คู่มือการใช้งานโปรแกรม Express Accounting

คูมือการใชง านโปรแกรม Express Accounting

วิชา โปรแกรมสำเรจ็ รปู เพอ่ื งานบญั ชี
รหัสวชิ า 30201 – 2102

จัดทำโดย
นางสาวนภัสสร ชทู อง รหสั 6430201004
นางสาวอัญชสิ า ทองพูน รหสั 64302010070

เสนอ
คุณครณู ฐั ญา ชมุ โชติ

1

ข้นั ตอนเขา สูโปรแกรมบัญชี Express

1.การเรียกโปรแกรม Express ใหด ับเบล้ิ คลิกทไ่ี อคอนโปรแกรม Express จะปรากฏเมนทู ่ีจอภาพ จากนนั้ ให
ผใู ชป อนรหสั ผใู ชแ ละรหสั ผาน จากนน้ั คลกิ ทตี่ กลง

รูปภาพท่ี 1

2.ท่หี นา จอจะปรากฏรายชอ่ื บริษัททม่ี กี ารกำหนดไวในโปรแกรมข้ึนมาใหเ ลอื ก ใหผ ูใชด บั เบล้ิ คลกิ เลือกบรษิ ทั ท่ี
ตองการ

รูปภาพที่ 2
3.ผูใ ชกำหนดวนั ทำการ แลว คลกิ ตกลง
4.ผใู ชเขา สเู มนูหลกั ของโปรแกรม Express
Note:....................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................

2

5.ใสว นั ทำการตามขอ มลู ทใี่ หม า

รปู ภาพที่ 3

6.จะปรากฏหนาจอเมนูตาง ๆ

รปู ภาพที่ 4

3

การสรา งบรษิ ทั ใหม
1.คลิกทเี่ มนูเรม่ิ ระบบ จากนั้นเลอื กขอ 8.กำหนดบรษิ ัทใหม

รูปภาพท่ี 5

2.คลกิ ทเ่ี มนู เพอ่ื เพม่ิ ช่ือบริษทั ( หรอื กด Alt+A )

3.ชองรหสั ใหค ลกิ ผา นไป ( ชอ งรหสั สมั พนั ธกบั ระบบรักษาความปลอดภยั ซ่ึงสามารถใชช ื่อซ้ำกันได )

4.ชอ งท่เี กบ็ ขอ มลู (Data Directory ) ใหผ ใู ชกำหนดข้ึนใหมเ อง หรอื อาจใชช อื่ ยอ ของกิจการ เม่ือกำหนดเสรจ็
แลวกด Enter ส่งิ ที่ควรทราบในการกำหนด “ ชอ งทีเ่ กบ็ ขอ มลู ”

• หามเปนภาษาไทย
• หามเกนิ 8 ตวั อกั ษร
• ทำเมนนู เ้ี พ่ือลางขอ มลู บางสวน หรือทงั้ หมดท้ิง เพอื่ เร่ิมคียใ หม ( ถาจะลบขอมลู ใด ใหก จิ การคลกิ

เคร่ืองหมายถกู ในหัวขอน้นั ๆ )
• ควรตรวจสอบวาจะลา งขอ มูลในทเ่ี กบ็ ขอมลู ทแ่ี สดงไวด า นบนใชหรอื ไม ( เพราะลา งแลวจะกขู อมลู

คนื มาไมไ ด เวน แตวามีขอ มูลสำรอง )
• เมนูนเี้ ปน เมนทู อ่ี นั ตราย ไมค วรเปดใหพ นกั งานทวั่ ไปท่ไี มท ราบวิธีใชอยางถองแทเขา มาเลน ได ( ควร

เปด ใหเ ลน ไดเ ฉพาะบางคนเทานั้น )

Note:....................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................

4

การเปดแฟมขอ มลู ใหม
1.คลกิ ทเ่ี มนอู นื่ ๆ เลือกขอ 5.เปด แฟม ขอมลู ใหม
2.ตก๊ิ ถูกทกุ บรรทดั ยกเวนผงั บญั ชี

รปู ภาพท่ี 6

Note:....................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................

5

การวางระบบโปรแกรม
1.กำหนดคาเรมิ่ ตน เมนเู รม่ิ ระบบ / ขอ 1.กำหนดคาเริ่มตน ตา ง ๆ

• รายละเอียดกจิ การ เมนเู ริ่มระบบ / ขอ 1.กำหนดคาเร่ิมตนตา ง ๆ / ขอ1.รายละเอียดกิจการ

รูปภาพท่ี 7
• เร่ืองท่วั ไป เมนเู รม่ิ ระบบ / ขอ1.กำหนดคา เรม่ิ ตน ตา ง ๆ / ขอ2.เร่ืองทัว่ ไป

รูปภาพที่ 8

Note:....................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................

6

2.การกำหนดรอบบัญชี เมนูเรมิ่ ระบบ / ขอ 3.รอบบัญชี

รปู ภาพที่ 9
3.การกำหนดตารางขอ มูล เมนเู ร่ิมระบบ / ขอ2.ตารางขอมูล

รปู ภาพท่ี 10

7

แบบฝก หัดยอย คำยอ -E รายละเอยี ด(ไทย) รายละเอยี ด(อังกฤษ)
Set เครื่อง Set
1.ใหเพิม่ ขอ มลู หนว ยนับสินคา Set ชดุ Set
Hour ชวั่ โมง Hour
รหัส คำยอ - T
คร คร
ชด ชด
ชม ชม

2.ใหเ พ่ิมขอ มลู หมวดสนิ คา คำยอ -E รายละเอียด(ไทย) รายละเอยี ด(องั กฤษ)
PART อปุ กรณคอมพิวเตอร Computer
รหสั คำยอ - T SOFT โปรแกรมคอมพวิ เตอร Software
PART คอม SERV
SOFT ซอฟท บริการ Service
SERV บริการ

4.ระบบบัญชี เมนูเร่ิมระบบ / ขอ1.กำหนดคาเร่ิมตนตาง ๆ / ขอ7.ระบบบญั ชี

รูปภาพท่ี 11

Note:....................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................

8

5.กำหนดผังบญั ชี เมนบู ญั ชี / ขอ2.ผงั บญั ชี
สามารถกำหนดรปู แบบรหัสบัญชไี ดท่ี เมนเู รมิ่ ระบบ / ขอ1.กำหนดคา เรมิ่ ตนตา ง ๆ / ขอ7.ระบบบญั ชี

รูปท่ี 12

รูปท่ี 13

Note:....................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................

9

รายละเอียดผังบญั ชี กำหนดรูปแบบรหสั บญั ชีที่ เมนูเรม่ิ ระบบ ขอ
เลขท่บี ัญชี กำหนดชือ่ บัญชีตา ง ๆ ท่ใี ช
ช่ือบัญชี แบงเปน 1 ถงึ 9 ระดบั ซงึ่ มรี ะดบั 1 เปน ระดับสงู สดุ
ระดบั บญั ชี ตอ งอยเู หนอื ขึน้ ไป 1 ระดบั
เลขที่บัญชคี ุมยอด แบงเปน 5 หมวด ไดแ ก สนิ ทรัพย หนส้ี ิน ทนุ รายได และคาใชจาย
หมวดบัญชี แบง ออกเปน 2 ประเภท ไดแ ก บญั ชีคมุ และบญั ชยี อย
ประเภท กำหนดรหสั แผนกทเี่ มนเู รม่ิ ระบบ ขอ 7.กำหนดแผนก
แยกแผนก ( M หมายถงึ ตอ งระบแุ ผนกทุกครง้ั หา มปลอยวา ง )

แบบฝก หัดยอ ย
( 1 ) ใหแ กไขช่อื บัญชีของเลขทบ่ี ญั ชีตอไปนี้
เลขทบี่ ญั ชี 1112-01 เปลี่ยนเปน เงินฝากกระแสรายวัน ธ.ไทยพาณิชย – 12345
เลขทบ่ี ญั ชี 1113-01 เปลีย่ นเปน เงินฝากออมทรพั ย ธ.ไทยพาณิชย – 67890

Note:....................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................

