Manual do Sistema SAFI

MANUAL DO USUÁRIO


Sistema Administrativo Operacional e Financeiro Integrado

(SAOFI)


Versão 1.0.1 – GX9









Data: 20/06/2013























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INDICE

Ativando a aplicação ...................................................................................................................... 5
Operando a aplicação com o mouse............................................................................................. 5
Operando a aplicação com o teclado ............................................................................................ 5
Navegação pelo SAOFI ................................................................................................................. 6
Teclas de controle de edição ........................................................................................................ 7
Tela Inicial do SAOFI ..................................................................................................................... 8
Menu Tabelas ................................................................................................................................ 9
Cadastro de Empresa ................................................................................................................. 10
Unidades da Federação .............................................................................................................. 11
Selecionar Unidade da Federação .............................................................................................. 12
Tabela de Municípios do IBGE .................................................................................................... 13
Selecionar Municípios do IBGE ................................................................................................... 14
Tabela Unidades de Medida ....................................................................................................... 15
Selecionar Unidades de Medida ................................................................................................. 16
Tabela Tipo de Produto/Serviço .................................................................................................. 17
Selecionar Tipo de Produto/Material/Serviço .............................................................................. 18
Tabela Família de Material .......................................................................................................... 19
Tabela Tipo de Movimento de Estoque ...................................................................................... 20
Cadastro de Bancos .................................................................................................................... 21
Selecionar Bancos....................................................................................................................... 22
Tabela Centro de Custos ............................................................................................................ 23
Selecionar Centro de Custos ...................................................................................................... 24
Plano de Contas Financeiro ........................................................................................................ 25
Selecionar Contas Financeiro ..................................................................................................... 26
Cadastro de Inspetor ................................................................................................................... 27
Tipo de Ativo ................................................................................................................................ 28
Selecionar Tipo de Ativo ............................................................................................................. 29
Família de Equipamento ............................................................................................................. 30
Tipo de Combustível.................................................................................................................... 31
Selecionar Tipo de Combustível ................................................................................................. 32
Posto de Trabalho/Departamento ............................................................................................... 33
Selecionar Posto de Trabalho/Departamento ............................................................................. 34
Tabela Peridiocidade de Visitas .................................................................................................. 35
Tabela Peridiocidade de Limpeza de Vidros ............................................................................... 36
Cadastro Base de Produtos para Compras ................................................................................ 37
Selecionar Registro Base de Produtos para Compras ............................................................... 38
Tabela Check List de Veículos .................................................................................................... 39
Seleção de Itens da Tabela Check List de Veículos ................................................................... 40
Tabela Base para Check List de Veículos .................................................................................. 41
Seleção de Tabela Base para Check List de Veículos ............................................................... 42
Menu Faturamento ...................................................................................................................... 43
Cadastro de Clientes (Pasta Dados) ........................................................................................... 44
Cadastro de Clientes (Pasta Endereços) .................................................................................... 45
Cadastro de Clientes (Pasta Contatos) ....................................................................................... 46
Cadastro de Clientes (Pasta Observações) ................................................................................ 47
Cadastro de Clientes (Pasta Postos de Trabalho) ...................................................................... 48
Selecionar Clientes...................................................................................................................... 49
Ficha de Cliente ........................................................................................................................... 50
Cadastro de Contratos (Pasta Dados Cadastrais) ...................................................................... 51
Cadastro de Contratos (Pasta Ocorrências) ............................................................................... 52
Cadastro de Contratos (Pasta Serviços Financeiro) ................................................................... 53
Cadastro de Contratos (Pasta Impostos e Reduções) ................................................................ 54
Cadastro de Contratos (Pasta Observações Financeiro) ........................................................... 55
Cadastro de Contratos (Pasta Descrição do Contrato p/RPS) ................................................... 56
Selecionar Cadastro de Contratos .............................................................................................. 57






