เอกสารอบรมคอร์ ส
มารยาทเชงิธรุกจิในการทาํงาน (Support Core competency)
Date:...................
ผ้จู ดั ทํา Pensiri 1
ข้อควรปฏบิัตใินการเข้าอบรม
ปิ ดโทรศัพท์ หรือใช้โหมดปิ ดเสียง หรือ งดใช้โทรศัพท์ขณะประชุมหรืออบรม
携帯電話OFF 若しくはマナーモードに また、携帯の操作もやめましょう
งดคุยเสียงดงั รบกวนขณะกาํ ลงั ประชุม
おしゃべりはやめましょう
งดพฤตกิ รรมทส,ี ร้างความรําคาญให้กบั ผู้อื,น
他人に迷惑を与える行為はやめましょう
หากมคี วามจาํ เป็นต้องใช้โทรศัพท์ขณะประชุมหรือขณะฟังบรรยาย ข อ ค ว า ม ร่ ว ม ม ื อ ใ ห ้ ใ ช้ โ ท ร ศ ั พ ท ์ น อ ก ห ้ อ ง ป ร ะ ช ุ ม
会議・教育会中に携帯電話のご利用したい場合、 会議室の外に使用して下さい。
2
SANGO
ชอื# ห ล กั ส ู ตร
อบรม มารยาทเชงิ ธรุ กจิ ในการ ทาํ งาน
กลมุ่ เ ป้ า หมา ย
พนักงานเขา้ ใหม่ สว่ นงาน Staff office/Engineer
เ ป้ า ห ม าย
ในวงการธรุ กจิ นันL ภาพลกั ษ์และอมิ เมจจากมารยาท เชน่ การ ตอบรับโทรศพั ท์ และการกลา่ วทกั ทาย มกี รณีทเี# ชอ#ื มโยงไปถงึ การประเมนิ องคก์ รและธรุ กจิ ผา่ นพนักงาน
ดงั นันL เป้าหมายการอบรมคอื ใหเ้รยี นรทู้ กั ษะเชงิ ธรุ กจิ ทจี# ําเป็น และละเลยไมไ่ ดผ้ า่ นการปฏบิ ตั จิ รงิ
และใหแ้ สดงบทบาทสมมตุ (ิ Roll Pay)
วตั ถปุ ร ะสงค์
เพอื# ฝึกมารยาทเชงิ ธรุ กจิ โดยเขา้ ใจถงึ ความหมาย ของการปฏบิ ตั ติ วั ซงึ# เป็นหนง#ึ ในวตั ถปุ ระสงค์ ของการทํางานและ เตรยี มพรอ้ มในฐานะ พนักงานบรษิ ัทและคน สงั คม
สงิ# ที# เรยี น ใน ห ล กั ส ู ตร (Cour se outlin e)
1.มารยาทพนืL ฐาน 2.มารยาทการตอนรับ 3.มารยาทในการโทร
และรับโทรศพั ท-์ 4.เพอื# พัฒนาทกั ษะ 5.เอกสารเชงิ ธรุ กจิ
6. ทกั ษะเชงิ ธรุ กจิ ในทาง
ปฏบิ ตั ิ
(HOU・ Ren・ Sou)
กําหน ดการ
วนั ท1#ี 5-16เดอื น เมษายน
เวลา
8:30~17:15
สถาน ที#
ECO35 C
อ ปุ ก ร ณ์
อปุ กรณเ์ ครอ#ื งเขยี น,บตั ร พนักงาน,
นามบตั ร(ถา้ ม)ี
ชอื#
ว ทิ ย า ก ร
NTT
คา่ ใชจ้ ่ าย
―
หมาย เหตุ
กลมุ่ เป้าหมายคอื พนักงานใหมท่ จ#ี บจากมหาวทิ ยาลยั และ พนักงานใหมข่ องบรษิ ัทในเครอื ซง#ึ จะไดร้ ับอบรมหลงั จากทเี# ขา้ สงั กดั 3
研修名
ビジネスマナー研修
対象者
事技系 新入社 員
開催の ねらい
ビジネスの世界では、挨拶や電話応対などのマナーの印象や
イメージは、社員を通して企業や組織の評価に繋がる場合が
あります。疎かに出来ない必須なビジネススキルをロールプ
レイや実習を通じて学び、今後の業務に役立てて頂く事をね
らいとする。
目的
社会人及び企業人とし
ての心構えを身につけ、
仕事の目的の一つの振
る舞いの意味を理解し
た上でのビジネスマ
ナーを体得する。
カリ キュラ ム
1.ベーシックマナー
2.接遇マナー
3.電話応対マナー
4.スキル向上の為に
5.ビジネス文書
6. 実践的なビジネスス キル(報・連・相な ど)
日程
4月15日(水)・16 日(木)
時間
8:30~17:15
場所
ECO35 C棟
持参品
筆記用具、社員証、
名刺入れ(ある人のみ)
講師名
NTTマーケティング
アクト
費用負 担
—
備考
服装:スーツ着用 大卒新人全員参加 国内グループ会社大
卒新人も対象 配属後受講
STEM
ชอื# หลกั สตู ร
คอรส์ อบรม มารยาทเชงิ ธรุ กจิ ในการทาํ งาน (Business manner)
กลมุ่ เป้าหมาย
พนักงานเขา้ ใหม่ สว่ นงาน Staff office/Engineer
เป้ าหมาย
ในวงการธรุ กจิ นันL ภาพลกั ษ์และอมิ เมจจากมารยาท เชน่ การตอบรับโทรศพั ท์ และการกลา่ วทกั ทาย มกี รณีทเี# ชอื# มโยง ไปถงึ การประเมนิ องคก์ รและธรุ กจิ ผา่ นพนักงาน
ดงั นันL เป้าหมายการอบรมคอื ใหเ้รยี นรทู้ กั ษะเชงิ ธรุ กจิ ทจี# ําเป็นและละเลยไมไ่ ดผ้ า่ นการปฏบิ ตั จิ รงิ
และใหแ้ สดงบทบาทสมมตุ (ิ Roll Pay)
วตั ถปุ ระสงค์
1. เพอื# สรา้ งทศั นคตเิ ชงิ บวกในการตดิ ตอ่ สอื# สาร ดว้ ยมารยาททางสงั คมและเชงิ ธรุ กจิ เพอื# สามารถ สรา้ งความประทบั ใจสงู สดุ แกล่ กู คา้ และผพู ้ บเห็น 2. เพอื# สง่ เสรมิ ใหพ้ นักงานตระหนักถงึ
ค ว า ม ส ํ า ค ญั ข อ ง ม า ร ย า ท ท า ง ส งั ค ม แ ล ะ เ ช งิ ธ รุ ก จิ ทสี# ง่ ผลตอ่ ความสําเร็จในการทํางาน
3. เพอื# เสรมิ สรา้ งใหพ้ นักงานมพี ฤตกิ รรมการ
ตดิ ตอ่ สอื# สารอยา่ งมอื อาชพี เพอ#ื สะทอ้ น ภาพลกั ษณท์ ดี# ขี ององคก์ ร
สงิ# ทเี# รยี นใน หลกั สตู ร (Course outline)
1.ความหมายและความสําคญั ของมารยาททางสงั คม และมารยาทเชงิ ธรุ กจิ
2.ความเขา้ ใจ ความแตกตา่ งทางวฒั นธรรมในการ ทํางานรว่ มกนั
3.มารยาทการตดิ ตอ่ สอ#ื สาร
4.มารยาททางสงั คมและเชงิ ธรุ กจิ ในสถานการณต์ า่ งๆ เชน่ การทกั ทาย การใหน้ ามบตั ร การรองรับลกู คา้ หรอื ผมู้ าเยอื นบรษิ ัท
5.การสอื# สารอยา่ งมปี ระสทิ ธภิ าพดว้ ย Hou-Ren-Sou 6.การเขยี นอเี มลเชงิ ธรุ กจิ พนืL ฐาน
7. สงิ# ทคี# วรและไมค่ วรทํา (Do & Don’t)
ในมารยาททางสงั คมและเชงิ ธรุ กจิ อนื# ๆ
กําหนดการ
เปิดอบรม ตามแผนอบรมประจําปี
เวลา
8:00~12:00 (4Hr)
สถานที#
Training Room
อปุ กรณก์ าร เรยี น
อปุ กรณเ์ ครอื# งเขยี น
วทิ ยากร
Pensiri Thipprapai (ASM)
คา่ ใชจ้ า่ ย
หมายเหตุ
รปู แบบการอบรม 70:20:10 มกี ารฝึกปฏบิ ตั จิ รงิ ในคลาสเรยี น
4
มารยาทเชงิธรุกจิในการทาํงาน
5
มารยาทพืน(ฐานทางสงัคมและมารยาทเชิงธรุกิจ มารยาทการทกัทายและต้อนรับ
มารยาทในการสอื>สารทางโทรศพั ท์
มารยาทพืน(ฐานในการเข้าประชมุ มารยาทในการสอื>สารทางe-mail
มารยาทการสอ>ืสารด้วยคําพดูและHou-Ren-Sou
สงิ> ท>ีควรทําและไมค่ วรทําในมารยาททางสงั คมและทางธรุกิจ ฝึกปฎิบตั ใิ นห้องเรียน
6
มารยาทพืน( ฐานทางสงั คม ท1ีควรรู้
7
ค ว า ม ห ม า ย แ ล ะ ค ว า ม ส าํ ค ญั ข อ ง ม า ร ย า ท ท า ง ส งั ค ม แ ล ะ ม า ร ย า ท เ ช ิ ง ธ รุ ก ิ จ
1
มารยาทหมายถงึแนวทางปฏิบตัิหรือการแสดงวาจาภาษาทา่ทางและพฤตกิรรมตา่งๆออกมาให้ ปรากฏแก่สายตาของผ้อู ืGน ได้แก่ การสมั มาคารวะ ความสภุ าพ ออ่ นน้อม ความมีระเบียบวินยั ซงึG มารยาท เป็นสงGิทGีสร้างความประทบัใจตอ่ผ้พูบเจอหรือตอ่บริษัทลกูค้าหรือคคู่้า
ดงั นนัO ความรู้เกีGยวกบั มารยาทเชิงธรุ กิจจงึ มีความสาํ คญั ตอ่ การทํางานในองค์กรเป็นอยา่ งมาก
ใช้ทงัO ภายใน ภายนอกบริษัทและในสงั คม และเป็นสงิG ทีGต้องฝึกฝนให้ค้นุ เคยจนเป็นนิสยั เพราะจะ เชGือมโยงไปสู่วฒัธรรมองค์กรทGีเป็นพฤตกิรรมทีGพงึGมีแล้วมีการสบืทอดกนัตอ่ไปจากรุ่นสรูุ่่น
ความสาํ คญั ของ มารยาททางสงั คมและมารยาทกงเชิงธรุ กิจอยา่ งมืออาชีพ
จะสง่ผลให้เกิดภาพลกัษณ์ทีGดีตอ่พนกังานและองค์กร สร้างความประทบัใจให้กบัลกูค้าและผ้ทูGีพบเหน็แล้วสามารถเชGือมโยงกบั ความนา่เชืGอถือความไว้วางใจได้รวมถงึเกิดความภกัดีตอ่ตราสนิค้าและ ขยายผลไปในวงกว้าง
แตใ่นทางตรงข้ามหากพนกังานไมส่ามารถแสดงการตดิตอ่สอืGสารด้วย มารยาททีGดีอาจสร้างความไมพ่งึพอใจให้แก่ลกูค้าและผ้พูบเหน็ สง่ผลให้องค์กรมีโอกาสสญูเสยีลกูค้าเสยีโอกาสในการสร้างยอดขายและ ทํากําไรนําไปสภู่าพลกัษณ์เชิงลบตอ่ธรุกิจในระยะยาว
