การพัฒนาระบบลงทะเบียนหนังสือรับ-ส่ง องค์การบริหารส่วนตำบลโพนงาม จังหวัดมหาสารคาม

การพัฒนาระบบลงทะเบยี นหนังสือรบั -สง่
องค์การบรหิ ารส่วนตำบลโพนงาม จงั หวดั มหาสารคาม

สกุ ญั ญา ดวงคำนอ้ ย

โครงการน้ีเปน็ ส่วนหนึ่งของการศกึ ษาตามหลกั สูตรเทคโนโลยีบัณฑติ
สาขาวชิ า คอมพวิ เตอร์ธุรกิจ

วทิ ยาลัยอาชวี ศกึ ษามหาสารคาม
สถาบันการอาชีวศึกษาภาคตะวันออกเฉยี งเหนือ 3

พ.ศ. 2565

ใบรบั รองโครงการ

คณะกรรมการสอบโครงการได้พจิ ารณาโครงการของ นางสาวสกุ ัญญา ดวงคำน้อย
เห็นสมควรรับเปน็ ส่วนหน่ึงของการศกึ ษาตามหลกั สตู รเทคโนโลยีบัณฑิต สาขาคอมพิวเตอร์ธุรกจิ

คณะกรรมการสอบโครงการ

ลงช่อื ประธานกรรมการ
( ดร.มงคล แสงอรุณ ) กรรมการ

ลงช่ือ อาจารยท์ ป่ี รกึ ษาโครงการ
( นางสาวดวงเนตร ยศคำลือ )

ลงชอ่ื
( อาจารยก์ นกกาญจน์ แสนสวุ รรณ )

สถาบันการอาชีวศึกษาภาคตะวันออกเฉียงเหนือ 3 อนมุ ัตใิ หร้ บั โครงการฉบับนี้
เป็นส่วนหน่ึงของการศกึ ษาตามหลักสตู รเทคโนโลยบี ัณฑิต สาขาวิชาคอมพิวเตอร์ธุรกิจ

ของวิทยาลัยอาชีวศกึ ษามหาสารคาม

ลงช่ือ ลงชอ่ื
( ดร.มงคล แสงอรุณ ) ( นางสพุ ัตตา คุม้ สุวรรณ์ )

ประธานหลกั สูตรเทคโนโลยบี ณั ฑติ หวั หน้าภาควิชาคอมพวิ เตอรธ์ รุ กจิ
สาขาคอมพวิ เตอรธ์ รุ กจิ วันท่ี 14 มนี าคม 2565

ลิขสิทธขิ์ อง วทิ ยาลยั อาชีวศึกษามหาสารคาม สถาบนั การอาชีวศกึ ษาภาคตะวันออกเฉียงเหนอื 3

ก

กิตติกรรมประกาศ

โครงการการพัฒนาระบบลงทะเบียนหนังสือรบั – สง่ องค์การบรหิ ารสว่ นตำบลโพนงาม จังหวดั
มหาสารคามเล่มนี สำเร็จสมบรู ณ์ไดด้ ว้ ยดี ไดร้ ับความกรุณาชแ้ี นะ และชว่ ยเหลืออย่าง ดยี ่ิงจาก อาจารย์
กนกกาญจน์ แสนสุวรรณ อาจารย์ที่ปรึกษาโครงการ

ขอขอบพระคณุ ดร.มงคล แสงอรณุ และอาจารย์ดวงเนตร ยศคำลือ อาจารยผ์ เู้ ชี่ยวชาญท่ี ให้
ความอนุเคราะห์ตรวจแกไ้ ขข้อบกพรอ่ งเครือ่ งมือในการศึกษา

ขอขอบพระคุณ คุณปราณี เทวรตั น์ หวั หน้าองคก์ ารบริหารส่วนตำบลโพนงาม จงั หวดั
มหาสารคามที่กรณุ าใหค้ ำแนะนำ และให้ขอ้ มูลเกย่ี วกบั การดำเนินงานโครงการ

ขอขอบพระคุณคณาจารย์สาขาวิชา คอมพิวเตอร์ธุรกิจทกุ ทา่ น ทีไ่ ด้ใหค้ วามรู้ และให้
ประสบการณ์ อนั มีคา่ ย่งิ จนสามารถสำเรจ็ การศกึ ษาระดับบณั ฑิต

ขอขอบพระคณุ บดิ า มารดา และญาติ พี่ น้อง ครอบครวั ทกุ ทา่ น ท่ีใหค้ วามชว่ ยเหลอื และให้
กำลังใจ ในการศกึ ษาตลอดมา และขอขอบคุณผู้ท่ีมีส่วนเกี่ยวข้องทุกทา่ น ทผี่ ู้ศึกษาไม่ได้เอ่ยนามไว้ ณ ที่น้ี
ดว้ ย

คุณค่าและประโยชนอ์ นั พึงมีต่อผทู้ สี่ นใจศึกษาโครงการฉบับน้ี ขอมอบเป็นกตญั ญูกตเวทติ า แด่
บดิ ามารดา และบรู พาจารย์ ทเ่ี คยอบรมสั่งสอน และผมู้ ีพระคณุ ทุกท่าน

สุกญั ญา ดวงคำน้อย

ข

ชือ่ โครงการ การพัฒนาระบบลงทะเบียนหนังสือรับ-ส่ง องค์การบริหารส่วนตำบลโพนงาม
จงั หวดั มหาสารคาม

ผู้จัดทำโครงการ นางสาวสุกญั ญา ดวงคำน้อย

อาจารยท์ ี่ปรึกษา อาจารย์กนกกาญจน์ แสนสุวรรณ

ปรญิ ญา เทคโนโลยบี ัณฑติ สาขาวิชา คอมพวิ เตอร์ธุรกจิ

สถาบนั การอาชวี ศึกษาภาคตะวันออกเฉยี งเหนือ 3 วิทยาลยั อาชีวศกึ ษามหาสารคาม ปีที่พิมพ์2565

บทคัดยอ่

การศึกษาโครงการพฒั นาทักษะวชิ าชพี เรอ่ื ง การพัฒนาระบบลงทะเบียนหนังสือรบั -สง่ องคก์ าร
บริหารส่วนตำบลโพนงาม จังหวดั มหาสารคาม มวี ตั ถุประสงค์ 1) เพ่ือการพัฒนาระบบลงทะเบียนหนงั สือ
รับ-ส่ง องค์การบริหารส่วนตำบลโพนงาม จงั หวัดมหาสารคาม 2) เพ่ือศึกษาความพงึ พอใจของบุคลากรใน
การใชง้ านระบบลงทะเบียนหนังสือรบั -สง่ องค์การบริหารส่วนตำบลโพนงาม จงั หวดั มหาสารคาม
ประชากร จำนวน 5 คน เลอื กกลุ่มตวั อย่างโดย ใชว้ ิธีการเลอื กแบบเจาะจง 3 กลุม่ สำหรบั ประเมนิ ความ
เท่ยี งตรง แบบสอบถามความต้องการใชง้ าน และแบบ ประเมนิ ความพึงพอใจในการใช้งาน จากครูในสถาน
ประกอบการ และครผู ู้สอน จำนวน 3 คน สำหรับประเมิน แบบสอบถามความต้องการ จำนวน 5 คน สถติ ิ
ท่ใี ช้ คอื คา่ เฉลย่ี และส่วนเบี่ยงเบนมาตรฐาน

