e-Book Sureerat Taksavasu
โปรแกรม Microsoft Word เป็นโปรแกรมจัดทำเอกสารที่มีความนิยมอย่างมาก หลายหน่วยงาน หลายองค์กร ทั้งภาครัฐและเอกชนนิยมใช้โปรแกรมนี้ ในการจัดทำเอกสารหลายรูปแบบ เช่น หนังสือ แผ่น พับ แผ่นปลิว โปสเตอร์ เป็นต้น จะเรียกได้ว่า เป็นโปรแกรมพื้นฐานสำหรับสำนักงานที่มีความจำเป็นที่ บุคลากรขององค์กร หน่วยงานทั้งภาครัฐและเอกชน ต้องมีความรู้ มีทักษะในการใช้โปรแกรมได้เป็นอย่าง ดี จึงจะช่วยให้การทำงานมีประสิทธิภาพดียิ่งขึ้น เริ่มใช้งานโปรแกรม Microsoft Office Word 2019 วิธีที่ 1 : 1. คลิกปุ่ม Start บนแถบ Task bar 2. เลือก All Programs จากนั้นเลือกไปที่ Microsoft Office 2019
วิธีที่ 2 : 1. เลือกดับเบิ้ลคลิกที่ไอคอนสัญลักษณ์ Microsoft Office Word 2019 จะสามารถ เปิดใช้งานได้ทันที ส่วนประกอบของหน้าจอโปรแกรม ก่อนที่จะท างานกับโปรแกรม Microsoft Office Word จะต้องรู้จักกับส่วนประกอบของหน้าจอ โปรแกรมก่อน เพื่อจะได้เข้าใจถึงส่วนต่างๆ ที่จะกล่าวอ้างถึงในเนื้อหาทั้งหมดนี้ได้ง่ายขึ้น 3. เลือก Word 2019 จะเปิดให้ใช้งานได้ทันที
Quick Access Toolbar เป็นแถบเครื่องมือให้คุณเรียกใช้งานได้อย่างรวดเร็ว ผู้ใช้ สามารถเพิ่มปุ่ม ค าสั่งที่ใช้งานบ่อยๆ ไว้ในแถบเครื่องมือนี้ได้ Title bar แถบแสดงชื่อโปรแกรมและชื่อไฟล์ปัจจุบันที่เปิดใช้งานอยู่ แถบ Ribbon เป็นแถบที่รวบรวมคำสั่งต่างๆ ของเมนูหรือทูลบาร์ เพื่อให้ ผู้ใช้เลือกใช้งานง่ายขึ้น Status bar แถบแสดงสถานะการทำงานปัจจุบันบนหน้าจอ View bar แถบแสดงมุมมองเอกสารในแบบต่างๆ การใช้งาน Ribbon แถบ Ribbon เป็นแถบที่รวบรวมค าสั่งหรือทูลบาร์ต่างๆ ให้เลือกใช้งานได้ นอกจากการใช้งาน ปกติแล้วยังสามารถเรียกใช้เมนูลัดของแถบ Ribbon ขึ้นมาใช้งานได้ โดยมีขั้นตอนดังนี้ 1. คลิกขวาที่ปุ่มใดก็ได้บนแถบ Ribbon Status bar View bar Quick Access Toolbar Title bar แถบ Ribbon
เมื่อเปิดโปรแกรม Microsoft Office Word 2019 ขึ้นมาแล้ว ต้องการพิมพ์งานในเอกสาร สามารถท าได้ โดยมี ขั้นตอนดังนี้ การตกแต่งข้อความ เมื่อพิมพ์ข้อความในเอกสารเรียบร้อยแล้ว เพื่อให้ข้อความนั้นดูสวยงามขึ้น สามารถจัดตกแต่งเพิ่ม ได้ โดยมีขั้นตอนต่อไปนี้ 1. เมื่อต้องการตกแต่งข้อความ ให้ Drag เมาส์คลุมข้อความที่ต้องการตกแต่ง จะปรากฏทูลบาร์ขึ้น โดยอัตโนมัติได้ เลย 1. คลิกเป็น cursor ต า แหน่งที่ต้องการในเอกสาร 2. พิมพ์ข้อความ ที่ต้องการลงไปในหน้ากระดาษ ได้เลย cursor
