PENTADBIRAN_DAN_PENGURUSAN_PEJABAT_pdf

MENGUTAMAKAN PELANGGAN

• layanan yang mesra dan adil
• mewujdukan pejabat perkhidmatan pelanggan
• memperluaskan mekanisma penyebaran dan

penyampaian kemudahan perkhidmatan
• mengurangkan karenah birokrasi

51

KEMUDAHAN PELANGGAN

• telefon awam : membolehkan orang awam
membuat panggilan

• alat siar raya : menyampaikan maklumat dengan
jelas, cepat dan berkesan

• kafeteria : kemudahan kepada pelanggan
• galeri : pameran aktiviti jabatan
• kemudahan sukan dan riadah

52

PIAGAM PELANGGAN

• menyemak dan mengkaji jaminan kualiti
perkhidmatan yang dijanjikan

• pastikan jaminan kualiti perkhidmatan yang
dijanji dipatuhi setiap masa

• sediakan sistem pemulihan perkhidmatan bagi
mengukuhkan keyakinan pelanggan

• pamerkan piagam pelanggan di tempat strategik

53

PENGURUSAN ADUAN AWAM

• melantik pegawai perhubungan aduan
• pelbagai saluran untuk kemukakan masalah
• tempoh penyelesaian yang munasabah
• Sistem aduan dipertingkatkan mengikut peraturan

yang berkuatkuasa dari masa ke masa

54

SISTEM PENYAMPAIAN
PERKHIDMATAN
Bahagian V)

55

PERKHIDMATAN KAUNTER

• sediakan jumlah kaunter yang mencukupi
• memusatkan semua perkhidmatan kaunter di satu

lokasi
• menyediakan pelbagai perkhidmatan di setiap

kaunter
• kaunter khas untuk OKU dan warga emas
• sistem giliran
• buka kaunter pada masa yang dijanjikan

56

• sediakan borang maklumbalas pelanggan
• sediakan peti cadangan
• petugas kaunter mesra pelanggan, senyum dan

berbudi bahasa
• melantik penyelia kaunter
• membuat pemantuan perkhidmatan kaunter

57

SISTEM DAN PROSEDUR KERJA

• semak dan kaji sistem dan prosedur sedia ada
untuk memudahkan urusan.

• mengadakan Pusat Khidmat Setempat
• mempamerkan carta alir proses kerja
• mempamerkan senarai semak dalam proses

kelulusan sesuatu jenis permohonan
• mengeluarkan surat akuan terima
• memaklumkan pelanggan status permohonan

dan jangkamasa proses permohonan

58

MANUAL PROSEDUA KERJA
(MPK) DAN FAIL MEJA

• MPK hendaklah komprehensif bagi jabatan
• setiap pegawai mempunyai Fail Meja yang

lengkap dan kemas kini
• MPK dan Fail Meja perlu kemas kini setiap masa

59

BORANG PERMOHONAN

• kurangkan atau hapuskan penggunaan borang
bagi urusan tertentu.

• kaji penggabungan borang bagi sesuatu urusan
• gunakan borang untuk mengisi maklumat tertentu

sahaja
• borang hendaklah mudah diperolehi dari

pelbagai saluran

60

URUSAN SURAT
KERAJAAN

(Bahagian VI)

61

SURAT RASMI KERAJAAN

• alamat pengirim
• alamat penerima
• nombor rujukan
• tarikh surat
• tajuk surat
• pembukaan dan mengakhiri surat
• nombor perenggan, muka surat dan lampiran
• sediakan 3 salinan surat : penerima (salinan asal),

fail surat dan fail timbul
• tentukan taraf keselamatan surat

62

PENDAFTARAN DAN
PENGEDARAN SURAT

• surat khusus kepada Ketua Jabatan diserahkan
tanpa dibuka

• surat di alamat untuk perhatian pegawai tertentu
diserah kepada pegawai berkenaan

• pegawai yang bertanggung jawab sahaja boleh
membuka dan mendaftar surat mengikut
prosedur.

• surat hendaklah dimasukkan dalam fail
berkenaan.

63

PENDAFTARAN DAN PENGEDARAN SURAT

 semua surat perlu diambil tindakan segera
 surat keluar hendak salinan asal, lengkap

dengan tarikh, nombor rujukan, alamat yang
betul dan tanda tangan pegawai.
 penghantaran surat boleh dibuat melalui mesin
faksimili dan disusuli dengan surat asal

64

KESELAMATAN DOKUMEN

 RAHSIA BESAR - Dokumen rasmi atau maklumat rasmi
yang boleh menyebabkan kerosakan
 RAHSIA - yang amat besar kepada negara.

Contoh : Kertas-kertas jemaah
menteri, maklumat ketenteraan.

Dokumen rasmi atau maklumat rasmi
yang boleh membahayakan
keselamatan negara, kerosakan
besar kepada kepentingan dan
martabat negara atau memberi
keuntungan besar kepada negara
asing.

Contoh : Arahan penting untuk
perwakilan negara yang membuat
perundingan dengan negara asing.

