SOP BEM FPMIPATI 2023

i KATA PENGANTAR BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA FAKULTAS PENDIDIKAN MATEMATIKA ILMU PENGETAHUAN ALAM DAN TEKNOLOGI INFORMASI UNIVERSITAS PGRI SEMARANG 2023 Bismilahirahmanirrahim SOP adalah “... standar tertulis yang ditetapkan dan diberlakukan oleh suatu lembaga untuk jangka waktu tertentu, yang ditujukan agar terciptanya tertib berorganisasi yang efektif, efisien, akuntabel, transparan, dan terpercaya dalam menjalankan mekanisme kinerja organisasi dari pelaksanaan programprogram kerja yang telah disahkan atau yang belum tersahkan demi terciptanya suatu tujuan bersama yang telah disepakati bersama dalam organisasi...” Sebagai sebuah organisasi publik yang terpandang baik di lingkup kelembagaan ataupun kawasan regional dan nasional, BEM FPMIPATI Universitas PGRI Semarang sudah seharusnya memiliki dan melaksanakan standar perilaku organisasi baik tingkat Staf Departemen, Ketua Departemen, Staf Ketua Umum maupun Ketua Umum. BEM FPMIPATI Universitas PGRI Semarang memiliki komitmen untuk menyampaikan laporan keuangan, laporan pertanggung jawaban, dan yang lainnya secara tertulis sesuai aturan yang berlaku diorganisasi dan Universitas PGRI Semarang. BEM FPMIPATI Universitas PGRI Semarang meyakini bahwasanya prinsip berorganisasi yang baik adalah organisasi yang berbudaya dan beretika, yakni melaksanakan dan mengimplementasikan nilai-nilai BEM FPMIPATI Universitas PGRI Semarang baik dalam internal aktifis BEM FPMIPATI maupun dalam lingkungan Universitas PGRI Semarang dan masyarakat. Terciptanya hubungan yang harmonis dengan pihak yang bekerjasama dengan BEM FPMIPATI Universitas PGRI Semarang serta timbul kepercayaan tinggi yang berkelanjutan. Dapat melaksanakan 3 nilai perguruan tinggi Universitas PGRI Semarang dan sebagai mahasiswa yang merupakan director of change sebagai bentuk nilai perubahan menuju bangsa Indonesia yang lebih baik dan pengabdiannya kepada masyarakat. Buku ini diharapkan dapat menjadi standar dan pedoman aktivis BEM FPMIPATI Universitas PGRI Semarang 2023. Yang dimaksudkan untuk menjadikannya sebagai pedoman untuk melaksanakan kontribusi amal sehari-hari. Kami berharap agar Aktivis BEM FPMIPATI Universitas PGRI Semarang 2022/2023 dapat melakukan perbuatan yang terbaik dan berkontribusi bagi organisasi yang kita cintai ini, dengan dilandasi moral yang

ii luhur, jujur, transparan dan dengan sikap yang profesional. Ini merupakan sedikit sebagian dari perjuangan hidup kita ke arah yang lebih baik. Semoga semuanya dapat menjadikan manfaat bagi kita semua. BEM FPMIPATI Universitas PGRI Semarang adalah sarana untuk mengekspresikan seluruh potensi-potensi dan pembelajaran demi kemanfaatan bersama. Jadikanlah yang terbaik dan menjadi yang terbaik. BEM FPMIPATI ini adalah BEM kita bersama, bukan milik segelintir orang atau golongan tertentu. Semoga kalian bisa menjadikan BEM FPMIPATI 2022/2023 Universitas PGRI Semarang ini rahmatan lil’ alamin (rahmat dan kebaikan bagi seluruh warga FPMIPATI dan masyarakat umum). Manfaatkan dan optimalkan lembaga ini untuk menjadikan diri lebih baik setiap saat dan untuk memberikan manfaat bagi FPMIPATI dan sekitarnya bersamasama. Terbiasalah untuk mengulurkan bantuan terlebih dahulu sebelum kalian diminta membantu. Biasakan untuk menekan ego pribadi yang destruktif, tetapi bangkitkan motivasi kritis konstruktif untuk perbaikan bersama. Jika ada yang kurang berkenan langsung sampaikan dengan cara yang baik dan jangan ditunda hingga kesalahannya semakin besar. Jadikan BEM FPMIPATI ini bagian dalam perjalanan hidup, sahabat kita dalam meraih sebuah tujuan yang mulia dan menjadikan manfaat bagi diri sendiri dan sesama. Junjunglah tinggi nilai kebersamaan dalam hidup kita. Agar interaksi semakin nyaman dengan adanya sikap saling menyayangi sesama saudara. Agar ukhuwah kita semakin erat. Paksa diri kita untuk mempercayakan pekerjaan pada teman kita. Ini juga bagian dari pencerdasan bersama dan biasakan mengevaluasi setiap hal yang sudah dilakukan agar proses perbaikan cepat dilakukan. Jadikan BEM FPMIPATI keluarga kalian. Tentukan gerakan bersama dalam mencapai Visi dan Misi yang sama agar membawa kita dalam suatu perbaikan yang bermanfaat. Satukan hati dan gerak langkah, karena kalian adalah agen perubahan melalui BEM saat ini dan untuk keberlangsungan hidup setelah dari sini. Yang terakhir, berlakulah profesional, jujur, bertanggungjawab dan saling membantu dalam hal apapun. Biasakan untuk membedakan komunikasi personal dan komunikasi lembaga atau struktural. Semua ini berat, tetapi pasti dapat dilalui dan dijalani dengan begitu ringan dan bahagia asalkan kita punya bekal utamanya, yaitu CINTA; cinta pada perubahan, kebaikan, kemanfaatan, kebenaran, dan cinta pada sesama makhluk Tuhan.

iii Selamat Berjuang, Berkontribusi, Jadikan BEM FPMIPATI ini sebagai awal dari perubahan pola hidup kita dalam perbaikan di masa yang akan datang. HIDUP MAHASISWA!!! Semarang, 05 Januari 2023 Ketua Umum BEM FPMIPATI Universitas PGRI Semarang, Ridwan Cahyo Widodo NPM 20310065

iv DAFTAR ISI KATA PENGANTAR .................................................................................................. i DAFTAR ISI............................................................................................................... iv BAB I PERNYATAAN VISI, MISI & BUDAYA ORGANISASI............................. 1 BAB II RENCANA STRATEGI DAN SOP .............................................................. 2 I. LANDASAN ORGANISASI .................................................................... 2 II. RENCANA STRATEGIS BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA FAKULTAS PENDIDIKAN MIPATI UNIVERSITAS PGRI SEMARANG... 2 III. STANDARD OPERASIONAL PROSEDURE ( SOP ) BEM FPMIPATI UNIVERSITAS PGRI SEMARANG ............................................. 2 Bagian I Visi, Misi dan Motto ............................................................... 2 Bagian II Keorganisasian........................................................................ 4 Bagian III Pertemuan-Pertemuan............................................................ 8 Bagian IV Pernyataan Sikap................................................................... 9 Bagian V Jenis, Mekanisme dan Aturan Kegiatan ................................. 9 Bagian VI Kepanitiaan......................................................................... 12 Bagian VII Mekanisme Keuangan....................................................... 16 Bagian VIII Mekanisme Kesekretariatan............................................. 17 Bagian IX Mekanisme Utusan Individu / Tim Delegasi....................... 41 Bagian X Parameter Keberhasilan ....................................................... 41 Bagian XI Reward and Punishment...................................................... 41 Bagian XII Pemberhentian Pengurus Dan Penggantian Antar Waktu (Paw)..................................................................................................... 43 Bagian XIII Evaluasi Kepengurusan .................................................... 44 BAB III ETIKA ORGANISASI................................................................................ 44 BAB IV ETIKA KERJASAMA ................................................................................ 51 BAB V PENERAPAN ETIKA .................................................................................. 53 PENUTUP.................................................................................................................. 53 BERANI BERAKSI, TUNJUKKAN EKSISTENSI !!!!........................................... 53

1 BAB I PERNYATAAN VISI, MISI & BUDAYA ORGANISASI I. VISI ORGANISASI Menjadikan BEM FPMIPATI sebagai wadah aspirasi dan sarana pengembangan potensi mahasiswa yang berjatidiri, berkarakter, serta berkontribusi nyata demi menjadikan FPMIPATI yang unggul, bersinergi, dan berprestasi II. MISI ORGANISASI 1. Mengokohkan organisasi sebagai gerakan yang profesional. 2. Berperan aktif dalam pengembangan potensi dan karakter mahasiswa FPMIPATI. 3. Berkontribusi dalam meningkatkan prestasi mahasiswa FPMIPATI. 4. Menjadikan mahasiswa FPMIPATI yang unggul dibidang SAINTEK. 5. Berkontribusi dalam meningkatkan keaktifan mahasiswa FPMIPATI disetiap kegiatan kampus. 6. Sebagai wadah dan penyaluran aspirasi dari mahasiwa FPMIPATI III. BUDAYA ORGANISASI A. Nilai Dasar : B3DK yaitu Bersahabat, Berkarakter, Berjati Diri, Dinamis, Kontributif B. Nilai- Nilai Inti: 1. Tri Dharma Perguruan Tinggi dan Dharma Peneladanan 2. Rencana Strategi dan SOP 3. Nilai - nilai BEM FPMIPATI Universitas PGRI 2021/2022 C. Perilaku: 1. Target Oriented 2. Solutif 3. Teamwork 4. Kualitas pekerjaan 5. Reward and punishment 6. Care dan Berakhlak baik 7. Produktif & Kreatif 8. Tidak Menyalahgunakan Jabatan 9. Cepat Tanggap dan Berinisiatif 10. Efektif dalam berkomunikasi

