i Edisi Pertama Cetakan Pertama 2016 Cetakan Kedua 2017 Cetakan Ketiga 2018 Cetakan Keempat 2019 Cetakan Kelima 2020 Cetakan Keenam 2021 Edisi Kedua Cetakan Ketujuh 2022 © Kementerian Pendidikan Malaysia Hak Cipta Terpelihara. Mana-mana bahan dalam buku ini, tidak dibenarkan diterbitkan semula, disimpan dalam cara yang boleh dipergunakan lagi, ataupun dipindahkan dalam sebarang bentuk atau cara, baik dengan elektronik, mekanik, penggambaran semula mahupun dengan cara perakaman tanpa kebenaran terlebih dahulu daripada Pengarah Bahagian Pendidikan dan Latihan Teknikal Vokasional, Kementerian Pendidikan Malaysia; Aras 5&6, Blok E14, Kompleks Kerajaan Parcel E, Pusat Pentadbiran Kerajaan Persekutuan 62604 Wilayah Persekutuan Putrajaya. Diterbitkan untuk Kementerian Pendidikan Malaysia.
ii KANDUNGAN Muka Surat AHLI JAWATANKUASA v PENGHARGAAN vii 1. NAMA DAN TARIKH KUATKUASA 1 2. TUJUAN 1 3. SKOP 1 4. OBJEKTIF ON-THE-JOB TRAINING (OJT) 1 5. SINGKATAN DAN TAFSIRAN 1 6. PENDAFTARAN OJT 6.1 Syarat pendaftaran 6.2 Tempoh pendaftaran 2 7. PERSEDIAAN SEBELUM OJT 7.1 Taklimat OJT 7.2 Penempatan OJT 7.3 Pemilihan OL 7.4 Perjanjian atau kontrak 2 8. KEPERLUAN SEMASA OJT 8.1 Melapor Diri di Organisasi Latihan (OL) 8.2 Pertukaran OL 8.3 Cuti 8.4 Pemantauan OJT Pelajar 8.5 Keperluan Skim Perlindungan 8.6 Dokumen Tuntutan Kemalangan 8.7 Saluran Maklum Malas/Aduan Pelajar 4 9. PENGESAHAN TAMAT OJT 9.1 Dokumen Tamat OJT 9.2 Rekod Kehadiran 6 10. PENILAIAN PRESTASI OJT 10.1 Penilaian OL 10.2 Penilaian Institusi 10.3 Keputusan OJT 10.4 Syarat Lulus 10.5 Rayuan 7
iii 11. PERATURAN AM 11.1 Pematuhan Peraturan 11.2 Tangguh OJT 11.3 Lanjut Tempoh OJT 11.4 Ulang OJT 8 12. TINDAKAN DISIPLIN 9 13. PENULISAN BUKU LOG 10 14. PENULISAN LAPORAN OJT 10 15. PANDUAN PENULISAN 10 16. TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN 16.1 Carta Alir Kerja Sebelum OJT 16.2 Carta Alir Kerja Semasa OJT 16.3 Carta Alir Kerja Selepas Tamat OJT 12 17. PELAKSANAAN OJT DI LUAR NEGARA 18
iv LAMPIRAN i. Borang Biodata Pelajar KVOJT01 ii. Borang Pendaftaran (OJT) KVOJT02 iii. Aku Janji Pelajar KVOJT03 iv. Surat Permohonan Tempat OJT KVOJT04* v. Surat Jawapan Organisasi Latihan KVOJT05* vi. Surat Pembatalan Penempatan OJT KVOJT05A* vii. Akuan Lepas Tanggung Pelajar OJT KVOJT06 viii. Surat Pengesahan Penempatan OJT KVOJT07* ix. Surat Pengesahan Pelatih OJT KVOJT08* x. Kad Pengesahan Lapor Diri KVOJT09* xi. Surat Lantikan PP dan PPO serta Arahan Melaksanakan Penyeliaan KVOJT10 xii. Surat Permohonan Lawatan Penyeliaan KVOJT11 xiii. Surat Pengesahan Penyeliaan OJT KVOJT12 xiv. Borang Maklum Balas Penyeliaan OJT ( Organisasi Latihan ) KVOJT13* xv. Borang Maklum Balas Penyeliaan OJT ( Pelajar ) KVOJT14 xvi. Borang Maklum Balas Penyeliaan OJT ( PPO) KVOJT15 xvii. Borang Aduan dan Salah Laku KVOJT16 xviii. Borang Penilaian Prestasi OJT (Organisasi Latihan) KVOJT17* xix. Borang Penilaian OJT KVOJT18 xx. Borang Markah dan Keputusan OJT KVOJT19 xxi. Analisis Pencapaian Prestasi OJT KVOJT20 xxii. Surat Pengesahan Tamat OJT KVOJT21* xxiii. Surat Mohon Penangguhan / Lanjut OJT KVOJT22 xxiv. Surat Kelulusan Penangguhan / Lanjut OJT KVOJT23 xxv. Surat Amaran Tidak Patuh Peraturan Disiplin KVOJT24 xxvi. Surat Tidak Layak Menjalani OJT KVOJT25 xxvii. Surat Pemakluman Status Gagal (OJT) KVOJT26 xxviii. Surat Makluman Mengulang OJT KVOJT27 xxix. Surat Ucapan Penghargaan dan Terima Kasih KVOJT28 xxx. Borang Pemarkahan OJT Alternatif KVOJT29 xxxi. Borang Permohonan OJT Luar Negara KVOJT30 xxxii. Senarai Semak OJT Luar Negara KVOJT31 *Surat/borang disediakan dalam dwibahasa
v AHLI JAWATANKUASA ON-THE-JOB TRAINING (OJT) KLUSTER PEMBANGUNAN KURIKULUM DAN PROGRAM TVET BAHAGIAN PENDIDIKAN DAN LATIHAN TEKNIKAL VOKASIONAL (BPLTV) PENASIHAT Ts. Hajah Zanariah binti Haji Ahmad Pengarah PENGERUSI Zulkernai bin Fauzi (P.M.K., K.M.N) Timbalan Pengarah Kanan TIMBALAN PENGERUSI Hafidzah binti Omar Ketua Penolong Pengarah Kanan Sektor Kurikulum TVET PENASIHAT AKADEMIK Prof. Dr. Erween bin Abd. Rahim Fakulti Kejuruteraan Mekanikal dan Pembuatan UTHM PENGURUS PROJEK Anuar bin Mohd Som Sektor Kurikulum TVET SETIAUSAHA Amizah Binti Amir Aiza Musfira binti Mozi AHLI-AHLI JAWATANKUASA 1. Nurul Mukhlis bin Kostor 2. Ahmad Fairuz bin Yusof 3. Adlan Hidayah bin Halim 4. Mohd Raja Alam bin Mohd Yassin 5. Hanis binti Mohamed
vi 6. Mohd Arieff bin Zakaria 7. Siti Fatimah binti Shuhod 8. Saliza binti Mohd. Abd. Wahab 9. Sharifah Hafzan binti Shahidin JAWATANKUASA KAWALAN KUALITI PENGERUSI Zulkernai bin Fauzi (P.M.K., K.M.N) Timbalan Pengarah Kanan TIMBALAN PENGERUSI Hafidzah binti Omar Ketua Penolong Pengarah Kanan Sektor Kurikulum TVET AHLI-AHLI 1. Rahmah bin Sa’aid 2. Dr. Noor Mala binti Othman 3. Salwana binti Mahamud
vii PENGHARGAAN Bahagian Pendidikan dan Latihan Teknikal Vokasional (BPLTV) ingin merakamkan setinggi-tinggi penghargaan atas sokongan dan kerjasama semua pihak yang terlibat dalam menghasilkan Garis Panduan On-The-Job Training (OJT) ini. Sumbangan yang diberikan menunjukkan komitmen, sokongan serta jalinan kerja sepasukan yang begitu erat dan bermakna bagi memastikan program OJT dapat dilaksanakan dengan berkesan di kolej vokasional. Semoga garis panduan ini menjadi sumber rujukan bagi mencapai matlamat dalam melahirkan tenaga kerja mahir serta menjana modal insan kreatif dan inovatif di bawah Transformasi Pendidikan Teknik dan Vokasional dalam memenuhi aspirasi negara. Bahagian Pendidikan dan Latihan Teknikal Vokasional Kementerian Pendidikan Malaysia, Aras 5 & 6, Blok E14, Kompleks Kerajaan Parcel E, Pusat Pentadbiran Kerajaan Persekutuan, 62604 Wilayah Persekutuan Putrajaya. Telefon : 03-8884 5154 Faks : 03-8884 5049 Laman web kementerian : https://www.moe.gov.my Laman web BPLTV : http://bpltv.moe.gov.my
