PENTADBIRAN_DAN_PENGURUSAN_PEJABAT_pdf

PENTADBIRAN DAN
PENGURUSAN PEJABAT

AHSAN AHMAD
KETUA PENOLONG PENDAFTAR KANAN

BAHAGIAN SUMBER MANUSIA
JABATAN PENDAFTAR

1

Panduan Pengurusan Pejabat

 Pekeliling Perkhidmatan Bil 5 Tahun 2007

 Pekeliling ini diharap dapat membantu agensi awam
melaksanakan urusan pentadbiran pejabat dengan lebih cekap,
teratur dan berkesan.

 Panduan Pengurusan Pejabat digubal berasaskan Arahan
Perkhidmatan dan ditambah baik dengan mengambil kira
kemajuan bidang teknologi maklumat dan multimedia di
samping mengekalkan kaedh pelaksanaan tugs secra
tradisional terutama di pejabat jabatan/agensi kecil di peringkat
negeri, daerah, Pihak Berkuasa Berkanun atau Pihak Berkuasa
Tempatan

2

PENGURUSAN AM
PEJABAT

(Bahagian I)

3

PERANAN KERAJAAN

• Kerajaan berperanan membangunkan negara
untuk kepentingan dan kesejahteraan rakyat

• Agensi kerajaan bertanggung jawab:

• melaksanakan dasar dan rancangan
kerajaan dengan cekap dan berkesan

• Mengoptimumkan penggunaan semua
sumber

• Mencegah pembaziran dan salah guna

• Memberi khidmat terbaik kepada orang
ramai

4

WAWASAN

 “UKM bertekad menjadi Universiti
terkehadapan yang mendahului langkah
masyarakat dan zamannya bagi
membentuk masyarakat dinamis,
berilmu dan berakhlak mulia”

5

A. Tanggungjawab Ketua
Jabatan

Ketua Jabatan bertanggung jawab mentadbir agensi
dengan cekap dan berkesan:

• menyedia dan memastikan kakitangan
memahami dan menghayati Visi, Objektif, Fungsi,
Piagam Pelanggan, Carta Organisasi

• Menyedia SKT jabatan dan individu

• Menggalakkan perhubungan sihat antara
pegawai

• Mengadakan program kebajikan

• Menggunakan aplikasi psikologi dalam
pengurusan sumber manusia

• Menyedia dan melaksana program kualiti jabatan

6

B. PERANAN KETUA JABATAN

• Menyemak semula fungsi jabatan

• Menilai semula aktiviti jabatan
• Mengemakini undang-udang dan peraturan
• Mengadakan perhimpunan bulanan
• Memastikan ruang pejabat mengikut spesifikasi
• Menyediakan senarai tugas
• Kemudahan Komunikasi
• Perkhidmatan Pos

7

UNDANG-UNDANG DAN
PERATURAN

• Undang-undang dan peraturan yang berkaitan
dengan fungsi jabatan perlu difahami dan
dipatuhi.

• undang-undang dan peraturan perlu dikemas kini
supaya sentiasa relevan.

8

SENARAI TUGAS

Senarai tugas perlu dikemaskini jika berlaku:
• Pertukaran dasar Kerajaan atau objektif jabatan
• Pengstukturan semula organisasi
• pengurangan /penambahan fungsi jabatan
• pengurangan /penambahan jumlah kakitangan
• perubahan dalam sistem atau cara bekerja

9

KEMUDAHAN KOMUNIKASI

Alat komunikasi bertujuan memudahkan pegawai
melaksanakan tugas dengan cekap dan berkesan. Ia
perlu digunakan dengan berhemah dan dihadkan
kepada urusan rasmi sahaja.

• perkhidmatan Pos: stem, Mesin Franking, pos jelas,
online, dan lain-lain

• telegram

• telefon : talian tetap, telefon bimbit

• faksimili

• persidangan video

• komunikasi manual

• kemudahan komunikasi secara elektronik : e-mel,

SMS dan lain-lain 10

KEBERSIHAN PEJABAT

• asingkan bahan yang tidak bernilai, buang
barang yang tidak perlu.

• menyusun atur peralatan yang dibekalkan
• membersihkan peralatan, tempat bertugas dan

mencegah segala kecacatan terutama selepas
bertugas.
• menyimpan dokumen di tempat yang ditetapkan.

