myPortfolio PENOLONG PEGAWAI TADBIR, GRED N29 (TBK1 DAN TBK2) BAHAGIAN ALAMAT NO. TELEFON NO. FAKS BAHAGIAN PENGURUSAN PROJEK DAN PERANCANGAN STRATEGI,PENOLONG NAIB CANSELOR (PENGURUSAN PROJEK DAN PEMBANGUNAN STRATEGI),UNIVERSITI PERTAHANAN NASIONAL MALAYSIA (UPNM) : KEMENTERIAN PENDIDIKAN TINGGI : : : 03-90513400 03-90513457
MAKLUMAT PEGAWAI DILULUSKAN OLEH Gelaran Jawatan Gred Jawatan Hakiki Nama : : : : NOR LIYANA BINTI ABDULLAH PENOLONG PEGAWAI TADBIR, GRED N29 (TBK1 DAN TBK2) N29/N32 Tarikh Penempatan 12/03/2018 Tarikh Gelaran Jawatan Gred Jawatan Nama : : : : MOHAMAD SABRI BIN CHE OMAR PEGAWAI TADBIR, GRED N44 N44 25/02/2023 2
Ketua Jabatan hendaklah memastikan bahawa myPortfolio dikaji semula dan dikemas kini apabila berlaku perubahan. JADUAL PENGEMASKINIAN Catatan : BIL. TARIKH TAJUK TANDATANGAN PENYELIA 1. Carta Organisasi t.t 2. Carta Fungsi t.t 3. Aktiviti-aktiviti bagi Fungsi t.t 4. Deskripsi Tugas t.t 25/02/2023 23/11/2022 5. Proses Kerja t.t 6. Carta Alir t.t 7. Senarai Semak t.t 8. Senarai Undang-undang, Peraturan dan Punca Kuasa t.t 9. Senarai Borang t.t 10. Senarai Jawatankuasa t.t 25/02/2023 25/02/2023 25/02/2023 25/02/2023 25/02/2023 25/02/2023 25/02/2023 25/02/2023 3
KANDUNGAN PERKARA MUKA SURAT Carta Organisasi Carta Fungsi Aktiviti-aktiviti bagi Fungsi Deskripsi Tugas Proses Kerja, Carta Alir dan Senarai Semak bagi Aktiviti 1 Senarai Undang-undang, Peraturan dan Punca Kuasa Senarai Borang Senarai Jawatankuasa yang Dianggotai 4
CARTA ORGANISASI 5
6
BAHAGIAN TEKNOLOGI MAKLUMAT DAN KOMUNIKASI Pengurusan Sumber ICT Penyeliaan dan Pemantauan Permohonan Peruntukan Pembangunan (DE) Pengendalian Projek Pengurusan Dasar ICT dan Perancangan Strategik SEKSYEN APLIKASI - Memantau kebolehfungsian sistem kawalan door access dan biometrik. SEKSYEN APLIKASI - Menyokong keperluan teknikal bagi pengurusan Kad Pintar. SEKSYEN APLIKASI - Menyediakan pelaporan MyMohes secara berkala. SEKSYEN APLIKASI - Melaksanakan penyelenggaraan dan pengintegrasian sistem aplikasi. SEKSYEN APLIKASI - Menyediakan latihan, manual kepada pengguna dan dokumentasi sistem aplikasi. SEKSYEN APLIKASI - Menaiktaraf sistem aplikasi SEKSYEN APLIKASI - Menganalisa, merekabentuk dan membangunkan portal, laman web dan sistem-sistem sokongan. SEKSYEN APLIKASI - Menganalisa, merekabentuk membangun dan menyelenggara Sistem Maklumat Bersepadu Universiti mengikut kluster utama iaitu Sistem Akademik Pelajar, Sistem Maklumat Personel, Sistem Maklumat Klinikal, Sistem Maklumat Kewangan SEKSYEN PANGKALAN DATA - Menyediakan dan mengurus kemudahan emel rasmi staf, pelajar dan alumni. KEMENTERIAN PENDIDIKAN TINGGI 7
BAHAGIAN TEKNOLOGI MAKLUMAT DAN KOMUNIKASI SEKSYEN PANGKALAN DATA - Menyediakan dan mengurus pengoperasian perkhidmatan laman web bagi FPJB. SEKSYEN PANGKALAN DATA - Menyediakan dan mengurus perkhidmatan forensik analisis log atas keperluan universiti. SEKSYEN PANGKALAN DATA - Menyediakan dan mengurus perkhidmatan Single Sign-On bagi capaian aplikasi UPNM. SEKSYEN PANGKALAN DATA - Memantau perkhidmatan Pelan Pemulihan Bencana (DRC). SEKSYEN PANGKALAN DATA - Menyediakan dan mengurus replikasi pangkalan data. SEKSYEN INFRASTRUKTUR DAN OPERASI - Menyelaras pembangunan dasar/prosedur/dokumen/garis panduan ICT UPNM. SEKSYEN PANGKALAN DATA - Menyediakan dan mengurus pengoperasian Pangkalan Data Induk Universiti. SEKSYEN INFRASTRUKTUR DAN OPERASI - Melaksanakan proses pembaikan dan penyelenggaraan peralatan rangkaian, perisian dan perkakasan ICT. SEKSYEN INFRASTRUKTUR DAN OPERASI - Menyediakan dan mengurus perkhidmatan capaian VPN (Virtual Private Network). SEKSYEN INFRASTRUKTUR DAN OPERASI - Menyediakan dan mengurus rangkaian UPNMNet, MYREN dan 1Gov,Net. SEKSYEN INFRASTRUKTUR DAN OPERASI - Bertindak sebagai First Level Support antara pengguna dengan BTMK. SEKSYEN INFRASTRUKTUR DAN OPERASI - Memproses, merekod dan menganalisa permohonan dari pengguna. SEKSYEN INFRASTRUKTUR DAN OPERASI - Menyediakan polisi dan garis panduan penggunaan kemudahan peralatan ICT. SEKSYEN INFRASTRUKTUR DAN OPERASI - Memberi khidmat nasihat penggunaan sumber ICT. SEKSYEN INFRASTRUKTUR DAN OPERASI - Menyediakan dan mengurus perkhidmatan pembaikan dan penyelenggaraan peralatan ICT. SEKSYEN INFRASTRUKTUR DAN OPERASI - Menyediakan dan mengurus perkhidmatan sokongan teknikal. 8
BAHAGIAN TEKNOLOGI MAKLUMAT DAN KOMUNIKASI SEKSYEN INFRASTRUKTUR DAN OPERASI - Mengurus keperluan dan agihan komputer/notebook kepada staf. SEKSYEN INFRASTRUKTUR DAN OPERASI - Menyediakan dan mengurus keperluan peralatan / perkakasan ICT. SEKSYEN MULTIMEDIA DAN TEKNOLOGI KREATIF - Membantu dalam pelaksanaan teknologi Video Conferencing/Online Meeting/Online Learning/Live streaming atau Webinar. SEKSYEN MULTIMEDIA DAN TEKNOLOGI KREATIF - Menguruskan keperluan perkhidmatan pembekal Multi Camera Production & Audio Visual bagi program-program universiti. SEKSYEN MULTIMEDIA DAN TEKNOLOGI KREATIF - Menguruskan perkhidmatan rakaman dan suntingan video. SEKSYEN MULTIMEDIA DAN TEKNOLOGI KREATIF - Menghasilkan montaj, grafik & multimedia interaktif untuk kegunaan jabatan atau program-program universiti. SEKSYEN KESELAMATAN ICT, DOKUMEN DAN DASAR - Menyelaras keperluan Information Security Management System (ISMS). SEKSYEN KESELAMATAN ICT, DOKUMEN DAN DASAR - Menyelaras pembangunan dasar/prosedur/dokumen/garis panduan ICT UPNM. SEKSYEN KESELAMATAN ICT, DOKUMEN DAN DASAR - Membantu keperluan teknikal pengoperasian sistem pengawasan CCTV di dalam kampus. SEKSYEN KESELAMATAN ICT, DOKUMEN DAN DASAR - Menyediakan perkhidmatan forensik analisis log atas keperluan universiti. SEKSYEN KESELAMATAN ICT, DOKUMEN DAN DASAR - Menyediakan dan mengurus perkhidmatan ruang storan/pelayan fizikal & maya. SEKSYEN KESELAMATAN ICT, DOKUMEN DAN DASAR - Mengurus penyelesaian Anti-Spam/Malware. SEKSYEN KESELAMATAN ICT, DOKUMEN DAN DASAR - Membuat hebahan sekiranya terdapat ancaman keselamatan ICT. SEKSYEN KESELAMATAN ICT, DOKUMEN DAN DASAR - Menyediakan dan mengurus perkhidmatan Firewall, Domain Name Server (DNS) dan Web Application Firewall (WAF) berfungsi dengan baik. SEKSYEN KESELAMATAN ICT, DOKUMEN DAN DASAR - Memantau perkhidmatan Pelan Pemulihan Bencana (DRC). 9
BAHAGIAN TEKNOLOGI MAKLUMAT DAN KOMUNIKASI SEKSYEN KESELAMATAN ICT, DOKUMEN DAN DASAR - Mengurus pengoperasian Pusat Data. SEKSYEN KESELAMATAN ICT, DOKUMEN DAN DASAR - Menyediakan dan mengurus perkhidmatan hosting bagi server. SEKSYEN KESELAMATAN ICT, DOKUMEN DAN DASAR - Menyediakan dan mengurus keperluan Alamat IP (Internet Protocol). SEKSYEN PENTADBIRAN - Memantau maklumbalas e-aduan pengguna. SEKSYEN PENTADBIRAN - Menguruskan rekod inventori/aset ICT. SEKSYEN PENTADBIRAN - Memberi perkhidmatan HelpDesk dan bertindak sebagai First Level Support. SEKSYEN PENTADBIRAN - Menyediakan laporan tahunan jabatan dan laporan prestasi projek secara berkala kepada pihak pengurusan atau pihak yang berkepentingan. SEKSYEN PENTADBIRAN - Mengawalselia keselamatan pejabat. SEKSYEN PENTADBIRAN - Menguruskan keperluan mesyuarat/ bengkel/ seminar/ kursus. SEKSYEN PENTADBIRAN - Memantau dan menyediakan dokumentasi bagi proses pengauditan. SEKSYEN PENTADBIRAN - Menguruskan hal ehwal sumber manusia. SEKSYEN PENTADBIRAN - Menguruskan hal ehwal kewangan dan perolehan ICT. SEKSYEN PENTADBIRAN - Menjalankan urusan pentadbiran pejabat. BAHAGIAN AUDIT DALAM Pentadbiran - Pengurusan pentadbiran yang merangkumi Perancangan Program Audit Tahunan, Perjawatan & sumber manusia jabatan, Keurusetiaan mesyuarat Jawatankuasa Audit, Survei keberkesanan audit, Laporan suku tahun ke LPU, Fail & Rekod, Aset & inventori jabatan, Membuat perolehan jabatan, Hal ehwal cuti dan kursus di jabatan, Pengurusan disiplin dan prestasi jabatan, Pengurusan risiko jabatan, Laporan Suku tahun ke KPM, Pentadbiran am pejabat & EKSA, Keurusetiaan mesyuarat jabatan, Kemaskini carta organisasi, web UPNM IAD dan MyPortfolio HRMIS ,dan Program penilaian kualiti. 10