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Selecionar Contratos ................................................................................................................... 58
Geração Automática de RPS ...................................................................................................... 59
Emissão do Mapa de Faturamento - RPS (Pasta Serviços) ....................................................... 60
Emissão do Mapa de Faturamento - RPS (Pasta Impostos) ...................................................... 61
Emissão do Mapa de Faturamento - RPS (Pasta Controles) ..................................................... 62
Remessa do RPS para a Prefeitura ............................................................................................ 63
Menu Relatórios .......................................................................................................................... 64
Menu Financeiro .......................................................................................................................... 65
Menu Contas a Pagar ................................................................................................................. 66
Inclusão de Título no Contas a Pagar ......................................................................................... 67
Baixa de Título no Contas a Pagar ............................................................................................. 68
Recibo de Pagamento à Fornecedores ...................................................................................... 69
Exportação de Títulos do Contas a Pagar para Excel ................................................................ 70
Menu Relatórios .......................................................................................................................... 71
Menu Contas a Receber .............................................................................................................. 72
Inclusão de Títulos no Contas a Receber ................................................................................... 73
Baixa de Títulos no Contas a Receber ....................................................................................... 74
Recibo de Pagamento de Cliente (Contas a Receber) ............................................................... 75
Exportação de Títulos do Contas a Receber para Excel ............................................................ 76
Menu Relatórios do Contas a Receber ....................................................................................... 77
Menu Fluxo de Caixa ................................................................................................................... 78
Movimentação do Fluxo de Caixa ............................................................................................... 79
Saldo de Conta Corrente para Fluxo de Caixa ........................................................................... 80
Menu Office Banking ................................................................................................................... 81
Menu Administrativo - Estoque de Materiais ............................................................................... 82
Cadastro de Estoque de Materiais .............................................................................................. 83
Entradas por Compras ................................................................................................................ 84
Requisição de Materiais .............................................................................................................. 85
Movimentação de Materiais ........................................................................................................ 86
Menu Relatórios de Materiais em Estoque ................................................................................. 87
Menu Compras ............................................................................................................................ 88
Cadastro de Fornecedores .......................................................................................................... 89
Selecionar Cadastro de Fornecedores........................................................................................ 90
Ficha de Fornecedor ................................................................................................................... 91
Solicitação de Compra de Materiais ............................................................................................ 92
Mapa de Cotação ........................................................................................................................ 93
Menu Comercial ........................................................................................................................... 94
Cadastro de Contratos ................................................................................................................ 95
Cadastro de Clientes ................................................................................................................... 96
Menu Operacional ....................................................................................................................... 97
Menu RH ...................................................................................................................................... 98
Consulta Funcionários - Operacional .......................................................................................... 99
Menu Gestão de Pessoal .......................................................................................................... 100
Advertência ................................................................................................................................ 101
AMP (Pasta Dados Cadastrais) ................................................................................................ 102
AMP (Pasta Experiência) .......................................................................................................... 103
AMP (Pasta Alteração) .............................................................................................................. 104
AMP (Pasta Desligamento) ....................................................................................................... 105
AMP (Pasta Auditoria) ............................................................................................................... 106
Atrasos de Funcionários ............................................................................................................ 107
Aviso de Férias .......................................................................................................................... 108
Carta de Apresentação ............................................................................................................. 109
Limpeza de Vidros ..................................................................................................................... 110
Suspensão de Funcionários ...................................................................................................... 111
Ficha Registro de EPI ............................................................................................................... 112
Menu Frota ................................................................................................................................. 113
Cadastro de Veículos (Pasta Dados) ........................................................................................ 114
Cadastro de Veículos (Pasta Complementares) ....................................................................... 115