2 BAB II RENCANA STRATEGI DAN SOP I. LANDASAN ORGANISASI Dalam menjalankan satu periode kepengurusan dituntut untuk berpedoman pada rencana strategis dan SOP yang merupakan salah satu dari nilainilai inti BEM FPMIPATI Universitas PGRI Semarang. Oleh karena itu, semua Aktivis BEM FPMIPATI Universitas PGRI Semarang tanpa kecuali harus memahami dan menerapkan rencana strategis dan SOP dalam setiap langkah kegiatan yang dilakukan dalam satu periode kepengurusan. II. RENCANA STRATEGIS BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA FAKULTAS PENDIDIKAN MIPATI UNIVERSITAS PGRI SEMARANG Rencana Strategis adalah suatu rencana yang memuat arahan keseluruhan dalam target apa saja yang ingin diraih selama satu kepengurusan BEM FPMIPATI Universitas PGRI Semarang. Terdapat strategi dan parameter keberhasilan dalam aspek Kaderisasi, Edukasi, Optimalisasi, dan Networking. III. STANDARD OPERASIONAL PROSEDURE ( SOP ) BEM FPMIPATI UNIVERSITAS PGRI SEMARANG A. Pendahuluan SOP adalah standar tertulis yang ditetapkan dan diberlakukan oleh suatu lembaga untuk jangka waktu tertentu, yang ditujukan agar terciptanya tertib berorganisasi yang efektif, efisien, akuntabel, transparan, dan terpercaya dalam menjalankan mekanisme kinerja organisasi dari pelaksanaan program-program kerja yang telah disahkan atau yang belum tersahkan demi terciptanya suatu tujuan bersama yang telah disepakati bersama dalam organisasi B. Isi Bagian I Visi, Misi dan Motto Visi : Menjadikan BEM FPMIPATI sebagai wadah aspirasi dan sarana pengembangan potensi mahasiswa yang berjatidiri, berkarakter, serta berkontribusi nyata demi menjadikan FPMIPATI yang unggul, bersinergi, dan berprestasi Misi :

3 1. Mengokohkan organisasi sebagai gerakan yang profesional. 2. Berperan aktif dalam pengembangan potensi dan karakter mahasiswa FPMIPATI. 3. Berkontribusi dalam meningkatkan prestasi mahasiswa FPMIPATI. 4. Menjadikan mahasiswa FPMIPATI yang unggul dibidang SAINTEK. 5. Berkontribusi dalam meningkatkan keaktifan mahasiswa FPMIPATI disetiap kegiatan kampus. 6. Sebagai wadah dan penyaluran aspirasi dari mahasiwa FPMIPATI Motto : BEM FPMIPATI Universitas PGRI Semarang memiliki motto “B3DK (Bersahabat, Berkarakter, Berjati Diri, Dinamis dan Kontributif)”. Bahwa melalui seluruh aktivitasnya BEM FPMIPATI dapat memberikan manfaat yang dirasakan secara konkrit oleh civitas akademika dan masyarakat FPMIPATI. BEM FPMIPATI Universitas PGRI Semarang mampu memberikan kontribusi dalam mengatasi permasalahan – permasalahan yang dihadapi oleh mahasiswa, sehingga eksistensi BEM FPMIPATI Universitas PGRI Semarang sebagai Lembaga Kemahasiswaan semakin kuat mengakar.

4 Bagian II Keorganisasian A. Struktur Kepengurusan B. Deskripsi Kerja 1. Ketua Umum BEM FPMIPATI a. Bertanggung jawab penuh terhadap jalannya kepengurusan b. Pengambil kebijakan tertinggi BEM FPMIPATI c. Memberikan pengarahan dan pendampingan dalam berjalannya roda organisasi d. Mengkoordinasikan setiap bagian dari kepengurusan e. Melakukan kontrol terhadap kinerja baik yang berimplikasi ke luar maupun ke dalam kampus f. Memberikan reward and punishment kepada pengurus g. Mengangkat dan memberhentikan Pengurus BEM FPMIPATI 2. Wakil Ketua Umum BEM FPMIPATI Ketua Umum BEM FPMIPATI Wakil Ketua Umum Sekretaris Umum 1 Sekretaris Umum 2 Bendahara Umum 1 Bendahara Umum 2 Departemen Kominfo Departemen SDM Departemen Pentas Departemen Kessos Departemen Bakat dan Minat Badan Semi Otonom Sekolah Kolong Langit

5 a. Ikut bertanggung jawab terhadap kepengurusan bersama ketua umum b. Memberikan pengarahan dan pendampingan kepada ketua umum c. Mengkoordinasikan setiap bagian bagi kepengurusan bersama ketua umum d. Bertanggung jawab terhadap ketua umum 3. Sekretaris Umum a. Sekretaris Umum I a) Melaksanakan semua fungsi kesekretariatan b) Mengontrol, mendata, dan mengarsipkan surat menyurat terutama surat keluar c) Mengontrol, mendata, dan mengarsipkan proposal terutama proposal keluar d) Inventarisasi barang-barang milik BEM FPMIPATI e) Mencatat Agenda Rapat Pleno, Rapat PH, Rapat PH dan Kadep, serta Rapat Internal Departemen f) Penyusunan LPJ Tengah Periode dan LPJ Akhir Periode g) Bertanggung jawab kepada Ketua Umum BEM FPMIPATI b. Sekretaris Umum II a) Melaksanakan semua fungsi kesekretariatan b) Mengontrol, mendata, dan mengarsipkan surat menyurat terutama surat masuk c) Mengontrol, mendata, dan mengarsipkan proposal terutama proposal masuk d) Mencatat data pendelegasian e) Bertanggung jawab dalam mengelola buku tamu, buku piket, dan buku rapat kepanitiaan f) Bersama Sekretaris Umum 1 menyusun LPJ Tengah Periode dan LPJ Akhir Periode g) Menekankan dan mengingatkan fungsi struktural h) Bertanggung jawab kepada Ketua Umum BEM FPMIPATI 4. Bendahara Umum a. Bendahara Umum I a) Mengkoordinasikan semua sirkulasi keuangan BEM FPMIPATI

6 b) Mencatat semua jenis alur perkembangangan keuangan c) Bertanggung jawab kepada Ketua Umum BEM FPMIPATI b. Bendahara Umum II a) Membantu Bendahara Umum I dalam mengkoordinasikan semua sirkulasi keuangan BEM FPMIPATI b) Bertanggung jawab kepada Ketua Umum BEM FPMIPATI c) Bertanggung jawab dalam mengelola kewirausahaan BEM FPMIPATI 5. Departemen – Departemen a. Departemen Bakat dan Minat a) Melakukan kegiatan pelatihan soft dan hard skill bagi mahasiswa atau masyarakat umum b) Memfasilitasi mahasiswa FPMIPATI dalam mengembangkan bakat dan minat b. Departemen Penalaran dan Kreativitas a) Melakukan kegiatan yang bersifat keilmuan ilmiah b) Melakukan kegiatan pelatihan dan seminar yang berkaitan dengan iklim ilmiah MIPATI c) Melakukan kegiatan yang membangkitkan semangat research mahasiswa d) Berkoordinasi dengan lembaga-lembaga penelitian di lingkungan kampus c. Departemen Kesejahteraan Sosial a) Melaksanakan kegiatan yang bersifat sosial masyarakat b) Mengembangkan rasa sosial terhadap masyarakat kampus FPMIPATI dengan masyarakat luar d. Departemen Komunikasi dan Informasi a) Melakukan aktivitas pembangunan jaringan dengan lembagalembaga kemahasiswaan di dalam dan di luar Universitas b) Memberikan citra positif terhadap BEM FPMIPATI Universitas PGRI Semarang melalui media sosial

7 c) Membangun kerjasama dengan Ikatan Lembaga Mahasiswa MIPA Indonesia d) Membangun proses komunikasi, hubungan, dan kerjasama dengan media/pers, dan alumni e. Departemen Sumber Daya Mahasiwa a) Melakukan pengawalan proses kaderisasi kelembagaan mahasiswa FPMIPATI Universitas PGRI Semarang sesuai alur kaderisasi mahasiswa Universitas PGRI yang telah disepakati. b) Melaksanakan pelatihan-pelatihan kepemimpinan untuk mempersiapkan kader-kader BEM FPMIPATI. c) Menampung aspirasi dan menyediakan forum diskusi bagi mahasiswa FPMIPATI serta menindaklanjuti aspirasi dari mahasiswa FPMIPATI d) Membuat data base mahasiswa FPMIPATI. 6. Badan Semi Otonom Sekolah Kolong Langit (BSO SKL) a) Melakukan kegiatan pengabdian untuk anak-anak jalanan di daerah Semarang. b) Melakukan pembinaan kepada anak-anak jalanan dengan kegiatankegiatan yang menanamkan akidah atau keyakinan c) Melakukan kegiatan pelatihan kepada anak-anak jalanan untuk memberikan keterampilan soft skill dan hard skill

8 Bagian III Pertemuan-Pertemuan 1. Rapat Kerja BEM FPMIPATI a. Rapat kerja seluruh pengurus BEM FPMIPATI untuk membahas dan menetapkan program kerja b. Menetapkan Standar Operasional Prosedur Kelembagaan c. Dilaksanakan 1 tahun sekali. 2. Rapat Pengurus Harian (PH) BEM FPMIPATI a. Rapat Pengurus Harian BEM FPMIPATI untuk melakukan evaluasi kinerja departemen, sosialisasi isu, penentuan kegiatan, pengambilan kebijakan lembaga, dsb. b. Yang disebut sebagai PH adalah Ketua Umum, Wakil Ketua Umum, Sekretaris Umum I, Sekretaris Umum II, Bendahara Umum I, dan Bendahara Umum II. c. Dilaksanakan minimal 1 bulan 2 kali atau kondisional 3. Rapat PH dan Kepala Departemen a. Tujuan dan fungsi rapat Pengurus Harian dan Kepala Departemen disesuaikan persiapan agenda dan pembahasan kendala yang dihadapi departemen, dsb. b. Dihadiri oleh Anggota PH dan Kepala Departemen c. Dilaksanakan minimal 1 bulan 1 kali atau kondisional 4. Rapat Internal Departemen a. Tujuan dan fungsi pertemuan internal departemen disesuaikan kebutuhan departemen. b. Dihadiri oleh semua anggota departemen, minimal dihadiri oleh salah satu dari PH Inti, Kepala Departemen, Sekretaris departemen, dan Staff Departemen c. Dilaksanakan minimal 1 bulan sekali atau kondisional 5. Rapat Pleno a. Pertemuan seluruh pengurus BEM FPMIPATI dalam rangka evaluasi dan peningkatan kinerja pengurus b. Dilaksanakan minimal 3 kali dalam kepengurusan 6. Rapat Kepanitiaan a. Merupakan pertemuan internal kepanitiaan bersama SC kegiatan. b. Rapat Kepanitiaan dilaksanakan sesuai dengan keperluan kegiatan. c. Berkoordinasi untuk pelaksanaan kegiatan. d. Dilaksanakan minimal 3 kali atau kondisional sebelum kegiatan berlangsung