8
ผลกระทบจากการไมส่ นใจมารยาททางสงั คม ทีBไมค่ วรมองข้าม
ผลกระทบจากการไมส่ นใจมารยาททางสงั คม ทราบกนั หรอื ไมว่ า่ มผี ลตอ่ สขุ ภาพ ในปัจจบุ นั พบมา
มี โรคมารยาททางสงั คมบกพรอ่ ง ความหมายทางการแพทยค์ อื ผทู ้ ไีE มส่ นใจมารยาทพนFื ฐานของ สงั คม เชน่ มอี าการนงิE เฉย ไมต่ อบสนองตอ่ การมปี ฏสิ มั พันธป์ กตจิ ากคนรอบขา้ ง เชน่ การทกั ทาย การขอบคณุ หรอื ความชว่ ยเหลอื จากภายนอก หรอื ไมใ่ หค้ วามรว่ มมอื กบั งานสว่ นรวม ไมม่ ี ความรสู ้ กึ เห็นอกเห็นใจผอู ้ นืE ไมแ่ สดงนํFาใจเทา่ ทคีE วร หรอื ไมค่ ดิ จะทําสงEิ ใดหากปราศจาก ผลตอบแทน
ดงั นันF หากเราไมใ่ สใ่ จมารยาททางสงั คมอาจจะสง่ ผลตอ่ การใชช้ วี ติ ทงัF ในสงั คมและใน องคก์ รได ้ เพราะเมอEื เราเขา้ มาเป็ นพนักงานในองคแ์ ลว้ แน่นอนวา่ เราจะมกี ารทํางานเป็ นทมี ทํางาน รว่ มกบั คนอนืE มากมาย ทงัF เพอืE นรว่ มงานรนุ่ เดยี วกนั รนุ่ พีE และหวั หนา้ งาน เราจงึ ตอ้ งเห็น ความสําคญั ของมารยาท เพอEื ใหเ้ ราใชช้ วี ติ ในสงั คมและในองคไ์ ดอ้ ยา่ งมคี วามสขุ
9
มารยาทพน(ื ฐานงา่ ยๆในการเขา้ สงั คมเบอื( งตน้
1.ยมิ% ใหค้ นรอบขา้ งดว้ ยความเป็นมติ ร
2.หดั เอาใจเขามาใสใ่ จเราอยเู่ ป็ นประจํา นกึ ถงึ คนอนืE ใหม้ ากกวา่ นกึ ถงึ
แตเ่ รอืE งของตวั เอง
3.หดั พดู คําวา่ “ขอบคณุ ครับ/คะ่ ” และ “ไมเ่ ป็ นไรครับ/คะ่ ” และ
“ขอโทษครับ/คะ่ ” อยา่ งจรงิ ใจใหเ้ ป็ นนสิ ยั แมจ้ ะเป็ นเรอEื งเล็กๆนอ้ ยๆกต็ าม 4. ใหเ้ กยี รตผิ อู ้ นEื ดว้ ยวาจา ไมพ่ ดู จาหยาบคาย
ดถูกู เหยยีดหยามเพอ้เจอ้ หรอืสง่เสยีงรบกวนผอู้นืEดว้ยความคกึคะนอง
5.หดั เป็ นผใู ้ หแ้ ละรจู ้ ักใหอ้ ภยั ไมโ่ กรธ ไมห่ งดุ หงดิ กบั เรอืE งไมเ่ ป็ นเรอืE ง 6.สํารวมกริ ยิ า ทา่ ทาง และคําพดู ตามความเหมาะสม เชน่
ไมส่ ง่ เสยี งโหวกเหวกโวยวาย ไมน่ ัEงกางขา ไขวห่ า้ ง หรอื นัEงเขยา่ ขา จนสรา้ ง ความรําคาญใจใหก้ บั ผอู้ นืE
7.แตง่ กายใหเ้ หมาะสมกบั กาลเทศะ ใหเ้ กยี รตเิ วลา ใหเ้ กยี รตสิ ถานทีE แ ส ด ง ถ งึ ค ว า ม เ ป ็ น ผ มู ้ วี ฒั น ธ ร ร ม
8.เปลยีE นจากคําวา่ “ยอม”เป็นคําวา่ “เขา้ใจ”
10
สงิG ทีGขาดไมไ่ ด้ในมารยาททางสงั คม ทGีเราต้องใสใ่ จ เมGือมาอยรู่ ่วมกนั ในสงั คม ในองค์กร คือ
ความเคารพคนอ+ืนในพนื-ท+สีาธารณะเริGมจากในชีวิตประจําวนัการไมร่บกวนคนอืGนอยา่งการคยุโทรศพัท์ในรถสาธารณะ การไมอ่ยากรู้อยากเหน็เรืGองสว่นตวัของบคุคลอืGนไมส่ง่ตอ่เรืGองทGีสร้างความเสยีหายทีGไมเ่ป็นประโยชน์ตอ่ใครไมส่ร้าง เรGืองราวจากความคดิตวัเองและสง่ตอ่จนกลายเป็นการละเมิดบคุคลอืGนแม้ในโลกออนไลน์เราไมป่รากฏตวัแตก่ารทําซําOจน เป็นนิสยั ในระยะยาวจะกลบั มากระทบกบั ตวั เราเอง ทงัO ความเป็นตวั ตนทีGเมืGอเปิดเผยทําให้กลายเป็นคนไมน่ า่ ไว้วางใจ หรือ ตวัเราเองก็จะเริGมรู้สกึวา่บนสงัคมนีเOรืGองไหนจริงเรืGองไหนไมจ่ริงกนัแน่และการทําซําOอาจทําให้เกิดพฤตกิรรมแสดงออกใน สงัคมทีGไมเ่ป็นทGียอมรับอยา่งการพดูเรืGองเกินจริงหวัเราะขบขนัคนอืGนอยา่งไมเ่หมาะสมพดูล้อเลยีนเกินกวา่จะยอมรับได้
คําพดู เป็นสงิG ทีGพดู ออกไปแล้วสง่ ผลทนั ที เรียนรู้วา่ บางประเดน็ เป็นเรืGองออ่ นไหว
•การไมล่้อเลยีนใช้คําเรียกคนอืGนทีGไมเ่หมาะสมในทางตรงข้ามเขาควรเรียนรู้ทีG จะดแู ลชว่ ยเหลอื ผ้อู ืGนมากกวา่ •ฝึกฟังเวลาคนอืGนพดูใสใ่จในความเหน็ของคนอืGนสามารถแลกเปลยีGนกบัคนอGืนได้ •เรียนรู้ความแตกตา่ ง สงิG ทีGคนอGืนชอบไมช่ อบ การปรับตวั เมืGอต้องเข้าร่วมในกิจกรรม ทีGมีความแตกตา่ งจากการใช้ชีวิตของตนเอง •เรียนรู้ความรู้สกึของคนอGืนไมเ่ยาะเย้ยดถูกู ขม่เหงคนทีGคดิวา่เขาด้อยกวา่ •รู้จกัความเป็นสว่นตวัของตนเองและคนอGืน
11
มารยาททางสงั คม เชิงธรุ กิจควรรู้
12
มารยาทต้อนรับ เร/ืองการทกั ทายตามวฒั นธรรม
การทกั ทาย เป็นการแสดงความเคารพและความจริงใจ ดงั นนั= เรามาเรียนรู้กนั คะ่ วา่ การทกั ทายที@ให้ความรู้สกึ ที@ดีเป็นอยา่ งไร
การปฏิบตั ติ นตามวฒั นธรรมในองค์กร แสดงทา่ ทีเป็นมิตรตอ่ ผ้อู@ืนโดยการทกัทายด้วยอธัยาศยัไมตรี(ยิม=แย้มออ่นโยนสภุาพ และมีมารยาท) )ถือเป็นสง@ิ สาํ คญั เชน่ กลา่ วทกั ทายเพื@อนร่วมงาน เมื@อมาถงึ บริษัท และกลา่ วลาเม@ือจะกลบั บ้าน ด้วยหน้าตายิม= แย้มสดใส เสยี งดงั ฟังชดั ทา่ ที@สภุ าพและสบตาผ้ทู ี@เราทกั ทาย แสดงความเคารพและความจริงใจ
ตําแหนง่ การวางมือ
ตาํ แหน่งในการวางมือในทา่ ทางที@สภุ าพเม@ือต้องย@ืนตอ่ หน้าผ้อู าวโุ สหรือลกู ค้า ผ้หู ญิงประสานมือไว้ด้านหน้ามือซ้ายอยดู่ ้านบน มือขวาอยดู่ ้านลา่ ง
และผ้ชู ายขนึ= อยกู่ บั กรณี มีทงั= มือแนบลาํ ตวั และกรณีท@ีประสานมือไว้ด้านหน้า
ข้อควรระวังกรณีทกั ทายเม4ือไปพบลูกค้า
การทกั ทายต้องยืนทกั ทายเทา่ นนั= แม้วา่ คณุ กําลงั นงั@ บนเก้าอีใ=น ห้องรับแขก หากอีกฝ่ายหนง@ึ เข้ามาต้องยืนขนึ= ทกั ทายทนั ที และ การนงั@ ทกั ทายบนเก้าอีน= นั= ถือวา่ เป็นการเสยี มารยาท
ผ้หู ญิง
ผ้ชู าย
13
มารยาทในการแนะนําตวั
มารยาทในการแนะนําตวั นบั เป็นเรื@องจําเป็นในสงั คมธรุ กิจ เพราะจะต้องอยใู่ นเหตกุ ารณ์ ท@ีจะต้องมี การแนะนําตวั บอ่ ยครังS
กรณี แนะนําตวั เองอาจจะพดู งา่ ย ๆ วา่ ผมช@ือ ...” และถ้าเคยพบบคุ คลนนัS มาก่อน ก็อาจจะพดู
ตอ่ ท้ายวา่ “เราเคยพบกนั มาแล้วครับ ท@ี .......” เพื@อแสดงถงึ ความใสใ่ จ เป็นต้น
กรณี แนะนําคนสองคนให้รู้จกั กนั จะเป็นการเสนอคนหนงึ@ ให้รู้จกั กบั อีกคนหนงึ@ หรืออีกนยั หนงึ@ กําลงั ขออนญุ าตบคุ คลผ้นู นัS แนะนําอีกคนให้รู้จกั ตวั อยา่ งเชน่ “คณุ สมชาย ผมขอแนะนําคณุ แจ็กสนั ครับ”
เพราะฉะนนัS มารยาทการแนะนําคนในสงั คมเป็นสงิ@ ที@เราควรใสใ่ จ
ตวั อย่าง
1. แนะนําผ้ชูายให้รู้จกักบัผ้หูญิง
2. แนะนําผ้อูาวโุสน้อยให้รู้จกักบัผู้
อาวโุ สมากกวา่
3. แนะนําผ้มู ียศตําแหนง่ ตํ@ากวา่ ให้
รู้จกั กบั ผ้มู ียศตําแหนง่ สงู กวา่
4. แนะนําญาตผิ ้นู ้อยให้รู้จกั ญาติ
ผ้ใู หญ่
5. กรณีผ้มูีอายหุรือยศตําแหนง่เสมอ
กนั จะแนะจําฝ่ายใดก่อนก็ได้
6. เวลาแนะนําให้รู้จกั กนั ผ้นู ้อยควร
ไหว้ผ้ใู หญ่และผ้ใู หญ่กวา่ ควร
รับไหว้ผ้นู ้อย
7. กรณีถ้าฝ่ายหนงึ@ ยื@นมือให้จบั มือ
ด้วยอยา่ งสภุ าพ เขยา่ เลก็ น้อย กลา่ วคําวา่ สวสั ดีแล้วปลอ่ ยมือ