1 1. NAMA DAN TARIKH BERKUAT KUASA Panduan ini adalah dinamakan Garis Panduan On-The-Job Training (OJT) Kolej Vokasional, Kementerian Pendidikan Malaysia yang berkuat kuasa pada 2015. 2. TUJUAN Garis Panduan ini bertujuan memberi panduan mewujudkan keseragaman kepada semua institusi pendidikan yang melaksanakan program Diploma Vokasional Malaysia (DVM) dalam mengendalikan segala urusan yang berkaitan dengan OJT. OJT adalah satu syarat wajib bergraduat bagi pelajar program Diploma Vokasional Malaysia (DVM). Pelaksanaan OJT adalah bertujuan untuk meningkatkan tahap kompetensi dalam dunia pekerjaan sebenar. Di samping itu, kemahiran insaniah dapat diterapkan dan meningkatkan kebolehpasaran graduan. 3. SKOP OJT Latihan berstruktur dilaksanakan berdasarkan kurikulum program pengajian supaya selari dengan keperluan industri. 4. OBJEKTIF OJT 4.1. Mengaplikasi pengetahuan dan kemahiran yang berkaitan di tempat kerja. 4.2. Meningkatkan kemahiran komunikatif secara berkesan. 4.3. Mengamalkan kerja berpasukan. 4.4. Meningkatkan tahap profesionalisme dan beretika dalam mematuhi dasar-dasar, prosedur dan kaedah-kaedah di dalam organisasi. 4.5. Meningkatkan kebolehpasaran graduan. 5. SINGKATAN DAN TAFSIRAN BPLTV Bahagian Pendidikan dan Latihan Teknikal Vokasional Buku Log Buku catatan harian dan refleksi kerja-kerja yang dilakukan semasa menjalani OJT DVM Diploma Vokasional Malaysia Institusi Institusi pendidikan yang melaksanakan program DVM Ketua Jabatan Ketua instisusi seperti Pengarah KV atau pegawai yang dilantik mewakili ketua institusi
2 KIT OJT Surat KVOJT 08, Kad KVOJT 09, buku log, GP OJT dan buku kehadiran KJPP Ketua Jabatan Pentaksiran dan Penilaian KPM Kementerian Pendidikan Malaysia KUPLI Ketua Unit Perhubungan dan Latihan Industri KV Kolej Vokasional OJT On-The-Job Training ialah latihan pekerjaan di industri, agensi kerajaan atau swasta yang wajib diikuti oleh setiap pelajar peringkat diploma antara 4 hingga 6 bulan pada semester 5 OL Organisasi Latihan merupakan tempat OJT Organisasi Tempat latihan yang dipersetujui oleh pihak KV untuk pelajar menjalani OJT PO Penyelia Organisasi yang menyelia dan menilai pelajar PP Pensyarah Penilai ialah pensyarah yang dilantik oleh Ketua Jabatan untuk menyelaras Laporan OJT dan penilaian prestasi pelajar PPO Pensyarah Penyelia OJT ialah pensyarah yang dilantik oleh Ketua Jabatan untuk membimbing, memantau dan menilai pelajar sepanjang tempoh OJT Program Diploma Kelayakan Kemahiran Vokasional di peringkat diploma dianugerahkan kepada seseorang seperti yang disyaratkan oleh Senat Kolej Vokasional Kementerian Pendidikan Malaysia Skop Kerja Program Senarai kemahiran dan tugasan yang dipraktikkan sepanjang tempoh OJT SVM Sijil Vokasional Malaysia UPLI Unit Perhubungan dan Latihan Industri 6. PENDAFTARAN OJT 6.1 Syarat Pendaftaran 6.1.1 Pelajar dilindungi insurans. 6.1.2 Pelajar memiliki Green Card bagi bidang yang berkenaan. 6.1.3 Memenuhi syarat Iain yang ditetapkan oleh Jawatankuasa Akademik Kolej dari semasa ke semasa. 6.2 Tempoh Pendaftaran Pelajar diwajibkan mendaftar kursus OJT di semester keempat (4). 7. PERSEDIAAN SEBELUM OJT 7.1 Taklimat OJT Pelajar WAJIB menghadiri taklimat OJT:
3 7.1.1 Taklimat OJT 1 i. Pendaftaran dan penempatan OJT ii. Dokumen OJT (KVOJT 01 hingga KVOJT 06 dan Skop Kerja Program) 7.1.2 Taklimat OJT 2 i. Peraturan dan disiplin semasa OJT ii. Penilaian dan pentaksiran OJT iii. Dokumen tamat OJT (Buku Log, Laporan OJT, Rekod Kehadiran OJT dan Surat Tamat OJT) 7.2 Penempatan OJT Pelajar boleh memohon tempat OJT dengan menggunakan kaedah berikut: 7.2.1 Melalui UPLI i. Rujuk senarai OL yang disediakan. ii. Serahan resume untuk urusan permohonan. iii. Membuat persediaan untuk ditemuduga oleh OL (sekiranya perlu). iv. Menyemak status permohonan. atau; 7.2.2 Memilih sendiri OL dan membuat permohonan menggunakan: i. Borang permohonan KVOJT04 ii. Borang jawapan KVOJT05 iii. Resume iv. Skop Kerja Program 7.2.3 Pelajar dibenarkan memohon lebih daripada satu tempat latihan dan membuat pembatalan secara rasmi kepada OL yang tidak dipilih. 7.3 Pemilihan OL 7.3.1 OL yang dipilih hendaklah menepati Skop Kerja Program. 7.3.2 Pelajar dibenarkan menjalani OJT di industri, agensi awam atau swasta yang mempunyai fasiliti memenuhi keperluan Skop Kerja Program. 7.3.3 Tidak dibenarkan memilih OL di mana pemilik atau pentadbir mempunyai hubungan keluarga dengan pelajar.
4 7.4 Sebarang perjanjian atau kontrak yang ditawarkan oleh OL perlu mendapat kelulusan Ketua Jabatan. 8. KEPERLUAN SEMASA OJT 8.1 Melapor diri di Organisasi Latihan (OL) 8.1.1 Pada tarikh dan masa yang ditetapkan. 8.1.2 Berpakaian sesuai dan sopan. 8.1.3 Membawa kad pelajar dan kit OJT. 8.1.4 Menghantar Kad Pengesahan Lapor Diri (KVOJT09) yang lengkap dalam tempoh DUA (2) minggu selepas melapor diri. 8.2 Pertukaran OL 8.2.1 Pertukaran tidak dibenarkan selepas surat pengesahan penempatan KVOJT07 dikeluarkan. Pertukaran tempat latihan hanya akan dipertimbangkan atas alasan-alasan yang munasabah dan mendapat kebenaran bertulis daripada Ketua Jabatan. 8.2.2 Tempoh pertukaran OL adalah dalam masa 14 hari dan perlu diganti bagi memenuhi jam pembelajaran. 8.2.3 Pelajar perlu mendapatkan Borang Jawapan Organisasi Latihan KVOJT05 dari OL baharu sebelum menamatkan OJT di OL sedia ada. 8.3 Cuti Kelonggaran cuti diberikan bagi kes-kes berikut: 8.3.1 Kes kecemasan i. Kes kecemasan seperti sakit tenat dan kematian yang melibatkan ahli keluarga terdekat (ibu/bapa/penjaga); ii. Bencana/wabak; iii. Tempoh maksimum yang dibenarkan adalah tiga (3) hari termasuk cuti hujung minggu; iv. Salinan sijil kematian/surat kecemasan perlu ditampal dalam buku log. 8.3.2 Cuti Sakit i. Cuti kerana sakit perlu dibuktikan dengan sijil cuti sakit daripada klinik kerajaan atau klinik swasta. ii. Sijil cuti sakit swasta tidak melebihi dua (2) hari. iii. Penggantian tempoh cuti sakit seperti dalam Jadual 1 dan 2.
