หน่วยที่ 2 dการป้อนและการจัดเก็บข้อมูล

บทที่ 2 การป้อนและการจัดเก็บขอ้ มลู

เนือ้ หาสาระ

เรื่องท่ี 1 การเลอื กเซลลห์ รอื กลุ่มเซลล์

การเลือกเซลลห์ รอื กลมุ่ เซลล์ (cell selection) เปน็ การเลอื กพื้นท่ดี าเนินการเพ่ือดาเนินการอย่างใด
อย่างหน่งึ กบั ขอ้ มลู ที่อยูใ่ นเซลล์น้ัน เช่น การสร้างตาราง การคานวณ การกาหนดรปู แบบตวั อกั ษร การกาหนดสี
ตาราง การคดั ลอก หรอื ย้ายข้อมลู เป็นตน้

1. การเลอื กเซลล์เดียว สามารถปฏิบัตไิ ด้ดงั นี้
ใช้เมาส์คลิกลงในเซลลท์ ต่ี ้องการ

2. การเลอื กหลายเซลล์ทอ่ี ยตู่ ิดกันในตาราง สามารถปฏบิ ัตไิ ดด้ งั นี้

ใช้เมาสค์ ลกิ เซลลต์ ้นทางที่ตอ้ งการกดปมุ่ ซา้ ยค้างไว้ ลากไปยังเซลล์ปลายทางแลว้ ปล่อย
3. การเลอื กหลายเซลล์ท่ไี ม่ได้อย่ตู ิดกันในตาราง สามารถปฏบิ ตั ิไดด้ ังนี้

ใชเ้ มาส์คลกิ เซลลท์ ี่ต้องการแล้วกดปมุ่ ctrl คา้ งไว้ แล้วใชเ้ มาสค์ ลกิ เซลลท์ ่ีต้องการเลือกจนครบตามท่ี

ตอ้ งการแล้วปล่อย ctrl
4. การเลอื กทงั้ แถว แถวเดยี ว สามารถปฏบิ ตั ิไดด้ ังน้ี

ใชเ้ มาส์คลิกตรงหมายเลขแถวที่ตอ้ งการ

5. การเลอื กทงั้ แถวทอ่ี ยู่ตดิ กนั สามารถปฏิบัติไดด้ ังน้ี
ใชเ้ มาสค์ ลกิ ตรงหมายเลขแถวท่ีตอ้ งการแล้วลากเมาสข์ ึ้นลงได้ตามต้องการแลว้ ปลอ่ ยเมาส์หรือใช้เมาส์

คลกิ ตรงหมายเลขแถวท่ีตอ้ งการแลว้ กด shift ค้างไว้แลว้ เลอื กหมายเลขแถวสดุ ท้ายทตี่ ้องการแลว้ ปลอ่ ยปุ่ม shift

6. การเลอื กทง้ั แถวท่ไี มอ่ ยตู่ ดิ กนั สามารถปฏบิ ัตไิ ดด้ ังนี้
ใช้เมาส์คลกิ ตรงหมายเลขแถวท่ตี ้องการแล้วกดปมุ่ ctrl คา้ งไว้ แล้วใชเ้ มาสค์ ลิกหมายเลขแถวที่ตอ้ งการ

เลอื กจนครบแล้วปล่อยกดปุ่ม ctrl

7. การเลอื กทงั้ คอลัมน์คอลัมนเ์ ดียว สามารถปฏบิ ัติไดด้ งั น้ี
ใช้เมาส์คลิกตรงอักษรตวั AB หรอื C ตรงแถวท่ตี ้องการ

8. การเลอื กทงั้ คอลมั น์ท่อี ยตู่ ิดกัน สามารถปฏบิ ัติไดด้ งั น้ี

ใชเ้ มาสค์ ลกิ ตรงตวั อักษรของคอลมั นท์ ตี่ อ้ งการแลว้ ลากเมาส์ ซา้ ย-ขวาไดต้ ามต้องการแลว้ ปลอ่ ยเมาสห์ รือ
ใช้เมาส์คลกิ ตรงตรงตัวอกั ษรทีต่ ้องการแล้วกด shift ค้างไว้แล้วเลือกตวั อักษรทีต่ อ้ งการตวั สุดทา้ ยแลว้ ปลอ่ ย shift
9. การเลอื กทง้ั คอลมั นท์ ีไ่ ม่อยู่ติดกัน สามารถปฏิบตั ิได้ดังนี้

ใช้เมาส์คลกิ ตวั อกั ษรของคอลมั น์ทต่ี อ้ งการแล้วกดปุม่ ctrl ค้างไว้ แล้วใช้เมาสค์ ลิกเลอื กตัวอักษรที่
ต้องการเลอื กจนครบแลว้ ปลอ่ ย ctrl
10. การเลอื กทง้ั แผน่ งาน สามารถปฏิบตั ไิ ด้ดงั นี้