ผลเรื่อง การพัฒนาระบบลงทะเบียนหนังสือรับ-ส่ง องค์การบริหารส่วนตำบลโพนงาม
จังหวัดมหาสารคาม พบว่า ผลการประเมินความพึงพอใจอยู่ในระดับมาก ค่าเฉลี่ยเท่ากับ 4.38 เมื่อ
พิจารณาเป็นรายด้านพบว่า โดยรวมทุกด้าน อยู่ในระดับมาก ค่าเฉลี่ยเท่ากับ 4.38 เมื่อพิจารณาเป็น ราย
ข้อ โดยเรียงล้าดับข้อมูลจากมากไปน้อย ด้านประสิทธิภาพการใช้งาน อยู่ในระดับมาก ค่าเฉลี่ยเท่ากับ
4.50 ด้านการเข้าถึงข้อมูลสารสนเทศ อยู่ในระดับมาก ค่าเฉลี่ยเท่ากับ 4.40 และ ด้านองค์ประกอบระบบ
อยูใ่ นระดับมาก คา่ เฉลยี่ เทา่ กบั 4.24

คำสำคญั : ระบบลงทะเบียนหนังสือรับ-ส่ง, องค์การบริหารส่วนตำบลโพนงาม จงั หวัดมหาสารคาม

สารบญั ค

กติ ติกรรมประกาศ หน้า
บทคัดย่อภาษาไทย
สารบญั ก
สารบัญภาพ ข
สารบญั ตาราง ค
บทที่ 1 บทนำ จ
ช
1.1 ความเปน็ มาและความสำคญั ของปญั หา 1
1.2 วตั ถปุ ระสงค์ของการศึกษา 1
1.3 ขอบเขตของการศกึ ษา 1
1.4 ประโยชนค์ าดวา่ จะไดร้ ับ 2
1.5นยิ ามศัพทเ์ ฉพาะ 3
บทท่ี 2 เอกสารและงานวจิ ยั ทเี่ ก่ยี วขอ้ ง 3
2.1 ความรูเ้ กย่ี วกับทะเบียนหนังสอื รับ – สง่ 4
2.2 ความรเู้ กี่ยวกบั แอพพลิเคช่ัน 4
2.3 ระบบการจัดเกบ็ เอกสาร 7
2.4 ซอฟต์แวรท์ ีใ่ ช้ในการพัฒนาระบบ 8
2.5 การออกแบบและพฒั นาระบบ SDLC Model 11
2.6 งานวจิ ัยทเ่ี ก่ยี วข้อง 22
บทท่ี 3 วธิ ีการดำเนนิ การ 26
3.1การวางแผนระบบ (System Planning) 28
3.2 การวิเคราะห์ระบบ (System Analysis) 28
3.3 การออกแบบระบบ (System Design) 29
3.4 การพฒั นาระบบ (System Development) 32
3.5 การตดิ ตัง้ ระบบ (System Implementation) 34
3.6 การดูแลรักษาระบบ (System Maintenance) 35
3.7 เครอื่ งมือที่ใช้ในการเกบ็ รวบรวมขอ้ มูล 35
3.8 การวเิ คราะห์ข้อมลู ทางสถิติ 36
37

สารบญั (ต่อ) ง

บทที่ 4 ผลการศึกษา หนา้
4.1 ผลการวางแผนระบบ (System Planning)
4.2 ผลการวเิ คราะหร์ ะบบ (System Analysis) 39
4.3 ผลการออกแบบระบบ (System Design) 39
4.4 ผลการพฒั นาระบบ (System Development) 42
4.5 ผลการตดิ ตั้งระบบ (System Implementation) 43
4.6 ผลการดูแลรักษาระบบ 45
4.7 ผลการสร้างเครือ่ งมอื ทใี่ ช้ในการเกบ็ รวบรวมข้อมูล 49
51
บทท่ี 5 สรุป อภิปราย และข้อเสนอแนะ 56
5.1 สรุปผลการศกึ ษา 60
5.2 อภปิ รายผลการศกึ ษา 60
5.3 ขอ้ เสนอแนะ 60
60
บรรณานุกรม
ภาคผนวก

ภาคผนวก ก
ภาคผนวก ข
ประวตั ิผูเ้ ขียน

สารบญั ภาพ จ

ภาพที่ หนา้
ภาพท่ี 2.1 หนงั สือรับ 4
ภาพท่ี 2.2 รปู แบบหนงั สือรบั 6
ภาพท่ี 2.3 หนังสือสง่ 6
ภาพที่ 2.4 รปู แบบหนงั สอื ส่ง 7
ภาพท่ี 2.5 หนา้ ต่างเว็บไซต์ App Sheet 12
ภาพที่ 2.6 หน้าเขา้ สู่ Login 12
ภาพที่ 2.7 หน้าหลังบ้านของเวบ็ ไซต์ 13
ภาพที่ 2.8 หน้า Sample Apps 13
ภาพท่ี 2.9 แอพพลิเคช่นั ตวั อยา่ ง 14
ภาพท่ี 2.10 การ Copy app 14
ภาพท่ี 2.11 ตวั อย่างของ Application 15
ภาพท่ี 2.12 Install Form App store 15
ภาพท่ี 2.13 เพ่ิมแอพพลิเคชั่นไปยงั หนา้ จอ Home 16
ภาพที่ 2.14 แอพพลิเคชั่นบน Home 16
ภาพที่ 2.15 Login ดว้ ย Google 17
ภาพที่ 2.16 ระบบทำการ Sync ขอ้ มลู 17
ภาพที่ 2.17 เข้าสู่ App 18
ภาพท่ี 2.18 โปรแกรม Google Sheets 18
ภาพท่ี 2.19 เอกสารสเปรดชตี 19
ภาพท่ี 2.20 การแก้ไขชือ่ เอกสาร 20
ภาพที่ 2.21 การเปลีย่ นชื่อเอกสาร 20
ภาพที่ 2.22 นำเข้าเอกสาร 21
ภาพที่ 2.23 สว่ นประกอบของหน้าสเปรดชตี 21
ภาพที่ 2.24 วงจรพฒั นาระบบ(System Development Life Cycle : SDLC) 23
ภาพที่ 3.1 ผงั งานการเข้าใชง้ านของผู้ใช้ 31
ภาพท่ี 3.2 ผงั งานระบบการเขา้ ใช้งานของผู้ดแู ลระบบ 32
ภาพท3่ี .3 หนา้ หลักของแอพพลเิ คชน่ั และเมนใู ช้งานตา่ งๆ 33
ภาพท3่ี .4 หน้าเมนูเพม่ิ ข้อมลู 33
ภาพท3่ี .5 หนา้ เมนลู งทะเบียนหนงั สอื รบั – ส่ง 34
ภาพที่ 4.1 หนา้ แรกของผู้ใช้ 43
ภาพท่ี 4.2 เมนูข้อมูลลงทะเบียนหนังสอื รับของผใู้ ช้ 43
ภาพที่ 4.3 เมนูข้อมูลลงทะเบียนหนังสือส่งของผ้ใู ช้ 44
ภาพที่ 4.4 หนา้ เมนขู องผดู้ ูแลระบบ 44
ภาพที่ 4.5 หน้าฐานขอ้ มลู 45
ภาพท่ี 4.6 เข้าใช้งานแอพพลิเคชนั่ ผา่ นบัญชีอเี มล์ 45
ภาพที่ 4.7 หน้าโหลดกอ่ นเขา้ ถงึ แอพพลิเคชัน่ 46