9 Bagian IV Pernyataan Sikap Pernyataan sikap dibuat bilamana dianggap perlu dalam rangka menyikapi berbagai permasalahan baik di dalam maupun di luar kampus. Ini dilakukan dalam rangka kepeduliaan BEM FPMIPATI Universitas PGRI Semarang terhadap lingkungan di sekitar kampus maupun masyarakat dan juga eksistensi BEM FPMIPATI Universitas PGRI Semarang. Pernyataan sikap dapat berupa: 1. Penyataan tertulis yang ditandatangani oleh Ketua Umum BEM FPMIPATI Universitas PGRI Semarang 2. Pernyataan tidak tertulis yang disampaikan oleh Ketua Umum BEM FPMIPATI atau Aktivis lain yang mendapat mandat dari Ketua Umum. Bagian V Jenis, Mekanisme Dan Aturan Kegiatan I. Jenis Kegiatan (Program Kerja) Berdasarkan SIFAT kegiatan a. Program Kerja rutin, non rutin, dan Insedental 1. Program kerja rutin Program Kerja Rutin adalah Proker BEM FPMIPATI yang biasa dilakukan secara berkala (mingguan/bulanan/tahunan) baik yang disepakati dalam raker maupun yang merupakan kebijakan strategis. 2. Program Kerja Non Rutin Program kerja non rutin adalah kegiatan besar yang baru dilaksanakan dan disepakati dalam raker. 3. Program Kerja Insidental Proker yang dilakukan dalam rangka penyikapan-penyikapan terhadap suatu permasalahan baik di dalam maupun di luar kampus Contoh : Aksi-Aksi. b. Usulan Proker dan Tawaran Kerjasama Konsep yang diajukan diluar proker yang diusulkan oleh pengurus BEM FPMIPATI maupun mahasiswa FPMIPATI dan tawaran kerja sama dari institusi lain yang jelas orientasinya. Berdasarkan TUJUAN kegiatan a. Pendidikan: melakukan kegiatan yang edukatif bagi pengurus BEM FPMIPATI, mahasiswa FPMIPATI, mahasiswa Universitas PGRI Semarang dan masyarakat luas. (misal : seminar-seminar, lomba karya tulis, dsb)

10 b. Pelatihan: melakukan kegiatan pelatihan bagi mahasiswa (pengurus BEM FPMIPATI, mahasiswa FPMIPATI, dan umum) baik yang berkaitan dengan soft skill dan hard skill. (training jurnalistik, training desain grafis, dsb) c. Penelitian: melakukan kegiatan yang memfasilitasi penelitian mahasiswa FPMIPATI d. Pengembangan: melakukan kegiatan pengembangan organisasi maupun usaha yang berorientasi profit e. Pelayanan: kegiatan yang bersifat memberikan pelayanan dan pendampingan terhadap mahasiswa f. Penyikapan: menyikapi isu dan kebijakan yang disertai dengan analisa data yang akurat Berdasarkan ANGGARAN kegiatan a. Profit b. Non Profit Anggaran Kegiatan dibedakan menjadi 3 bentuk, yaitu : - Anggaran Kecil : < Rp 500.000 - Anggaran Sedang : Rp 500.000 – Rp 3.000.000 - Anggaran Besar : > Rp 3.000.000 Berdasarkan LINGKUP kegiatan a. BEM FPMIPATI : kegiatan yang dilakukan hanya untuk mahasiswa FPMIPATI b. Universitas PGRI Semarang : kegiatan yang dilakukan untuk mahasiswa FPMIPATI dan mahasiswa Universitas PGRI Semarang c. Umum : kegiatan yang dilakukan untuk mahasiswa dan masyarakat luas dari berbagai kalangan dan profesi Berdasarkan WAKTU PERENCANAAN kegiatan a. Common Event → direncanakan minimal 1 bulan b. Special Event → direncanakan minimal 2 bulan c. Big Special Event → direncanakan minimal 3,5 bulan II. Mekanisme Kegiatan a) Program Kerja rutin dan non rutin Mekanisme pelaksanaan kegiatannya :

11 b) Usulan Proker dan Tawaran Kerjasama Mekanisme pelaksanaan kegiatannya : III. Aturan Kegiatan Kegiatan yang diselenggarakan oleh BEM FPMIPATI disesuaikan dengan aturan sebagai berikut : a. Tidak bertentangan dengan nilai moral agama, budaya dan etika kesopanan b. Sesuai dengan Tri Dharma dan Dharma Peneladanan perguruan tinggi c. Melalui kesepakatan rapat PH dan diketahui oleh seluruh pengurus BEM FPMIPATI d. Mengedepankan nilai kemanfaatan dan intelektual e. Diselenggarakan dengan penuh profesionalitas dan kerjasama yang baik Proker Departemen Rapat PH Departeman Penunjukan Penanggung Jawab ( SC ) Pematangan Konsep Umum Open/Close Rekruitment Panitia ( OC ) Pelaksanaan Kegiatan Evaluasi / LPJ ( Max H+14 hari ) Usulan konsep dari Pengurus BEMF dan mahasiswa MIPATI. Tawaran Kerjasama Rapat PH BEM FMIPATI Penunjukkan Penanggung Jawab (SC) Pematangan konsep Umum Konsep Umum Open/Close rekruitment panitia ( OC Pelaksanaan Kegiatan Evaluasi / LPJ (Max H+14 hari)

12 f. Untuk kegiatan dengan ruang lingkup BEM FPMIPATI bersifat mengikat seluruh pengurus BEM FPMIPATI. Bagian VI Kepanitiaan I. Pembentukan Kepanitiaan a. Open Recruitment : pembentukan kepanitiaan dengan mekanisme rekruitmen terbuka untuk mahasiswa FPMIPATI secara keseluruhan b. Close Recruitment : pembentukan kepanitiaan dengan mekanisme rekruitmen tertutup yang terbatas untuk pengurus BEM FPMIPATI atau mahasiswa FPMIPATI sesuai rekomendasi rapat PH BEM FPMIPATI c. Kepanitiaan bersama : kepantiaan yang dibentuk bersama antara BEM FPMIPATI dengan lembaga intra, birokrasi maupun instansi lain yang berkaitan dengan pelaksanaan kegiatan II. Kelengkapan Pelaksana Kegiatan A. Steering Committee (SC) 1. Kedudukan Steering Committe BEM FPMIPATI merupakan lembaga non struktural yang dibentuk oleh PH dan bertanggung jawab terhadap Ketua Umum dalam melaksanakan tugas dan fungsinya untuk melaksanakan kegiatan dengan penuh tanggung jawab serta dapat dipercaya. Pembentukan SC Pemantapan Konsep Recruitmen Panitia Pembentukan Panitia Pelaksanaan Kegiatan Evaluasi Kegiatan Laporan Pertanggungjawaban (LPJ) Pembubaran

13 2. Kewajiban a. Mengevaluasi dan menyusun konsep umum kegiatan b. Mentransfer konsep umum kepada panitia pelaksana (OC) c. Memantau, membimbing, dan mengarahkan OC dalam melaksanakan teknis kegiatan dari awal perencanaan sampai tersusunnya LPJ d. Melaporkan perencanaan keuangan kegiatan kepada bendahara umum 3. Struktur Steering Committee Steering Committee adalah satu atau lebih orang yang ditunjuk oleh Ketua Departemen dan Ketua Umum BEM FPMIPATI untuk melaksanakan tugas pokok dan fungsinya. Yang berhak menjadi SC adalah pengurus BEM dan pihak lain yang disepakati dalam rapat PH BEM FPMIPATI. B. Operating Committe (OC) 1. Kedudukan Operating Committe BEM FPMIPATI merupakan unit pelaksana kegiatan yang dibentuk oleh masing-masing Departemen dan bertanggung jawab terhadap Departemen dalam melaksanakan tugas dan fungsinya. 2. Kewajiban a. Merencanakan dan melaksanakan tugas teknis kegiatan b. Membuat kebijakan teknis operasional c. Melaporkan progres report kegiatan kepada SC 3. Struktur Operating Committee Ketua OC ditunjuk oleh Kepala Departemen atau dengan mekanisme kesepakatan forum. III. Rapat dan Struktur Kepanitiaan A. Rapat Panitia Merupakan rapat yang diadakan oleh panitia pelaksana kegiatan. Dilaksanakan minimal 3 kali sebelum pelaksanaan kegiatan B. Struktur Kepanitiaan a. Ketua Panitia

14 • Bertanggung jawab atas seluruh elemen kepanitiaan • Pengambil keputusan-keputusan yang sifatnya signifikan • Mengamati, membimbing, dan mengontrol elemen kepanitiaan b. Sekretaris Panitia • Membantu ketua dalam tugasnya • Menggantikan ketua apabila berhalangan baik dalam kehadiran maupun pengambilan keputusan • Memberikan masukan dan pertimbangan • Mengawasi seksi-seksi di bawahnya dan memberikan laporan secara berkala kepada ketua panitia • Mengeluarkan nomor surat kepanitiaan • Membuat proposal dan seluruh surat-surat yang dibutuhkan • Menyediakan segala kebutuhan yang berkaitan dengan kesekretariatan dari masing-masing sie yang membutuhkan • Mendokumentasikan keluar masuknya surat • Mencatat seluruh perkembangan yang terjadi (hasil-hasil rapat) • Memberikan laporan secara berkala kepada ketua panitia dan sekum c. Bendahara Panitia • Membuat rancangan biaya baik pada proposal maupun anggaran nyata • Bertanggung jawab atas keluar masuknya pendanaan dan secara berkala melaporkannya ke ketua panitia dan bendum • Membuat laporan akhir keuangan d. Sie Acara • Mengonsep alur acara secara umum dan detail • Menginventarisir kebutuhan-kebutuhan yang diperlukan berkenaan dengan acara • Bertanggung jawab atas kepahaman bersama antara panitia mengenai acara • Berkoordinasi dengan sie yang lain berkenaan dengan acara • Memplotkan PJ acara • Secara berkala memberikan laporan tentang perkembangan yang ada kepada Ketupat atau Sekpan e. Sie Humas

15 • Bertanggung jawab atas seluruh urusan perizinan (surat, tempat, keamanan dll) • Menjadi contact person kegiatan • Mengawasi dan paham perkembangan – perkembangan yang ada sehingga dapat mengatasi kesalahpahaman dengan pihak luar • Mencari Contact Person (CP) yang dapat membantu kelancaran persiapan kegiatan • Mengawasi dan menjaga hubungan antara panitia dengan pihak luar manapun • Mendata semua pihak yang terkait untuk keperluan pasca kegiatan • Memberikan laporan secara berkala kepada Ketupat atau Sekpan f. Sie Dekorasi Dan Dokumentasi • Membuat konsep umum, detail dekorasi, setting dan layout tempat acara keseluruhan • Mengawasi keapikan tempat pada saat hari H kegiatan • Mendata momen-momen penting selama kegiatan berlangsung • Mendokumentasikan segala sesuatu dalam berbagai bentuk baik pra maupun hari H • Mendesain semua yang diperlukan dalam setiap kegiatan • Menginventarisir, mengusahakan pengadaan peralatan dokumentasi (bersama sie perlengkapan) • Memberikan laporan secara berkala kepada Ketupat atau Sekpan. g. Sie Perlengkapan • Menginventaris dan mengusahakan pengadaan perlengkapan yang dibutuhkan kegiatan • Berkoordinasi dengan sie acara dan sie-sie yang lain dalam penyediaan kebutuhan • Bertanggung jawab atas pendataan dan pendokumentasian perlengkapan • Memberikan laporan secara berkala kepada Ketupat atau Sekpan. h. Sie Tambahan : Konsumsi, Korlap, dan Penanggung Jawab. Struktur ini bisa disesuaikan dengan kondisi lapangan saat pelaksanaan kegiatan. Boleh dipilih beberapa sie dalam pelaksanaan kegiatan. Struktur paling minimal dari kepanitiaan terdiri atas ketua Panitia, Sekretaris, Bendahara, dan Sie Acara.