BAHAGIAN AUDIT DALAM Pengauditan Susulan - Pengauditan yang dilaksanakan bagi menilai langkah penambahbaikan berterusan yang diambil terhadap teguran yang telah dibangkitkan semasa pengauditan sebelumnya oleh IAD dan Jabatan Audit Negara (JAN). Pengauditan Khas - Pengauditan berdasarkan/ atas arahan Kementerian, LPU, Jawatankuasa Audit (JKA) & pengurusan universiti untuk membuat siasatan atau semakan khas ke atas sesuatu perkara/FPJB/ individu. Pengauditan ICT - Mengaudit FPJB dari segi Kawalan Aplikasi, Pengurusan Perkakasan, ''System Development Life Cycle or Software Development Life'' (SDLC), Pelan Pemulihan Bencana (DRP) , dan Perolehan ICT. Menginovasikan proses berkaitan pengauditan dengan mewujudkan sistem berkaitan pengauditan antaranya sistem indeks akauntabiliti dan sistem dashboard audit. Pengauditan Prestasi - Mengaudit FPJB dari segi Pengurusan Projek, Anak Syarikat, Sumber Manusia & Perjawatan, Hal Ehwal Pelajar, Projek Penyelidikan, Pengkormesilan Produk, Aktiviti Perundingan dan Tadbir Urus. Pengauditan Kewangan - Mengaudit FPJB dari segi Pengurusan Oraganisasi, Pengurusan Bajet, Pengurusan Terimaan, Pengurusan Perolehan, Pengurusan Perbelanjaan, Pengurusan Aset, Inventori & Stor, Pengurusan Akaun Amanah & Tabung ,dan Pengurusan Pelaburan & Pinjaman. PUSAT ISLAM Sekolah Agama Al-Fateh - Mengurusan pendidikan agama peringkat rendah Unit Zakat - Menguruskan hal ehwal zakat pelajar dan staf UPNM Unit Kepimpinan Al-Fateh dan Dakwah - menganjurkan majlis ilmu dan dakwah Unit Takmir Masjid - Menguruskan hal masjid seperti solat, kutipan derma dll Unit pentadbiran dan kewangan - Menguruskan hal ehwal pentadbiran spt cuti, kewangan dll PUSAT KEMPIMPINAN DAN PEMBANGUNAN PROFESIONAL Menyediakan kursus-kursus Kepimpinan dan Modul Modul Pembangunan Profesional kepada UPNM dan ATM bagi membangunkan sumber manusia dan organisasi dalam bidang akademik, latihan ketenteraan dan isu-isu pembangunan sahsiah kepimpinan di kalangan pelajar, para akademia dan pengawai di lain-lain Institut Pengajian Tinggi, Kementerian Pengajian Tinggi dan Agensi - Agensi Keselamatan yang lain untuk mencapai maksudtersebut. 11
PUSAT ASASI PERTAHANAN PENTADBIRAN (HAL EHWAL PENTADBIRAN) - Pengurusan Sumber Manusia, Pembangunan Sumber Manusia, Operasi Pejabat, Mengurus Jaminan Kualiti/ISO/Audit Dalam, Mengurus keperluan data, Penyediaan Pelan Strategi dan KPI Pusat, Penilaian Pengajaran pensyarah, Buku panduan akademik dan buku peraturan akademik TIMBALAN PENGARAH (AKADEMIK & PRASISWAZAH) - Pelaksanaan dasar dan peraturan, aktiviti pelajar, Pembangunan sahsiah dan disiplin pelajar, Pengurusan kebajikan pelajar, Pengurusan hal ehwal pentadbiran, logistik dan kewangan serta Pembangunan infranstruktur Pusat TIMBALAN PENGARAH (PENYELIDIKAN & PASCASISWAZAH) - Pelaksanaan dasar dan peraturan, Pembangunan program pengajian, Pemantauan aktiviti pengajaran dan pembelajaran (P&P), Pengurusan hal ehwal akademik dan penyelidikan, Pembangunan sumber manusia dan latihan, Pembangunan kemudahan penyelidikan dan aktiviti KTP JABATAN SAINS SOSIAL - Memastikan objektif Jabatan menyumbangkan kepada pencapaian halatuju Pusat dan hasrat Universiti, Memastikan pelaksanaan aktiviti P&P berjalan lancar dan kondusif, Memastikan pelajar mengikuti proses pembelajaran yang berkualiti menerusi tenaga pengajar yang berdedikasi dan berprestasi tinggi, Memastikan kecemerlangan akademik pelajar dan memperkukuhkan asas pengetahuan sebelum mengikuti program sarjana muda, Memastikan pensyarah mempunyai tahap yang tinggi, cekap dan efektif dalam bidang pengurusan, pengajaran, penyelidikan, penerbitan, pendidikan berterusan dan perkhidmatan, Menjalankan lain-lain tugas yang di arahkan dari masa ke semasa. JABATAN MATEMATIK - Memastikan objektif Jabatan menyumbangkan kepada pencapaian halatuju Pusat dan hasrat Universiti, Memastikan pelaksanaan aktiviti P&P berjalan lancar dan kondusif, Memastikan pelajar mengikuti proses pembelajaran yang berkualiti menerusi tenaga pengajar yang berdedikasi dan berprestasi tinggi, Memastikan kecemerlangan akademik pelajar dan memperkukuhkan asas pengetahuan sebelum mengikuti program sarjana muda, Memastikan pensyarah mempunyai tahap yang tinggi, cekap dan efektif dalam bidang pengurusan, pengajaran, penyelidikan, penerbitan, pendidikan berterusan dan perkhidmatan, Menjalankan lain-lain tugas yang di arahkan dari masa ke semasa. 12
PUSAT ASASI PERTAHANAN JABATAN FIZIK - Memastikan objektif Jabatan menyumbangkan kepada pencapaian halatuju Pusat dan hasrat Universiti, Memastikan pelaksanaan aktiviti P&P berjalan lancar dan kondusif, Memastikan pelajar mengikuti proses pembelajaran yang berkualiti menerusi tenaga pengajar yang berdedikasi dan berprestasi tinggi, Memastikan kecemerlangan akademik pelajar dan memperkukuhkan asas pengetahuan sebelum mengikuti program sarjana muda, Memastikan pensyarah mempunyai tahap yang tinggi, cekap dan efektif dalam bidang pengurusan, pengajaran, penyelidikan, penerbitan, pendidikan berterusan dan perkhidmatan, Menjalankan lain-lain tugas yang di arahkan dari masa ke semasa. JABATAN KIMIA DAN BIOLOGI - Memastikan objektif Jabatan menyumbangkan kepada pencapaian halatuju Pusat dan hasrat Universiti, Memastikan pelaksanaan aktiviti P&P berjalan lancar dan kondusif, Memastikan pelajar mengikuti proses pembelajaran yang berkualiti menerusi tenaga pengajar yang berdedikasi dan berprestasi tinggi, Memastikan kecemerlangan akademik pelajar dan memperkukuhkan asas pengetahuan sebelum mengikuti program sarjana muda, Memastikan pensyarah mempunyai tahap yang tinggi, cekap dan efektif dalam bidang pengurusan, pengajaran, penyelidikan, penerbitan, pendidikan berterusan dan perkhidmatan, Menjalankan lain-lain tugas yang di arahkan dari masa ke semasa. PENTADBIRAN (KEWANGAN, ASET DAN LOGISTIK) - Urusan bajet, Urusan perolehan, Urusan pembayaran ? tuntutan perjalanan, pensyarah sambilan dan elaun lebih masa, Urusan Panjar Wang Runcit, Pengurusan dan pelupusan asset, Sistem Pengurusan Aset, Urusan tempahan, Keperluan logistik dan bilik kuliah, makmal pengajaran dan penyelidikan PENTADBIRAN (PENGURUSAN AKADEMIK) - Semakan Kokurikulum, Penyediaan program akademik baru, Beban Tugas Akademik (BTA), Pendaftaran Pelajar, Jadual Waktu Kuliah, Peperiksaan akhir dan ujian pertengahan semester, Peperiksaan Muet, Sistem Akademik Pelajar, Aktiviti dan kebajikan pelajar dan Pemilihan Asasi ke Degree – Naik tahun 1 PUSAT PENGAJIAN SISWAZAH Urus Setia Mesyuarat Jawatankuasa Pengajian Siswazah Universiti (JPSU) Menguruskan pengajuran kolokium siswazah Menganjurkan Kursus Metodologi Penyelidikan dan lain-lain kursus/bengkel untuk pembangunan pelajar Membuat semakan tesis pelajar (format tesis) 13
PUSAT PENGAJIAN SISWAZAH Menguruskan data MyMOHES, MyRA dan Setara Menguruskan Online Monitoring System PPS, Sistem Permohonan Pelajar PPS dan lain-lain sistem Menguruskan peraturan akademik program pasca siswazah Menguruskan SOP, ISO, MQA (program pasca siswazah) Urus setia Mesyuarat Jawatankuasa Peperiksaan Siswazah Universiti Menguruskan bilik kuliah/ruang untuk pelajar Menguruskan yuran pelajar (mod kerja kursus) Menguruskan hal ehwal akademik bagi mod kerja kursus Membuat promosi program pasca siswazah Menguruskan integriti akademik Menguruskan panjar wang runcit Menguruskan aset dan inventori Menguruskan hal ehwal kewangan (perbelanjaan mengurus) Menyediakan Anggaran Belanja Mengurus (ABM) dan Rancangan Perbelanjaan (RP) Menguruskan data/rekod pelajar 14
PUSAT PENGAJIAN SISWAZAH "Menguruskan hal ehwal akademik yang merangkumi kemasukan baharu pelajar siswazah penamaan semula jawatankuasa penyeliaan pelantikan pemeriksa tesis penangguhan pengajian pertukaran mod pengajian pelanjutan tempoh pengajian menarik diri daripada pengajian pertukaran program pengajian peperiksaan lisan (viva) pengesahan bergraduat " Menguruskan hal ehwal yang berkaitan dengan penganugerahan dan konvokesyen Menguruskan yuran pelajar (mod penyelidikan) Menguruskan hal ehwal pentadbiran Menguruskan sistem cuti dan sistem kedatangan Menguruskan sistem fail dan dokumen PUSAT PEMBANGUNAN AKADEMIK Membuka Sistem dan Memantau Pelaksanaan Penilaian Pengajaran Pensyarah Menyelaras pengumpulan maklumat Beban Tugas Akademik (BTA) Menyemak dokumen dan menyelaras permohonan Akreditasi Sementara Menyemak dokumen dan menyelaras permohonan Akreditasi Penuh Menyelaras Permohonan Program Akademik Baharu bagi pertimbangan Jawatankuasa Pendidikan Tinggi (JKPT), KPT Menyelaras Permohonan Program Akademik Baharu bagi pertimbangan Mesyuarat Saringan Awal (MSA), KPT 15