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Seleção Cadastro de Veículos .................................................................................................. 116
Abastecimento de Veículos ....................................................................................................... 117
Manutenção de Veículos ........................................................................................................... 118
Selecionar Manutenção de Veículos ......................................................................................... 119
Utilização de Veículos ............................................................................................................... 120
Check List de Veículos .............................................................................................................. 121
Relatórios de Veículos ............................................................................................................... 122
Relação de Abastecimento de Veículos.................................................................................... 123
Menu Ativo Fixo ......................................................................................................................... 124
Cadastro de Ativo Fixo .............................................................................................................. 125
Selecionar Ativo Fixo ................................................................................................................. 126
Alterar Status de Ativo Fixo ....................................................................................................... 127
Menu Alocação de Ativo Fixo .................................................................................................... 128
Alocação de Ativo Fixo em Cliente ............................................................................................ 129
Ficha de Entrega de Equipamento em Cliente ......................................................................... 130
Retorno de Ativo Fixo de Cliente ............................................................................................... 131
Menu Manutenção de Ativo Fixo ............................................................................................... 132
Remessa de Ativo Fixo para Manutenção ................................................................................ 133
Ficha de Remessa de Ativo Fixo para Manutenção ................................................................. 134
Retorno de Ativo Fixo de Manutenção ...................................................................................... 135
Menu Relatórios de Ativo Fixo ................................................................................................... 136
Relação de Equipamentos Disponíveis .................................................................................... 137
Relação de Equipamentos em Manutenção ............................................................................. 138
Relação Geral por Tipo de Equipamento .................................................................................. 139
Relação de Equipamentos Sucateados .................................................................................... 140
Relação de Equipamentos por Posto de Trabalho ................................................................... 141
Menu Compras de Materiais para Posto de Trabalho ............................................................... 142
Solicitação de Compras em Aberto (por Inspetor) .................................................................... 143
Solicitação de Compras de Materiais( Inspetor) ....................................................................... 144















































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Ativando a aplicação



Para ativar esta aplicação, localize o ícone do Sistema Administrativo Operacional e Financeiro
Integrado (SAOFI) no ambiente de trabalho do Windows e aplique um duplo-clique sobre o
mesmo.

Antes de abordarmos os aspectos específicos de operação da aplicação (SAOFI), vamos
esclarecer alguns pontos importantes sobre a sua operação:


Operando a aplicação com o mouse

 Movimentação - esta é uma aplicação padrão Windows, sendo operada, na maioria das
vezes, da mesma maneira que outras aplicações são operadas. Portanto, será assumido que o
usuário já conta com alguma experiência neste aspecto. A aplicação conta com suporte total a
mouse, ou seja, para movimentar através da aplicação basta alcançar o ponto que se deseja
com o ponteiro do mouse e acioná-lo.

 Seleção de opções - uma vez colocado o cursor do mouse sobre da opção que se deseja
selecionar, basta clicar o seu botão esquerdo. Quando a aplicação oferecer opções através de
ícones, basta clicar sobre o ícone desejado para aceitá-lo como escolha.

 Botão Direito do Mouse – o botão direito do mouse possui funções específicas utilizadas em
alguns casos. Se o cursor do mouse estiver posicionado sobre um campo de tela cuja
informação seja uma data e clicarmos com o botão direito o SAOFI apresentará um Calendário
que poderá ser utilizado ao invés de digitarmos a data diretamente no campo. No entanto se o
campo for referente a valores o SAOFI apresentará a figura de uma Calculadora que poderá
ser utilizada para efetuar cálculos ou valores ao invés de digitarmos esses valores diretamente
no campo.


Operando a aplicação com o teclado

 Tecla ALT - para acessar as opções da barra de menu da aplicação, pressione e retenha a
tecla ALT e acionar a letra da opção desejada.

 Tecla TAB – utilize a tecla TAB para navegar entre os botões ou campos da janela ativa da
aplicação.

 Teclas de setas     - podem ser utilizadas para movimentar-se entre as opções do
menu e sub-menus.

 Tecla Enter (  ) – sempre que utilizada a tecla ENTER executará a função do botão
Confirmar.



(*) Lembre-se para navegar entre os campos das telas do SAOFI sempre utilize a tecla TAB,
a tecla ENTER indica ao sistema que a informação está confirmada e dispara o processo de
gravação do registro.










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Navegação pelo SAOFI

A navegação pelo SAOFI é muito simples de operar e se dá através da utilização de botões pré-
estabelecidos.



