10

6.กำหนดการเชื่อมตอบญั ชี เมนเู ร่มิ ระบบ / ขอ 5.กำหนดการเช่อื มตอ บัญชี / ขอ 1.กำหนดการผานรายการ
ไปสมดุ บญั ชี

รูปภาพท่ี 14

รปู ภาพที่ 15

บัญชีพัก จะถกู โปรแกรมนำไปใช เพ่ือใหการลงบญั ชีในสมุดรายวนั ถูกตองยิ่งขน้ึ (เปนเทคนิคภายในโปรแกรม
) ดังนั้นคณุ จะตอ งสรางบญั ชีพักนีใ้ นผังบัญชี (โดยใหอยูในระดับ 1.หมวดคาใชจ าย,ประเภทบัญชียอยและไม
แยกแผนก) และไมควรนำไปใชในการบันทึกบัญชีใด ๆ ดังนั้นหากคุณตรวจสอบพบวา บัญชีพักนี้มีมูลคา
คงเหลอื อยู ก็แสดงวาเกิดปญหาข้นึ ทบี่ ัญชนี ี้ วธิ แี กไ ขใหไปพมิ พแ ยกประเภทบญั ชีพัก จะพบวามีเอกสารใดบาง
ท่จี ะตอ งไปสัง่ ใหลงบัญชีใหม

11

7.กำหนดเลขทีเ่ อกสาร เมนเู ริ่มระบบ /ขอ 4.กำหนดเลขทเี่ อกสาร

รปู ภาพที่ 16

หมายเหต:ุ

• ถาตอ งการเอกสารหมวดใดเพมิ่ เติม ใหค ลกิ ทบ่ี รรทัดนน้ั แลว คลกิ ท่ีปมุ เพื่อเพิ่มเมนู
• ในชองเลขทีถ่ ดั ไป:-

- อกั ษรนำหนา 2 ตัวแรก จะเปล่ียนในภายหลงั ไมไ ด

- ตัวเลขไดส งู สดุ 7 หลัก แลว จะวนกลบั มาเปน 1 ใหม ถา ตองการใหเรยี งแยกป เดือน แลว ตามดว ย
ลำดบั เลขทเี่ อกสาร ควรใชร ูปแบบดงั น้ี

YYMMXXX 4801001 ( ถา เอกสารไมเ กิน 999 ตอ เดือน )

YMMXXXX 8010001 ( ถาเอกสารไมเกิน 9,999 ตอเดือน )

12

8.กำหนดรายละเอยี ดพนกั งานขาย เมนูขาย / ขอ 8.รายละเอยี ดพนักงานขาย

รปู ภาพที่ 17
• กำหนดเฉพาะรหสั และชอื่ พนักงานขาย
• สวนชองอนื่ ๆ มีไวประยกุ ตใชตอนแกรายงาน หรอื แบบฟอรม
9.กำหนดคาเรม่ิ ตน ระบบขายและลกู คา เมนเู ร่ิมระบบ / ขอ1.4.1

รปู ภาพท่ี 18

13

สามารถกำหนดวิธกี ารรบั ชำระหนไี้ ดหลายวิธจี ากเมนเู ริ่มระบบ/ขอ 1.4.2(ดงั รปู ภาพ) ใหส งั เกตคา ในตาราง
ดังน้ี

• รายการใดเปนเช็ครบั หรอื ต๋วั เงนิ รับ (ท่จี ะตองทำรายการนำฝาก หรอื นำไปขึ้นเงนิ อีกครงั้ )
ใหตอบ Y ในชอ ง เชค็

• รายการใดจะใหไปปรากฏใน Bank Statement ใหป อนรหสั ธนาคารในชอง ธ. (คลกิ ทป่ี มุ
หรอื กด F6 ในชอ งนน้ั เพอื่ เลอื กธนาคารก็ได )

• สำหรบั ชองเลขทบ่ี ญั ชี ใหค ลกิ ทป่ี มุ หรือกด F6 เพ่ือเลอื กเลขท่ีบญั ชใี หต รงตามผงั บญั ชี
(รายการใดทีม่ รี หสั ธนาคาร โปรแกรมจะใชเ ลขทีบ่ ญั ชีที่รายละเอียดของธนาคารนั้น

รปู ภาพที่ 19

Note:....................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................

14

10.กำหนดรายละเอียดลกู คา เมนขู าย/ขอ 6.รายละเอียดลูกคา

รปู ภาพที่ 20
• รหสั ยาวสงู สุด 10 ตวั อกั ษร
• ควรแยกคำนำหนา ช่ือออกมาเพือ่ ใหคน หาตามชือ่ สะดวกขนึ้
• ยอดตนปจะเกดิ จากการบนั ทกึ ยอดลกู หนี้คงคา ง หรอื การปด ประมวลผลส้นิ ป
11.กำหนดคา เรมิ่ ตนระบบซอ้ื และเจา หนี้ เมนเู ร่มิ ระบบ/ขอ 1.5.1

รูปภาพท่ี 21
สามารถกำหนดวิธีการจา ยชำระหน้ีไดห ลายวธิ ีจากเมนเู ร่มิ ระบบ/ขอ1.5.2 (ดงั รูปที่ 22 ) วิธกี ารใช
งานเหมอื นกบั รบั ชำระหนี้
Note:....................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................

15

รูปภาพที่ 22
12.กำหนดรายละเอียดเจา หนี้ เมนซู ือ้ /ขอ 6.รายละเอียดผจู ำหนาย

รปู ภาพที่ 23

16

13.กำหนดคา เรมิ่ ตนระบบสนิ คา เมนเู ร่มิ ระบบ /ขอ 1.3.1

รปู ภาพที่ 24
จากนนั้ ใหก ำหนดกลมุ บัญชีสนิ คา ท่เี มนเู ริ่มระบบ/ขอ 1.3.2

รูปภาพที่ 25

17

14.กำหนดรายละเอียดสนิ คา/วตั ถดุ ิบ เมนสู นิ คา / ขอ2.รายละเอียดสินคา

รปู ภาพที่ 26

แบบฝก หดั ยอ ย ใหเ พมิ่ รายละเอยี ดสินคา ตามรายการ

รหสั ช่ือ หนวย หมวด ราคา ราคา ราคา ราคา ราคาทุน

ขาย 1 ขาย 2 ขาย 3 ขาย 4

PA1001 Main Board PXII ช้ิน PART 7,000 7,250 7,500 8,000 5,000

CO1001 Pentium III700 MHz Comp. เคร่อื ง PART 58,500 59,000 60,000 61,000 55,000

SF1001 O/S Windowa 2000 ชุด SOFT 21,500 22,000 25,000 30,000 0

Note:....................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................

