PROFIL "Setiap pencapaian dimulai dari satu langkah kecil. Setiap kesuksesan berawal dari kerja keras" kantahkotajakartabarat @kantah_Jakbar Kantah Kota Jakarta Barat Kantor Badan Pertanahan Nasional (BPN) Kota Administratif Jakarta Barat KANTOR PERTANAHAN KOTA ADMINISTRASI JAKARTA BARAT 2023 kot-jakbar.atrbpn.go.id [email protected] 021-5825868
"Ke Kota Tua lewat Jelambar, Silakan datang ke Kantah Jakbar
Jangan lupa membeli roti, Kami siap melayani sepenuh hati" Kawasan Wisata Kota Tua
Museum Fatahillah
Sambutan Kepala Kantor 05 Daftar Isi Visi, Misi, Maklumat Pelayanan 08 Sekilas Jakarta Barat 11 Sejarah Kantor 13 Sumber Daya Manusia 15 Sarana Prasarana 19 Data Pertanahan 25 Penerimaan Negara Kegiatan Layanan Pertanahan 27 Layanan Pertanahan 29 Pola Pelayanan 31 Layanan Elektronik 33 Peningkatan Penguatan Sistem Pertanahan 35 Penanganan Anomali Data Pertanahan 35 Tunggakan Layanan Pertanahan 37 Tata Kelola Arsip Pertanahan 40 Program Strategis 43 Pengadaan Tanah 51 Reforma Agraria 52 Inovasi 56 Tata Kelola Pengaduan 61 Pembangunan ZI 65 Prestasi Kami 67
SAMBUTAN KEPALA KANTOR Assalamualaikum Warrahmatullahi Wabarakatuh, Salam Sejahtera Untuk Kita Semua Puji dan syukur kami panjatkan kehadirat Allah SWT atas berkah dan perkenan-Nya kami dapat menyusun Buku Profil Kantor Pertanahan Kota Administrasi Jakarta Barat Tahun 2022. Tahun 2021 dan 2022 merupakan tahun yang penuh tantangan yang diakibatkan adanya Pandemi Covid-19. Di tengah Pandemi ini Kantor Pertanahan Kota Administrasi Jakarta Barat selalu berupaya untuk memberikan dan meningkatkan layanan pertanahan dengan melakukan transformasi digital melalui implementasi layanan elektronik yang didukung oleh kualitas data yang lebih baik. Hal ini kami lakukan agar terwujudnya layanan pertanahan yang melayani, profesional dan terpercaya. Melalui Buku Profil ini, kami berharap agar pembaca mengenal lebih dekat Kantor kami dalam mewujudkan peningkatan pelayanan masyarakat terhadap layanan pertanahan, peningkatan kualitas SDM, data peningkatan kualitas pertanahan yang valid, penanganan permasalahan informasi dan pengaduan pertanahan. Bahwa semua tujuan tersebut dapat dicapai dengan adanya komitmen pimpinan dan seluruh jajaran untuk mewujudkan Kantor Pertanahan Kota Administrasi Jakarta Barat menjadi kantor pertanahan yang modern dan berstandar dunia. Wassalamualaikum Warrahmatullahi Wabarakatuh. Jakarta, 16 Januari 2023 Sri Pranoto, S.SiT,M.M
Pelaksanaan Reformasi Birokrasi dengan peningkatan kualitas layanan pertanahan serta peningkatan komitmen pimpinan bersama seluruh jajaran kantor pertanahan dalam melaksanakan administrasi pertanahan. Peningkatan pelayanan pertanahan dan pelayanan publik dalam rangka mewujudkan nilai Melayani, Profesional, dan Terpercaya Peningkatan kualitas dan validitas data layanan pertanahan untuk mendukung transformasi digital Peningkatan penggunaan sistem komputerisasi kantor pertanahan (KKP) Penanganan permasalahan pertanahan dan pencegahan mafia tanah 1. 2. 3. 4. 5. VISI Peningkatan Kualitas Pelayanan Pertanahan yang Terpercaya menuju Kantor Pertanahan Modern dan Berstandar Dunia MISI VISI DAN MISI KANTOR PERTANAHAN JAKARTA BARAT 008
“Melayani Profesional Terpercaya. ”
“Melayani Sepenuh Hati, Berinovasi untuk Mendekatkan Diri kepada Masyarakat”
Secara administratif wilayah Jakarta Barat berbatasan dengan Kota Administrasi Jakarta Utara disebelah Utara, Kota Administrasi Jakarta Pusat disebelah Timur, Kota Administrasi Jakarta Selatan disebelah Selatan dan Provinsi Banten (Kota Tangerang dan Kabupaten Tangerang) disebelah Barat. Jumlah penduduk Kota Administrasi Jakarta Barat adalah sebanyak 2.434.511 jiwa dengan 1.229.435 berjenis kelamin Laki-laki dan sebanyak 1.205.076 perempuan. Kepadatan penduduk di wilayah ini adalah sebanyak 19.633,15 jiwa/km². Kota Administrasi Jakarta Barat adalah salah satu dari 5 kota administrasi di Daerah Khusus Ibukota Jakarta dengan pusat pemerintahan berada di Kembangan. Kota ini, memiliki luas wilayah 124,44 km² atau 18,74% dari total luas Provinsi DKI Jakarta. Kota Administratif Jakarta Barat terdiri dari 8 kecamatan dan 56 kelurahan dengan pusat pemerintahan berada di Kecamatan Kembangan. Setelah Jakarta Selatan, Jakarta Barat dirancang untuk menjadi daerah pusat bisnis bagi kawasan Jakarta dan sekitarnya. Khususnya di Kecamatan Kembangan yang sudah terdapat dua mall, pusat perkantoran, serta Rumah Sakit. Daerah ini menjadi begitu strategis karena dilewati rangkaian Jalan Lingkar Luar Jakarta (JORR). Secara umum Jakarta Barat telah memiliki 16 Mall, 28 Rumah sakit, serta sistem Transportasi yang terintegrasi mulai dari MRT, Commuter Line, Transjakarta dan lainnya. SEKILAS JAKARTA BARAT 011 1 Sumber : Data Badan Pusat Statistik Kota Jakarta Barat Tahun 2020.