PUSAT PENGAJIAN PERTAHANAN DAN KESELAMATAN ANTARABANGSA (CDISS) BAHAGIAN PENYELIDIKAN - Mengetuai /menyelaras aktiviti/program Pusat mengikut bidang kepakaran PUSAT KAJIAN KEAMANAN (PKK) - Mengkaji isu-isu keamanan kontemporari a. Women in Peacekeeping b. Protection of Civilian c. Hybrid Peacekeeping d. Maritime and Riverine operation in UN Peacekeeping e. Performance (Technology & Innovation) Peacekeeping. f. Post-Conflict Rebuilding g. Woman Peace and Security BAHAGIAN PENTADBIRAN - Menguruskan hal berkaitan kewangan Pusat yang merangkumi perolehan, pembelian, penyediaan anggaran belanja mengurus tahunan, BAHAGIAN PENTADBIRAN - Menguruskan hal berkaitan latihan staf yang merangkumi keperluan latihan, menghadiri latihan dalam dan luar Negara BAHAGIAN PENTADBIRAN - Menguruskan hal pentadbiran am pejabat yang merangkumi sistem fail dan rekod, urusetia mesyuarat, tempahan kenderaan, pengurusan bangunan, pengurusan aset dan inventori Pusat BAHAGIAN PENTADBIRAN - Menguruskan hal berkaitan perkhidmatan staf yang merangkumi rekod cuti, disiplin, kebajikan staf BAHAGIAN PENTADBIRAN - Menguruskan hal berkaitan perjawatan Pusat yang merangkumi pengisian perjawatan, staf kontrak (lantikan, tempoh kontrak, pembaharuan kontrak), penilaian prestasi tahunan BAHAGIAN PENYELIDIKAN - Menjalankan aktiviti/program seperti seminar/forum/perbincangan meja bulat dan sebagainya berkenaan isu pertahanan & keselamatan BAHAGIAN PENYELIDIKAN - Membentangkan laporan penyelidikan di peringkat kebangsaan dan antarabangsa. BAHAGIAN PENYELIDIKAN - Menghadiri persidangan/latihan di peringkat tempatan dan antarabangsa BAHAGIAN PENYELIDIKAN - Menerbitkan laporan penyelidikan yang dilaksanakan. BAHAGIAN PENYELIDIKAN - Menghasilkan laporan penyelidikan, kertas polisi, jurnal/buku/bab, buletin akademik dan profesional. BAHAGIAN PENYELIDIKAN - Mendapatkan pembiayaan dana/geran awam/swasta/ antarabangsa untuk projek penyelidikan. 16
PUSAT PENGAJIAN PERTAHANAN DAN KESELAMATAN ANTARABANGSA (CDISS) BAHAGIAN PENYELIDIKAN - Merancang dan menjalankan aktiviti penyelidikan BAHAGIAN PENYELIDIKAN - Menjalankan Perundingan dan memberi khidmat nasihat kepada agensi lain seperti FAKULTI SAINS DAN TEKNOLOGI PERTAHANAN Akademik - Kepentingan Menganggotai Badan Profesional Akademik - Khidmat Masyarakat Antarabangsa / Kebangsaan Akademik - Jaringan Antarabangsa / Tempatan Akademik - Pentadbiran Universiti / Fakulti / Pusat / Jabatan / Bahagian Akademik - Rekacipta Akademik - Penyertaan Seminar / Persidangan Akademik - Penerbitan Buku / Jurnal / Persidangan / Seminar / Teknikal Akademik - Perundingan Akademik - Penyelidikan Akademik - Penyeliaan dan Pemeriksa Tesis Akademik - Pengajaran Unit ICT - Membantu dalam Tugas Proses Pengajaran dan Pembelajaran Unit ICT - Menyelenggara komputer dan Kelengkapan IT 17
FAKULTI SAINS DAN TEKNOLOGI PERTAHANAN Pusat Marin - Tugas Pentadbiran Pusat Marin - Penjagaan Bangunan Pusat Marin Pusat Marin - Seminar dan Bengkel UPNM Pusat Marin - Mengajar Ilmu Kelautan Pusat Marin - Aktiviti Air Pusat Maritim - Senggaraan dan Kerosakan Makmal Pusat Maritim - Keselamatan Makmal Pusat Maritim - Penyediaan Makmal Pengajaran dan Pembelajaran Unit Pembangunan Program dan Kualiti Akademik - Audit ISO Unit Pembangunan Program dan Kualiti Akademik - Permohonan Projek di bawah Rancangan Malaysia (RMK) Unit Pembangunan Program dan Kualiti Akademik - Makmal Pengajaran dan Penyelidikan Unit Pembangunan Program dan Kualiti Akademik - Audit MQA Unit Penyelidikan dan Pascasiswazah - Menguruskan hal ehwal akademik bagi program akademik pascasiswazah secara mod kerja kursus Unit Penyelidikan dan Pascasiswazah - Merancang menyelaras dan menguruskan Bengkel Proposal Defence dan Kolokium Unit Penyelidikan dan Pascasiswazah - Menguruskan permohonan dan penilaian pengajian pascasiswazah bagi program akademik pascasiswazah secara mod penyelidikan dan kerja kursus Unit Penyelidikan dan Pascasiswazah - Merancang, menyelaras dan menguruskan kegiatan penyelidikan di kalangan staf akademik 18
FAKULTI SAINS DAN TEKNOLOGI PERTAHANAN Unit Penyelidikan dan Pascasiswazah - Menguruskan permohonan dan penilaian aktiviti penyelidikan dan inovasi di kalangan staf akademik Unit Kewangan dan Aset - Sewaan PC / Penyelenggaraan Komputer Unit Kewangan dan Aset - Aset Unit Kewangan dan Aset - Panjar Wang Runcit (PWR) Unit Kewangan dan Aset - Tuntutan Unit Kewangan dan Aset - Sebut Harga dan Syor Setuju Terima Unit Kewangan dan Aset - Pengurusan Kewangan Unit Pentadbiran - Stok Alat Tulis dan Kelengkapan Staf Unit Pentadbiran - Pengurusan Fail Unit Pentadbiran - Rekod Staf Unit Pentadbiran - Cuti Belajar Unit Pentadbiran - Latihan Staf Unit Hal Ehwal Akademik Prasiswazah - Mesyuarat Akademik Unit Pentadbiran - Sumber Manusia Unit Hal Ehwal Akademik Prasiswazah - Beban Tugas Pengajaran dan Akademik Pensyarah Unit Hal Ehwal Akademik Prasiswazah - Menguruskan keperluan data pelajar prasiswazah 19
FAKULTI SAINS DAN TEKNOLOGI PERTAHANAN Unit Hal Ehwal Akademik Prasiswazah - Kredit pindah Unit Hal Ehwal Akademik Prasiswazah - Penilaian Status Pelajar Unit Hal Ehwal Akademik Prasiswazah - Tatatertib Unit Hal Ehwal Akademik Prasiswazah - Kebajikan pelajar Unit Hal Ehwal Akademik Prasiswazah - Penasihatan Akademik Unit Hal Ehwal Akademik Prasiswazah - Rancangan Aktiviti Pelajar Unit Hal Ehwal Akademik Prasiswazah - Penilaian dan Peperiksaan Fakulti Unit Hal Ehwal Akademik Prasiswazah - Menguruskan Kemasukan Pelajar Baharu Tahun 1 Unit Hal Ehwal Akademik Prasiswazah - Menjana dan menyediakan Jadual Waktu Kuliah bagi setiap semester Unit Hal Ehwal Akademik Prasiswazah - Menguruskan Penawaran dan Pendaftaran Kursus Unit Hal Ehwal Akademik Prasiswazah - Penilaian Pengajaran Pensyarah FAKULTI PENGAJIAN DAN PENGURUSAN PERTAHANAN BAHAGIAN PENTADBIRAN DAN AKADEMIK - SEKSYEN HAL EHWAL PELAJAR DAN ALUMNI 1) Merancang, menyelaras dan menjalankan semua aktiviti hal ehwal pelajar - Kebajikan pelajar - Pinjaman/ Tajaan/ Biasiswa - Yuran pengajian - Pelepasan pelajar - Program kepimpinan - Program kesukarelawanan dan komuniti - Program pembangunan akademik 2) Menyelaras aktiviti Persatuan Mahasiswa Fakulti 20
FAKULTI PENGAJIAN DAN PENGURUSAN PERTAHANAN BAHAGIAN PENTADBIRAN DAN AKADEMIK - SEKSYEN AKADEMIK PRASISWAZAH 1) Saringan Data Temuduga dan Kemasukan Pelajar Baharu 2) Merancang, menyelaras dan menjalankan semua aktiviti program akademik prasiswazah Fakulti. - Pendaftaran dan penawaran kursus - Penjadualan (Jadual Waktu Kuliah, JWK) - Peperiksaan - Pengurusan Konvokesyen dan Pengijazahan Pelajar - Penyediaan Buku Panduan Akademik 3) Menyelaras pengurusan Beban Tugas Pengajaran (BTP) dan Beban Tugas Akademik (BTA) staf akademik Fakulti. 4) Menyelaras pelaksanaan pengurusan kualiti Fakulti (ISO, MQA). BAHAGIAN PENTADBIRAN DAN AKADEMIK - SEKSYEN PENYELIDIKAN DAN PENERBITAN 1) Merancang, menyelaras dan menjalankan semua aktiviti penyelidikan dan penyelidik Fakulti. 2) Merancang, menyelaras dan menjalankan semua aktiviti penerbitan dan penulis Fakulti. 3) Menyelaras permohonan menghadiri persidangan Fakulti. 4) Menyelaras penganjuran persidangan dalam negara/antarabangsa di bawah seliaan Fakulti. BAHAGIAN PENTADBIRAN DAN AKADEMIK - SEKSYEN PENTADBIRAN DAN PASCASISWAZAH 1) Merancang, menyelaras dan menjalankan semua aktiviti pentadbiran dan kewangan Fakulti. - Pengurusan sumber manusia - Pengurusan kewangan dan bajet - Pengurusan fail dan rekod - Pengurusan aset - Pengurusan mesyuarat - Urusetia dan setiausaha mesyuarat utama Fakulti 2) Merancang, menyelaras dan menjalankan semua aktiviti program pascasiswazah (Mod Penyelidikan, Mod Kerja Kursus) Fakulti. 3) Menyelaras pelaksanaan pengurusan kualiti akademik Fakulti. 4) Menyelaras pelaksanaan pengurusan kualiti Fakulti (ISO, MQA). 21
FAKULTI PENGAJIAN DAN PENGURUSAN PERTAHANAN JABATAN HUBUNGAN ANTARABANGSA, KESELAMATAN DAN UNDANG-UNDANG 1) Pengurusan Pengajaran dan Pembelajaran (PdP) program akademik. 2) Pengurusan dan pentadbiran hal ehwal peperiksaan (penyediaan kertas soalan, pewasitan, pemarkahan, pengesahan keputusan). 3) Memenuhi keperluan Beban Tugas Pengajaran (BTP) – Minimum 9 kredit/semester. 4) Memenuhi keperluan Beban Tugas Akademik (BTA) – Minimum 15 kredit/semester. 5) Memenuhi keperluan kualiti akademik. 6) Penasihatan akademik. 7) Pengurusan aktiviti pelajar. 8) Penyeliaan Projek Sarjana Muda (PSM). 9) Penyeliaan program pascasiswazah (Mod Penyelidikan, Mod Kerja Kursus). 10) Penyeliaan Latihan Industri (LI). JABATAN KENEGARAAN, KEPIMPINAN DAN PENGAJIAN ISLAM 1) Pengurusan Pengajaran dan Pembelajaran (PdP) program akademik. 2) Pengurusan dan pentadbiran hal ehwal peperiksaan (penyediaan kertas soalan, pewasitan, pemarkahan, pengesahan keputusan). 3) Memenuhi keperluan Beban Tugas Pengajaran (BTP) – Minimum 9 kredit/semester. 4) Memenuhi keperluan Beban Tugas Akademik (BTA) – Minimum 15 kredit/semester. 5) Memenuhi keperluan kualiti akademik. 6) Penasihatan akademik. 7) Pengurusan aktiviti pelajar. 8) Penyeliaan Projek Sarjana Muda (PSM). 9) Penyeliaan program pascasiswazah (Mod Penyelidikan, Mod Kerja Kursus). 10) Penyeliaan Latihan Industri (LI). JABATAN PENGURUSAN LOGISTIK DAN PENTADBIRAN PERNIAGAAN 1) Pengurusan Pengajaran dan Pembelajaran (PdP) program akademik. 2) Pengurusan dan pentadbiran hal ehwal peperiksaan (penyediaan kertas soalan, pewasitan, pemarkahan, pengesahan keputusan). 3) Memenuhi keperluan Beban Tugas Pengajaran (BTP) – Minimum 9 kredit/semester. 4) Memenuhi keperluan Beban Tugas Akademik (BTA) – Minimum 15 kredit/semester. 5) Memenuhi keperluan kualiti akademik. 6) Penasihatan akademik. 7) Pengurusan aktiviti pelajar. 8) Penyeliaan Projek Sarjana Muda (PSM). 9) Penyeliaan program pascasiswazah (Mod Penyelidikan, Mod Kerja Kursus). 10) Penyeliaan Latihan Industri (LI). 22