แนะนําผ้ทู ี@อยใู่ นตําแหนง่ สงู กวา่ เสมอไมว่ า่ จะเป็นชายหรือหญิง กฎนีถS ือเป็น มารยาททางธรุ กิจได้เชน่ กนั กลา่ วคือ โดยทวั@ ไปแล้วจะต้องแนะนําพนกั งานระดบั ตํ@ากวา่ ตอ่ พนกั งานระดบั สงู กวา่ เสมอ ตวั อยา่ งเชน่ ถ้าคณุ จะแนะนําพนกั งาน เสมียนคนใหม่ ตอ่ หวั หน้าของคณุ
คณุ ควรพดู กบั หวั หน้าวา่
“หวั หน้าครับ นี@คือคณุ ........ เสมียนคนใหมข่ องเราครับ” พร้อมกบั ผายมือไปทาง
ผ้ทู ี@คณุ ต้องการแนะนํา
ในกรณีที@เป็นผ้ถู กู แนะนํา ก็ควรแสดงอาการรับรู้ด้วยการกลา่ วคําทกั ทาย
อยา่ งเชน่
“สวสั ดีครับ” และจะเป็นการให้จําชื@ออีกฝ่ายหนงึ@ ได้ดีขนึS ถ้าจะเอย่ ชื@อเขาซําS อีกครังS หนงึ@ เชน่ “สวสั ดีครับ คณุ .. เป็นต้น
14
มารยาทในการทกั ทายในรูปแบบต่างๆ
ทกั ทายด้วยการไหว้ท@ีนอบน้อม
ทกั ทายด้วยการจบั มือ ด้วยความจริงใจและเป็นธรรมชาติ
บริษัทในเครือซงั โกะกรุ๊ปของเรามีอยหู่ ลายแหง่ ทวั@ โลกคะ่ ไมว่ า่ จะเป็น ประเทศอเมริกา ตรุ กี ญี@ป่นุ จีน อินโดนิเซีย ไทย ซง@ึ ทกุ ประเทศ ล้วนมีวฒั นธรรมการทกั ทายที@แตกตา่ งกนั ในอนาคต ข้างเราอาจจะมีโอกาสได้ตอนรับเพ@ือนๆชาวซงั โกะจากตา่ งประเทศ ดงั นนัS สงิ@ ที@ขาดไมไ่ ด้เลยคือ การทกั ทาย ด้วยรอยยิมS และทา่ ทีที@สภุ าพคะ่
ไทย กลา่ วทกั ทายวา่ " สวสั ดี " ยกมือทงัS สองประนมไว้ ปลายนิวS ทาบสนิทกนั ก้มศีรษะลง และในองค์กรก็จะกลา่ วทกั ทายกนั ยกมือไหว้เมื@อเจอกนั ตอนเช้า และตอนลาก่อนกลบั บ้าน
อนิ เดยี จะพดู วา่ "นะมสั เต" พนมมือสองข้างและโค้งตวั เลก็ น้อยเวลาทกั ทายผ้อู าวโุ สหรือแขก จนี จะพดู วา่ "หนีหา่ วมา" จบั มือพร้อมสง่ เสยี งทกั ทาย
ชาวอนิ โดนีเซีย จบั มือและพยกั หน้าเลก็ น้อยเมื@อพบกนั ครังS แรก หลงั จากนนัS เมื@อพบกนั ครังS ตอ่ ไป ให้ก้ม ศีรษะเลก็ น้อยพอ และ ให้ความเคารพผ้อู าวโุ ส โดยค้อมศีรษะคนที@มีฐานะหรือตําแหนง่ ต@ํากวา่ ควรก้มลง ให้ต@ํากวา่ คนที@มีตําแหนง่ สงู กวา่
ประเทศทางตะวันตก และอเมริกา ทกั ทายกนั โดย การจบั มือ
-จบั มือทกั ทายกนั ด้วยมือขวา จบั แนน่ แตพ่ อควร อยา่ ให้แนน่ เกินไป หรือบีบแรงเกินไป ขณะจบั มือทกั ทายกนั ควร สะบดั มือเลก็ น้อยพองาม
- ถ้าเป็นคนเพศเดียวกนั และมีอาวโุ สเทา่ กนั ใครจะย@ืนมือให้จบั ก่อนก็ได้ แตถ่ ้าตา่ งอาวโุ สกนั คนท@ีมีอาวโุ สมาก กวา่ ควรเป็ นฝ่ ายยื@นมือให้ ก่อน
- เมื@อมีการแนะนําให้ผ้ชู ายกบั ผ้หู ญิงรู้จกั กนั ฝ่ายชายจะไมจ่ บั มือทกั ทายกบั ฝ่ายหญิง เว้นแตฝ่ ่ายหญิงจะย@ืนมือมาให้ ฝ่ายชายจงึ จะจบั มือกบั ฝ่ายหญิงได้
ชาวญ4ีป่ ุน จะกลา่ ว ทกั ทาย" โอะฮะโย โกไซมสั " ยามเช้าตอ่ เพื@อนร่วมงาน และ กลา่ วลาก่อนกลบั บ้านเชน่ กนั “ โอะซคึ ะเระสะมะ" หรือ
กลา่ วเมื@อขอตวั กลบั บ้านก่อนผ้อู ื@นวา่ " โอะสะคนิ ิ ชิซเึ ระชิมสั " เป็นต้น
15
การโคง้ ทกั ทายแบบญป6ี ่ นุ
การทกัทายด้วยการโค้ง
การโคง้ ทกั ทาย
โดยทวัE ไปการโคง้ ทกั ทายเป็ นวธิ ที ใีE ชใ้ นการทกั ทายในตอนเชา้ และตอนเย็น หรอื ทกั ทายผคู ้ น ทคEี นผา่ นมา การทกั ทายเพอEื ตอ้ นรับลกู คา้
วธิ กี ารโคง้ คอื กม้ ตวั ตงั% แตเ่ อวขนึ% ไปทํามมุ ไปขา้ งหนา้ ประมาณ 15 องศา แนวสายตาคอื 3 เมตรขา้ งหนา้
การโคง้ เคารพแบบธรรมดา
การโคง้ เคารพแบบธรรมดาเป็นการคํานับโดยยดื หลงั ตรงและกม้ ตวั ตงั% แตเ่ อวขน%ึ ไปทํามมุ 30 องศา วางแนวสายตาของคณุ ไปขา้ งหนา้ เล็กนอ้ ยจากเทา้ ของคณุ วธิ นี สี% ภุ าพเล็กนอ้ ย กวา่ การโคง้ ทกั ทายและเป็นวธิ กี ารคํานับเมอืE ตอ้ งรับมอื กบั ลกู คา้ หรอื เจา้ นาย
การโคง้ เคารพแบบนอบนอ้ ม
วธิ กี ารคํานับทกีE ม้ ตวั ตําE ทสEี ดุ ในสามวธิ ี เป็ นการคํานับโดยยดื หลงั ตรงและกม้ ตวั ตงั% แตเ่ อวขนึ% ไปทํามมุ 45 องศา
วธิ นี ใ%ี ชเ้มอืE แสดงการขอโทษหรอื แสดงความขอบคณุ อยา่ งสดุ ซงึ% และเมอืE ตอ้ นรับมอื กบั ลกู คา้ สําคญั
16
สง#ิ ทไ#ี ม่พงึ กระทาํ เก#ียวกับการทกั ทาย
1.ให้ผู้บงั คับบญั ชาเป็นผู้ทกั ทายก่อน 2.ไม่กล้ามองหน้าอีกฝ่ายหน+ึงเพราะความขีอ- าย
3.เวลาท+โี ค้งคาํ นับ กข็ ยับแต่ส่วนคอ ไม่ก้มตวั ตามด้วย
4.จบั มือทกั ทายไปด้วยก้มศีรษะงกึ งกั ตามไปด้วย
5.ขอจบั มือทกั ทายสุภาพสตรี
6.ทกั ทายตอบโดยไม่เงยหน้าขนึ- มอง แต่งวนอยู่กับการอ่านหนังสือ
หรือเขียนหนังสือ
7.ทกั ทายผู้บงั คับบญั ชาซ+งึ กาํ ลังทาํ ธุระส่วนตวั อยู่ท+หี ้องนํา- 8.ไม่ให้ความสาํ คัญกับการทกั ทายของผู้อ่อนอาวุโส 9.ไม่มองตาอีกฝ่ายหน+ึงขณะทกั ทาย
10.เม+ือพบคนรู้จกั หรือ ผู้บงั คับบญั ชา หรือเพ+อื นร่วมงานข้างนอกท+ที าํ งาน กลับทาํ เหมือนไม่เคยรู้จกั
17
บคุ ลกิ ภาพหรืออิริยาบทที/สภุ าพออ่ นโน้ม
1. การนั&งแบบธรรมดา หรอื นั&งประชมุ
ผชู้ ายถา้ นั&งเกา้ อแีC บบมพี นักพงิ กใ็ ห้ เอนหลงั พองาม น&ัง ตามสบาย เหยยี ด ขา ไมก่ ระดกิ เทา้ ไขวห่ า้ ง หรอื ขยบั ขาไปมาผหู้ญงิใหน้&ังเขา่ชดิ ไมแ่ คะ แกะ เกา สะกดิ คน อนื& ตงัC ใจฟังการ ประชมุ
2. การนั&งตอ่ หนา้ ผใู ้ หญ่ ควรนั&งตวั ตรง ไมพ่ งิ พนัก นอ้ มตวั ลงเล็กนอ้ ย ตงัC ใจ ฟังคําพดู สบตาผพู้ ดู แตไ่ มค่ วรจอ้ ง ตลอดเวลา
ทา่ นั&งทสี& ภุ าพ
18
วธิ กี ารนง*ั ทาํ งานทด*ี ตี อ่ สขุ ภาพ แมว้ า่ จะนง*ั ทาํ งานนาน ก็ไม่ เหนอ*ื ยลา้
ระดบั สายตาของเรา จะตอ้ งอยรู่ ะดบั เดยี วกบั จอคอมพวิ เตอร์ โดยไม่ ควรใหส้ ายตาเราตอ้ งกม้ หนา้ หรอื เงยหนา้ มาก จนเกนิ ไป และศอก อยทู่ ีO 90 องศาขนึS ไป หรอื วาง ขอ้ ศอกและแขนไวท้ พีO ัก แขน
ทา่ นั&งทํางาน
ลกัษณะทา่นั#งทดี#ี ไมน่#ังหลงัคอ่ม
ระดบั สายตา40ซม.ขน1ึ ไปถงึ ระดบั Display
ไมน่ ั#งแอน่ หลงั
ไมน่ ั#งแบบเอนหลงั
วธิ กี ารนั#ง คอื นั#งลงทเ#ี กา้ ออีL ยา่ งชา้ ๆโดยทคี# อ่ ยๆถา่ ยนํLาหนักไปดา้ นหลงั
【จดุ สําคญั สําหรับการนั#งทส#ี วยงาม】
-คอ่ ยๆนั#งลงและ หลงั เหยยี ดตรง
-ชอ่ งวา่ งระหวา่ งโตะ๊ กบั ตวั เรา เวน้ ระยะใหเ้ หมาะสมกบั ตนเอง ไมอ่ ดึ อดั จนเกนิ ไป *ไมน่ ั#งไขวห่ า้ ง
-หลงั ไมพ่ งิ พนักเกา้ อีL *เมอื#ปฎบิตังิานทบี#า้นทา่นั#งทํางานกน็#ังแบบเดยีวกนักบัการน#ังทบี#รษิัทใหน้ั#งดว้ยทา่ทางทสี#ภุาพเชน่ไม่ นั#งกอดอก ไมน่ ั#งพงิ พนักเกา้ อีL ไมน่ ั#งเทา้ คางเป็ นตน้
19
ทา่ ยนื ทสี& ภุ าพ
ทา่ เดนิ ทส&ี ภุ าพ
1. ยนื แบบธรรมดา สน้ เทา้ ชดิ
ปลายเทา้ แยกเล็กนอ้ ย ปลอ่ ยตวั ตามสบายแขนหอ้ ยแนบลําตวั ตา มองตรง ไมก่ อดอก หรอื
ลว้ งกระเป๋ า