แบบอักษร / Font เปลี่ยนหน้าตาแบบอักษร ขนาดแบบอักษร / Font size เปลี่ยนขนาดแบบอักษร ขยายขนาดแบบอักษร / Grow Font เพิ่มขนาดแบบอักษร ลด ขนาดแบบอักษร / Shrink Font ลดขนาดแบบอักษร ลักษณะ / Font style เปลี่ยนชุดของลักษณะ สี และแบบอักษรต่างๆ ตัวคัดวางรูปแบบ / Format Painter คัดลอกการจัดรูปแบบจากที่หนึ่งแล้วน าไปใช้กับอีกที่ สัญลักษณ์แสดง หัวข้อย่อย / Bullet รายการสัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อย เพิ่มการเยื้อง / Indent Right เพิ่มระดับการเยื้องของย่อหน้า ลดการเยื้อง / Indent Left ลดระดับการเยื้องของย่อหน้า สีแบบอักษร/ Font Color เปลี่ยนสีข้อความ สีเน้นข้อความ / Highlight ทำให้ข้อความดูเหมือนถูกทำเครื่องหมายด้วย ปากกา เน้นข้อความ กึ่งกลาง / Center จัดข้อความไว้กึ่งกลาง ปรากฏทูล บาร์ 2. คลิกปุ่มเครื่องมือบนทูลบาร์ โดยเครื่องมือแต่ ละตัวบน ทูลบาร์ จะมีการท างานต่างๆ กัน ดังนี้ สีฟอนต์ ฟอนต์ ขนาดฟอนต์ เพิ่มขนาดฟอนต์ ลดขนาดฟอนต์ วางรูปแบบ ฟอนต์สไตล์ ตัวหนา ตวัเอียง ขีดเส้นใต้ สีเน้นข้อความ สัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อย ล าดับเลข
42 ตัวเอียง / Italic ท าข้อความที่เลือกเป็นตัวเอียง ตัวหนา / Bold ท าข้อความที่เลือก เป็นตัวหนา • แท็บฟอนต์ / Font ใช้ก าหนดชนิดของตัวอักษรโดยมีรายละเอียดดังนี้ แสดงตัวอย่าง/Preview แสดงตัวอย่าง • แท็บขั้นสูง ใช้ก าหนดระยะห่างระหว่างตัวอักษรโดยมีรายละเอียดดังนี้ มาตราส่วน/Scale ปรับอัตราส่วนของตัวอักษร ปกติเป็น 100% หรือคลิกปุ่ม จะปรากฏไดอะล็อกบ็อกซ์ของ ฟอนต์ / Font ให้ก าหนดรายละเอียดเพิ่มเติม คลิกปุ่ม ก าหนดรายละเอียด แถบแสดงตัวอย่าง
43 ระยะห่าง/Spacing ปรับระยะห่างระหว่างตัวอักษร ปกติ/Normal แบบปกติ ขยาย/Expanded ขยายระยะห่างระหว่างตัวอักษรให้กว้างขึ้น บีบ/Condensed บีบระยะห่าง ระหว่างตัวอักษรให้แคบลง ต าแหน่ง/Position ต าแหน่งของการวางข้อความ ปกติ/Normal วางแบบปกติ ยกขึ้น/Raised วางแบบเหลื่อมขึ้น 3. เมื่อก าหนดรายละเอียดต่างๆ เสร็จแล้ว คลิกปุ่ ม ตกลง / OK การเริ่มต้นสร้างงานเอกสาร เราต้องเปิดหรือสร้างเอกสารใหม่ได้ขึ้นมาก่อน โดยมีขั้นตอนดังนี้ 1. ไปที่ไฟล์> คลิกใหม่ดังภาพ 2. เปิดหน้าต่าง เลือกแม่แบบที่มีอยู่ > เอกสารเปล่า > คลิกเอกสารเปล่า จะได้เอกสารเปล่าเพื่อ พร้อมที่จะพิมพ์งาน เมื่อเรามีเอกสารเก่า หรือไฟล์งานเดิมที่บันทึกไว้เรียบร้อยแล้ว ต้องการที่จะเปิดขึ้นมาใช้งาน หรือ ทำงานต่อ มีวิธีการดังนี้
