Klerikal

MODUL KLERIKAL

UNTUK KELAS XII PERHOTELAN

[Type the abstract of the document here. The abstract is
typically a short summary of the contents of the
document. Type the abstract of the document here. The
abstract is typically a short summary of the contents of
the document.]

ENDANG ISTORINA
11/29/2020

DAFTAR ISI

DAFTAR ISI ..............................................................................................................................1
Kata Pengantar............................................................................................................................4
BAB I MEMPROSES DOKUMEN KANTOR ........................................................................5

1. Tujuan Pembelajaran I....................................................................................................5
INFORMASI ..............................................................................................................................6
TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB SEKSI INFORMASI....................................................7
PERALATAN SEKSI INFORMASI .........................................................................................9
KOMUNIKASI ..........................................................................................................................9
HUBUNGAN INFORMASI DENGAN KOMUNIKASI........................................................10
BAB II MENANGANI RAK INFORMASI, KUNCI KAMAR, DAN SURAT TAMU .......11

1. Rak Informasi ................................................................................................................11
2. Mengangani Rak Informasi ...........................................................................................11
BAB III PENANGANAN KUNCI KAMAR DAN SURAT..................................................12
1. RAK KUNCI KAMAR DAN SURAT { MAIL AND KEY RACK } .........................12
2. PENGERTIAN SURAT DAN PENANGANAN SURAT ..........................................12
BAB IV JENIS – JENIS SURAT............................................................................................14
Penggolongan Surat Menurut Sifatnya .................................................................................14
Penggolongan Surat Menurut Wujudnya..............................................................................17
Penggolongan Surat Menurut Keamanan Isinya ..................................................................18
Penggolongan Surat Menurut Proses Penyelesaiannya .........................................................19
BAB V BAGIAN – BAGIAN SURAT....................................................................................20
BAB VI PENANGANAN PESAN TAMU.............................................................................26
PENGERTIAN SURAT MASUK........................................................................................26
POLA KEGIATAN ADMINISTRASI.................................................................................27
PERLENGKAPAN DALAM PENANGANAN SURAT ....................................................27
SISTEM PENGURUSAN SURAT MASUK.......................................................................28
Pengurusan Surat Masuk Sistem Buku Agenda : ................................................................ 29
Bagan Prosedur Pengurusan Surat Masuk Sistem Buku Agenda .........................................33
Pengurusan Surat Masuk Sistem Kartu Kendali...................................................................34
BAB VI Prosedur Pengurusan Surat Masuk Penting ............................................................... 35
Prosedur Pengurusan Surat Masuk Biasa .............................................................................38
Prosedur Pengurusan Surat Masuk Rahasia..........................................................................39
BAB VII DRAFT SEDERHANA KORESPONDENSI .........................................................40

SISTEM PENANGANAN SURAT KELUAR SISTEM BUKU AGENDA.......................41
SISTEM PENANGANAN SURAT KELUAR SISTEM KARTU KENDALI ...................42
BAB VIII MENGELOLA SISTEM DOKUMEN ...................................................................44
KATEGORI SURAT ............................................................................................................44
Mengelola Dan Mengirim Email ..........................................................................................47
MEMBUAT ELECTRONIC MAIL .....................................................................................47
MEMBUKA E-MAIL...........................................................................................................48
MEMBALAS DAN MENUTUP E-MAIL...........................................................................48
MENYERTAKAN FILE DAN GAMBAR ..........................................................................48
EVALUASI ..........................................................................................................................49



Kata Pengantar

Puji dan syukur kehadirat Tuhan Yang Maha Esa, karena atas limpahan rahmat dan
karuniaNya penulis dapat menyelesaikan Modul Klerikal untuk SMK Perhotelan.

Adapun tujuan penulisan Tugas Akhir ini adalah untuk memenuhi kebutuhan dalam
materi pembelajaran siswa/siswi SMK yang belum terpenuhi.

Pada kesempatan ini, dengan kesungguhan hati penulis mengucapkan terima kasih
kepada pihak yang ikut memberikan bantuan dan dukungannya dalam menyelesikan Modul
Klerikal ini.

Semoga Modul ini dapat digunakan oleh semua kalangan dalam dunia Perhotelan.dan
bermanfaat sehingga dapat meningkatkan kemampuan semua siswa/siswi SMK perhotelan
dalam masa depan.

Penulis

Endang Istorina,S.St.Par

BAB I MEMPROSES DOKUMEN KANTOR

1. Tujuan Pembelajaran I

Setelah mempelajari sub kompetensi pada Kegiatan Belajar 1 modul ini selanjutnya
anda diharapkan mampu :

❖ Menjelaskan pengertian informasi serta tugas dan tanngung jawabnya.
❖ Menjelaskan hubungan informasi dengan klerikal
❖ Menjelaskan jenis – jenis informasi
❖ Menjelaskan prosedur penanganan rak informasi, kunci, pesan dan surat tamu
❖ Menjelaskan pengertian surat masuk , penerimaan dan pendistribusian surat

masuk
❖ Dua pola penanganan surat masuk, serta Perlengkapan dalam menangani surat

masuk
❖ Dua sistim pengurusan surat masuk

INFORMASI

Kata informasi berasal dari kata Perancis kuno informacion (tahun 1387) yang diambil dari
bahasa latin informationem yang berarti “garis besar, konsep, ide”. Informasi merupakan kata
benda dari informare yang berarti aktivitas dalam “pengetahuan yang dikomunikasikan”

Istilah informasi Banyak orang meggunakan istilah "era informasi", "masyarakat
informasi," dan teknologi informasi, dalam bidang ilmu informasi dan ilmu
komputer yang sering disorot, namun kata "informasi" sering dipakai tanpa pertimbangan
yang cermat mengenai berbagai arti yang dimilikinya.
Beberapa pengertian informasi :
• Informasi adalah Keterangan, penerangan. Data yang telah diproseske dalam suatu

bentuk yang mempunyai arti bagi si penerima dan mempunyai nilai nyata,
sehingga dapat dipakai sebagai dasar untuk mengambil keputusan, dan terasa
bagi keputusan saat itu atau keputusan mendatang.
• Informasi adalah susunan hirarki informasi mulai dari data/fakta, kemudian diseleksi
dan diolah menjadi sesuatu yang berguna
• Informasi adalah pengetahuan yang didapatkan dari pembelajaran, pengalaman, atau
instruksi [1]. Namun demikian istilah ini memiliki banyak arti bergantung pada
konteksnya, dan secara umum berhubungan erat dengan konsep
seperti arti, pengetahuan,negentropy, komunikasi, kebenaran, representasi,
dan rangsangan mental.
• Informasi adalah data yang telah diproses menjadi bentuk yang memiliki arti bagi
penerima dan dapat berupa fakta, sesuatu nilai yang bermanfaat, jadi ada suatu proses
transformasi data menjadi suatu informasi { input – proses – output }.
• Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti
bagi yang menerimanya.
• Informasi adalah data / kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian – kejadian
dan kesatuan yang nyata.
• Informasi adalah data yang telah dilakukan dalam konteks yang lebih berarti dan
berguna yang dikomunikasikan kepada penerima untuk digunakan didalam pembuatan
keputusan.
• Dalam beberapa hal pengetahuan tentang peristiwa-peristiwa tertentu atau situasi yang
telah dikumpulkan atau diterima melalui proses komunikasi, pengumpulan intelejen,
ataupun didapatkan dari berita juga dinamakan informasi.
• Informasi yang berupa koleksi data dan fakta seringkali dinamakan informasi statistik.

• Dalam bidang ilmu komputer informasi adalah data yang disimpan, diproses, atau
ditransmisikan. Penelitian ini memfokuskan pada definisi informasi sebagai
pengetahuan yang didapatkan dari pembelajaran, Pengalaman, atau instruksi
dan alirannya.

Sedangkan pengertian klerikal adalah yang berhubungan dengan juru tulis atau dengan istilah
lain disebut juga dengan bagian administrasi.

TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB SEKSI INFORMASI

Informasi adalah salah satu seksi yang ada pada Kantor Depan Hotel yang tugas utamanya
adalah memberikan informasi kepada tamu yang membutuhkannya, di samping itu masih ada
tugas dan tanggung jawab yang lainya, meliputi :

A. Memberikan pelayanan informasi { give information }
a. Aktivitas di luar hotel { sundry information }
1. Transportasi { informasi angkutan } / transportation
➢ Transportasi darat,laut,udara
➢ Stasiun angkutan darat,laut,udara
➢ Jadwal keberangkatan,penerbangan,pelayaran.
2. Entertainment { informasi hiburan }
➢ Hiburan malam, bar, pub,night klub
➢ Studio film
➢ Hiburan masyarakat
➢ Kesenian masyarakat
➢ Hari – hari / upacara besar
➢ Objek wisata / atraksi wisata, dll

3. General information
➢ Masakan
➢ Pakaian
➢ Kantor / gedung – gedung penting
➢ Tempat – tempat ibadah
➢ Pusat bisnis
➢ Pusat – pusat perbelanjaan, dll

4. Local facilities
➢ Surat kabar termuka

b. Aktivitas dalam hotel { in house information }

> Fasilitas kamar
> Fasilitas olah raga dan hiburan
> Fasilitas makanan dan minuman
> Fasilitas finansial
> Fasilitas konvensi, dll
B. Menyiapkan perangkat / bahan informasi { information kits }
> Data tamu
> Rak informasi
> Rak kunci dan surat
> Brosur atau leaflet hotel
> Paket – paket wisata
> Telepon penting
> Alamat – alamat penting
> Peta kota, propinsi, negara.
> Time table / sechedule
C. Menangani kunci kamar
> Menyerahkan kunci
> Manerima kunci
> Inventarisasi kunci
> Pemesanan kunci baru

D. Menangani surat dan pesan tamu
1. Surat masuk
> Surat hotel / perusahaan
> Surat manajemen / karyawan
> Surat tamu
> Tamu belum tiba { future guest mail }
> Tamu tinggal dihotel { in house guest hotel }
> Tamu telah berangkat { past guest mail }
2. Surat keluar
> Surat hotel /perusahaan
> Surat tamu

PERALATAN SEKSI INFORMASI

1. Rak informasi / information rack
2. Rak kunci dan surat/ mail and key rack
3. Rak kunci cadangan / duplicate rack
4. Telephone
5. Filling Cabinet
6. Time table
7. Map
8. Buku petunjuk telepon / telephone directory
9. Massege form
10. Buku ekspedisi surat

KOMUNIKASI

Kata komunikasi berasal dari bahasa latin ”comunicare” yang berarti ” berpartisipasi” atau
”memberitahukan”.
Beberapa pengertian komunikasi adalah :

1) Komunikasi adalah sebagai proses pemberitahuan, ada pihak yang memberitahu dan
ada pihak yang di beritahu.