สารบญั ภาพ(ตอ่ ) ฉ

ภาพท่ี หน้า
ภาพที่ 4.8 หน้าหลกั แอพพลเิ คชั่น 46
ภาพที่ 4.9 หน้าเมนูของระบบลงทะเบียนหนงั สือรับ 47
ภาพที่ 4.10 หนา้ เมนูของปมุ่ เพมิ่ ข้อมลู ระบบลงทะเบยี นหนังสือรับ 47
ภาพท่ี 4.11 หน้าเมนูของระบบลงทะเบยี นหนงั สือสง่ 48
ภาพที่ 4.12 หน้าเมนูของปุ่มเพมิ่ ข้อมลู ระบบลงทะเบียนหนังสอื ส่ง 48
ภาพท่ี 4.13 ออกจากแอพพลิเคชัน่ 49
ภาพที่ 4.14 การตั้งค่ากำหนดสทิ ธิ์ผู้ใช้ 49
ภาพท่ี 4.15 เชญิ การเข้าใช้งานแอพพลเิ คชนั่ ผ่านอีเมล์ 50
ภาพที่ 4.16 แอพพลเิ คช่นั บนหนา้ จอสมาร์ทโฟน 50
ภาพที่ 4.17 เอกสารคู่มอื การใชง้ าน 51
ภาพที่ 4.18 แนะนำการใชง้ าน 51
ภาพที่ 4.19 แนะนำการใชง้ าน 52
ภาพที่ 4.20 เขา้ ใช้งานแอพพลเิ คชน่ั ผา่ นบัญชีอีเมล์ 52
ภาพท่ี 4.21 หนา้ โหลดกอ่ นเข้าถึงแอพพลิเคชั่น 53
ภาพท่ี 4.22 หนา้ หลักแอพพลิเคชัน่ 53
ภาพที่ 4.23 หนา้ เมนูของระบบลงทะเบยี นหนังสือรับ 54
ภาพที่ 4.24 หนา้ เมนูของปุม่ เพ่มิ ข้อมลู ระบบลงทะเบยี นหนังสอื รบั 54
ภาพที่ 4.25 หนา้ เมนูของระบบลงทะเบยี นหนังสือส่ง 55
ภาพที่ 4.26 หนา้ เมนูของป่มุ เพิ่มข้อมูลระบบลงทะเบยี นหนังสือสง่ 55
ภาพที่ 4.27 ออกจากแอพพลิเคชนั่ 56

ช

สารบัญตาราง หน้า
39
ตารางที่ 4.1 ข้อมูลทั่วไป เพศ 39
ตารางท่ี 4.2 ข้อมลู ทว่ั ไป สถานภาพ 40
ตารางที่ 4.3 ความต้องการดา้ นการใช้งานเอกสาร 40
ตารางที่ 4.4 ความต้องการดา้ นการออกแบบและรปู แบบระบบ 41
ตารางท่ี 4.5 ความต้องการดา้ นประโยชนแ์ ละการนำไปใช้ 41
ตารางที่ 4.6 ผลการประเมินความตอ้ งการของผู้ใชง้ านระบบรวมทุกด้าน 57
ตารางที่ 4.7 ข้อมูลทวั่ ไป เพศ 57
ตารางท่ี 4.8 ข้อมลู ท่วั ไป สถานภาพ 57
ตารางที่ 4.9 ด้านองคป์ ระกอบระบบ 58
ตารางที่ 4.10 ดา้ นการเขา้ ถึงขอ้ มูลสารสนเทศ 58
ตารางที่ 4.11 ด้านประสทิ ธิภาพการใช้งาน 59
ตารางที่ 4.12 ผลการศึกษาความพึงพอใจของผู้ใชง้ านทม่ี ีต่อการใชง้ านการพัฒนาระบบลงทะเบยี น
หนงั สอื รบั – สง่ องค์การบริหารส่วนตำบลโพนงาม จงั หวดั มหาสารคามรวมทุกด้าน

1

บทท่ี 1
บทนำ

1.1 ความเปน็ มาและความสำคัญของปญั หา

ปัจจุบันระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ การรับส่งข้อมูลข่าวสาร หรือหนังสือผ่านระบบสื่อสารด้วย
วิธีการทางอิเล็กทรอนิกส์การติดต่อราชการนอกจากการจะดำเนินการ โดยหนังสือที่เป็นเอกสาร สามารถ
ดำเนนิ ด้วยระบบสารบรรณอเิ ลก็ ทรอนิกส์ได้ ในกรณีที่ตดิ ต่อราชการดว้ ยระบบสารบรรณอเิ ล็กทรอนิกส์ ให้
ผู้ส่งตรวจสอบผลการส่งทุกครั้ง และให้ผู้รับแจ้งตอบรับ เพื่อยืนยันว่าหนังสือได้ จัดส่งไปยังผู้รับเรียบร้อย
แล้ว และส่วนราชการผูส้ ่งไมต่ อ้ งจดั ส่งหนังสือเปน็ เอกสาร เวน้ แตก่ รณีเป็นเร่อื งสำคัญจำเป็นต้องยืนยันเป็น
เอกสาร ให้ทำเอกสารยืนยันตามไปทนั ที

การปฏิบัติงานของหน่วยงานราชการ ในปัจจุบันการลงทะเบียนหนังสือรับ-ส่ง ในแต่ละหน่วยงาน
ส่วนใหญ่จะระบบแบบที่ทำด้วยมือ(User Manual) ซึ่งมีการลงทะเบียนหนังสือรับ-ส่งเป็นจำนวนมาก แต่

ยังคงยึดถือการทำงานรูปแบบฟอร์มเดิม ปัญหาที่พบคือทำให้ยากต่อการดูแลและการคน้ หา นอกจากนี้ยัง
ทำให้ลงเลขทะเบียนผิดพลาดและไม่มีความปลอดภัยต่อเอกสาร และบางหน่วยงานมีการจัดเก็บเอกสาร
ทางออนไลน์เพิ่มมากขึ้น ซึ่งเป็นผลมาจากปัจจุบันอุปกรณ์และเทคโนโลยีได้รับความนิยมมากในปัจจุบัน
เนื่องจากการพัฒนาความสามารถของระบบออนไลน์ที่ทำให้เกิดความสะดวกสบายมากยิ่งขึ้น ไม่ยุ่งยาก
เหมือนแต่ก่อน การลงทะเบียนหนังสือรับ-ส่ง เป็นการลงทะเบียนแบบที่ทำด้วยมือ ซึ่งยากต่อการค้นหา

และดูแล ไม่มีความปลอดภัยต่อเอกสารและไม่มีระบบแบบแผนในการจัดการ เพราะในแต่ละวันมีหนังสือ
รับ-ส่งเป็นจำนวนมาก จึงใช้เวลานานและยุ่งยาก ในการเดินไปลงทะเบียนหนังสือรับ-ส่ง ทำให้เสียเวลาใน
การค้นหา

จากการฝึกประสบการวชิ าชีพในองค์การบรหิ ารสว่ นตำบลโพนงาม พบว่าในองค์การบรหิ ารส่วน
ตำบลโพนงาม มปี ัญหาในการลงทะเบยี นหนังสือรบั -สง่ ผศู้ ึกษามีความสนใจทีจ่ ะพัฒนา ระบบงาน โดยนำ