5 Jadual 1 : Cuti sakit dan tindakan Bilangan Cuti Sakit Tindakan < 5% dari tempoh OJT Tidak diganti > 5% dari tempoh OJT Diganti > 15% dari tempoh OJT Penangguhan OJT Jadual 2 : Cuti kuarantin dan tindakan Bilangan Cuti Kuarantin Tindakan 7 hari (kali pertama) Tidak diganti > 7 hari (kali ke-2) Diganti >15% dari jumlah hari OJT Penangguhan OJT 8.3.3 Cuti Khas i. Terlibat sebagai peserta dalam pertandingan peringkat kebangsaan dan antarabangsa. ii. Tempoh maksimum yang dibenarkan adalah selama dua (2) minggu dan tidak perlu diganti. 8.3.4 Memaklumkan kepada PPO dengan kadar segera dan salinan dokumen berkaitan perlu dihantar sebagai bukti. 8.3.5 Cuti khas tidak terpakai untuk mengerjakan umrah, haji atau melancong. 8.4 Pemantauan OJT Pelajar 8.4.1 PPO memantau sekurang-kurangnya dua (2) kali. 8.4.2 Pemantauan kali pertama wajib dilaksanakan secara bersemuka dalam tempoh dua (2) minggu pertama. 8.4.3 Pemantauan secara dalam talian boleh juga dilaksanakan jika terdapat keperluan berdasarkan situasi semasa. 8.4.4 Dokumen yang perlu disediakan pelajar: i. Buku Log ii. Laporan OJT iii. Maklum balas/aduan pelajar 8.4.5 Lantikan PPO dan PP i. Pelantikan PPO dan PP oleh Ketua Jabatan. ii. PPO merupakan pensyarah kursus vokasional dengan minimum satu (1) tahun pengalaman mengajar.
6 iii. PP merupakan pensyarah kursus vokasional dengan minimum lima (5) tahun pengalaman mengajar. 8.5 Keperluan Skim Perlindungan 8.5.1 Pelajar OJT dilindungi Skim Takaful Insurans Kelompok. 8.5.2 Pelajar juga digalakkan mencarum skim perlindungan PERKESO. 8.6 Dokumen Tuntutan Kemalangan 8.6.1 Dokumen yang perlu disediakan oleh pelajar atau waris: i. Borang tuntutan insurans dari KV ii. Salinan laporan polis iii. Laporan perubatan iv. Surat Akuan Pengesahan Pelajar v. Salinan Kad Pengenalan yang disahkan vi. Sijil Kematian yang disahkan (jika berkaitan) 8.7 Saluran Maklum Balas/Aduan Pelajar Sebarang maklum balas/aduan boleh disalurkan kepada UPLI secara bersemuka, telefon, surat atau emel. 9. PENGESAHAN TAMAT OJT 9.1 Pelajar dikehendaki menghantar dokumen berikut dalam tempoh tujuh (7) hari selepas tamat OJT : 9.1.1 Surat Pengesahan Tamat OJT 9.1.2 Buku Log adalah buku laporan harian yang perlu ditulis setiap hari kerja dan disemak serta disahkan oleh PO pada setiap minggu. Terdapat ruangan khas dalam dokumen ini yang perlu di isi oleh PO dan PPO (Rujuk Buku Log OJT). 9.1.3 Laporan OJT bercetak perlu disiapkan sepenuhnya dalam tempoh tujuh (7) hari selepas tamat OJT. Format penyediaan laporan boleh dirujuk dalam Bahagian 15: Format Penulisan OJT. 9.1.4 Buku rekod kehadiran yang telah disahkan oleh PO setiap bulan. 9.2 Kegagalan mematuhi perkara 9.1.1 hingga 9.1.4 menyebabkan pelajar tidak layak bergraduat pada tahun semasa.
7 10. PENILAIAN PRESTASI OJT 10.1 Penilaian OL (40%) 10.1.1 Membina personaliti individu yang positif 10.1.2 Kemahiran berkomunikasi 10.1.3 Mengamalkan etika dan peraturan kerja yang baik 10.1.4 Mengadaptasi alam pekerjaan 10.1.5 Menghasilkan laporan harian OJT 10.2 Penilaian Institusi (60%) 10.2.1 Penilaian Buku Log OJT (20%) 10.2.2 Penilaian Laporan OJT (40%) 10.3 Keputusan OJT 10.3.1 Kategori Lulus OJT seperti Jadual 3 dan Jadual 4. 10.3.2 Keputusan OJT diumumkan setelah mendapat pengesahan dari Jawatankuasa Akademik. Jadual 3: Status Lulus OJT (Sehingga ambilan 2021) Markah Gred Nilai Gred Pencapaian 90-100 A 4.00 Cemerlang 80-89 A- 3.67 Baik 70-79 B+ 3.33 65-69 B 3.00 Lulus 60-64 B- 2.67 55-59 C+ 2.33 Gagal 50-54 C 2.00 45-49 D+ 1.67 40-44 D 1.33 35-39 D- 1.00 0-34 E 0.00
8 Jadual 4: Status Lulus OJT (Mulai ambilan 2022) Markah Gred Nilai Gred Pencapaian 90-100 A+ 4.00 Cemerlang 80-89 A 3.67 Baik 75-79 A- 3.50 Lulus 70-74 B+ 3.33 65-69 B 3.00 60-64 B- 2.67 55-59 C+ 2.33 Gagal 50-54 C 2.00 45-49 C- 1.67 40-44 D+ 1.33 35-39 D 1.00 20-34 E 0.67 0-19 F 0.00 10.4 Syarat Lulus OJT 10.4.1 Kehadiran tidak kurang daripada 85% kecuali bersebab. 10.4.2 Markah keseluruhan tidak kurang dari 60% 10.4.3 Tiada kes disiplin 10.4.4 Buku Log OJT yang lengkap 10.5 Rayuan Rayuan boleh dikemukakan dalam tempoh lima (5) hari bekerja selepas keputusan dikeluarkan kepada Jawatankuasa Akademik. Keputusan rayuan akan dimaklumkan dalam tempoh lima (5) hari selepas Jawatankuasa Akademik bersidang. 11. PERATURAN AM 11.1 Pelajar perlu mematuhi peraturan am seperti berikut: 11.1.1 Berdisiplin tinggi dan bersahsiah baik 11.1.2 Mematuhi disiplin dan etika kerja 11.1.3 Memastikan maklumat/dokumen diberikan sahih dan tepat
9 11.2 Tangguh OJT Pelajar yang tidak hadir melebihi 15% pada tahun semasa disebabkan sakit berpanjangan/kemalangan/pembedahan boleh memohon penangguhan kepada Jawatankuasa Akademik. 11.3 Lanjut tempoh OJT Pelajar yang tidak hadir kurang daripada 15% pada tahun semasa boleh memohon pelanjutan OJT kepada Jawatankuasa Akademik. 11.4 Ulang OJT Pelajar gagal OJT layak mengulang satu (1) kali sahaja dalam 1 tahun/tempoh pengajian tertakluk kepada keputusan Jawatankuasa Akademik. 12. TINDAKAN DISIPLIN 12.1 Pelanggaran mana-mana peraturan yang ditetapkan mengakibatkan tindakan disiplin seperti Jadual 5: Jadual 5: Tindakan Disiplin (Rujuk Cuti Sakit) Bil Kesalahan Tindakan Tidak Hadir (tanpa sebab) 1 Tidak hadir 3 hari bekerja Amaran bertulis 1 2 Tidak hadir 7 hari bekerja Amaran bertulis 2 3 Tidak hadir melebihi 12 hari bekerja Notis Gagal OJT Lain-lain 1 Diberhentikan oleh organisasi (Dengan sebab) Notis Gagal OJT 2 Memalsukan dokumen OJT Notis Gagal OJT 3 Kes disiplin Amaran bertulis Tidak memenuhi syarat Lulus OJT 1 Kehadiran kurang 85% Notis Gagal OJT 2 Tidak menghantar/ melengkapkan dokumen penilaian dan pentaksiran OJT Notis Gagal OJT 3 Tidak mengemukakan surat tamat OJT Notis Gagal OJT
10 13. PENULISAN BUKU LOG Pelajar diwajibkan menulis buku log pada setiap hari serta mendapatkan maklum balas dan pengesahan PO setiap minggu. Panduan penulisan buku log: i. Huraian ringkas berkaitan aktiviti harian yang dilaksanakan ii. Pengetahuan/kemahiran yang diperoleh iii. Peralatan/teknologi yang digunakan iv. Gambarajah/carta alir jika berkaitan v. Isu/cabaran jika ada vi. Catatan/refleksi/kaedah penyelesaian 14. PENULISAN LAPORAN OJT Pelajar perlu menyiapkan Laporan OJT pada minggu akhir OJT secara bercetak berdasarkan kandungan berikut: i. Muka depan ii. Perakuan Pelajar iii. Penghargaan iv. Senarai Kandungan v. Senarai Rajah vi. Senarai Jadual vii. Senarai Lampiran viii. Bab 1: Pengenalan ix. Bab 2: Latar Belakang Organisasi x. Bab 3: Ringkasan Mingguan xi. Bab 4: Laporan Teknikal xii. Bab 5: Dapatan dan Cadangan xiii. Bab 6: Kesimpulan xiv. Rujukan xv. Lampiran 15. PANDUAN PENULISAN 15.1 Laporan hendaklah bertaip, bercetak dan berjilid. 15.2 Jumlah muka surat hendaklah tidak kurang daripada 40 muka surat dan dicetak single side.