FAKULTI PENGAJIAN DAN PENGURUSAN PERTAHANAN JABATAN PENGAJIAN STRATEGI DAN PERTAHANAN 1) Pengurusan Pengajaran dan Pembelajaran (PdP) program akademik. 2) Pengurusan dan pentadbiran hal ehwal peperiksaan (penyediaan kertas soalan, pewasitan, pemarkahan, pengesahan keputusan). 3) Memenuhi keperluan Beban Tugas Pengajaran (BTP) – Minimum 9 kredit/semester. 4) Memenuhi keperluan Beban Tugas Akademik (BTA) – Minimum 15 kredit/semester. 5) Memenuhi keperluan kualiti akademik. 6) Penasihatan akademik. 7) Pengurusan aktiviti pelajar. 8) Penyeliaan Projek Sarjana Muda (PSM). 9) Penyeliaan program pascasiswazah (Mod Penyelidikan, Mod Kerja Kursus). 10) Penyeliaan Latihan Industri (LI). JABATAN PENGURUSAN 1) Pengurusan Pengajaran dan Pembelajaran (PdP) program akademik. 2) Pengurusan dan pentadbiran hal ehwal peperiksaan (penyediaan kertas soalan, pewasitan, pemarkahan, pengesahan keputusan). 3) Memenuhi keperluan Beban Tugas Pengajaran (BTP) – Minimum 9 kredit/semester. 4) Memenuhi keperluan Beban Tugas Akademik (BTA) – Minimum 15 kredit/semester. 5) Memenuhi keperluan kualiti akademik. 6) Penasihatan akademik. 7) Pengurusan aktiviti pelajar. 8) Penyeliaan Projek Sarjana Muda (PSM). 9) Penyeliaan program pascasiswazah (Mod Penyelidikan, Mod Kerja Kursus). 10) Penyeliaan Latihan Industri (LI). FAKULTI KEJURUTERAAN Unit Aset dan Pengurusan Makmal Akademik - Kepentingan Menganggotai Badan Profesional Akademik - Khidmat Masyarakat Antarabangsa / Kebangsaan Akademik - Jaringan Antarabangsa / Tempatan Akademik - Pentadbiran Universiti / Fakulti / Pusat / Jabatan / Bahagian Akademik - Rekacipta Akademik - Penyertaan Seminar / Persidangan 23
FAKULTI KEJURUTERAAN Akademik - Penerbitan Buku / Jurnal / Persidangan / Seminar / Teknikal Akademik - Perundingan Akademik - Penyelidikan Akademik - Penyeliaan dan Pemeriksa Tesis Akademik - Pengajaran Unit ICT - Membantu dalam Tugas Proses Pengajaran dan Pembelajaran Unit ICT - Menyelenggara komputer dan Kelengkapan IT Unit Pembangunan Program dan Kualiti Akademik - Audit ISO Unit Pembangunan Program dan Kualiti Akademik - Permohonan Projek di bawah Rancangan Malaysia (RMK) Unit Pembangunan Program dan Kualiti Akademik - Audit EAC Unit Pembangunan Program dan Kualiti Akademik - Makmal Pengajaran dan Penyelidikan Unit Pembangunan Program dan Kualiti Akademik - Audit MQA Unit Penyelidikan dan Pascasiswazah - Menguruskan hal ehwal akademik bagi program akademik pascasiswazah secara mod kerja kursus Unit Penyelidikan dan Pascasiswazah - Menguruskan permohonan dan penilaian pengajian pascasiswazah bagi program akademik pascasiswazah secara mod penyelidikan dan kerja kursus Unit Penyelidikan dan Pascasiswazah - Merancang menyelaras dan menguruskan Bengkel Proposal Defence dan Kolokium Unit Penyelidikan dan Pascasiswazah - Menguruskan permohonan dan penilaian aktiviti penyelidikan dan inovasi di kalangan staf akademik 24
FAKULTI KEJURUTERAAN Unit Penyelidikan dan Pascasiswazah - Merancang, menyelaras dan menguruskan kegiatan penyelidikan di kalangan staf akademik Unit Kewangan dan Aset - Aset Unit Kewangan dan Aset - Sewaan PC / Penyelenggaraan Komputer Unit Kewangan dan Aset - Panjar Wang Runcit (PWR) Unit Kewangan dan Aset - Tuntutan Unit Kewangan dan Aset - Sebut Harga dan Syor Setuju Terima Unit Kewangan dan Aset - Pengurusan Kewangan Unit Pentadbiran - Stok Alat Tulis dan Kelengkapan Staf Unit Pentadbiran - Pengurusan Fail Unit Pentadbiran - Kelengkapan Staf Unit Pentadbiran - Rekod Staf Unit Pentadbiran - Latihan Staf Unit Pentadbiran - Cuti Belajar Unit Hal Ehwal Akademik Prasiswazah - Mesyuarat Akademik Unit Pentadbiran - Sumber Manusia Unit Hal Ehwal Akademik Prasiswazah - Beban Tugas Pengajaran dan Akademik Pensyarah 25
FAKULTI KEJURUTERAAN Unit Hal Ehwal Akademik Prasiswazah - Menguruskan keperluan data pelajar prasiswazah Unit Hal Ehwal Akademik Prasiswazah - Kredit pindah Unit Hal Ehwal Akademik Prasiswazah - Penilaian Status Pelajar Unit Hal Ehwal Akademik Prasiswazah - Tatatertib Unit Hal Ehwal Akademik Prasiswazah - Kebajikan pelajar Unit Hal Ehwal Akademik Prasiswazah - Rancangan Aktiviti Pelajar Unit Hal Ehwal Akademik Prasiswazah - Penasihatan Akademik Unit Hal Ehwal Akademik Prasiswazah - Menguruskan Kemasukan Pelajar Baharu Tahun 1 Unit Hal Ehwal Akademik Prasiswazah - Penilaian dan Peperiksaan Fakulti Unit Hal Ehwal Akademik Prasiswazah - Menjana dan menyediakan Jadual Waktu Kuliah bagi setiap semester Unit Hal Ehwal Akademik Prasiswazah - Menguruskan Penawaran dan Pendaftaran Kursus BAHAGIAN JAMINAN KUALITI DAN PENGURUSAN DATA UNIT PENTADBIRAN DAN KEWANGAN (SEKSYEN KEWANGAN) :PENGURUSAN SISTEM SISTEM PENGURUSAN ASET (SPA)/ SAGA UNIT PENTADBIRAN DAN KEWANGAN (SEKSYEN PENTADBIRAN): URUS SETIA MESYUARAT JAMINAN KUALITI DAN PENGURUSAN DATA (JJKU) UNIT PENTADBIRAN DAN KEWANGAN (SEKSYEN PENTADBIRAN): URUS SETIA MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN (MKSP) UNIT PENGURUSAN INOVASI: PENGURUSAN SUKAN DAN RIADAH UNIT PENGURUSAN RISIKO: PENGURUSAN SUKAN DAN RIADAH 26
BAHAGIAN JAMINAN KUALITI DAN PENGURUSAN DATA UNIT PENGURUSAN KUALITI: PENGURUSAN SUKAN DAN RIADAH UNIT PENTADBIRAN DAN KEWANGAN (SEKSYEN OPERASI): PENGURUSAN SUKAN DAN RIADAH UNIT PENTADBIRAN DAN KEWANGAN (SEKSYEN PENTADBIRAN): PENGURUSAN SUKAN DAN RIADAH UNIT PENGURUSAN RISIKO: PENGURUSAN LIPUTAN DAN FOTOGRAFI BJKPD UNIT PENGURUSAN KUALITI: PENGURUSAN PROSEDUR SPK MS ISO 9001:2015 UNIT PENTADBIRAN DAN KEWANGAN (SEKSYEN OPERASI): PENGURUSAN LIPUTAN DAN FOTOGRAFI BJKPD UNIT PENGURUSAN RISIKO : PENGURUSAN LAPORAN RISIKO AKTIVITI BJKPD UNIT PENGURUSAN RISIKO: PENGURUSAN INTEGRITI UNIT PENGURUSAN INOVASI :URUS SETIA SAMBUTAN BULAN KUALITI UPNM UNIT PENTADBIRAN DAN KEWANGAN (SEKSYEN PENTADBIRAN): PENGURUSAN REKOD DAN FAIL BJKPD UNIT PENTADBIRAN DAN KEWANGAN (SEKSYEN OPERASI): URUS SETIA HARI INOVASI DAN MAJLIS ANUGERAH (HIMA) UNIT PENTADBIRAN DAN KEWANGAN (SEKSYEN OPERASI): URUS SETIA ANUGERAH HARI INOVASI (AHI) UNIT PENTADBIRAN DAN KEWANGAN (SEKSYEN OPERASI): URUS SETIA KONVENSYEN KUMPULAN INOVATIF & KREATIF (KIK) UNIT PENTADBIRAN DAN KEWANGAN (SEKSYEN OPERASI): URUS SETIA SAMBUTAN BULAN KUALITI UPNM UNIT PENTADBIRAN DAN KEWANGAN (SEKSYEN OPERASI): URUS SETIA LAPORAN DATA RISIKO MESYUARAT JAMINAN KUALITI DAN PENGURUSAN DATA (JJKU) 27
BAHAGIAN JAMINAN KUALITI DAN PENGURUSAN DATA UNIT PENTADBIRAN DAN KEWANGAN (SEKSYEN OPERASI): URUS SETIA LAPORAN DATA RISIKO MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN (MKSP) UNIT PENTADBIRAN DAN KEWANGAN (SEKSYEN OPERASI): MEMBANTU PENGURUSAN PEMERIKSAAN KESELAMATAN DAN KESIHATAN PEKERJAAN BJKPD UNIT PENTADBIRAN DAN KEWANGAN (SEKSYEN OPERASI): PENGURUSAN PROSTER-POSTER KUALITI DI SELURUH KAMPUS UPNM (VISI, MISI, OBJEKTIF, PIAGAM, DASAR) UNIT PENTADBIRAN DAN KEWANGAN (SEKSYEN PENTADBIRAN): URUS SETIA HARI INOVASI DAN MAJLIS ANUGERAH (HIMA) UNIT PENTADBIRAN DAN KEWANGAN (SEKSYEN PENTADBIRAN): URUS SETIA ANUGERAH HARI INOVASI (AHI) UNIT PENTADBIRAN DAN KEWANGAN (SEKSYEN PENTADBIRAN): URUS SETIA KONVENSYEN KUMPULAN INOVATIF & KREATIF (KIK) UNIT PENTADBIRAN DAN KEWANGAN (SEKSYEN PENTADBIRAN): URUS SETIA SAMBUTAN BULAN KUALITI UPNM UNIT PENGURUSAN RISIKO : PENGURUSAN PEMERIKSAAN KESELAMATAN DAN KESIHATAN PEKERJAAN BJKPD UNIT PENGURUSAN RISIKO: MEMBANTU PENGURUSAN PROSTERPOSTER KUALITI DI SELURUH KAMPUS UPNM (VISI, MISI, OBJEKTIF, PIAGAM, DASAR) UNIT PENGURUSAN INOVASI: MEMBANTU PENGURUSAN PROSTER-POSTER KUALITI DI SELURUH KAMPUS UPNM (VISI, MISI, OBJEKTIF, PIAGAM, DASAR) UNIT PENGURUSAN KUALITI: MEMBANTU PENGURUSAN PROSTERPOSTER KUALITI DI SELURUH KAMPUS UPNM (VISI, MISI, OBJEKTIF, PIAGAM, DASAR) UNIT PENGURUSAN KUALITI: PENGURUSAN PROSEDUR SPK MS 1900:2014 UNIT PENGURUSAN RISIKO: URUSAN MAKLUMAT KEMASKINI LAMAN AUTONOMI UPNM UNIT PENGURUSAN KUALITI: URUSAN MAKLUMAT LAMAN SESAWANG ISO UPNM UNIT PENTADBIRAN DAN KEWANGAN (SEKSYEN OPERASI): PENGURUSAN MESIN FOTOKOPI 28