Mall Taman Anggrek Kawasan Pecinaan Glodok Kawasan Wisata Kota Tua Kantor Walikota Jakarta Barat
SEJARAH KANTOR 013 Dahulu, sesuai dengan nomenklatur lama. Kantor Pertanahan Kota Adminisrasi Jakarta Barat masih merupakan Kantor Sub Direktorat Agraria Kota Jakarta Barat. Hingga pada tahun 1988 secara resmi berubah nama menjadi Kantor Pertanahan Kota Administrasi Jakarta Barat yang berada dibawah naungan Badan Pertanahan Nasional (Lembaga Pemerintah Non Kementerian. Sehingga pelayanan publik pertanahan di Kota Administrasi Kota Jakarta Barat terus berlanjut dalam era Badan Pertanahan Nasional. Pada Tahun 2021 dilakukan perubahan di area loket layanan prioritas, kantin karyawan, tempat parkir, ruang temu PTSL, serta perubahan design ruangan di back office dan warkah Sebelum masa transisi menjadi Kantor Pertanahan, lembaga ini dipimpin oleh Musa Abdullah sejak tahun 1985 hingga tahun 1988, setelah itu beliau digantikan oleh R. Sunartijo yang secara resmi menjadi Kepala Pertanahan Kantor Pertanahan Kota Administrasi Jakarta Barat pertama setelah era Badan Pertanahan Nasional. Estafet kepemimpinan terus berlanjut dari Harjono Suhardi, Soepangat, Ir. Barkah Songka, Ir Satmadjo hingga Lukman Hakim Kartasasmita yang bahu membahu meneruskan amanah di Kantor Pertanahan Kota Administrasi Jakarta Barat. Lokasi Kantor Pertanahan Kota Administrasi Jakarta Barat sebelumnya terletak di Jalan. S. Parman, Grogol Pertamburan sejak masih menjadi Kantor Sub Direktorat Agraria Kota Jakarta Barat (Gedung Walikota Jakarta Barat Lama). Hingga menjelang masa reformasi sebelum kerusuhan 1998 melanda, Kantor Pertanahan Kota Administrasi Jakarta Barat dipindah ke daerah Kembangan Jakarta Barat untuk menempati gedung baru yang sudah disiapkan dan sudah mulai proses pemindahan sejumlah besar berkas pertanahan sebelumnya. Selanjutnya, Soebiyanto sempat dipercaya menjadi Plt. Kepala Kantor Pertanahan sebelum akhirnya Tri Suprianto secara resmi menggantikan Lukman Hakim Kartasasmita. Kepeimpinan dilanjutkan oleh Cahyo Widianto, Somad Soemarga, Kintot Eko Baskoro, Guniar Ginanjar Hikmah, SOemanto dan Dadang Suhendi. Kemudian kembali sempat diberikan Plt. kembali pada masa Tatang Mulyana hingga Nandang Agus Taruna menjabat sampai tahun 2021, sampai sekarang Bapak Sri Pranoto menjabat sebagai Kepala Kantor Pertanahan Kota Administrasi Jakarta Barat yang ke-19.
