf dan surau.

Menyalahgunakan/ menggunakan peralatan atau 15

S15 menyambung sumber elektrik asrama tanpa

kebenaran.

RINGAN

Tidak menepati masa yang telah ditetapkan dalam 5
R01

peraturan asrama/sekolah

Tidak mematuhi arahan daripada biro asrama dan 5
R02

ketua dorm

Tidak berpakaian lengkap ke sekolah, surau dan 5
R03

solat Jumaat

Berambut panjang, menyimpan misai, janggut atau 5
R04

jambang

Tidak memakai baju atau pakaian yang sopan 5
R05

ketika berada di luar dorm.

Tidak memasang cadar yang ditapkan dengan 5
R06

bersih dan kemas serta bantal tidak bersarung.

Tidak memadam lampu dorm pada waktu yang 5
R07

ditetapkan

19 | P a g e

Tidak menghadiri perjumpaan/ aktiviti-aktiviti yang 5
R08
5
telah ditetapkan. 5
R09 Membazir air dan elektrik asrama
5
Membuang sampah atau mengotorkan kawasan 5
R10
5
asrama dengan sengaja.
Tidak menjalankan tugas-tugas (duty) yang telah 5
R11
dijadualkan 5
Memakai alat solek atau perhiasan atau barang 5
R12
kemas kecuali jam tangan
Mewarnakan rambut dan fesyen rambut yang
R13
keterlaluan
Menyidai pakaian di katil dan di tempat-tempat lain
R14
selain dari penyidai yang disediakan
R15 Tidak menyusun kasut di atas rak
Tidak meletakkan baldi pakaian kotor dengan
R16
kemas dan pada tempat yang tidak sepatutnya.

Jadual 2.3 Sistem Demerit Asrama KVBP

20 | P a g e

BAB 3: LATAR BELAKANG PROJEK
3.1 KAJIAN AWAL
Sebelum tajuk ini dipilih, kami telah menjalankan satu kaji selidik keatas penghuni
asrama Kolej Vokasional Balik Pulau. Kami telah menjalankan kajian ini melalui
media sosial rasmi WeChat KV Balik Pulau. Seramai 99 responden pertama di pilih
dan dianalisis bagi mendapatkan maklumat yang diperlukan.
Untuk kaji selidik ini, kami menggunakan aplikasi Google Form sebagai medium
kajian yang lebih mudah, antara muka yang ringkas dan data yang terkumpul
dipindahkan ke Microsoft Excel.

21 | P a g e

3.3.1 PEMBINAAN KAJI SELIDIK DARI APLIKASI GOOGLE FORM

Rajah 3.3.1(a) Paparan antaramuka borang soal selidik selepas dihasilkan dengan
menggunakan Google Form
22 | P a g e

Rajah 3.3.1(b) Paparan antaramuka borang soal selidik selepas dihasilkan dengan
menggunakan Google Form

23 | P a g e

3.3.2 ANALISIS KAJI SELIDIK

BILANGAN PELAJAR YANG BERSETUJU
MENGENAI PENUBUHAN SISTEM
E-DEMERIT

80 69
60

40 30
20

0 Tidak
Setuju

Bilangan

Rajah 3.3.2(a) Bilangan pelajar yang bersetuju dengan penubuhan Sistem E-DeMerit

Graf ini telah dianalisis dari borang soal selidik yang telah dijalankan sebelum
ini.Hasil Analisis mendapati bahawa banyak pelajar yang bersetuju dengan
penubuhan sistem E-DeMerit ini.Antara sebab sistem ini disokong oleh ramai pelajar
dan beberapa orang warden yang lain adalah kerana sistem ini amat efektif,
sistematik serta dapat mendisiplinkan pelajar .

24 | P a g e

BILANGAN PELAJAR MENGIKUT SEMESTER

40 Bilangan
35
30 Semester 4 Semester 6 Semester 8
25
20
15
10

5
0

Semester 2

Rajah 3.3.2(b) Bilangan pelajar (responden) mengikut semester

Rajah 3.3.2 (b) ini menunjukkan bilangan pelajar mengikut semester pada
tahun 2015 yang telah memberi maklumbalas pada soal selidik yang telah
dijalankan.35 orang daripada 99 orang responden terdiri dari pelajar tahun 1
(semester 2 Pra Diploma),20 orang dari tahun 2 (Semester 4 Pra Diploma), 38 orang
dari tahun 3 (semester 6 / Semester 2 Diploma) dan 7 orang dari tahun 4 (Semester
8 / Semester 4 akhir Diploma).