2 . ย นื ต อ่ ห น า้ ผ ใู ้ ห ญ ่ ต วั ต ร ง เ ท า้ ชดิ แสดงความนอบนอ้ มดว้ ยไหล่ และศรี ษะทกEี ม้ ลงเล็กนอ้ ย สองมอื ประสานไวข้ า้ งหนา้ ไมย่ นื คํ%าหวั
ผ ใู ้ ห ญ ่
20
1.เดนิ แบบธรรมดา อยา่ เดนิ เรยี งแถวหนา้ กระดานขวางทางผอู ้ นืE หรอื กระโดดไปเตน้ ไป เดนิ แกวง่ แขนแตพ่ องาม ไมเ่ ดนิ ชา้ หรอื เร็ว เกนิ ไปและไมค่ วรเดนิ กม้ หนา้
2.เดนิ กบั ผใู้หญ่ไมเ่ดนิ นําหนา้
(ยกเวน้ เมอืE ตอ้ งเป็ นคนนําทาง) ใหเ้ ดนิ เยอื% งไป ดา้ นขา้ ง หรอื ดา้ นหลงั ไมเ่ ดนิ เหมอ่ ลอยตอ้ ง เดนิ ระวงั ตวั ตลอดเวลา
3. เดนิ สวนทางกนั ถา้ สวนทางกบั เพอืE นควรชดิ ซา้ ย สวนทางกบั ผใู ้ หญค่ วรกม้ ตวั เมอEื เดนิ ผา่ น ถา้ เป็นทางแคบควรหยดุ ใหท้ า่ นไปกอ่ น
4. เดนิ ในทชีE มุ ชน ถา้ มคี นนัEงอยคู่ วรมคี นเดนิ คอ้มหลงัและยกมอืไหวส้ําหรับผใู้หญท่Eี คนุ้เคยถา้มีประธานนัEงอยตู่ อ้งทําความเคารพ กอ่ นจะเดนิ เขา้ ไป หรอื เดนิ ออกมา
5.การเดนิ ในททีE ํางาน ไมเ่ ดนิ เลน่ ชลิ ไมเ่ ดนิ เซ
ใหเ้ ดนิ ตรงไปในเสน้ ทางทกีE ําหนด และไมว่ งิE ในบรษิ ัท แมจ้ ะรบี รอ้ นกต็ าม
การยนืE -รับสงิE ของ(เชน่ เอกสาร,อปุ กรณต์ า่ งๆ)
1. เมอืE สง่ หรอื มอบสงEิ ของตอ้ ง ถอื 2 มอื
2. เมอEื รับสงิE ของตอ้ งรับดว้ ย 2 มอื
3. รับสงิEของดว้ยใบหนา้ยมิ%แยม้ สบตาผใู้ห้
แสดงถงึ ความรสู้ กึ ขอบคณุ
4. เมอืE ตอ้ งยนEื สงิE ของทมีE คี ม เชน่ มดี กรรไกรให ้
ผอู้ นืE อยา่ งปลอดภยั ใหย้ นืE ฝัEงทเีE ป็นดา้ มจับให้ อ กี ฝ ่ า ย ร ว ม ถ งึ ว า ง ส งE ิ ข อ ง ใ ห เ ้ ป ็ น ร ะ เ บ ยี บ
เรยี บรอ้ ยไมก่ อ่ ใหเ้กดิ อนั ตราย
เมอEื สง่ หรอื มอบสงิE ของ
เมอEื ตอ้ งยนEื สงิE ของทมีE คี ม
21
มารยาทในการต้อนรับ เร/ืองลาํ ดบั ในการนงั/ โต๊ะ
ลาํ ดบั ที@นงั@ เป็นความรู้พืน= ฐานสาํ หรับมารยาทการต้อนรับไมว่ า่ จะเป็นในห้องรับรอง ห้องประชมุ ห้องจดั เลยี= งหรือ แม้แตใ่ นรถหรือในลฟิ ต์ล้วนแล้วมีระเบียบปฏิบตั ทิ งั=สนิ= โดยพิจารณาลาํ ดบั ตําแหนง่ จากตําแหนง่ งานอายุหน้าที@ ลกู ค้า บคุ คลภายนอก บคุ คลภายใน วา่ ควรจดั ไว้ตําแหนง่ ใด ในเชิงธรุ กิจแล้วหากเกิดความผิดพลาด แม้เพียง
เลก็ น้อยก็อาจจะทําให้เกิดความรู้สกึ ไมด่ ีหรือขนุ่ ข้องใจได้ ดงั นนั= จงึ เป็นสงิ@ ที@พงึ ระมดั ระวงั
เพราะทกุ คนยอ่ มต้องมีฐานะ ตําแหนง่ ในท@ีทํางาน ดงั นนั= ลาํ ดบั ท@ีนง@ั กําหนดโดยอาศยั ลาํ ดบั สงู ตํ@า ผ้อู ยใู่ นตําแหนง่ สงู นงั@ ท@ี นงั@ ตําแหนง่ สงู ผ้อู ยลู่ าํ ดบั ต@ํากวา่ นงั@ ที@นงั@ ตําแหนง่ ตํ@า ลาํ ดบั ตามภาพด้านลา่ ง เรียงจากผ้มู ีตําแหนง่ สงู ไปยงั ตําแหนง่ ต@ํา
22
มารยาทในการต้อนรับ เรื/องลาํ ดบั ในการนง/ั โต๊ะ2 ลาํ ดบั ที@นงั@ สาํ หรับห้องรับแขกแบบทวั@ ไป
\.ผ้ทู ี@อยตู่ ําแหนง่ สงู นงั@ ในตํ@าแหนง่ ที@หา่ งจากประตเู ข้าออกที@สดุ ^.สาํ หรับห้องที@มีโซฟายาวแบบนงั@ ได้ ^ ที@นงั@ และแบบนงั@ เดี@ยว
ให้ผ้ทู ี@อยตู่ ําแหนง่ สงู นง@ั ที@โซฟายาว _.เสริฟชาหรือเครื@องดื@มตามลาํ ดบั ที@นงั@
ประตู
ลาํ ดบั ตําแหนง่ ท@ีนงั@ สาํ หรับห้องรับแขกแบบ 6 ที@นง@ั )
ประตู
\.เดมิ ที@ผ้ทู ี@อยตู่ ําแหนง่ สงู ให้นงั@ ในตํ@าแหนง่ ที@หา่ งจากประตเู ข้าออกที@สดุ แตก่ รณีโต๊ะยาว ที@มีที@นงั@ ฝั@งละ 3ที@นงั@ ขนึ = ไป ให้ผ้มู ีตําแหนง่ สงู นงั@ ตรงกลาง และลําดบั ลอง อยดู่ ้านซ้าย
^. เสริฟชาหรือเครื@องดื@มตามลาํ ดบั ที@นงั@
ประตู
23
เรื/องลาํ ดบั ในการนงั/ ในรถ
ลาํ ดบั ท+นี +ังบนรถแทก็ ซ+ี หรือรถท+มี ีคนขับรถ
•ทีGนงัGทีGอยดู่้านหลงัคนขบัแทก็ซีGหรือพนกังานขบัรถจะเป็นทGีนงGัผ้มูี ตําแหนง่ สงู Kamiza
•ในกรณีทีGมีผ้โู ดยสารทีGเบาะหลงั ` คน ทGีนงัG ตรงกลางจะเป็นทGีนงGั ของ ผ้นู ้อยทีGสดุ ในชว่ งเบาะหลงั
•และคนทGีตําแหนง่ น้อยทีGสดุ Shimoza จะอยขู่ ้างคนขบั เนืGองจาก อาจจะต้องคอยบอกทางแก่พนกังานขบัรถหรือเป็นผ้ชูําระคา่โดยสาร
ล าํ ด บั ท + นี + ั ง บ น ร ถ ท + มี ี พ น ั ก ง า น ท + รี ่ ว ม เ ด นิ ท า ง เ ป ็ น ค น ข ั บ ( ไ ม ่ ใ ช ้ พ น ั ก ง า น ขับรถ) และมีผู้ร่วมเดนิ ทางถงึ W-Y คน
•ทีGนงัG ทีGอยดู่ ้านข้างคนขบั จะเป็นทีGนงัG Kamiza เนืGองจากเป็นทีGนงGั ทีGนงGั สบาย ทีGสดุไมเ่บียดเสยีดกบัผ้อูืGน •ในกรณีทGีมีผ้โูดยสารทีGเบาะหลงั`คนทีGนงัGตรงกลางจะเป็นทีGนงGัของผ้ทูGีมี ตําแหนง่ น้อยทGีสดุ Shimoza
•แต่ ในกรณีทีGมีผ้รู ่วมเดนิ ทางเพียง ` คน (รวมคนขบั ) เนGืองจากทีGนงGั ด้านหลงั จะนงGั สบายกวา่ ก็อาจจะสอบถามถงึ ความประสงค์ในจดั ลาํ ดบั ทีGนงัG ก่อนทGีจะขนึO รถ
คนขบั รถ
คนขบั รถ
24
[ออกจากลฟิ ต์]
การตอนรับลกู ค้าที/ ลพิ ต์
รอลฟิต์หลกีเลยีGงการยืนรอลฟิต์ตรงบริเวณหน้าประตลูฟิต์เลย เพราะจะกีดขวางคนในลฟิ ต์ให้เดนิ ออกมาลาํ บากขนึO
เข้าลฟิ ต์ : กรณีเราเป็นผ้อู าวโุ สน้อยทGีสดุ ] อนัดบัแรก..ห้ามขนึOลฟิต์ก่อนลกูค้าหรือคนทีGอาวโุสกวา่ครับ
แตค่ ณุ ต้องเอือO มมือไปดนั ประตลู ฟิ ต์ แสดงให้เหน็ วา่ เราพยายาม ไมใ่ ห้มนั ปิดหรือกดป่มุ ลฟิ ต์ทGีอยหู่ น้าลฟิ ต์ พร้อมกบั หนั มายิมO แล้ว บอกวา่“เชิญครับ/เชิญคะ่"เมืGอทกุคนขนึOลฟิต์เสร็จแล้วเราคอ่ย เดินตามเข้าไปในลฟิ ต์ แล้วประจําอยทู่ ีGแผงกดป่มุ เปิดปิดในลฟิ ต์ โดยทีGต้องยืนเอียงนิดๆ ไมห่ นั หลงั ให้ผ้อู าวโุ สกวา่ เพราะถือวา่ เป็น การเสยีมารยาทในกรณีทีGมากนัหลายคนเราต้องรีบเข้าไปใน ลฟิต์ก่อนเพืGอกดป่มุเปิดลฟิต์ค้างไว้ให้ทกุคน
กรณีออกจากลฟิต์ต้องให้ลกูค้าหรือผ้อูาวโุสกวา่ออกก่อนเทา่นนัO
โดยทีGเรามีหน้าทีGดนั ประตไูมใ่ห้มนั ปิดหรือกดป่มุ เปิดประตเูอาไว้ รอจนกวา่ลกูค้าจะออกจากลฟิต์ทงัOหมดเราถงึเดนิตามออกไปลาํดบัความสาํคญั:ลกูค้า>ผ้อูาวโุสกวา่>เรา นอกเหนือกฎในทางธรุกิจเราจะเรียงลาํดบัความสาํคญัของกลมุ่บคุคลตามนี:Oคนชรา,เดก็,คนทีGมากบัเดก็เลก็และสภุาพสตรี
25
เรื/องลาํ ดบั ท/ียืนในลฟิ ต์
&.อาวโุ ส สงู ท1ีสดุ
อ า ว โุ ส น้อยที1สดุ
การยืนก็ยดึหลกัเดียวกนักบัทGีนงGัคือตําแหนง่ด้านในสดุฝGังแผง ควบคมุ ลฟิ ต์ (1) ถือเป็นตําแหนง่ ทGีสงู ซงGึ เป็นทีGยืนสาํ หรับผ้มู ี อาวโุ สสงู สดุ สว่ นด้านข้างกนั นนัO เป็นทีGยืนสาํ หรับผ้อู าวโุ ส รองลงมา โดยจะยืนวนตามเข็มนาฬิกา และตําแหนง่ ทีGอยใู่ กล้ แผงควบคมุ ลฟิ ต์ทีGสดุ (s) ถือเป็นตําแหนง่ ทีGตํGา ซงึG เป็นทีGยืน สาํ หรับผ้มู ีอาวโุ สน้อยทีGสดุ ทีGต้องทําหน้าทGีกดลฟิ ต์
[
ข้อควรระมดั ระวงั อGืนๆคือ
?