BAHAGIAN JAMINAN KUALITI DAN PENGURUSAN DATA UNIT PENGURUSAN RISIKO: PENGURUSAN LAMAN SESAWANG ISO UPNM UNIT PENGURUSAN RISIKO: PENGURUSAN KHIDMAT PELANGGAN BJKPD UNIT PENGURUSAN KUALITI : PEGAWAI PERHUBUNGAN KOMUNIKASI (LRQA/ SIRIM / KPT/ UA ) UNIT PENTADBIRAN DAN KEWANGAN (SEKSYEN OPERASI): PENGURUSAN PEMANTAUAN & LAPORAN KEBERSIHAN PEJABAT (TANDAS/ SURAU LELAKI/ PANTRI/ KORIDOR) UNIT PENTADBIRAN DAN KEWANGAN (SEKSYEN PENTADBIRAN): LAPORAN BJKPD KEPADA LEMBAGA PENGARAH UNIVERSITI (LPU) UNIT PENTADBIRAN DAN KEWANGAN (SEKSYEN OPERASI):PENGURUSAN & PENGHANTARAN SURAT MENYURAT UNIT PENTADBIRAN DAN KEWANGAN (SEKSYEN OPERASI):PENGURUSAN STOK ALAT TULIS UNIT PENTADBIRAN DAN KEWANGAN (SEKSYEN OPERASI):PENGURUSAN ASET DAN INVENTORI UNIT PENTADBIRAN DAN KEWANGAN (SEKSYEN PENTADBIRAN): PENGURUSAN KHIDMAT PELANGGAN BJKPD UNIT PENTADBIRAN DAN KEWANGAN (SEKSYEN PENTADBIRAN): LAPORAN BJKPD KEPADA NAIB CANSELOR UNIT PENTADBIRAN DAN KEWANGAN (SEKSYEN PENTADBIRAN): LAPORAN TAHUNAN BJKPD UNIT PENGURUSAN KUALITI :URUS SETIA AUDIT DALAM SPK MS ISO 9001:2015 UNIT PENGURUSAN RISIKO :URUS SETIA KONVENSYEN KUMPULAN INOVATIF & KREATIF (KIK) UNIT PENGURUSAN RISIKO :URUS SETIA HARI INOVASI DAN MAJLIS ANUGERAH (HIMA) UNIT PENGURUSAN RISIKO :PENGURUSAN ANUGERAH HARI INOVASI (AHI) UNIT PENGURUSAN RISIKO :URUS SETIA SAMBUTAN BULAN KUALITI UPNM 29
BAHAGIAN JAMINAN KUALITI DAN PENGURUSAN DATA UNIT PENGURUSAN RISIKO :URUS SETIA LAPORAN DATA RISIKO MESYUARAT JAMINAN KUALITI DAN PENGURUSAN DATA (JJKU) UNIT PENGURUSAN RISIKO :URUS SETIA LAPORAN DATA RISIKO MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN (MKSP) UNIT PENTADBIRAN DAN KEWANGAN (SEKSYEN PENTADBIRAN): PENGURUSAN LAPORAN KEJAYAAN UNIT PENGURUSAN INOVASI :PENGUMPULAN SETARA UNIT PENGURUSAN INOVASI :PENGURUSAN & PENGUMPULAN MyMoheS UNIT PENGURUSAN KUALITI :PENGURUSAN SAMBUTAN BULAN KUALITI UPNM UNIT PENGURUSAN INOVASI:URUS SETIA LAPORAN DATA INOVASI MESYUARAT JAMINAN KUALITI DAN PENGURUSAN DATA (JJKU) UNIT PENGURUSAN INOVASI :URUS SETIA LAPORAN DATA INOVASI MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN (MKSP) UNIT PENGURUSAN INOVASI: PENGURUSAN MESYUARAT INOVASI DAN DATA UNIT PENGURUSAN KUALITI :PENGURUSAN MESYUARAT JAMINAN KUALITI DAN PENGURUSAN DATA (JJKU) UNIT PENGURUSAN KUALITI :PENGURUSAN MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN (MKSP) UNIT PENGURUSAN INOVASI :PENGURUSAN: MESYUARAT KUALITI DATA UNIVERSITI AWAM (MKD) UNIT PENGURUSAN KUALITI: PENGURUSAN PENSIJILAN BAHARU DI UPNM (ISMS/ MAKMAL FESEM & RAMAN/ OHS/ ANTI BRIBERY/ ISO KESIHATAN) UNIT PENGURUSAN KUALITI :URUS SETIA AUDIT DALAM SPK MS 1900:2014 UNIT PENGURUSAN KUALITI :PENGURUSAN MESYUARAT BULANAN e-ADUAN UNIT PENGURUSAN KUALITI :URUSAN BERKAITAN SIRIM QAS INTERNATIONAL SDN BHD 30
BAHAGIAN JAMINAN KUALITI DAN PENGURUSAN DATA UNIT PENGURUSAN KUALITI :PENGURUSAN SPK MS ISO 9001:2015 UNIT PENGURUSAN KUALITI :URUS SETIA AUDIT AUTONOMI & AUDIT SUSULAN AUDIT AUTONOMI UNIT PENGURUSAN KUALITI :PENGURUSAN e-ADUAN UNIT PENGURUSAN KUALITI :PENGURUSAN SPK MS 1900:2014 UNIT PENGURUSAN KUALITI :PENGURUSAN MESYUARAT PENGURUSAN KUALITI UNIVERSITI AWAM (MPQ) UNIT PENGURUSAN INOVASI :PENGURUSAN MAKLUMAT MEMORADUM JEMAAH MENTERI (MJM) UNIT PENGURUSAN INOVASI :PENGURUSAN & PENGUMPULAN DATA SB SYS UNIT PENGURUSAN INOVASI :PENGUMPULAN DATA MyRA UNIT PENGURUSAN INOVASI :PENGURUSAN & PENGUMPULAN DATA MY3S UNIT PENGURUSAN INOVASI :PENGUMPULAN DATA iGOT UNIT PENGURUSAN INOVASI :PENGURUSAN & PENGUMPULAN DATA HAPPINESS INDEX UNIT PENGURUSAN INOVASI :PENGUMPULAN DATA PSH UNIT PENGURUSAN INOVASI :PENGURUSAN & PENGUMPULAN DATA 1NATION PROSPEK UNIT PENTADBIRAN DAN KEWANGAN (SEKSYEN PENTADBIRAN): PERLANTIKAN DAN PENAMATAN JAWATAN PENTADBIRAN UNIT PENGURUSAN INOVASI :PENGURUSAN MAKLUMAT AMANAT NAIB CANSELOR UNIT PENGURUSAN INOVASI :PENGURUSAN KHIDMAT PELANGGAN INOVASI 31
BAHAGIAN JAMINAN KUALITI DAN PENGURUSAN DATA UNIT PENGURUSAN INOVASI :PENGURUSAN DATA SISTEM eANJUNG UNIT PENGURUSAN INOVASI :PENGURUSAN REKOD DAN FAIL INOVASI DAN DATA UNIT PENTADBIRAN DAN KEWANGAN (SEKSYEN PENTADBIRAN) :PENGURUSAN LOGISTIK DAN TEKNIKAL UNIT PENTADBIRAN DAN KEWANGAN (SEKSYEN KEWANGAN) :PENGURUSAN LAPORAN KEWANGAN BULANAN /TAHUNAN UNIT PENTADBIRAN DAN KEWANGAN (SEKSYEN PENTADBIRAN): PENGURUSAN UPACARA RASMI MELIBATKAN BJKPD (URUS SETIA/ AHLI) UNIT PENTADBIRAN DAN KEWANGAN (SEKSYEN PENTADBIRAN): PENGURUSAN BERITA UNIT PENTADBIRAN DAN KEWANGAN (SEKSYEN PENTADBIRAN): PENGURUSAN LAMAN SESAWANG BJKPD UNIT PENTADBIRAN DAN KEWANGAN (SEKSYEN PENTADBIRAN): PENGURUSAN GALERI BJKPD UNIT PENTADBIRAN DAN KEWANGAN (SEKSYEN PENTADBIRAN) :LAPORAN SKT DAN LPPT UNIT PENTADBIRAN DAN KEWANGAN (SEKSYEN KEWANGAN) :PENGURUSAN ANGGARAN BELANJA MENGURUS (ABM) DAN RANCANGAN PERBELANJAAN TAHUNAN & BULANAN UNIT PENTADBIRAN DAN KEWANGAN (SEKSYEN KEWANGAN): PENGURUSAN BUKU VOT DAN PELARASAN UNIT PENTADBIRAN DAN KEWANGAN (SEKSYEN KEWANGAN): PENGURUSAN PEROLEHAN UNIT PENTADBIRAN DAN KEWANGAN (SEKSYEN PENTADBIRAN): PENGURUSAN TUNTUTAN PERUBATAN UNIT PENTADBIRAN DAN KEWANGAN (SEKSYEN PENTADBIRAN): PENGURUSAN CUTI STAF UNIT PENTADBIRAN DAN KEWANGAN (SEKSYEN PENTADBIRAN): PENGURUSAN KEHADIRAN STAF 32
TIMBALAN NAIB CANSELOR (HAL EHWAL PELAJAR DAN ALUMNI) PEJ. TNC HEPA - Mereka bentuk kerja seni (artwork) untuk tujuan publisiti dan hebahan bagi program-program anjuran JHEPA seperti poster. PEJ. TNC HEPA - Bertanggungjawab sebagai webmaster bagi JHEPA untuk mengemaskini kandungan laman web JHEPA. PEJ. TNC HEPA - Pengurusan Majlis Perwakilan Pelajar (MPP) dan pilihanraya kampus. PEJ. TNC HEPA - Mengurus tatatertib dan dispilin pelajar. PEJ. TNC HEPA - Merancang dan mengurus kebajikan dan perkhidmatan pelajar. PEJ. TNC HEPA - Menyelaras semua unit di JHEPA. PEJ. TNC HEPA - Merancang dan mengurus sistem kewangan dan aset JHEPA. PEJ. TNC HEPA - Merancang pengurusan operasi pentadbiran dan sumber manusia JHEPA dari segi latihan dan kebajikan staf. PKKA - Meningkatkan nilai diri golongan pelajar melalui kaedah tambah nilai dan potensi pelajar melalui soft skill dan hard skill PKKA - Menyediakan para graduan yang mampu bersaing di pasaran pekerjaan yang global. PKKA - Menyediakan perkhidmatan kaunseling yang tersusun dan terlatih untuk pelajar dan kakitangan. PKKA - Merancang dan melaksanakan program-program bimbingan dalam membantu meningkatkan pencapaian akademik mahasiswa. PKKA - Bertanggungjawab menyediakan perkhidmatan psikologikal dan kaunseling kepada pelajar dan kakitangan Universiti. PKK - Menyediakan program-program kebudayaan yang dianjurkan oleh pelajar. PKK - Menyelaras aktiviti kelab-kelab kebudayaan pelajar UPNM. PKK - Memberi khidmat nasihat, latihan pendedahan kepada pelajar dalam pengurusan kebudayaan dan kesenian. 33
TIMBALAN NAIB CANSELOR (HAL EHWAL PELAJAR DAN ALUMNI) PKK - Merangka, mengurus dan merancang aktiviti-aktiviti berbentuk kebudayaan dan kesenian di peringkat Universiti dalam usaha untuk menggiatkan dan memperkembangkan seni budaya di kalangan pelajar UPNM. PPKP - Memastikan keselamatan pelajar terjamin dari sebarang ancaman atau gangguan yang tidak diingin. PPKP - Mengurus hal-hal berkaitan penginapan pelajar di asrama seperti pendaftaran keluar masuk, penyediaan kemudahan asas dan kebajikan pelajar di kolej kediaman. PPKP - Menjalankan aktiviti/ program yang dapat meningkatkan pembangunan sahsiah pelajar dan kecemerlangan akademik. PPKI - Menjadi pusat rujukan utama berkaitan dengan keusahawanan pelajar di UPNM. PPKI - Mengenalpasti dan membangunkan kemahiran keusahawanan pelajar melalui aktiviti dalaman dan jemputan luar. PPKI - Membudaya dan menggerakkan aktiviti keusahawanan pelajar melalui program yang berimpak tinggi. PPKI - Merangka dan menyelaras dasar, strategi, pelan perlaksanaan serta pemantauan pembangunan keusahawanan pelajar. PKKP - Memastikan pelajar mendapat nilai tambah sebanyak mungkin bagi setiap penyertaan dalam mana-mana program atau aktiviti yang dianjurkan oleh Universiti mahupun dari pihak luar. PKKP - Memberi bimbingan kepada pelajar berkaitan pengendalian aktiviti/ program. PKKP - Memantau dan memastikan aktiviti yang dirancang selari dengan kehendak Akta Universiti. PKKP - Mengurus dan menyelaras untuk aktiviti kokurikulum berkredit dan kokurikulum tidak berkredit. JHEPA - Berperanan membangun, merancang, mengurus dan melaksanakan aktiviti pelajar untuk membentuk keperibadi unggul dengan cara berfikiran minda kelas pertama. JHEPA - Salah satu Jabatan yang bertanggungjawab menguruskan berkaitan hal ehwal pelajar di UPNM. PERPUSTAKAAN JENERAL TUN IBRAHIM 34