2) Komunikasi menurut Phil Astrid Susanto adalah proses pengoperan lambang –
lambang yang mengandung arti . { ide yang disampaikan merupakan suatu lambang }

3) Komunikasi menurut Keith Davis adalah proses jalur informasi dan pengertian dari
seseorang ke orang lain.

Keterampilan yang dibutuhkan dalam berkomunikasi adalah :
a. Keterampilan menyampaikan, yaitu keterampilan berbicara, menulis, dan mengarang
serta memberi isyarat.
b. Keterampilan menerima, yaitu keterampilan mendengarkan dan membaca, serta
memahami isyarat.

Komponen / unsur yang berperan dalam berkomunikasi adalah :
~ Komunikator { communication } yaitu sumber pengirim berita
~ Enkode adalah proses pengantar pesan
~ Pesan atau berita { message } atau ide yang disampaikan.
~ Dekode adalah proses penerimaan pesan
~ Komunikan { communicatte } yaitu orang yang menerima berita.
~ Tanggapan atau respon / feed back.

Proses komukasi terbagi atas dua yaitu :

1. Komunikasi horizontal : hubungan antara sesama karyawan atau hubungan antara
sesama pimpinan sederajat.

2. Komunikasi vertikal : hubungan antara pimpinan dan bawahan.
Suatu komunikasi haruslah berjalan dengan baik. Komunikasi dua arah dan timbal balik
kesegala arah dapat berjalan dengan baik apabila sarana komunikasi dan sistem komunikasi
dalam struktur organisasi dan semua hubungan antar pribadi ditata secara baik. Untuk
mencapai tujuan komunikasi, perlu pengertian dari masing – masing pihak secara timbal
balik, saling percaya,penyampaian informasi harus jelas,singkat,mudah dimengerti dan tepat
waktu.

HUBUNGAN INFORMASI DENGAN KOMUNIKASI

Keberhasilan komunikasi sangat bergantung kepada faktor kecakapan komunikator dalam
menyampaikannya dan kecakapan komunikan dalam mendengar dan membaca, serta
memahami isyarat, jika tujuan komunikasi dapat tercapai, maka komunikasi itu dapat
dikatakan berhasil. Artinya apabila seseorang yang akan menyampaikan sebuah informasi,
dalam hal ini orang tersebut telah menguasai tehknik dalam berkomunikasi maka informasi
yang disampaikannya akan mudah diterima oleh para pendengar / audience.
Agar informasi yang disampaikan menjadi lebih menarik disamping isi materi / informasi
yang disampaikan maka pemberi informasi juga harus memperhatikan gaya berbicara yaitu :

o Pakaian { pakaian harus bersih dan rapi }
o Sikap badan dan cara berdiri { berdiri tegak dan bersemangat }
o Pandangan mata { harus menyeluruh pada audience }
o Sikap jiwa { tegas dan tidak ragu – ragu }
o Air muka dan tangan { mimik muka dan gerak tangan }
o Suara { jelas dan tegas }
o Tulisan { apabila ingin menulis gunakan tulisan yang besar }

BAB II MENANGANI RAK INFORMASI, KUNCI KAMAR, DAN SURAT
TAMU

1. Rak Informasi

Rak informasi adalah salah satu peralatan yang terdapat dimasing – masing bagian
yang ada dihotel yang kegunaannya tidak lebih dari menyimpan arsip. Rak informasi
tidak begitu jauh berbeda dengan rak kamar dan rak pemesanan kamar, rak informasi
disusun berdasarkan afzad sedangkan rak kamar disusun berdasarkan tanggal kedatangan
dan rak pemesanan kamar disusun berdasarkan bulan kedatangan.

Pada rak informasi akan disimpan data tamu /slip tamu yang sedang menginap
dihotel dan slip tamu dibuat oleh petugas penerima tamu yang dibuat pada saat tamu
mendaftarkan diri. Rak kunci kamar dan surat adalah salah satu peralatan yang terdapat
pada kantor depan dimana sebagai tempat untuk menyimpan surat tamu yang tinggal
dihotel yang di simpan berdasarkan nomor kamar dan menyimpan kunci kamar tamu
yang tinggal di hotel maupun kunci kamar yang masih kosong yang biasanya disebut key
& mail rack , letter & key rack, atau mail & key rack.

2. Mengangani Rak Informasi

Pada rak informasi akan disimpan data tamu /slip tamu yang sedang menginap dihotel
dan slip tamu dibuat oleh petugas penerima tamu yang dibuat pada saat tamu
mendaftarkan diri.
Contoh Room Rack Slip yang dibuat oleh Receptionist :

# 203 Hendra Mr { 2 } Rp 350.000 27/07/11
28 Mapple Avenue 20/07/11
Glastonbury, CT 036915
USA
P/A
Resv
Tin

BAB III PENANGANAN KUNCI KAMAR DAN SURAT

Penanganan kunci kamar dan surat adalah salah satu tugas dari petugas pelayanan informasi
yang harus ditangani dengan teliti dan hati – hati, sebab penanganan kunci kamar dan surat
merupakan pelayanan yang sangat penting dalam usaha memberikan kepuasan terhadap tamu.

1. RAK KUNCI KAMAR DAN SURAT { MAIL AND
KEY RACK }

Rak kunci kamar dan surat adalah tempat untuk menyimpan surat tamu yang tinggal
dihotel maupun kunci kamar yang masih kosong.
Penanganannya terbagi atas :

1. Menyerahkan kunci
a. Tamu yang baru datang
b. Tamu yang sedang tinggal dihotel

2. Menerima kunci
a. Penerimaan kunci dari tamu yang sedang menginap
b. Penerimaan kunci kamar dari tamu yang akan berangkat

3. Inventarisasi kunci
Inventarisasi dikerjakan dengan maksud agar jumlah kunci dirak akan tetap
jumlahnya dan disimpan sesuai dengan tempatnya. Pengecekan ini harus
dilaksanakan agar jangan pada saat kamar akan dijual, kuncinya tidak ada
ditempat.

4. Pemesanan kunci baru
5. Pemesanan kunci baru artinya apabila memang persediaan kunci tidak ada lagi

sehingga akan berpengaruh terhadap pelayanan kepada tamu.

2. PENGERTIAN SURAT DAN PENANGANAN
SURAT

Beberapa Pengertian surat
1. Surat adalah kertas yang bertuliskan { kamus Bahasa Indonesia }.
2. Surat adalah satu alat komunikasi yang sangat penting dan paling banyak
dipergunakan oleh orang didunia baik surat yang bersifat pribadi maupun
bersifat resmi.
3. Surat adalah untuk menyampaikan berita secara tertulis

4. Surat adalah informasi tertulis berupa rekaman berita yang dibuat dengan
maksud tertentu.
Informasi tertulis adalah informasi berupa kabar atau berita atau surat berita yang
sudah umum dikenal, misalnya surat penawaran, surat pesanan, surat panggilan
dan surat permohonan. Sedangkan informasi berupa rekaman berita misalnya
surat tanda bukti, kartu identitas, akta dan kontrak.

5. Surat adalah informasi tertulis yang dapat digunakan sebagai alat komunikasi
tertulis yang dibuat dengan persyaratan tertentu yang khusus berlaku untuk surat
menyurat.

6. Surat adalah alat untuk menyampaikan suatu maksud secara tertulis.
Maksud disini dapat berupa surat dapat berupa permintaan, pertimbangan, lamaran, penolakan
dsbnya. Surat menyurat atau korespondensi adalah kegiatan saling
berkirim surat oleh perorangan atau organisasi.
Selain sebagai sarana komunikasi surat dapat juga berfungsi sebagai :

▪ Alat bukti tertulis yang autentik { surat perjanjian }
▪ Alat pengikat / berpikir, { surat yang telah diarsipkan }
▪ Dokumentasi historis { surat dalam arsip lama yang digali kembali untuk mengetahui

perkembangan masa lampau }
▪ Pedoman / dasar bertindak {surat keputusan, surat perintah, surat pengangkatan,dsb}
▪ Jaminan keamanan { surat keterangan jalan }
▪ Duta atau wakil organisasi
▪ Barometer kemajuan kantor

BAB IV JENIS – JENIS SURAT

Penggolongan surat menurut sifatnya

a. Surat pribadi { sifatnya kekeluargaan , persahabatan, dan perkenalan dan surat
setengah resmi misalnya surat lamaran kerja }

b. Surat dinas { surat yang menyangkut kedinasan }
c. Surat sosial { Surat yang dipakai oleh organisasi kemasyarakatan, misalnya

perkumpulan olahraga, organisasi kedaerahan, dan organisasi masyarakat lainnya
yang sifatnya bukan mencari keuntungan }
d. Surat niaga atau surat bisnis { surat yang memuat persoalan niaga dan dibuat oleh
suatu badan perusahaan atau perdagangan }
Contoh surat pribadi :
Jakarta, 27 Juli 2010
Kepada
Yth, Bapak Pimpinan
PT MATAHARI
Jl. Imam Bonjol No 34
Jakarta Timur

Dengan Hormat,
Yang bertanda tangan dibawah ini :

Nama : dr Nurul Athifah Fahtin
Jabatan : Sekretaris
Memberitahukan bahwa pada hari ini, senin, 27 Juli 2010 , tidak dapat masuk kerja seperti
biasanya, karena sakit. Atas kesediaan Bapak memberikan izin, saya ucapkan terima kasih.

Hormat saya,

dr Nurul Athifah Fathin

Contoh surat dinas :

PERSEROAN TERBATAS

JARUM SUPER

Jalan Jenderal Sudirman Nomor 107

Jakarta Pusat

-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------

------- 28 Mei

2010

Kepada

Yth Bapak Drs Hafizh Zhafran Fathin

Kepala Bagian Perbangkan

PT KARTINI

Jalan Jenderal Sudirman Nomor 107,

Jakarta Pusat

Dengan Hormat,

Kami mengharapkan agar Bapak dapat menghadiri rapat dinas yang akan diselenggarakan

pada :

Hari / Tanggal : Senin, 31 Mei 2010
Waktu : 10.00 – selesai

Tempat : Ruang sidang PT Jarum Super Lantai 5

Acara : Membahas harga jual jarum super

Selanjutnya, harap dipersiapkan data – data ongkos produksi jarum super tersebut

Atas perhatian Bapak, kami mengucapkan terima kasih.