เทคโนโลยีแอพพลิเคชัน่ ให้อยู่ในรูปแบบออนไลน์เข้ามาช่วยในการดูแลและอำนวยความ สะดวก ในเรอ่ื ง
ของการลงทะเบยี นหนังสือรบั -ส่ง ดว้ ยการประยกุ ต์ใชแ้ อพพลเิ คชน่ั สำหรับบริหารระบบ จดั การ
ลงทะเบียนหนังสือรบั -ส่ง ท้งั น้เี พ่ือลดปัญหาในการจดั การเอกสาร ข้อผดิ พลาดท่อี าจเกิดขน้ึ และสง่ ผลทำ
ให้เกดิ ความสะดวกรวดเรว็ ในการรับเอกสารซึง่ สามารถเรียกดเู อกสารแบบออนไลน์ได้

1.2 วัตถปุ ระสงคข์ องการศกึ ษา

1.2.1 เพื่อออกแบบและพัฒนาระบบลงทะเบียนหนังสือรับ-ส่ง องค์การบริหารส่วนตำบลโพนงาม
จังหวดั มหาสารคาม

1.2.2 เพื่อศึกษาความพึงพอใจของบุคลากรในการใช้การพัฒนาระบบลงทะเบียนหนังสือรับ-ส่ง
องค์การบรหิ ารส่วนตำบลโพนงาม จงั หวัดมหาสารคาม

2

1.3 ขอบเขตของการศึกษา
เพื่อการพัฒนาระบบลงทะเบยี นหนงั สือรับ-ส่ง องคก์ ารบริหารส่วนตำบลโพนงาม

จังหวดั มหาสารคาม ในคร้ังนี้ ผศู้ กึ ษาไดก้ ำหนดขอบเขตการศึกษา ดังนี้
1.3.1 ดา้ นระบบงาน
1.3.1.1 ส่วนของผูใ้ ช้ (User) สามารถใช้งานได้ดงั ต่อไปนี้
1) การล็อกอนิ เข้าใชง้ าน
2) เพิม่ ลบ แกไ้ ขข้อมลู หนังสือรับ
3) เพิ่ม ลบ แกไ้ ขข้อมูลหนงั สอื สง่
4) บันทึกข้อมูลหนังสอื รบั –สง่
5) ค้นหาขอ้ มลู หนงั สอื รบั –สง่
1.3.1.2 สว่ นของผดู้ ูแลระบบ (Admin) สามารถจัดการระบบได้ดงั ต่อไปนี้
1) สามารถเพ่ิม ลบ และแก้ไขระบบได้
1.3.2 ดา้ นฮารด์ แวร์
1.3.2.1 โนต๊ บุ๊ค Asus A84L หน่วยประมวลผล Intel Core i3 หนว่ ยความจำ (RAM) สงู สดุ 4 GB

1.3.2.2 ระบบปฏิบัตกิ าร Microsoft Windows 7
1.3.3 ดา้ นซอฟตแ์ วร์
1.3.3.1 โปรแกรม Web Service: App Sheet
1.3.3.2 โปรแกรม Google Sites: App Sheet
1.3.3.3 โปรแกรม Web Browser: Google Chrome
1.3.4 ดา้ นประชากรและกลมุ่ ตวั อย่าง
ในการศึกษาครั้งนี้ ได้แบ่งประชากร และกลุ่มตัวอย่าง ออกเป็น 3 กลุ่ม สำหรับประเมิน แบบความ

สอดคล้องของแบบสอบถาม แบบสำรวจความต้องการ และแบบประเมนิ ความพึงพอใจดงั นี้ ดังนี้
1.3.4.1 ประชากร และกลุ่มตัวอย่าง สำหรบั ประเมินความสอดคล้องของแบบสอบถาม ได้แก่แบบ

สำรวจความต้องการ และแบบประเมินความพึงพอใจ คัดเลือกแบบเจาะจง จำนวน 3 คน ได้แก่ ครูฝึกใน
สถานประกอบการ อาจารยท์ ่ีปรกึ ษาโครงการ และอาจารย์ผสู้ อนในสถานศกึ ษา

3

1.3.4.2 ประชากร และกลุ่มตัวอย่าง สำหรับประเมินแบบสำรวจความต้องการ คัดเลือก แบบ
เจาะจง จำนวน 5 คน ได้แก่ฝา่ ยธุรการ ฝา่ ยกองคลงั ฝา่ ยสำนกั ปลัด

1.3.4.3 ประชากร และกลุ่มตัวอย่าง สำหรับประเมินความพึงพอใจ คัดเลือกแบบเจาะจง จำนวน
5 คน ได้แก่ ฝา่ ยธรุ การ ฝ่ายกองคลงั ฝา่ ยสำนกั ปลดั

1.4 ประโยชนค์ าดว่าจะได้รบั

1.4.1 มีการพัฒนาระบบลงทะเบียนหนังสือรับ-ส่ง องค์การบริหารส่วนตำบลโพนงาม จังหวัด
มหาสารคาม สำหรบั ใช้งานหน่วยงาน

1.4.2 มีแนวทางในการพัฒนาระบบลงทะเบียนหนังสือรับ-ส่ง องค์การบริหารส่วนตำบลโพนงาม
จงั หวัดมหาสารคาม ไปยังฝ่ายงานอนื่ ในสถานประกอบการ

1.5 นิยามศพั ทเ์ ฉพาะ

1.5.1 ระบบลงทะเบียน หมายถึง การจดเป็นหลักฐาน ลายลักษอักษร เพื่อใช้อ้างอิงเอกสารนั้น ๆ ใน
รปู แบบระบบรับลงทะเบยี นหนงั สือรบั –ส่งออนไลน์มีคุณสมบตั ิในการแกไ้ ขข้อมูลการเพ่ิมเติมข้อมูล การลบ
ข้อมูล การค้นหาข้อมูล และการแสดงผลข้อมูลได้ขององค์การบริหารส่วนตำบลโพนงาม จังหวัด
มหาสารคาม

1.5.2 หนังสือรับ หมายถึง หนังสือได้รับเข้ามาจากภายนอกเพื่อใหเ้ จ้าหน้าที่ของหน่วยงานได้รับ ทราบ
ถึงคำสง่ั หรอื ข่าวสารจากภายนอกขององค์การบริหารสว่ นตำบลโพนงาม จังหวัดมหาสารคาม

1.5.3 หนังสอื ส่ง หมายถึง หนังสือที่ส่งออกไปภายนอกเพ่ือแจง้ ขา่ วสาร หรือแนวทางการปฏิบตั ิ ต่าง ๆ
เพื่อให้หน่วยงานภายนอกหรือเขตชุมชนได้ทราบขององค์การบริหารส่วนตำบลโพนงาม จังหวัด
มหาสารคาม

1.5.4 องค์การบริหารส่วนตำบลโพนงาม หมายถึง องค์กรการปกครองส่วนท้องถิน่ หน่วยงาน ของรัฐที่
มกี ารดำเนินงานเปน็ อิสระจากสว่ นกลาง ทำหน้าทบ่ี รหิ ารจดั การกจิ การต่าง ๆ ในทอ้ งถิน่ ของตน มี พื้นที่ใน
การบรหิ ารงานในองคก์ ารบริหารส่วนตำบลโพนงาม จงั หวัดมหาสารคาม