Kantor Pertanahan Kota Administrasi Jakarta Barat beralamat di Komplek Permata Buana, Jl. Kembangan Utama, RT.1/RW.3, Kembangan Utara, Kec. Kembangan, Kota Jakarta Barat, Daerah Khusus Ibukota Jakarta 11610 014
20-29 Tahun 30-39 Tahun 40-49 Tahun ≥50 Tahun 66 Pegawai 64 Pegawai 59 Pegawai 33 Pegawai SD SMP Sederajat SMA Sederajat DI 3 Pegawai 4 Pegawai 97 Pegawai 5 Pegawai DIII DIV S1 S2 19 Pegawai 8 Pegawai 74 Pegawai 12 Pegawai SUMBER DAYA MANUSIA KANTOR PERTANAHAN KOTA ADMINISTRASI JAKARTA BARAT 223 Jumlah pegawai PPNPN 106 PNS 90 Satpam 12 OB 15 015 PNS PPNPN TU Seksi 1 Seksi 2 Seksi 3 Seksi 4 Seksi 5 100 75 50 25 0 30 Pegawai 10 Pegawai 21 Pegawai 40 Pegawai 6 Pegawai 7 Pegawai 6 Pegawai 20 Pegawai 40 Pegawai 4 Pegawai 3 Pegawai 5 Pegawai *Data per Desember 2022
Sumber daya manusia merupakan kunci yang menentukan perkembangan Kantor Pertanahan Kota Administrasi Jakarta Barat. Pada hakikatnya, sumber daya manusia tersebut berfungsi sebagai penggerak, pemikir dan perencana untuk mencapai tujuan organisasi. Kantor Pertanahan Kota Administrasi Jakarta Barat saat ini memiliki Sumber Daya Manusia (SDM) dengan jumlah 223 pegawai yang terdiri dari ASN 90 orang, PPNPN 106 orang, Petugas Kebersihan 15 orang dan Petugas Keamanan 12 orang. Para pegawai ditugaskan di setiap seksi-seksi sesuai kebutuhan tiap formasinya. Pegawai kantah jakbar memiliki latar belakang pendidikan, usia dan suku yang berbeda-beda. Dimana yang teridiri dari lulusan SD 3 orang, SMP 4 orang, SMA/sederajat 97 orang, Diploma I 5 orang, Diploma III 19 orang, Diploma IV 8 orang, S1 74 orang dan S2 12 orang, walaupun dilatarbelakangi jenjang pendidikan yang berbeda namun tetap memiliki tujuan yang sama yaitu memberikan pelayanan prima, modern dan berstandar dunia. 016
Upacara Hari UUPA (26 September) Pegawai Kantor Pertanahan Jakarta Barat Pejabat Struktural dan Koordinator Substansi
018 *Data per Desember 2022 STRUKTUR ORGANISASI KANTOR PERTANAHAN KOTA ADMINISTRASI JAKARTA BARAT Struktur Organisasi kami saat ini
SARANA & PRASARANA Loket Pelayanan Loket Online Loket Penyerahan Loket Informasi Loket Prioritas Loket Pembayaran Dalam menunjang peningkatan mutu dan kualitas pelayanan masyarakat, terdapat loket yang mengedepankan hospitality untuk pengguna layanan dengan berbagai fasilitasnya sesuai ketentuan standar loket pertanahan. Dalam memberi kemudahan untuk memperoleh informasi dan layanan bagi pengguna layanan, tersedia informasi, syarat, prosedur dan biaya layanan melalui Kios-K, sistem antrian, dan informasi digital lainnya. Tersedia pula berbagai sarana prasarana untuk memberi kenyamanan bagi para pengguna layanan, seperti loket prioritas yang khusus disediakan untuk pemohon langsung, penyandang disabilitas, dan lansia. Sarana prasarana yang memadai ini sebagai suatu bentuk peningkatan pelayanan pertanahan dan pelayanan publik dalam mewujudkan nilai-nilai melayani, profesional, terpercaya. 019
020 Peta Jakarta Satu Mesin Antrian Pelayanan Mandiri Mesin EDC Kios-K Ruang Laktasi & Ruang Bermain Sentuh Tanahku Fasilitas Disabilitas Banner Digital
Ruang Rapat & Mediasi Ruang Aula Ruang Rapat Ruang Kerja Backoffice Untuk menciptakan keberhasilan dalam bekerja, Kantor Pertanahan Jakarta Barat telah menjamin dan juga menyediakan berbagai fasilitas yang dapat menunjang keberhasilan pegawai dalam memberikan pelayanan terbaik. Tersedia ruang kerja bagi pegawai yang nyaman, dilengkapi dengan berbagai sarana penunjang dan teknologi yang membantu mempercepat pekerjaan. Sarana prasarana lengkap untuk meningkatkan produktivitas pegawai PENUNJANG KERJA PEGAWAI 021 Ruang Mediasi Seksi Pengendalian & Penanganan Sengketa
Kantin Khusus Pegawai Ruang Temu PTSL Pos Keamanan 022 Masjid SARANA PRASARANA PENUNJANG LAINNYA Sarana prasarana penunjang lainnya juga tersedia untuk memberikan kenyamananan baik untuk pegawai dan juga pemohon. Pojok diskusi tersedia untuk kegiatan diskusi, konsultasi, dan evaluasi antar Kepala Kantor, Pejabat Struktural, dan pegawai. Ruang rapat mediasi dan ruang temu PTSL digunakan sebagai tempat untuk bertemu, berdiskusi, dan berkonsultasi antara pegawai dan pemohon terkait layanan pertanahan. Gerai Ladara tersedia untuk memasarkan produk UMKM yang dihasilkan masyarakat melalui pemanfaatan aset tanah. Pos keamanan tersedia untuk melakukan pengawasan yang dilengkapi dengan perangkat tracing dan cctv. Pojok Diskusi Gerai Ladara
Parkir khusus disabilitas 023 SARANA PRASARANA PENUNJANG LAINNYA Parkir khusus pegawai Parkir khusus pemohon Toilet khusus disabilitas Kantor Pertanahan Jakarta Barat telah menyediakan sarana prasarana yang memadai, baik untuk pegawai dan pemohon. Fasilitas yang tersedia di lingkungan kantor juga dibuat agar dapat memberi kenyamanan dan mempermudah para penyandang disabilitas dengan disediakannya tempat parkir dan toilet khusus disabilitas.