44 เมื่อโปรแกรม word เปิดขึ้น คลิกที่ไฟล์> เปิด ดังภาพ 3. โปรแกรมจะเปิดหน้าต่าง เปิด ให้เลือกว่าไฟล์word อยู่ที่ไหน มองหาใน จะตั้งค่าที่MY Document เสมอ เราต้องรู้ว่าไฟล์word ของเราชื่ออะไร เก็บไว้ในไดร์ฟไหน โฟลเดอร์ไหน เลือกที่อยู่ให้ถูกและเลือกไฟล์ แล้วคลิกเปิด
45 4. อีกวิธีการหนึ่ง คือ เปิดโปรแกรม word คลิกที่แฟ้ม > จะมองเห็นเอกสารล่าสุด ถ้ามีชื่อเอกสารที่ เราจะใช้งาน ก็คลิกเปิดได้เลย ดังภาพ ในการทำงานโปรแกรม word เราควรจะคลิกปุ่ม บันทึกบนแท็บ ไว้เรื่อย ๆ เพื่อป้องกัน งานสูญหาย เนื่องจาก ไฟดับ ปลั๊กหลุด หรือเครื่องแฮงค์ เป็นต้น การบันทึกงานครั้งแรก ให้ทำงานขั้นตอนดังนี้ 1. คลิกที่ไอคอนบันทึก โปรแกรมจะเปิดหน้าต่าง บันทึกเป็น 2. ในช่องบันทึกใน ให้คลี่สามเหลี่ยมเล็ก ๆ ลงมาเพื่อเลือกบันทึกงานว่าเก็บไว้ที่ใด ไดร์ฟไหน โฟลเดอร์ใด 3. ในช่องชื่อแฟ้ม ให้ตั้งชื่อไฟล์ 4. แล้วคลิกบันทึก
46 นอกจากนี้ การบันทึกไฟล์งาน นอกจากจะคลิกที่ปุ่มบันทึก แล้วยังสามารถบันทึกได้โดย 1. ไปที่แท็บ แฟ้ม > คลิกบันทึกดังภาพ 2. โปรแกรมจะเปิดหน้าต่าง เปิด ให้เลือกบันทึกใน ไดร์ฟหรือโฟลเดอร์ไหน และตั้งชื่อไฟล์ก่อนคลิก บันทึก เหมือนวิธีเดียวกับคลิกบันทึกจากปุ่มบันทึก
47 3. การบันทึกอีกรูปแบบหนึ่ง คือ บันทึกเป็น ใช้ในกรณีที่เราต้องการเปลี่ยนที่เก็บ หรือเปลี่ยนชื่อ ไฟล์ การออกจากโปรแกรม เมื่อพิมพ์เอกสารเสร็จเรียบร้อยแล้ว เราบันทึกงานเก็บตามขั้นตอนและต้องการจะออกจากโปรแกรม มีหลายวิธีการดังนี้ วิธีที่1 ไปที่แท็บแฟ้ม เลือกจบการทำงาน โปรแกรมจะปิดตัวเอง ออกจากโปรแกรม Microsoft Word ดังภาพ วิธีที่2 คลิกที่เครื่องหมายกากบาทสีแดง ที่มุมบนขวามือของหน้ากระดาษ โปรแกรมจะปิดตัวเอง ออกจากโปรแกรม Microsoft Word ดังภาพ
48 การกำหนดกระดาษ ก่อนสร้างงานเอกสารถือว่ามีความสำคัญ เพราะจะทำให้การจัดหน้าเอกสารมี ความสมบูรณ์ และเมื่อพิมพ์เอกสารออกมาแล้ว จะได้ขนาดตามที่ต้องการ โดยมีขั้นตอนดังนี้ 1. ไปที่แท็บ เค้าโครงหน้ากระดาษ > ขนาด > คลิกสามเหลี่ยมเล็กๆ ด้านข้าง คลี่ลงมา จะเปิด หน้าจอ ให้เลือกขนาดกระดาษ โดยส่วนใหญ่ จะเลือกขนาด A4 (21 ซม. X 29.7) หรือตาม ต้องการ ดังภาพ
49 2. หรือสามารถคลิกตั้งขนาดกระดาษเพิ่มเติมได้ ดังภาพ
50 3. โปรแกรมจะเปิดหน้าต่าง ตั้งค่าหน้ากระดาษ ให้ตั้งค่าเพิ่มเติมได้ตามต้องการ เมื่อตั้งค่าเสร็จ แล้ว คลิกตกลง จะได้ขนาดกระดาษตามที่ตั้งค่า ดังภาพ