4

บทท่ี 2
เอกสารและงานวจิ ยั ท่เี กยี่ วข้อง

ในการศึกษา ระบบลงทะเบียนหนังสือรับ – ส่ง องค์การบริหารส่วนตำบลโพนงาม จังหวัด
มหาสารคาม ผู้จัดทำได้รวบรวมแนวคิดทฤษฎแี ละหลักการตา่ ง ๆ จากเอกสารท่เี กย่ี วขอ้ งดงั ตอ่ ไปน้ี

2.1 ความรเู้ กี่ยวกับทะเบียนหนังสือรบั - ส่ง
2.2 ความรู้เกย่ี วกบั แอพพลเิ คช่นั
2.3 ระบบการจดั เก็บเอกสาร
2.4 ซอฟต์แวรท์ ใ่ี ช้ในการพฒั นาระบบ
2.5 การออกแบบและพฒั นาระบบ SDLC Model
2.6 งานวจิ ัยที่เก่ียวขอ้ ง
2.1 ความรเู้ กีย่ วกับทะเบียนหนงั สือรับ – สง่
การรบั หนงั สือ

ภาพท่ี 2.1 หนังสอื รับ

ทีม่ า : https://dlink.me/JzVXL

หนงั สือรับ คือ หนงั สือได้รับเขา้ มาจากภายนอก ใหเ้ จา้ หน้าทขี่ องหน่วยงานสารบรรณกลาง ปฏิบัติ

ตามทกี่ ำหนดไว้ในส่วนนนี้

1. จัดลำดับความสำคัญและความเร่งด่วนของหนังสือเพื่อดำเนินการก่อนหลัง และให้ผู้เปิดซอง
ตรวจเอกสาร หากไมถ่ กู ตอ้ งให้ติดต่อสว่ นราชการเจ้าของเร่ือง หรอื หน่วยงานทอ่ี อกหนงั สือเพ่ือ ดำเนินการ
ให้ถกู ต้องหรอื บันทึกขอ้ บกพรอ่ งไว้เปน็ หลักฐาน และจะดำเนนิ การเร่อื งนน้ั ตอ่ ไป

5

2. ประทับตรารบั หนงั สอื ทม่ี มุ บนดา้ นขวาของหนังสือโดยกรอกรายละเอียดดงั นี้

2.1 เลขรับ ใหล้ งเลขทรี่ บั ตามท่ีรับในทะเบยี น

2.2 วันที่ ใหล้ งวนั เดอื น ปที ีร่ ับหนังสือ

2.3 เวลา ใหล้ งเวลาทีร่ ับหนังสอื

3. ลงทะเบียนรบั หนังสอื ในทะเบียนหนงั สือรับ โดยกรอกรายละเอยี ดดงั น้ี

3.1 ทะเบียนหนงั สือรับ วนั ที่ เดอื น พ.ศ. ใหล้ งวัน เดอื น ปที ่ลี งทะเบยี น

3.2 ทะเบียนรับ ให้ลงเลขลำดับของทะเบียนหนังสือรับเรียงลำดับติดต่อกันไปตลอดปี
ปฏิทิน เลขทะเบยี นของหนังสอื รบั จะตอ้ งตรงกับเลขที่ในตรารับหนงั สือ

3.3 ที่ ให้ลงเลขทีข่ องหนังสือทร่ี บั เขา้ มา

3.4 ลงวันท่ี ใหล้ งวนั เดือน ปขี องหนงั สือท่ีรบั เข้ามา

3.5 จาก ให้ลงตำแหน่งเจ้าของหนังสือ หรือชื่อส่วนราชการ หรือชื่อบุคคลในกรณีที่
ไม่มตี ำแหนง่

3.6 ถงึ ใหล้ งตำแหน่งของผ้ทู หี่ นงั สือนัน้ มถี งึ หรือชอื่ สว่ นราชการ หรอื ช่ือบคุ คลในกรณี ที่
ไม่มีตำแหนง่

3.7 เรือ่ ง ใหล้ งช่ือเรื่องของหนังสอื ฉบับน้ัน ในกรณีทไ่ี ม่มีชือ่ เรอื่ งให้ลงสรุปเรื่องย่อ

3.8 การปฏบิ ัติให้บันทกึ การปฏบิ ตั ิเก่ยี วกับหนงั สือฉบบั นน้ั

3.9 หมายเหตใุ ห้บันทึกข้อความอืน่ ใด (ถา้ ม)ี

4. จัดแยกหนังสือที่ลงทะเบียนรับแล้วส่งให้ส่วนราชการที่เกี่ยวข้องดำเนินการ โดยให้ ลงชื่อ
หน่วยงาน ที่รับหนังสือในช่องการปฏิบัติถา้ มีช่ือบุคคล หรือตำแหน่งท่ีเกี่ยวข้องกับการรับหนังสือให้ลง ช่ือ
หรือตำแหน่งไว้ด้วย การสง่ หนงั สอื ทลี่ งทะเบยี นรับแลว้ ไปให้สว่ นราชการท่เี ก่ยี วข้องดำเนินการจะส่งโดยใช้
สมุดส่ง หนังสือหรือให้ผู้รับหนังสือลงชื่อรับและวัน เดือน ปีที่รับหนังสือไว้เป็นหลักฐานในทะเบียน รับ
หนังสือก็ได้ถ้าหนังสือรับนั้นจะต้องดำเนินเรื่องใดหน่วยงานนั้นเองจนถึงขั้นได้ตอบหนังสือไปแล้วให้
ลงทะเบยี นว่าไดส้ ่งออกไปโดยหนงั สือทีเ่ ท่าใด วัน เดือน ปใี ด

5. การรับหนงั สอื ภายในส่วนราชการเดียวกนั เมือ่ ผรู้ ับได้รบั หนงั สือจากหน่วยงานสารบรรณ กลาง
แลว้ ให้ปฏบิ ตั ติ ามวธิ กี ารทกี่ ลา่ วข้างตน้ โดยอนโุ ลม

6

ภาพที่ 2.2 รูปแบบหนงั สือรับ
ท่ีมา : https://dlink.me/JzVXL

การส่งหนงั สือ

ภาพที่ 2.3 หนังสอื สง่

ทีม่ า : https://dlink.me/JzVXL

หนังสือส่ง คือ หนงั สือทส่ี ่งออกไปภายนอกให้ปฏบิ ัติตามท่ีกำหนดไว้ในสว่ นนี้

1. ให้เจ้าของเรื่องตรวจความเรียบร้อยของหนังสือ รวมทั้งสิ่งที่จะส่งไปด้วยให้ครบถ้วน แล้วส่ง
เรอื่ งให้เจา้ หนา้ ที่ของหน่วยงานสารบรรณเพื่อส่งออก

2. เมอ่ื เจ้าหนา้ ท่ีของหนว่ ยงานสารบรรณไดร้ บั เรอื่ งแลว้ ใหป้ ฏิบัตดิ ังนี้

2.1 ลงทะเบียนส่งหนังสือในทะเบียนหนังสือสง่ โดยกรอกรายละเอียดดังนี้
2.1.1 ทะเบียนหนงั สือสง่ วันที่ เดือน พ.ศ. ใหล้ งวนั ท่ี เดือน ปที ่ลี งทะเบียน

2.1.2 เลขทะเบยี นส่ง ใหล้ งเลขลำดบั ของทะเบียนหนังสอื สง่ เรียงลำดับติดต่อกัน
ไปตลอดปปี ฏิทิน