11 15.3 Laporan hendaklah disediakan dalam Bahasa Melayu menggunakan Sistem Ejaan Rumi Bahasa Melayu Dewan Bahasa dan Pustaka edisi terkini. 15.4 Penggunaan istilah Bahasa Inggeris hendaklah menggunakan Italic atau dengan “....” atau diletakkan dalam kurungan (....) bagi membantu pemahaman istilah Bahasa Melayu. Contoh: Space atau “Space” atau (Space). 15.5 Font yang digunakan adalah jenis Arial atau Times New Roman bersaiz 12 dan menggunakan double spacing. 15.6 Penggunaan ayat perlulah tepat, padat, mudah difahami dan menggunakan ayat pasif. 15.7 Senarai rujukan hendaklah dalam format American Psychological Association (APA). Contoh penulisan rujukan mengikut format APA ditunjukkan dalam Rajah 1. Rajah 1: Contoh penulisan rujukan mengikut format APA
12 16. TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN 16.1 Carta alir kerja sebelum OJT Tanggungjawab Carta Alir Rekod Mula Taklimat pertama OJT Penerimaan borang pendaftaran OJT Permohonan mendapatkan tempat OJT Tidak berjaya Pengesahan status Berjaya Tamat Taklimat kedua OJT (syarat dan keperluan OJT) Mendapatkan surat penempatan KUPLI UPLI UPLI UPLI KUPLI Pelajar Notis OJT Borang pendaftaran OJT Surat permohonan OJT ke OL Senarai pelajar dan OL yang menerima pelajar, surat penempatan OJT Akujanji Pelajar OJT, Akuan Lepas Tanggung, Buku Log OJT, Laporan OJT, Insuran, Rekod Cuti Surat penempatan OJT
13 16.1.1 Aktiviti Sebelum OJT Aktiviti Dokumen Tindakan Notis OJT Notis Pemberitahuan UPLI Taklimat Pertama OJT 1.Senarai Pelajar OJT 2.Borang Biodata Pelajar KVOJT01 3.Borang Pendaftaran OJT Pelajar KVOJT02 4.Borang Akujanji Pelajar KVOJT03 KUPLI/ UPLI Penghantaran Borang Selepas Taklimat Pertama 1.KVOJT01 2.KVOJT02 3.KVOJT03 Pelajar Surat Permohonan OJT 1.Surat Permohonan Tempat OJT KVOJT04 2.Senarai OL UPLI/ Pelajar Pengesahan Status Permohonan 1. Borang Jawapan Organisasi KVOJT05 2. Senarai pelajar yang berjaya UPLI/ Pelajar Taklimat Kedua OJT 1. Akuan Lepas Tanggung KVOJT06 2. Kad Pengesahan Lapor Diri KVOJT09 3. Buku Log OJT 4. Laporan OJT 5. Insurans 6. Rekod Cuti KUPLI/ UPLI
14 16.2 Carta alir kerja semasa OJT Tanggungjawab Carta Alir Rekod Mula Memulakan OJT, menghantar borang lapor diri, kad maklumat kepada UPLI Sediakan jadual lawatan OJT, senarai PPO/ PP Lantikan PPO/ PP Tindakan susulan OL (penetapan masa dan Tarikh lawatan) Tamat Menyediakan borang OJT Membuat penilaian prestasi OJT di OL Pengesahan tamat OJT Pelajar UPLI KUPLI UPLI UPLI PP/ PPO Pelajar Kad lapor diri, kad maklumat pelajar Jadual lawatan OJT, Senarai PPO/ PP Surat lantikan PPO/ PP, panduan penilaian OJT Surat pengesahan tamat OJT, Borang maklumbalas penyeliaan OJT, borang penilaian OJT Penilaian prestasi OJT Surat tamat OJT, buku log OJT, laporan OJT
15 16.2.1 Aktiviti semasa OJT Aktiviti Dokumen Tindakan Penghantaran Borang Selepas Melapor Diri ke UPLI 1. KadPengesahan LaporDiri KVOJT09 Pelajar Borang KVOJT KVOJT07 hingga KVOJT18 UPLI Penyeliaan OJT 1. Maklum Balas penyeliaan OJT (PO) KVOJT13 2. Maklum Balas Penyeliaan OJT (pelajar) KVOJT14 3. Maklum Balas Penyeliaan OJT (PPO) KVOJT15 4. Borang Aduan dan Salah Laku KVOJT16 PO/PPO/ Pelajar Panduan Penilaian 1. Borang Penilaian Prestasi OJT (OL) KVOJT17 2. BorangPenilaianOJT KVOJT18 3. Borang Markah &Keputusan OJT KVOJT19 4. AnalisisPencapaian Prestasi OJT KVOJT20 PP/ KJPP Menulis Buku Log Buku Log OJT Pelajar Menyedia Laporan OJT Laporan OJT Pelajar
16 16.3 Carta alir kerja tamat OJT Tanggungjawab Carta Alir Rekod Pelajar PP PP UPLI KUPLI Menerima surat pengesahan tamat OJT, Buku Log OJT, Laporan OJT Mula Menghantar surat pengesahan tamat OJT, Buku Log OJT, Laporan OJT, Rekod Kehadiran Membuat penilaian OJT Menerima markah penilaian Tamat Menyerahkan markah penilaian kepada KJPP Surat tamat OJT, Buku log OJT, Laporan OJT, Rekod kehadiran Surat tamat OJT, Buku log OJT, Laporan OJT, Borang penilaian OJT Borang penilaian OJT Borang penilaian OJT, borang markah, keputusan akhir OJT Borang markah, keputusan akhir OJT, Analisis pencapaian OJT
17 16.3.1 Aktiviti tamat OJT Aktiviti Dokumen Tindakan Penghantaran surat pengesahan tamat OJT, Buku Log OJT, Laporan OJT dan Rekod Kehadiran 1. Surat pengesahan tamat OJT 2. Buku log OJT 3. Laporan OJT 4. Rekod kehadiran Pelajar Penerimaan surat pengesahan tamat OJT, Buku Log OJT, Laporan OJT 1. Surat pengesahan tamat OJT 2. Buku log OJT 3. Laporan OJT PP Penilaian OJT 1. Borang Penilaian OJT KVOJT18 PP Penerimaan markah penilaian 1. Borang Penilaian OJT KVOJT18 2. Markah dan Keputusan OJT KVOJT19 UPLI Penyerahan markah penilaian kepada KJPP 1. Markah dan Keputusan OJT KVOJT19 2. Analisis Pencapaian Prestasi OJT KVOJT20 KUPLI
18 17. PELAKSANAAN OJT DI LUAR NEGARA Proses pelaksanaan latihan OJT di luar negara adalah sama seperti pelaksanaan OJT dalam negara dengan penambahan perkara-perkara berikut: 17.1 Mendapatkan sokongan daripada Pengarah KV (KVOJT02) dan mematuhi syarat kelayakan memohon adalah seperti berikut : 17.1.1 Tidak pernah dikenakan tindakan disiplin oleh KV. 17.1.2 Pelajar aktif dalam aktiviti kurikulum atau ko-kurikulum di KV. 17.2 Permohonan hendaklah diserahkan kepada KUPLI sekurang-kurangnya dua (2) bulan sebelum tarikh mula OJT. Dokumen yang perlu diserahkan adalah: 17.2.1 Borang KVOJT05 yang lengkap. 17.2.2 Salinan pasport dan/atau visa yang disahkan. 17.2.3 Salinan surat pengesahan tawaran/penerimaan menjalani latihan industri di luar negara oleh pihak yang terlibat. 17.2.4 Salinan Polisi Insurans Kesihatan Diri yang disahkan. 17.2.5 Surat kebenaran ibu bapa / penjaga. 17.2.6 Borang KVOJT030 yang lengkap. 17.2.7 Senarai Semak OJT luar negara KVOJT031 17.2.8 Kelulusan ke luar negara oleh KPM 17.3 Tempoh sah laku dokumen perjalanan hendaklah melebihi 6 bulan dari tarikh mula perjalanan. 17.4 Institusi bertanggungjawab untuk memaklumkan kepada Pejabat Kedutaan Malaysia / Pesuruhjaya Tinggi Malaysia di negara berkenaan. 17.5 Institusi bertanggungjawab untuk memaklumkan kepada Pejabat Kedutaan negara berkenaan / Pesuruhjaya Tinggi negara berkenaan di Malaysia. 17.6 Segala kos perjalanan dan pengurusan sepanjang menjalani OJT di luar negara atas tajaan/tanggungan pelajar sendiri. 17.7 OL yang dipilih mestilah syarikat yang berdaftar di Malaysia yang beroperasi di luar negara. 17.8 Pemantauan OJT luar negara boleh dilaksanakan secara bersemuka atau secara dalam talian tertakluk kepada kedudukan kewangan semasa institusi.