51 4. นอกจากนั้น ยังสามารถตั้งระยะขอบของกระดาษได้ตามที่เราต้องการ โดยไปที่แท็บ เค้าโครง หน้ากระดาษ > ระยะขอบ > คลิกสามเหลี่ยมเล็กๆ ด้านข้าง คลี่ลงมา จะเปิดหน้าจอ ให้เลือก ระยะขอบของกระดาษ ว่าระยะขอบกระดาษ บน ล่าง ซ้าย ขวา จะเลือกแบบใด มีแบบปกติ แคบ ปานกลาง กว้าง หน้าคู่ หรือจะตั้งค่าระยะขอบเองก็ได้ โดยเลือกระยะขอบแบบกำหนดเอง ดังภาพ
52 5. ถ้าคลิกระยะขอบแบบกำหนดเอง โปรแกรมจะเปิดหน้าต่าง ตั้งค่าหน้ากระดาษ ในเมนูระยะขอบ สามารถตั้งค่า บน ล่าง ซ้าย ขวา ได้ตามต้องการ ถ้าเย็บกระดาษทางด้านซ้าย ด้านซ้ายก็ควรตั้ง ค่าเพิ่มขึ้นด้วย ดังภาพ การเปลี่ยนหน่วยไม้บรรทัดจาก เซนติเมตร เป็น นิ้ว หรือ มิลลิเมตร
53 1 คลิกเมนูแฟ้ม – ตัวเลือก เลือกขั้นสูง 2 เลือกหัวข้อ แสดง เลือก แสดงการวัดในหน่วยของ: 6. เมื่อตั้งค่าได้แล้ว คลิกปุ่ม ตกลง
54 บางครั้งในการจัดหน้า ให้สวยงาม เรามีความจำเป็นต้องนำหัวข้อที่อยู่ส่วนล่างหน้ากระดาษ ให้ไปอยู่ หน้าถัดไป โดยใช้เครื่องมือตัวแบ่งช่วยจัดการให้ มีขั้นตอนดังนี้ 1. ตัวแบ่ง มี2 ลักษณะ คือ ตัวแบ่งหน้า และตัวแบ่งส่วน มีรายละเอียดซึ่งสามารถเลือกใช้ได้ตาม ต้องการ ดังภาพ 2. สมมติว่า เราต้องการจัดหน้าโดยนำข้อ4 ซึ่งอยู่ส่วนล่างของหน้า ไปไว้หน้าถัดไป
55 3. ตั้งเคอร์เซอร์ที่ข้อ4 ไปที่แท็บ เค้าโครงหน้ากระดาษ > ตัวแบ่ง > คลี่สามเหลี่ยมเล็กๆ ด้านข้าง > หน้าถัดไป ดังภาพ
56 4. ข้อ4 จะไปปรากฏ หน้าถัดไป โดยมีเครื่องหมาย ตัวแบ่งส่วน (หน้าถัดไป) ปรากฏให้เห็น ดังภาพ 5. ข้อความ ข้อ4 จะอยู่หน้าถัดไป ไม่วิ่งกลับมาอยู่หน้าเดิมอีก เพราะมีตัวแบ่งส่วน กั้นไว้ การจัดหน้าเอกสาร ส่วนใหญ่แล้วมักจะเป็นคอลัมน์เดียว แต่ในบางครั้งมีความจำเป็นต้องแบ่งเป็น สองคอลัมน์ สามคอลัมน์ เช่น งานเอกสาร บทความ หนังสือ เป็นต้น เพื่อความสวยงามซึ่งสามารถทำได้ มี วิธีการดังนี้ 1. สมมติ เรามีข้อความอยู่ดังตัวอย่างด้านล่างนี้ และต้องการจัดเป็นสองคอลัมน์
57 2. เลือกป้ายข้อความให้เกิดแถบสว่าง แล้วไปที่แท็บ เค้าโครงหน้ากระดาษ > คอลัมน์> คลี่ สามเหลี่ยมเล็ก ๆ ข้างคอลัมน์ จะเกิดเมนูให้เลือกว่าจะเลือก หนึ่งคอลัมน์ สองคอลัมน์ สาม คอลัมน์ คอลัมน์ทางซ้ายเล็ก คอลัมน์ทางขวาเล็ก
58 3. จะได้ ดังภาพ 4. ถ้าต้องการกำหนดขนาดความกว้างของคอลัมน์เอง ให้ไปที่คอลัมน์เพิ่มเติม ดังภาพ
59 5. โปรแกรมจะเปิดหน้าต่าง คอลัมน์ เราสามารถกำหนดจำนวนคอลัมน์ ความกว้างและระยะห่าง ของคอลัมน์ได้ แล้วคลิกตกลง จะได้ตามต้องการ การเน้นข้อความ เป็นสิ่งจำเป็นในการจัดหน้าเอกสาร ช่วยทำให้ข้อความที่ต้องการเน้นเด่นชัดขึ้น โดยการเน้นทำได้หลายรูปแบบ เช่น ทำตัวหนา ตัวเอียง ตัวขีดเส้นใต้ เป็นต้น 1. สมมติว่า ข้อความต่อไปนี้ ต้องการเน้นในจุดที่ต้องการให้เด่น หรือจุดที่เป็นหัวข้อเรื่อง 2. จะเน้นที่ข้อความใด ให้ป้ายเลือกที่ข้อความนั้นก่อน แล้วไปที่แท็บ หน้าแรก > กลุ่มแบบ อักษร > ตัวหนา ดังภาพ