18

15.กำหนดรายละเอียดสนิ คาบริการ เมนสู นิ คา /ขอ4.รายละเอียดสินคา บรกิ าร

รปู ภาพที่ 27
16.กำหนดรายละเอียดสินคาชุด เมนสู นิ คา /ขอ 3.รายละเอยี ดสินคา ชดุ

รูปภาพท่ี 28

ประเภทของสินคาชุดมี 2 ประเภท
- ประเภทที่ 1 สินคาชุดธรรมดา เวลาขายจะเลือกสนิ คาทจี่ ะขายไมได โปรแกรมจะตดั สินคา ประกอบทุกตวั
- ประเภทที่ 2 สนิ คาชดุ พเิ ศษ เวลาขายสามารถเลือกสนิ คา ที่จะขายได จะมสี นิ คา ประกอบข้ึนมาใหเ ลอื ก

19

17.กำหนดรายละเอียดบัญชเี งินฝาก เมนูการเงิน / ขอ3.ธนาคาร/ขอ 7.รายละเอียดบัญชเี งนิ ฝาก

รูปภาพที่ 29

การบนั ทกึ ยอดยกมา

กอ นทจ่ี ะเริม่ ใชโปรแกรมExpress ผูใชค วรจะทำการรวบรวมขอมลู ทเ่ี กี่ยวกบั ยอดคงเหลือของระบบ
บัญชยี อ ยระบบตา ง ๆ เพื่อนำมาบนั ทกึ เปนยอดยกมาในงวดปจ จุบนั

**หมายเหต*ุ * สามารถทำไปพรอ มกับการเดนิ รายการปจจบุ นั ได

1.บันทกึ ยอดลกู นีค้ งคา ง

หมายถงึ ยอดหนค้ี งคางซึ่งเกดิ จากการจำหนายสินคา /บริการแกล กู คา แตย ังไมไ ดรบั ชำระหน้ี กา
รวบรวมเอกสารลูกหน้ีคงคาง ควรจดั เกบ็ เอกสาร เรียงตามหมายเลขใบกำกับภาษี (ขาย) ทยี่ ังคา งชำระ จะได
สะดวกเมอ่ื นำมาบนั ทึกในโปรแกรม Express

เมนทู ี่ใชบ ันทึก เมนกู ารเงิน /1.รบั เงนิ /6.บันทกึ รายการลกู หนี้คงคา ง – ยกมา

รูปภาพท่ี 30

20

2.บันทกึ ยอดเจา หนคี้ งคา ง

หมายถงึ ยอดหนค้ี งคางซง่ึ เกิดจากการซอ้ื สินคา/บริการจากผจู ำหนา ย (เจา หน้)ี แตก จิ การยงั ไมไ ดจ า ย
ชำระหน้ี การรวบรวมเอกสารเจา หน้คี งคา ง ควรจัดเกบ็ เอกสารเรยี งตามหมายเลขใบกำกบั ภาษี (ซอ้ื ) ท่ียังคาง
จายชำระ จะไดสะดวกเมอื่ นำยอดคงคา งมาบนั ทกึ ในโปรแกรม Express

เมนทู ี่ใชบนั ทึก เมนกู ารเงิน /2.จา ยเงนิ /5.บันทกึ รายการเจาหนี้คงคาง – ยกมา

รูปภาพที่ 31

Note:....................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................

21

3.บันทกึ สนิ คา /วตั ถุดิบคงเหลอื

หมายถงึ ยอดคงเหลือของสินคาแตล ะรายการ ผูใชจ ะตอ งทำการตรวจนบั ยอดคงเหลือของสนิ คา แต
ละรหสั วา เหลือเทา ไร ราคาตอหนว ย และมลู คารวมของสนิ คา แตละรายการ ซง่ึ ยอดที่ตรวจนบั ไดน จี้ ะนำมา
บนั ทกึ เปน ยอดสินคา/วตั ถุดิบยกมา

เมนทู ่ีใชบนั ทกึ เมนสู ินคา/2.รายละเอียดสินคา

## กรณีผใู ชก ำหนดวธิ บี ันทกึ ตนทนุ แบบเขา กอ น – ออกกอน บนั ทกึ ดังน้ี

1.เรียกรหสั สินคาที่จะบันทกึ ยอดยกมาแสดงทจ่ี อภาพ โดยคลกิ ที่ เพอื่ คนหาตามรหสั สินคา

( Ctrl-L , Alt-L , Page – Up , Page – Down )

2.คลิกทแ่ี ทป็ “ลอ ตสนิ คายกมา < F7 >” หรือกด F7 เลยกไ็ ด

3.กด Alt-A วนั ท่ี ใหค ลกิ ผา น

คลัง สามารถระบุคลงั ได เชน คลังสำนกั ใหญ

เอกสาร พิมพข อ ความ “ยกมา”หรือ “B/F” กไ็ ดแ ลวกด Enter

ลำดบั สามารถลำดับลอ็ ตคงเหลือ เชน 1,2,……..(กรณีมหี ลายลอ็ ต)

จำนวนเดิม บนั ทกึ ยอดคงเหลอื ตามท่ีตรวจนบั ได แลว กด Enter

มลู คา เดมิ บันทกึ ยอดผลคูณระหวา งจำนวนคงเหลอื x ราคาตอหนวย แลวกด Enter

4.โปรแกรมจะข้นึ บรรทดั ใหมให เพ่ือใหการกรอกยอดยกมาลอ ตที่ 2 ถา มีลอตเดียว ใหก ด Esc

5.เมอ่ื บนั ทกึ ยอดยกมาเสรจ็ แลว หากตองการบันทกึ สินคารหสั อืน่ ตอ ใหคลิกท่ี เพ่ือยกเลิกการเพ่มิ ,แกไข
เพิม่ เตมิ หรอื ใหก ด Esc จากน้นั ทำตามข้นั ตอนขอ 1 – 5

Note:....................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................

22

รปู ภาพท่ี 32

แบบฝก หดั ยอ ย ใหบ นั ทึกยอดสินคายกมาตามขอ มลู

รหสั ช่ือสนิ คา จำนวน ราคาตอ หนวย มลู คา
PA1001 Main Board PXII 15 5,000 82,500
CO1001 Pentium III700 MHz Comp. 6 55,000 330,000

## กรณผี ใู ชก ำหนดวธิ ีบันทกึ ตน ทนุ แบบถวั เฉลี่ย (ดงั รปู ภาพท่ี) บนั ทกึ ดังนี้

1.เรยี กรหสั สนิ คา ทจ่ี ะบนั ทกึ ยอดยกมาแสดงทจ่ี อภาพ โดยคลกิ ที่ เพอ่ื คนหาตามรหสั สนิ คา
( Ctrl-L , Alt-L , Page – Up , Page – Down )
2.กด F8 (เพอื่ เขาไปในตารางคลงั สินคา )
3. Alt+E ในบรรทดั ของคลงั ทีจ่ ะเปนยอดยกมา (กรณีจะสรา งคลงั เพ่มิ ใหกด Alt+A)

ยอดยกมา บันทกึ ตามทีต่ รวจนบั ไดแ ลว กด Enter
มูลคา ยกมา บนั ทกึ ยอดผลคณู ระหวางจำนวนคงเหลอื กับราคาตอ หนวยแลว กด Enter

23

รปู ภาพที่ 33
4.บนั ทึกเชค็ รบั ลวงหนา ยกมา

หมายถึง รายการเช็ครบั ทร่ี บั จากลกู คา ซ่งึ เกิดข้นึ กอ นจะใชโ ปรแกรม Express แตเชค็ รบั ดังกลา วยงั
ไมครบกำหนดตามทร่ี ะบุในเช็ครับ หรอื ยงั ไมไดนำไปขน้ึ เงิน ควรรวบรวมเชค็ รบั ลวงหนา ตามเลขทเี่ ชค็ จะได
สะดวกตอ การนำมาบันทึกในโปรแกรม

เมนูท่ใี ชบันทกึ เมนกู ารเงนิ /3.ธนาคาร/3.ทะเบยี นเช็ครบั

รูปภาพที่ 34

24

5.บนั ทกึ เช็คจา ยลว งหนา ยกมา
หมายถงึ รายการเช็คจา ยทีก่ ิจการไดจ ายเจา หน้ี ซ่งึ เกดิ ขน้ึ กอ นจะใชโปรแกรม Express แตเ ช็คจา ย