q) ขณะขนึ O ลฟิ ต์บางทีเราก็ไมท่ ราบวา่ ใครเป็นใคร
อาจจะเป็นลกูค้าทีGเข้ามาเยีGยมหรือคนในแผนกอGืนๆ บางทีการคยุกนัในลฟิต์อาจทําให้ข้อมลูบางอยา่งรGัวไหลได้ ดงันนัOขณะขนึOลงลฟิต์ควรทGีจะหยดุการสนทนาไมห่วัเราะคกิคกัล้อเลน่ กนั ในลฟิ ต์ r)ไมท่านของกินในลฟิต์เพราะมีความเป็นไปได้วา่ลกูค้าข้างนอก เข้ามาใช้ลฟิ ต์เหมือนกนั และกลนิG อาหารอาจหลงเหลอื อยใู่ นลฟิ ต์ได้ `)ไมแ่ ตง่ หน้าในลฟิ ต์
s)ไมอ่ า่ นหนงั สอื พิมพ์หรือนิตยสารในลฟิ ต์
26
ยืนวนตามเข็มนาฬิกา
ปุ่ ม ก ด
เตรียมนามบตั รให้พร้อมไว้ลว่ งหน้า
ขณะย@ืนนามบตั ร ต้องสบตาและ อา่ น ออกเสยี งชื@อ อยา่ งช้าๆชดั ถ้อยชดั คํา
ขณะยื@นนามบตั รระดบั นามบตั รของ เราต้องต@ํากวา่ หน้าอกของอีกฝ่าย
มารยาทในการแลกนามบตั ร1
ชื;อบริษัท
ชื;อแผนก ชื;อนามสกลุ
ยื@นนามบตั รด้วยมือขวา และรับ นามบตั รด้วยมือซ้าย
เก็บนามบตั รไว้ในเคสให้เรียบร้อย
กรณีลมื นามบตั รให้พดู วา่ กรณีลมื นามบตั รให้พดู วา่
“ นามบตั รหมด ” “ นามบตั รหมด ”
ขอโทษครับ นามบตั รหมด
ห้ามพดู วา่ ลมื
ตวั เรา
ลกู ค้า
ยื@น ขวา
รับ ซ้าย
ไมใ่ สไ่ ว้ในกระเป๋ าสตางค์
และนามบตั รไมม่ ีรอยเปือ= นและรอยยบั
27
ย@ืนนามบตั รมอบให้ด้วยความรู้สกึ ดี
มารยาทในการแลกนามบตั ร2
1วางนามบตั รไว้บนเคสนามบตั ร
บรษิ ทั STEM Mr.Chalamchai Toing
บรษิ ทั YSP
Mr . Tanaka
ผมฉลามชยั มาจากบริษัท
STEM
แผนก HRDครับ ฝากเนือG ฝาก ตวั ด้วยครับ
ระดบั ความสงู ของ นามบตั รอยรู่ ะดบั อก และ ต้องตํ1ากวา่
อีกฝ่ายหนงึ1 เลก็ น้อย
ยื1นพร้อมทงัJ การผงก ศีรษะทกั ทาย
แขนชิดลําตวั
หนั ตวั หนงั สอื ในทิศทาง ท@ีอีกฝ่ายอา่ นงา่ ย
3รับนามบตั รของอีกฝ่ายด้วยมือซ้าย และวางไว้บนเคสนามบตั รของตนเอง
4รับแล้วให้ถือนามบตั ร c มือ และระมดั ระวงั ไมใ่ ห้นิวS ทบั
ตวั อกั ษร
แล้วหนั ไปทางฝ่ายตรงข้าม
2ยื@นนามบตั รของตนเองไปวาง ไว้บนเคสนามบตั รของอีกฝ่าย
28
สมมตุ วิ า่ เรา เ ป ็ น ฝ ่ า ย ตอนรับ
ฝ่ายตอนรับผู้ มาเยือน
ผ ้ รู ่ ว ม เ ด นิ ท า ง ก บั ผ้บู งั คบั
บ ญั ช า
ฝ่ายลกู ค้า หรือผ้มู าเยือน
ผ้บู งั คบั บญั ชา
ผ้ใู ต้บงั คบั บญั า
ผ้บู งั คบั บญั า
ผ้ใู ต้บงั คบั บญั า
การเรยี งลําดบั ในการแลกนามบตั ร
& ต อ่ &
มีจํานวนหลายคน
ผ้บู งั คบั บญั ชา
ผ้ใู ต้บงั คบั บญั ชา
การเรียงลาํ ดบั การแลกนามบตั ร
กรณี \ ตอ่ หนง@ึ เราในฐานะผ้ตู ้อนรับ จะเตรียมรอรับนามบตั รจากลกู ค้าก่อน
กรณีเราเดนิ ทางไปกบั หวั หน้า ต้องรอให้หวั หน้าแลกนามบตั รเสร็จก่อนและ เราจะเป็นลาํ ดบั ถดั ไป
กรณีผ้แู ลกนามบตั รหลายคน ให้เรียงลาํ ดบั ตามภาพ ลาํ ดบั แรก ระดบั หวั หน้า ให้แลก กบั ระดบั หวั หน้า1,2
ระดบั รองลองมา(ลกู น้อง/ผ้รู ับผิดชอบงานนนั= ๆ) ให้แลกกบั ระดบั เดียวกนั 3、4 หลงั จากนนั= ให้แลกนามบตั รเรียงตาม หมายเลขตามภาพ
29
30
1.
2.
3.