60 3. คำว่า กล้วย จะเป็นตัวหนา ดังภาพ 4. นอกจากนั้น ยังสามารถใช้สีเน้นข้อความได้ ทำให้ข้อความดูเหมือนถูกทำเครื่องหมายด้วยปากกา เน้นข้อความ โดยไปที่แท็บ หน้าแรก > กลุ่มแบบอักษร > สีเน้นข้อความ คลิกสามเหลี่ยมเล็กๆ ด้านข้าง สามารถเลือกสีที่ใช้เน้นได้ตามชอบใจ ดังภาพ
61 5. เมื่อเลือกสีที่จะใช้เน้นข้อความได้แล้ว ก็นำไปป้ายที่ข้อความที่เราต้องการเน้น ดังภาพ 6. ถ้าต้องการเลิกเน้นข้อความ ให้คลิกที่ หยุดการเน้น เคอร์เซอร์ก็จะกลับมาเหมือนเดิม ดังภาพ 7. ถ้าต้องการนำสีที่เน้นข้อความออก ให้ป้ายข้อความที่เน้นแล้วคลิกที่ ไม่มีสี สีที่เน้นก็จะหายไป ดัง ภาพ การจัดหน้าเอกสารในบางครั้ง บางข้อความต้องการเน้นเป็นพิเศษ เราสามารถเปลี่ยนสีของข้อความได้ โดยมีขั้นตอน ดังนี้ 1. ป้ายเลือกให้เกิดแถบสว่างในบางตอน บางช่วงของข้อความที่ต้องการเน้น ดังภาพ
62 2. ไปที่แท็บ หน้าแรก > กลุ่มแบบอักษร > สีแบบอักษร โดยคลี่สามเหลี่ยมเล็กๆ ด้านข้างลงมาและ เลือกสีตามชอบใจ ข้อความที่ถูกเลือกไว้จะเปลี่ยนสีไปตามที่เราเลือก ดังภาพ ในการพิมพ์เอกสารและการจัดหน้า เป็นธรรมดาที่ขนาดของตัวอักษรแต่ละตำแหน่งอาจไม่เท่ากันทั้ง หน้าอกสาร อย่างเช่น บทที่ เรื่อง หัวข้อเรื่อง และเนื้อหา จะมีขนาดแตกต่างกันไป ดังตัวอย่าง
63 1. การเปลี่ยนรูปแบบตัวอักษร สามารถกระทำได้ โดยไปที่แทบหน้าแรก > กลุ่มแบบอักษร > คลิก สามเหลี่ยมเล็ก ๆ ข้างแบบอักษรคลี่ลงมา ดังภาพ
64 2. คลิกแบบอักษรตามที่ต้องการ 3. ถ้าต้องการเปลี่ยนขนาดตัวอักษร ให้ไปที่แทบหน้าแรก > กลุ่มแบบอักษร > คลิกสามเหลี่ยมเล็ก ๆ ข้างขนาดอักษรคลี่ลงมา เลือกขนาดได้ตามต้องการ ดังภาพ การปรับระยะห่างระหว่างตัวอักษร มีความจำเป็น ต้องใช้ในการจัดหน้าเอกสารบ้างในบางครั้ง ตัวอย่างเช่น บางทีเราจำเป็นต้องบีบระยะห่างระหว่างตัวอักษรเพื่อให้ตัวอักษรบรรทัดสุดท้ายซึ่งมีอยู่ตัวเดียว หรือสองสามตัววิ่งขึ้นมาอยู่บรรทัดก่อนสุดท้าย เพื่อเป็นการตัดบรรทัดสุดท้ายออกไป ตัวอย่างจากบทความข้างล่างนี้ ถ้าต้องการตัดบรรทัดสุดท้ายออกไปมีวิธีการดังนี้
65 1. ป้ายช่วงข้อความที่ต้องการบีบ ให้คำว่า กล้วยซึ่งอยู่บรรทัดสุดท้าย ขึ้นไป ดังภาพ 2. ไปที่แท็บหน้าแรก > กลุ่มแบบอักษร > แสดงกล่องโต้ตอบแบบอักษร ดังภาพ 3. โปรแกรมจะเปิดหน้าต่าง แบบอักษร คลิกเลือกแถบ ขั้นสูง ดังภาพ