ดงั กลา วยงั ไมค รบกำหนดตามทรี่ ะบุในเช็คจา ย ควรรวบรวมเช็คจา ยลว งหนา ตามเลขที่เช็ค จะไดส ะดวกตอ การ
นำมาบันทึกในโปรแกรม

เมนทู ่ีใชบ ันทกึ เมนูการเงนิ /3.ธนาคาร/5.ทะเบียนเชค็ จา ย

รูปภาพที่ 35
6.บนั ทึกยอดบัญชียกมา

หมายถงึ การทผี่ ูใ ชน ำยอดงบดลุ หรอื งบทดลอง ท่ีแสดงยอดคงเหลอื ของบัญชีตาง ๆ ของทรพั ยส ิน
หนส้ี ินและสวนของเจา ของ มาบนั ทึกเปนยอดตนงวดทางดานบัญชขี องรอบปปจ จบุ ัน

เมนทู ่ใี ชบันทกึ เมนบู ัญช/ี 3.ยอดยกมา/ยอดปท ่ีแลว /1.บนั ทกึ ยอดยกมา
หมายเหตุ:กรณเี รม่ิ ใชโ ปรแกรมระหวางป นำตัวเลขจากงบทดลองไปบนั ทกึ ที่เมนบู ญั ชี/1.ลง
ประจำวนั /

25

1.สมดุ รายวันท่ัวไป (กไ็ ด)

รปู ภาพท่ี 36

***ยอดเครดติ ใหใ สเ ลขติดลบ

Note:....................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................

26

การบนั ทกึ รายการประจำวนั
ข้ันตอนการปฏิบตั งิ านในวงจรซ้ือและการจายเงนิ
1.การรบั สินคา โดยการบันทกึ ซื้อสด
2.การสงั่ ซ้ือสินคา
3.การบนั ทกึ จา ยเงนิ มดั จำ
4.การรบั สนิ คา โดยการบนั ทกึ ซ้อื เชอ่ื
5.การสง คืน/ลดหนี้
6.การจายชำระหนี้
7.บันทกึ คา ใชจ า ยอืน่ ๆ

การซื้อสด

เปนรายการซอื้ ทก่ี จิ การเราไดต กลงกับผูจัดจำหนาย วาเมอื่ สงมอบสินคา /บรกิ ารใหก ับกิจการแลว ตอ ง
จายเปน เงินสด หรือเชค็ ทนั ที ไมมกี ารใหเครดิต ซง่ึ มกั เปน การซื้อปลกี มจี ำนวนสินคาและมลู คา ไมส งู มาก

เมนทู ี่ใชบ นั ทกึ เมนูซือ้ /2.ซือ้ เงินสด

เอกสารทีใ่ ชบ นั ทกึ บลิ ซือ้ สด/ใบกำกับภาษีซ้อื ที่ไดรบั จากผจู ำหนาย

Note:....................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................

27

รปู ภาพที่ 37

ผลการทำงาน

หลังจากไดบันทึกรับสินคาผานโปรแกรมแลว เราสามารถตรวจสอบผลการทำงานได
โดยโปรแกรมจะสง ขอมูลไปยังระบบบญั ชียอยตา งๆ ทเ่ี กี่ยวของ ดงั น้ี

1. ลงรายการทสี่ มุดรายวันซ้อื ทม่ี นบู ญั ชี / ขอ 1 / สมุดรายวันซื้อ (เอกสารขึ้นตน ดวย HP)

หากใชโปรแกรมชดุ บรหิ ารภายใน ( เวอรชั่น 1.0 ) โปรแกรมจะสง รายการจากสมดุ รายวันไป
ยังระบบบัญชีแยกประเภทเลย ( สามารถพิมพรายงานงบการเงินไดทันที ) แตถาใชโปรแกรมชุด
สรรพากร ( เวอรช่นั 1.5) โปรแกรมจะนำรายการไปเก็บรวบรวมไวใ นเมนูสมดุ รายวันท่ยี ังไมผา นบญั ชี

( ซ่งึ จะยังพิมพงบการเงินไมไ ด แตสามารถแกไ ขรายการตางๆ ได )
การลงบัญชีซอ้ื สินคา เปนเงินสด โปรแกรมจะทำใหโ ดยอัตโนมตั ิ ตามรปู แบบวิธีท่ีไดกำหนดใน

คำเริ่มตน ( เมนูเรม่ิ ระบบ / ขอ 1.3.1 ขอ 4. บนั ทกึ บญั ชสี นิ คาแบบ ? Perpetual หรือ Periodic)

แบบ Perpetual แบบ Periodic

Dr. สนิ คาคงเหลือ xxx Dr. ซ้อื สนิ คา xxx
ภาษีซื้อ xxx
ภาษซี อื้ xxx

Cr. เงนิ สด / เชค็ xxx Cr. เงนิ สด / เช็ค xxx

2. เพิ่มยอดสินคา ในแฟมหลกั รายละเอียดสินคา ใหตรวจสอบขอมลู ที่เมนูสินคา ขอ 2. หรืออาจพิมพ
รายงาน 411 หรือ 415 เพ่ือตรวจสอบยอดรบั สนิ คา

3. รางงานภาษีซ้ือ ซงึ่ ตรวจสอบไดที่มนูการเงนิ / 4. ภาษีมูลคา เพ่ิม/ .แฟมภาษีซ้อื
4. พิมพร ายงานวิเคราะหก ารซื้อตา ง ๆ ไดท นั ที

28

การส่ังซื้อสนิ คา

เปน กระบวนการทำงานท่ีเกดิ ข้ึนเมือ่ พบวาในคลงั สินคามปี ริมาณสินคาไมพอขาย จำเปน จะตอ งส่งั ซอื้

สินคาเพิ่มเพื่อใหเพียงพอกับความตองการของลูกคา หรือการเบิกใชภายใน จึงจัดทำใบสั่งซื้อ (Purchase

Order) เพอื่ สงใหก ับผจู ำหนาย

เมนทู ่ใี ชบนั ทกึ เมนซู ้ือ/ ขอ3. ใบสง่ั ซื้อ

เอกสารทใี่ ชการบนั ทึก ใบอนุมัติคำสัง่ ซอื้ ( Purchase Request )

รปู ภาพที่ 38
ผลการทำงาน
การทำใบสัง่ ซื้อจะขังไมสง ผลกระทบตอระบบบัญชียอ ยตางๆ เพยี งแตโ ปรแกรมจะนำยอดรายการใน
ใบส่ังซือ้ สินคา ไปเก็บเปนยอดคางรบั ในแฟม หลกั รายละเอียดสนิ คา ( Inventory Master File ) และสามารถ
พิมพไดในเมนูรายงาน / 2. รายงานเจา หนี้ / 3. ใบส่ังซือ้

รปู ภาพที่ 39

29

การจา ยเงินมดั จำคาสินคา /บรกิ าร

เปนรายการท่ีกจิ การตอ งจายดามดั จำในการสั่งซื้อสินคา, บริการ ซึ่งเปนการงา ยเงนิ เพียงบางสวนท่ี

กิจการไดต กลงใหก ับผจู ำหนา ยสินคา และบริการ

เมนูที่ใชบันทกึ เมนูซือ้ / ขอ 2 จายเงินมัดจำ

เอกสารท่ีใชบ ันทึก ใบกำกบั ภาษีซ้ือ สำหรบั เงนิ คามดั จำ

ผลการทำงาน

แบบ Perpetual แบบ Periodic
ลงบญั ชีเหมอื นกัน
Dr. คชจ.จา ยลว งหนา xxx

ภาษีซือ้ xxx

Cr. เงินสด xxx

ลงรายการทสี่ มดุ รายวันซอ้ื เมนูบญั ชี / ขอ.1 / สมุดรายวันจาย ( เอกสารขึน้ ตน ดว ย AE)