Hormat kami,

Fathin Drs. Muhammad Farhan
Direktur

PEMERINTAH KOTA PADANG DINAS PENDIDIKAN

Jln. Bundo Kanduang No 18. Telp. (0751) 34719

Fax (0751) 32231

Email : [email protected] Web :

www.smk9pdg.com

Padang, 09 Agustus 2010

No : 422 / 234/ SMKN9 / 2010
Hal : Mohon Rekomendasi dan Izin Berangkat

Kepada
Yth. Bapak Kepala Dinas Pendidikan Kota Padang
di
Padang

Dengan Hormat,
Sehubungan dengan selesainya Calling Visa dari Imigresen Malaysia dan Single Entry dari
Konsulat Malaysia Pekanbaru untuk siswa SMK Negeri 9 Padang yang akan melaksanakan
Praktek Kerja Industri { Prakerin } di Mitc Ancasa Hotel Malaka, Periode Juli 2009 s/ d
Januari 2010, maka dengan ini kami mohon pada Bapak untuk dapat kiranya memberikan
rekomendasi dan izin berangkat bagi siswa kami yang berjumlah 11 orang beserta guru
pendamping.
Adapun siswa dan guru pendamping yang akan berangkat tersebut adalah :

No Nama Siswa Bidang Nomor Tempat Prakerin
Keahlian Pasport
1 Gita Wulandari Restoran S 938375 Mitc Ancasa Hotel
2 Siti Sarah Aulia Restoran S 938380 Mitc Ancasa Hotel
3 Fadhila Perhotelan S 937841 Mitc Ancasa Hotel
4 Reni Gusmaylatri Restoran S 938372 Mitc Ancasa Hotel
5 Nadhiya Sastika Restoran S 938366 Mitc Ancasa Hotel
6 Purnama Sari Restoran S 938684 Mitc Ancasa Hotel
7 Suparmi Perhotelan S 938376 Mitc Ancasa Hotel
8 Hartini.s Guru S 938374

Demikianlah surat ini kami sampaikan pada Bapak, atas perhatian dan bantuan Bapak kami
ucapkan terimakasih.

Kepala,

Suharto Sisar. Spd. MT
NIP. 19670306 199003 1 003

Penggolongan surat menurut wujudnya

a. Surat biasa : surat yang penulisannya tidak menggunakan lembaran khusus, cukup
kertas surat biasa dan pengirimannya tidak pada kesempatan pertama karena tidak
memakai biaya pengiriman kilat atau kilat khusus. Contoh : surat perkenalan, surat
keluarga, surat ucapan selamat { melahirkan, menikah, menempati kantor baru }.

b. Surat memo : surat yang digunakan untuk komunikasi secara tertulis dilingkungan
kantor / organisasi itu sendiri dan sifatnya informal. Umumnya isinya berupa
pemberitahuan, permintaan, atau hal lain. Penulisannya dapat diketik ataupun
ditulis dengan tangan. Memo umumnya singkat, isi memo tidak lebih dari 10
baris. Memo dibuat oleh atasan kepada bawahan dan sebaliknya atau antar pejabat
yang setingkat.

Bagian – bagian dari memo
1. Kepala memorandum terdiri dari :
o Nama instansi yang mengeluarkan memo
o Petunjuk memo
o Nomor, tanggal memo dibuat
o Kepada dan dari siapa memo dibuat
o Perihal
o Logo / lambang bila ada
2. Isi memo , sekalipun bersifat tidak resmi, umumnya menyangkut kedinasan.
3. Kaki memorandum mencantumkan nama dan tanda tangan pemberi memo.

Contoh Memorandum :
LEMBAGA PENDIDIKAN SEKRETARIS ANGKASA
Jalan Tanah Abang Merdeka No 23
Jakarta Timur

Kepada : Dra. Hamidah Fitri Fathin
Dari : Dra Dhiya Ulfah Fathin
Perihal : Sistem penerimaan siswa baru

Harap mewakili saya dalam rapat penetapan sisitem
penerimaan mahasiswa baru pada tanggal 03 Juni 2010 di aula
Lembaga Pendidikan Sekretaris ANGKASA pada jam 10.30.

Terima Kasih,
Jakarta 30 Mei 2010

Dra Dhiya Ulfah Fathin

Penggolongan surat menurut keamanan isinya

a. Surat sangat rahasia { surat yang berisi dokumen penting yang berhubungan dengan
rahasia atau keamanan negara. Surat ini ditandai dengan SRHS { sangat rahasia },
cara pengiriman surat rahasia berbeda dengan cara pengiriman surat biasa }.
1. Surat dikirim dengan memakai tiga sampul
2. Sampul pertama dan kedua ditulis dengan alamat yang lengkap dan masing –
masing dilem. Sebaiknya penulisan alamat tersebut dilengkapi dengan u.p {
untuk perhatian } dan nama pejabat yang harus langsung menerima surat
tersebut dan masing – masing sampul di tulis dengan kode sangat rahasia
3. Sampul ketiga hanya ditulis dengan alamat seperti surat biasa, tidak diberi
kode dan tidak di lem. Maksudnya agar tidak mengundang perhatian orang lain
jahil untuk mencuri rahasia yang dibawa oleh surat tersebut. Surat – surat
tersebut antara lain :
~ Surat dari kementrian luar negeri
~ Dokumen untuk negara tetangga
~ Dokumen dikalangan militer

b. Surat rahasia { surat yang berisi dokumen ringan yang hanya boleh diketahui satu
atau oleh beberapa orang pejabat tertentu dalam suatu instansi. Cara pengiriman :
1. Dengan menggunakan dua sampul

2. Sampul pertama ditulis alamat lengkap dan di beri kode rahasia [ RS} dan
dilem

3. Surat dokumen kepada instansi setempat
4. Laporan kondite seorang pejabat

Penggolongan surat menurut proses penyelesaiannya
a. Surat sangat segera / kilat { surat yang memerlukan penyelesaian sangat segera }
b. Surat segera { surat yang memerlukan penyelesaianya dengan segera, tetapi tidak
sesegera surat kilat }
c. Surat biasa [ surat yang diperlakukan secara biasa, tidak diistimewakan }

BAB V BAGIAN – BAGIAN SURAT

Kop surat { menunjukan ciri khas dari suatu badan usaha , perusahaan, atau kantor dan

berfungsi sebagai reklame }.

Contoh Kop Surat :

Nomor surat { setiap surat resmi , terutama surat resmi yang akan dikirim keluar

lingkungan kantor, hendaknya diberi nomor yang disebut nomor verbal. Fungsi nomor surat :

memudahkan pengaturan surat terutama dalam penyimpanan dan penemuan kembali surat {

arsip }, mengetahui jumlah surat yang dikeluarkan dalam periode tertentu, memudahkan

penunjukan pada waktu mengadakan hubungan surat menyurat, memudahkan mencari surat
itu kembali bila sewaktu – waktu diperlukan.

Tanggal surat, Penulisan tanggal harus lengkap, tidak boleh disingkat, misalnya 28 mei

2009 atau Jakarta 28 mei 2009

Lampiran, Sesuatu yang melengkapi sebuah surat. Kelengkapan itu umumnya berupa

kuitansi, brosus atau foto copi, contoh : lampiran : 5 helai dsbnya

Perihal, berfungsi untuk memberikan petunjuk kepada pembaca tentang masalah pokok

surat. Pada surat resmi atau dinas pemerintah, penulisan kata perihal, dicantumkan dibawah

kata lampiran contoh :

Nomo : 18/KX- D / 2010

Lampiran : 1 berkas

Perihal : Pengangkatan pegawai negeri

Alamat surat, terbagi atas dua yaitu alamat yang ditulis pada sampul surat, kedua alamat

dalam, yaitu alamat yang ditulis pada kertas surat.

Beberapa contoh penulisan alamat :

• Alamat yang ditujukan pada perorangan

Kepada

Yth.Sdr. Hendra

Jl. Alaydrus No 201

Jakarta

• Alamat yang ditujukan kepada nama jabatannya

Kepada

Yth. Direktur Pt Subur

Jl. Pondok Gede Raya No 200

Jakarta Timur

• Alamat yang ditujukan kepada nama instansi pemerintah atau instansi swasta

Kepada
PT SEMEN BUDIDAYA
Jl. Sumatera N0 209
Jakarta Barat
Kepada
Departemen Keuangan RI
c.q. Direktorat Pajak
Jl. Pasar Minggu
Jakarta Selatan

• Alamat yang ditujukan kepada pejabat pemerintah dari perusahaan swasta
Kepada
Yth. Kepala Kantor Dept Tenaga Kerja
Jakarta Pusat
Jl. Prapatan No 67
Jakarta Pusat

• Penulisan alamat dari pejabat pemerintah kepada direktorat perusahaan swasta tidak
perlu menggunakan apapun

Kepada
Yth. Direktur Utama PT BUNGA RAMPAI
Jl. Raya Bogor N0 35
Jakarta Timur

• Penulisan alamat dengan menggunakan u.p
Kepada
Yth Direksi Bank Dagang Negara
u.p .sdr. Rizal, SH
Direktur Perkreditan
Jl. Kebon sirih No 8 – 10
Jakarta Pusat

• Alamat yang ditujukan kepada staf kedutaan besar
Kepada
Yang Mulia Tuan Much. Arsyad
Staf Kedutaan Besar Brunei Darusalam
Jl. Imam Bonjol no 34
Jakarta Pusat

• Alamat yang ditujukan kepada iklan

a. Dengan PO Box/Tromol Pos/Kotak Pos
Kepada
Yth Pemilik P O BOX 275 / JKT
Jakarta Timur
Kepada
P O Box 275/JKT
Jakarta Timur
P.O BOX 275 / JKT
JAKARTA TIMUR

b. Dengan nomor iklan
Kepada
Yth Pemasang Iklan No 324 BB
d.a. Harian Kompas
Jl Gajah Mada No 104
Jakarta
Kepada
Pemasang Iklan No 324 BB
d.a. Harian Kompas
Jl Gajah Mada No 104
Jakarta
Iklan No 324 BB
d.a. Harian Kompas
Jl Gajah Mada No 104
Jakarta

• Penulisan alamat dari antar pejabat yang jabatannya sama
Direktur Jendral Pembinaan Dan Penempatan
Tenaga Kerja
Departemen Tenaga Kerja
Jl. Gatot Subroto Kav 51
Jakarta

• Penulisan alamat dari dari jabatan yang lebih rendah kepada eselon yang lebih tinggi
Kepada
Yth. Direktur Jendral Anggaran
Departemen Keuangan RI
Jl Lapangan Banteng Timur