16 Bagian VII Mekanisme Keuangan I. Administrasi Keuangan • Administrasi keuangan merupakan bagian penting dalam proses pencatatan dan pelaporan keuangan suatu organisasi. • Laporan keuangan yang akurat hanya dapat disusun jika setiap transaksi telah dicatat dengan tepat, maka dalam tahap pencatatan ini, setiap cash flow yang masuk dan keluar dicatat dalam buku kas, disamping mendokumentasikan sumber asli dari transaksi-transaksi. II. Pengelolaan Dan Penggunaan Dana BEM FPMIPATI • Dana BEM dikelola secara terpusat oleh Bendahara Umum. • Masing-masing kegiatan yang tercantum dalam proker mendapat dana awal dari kas BEM sesuai kesepakatan dalam Raker BEM. • Bila permohonan dana kegiatan ke rektorat tidak segera dapat digunakan (keluar), panitia kegiatan dapat meminjam uang kas BEM sebesar anggaran yang telah ada. • Bendahara Umum mempertanggunggjawabkan hasil administrasi keuangan selama 1 periode kepengurusan kepada ketua umum BEM FPMIPATI. • Panitia kegiatan harus membuat laporan keuangan kegiatan secara lengkap dan jelas paling lambat 14 hari pasca kegiatan. • Apabila dana kegiatan mengalami surplus dana, maka dana sisa kegiatan tersebut dikembalikan ke bendahara dengan ketentuan yang sudah disepakati (setelah dikurangi dana untuk pembubaran panitia) dalam Rapat PH BEM FPMIPATI

17 Bagian VIII Mekanisme Kesekretariatan I. Administrasi Surat Menyurat 1. Surat harus disusun secara ringkas, padat dan jelas, serta bahasa yang digunakan harus mudah dimengerti serta teratur. 2. Mekanisme surat menyurat: a. Surat Masuk : • Surat masuk diletakkan pada kotak surat, dan dicatat pada buku surat masuk. • Surat yang masuk disampaikan pada yang bersangkutan oleh Sekretaris Umum II • Tidak diperkenankan membawa surat masuk tanpa izin sekretaris umum. b. Mekanisme surat keluar: • Surat keluar dibuat oleh masing-masing departemen atau ketua umum BEM, serta ditandatangani oleh pihak yang bersangkutan. • Sebelum surat tersebut dikirimkan, surat tersebut dicatat pada buku surat keluar. • Untuk setiap surat keluar dibuat rangkap sebagai arsip. • Penggunaan atas nama hanya diperkenankan seizin pihak yang bersangkutan, dan yang berhak menandatangani adalah pengurus yang jabatannya di bawah pengurus yang bersangkutan sesuai struktur organisasi. 3. Bentuk Surat Standarisasi bentuk surat bentuk surat yang dapat digunakan dalam hal administrasi surat menyurat adalah bentuk lurus penuh. II. Jenis Surat ( Berdasarkan UU Lemawa-Ormawa Nomor 31 Tahun 2023 ) Dalam Undang-Undangan Lemawa-Ormawa Nomor 31 Tahun 2023 Tentang Kesekretariatan pada BAB III SURAT MENYURAT sebagai berikut :

18 Bagian Kesatu Jenis dan Ukuran Kertas Surat (1) Surat Biasa adalah media penyampaian berita secara tertulis yang berisi undangan, peminjaman, permohonan atas sesuatu, izin, permintaan jawaban atau saran. (2) Surat keputusan adalah surat yang memuat kebijakan yang bersifat menetapkan pelaksanaan kegiatan. (3) Surat tugas adalah surat yang dibuat oleh pimpinan Lemawa-Ormawa yang berwenang menugaskan satu orang atau lebih untuk melaksanakan suatu tugas sesuai perintah. (4) Surat keterangan adalah surat yang dikeluarkan oleh Lemawa-Ormawa yang isinya menerangkan suatu hal atau seseorang untuk suatu kepentingan yang berkaitan dengan kemahasiswaan. (5) Surat pernyataan adalah surat yang dikeluarkan oleh satu orang atau lebih yang berisi pernyataan untuk menerangkan kepentingan yang berkaitan dengan kemahasiswaan. (6) Surat peringatan adalah surat yang dikeluarkan oleh masing- masing pimpinan Lemawa-Ormawa kepada pengurus yang melanggar peraturan yang telah ditetapkan oleh Lemawa-Ormawa tersebut. (7) Surat kuasa adalah surat yang berisi tentang pemberian kuasa kepada seseorang untuk mengurus sesuatu. (8) Sertifikat adalah surat keterangan atau pernyataan secara tertulis yang dikeluarkan oleh Lemawa-Ormawa dan dapat dijadikan sebagai bukti keikutsertaan dalam suatu kegiatan. III. Ukuran surat ( Berdasarkan UU Lemawa-Ormawa Nomor 31 Tahun 2023 ) Pasal 8 (1) Surat disusun dalam ukuran kertas F4 70 gsm dengan ketentuan margin kiri: 2,5 cm; kanan: 2cm; atas: 2 cm; dan bawah: 1 cm; (2) Surat diketik menggunakan jenis huruf Times New Roman ukuran 12 dengan jarak spasi, 1,5 dan tinta warna hitam.

19 (3) Sertifikat dibentuk dalam ukuran kertas A4 dengan design sesuai kehendak dari masing- masing Lemawa-Ormawa. (4) Penulisan bahasa asing menggunakan format italic. IV. Pengiriman Surat ( Berdasarkan UU Lemawa-Ormawa Nomor 31 Tahun 2023 ) Bagian Kedua Pengirim Surat Pasal 9 (1) Pengirim surat merupakan pihak yang membuat surat. (2) Pihak sebagaimana yang dimaksud dalam ayat (1) dapat berasal dari pengurus Lemawa-Ormawa sesuai dengan kewenangannya ataupun berasal dari kepanitiaan yang dibentuk Lemawa-Ormawa. (3) Pengirim surat bertanggung jawab atas isi dan penyampaian surat. V. Stempel Surat ( Berdasarkan UU Lemawa-Ormawa Nomor 31 Tahun 2023 ) Bagian Ketiga Stempel Surat Pasal 10 (1) Stempel merupakan tanda tera atau cap yang digunakan oleh LemawaOrmawa sebagai bukti pengesahan atas sesuatu yang terkait dengan pihak lain. (2) Pihak-pihak yang berhak mengeluarkan Stempel Surat adalah struktur pimpinan dan panitia pelaksana. (3) Stempel menyentuh tanda tangan ketua umum. (4) Stempel dianggap sah apabila dibubuhkan dengan menggunakan stempel basah. (5) Surat yang dibuat Lemawa-Ormawa wajib menggunakan stempel Lemawa-Ormawa. (6) Stempel surat sesuai dengan logo Lemawa-Ormawa pada periode kepengurusan yang sedang berlangsung.

20 (7) Pengirim surat yang berasal dari pimpinan Lemawa-Ormawa atau kepanitiaan dapat menggunakan stempel sesuai dengan logo atau stempel lain yang telah diatur dan ditetapkan oleh masing-masing Lemawa-Ormawa. VI. Ketentuan Amplop ( Berdasarkan UU Lemawa-Ormawa Nomor 31 Tahun 2023 ) Pasal 11 Ketentuan amplop surat: (1) Pengiriman surat kepada 3 Lembaga Tinggi wajib menggunakan amplop. (2) Menggunakan amplop dengan ukuran 990 Pps atau 23x11cm. (3) Amplop surat diberi kop dibagian atas. (4) Kop yang dimaksud pada ayat (3) sesuai dengan kop surat yang dikirim. (5) Nama penerima dibagian bawah sebelah kanan. VII. Tata Urutan Penomoran Surat ( Berdasarkan UU Lemawa-Ormawa Nomor 31 Tahun 2023 ) Bagian Keempat Tata Urutan Penomoran Surat Pasal 12 (1) Kop surat menggunakan judul kepanitiaan jika yang mengeluarkan sekretaris kegiatan, apabila dikeluarkan oleh sekretaris umum cukup menggunakan nama Lemawa-Ormawa, sedangkan jika dikeluarkan oleh sekretaris bidang/departemen/divisi/kementerian/komisi maka menggunakan nama masingmasing. (2) Nomor telepon yang tertera pada kop surat yang dikeluarkan oleh sekretaris kegiatan maupun sekretaris umum menggunakan nomor telepon ketua umum. (3) Penulisan email dengan warna hitam, tanpa menggunakan underline dan italic. (4) Kop surat tersusun dari nama Lemawa-Ormawa dan atau kepanitian yang menggunakan ukuran font 14, sedangkan untuk alamat sekretariat, telepon, dan email menggunakan ukuran font 10.