ใช้เมาส์คลิกทป่ี ุ่ม sheet control เพอื่ เป็นการเลอื กทกุ เซลลท์ ่ีอยใู่ นแผน่ งานทัง้ หมด โดยจะถกู เลือกทงั้
แถวรวมคอลมั น์ทงั้ หมดท่อี ยใู่ นแผน่ งานหรือกด ctrl+A

เรื่องที่ 2 การกาหนดรปู แบบการแสดงขอ้ มลู
การป้อนขอ้ มลู ลงไปในเซลลข์ ้อมลู ท่ีไดจ้ ะมพี ้นื ฐานตามค่าเริ่มต้นท่โี ปรแกรมต้ังค่าไว้ เชน่ ตวั อกั ษรสีดา ไม่

มีเสน้ ขอบ รูปแบบเซลล์เปน็ ลกั ษณะทวั่ ไป เป็นต้น ดังนั้นทกุ ครงั้ ทท่ี าการปอ้ นข้อมลู ลงในเซลล์ จะตอ้ งทาการ
กาหนดรปู แบบการแสดงข้อมลู ให้ตรงกับชนิดขอ้ มลู เพอื่ โปรแกรมจะได้แสดงถูกต้อง และง่ายตอ่ การตรวจสอบใน
ขณะที่พมิ พ์งานลงไปในเซลล์ ชนดิ ข้อมลู แบง่ เป็น3 ประเภท คอื ขอ้ ความ ตัวเลข วนั ท่/ี เวลา การกาหนดรูปแบบ
การแสดงข้อมลู สามารถกาหนดได้โดยการใชแ้ ทบ็ รบิ บอน(Tab ribbon)โดยเลอื ก แทบ็ หน้าแรก หรือใช้เมาสค์ ลิก
ขวาแลว้ เลอื กแถบข้อมูลขนาดเล็กข้นึ อยกู่ ับความตอ้ งการของผู้ใชโ้ ปรแกรมในที่นจ้ี ะอธบิ ายการกาหนดรปู แบบตาม
ความเหมาะสม

1. รูปแบบการแสดงข้อความ
ข้อมลู ที่จดั รูปแบบเปน็ ข้อความซง่ึ จะมที ้ังภาษาไทย องั กฤษ และตวั เลขที่ไมส่ ามารถคานวณได้ โปรแกรม

ตารางคานวณ จดั ข้อความทีพ่ มิ พล์ งไปในเซลลใ์ หอ้ ยู่ชิดซา้ ยลา่ งเสมอ เชน่ ท่อี ยู่ เบอรโ์ ทรศพั ท์ รหัสประจาตัว เลข
บัตรประชาชน เป็นต้น ดงั นนั้ ถ้าต้องการปอ้ นข้อมลู ทเี่ ปน็ ขอ้ ความ จะต้องกาหนดรปู แบบเซลล์ให้เปน็ ข้อ
ความ ปฏิบัตไิ ด้ดงั นี้

1. ใช้เมาสค์ ลมุ ดาเซลลท์ ่ตี อ้ งการกาหนดให้เป็นข้อความ
2. คลิกปุ่มขวาของเมาส์แลว้ เลือกจดั รปู แบบเซลล์
3. เลือกแทบ็ ตวั เลข
4. เลอื กข้อความ
5. ตกลง

2. การกาหนดรูปแบบการแสดงตัวเลข
ข้อมลู ทเี่ ป็นตวั เลขสามารถนาไปคานวณไดจ้ ะมที ง้ั เลขไทยและอาราบิค มีรปู แบบการแสดงหลายรปู แบบ

เช่น ตัวเลข สกลุ เงนิ บญั ชี เปอร์เซ็นต์ เศษส่วน และเชงิ วทิ ยาศาสตร์ เป็นต้นรปู แบบการแสดงตัวเลขตา่ งๆสามารถ
ปฎิบัตไิ ดด้ ังนี้

1. ใช้เมาสค์ ลุมดาเซลลท์ ่ตี ้องการกาหนดใหเ้ ป็นตวั เลข
2. คลกิ ปุม่ ขวาของเมาส์แล้วเลอื กจดั รปู แบบเซลล์
3. เลือกแทบ็ ตวั เลข
4. เลือกรูปแบบตวั เลข
5. ตกลง
3. รูปแบบการแสดงตัวเลข
1. รปู แบบทว่ั ไปเม่ือเปดิ ใช้โปรแกรม Microsoft Office Excel 2013 แล้วพมิ พต์ วั เลขลงไป โปรแกรมจะ
ต้ังค่าให้เป็นแบบทวั่ ไปและจะจัดขอ้ มูลใหอ้ ยูด่ า้ นขวาล่างเสมอ
2. แบบตัวเลข ขอ้ มลู ที่เปน็ แบบตวั เลขจะจัดชดิ ขวาล่างเสมอพรอ้ มกับทศนยิ ม 2 ตาแหนง่ ใหเ้ ปน็ การ
เร่ิมต้น ถา้ ต้องการปรับสามารถปรับเปลี่ยนได้ ถ้าต้องการใหม้ ตี วั ข้ันหลักพนั จะตอ้ งใชเ้ มาสค์ ลิกใหม้ เี ครอื่ งหมายถกู
ตาแหน่งข้นั หลกั พนั
3. แบบสกลุ เงิน ขอ้ มลู ทเี่ ปน็ แบบสกลุ เงินจะกาหนดคา่ เรมิ่ ตน้ โดยใส่ทศนิยม 2 ตาแหน่ง ถา้ ต้องการ