JAKARTA PUSAT
• Penulisan alamat dari pejabat yang eselonnya lebih rendah

Kepada
Yth. Kepala Kantor Wilayah Departemen Tenaga Kerja
Propinsi Jawa Tengah
Jl Ki Mangun Sarkoro No 21
SEMARANG
Salam pembuka, digunakan agar surat tidak kaku, salam pembuka sifatnya tidak wajib, surat
berita tanpa salam pembuka sama sekali tidak salah tetapi dalam surat pribadi kita sering
memakai salam pembuka dan surat dinas pemerintah jarang memakai salam pembuka.
Contoh salam pembuka pada surat resmi :
Dengan hormat
Bapak ........... Yang terhormat
Ibu................. Yang terhormat
Saudara................Yang saya / kami hormati
Salam Sejahtera
Assalamuallaikum Wr. Wb
Salam Pramuka
Isi Surat
Isi surat terdiri atas :

a. Kalimat pembuka yang merupakan penghantar bagi isi surat yang sesungguhnya.
Contoh :
Kami beritahukan bahwa .........
Bersama ini kami lampirkan .......
Kami mohon bantuan Tuan untuk .......
Dengan ini kami mengundang......
Sesuai dengan pembicaraan kita melalui telepon tanggal ..............
Dengan sangat menyesal kami beritahukan bahwa ...................
Perkenankanlah kami melaporkan .......
Menyambung surat kami tanggal........... No....................

b. Isi surat yang sesungguhnya, sesuatu yang diinformasikan , yang disampaikan kepada
penerima surat untuk menghilangkan salah tafsir dan efisien. Isi surat hendaknya
singkat dan jelas.

c. Kalimat penutup, alinea penutup merupakan kesimpulan dan fungsi atau penegas isi
surat.

Contoh :
Atas perhatian saudara kami ucapkan terima kasih
Kami harap kerjasama kita membuahkan hasil baik dan berkembang terus
Salam penutup, gunanya untuk menunjukan rasa hormat dan keakraban pengirim kepada
penerima.
Contoh :
Salam kami
Wassallam
Hormat kami
Berikut contoh penandatangan surat menurut susunan struktur organisasi :
a. Pimpinan unit utama yang menjadi subyek surat atas nama menteri
a.n. MENTERI KEUANGAN R.I
SEKRETARIS JENDRAL
{ ruang tanda tangan }
Nama terang
NIP............................
b. Menteri yang menjadi subyek surat tetapi penandatanganan dilaksanakan oleh
sekretaris Jendral dengan sebutan atas nama beliau { a.n.b } dalam hal ini perlu
terdapat persetujuan menteri.
MENTERI PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN
a.n.b
SEKRETARIS JENDRAL
{ ruang tanda tangan }
Nama terang
NIP............................
c. Penandatanganan oleh Pimpinan unit utama yang menjadi subyek surat
DIREKTUR JENDERAL PEMBINAAN DAN
PENEMPATAN TENAGA KERJA
{ ruang tanda tangan }
Nama terang
NIP............................
d. Penandatangan surat dengan menggunakan u.b { untuk beliau }
a.n MENTERI TENAGA KERJA REPUBLIK INDONESIA
SEKRETARIS JENDERAL
u.b KEPALA BIRO.........

{ ruang tanda tangan }

Nama terang

NIP............................

e. Surat yang ditandatangani oleh direktur perusahaan atau pejabat lainnya

Hormat kami , Hormat kami,

PT SEHATI Jaya Raya Kencana

Abdullah, SH Dr Hendra

Direktur Utama Manajer Personalia

f. Surat yang ditandatangani oleh orang yang diberi kuasa { PP = per pro curation =

orang yang diberi kuasa }

Hormat kami,

PP. CV MANDIRI PERKASA

Drs Haryanto

Pimpinan

Tembusan, dibuat apabila surat tersebut perlu diketahui/ disampaikan kepada orang atau unit

yang ada hubungannya dengan surat tersebut, maka dikirimkanlah kopinya. Dengan menulis

tembusan sesudah nama jabatan / NIP di sebelah kiri atau dapat pula ditulis dengan tindasan

atau distribusi kepada. Teknik penulisan tembusan ada dua macam :

1. Tembusan yang obyeknya hanya satu, ditulis sebaris dengan tembusan

2. Tembusan yang obyeknya lebih dari satu, dituliskan berderet kebawah dan diberi

nomor urut.

Contoh Tembusan :

a. Kabag Kepegawaian

b. Kabag Keuangan

c. Kabag Ketatausahaan

Inisial pengonsep dan pengetik adalah singkatan nama pengonsep dan pengetik. Kegunaan
inisial adalah untuk mengetahui siapa yang mengonsep dan yang mengetik. Jadi, sewaktu –

waktu diperlukan orrangnya mudah dicari. Biasanya inisial ditulis dengan huruf kapital,

misalnya NS/SD

Contoh :

.......................................................................................................................................

.......................................................................................................................................

.......................................................................................................................................

Hendra, dr

Direktur
H/HR/hs
Ket :

H = Hendra, dr = Pengonsep atau pemberi perintah membuat surat
HR = Haryanto = Pengonsep
Hs = Hartini.s = Pengetik
Penanganan surat di hotel dibagi atas :
1. Surat masuk

o Surat untuk tamu hotel { gues’t mail }
- Surat bagi tamu yang akan datang
- Surat bagi tamu yang sudah berangkat

o Surat untuk perusahaan { company” s mail }
o Surat untuk staf / karyawan hotel { staff / emplyee”s mail }
2. Surat keluar

BAB VI PENANGANAN PESAN TAMU

Seringkali ada permintaan untuk menyampaikan pesan kepada tamu yang tinggal dihotel,
dalam hal ini tamu sedang keluar kamar atau tamu yang diharapkan datang. Setiap pesan yang
diterima baik melalui petugas telepon operator atau tamu yang datang langsung ke hotel /
counter dicap time stamp terlebih dahulu sebelum disimpan pada rak kunci kamar atau rak
surat.
Penanganan pesan tamu terbagi atas :

a. Untuk tamu yang sedang tinggal dihotel.
b. Untuk tamu yang akan datang.
c. Fax / e-mail tamu.
d. Barang tamu yang ketinggalan.
A. MENERIMA DAN MENDISTRIBUSIKAN SURAT MASUK

PENGERTIAN SURAT MASUK

Surat masuk adalah surat – surat yang diterima oleh suatu organisasi / perusahaan yang
berasal dari seseorang atau dari suatu organisasi. Surat sebagian besar berbentuk lembaran
kertas. Ada yang lembarannya tipis, sedang maupun tebal. Didalam surat terkandung berbagai
macam informasi sesuai dengan kepentingan masing – masing.
Contoh :

a. Surat dinas { surat yang dikirimkan oleh kantor pemerintah } adalah surat tugas, surat
keputusan, dan surat rekomendasi }

b. Surat niaga { surat dagang }, adalah surat penawaran dan surat pesanan.
c. Surat penting yang sifatnya pribadi adalah surat tanah , ijazah, akta dan surat penting

lainnya
Agar surat tersebut tidak hilang atau rusak maka sangat diperlukan adanya tata cara yang baik
dan sistematis yang mengatur tentang surat – surat tersebut sehingga baik fisik maupun
informasi suatu surat dapat diselamatkan dan mempunyai manfaat bagi semuanya.
Manfaat yang dapat diperoleh dengan adanya penanganan surat yang baik antara lain :

1. Surat akan tercatat dengan baik
2. Prosedur penanganan surat jelas
3. Surat akan tersimpan baik sehingga mudah untuk ditemukan
4. Rahasia akan terjaga
Sementara apabila surat tidak tersimpan dengan baik maka akan mengakibatkan :
a. Surat dan informasi akan hilang
b. Kantor tidak akan menjadi rapi karena banyak tumpukan kertas yang tidak tertata

dengan baik
c. Surat sulit ditemukan jika dicari karena letaknya tidak disusun dengan teratur.

POLA KEGIATAN ADMINISTRASI

Dalam penyelenggaraan kegiatan adminstrasi , ada dua macam pola yang digunakan :
1. Pola sentralisasi, pola penanganan berkas yang dilakukan secara terpusat, yait ada tata
usaha atau sekretariat dalam kantor yang bertugas menangani administrasi seluruh
bagian yang ada di kantor tersebut, tersebut menangani surat keluar atau surat masuk.
2. Pola desentralisasi, pola ini mempunyai ciri kegiatan administrasi dilakukan disetiap
bagian dari unit yang ada pada kantor. Artinya tidak ada unit tata usaha atau
sekretariat dilingkungan kantor ini.

PERLENGKAPAN DALAM PENANGANAN SURAT

Dalam penanganan surat ada beberapa perlengkapan yang harus disediakan antara lain :
a. Baki surat / tray, berguna sebagai tempat dari berkas surat yang ada. Selain itu, dapat
berguna untuk berbagai jenis berkas menurut keperluannya., seperti untuk surat
masuk, surat keluar, dan diletakkan dimeja sekretaris.

b. Buku agenda surat masuk dan surat keluar, buku harus disediakan jika pengurusan
surat menggunakan sistem buku agenda, buku ini digunakan untuk mencatat data surat
yang masuk dan keluar.

c. Kartu kendali, lembar pengantar surat masuk, lembar pengantar surat rahasia,
peralatan ini harus digunakan jika pengurusan surat menggunakan sistem kartu
kendali. Peralatan ini digunakan untuk mencatat data surat yang masuk amaupun yang
keluar.

d. Secretaris desk file, kumpulan map dengan kode jenis klasifikasi pekerjaan sesuai
dengan kelompok berkas yang ditangani.

e. Alat tulis kantor, contoh alat tulis, pulpen,pensil,penggaris,kertas catatan, stapler, dan
penjepit kertas.

f. Kertas dan amplop, kertas dengan kop surat atau kertas polos dan amplop
g. Alat pembuka surat, dapat berupa alat manual, seperti pisau, atau guntung, atau yang

elektrik dengan mesin pembuka surat.
h. Stempel, stempel tanggal terima dan stempel perusahaan
i. Formulir tanda terima / buku exspedisi, digunakan pada pola desentralisasi dan buku

exspedisi pada pola sentralisasi
j. Lembar disposisi, lembaran isi untuk mencatat instruksi dan pimpinan berkaitan

dengan proses tindak lanjut dari surat yang diterima dari pihak lain. Lembar ini
digunakan pada pola sentralisasi. Pada pola desentralisasi disposisi langsung pada
suratnya.
k. Komputer, digunakan sebagai pengadministrasian
l. Telephone, digunakan untuk berkomunikasi yang dirasa perlu.