024 SARANA PADASEKSI SURVEI DANPEMETAAN GPS Geodetik Total Station Theodolit Controller Disto Scanner Plotter Lemari Peta
Buku Tanah 263.875 HM Aktif 96.073 HGB Aktif 3.957 HP Aktif 42 HPL Aktif 517 HW Aktif 61437 HSRMS Jenis Buku Tanah * Surat Ukur Surat Ukur 478.945 Valid 399.104 Surat Ukur yang dikelola sebanyak: * DATA PERTANAHAN YANG DIKELOLA DI KANTOR PERTANAHAN JAKARTA BARAT Buku Tanah 623.701 Buku Tanah Aktif 425.886 Buku Tanah Valid 352.990 Pewujudan untuk menjadikan layanan pertanahan berkelas dunia, salah satunya dalam pengelolaan data pertanahan. Kualitas Data Pertanahan yang valid bersifat recht-kadaster, sehingga dapat menjamin terwujudnya kepastian hukum hak atas tanah bagi pemegang haknya. Berikut data pertanahan yang dikelola Kantor Pertanahan Kota Administrasi Jakarta Barat. Buku tanah yang dikelola sebanyak: * Persil Persil 427.569 Valid 404.822 Persil yang dikelola sebanyak: * Warkah Warkah DI208 2.006.222 Scan Warkah DI208 488.152 Warkah yang dikelola sebanyak: 025
Warkah Album Buku Tanah dan Surat Ukur Album Gambar Ukur
Bea Perolehan Hak Atas Tanah dan Bangunan (BPHTB) 3 Tahun Terakhir * 804 M 1,1 T 1,3 T 2020 2022 *sumber data KKP Penerimaan Negara Bukan Pajak (PNBP) 3 Tahun Terakhir * 46,1 M 52,2 M 82,1 M 2020 2021 2022 *sumber data KKP PENERIMAAN NEGARA KEGIATAN LAYANAN PERTANAHAN Layanan Pertanahan yang dilaksanakan menghasilkan Penerimaan Negara Bukan Pajak (PNBP) dan Bea Perolehan Hak Atas Tanah dan Bangunan (BPHTB). Berikut merupakan data PNBP dan BPHTB 2020-2022. Penerimaan negara ini merupakan bentuk semangat dan loyalitas dalam melayani masyarakat demi kepentingan dan kemajuan bangsa negara 2021 027
Hak Tanggungan (HT) 3 Tahun Terakhir * 16,9 T 24,3 T 2020 2021 2022 *sumber data KKP Nilai Transaksi Jual Beli 3 Tahun Terakhir * 29,7 T 23,8 T 17,8 T 2020 2021 2022 *sumber data KKP NILAI TRANSAKSI KEGIATAN LAYANAN PERTANAHAN Nilai Transaksi layanan kegiatan pertanahan merupakan salah satu kegiatan ekonomi yang menimbulkan berbagai kewajiban berupa pajak maupun biaya lain. Berikut beberapa nilai transaksi Hak Tanggungan dan Jual Beli 3 Tahun terakhir 13,1 T 028
LAYANAN Sesuai visi nya, Kantor Pertanahan Jakarta Barat terus meningkatkan kualitas pelayanan pertanahan yang terpercaya menuju Kantor Pertanahan berstandar dunia. Terdapat variasi pelayanan pertanahan yang ada di Kantor Pertanahan Jakarta Barat, dimana rata-rata berkas layanan yang masuk adalah 450-500 berkas per-hari nya. 029 01 Pelayanan Survei Pengukuran & Pemetaan 02 Pelayanan Pendaftaran Pertama Kali 03 Pelayanan Pendaftaran Tanah Wakaf 04 Pelayanan Surat Keputusan Hak 05 Pelayanan Pembatalan & Penghapusan Hak 06 Pelayanan Perubahan Hak Atas Tanah 07 Pelayanan Pemecahan, Penggabungan dan Pemisahan Hak 08 Pelayanan Peralihan Hak 09 Pelayanan Hak Tanggungan 10 Pelayanan Pencatatan Sita dan Blokir 11 Pelayanan Pengganti Sertifikat 12 Pelayanan Informasi Pertanahan
2.676 Berkas 4.364 Berkas Peralihan Hak - Jual Beli Roya Perubahan Hak Atas Tanah Jumlah Permohonan Layanan Pertanahan 3 Tahun Terakhir Terhitung rata rata berkas layanan yang masuk ke kantor pertanahan Jakarta Barat 450-500 berkas/hari Pengecekan Sertipikat Peralihan Hak - Jual Beli Hak Tanggungan Roya Perubahan Hak Atas Tanah 31.494 Berkas 8.710 Berkas 6.929 Berkas 6.171 Berkas 5 Berkas Layanan Tertinggi 2021 Pengecekan Sertipikat Hak Tanggungan 38.399 Berkas 9.952 Berkas 7.946 Berkas 6.939 Berkas 2022 5 Berkas Layanan Tertinggi PERTANAHAN * 68.101 Berkas 2020 2021 2022 93.749 Berkas 93.647 Berkas * 030
POLA PELAYANAN Dalam melayani masyarakat, Kantor Pertanahan Kota Administrasi Jakarta Barat berupaya untuk membangun alur pola pelayanan di loket yang efektif dan efisien. Salah satu cara yang dilakukan yaitu dengan melakukan proses pelayanan ke dalam beberapa loket pelayanan dan melaksanakan kegiatan pelayanan yang cepat dan mudah. 031 Pemohon datang ke Kantor Pertanahan dan menuju pos keamanan untuk pemeriksaan identitas Duta layanan membantu pemohon dalam memberikan informasi Pemohon mengambil antrian sesuai dengan permohonan yang dituju Loket umum : loket untuk pemohon yang menggunakan kuasa Loket prioritas : loket untuk pemohon tanpa kuasa, lansia, dan disabilitas Pemohon menuju loket yang dituju sesuai nomor antrian: Pemohon mendapat SPS (Surat Perintah Setor) setelah dilakukan pengecekan berkas dan diarahkan ke loket EDC untuk melakukan pembayaran Setelah status permohonan berkas selesai, pemohon akan diarahkan ke loket penyerahan untuk mengambil berkas yang telah selesai