สามารถปรบั เปลี่ยนได้
4. แบบบญั ชี ข้อมลู ทเ่ี ป็นแบบบญั ชีจะกาหนดค่าเรมิ่ ตน้ โดยใส่ ทศนยิ ม 2 ตาแหนง่ โดยใส่ขั้นหลกั พนั และ

มีสกลุ เงินเปน็ บาทไทย โดยโปรแกรมจะกาหนดใหส้ กลุ เงนิ อยชู่ ิดซา้ ยจานวนตวั เลขอยชู่ ิดขวา ถ้าตอ้ งการปรบั เปลี่ยน
ทศนิยมสามารถปรับเปลี่ยนได้

5. แบบเปอรเ์ ซน็ ต์ ถ้าข้อมลู เป็นข้อมลู แบบเปอรเ์ ซน็ ตท์ างโปรแกรมจะกาหนดค่าเรมิ่ ต้นดดยใส่ทศนยิ ม 2
ตาแหน่ง ถา้ ตอ้ งการสามารถปรบั เปล่ยี นได้

6. แบบเชงิ วทิ ยาศาสตร์ ถ้าขอ้ มูลเป็นแบบเชงิ วิทยาศาสตรท์ างโปรแกรมจะกาหนดคา่ เริม่ ตน้ โดยใส่
ทศนยิ ม 2 ตาแหน่ง ถ้าต้องการสามารถปรบั เปล่ียนได.้

4. รูปแบบการแสดงวันท่แี ละเวลา
ขอ้ มูลท่ีแบบเปน็ โปรแกรมและวนั ที่ ผูใ้ ช้โปรแกรมจะต้องกาหนดรูปแบบตามท่ตี อ้ งการแลว้ จึงทาการ

ป้อนข้อมลู ลกั ษณะการปอ้ นข้อมลู ตอ้ งใช้ / ระหวา่ งไว้ เชน่ วัน/เดือน/ปี โปรแกรมจะแสดงตามรปู แบบท่กี าหนด
ขอ้ มลู ทเ่ี ปน็ รปู แบบเวลาผใู้ ชจ้ ะตอ้ งกาหนดรปู แบบตามท่ตี ้องการแลว้ จึงทาการป้อนขอ้ มลู โดยลกั ษณะการป้อน
ข้อมลู ต้องใช้ : ขั้นระหวา่ ง แล้วโปรแกรมจะทาการแสดงตามรูปแบบเวลาตามทก่ี าหนด

1. รปู แบบการแสดงวันทสี่ ามารถปฎิบตั ิไดด้ งั นี้
(1) ใช้เมาส์คลมุ ดาเซลล์ท่ตี อ้ งการกาหนดรูปแบบวันท่ี

(2) คลิกป่มุ ขวาของเมาส์แลว้ เลอื กจัดรปู แบบเซลล์

(3) เลอื กแทบ็ ตัวเลข
(4) เลอื กวนั ที่
(5) เลอื กกาหนดรปู แบบวันท่ตี ามท่ตี อ้ งการ
(6) ตกลง

(7) ผลลัพธ์

2. รูปแบบการแสดงเวลาสามรถปฎบิ ัติไดด้ ังนี้
(1) ใช้เมาส์คลมุ ดาเซลลท์ ีต่ อ้ งการกาหนดรปู แบบเวลา

(2) คลิกขวาของเมาสแ์ ล้วเลอื กจัดรปู แบบเซลล์

(3) เลอื กแทบ็ ตัวเลข
(4) เลอื กวนั ที่
(5) เลอื กกาหนดรปู แบบวันท่ตี ามท่ตี อ้ งการ
(6) ตกลง

(7) ผลลัพธ์

เรอื่ งท่ี 3 วธิ ีการปอ้ นขอ้ มลู ลงในเซลล์
วิธีป้อนข้อมูลลงในเซลล์เมอื่ เปิดเวิร์กบุ๊คเปลา่ ขึ้นมาใชง้ านโปรแกรมจะกาหนดชอ่ื สมดุ งาน1.xlsx ใหโ้ ดย

อัตโนมัติ และจะกาหนดให้ Active Cell อยู่ท่เี ซลล์ A1 โดยสมุดงานจะกาหนดแผน่ งานจานวน 1 แผน่
คือ Sheet1 ผู้ใชโ้ ปรแกรมสามารถกาหนดรูปแบบเซลล์ใหเ้ ป็นไปตามลกั ษณะของข้อมลู ก่อนทาการปอ้ นขอ้ มลู ตอ้ ง
ทราบลักษณะของเมาส์ในแบบต่าง ๆ ตามตาราง ดังนี้