4
5
สรุปประเดน็ สําคญั มารยาทในการแลกนามบตั ร
• เตรียมนามบตั รให้ตรงกบั จํานวนของอีกฝ่าย ในกรณีฝ่ายท@ีเราจะเข้าพบมีหลายคน ก็ควรจะหยิบเตรียมไว้ในมือก่อนสกั ประมาณ d ใบเป็น อยา่ งน้อย และหากนงั@ อยใู่ ห้ ยืนขนึS หนั หน้าไปทางฝ่ายตรงข้าม เตรียมซองสาํ หรับใสน่ ามบตั ร
•ผ้ทู@ีมีตําแหนง่สงูกวา่เป็นฝ่ายที@ย@ืนนามบตัรก่อนเชน่ผ้ไูปเยี@ยมเยียนยื@นนามบตัรก่อนเจ้าบ้านเป็นต้นหยิบนามบตัรโดยหนัชื@อออกให้ฝ่าย ตรงข้าม เพื@อให้สามารถอา่ นข้อมลู ของเราได้ ระวงั อยา่ ให้นิวS ของเราไปทบั ตวั หนงั สอื ในนามบตั ร
• หากยื@นทีละฝ่าย การรับนามบตั รท@ีถกู ต้องนนัS จะต้องไมใ่ ช้เพียงนิวS คีบหรือหนีบนามบตั ร แตจ่ ะต้องใช้มือทงัS สองข้างรับนามบตั รนนัS อยา่ ง ออ่ นน้อม แตถ่ ้าหากยื@นและรับนามบตั รพร้อมกนั ให้ย@ืนนามบตั รของตนเองด้วยมือขวา และรับนามบตั รของฝ่ายตรงข้ามด้วยมือซ้าย โดยสว่ นใหญ่ ทงัS สองฝ่ายจะมีกระเป๋ าใสน่ ามบตั รตดิ ตวั อยแู่ ล้ว เม@ือยื@นนามบตั รออกไปก็สามารถย@ืนไปวางบนกระเป๋ านามบตั รของฝ่าย ตรงข้ามในทางกลบั กนั ฝ่ายตรงข้ามก็จะยื@นนามบตั รมาวางไว้ท@ีกระเป๋านามบตั รทางด้านซ้ายของเราเชน่ กนั
• เม@ือรับนามบตั รมาแล้ว ไมค่ วรเก็บนามบตั รของฝ่ายตรงข้ามโดยทนั ที เพื@อแสดงความใสใ่ จ หรือ ให้บรรจงอา่ นก่อนจงึ คอ่ ยเก็บ และควรจะ แนใ่จวา่เราอา่นชื@อของฝ่ายตรงข้ามถกูต้องหากช@ือภาษาญี@ป่นุของอีกฝ่ายอา่นยากจนเกินไปสามารถถามผ้ทูี@ให้นามบตัรได้ ในกรณีที@ไมม่ี คําอา่น(ถ้าเป็นช@ือท@ีมีเสยีงอา่นพิเศษหรือจํายากเมื@อออกไปนอกห้องแล้วให้เอาดนิสอเขียนคําอา่นกํากบัไว้บนนามบตัรด้วย)
•หากนงั@คยุงานกนัตอ่ควรเรียงนามบตัรของฝ่ายตรงข้ามไว้บนซองหรือบนโต๊ะก่อนและห้ามเขียนหรือจดโน้ตลงบนนามบตัรของฝ่ายตรงข้าม เว้นแตต่ ้องเขียนบางอยา่ งทีเก@ียวกบั เจ้าของนามบตั รลงไป แตต่ ้องขออนญุ าตก่อนเขียนเสมอ เหน็ ได้วา่ นอกจากมารยาทในการแลก นามบตั รแล้ว การวางหรือการเก็บนามบตั รท@ีได้รับมาแล้วก็มีข้อควรระวงั เหมือนกนั ดงั นนัS ควรให้ความสาํ คญั และความเอาใจใสอ่ ยเู่ สมอ
31
ในโลกธรุ กิจนีมE ีมารยาทในเรBือง เกีBยวกบั การพดู
มีทงัEการพดู ทBีควรพดู เพืBอให้
ธรุ กิจดําเนินไปได้อยา่ งราบรืBน และคําพดู ทBีไมค่ วรใช้ เพBือ
หลกี เลยีB งความเสยี หายทางธรุ กิจ การเรียนรู้มารยาทในการพดู ไว้ และรู้จกั ใช้ให้ค้นุ เคยในแตล่ ะ สถานการณ์เป็นสงBิ สาํ คญั ยิBง
ไมต่ ้องกลวั ความผิดพลาด หมนัB ฝึกฝนเข้าไว้จะค้นุ เคยได้เอง
ทกั ษะการสอื/ สาร
1.วาง
ทา่ ทาง บคุ ลกิดีมี ความจริงใจ
หลักเบอื9 งต้นใน การพดู
5.เตรียม เนือS หาที@จะ พดู ลว่ งหน้า
7.เป็น ผ้ฟู ังท@ีดี
2.มองตา ผ้ฟู ัง
3.ออก เสยีงสละ ให้ชดั เจน
6.มีความ มนั@ ใจใน การพดู
8.รู้จกั จงั หวะใน การสนทนา
4.นําSเสยีง แจม่ ใส
10.เลือกใช้ ระดบั ภาษา ให้เหมาะสม
9.รู้จกั แยกแยะ เรื@องสว่ นตวั และ
เรื@องท@ีไมค่ วรพดู
32
หลักเกณฑ์การรับโทรศัพท์
มารยาทในการสอื0 สารทางโทรศพั ท์
การส?ือสารธุรกจิ ทางโทรศัพท์ เร?ืองมารยาทการโทรและรับโทรศัพท์ เชงิ ธุรกจิ ถอื เป็นส?งิ สาํ คัญต่อการทาํ งาน
รับโทรศพั ท์เม@ือ กร@ิงดงั ไมเ่ กิน3 ครังS
หลักเกณฑ์การโทรศัพท์
บอกช@ือบริษัท
จดบนั ทกึ ด้วย 5w1Hและ ทวนช@ือบริษัท ชื@อผ้พู ดู และธรุ ะ ซําS อีกครังS
เมื@อโอนสายต้อง ทําได้ภายใน 30 นาที อยา่ ให้อีก ฝ่ายรอสายนาน
อีกฝ่ายจะ โทรศพั ท์กลบั มา อีกหรือไม่ ให้อยู่ ในวิจารณญาณ ของเขาเอง
วางหโู ทรศพั ท์ลง อยา่ งเบาๆ
รวบรวมเนือSหาท@ี เม@ือมีเสยีงอีก ถามความสะดวก หลกีเลย@ีงคําพดูที@ เมื@อพดูธรุะจบ
พดู ขอบคณุ แล้ว วางสาย
จะพดู ให้ชดั เจน ฝ่ายรับสาย ต้อง ก่อนจะโทรศพั ท์ รีบบอกวา่ คณุ คือ
ใคร
ของผ้รู ับวา่ จะพดู สายได้หรือไม่
จะฟังไมช่ ดั เจน จนทําให้เข้าใจ คลาดเคลอื@ น
แล้ว ทวน ข้อความสําคญั ๆ อีกครังS
33
สงิ/ ที/ควร/ไมค่ วรทําในการสนทนาทางโทรศพั ท์
1.รับโทรศพั ทด์ ว้ ยใบหนา้ ทยีE มิ% แยม้ แจม่ ใส เนอEื งจากเสยี งทอีE อกมาจะฟังดรู นEื หู
2. พยายามชว่ ยเหลอื เขา ดว้ ยความเต็มอกเต็มใจอยา่ งแทจ้ รงิ
3. ถา้ ทราบชอืE ผทู้ โEี ทรมา ควรทจEี ะเรยี กชอEื เขา ซงEึ จะดเู ป็นกนั เองยงิE ขน%ึ
4. เวลารับโทรศพั ท์ ควรใหเ้ สยี งธรรมชาติ อยา่ บบี เสยี ง พดู เสยี งดงั หรอื ตะโกนพดู
เนอEื งจากจะทําใหผ้ ฟู้ ังรสู้ กึ วา่ เราพดู หว้ นขนึ%
5. อยา่ ขบเคย%ี วอาหารใดๆ ขณะรับโทรศพั ท์
6.ถา้คณุ จะตอ้งพักสายไปชวEัครู่ควรบอกใหผ้เู้รยีกทราบดว้ยและอยา่ปลอ่ยใหเ้ขา้คอยนาน
7. อยา่ ตอบวา่ "ไมท่ ราบ" ควรพยายามทําทกุ อยา่ ง หาขอ้ เท็จจรงิ ใหผ้ โู ้ ทรมาไดร้ ับขอ้ มลู
8. อยา่ หายใจแรง ๆ ลงในกระบอกโทรศพั ท์
9. อยา่ พยายามใชส้ ายสว่ นตวั นานเกนิ ไป
10. พยายามมคี วามรสู ้ กึ ไวตอ่ บคุ คลอนืE ทําใหเ้ ขารสู ้ กึ วา่ เรายนิ ดที จีE ะพดู กบั เขา
และพยายามชว่ ยเหลอื เขาอยา่ งสดุ ความสามารถ
11.ไมค่ วรวางสายโทรศพั ทก์ อ่ นทปEี ลายสายจะวาง เพราะคณุ อาจจะเผลอวางแรง ทําใหอ้ กี ฝ่ ายรสู ้ กึ ไมด่ ี 12. ไมห่ ยดุ ไปคยุ กบั คนอนืE ในขณะกําลงั พดู โทรศพั ท์
13.ไมค่ วรผกู ขาดการพดู เพยี งฝ่ายเดยี ว
14. พยายามหลกี เลยีE งคําถาม
-ทนีEEันทไีEหน/คณุตอ้งการอะไร,
วา่ ไงหรอื มอี ะไรกว็ า่ มา -นEันใครพดู , จะพดู กบั ใคร -มอี ะไรอกี ไหม
34
ตวั อยา่ งการสนทนาทางโทรศพั ท์
พดู ดว้ ยนํLาเสยี งสภุ าพ ออ่ นโยน
ไมพ่ ดู ชา้ หรอื เร็วเกนิ ไป และใชค้ ําสภุ าพ
ระหวา่ งจดบนั ทกึ สอบถาม ทวน ใหแ้ น่ใจวา่ ถกู ตอ้ ง
ผู้โทร
สวัสดคี รับ ผม Tanaka จากบริษัท ABC ครับ
ขอสาย คุณ..somchai..ผู้จดั การแผนกการตลาดครับ
ผู้รับสาย
สวสั ดีครับ บริษัท Sango Thai engineering & Manufacturing แผนกการตลาด
ผม somchai พดู สายครับ...