การรบั สนิ คา

หลงั จากไดส งใบส่ังซื้อใหผจู ำหนายแลว เม่ือผจู ดั จำหนายไดจ ัดสงสินคาตามใบส่งั ซอื้ และ พนักงานที่

รับผิดชอบไดทำการตรวจรับสินคา โดยพิจารณาเปรียบเทียบจากสำนาเอกสารใบสั่งซื้อ กับใบสงสินคา หรอื

ใบกำกบั ภาษีของผจู ำหนายวาขอมลู ตรงกันหรอื ไม เชน ราคา จำนวน และตรวจสภาพสนิ คาวาอยูในสภาพดี

ถูกตองตามที่สั่งซื้อหรือไม เม่ือตรวจนับสินคาเรียบรอยแลว พนักงานที่รับสินคาจะทำการปอนขอมูลใบสง

ของ/ใบกำกบั ภาษี และจำนวนท่ตี รวจรับจรงิ เขา สโู ปรแกรม

เมนทู ีใ่ ชบ ันทึก เมนูซือ้ / ขอ 4 ซือ้ เงนิ เชื่อ

เอกสารทใี่ ชบันทึก ใบกำกับภาษีซือ้ / ใบสง สนิ คาวัตถดุ ิบ/บริการจากผูจำหนาย (เจา หน)้ี

รปู ภาพท่ี 40

30

ผลการทำงาน

ลงรายการทสี่ มุดรายวันซอ้ื เมนบู ัญชี / ขอ 1. / สมดุ รายวันซ้ือ ( เอกสารขนึ้ ตน ดว ย RR)

แบบ Perpetual แบบ Periodic

Dr. สนิ คาคงเหลือ xxx Dr. ซอ้ื สนิ คา xxx

ภาษีซ้อื xxx ภาษซี อื้ xxx

Cr. เงนิ สด / เช็ค xxx Cr. เงินสด / เช็ค xxx

รูปภาพที่ 41

2. เพม่ิ ยอดสนิ คาในแฟม หลักรายละเอยี ดสินคา ใหต รวจสอบขอมูลทมี่ นสู นิ คา / ขอ 2 หรืออาจพมิ พ
รายงาน41 1 หรือ 415 เพือ่ ตรวจสอบยอดรับสนิ คา

3. เพิ่มยอดเขา หนีใ้ นแฟมหลักผูจำหนาย ใหตรวจสอบขอมูลที่มนูซื้อ / ขอ 6 หรืออาจพิมพรายงาน
เจา หนี้ 2.D เพอื่ ตรวจสอบยอดเคลอ่ื นไหวสูจำหนาย

4. ลดยอดคา งรบั ในใบสง่ั ซือ้ ตรวจสอบโดยสงั เกตตรงชอ งคางรบั ในใบส่งั ซือ้ ทีไ่ หอางถงึ ในซ้อื เชอื่
5. รายงานภาษซี ื้อ
6. พิมพรายงานวิเคราะหการซ้ือไดท ันที

31

การลดหน/้ี สงคืนสินคา

เมือ่ พบวา รายการสนิ คา ทซ่ี ้ือมีคณุ สมบตั ไิ มตรงกับทร่ี ะบใุ นใบสง่ั ซือ้ สินคาชำรดุ แตกหัก ไมอยูในสภาพ

ใชงานไดอ าจเกิดสาเหตุอื่นๆ เชน ผูจำหนายคิดราคาสินคา ไวส ูงเกินไป จะตองมกี ารขอลูกหน้ีจากผูจำหนาย

การทำรายการในลด

1.5.1/ ขอยอ ยท่ี 4

เมนูทีใ่ ชบนั ทกึ เมนูการเงนิ / 2. จายเงนิ / 3. ใบลดหน-ี้ สง คืน

เอกสารท่ใี ชบ นั ทกึ ใบสง คืนสนิ คา

รปู ภาพที่ 42

- ขณะอยูสถานะเพิม่ หรอื แกไขขอมูลใหค ลกิ เพื่อเลือกใบซ้ือสินคา ที่ยังคางชำระเงนิ มาทำใบลดหนี้
(หากจะอา งถึงบิลซ้อื สดหรอื ซื้อเชอื่ ท่ชี ำระเงนิ ไปแลว ใหปอนเลขท่ีเอกสารลงไปเอง)

- ขณะอยูใ นสถานะพรอ มและตองการเลือกรายการจากใบรบั สนิ คา เพือ่ มาลดหนี้ หรอื สงคนื เพม่ิ อกี ให
กด F6

• ประเภทใบลดหนี้ จะถูกกำหนดจากมนูเริ่มระบบ ขอ 1.5.1 หัวขอ 4 ซึ่งก็สามารถเปลี่ยนแปลง
ประเภทเองไดเ ลย

32

ผลการทำงาน

1. ลงรายการประจำวนั ทส่ี มดุ รายวันซอื้ ( เอกสารขึน้ ตนดว ย GR)

แบบ Perpetual แบบ Periodic

Dr. เจาหนี้ / เงนิ สด xxx Dr. เจาหน้ี / เงินสด xxx

Cr. สินคาคงเหลอื xxx Cr. สง คืนสนิ คา xxx
xxx
ภาษีซ้อื xxx ภาษซี อ้ื

2. ตดั ขอดสินคา ( กรณสี งคืนสนิ คาดว ย ? ตอบเปน Y )
3. ลดยอดเจาหน้ีในแฟม หลัก ( กรณคี ลกิ เลอื กประเกทใบลดหน้ีสงคืน เปน 1 หรือ 2 ) ใหต รวจสอบ

ขอมูลที่ เมนซู อื้ ขอ 6 หรืออาจพิมพร ายงานเจาหน้ี เพื่อตรวจสอบยอดเคลอ่ื นไหวผูจำหนาย
4. ในรายงานภาษีซ้อื จะแสดงเปน ยอดติดลบ

33

การจา ยชำระหนี้

หลงั จากไดร บั สนิ คา เรยี บรอยแลว และใกลค รบกำหนดชำระเงนิ ผูจำหนายอาจจะทำใบวางบิลสงมา

ให เพอื่ เรียกเกบ็ เงินดา สนิ คา หรอื บรกิ าร กใ็ หต รวจสอบกบั เอกสารจริงอกี ครัง้ เพอ่ื ดวู าถูกตองหรอื ไม เม่ือครบ

กำหนดจายก็ปอ นขอ มลู ใบจายเงนิ เขาสโู ปรแกรม เพอื่ ใหโ ปรแกรมทำการปรบั ปรงุ แฟมขอมูลทเี่ กย่ี วของ การ

จา ยชำระหนส้ี ามารถจายเตม็ ยอดหน้ี หรือจะบนั ทึกจา ยเพยี งบางสวนก็ได

เมนูท่ใี ชบ ันทกึ เมนกู ารเงิน / 2. จายเงิน / 4. จา ยชำระหนี้

เอกสารทีใ่ ชบนั ทกึ ใบสำคญั จาย

(1)

(2)
(3)

รูปภาพท่ี 43

(1) ดับเบ้ิลคลิกทพ่ี น้ื ทว่ี า ง เพ่ือเลือกบลิ ซอื้ หรือใบลดหน้มี าจา ยชำระ
(2) ดับเบิ้ลคลิกทชี่ องเงินท่ีตอ งการกรอก
(3) ดบั เบ้ิลคลกิ ท่ชี องชำระโดยอน่ื ๆ เพือ่ ปอนรายการทชี่ ำระโดยอืน่ ๆ