19 17.9 Carta alir permohonan OJT di luar negara: Tanggungjawab Carta Alir Rekod Gagal Gagal Pendaftaran OJT Mohon kebenaran untuk OJT luar negara Taklimat pertama OJT Mula Penerimaan borang pendaftaran OJT pelajar Proses 1 Proses 2 Berjaya Taklimat Kedua OJT Berjaya Mendapatkan Surat Penempatan OJT Tamat KUPLI Pelajar Pelajar KUPLI KUPLI KUPLI KUPLI KUPLI Notis OJT Borang permohonan Pendaftaran OJT KVOJT02 Borang KVOJT30 Borang KVOJT01, KVOJT02, KVOJT03, KVOJT05, KVOJT06, KVOJT30, KVOJT31 Semakan dokumen permohonan Saringan/temuduga Akujanji pelajar OJT, Akuan lepas tanggung cuti, Buku Log OJT, Laporan OJT, Insuran, KVOJT30 dan KVOJT31 Surat Penempatan OJT KUPLI
20 17.9.1 Aktiviti permohonan OJT di luar negara Aktiviti Dokumen Tindakan Notis OJT Notis Pemberitahuan UPLI Taklimat Pertama OJT 1. Senarai Pelajar OJT 2. Borang Biodata Pelajar KVOJT01 3. Borang Pendaftaran OJT Pelajar KVOJT02 4. Borang Akujanji Pelajar KVOJT03 KUPLI/ UPLI Permohonan penempatan OJT luar negara Borang Permohonan OJT Luar Negara KVOJT30 Pelajar Penerimaan borang pendaftaran OJT pelajar 1. Borang Biodata Pelajar KVOJT01 2. Borang Pendaftaran OJT Pelajar KVOJT02 3. Borang Akujanji Pelajar KVOJT03 4. Borang Permohonan OJT Luar Negara KVOJT30 5. Senarai Semak OJT Luar Negara KVOJT31 KUPLI Proses Semakan Dokumen 1. Borang Biodata Pelajar KVOJT01 2. Borang Pendaftaran OJT Pelajar KVOJT02 3. Borang Akujanji Pelajar KVOJT03 4. Borang Permohonan OJT Luar Negara KVOJT30 5. Senarai Semak OJT Luar Negara KVOJT31 KUPLI Proses Saringan Senarai Pelajar OJT Luar Negara KUPLI Taklimat Kedua OJT 1. Akuan Lepas Tanggung KVOJT06 2. Kad Pengesahan Lapor Diri KVOJT09 3. Buku Log OJT 4. Laporan OJT 5. Insurans 6. Cuti 7. KVOJT30 dan KVOJT31 KUPLI/ UPLI
21 Penempatan OJT 1. Surat Penempatan OJT KVOJT07 KUPLI
LAMPIRAN
BORANG BIODATA PELAJAR 1. NAMA PENUH: ……………………………………………………….. 2. NO. K/P: ……………………………………........................... 3. NO. KAD MATRIK: ……………………………………………………….. 4. PROGRAM : ............................................................................... 5. JANTINA: .................................................. 6. 7. AGAMA : BANGSA : …………………………………… …………………………………… . 8. BIASISWA/ PINJAMAN …………………………………… 9. ALAMAT TETAP: …………………………………………………………...…………………………………………........... ………………………..………………………………………...…………………………………….......... BANDAR/ DAERAH ……...…………............................ NEGERI: ………………………........ 10. NO. TEL: (R): ........................................................ H/P: ................................................. 11. KECACATAN JIKA ADA: ……………………………………………………………..…...................... 12. PENYAKIT LAIN JIKA ADA (NYATAKAN): ………………………………………………………….... 13. RABUN WARNA: * YA / TIDAK 14. NAMA IBU/ BAPA /PENJAGA: ………………………...………………………………………............. 15. PEKERJAAN BAPA: …………………………… NO. TEL. BAPA : .............................................. 16. PEKERJAAN IBU: ……………………………… NO. TEL. IBU :.................................................. 17. NAMA & NO. TELEFON WARIS YANG BOLEH DIHUBUNGI SEWAKTU KECEMASAN : ......................................................................................................................................................... .......................………………………………………………………………….…………………….......... PERAKUAN PELAJAR: Saya mengaku bahawa semua butiran di atas adalah benar. ………………………………… Tandatangan Pelajar Tarikh: (Gambar Saiz Pasport) KVOJT01
BORANG PENDAFTARAN ON-THE-JOB TRAINING (OJT) Tahun OJT: Tempoh OJT: NAMA KV: NAMA NO K/P NO KAD MATRIK PROGRAM JABATAN CADANGAN PENEMPATAN OJT Dalam negara / Luar negara (sila potong yang tidak berkenaan) Dengan ini saya memohon kebenaran untuk menjalani OJT pada tahun ini. Sekian, terima kasih. ..................................... Tandatangan pelajar Tarikh:......................................... PENTING: 1. Borang pendaftaran perlu diserahkan kepada Penyelaras OJT Jabatan dalam tempoh seminggu selepas tarikh Taklimat Pertama (1) diadakan. 2. Pelajar dikehendaki membuat satu salinan untuk simpanan. ULASAN PENGARAH Saya SETUJU/ TIDAK SETUJU permohonan pelajar di atas untuk menjalani OJT pada tahun ............... kerana telah memenuhi syarat kelayakan yang telah ditetapkan oleh Unit Perhubungan dan Latihan Industri. ...................................................... Tandatangan & Cop Rasmi: Pengarah KV Tarikh:................................ KVOJT02
AKU JANJI PELAJAR Saya : ...................................................................................................... Program : ………………………………………………………………….....…… No.Kad Pengenalan : ......................................................... No.Kad Matrik : .......................................................... Sesungguhnya, saya berjanji akan mematuhi semua undang-undang, kaedah-kaedah, peraturanperaturan dan apa-apa arahan yang terpakai kepada pelajar-pelajar KOLEJ VOKASIONAL ……………….. dan segala bentuk peraturan serta arahan pihak Organisasi Latihan sepanjang saya menjalani latihan. Maka dengan ini saya berjanji bahawa saya akan mematuhi segala peraturan-peraturan seperti yang dinyatakan di bawah:- 1. Menghadiri taklimat OJT. 2. Memilih hanya satu tempat latihan sahaja. 3. Menghantar borang-borang yang berkaitan (borang jawapan,resume dan lain-lain dokumen) pada masa yang ditetapkan. 4. Melapor diri di organisasi latihan pada tarikh dan masa yang ditetapkan. 5. Menghantar kad maklumat lapor diri semasa latihan. 6. Tidak menukar tempat latihan tanpa kebenaran Unit Perhubungan dan Latihan Industri. 7. Menulis Buku Log setiap hari dan mendapatkan tandatangan Penyelia Organisasi setiap minggu. 8. Tidak melakukan kesalahan atau melanggar peraturan Organisasi Latihan. 9. Tidak menamatkan latihan sebelum tarikh yang ditetapkan. 10. Mendaftar diri di kolej pada tarikh yang ditetapkan. 11. Menghantar Laporan Akhir OJT, Buku Log OJT, Buku Rekod Kehadiran yang lengkap diisi dan surat pengesahan tamat OJT. Saya sesungguhnya faham bahawa sekiranya saya tidak mematuhi peraturan-peraturan yang tersebut, maka tindakan yang sewajarnya boleh dikenakan terhadap saya. ...………………………………… ............................................... Tandatangan Pelajar Tandatangan Saksi Nama Pelajar:........................................ Cop Nama & Jawatan: NOTA: Saksi hendaklah dari kalangan Pengawai Unit Perhubungan & Latihan Industri (UPLI). Peringatan – Sila lengkapkan dan serahkan borang ini kepada UPLI dalam tempoh 1 minggu selepas Taklimat Pertama OJT. KVOJT03