กรณีให้ผ้โู ทรมา รอนาน เชน่ โทรศพั ท์ดงั เกินdครัง= ต้อง พดู วา่ “ขออภยั ที@ทําให้รอนาน บริษัทXX คะ่ /ครับ”
35
ตวั อยา่ งบทสนทนาเมBือรับโทรศพั ท์กรณีตา่ งๆ
ผ รู ้ บั ส า ย
ถา้ คนทผEี โู ้ ทรมา ตอ้ งการพดู ดว้ ยไมอ่ ยเู่ ชน่ ประชมุ อยู่ หรอื ออกไปพบลกู คา้ ขา้ งนอก เป็ นตน้ ใหพ้ ดู วา่
* "ตอนนีF คณุ ..ไมอ่ ยคู่ ะ่ /ครับ“*
"จะใหด้ ฉิ ัน/ผมชว่ ยกอ่ นไหมคะ่ /ครับ“
* “สะดวกฝากขอ้ ความไวก้ อ่ นไหมคะ่ /ครับ“ * "จะใหค้ ณุ ...โทรกลบั ไปไหมคะ่ /ครับ"
ผ รู ้ บั ส า ย
ถา้ ตอ้ งการใหผ้ โู้ ทรรอ ควรมลี ําดบั /ขนัF ตอน ดงั นีF * "คณุ ..กําลงั พดู อยอู่ กี สายหนงึE คะ่ /ครับ"
แลว้ ใหค้ ําถามดว้ ยเสยี งทสีE ภุ าพ/นุ่มนวล ดงั นีF * “ไมท่ ราบวา่ สะดวกรอไหมคะ่ /ครับ"
* "หรอื จะตดิ ตอ่ มาใหมค่ ะ่ /ครับ"
* "หรอื จะใหค้ ณุ ..โทรกลบั ไหมคะ/ครับ"
ผ รู ้ บั ส า ย
ถา้ ตอ้ งการวางโทรศพั ทล์ งชวัE ขณะ ตอ้ งการให ้ ทราบวา่ จะนานเทา่ ไรแลว้ ถามอยา่ งสภุ าพและ นมิE นวล
* “ไมท่ ราบวา่ สะดวกรอสาย ไหมคะ/ครับ"
* "หรอื จะโทรมาใหม่ ไหมคะ/ครับ"
* "หรอื จะใหด้ ฉิ ัน/ผมโทรกลบั ไหมคะ/ครับ"
ผ รู ้ บั ส า ย
ถา้ ตอ้ งการสง่ สายตอ่ ไปยงั อกี คนหนงึE ควรมี ลําดบั /ขนัF ตอน ดงั นFี
* ตอ้ งบอกใหผ้ ทู ้ โEี ทรมาทราบ
" ด ฉิ ั น / ผ ม จ ะ ส ง่ ส า ย ใ ห ้ ค ณุ ... "
* ขอทราบชอืE ผโู ้ ทรมา
* ขอชอืE ผโู ้ ทรใหผ้ รู ้ ับสายตอ่ ไปไดร้ ับทราบ
36
มารยาทพืน9 ฐานในการประชมุ ที0พงึ ปฏิบตั ิ
มารยาทในการเข้าการประชุม
q. เข้าห้องตรงเวลา ไมค่ วรเข้าสาย หรือมาก่อนเวลา u นาที นงัG ตามทGีจดั ไว้ให้เรียบร้อย r.ตงัOใจฟังการประชมุหรือคําบรรยายและไมร่บกวนสมาธิของผ้อูGืนด้วยการสง่เสยีงดงั
กินขนม หรือชวนคนข้างเคียงคยุ
`.ฟังและจดคําบรรยายหรือมตทิ ีGประชมุ ด้วยความตงัOใจ s.แสดงความคดิเหน็สว่นตวัหรือซกัถามได้แตไ่มแ่สดงความคดิเหน็คดัค้านหรือวิพากษ์วิจารณ์เสยีงดงั
u.ไมพ่ ดู แซงประธานหรือคนอGืนๆในทีGประชมุ
v. ไมแ่ สดงอาการคดั ค้านอยา่ งรุนแรงและควรเคารพมตขิ องทีGประชมุ w. ไมพ่ ดู จากวนหรือตอ่ เรืGองให้ยาวออกนอกประเดน็
x.ขออนญุาตก่อนลกุออกจากทGีทกุครังOและไมล่กุจากทีGนงัGทําความรําคาญแก่ผ้อูืGน y. ฟังผ้พู ดู หรือคสู่ นทนาอยา่ งตงัO ใจ มองหน้าผ้พู ดู ไมแ่ สดงอาการเบGือหนา่ ย
รักษาเวลา
มาสาย
37
1
2 3
4
5
6
7
มารยาทพืนQ ฐานในการประชมุ ออนไลน์
ควรลอ็กอินเข้าสกู่ารประชมุก่อนเวลาเริGมประชมุอยา่งน้อยu นาที หากเข้าประชมุ ลา่ ช้า ควรแจ้งผ้จู ดั ประชมุ ลว่ งหน้า
ก่อนการประชมุควรตรวจสอบมมุกล้องวา่ด้านหลงัเราเหน็ อะไรบ้าง ควรเลอื กมมุ กล้องทีเหน็ ด้านหลงั เป็นสพี ืนO เรียบๆ
ควรทําความค้นุ เคยกบั โปรแกรม ฝึกใช้ให้คลอ่ งก่อนประชมุ จริง เพ@ือ ลดความผิดพลาดและไมเ่สยีเวลาผ้อู@ืน
ควรปิด ไมค์ระหวา่ งการประชมุ เปิดไมค์ เมื@อต้องการพดู เทา่ นนั= เพื@อ ไมใ่ ห้มีเสยี งรบกวนขณะผ้อู ื@นกําลงั พดู อยู่
การแตง่ ตวั เข้าประชมุ ควรดตู ามความเหมาะสม (ไมอ่ ยใู่ นชดุ ที@ไมเ่ หมาะกบั การประชมุ โดยเฉพาะการประชมุ ท@ีเป็นทางการบางการประชมุ อาจต้องใสส่ ทู )
ระหวา่งการประชมุควรสาํรวม(เชน่ทา่นงั1)เพราะหน้าจอจะถกูมองตลอดจากทา่นอ1ืนๆที1 เข้าร่วม หากจําเป็นต้องทําธรุ ะใดๆท1ีรบกวนการประชมุ อาจปิดกล้องไว้ชวั1 คราว
ตงัJใจประชมุไมท่ํางานอ1ืนระหวา่งการประชมุและปฏิบตัติามกฏกตกิามารยาทการประชมุ หรือการอบรมนนัJ ๆอยา่ งเคร่งครัด
38
ความสาํ คญั ของเวลา
เวลาเป็ นสงEิ สําคญั ในวงการธรุ กจิ และมผี ลตอ่ การสรา้ งความประทบั ใจ ครังF แรก (FIRST IMPRESSION) ทเีE ราตอ้ งสรา้ งความประทบั ใจแกล่ กู คา้ หรอื คนทเีE จอกนั ครังF แรก ถา้ ตรงตอ่ เวลาจะทําใหง้ านดําเนนิ ไดต้ ามเวลาทีE กําหนด
และ สามารถดําเนนิ งานอยา่ งอนEื ไดอ้ ยา่ งราบรนืE ไดต้ ามเป้ าหมายทวีE างไว ้ อกี ประการหนงึE การรักษาเวลา ถอื เป็ นการใหค้ วามสําคญั ตอ่ ผอู ้ นEื และเป็นการใหเ้กยี รตติ อ่ คนทเีEราไปพบ
การบรหิ ารจัดการเวลาขนึF อยวู่ า่ แตล่ ะคนจะสามารถนําเวลาไป ใชป้ ระโยชนม์ ากนอ้ ยแคไ่ หน และใชเ้วลาคมุ้ คา่ มากนอ้ ยแคไ่ หน ซงEึ ประสทิ ธภิ าพการทํางาน สามารถวดั ไดจ้ ากชวEั โมงการทํางานตาม กฎหมายกําหนด คอื 8 ชวEั โมงตอ่ วนั และเราเองสามารถสรา้ งสรรค์ อะไรจาก 8 ชวัE โมงททีE ํางาน และไดง้ านตามเวลาทกีE ําหนดไหม นัEนคอื สงEิ ทอีE งคก์ รคาดหวงั เพราะเวลาถอื เป็นทรัพยส์ นิ ของบรษิ ัท เชน่ กนั ตามทไEี ดก้ ลา่ วไวใ้ น คมู่ อื จรยิ ธรรมองคก์ ร นัEนเอง
รักษาเวลา
39
ความสาํ คญั ของเวลาตอ่ การประชมุ
องคก์ รญปี, ่ นุ ทาํ ไมถงึ เครง่ ครดั เรอื, งตรงตอ่ เวลา...
คําตอบคอื การไมต่ รงตอ่ เวลา คอื การเบยี ดเบยี นเวลาของคนอนื& ลอง คดิ กนั เลน่ ๆวา่ เรามปี ระชมุ กนั 9 โมงเชา้ แลว้ เราไปสายแมแ้ ต่ 5
น า ท ี น ั นC ค อื เ ร า เ ส ยี โ อ ก า ส 5 น า ท ี แ ล ะ เ ส ยี เ ว ล า ข อ ง ล กู ค า้ 5 น า ท ี หรอื คดิ เป็ น 300 วนิ าที ทไี& มส่ ามารถเอาคนื มาได ้ และอาจจะมผี ล คอื เลกิ ประชมุ ชา้ ซงึ& เป็ นการเบยี ดเบยี นเวลาทลี& กู คา้ อาจจะทําประโยชน์ อยา่ งอน&ื ได ้ พรอ้ มทงัC เสยี ความน่าเชอื& ถอื ไดอ้ กี ทาง หรอื ใหเ้ ห็นภาพ มากขนCึ ตามตวั อยา่ งดา้ นลา่ งนีC
รู้ไหมว่า องค์กร ญ2ีปุ่นทาํ ไมถงึ เคร่งครัดเร2ืองตรง ต่อเวลา...
สมมตุ ิ เรามเี งนิ เดอื น 20,000 บาท 20 วนั ทํางาน รายไดต้ อ่ วนั อยทู่ ีE 1,000 บาท แลว้ คดิ ยอ่ ยมาอกี เราไดช้ วEั โมงการทํางานละ 125 บาท สดุ ทา้ ยเรามรี ายไดน้ าทลี ะ 2.1 บาท แลว้ ถา้ มลี กู คา้ มาประชมุ สาย 5 นาที เราไดส้ ญู เสยี รายไดแ้ บบไมไ่ ดท้ ําอะไรเลย 10.5 บาท ซงึE แทนทเEี ราจะสรา้ งมลู คา่ จากเวลาทเีE ราทมุ่ เท แตเ่ ราตอ้ งสญู เสยี
40
มารยาทในการตดิ ตอ่ สอ/ื สารทาง e-Mail
https://www.tsunagulocal.com/th/44045/
41
มารยาทในการตดิ ตอ่ สอื/ สารทาง e-Mail
การเขยี นอเีมลเป็นการสอEื สารชอ่ งทางหนงึE ทใีE ชใ้นวงการธรุ กจิ ดงั นันF เรามาเรยี นรู้ พนืF ฐานการเขยี น และหลกั การในการเขยี นอเี มลทมEี ปี ระสทิ ธภิ าพ ดงั นีF
ประกอบดว้ ย
1.ชอื, ผรู้ บั 2.หวั ขอ้
3.สว่ นเนอCื หา -หวั เรอื, ง -เนอCื เรอื, ง -ทา้ ยเรอื, ง
42
หลกั การเขียน e-Mail
ถงึ ผรู้ับ(To)
To:ชอื&ผรู้ับ(คณุ A)
CC:ชอื& ผทู ้ ตี& อ้ งการใหร้ ับทราบ (คณุ B)
วธิ กี ารใช้CC เมอื& ผสู้ ง่ อยากใหค้ ณุ B อา่ น อเีมลฉบบัทสี&ง่หาคณุ Aดว้ย
・คณุ A จะทราบวา่ คณุ B ไดร้ ับอเี มล
เชน่ เดยี วกนั
**ดงั นนั= การสง่ อีเมลทกุ ครัง= จะต้อง CC หวั หน้างานให้รับทราบ ในเรื@องที@เราสง่ ออกไปทงั = ภายในองค์กร และนอกองค์กร โดยเฉพาะการสง่ ข้อมลู ไปยงั ลกู ค้า หนว่ ยงานราชการ
ซพั พายเออร์ เป็นต้น
ถงึ ผรู้ับฉบบั สําเนา(CC)
**CC ยอ่ มาจากคําวา่ Carbon copy
43
หลกั การเขียน e-Mail
ถงึ ผรู้ับฉบบั สําเนา(CC)