PERPUSTAKAAN JENERAL TUN IBRAHIM Bahagian Perkhidmatan, Latihan & Jaminan Kualiti - Pengurusan Aset Perpustakaan Jeneral Tun Ibrahim Bahagian Perkhidmatan, Latihan & Jaminan Kualiti - Jaminan Kualiti Bahagian Perkhidmatan, Latihan & Jaminan Kualiti - Latihan Bahagian Perkhidmatan, Latihan & Jaminan Kualiti - Kewangan Bahagian Perkhidmatan, Latihan & Jaminan Kualiti - Pengurusan Pentadbiran Bahagian Perkhidmatan Pengguna, Sokongan dan Perpustakaan Cawangan HAT Tuanku Mizan - Pemuliharaan dan Penjilidan Bahagian Perkhidmatan Pengguna, Sokongan dan Perpustakaan Cawangan HAT Tuanku Mizan - Galeri dan Pameran Bahagian Perkhidmatan Pengguna, Sokongan dan Perpustakaan Cawangan HAT Tuanku Mizan - Repositori dan Arkib Bahagian Perkhidmatan Pengguna, Sokongan dan Perpustakaan Cawangan HAT Tuanku Mizan - Data Bahagian Perkhidmatan Pengguna, Sokongan dan Perpustakaan Cawangan HAT Tuanku Mizan - Automasi Bahagian Perkhidmatan Pengguna, Sokongan dan Perpustakaan Cawangan HAT Tuanku Mizan - Perpustakaan Perubatan Bahagian Perkhidmatan Pengguna, Sokongan dan Perpustakaan Cawangan HAT Tuanku Mizan - Perkhidmatan Rujukan dan Maklumat Bahagian Perkhidmatan Pengguna, Sokongan dan Perpustakaan Cawangan HAT Tuanku Mizan - Perkhidmatan Sirkulasi Bahagian Pembangunan Koleksi - Pengurusan Pengkatalogan dan Metadata Bahagian Pembangunan Koleksi - Pengurusan Terbitan Bersiri Bahagian Pembangunan Koleksi - Pengurusan Sumber Maklumat Pangkalan Data Elektronik dan Media 35
PERPUSTAKAAN JENERAL TUN IBRAHIM Bahagian Pembangunan Koleksi - Hadiah, Sumbangan dan Indeks Persidangan Bahagian Pembangunan Koleksi - Perolehan Sumber Elektronik Bahagian Pembangunan Koleksi - Perolehan Bahan (Monograf/Bahan Bercetak dan eBuku) PEJABAT PENDAFTAR Bahagian Data & Rekod - Pengurusan Rekod & Data Staf UPNM Bahagian Data & Rekod - Pentadbir HRMIS Bahagian Governan - Pelantikan Pro Canselor dan Pengurusan Elaun Bahagian Governan - Pentadbiran Governan Bahagian Governan - Pelantikan Jawatan Pentadbiran Bahagian Governan - Latihan dan Pemantauan Keberkesanan LPU Bahagian Governan - Penyelaras Dokumen Polisi Bahagian Governan - Pengurusan Mesyuarat LPU Bahagian Governan - Pelantikan dan Pengurusan Elaun Bahagian Governan - Pengurusan Lembaga Pengarah Universiti Unit Perkhidmatan (Akademik) - Urusan Sasaran Kerja Tahunan (SKT) dan Laporan Penilaian Prestasi Tahunan (LPPT) bagi Staf Akademik Unit Perkhidmatan (Bukan Akademik) - Urusan Sasaran Kerja Tahunan (SKT) dan Laporan Penilaian Prestasi Tahunan (LPPT) bagi Staf Bukan Akademik Unit Perkhidmatan (Bukan Akademik) - Urusan Permohonan Percantuman Perkhidmatan Lepas 36
PEJABAT PENDAFTAR Unit Perkhidmatan (Bukan Akademik) - Urusan Tuntutan Elaun bagi Staf Bukan Akademik (Badan Profesional/Pakaian Tentera/Black Tie dll) Unit Perkhidmatan (Bukan Akademik) - Urusan Pendaftaran Kumpulan Wang Persaraan (KWAP) bagi Staf Bukan Akademik Unit Perkhidmatan (Bukan Akademik) -Urusan Persaraan Staf Bukan Akademik Unit Perkhidmatan (Akademik) - Urusan permohonan Pemberian Taraf Berpencen (PTB) bagi Staf Bukan Akademik Unit Perkhidmatan (Bukan Akademik) - Urusan Sistem Maklumat Persone Unit Perkhidmatan (Bukan Akademik) - Urusan Fail Peribadi Staf UPNM Unit Perkhidmatan (Bukan Akademik) - Urusan Pemberian Imbuhan Tahunan dan Bantuan Khas Kewangan Unit Perkhidmatan (Bukan Akademik) - Surat Pengesahan Majikan dan Surat Pinjaman Perumahan Unit Perkhidmatan (Bukan Akademik) - Urusan Penamatan dan Peletakan Jawatan Staf Bukan Akademik Unit Perkhidmatan (Bukan Akademik) - Urusan Penyelarasan Semula dan Pemberhentian Elaun Staf Bukan Akademik Unit Perkhidmatan (Bukan Akademik) - Urusan Pergerakan Gaji Staf Bukan Akademik Unit Perkhidmatan (Bukan Akademik) - Urusan Pengesahan dalam Perkhidamatan bagi Staf Bukan Akademik Unit Perkhidmatan (Bukan Akademik) - Urusan Selain Cuti Rehat Staf Bukan Akademik Unit Perkhidmatan (Bukan Akademik) - Urusan Cuti Rehat Staf Bukan Akademik Unit Perjawatan dan Laluan Kerjaya (Akademik) - Pembayaran Ganjaran Kontrak Unit Perjawatan dan Laluan Kerjaya (Akademik) - Pendaftaran PERKESO 37
PEJABAT PENDAFTAR Unit Perjawatan dan Laluan Kerjaya (Akademik) - Pelantikan Profesor Pelawat / Profesor Adjung Unit Perjawatan dan Laluan Kerjaya (Akademik) - Pelantikan Timbalan Naib Canselor Unit Perjawatan dan Laluan Kerjaya (Akademik) - Penyambungan Kontrak / Pelanjutan Peminjaman Unit Perjawatan dan Laluan Kerjaya (Akademik) - Penyediaan Bajet Defence Emolumen General B10 Unit Perjawatan dan Laluan Kerjaya (Akademik) - Penyediaan ABM Perjawatan Unit Perjawatan dan Laluan Kerjaya (Akademik) - MyMOHES / MYRA / SETARA Unit Perjawatan dan Laluan Kerjaya (Akademik) - Pengisian Waran Unit Perjawatan dan Laluan Kerjaya (Akademik) - Laluan Kerjaya Unit Perjawatan dan Laluan Kerjaya (Akademik) - Pengurusan Maklumat / Data Staf (Kemaskini SMP / IMAP) Unit Perjawatan dan Laluan Kerjaya (Akademik) - Pelarasan Gaji ( Semakan Semula Tangga Gaji / Rayuan Pelarasan Gaji ) 38
PEJABAT PENDAFTAR Unit Perjawatan dan Laluan Kerjaya (Akademik) - Pelantikan Baharu (Lantikan Tetap / Kontrak / Pinjaman / Sambilan) Unit Perjawatan dan Laluan Kerjaya (Akademik) - Urusan Promosi Iklan / Pengambilan staf BAHAGIAN KHIDMAT PENGURUSAN - PENGURUSAN SISTEM FAIL DAN REKOD UNIVERSITI (DDMS) UNIT ASET - URUSAN ASET PEJABAT PENDAFTAR BAHAGIAN KHDMAT PENGURUSAN - PENGURUSAN PERKHIDMATAN PERUBATAN STAF UPNM BAHAGIAN KHIDMAT PENGURUSAN - PENGURUSAN JUBAH PENGURUSAN UNIVERSITI DAN PERALATAN PENTAS BAGI MAJLIS KONVOKESYEN UNIT MEL DAN POS UPNM - PENGURUSAN MEL DAN POS UNIVERSITI BAHAGIAN KHIDMAT PENGURUSAN - PENGURUSAN PAKAIAN SERAGAM DAN KASUT STAF UPNM BAHAGIAN KHIDMAT PENGURUSAN - PENGURUSAN SISTEM EKEHADIRAN STAF UPNM UNIT PENGURUSAN STOR -MENGURUS STOR UTAMA ALAT TULIS UPNM Unit Kewangan - Menerima Arahan Tugasan Daripada Pegawai Atasan serta Menjalankan Tugas Yang Diarahkan dari Masa ke Semasa Unit Kewangan - Urusan Perubatan Unit Kewangan - Urusan pembayaran dan tuntutan semula klinik panel/perubatan dan Panjar Wang Runcit/tuntutan lebih masa Unit Kewangan - Urusan Buku Vot Tahunan Pejabat Pendaftar Unit Kewangan - Urusan perolehan dan pembelian di bawah Pentadbiran di Pejabat Pendaftar 39
PEJABAT PENDAFTAR Unit Latihan & Kompetensi - Penyediaan Garis Panduan dan Kertas Kerja berkaitan Program/ Latihan UPNM Unit Latihan & Kompetensi - Penyediaan Soalan Peperiksaan Peperiksaan Perkhidmatan/ Program Transformasi Minda Unit Latihan & Kompetensi - Menyediakan Laporan Program/ Kursus Berimpak Tinggi Unit Latihan & Kompetensi - Menyediakan Laporan Kursus Anjuran Organisasi Luar Unit Latihan & Kompetensi - Menyediakan Laporan Kursus Dalaman Unit Latihan & Kompetensi - Merekodkan Maklumat Program/ Kursus/ Latihan Staf di dalam Sistem Maklumat Personel (Buku Perkhidmatan) Unit Latihan & Kompetensi - Pengurusan Mesyuarat Jawatankuasa Bertindak Covid-19 UPNM Unit Latihan & Kompetensi - Pengurusan Mesyuarat Jawatankuasa Penilaian Kompetensi UPNM Unit Latihan & Kompetensi - Pengurusan dan Pengendalian Kursus Konvensyen Kumpulan Inovatif dan Kreatif Peringkat UPNM Unit Latihan & Kompetensi - Pengurusan Kewangan Bahagian Pembangunan Sumber Manusia, Pejabat Pendaftar Unit Latihan & Kompetensi - Pengendalian Peperiksaan Bayaran Insentif Tugas Kewangan Universiti Awam Unit Latihan & Kompetensi - Pengurusan Kursus Pra Persaraan Staf Unit Latihan & Kompetensi - Pengurusan Cuti Sangkutan Industri Unit Latihan & Kompetensi - Pengurusan Kursus Teacher Training Unit Latihan & Kompetensi - Pengurusan Kursus Kepimpinan Anjuran Akademi Kepimpinan Pendidikan Tinggi Unit Latihan & Kompetensi - Pengurusan Program-Program Asas Pengesahan Jawatan 40