21 (5) Penomoran surat oleh sekretaris umum dan sekretaris bidang/departemen/divisi/kementerian/komisi dimulai dari 001 hingga selesai masa periode sesuai dengan jumlah surat yang dikeluarkan. (6) Penomoran surat oleh sekretaris kegiatan dimulai dari nomor 001 hingga selesai masa kegiatan tersebut, sedangkan untuk perihal surat yang sama tetap menggunakan nomor yang sama. (7) Penomoran surat yang dikeluarkan sekretaris kegiatan diurutkan berdasarkan tanggal pembuatan surat. (8) Penggunaan kode A untuk surat yang ditujukan kepada pihak/ instansi di dalam lingkup Universitas PGRI Semarang, sedangkan kode B untuk surat yang ditujukan kepada pihak/ instansi di luar lingkup Universitas PGRI Semarang. (9) Penomoran surat keluar dimulai dari 001 hingga selesai sesuai dengan surat yang dikeluarkan secara terpisah oleh sekretaris umum, sekretaris bidang/departemen/divisi/kementerian/komisi maupun sekretaris kegiatan sesuai kode surat yang digunakan. (10) Penomoran sertifikat kegiatan dimulai dari nomor 001 sampai dengan jumlah sertifikat yang dikeluarkan. (11) Penomoran sertifikat yang dikeluarkan oleh sekretaris umum, sekretaris bidang/departemen/divisi/kementerian/komisi dimulai dari 001 hingga selesai masa periode sesuai dengan jumlah sertifikat yang dikeluarkan. (12) Penggunaan kode sertifikat A untuk peserta, kode B untuk panitia, dan kode C untuk pemateri. (13) Penomoran sertifikat dengan kode yang berbeda dimulai dari 001 sampai dengan jumlah yang dikeluarkan. (14) Singkatan nama pada nomor surat atau sertifikat: a. Apabila dikeluarkan oleh sekretaris umum cukup dituliskan singkatan Lemawa-Ormawa b. Apabila dikeluarkan sekretaris kegiatan ditambah menggunakan singkatan judul kepanitiaan kegiatan c. Apabila dikeluarkan oleh sekretaris bidang/departemen/divisi/ kementerian/komisi maka menggunakan singkatan.

22 Contoh penggunaan Kop Surat Contoh Penggunaan Penomoran Surat 1. Sekretaris Umum 003/A/BEMFPMIPATI/UPGRIS/III/2023 003 : Nomor Urut sesuai dengan jumlah surat yang dikeluarkan Sekum A : Kode ditujukan dalam lingkup UPGRIS BEMFPMIPATI : Lemawa yang mengeluarkan UPGRIS : Asal Universitas V : Bulan pembuatan surat 2023 : Tahun Pembuatan Surat 2. Sekretaris Departemen 001/B/DEP_BAKMIN/BEMFPMIPATI/UPGRIS/V/2023 001 : Nomor Urut sesuai dengan jumlah surat yang dikeluarkan departemen B : Kode ditujukan ke Luar UPGRIS DEP_BAKMIN : Nama Departemen yang mengeluarkan surat BEMFPMIPATI/UPGRIS : Lemawa yang mengeluarkan

23 V : Bulan pembuatan surat 2023 : Tahun Pembuatan Surat 3. Sekretaris Kegiatan 002/A/PAN_RAKERWIL/BEMFPMIPATI/V/2023 Kode : 002 : Nomor Urut surat berdasarkan A : Kode Lingkup UPGRIS PAN_RAKERWIL : Nama Kepanitiaan BEMFPMIPATI : Lemawa yang mengeluarkan V : Bulan pembuatan surat 2023 : Tahun Pembuatan Surat Contoh Surat yang dikeluarkan oleh Sekretaris Panitia ( Sekretaris Kegiatan )

24 Contoh Surat yang dikeluarkan oleh Seketaris Umum/ Sekretaris Departemen Contoh Penggunaan KOP & Penerima pada Amplop surat:

25 VIII. Lembar Pengesahan 1. Surat Keputusan, ditandatangani oleh Ketua Umum/Sekertaris umum Ketua Umum BEM FPMIPATI Nama Jelas NPM Sekretaris Umum BEM FPMIPATI Nama Jelas NPM 2. Surat kepada pihak luar yang bersifat administratif/umum/tidak mengikat (misalnya surat permohonan, surat ijin) ditandatangani oleh Ketua Umum/sekretaris dan Ketua Departemen atau ketua pelaksanaan kegiatan yang bersangkutan. Ketua Umum BEM FPMIPATI Nama Jelas NPM Kepala Departemen Nama Jelas NPM 3. Surat kepada pihak luar yang bersifat mengikat dalam suatu hubungan kerjasama, ditandatangani oleh sekretaris, ketua panitia dan ketua umum yang bersangkutan. Ketua Umum BEM FPMIPATI Nama Jelas NPM Ketua Panitia Nama Jelas NPM 4. Surat kepada pihak intern atau memorandum, ditandatangani oleh Ketua Umum/sekretaris yang bersangkutan Ketua Umum BEM FPMIPATI Stempel Stempel Stempel Stempel

26 Nama Jelas NPM 5. Ucapan terima kasih atas sumbangan/partisipasi/sponsor/bantuan lain ditanda tangani oleh Ketua Umum/sekretaris Ketua Umum BEM FPMIPATI Nama Jelas NPM Kepala Departemen Nama Jelas NPM 6. Surat izin kegiatan kepada pejabat/birokrat kampus yang berwenang Ketua Umum BEM FPMIPATI Nama Jelas NPM Ketua Panitia Nama Jelas NPM Pejabat Yang Berwenang Nama Jelas NIP/NPP IX. Administrasi Kearsipan 1. Berkas-berkas yang di buat dan dikelola oleh Sekretaris Umum meliputi : Arsip Surat Keluar, Rekapitulasi Surat Keluar, Surat Masuk, Rekapitulasi Surat Masuk, SOP, SK, daftar inventaris dan dokumen penting lainnya. 2. Surat Masuk ( Berdasarkan UU Lemawa Ormawa No 31 tahun 2023 ) , hal-hal yang perlu dicantumkan dalam rekapitulasi surat masuk yaitu : Nomor Surat, Tanggal pembuatan surat, tanggal pelaksanaan, Nomor Surat, Asal Surat, Agenda, Hal dan Tujuan. Stempel Stempel Stempel

27 3. Surat Keluar ( Berdasarkan UU Lemawa Ormawa No 31 tahun 2023 ) , hal-hal yang perlu dicantumkan dalam rekapitulasi surat keluar yaitu : Tanggal keluar, Nomor Surat, Tertuju, Perihal dan Agenda. 4. Berkas Kegiatan/ Departemen meliputi : Proposal Kegiatan, Surat Menyurat, Dokumentasi Kegiatan, LPJ Kegiatan . Berkas-berkas tersebut dapat diarsipkan secara Offline ( hardfile ) di Basecame BEM FPMIPATI dan secara Online ( Softfile ) melalui Penyimpanan Cloud ( ex : google drive )

28 X. Administrasi Pemakaian Dan Peminjaman Inventaris BEM FPMIPATI 1. Barang yang dipinjam harus mendapat persetujuan Sekum 2. Peminjaman yang lebih dari satu hari harus disertai surat peminjaman 3. Barang yang dipinjam harus dikembalikan tepat waktu 4. Barang yang akan dipinjam harus dalam keadaan tidak dipakai atau dibutuhkan oleh BEM FPMIPATI Universitas PGRI Semarang 5. Barang tidak dipinjamkan untuk kepentingan pribadi 6. Segala bentuk transaksi peminjaman harus dicatat dalam buku peminjaman inventaris BEM FPMIPATI Universitas PGRI Semarang 7. Barang yang dipinjam dikembalikan seperti kondisi semula, apabila rusak/ hilang, maka peminjam harus mengganti barang yang rusak/ hilang senilai dengan barang tersebut XI. Inventarisasi Dan Dokumentasi Organisasi Inventarisasi organisasi adalah segala sesuatu yang menjadi milik organisasi berupa kekayaan organisasi. Sedangkan dokumen organisasi adalah segala sesuatu yang menyangkut kegiatan pencarian, pengumpulan, penyimpanan, dan pengawetan dokumen-dokumen organisasi. XII. Roposal Dan Laporan Pertanggungjawaban Kegiatan ( UU Lemawa Ormawa No 31 Tahun 2023 tentang kesekretariatan ) (1) Definisi Proposal : Proposal merupakan rencana yang dituangkan dalam bentuk tulisan sebagai syarat yang harus dipenuhi sebelum mengadakan suatu kegiatan. (Bagian Kesatu Proposal Pasal 13) (2) Ketentuan Proposal Proposal disusun dalam ukuran kertas A4 70 gsm dengan ketentuan margin kiri: 3 cm; kanan: 2,5 cm; atas: 2,5 cm; dan bawah: 2,5 cm. Proposal diketik menggunakan bentuk huruf Times New Roman ukuran 12 dengan jarak 1,5 spasi, dan tinta warna hitam. Penulisan bahasa asing menggunakan format italic. ( Pasal 14 ) (3) Sistematika Proposal Kegiatan Sistematika proposal kegiatan yang digunakan dalam pengajuan kegiatan : Sampul; Ringkasan; A. Latar Belakang;

29 B. Nama dan Bentuk Kegiatan; C. Tema Kegiatan; D. Landasan Kegiatan; E. Tujuan dan Sasaran Kegiatan; F. Manfaat kegiatan; G. Luaran; H. Waktu dan Tempat pelaksanaan; I. Susunan Acara; J. Susunan Panitia; K. Estimasi Dana; L. Penutup Pengesahan (4) Penjelasan sistematika proposal (1) Sampul sebagaimana dimaksud dalam Pasal 15 merupakan lembaran kertas paling luar di depan proposal. (2) Ringkasan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 15 merupakan lembar yang berisi tentang nama kegiatan, tema, waktu pelaksanaan, jumlah dana yang diajukan, dan penanggung jawab. (3) Latar belakang sebagaimana dimaksud dalam Pasal 15 poin A merupakan dasar atau alasan suatu kegiatan perlu dilakukan. Latar belakang juga memuat pokokpokok masalah yang akan diselesaikan. (4) Nama dan Bentuk Kegiatan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 15 poin B merupakan nama dari kegiatan yang akan diselenggarakan dan gambaran secara umum konsep kegiatan. (5) Tema Kegiatan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 15 poin C merupakan rumusan pemikiran yang dijadikan pegangan pokok dalam menjabarkan suatu kegiatan. Secara umum tema memuat gambaran dari alat, cara, serta tujuan dari kegiatan tersebut. (6) Landasan Kegiatan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 15 poin D merupakan landasan yuridis diadakannya kegiatan tersebut. (7) Tujuan dan Sasaran Kegiatan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 15 poin E merupakan capaian yang ingin dituju dari kegiatan tersebut dan pihak-pihak yang akan dilibatkan dalam kegiatan tersebut. (8) Manfaat Kegiatan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 15 poin F merupakan nilai guna yang didapat dari kegiatan tersebut. (9) Luaran sebagaimana dimaksud dalam Pasal 15 poin G merupakan hasil apa yang dapat ditunjukan dan diberikan dari kegiatan.