SISTEM PENGURUSAN SURAT MASUK

Pengurusan surat masuk dan surat keluar dapat dilakukan dapat dilakukan dengan beberapa
cara yaitu sebagai berikut :

1. Sistem buku agenda { sistem tradisional }
2. Sistem kartu kendali { sistem pola baru modern }
3. Sistem taskah { tata naskah } digunakan dilingkungan TNI.

Di Indonesia kedua sistem tersebut banyak digunakan oleh suatu instansi atau
perusahaan, ada yang menggunakan sistem buku agenda dan ada yang menggunakan sistem
kartu kendali. Sistem buku agenda sudah ada sejak jaman Pemerintahan Hindia Belanda
sebagai pengganti dari Kaulbach yang telah digunakan sebelumnya. Sistem kartu kendali baru
tercipta sejak tahun 1971 yang diciptakan oleh ARNAS { Arsip Nasional } yang sekarang

dikenal dengan ANRI { Arsip Nasional Rebublik Indonesia } bekerjasama dengan LAN {
Lembaga Administrasi Indonesia }.

Sistem ini diciptakan untuk mengatasi kekurangan yang ada disistem buku agenda,
dimana pada sistem buku agenda pencatatan hanya bisa dilakukan oleh satu orang saja. Hal
ini tentunya akan memakan waktu yang lama dalam pencatatanya apabila dalam satu hari
suatu kantor harus mencatat surat dalam jumlah yang sangat banyak yang jumlahnya
mencapai ratusan bahkan ribuan. Namun jika menggunakan sistem kartu kendali hal ini bisa
dilakukan oleh beberapa orang sekaligus, sehingga dapat mempercepat dalam penanganan
surat dan pelayanan kepada masyarakat pun akan semakin cepat.

Pengurusan Surat Masuk Sistem Buku Agenda :

a. Penerimaan Surat, penerimaan surat dapat dilakukan oleh mereka yang biasanya
bekerja dibagian depan kantor depan atau front office, seperti satpam dan reseptionist.
Bahkan ada diperusahaan yang kecil penanganan suratnya dilakukan oleh reseptionist
juga. Dan kalau pada perusahaan yang besar / hotel yang ukurannya besar maka surat
ditangani oelh bagian informasi / informasi section. Tugas penerima surat adalah
mengumpulkan setiap surat yang masuk, meneliti ketepatan alamat dan
menandatanagi buku pengiriman bahwa surat sudah diterima.

b. Penyortiran Surat, surat dipisahkan berdasrkan alamat yang dituju. Jika surat itu untuk
perorangan dan menyangkut masalah pribadi, maka surat dapat diberikan langsung
kepada alamat yang dituju, tetapi apabila surat itu merupakan surat dinas karena
menyangkut kepentingan perusahaan/organisasi, maka surat tersebut harus diproses
lebih lanjut.

c. Pencatatan surat,pencatatan dilakukan dengan menggunakan buku agenda, petugas
dapat membuka dan membaca surat untuk mengetahui apakah surat tersebut
merupakan surat dinas biasa, penting atau rahasia. Untuk surat rahasia, petugas tidak
diperbolehkan membaca surat, kecuali sudah diizinkan oleh pimpinan.

Ada beberapa macam buku agenda yang dapat digunkan untuk melakukan pencatatan
surat, yaitu :

➢ Buku agenda surat masuk, buku ini digunakan untuk mencatat semua surat masuk.
Contoh :
No Tanggal Terima Tanggal Perihal Lampiran Diteruskan Keterangan

Terima Dari Dan No Kepada

Surat

1 15 PT 10 Pesanan I Lembar Direktur -

Januari Sejahtera Januari Pemasaran

2010 Jl Raya 2010

Bogor

KM.25

Jakarta

2 20 Bank 15 Penawaran 1 Berkas Kepala Brosur

Januari BCA Januari Layanan Bagian

2010 Jl 2010 Keuangan

Kutilang

Raya,

Depok

➢ Buku agenda surat keluar / agenda verbal, buku ini digunakan untuk mencatat semua

surat yang dibuat dan dikirimkan kepada pihak lain.

Contoh :

No Nomor Tanggal Dikirim Perihal Lampiran Keterangan

Surat Surat Kepada

1 001/B/I/10 9 Kantor NPWP - -

Agustus Pajak

2010 Jl.TMP

Kalibata,

Jakarta

2 002/A/I/10 6 PT Pengiriman I Berkas Berhubungan

Agustus Sejahtera Barang dengan surat

2010 Jl Raya masuk No.

Bogor, 002/A/1/10

KM 29

Jakarta

➢ Buku agenda berpasangan, buku ini digunakan untuk mencatat semua surat yang
masuk maupun surat keluar yang digabungkan menjadi satu.

Contoh :

No Tanggal Tanggal dan M/K Dari/ Perihal Lampiran Keterangan

Terima/ No Surat Kepada

Kirim

19 001/B/I/10 M PT Pesanan I Lembar -

Agustus Sejahtera

2010 Jl Raya

Bogor,

KM 29

Jakarta

26 002/A/I/10 K Kantor NPWP - -

Agustus Pajak

2010 Jl.TMP

Kalibata,

Jakarta

Stempel Agenda

Contoh :

Tanggal terima : 9 Agustus 2010

No Agenda :2

Tanggal diteruskan 9 Agustus 2010

Tanda tangan : { diisi dengan tanda tangan agendaris }

d. Pengarahan surat adalah menentukan siapa saja yang selanjutnya akan memproses

surat berkaitan dengan permasalahan surat. Pengarahan surat dilakukan oleh pimpinan,

karena pimpinanlah yang akan bertanggungjawab terhadap penanganan surat tersebut.

Pimpinan dapat menuliskan instruksinya pada lembar disposisi, dan menuliskan siapa

yang harus memproses surat tersebut.lembar disposisi adalah lembar isisan untuk

mencatat instruksi dari pimpinan berkaitan dengan proses tindak lanjut dari surat yang

diterima dari pihak lain. Orang yang ditunjuk oleh pimpinan untuk menindaklanjuti

surat yang dimaksud akan menangani surat berdasarkan instruksi pimpinan tersebut.

Contoh format dan cara pengisian lembar disposisi :

DISPOSISI

Indeks : Sejahtera

Rahasia :

Penting :

Biasa :

Kode : Se Tgl Penyelesaian : 15 Januari 2010

Tgl/No : 2 Januari 2010

Asal : PT Sejahtera Jl Raya Bogor KM 28 Jakarta
Isi Ringkas : Pesanan alat – alat elektronik

Instruksi : Di teruskan kepada :

1. Drs Muhammad Farhan Fathin

Segera diproses

2.

3.

Setelah digunakan harap segera kembali :

Kepada setiap : Bagian Administrasi

Tanggal : 15 Januari 2010

Ket : Kolom 1,2,3, diisi oleh sekretaris
Kolom 4 diisi oleh Pimpinan
Kolom 5 diisi oleh sekretaris

e. Penyampaian surat, jika pimpinan sudah menulis instrusi nya dilembar disposisi,
maka surat tersebut berikut lembar disposisinya diberikan kepada orang yang ditunjuk
oleh pimpinan yang telah ditulis di lembar disposisi. Jika orang yang dimaksud
tersebut lebih dari satu, sebaiknya surat tersebut diperbanyak sehingga setiap orang
yang ditunjuk akan mendapatkan salinan suratnya. Saat surat tersebut diberikan
kepada orang yang telah ditunjuk, maka yang menerima harus menandatangani bukti
penerimaan dibuku exspedisi intern.

Buku exspedisi surat ada dua macam :
▪ Buku exspedisi intern adalah buku yang digunakan untuk mencatat
penyampaian atau pengiriman atau distribusi surat yang disampaikan didalam
lingkungan organisasi atau perusahaan sendiri.
▪ Buku exspedisi exstern adalah buku yang digunakan untuk mencatat
penyampaian atau pengiriman atau distribusi surat kepada pihak lain diluar
organisasi atau perusahaan.
Contoh format cara pengisian buku exspedisi :

No Tanggal Tanggal dan Perihal Ditujukan Nama Tanda
Kepada
Kirim No Penerima Tangan

Surat

1 6 Agustus 2 Agustus Pesanan Hamidah dr Nurul dr

2010 2010/

002/B/1/10

f. Penyimpanan surat, jika surat sudah selesai diproses, maka surat asli harus
diserahkan kepada bagian tata usaha untuk disimpan dengan menggunakan sistem
penyimpanan tertentu, seperti sistem afjad, sistem subjek, sistem wilayah,sistem
tanggal,atau sistem nomor.

Bagan Prosedur pengurusan surat masuk sistem buku
agenda

a. Penerimaan surat
~ Mengumpulkan dan menghitung surat
~ Meneliti ketepatan alamat
~ Menandatangani bukti pengiriman bahwa surat telah diterima

b. Penyortiran surat
~ Memisahkan surat ke dalam surat dinas biasa, penting, rahasia, maupun surat
penting.

c. Pencatatan surat
~ Membaca surat dinas, biasa, penting
~ Memeriksa lampiran – lampiran
~ Membubuhkan stempel agenda
~ Mencatat surat dalam buku agenda masuk

d. Pengarahan surat
~ Menetukan pejabat mana yang harus menangani surat, dengan
menyertakan lembar disposisi untuk mencatat instrusi
pimpinan.

e. Penyampaian surat
~ Menyampaikan surat kepada pejabat/ karyawan berdasarkan
disposisi pimpinan dan mencatat dalam buku ekspedisi intern

f. Penyimpanan surat
~ Menyimpan surat dengan menggunakan sistem tertentu

Pengurusan surat masuk sistem kartu kendali

Sistem ini disebut dengan sistem pola baru. Sistem ini dikembangkan dengan sejak
tahun 1972, sebagai hasil penelitian yang diciptakan Arsip Nasional Republik Indonesia {
ANRI } bekerjasama dengan Lembaga Administrasi Negara { LAN }. Sistem ini banyak
diterapkan diinstansi pemerintah yang volume kegiatan persuratannya sangat banyak.