2.1.3 ที่ ให้ลงรหัสตัวพยัญชนะ และเลขประจำของส่วนราชการเจ้าของเรื่องใน
หนงั สือ ทจ่ี ะสง่ ออก ถา้ ไม่มีท่ดี ังกล่าว ช่องน้ีจะว่าง

2.1.4 ลงวนั ท่ี ให้ลงวัน เดือน ปที จี่ ะส่งหนังสอื ออก

7

2.1.5 จาก ให้ลงตำแหน่งเจ้าของหนังสือ หรือชื่อส่วนราชการ หรือชื่อบุคคลใน
กรณี ไม่มตี ำแหนง่

2.1.6 ถงึ ให้ลงตำแหนง่ ของผทู้ ีห่ นังสือน้นั มีถึง หรอื ชอ่ื สว่ นราชการหรอื ชื่อบุคคล
ในกรณไี มม่ ีตำแหน่ง

2.1.7 เรื่อง ให้ลงชื่อเรื่องของหนังสือฉบับนั้น ในกรณีที่ไม่มีชื่อเรื่องให้ลงสรุป
เรอ่ื งยอ่

2.1.8 การปฏิบตั ิให้บนั ทึกการปฏิบตั ิเก่ียวกับหนงั สือฉบบั นั้น
2.1.9 หมายเหตุให้บนั ทกึ ขอ้ ความอ่ืนใด (ถา้ ม)ี
2.2 ลงเลขท่ี และวนั เดอื น ปีในหนงั สอื ท่ีจะส่งออกท้ังในต้นฉบับ สำเนาคู่ฉบับและสำเนา
ให้ ตรง กบั เลขทะเบียนส่ง และวัน เดอื น ปใี นทะเบียนหนงั สอื สง่ ตามขอ้ 2.1.2 และขอ้ 2.1.4

ภาพที่ 2.4 รปู แบบหนงั สือส่ง
ที่มา : https://dlink.me/JzVXL
2.2 ความรเู้ ก่ียวกบั แอพพลเิ คชั่น
แอพพลิเคชั่น (Application) หมายถึง โปรแกรม หรือชุดสั่งที่ใช้ควบคุมการทำงานของ
คอมพิวเตอร์ เคลือ่ นทแ่ี ละอุปกรณต์ ่อพวงต่าง ๆ เพื่อให้ทำงานตามคำสัง่ และตอบสนองความต้องการของ
ผู้ใช้ โดย แอพพลิเคชั่น (Application) จะต้องมีสิ่งที่เรียกว่า ส่วนติดต่อกับผู้ใช้ (User Interface หรือ UI)
เพื่อเป็น ตัวกลางการใช้งานต่าง ๆ สำหรับอุปกรณ์เคลื่อนที่ เช่น โทรศัพท์มือถือโดยโปรแกรมจะช่วย
ตอบสนองความ ตอ้ งการของผ้บู ริโภคและสนับสนนุ ให้ผู้ใชโ้ ทรศัพท์ไดใ้ ชง้ านง่ายย่ิงขึ้น
Mobile Application เป็นการพัฒนาโปรแกรมประยุกต์สำหรับอุปกรณ์เคลื่อนที่ เช่น
โทรศัพท์มือถือ แท็บเล็ตโดยโปรแกรมจะช่วยตอบสนองความต้องการของผู้บริโภค อีกทั้งยังสนับสนุน ให้
ผู้ใช้โทรศัพท์ได้ใช้ง่าย ยิ่งขึ้น ในปัจจุบันโทรศัพท์มือ หรือสมาร์ทโฟน มีหลายระบบปฏิบัติการที่พัฒนา
ออกมาให้ผู้บริโภคใช้ส่วนที่มี คนใช้และเป็นที่นิยมมากก็คือ IOS และ Android จึงทำให้เกิดการพัฒนา
Application ลงบนสมาร์ทโฟนเป็น อย่างมากอย่างเช่น แผนที่ เกมส์โปรแกรมคยุ ตา่ ง ๆ และหลายธุรกิจก็
เข้าไปเน้นในการพัฒนา Mobile Application เพื่อเพิ่มช่องทางในการสื่อสารกับลูกค้ามากขึ้น ตัวอย่าง

8

Application ทต่ี ดิ มากบั โทรศัพท์ อย่าง แอพพลิเคชัน่ เกมส์ชื่อดังทชี่ ื่อว่า Angry Birds หรือ Facebook ที่
สามารถแชร์เรื่องราวต่าง ๆ ไม่ว่าจะเป็น ความรู้สึก สถานที่ รูปภาพ ผ่านทางแอพพลิเคชั่นได้โดยตรงไม่
ตอ้ งเขา้ เวบ็ บราวเซอร์ โดยแบง่ ประเภทของ แอพพลเิ คชั่นได้ 2 ประเภทดงั นี้

1. แอพพลิเคชั่นระบบ เป็นส่วนซอฟต์แวร์ระบบหรอื ระบบปฏบิ ัติการ (Operating system) ที่ทำ
หน้าที่ควบคุมการทำงานของอุปกรณ์และรองรับการใช้งานของแอพพลิเคชั่นหรือโปรแกรมต่าง ๆ ที่ติดต้ัง
อยู่ ภายในคอมพวิ เตอรเ์ คล่ือนที่

2.แอพพลิเคชั่นที่ตอบสนองความต้องการของกลุ่มผู้ใช้ เป็นซอฟต์แวร์ประยุกต์หรือโปรแกรม
ประยุกต์ ที่ทำงานภายใต้ระบบปฏิบัติการมีวัตถุประสงค์เฉพาะอย่าง เนื่องจากผู้ใช้มีความต้องการใช้
แอพพลิเคชั่นท่ี แตกต่างกัน จำนวนของอุปกรณ์คอมพิวเตอร์เคลื่อนที่มีหลากหลายชนิด ขนาดหน้าจอท่ี
แตกตา่ งจงึ มีผูผ้ ลิตและ พฒั นาแอพพลิเคชัน่ ใหมๆ่ ข้ึนเปน็ จำนวนมาก เพ่อื รองรับการใชง้ านในทุก ๆดา้ น

Application (แอพพลเิ คชนั่ ) หรอื ทที่ กุ คนเรยี กกันสัน้ ๆ ว่า App (แอพ) มันคือ โปรแกรมที่อำนวย
ความสะดวกในด้านต่าง ๆ ที่ออกแบบมาสำหรับ Mobile (โมบาย) หรืออุปกรณ์เคลื่อนที่ ที่เรารู้จักกัน ซ่ึง
ในแต่ ละระบบปฏบิ ตั ิการจะมีผู้พัฒนาแอพพลิเคช่นั ขน้ึ มามากมายเพื่อให้ตรงกับความต้องการของผู้ใช้งาน
ซ่ึงจะมีให้ ดาวน์โหลดทง้ั ฟรแี ละจ่ายเงนิ ทัง้ ในด้านการศกึ ษา ด้านกรสอ่ื สารหรือแม้แตด่ า้ นความบันเทิงต่าง
ๆ เปน็ ตน้