25 | P a g e

BILANGAN RESPONDEN MENGIKUT
BLOK

25
20
15
10

5
0

Blok 1 Blok 2 Blok 3 Blok 4 Blok 5 Blok 6 Blok 7 Blok 8
Bilangan Responden

Rajah 3.3.2(c) Bilangan pelajar (responden) mengikut Blok Asrama KVBP

Rajah di atas menunjukkan jumlah bilangan responden mengikut Blok di
Asrama KVBP.Kebanyakan Responden terdiri daripada penghuni Asrama Blok 6 dan
Blok 7 iaitu pelajar-pelajar Puteri Asrama KVBP.Selebihnya adalah daripada pelajar-
pelajar Putera Asrama KVBP.

26 | P a g e

SKALA KESELESAAN BILIK 5

45
40
35
30
25
20
15
10

5
0

1234
Bilangan

Rajah 3.3.2 (d) Skala Keselesaan Bilik bagi pelajar dari setiap Blok

Rajah ini menunjukkan skala keselesaan yang telah diberikan oleh responden
semasa soal selidik dijalankan.Kebanyakan daripada mereka menyatakan bahawa
bilik mereka baik dan selesa.

27 | P a g e

PELAJAR MENGETAHUI PENAMBAHAN
BILANGAN PELAJAR PADA TAHUN HADAPAN

Ya Tidak

19%

81%

Rajah 3.3.2(d) Peratusan pelajar yang mengetahui tentang penambahan bilangan
pelajar baharu pada tahun yang akan datang.

Rajah diatas menunjukkan peratusan pelajar yang tahu dan tidak tahu
mengenai penambahan bilangan pelajar pada tahun hadapan.Hasil Analisis
mendapati bahawa majoriti daripada pelajar mengetahui tentang kedatangan atau
penambahan pelajar pada tahun yang akan datang.Ini juga merupakan sebab utama
mengapa soal selidik ini dilakukan sebelum sistem E-DeMerit ini dibangunkan.Hal ini
berlaku kerana,Asrama di KVBP tidak mampu menampung bilangan pelajar yang
begitu ramai terutamanya dengan penambahan pelajar baru pada tahun hadapan.

28 | P a g e

BILANGAN RESPONDEN MENGIKUT
KURSUS

35 Teknologi Teknologi
30 Elektrik Elektronik
25
20
15
10

5
0

Pengkalan Data Reka Bentuk Sistem Komputer
& Aplikasi Web Grafik Industri & Rangkaian

(Media Cetak)

Bilangan

Rajah 3.3.2(e) Bilangan responden mengikut kelas di KVBP

Graf Bar ini menunjukkan hasil Analisis yang dilakukan bagi mengetahui
Kursus yang lebih aktif dalam menjawab soal selidik ini.Hasil mendapati bahawa
Kursus Teknologi Elektrik lebih aktif dalam menjawab soal selidik diikuti Pelajar dari
Kursus Sistem Komputer & Rangkain,Kursus Teknologi Elektronik,Reka Bentuk
Grafik Industri (Media Cetak) dan Pangkalan data & Aplikasi Web.Sebab mengapa
pelajar-pelajar Pangkalan Data dan Grafik kurang aktif adalah kerana dua kursus ini
merupakan kursus baru yang diwujudkan di kolej vokasional balik pulau.Jumlah
keseluruhan pelajar bagi kedua-dua kursus ini hanya 50 orang.