5 6 7 8 Loket umum ditujukan untuk pemohon yang menggunakan kuasa terkait permohonan layanan Loket prioritas ditujukan untuk pemohon tanpa kuasa, lansia, dan disabilitas Pemohon akan diarahkan untuk melakukan pembayaran setelah berkas diterima dan mendapat SPS (Surat Perintah Setor) Pemohon dapat mengambil berkas yang telah selesai di loket penyerahan 1 2 Pemohon yang datang akan disambut oleh security serta dilakukan pemeriksaan identitas dan keperluan 3 Pemohon akan diarahkan untuk mengambil nomor antrian sesuai dengan permohonan yang dituju Duta layanan membantu pemohon dalam memberikan informasi Pemohon menuju loket permohoan yang dituju sesuai nomor antrian. 4 032
Layanan Elektronik Layanan Informasi Pertanahan Elektronik 1 Layanan HT Elektronik 2 Layanan Roya Elektronik Terhadap HT Eletronik 3 2022 27.617 Berkas 2022 2.075 Berkas 2021 2022 569 Berkas 1.395 Berkas 2021 2022 6.652 Berkas 7.709 Berkas Layanan elektronik Kantor Pertanahan Kota Administrasi Jakarta Barat selalu menempati posisi teratas pada statisik pengecekan elektronik kantor pertanahan seluruh Indonesia, pengerjaan tidak pernah melewati jangka waktu SOP, selalu berjalan dengan data pertanahan yang valid dan sinergi dengan PPAT 033 Pengecekan Elektronik SKPT Elektronik Zona Nilai Tanah Elektronik 2022 0 Berkas a b c
*Data per Desember 2022 Sumber: KKP Statistik HT Elektronik Statistik Roya Elektronik Sumber: KKP *Data per Desember 2022 Statistik Pengecekan Elektronik Sumber: KKP *Data per Desember 2022 034
PENINGKATAN PENGUATAN PENGGUNAAN SISTEM PERTANAHAN Setiap PNS dan PPNPN yang memiliki akun diberikan tanggung jawab atas penggunaan aplikasi sesuai tupoksinya masing-masing dengan berdasarkan pada Perjanjian Pakta Integritas yang ditandatangani oleh setiap orang yang memiliki User. Penggunaan prosedur yang tepat dapat dilihat melalui sistem (KKP). Prosedur perjalanan berkas dimulai dari loket menuju pelaksana kemudian koordinator substansi selanjutnya kepala seksi lalu kepala kantor dan terakhir loket penyerahan. Pencetakan pada Buku Tanah dan Sertipikat berdasarkan data permohonan yang masuk, dengan menarik data pada sistem menggunakan KKP WEB. Kestabilan internet didukung dengan penambahan kapasitas (bandwidth) yang digunakan. Sebelumnya bandwidth yang digunakan yaitu 80mbps, kemudian ditambahkan menjadi 100mbps sehingga mempercepat saat mengakses aplikasi. Pelatihan penggunaan Komputerisasi Kantor Pertanahan (KKP) dan Kadaster Lengkap Jakarta (KAKAP). Kami mengadakan pelatihan penggunaan sistem kepada para pegawai serta mensosialisasikan apablia ada upgrade pada sistem yang digunakan Berikut beberapa bentuk Peningkatkan penguatan penggunaan sistem pertanahan, antara lain : 1. 2. 3. 4. 5. Komputerisasi Kantor Pertanahan (KKP) Kadaster Jakarta Lengkap (KAKAP) Bahwa penggunaan sistem merupakan syarat utama dalam peningkatan pelayanan di kantor pertanahan kota administrasi jakarta barat untuk sistem applikasi dari Kementerian ATR/BPN dikuatkan penggunaannya. Aplikasi yang kami gunakan antara lain : 1. 2. 035
Penginputan surat ke dalam sistem Penginputan identitas pemohon kedalam sistem Penggunaan KKP untuk melihat status Hak Atas Tanah Pencetakan Buku Tanah menggunakan template pada KKP WEB Penggunaan KKP untuk menjalankan berkas Penggunaan KKP untuk melihat Peta Bidang Penggunaan aplikasi oleh Loket Penggunaan aplikasi oleh Backoffice Penggunaan aplikasi oleh Pejabat Struktural