11

MENCEGAH KEBAKARAN

• pelan tindakan kebakaran dipamerkan.
• panduan, tanda arah dan simbol pencegahan

kebakaran yang jelas dan sentiasa dikemaskin
• pemeriksaan alat pemadan api secara berkala
• latihan mencegah kebakaran secara berkala
• bilik simpanan rekod tahan api/bilik kebal

12

KHIDMAT NASIHAT

• perundangan : Jabatan Peguan Negara
• kewangan : Perbendaharaan Malaysia, Jabatan

Akauntan Negara dan Jabatan Audit Negara
• keselamatan : Ketua Pegawai Keselamatan

Kerajaan, Kementerian Keselamatan Dalam
Negeri dan Polis Diraja Malaysia
• keselamatan ICT : Unit Permodenan Tadbiran dan
Perancangan Pengurusan Malaysia (MAMPU)
• personel : Jabatan Perkhidmatan Awam
• sistem dan cara kerja : MAMPU
• pengurusan rekod kerajaan : Jabatan Arkib
Negara

13

PENTADBIRAN
SUMBER MANUSIA

(Bahagian II)

14

REKOD PERKHIDMATAN
PEGAWAI

• Maklumat perkhidmatan pegawai hendaklah
direkodkan dengan teratur, lengkap dan terkini.

• maklumat direkod dalam sistem komputer atau
buku rekod perkhidmatan.

• rekod secara manual hendaklah menggunakan
dakwat kekal

• pegawai bertanggung jawab memaklumkan
perubahan maklumat diri supaya rekod
peribadinya terkini.

15

REKOD PERKHIDMATAN
PEGAWAI

Maklumat peribadi pegawai:
• nama
• tarikh dan tempat lahir
• nombor kad pengenalan
• nombor KWSP
• agama
• kelayakan akademik
• nama, nombor kad pengenalan dan alamat waris

16

Maklumat Perkhidmatan:
• nama jawatan, tarikh lantikan, pengesahan

dalam perkhidmatan, pemberian taraf
berpencen/KWSP
• keputusan peperiksaan jabatan
• tindakan tatatertib
• Kenaikan pangkat, pemangkuan dan tanggung
kerja
• kursus dan latihan yang dihadiri dan ikatan
perjanjian (jika ada)

17

• cuti yang memberi kesan terhadap perkhidmatan
pegawai

• semua jenis pinjaman dari kerajaan
• kurniaan dan anugerah
• kelayakan kemudahan berkala, seperti: bantuan

pakaian panas, tambang mengunjungi wilayah
asal dlln.

18

REKOD KEHADIRAN

• rekod kehadiran pegawai (waktu sampai dan
waktu meninggalkan pejabat) hendaklah
disimpan dan diselenggara.

• kaedah yang sesuai boleh digunakan
• jadual tugas yang mengandungi maklumat cuti,

berkursus dan bertugas di luar pejabat sentiasa
dikemaskini dan dipamerkan

19

PENILAIAN PRESTASI

• penilaian berasaskan sasaran kerja tahunan (SKT)

• penilaian dibuat secara berterusan

• tahap prestasi yang perlu dicapai dimaklumkan
kepada pegawai yang dinilai.

• pegawai yang dinilai diberi peluang memberikan
pandangan mengenai prestasinya.

• penilaian prestasi adalah instrumen

meningkatkan motivasi dan prestasi pegawai

20

MEMUPUK BUDAYA KERJA
POSITIF

• mewujud semangat kerja berpasukan
• menampilkan ciri kepimpinan yang baik dan

berkesan
• memberi tunjuk ajar, kaunseling dan bimbingan
• memberi tanggung jawab dan kepercayaan

kepada pegawai
• memberi pengiktirafan dan penghargaan kepada

pegawai

21

PEMBANGUNAN MODAL INSAN

• latihan yang sesuai di dalam/luar jabatan
• laluan kerja dan perancangan penggantian
• pusingan kerja mengikut tempoh masa yang

sesuai
• pendedahan yang bersesuaian untuk menambah

pengetahuan dan pengalaman kerja di organisasi
lain.

22

KEPERIBADIAN DAN
KETERAMPILAN
( Bahagian III)

23

KEPERIBADIAN DAN
KETRAMPILAN

 KEPERIBADIAN
 TATAKELAKUAN
 PAKAIAN
 TANDA NAMA

24

KEPERIBADIAN

 Sentiasa (semasa menjalankan tugas
atau diluar masa bertugas) menjaga dan
memelihara:

• Penampilan diri
• Cara berpakaian
• Cara bekerja
• Tatakelakuan,disiplin dan
• Adab sopan

25

KEPERIBADIAN

 Memiliki keperibadian unggul

 M•••••••••eIRPCIMBkPnnmriereeaeotnoerskivhatwdllaauiatitukuriarlptftkiaiwfotlpiarfirseoanfnteesdional competency yang tinggi:

26

KEPERIBADIAN

 Meningkatkan keutuhan jabatan melalui penghayatan
nilai-nilai murni:

• Berintegriti
• Boleh mengawal emosi
• Bertindak secara bijaksana dan berhemah
• Pendekatan yang fleksibel tetapi tegas
• Mempunyai keazaman dan kegigihan
• Amanah, jujur dan boleh dipercayai
• Berkhidmat untuk kepentingan awan dan negara
• Berani dan sanggup menerima cabaran
• Berfikiran positif
• Stabil dalam kehidupan bekeluarga, peribadi dan kerjaya

27

BERINTEGRITI

 Mempunyai kualiti diri dan berpegang kuat kepada moral
yang baik

 Bertindak selaras dengan nilai-nilai yang baik

 Konsisten untuk menegakkan kebenaran dan
mengotakan apa yang dikata

 Terbuka dan terus terang dalam menyampai idea,
cadangan dan teguran

 Menjadikan diri dihormati kerana kerana tindakan dibuat
berasaskan nilai murni

28

BOLEH MENGAWAL EMOSI

 Kesabaran yang tinggi, boleh mengawal emosi dalam
keadaan sukar, terdesak dan tertekan

 Tenang dan berhemah walaupun di dalam keadaan yang
sangat mencabar

29

BERTINDAK SECARA BIJAKSANA
DAN BERHEMAH

 Boleh menganalisis dan menjangka implikasi setiap
tindakan yang diambil

 Berhati-hati dan bijaksana mengambil tindakan supaya
tidak timbul suasana tidak sihat dalam organisasi, antara
organisasi atau tanggapan buruk terhadap organisasi

30

FLEKSIBEL TETAPI TEGAS

 Tidak rigid tetapi tegas dalam membentuk dan
melaksanakan dasar dan peraturan

 Fleksibel dalam mencari penyelesaian supaya
perlaksanaan dasar dan peraturan

 Bersikap terbuka dan boleh menganjak paradigma dan
tidak terikat kepada satu peraturan dan kaedah sahaja.

31

MEMPUNYAI KEAZAMAN DAN GIGIH

 Keazaman tinggi, tidak mudah putus asa, sanggup berkorban
masa dan tenaga untuk mencapai matlamat organisasi

 Menggunakan strategi dan kaedah lain yang bersesuaian untuk
memastikan objektif organisasi tercapai

32

AMANAH JUJUR DAN BOLEH
DIPERCAYAI

 Amanah, jujur dan ikhlas dalam menjalankan tugas
 Boleh dipercayai untuk menjalankan tugas dengan penuh

dedikasi

33

BERSEDIA BERKHIDMAT

 Bersedia berkhidmat untuk kepentingan negara dan
awam

 Sentiasa bertanggungjawab dan bersedia untuk
memberikan perkhidmatan yang sebaik mungkin untuk
kepentingan awam dan negara melebihi daripada
kepentingan peribadi

34

BERANI

 Berani dan sanggup menerima cabaran

 Mengemukakan pandangan secara berani tetapi secara
bertanggung jawab dan berhemah

 Menyahut cabaran untuk memajukan diri dan organisasi

 Mempunyai semangat dan keupayaan untuk
melaksanakan tugas yang mencabar dan sanggup
mengambil risiko dalam melaksanakannya

35

AKAUNTIBILITI

 Berpegang teguh kepada prinsip akauntibiliti
 Bertanggung jawab terhadap sesuatu tugas yang

diamanahkan

36

BERFIKIRAN POSITIF

 Yakin dan percaya sesuatu perkara itu boleh
dilaksanakan walaupun dalam suasana dan keadaan
yang sukar

 Percaya setiap masalah mempunyai jalan penyelesaian
 Menganggap sesuatu yang negetif itu boleh diperbaiki

37

KESTABILAN DALAM
KEHIDUPAN

 Kestabilan dalam kehidupan berkeluarga, peribadi dan
kerjaya

 Tiada masalah peribadi yang boleh menjejaskan tugas,
kepentingan perkhidmatan dan negara

 Rekod sahsiah yang baik yang boleh menjadi teladan
pegawai yang lain

38

TATAKELAKUAN

Pegawai hendaklah mempunyai disiplin
diri dengan mematuhi Aku Janji dan
tatakelakuan yang ditetapkan.

39

SURAT AKU JANJI

 Saya, ………………………….…No. K.P (baru)
…………………………… beralamat di
…………………………………………………………………...
dengan sesungguhnya berjanji bahawa saya akan mematuhi
Akta Badan-Badan Berkanun (Tatatertib dan Surcaj) 2000 (Akta
605) Perintah-Perintah Am, pekeliling dan surat pekeliling serta
peraturan dan arahan lain yang dikeluar dan dikuatkuasakan
oleh Kerajaan dari semasa ke semasa sepanjang perkhidmatan
saya dengan Kerajaan. Maka dengan itu saya berjanji
sebagaimana yang dikehendaki di bawah Peraturan 3, Akta
Badan-Badan Berkanun (Tatatertib dan Surcaj) 2000 (Akta
605), bahawa saya:

40

SURAT AKU JANJI

i) akan sentiasa taat kepada Yang di-Pertuan Agong, negara dan
Kerajaan;

ii) Akan sentiasa melaksanakan tugas dengan cermat, bersungguh-
sungguh, cekap, jujur, amanah dan bertanggungjawab;

iii) Tidak akan membelakangkan tugas awam demi kepentingan peribadi
saya;

iv) Tidak akan berkelakuan dengan cara yang mungkin menyebabkan
kepentingan bercanggah dengan tugas awam saya;

v) Tidak akan berkelakuan dengan cara yang boleh menimbulkan syak
yang munasabah bahawa saya telah membiarkan kepentingan
peribadi saya bercanggah dengan tugas rasmi sehingga menjejaskan
kegunaan saya sebagai pegawai awam;

41

SURAT AKU JANJI

 Tidak akan menggunakan kedudukan saya sebagai pegawai
awam bagi faedah diri saya sendiri;

 vii) Tidak akan berkelakuan dengan cara yang boleh
memburukkan dan mencemarkan nama perkhidmatan awam;

 viii) Tidak akan membawa sebarang bentuk pengaruh
atau tekanan luar untuk menyokong atau memajukan tuntutan
saya atau pegawai lain berhubung dengan perkhidmatan
awam; dan

 ix) Tidak akan ingkar perintah atau berkelakuan dengan

cara yang boleh ditafsirkan sebagai ingkar perintah.

42

SURAT AKU JANJI

 Saya sesungguhnya faham bahawa jika saya disabitkan kerana telah melanggar Aku
Janji ini, saya boleh dikenakan tindakan tatatertib mengikut Akta Badan-Badan
Berkanun (Tatatertib dan Surcaj) 2000 (Akta 605).

 Di hadapan:

 …………………………. (Nama Ketua Yang Diberi
…………………………………….

 (Tandatangan Pegawai)
Kuasa)

 …………………………. ……………………………….

 (Jawatan Pegawai) (Cop Rasmi
Jabatan)

43

PAKAIAN DAN TANDA NAMA

• memakai pakaian yang kemas dan sesuai
• mematuhi peraturan pakaian
• memakai pakaian seragam
• memakai tanda nama

44

PAKAIAN LELAKI

 Bagi pegawai-pegawai dalam Kumpulan A dan B, "lounge
suite" atau "bush-jacket" dengan bahan kain yang sesuai;
atau seluar panjang dengan baju kemeja dan bertali
leher; dan jika baju tersebut berlengan panjang, tangan
baju hendaklah jangan dilipatkan.

 Bagi pegawai-pegawai dalam Kumpulan C dan D, seluar
panjang berserta baju kemeja dengan warna yang
sesuai; baju hendaklah dimasukkan ke dalam; jika baju
tersebut berlengan panjang, tangan baju hendaklah
jangan dilipatkan.

45

PAKAIAN LELAKI

 Pakaian baju Melayu lengkap dengan bersamping; atau,
pakaian baju yang mirip dengan potongan baju Melayu
dan dipakai dengan seluar panjang; pakaian baju Melayu
dengan kain sarong tidak dibenarkan.

 Pada hari Sabtu atau hari bekerja separuh hari, pegawai-
pegawai awam yang tidak dikehendaki memakai pakaian
seragam boleh memakai baju batik berlengan panjang
atau pendek, dengan syarat baju batik yang dipakai itu
adalah buatan Malaysia.

46

PAKAIAN SEMASA BEKERJA

 "Jeans" atau seluar pendek tidak boleh dipakai
semasa bekerja.

 Kasut kulit atau lain-lain kasut yang sejenis
dengannya. Capal boleh dipakai dengan
pakaian baju Melayu yang lengkap dengan
bersamping.

 Selipar, kasut getah dan kasut sukan tidak
boleh dipakai semasa bekerja.

47

PAKAIAN WANITA

 Pakaian Kebangsaan atau pakaian kaum masing-masing
yang sesuai dipakai semasa bekerja. "Jeans", "slacks",
seluar pendek dan apa-apa pakaian yang menutup muka
tidak boleh dipakai semasa bekerja.

 Selipar, cerpu atau yang sejenis dengannya yang
mempunyai bentuk yang sesuai boleh dipakai dengan
pakaian yang ditetapkan; kasut sukan tidak boleh dipakai
semasa bekerja.

48

PAKAIAN WAKTU BEKERJA

 Pakaian seragam hendaklah sentiasa dipakai semasa
bekerja bagi mereka yang dibekalkan dengannya.

 Pegawai-pegawai awam tidak dibenarkan memakai
pakaian yang menjolok mata.

49

PENGURUSAN
PERHUBUNGAN

PELANGGAN
(Bahagian IV)

50