30 (10) Waktu dan Tempat Pelaksanaan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 15 poin H merupakan penjelasan waktu kegiatan dan tempat diselenggarakannya kegiatan tersebut. (11) Susunan Acara sebagaimana dimaksud dalam Pasal 15 poin I merupakan rincian acara dalam kegiatan tersebut. (12) Susunan Panitia sebagaimana dimaksud dalam Pasal 15 poin J merupakan strukturpelaksana kegiatan tersebut. (13) Estimasi Dana sebagaimana dimaksud dalam Pasal 15 poin K merupakan rencana anggaran yang diperlukan dalam penyelenggaraan kegiatan tersebut. (14) Penutup sebagaimana dimaksud dalam Pasal 15 poin L merupakan kalimat penutup proposal, dilengkapi pula dengan tanggal pembuatan proposal dan pengesahan. (15) Pengesahan sebagaimana dimaksud dalam ayat 15 merupakan lembar yang berisi tanda tangan yang diketahui oleh Wakil Rektor 3 atau disesuaikan sesuai Lemawa-Ormawa. (5) Alur Pengajuan Proposal Kegiatan (1) Proposal kegiatan ditandatangani oleh: a. Ketua panitia dan ketua umum b. Kaprodi dan Wakil Dekan II untuk HIMA c. Wakil Dekan II untuk BEM Fakultas d. Pembina Untuk UKM (2) Apabila ayat (1) poin (a) telah terpenuhi, proposal kegiatan harus diserahkan kepada DPM untuk dikoreksi maksimal 2 x 24 jam dan mendapatkan bukti bahwa proposal kegiatan telah selesai dikoreksi DPM. Jika melebihi batas yang telah ditentukan, maka akan dikonfirmasi ulang oleh yang bersangkutan. (3) Sebagaimana dimaksud dalam ayat (2) apabila terdapat kekeliruan, LemawaOrmawa akan diberi waktu 2 x 24 jam untuk merevisi proposal kegiatan tersebut. Jika melebihi batas yang telah ditentukan, maka akan dikonfirmasi ulang oleh yang bersangkutan. (4) Apabila ayat (3) telah terpenuhi selanjutnya proposal kegiatan diserahkan pada bagian kemahasiswaan untuk mendapatkan persetujuan Wakil Rektor III. (5) Apabila ayat (4) telah terpenuhi, selanjutnya proposal kegiatan digandakan sebanyak 5 kali dengan rincian: a. Satu berkas asli dikumpulkan kepada bagian kemahasiswaan.

31 b. Satu salinan dikumpulkan ke LKM, guna pengambilan dana DKM. c. Tiga salinan dilampirkan dalam LPJ kegiatan untuk Lembaga, DPM, dan LKM. d. Satu salinan arsip masing-masing LemawaOrmawa. (6) Proposal asli dan seluruh salinan diberi stempel basah pada lembar pengesahan (6) Alur Pengajuan dan Pencairan Dana (1) Alur pengajuan Dana Pengembangan Mahasiswa (DPM) : a. Lemawa-Ormawa yang akan mengajukan dana menyerahkan proposal ke Wakil Rektor III; b. Proposal yang telah disetujui diserahkan kepada bagian keuangan lembaga dan mendapat bukti slip; c. Ketua Lemawa-Ormawa akan dihubungi oleh bagian keuangan ketika dana sudah cair. d. Apabila dana belum cair, maka melampirkan tanda terima proposal dari Lembaga. (2) Alur Pencairan Dana Pengembangan Mahasiswa (DPM) : Pencairan dana dilakukan oleh ketua panitia atau ketua umum dengan membawa fotocopy KTM dan bolpoint. (3) Alur pengajuan Dana Kegiatan Mahasiswa (DKM) : a. Lemawa-Ormawa yang akan mengajukan DKM harus menghubungi koordinator masing-masing minimal 1 hari sebelumnya; b. Membawa Syarat pengajuan dana DKM yang diantaranya : 1. Fotokopi proposal kegiatan yang sudah ditandatangani oleh pihak yang mengesahkan; 2. Surat pengajuan dana; c. Apabila dana belum cair, akan diberikan surat keterangan belum cair oleh LKM. (4) Alur Pencairan Dana Kegiatan Mahasiswa Pencairan dana dapat dilakukan oleh ketua panitia, ketua umum, atau perwakilan dengan syarat membawa surat kuasa. a. Membawa syarat pencairan dana DKM yang diantaranya: 1. Membawa fotocopy KTM 2. Stempel Lemawa-Ormawa

32 b. Koordinator akan memberikan bukti pencairan dana. (7) Definisi LPJ Kegiatan 1. Laporan pertanggungjawaban merupakan laporan pelaksanaan kegiatan yang dibuat oleh Lemawa-Ormawa setelah selesai melaksanakan suatu kegiatan. 2. Laporan pertanggungjawaban kegiatan dikumpulkan paling lambat 2 minggu setelah kegiatan. Jika melebihi batas yang ditentukan, maka akan dilakukan pemanggilan oleh Dewan Perwakilan Mahasiswa. (8) Ketentuan LPJ Kegiatan 1. Laporan Pertanggungjawaban kegiatan disusun dalam ukuran kertas F4 70 gsm dengan ketentuan margin kiri: 3,0 cm; kanan: 2,5 cm; atas: 2,5 cm; dan bawah: 2,5 cm; 2. Laporan Pertanggungjawaban Kegiatan diketik menggunakan bentuk huruf Times New Roman ukuran 12 dengan jarak 1,5 spasi, dan tinta warna hitam. 3. (3) Penulisan bahasa asing menggunakan format italic. (9) Sistematika LPJ Kegiatan Sistematika LPJ yang digunakan untuk melaporkan kegiatan adalah sebagai berikut: SAMPUL I. PENDAHULUAN; II. PELAKSANAAN KEGIATAN; A. Pra Pelaksanaan; B. Pelaksanaan; C. Pasca Pelaksanaan. III. LAPORAN KESEKRETARIATAN; IV. LAPORAN KEUANGAN; A. Pemasukan; 1. Dana Pengembangan Mahasiswa; 2. Dana Keuangan Mahasiswa; 3. Dana lain.

33 B. Pengeluaran V. EVALUASI DAN REKOMENDASI; A. Evaluasi B. Rekomendasi VI. HASIL DAN TINDAK LANJUT; A. Hasil B. Tindak Lanjut VII. PENUTUP; Pengesahan VIII.LAMPIRAN; A. Proposal Kegiatan; B. Kesekretariatan; 1. Surat masuk; 2. Surat keluar; 3. Sertifikat; C. Bukti realisasi dana; 1. Dana Pengembangan Mahasiswa; 2. Dana Keuangan Mahasiswa; 3. Dana lain; D. Administrasi; 1. Daftar peserta 2. Presensi kegiatan E. Dokumentasi (10 ) Penjelasan Sistematika LPJ Kegiatan (1) Sampul sebagaimana dimaksud dalam Pasal 22, merupakan lembaran kertas paling luar di depan laporan pertanggungjawaban.

34 (2) Pendahuluan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 22 poin I merupakan gambaran dari masalah yang ingin diangkat. Hampir sama dengan latar belakang di proposal kegiatan. (3) Pelaksanaan Kegiatan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 22 poin II merupakan ulasan secara umum yang meliputi penjabaran pra pelaksanaan, pelaksanaan, pasca pelaksanaan yang telah dilaksanakan guna menjawab permasalahan yang dipaparkan dalam pendahuluan. (4) Laporan Kesekretariatan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 22 poin III merupakan laporan kesekretariatan yang meliputi, surat masuk, surat keluar, dan minimal 3 sertifikat. (5) Laporan keuangan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 22 poin IV merupakan laporan penggunaan dana yang meliputi arus masuk dan arus keluar. (6) Penggunaan dana sebagaimana dimaksud dalam ayat (5) harus melampirkan nota resmi (terdapat kop/stemple toko atau perusahaan) atau barang bukti penggunaan dana yang dilampirkan dibagian lampiran. (7) Apabila bukti penggunaan dana sebagaimana yang dimaksud dalam ayat (6) menggunakan kuitansi, maka yang dilampirkan bagian sub kuitansi sebelah kanan. (8) Sebagaimana dimaksud dalam ayat (7) apabila menggunakan kuitansi maka harus tertera tanda tangan pihak terkait yaitu pihak pemberi dan penerima / saksi. (9) Evaluasi sebagaimana dimaksud dalam Pasal 22 poin V merupakan hasil dari kumpulan informasi penyelenggaraan suatu kegiatan, dimana informasi tersebut akan dijadikan bahan perbaikan untuk kegiatan selanjutnya. (10) Rekomendasi sebagaimana dimaksud dalam Pasal 22 poin V merupakan masukan/saran agar kegiatan kedepanya bisa diperbaiki. (11) Hasil sebagaimana dimaksud dalam Pasal 22 poin VI merupakan penjabaran hasil yang dicapai dari kegiatan yang telah dilaksanakan. (12) Tindak Lanjut sebagaimana dimaksud dalam Pasal 22 poin VI merupakan upaya yang dilaksanakan untuk menindaklanjuti dan sebagai implementasi kegiatan tersebut. (13) Penutup sebagaimana dimaksud dalam Pasal 22 poin VII merupakan kalimat penutup dari laporan pertanggungjawaban yang tidak terpisahkan dengan lembar pengesahan.

35 (14) Pengesahan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 22 poin VII merupakan lembar yang berisi tanda tangan yang disetujui oleh Wakil Rektor 3 dan disesuaikan sesuai Lemawa-Ormawa. (15) Lampiran sebagaimana dimaksud dalam Pasal 22 poin VIII merupakan lembar yang berisi bukti pelaksanaan kegiatan. (11) Alur Pengajuan Laporan Pertanggungjawaban Kegiatan (1) Laporan Pertanggungjawaban Kegiatan diketahui dan ditandangani oleh: a. Ketua panitia dan Ketua umum; b. Kaprodi dan Wakil Dekan II untuk HIMA; c. Wakil Dekan II untuk BEM Fakultas; d. Pembina untuk UKM. (2) Apabila ayat (1) telah terpenuhi, Laporan Pertanggungjawaban Kegiatan diserahkan kepada DPM dan LKM untuk dikoreksi maksimal 3 × 24 jam dan mendapatkan bukti bahwa Laporan Pertanggungjawaban Kegiatan telah selesai dikoreksi DPM dan LKM. Jika melebihi batas yang telah ditentukan, maka akan dikonfirmasi ulang oleh yang bersangkutan. (3) Sebagaimana dimaksud dalam ayat (2) apabila terdapat kekeliruan, LemawaOrmawa akan diberi waktu 3 x 24 jam untuk merevisi Laporan Pertanggungjawaban kegiatan tersebut. Jika melebihi batas yang telah ditentukan, maka akan dikonfirmasi ulang oleh yang bersangkutan. (4) Apabila ayat (3) telah terpenuhi, selanjutnya Laporan Pertanggungjawaban Kegiatan diserahkan kepada bagian kemahasiswaan untuk mendapatkan persetujuan Wakil Rektor III. (5) Apabila ayat (4) telah terpenuhi, selanjutnya Laporan Pertanggungjawaban Kegiatan digandakan sebanyak 4 kali dengan rincian: a. Satu berkas asli dikumpulkan kepada bagian kemahasiswaan; b. Satu salinan dikumpulkan kepada LKM; c. Satu salinan dikumpulkan kepada DPM; dan d. Satu salinan untuk arsip masing-masing Lemawa-Ormawa.