PEJABAT PENDAFTAR Unit Latihan & Kompetensi - Pengurusan Kursus Luar Anjuran Organisasi Luar Unit Latihan & Kompetensi - Pengurusan Penganjuran Latihan Dalaman Unit Latihan & Kompetensi - Penyediaan Takwim Latihan Tahunan Unit Cuti Belajar - Memantau kekerapan staf menghadiri persidangan dalam setahun untuk mengawal peruntukan kewangan Universiti. Unit Cuti Belajar - Memproses permohonan staf akademik untuk menghadiri persidangan dalam dan luar negara sebagai pembentang kertas kerja. Unit Cuti Belajar - Menyediakan data berkaitan MyMohes/ MyRA Unit Cuti Belajar - Memantau sistem eSP KPT secara online untuk permohonan di peringkat sarjana/ PhD, pelanjutan dan pengemaskinian data. Unit Cuti Belajar - Menguruskan rekod berkaitan Cuti Belajar Akademik dan Staf Bukan Akademik / Cuti Pasca Doktoral dan Sub Kepakaran/ Cuti Sabatikal termasuk mengesahkan rekod buku perkhidmatan melalui Sistem Maklumat Personal (SMP). Unit Cuti Belajar - Menyediakan data dari semasa ke semasa mengikut permintaan KPM, Pejabat Naib Canselor, Pejabat Timbalan Naib Canselor, Pejabat Bendahari, pihak fakulti dan lain-lain. Unit Cuti Belajar - Membangunkan dan mengemaskini prosedur-prosedur berkaitan Persidangan Staf Akademik, Cuti Belajar Akademik/ Cuti Belajar Bukan Akademik/ Cuti Pasca Doktoral dan Sub Kepakaran/ Cuti Sabatikal. Unit Cuti Belajar - Mengenal pasti staf yang tidak dapat menamatkan pengajian dalam tempoh Cuti Belajar/ Cuti Pasca Doktoral dan Sub Kepakaran/ Cuti Sabatikal untuk dimajukan kepada Bahagian Undangundang bagi tindakan seterusnya. Unit Cuti Belajar - Menguruskan elaun Sabatikal/ keluarga staf yang sedang cuti sabatikal/cuti belajar dan tuntutan lain seperti IELTS, visa dan passport. Unit Cuti Belajar - Menguruskan staf lapor diri setelah tamat tempoh cuti belajar termasuk mendapatkan sesalinan ijazah atau transkrip setelah tamat pengajian. 41
PEJABAT PENDAFTAR Unit Cuti Belajar - Memantau Laporan Kemajuan Cuti Belajar setiap staf yang cuti belajar setiap enam (6) bulan dan memperakukan sebarang tindakan yang perlu diambil oleh Bahagian Undang-undang/ Unit Perkhidmatan dan Saraan bagi kes-kes tidak menghantar laporan/tidak memuaskan dan memantau laporan akhir Cuti Pasca Doktoral/Cuti Sabatikal. Unit Cuti Belajar - Memproses permohonan pelanjutan cuti belajar staf yang telah disokong oleh fakulti/ pusat sebelum dimajukan kepada Bahagian Biasiswa, KPM. Unit Cuti Belajar - Menyediakan perjanjian dan memastikan perjanjian dilengkapkan oleh staf sebelum Cuti Belajar/ Cuti Pasca Doktoral dan Sub Kepakaran/ Cuti Sabatikal. Unit Cuti Belajar - Memproses permohonan Cuti Belajar/ Cuti Pasca Doktoral dan Sub Kepakaran/ Cuti Sabatikal staf yang telah disokong oleh fakulti/ pusat untuk pengesahan dan kelulusan Mesyuarat Jawatankuasa Cuti Belajar Universiti. Unit Cuti Belajar - Membentangkan unjuran yang telah diberi/ diterima daripada Kementerian Pendidikan Malaysia (KPM) dan mengedarkan unjuran yang telah diberikan oleh KPM kepada fakulti/pusat untuk perancangan cuti belajar. Unit Cuti Belajar - Menyediakan unjuran Cuti Belajar/Cuti Pasca Doktoral dan Sub Kepakaran/ Cuti Sabatikal tahunan UPNM. Unit Cuti Belajar - Menjadi urus setia kepada Mesyuarat Jawatankuasa Cuti Belajar Universiti dan memastikan mesyuarat diadakan empat (4) kali setahun/ mengikut keperluan. Unit Cuti Belajar - Memastikan Garis Panduan Menghadiri Persidangan Staf Akademik, Garis Panduan Cuti Belajar Akademik, Garis Panduan Cuti Belajar Bukan Akademik / Garis Panduan Cuti Pasca Doktoral dan Sub Kepakaran, Garis Panduan Cuti Sabatikal dan pekeliling-pekeliling berkaitan cuti belajar dipatuhi. Unit Cuti Belajar - Menjadi urus setia kepada Mesyuarat Jawatankuasa Persidangan Universiti dan memastikan mesyuarat diadakan enam (6) kali setahun/ mengikut keperluan. Unit Perkhidmatan (Akademik) - Urusan Permohonan Percantuman Perkhidmatan Lepas Unit Perkhidmatan (Akademik) - Urusan Persaraan Staf Akademik Unit Perkhidmatan (Akademik) - Urusan Kertas Kerja bagi mendapatkan kelulusan Jawatankuasa Mesyuarat Unit Perkhidmatan (Akademik) - Urusan Permohonan Tukar Lantik Pensyarah Tentera (Peminjaman) ke Pensyarah Universiti di UPNM 42
PEJABAT PENDAFTAR Unit Perkhidmatan (Akademik) - Urusan Tuntutan Elaun bagi Staf Akademik (Badan Profesional/Pakaian Tentera/Black Tie dll) Unit Perkhidmatan (Akademik) -Urusan Persaraan Staf Akademik (Gred DS45-DS52 serta staf Akademik FPKP) Unit Perkhidmatan (Akademik) - Urusan Pendaftaran Kumpulan Wang Persaraan (KWAP) bagi Staf Akademik Unit Perkhidmatan (Akademik) - Urusan permohonan Pemberian Taraf Berpencen (PTB) bagi Staf Akademik Unit Perkhidmatan (Akademik) - Urusan Sistem Maklumat Personel Unit Perkhidmatan (Akademik) - Urusan Fail Peribadi Staf Upnm Unit Perkhidmatan (Akademik) - Urusan Pemberian Imbuhan Tahunan dan Bantuan Khas Kewangan Unit Perkhidmatan (Akademik) - Surat Pengesahan Majikan dan Surat Pinjaman Perumahan Unit Perkhidmatan (Akademik) - Urusan Penamatan dan Peletakan Jawatan Staf Akademik Unit Perkhidmatan (Akademik) - Urusan Penyelarasan Semula dan Pemberhentian Elaun Staf Akademik Unit Perkhidmatan (Akademik) - Urusan Pergerakan Gaji Staf Akademik Unit Perkhidmatan (Akademik) - Urusan Pengesahan dalam Perkhidamatan bagi Staf Akademik Unit Perkhidmatan (Akademik) - Urusan Selain Cuti Rehat Staf Akademik Unit Perkhidmatan (Akademik) - Urusan Cuti Rehat Staf Akademik Unit Perjawatan dan Laluan Kerjaya (Bukan Akademik) - Penyambungan Kontrak Bukan Akademik Unit Perjawatan dan Laluan Kerjaya (Bukan Akademik) - Laluan Kerjaya 43
PEJABAT PENDAFTAR Unit Perjawatan dan Laluan Kerjaya (Bukan Akademik) - Penyediaan Bajet Defence Emolumen Unit Perjawatan dan Laluan Kerjaya (Bukan Akademik) - Penyediaan ABM Perjawatan Unit Perjawatan dan Laluan Kerjaya (Bukan Akademik) - Latihan Industri Unit Perjawatan dan Laluan Kerjaya (Bukan Akademik)- MyMOHES Unit Perjawatan dan Laluan Kerjaya (Bukan Akademik)-Peminjaman Staf (Bukan Akademik) Unit Perjawatan dan Laluan Kerjaya (Bukan Akademik)-Pengurusan maklumat / data staf ( Kemaskini SMP / Penempatan staf bukan akademik ) Unit Perjawatan dan Laluan Kerjaya (Bukan Akademik)- Pengisian Waran (Bukan Akademik) Unit Perjawatan dan Laluan Kerjaya (Bukan Akademik)-Pelarasan gaji ( Semakan semula tangga gaji / rayuan pelarasan gaji ) Unit Perjawatan dan Laluan Kerjaya (Bukan Akademik)-Urusan promosi iklan / Pengambilan staf ( Tapisan / IQ Test / Ujian ) Menerima Arahan Tugasan Daripada Pegawai Atasan serta Menjalankan Tugas Yang Diarahkan dari Masa ke Semasa Temuduga pelantikan (Lantikan tetap / Kontrak / Sambilan / PSH) BAHAGIAN PENGURUSAN AKADEMIK PEP- Menyelaras peperiksaan di UPNM dan pengijazahan pelajar UPNM PRPK-Menyelaras dan mengurus jadual waktu kuliah, pendaftaran pelajar, tempahan bilik kuliah dan mengemaskini perubahan data dan status pelajar bagi statistik terkini 44
BAHAGIAN PENGURUSAN AKADEMIK PKPA- Menguruskan pengambilan dan kemasukan pelajar, membuat promosi dan memasarkan program-program yang terdapat di UPNM PPSK- Menguruskan hal ehwal pentadbiran BPA termasuk kewangan,latihan, cuti staf dan merupakan sekretariat utama Mesyuarat Senat Universiti BAHAGIAN KESELAMATAN Seksyen / Unit Pentadbiran Pejabat - 1) Pengurusan kaunter Bahagian Keselamatan 2) Pengurusan Pentadbiran Pejabat bahagian keselamatan dan bilik gerakan 3) Pengurusan Sumber Manusia – Perkhidmatan/ Perjawatan/ Pengurusan SKT dan LPPT/ Pengurusan disiplin dan tatatertib. 4) Pengurusan iso dan kualiti 5) Pembangunan organisasi 6) Pengurusan Pas Keselamatan/ Pelekat kenderaan 7) Pengurusan Laman web/ email Bahagian Keselamatan 8) Pengurusan Mesyuarat(dalaman dan agensi luar. 9) Pengurusan perolehan 10) Pengurusan Aset/ Inventori 11) Pengurusan Bekalan stor 12) Pengurusan Bajet Kewangan Unit Kawalan CCTV - melaksanakan pemantauan keselamatan melalui CCTV bagi keadaan di di sekitar kawasan parameter Universiti. 2. Membuat back-up rakaman secara berkala 3. Memantau aktiviti kakitangan/ pelajar /pelawat /pekerja di dalam kawasan Universiti menerusi CCTV 4. Memantau aktiviti-aktiviti dan program-program di dalam Universiti melalui CCTV 5. Membuat pemeriksaan terhadap imej kamera, sistem dan komponen peralatan CCTV berfungsi dengan baik serta menghantar laporan sekiranya ada kerosakan. 6. Semakan terhadap Aturan Tetapan (setting) sistem dilakukan secara berkala 7. Bersiap sedia menerima arahan dari semasa ke semasa Seksyen / Unit Risikan & Siasatan Dalaman - 1. Mendapatkan apa-apa maklumat yang berguna dari aspek keselamatan 2. Mengadakan hubungan baik dan bekerjasama dengan pihak Polis dan agensi kerajaan lain 3. Mengambil tindakan awal (menghalang) terhadap perkara yang boleh menggugat keselamatan kampus. 4. Menerima aduan dan menyiasat sesuatu kes yang dilaporkan kepada pihak keselamatan. 5. Mendapatkan maklumat awal mengenai sesuatu kegiatan/aktiviti yang akan dianjurkan dan menilai tahap keselamatanya. 6. Membuat intipan pada lokasi-lokasi tertentu yang mencurigakan dari aspek keselamatan dan perbuatan tidak bermoral 7. Membuat pemeriksaan berkala di tempat-tempat tugas pekerja luar yang berada di dalam kampus 8. Membuat penyiasatan terhadap pelanggaran peraturan keselamatan Seksyen / Unit Kawalan Statik (Akses / Pos Kaunter) -.Membuat serah menyerah tugas apabila terima dan tamat tugas. 45