ผลการทำงาน

1. ลงรายการท่สี มดุ รายวนั จาย เมนูบญั ชี / ขอ 1 / สมุดรายวันจา ย ( เอกสารข้นึ ดนดวย PS)

แบบ Perpetual แบบ Periodic

Dr. เจาหนี้ xxx ลงบญั ชีเหมือนกัน

Cr. เงนิ สด xxx

เชค็ จา ยลวงหนา xxx

34

รปู ภาพที่ 44
2. ลดยอดเขาหนี้ในแฟมหลัก ใหตรวจสอบขอมูลที่เมนูซื้อ / ขอ 6 หรือพิมพรายงานเจาหนี้ เพื่อ
ตรวจสอบความเคล่ือนไหว
3. ตดั ยอดหนใ้ี นบิลซื้อเช่ือ รายการจา ยชำระ <F7>
4. นำรายละเอียดเช็คจา ย ไปเก็บในทะเบียนเช็คจา ย ( เมนูการเงนิ / 3. ธนาคาร / 5. ทะเบียนเชค็
จา ย)

35

บันทึกคาใชจ ายอ่นื ๆ

เมนทู ่ีใชบ นั ทึก เมนซู ื้อ / 5.บันทึกคำใชจ า ยอ่นื ๆ (ตอ งกำหนดรายจะเอียดคาใชจ า ยท่ีเมนูซื้อ /

ขอ 7.กอน)

เอกสารทีใ่ ชบนั ทกึ ใบกำกับภาษี , บิลเงนิ สด

ตัวอยาง กิจการจายคาทำปา ยโฆษณาใหบ ริษทั Maxdata จำกดั เปนเงินสด 4,500 บาท ภาษซี ื้อ 7% และได

หกั ภาษี ณ ทจ่ี า ย 2% ไวด ว ย

รปู ภาพที่ 45

ผลการทำงาน

1. รายการทส่ี มุดรายวันจา ย เมนูบญั ชี / ขอ 1 / สมดุ รายวนั จาย ( เอกสารขึ้นตนดวย OE)

แบบ Perpetual แบบ Periodic

Dr. คา โฆษณา xxx ลงบญั ชีเหมือนกนั

ภาษซี อ้ื xxx

Cr. เงินสด xxx

ภาษหี กั ณ ทีจ่ ายคางจาย xxx

36

2. รายงานภาษซี ้ือ
3. สามารถพิมพหนงั สอื รบั รองการหัก ณ ที่จายได
4. รายงานใบตอ ภ.ง.ด.โดยแบง ตามประเภทตาง ๆ เชน ภ.ง.ด.53, ภ.ง.ด. 3 เปนตน

รปู ภาพท่ี 46
การหักภาษี ณ ที่จาย

การบนั ทกึ ใบรับรองหักภาษี ณ ที่จา ย สามารถบันทกึ ไสในเมนทู ีเ่ ก่ยี วกับการจา ยเงนิ เชน เมนซู อ้ื /
บนั ทึกคำใชง ายอ่นื ๆ หรือ เมนูการเงิน / 2. จายเงนิ /4. จายชำระหน้ี หรือที่มนบู ัญชี/ 1. ลงประจำวัน เปนตน

วธิ กี ารบนั ทึก ใหค ลิกทรี่ ายการภาษีหกั ณ ที่จา ย <Ctrl+F10- โปรแกรมจะเขา มาในตารางใบหักภาษี
ณ ท่จี า ย ใหด บั เบิล้ คลิกทีบ่ รรทดั วาง หรือกด Alt+A

รูปภาพที่ 47

37

การกำหนดประเภทเงนิ ไดท ่จี าย
สามารถกำหนดขอมูลเกี่ยวกับประเภทเงินไสที่จาย ไสที่เมนูเริ่มระบบ / 9. รายการขอความ / 8.

ระบบบญั ชี / 75- ประเภทเงนิ ไดที่จาย ตวั อยางเชน 5. คา จา งทำของ :tS53, CI, 3 มีความหมาย ดังน้ี
t = Type ประเภท ภ.ง.ด.เชน S53 (นิตบิ ุคคล), S03 (หกั ท่จี า ยบุคคลธรรมคา)
c = Condition เง่ือนไขการหักภาษี เชน 1 = ภาย่ี ณ ทีง่ า ย, 2 = ออกใหห มด, 3 = ออกให

ครงั้ เดยี ว
r = Rate อัตราภาษที ่ีหกั เชน 13 หมายถงึ หกั รอ ยละ 3

ขอ สงั เกต แตละสวน ชั้นดวยเคร่ืองหมายจลุ ภาค ( ,) ยกเวนคานหนาตัว ! ใหขั้นดว ยเซมิโคลอน (;)

สรปุ การทำงานวงจรซื้อและจายเงินโดยใชโปรแกรม Express

1. การทำใบสงั่ ซอ้ื เมนูซอื้ / 2. ใบส่ังซื้อ

2. การทำใบรับสินคา เมนซู ื้อ / 4.ซื้อเงนิ เชื่อ

3. การทำใบลดหนี้/ สง คืนสนิ คา เมนูการเงนิ / 2. จายเงิน / 3. ลดหน-ี้ สงคนื

4. การทำใบจายชำระหนี้ เมนูการเงิน / 2. จา ยเงนิ / 4. จายชำระหนี้

5. บนั ทกึ คาใชจา ยอน่ื ๆ เมนซู ื้อ / 5.บันทกึ คำใชจา ยอนื่ ๆ

ขนั้ ตอนการปฏิบตั งิ านในวงจรขายและรบั ชำระหนี้
1. รับจองสินคาจากลูกคา ( ใบสงั่ ขาย )
2. การขายเงินสด
3. การทำใบสง สนิ คา ( ขายเงินเชอ่ื )

4. การรับคืน/ลดหน้ี
ร. การรับชำระหน้ี
6. การขายเงินเช่ือสินคา บริการ

1. การรับชำระหนี้กรณสี ินคา บรกิ าร
8. บันทกึ รายไดอน่ื ๆ

38

ใบสัง่ ขาย

หากลูกคา ติดตอขอซือ้ สินคา หรือบริการจากกิจการ แตอาจยังไมไดสงมอบทันทีเพราะไมมีสินคา ที่

ลกู คา ตอ งการหรือ ลกู คานดั วนั สง ของ จะตองมกี ารจดั ทำเอกสารรับจองสนิ คา ของลกู คาไวกอน จะไดท ราบวา

มีการส่ังสนิ คาของลกู คา เทา ไร อะไรบางและตองจัดเตรียมไปสงสนิ คา บริการเมือ่ ไร

เมนูทใี่ ชบ นั ทึก เมนขู าย /3. ใบสั่งขาย

เอกสารท่ใี ชบ นั ทึก ใบสง่ั ซ้อื ของลกู คา หรือลกู คาติดตอ โดยตรง

รปู ภาพท่ี 48

ผลการทำงาน
การบนั ทกึ รายการใบสงั่ ขายจะยงั ไมมผี ลกระทบกับระบบบญั ชชี อยใดๆ เพยี งแตโปรแกรมจะนำยอด

สินคาท่ีเราบันทึกในใบส่ังขายไปแสดงเปนยอดคางสง โดยสามารถพิมพขอมูลไดท ี่เมนูรายงาน / 1. รายงาน
ลูกหนี้ /3. ใบสงั่ ขาย

ขายเงนิ สด

เปนรายการขายที่กิจการเราไดตกลงกับลูกค้ำวาเมื่อเราสงมอบสินคา / บริการใหกับลูกคาแลวจะ

เรยี กเกบ็ เงนิ ทันที (ไมใหเ ครดติ ) ซึ่งมักเปน การขายปลกี มจี ำนวนสนิ คาและมลู คำไมส งู มาก