INILOH CARA KAMI MENINGKATKAN KUALITAS PEGAWAI PENINGKATAN KAPASITAS SUMBER DAYA MANUSIA Untuk menunjang pegawai dalam bekerja dan memberikan pelayanan yang terbaik kepada masyarakat, kami meningkatkan Sumber Daya Manusia dengan memberikan pelatihan-pelatihan yang diselenggarakan oleh kantor pertanahan jakarta barat. Berikut ini pelatihan yang diikuti oleh pegawai kami : PELATIHAN UNTUK PETUGAS LOKET PELATIHAN UNTUK PETUGAS BACK OFFICE Pelatihan Petugas Ukur. Pelatihan ini diharapkan dapat bermanfaat saat petugas ukur bekerja di lapangan tidak ada kendala saat mengoperasikan alat Pelatihan Peningkatan Sumber Daya Manusia (SDM). Kegiatan ini bertujuan untuk meningkatkan metode pelayanan terhadap masyarakat dan membangun tim kerja yang solid, serta meningkatkan kualitas pengetahuan pegawai dalam peraturan perundang-undangan mengenai layanan Pertanahan Pelatihan penggunaan aplikasi Kadaster Jakarta Lengkap (KAKAP) Pelatihan Penggunaan Komputerisasi Kantor Pertanahan (KKP). Pelatihan ini bertujuan untuk meningkatkan standarisasi pelayanan pertanahan Pelatihan Pelayanan Prima. Pelatihan ini bertujuan agar petugas loket dapat mempertahankan dan meningkatkan kualitas serta kuantitas produk dalam memberikan pelayanan kepada masyarakat Pelatihan Service Excellent dan pengembangan kompetensi diri untuk kegiatan pelayanan pertanahan 037
Pelatihan Penggunaan KKP Pelatihan Petugas Ukur Pelatihan Pelayanan Prima Pelatihan Pengembangan Kompetensi Diri Pelatihan Peningkatan SDM Pelatihan Penggunaan KAKAP
DokumenpertanahansepertiBukuTanah,SuratUkur,maupunWarkahharusteruploadpada SistemKKP,sertamembentukTImScanyangbertugasdalammelaksanakan: MelaksanakanStockOpname Dokumenpertanahanyangbelumdilaksanakandigitalisasi MelaksanakanDigitalisasimelaluiScandokumenpertanahanbaikmelaluiTImFhusus MelibatkanPihakketigadalamrangkapercepatandigitalisasi MelaksanakanQualityControl terhadaphasildigitalisasi MenguploaddokumenpertanahanyangsudahlolosQualityControlkeSistemKKP. 1.Digitalisasi 039 PENINGKATAN KUALITAS DATA PERTANAHAN What We Do ? Peningkatan kualitas data mutlak diperlukan dalam rangka mendukung layanan pertanahan berbasis elektronik. Data yang ditingkatkan adalah data Dokumen Pertanahan (Buku Tanah, Surat Ukur, dan Warkah) yang terdaftar dalam Sistem KKP. Dilaksanakan beberapa langkah taktis dan membentuk TIm-TIm Efektif guna menyelesaikan percepatan peningkatan kualitas data pertanahan. Berikut langkah-langkah yang telah diselenggarakan: Pelaksanaan Digitalisasi Dokumen Pertanahan: Dibentuk Tim Efektif Scan Buku Tanah, Surat Ukur dan Warkah. Pelaksanaan Validasi Data Tekstual: Dibentuk TIm Efektif Vaidasi Data Tekstual) Pelaksanaan Validasi Data Spasial: Dibentuk Tim Efektif Validasi Data Spasial) Penanganan Anomali Data Pertanahan: Dibentuk Tim Efektif Data Cleansing dan Perbaikan Data Spasial) Percepatan Penyelesaian Data KW 4,5,6: Dibentuk Tiga TIm yakni TIm Pencari Buku Tanah dan SU, TIm Validasi Data Tekstual dan TIm Validasi Data Spasial. 1. 2. 3. 4. 5.
Validasi tekstualdilaksanakandenganmemastikankesesuaiandatapadaBukuTanahFisik danSurat Ukurdansistemyangterdaftar.KamijugamembentukTimEfektif ValidasiTekstualyangbertugas melaksanakan: MelakukanStockOpnameBukuTanahdanSUyangingindiValidasi MengecekfisikBukuTanahdanSUyangdiValidasi MemastikandatapadasistemKKPsamadengandatayangtertulispadaBukuTanahFisikdanSU MemperbaikijikaadadatayangtidaksesuaidalamSistemKKP. MenguploadHasilScanBukuTanahdanSUterbaruapabilaterdapatcatatantambahanpada BukuTanahFisikdanSU 2. Validasi Tekstual ValidasiSpasialdilaksanakandenganmemastikankesesuaiandatapadaSuratUkurFisikdansistem KKPdanPeta.ValidasibidangtanahinidikerjakanolehTimEfektifValidasi Spasialyangdibentuk padaSeksiSurveydanPemetaan yangsebelumnyatelahmenerimadatadariTimCleansingdata. 3. Validasi Spasial 040
Digitalisasi DokumenpertanahansepertiBukuTanah,SuratUkur,maupunWarkahharusteruploadpada SistemKKP,yangkamipenuhidenganmelaksanakanberbagailangkah: Grafik Kualitas Data Pertanahan (Desember 2022) DokumenpertanahansepertiBukuTanah,SuratUkur,maupunWarkahharusteruploadpada SistemKKP,yangkamipenuhidenganmelaksanakanberbagailangkah: 041 Anomalidatapertanahanterjadikarenaadaperbedaanluasantaradataspasialyangterinputdalam SistemKKP.DatainididapatkandarihasilkerjaTImEfektifCleansingDatadalammenemukandata bidangtanahyangmemilikianomali.PenangananAnomaliinidiselesaikanolehTimValidasiData Spasialdenganmemperbaikiluasspasialagarseusaidengandatafisik. 4. Penanganan Anomali Data Pertanahan MelaksanakanPencarian23.000BukuTanahsertaSUDataBidangTanahyangmasukKW4,5,6 MelaksanakanValidasidataTekstual terhadap23.000datatersebutuntukmemfilterdatayang aktifdantidakaktif. MelaksanakanScanUlangterhadapBTdanSUyangterdapatcatatanbaru. MelaksanakanPemetaandanValidasiSpasial terhadaphasilfilterTImValidasiDataTekstual DataKW4,5,6diJakartaBarat padaJuni2022lalumencapai23.000databidangtanah. sehingga dibentuklah3TimdalamrangkapercepatanpenyeelsaiandataKW4,5,6denganlangkahberikut: 1. 2. 3. 4. 4. Penyelesaian Data KW 4,5,6