Os botões |<, <, >, >|, Selecionar, Confirmar, Eliminar, Excluir, Renovar, Fechar,
possuem funções específicas e auxiliam no processo de navegação nos registros existentes na
base de dados.

 |<, botão primeiro registro - quando clicado, apresenta o primeiro registro da tabela na janela
ativa.

 <, botão registro anterior - move para o registro anterior ao que esteja sendo apresentado.

 >, botão registro seguinte - move para o registro seguinte ao que esteja sendo apresentado
na janela.


 >|, botão último registro - apresenta o último registro da tabela.


 O botão Confirmar indica ao sistema que o registro apresentado na tela deverá ser gravado
na base de dados.

 O botão Eliminar ou Excluir indica ao sistema que o registro apresentado na tela deverá ser
excluído e dependendo da condição do registro essa exclusão poderá ser física ou não.
O sistema sempre solicitará uma confirmação para eliminação de registros.

 O botão Fechar indica ao sistema que o processo deverá ser encerrado voltando ao Menu ou
Sub Menu de Origem.

 O botão Selecionar indica ao sistema que se deseja pesquisar registros na base de dados







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 O botão Novo ou Incluir indica ao sistema que se deseja incluir um novo registro na base de
dados.

 O botão Imprimir indica ao sistema que se deseja emitir um determinado relatório ou imprimir
uma determinada ficha.

 O botão Cancelar indica ao sistema que se deseja cancelar um determinado registro da base
de dados. Normalmente ao utilizar esse botão o sistema solicita que seja dada uma
justificativa para tal fato.

 O processo de navegação pelo sistema e entre os campos de cada tela apresentada pelo
SAOFI, possui campos intuitivos que por si só dispensam maiores comentários.


Teclas de controle de edição

Durante os processos de digitação e alteração de registros nas janelas, existem diversas teclas
com funções especiais para a edição do campo.
A tabela a seguir mostra quais são essas teclas e a sua funcionalidade:


Tecla Função que desempenha
 Move o cursor uma posição para a esquerda
 Move o cursor uma posição para a direita
SHIFT-TAB Move o cursor para o campo anterior ao que está sendo digitado
TAB Passa para o campo seguinte ao atualmente ativo
HOME Move o cursor para o início do campo em edição
END Move o cursor para o último caracter digitado no campo em edição
DEL Apaga o caracter à direita do cursor
Aceita o conteúdo digitado no campo, confirmando a gravação/ alteração
ENTER
do registro ativo.
BACKSPACE Apaga o caracter à esquerda do cursor

































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Tela Inicial do SAOFI











































Ao chamar o sistema esta é a primeira tela a ser apresentada, contendo os módulos disponíveis
ao usuário.






































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Menu Tabelas











































Este Menu apresenta todas as Tabelas Auxiliares que são utilizadas no SAOFI.
A falta de qualquer uma das tabelas impede o funcionamento correto do sistema.
Cada uma delas será explicada mais adiante.


































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Cadastro de Empresa









































Preencher os campos com as informações solicitadas.
O Cadastro de Empresa será utilizado principalmente no módulo Financeiro e Operacional.







































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Unidades da Federação










































Preencher os campos com as informações solicitadas.
Esta tabela é utilizada para o cadastramento / manutenção de Clientes, Fornecedores,
Funcionário e RPS.

























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Selecionar Unidade da Federação










































Esta tela possibilita a consulta na Tabela de Unidades das Federação (UF).
Disponibiliza os seguintes filtros para pesquisa:
o Sigla da UF
o Nome da UF
o Alíquota de ICMS da UF

A seleção pode ser feita posicionando-se o cursor sobre o item desejado e clicando 2x com o
botão esquerdo do mouse ou ainda através dos filtros disponíveis, neste caso basta preencher
qualquer um dos campos filtro com o valor desejado e clicar no botão Renovar.

No exemplo acima o campo Descrição UF foi preenchido apena com a Letra ‘M’ e neste caso a
pesquisa nos trouxe todos os Estados da Federação que possuem a letra ‘M’ em qualquer parte
do nome.

