เมนทู ี่ใชบันทกึ เมนขู าย / 2. ขายเงนิ สด

เอกสารท่ใี ชบนั ทกึ ใบส่ังซ้อื ของลูกคาหรอื ลูกคา ตดิ ตอ โดยตรง

39

รูปภาพท่ี 49
ผลการทำงาน
1. ลงรายการท่สี มดุ รายวันขาย เมนบู ญั ชี / ขอ 1 / สมุดรายวนั ขาย (เอกสารขน้ึ ตน ดว ย HS)

หากใชโปรแกรมชดุ บริหารภายใน (เวอรช่ัน 1.0) โปรแกรมจะสงรายการจากสมุดรายวันไป
ยังระบบบัญชีแยกประเภทเลย (สามารถพิมพรายงานงบการเงินไดทันที) แตถาใชโปรแกรมชุด
สรรพากร (เวอรช ัน่ 1.5)โปรแกรมจะนำรายกรไปเก็บรวมรวบไวใ นเมนูรายการที่ยังไมผ า นบญั ชี ซง่ึ จะ
ยังไมส ามารถพิมพงบการเงินได แตรายการตา ง ๆ กย็ ังสามารถแกไขได

40

การลงบญั ชขี ายสินคำเปนเงินสด โปรแกรมจะบันทกึ รายการใหโดยอตั โนมัติ ตามรูปแบบวิธี

ทไ่ี ดก ำหนดในคา เรม่ิ ตน ( เมนเู ริ่มระบบ /ขอ 1.3.1 ในขอ 4. บนั ทกึ บัญชสี ินคาแบบ? Periodic หรือ

Perpetual)

แบบ Perpetual แบบ Periodic

Dr. เงนิ สด/ เชค็ xxx Dr. เงินสด/ เช็ค xxx

Cr. รายไดจ ากการขาย xxx Cr. รายไดจ ากการขาย xxx

ภาษีขาย xxx ภาษีขาย xxx

Dr. ตน ทุนขาย xxx ไมบ นั ทึกบัญชคี ูตนทนุ

Cr. สินคาคงเหลอื xxx

รูปภาพท่ี 50

2. ลดขอดสินคาในแฟมหลักรายละเอียดสินคา ใหตรวจสอบขอมลู ท่ีเมนูสินคา ขอ 2 หรืออาจพิมพ
รายงาน 411 หรอื 415 เพื่อตรวจสอบยอดขายสินคา
3. รายงานภาษขี าย
4. พิมพร ายงานวเิ คราะหก ารขายไดทันที

41

ขายเงนิ เช่ือ

เพื่อใหยอดขายของกิจการเพิ่มมากข้ึน บางคร้ังกิจการอาจสงเสริมการขายโดยสงมอบสนิ คา ไปกอน

และจะมกี ารกำหนดเง่อื นไขระยะเวลาการชำระหนีข้ องลกู คา เชน การใหก ำหนดเวลาการชำระหนีภ้ ายใน 30

วัน เปนตน ซึ่งโดยทั่วไปการขายสินคามักจะนิยมขายเปนแบบเงินเชื่อ เพราะตองแขงขันทางการตลาดกับ

บริษัทคูคา

เมนทู ่ีใชบนั ทกึ เมนขู าย / 4. ขายเงนิ เช่อื

เอกสารท่ีใชบันทึก ใบส่งั ขาย / ใบสั่งซอื้ / ถูกคา ติดตอ โดยตรง

รปู ภาพที่ 51

ผลการทำงาน

ลงรายการท่สี มดุ รายวนั ขาย เมนูบัญชี / ขอ 1 / สมุดรายวนั ขาย ( เอกสารขนึ้ ดน ดวย IV )

แบบ Perpetual แบบ Periodic

Dr. ลกู หนี้ xxx Dr. ลกู คา xxx

Cr. รายไดจ ากการขาย xxx Cr. รายไดจ ากการขาย xxx
xxx
ภาษีขาย xxx ภาษีขาย

Dr. ตนทนุ ขาย xxx ไมบันทกึ บัญชคี ูต นทนุ

Cr. สนิ คาคงเหลอื xxx

42

รปู ภาพท่ี 52
2. ลดยอดสนิ คา ในแฟม หลกั รายละเอียดสินคา ใหต รวจสอบขอ มลู ทเี่ มนสู นิ คา ขอ 2 หรืออาจพิมพ
รายงาน 411 หรอื 415 เพือ่ ตรวจสอบยอดขายสนิ คา
3. เพิ่มยอดลกู หนี้ในแฟม หลกั ลกู คา ใหตรวจสอบขอ มูลทีเ่ มนูขาย ขอ 6 หรืออาจพิมพรายงาน 1.D
เพอ่ื ตรวจสอบยอดเคลื่อนไหวลกู หนี้
4. ลดยอดคา งสง ในใบสงั่ ขาย ตรวจสอบโดยสงั เกตตรงชอ งคางสง ในใบสงั่ ขาย
5. รายงานภาษขี าย
6. พิมพรายงานวิเคราะหก ารขายไดท นั ที

43

ลดหนี้รบั คืนสินคา

หลังจากท่ีกิจการจำหนายสนิ คา บริการ โดยมีการสงมอบสินคาใหกับลกู คาแลว บางครั้งลูกคาอาจมี

ความจำเปน ทจี่ ะสง คนื สนิ คา เชน สินคา ไมไ ดม าตรฐาน ชำรดุ หรอื ไมต รงกับท่ลี กู คา ตอ งการ ทางกิจการก็จะ

บนั ทึกรับคนื สินคาจากลูกคา หรือกรณีทีค่ ิดราคาสนิ คา ไวสงู เกินไป กต็ องออกใบลดหน้ีใหกบั ลูกคา เชนกนั

เมนูที่ใชบ นั ทกึ เมนกู ารเงนิ / 1. รบั เงนิ /4. ลดหน้ี-รบั คืนสนิ คา

เอกสารที่ใชบันทึก ใบสงคืนสินคา (ของลูกคา )

รปู ภาพท่ี 53

ผลการทำงาน

1. ลงรายการประจำวันทสี่ มุดรายวนั ขาย ( เอกสารขึ้นตน ดวย SR)

แบบ Perpetual แบบ Periodic

Dr. รบั คืนสินคา xxx Dr. รบั คนื สินคา xxx

ภาษีขาย xxx ภาษีขาย xxx

Cr. ลกู หน้ี /เงนิ สด xxx Cr. ลูกหนี้ /เงินสด xxx

Dr. สินคาคงเหลือ xxx ไมบนั ทกึ บญั ชคี ูต น ทุน

Cr. ตน ทนุ ขาย xxx

44

รูปภาพท่ี 54
2. เพิ่มยอดสินคา ( กรณีรบั คืนสินคา ดว ย ? ตอบเปน Y )
3. ลดยอดลูกหนี้ในแฟมหลัก ( กรณีเลือกประเภทใบลดหนี้/รับคืน เปน 1 หรือ 2 ) ใหตรวจสอบ
ขอ มูลท่เี มนูขาย / ขอ 6 หรอื อาจพิมพรายงานลูกหน้ี 1.D เพ่อื ตรวจสอบยอดเคลื่อนไหวลกู หน้ี
4. ในรายงานภาษขี ายจะแสดงเปน ยอดตดิ ลบ

45

รบั ชำระหนี้

กรณีที่ใหเครดิตกับลูกคา เมื่อครบกำหนดตามที่ตกลงกับลูกคา ทางกิจการก็จะจัดเตรียม

ใบเสรจ็ รบั เงิน เพ่อื นำไปเรียกเก็บเงินจากลกู คา ( บางกจิ การอาจทำใบวางบลิ กอนกไ็ ด)