Buku Tanah Surat Ukur Persil Warkah 500,000 400,000 300,000 200,000 100,000 0 364.464 352.990 Ju mla h D ata D ata V alid Ju mla h D ata Ju mla h D ata D ata V alid D ata V alid 478.945 399.104 427.569 404.822 Grafik Kualitas Data Pertanahan (Desember 2022) Grafik Penyelesaian KW 4,5,6 DokumenpertanahansepertiBukuTanah,SuratUkur,maupunWarkahharusteruploadpada SistemKKP,yangkamipenuhidenganmelaksanakanberbagailangkah: HASIL PENINGKATAN KUALITAS DATA Buku Tanah 425.886 Terinput dalam Sistem KKP Surat Ukur 478.945 Persil 427.569 Warkah 488.152 Terinput dalam Sistem KKP Terinput dalam Sistem KKP DATA DIGITALISASI Terinput dalam Sistem KKP 424.985 488.152 Ju mla h D ata D ata V alid Juni 2022 Desember 2022 Januari 2022 25,000 20,000 15,000 10,000 5,000 0 23.000 3.200 2.745 042
MEKANISME PENYELESAIAN TUNGGAKAN Agar dapat memberikan pelayanan yang terbaik kepada masyarakat, salah satu upaya yang kami lakukan yaitu dengan menyelesaikan tunggakan pada kantor kami, sehingga akan mengurangi pengaduan. Tungakan tersebut diantaranya meliputi Permohonan SK, Pengukuran Ulang Dan Pemetaan Kadastral, Pengukuran Dan Pemetaan Kadastral, Pemecahan Bidang dan pelayanan lainnya. Terdapat kekurangan berkas, ditindaklanjuti dengan memberikan Surat Pemberitahuan kepada pemohon sampai 3x Tidak terdapat kendala, ditindaklanjuti dengan proses penyelesaian Fisik sudah selesai, maka akan di tutup dan dibuat Berita Acara Penutupan Tidak dapat diselesaikan karena sudah diklik di KKP, maka dibatalkan dan dibuatkan Berita Acara Pembatalan Daftar Isian Menarik data tunggakan yang terdapat dalam KKP (laporan detail tunggakan) Berdasarkan data tunggakan tersebut kami melakukan stock opname, dengan mencari dan mengumpulkan fisik berkas. kemudian : Dalam menyelesaikan berkas-berkas tunggakan, kami melakukan kegiatan aksi secara langsung dengan mekanisme penyelesaian tunggakan yaitu : 1. 2. a. Berkas yang secara fisik ada Kami melakukan analisa dengan mengelompokkan kembali untuk penyelesaian, dengan kategori sebagai berikut : b. Berkas yang secara fisik tidak ada Terhadap berkas fisik yang tidak ada, kami melakukan : Pengecekan pada Buku Tanah, apabila sudah ada catatan kami tindaklanjuti dengan membuat Berita Acara Penutupan Berkas Membuat Berita Acara Berkas Tidak ada, kemudian dilanjutkan dengan membuat Berita Acara Penutupan 3. Selanjutnya kami melakukan kontrol kualitas 4. Membuat laporan penyelesaian 5. Membentuk tim penyelesaian, yang bertugas untuk melakukan : a. Mencetak BT, SU, membuat catatan di KKP b. Draf SK d. Pengukuran c. Berita Acara 6. Berkas Selesai dan TTD Pejabat 7. Loket Penyerahan 043
Skema Penyelesaian Tunggakan Komitmen pengelolaan informasi layanan dan penanganan pengaduan kemudahan pelayanan dan perubahan pola pelayanan inovasi-inovasi atau program monitoring dan evaluasi Dalam menyelesaikan tunggakan tersebut, Kantor Pertanahan Kota Administrasi Jakarta Barat memiliki strategi-strategi pencapaian untuk dilakukan, antara lain : 1. 2. 3. 4. 5. Upaya yang Kantor Pertanahan Kota Administrasi Jakarta Barat lakukan agar tidak adanya tunggakan yaitu dengan Clean dan Clear dari loket Tunggakan 2020 2021 2022 5,000 4,000 3,000 2,000 1,000 0 *Data per Desember 2022 044
TATA KELOLA ARSIP PERTANAHAN Arsip merupakan suatu rekaman kegiatan atau peristiwa dalam bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, dan lembaga lainnya dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara. Arsip sebagai sarana vital berisi kumpulan data-data yang diakumulasi dan disimpan dalam ruangan khusus penyimpanan arsip. Arsip digunakan sebagai bahan terpercaya untuk alat pembuktian yang sah dengan informasi yang utuh di dalamnya. Sebagai wujud penyimpanan dan pengelolaan arsip bagi buku tanah, surat ukur dan warkah yang ada di Kantor Pertanahan Kota Administrasi Jakarta Barat, disediakan ruangan khusus dengan keamanan yang ketat untuk menjaga ruangan tetap steril dari luar. Penggunaan pintu otomatis dengan teknologi fingerprint yang berada tepat di depan pintu masuk ruang arsip membatasi kegiatan keluar masuk tanpa pengawasan yang memungkinkan dapat mengancam posisi arsip, untuk itu penggunaan deteksi sensor sidik jari hanya dapat dilakukan setiap pegawai yang menangani kegiatan di ruang arsip tanpa campur tangan pegawai lain di luar. PenggunaanPintuOtomatis 045