1. วธิ ปี อ้ นขอ้ มูลลงในเซลล์

เมื่อทาการกาหนดรปู แบบเซลลต์ ามลกั ษณะของขอ้ มลู แล้วผใู้ ช้โปรแกรมสามารถทาการปอ้ นข้อมลู ได้ ซึ่งการ
ปอ้ นข้อมลู มหี ลายลักษณะดงั น้ี

1. เลือกเซลลท์ ่ตี อ้ งการแล้วพมิ พข์ อ้ มลู ลงไปโดยขอ้ มลู จะปรากฏในแถบสตู รคานวณ พรอ้ มกบั ข้อมลู ใน
เซลล์

2. การแกไ้ ขขอ้ มลู ในกรณที พี่ ิมพ์ข้อมลู ผดิ พลาดแลว้ ต้องการแก้ไขข้อมูลใหใ้ ชเ้ มาส์คลิกเซลลท์ ่ีตอ้ งการ

แกไ้ ข แลว้ ใช้เมาส์คลิกท่แี ถบสูตรทาการแกไ้ ข หรือ ดับเบลิ คลกิ ที่เซลลข์ ้อมลู แลว้ ทาการแกไ้ ขข้อมลู
3. ข้อมลู ท่ีปอ้ นเป็นประเภทขอ้ ความ โปรแกรมตารางคานวณ (Microsoft Office Excel 2013) จะจัดชิด

ซ้ายล่างของเซลลเ์ สมอ
4. ข้อมูลประเภทตัวเลขวนั ท่ี และ เวลาผลลพั ธจ์ ากสูตรและฟงั กช์ นั โปรแกรมตารางคานวณ (Microsoft

Office Excel 2013) จะจดั ชดิ ขวาล่างของเซลลเ์ สมอ
5. ในกรณที ป่ี ้อนข้อมูลตวั เลขใดๆแลว้ ถา้ ปรากฏเครอ่ื งหมาย “#” เตม็ เซลล์แสดงว่าความกวา้ งของเซลล์

ไมเ่ พียงพอท่ีจะแสดงผล วิธีแกไ้ ขใหท้ าการขยายขนาดความกว้างของเซลล์นนั้
6. กรณปี ้อนข้อมลู ประเภทตัวอักษรทม่ี ีความกวา้ งมากกว่าเซลล์ข้อมลู จะแสดงบงั เซลล์ถดั ไปแตถ่ ้าหากมี

ขอ้ มูลในเซลลถ์ ัดไป ข้อมูลทีป่ อ้ นเกนิ เซลลจ์ ะไม่แสดงผล วิธีแก้ไขใหข้ ยายขนาดความกวา้ งของเซลล์ หรอื จดั รปู แบบ
เซลล์ “ยอ่ ให้พอด”ี

2. การปอ้ นขอ้ มลู ในช่วงเซลล์ทก่ี าหนด

การปอ้ นขอ้ มูลโดยปกตแิ ลว้ เมอื่ กด Enter โปรแกรมตารางคานวณ (Microsoft Office Excel 2013) จะ
เลื่อน Active cell ลงไปแถวดา้ นลา่ งเสมอ แต่ถ้าผู้ใชต้ ้องการป้อนขอ้ มูลในช่วงเซลล์ทีก่ าหนดสามารถปฏิบัติไดต้ าม
ความต้องการโดยมี 2 ลักษณะดงั น้ี

ลกั ษณะที่ 1 การปอ้ นขอ้ มลู ลักษณะช่วงเซลล์ขอ้ มูลทอ่ี ยูต่ ดิ กนั สามารถอยู่ตดิ กัน สามารถปฏิบตั ิไดด้ ังนี้
1. คลุมดาช่วงเซลลท์ งั้ หมดทตี่ ้องการปอ้ นข้อมลู
2. ทาการปอ้ นขอ้ มูล Active cell จะใหป้ อ้ นเซลลบ์ นซา้ ยสดุ ก่อนเสมอ เมอื่ กด Enter จะพบวา่ Active

cell จะเล่ือนจากบนลงลา่ งจนครบทุกเซลล์ตามแนวคลมุ ดาและจะเลอื่ นจากซ้ายไปขวาจนครบทกุ เซลล์ตามแนว
คลุมดา

3. เมือ่ ปอ้ นขอ้ มูลจนถึงเซลลส์ ดุ ท้ายของช่วงเซลลท์ ก่ี าหนดหากมีการกดป่มุ Enter จะมผี ลให้ Active
cell เลื่อนกลบั ไปยัง ณ ตาแหนง่ เซลลซ์ า้ ยบนสดุ ของแนวการคลมุ ดาเสมอ
ลกั ษณะที่ 2 การป้อนขอ้ มูลเฉพาะเซลลข์ ้อมูลทีเ่ ลอื ก สามารถปฏบิ ตั ไิ ด้ดังน้ี

1. เลอื กคลมุ ดาเซลล์เฉพาะทต่ี ้องการป้อนขอ้ มลู โดยการกด Ctrl คา้ งไว้แล้วใชเ้ มาส์คลกิ เลือกเซลลท์ ี่
ตอ้ งการ