36 XIII. Laporan Pertanggungjawaban Kepengurusan ( LPJ Kepengurusan ) ( UU Lemawa Ormawa No 31 Tahun 2023 tentang kesekretariatan ) A. Definisi LPJ Kepengurusan 1. LPJ Kepengurusan setengah periode. Lpj disusun oleh Sekretaris Umum dan Sekretaris Departemen dan dimaksudkan atau untuk mengevaluasi kepengurusan BEM FPMIPATI selama setengah periode (6 bulan). 2. LPJ Kepengurusan satu periode ( LPJ Kepengurusan Akhir ) LPJ disusun oleh Sekretaris Umum dan Sekretaris Departement dan dimaksudkan untuk mengevaluasi kepengurusan BEM FPMIPATI selama 1 periode. LPJ dibuat selambat-lambatnya satu minggu sebelum pertemuan dengan Wakil Dekan II. B. Sistematika LPJ Kepengurusan Sistematika LPJ yang digunakan untuk melaporkan kepengurusan adalah sebagai berikut: SAMPUL I. LEMBAR PENGESAHAN II. VISI MISI III. KATA PENGANTAR IV. DAFTAR ISI V. DAFTAR LAMPIRAN VI. LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN A. Kalimat Motivasi B. Pendahuluan C. Aras Idealitas D. Aras Realitas E. Inisiasi ke Depan F. Penutup VII. LAMPIRAN – LAMPIRAN A. Pembagian Tugas (Job Description); B. SK Kepengurusan; C. Daftar Program Kerja atau Kalender Kerja; D. Daftar Rapat; E. Daftar Inventaris; F. Daftar Surat Masuk; G.Daftar Surat Keluar; 1. Sekretaris umum

37 2. Sekretaris bidang/divisi/departemen/kementerian/komisi H. Rekapitulasi Dana; I. Nota Pemasukan dan Pengeluaran; J. Dokumentasi. C. Ketentuan Berkas Laporan Pertanggungjawaban (1) LPJ Kepengurusan Lemawa-Ormawa merupakan sebuah mekanisme pertanggungjawaban tertulis yang secara garis besar berisi laporan program kerja, evaluasi, saran, dan lampiran-lampiran yang diperlukan oleh Lemawa-Ormawa dalam satu periode kepengurusan. (2) Ketentuan LPJ Kepengurusan Lemawa-Ormawa: a) LPJ kepengurusan Lemawa-Ormawa dibuat di akhir kepengurusan dan dipertanggungjawabkan pada akhir kepengurusan dalam satu periode; b) LPJ kepengurusan Lemawa-Ormawa dibuat satu buku yang mencakup laporan pertanggungjawaban Ketua, Wakil Ketua (jika ada), Sekretaris, Bendahara, dan Komisi/Kementerian/Departemen/Bidang/Divisi yang ada; c) LPJ kepengurusan Lemawa-Ormawa mencakup seluruh laporan program kerja dalam satu periode; d) LPJ kepengurusan Lemawa-Ormawa disusun dalam ukuran kertas F4 dengan ketentuan margin kiri: 4 cm; kanan: 3 cm; atas: 1 cm; dan bawah: 3 cm; e) LPJ kepengurusan Lemawa-Ormawa diketik menggunakan bentuk huruf Times New Roman ukuran 12 dengan jarak 1,5 spasi, dan tinta warna hitam; f) Setiap halaman LPJ kepengurusan Lemawa-Ormawa diberi nomor halaman (1, 2, 3, dst.) kecuali lampiran. Khusus halaman judul sampai dengan daftar lampiran menggunakan angka romawi kecil (i, ii, iii, dst.); g) Setiap halaman LPJ kepengurusan Lemawa-Ormawa diberi kop kecuali halaman sampul, halaman pengesahan, visi dan misi, kata pengantar, daftar isi, daftar lampiran, dan lampiran; h) Warna dan desain motif sampul LPJ Kepengurusan LemawaOrmawa diperbolehkan sesuai dengan kehendak Lemawa-Ormawa masing-masing; i) Penulisan bahasa asing menggunakan format italic.

38 1. Halaman sampul berisi : (1) Logo Lemawa-Ormawa diletakkan di tengah (center) atas dengan tinggi ukuran (Height) 7 cm. (2) Sampul LPJ diletakkan pada posisi tengah (center) halaman di bawah logo Lemawa-Ormawa terkait dengan menggunakan bentuk huruf (font) Times New Roman ukuran (font size) 18 dicetak huruf kapital dan tebal. (3) Nama Lemawa-Ormawa diletakkan pada posisi tengah (center) halaman di bawah judul LPJ Lemawa-Ormawa terkait dengan menggunakan bentuk huruf (font) Times New Roman ukuran (font size) 18 dicetak huruf kapital dan tebal. (4) Periode kepengurusan yang dicantumkan adalah tahun awal kepengurusan hingga tahun akhir kepengurusan. Tulisan diketik pada posisi tengah (center) halaman dengan menggunakan bentuk huruf (font) Times New Roman ukuran (font size) 18 dicetak huruf kapital dan tebal. (5) Tidak ada ketentuan desain motif pada halaman sampul LPJ. 2. Halaman pengesahan merupakan lembar yang telah ditandatangani oleh sekretaris dan ketua Lemawa-Ormawa. 3. Halaman pengesahan sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) ditandatangani oleh pimpinan sidang dan penasihat Lemawa-Ormawa terkait LPJ kepengurusan yang sudah diterima dan disahkan dalam forum pertanggungjawaban Lemawa-Ormawa terkait. 4. Halaman visi dan misi berisi visi dan misi Lemawa-Ormawa selama satu periode kepengurusan. 5. Kata pengantar berisi ucapan syukur kepada Tuhan Yang Maha Esa dan ucapan terima kasih kepada pihak-pihak yang mendukung selama kepengurusan berlangsung. 6. Daftar isi memuat garis besar isi LPJ kepengurusan serta nomor halamannya. Unsur LPJ kepengurusan Lemawa-Ormawa yang dimasukkan dalam daftar isi dimulai halaman judul sampai dengan lampiran. 7. Daftar lampiran memuat isi lampiran dan nomor urutannya. 8. Laporan kepengurusan berisi pertanggungjawaban setiap cabang kepengurusan yang dibuat oleh Ketua, Wakil Ketua (jika ada), Sekretaris, Bendahara, dan Komisi/Kementerian / Departemen / Bidang / Divisi serta telah ditandatangani oleh setiapketua cabang kepengurusan. 9. Laporan pertanggungjawaban setiap cabang kepengurusan berisi:

39 A. Kalimat motivasi, dapat berisi kutipan yang mengandung dorongan untuk diri sendiri maupun orang lain dalam mencapai suatu kesuksesan; B. Pendahuluan, yang berisi ucapan rasa syukur kepada Tuhan Yang Maha Esa atas pencapaian pengalaman dan dapat berisi cerita perjalanan kepengurusan secara garis besar selama satu periode; C. Aras idealitas, berisi gambaran harapan atau tujuan yang akan dicapai selama kepengurusan berlangsung; 1. Aras idealitas memuat tentang: a. Deskripsi Umum, deskripsi tentang tugas secara umum dan harapan setiap cabang kepengurusan; b. Program Kerja, berisi rancangan program kerja yang akan dilaksanakan selama satu periode kepengurusan. 2. Bagi Ketua dan Wakil Ketua aras idealitas dapat menjelaskan gambaran awal terbentuknya periode kepengurusan dan peran yang dilakukan selama kepengurusan berlangsung serta tindakan yang akan dilaksanakan demi mencapai tujuan Lemawa- Ormawa terkait. D. Aras Realitas, berisi gambaran kenyataan yang ada seperti proses dalam menjalani kepengurusan selama satu periode beserta kendala atau hambatan dalam mencapai harapan; 1. Aras realitas memuat tentang: a. Dinamika, Paragraf yang menceritakan dinamika perjalanan kepengurusan selama satu periode b. Realisasi Program Kerja, Realisasi terlaksana maupun tidaknya suatu program kerja selama satu periode beserta faktor yang mempengaruhinya. Realisasi program kerja mencakup bentuk kegiatan, tempat pelaksanaan, waktu pelaksanaan, kontribusidana peserta (jika ada), dan lain-lain E. Inisiasi Ke depan, paragraf yang berisi saran- saran membangun untuk kebaikan setiap cabang kepengurusan pada periode selanjutnya; F. Penutup, paragraf yang berisi ucapan terima kasih dan permohonan maaf kepada semua pihak serta kalimat-kalimat motivasi yang memberikan semangat kepengurusan; 10. Lampiran LPJ kepengurusan sekurang-kurangnya terdiri : a. Pembagian Tugas (Job Description); b. SK Kepengurusan; c. Daftar Program Kerja atau Kalender Kerja; d. Daftar Rapat;

40 e. Daftar Inventaris; f. Daftar Surat Masuk; g. Daftar Surat Keluar; 1. Sekretaris umum. 2. Sekretaris bidang/divisi/departemen/kementerian/komisi. h. Rekapitulasi Dana; i. Nota Pemasukan dan Pengeluaran; j. Dokumentasi XIV. LPJ Delegasi Individu/Tim. LPJ disusun oleh delegator dan dimaksudkan untuk mengevaluasi delegasi dalam melaksanakan tugas-tugasnya sebagai delegator. LPJ diserahkan kepada Bendahara selambat-lambatnya 3 minggu setelah kegiatan, kemudian untuk diarsipkan oleh Sekretaris Umum