Kartu kendali adalah lembar isian untuk pencatatan,penyampaian, dan penyimpanan
surat, sehingga bila diperlukan dapat ditemukan kembali dengan mudah.
Fungsi kartu kendali adalah :

1. Sebagai alat pengendali surat masuk dan surat keluar
2. Sebagai alat pelacak surat
3. Sebagai arsip pengganti bagi surat – surat yang masih dalam proses
4. Sebagai pengganti buku agenda dan ekspedisi
Adapun keuntungannya menggunakan kartu kendali adalah sebagai berikut :
a. Lebih efisien
b. Dapat membedakan sifat surat { penting,biasa,rahasia} karena lembarannya berbeda.
c. Mudah melacak lokasi surat yang sudah diproses
d. Memudahkan penyusunan arsip
e. Memudahkan inventarisasi dan penilaian arsip.
Perlu diketahui yang perlu dicatat dalam kartu kendali tersebut hanya surat masuk atau
surat keluar yang sifatnya penting saja, sedangkan untuk surat – surat yang sifatnya biasa
menggunakan lembar pengantar surat biasa.
Kategori surat penting adalah :
1. Jika surat tersebut hilang atau terlambat akan mengakibatkan kesulitan bagi instansi

yang bersangkutan, sebab tidak dapat diganti dengan surat tebusannya atau surat
lainnya.
2. Surat tersebut mempunyai proses lanjutan yang harus segera dilaksanakan.
3. Informasi yang terkandung dalam dalam surat tersebut tidak terdapat dalam surat lain,
sehingga kalau informasi tidak diketahui oleh pimpinan unit pengolah tersebut akan
menimbulkan kesulitan bagi instansi yang bersangkutan.
Kategori surat biasa adalah :
a. Kalau surat tersebut hilang atau terlambat tidak akan mengalami kesulitan bagi
instansi yang bersangkutan
b. Surat tersebut tidak akan diproses selanjutnya
c. Informasi yang terkandung dalam surat tersebut terdapat pula dalam surat lain.

Kategori surat rahasia adalah :
1. Surat bersampul lebih dari satu sampul surat
2. Pada sampul surat terdapat kode RHS atau SRHS

BAB VI Prosedur Pengurusan Surat Masuk Penting

a. Penerimaan surat, sebelumnya telah dibuat ketentuan atau peraturan di tiap instansi
bahwa semua surat masuk dan keluar diterima melalui satu pintu, yaitu unit kearsipan.
Hal ini akan lebih memudahkan untuk kontrol danpengawasannya. Dalam
pelasanaannya, kalau suatu unit kerja memerlukan kecepatan dalam memproses surat
keluar tersendiri sampai dengan penyampaiannya ke instasi lain dilaksanakan sendiri.
Hal ini dapat dilakukan , asalkan dua kartu kendali diserahkan kepada unit kearsipan,
sehingga unit kearsipan selalu mengetahui pula apa yang telah dilaksanakan.

• Tugas penerima surat adalah :
- Menerima surat masuk dari instansi lain dan menandatangani surat
pengantarnya , serta membubuhi cap tanggal pada sampul surat.
- Menyortir surat masuk tersebut berdasarkan tanda yang terdapat pada
sampul antara lain surat kilat,surat segera, surat pribadi, surat salah
alamat, dan surat rahasia
- Menyerahkan surat tersebut ke pencatat surat
- Menerima surat keluar dari instansi sendiri untuk dikirimkan melalui
pos atau kurir.

b. Pencatatan surat, surat – surat yang diterima oleh pencatat dinilai menjadi tiga
kategori, yaitu surat penting,biasa dan rahasia. Untuk surat yang penting, maka dicatat
menggunakan kartu kendali rangkap tiga, untuk surat biasa menggunakan lembar
pengantar surat biasa. Surat rahasia menggunakan lembar pengantar surat rahasia.
• Tugas pencatat surat adalah :
- Mencatat surat penting menggunakan kartu kendali , surat biasa surat
rahasia menggunakan lembar pengantar surat rahasia.
- Menyatukan kartu kendali dengan surat menggunakan paper clip dan
meneruskan kepengarah surat
Contoh format kartu kendali dan cara pengisianya :

Indexs : Sejahtera PT Tgl : 5 Januari 2010

No Urut : 1 M/K : Kode : Se

M

Isi Ringkas :

Pesanan Barang

10 Unit Komputer Merek Toshiba

10 Unit Laptop Merek Toshiba

Lampiran : 1 Lembar Tgl Surat : 2 Januari 2010 No Surat :

02/A/10

Dari : PT Sejahtera, Jl Raya Bogor KM 29 Jakarta

Kepada : PT Genta Nusa Jl Arteri Pondok Indah No 5 Jakarta

Pengolah : Bagian Pemasaran Paraf :

Catatan : -

Keterangan :
- Kolom indeks , bila surat akan disimpan dengan sistem subjek, maka kolom ini
diisi dengan masalah surat. Jika surat disimpan dengan sistem abjad, maka
kolom ini diisi dengan ideks abjad.
- Kolom tanggal, No Urut, M/K , diisi dengan tanggal masuk atau keluarnya surat.
Nomor urut diisi dengan nomor urut pada hari tersebut, sedangkan huruf M
dilingkari, berarti surat masuk dan huruf K dilingkari berarti surat keluar.
- Kolom Kode, diisi dengan kode yang sesuai berdasarkan indeks yang digunakan.
Dapat berupa kode abjad jika menggunakan indeks abjad, bisa juga dengan kode
seuai daftar klasifikasi subjek, jika menggunakan indeks subjek.
- Kolom isi ringkas, diisi uraian ringkas tentang isi surat, uraian ini benar – benar
jelas.
- Kolom lampiran, diisi sesuai dengan jumlah lampiran yang terdapat pada surat
tersebut.
- Kolom dari, diisi dari instansi mana surat itu berasal
- Kolom kepada, diisi kepada siapa surat tersebut ditujukan.
- Kolom Tanggal Surat, diisi dengan tanggal surat masuk/ keluar tersebut
- Kolom Nomor Surat, diisi dengan nomor surat masuk/ keluar tersebut
- Kolom Pengolah , diisi dengan unit kerja di instansi yang bersangkutan yang
akan menangani surat tersebut.

- Kolom Paraf, setelah surat tersebutdisampaikan ke unit kerja, maka yang
menerima surat harus memberikan parafnya sebagai tanda bahwa surat sudah
diterima.

- Kolom catatan, dalam kolom ini dicatat apa saja yang perlu dijelaskan tentang
surat tersebut, misalnya lampirannya tidak ada, surat tidak lengkap lembaranya.

c. Pengarahan atau pengendalian surat, petugas pengarah surat adalah pimpinan pada
unit kearsipan, yang tugas utamanya adalah :
- Menerima surat yang telah dilampiri tiga lembar kartu kendali.
- Menentukan arah surat, kepada siapa atau ke unit mana surat tersebut
diteruskan
- Mengisi kolom indeks, kode dan pengolah pada kartu kendali.
- Mengambil kartu kendali 1 { putih } dan disimpan dikotak kartu kendali yang
berfungsi sebagai alat pengendali surta dan setelah satu tahun dijilid.
- Meneruskan kartu kendali 2 dan 3 kepada unit pengolah.

d. Penyampaian surat ke unit pengolah, unit pengolah terdiri dari bagian – bagian
berikut :
1. Tata usaha unit pengolah, tugas nya adalah sebagai :
- Menerima surat dan kartu kendali 2 dan 3 serta memarafnya sebagai
bukti bahwa surat sudah diterima
- Mengembalikan kartu kendali 2 kepada pengarah surat untuk diteruskan
kepada penata arsip, kartu kendali 3 tetap melekat pada surat
- Membuat dua lembar disposisi , kemudian melampirkan surat berikut
lembar disposisi 1 dan 2 untuk disampaikan kepada pimpinan unit
pengolah
- Menerima kembali surat, kartu kendali 3 dan lembar disposisi 1 d 2
yang telah diisi oleh pimpinan unit pengolah .
- Menyimpan kartu kendali 3 dan meneruskan surat berikut dengan
lembar disposisi kepada pelaksana sesuai instruksi yang ada di lembar
disposisi.
- Menerima surat dan lembar disposisi 1 kembali dari pelaksana, jika
surat tersebut sudah selesai diproses, untuk kemudian disimpan
beberapa lama, jika surat tersebut sudah menurun nilai gunanya { in-
aktif }, maka surat berikut kartu kendali 3 diserahkan kepada penata
arsip dan ditukar dengan kartu kendali 2, sebagai bukti bahwa surat
disimpan diunit kearsipan oleh penata arsip.

2. Pimpinan unit pengolah, tugasnya adalah sebagai berikut :
- Menerima surat kembali , kartu kendali 3 dan lembar disposisi 1 dan 2
dari tata usaha unit pengolah.
- Mengisi lembar disposisi untuk menindaklanjuti surat yang masuk.
- Menyerahkan kembali surat, kartu kendali 3 dan lembar disposisi 1 dan
2 kepada tata usaha unit pengolah

3. Pelaksana, Tugasnya adalah :
- Menerima surat berikut lembar disposisi 1 pimpinan dari tata usaha unit
pengolah
- Melaksanakan instruksi pimpinan yang ditulis dilembar disposisi.
- Menyerahkan surat dan lembar disposisi 1 kepada tata usaha unit
pengolah jika surat sudah selesai diproses/ditindak lanjuti.

e. Penyimpanan atau penataan arsip, tugas penata arsip { arsiparis } adalah :
- Menerima kartu kendali 2 yang telah diparaf tata usaha pengolah dan disimpan
dikartu kendali sebagai bbukti bahwa surat sedang diproses diunit pengolah.
- Menerima surat yang sudah selesai diproses oleh unit pengolah dan menukar
kartu kendali 2 dengan kartu kendali 3
- Menyimpan surat dengan menggunakan sistem tertentu.

Prosedur Pengurusan Surat Masuk Biasa

Dalam penanganan surat masuk yang bersifat biasa, tidak perlu dicatat dalam kartu
kendali, tetapi menggunakan lembar pengantar surat biasa. Alur kerjanya juga sedikit lebih
pendek jika dibandingkan dengan kartu kendali. Surat biasa tidak perlu cepat disampaikan ke
unit pengolah, tetapi dapat menunggu i atau 2 hari sampai terkumpul agak banyak, karena
pencatatan dapat dilakukan sekaligus untuk beberapa surat dalam satu lembar pengantar surat
biasa.

Jika menggunakan kartu kendalis, satu lembar surat dicatatkartu kendali rangkap tiga,
tidak bisa beberapa surat dicatat sekaligus dalam satu kartu kendali. Karena bersifat biasa,
penyimpanan surat tidak terlalu lama, dan cukup disimpan diunit pengola saja, tidak perlu lagi
diserakan kepada penata arsip. Pengapusan arsipnya pun dilakukan di unit pengolah.