29 | P a g e

3.3.3 MAKLUM BALAS RESPONDEN

Komen daripada Responden dan Pensyarah-pensyarah yang dipilih mengenai E-
DeMerit Sistem Management

Pelajar 1- “Sistem ini memang bagus kerana ia dapat mendisiplinkan pelajar”
Pelajar 2-“Ia dapat mengatasi kelemahan sistem yang sedia ada terutamanya dalam
unsur pilih kasih”
Pelajar 3-“Ia bagus dan amat membantu kerana ia akan memudahkan pihak
pengurusan asrama mengenalpasti kesalahan yang kerap dilakukan dan mungkin
dapat mengatasinya pada masa akan datang.”
Ketua Unit Pengurusan Asrama-“sistem ini banyak membantu warden-warden dalam
menguruskan asrama dan amat sesuai untuk diguna pakai oleh warden-warden di
seluruh Malaysia”
Timbalan Pengarah Sokongan Akademik-“E-DeMerit Sistem Management ini ialah
sebuah sistem canggih yang membantu melincinkan pengurusan asrama dan ia
akan menjadi sebuah sistem yang lebih mantap sekiranya ia dinaiktaraf menjadi E-
Merit & Demerit”
Pengarah Kolej Vokasional Balik Pulau-“Dengan adanya sistem E-DeMerit Sistem
Management ini,pengurusan asrama kini lebih terurus dan pelajar-pelajar menjadi
lebih berdisiplin.Hal ini menyebabkan banyak misi KVBP dapat dicapai dengan
mudah dan pantas.Saya amatlah menyokong dan menggalakkan kesemua warden
di seluruh Malaysia menggunakan sistem ini.”

30 | P a g e

3.4 TINDAKAN WARDEN/ KETUA UNIT ASRAMA
Tindakan yang harus diambil oleh para warden apabila ada pelajar asrama

yang melanggar peraturan asrama adalah peringkat pertama sekali ialah pelajar perlu
mengisi borang pertuduhan. Setelah pelajar mengisi maklumat di dalam sistem,
warden hendaklah mengisi maklumat di dalam sistem. Seterusnya, borang disimpan
di dalam fail kesalahan pelajar. Sistem akan menghasilkan dan menentukan mata
demerit secara automatik. Warden akan mencetak satu slip yang berisi mata pelajar
asrama yang terkumpul secara bulanan. Akhir sekali, warden akan memapar rumusan
di pejabat asrama.

Bagi KU asrama pula, tindakan yang harus mereka ambil adalah menerima
rumusan dari sistem pangkalan data. Kemudian, menyemak jumlah mata terkumpul
pelajar dan merujuk kepada buku panduan tindakan disiplin. Seterusnya, menentukan
tindakan yang sepatutnya diambil mengikut tahap kesalahan pelajar asrama.

31 | P a g e

3.5 CARTA ALIR TINDAKAN WARDEN

PELAJAR MELAKUKAN KESALAHAN

PELAJAR MENGISI BORANG TUDUHAN

WARDEN MENGIMBAS KOD QR
PADA KAD KHAS

WARDEN MENGISI
MAKLUMAT KESALAHAN

MAKLUMAT DIHANTAR KE
SPREADSHEET MENJADI
SEBUAH DATA MENTAH

DATA DIPROSES MENJADI
MAKLUMAT

MAKLUMAT DICETAK DAN
DIPAPAR

Carta 3.5 Carta Alir Tindakan Warden

32 | P a g e

BAB 4: METODOLOGI

4.1 PENGENALAN

Pembangunan sesuatu sistem mempunyai fasa kitaran hayat pembangunan
sistem yang digunakan sebagai set aktiviti untuk membangunkan sesuatu sistem.
Dalam metodologi kitar hayat sistem pembangunan, terdapat 6 fasa utama yang boleh
digunakan iaitu analisis sistem, spesifikasi keperluan sistem, rekabentuk sistem,
pembangunan dan pengujian, pelaksanaan sistem dan penilaian dan
penyelenggaraan. Fasa ini boleh bertindih di antara satu sama lain dan fasa
berikutnya boleh bermula walaupun fasa sebelumnya masih diteruskan.

4.2 FASA PEMBANGUNAN SISTEM E-DEMERIT

Fasa analisis ini adalah untuk memahami dengan jelas sistem semasa dan
kelemahannya, mengenalpasti masalah semasa dan juga menentukan peningkatan
yang boleh dibuat. Semua aspek aplikasi dalam sistem semasa perlu dikaji iaitu
termasuk input, output, storan dan struktur fail, keperluan pengguna, kaedah atau
tatacara, keperluan komunikasi, kawalan, perkakasan dan perisian sistem semasa.
Peningkatan sistem termasuklah mempercepatkan proses, menghapuskan proses
yang tidak penting, menggabungkan proses, mengurangkan input dan output yang
tidak mempunyai kepentingan dan mengurangkan operasi.