41 Bagian IX Mekanisme Utusan Individu / Tim Delegasi 1. Surat masuk. 2. Disposisi ke personal, departemen yang bersangkutan. 3. Penunjukan Utusan individu / Perumusan Tim Delegasi. 4. Penetapan Utusan individu / Tim delegasi. 5. Briefing / pembekalan oleh Ketua Umum BEM FPMIPATI atau Departemen yang terkait mengenai masalah pendanaan, tugas dan tanggung jawab. 6. Memberikan laporan tertulis kepada Sekretaris Umum mengenai hasil-hasil kegiatan yang telah diikuti dan mempresentasikan laporan tersebut dalam forum Aktivis yang disepakati oleh Pengurus Harian. 7. Mengembalikan dana yang tersisa kepada Bendahara Umum pasca kegiatan disertai dengan laporan keuangannya secara tertulis maksimal 14 hari setelah kegiatan berlangsung. 8. Laporan pertanggung jawaban tertulis maksimal 2 minggu setelah acara. 9. Segala Arsip, makalah dan informasi harus diserahkan kepada BEM FMIPATI Bagian X Parameter Keberhasilan Parameter Keberhasilan BEM FPMIPATI diukur dari parameter keberhasilan Departemen, yaitu : a. Program kerja terlaksana minimal 80% dari yang telah disepakati di Rapat Kerja b. Jumlah pengurus Departemen yang masih bertahan di akhir kepengurusan sebanyak 80% dari jumlah awal. Bagian XI Reward Dan Punishment A. REWARD Reward merupakan bentuk penghargaan yang diberikan kepada Aktivis baik perseorangan maupun atas nama Departemen/BSO yang ada di BEM FPMIPATI Universitas PGRI Semarang. Reward diberikan kepada Aktivis BEM FPMIPATI Universitas PGRI Semarang yang :

42 1. Berhasil menyelenggarakan kegiatan BEM FPMIPATI Universitas PGRI Semarang dengan baik yang dinilai mulai dari persiapan (pra kegiatan), pada saat pelaksanaan kegiatan dan setelah pelaksanaan kegiatan 2. Berperan aktif disetiap kegiatan yang diselenggarakan oleh BEM FPMIPATI Universitas PGRI Semarang. Reward diberikan oleh Ketua Umum BEM FPMIPATI Universitas PGRI Semarang atas rekomendasi Ketua Umum BEM melalui mekanisme rapat PH berdasarkan hasil pantauan dan masukan dari Kepala Departemen. BENTUK-BENTUK REWARD 1. Pemberian ucapan selamat atas keberhasilan dalam menjalankan suatu event. 2. Memberikan sertifikat kepada Aktivis maupun kepanitiaan. 3. Prioritas untuk menjadi delegasi BEM FPMIPATI Universitas PGRI Semarang pada suatu kegiatan yang akan diikuti. B. PUNISHMENT Punishment merupakan bentuk sebuah sanksi yang diberikan kepada pengurus BEM FPMIPATI Universitas PGRI Semarang. Punishment diberikan kepada Aktivis yang: 1. Mangkir tanpa izin selama 3 kali kegiatan berturut-turut. 2. Pengurus Harian yang tidak hadir dalam rapat PH selama 2 kali berturut-turut tanpa izin. Pemberian Punishment merupakan hak dari Ketua Umum BEM FPMIPATI Universitas PGRI Semarang yang akan membuat surat rekomendasi mengenai pemberian punishment kepada pengurus yang tidak aktif berdasarkan hasil pantauan dan masukan dari Kepala Departemen. BENTUK-BENTUK PUNISHMENT 1. Pengurus yang selama 3 kali kegiatan berturut – turut tidak aktif tanpa izin akan dikenai sanksi berupa teguran secara lisan. 2. Apabila 2 Minggu setelah teguran lisan tersebut diabaikan, maka akan diberikan sanksi berupa peringatan secara tertulis. 3. Apabila 2 Minggu setelah peringatan tertulis juga diabaikan, maka pengurus yang bersangkutan akan dinonaktifkan melalui mekanisme rapat PH. 4. Mekanisme penggantian pengurus yang terkena sanksi merupakan hak Ketua Umum atas pertimbangan dari Pengurus Harian.

43 Bagian XII Pemberhentian Pengurus Dan Penggantian Antar Waktu (Paw) A. PEMBERHENTIAN PENGURUS Seorang Pengurus dinyatakan berhenti jika: 1. Meninggal Dunia; 2. Habis masa baktinya; 3. Diberhentikan untuk sementara waktu (non-aktif) karena kasus-kasus pidana tertentu yang melibatkannya, untuk kepentingan nama baik organisasi, yang apabila ternyata tidak terbukti bersalah namanya direhabilitasi dan diberikan haknya untuk menjadi pengurus kembali; 4. Diberhentikan dengan hormat apabila selama kurun waktu sekurangkurangnya 6 (enam) bulan dalam masa bakti berjalan, setelah dilakukan evaluasi dan diberikan teguran sebanyak-banyaknya 3 (tiga) kali berturut-turut, ternyata tidak dapat menunjukkan keaktifan dan kesungguhan dalam menjalankan tugas dan kewajibannya sebagai pengurus; 5. Diberhentikan dengan tidak hormat apabila setelah diberikan peringatan tertulis, ternyata terbukti melakukan pelanggaran etika dan prosedur berorganisasi yang membuat nama baik organisasi menjadi tercemar dan mengancam keberlangsungan roda organisasi; 6. Diberhentikan karena terlibat dalam kasus-kasus pidana yang merusak nama baik organisasi dan dirinya sendiri yang nyatanya telah terbukti didepan pengadilan, dalam masa bakti berjalan B. PENGGANTIAN ANTAR WAKTU (PAW) Seseorang telah dinyatakan berhenti sebagai pengurus, maka Rapat Pengurus Pleno (RPP) berwenang mencarikan penggantinya selama masa bakti berjalan (Penggantian Antar Waktu/PAW) dengan cara: 1. Penggantinya diambilkan dari pemutasian (pemindahan) pengurus dari posisi sebelumnya ke posisi lain yang dianggap tepat sesuai dengan prinsip posisi yang tepat untuk orang yang tepat; 2. Untuk menggantikan posisi atau jabatan yang telah ditinggalkan oleh pengurus karena diberhentikan diperbolehkan untuk mencari pengganti dari luar pengurus atas persetujuan Pengurus Harian;

44 3. Mengusulkan seseorang saat Rapat Pengurus Pleno (RPP); 4. Mensahkan penggantinya yang telah disetujui melalui keputusan Rapat Pengurus Pleno (RPP). Bagian XIII Evaluasi Kepengurusan Pada dasarnya tingkat keaktifan dan pelanggaran (etika dan prosedur) keorganisasian bagi pengurus diukur berdasarkan kriteria apabila dalam kurun waktu sekurang-kurangnya 6 (enam) bulan: 1. Tidak dapat menjalankan kewajibannya sebagai pengurus yang ketentuannya sebagaimana tertuang dalam pasal sebelumnya; 2. Tidak dapat menunjukkan kesungguhannya sebagai pengurus baik dalam menghadiri rapat dan kegiatan organisasi lainnya, dalam berkomunikasi, maupun dalam memberikan kontribusi, sebagaimana surat pernyataan kesediaan yang ditanda tangani pengurus yang bersangkutan; BAB III ETIKA ORGANISASI Etika Organisasi adalah sistem atau nilai atau norma yang digunakan oleh seluruh Aktivis BEM FPMIPATI UNIVERSITAS PGRI SEMARANG dalam pelaksanaan kegiatan sehari-hari. Dalam menjalankan amanahnya selalu berpedoman kepada Etika Organisasi sebagai berikut : 1. Memiliki dan mengamalkan nilai-nilai “BEM FPMIPATI Universitas PGRI Semarang” Dalam rangka memberikan komitmen yang terbaik kepada masyarakat luas, setiap pejuang di BEM FPMIPATI Universitas PGRI Semarang wajib menjaga dan mempunyai nilai kontribusi yang merupakan wujud nyata dari “intelektual religius”: a. Kejujuran (Jujur dan tulus, dapat dipercaya, selarasnya kata dengan perbuatan, keteladanan) Memiliki kejujuran berupa integritas, ketulusan, dapat dipercaya dan selarasnya kata dengan perbuatan, disamping itu bersikap dan berprilaku baik sehingga dapat menjadi teladan bagi bawahannya. b. Transparan ( menyatakan apa adanya ,no hidden agenda )

45 Menyampaikan hal-hal yang perlu diketahui oleh orang lain di lingkungan BEM FPMIPATI Universitas PGRI Semarang sesuai dengan kepentingan dan kewenangannya.Terbuka dalam keuangan agar ada proteksi dan mencegah hal-hal negatif. Mengutamakan kepentingan BEM FPMIPATI Universitas PGRI Semarang dari pada pribadi selain akademis. c. Komitmen ( Loyal kepada organisasi, konsisten pada keputusan, dedikasi tinggi) Bekerja dengan dedikasi tinggi yang dilandasi dengan kesamaan pandang dan tujuan dengan organisasi. Bertanggungjawab penuh atas pelaksanaan keputusan yang telah ditetapkan sesuai dengan kewenangan dan berani menanggung resiko atas keputusan yang diambilnya. d. Kerjasama ( Open-minded, menerima perbedaan dan kritik, positif thinking, tidak sektoral, tidak menyalahkan orang lain ) Membangun sinergi dan terbentuknya kerja tim yang solid dengan menghilangkan sekat-sekat vertikal, horizontal dan hubungan antar departemen. Menciptakan iklim dimana semua Aktivis BEM FPMIPATI Universitas PGRI Semarang bisa berpartisipasi dan berkontribusi dengan menumbuh kembangkan ide , kreatifitas dan gagasan banyak orang ( open minded) serta selalu melihat sisi positif dan manfaat dari setiap ide/gagasan/kritik/permasalahan yang disampaikan tanpa mencari-cari kesalahan orang lain. e. Disiplin ( Patuh pada aturan dan sistem ) Komitmen dan konsisten terhadap Visi, Misi dan Tujuan organisasi. Disiplin dan keteraturan kerja yang mengacu pada Standar Operasional Prosedur. f. Peduli Peduli terhadap keadaan masyarakat luas dan peka terhadap kondisi bangsa serta mampu menghadirkan solusi. Seperti bencana dan keadaan sospol baik regional maupun nasional. g. Tanggung jawab (Kepatutan/ “proper”, excellent result, continous improvement) Mempunyai tanggung jawab dan wewenang yang jelas, tegas dan seimbang. Keberanian dan kearifan yang dihasilkan dari adanya pendelegasian 2. Melaksanakan perilaku yang diamanatkan dalam budaya organisasi BEM FPMIPATI Universitas PGRI Semarang a. Target Oriented