Rujukan Kami : Tarikh : KEPADA SESIAPA YANG BERKENAAN Tuan, PERMOHONAN PENEMPATAN ON-THE-JOB TRAINING (OJT) BAGI PELAJAR KOLEJ VOKASIONAL TAHUN.................. Merujuk kepada perkara di atas, sukacita dimaklumkan bahawa pembawa surat ini adalah seorang pelajar Kolej Vokasional ……………………………………….(nama penuh kolej vokasional). Nama : No. K/P : No. Kad Matrik : Program : No. Telefon : Emel : 2. Pelajar ini dikehendaki menjalani OJT selama tempoh …….. bulan bagi memenuhi syarat wajib bergraduat serta layak dianugerahkan Diploma Vokasional Malaysia. Untuk makluman tuan pelajar ini turut disediakan skim perlindungan diri sepanjang tempoh latihan dilaksanakan. 3. Sehubungan itu, diharapkan pihak tuan dapat mempertimbangkan permohonan ini untuk tempoh bermula ……………………….hingga………………………… Sekiranya pihak tuan bersetuju menerima pelajar berkenaan, mohon untuk mengisi dan mengembalikan “Borang Jawapan” yang dilampirkan selewat-lewatnya SATU (1) BULAN dari tarikh surat ini diterima. Sekiranya pihak kami tidak menerima jawapan permohonan ini daripada pihak tuan, maka permohonan ini adalah dianggap TIDAK BERJAYA. 4. Sekiranya permohonan ini diterima, surat penempatan rasmi akan dihantar sebelum pelajar melapor diri di organisasi tuan bagi tujuan pengesahan. Segala pertimbangan dan kerjasama pihak tuan untuk memberi penempatan bagi menjayakan latihan industri ini amat kami hargai dan didahului dengan ucapan terima kasih. Sekian. “BERKHIDMAT UNTUK NEGARA” Saya yang menjalankan amanah, …………………………………. ( Pengarah KV ) KVOJT04
Unit Perhubungan Latihan Industri Ruj. Tuan : Kolej Vokasional ............................ Tarikh : ………………………………………. ………………………………………. (u.p : ) Tuan, TAWARAN TEMPAT BAGI PELAKSANAAN ON-THE-JOB TRAINING (OJT) Dengan hormat perkara diatas adalah dirujuk. 2. Sukacita dimaklumkan, permohonan tuan untuk penempatan pelajar bagi menjalani OJT adalah 3. Butiran pelajar yang akan menjalani latihan OJT berkenaan adalah seperti berikut : Nama :………………………………………….. Program :…………………………………………………………………………………… No. Telefon :…………………………………… Emel :………………………………….. Tempoh Latihan :……………………………….hingga ………………………………… Elaun bulanan : Disediakan / Tidak disediakan sebanyak RM……………………….. 4. Sehubungan itu, pelajar tuan dikehendaki untuk melaporkan diri kepada ………………………………….......... no. telefon..................................... pada tarikh yang dipersetujui. Kegagalan pelajar untuk melaporkan diri pada masa yang ditetapkan hendaklah dimaklumkan secara bertulis kepada kami. Sekian, terima kasih. …………………………………………………………………………………………………………………………………………. AKUAN PELAJAR Saya ..........…………………………………….No. K/P………………………………….. terima/tidak terima tawaran untuk menjalani OJT di organisasi latihan diatas. Saya sedia maklum sekiranya terdapat tawaran dari organisasi lain selepas ini, ianya akan di batalkan. .................................................................. Nama Pelajar : Tarikh : Diluluskan Tidak diluluskan KVOJT05
Rujukan Kami : Tarikh : Kepada : ( Nama & alamat OL) Tuan, PEMBATALAN PENEMPATAN ON-THE-JOB TRAINING (OJT) Perkara di atas mohon dirujuk. 2. Adalah dimaklumkan bahawa pelajar bernama ………………………, mengikuti program Diploma ..……………………….. dari Kolej Vokasional ………………………..,No kad pengenalan …………………… ingin membuat pembatalan penempatan OJT di organisasi tuan. 3. Pembatalan penempatan On-The-Job Training (OJT) di organisasi tuan disebabkan oleh …………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………… 4. Harapan kami agar permohonan ini mendapat pertimbangan yang sewajarnya dari pihak tuan. Walau bagaimanapun, pihak kolej mengucapkan jutaan terima kasih atas peluang dan kerjasama dari pihak tuan. Sekian. “BERKHIDMAT UNTUK NEGARA” Saya yang menjalankan amanah, …………………………………. ( Pengarah KV ) …………………………………………………………………………………………………………………… ( untuk kegunaan Organisasi Latihan semasa ) Kami mengambil maklum permohonan pembatalan tempat OJT bagi pelatih seperti nama di atas dan kami tidak mempunyai halangan bagi tujuan yang dimaksudkan. Sekian , terima kasih. …………………………………………… Tarikh:………………………… (Cop Nama & Jawatan ) KVOJT05(A)
AKUAN LEPAS TANGGUNG PELAJAR ON-THE-JOB TRAINING (OJT) TAHUN________ BAHAWASANYA, Saya ...................................................... No. Kad Pengenalan ............................ dari KOLEJ VOKASIONAL …………… telah ditawarkan untuk menjalani OJT bermula dari ..............……………… hingga …………………....... DENGAN INI, bagi pihak diri saya, waris saya, wakil, pendaftaran atau wakil-wakil lain di sisi undangundang atau mana-mana satu daripada mereka, menolak segala tuntutan dan tindakan walau bagaimana pun timbulnya berkenaan dengan apa-apa kecederaan kepada badan atau hilang upaya atau mati atau kerosakan walau apa jenisnya sama ada kepada diri atau kepada harta saya, yang mungkin saya alami atau dapati semasa tempoh OJT itu dan selanjutnya bersetuju dan berjanji akan melepaskan tanggungan Jabatan/Syarikat di atas atau mana-mana anggota kerja dalam perkhidmatan Jabatan/Syarikat tersebut, semua wang yang Jabatan/Syarikat tersebut di atas atau ianya dihukum membayar dengan jalan penalti, pampasan ganti rosak dan kos berkenaan dengan apa-apa yang dilakukan oleh saya atau gagal melakukan apa-apa sepatutnya saya lakukan dalam tempoh latihan di atas. Ditandatangani oleh : __________________________________ ___________________________________ ( Nama Pelajar ) ( Tandatangan Pelajar ) No Kad Pengenalan Pelajar : ___________________________________________ Pada hari /bulan /tahun : ___________________________________________ Di hadapan : ___________________________________ (Nama Saksi) ___________________________________ (Tandatangan Saksi) No Kad Pengenalan Saksi : _________________________________________ Pada hari / bulan / tahun : _________________________________________ NOTA: Saksi hendaklah dari kalangan Ibu bapa / Penjaga / Waris KVOJT06
( Letter Head KV ) Rujukan Kami : Tarikh : Kepada : (Nama & Alamat OL ) Tuan, PENGESAHAN PENEMPATAN ON-THE-JOB TRAINING (OJT) PELAJAR KOLEJ VOKASIONAL KPM BAGI TAHUN ……………… Dengan segala hormatnya, perkara di atas adalah dirujuk. 2. Sukacita, kami ingin mengesahkan bahawa senarai pelajar yang akan menjalani On-The-Job Training (OJT) di organisasi tuan adalah seperti di Lampiran 1. Untuk makluman tuan, pelajar ini turut disertakan skim perlindungan kemalangan sepanjang tempoh OJT dilaksanakan. 3. Selain itu, kami juga ingin merakamkan penghargaan atas kerjasama tuan kerana menawarkan tempat On-The-Job Training (OJT) kepada pelajar kami. Semoga bimbingan dan tunjuk ajar daripada pihak tuan dapat membantu pihak kolej melahirkan graduan yang lebih cemerlang. 4. Kami amat berharap agar pihak tuan dapat mengesahkan pendaftaran pelajar dengan menandatangani KAD PENGESAHAN LAPOR DIRI PELAJAR yang dibawa bersama pelajar semasa mendaftar di organisasi tuan. Sekiranya terdapat sebarang permasalahan atau pertanyaan, sila hubungi kami di talian ………………….. atau melalui email………………….. Sekian, terima kasih. “BERKHIDMAT UNTUK NEGARA” Saya yang menjalankan amanah, ……………………………………. ( PENGARAH KV ) KVOJT07