Selepas maklumat diperoleh dikumpulkan kesemuanya yang mana caranya
melalui temu bual, menilai semula polisi dan prosedur syarikat atau organisasi, melalui
borang, dokumen, laporan dan juga carta organisasi, melalui tinjauan dengan
membuat soal selidik dan juga melihat kepada persekitaran organisasi itu, barulah
Analisis maklumat boleh dijalankan untuk mengenalpasti masalah dan peluang untuk
meningkatkan operasi syarikat melalui sistem maklumat yang dicadangkan.

Antara alat permodelan yang digunakan penganalisis bagi membantu mereka
membentangkan Analisis yang telah diperoleh ialah gambarajah aliran data iaitu aliran
data yang melalui sistem dan rajah proses yang mengubah data kepada maklumat.
Carta aliran sistem memfokuskan bagaimana semua aspek sistem beroperasi dari

33 | P a g e

mula hingga tamat. Gambarajah pemetaan pula digunakan untuk memetakan
rangkaian manusia, data dan aktiviti dan sebagai asas untuk merekabentuk sistem
rangkaian dan komunikasi. Selain itu, carta grid untuk memaparkan hubungan di
antara data pada dokumen input dan output. Jadual keputusan menentukan petua
atau peraturan yang perlu diikuti apabila sesuatu syarat atau keadaan berlaku. Di
samping itu, gambarajah hubungan entiti di mana semua entiti yang terlibat
memainkan peranan di dalam sistem dan perhubungan yang berkait di antara entiti.
Entiti ini adalah seperti pelajar, warden, atau asrama. Kamus data pula menggariskan
dengan jelas jenis data yang digunakan di dalam sistem. Akhir sekali, prototaip.
Dengan prototaip, sistem dibangunkan dengan pantas dan seterusnya mendapatkan
maklumbalas segera dari pengguna.

Spesifikasi keperluan yang dinyatakan sepatutnya dapat mengatasi masalah
yang dikenalpasti pada fasa satu yang mana harus diperjelaskan dengan terperinci
kepada pihak pakar komputer dan pengguna dapat mengetahui spesifikasi tersebut
bagaimana hendak melaksanakannya. Keperluan perisian bergantung kepada
keperluan output, keperluan storan, keperluan pemprosesan dan keperluan input.
Keperluan perisian akan menentukan keperluan perkakasan. Seterusnya, beberapa
pilihan penyelesaian dijalankan berasaskan kepada faktor kos, tempoh pembangunan
dan lain-lain. Fasa ini diakhiri dengan laporan keperluan sistem yang memberikan
asas kepada kelengkapan dan ketetapan keperluan sistem baru.

Manakala di fasa ketiga, fasa ini memberikan tumpuan ke arah merekabentuk
sistem baru dan bagaimana sistem tersebut beroperasi, salah satunya adalah alat
Kejuruteraan Perisian Berbantukan Computer (CASE), yang mana alat ini digunakan
untuk mendokumenkan hubungan entity dan aliran data yang kompleks. Terdapat
lebih kurang empat fasa rekabentuk iaitu rekabentuk input, output, pangkalan data dan
antara muka pengguna (user interface). Fasa ini diakhiri dengan menyediakan satu
dokumentasi rekabentuk sistem yang baru dengan menggunakan gabungan berbagai-
bagai alat dan teknik.

Seterusnya, fasa pembangunan dan pengujian sistem. Fasa ini merupakan
pembangunan sistem mengikut spesifikasi yang telah ditentukan pada fasa
sebelumnya. Antara aktiviti utama di dalam fasa ini adalah mencari perisian yang
sesuai mengikut bisnes sesuatu organisasi. Perisian ini boleh dibangunkan sendiri
atau mendapatkannya di pasaran. Perolehan perkakasan yang sesuai mengikut

34 | P a g e

persekitaran sistem operasi di syarikat tersebut. Kemudian, melatih pengguna
menggunakan sistem yang baru diperoleh itu untuk menjamin keberkesanan kepada
sistem baru termasuklah menggunakan perisian dan perkakasan baru selain daripada
kaedah baru yang harus dilaksanakan. Aktiviti pengujian sistem baru dengan menguji
aspek penerimaan penggguna perlu dijalankan untuk memastikan pengguna bersetuju
dengan jaminan kualiti sistem baru tersebut.