66 4. โปรแกรมจะเปิดหน้าต่างให้ตั้งค่า ในช่องระยะห่าง ให้เลือก บีบ แล้วคลิกตกลง ดังภาพ
67 5. คำว่า กล้วย จะขึ้นไปอยู่บรรทัดก่อนสุดท้าย บรรทัดสุดท้ายก็จะหายไป ดังภาพ
68 ในการจัดพิมพ์เอกสาร บางครั้งมีความจำเป็นจะต้องใช้สูตร สมการ ใช้ตัวยก ตัวห้อย ซึ่งตัวห้อย หมายถึง การสร้างตัวอักษรขนาดเล็กใต้แนวหลักของข้อความ และตัวยก หมายถึง การสร้างตัวอักษรขนาด เล็กเหนือบรรทัดข้อความ โดยมีขั้นตอนง่าย ๆ ดังนี้ 1. สมมติว่า เราต้องการพิมพ์สูตรทางวิทยาศาสตร์ของน้ำ ให้พิมพ์ค่าทุกตัว เช่น H2O และต้องการ ทำเลข2 เป็นตัวห้อย ก็ให้ป้ายที่เลข2 ให้เกิดแถบสว่าง แล้วไปที่หน้าแรก > กลุ่มแบบ อักษร > ตัวห้อย ดังภาพ 2. จะได้ดังภาพ 3. คลิกที่ว่างๆ ไปหนึ่งครั้งแถบสว่างก็จะหายไป จะได้ H2O 4. การทำตัวยก ก็เช่นเดียวกัน สมมติ ต้องการทำ X กำลัง2 .ให้พิมพ์X2 และป้ายที่ เลข2 ให้เกิด แถบสว่าง แล้วไปที่หน้าแรก > กลุ่มแบบอักษร > ตัวยก ดังภาพ 5. จะได้ X 2 ตามต้องการ
69 การจัดหน้าเอกสาร ในบางครั้งเพื่อความสวยงาม เราจึงมีการกำหนดตำแหน่งกั้นหน้า และ กั้น หลังไว้ โดยมีวิธีการดังนี้ 1. ตัวอย่างเช่น บรรทัดแรก มีการกำหนดเยื้องเข้ามาข้างใน ดังภาพ 2. เราสามารถตั้งการเยื้องบรรทัดแรกได้ โดยคลิกเมาส์ค้างไว้แล้วเลื่อนสามเหลี่ยมไปมาได้ตาม ขนาดที่ต้องการ 3. บรรทัดที่2 ถูกกำหนดด้วย กั้นหน้าลอย ดังภาพ
70 4. เช่นเดียวกัน เราสามารถตั้งกั้นหน้าลอยของบรรทัดที่สองได้ โดยคลิกเมาส์ค้างไว้แล้วเลื่อน สามเหลี่ยมไปมาได้ตามขนาดที่ต้องการ 5. แต่ถ้าเราคลิกที่เยื้องซ้ายเปลี่ยนตำแหน่ง เยื้องบรรทัดแรกซึ่งจะเปลี่ยนตามไปด้วย ดังภาพ
71 6. นอกจากนี้ มีระยะขอบซ้าย และระยะขอบขวา ซึ่งสามารถกำหนดตำแหน่งกั้นหน้า กั้นหลังของเอกสารได้ โดยยืดหดตามต้องการ ดังภาพ 7. แต่ขอแนะนำให้ไปตั้งที่แทบเค้าโครงหน้ากระดาษ > กลุ่มตั้งค่าหน้ากระดาษ > ระยะขอบ ซึ่ง เป็นการเลือกระยะขอบทั้งเอกสาร หรือส่วนที่เลือกปัจจุบัน การจัดตำแหน่งของข้อความในหน้าเอกสาร เป็นเรื่องที่สำคัญและจำเป็นมากเพราะในหน้าเอกสาร หน้าหนึ่งๆ ตำแหน่งของข้อความแต่ละบรรทัดอาจไม่ได้อยู่ตำแหน่งเดียวกัน ซึ่งขึ้นอยู่กับความเหมาะสมและ สวยงาม และเครื่องมือในการจัดตำแหน่งของข้อความ จะอยู่ที่แทบหน้าแรก > กลุ่มย่อหน้า ดังภาพ