Lampiran 1 Senarai Nama Pelajar Kolej Vokasional …………………yang akan menjalani On-The Job Training (OJT) di ...............……………................................................................................... Bil. Nama pelajar No. Kad Pengenalan Program Cop Rasmi :
Rujukan Kami : Tarikh : Kepada : (Nama & Alamat OL) Tuan/Puan. PENGESAHAN PELATIH ON-THE-JOB TRAINING (OJT) DI …………………………………… Perkara di atas mohon dirujuk. 2. Adalah dimaklumkan pelajar KOLEJ VOKASIONAL ………………………… seperti butiran di bawah, adalah pelatih OJT di organisasi tuan: Nama Pelajar Program : : No Kad Pengenalan : Tempoh OJT : 3. Sebarang kemusykilan sila berhubung dengan Ketua Unit Perhubungan dan Latihan Industri di talian /emel …………………………. Sekian, terima kasih. “BERKHIDMAT UNTUK NEGARA” Saya yang menjalankan amanah, ........................................................ ( Pengarah KV ) KVOJT08
KAD PENGESAHAN LAPOR DIRI Nama Pelajar : ……………………………..…................... No. Kad Matrik : ……….......................... Program : ………………............................................................................................. Alamat Penginapan :.............................................................................................................. ............................................................................................................... Elaun Latihan : RM ....................................sebulan Nama Organisasi & Alamat: ……………………………………………...................................... ……………………………………………...................................... ……………………………………………...................................... ……………………………………………...................................... No.Tel :…………………….............. No.Tel (HP) :.......................................... No.Faks :……………......................... Emel :............................................ Nama Penyelia / Pegawai:…………………………................................. Tarikh Melapor Diri: …………………………………………….................. Pengesahan Penyelia ......………………………………............. (Tandatangan Penyelia & Cop Rasmi) PERINGATAN : Kad ini perlu dihantar ke kolej sebaik sahaja pelajar melapor diri. KVOJT09
Rujukan Kami : Tarikh : Kepada, Nama :.............................................................................................. No. Kad Pengenalan:........................................................................ Tuan/Puan, PELANTIKAN SEBAGAI PENSYARAH PENYELIA LATIHAN INDUSTRI (PPO) DAN PENSYARAH PENILAI (PP) SERTA ARAHAN MELAKSANAKAN PENYELIAAN OJT TAHUN ................ Dengan segala hormatnya perkara di atas mohon dirujuk. 2. Sukacita dimaklumkan bahawa tuan/puan telah dilantik sebagai PPO/PP bagi pelaksanaan OJT mulai tahun .............................. hingga ............................... 3. Sehubungan itu, tuan/puan hendaklah melaksanakan tanggungjawab berdasarkan terma rujukan berikut : 3.1 Membimbing dan menyelia pelajar-pelajar OJT yang dipertanggungjawabkan ke atas tuan/puan. 3.2 Memantau pelajar OJT di OL, sekurang-kurangnya 2 kali dalam tempoh OJT. 3.3 Menghadiri mesyuarat/taklimat OJT yang berkaitan. 3.4 Melaksanakan tugas PPO dan PP yang di arahkan oleh Unit Perhubungan dan Latihan Industri dalam tempoh di atas. 4. Pihak Kolej berharap tuan/puan dapat melaksanakan tugas yang telah diamanahkan dengan penuh tanggungjawab dan berkesan. Sekian, terima kasih. “BERKHIDMAT UNTUK NEGARA” Saya yang menjalankan amanah, ……………………………………. ( PENGARAH KV ) KVOJT10
( Letter Head KV) Rujukan Kami : Tarikh : Kepada, ( Nama dan Alamat OL ) Tuan, PERMOHONAN LAWATAN PENYELIAAN ON-THE-JOB TRAINING (OJT) Dengan hormat perkara di atas adalah dirujuk. 2. Terlebih dahulu Kolej Vokasional ………………………..mengucapkan terima kasih atas kesudian pihak tuan menerima pelajar kami untuk menjalankan On-The-Job Training (OJT) di organisasi tuan. Kami berharap agar latihan industri ini dapat menjana tenaga kerja yang berkemahiran untuk negara pada masa hadapan. 3. Sehubungan itu pihak kolej memohon agar Pensyarah Penyelia OJT (PPO) yang dilantik diberi kebenaran oleh mengadakan lawatan penyeliaan seperti ketapan berikut : Nama PPO : 1)............................................................................... 2)............................................................................... Tarikh : ......................................... Masa : ......................................... 4. Adalah diharapkan penyeliaan ini akan dapat meningkatkan lagi keberkesanan program latihan industri demi kebaikan bersama. Perhatian dan kerjasama daripada pihak tuan didahului dengan ucapan terima kasih. Sekian. “BERKHIDMAT UNTUK NEGARA” Saya yang menjalankan amanah, ……………………………………. ( PENGARAH KV ) KVOJT11
Ruj. Kami : Tarikh : ................................................. ................................................. ................................................. ................................................. (u/p : KUPLI ) Tuan, PENGESAHAN KEHADIRAN PENYELIAAN ON-THE-JOB TRAINING (OJT) Dengan ini disahkan bahawa Pensyarah Penyelia OJT (PPO) Kolej Vokasional …………………………...................iaitu……………………............................ No.Kad Pengenalan ………………………. telah melakukan penyeliaan ke atas pelajar berikut :- Nama Pelajar:1) ……………………………………………………………… 2) ……………………………………………………………… 3) ……………………………………………………………… 4) ……………………………………………………………… 5) ……………………………………………………………… 6) ……………………………………………………………… 7) ……………………………………………………………… 8) ……………………………………………………………… Program : …………………………………………………………………. Tarikh : …………………………………………………………………. Nama Oganisasi Latihan : …………………………………………………………………. …………………………………………………………………. Sekian, terima kasih. ………………………………. Nama : Cop Industri : Nota : Surat ini hendaklah diserahkan kepada Pengarah / TPA untuk rekod pengesahan pemantauan dan tuntutan perjalanan. (Nama) (Nama & Alamat KV) KVOJT12