Pelaksanaan sistem merupakan fasa kedua terakhir dalam pembangunan
sistem. Setelah sistem baru berjaya dibangunkan, sampai ketikanya, sistem tersebut
mula berjalan atau beroperasi di lokasi pengguna. Semua dokumen dan tatacara
pengoperasian mesti disediakan untuk diserahkan kepada pengguna. Dokumen ini
termasuk dokumen keperluan, keupayaan, kekurangan, rekabentuk, operasi dan
penyenggaraan (manual) sistem.

Akhirnya, fasa penilaian dan penyenggaraan sistem. Aktiviti utama adalah
menilai sistem yang telah dibina sama ada ia memenuhi objektif atau beberapa
perubahan perlu dilakukan untuk mencapai objektif tersebut. Penilaian sistem
seringkali memerlukan pembangunan melihat kembali aktiviti yang dijalankan semasa
Analisis, rekabentuk dan implementasi sistem. Aktiviti penyelenggaraan sistem
merupakan pengemaskinian sistem yang berterusan selepas sistem tersebut
digunapakai.

Kesimpulannya, perkara di atas merujuk kepada segala aktiviti yang harus
dilaksanakan demi membangunkan sistem. Setiap fasa yang dijalankan melancarkan
lagi pemprosesan sistem.

35 | P a g e

4.3 REKABENTUK PROJEK

Sebelum menghasilkan sistem E-DeMerit ini, aplikasi google docs dan google
form yang akan digunakan dikaji keberkesanannya. Pertama sekali, konsep dan
lakaran dikenalpasti dan dihasilkan. Carta alir dihasilkan bagi memastikan sistem ini
berfungsi dengan baik.

Di dalam membangunkan sistem ini, beberapa aktiviti dijalankan dengan
merekabentuk sistem yang tepat dan lengkap. Bagi mereka bentuk sistem, data
dikenalpasti supaya prototaip ini dapat berfungsi mengikut objektif yang ditetapkan.
Setelah sistem dihasilkan, sistem EDSM ini akan diuji keberkesanan fungsiannya.
Data yang terkumpul dari Google Spreedsheet di pindahkan ke Microsoft Excel
dengan beberapa pengaturcaraan untuk menghasilkan maklumat yang diperlukan
oleh Pihak Pengurusan Asrama.

4.4 KOS BAHAN PROJEK

Dalam setiap pelaksanaan projek mestilah akan wujud kos perlaksanaan.
Biarpun begitu, bagi projek yang dilaksanakan kali ini, kos yang diperlukan ialah RM
0. Ini menandakan bahawa projek ini tidak memakan sebarang kos malah efektif.

36 | P a g e

4.5 KERANGKA KERJA

MULA

MENEGENAL PASTI KEBERKESANAN APLIKASI
GOOGLE DOCS

MEMBANGUNKAN SISTEM EDMS DENGAN
MENGGUNAKAN GOOGLE FORM

TIDAK PENGUJIAN
SISTEM

DATA DIKUMPULKAN KE DALAM
GOOGLE SPREEDSHEET

DATA DIPINDAHKAN KE MICROSOFT EXCEL

DATA DIPROSES UNTUK TIDAK
MENDAPATKAN
MAKLUMAT

YA

TAMAT

Carta 4.5(a) Carta Alir Kerangka Kerja

37 | P a g e

Rajah 4.5(b) Lima Langkah Mudah Tindakan Warden Mengakses E-DeMerit
38 | P a g e

Rajah 4.5(c) Kod QR dan Antaramuka Aplikasi Ketika Mengakses E-DeMerit
39 | P a g e

4.6 PROSEDUR KERJA
4.6.1 APLIKASI GOOGLE FORM

Rajah 4.6.1 (a) Log In ke akuan Google dan pilih Drive

Rajah 4.6.1(b) Log In ke Acc Google dan pilih Drive Pilih drive
40 | P a g e

Rajah 4.6.1(c) Tekan New dan Pilih Google Form di ruang ‘More’

Rajah 4.6.1(d)6 Soalan bagi pilihan nama warden di masukkan ke ruang soalan.
41 | P a g e

Rajah 4.6.1(e) Pilih jenis atau bentuk jawapan dan masukkan pilihan jawapan.