BAHAGIAN KESELAMATAN Seksyen / Unit Kawalan Statik (Akses / Pos Kaunter) - Membuat laporan tugas harian dalam buku laporan dan melaporan kejadian sekiranya berlaku sesuatu kes. Seksyen / Unit Kawalan Statik (Akses / Pos Kaunter) - Menjalankan penguatkuaasaan peraturan merokok di kampus, kesalahan tatatertib pelajar dan sebarang undang-undang yang telah dikeluarkan UPNM. Seksyen / Unit Kawalan Statik (Akses / Pos Kaunter) -Memastikan kelancaran keluar masuk di setiap akses. Seksyen / Unit Kawalan Statik (Akses / Pos Kaunter) -Menguatkuasakan peraturan tatatertib pelajar. Seksyen / Unit Kawalan Statik (Akses / Pos Kaunter) - Mengenalpasti setiap individu yang memasuki premis dan,Memberi tunjuk arah Seksyen / Unit Kawalan Statik (Akses / Pos Kaunter) - Menguatkuasakan peraturan memasuki upnm kepada staf, pelajar dan pelawat. Seksyen / Unit Kawalan Statik (Akses / Pos Kaunter) - Merekod kehadiran pelawat yang memasuki premis UPNM, Mengenalpasti setiap individu yang memasuki premis, Memberi tunjuk arah Seksyen / Unit Kawalan Statik (Akses / Pos Kaunter) - Menjalankan penguatkuasaan di pintu masuk balai pengawal dan kaunter. Seksyen / Unit Trafik - Menjalankan lain-lain tugas yang diarahkan oleh pegawai atasan dari semasa ke semasa. Seksyen / Unit Trafik - Bertanggungjawab membuat senarai tugas harian yang dijalankan/dilakukan sepanjang tahun. Seksyen / Unit Trafik - Melaksanakan tugas-tugas pentadbiran yang berkaitan dengan Unit Trafik. Seksyen / Unit Trafik - Menguruskan kes-kes kemalangan yang berlaku di dalam kampus dan menyediakan laporan kes kemalangan Seksyen / Unit Trafik - Menyediakan penunjuk jalan/papan tanda bagi aktiviti/program Universiti Seksyen / Unit Trafik - .Menyediakan tempat tempat letak VVIP/VIP pelawat rasmi Universiti semasa lawatan rasmi Seksyen / Unit Trafik - .Mengawal dan mempastikan kawalan lalulintas sesuatu aktiviti/Majlis di dalam keadaan lancar dan teratur. 46
BAHAGIAN KESELAMATAN Seksyen / Unit Trafik - .Mempastikan penguatkuasa mahir dalam Undangundang yang berkaitan dengan tugas mereka. Seksyen / Unit Trafik - Bertanggungjawab mematuhi garis panduan penggunaan motorsikal yang telah dikeluarkan dan dikuatkuasakan. Seksyen / Unit Trafik - Memberi bantuan menunjuk arah kepada pelawat sekiranya diperlukan. Seksyen / Unit Trafik - Memberi peringatan kepada orang awam semasa menjalankan tugas. Seksyen / Unit Trafik - Bertanggungjawab sebagai pasukan pengiring kenderaan tetamu dan memastikan keselamatan kenderaan dan individu yang diiring selamat sampai ke destinasi yang ditujukan. Seksyen / Unit Trafik - Memberi kesedaran kepada warga kampus dan pelawat supaya lebih bertanggungjawab dan mempunyai kesedaran sivik terhadap peraturan yang berkuatkuasa. Seksyen / Unit Trafik - Melaksanakan saman yang berkaitan kesalahan peraturan lalulintas yang berkuatkuasa. Seksyen / Unit Trafik - Berfungsi untuk menguatkuasakan peraturan lalulintas jalan Universiti terhadap semua kesalahan di bawah Peraturan Lalulintas Jalan 2016 Universiti. Seksyen / Unit Rondaan Kampus - Menjalankan penguatkuasaan peraturan Universiti yang dikuarkuasakan terhadap warga kampus Seksyen / Unit Rondaan Kampus - Memberi kesedaran kepada warga kampus dan pelawat supaya lebih bertanggungjawab dan mempunyai kesedaran sivik terhadap peraturan yang berkuatkuasa. Seksyen / Unit Rondaan Kampus - Bertanggungjawab membuat senarai tugas harian yang dijalankan/dilakukan sepanjang tahun. Seksyen / Unit Rondaan Kampus - Melaksanakan tugas-tugas pentadbiran yang berkaitan dengan Unit Rondaan (Cegah Jenayah/ Keselamatan Kampus) Seksyen / Unit Rondaan Kampus - Membuat rondaan pagar keselamatan bagi memastikan keadaan pagar dan kawasan persekitarannya dalam keadaan baik 47
BAHAGIAN KESELAMATAN Seksyen / Unit Rondaan Kampus - Membuat laporan kejadian sekiranya ada penceroboh, kecurian dan kemalangan. Seksyen / Unit Rondaan Kampus - Memastikan setiap ''check point'' rondaan dilakukan mengikut masa yang ditetapkan dan merakam waktu dengan cara yang betul di setiap ''check point''. Seksyen / Unit Rondaan Kampus - Menahan dan memeriksa mana-mana kakitangan/ pelajar/ orang awam yang didapati mencurigakan di dalam kawasan kampus Seksyen / Unit Rondaan Kampus - Melaporkan sebarang bentuk kes kejadian semasa rondaan Seksyen / Unit Rondaan Kampus - Melaksanakan tugas rondaan dan pemeriksaan keselamatan seluruh kawasan kampus PEJABAT BENDAHARI Unit Khas Perniagaan - Urusetia kepada Jawatankuasa Pelaburan UPNM Unit Khas Perniagaan - Bertanggungjawab kepada Lembaga Pengarah melalui Naib Canselor berkaitan fungsi-fungsi yang dinyatakan di atas Unit Khas Perniagaan - Menyediakan laporan kemajuan/ prestasi syarikat untuk makluman Lembaga Pengarah Universiti Unit Khas Perniagaan - Mewujudkan sistem kawalan dan pemantauan ke atas aktiviti perniagaan syarikat agar melaksanakan aktiviti sebagaimana yang ditetapkan oleh pihak berkuasa Universiti dan selaras dengan Garis Panduan Pelaburan untuk IPTA 2004 Unit Khas Perniagaan - Mewujudkan garis panduan tadbir urus syarikat bagi membolehkan pentadbiran dan pengurusan syarikat dapat dipantau oleh Universiti Unit Khas Perniagaan - Menjadi penghubung antara syarikat dan Universiti Seksyen Terimaan dan Akaun Pelajar - Menyediakan semua laporan yang berkaitan kutipan hasil dan akaun pelajar Seksyen Terimaan dan Akaun Pelajar - Urusetia kepada Mesyuarat Jawatankuasa Yuran Universiti Seksyen Terimaan dan Akaun Pelajar - Memproses bayaran biasiswa/ pinjaman/ tajaan kepada pelajar Seksyen Terimaan dan Akaun Pelajar - Mengeluarkan invois kepada pelajar dan pihak luar bagi perkhidmatan yang berkaitan 48
PEJABAT BENDAHARI Seksyen Terimaan dan Akaun Pelajar - Memantau dan mengawal penghutang (Debtors Ageing) Universiti Seksyen Terimaan dan Akaun Pelajar - Menerima dan mengutip semua hasil Universiti Seksyen Pembayaran - Laporan prestasi pembayaran bil setiap 2 minggu Seksyen Terimaan dan Akaun Pelajar - Mengeluarkan resit bagi setiap kutipan yang diterima Seksyen Pembayaran - Bayaran panjar wang runcit Seksyen Pembayaran - Memproses elaun cuti belajar Seksyen Pembayaran - Memantau pendahuluan yang belum selesai Seksyen Pembayaran - Memproses bayaran melalui bank draf/ pindahan telegrafik Seksyen Pembayaran - Memproses bayaran pelbagai tuntutan staf Seksyen Pembayaran - Pelarasan pendahuluan Seksyen Pembayaran - Memproses bayaran invois/ pesanan tempatan/ inden Seksyen Pembayaran - Memproses bayaran pendahuluan diri dan pelbagai Seksyen Akaun - Urusetia kepada Mesyuarat Jawatankuasa Tetap Kewangan (JKTK) yang dijadualkan setiap suku tahun Seksyen Akaun - Menguruskan sistem kewangan berkomputer secara keseluruhan Seksyen Akaun - Memastikan segala transaksi kewangan sentiasa dikemas kini dan akaun secara bulanan dapat disediakan Seksyen Akaun - Membuat pelaburan jangka pendek (REPO) berdasarkan kepada kedudukan kewangan Universiti 49
PEJABAT BENDAHARI Seksyen Akaun - Memastikan segala urusan kewangan tabung dan akaun amanah serta geran penyelidikan mengikut garis panduan seperti yang telah ditetapkan dan diluluskan Seksyen Akaun - Memastikan penyata penyesuaian bank dibuat setiap bulan Seksyen Akaun - Penyediaan maklumat kewangan untuk laporan tahunan Seksyen Akaun - Menyediakan penyata kewangan yang lengkap untuk tujuan pengauditan setiap tahun Seksyen Akaun - Menyediakan Nota Jemaah Menteri (NJM) dan Laporan Ringkasan Kedudukan Kewangan & Prestasi (LRKKP) setiap tahun Seksyen Gaji dan Akaun Staf - Menyemak dan memproses bayaran elaun lebih masa Seksyen Gaji dan Akaun Staf - Memproses bayaran bagi permohonan pinjaman komputer Seksyen Gaji dan Akaun Staf - Memproses bayaran bagi permohonan pinjaman motorsikal Seksyen Gaji dan Akaun Staf - Memproses tuntutan bayaran balik tiket kapal terbang staf cuti belajar Seksyen Gaji dan Akaun Staf - Menguruskan bayaran bagi ganjaran staf kontrak dan GCR bagi staf tetap Seksyen Gaji dan Akaun Staf - Mengurus pelbagai potongan/ caruman gaji (KWSP/ SOCSO/ PCB dan lain-lain) Seksyen Gaji dan Akaun Staf - Menyemak dan menguruskan penyata pendapatan tahunan staf untuk LHDN Seksyen Gaji dan Akaun Staf - Memproses pembayaran gaji dan elaun staf (Tetap/ Kontrak/ Sambilan/ Sementara) Seksyen Pentadbiran - Menguruskan perjawatan/ sumber manusia di Jabatan Seksyen Pentadbiran - Menguruskan hal ehwal cuti dan kursus Jabatan Seksyen Pentadbiran - Membuat perolehan bagi Jabatan 50