2. ทาการป้อนข้อมลู โดยโปรแกรมจะใหป้ อ้ นข้อมูลในตาแหนง่ ทีเ่ ลือกคร้งั สุดทา้ ยกอ่ นเม่อื
กด Enter พบวา่ Active cell จะเล่อื นไปตาแหนง่ เซลลท์ ีเ่ ลอื กเปน็ ครงั้ แรกและตามลาดบั การเลือกเซลล์ครบทุก
เซลล์

3. เม่ือปอ้ นขอ้ มลู จนถงึ เซลลส์ ดุ ทา้ ยทเ่ี ลอื กเซลล์ หากมีการกดป่มุ Enter จะมีผลให้ Active cell เล่ือน
กลับไปยงั ณ ตาแหนง่ เซลลแ์ รกทเ่ี ลอื กเสมอ

3. การปอ้ นขอ้ มลู ทมี่ ีคา่ ซา้ กนั ในชว่ งเซลล์ขอ้ มูลทกี่ าหนด

การปอ้ นขอ้ มลู ท่ีมคี ่าเดยี วกันในเซลล์หลายๆเซลล์ โดยทไ่ี มต่ อ้ งทาการคดั ลอกขอ้ มลู ให้เสยี เวลาสามารถปฏบิ ัตไิ ด้
ตามความต้องการโดยมี 2 ลกั ษณะดงั น้ี

ลกั ษณะท่ี 1 การปอ้ นข้อมลู ทมี่ คี ่าซา้ กนั ในชว่ งเซลล์ขอ้ มลู ท่ีอย่ตู ดิ กนั สามารถปฏบิ ตั ไิ ด้ดังน้ี
1. คลุมดาช่วงเซลลข์ อ้ มลู ทตี่ อ้ งการป้อนขอ้ มูล
2. พิมพข์ อ้ ความทตี่ อ้ งการ Active cell จะเลื่อนไปใหป้ อ้ นขอ้ มลู ทเ่ี ซลลบ์ นดา้ นซ้าย
3. จากนัน้ กดปุ่ม Ctrl+Enter จะพบว่าทกุ เซลล์ในช่วงทเี่ ลือกจะมีข้อมูลเหมอื นกนั ทกุ เซลล์

ลกั ษณะท่ี 2 การปอ้ นขอ้ มลู ท่มี คี ่าซ้ากนั ในเซลล์ข้อมลู ทเี่ ลือกสามารถปฏบิ ตั ไิ ดด้ ังนี้
1. คลุมดาเซลลเ์ ฉพาะที่ตอ้ งการ โดยกด Ctrl ค้างไวแ้ ลว้ ใช้เมาสค์ ลกิ เลอื กเซลลท์ ่ตี อ้ งการ
2. ทาการป้อนข้อมูล โดยโปรแกรมจะใหป้ อ้ นขอ้ มลู ในตาแหน่งที่เลอื กครัง้ สดุ ทา้ ย
3. จากนนั้ กดปุ่ม Ctrl+Enter จะพบว่าทกุ ๆ เซลลท์ ีเ่ ลอื ก จะมีข้อมูลเหมอื นกนั ทุกเซลล์
4. การปอ้ นข้อมลู หลายบรรทัดในเซลลเ์ ดียวกัน

ขอ้ มูลที่นามาปอ้ นลงในเซลลถ์ ้ามปี รมิ าณมากกวา่ ความกวา้ งของเซลล์ ไมส่ ามารถขยายความกว้างของเซลลไ์ ด้ และ
จะต้องอยู่ในเซลลเ์ ดียวกัน สามารถปฏบิ ัตไิ ดด้ ังนี้

1. เลือกเซลลท์ ตี่ ้องการปอ้ นข้อมลู
2. พิมพ์ข้อมลู ที่ต้องการลงไปในเซลลท์ ี่ Active cell อยู่
3. กดปมุ่ Alt+Enter จะพบวา่ ข้อมลู ทพ่ี ิมพจ์ ะแสดงในเซลลเ์ ดยี วกันทง้ั หมดโดยทไ่ี มม่ กี ารขยายความกว้าง
ของเซลลแ์ ตจ่ ะขยายความสงู ของเซลลเ์ ท่านนั้ หรือกดป่มุ ตดั ข้อความ
5. การปอ้ นขอ้ มูลแบบเติมเองอัตโนมตั ิ
การปอ้ นข้อมลู ลงในเซลลท์ ี่เปน็ ชดุ แบบเรยี งลาดบั เชน่ ตัวเลข เวลา หรอื ขอ้ ความท่ีมตี วั เลขกากับโปรแกรม
ตารางคานวณ (Microsoft Office Excel 2013) สามารถทาการคดั ลอกแบบเติมข้อมลู เองตามลาดับโดยอตั โนมัติ
หรือเรยี กว่า AutoFill มีข้นั ตอนการปฏิบตั ิดงั นี้
1. ป้อนขอ้ มูลเรมิ่ ต้น เช่น ตัวเลขลาดบั ที่ เวลา หรอื พ.ศ. เปน็ ต้น
2. เลอื่ นเมาสไ์ ปยังมมุ ขวาลา่ งสุดของเซลลท์ ีต่ ้องการจะปรากฏเคร่ืองหมายกากบาทเลก็ ๆ สีดาเรยี กวา่ “Fill
Handle”
3. คลกิ เมาสด์ ้านซา้ ยค้างไวแ้ ล้วลากเมาส์ไปยังเซลลป์ ลายทางทตี่ ้องการ แลว้ จงึ ปลอ่ ยเมาสโ์ ปรแกรมตาราง
คานวณ (Microsoft Office Excel 2013) จะทาการเตมิ ขอ้ มลู เรยี งตามลาดบั ใหโ้ ดยอัตโนมตั ิ