แอพพลิเคชั่นที่มีความนิยมในสังคมปัจจุบันซึ่งในสังคมปัจจุบันนั้นมีการติดต่อสื่อสารแพร่หลาย
และ ทั่วถึง ทำให้สังคมในปัจจุบันนี้มีความสะดวกและรับรู้ข่าวสารได้อย่างรวดเร็วและทั่วถึงมากยิ่งข้ึน
แอพพลิเคชั่น ไลน์จึงถือเป็นแอพพลิเคชั่นที่ได้รับความนิยมและถูกกล่าวถึงอย่างมากในตอนนี้ เพราะเป็น
แอพพลิเคชั่นที่มี ฟังก์ชันที่หลากหลายสามารถใช้ได้ทั้งในรูปแบบการแชท การติดต่อสื่อสาร ส่งรูปภาพ
VDO ตลอดจนการส่ง สติกเกอร์ไลน์ที่บ่งบอกถึงความรู้สึกและอารมณ์ต่าง ๆซึ่งเป็นสิ่งที่ตอบโจทย์ของคน
ในสงั คมปจั จบุ ันทุกเพศทุก วัยได้เป็นอย่างดี

2.3 ระบบการจดั เกบ็ เอกสาร

ระบบจดั การเอกสาร (Document management system) คือ ระบบคอมพิวเตอร์หรือกล่มุ ของ
โปรแกรมภาษาทางคอมพวิ เตอร(์ Document Management Software) ทใ่ี ชใ้ นการติดตามและเก็บ
บนั ทกึ เอกสารอเิ ล็กทรอนิกส์หรือรปู ภาพประกอบเอกสาร โดยใชแ้ นวคดิ ของ ระบบการจดั การเนือ้ หา
(Content management system ,CMS) ซง่ึ มักจะถูกมองว่าเป็น องคป์ ระกอบของระบบ การจดั งาน
ภายในองค์กร (Enterprise content management system,ECM) ซ่ึงมคี วามสมั พันธก์ ับการจัดการ
ทรพั ยส์ ินดิจติ อล (Digital asset management system,DAM) นอกจากนี้ยงั มหี ัวข้อที่เกีย่ วขอ้ งและมี
ความสมั พนั ธ์อีก เชน่ ระบบจัดการเก็บ เอกสารด้วยคอมพิวเตอร์ (Document imaging system) การ
จดั การลำดับงาน (Workflow system) และระบบการเกบ็ บันทกึ (Records management system)
Document management systems จะมีการจดั เตรยี มและมีกระบวนการตา่ ง ๆ เช่น แหลง่ จดั เกบ็
ขอ้ มูล การกำหนดรนุ่ เอกสาร ความปลอดภยั การทำดชั นี และการสืบคน้ การสำรองข้อมลู โดยมี
องค์ประกอบและรายละเอียดดงั ตอ่ ไปนี้

9

Metadata หมายถงึ ขอ้ มูลท่ใี ช้กำกับและอธิบายข้อมูลหลักหรือกลุ่มของข้อมูลอน่ื ตัวอย่างที่เห็น
ได้ ชัด คือ บัตรในห้องสมุดสำหรับสืบค้นหนังสือที่เก็บข้อมูลเกี่ยวกับชื่อหนังสือ และตำแหน่งของหนังสือ
ซง่ึ หนงั สือเป็นข้อมูลที่ต้องการ และบัตรเป็นข้อมลู ท่ีอธิบายรายละเอียดของข้อมูลน้นั

Integration หลายๆระบบการจัดการเอกสารพยายามที่จะใช้งานร่วมกับโปรแกรมอื่น ๆ เพื่อให้
ผู้ใช้ สามารถเรียกข้อมูลที่มีอยู่ได้โดยตรงจากพื้นที่เก็บข้อมูลของระบบการจัดการเอกสาร มีการ
เปลี่ยนแปลงและ บันทึกการเปลี่ยนแปลง กลับไปยังระบบจัดการในรูปแบบของ new version ซึ่งจะได้
กล่าวถึง version ใน หัวข้อถัดไปข้างหน้า โดยการทำงานทั้งหมดนั้นยงั ใช้งานในโปรแกรมเดิม เช่น การใช้
งานกับ email หรือมีการ แชร์ซอฟต์แวร์เป็นกลุ่มร่วมกัน ซึ่ง Application จะมีการใช้มาตรฐานเช่น
ODMA LDAP WebDAV และ SOAP

Capture หลักการนั้นมีความเกี่ยวข้องกับการประมวลผลของหน้ากระดาษจากการ สแกน หรือ
อุปกรณ์อื่น ๆ เช่นปริ้นเตอร์ หรือ Optical character reconition (กระบวนการทางกลไกหรือทาง
อิเล็กทรอนิกส์เพื่อแปลสภาพของข้อความจากการเขียนหรือจากการพิมพ์ไปเป็น ข้อความที่สามารถแก้ไข
ได้ โดยเครื่องคอมพิวเตอร์) หรือมีการใช้OMR Software ที่เป็น ซอฟต์แวร์ที่ใช้สำหรับอ่านค่าในช่อง เช่น
ใช้ ตรวจสอบปรนัย

Indexing เป็นการติดตามเอกสารอิเล็กทรอนิกส์อาจเป็นสิ่งที่ง่ายสำหรับการเก็บตัว Track ท่ี
เจาะจง ของข้อมูลแต่มักจะมีรูปแบบที่ซับซ้อนมากขึ้นสำหรับการจัดหมวดหมู่ ให้ผ่าน metadata ดังนั้น
การ Indexing ให้สามารถสืบค้นได้อย่างรวดเร็วในพื้นที่ที่มีขนาดใหญ่จึงต้องคำนึงถึงโครงสร้างทาง
topology ของ index ดว้ ย

Storage การจดั เก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกสต์ ้องคำนึงวา่ เกบ็ ทไี่ หน นานเทา่ ไหร่ หรือ การเปลี่ยนที่
อยู่ ของเอกสารไปเก็บอีกที่หนึ่งเกี่ยวข้องกับ (Hierarchical storage management) และ การทำลาย
เอกสาร

Retrieval การเรียกดูเอกสารอิเล็กทรอนิกส์จากการจัดเก็บในบางครั้งอาจจะดูเหมือนง่ายใน
ทางการ สืบค้นแต่ในบริบททางอิเล็กทรอนิกส์จะค่อนข้างซับซ้อนและมีประสิทธิภาพ ซึ่งเกี่ยวข้องกับ
โครงสรา้ งทางดชั นี บางครง้ั การค้นหาบางระบบสามารถหาบางส่วนของคำหรือ บางส่วนของ metadata ท่ี
คาดหวังได้ในบางระบบ อาจจะอนุญาตให้มีการสืบค้นแบบใช้ การระบุนิพจน์บูลีนให้มีหลากหลายคำหรือ
วลีทต่ี อ้ งการได้

Distribution เอกสารที่เผยแพรจ่ ะตอ้ งมีรูปแบบ (Format) ท่ยี ากตอ่ การถกู เปลย่ี นแปลงโดยง่าย
วธิ ี ปฏบิ ตั โิ ดยท่ัวไปในทางกฎหมาย เอกสารตน้ ฉบบั จะไม่ถูกแจกจ่ายแต่ จะเกบ็ ไวใ้ นสถานท่ีปลอดภัย หาก
เอกสาร ถูกแจกจ่ายด้วยรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ในสภาวะที่การ ควบคุม เครื่องมือที่ใช้งานต้องมีคุณภาพ
และได้รับการ ตรวจสอบว่าทำงานอย่างถูกต้อง เช่น เดียวกันกับตัวนำส่งเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่ต้องมี
คุณภาพทั้งสองอย่างนี้ ต้องนำมาประยุกต์ใช้ในระบบเอกสารที่มีการแลกเปลี่ยนซึ่งกันและกัน หากความ
สมบรู ณ์ของเอกสารเป็นสิ่งท่ี จำเป็นอยา่ งยง่ิ