65

KESELAMATAN DOKUMEN

 SULIT - Dokumen rasmi yang tidak

membahayakan keselamatan negara

tetapi memudaratkan kepentingan

atau martabat negara atau

kegiatan kerajaan, boleh

menyebabkan

kesusahan kepada pentadbiran atau orang

perseorangan dan menguntungkan

sebuah kuasa asing.

Contoh : Maklumat yang mungkin
membolehkanpendapatan faedah
kewangan daripadanya jika
terdedah sebelum masa.

 TERHAD - Dokumen rasmi selain daripada di atas
tetapi masih perlu diberi perlindungan
keselamatan.

Contoh : Perintah dan arahan biasa 66
jabatan.

KESELAMATAN DOKUMEN

 DOKUMEN - Dokumen rasmi yang

TERPERINGKAT mengandungi maklumat

rasmi yang mesti diberi

perlindungan keselamatan.

 MAKLUMAT RASMI - Pengetahuan mengenai
termasuk perkara rasmi,

-Jenis atau kandungan
-Jenis kegunaan dan

komposisi

-Kaedah,cara menghasil,

teknik,proses pengeluaran

-Proses saintifik

-Butiran kegiatan rasmi
yang diperolehi secara lisan

67

KESELAMATAN DOKUMEN

 PERSENDIRIAN - Maklumat yang dihadkan
kepada pengetahuan orang
tertentu sahaja.

 DOKUMEN RASMI- Apa-apa maklumat yang

tercatat berkenaan dengan

perkara rasmi :

-perkara bertulis, bertaip

-fotograf,fotosalinan,pelan
cetak,jalur rakaman.

-pelan,lepan lakar,lukisan

-huruf cetak atur,huruf cetak
miring,acuan..

 DOKUMEN - Dokumen rasmi yang mesti
diberi perlindungan
TERPERINGKAT keselamatan.

68

PENGURUSAN FAIL
(Bahagian VII)

69

PEMBUKAAN FAIL

• tajuk, nombor rujukan, tarikh pembukaan
• kertas minit, kandungan surat dan dokumen

lampiran disusun mengikut tarikh
• minitkan surat masuk dengan dakwat merah
• minitkan surat keluar dengan dakwat hitam/biru
• minit yang pendek dicatat pada kertas minit
• tutup fail apabila mencapai 100 kandungan atau

tebal melebihi 4 sm.

70

FAIL SEMENTARA

• surat/dokumen yang diterima memerlukan
tindakan segera sedangkan fail yang berkenaan
tidak dapat dikesan.

• lebih daripada seorang pegawai perlu
mengambil tindakan menggunakan fail yang
sama.

71

PENYIMPANAN DAN
PERGERAKAN FAIL

• fail terbuka disimpan di Bilik Rekod dan disusun
mengikut rujukan

• pergerakan fail direkod bagi memudahkan
pengawalan dan pengesanan

• simpanan dalam perhatian (SDP/KIV) bertujuan
memudahkan tindakan susulan ke atas sesuatu
surat dalam tempoh yang ditetapkan

• fail timbil bertujuan memaklumkan pegawai
atasan/lain mengenai tindakan yang telah
diambil

72

PENYELENGGARAAN,
PEMELIHARAAN DAN
PELUPUSAN REKOD AWAM

( Bahagian VIII)

73

REKOD AWAM

• rekod yang diterima secara rasmi atau yang
dikeluarkan oleh mana-mana pejabat awam,
perusahan Kerajaan dan perkhidmatan awam.

• merangkumi segala jenis surat, dokumen, bahan
bercetak dan elektronik.

• mematuhi prosedur rekod awam yang ditetapkan
oleh Jabatan Arkib Negara Malaysia

• mengadakan bilik rekod jabatan dengan
kelengkapan yang bersesuaian

• melupuskan rekod awam mengikut Akta Arkib
Negara Malaysia

• melantik seorang Pegawai Rekod Jabatan

74

PENYELENGGARAAN REKOD
AWAM

• gunakan bahan perekat yang diperbuat daripada
tepung ubi

• rekod yang basah dikeringkan dengan kertas
serap air dan dianginkan mengguna kipas

• rekod yang basah tidak boleh dijemur di bawah
sinaran matahari atau disalai

75

PUNCA ANCAMAN

1. Subversif - kegiatan seorang atau kumpulan atau
2. Espionaj - pertubuhan untuk membinasakan
3. Sabotaj - ketenteraman.

mendapatkan maklumat terperingkat
dengan cara salah atau tersembunyi
dengan tujuan memudaratkan
keselamatan atau kepentingan negara.

menyebabkan kerosakan fizikal untuk
kepentingan negara asing untuk tujuan
politik yang subversif.

76

PUNCA ANCAMAN

4. Kelemahan manusia

 Keinginan untuk menunjuk-nunjuk.
 Cuai mematuhi arahan keselamatan.
 Cuai kerana dipengaruhi alkohol atau dadah.
 Tidak cermat ketika bercakap melalui telefon atau di

tempat awam.

 Pemerasan – diugut kerana berhutang, rasuah atau latar

belakang yang tidak baik.