Rajah 4.6.1(f) Soalan dan Pilihan jawapan bagi Blok Pelajar
42 | P a g e

Rajah 4.6.1(g) Contoh Pilihan Nama Pelajar Bagi Blok 1
43 | P a g e

Rajah 4.6.1(h) Jenis kesalahan dijadikan sebagai pilihan jawapan
44 | P a g e

Rajah 4.6.1(i) Bahagian No Rujukan Surat Tuduhan Berserta Ruangan Jawapan
Bagi Nombor Rujukan

Rajah 4.6.1(j) Penguhuman yang menandakan Laporan telah direkodkan.

45 | P a g e

Rajah 4.6.1(k) Paparan muka depan Borang Soal Selidik

Rajah 4.6.1(l) Link yang akan membawa responden terus ke laman Borang Soal
Selidik
46 | P a g e

4.6.2 APLIKASI GOOGLE SPREADSHEET

Rajah 4.6.2 Paparan Data Di Dalam Google Spreadsheet
Selepas warden mengisi borang tersebut, data tersebut akan diproses di
Google Spreadsheet. Soalan pada borang tersebut akan dipaparkan pada bahagian
atas Google Spreadsheet mengikut blok. Setiap kali warden mengisi borang
tersebut, nama warden akan terpapar di bahagian nama warden dan akan tercatat
waktu dan tarikh warden tersebut mengisi borang. Selepas data tersebut tercatat di
Google Spreadsheet, data tersebut akan di Analisis pada perisian Microsoft Excel.

47 | P a g e

4.6.3 APLIKASI MICROSOFT EXCEL

Rajah 4.6.3 Pengaturcaraan Dalam Aplikasi Microsoft Excel
48 | P a g e

BAB 5: KESIMPULAN DAN CADANGAN KAJIAN

5.1 HASIL DAPATAN

5.1.1 ANALISIS DARI KAJIAN RINTIS (JUMLAH REKOD KESALAHAN
MENGIKUT KATEGORI)

Kumpulan kami telah melakukan Pilot Test (kajian rintis) bagi 60 kesalahan
pelajar yang direka bagi menguji sistem yang dibangunkan ini. Daripada data yang
diperolehi, kami telah memindahkannya dari aplikasi Google SpreadSheet ke
Microsoft Excel untuk memprosesnya agar data yang dikumpul dapat dibaca dan
difahami dengan mudah.

Jumlah Rekod Kesalahan Mengikut Kategori Jumlah

10 5

8
87

6
65

43 3 33

2 1 2 22
2 1 11 11 1

0 00 0 00 0 0

B01 B02 B03 B04 B05 B06 B07 B08 B09 B10 S01 S02 S03 S04 S05 S06 S07 R01 R02 R03 R04 R05 R06 R07 R08 R09 R10

Rajah 5.1.1 Jumlah Rekod Kesalahan Mengikut Kategori

Gambar rajah di atas menunjukkan jumlah rekod kesalahan mengikut
kategori. Jumlah rekod kesalahan yang direkod adalah sebanyak 58 rekod
kesalahan. Pemarkahan demerit terbahagi kepada tiga bahagian iaitu kesalahan
berat (B), kesalahan sederhana (S) dan kesalahan ringan (R). Rekod kesalahan
terbanyak adalah B06 iaitu kategori berat. Kesalahan B06 adalah menceroboh
kawasan asrama puteri bagi pelajar putera dan sebaliknya. Kesalahan ini akan
menolak sebanyak 50 mata demerit. Setiap pelajar dibekalkan 100 markah merit dan
jika ia mencapai markah 100 merit, maka pelajar tersebut bakal dibuang sekolah /
kolej.

49 | P a g e