TAU GAK SIH BAGAIMANA PENGELOLAAN ARSIP PERTANAHAN YANG ADA DI KANTAH JAKBAR? Hak Milik dengan kode M Hak Guna Bangunan dengan kode B Hak Milik Satuan Rumah Susun dengan kode HMSRS Hak Pakai dengan kode P Buku tanah disimpan dalam album yang digabungkan dengan surat ukur (SU) berdasarkan nomor hak dan jenis hak yang sama, terdiri atas: PETUGAS PELAKSANA DI 208 Penyerahan ke Ruang Arsip Sertipikat Asli Penyerahan melalui Loket BukuTanah Ruang arsip menyediakan penyimpanan bagi buku tanah, surat ukur dan warkah yang disusun berdasarkan kriteria tertentu dan secara berbeda, adapun tata cara penyimpanannya sebagai berikut: Total 29 rak buku tanah AlurPenerbitanBukuTanah Terhadap layanan atau permohonan pendaftaran pertama kali dengan spesifikasi layanan: Pemberian Hak Pengakuan/Penegasan Hak (berupa bidang tanah atau alas hak milik adat dengan alas hak girik dan verponding Indonesia) 1. 2. PenyimpananBukuTanah 046
Warkah disimpan dalam album yang disusun dalam rak berdasarkan urutan DI 208 (daftar induk guna mencatat seluruh pekerjaan pendaftaran tanah yang telah selesai dilaksanakan). Warkah Jenis-JenisWarkah Warkah Umum terdiri atas kegiatan penyelenggaraan roya, peralihan hak, peningkatan hak, penurunan hak, pendaftaran SK hak, permohonan hak, ganti blanko, pemecahan bidang, penggabungan bidang, perpanjangan satuan rumah susun. WarkahUmum WarkahPTSL WarkahGambarUkur Pengelolaan terhadap Warkah PTSL sama halnya dengan warkah lain, namun yang membedakan ada di bagian penandatangannya yang didasarkan atas tim yg ditunjuk oleh SK berdasarkan penguatan kepala kantor. Adapun jenis-jenis warkah yang disimpan dan dikelola dalam ruang arsip sebagai berikut: DI 208 301 A Bukti Penyerahan melalui Loket Pengarsipan Warkah berdasarkan DI 208 Warkah Gambar Ukur diberikan kepada ruang arsip untuk dikelola setelah melalui tahap pelaksanaan pengukuran, pemetaan, pencetakan data spasial, pencetakan data tekstual, paraf produk oleh koodinator kelompok substansi (kasubsi) dan tandatangan produk oleh kepala kasi sampai dengan cetak DI 307 dan validasi. PenyimpananWarkahUmum&PTSL DI 307 validasi scan dokumen serah produk Arsip Warikah JumlahRakWarkah Warkah Umum sejumlah 17 buahWarkah Gambar Ukur sejumlah 11 buahWarkah PTSL sejumlah 9 buah047
PEMANFAATAN TEKNOLOGI SEBAGAI ALAT PENDUKUNG PENYIMPANAN ARSIP PERTANAHAN LemariArsipVertikal Untuk mengcover penyimpanan warkah yang telah ada sebelumnya, digunakan lemari elektronik vertikal dengan tinggi 15 meter berkapasitas 50 tray sebagai yang pertama di Indonesia pada lingkungan instansi Badan Pertanahan Nasional, dimana seluruh warkah yang tersimpan telah masuk ke sistem warkah digital. Anggaran tahun 2019 Manfaat dengan adanya Lemari Arsip Vertikal antara lain: Memanfaatkan ruang ke atas (vertikal) karena keterbatasan lahan; Mempermudah penyimpanan warkah menjadi lebih rapi dan tertata; Melindungi warkah dari paparan suhu luar yang bisa mempengaruhi kualitas dari warkah. 1. 2. 3. 048
MEKANISME PEMINJAMAN ARSIP PERTANAHAN Dalam peminjaman terkait arsip pertanahan, dilakukan berdasarkan tata tertib sebagai berikut: Peminjaman harus dilaksanakan melalui pengisian formulir dengan menuliskan jenis atau nomor yang diperlukan (formulir disediakan) atas se-izin Kepala Sub Seksi Pemeliharaan Data Hak Tanah dan Pembinaan PPAT atau pejabat yang ditunjuk; Peminjaman harus dilaksanakan melalui loket dan peminjam menandatangani pada buku peminjam yang disediakan di loket peminjaman; Lama peminjam terhadap dokumen tersebut paling lama adalah 14 hari kerja dan harus sudah dikembalikan lagi, atau dapat diperpanjang atas se-izin Kepala Seksi Penetapan Hak dan Pendaftaran; Selama dokumen atau warkah berada di ruang penyimpanan, sepenuhnya menjadi tanggung jawab koordinator dan petugas arsip; Selama masa pinjaman, bila terjadi kerusakan atau kehilangan dokumen atau warkah, maka hal tersebut menjadi tanggung jawab yang menghilangkan; Peminjam wajib mengisi kartu atau buku agenda pinjaman dan menandatangani pada saat pinjam dan mengembalikan. 1. 2. 3. 4. 5. 6. PeminjamanArsipmelaluiLoket BukuAgendaPeminjaman 049