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Tabela de Municípios do IBGE











































Esta tabela contém todos os municípios cadastrados pelo IBGE sendo utilizada para a emissão da
NF-e quando for o caso.


























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Selecionar Municípios do IBGE











































A pesquisa nesta tela segue os mesmos passos já explicados na tela de Seleção de UF.

(* Nota) Todas as pesquisas efetuadas no SAOFI seguem sempre o mesmo padrão, mudando-se
apenas os campos para filtro.

























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Tabela Unidades de Medida











































Preencher os campos desta tela para cadastramento de Unidades de medida.
O código da Unidade de Medida poderá ser preenchido com a abreviação comumente utilizada
para descrever qualquer unidade de medida como por exemplo: CX (caixa), PÇ(peça) ,
PC(Pacote),

























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Selecionar Unidades de Medida











































A pesquisa nesta tela segue os mesmos passos já explicados na tela de Seleção de UF.



























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Tabela Tipo de Produto/Serviço











































Preencher os campos desta tela com as informações solicitadas.



























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Selecionar Tipo de Produto/Material/Serviço











































A pesquisa nesta tela segue os mesmos passos já explicados na tela de Seleção de UF.





























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Tabela Família de Material











































Preencher os campos com as informações solicitadas.



























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Tabela Tipo de Movimento de Estoque











































Preencher os campos com as informações solicitadas.



























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Cadastro de Bancos










































Esta tela serve para inserir, alterar ou excluir as informações de um determinado banco.

O usuário deverá preencher o cadastro com as seguintes informações:
o Nº do Banco conforme cadastro do Banco Central
o Nome do Banco
o Fone do Banco
o Aviso para o Favorecido (Se emite aviso ou não)
o Nº do Lote para a FEBRABAN
o Data de registro do Lote para a FEBRABAN (Específico para Layout de 240 posições)
o Nº de Lote para o HPAG (Específico para o Bradesco – Layout de 250 deposições)

Normalmente o nº de Lote tanto para a FEBRABAN quanto para o HPAG será 00001.

























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Selecionar Bancos









































Esta tela é utilizada para efetuar as consultas necessárias de acordo com os filtros especificados
acima.

Pode-se utilizar um único filtro ou um conjunto de filtros para uma mesma consulta.

Após inserir a informação desejada em um ou mais filtros, basta clicar no botão Renovar e o
sistema apresentará a tela do banco selecionado.






















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Tabela Centro de Custos











































Preencher os campos com as informações solicitadas.



























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Selecionar Centro de Custos











































Esta tela é utilizada para efetuar as consultas necessárias de acordo com os filtros especificados
acima.

Pode-se utilizar um único filtro ou um conjunto de filtros para uma mesma consulta.

Após inserir a informação desejada em um ou mais filtros, basta clicar no botão Renovar e o
sistema apresentará a tela com o registro selecionado.






















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Plano de Contas Financeiro











































Esta tela é utilizada na Parametrização do Plano de Contas Financeiro.
(* Nota) Plano de Contas Financeiro é diferente de Plano de Contas Contábil.
O Plano de Contas Financeiro é utilizado para demonstração de Resultados entre Previsto e
Realizado.

Preencher os campos com as informações solicitadas.

o Código da Conta Financeira
o Descrição da Conta
o Grupo Financeiro a qual pertence a Conta
o Tipo de Lançamento se a Pagar ou a Receber
o Se a Conta é uma Conta Totalizadora, isto é, se recebe descarga de varias outras contas do Grupo
o Se o Lançamento da referida conta é para Somar (+) ou Subtrair (-) no Plano de Contas Financeiro
o Conta Inicial e Conta Final do Grupo Financeiro
o Ano de Referência do Plano de Contas














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Selecionar Contas Financeiro











































Esta tela é utilizada para efetuar as consultas necessárias de acordo com os filtros especificados
acima.

Pode-se utilizar um único filtro ou um conjunto de filtros para uma mesma consulta.

Após inserir a informação desejada em um ou mais filtros, basta clicar no botão Renovar e o
sistema apresentará a tela com o registro selecionado.






