เรื่องท่ี 4 การยกเลิกและการทาซา้
การยกเลิกและการทาซ้าเปน็ คาส่งั ทีใ่ ช้ในกรณที มี่ กี ารปอ้ นข้อมลู แล้วผู้ใชโ้ ปรแกรมไม่ต้องการคาสง่ั น้ัน ๆ

สามารถยกเลิกคาสง่ั หรอื ใหท้ าคาส่ังเดมิ ไดต้ ามท่ีตอ้ งการ
1. การยกเลกิ (Undo)

การยกเลิกเปน็ คาสง่ั ยกเลกิ การทางานทลี ะคาสง่ั หรือหลายๆคาส่งั เพ่ือใหข้ อ้ มลู หรอื ขอ้ ความนั้น ยอ้ นหลงั
กลับไปสามารถปฏบิ ัตไิ ดห้ ลายวิธี ยกตวั อยา่ งดังน้ี
วิธีท่ี 1 คลิกปุ่มสามเหลย่ี มบนแถบเครอ่ื งมอื ด่วนตามข้นั ตอนดงั นี้

1. คลิกปุ่มสามเหล่ียม

2. เลอื กขัน้ ตอนลา่ สดุ ท่ตี อ้ งการยกเลิกคาสงั่
วธิ ีท่ี 2 คลิกท่ปี มุ่ ลกู ศร (ยอ้ นกลับ) ท่อี ยู่บนแถบเครอื่ งมือด่วนโปรแกรมจะทาการยกเลกิ คาส่งั การทางานทลี ะคาสงั่
วิธที ี่ 3 กดแป้นพิมพ์ Ctrl+Z โปรแกรมจะทาการยกเลกิ คาสง่ั การทางานทลี ะคาสงั่
2. การทาซา้ (Redo)
เม่อื มกี ารยกเลกิ คาส่งั แล้วถ้าต้องการใหก้ ลับไปทาซา้ เหมือนเดมิ สามารถทาได้หลายวธิ ยี กตัวอย่างดังนี้
วธิ ีท่ี 1 คลกิ ปุ่มสามเหลย่ี มบนแถบเครื่องมอื ดว่ นตามขนั้ ตอนดงั น้ี

1. คลกิ ปุ่มสามเหล่ียม
2. เลือกข้นั ตอนลา่ สุดทตี่ อ้ งการทาซา้
วธิ ที ่ี 2 คลิกท่ปี มุ่ ลกู ศร (ทาซา้ ) ท่อี ยบู่ นแถบเคร่อื งมอื ด่วนโปรแกรมจาทาการทาซา้ คาสง่ั ทที่ าไปทลี ะคาสงั่
วธิ ที ่ี 3 กดแป้นพิมพ์ Ctrl+Y โปรแกรมจะทาการทาซ้าคาสัง่ ท่ที าไปแล้วทลี ะคาสงั่

เรอ่ื งที่ 5 การปรับขนาดของแถวและคอลมั น์
1. การปรบั ความสงู ของแถว
การปรบั ความสงู ของแถว เราสามารถปฏบิ ัติได้ 2 วธิ ีดังน้ี
วิธีท่ี 1 ใชเ้ มาสป์ รับขนาดความสูงของแถว

ถ้าปรับ 1 แถว ไม่ต้องคลมุ ดาสามารถเลื่อนเมาสแ์ ล้วปรบั ไดเ้ ลย ถ้าตอ้ งการปรบั ความสงู หลาย ๆ แถว ใหใ้ ช้
เมาสค์ ลุมดาแถวท่ตี อ้ งการแล้วปรบั ความสงู ของแถวซง่ึ แตล่ ะแถวท่ีถูกคลุมดาจะมีขนาดเท่ากบั แถวทที่ าการปรับ
สามารถปฏิบตั ไิ ดด้ ังน้ี

1. เล่ือนเมาส์ไปตาแหนง่ ทแี่ บ่งแถว
2. กดปุ่มซา้ ยของเมาสค์ ้างไวแ้ ลว้ ลากให้ไดข้ นาดตามต้องการ
วธิ ที ่ี 2 ใช้คาสง่ั
1. ใชเ้ มาสค์ ลกิ เลอื กแถวทต่ี ้องการขยาย
2. คลกิ เมาสป์ มุ่ ขวาแลว้ เลอื ก ความสงู ของแถว
3. ระบุตัวเลขที่ต้องการ
4. ตกลง
2. การปรบั ความกวา้ งของคอลัมน์
การปรบั ความกวา้ งของคอลัมน์ เราสามารถปฏบิ ตั ิได้ 2 วธิ ี ดังนี้