77

PENYIMPANAN PERKARA TERPERINGKAT

 Rahsia Besar
- simpan dibilik kebal atau peti besi dan dipasang kunci.
yang - simpanan sementara boleh dibuat dalam kabinet fail

 dipasang palang besi berkunci.
 - jika tiada kawalan keselamatan pulangkan ke peti besi.
Rahsia
- simpan dibilik kebal atau kabinet keluli yang dipasang

palang besi berkunci.
Sulit dan Terhad
- kabinet keluli atau almari keluli.

78

PENYIMPANAN PERKARA TERPERINGKAT

Perkara terperingkat selain daripada dokumen terperingkat
termasuk buangan terperingkat yang belum dibinasakan disimpan
sama seperti simpanan perkara terperingkat.

Perkara terperingkat ditinggal tanpa ditunggu :

 Waktu singkat - kunci pintu dan tingkat

 Waktu lama - kunci dalam peti keselamatan

79

PENGHANTARAN DOKUMEN
TERPERINGKAT

 Dokumen terperingkat dihantar bersama resit akuan terma.
 Resit akuan terima akan digunakan untuk seorang penerima

sahaja.
 Lekatkan resit penerimaan bersama salinan asal.
 Letatkan bersama salinan borang akuan terima.
 Siasatan perlu dilakukan sekiranya resit akuan tidak

dikembalikan selepas 7 hari.

80

SISTEM SATU LAPIS SURAT

 Sistem satu lapis surat dihantar menggunakan peti atau beg
berkunci.

 Peringkat keselamatan, no. rujukan dokumen nama dan alamat
penerima dicatatkan pada sampul dan dimeterikan.

81

SISTEM DUA LAPIS SURAT

 Digunakan bagi penghantaran dokumen terperingkat yang tidak
menggunakan peti atau beg berkunci.

 Peringkat keselamatan, no. rujukan, nama dan alamat
penerima dicatat pada sampul dalam dan dimatrikan.

 Nama dan alamat penerima dicatatkan pada sampul luar.

82

MEMBAWA DOKUMEN
TERPERINGKAT KE LUAR PEJABAT

 Dokumen terperingkat tidak boleh dibawa kelur pejabat kecuali
untuk rujukan rasmi ditempat lain.

 Rahsia Besar dan rahsia tidak boleh di bawa ke rumah.
 Kebenaran KSU atau SUK diperlukan untuk pengecualian

Rahsia Besar dan Rahsia.
 Kebenaran Ketua Jabatan diperlukan untuk dokumen Sulit dan

Terhad.

83

INVENTORI DAN BEKALAN
PEJABAT

(Bahagian IX)

84

INVENTORI

Inventori ialah barang-barang tak luak yang bernilai
kurang daripada RM500.00 setiap satu unit pada masa
perolehan termasuklah perabot, permaidani, langsir
dan pinggan mangkuk tanpa mengira kos.

85

BEKALAN PEJABAT

Bekalan Pejabat terdiri daripada semua barang luak
dan tak luak yang mana setiap satunya bernilai
rendah dan tidak ekonomik untuk dikesan
penempatannya secara satu persatu.

Bekalan pejabat merupakan alat tulis dan
kelengkapan pejabat yang mana adalah aset dalam
melaksanakan tugas rasmi.

86

PEROLEHAN INVENTORI DAN
BEKALAN PEJABAT

• perlu mendapat kelulusan seperti peraturan
• barang yang tersenarai dalam Kontrak Pusat

hendaklah dibeli melalui kontrak berkenaan.
• pembelian di luar kontrak pusat perlu dibuat

selaras dengan peraturan kewangan
• penerimaan bahan dari pembekal perlu diperiksa

untuk memastikan menepati spesifikasi pesanan.

87

KAWALAN PENGGUNAAN

• merekod dengan lengkap, tepat dan diberi
nombor

• Pengeluaran bagi tujuan rasmi mengikut
keperluan

• pengeluaran perlu dilulus dan direkodkan

• pengeluaran dilaksanakan secara MDKD

• sistem kawalan secara berkomputer lebih
sistematik

• penyalahgunaan/kecuaian boleh diambil
tindakan tatatertib atau surcaj

88

PENYIMPANAN

• tempat penyimpanan hendaklah mempunyai ciri-
ciri keselamatan mengikut kesesuaian jenis aset.

• sesuai mengikut fizikal dan ciri-ciri aset
• aset dalam proses pelupusan disimpan di tempat

selamat untuk mengelakkan kehilangan

89

PENYELENGGARAAN

• penyelenggaraan peralatan dibuat secara
terancang mengikut jadual

• perjanjian perkhidmatan penyelenggaraan dibuat
dengan pembekal yang dilantik

• aktiviti penyelenggaraan hendaklah direkodkan
• penyelenggaraan hendaklah dibuat penilaian

90

PEMERIKSAAN

• baki dalam buku rekod hendaklah sama dengan
baki dalam simpanan

• berkeadaan sempurna
• tempoh penggunaan belum luput
• stok mencukupi mengikut had keperluan
• disimpan di tempat yang ditetapkan
• Sijil Pemeriksaan Inventori dan Bekalan Pejabat

dikemukakan kepada KSU Kementerian

91