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Cadastro de Inspetor












































Preencher os campos do Cadastro de Inspetor com as informações solicitadas



























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Tipo de Ativo











































Preencher os campos desta tela com as informações solicitadas



























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Selecionar Tipo de Ativo











































A pesquisa nesta tela segue os mesmos passos já explicados anteriormente.



























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Família de Equipamento











































Preencher os campos desta tela com as informações solicitadas.



























SAOFI – Sistema Administrativo Operacional e Financeiro Página: 30 de 144

Tipo de Combustível











































Preencher os campos desta tela com as informações solicitadas.



























SAOFI – Sistema Administrativo Operacional e Financeiro Página: 31 de 144

Selecionar Tipo de Combustível











































A pesquisa nesta tela segue os mesmos passos já explicados anteriormente.



























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Posto de Trabalho/Departamento











































Preencher os campos desta tela com as informações solicitadas.

(* Nota)
Os campos Departamento e Setor já devem estar previamente cadastrados na Tabela de
Departamentos no Módulo Benefícios o RH é o responsável pela Manutenção dessa Tabela.

O campo Inspetor também deve estar previamente cadastrado na Tabela de Inspetores.

A falta dessas Informações (Departamentos e Inspetores) impede o cadastramento do Posto de
Trabalho.




















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Selecionar Posto de Trabalho/Departamento











































A pesquisa nesta tela segue os mesmos passos já explicados anteriormente.





























SAOFI – Sistema Administrativo Operacional e Financeiro Página: 34 de 144

Tabela Peridiocidade de Visitas











































Preencher os campos da tela com as informações solicitadas.



























SAOFI – Sistema Administrativo Operacional e Financeiro Página: 35 de 144

Tabela Peridiocidade de Limpeza de Vidros











































Preencher os campos da tela com as informações solicitadas.



























SAOFI – Sistema Administrativo Operacional e Financeiro Página: 36 de 144

Cadastro Base de Produtos para Compras











































Preencher os campos da tela com as informações solicitadas.





























SAOFI – Sistema Administrativo Operacional e Financeiro Página: 37 de 144

Selecionar Registro Base de Produtos para Compras











































A pesquisa nesta tela segue os mesmos passos já explicados anteriormente.



























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Tabela Check List de Veículos










































Preencher com as informações solicitadas.




























SAOFI – Sistema Administrativo Operacional e Financeiro Página: 39 de 144

Seleção de Itens da Tabela Check List de Veículos











































A pesquisa nesta tela segue os mesmos passos já explicados anteriormente.



























SAOFI – Sistema Administrativo Operacional e Financeiro Página: 40 de 144

Tabela Base para Check List de Veículos











































Preencher os campos com as informações solicitadas.




























SAOFI – Sistema Administrativo Operacional e Financeiro Página: 41 de 144

Seleção de Tabela Base para Check List de Veículos











































A pesquisa nesta tela segue os mesmos passos já explicados anteriormente.



























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Menu Faturamento











































O Menu de Faturamento apresenta os módulos disponíveis para utilização.



























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Cadastro de Clientes (Pasta Dados)











































Preencher os campos com as informações solicitadas em cada uma das pastas do Cadastro de
Clientes.
As informações constantes nas telas são de suma importância e necessárias para o Controle e
Acompanhamento de Contratos e geração e emissão de Mapa de Faturamento e RPS.
Quando for o caso, os campos abaixo descritos deverão ser preenchidos de acordo com a
legislação em vigor.
o % INSS
o % ISS
o % IR
o % PIS / Cofins
o % CSSL
o % ISSQN
o Retenção de ISS
Esses campos serão utilizados para cálculo de impostos quando da geração e emissão dos
Mapas de Faturamento e RPS.
















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Cadastro de Clientes (Pasta Endereços)








































































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Cadastro de Clientes (Pasta Contatos)








































































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Cadastro de Clientes (Pasta Observações)








































































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Cadastro de Clientes (Pasta Postos de Trabalho)








































































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Selecionar Clientes







































































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Ficha de Cliente









































































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