72 ตัวอย่างเช่น การปรับระยะห่างระหว่างบรรทัด มีอยู่2 ลักษณะ คือ ระยะห่างก่อน และระยะห่างหลัง ซึ่งมี รายละเอียด ดังนี้ 1. ระยะห่างก่อน หมายความว่า การเว้นระยะก่อน เป็นการเปลี่ยนระยะห่างระหว่างย่อหน้าโดย เพิ่มช่องว่างเหนือย่อหน้าที่เลือก 2. ระยะห่างหลัง หมายความว่า การเว้นระยะหลัง เป็นการเปลี่ยนระยะห่างระหว่างย่อหน้าโดยเพิ่ม ช่องว่างใต้ย่อหน้าที่เลือก การปรับระยะห่างระหว่างบรรทัด มีวิธีการทำ ดังนี้ 1. สมมติว่า มีข้อความ เรื่องกล้วย อยู่2 ย่อหน้า ดังภาพ
73 2. ถ้าเราต้องการปรับระยะห่างของย่อหน้าที่2 เรื่องกล้วยน้ำว้า ให้ห่างจากย่อหน้าแรก สามารถทำ ได้2 วิธี คือ วิธีที่1 1. ตั้งเคอร์เซอร์ในย่อหน้าแรก แล้วไปที่แท็บหน้าแรก > กลุ่มย่อหน้า > ระยะห่างบรรทัด และย่อหน้า คลิกสามเหลี่ยมเล็กๆ ด้านข้างและคลี่ลงมา เลือกตัวเลือกระยะห่างบรรทัด ดังภาพ 2. โปรแกรมจะเปิดหน้าต่าง การย่อหน้า > ระยะห่าง > เลือก หลัง เป็น 18 พ. แล้วคลิก ตกลง ดังภาพ
74 3. ย่อหน้าที่2 จะห่างจากย่อหน้าแรก ดังภาพ วิธีที่ 2 1. คลิกตั้งเคอร์เซอร์ในย่อหน้าที่2 เรื่องกล้วยน้ำว้า แล้วไปที่แท็บ หน้าแรก > กลุ่มย่อ หน้า > ระยะห่างบรรทัดและย่อหน้า คลิกสามเหลี่ยมเล็ก ๆ ด้านข้างและคลี่ลงมา เลือก
75 ตัวเลือกระยะห่างบรรทัด > การย่อหน้า > ระยะห่าง > เลือก ก่อน เป็น 18 พ. แล้วคลิก ตกลง ดังภาพ 2. ย่อหน้าที่2 ก็จะห่างจากย่อหน้าแรกเหมือนกัน 3. จะใช้ระยะห่าง ก่อน หรือ หลัง ก็ขึ้นอยู่กับว่าเราตั้งเคอร์เซอร์เลือกอยู่ที่ย่อหน้าไหน 4. การปรับระยะห่างระหว่างตัวอักษร หรือระหว่างบรรทัด ยังสามารถเลือกได้จากค่าที่ กำหนดไว้สมมติว่า ย่อหน้าแรกเราเลือกระยะห่าง1.5 ก็จะได้ดังภาพ
76 5. สำหรับย่อหน้าที่ 2 ไม่ได้ถูกเลือกก็ยังคงเหมือนเดิม คือ1.0 การจัดย่อหน้า การจัดหน้าเอกสารมีวามจำเป็น ต้องมีการย่อหน้าเมื่อขึ้นย่อหน้าใหม่ โดยไปที่ไปที่แท็บหน้า แรก > กลุ่มย่อหน้า > ระยะห่างบรรทัดและย่อหน้า คลิกสามเหลี่ยมเล็ก ๆ ด้านข้างและคลี่ลงมา เลือก ตัวเลือกระยะห่างบรรทัด > การย่อหน้า > การเยื้อง > เลือก ตั้งค่าในช่อง ซ้าย ตามต้องการแล้วคลิก ตกลง ดังภาพ
77 การจัดหน้าเอกสาร ในบางครั้งมีความจำเป็นที่ต้องใส่สัญลักษณ์พิเศษประกอบเนื้อหา สัญลักษณ์ พิเศษ คือ สัญลักษณ์ที่ไม่มีอยู่บนแป้นพิมพ์ เช่น สัญลักษณ์ลิขสิทธิ์ สัญลักษณ์เครื่องหมายการค้า เครื่องหมาย ย่อหน้า และอักขระ Unicode เป็นต้น เพื่อความสมบูรณ์ของเนื้อหา ซึ่งมีวิธีการดังนี้ 1. ไปที่แทบแทรก > สัญลักษณ์> คลิกที่สามเหลี่ยมเล็ก ๆ คลี่ลง จะปรากฏสัญลักษณ์ให้เลือก ดัง ภาพ
78 2. คลิกสัญลักษณ์เพิ่มเติม 3. โปรแกรมจะเปิดหน้าต่าง สัญลักษณ์ เราสามารถ เลือกสัญลักษณ์ต่าง ๆ ได้จากแบบอักษร เช่น Webdings ดังภาพ