Contoh format lembar pengantar surat biasa dan cara pengisiannya :

LEMBAR PENGANTAR SURAT BIASA

Unit : Tanggal : Waktu Penyampaian :

Bagian Kepegawaian 5 Januari 2010 10.00 Wib

No Urut Asal Surat Tanggal/Nomor Isi Ringkas Keterangan

1 Nurul dr 9 Agustus 2010 Lamaran Kerja Spesialist

JL.Kamboja No Anak

234 Bandung

2 Hafiz dr 10 Agustus Lamaran Kerja Spesialist

Griya Permai 2010 Kandungan

Bogor

3 Dhiya dr 8 Agustus 2010 Lamaran Kerja Spesialis

Matahari THT

Permai

Bandung

Jumlah : 3 Surat Tanggal : 15 Agustus Pukul : 10.30 Wib
Diterima : Farhan dr { Tanda Tangan }

Prosedur Pengurusan Surat Masuk Rahasia

Dalam penanganan surat masuk yang bersifat rahasia, hanya pimpinan yang bole
membaca surat , kalaupun ada yang boleh mengetaui itupun hanya pada orang tertentu saja
yang sudah ditunjuk langsung ole pimpinan. Penyampaian surat kepada pimpinan dalam
keadaan tertutup atau masih bersimpul.

Contoh format lembar pengantar surat rahasia :

LEMBAR PENGANTAR SURAT RAHASIA

Unit : Tanggal : Waktu Penyampaian :
10.00 Wib
Kabag Kepegawaian 20 Januari 2010
Isi Ringkas Keterangan
No Urut Asal Surat Tanggal/Nomor Daftar Nilai 10 Orang

1 Depnaker 19

Jl. M.T Januari 2010/135/N/D/I/10 Diklat
haryono

Tanggal : 20 Januari 2010 Pukul : 10.30 Wib

Jumlah : 3 Surat

Diterima : Ulfah dr { Tanda Tangan }

o Langkah – langkah pengurusan surat masuk rahasia :
1. Surat rahasia diterima oleh penerima surat dan menyerahkan kepada pencatat
surat.
2. Pencatat surat tanpa membuka sampul ke dalam lembar pengantar surat rahasia {
rangkap 2 } lalu menyerahkan kepada pengarah surat.
3. Pengarah surat memeriksa pengisian lembar pengantar dan meneruskan kepada
pimpinan unit pengolah.
4. Pimpinan unit pengolah memberi paraf pada lembar pengantar 1 dan 2
5. Pimpinan unit pengolah menyimpan surat dan lembar pengantar 2 , lembar
pengantar 1 dikembalikan kepada pengarah surat untuk diteruskan kepada penata
arsip.

BAB VII DRAFT SEDERHANA KORESPONDENSI

Setelah mempelajari sub kompetensi pada Kegiatan Belajar 2 modul ini selanjutnya anda
diharapkan mampu :

❖ Menerima dan mendistribusikan surat keluar
❖ Sistem pengurusan surat keluar system buku agenda
❖ Sistem pengurusan surat keluar sistem kartu kendali

MENERIMA DAN MENDISTRIBUSIKAN SURAT KELUAR
Surat keluar adalah surat yang dibuat atau dikirimkan oleh suatu instansi /kantor
kepada pihak lain, baik perseorangan,kelompok maupun suatu lembaga. Surat yang baik dapat
memberikan citra yang baik bagi orang yang membuatnya. Oleh karena itu dalam membuat
surat seseorang harus memperhatikan kaedah – kaedah yang berlaku. Agar tidak terjadi hal –

hall yang buruk, tentu harus ada yang bertanggung jawab terhadap keabsahan surat yang
dibuat. Harus ada cara atau prosedur tertentu yang di buat secara khusus tentang apa, siapa,
mengapa, kapan, dan bagaimana surat itu seharusnya dibuat, sehingga pertanggungjawaban
suatu surat yang telah di buat juga menjadi jelas dan mencegah kesalahan komunikasi.
Surat keluar dapat disebabkan tiga faktor yaitu :

1. Surat keluar merupakan jawaban dari adanya surat masuk yang diterima
2. Surat keluar merupakan kebutuhan, misalnya kantor ingin mengundang rapat , maka

dibuat surat undangan rapat
3. Surat keluar memberikan informasi, misalnya surat pemberitauan dan surat edaran.

SISTEM PENANGANAN SURAT KELUAR SISTEM
BUKU AGENDA

a. Pembuatan Konsep, Konsep sering disebut dengan Draft. Saat pengetikan belum
menggunakan komputer { mesin tik }, untuk membuat surat harus dibuat konsepnya
secara tertulis, diatas kertas bergaris /buram/lembar konsep surat.

b. Persetujuan Konsep, jika konsep surat dibuat oleh konseptor atau bawahan , maka
konsep tersebut harus mendapatkan persetujuan dari pimpinan. Tujuannya adala
memeriksa apakah konsep surat tersebut sudah sesuai atau perlu diperbaiki atau di
koreksi. Apabila sudah di setujui oleh pimpinan maka pimpinan akan memberikan
tanda acc pada konsep tersebut.

c. Pencatatan Surat, konsep surat yang sudah mendapat persetujuan pimpinan,
selanjutnya di catat kedalam buku agenda surat keluar untuk diregistrasi atau
didaftarkan, agar surat tersebut diberi nomor surat dari agendaris.

d. Pengetikan Konsep Surat, Setela surat diberi nomor maka surat dapat diketik berikut
dengan amplopnya.

e. Pemeriksaan Pengetikan, setela surat diketik maka pengetik surat dan konseptor
memberikan paraf dengan pensil pertanda surat suda sesuai dengan konsepnya.

f. Penandatanganan Surat, surat yang tela diketik rapi maka surat tersebut akan
ditandatangani ole piak yang berwenang.

g. Pemberian Cap Dinas, dibubuhkan sebelah kiri tanda tangan dengan menyinggung
sedikit tanda tangan.

h. Melipat Surat,Surat yang asli dilipat dan dikirim kealamat yang dituju, sedangkan
lembar yang keduanya disimpan sebagai arsip.

i. Penyampulan Surat, surat yang tela dilipat rapi selanjutnya dimasukan kedalam
sampul yang telah disediakan dan direkatkan dengan lem secara rapi.

Perhatikan juga hal –hal berikut :
- Gunakan kop surat juga untuk sampul surat
- Cantumkan nomor surat
- Jika sampul tidak menggunakan kop surat, harus dibubukan cap
dinas/stempel pada sampul disebelah kiri.
- Perangko secukupnya

j. Pengiriman Surat, jasa pengiriman surat merupakan suatu al yang tidak dapat
dipisakan dalam proses prosedur pengurusan surat, baik surat masuk, maupun surat
keluar.
Hal yang perlu di Perhatikan dalam menggunakan jasa pengiriman :
- Jenis surat , Informasi yang tercantum dalam surat
- Tujuan/ alamat surat, Volume/banyaknya surat
Pengiriman surat dapat dilakukan dengan 4 cara :
- Melalui kurir, orang atau pegawai yang ditunjuk untuk mengantarkan surat
kepada alamat yang dituju. { petugas kurir arus meminta tangan pada orang
yang tela menerima surat tersebut }
- Melalui pos, surat diantar langsung kekantor pos, dan membawa buku
exspedisi surat yang nantinya akan dibubui cap pos bawa surat dikirim
melalui pos,
- Melalui jasa pengiriman { DHL,TIKI,FEDEX, dsb }
- Melalui internet { e-mail }

Penyimpanan Surat,surat yang asli dikirim kepada yang dituju, sedangkan tembusan atau
lembar ke 2 disimpan sebagai arsip. Penyimpanan dilakukan dengan menggunakan sistem
penyimpanan seperti, sistem afjad, sistem subjek,sistem tanggal,sistem nomor, dan sisitem
wilayah.

SISTEM PENANGANAN SURAT KELUAR SISTEM
KARTU KENDALI

1. Prosedur pengurusan surat keluar penting
a. Unit pengolah, surat keluar baerasal dari unit pengolah atau unit kerja yang
berkepentingan terhadap surat tersebut.
b. Pencatatan surat, tugasnya antara lain :
1) Menerima surat beserta tembusannya dan kartu kendali 1 dan 2 dari unit
pengolah
2) Memberikan stempel pada surat

3) Kartu kendali 1 diteruskan ke pengarah surat untuk disimpan dan berfungsi
sebagai kartu kontrol.

4) Memberikan paraf pada kartu kendali 2, kemudian mengembalikan kartu kendali
3 dan tembusan kepada unit pengolah/

5) Memberikan surat kepada exspedisi untuk dikirim kealamat instansi
c. Pengarahan surat, tugasnya adalah menerima kartu kendali 1 dari pencatat surat dan

menyimpanya kedalam kotak kartu kendali sebagai kontrol atau pengendali surat
yang dikirim.
d. Penataan arsip, tugasnya adala menerima kartu kendali 2 dari unit pengolah dan
menyimpanya dalam kotak kartu kendali sebagai pengganti arsip yang ada di unit
pengolah
e. Pengiriman surat, dalam pengiriman suart menggunakan espeditor atau kurir.
2. Prosedur pengurusan surat keluar biasa
1) Unit pengolah, tugasnya mencatat surat keluar biasa atau rutin dalam dua lembar
pengantar surat biasa, kemudian surat asli , lembar pengantar, tembusan diteruskan ke
pencatat surat di unit kearsipan.
2) Pencatatan surat, pencatat surat menerima surat, tembusan dan lembar pengantar surat
biasa kemudian memberi cap stempel tanggal pada tembusan surat dan
mengembalikan lagi tembusan dan lembar pengantar dua ke unit pengolah.
3. Prosedur pengurusan surat keluar rahasia
Langkah – langkah pengurusan surat keluar rahasia adalah :
a. Surat rahasia diketik sendiri oleh pimpinan atau dibuat oleh seseorang yang ditunjuk
langsung oleh pimpinan berikut tembusannya
b. Surat tertutup dan lembar pengantarsurat rahasiadiserahkan kepada pengarah surat.

BAB VIII MENGELOLA SISTEM DOKUMEN

Setelah mempelajari sub kompetensi pada Kegiatan Belajar 3 modul ini selanjutnya anda
diharapkan mampu :

❖ Mengidentifikasikan surat penting
❖ Penanganan surat penting
❖ Pemilihan jasa pengiriman
❖ Kelebihan dan kelemaan surat menyurat melalui e-mail
❖ Pengelolaan dan pengiriman surat melalui e- mail

KATEGORI SURAT

A. Kategori Surat Penting
Sebuah surat dikatakan surat penting apabila :
- Memerlukan penanganan segera
- Jika terlambat diproses, dapat merugikan organisasi / perusahaan
- Jika hilang, sulit dicari gantinya
- Memerlukan tindak lanjut
Jika sebuah surat arus dibalas atau ditindaklanjutipada hari yang sama, maka surat
tersebut dapat dikategorikan sebagai surat penting. Ketika anda menerima beberapa
surat penting pada hari yang sama, indentifikasikanlah surat – surat tersebut
berdasarkan pengirim surat, tujuan surat, dan perihal surat. Kemudian buatlah prioritas
penanganan surat – surat tersebutdan berilah tanda khusus/ kode pada surat- surat.