1. ใช้เมาสป์ รบั ขนาดความกว้างของคอลัมน์ ถ้าปรบั 1 คอลมั น์ไมต่ อ้ งคลมุ ดาสามารถเลื่อนเมาสแ์ ลว้ ปรบั
ไดเ้ ลย ถา้ ต้องการปรบั ความกว้างหลาย ๆ คอลมั น์ ให้ใชเ้ มาส์คลุมดาคอลัมนท์ ตี่ ้องการแลว้ ปรบั ใชเ้ มาสป์ รบั ความ
กว้างของคอลมั นซ์ ่งึ แตล่ ะคอลัมนท์ ่ีถูกคลุมดาจะมีขนาดเท่ากบั คอลัมน์ที่ทาการปรบั สามารถปฏบิ ตั ิได้ดงั น้ี

1. เลื่อนเมาส์ไปตาแหนง่ ท่แี บ่งคอลมั น์
2. กดปุ่มซา้ ยของเมาสค์ า้ งไวแ้ ล้วลากให้ได้ขนาดตามตอ้ งการ
2. ใชค้ าส่ัง
1. ใช้เมาส์คลิกเลือกคอลมั นท์ ี่ตอ้ งการขยาย
2. คลกิ เมาสป์ มุ่ ขวาแล้วเลือก ความกวา้ งคอลมั น์

3. ระบุตัวเลขทต่ี ้องการ

4. ตกลง
เรือ่ งท่ี 6 การกาหนดชือ่ ใหก้ บั เซลลห์ รอื กลุ่มเซลล์
การกาหนดชอ่ื ใหก้ ับเซลลห์ รอื กลุม่ เซลลก์ เ็ พือ่ ความสะดวกในการเรยี กใชง้ าน เชน่ กรณีทตี่ อ้ งการขอ้ มูลคา่ ใช้จ่าย

ของนกั ศกึ ษากส็ ามารถเรยี กใชง้ านได้ ในการตงั้ ชอื่ เซลลห์ รอื กลุม่ เซลลจ์ ะตอ้ งต้งั ช่อื ใหส้ อ่ื ความหมายเขา้ ใจง่ายและ
นามาใชอ้ า้ งองิ ได้ สามารถปฏบิ ัตไิ ดด้ งั น้ี

1. คลกิ เลอื กเซลลห์ รอื กลมุ่ เซลล์ท่ตี อ้ งการ

2. พมิ พ์ช่อื ทีต่ อ้ งการลงในกล่องชื่อเซลล์แล้วกด Enter
เรอ่ื งที่ 7 การเรยี กใชเ้ ซลล์หรอื กล่มุ เซลล์
เม่ือมกี ารกาหนดชอื่ เซลล์หรอื กล่มุ เซลลแ์ ล้วเราสามารถเรียกใชเ้ ซลล์หรอื กลมุ่ เซลล์ไดต้ ามความต้องการดงั นี้

1. คลิกเมาส์ทก่ี ลอ่ งช่ือเซลล์
2. เลือกชอ่ื เซลลห์ รอื กลมุ่ เซลล์ท่ตี อ้ งการ
3. ผลลพั ธ์ จะปรากฏกลมุ่ เซลลท์ เ่ี ลอื กไว้

เรื่องท่ี 8 การคดั ลอกขอ้ มลู
การคดั ลอกขอ้ มลู (Copy) เป็นการทาสาเนาขอ้ มูล ในกรณที ่มี ขี ้อมลู ซ้ากันหลายๆที่ ไมจ่ าเป็นจะต้องพิมพข์ อ้ มูลซา้ ๆ
กันเพราะจะทาใหเ้ สยี เวลาในการทางาน ดังนัน้ เพื่อความสะดวกและรวดเรว็ ในการทางาน โดยใชว้ ิธีการคัดลอก

ขอ้ มูลได้ สามารถปฏิบัตไิ ด้ 2 วธิ ี ดงั นี้
1. ใช้แทบ็ ริบบอน สามารถปฏบิ ัตไิ ด้ดงั นี้

1. ใชเ้ มาส์คลมุ ดาเลือกเซลล์ทีต่ ้องการคดั ลอก

2. ใช้เมาส์กดปมุ่ คดั ลอกหรอื กดแปน้ พิมพ์ Ctrl+C
3. เลอื กตาแหนง่ เซลลท์ ่ตี อ้ งการวาง
4. ใช้เมาส์กดปมุ่ วางหรือกดแปน้ พมิ พ์ Ctrl+V

5. จะได้ผลลพั ธก์ ารคัดลอกข้อมลู
2. ใชแ้ ถบเคร่ืองมือขนาดเล็ก (Mini Toolbar) สามารถปฏิบัตไิ ด้ดงั นี้