79 4. ถ้าเลือก Wingdingsจะได้ดังภาพ 5. นอกจากนี้ ยังมีสัญลักษณ์ที่ใช้กันบ่อย ๆ ใน Wingdings 2 และ Wingdings 3 ดังภาพ
80 6. ถ้าต้องการใช้สัญลักษณ์ใด ให้คลิกเลือก และคลิกปุ่มแทรกด้านล่าง สัญลักษณ์จะไปปรากฏใน ตำแหน่งที่เราตั้งเคอร์เซอร์ไว้ การสร้างเส้นกรอบและแรเงา ให้กับข้อความบางส่วนที่ต้องการใส่กรอบ โดยมีขั้นตอน ดังนี้ 1. สมมติเรามีข้อความเรื่องกล้วย ต้องการใส่กรอบ ดังภาพ กล้วยเป็นพรรณไม้ล้มลุกในสกุล Musa มีหลายชนิด เช่น กล้วยน้ำว้ากล้วยน้ำไท กล้วยหอม ทองกล้วยหอมเขียวกล้วยไข่กล้วยตานีกล้วยหักมุกกล้วยเล็บมือนางกล้วยนิ้วมือนางกล้วยส้ม กล้วย นาคกล้วยหิน กล้วยงาช้างฯลฯ บางชนิดก็ออกหน่อแต่ว่าบางชนิดก็ไม่ออกหน่อ ใบแบนยาวใหญ่ ก้านใบ ตอนล่างเป็นกาบยาวหุ้มห่อซ้อนกันเป็นลำต้น ออกดอกที่ปลายลำต้นเป็น ปลีและมักยาวเป็นงวง มีลูกเป็น หวี ๆ รวมเรียกว่าเครือ พืชบางชนิดมีลำต้นคล้ายปาล์ม ออกใบเรียงกันเป็นแถวทำนองพัดคลี่ คล้ายใบ
81 กล้วย เช่น กล้วยพัด(Ravenalamadagascariensis) ทว่าความจริงแล้วเป็นพืชในสกุลอื่น ที่มิใช่ทั้งปาล์ม และกล้วย กล้วยน้ำว้า(ชื่อวิทยาศาสตร์: Musa sapientum Linn.) เป็นกล้วยพันธุ์หนึ่ง พัฒนามาจาก ลูกผสมระหว่างกล้วยป่ากับกล้วยตานีบริโภคกันอย่างแพร่หลาย ปลูกง่าย รสชาติดีอร่อยด้วย กล้วยน้ำว้ามี ชื่อพื้นเมืองอื่น เช่น กล้วยน้ำว้าเหลือง กล้วยใต้ หรือ กล้วยอ่อง 2. ป้ายที่ข้อความให้เกิดแถบสว่าง ดังภาพ 3. ไปที่แท็บ หน้าแรก > กลุ่มย่อหน้า >เส้นขอบและแรเงา > คลิกสามเหลี่ยมเล็ก ๆ ด้านข้าง > เส้น ขอบนอก ดังภาพ
82 4. จะได้เส้นขอบล้อมรอบข้อความ ดังภาพ 5. ถ้าต้องการใส่แรเงาซึ่งเป็นการใส่สีพื้นหลังซึ่งอยู่ด้านหลังข้อความหรือย่อหน้าที่เลือก ให้ไปที่แท็บ หน้าแรก > การแรเงา > คลิกสามเหลี่ยมเล็ก ๆ ด้านข้าง จะเปิดตารางสีให้เลือกตามต้องการ ดัง ภาพ 6. เมื่อเลือกสีได้แล้ว ข้อความที่เลือกไว้จะมีสีพื้นหลังตามต้องการ ดังภาพ
83 การจัดหน้าเอกสาร บางครั้งถ้าเราต้องการใส่เส้นขอบหน้ากระดาษ เพื่อเพิ่มความสวยงาม สามารถทำ ได้ ดังนี้ 1. ไปที่แทบเค้าโครงหน้ากระดาษ > เส้นขอบของหน้า ดังภาพ 2. โปรแกรมจะเปิดหน้าต่าง เส้นขอบและแรเงา > ตั้งค่าเลือก กล่อง > เลือกรูปแบบงานศิลป์ ดู ตัวอย่าง > คลิกตกลง ดังภาพ
84 การตั้งตำแหน่งแท็บในเอกสาร Word นับว่ามีความสำคัญมาก เพราะจะช่วยให้การจัดหน้าเป็นไป อย่างสวยงาม สะดวกและรวดเร็ว ลักษณะของแทบมี5 ลักษณะ ดังนี้
85