B. Penanganan Surat Penting
• Penerimaan Surat
Ketika surat penting diterima dalam jumlah yang banyak pada hari yang sama,
maka surat disusun sedemikian rupa seingga nama dan alamat yang tercantum
muda dibaca dan diteliti dengan tepat. Selanjutnya surat dipisah – pisahkan
menurut jenisnya , agar bila terdapat surat penting dapat segera diketahui oleh
pimpinan
Jenis surat dapat dipisahkan menjadi tiga kelompok yaitu :
1) Surat bisnis
a. Surat yang dikelompokan penting, { surat dari cabang, pelanggan,
para relasi, mitra kerja, biro perjalanan, dan pemasok.
b. Surat kelompok utama, { surat – surat berharga, surat
perjanjian/kontrak jual beli, surat – surat yang bersampul jendela

2) Surat – surat iklan, surat iklan diterima dalam bentuk sampul yang

beraneka ragam, baik mengenai ukuran , bentuk, warna maupun

jenisnya. Petugas harus selektif, jangan sampai terbawa arus oleh iklan.

Jenis surat ini bukan jenis surat utama dan biasanya disampaikan

kepada pimpinan secara terbuka.
3) Surat – surat pribadi, Apabila jumlah surat yang diterima cukup

banyak, surat diseleksi, kecuali surat sangat penting dengan kode kilat

khusus harus segera disampaikan kepada yang berkepentingan. Jika

surat berharga dari Bank, deposito, surat- surat pribadi untuk pimpinan,
jangan sekali – kali dibuka terlebih dahulu.

• Pembukaan Surat
Setelah meneliti surat, selanjutnya membuka surat – surat tersebut satu persatu. Untuk

menghindari agar surat tidak robek, ketika sampul surat dibuka dengan alat pembuka,
sebaiknya surat diketok – ketok di atas meja supaya lembar surat turun kebawah,

kemudian surat surat dikeluarkan dari sampulnya. Jika surat ada lampiranya, maka

gabungkanlah dengan suratnya dengan menggunakan penjepit kertas .

• Penyortiran Surat

Setelah surat dibuka, selanjutnya surat dibaca satu persatu agar dapat dipisahkan,

menurut penerimanya adalah :

a. Surat untuk pimpinan

b. Surat untuk bagian yang lain dikantor
c. Surat – surat yang memerlukan peratian sekretaris
d. Surat – surat lainnya.
Hal – hal yang perlu diperhatikan oleh petugas ketika membaca surat :

1. Ada/tidaknya hubungan surat yang dibaca dengan surat sebelumnya yang

tersimpan dalam arsip, dan komentar pimpinan mengenai surat tersebut

2. Perlu/tidaknya penyampaian surat yang dibaca kepada orang lain atau bagian lain

dikantor.

3. Ada/tidaknya lampiran pada surat yang dibaca.

4. Ada/tidaknya tulisan tentang barang yang dikirim pada isi surat.

Berikut adalah contoh bentuk catatan :

Nama Tanggal Macam Tanggal

Pengirim Surat Barang Pengiriman

5. Jika isi surat menyebutkan adanya pertemuan dan batas waktu balasan surat,
laporan juga hal – hal yang lain, perlu dicatat oleh sekretaris.

• Pembagian Surat
1. Surat – surat untuk pimpinan
Surat – surat untuk pimpinan harus segera disampaikan, usaakan agar surat sudah
berada di atas meja pimpinan sebelum pimpinan datang ke kantor.
Hal – hal yang harus anda laksanakan arus sesuia dengan petunjuk :
a. Persiapkanlah segala sesuatunya yang berhubungan dengan surat, jika suatu
waktu tertentu pimpinan menelpon anda ke kantor untuk menanyakan keadaan
kantor, anda dapat dengan segera memberikan keterangan yang diperlukan
pimpinan.
b. Apabila pimpinan anda tidak menelpon, teleponla atau kirimkanlah surat
melalui jasa surat, dan ini berlaku apabila ada sesuatu hal yang penting dan
mendadak.
c. Jika sedang melaksanakan tugas di luar kantor, kirimkanlah kepadanya salinan
surat yang memerlukan perhatiannya.
d. Kalau sedang berlibur, simpanlah surat ke dalam map, Pisahkan mana yang
perlu di telaah dan mana yang berupa laporan dan sebagainya.
2. Surat – surat untuk orang/ bagian lain dikantor
Masing – masing kantor mempunyai sistem tersendiri dalam penyampaian surat
antar bagian,
3. Surat – surat yang memerlukan perhatian sekretaris
Seandainya pimpinan sedang melaksanakan tugas diluar kantor, jika ada surat
penting yang diterima segera di bahas, maka tugas sekretarislah untuk mengolah
surat tersebut.

C. Pemilihan Jasa Pengiriman
Jasa pengiriman surat merupakan suatu hal yang tidak dapat dipisahkan dalam proses
prosedur pengurusan surat baik surat masuk maupun surat keluar, oleh karena itu
dibutuhkan jasa pengiriman yang tepat. Dalam menggunakan jasa pengiriman surat,
perlu diperhatikan jenis surat, informasi yang tercantum dalam surat, tujuan atau
alamat surat, dan volume/banyak surat.
Beberapa jenis pengiriman suratadala sebagai berikut :
1. Kurir instansi perusaaan
2. Kurir kantor pos
3. E-mail {situs} perusahaan

4. Kurir jasa pengiriman swasta { DHL, TIKI, dll }

Mengelola Dan Mengirim Email

I. Kelebihan Dan Kelemahan Surat Menyurat Melalui E-MAIL
Kegiatan surat menyurat sebagai penunjang kegiatan perkantoran tidakselalu dalam
bentuk wujud fisik. Namun dengan kecanggihan perkembangan teknologi informasi
kegiatan surat menyurat dapat dilakukan melalui perangkat alat elektronik, yaitu
komputer dengan menggunakan fasilitas internet.
Kentungan dari kegiatan surat menyurat melalui e-mail adalah :
1. Informasi lebih cepat diterima oleh orang yang dituju.
2. Biaya relatif lebi murah dibandingkan melalui jasa kurir / pos
3. Umpan balik {feed back } dapat dilaksanakan secara langsung sehingga cepat
menerima balasan.
4. Dapat mengirimkan gambar – gambar atau foto dalam bentuk tiga dimensi
sehingga lebih menarik.
5. Dokumen bisa langsung disimpan dalam bentuk soft copy
Kelemahan dari kegiatan surat menyurat melalui e-mail adalah :
1. Hanya bisa diakses ole orang yang mempunyai fasilitas internet
2. Hanya bisa diakses ole orang yang mengerti internet
3. Dalam keadaan tertentu { jaringan sibuk } proses mengakses jadi lambat
4. Dokumen dapat rusak atau hilang.
5. Ketergantungan pada alat { komputer dan jaringan internet } sangat tinggi

II. Pengelolaan Dan Pengiriman Surat melalui E-MAIL

MEMBUAT ELECTRONIC MAIL

1. Klik Internet Explorer – www.yahoo.com
2. Setelah muncul situs www.yahoo.com
3. Klik free mail sign up (membuat e-mail gratis)
4. Muncul kotak dialog register e-mail
5. Langkah Pengisian Data

a. My Name : freddy (first name) santoso (last name)
b. Gender : klik panah, Male = laki-laki, Female = wanita
c. Birthday : pilih bulan, ketikan tanggal dan tahun lahir
d. I live in : Indonesia

e. Pos code : Isikan sesuai dengan kode pos tempat tinggal

f. Yahoo ID and Email : freddy_santoso @yahoo.com

g. Password : ketikan angka atau huruf (kecil) min 6 max 32 karakter

h. Retype Password : ketikan passwaord yang sama

i. Alternative email : dikosongkan

j. Security Question : pilih salah satu, contoh makanan favorite

k. Your Answer : Cheese

l. Type the code shown : ketikan uF6MKwu8

m. Do you agree : klik kotak kecil

maka e-mail anda akan diproses, kalau diterima muncul tulisan (“congregation”)

MEMBUKA E-MAIL

1. Pastikan anda berada di www.yahoo.com
2. Klik “sign in” pada baris check your mail status
3. Maka akan muncul kotak dialog
4. Isikan kolom Yahoo ID dengan e-mail anda, contoh : daslim_smkn9pdg
5. Isikan password yang sudah dipunya
6. Klik sign in
7. Maka akan muncul kotak dialog sesuai dengan e-mail kita
8. Klik nama anda yang muncul, maka akan muncul kotak dialog tentang kotak

surat
9. Klik inbox untuk melihat surat-surat yang masuk , dan akan muncul surat-

surat yang masuk
10. Klik salah satu subject yang akan dibaca e-mailnya

MEMBALAS DAN MENUTUP E-MAIL

1. Klik Reply, muncul kotak dialog
2. Ketikan surat balasan pada kotak di bawah toolbar
3. Klik send untuk mengirim
4. Kalau surat sudah terkirim ditandai dengan tanda checklist

MENYERTAKAN FILE DAN GAMBAR

1. Klik Attach files
2. Tentukan file yang akan dikirim / gambar

3. Klik Send

MENUTUP E-MAIL
1. Klik sign out
2. Maka akan kembali ke halaman pertama www.yahoo.com
MENYERTAKAN FILE / GAMBAR DENGAN ATTACHMENT

1. Pastikan kita sudah berada pada halaman e-mail
2. Klik compose untuk menulis surat kepada yang kita tuju
3. Ketikan pengantarnya lalu klik attachment
4. Maka tampilannya
5. Klik send untuk mengirim
6. Klik sign out untuk keluar dari e-mail
7. Klik close atau exit untuk keluar internet

EVALUASI

Uji Kompetensi Teori
1. Kata komunikasi diartikan sebagai kata kerja, artinya adalah :
a. Pengiriman penerimaan warta
b. Proses pemberitauan
c. Saling mengenal
d. Hubungan sesama pegawai
e. Hubungan atasan dengan karyawan
2. Dasar komunikasi adalah :
a. Menyampaikan
b. Berpikir
c. Menerima
d. Informasi
e. Reaksi
3. Keterampilan berbicara dan menulis merupakan keterampilan :
a. Menyampaikan
b. Membaca
c. Menerima
d. Berpikir
e. Mendengarkan
4. Tempat asal sumber komunikasi adalah :