1. ใช้เมาส์คลมุ ดาเลอื กเซลลท์ ี่ต้องการคัดลอก

2. คลิกเมาสป์ มุ่ ขวาแล้วเลือก คัดลอก
3. เลือกตาแหน่งที่ต้องการวาง
4. คลิกเมาส์ปมุ่ ขวาแลว้ เลอื ก วาง

5. จะไดผ้ ลลพั ธ์การคัดลอกข้อมลู
เร่อื งท่ี 9 การย้ายขอ้ มลู

การย้ายข้อมลู (Cut) เป็นการนาข้อมลู จากเซลลห์ น่ึงไปยงั อกี เซลลห์ นง่ึ ในกรณีทพ่ี ิมพข์ ้อมลู ผิดตาแหน่ง

เราไมจ่ าเปน็ จะต้องพมิ พ์ข้อมลู ใหม่ เพราะจะทาใหเ้ สยี เวลาในการทางาน ดังนนั้ เพอ่ื ความสะดวกรวดเร็วในการ
ทางาน สามารถใช้วธิ กี ารยา้ ยขอ้ มลู ได้สามารถปฏิบัตไิ ด้ 2 วิธี ดังนี้
1. ใชแ้ ทบ็ รบิ บอน สามารถปฏบิ ัติได้ดงั น้ี

1. ใชเ้ มาสค์ ลุมดาเลอื กเซลลท์ ่ตี อ้ งการยา้ ยขอ้ มลู

2. ใชเ้ มาสก์ ดปมุ่ ตดั หรือ กดแปน้ พิมพ์ Ctrl+X

3. เลอื กตาแหน่งทต่ี อ้ งการวาง
4. ใช้เมาส์กดปมุ่ วางหรือ กดแป้นพมิ พ์ Ctrl+V
5. จะไดผ้ ลลัพธก์ ารย้ายขอ้ มูล

2. ใชแ้ ถบเครอ่ื งมือขนาดเล็ก (Mini Toolbar) สามารถปฏบิ ตั ิได้ดงั น้ี
1. ใช้เมาสค์ ลมุ ดาเลือกเซลล์ทต่ี อ้ งการย้ายข้อมลู
2. คลกิ เมาสป์ มุ่ ขวาแล้วเลือก ตัด

3. เลือกตาแหน่งทตี่ อ้ งการวาง
4. คลกิ ป่มุ เมาสป์ ุ่มขวาแลว้ เลือก วาง
5. จะไดผ้ ลลัพธก์ ารย้ายขอ้ มูล

เรอื่ งท่ี 10 การลบขอ้ มูล
การลบข้อมลู (Delete) เปน็ การนาข้อมูลทไี่ มต่ ้องการออกจากแผ่นงานในกรณที ี่พิมพ์ขอ้ มลู ผิดพลาดจะ

เป็นเซลลห์ รอื กลมุ่ เซลล์ ลบท้งั แถวหรอื ทั้งคอลัมนก์ ไ็ ด้ เราสามารถลบขอ้ มลู ได้หลายกรณี ตวั อย่างเชน่

1. ลบเฉพาะข้อมูลแต่ตาแหนง่ เซลลจ์ ะอย่เู หมอื นเดิม
ผู้ใช้โปรแกรมสามารถคลมุ ดาข้อมลู ท่ตี อ้ งการลบแล้วกดปมุ่ Delete สามารถปฏบิ ตั ไิ ดด้ งั น้ี

1. ใชเ้ มาสค์ ลมุ ดาเลือกเซลลท์ ตี่ อ้ งการลบข้อมูล

2. กดปุม่ Delete ข้อมลู จะหายไป
2. ลบข้อมูลแล้วตาแหน่งเซลลจ์ ะมกี ารเปลย่ี นแปลงตามเงอ่ื นไข สามารถปฏิบตั ิไดด้ ังนี้

1. ใช้เมาสค์ ลมุ ดาเลือกเซลลท์ ีต่ ้องการลบขอ้ มลู

2. คลกิ เมาส์ปมุ่ ขวาแล้วเลือก ลบ
3. จะปรากฏ Dialog Box ใหเ้ ลือกลบขอ้ มูลตามเงอื่ นไขทต่ี อ้ งการแล้วกดตกลง
3. ลบขอ้ มูลทัง้ แถว สามารถปฏิบตั ิได้ดังน้ี

1. คลกิ เลอื กทงั้ แถว แถวที่ 2
2. คลกิ เมาส์ปมุ่ ขวาแลว้ เลอื ก ลบ
3. ผลลพั ธิ์ แถวท่ี 2 จะหายไป

4. ลบข้อมลู ท้งั คอลัมน์ สามารถปฏบิ ตั ิได้ดงั นี้
1. คลกิ เลอื กทงั้ คอลัมน์
2. คลิกเมาส์ปุ่มขวาแลว้ เลือก ลบ

3. ผลลพั ธ์ ข้อมลู ชอ่ื -สกุล จะหายไป