BORANG MAKLUM BALAS PENYELIAAN ON-THE-JOB TRAINING (OJT) ( Maklum Balas Organisasi Latihan ) Nama Organisasi Latihan Nama Pelajar No.Kad Matrik Pelajar Sila tandakan √ pada ruang yang berkenaan. Amat Lemah Lemah Sederhana Baik Amat Baik 1) Keupayaan menyesuaikan diri kepada budaya kerja organisasi. (Able to adapt to company’s work culture) 2) Keupayaan belajar dengan cepat. (Able to learn fast) 3) Keupayaan bergaul. (Able to get along with people) 4) Kemahiran komunikasi. (Communication skills) 5) Kemahiran menulis. (Written skills) 6) Disiplin semasa kerja (discipline) Menepati masa (punctual) Sifat bertanggungjawab ( responsible) Komited (committed) Personaliti (personality) 7) Pengetahuan yang diperoleh dari kolej mencukupi untuk pelajar menjalani latihan. (Knowledge gained from college is sufficient for student to do their practical training) 8) Kemahiran yang diperolehi dari kurikulum mencukupi dan bersesuaian untuk pelajar menjalani latihan. (Skill gained from curriculum is sufficient and suitable for student to do their practical training) 9) Prestasi keseluruhan. (Overall performance) 10) Ulasan Organisasi Latihan (Company‘s comment) Cop dan tandatangan pegawai: ……………………………………… Tarikh:…………………. Cop Rasmi Organisasi KVOJT13
BORANG MAKLUM BALAS PENYELIAAN ON-THE-JOB TRAINING (OJT) (Maklum Balas Pelajar) Nama Pelajar: ................................................................................ No.Kad Matrik: ...................................... Nama Program: .............................................................................. Nama Organisasi: ............................................................................................................................................... Masa Kerja : .......................(Mula) hingga ...................... (Tamat) Jumlah jam kerja sehari: ........................... jam Elaun:RM .............................. sebulan Bilangan hari bekerja: .............................. hari seminggu. Sila tandakan √ pada ruang yang berkenaan. Ya Tidak Tidak Berkaitan 1. Jadual latihan disediakan. 2. Bidang kerja / latihan sesuai dengan kursus. 3. Organisasi menyediakan peralatan keselamatan. (seperti topi keselamatan ditapak bina,dll) 4. Kerja lebih masa (overtime). 5. Latihan melibatkan kerja di luar pejabat. (cth: kerja di tapak binaan dan sebagainya) 6. Kemudahan yang disediakan oleh organisasi: a. Tempat tinggal b. Subsidi makan c. Pakaian seragam 7. Kerja melibatkan peralatan / mesin / persekitaran yang berbahaya. 8. Taklimat peraturan keselamatan dilaksanakan oleh pihak organisasi untuk mengendalikan kerja yang berbahaya.(seperti pengendalian mesin) 9. Tunjuk ajar diberi sebelum pelaksanaan kerja yang berbahaya. 10. Organisasi ini selamat untuk pelajar menjalani OJT. 11. Organisasi ini sesuai untuk pelajar menjalani OJT. 12. Ulasan Pelajar OJT: …………....……………............ Tanda tangan pelajar: Tarikh: KVOJT14
BORANG MAKLUM BALAS PENYELIAAN ON-THE-JOB TRAINING (OJT) (Maklum Balas Pensyarah Penyelia OJT) Nama Pelajar: _________________________________________ No.Kad Matrik : _______________ Program :_____________________________________________ Nama Organisasi: ______________________________________ 1. Disiplin pelajar memuaskan Ya Tidak Komen dan ulasan Pensyarah /Pegawai Penyelia OJT (PPO): _______________________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________________ *Sekiranya pelajar bermasalah (Isi Borang Tindakan Segera - KV OJT 17) 2. Buku Laporan Harian pelajar: a. Mengikut garis panduan penulisan. Ya Tidak b. Dikemaskini oleh pelajar setiap hari Ya Tidak c. Disemak dan ditandatangani Penyelia Organisasi (setiap 2 minggu) Ya Tidak d. Laporan disediakan dengan lengkap Ya Tidak Komen dan ulasan Pensyarah/Pegawai Penyelia OJT (PPO): _______________________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________________ *Sekiranya buku laporan harian bermasalah (Isi Borang Tindakan Segera - KVO JT 17) 3. Prestasi pelajar: a. Dapat melaksanakan tugasan dengan penuh tanggungjawab Ya Tidak b. Mendapat kepercayaan sepenuhnya daripada organisasi melaksanakan sesuatu tugas: Ya Tidak Komen dan ulasan Pensyarah/Pegawai Penyelia OJT (PPO): _______________________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________________ *Sekiranya prestasi pelajar bermasalah (Isi Borang Tindakan Segera - KV OJT 17) 4. Kesesuaian Organisasi: a. Organisasi ini sesuai untuk pelajar menjalani OJT pada masa depan Ya Tidak b. Kesesuaian kandungan kursus dengan skop kerja di organisasi ini Ya Tidak c. Sedia menerima pelajar untuk menjalani OJT pada sesi hadapan Ya Tidak Komen dan ulasan Pensyarah/Pegawai Penyelia OJT (PPO): _______________________________________________________________________________________ *Sekiranya organisasi tidak memuaskan, sila isi Borang Tindakan Segera – KVOJT17 …………….......................……………............. (Nama & Tandatangan Pegawai Penyelia OJT) Tarikh: KVOJT15
BORANG ADUAN DAN SALAH LAKU TAHUN OJT: ………........... Nama Pelajar: ................................................................... No.Matrik: ................................. Program :........................................................................... Nama Organisasi: ............................................................................................................................ 1. Kehadiran pelajar a. Tidak hadir tanpa sebab b. Memalsukan sijil cuti sakit c. Tidak hadir semasa penyeliaan d. Hadir lewat / Tidak mematuhi masa Tindakan susulan: KUPLI /PP / PPO/ PO: ______________________________________________________________________________________ 2. Disiplin pelajar a. Penampilan dan kekemasan diri b. Mematuhi arahan dan peraturan c. Tingkahlaku Tindakan susulan: KUPLI /PP / PPO / PO: _______________________________________________________________________________________ 3. Buku Log OJT a. Tiada buku log b. Buku log tidak dikemaskini melebihi 30% c. Buku log tiada semakan OL d. Penulisan buku log tidak mengikut aturan Tindakan susulan: KUPLI /PP / PPO/ PO: _____________________________________________________________________________________ 4. Organisasi Latihan a. Gangguan seksual b. Ancaman keselamatan c. Tugasan tidak bersesuaian d. Menyalahgunakan pelajar OJT Tindakan susulan: KUPLI /PP / PPO/ PO: KVOJT16
Keputusan penyelesaian: _______________________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________________ ..........…..........……………………….................. (Nama dan tandatangan pelapor) Tarikh : Nota : Laporan ini hendaklah diserahkan kepada KUPLI untuk direkodkan.