ถงึ ผรู้ับฉบบั สําเนา(BCC)
สรุปใช ้ To, Cc, Bcc ใหถ้ กู ตอ้ ง
To นันL หมายถงึ ผรู ้ ับทเี# ราตอ้ งการใหอ้ า่ นโดยตรง และอาจมี Action อะไรทเี# คา้ ตอ้ งทําตอ่ ไปถดั จากน,ีL
Cc นันL คอื ผทู ้ เี# ราอยากใหร้ ับรเู ้ รอ#ื งดว้ ย แตอ่ าจไมใ่ ชต่ วั หลกั ใน การสนทนา และ
Bcc คอื ผทู ้ เี# ราอยากใหร้ ับรดู ้ ว้ ย โดยไมม่ ผี อู ้ น#ื ใน E-mail ฉบบั นันL รวู ้ า่ คนๆ นไีL ดอ้ า่ น E-mail ฉบบั นอีL ยู่
ถงึ แม ้ To กบั Cc จะคลา้ ยกนั แตใ่ นมมุ ผรู ้ ับการตคี วามหมายวา่ เมลนเีL กยี# วขอ้ งกบั ตวั เขามากนอ้ ยแคไ่ หนนันL To กบั Cc มผี ลตอ่ การพจิ ารณา รวมถงึ E-mail Client บางตวั ก็มกี ารแยก E-mail ที# สง่ มาถงึ เราแบบ To ใหแ้ สดงผลเดน่ ชดั กวา่ E-mail ทสี# ง่ ถงึ เรา แบบ Cc เพอ#ื ใหเ้ ราจัดลําดบั การทํางานไดง้ า่ ยขนึL ดว้ ย ดงั นันL เรอื# ง นกีL เ็ ป็ นอกี รายละเอยี ดเล็กๆ ทมี# คี วามสําคญั
ถงึ ผรู้ับ(To)
To:ชอEืผรู้ับ(คณุ A)
C C : ช อE ื ผ ทู ้ ตE ี อ้ ง ก า ร ใ ห ร้ ั บ ท ร า บ ( ค ณุ B ) B c c . ( ค ณุ C )
・วธิ ใี ช ้ Bcc. เมอืE ผสู ้ ง่ ไมต่ อ้ งการใหค้ ณุ A&B ทราบวา่ ได ้ ส ง่ อ เี ม ล ฉ บ บั ส ํ า เ น า ใ ห ค้ ณุ C ด ว้ ย
・ ใ น อ เ ี ม ล จ ะ ไ ม ป่ ร า ก ฏ ใ ห เ ้ ห ็ น ว า่ ม กี า ร ใ ช ้ B c c
Bcc มคี วามหมายวา่ สง่ สําเนาลบั ถงึ โดยไมใ่ หผ้ อู้ นืE ทราบ คอื การสง่ สําเนาอเี มลไปใหผ้ รู ้ ับหลายๆ คน ผรู ้ ับ อเี มลแบบ Bcc นัน% จะไมเ่ ห็นวา่ รายชอืE ทเEี ราสง่ อเี มล สําเนาลบั ไปหาใครบาง จะเห็นเพยี งวา่ เราสง่ อเี มลไปถงึ ใครเทา่ นัน% และเนอื% หาทถีE กู สง่ จะไดร้ ับเหมอืE นกนั หมด ทกุ คน
โดยการสง่ แบบสําเนาลบั ถงึ น%ี เหมาะกบั อยา่ งเชน่ เรา ตอ้ งการทราบราคาสนิ คา้ จากหลายบรษิ ัท แทนทเี รา จะพมิพอ์เีมลสง่หาทกุบรษิัท เรากใ็ช้Bccสง่ไป แทน แตล่ ะบรษิ ัทกจ็ ะไดร้ ับอเี มลถามราคาเหมอื นกนั แ ต เ่ ข า ก จ็ ะ ไ ม ร่ วู ้ า่ เ ร า ส ง่ ไ ป ถ า ม บ ร ษิ ั ท ไ ห น บ า ง
** Bcc ยอ่ มาจากคําวา่ Blind Carbon copy
44
Bcc มคี วามหมายวา่ สง่ สําเนาลบั ถงึ คอื การสง่ สําเนา อ เี ม ล ไ ป ใ ห ผ้ รู ้ ั บ ห ล า ย ๆ ค น ผ รู ้ ั บ อ เี ม ล แ บ บ B c c น ั น% จ ะ ไมเ่ ห็นวา่ รายชอEื ทเีE ราสง่ อเี มลสําเนาลบั ไปหาใครบาง จะเห็นเพยี งวา่ เราสง่ อเี มลไปถงึ ใครเทา่ นัน% และเนอื% หา ทถEี กู สง่ จะไดร้ ับเหมอืE นกนั หมดทกุ คน ซงึE มวี ธิ ใี ชห้ ลาย รปู แบบ
หลกั การเขียน e-Mail
ถงึ ผรู้ับฉบบั สําเนา(CC)
ถงึ ผรู้ับฉบบั สําเนา(BCC)
สรุปใช ้ To, Cc, Bcc ใหถ้ กู ตอ้ ง
To นันL หมายถงึ ผรู ้ ับทเี# ราตอ้ งการใหอ้ า่ นโดยตรง และอาจมี Action อะไรทเี# คา้ ตอ้ งทําตอ่ ไปถดั จากน,ีL
Cc นันL คอื ผทู ้ เี# ราอยากใหร้ ับรเู ้ รอ#ื งดว้ ย แตอ่ าจไมใ่ ชต่ วั หลกั ใน การสนทนา และ
Bcc คอื ผทู ้ เี# ราอยากใหร้ ับรดู ้ ว้ ย โดยไมม่ ผี อู ้ น#ื ใน E-mail ฉบบั นันL รวู ้ า่ คนๆ นไีL ดอ้ า่ น E-mail ฉบบั นอีL ยู่
ถงึ แม ้ To กบั Cc จะคลา้ ยกนั แตใ่ นมมุ ผรู ้ ับการตคี วามหมายวา่ เมลนเีL กยี# วขอ้ งกบั ตวั เขามากนอ้ ยแคไ่ หนนันL To กบั Cc มผี ลตอ่ การพจิ ารณา รวมถงึ E-mail Client บางตวั ก็มกี ารแยก E-mail ที# สง่ มาถงึ เราแบบ To ใหแ้ สดงผลเดน่ ชดั กวา่ E-mail ทสี# ง่ ถงึ เรา แบบ Cc เพอ#ื ใหเ้ ราจัดลําดบั การทํางานไดง้ า่ ยขนึL ดว้ ย ดงั นันL เรอื# ง นกีL เ็ ป็ นอกี รายละเอยี ดเล็กๆ ทมี# คี วามสําคญั
ถงึ ผรู้ับ(To)
การมองเหน็
สถานนะ
A
B
C
To
A
√
√
X
CC
B
√
√
X
Bcc
C
√
√
√
** Bcc ยอ่ มาจากคําวา่ Blind Carbon copy
45
ตวั อยา่ งการใช้BCC
ผสู้ ง่ :กรอกชอEื ผทู้ ีE ตอ้ งการสง่ อเี มล K.Chanapa K.Chalamchai
ผ รู ้ ั บ : จ ะ ไ ม เ่ ห ็ น รายชอืE ผอู้ นืE
ผ้สู ง่ :K.Pensiri ผ้รู ับ:K.Chanapa
ผ้รู ับ:K.Chalamchai
ผรู้ับอเีมลแบบBccนันC จะไมเ่ห็นวา่ รายชอ&ื ทเ&ี ราสง่ อเี มลสําเนาลบั ไปหา ใครบาง และเนอืC หาทถ&ี กู สง่ จะไดร้ ับ เหมอื& นกนั หมดทกุ คน
จากตวั อยา่ งทงั= ^คนจะไมท่ ราบวา่ K.Pensiri สง่ หาใครบ้าง
46
หลกั การเขียน e-Mail
ห วั ข อ้ อ เี ม ล
1. เขยี นหวั ขอ้ อเี มลใหช้ ดั เจน เขา้ ใจ งา่ ย และบอกถงึ ประเด็นสาํ คญั ในอเี มล -การเขยี นหวั ขอ้ อเี มลถอื เป็ นสง&ิ ทสี& ําคญั มาก หวั ขอ้ อเี มลทด&ี ไี มค่ วรยาวเกนิ ไป และ ต อ้ ง ไ ม ส่ นั C จ น จ ั บ ใ จ ค ว า ม ส ํ า ค ญั ไ ม ไ่ ด ้ -ควรใสป่ ระเด็นสําคญั ทคี& ณุ กลา่ วถงึ ใน
อเี มลแตเ่ ป็ นขอ้ ความสนัC ๆ เชน่ แจง้ ประชมุ ทมี ประจําเดอื นกรกฎาคม เป็นตน้
หากมปี ัญหาในเรอ&ื งการตงัC ชอ&ื อเี มล โปรดพจิ ารณาตามขนัC ตอน ตอ่ ไปนีC 1.เขยี นเนอืC เรอื& งอเี มลกอ่ น
2.คน้ หาคําสําคญั จากเนอืC เรอื& ง 3.ตงัC ชอ&ื เรอื& งจากคําสําคญั
47
หลกั การเขียน e-Mail
2 เขยี นคาํ ขนCึ ตน้ และ คาํ ลงทา้ ย จดหมาย เป็ นทางการ
การเขยี นคาํ ขนCึ ตน้ สําหรับอเี มล ตดิ ตอ่ ธรุ กจิ ควรทราบชอื& ตําแหน่ง หรอื แผนก ของผรู ้ ับอเี มลใหถ้ กู ตอ้ ง กอ่ นสง่ อเี มล เชน่ เรยี น คณุ สมชาย, ผจู้ ัดการแผนกไอที
การเขยี นคําลงทา้ ย ควรใชต้ าม จดุ ประสงคข์ องการสง่ อเี มล
เ ช น่ ห า ก เ ป ็ น จ ด ห ม า ย แ จ ง้ ข า่ ว ส า ร อ า จ ล ง ท า้ ย ไ ด ท้ งั C ด ว้ ย ค ว า ม เ ค า ร พ อยา่ งสงู หรอื จงึ เรยี นมาเพอื& ทราบ เ ป ็ น ต น้
คําขนCึ ตน้
คําลงทา้ ย
48
3. ขอ้ ความในอเี มล ควรเนน้
ข อ้ ค ว า ม ส าํ ค ญั ใ ช ภ้ า ษ า ท เ, ี ข า้ ใ จ ไดง้ า่ ย
-การเขยี นขอ้ ความในอเี มลไมค่ วร ยาวจนเกนิไปแตใ่จความสําคญั ที& ตอ้ งการสอื& สารยงั ครบถว้ น
- เนน้ ขอ้ ความทสี& ําคญั อา่ นแลว้ เขา้ ใจไดง้ า่ ย เพอื& ดงึ ความสนใจ เพราะผรู้ับอเีมลบางคนอาจจะไมม่ ี เวลาในการอา่ นขอ้ ความยาว ๆ
ดงั นันC ควรเขยี นใหม้ ใี จความสําคญั มากทสี& ดุ และเนน้ แบบแผนทเี&ป็น ทางการ แนะนําใหส้ รา้ งตวั หนา หรอื ข ดี เ ส น้ ใ ต ้ ข อ้ ค ว า ม ท เ& ี ป ็ น ข อ้ ม ลู สําคญั เพอื& ดงึ ความสนใจของผอู้ า่ น ไ ด อ้ กี ด ว้ ย
หลกั การเขียน e-Mail
ขอ้ ความหรอื เนอืC หาใน e-mail
49
3. ขอ้ ความในอเี มล ควรเนน้
ข อ้ ค ว า ม ส าํ ค ญั ใ ช ภ้ า ษ า ท เ, ี ข า้ ใ จ ไดง้ า่ ย
-การเขยี นขอ้ ความในอเี มลไมค่ วร ยาวจนเกนิไปแตใ่จความสําคญั ที& ตอ้ งการสอื& สารยงั ครบถว้ น
- เนน้ ขอ้ ความทสี& ําคญั อา่ นแลว้ เขา้ ใจไดง้ า่ ย เพอื& ดงึ ความสนใจ เพราะผรู้ับอเีมลบางคนอาจจะไมม่ ี เวลาในการอา่ นขอ้ ความยาว ๆ
ดงั นันC ควรเขยี นใหม้ ใี จความสําคญั มากทสี& ดุ และเนน้ แบบแผนทเี&ป็น ทางการ แนะนําใหส้ รา้ งตวั หนา หรอื ข ดี เ ส น้ ใ ต ้ ข อ้ ค ว า ม ท เ& ี ป ็ น ข อ้ ม ลู สําคญั เพอื& ดงึ ความสนใจของผอู้ า่ น ไ ด อ้ กี ด ว้ ย
หลกั การเขียน e-Mail
ขอ้ ความหรอื เนอืC หาใน e-mail
50