เมนทู ่ใี ชบ นั ทกึ เมนกู ารเงิน / 1. รบั เงิน / 5. รับชำระหน้ี

เอกสารที่ใชบนั ทึก บลิ ขายเงนิ เช่อื หรือใบวางบิลท่ีถงึ กำหนดเกบ็ เงิน

รปู ภาพท่ี 55

ผลการทำงาน

1. ลงรายการท่ีสมดุ รายวนั รบั ( เอกสารข้ึนตน ดว ย RE)

แบบ Perpetual แบบ Periodic
ลงบญั ชเี หมือนกนั
Dr. เชค็ รบั ลว งหนา xxx

เงนิ สด xxx

Cr. ลูกหน้ี xxx

2. ลดยอดลูกคา ในแฟม หลกั ของลูกคา ใหต รวจสอบขอ มูลที่เมนูขาย / ขอ 6 หรือพิมพรายงานลูกหนี้
1.D เพอ่ื ตรวจสอบยอดเคลอื่ นไหวลูกหนี้ มาตรวจสอบ

3. ตดั ยอดหน้ใี นบลิ ขายเชอ่ื ในรายการรับชำระ <F7
4. นำรายละเอยี ดเช็ครบั ไปเกบ็ ในทะเบยี นเชค็ รับ (เมนูการเงิน / 3. ธนาคาร / 3. ทะเบียนเชค็ รับ)

46

หมายเหตุ
• กรณีรับเงนิ เกินจากลูกค้ำ ( เกินยอดหนี้ ) อาจเนื่องจากคิดดอกเบี้ยกบั ลูกคา เพราะลูกคาชำระเงนิ

ลา ชาเกินกำหนด หรืออาจมกี ารปดเศษสตางคข น้ึ จากยอดหนี้ เปน ตน ใหผ ใู ชด บั เบล้ิ คลกิ ใสส วนเกนิ ที่
ชองดอกเบยี้ รบั
• กรณรี ับเงนิ ขาดจากลกู คา ( รบั นอ ยกวายอดหน้ี ) อาจเน่อื งจากใหส วนลดกบั ลกู คาหรอื ลกู คาชำระเงนิ
เรว็ กวา ทีก่ ำหนดไว ใหผ ูใชด ับเบิล้ คลิกใสสว นเกนิ ที่ชองดอกเบ้ียรบั
ขายเงินเช่ือ กรณรี บั คา บริการ
หากกิจการมีรายไดจากการใหบริการ เชน รายไดจากการซอม, รายไดคาขนสง เปนตน เมื่อคุณ
กำหนดรายละเอียดสินคาบริการที่เมนูสินคา4. รายละเอียดสินคาบริการ เรียบรอยแลว สามารถนำรหัส
ดังกลาว มาอางอิงในบิลขายได สว นภาษขี ายใหกรอกตามปกติ

รูปภาพท่ี 56
และเมอื่ คียเ อกสารเสรจ็ เรยี บรอ ยแลว โปรแกรมจะขึน้ หนา จอมาใหคลกิ เลอื กดงั น้ี

รูปภาพท่ี 57

47

ใหคุณคลกิ เลอื กเกณฑท่ีตองการ ซ่งึ สินคา บริการจะตอ งเลือกเปน เกณฑเ งนิ สด (เกณฑเ งนิ สด = ภาษี

ขายเกิดขนึ้ ในวันทีม่ ีการรบั ชำระหน้ี สวนเกณฑสิทธิ=ภาษีขายเกิดข้ึน ณ วนั ทเี่ ปด บลิ ขายเลย)

หมายเหตุ หนา ขอทแ่ี สดงขางตน จะปรากฏก็ตอเมือ่ คณุ ไดม กี ารอา งอิงรายะเอยี ดสนิ คา บรกิ ารเทา นน้ั

และที่คาเริม่ ระบบ/. กำหนดดำเริ่มดนั ตาง 1 / 4. ระบบขายและลกู หนี้ / 1. รายละเอียดทั่วไป / 11. ภาระ

ภาษีขาย กำหนดเปนเลข 3 (เลอื กได)

ผลการทำงาน

1. ลงรายการท่สี มดุ รายวันขาย เมนูบัญชี / ขอ 1 / สมุดรายวันขาย (เอกสารขนึ้ ตน ดว ย IV )

แบบ Perpetual แบบ Periodic

Dr. ลกู หนี้ xxx ลงบญั ชเี หมือนกนั

Cr. รายไดจ ากการขาย xxx

ภาษีขายรอเรียกเก็บ xxx

รปู ภาพที่ 58

2. เพ่มิ ยอดลูกหนใี้ นแฟม หลกั ถกู คำ้ ใหต รวจสอบขอมูลทีเ่ มนขู าย ขอ 6 หรืออาจพมิ พรายงาน 1.D
เพ่อื ตรวจสอบยอดเคล่อื นไหวลูกหน้ี

3. พมิ พร ายงานวเิ คราะหก ารขายไดทันที

หมายเหตุ บญั ชีภาษขี ายรอเรยี กเกบ็ จะถูกเดบิดออก แลว แทนที่ดว ยบญั ชีภาษีขาย โดยอตั โนมตั ิ กต็ อเม่ือได
ทำการรับชำระหนี้ โดยอา งอิงถึง Invoice ดงั กลาว

48

รับชำระหนี้ กรณีรบั คาบรกิ าร

เม่ือคลกิ เลือกเลขทใี่ บกำกบั ภาษที ต่ี อ งการจะรบั ชำระหนี้แลว โปรแกรมจะแสดงหนา จอเพ่อื ใหกรอก

ยอดภาษีมูลคา เพม่ิ

ผลการทำงาน

1. ลงรายการที่สมดุ รายวนั รบั ( เอกสารขึ้นตน ดวย RE)

แบบ Perpetual แบบ Periodic

Dr. เงินสด 4,601.- ลงบญั ชีเหมือนกัน

ภาษีขายรอเรยี กเก็บ 301.-

Cr. ลูกหนก้ี ารคา 4,601.-

ภาษขี าย 301.-

2. ลดยอดลูกคา ในแฟมหลกั ของลกู คา ใหตรวจสอบขอมูลทมี่ นขู าย / ขอ 6 หรือพมิ พรายงานลูกหนี้

1.D เพอื่ ตรวจสอบยอดเคลอื่ นไหวลกู หนี้ มาตรวจสอบ

3. ตัดยอดหนี้ในบลิ ขายเชอ่ื ในรายการรบั ชำระ <F7>

4. ออกรายงานภาษีขาย

49

บนั ทกี รายไดอ ืน่ ๆ เมนขู าย / 5. บันทกึ รายไดอ ืน่ ๆ
เมนทู ใ่ี ชบันทกึ เมนูขาย /5. บันทึกรายไดอืน่ ๆ 1 (ตองกำหนดรายละเอียดรายไดท ีเ่ มนขู าย / ขอ 7.กอ น )

รปู ภาพท่ี 59

สรุป การทำงานวงจรรายไดโ ดยใชโปรแกรม Express

1. การทำใบส่ังขาย เมนขู าย / 3. ใบส่ังขาย

2. การทำขายสด เมนูขาย / 2. ขายเงินสด

3. การทำใบกำกบั ภาษี/ใบสงสินคา เมนูขาย /4. เงินเชอื่

4. การทำใบลดหนี้ /รบั คืนสินคา เมนกู ารเงิน / 1. รบั เงนิ /4. ใบลดหนี้-รบั คนื

ร. การทำใบรบั ชำระหนี้ เมนกู ารเงนิ / 1. รับเงนิ / 5. รับชำระหนี้

6. บนั ทกึ รายไดอนื่ ๆ เมนขู าย / 5. บันทกึ รายไดอ ่ืนๆ