10

Security การรักษาความปลอดภยั มีความสำคญั มากในการใชง้ านการจัดการเอกสาร จำนวนมาก
ข้อมูลบางอย่างจ าเป็นต้องเข้ารหัสและเป็นความลับสูงมีข้อกำหนดที่ซับซ้อนเช่น ข้อมูลประวัติทาง
การแพทย์Workflow คือ การบริหารจัดการ ลำดับขั้นตอนของการปฏิบัติงาน ระหว่างบุคลากร หรือ
หนว่ ยงาน โดยกำหนดเปน็ กฎเกณฑ์ และใชเ้ อกสาร หรอื คอมพิวเตอรม์ าชว่ ยในการกำกบั งาน

Versioning เป็นการควบคุมการเปลี่ยนแปลง โดยให้มีหมายเลขการเปลี่ยนแปลง หรือ การ
กำหนด วนั ที่เปล่ียนแปลง และจัดเก็บสำรองขอ้ มลู ดังเดมิ ไว้ เผือ่ ทำการเรียกคนื ขอ้ มลู หรือ แก้ไขกลบั และ
เพอ่ื ให้รถู้ งึ สถานการณเ์ ปลย่ี นแปลงของข้อมลู

Records Management system เป็นการจัดการคุณลักษณะของข้อมูล โดยสามารถ บริหาร
จดัการกำหนดค่าอายขุ องข้อมูลในระบบได้ตามเง่ือนไข ซง่ึ ในปัจจบุ นั ไดม้ ีการกำหนด มาตรฐานการจัดการ
อายุ ของข้อมูล เช่น DoD 5015.2-STD Version x เป็นข้อกำหนดตาม มาตรฐานความปลอดภัยของการ
จดั เกบ็ ขอ้ มูล ท่อี อกโดยรฐั บาลสหรฐั ซ่ึงมีซอฟต์แวร์บางรายเทา่ น้นั ที่ไดร้ ับรองตามมาตรฐานนี้

ระบบเอกสารอเิ ล็กทรอนิกส์ (EDS = Electronic Documents System) คอื ระบบการจดั เก็บ
เอกสารในรูปแบบของข้อมลู คอมพิวเตอร์ชนิดPDF, DOC, XLS เป็นต้นโดยอาศัย โปรแกรมฐานข้อมูลและ
การ ทำงานผ่านทางหน้าเว็บ (HTTP) ในการจัดเก็บแต่ละครั้งและสามารถเรียกกลับมาใช้งานได้ภาย
หลังจากการ จัดเก็บเพียงแต่การเรียกกลับมาใช้งานใหม่นั้น เป็นสิทธิของผู้ใดในระบบซึ่งขึ้นอยู่กับการ
กำหนดกฎเกณฑ์การใช้ งานให้สอดคล้องกับการ ปฏิบัติงานในหน่วยงานหรือองค์กรนั้น ๆด้วยเหตุนี้จึงได้
นำความสามารถนี้มาดัดแปลง กับการใช้งานของระบบจดหมายอิเล็กทรอนิกส์(Mail System) ใช้ในการ
รับ-ส่งเอกสารต่าง ๆในองค์กรหรือ หน่วยงานๆนั้นเพื่อความสะดวกและเร็วโดยอาศัยระบบอินเตอร์เน็ตที่
เรามใี ชง้ านอยู่แลว้ นั้น เพ่ือลดค่าใช้จา่ ย หรอื ตน้ ทุนและเวลาในการปฏบิ ตั งิ านไดเ้ ปน็ อยา่ งดี

ระบบเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ (Electronic Document Management System - EDMS)
คือ เอกสารที่เป็นด๊อกคิวเมนต์เป็นระบบที่ดำเนินการกับเอกสารที่ใช้ภายในงาน สำนักงาน โดยเริ่มตั้งแต่
การผลติ การใชก้ ารจดั เก็บ การคน้ คนื และการทำลายไม่วา่ เอกสารนนั้ จะมาจากภายในหรือภายนอก มีการ
จัดการ เอกสารอย่างเป็นระบบและได้นำเอา เทคโนโลยีต่าง ๆ เข้ามาใช้ โดยจะเน้นไปที่เรื่องของเอกสาร
อิเล็กทรอนิกส์ ในลักษณะการทำงาน ร่วมกัน ระบบจัดเก็บจะเป็นหลักฐานได้ว่าใครเป็นผู้จัดทำเอกสาร
ฉบับนั้น วนั และเวลาใด สว่ นในดา้ นของการค้นคืนเอกสารของระบบ EDMS สามารถค้นไดจ้ ากคุณลักษณะ
หรือเมตาดาต้า ของเอกสาร นั้น ๆ เช่น วันที่ของเอกสาร เรื่อง ผู้รับ ผู้ส่ง ฯลฯ ระบบจัดการเอกสาร
อิเล็กทรอนิกส์หรือระบบ EDMS ซึ่งเป็น ระบบที่นำเอาเทคโนโลยีสารสนเทศเข้ามาใช้งานในการ
ดำเนินการเกยี่ วกบั เอกสารภายในสำนักงาน โดยที่ เก่ยี วข้องกับประเด็นต่าง ๆ ดังตอ่ ไปนี้

เครอ่ื งเซริ ฟ์ เวอร์ ซ่งึ ใชส้ ำหรับการจดัเกบ็ แฟ้มข้อมูลเอกสาร มีการจดั ตัวเอกสารให้เป็นระบบ เช่น
เคร่อื งเขียน CD ท่พี ว่ งกับเซิร์ฟเวอร์และระบบจะเก็บแฟ้มข้อมูล เอกสารโดยทม่ี ีสกุลเป็น .doc .pdf html
ฯลฯ

ระบบจัดการฐานข้อมูล (DBMS) ซึ่งจะทำหน้าที่ในการจัดการข้อมูลในเอกสาร เฉพาะข้อมูล ท่ี
เปน็ ดรรชนใี นส่วนของการคน้ หาเอกสาร

เครอื ขา่ ยสือ่ สารท่ีอยภู่ ายในองค์กร เปน็ เอกสารสำนักงานจึงจำเป็นต้องเป็นเร่ืองของ การใช้ งาน
ของเครือขา่ ย LAN หรือ Intranet

11

ระบบจัดการเอกสารและสารสนเทศ (Records and Information Management – RIM)
คือ เป็นการจัดการเอกสารที่เป็นเรคคอร์ด โดยมีการจัดระเบียบและควบคุมของเอกสาร ให้อยู่ในรูปของ
เรคคอร์ด เพื่อที่จะให้องค์กรดำเนินงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ ซึ่งรวมถึงการเป็นไปตามข้อบังคับ
กฎระเบียบการเงินและ สังคม โดยระบบ RIM จะมีความสัมพันธ์กับงาน สารบรรณ จัดทำและดูแลรักษา
หลักฐานของธุรกรรมที่ได้ทำ บันทึกเป็นหลักฐานไว้เพื่อความ สมบูรณ์ โดยที่จะเกี่ยวข้องกับการลงรหัส
ประจำเอกสาร วนั ท่ีจดั ส่ง เรอ่ื งและ ผรู้ บั ซ่ึงระบบ RIM จำเปน็ ทีจ่ ะต้องมีการวางแผน การจัดการเอกสารที่
เป็นเรคคอร์ดอย่างเป็นระบบนับตั้งแต่ การผลิต การใช้ การจัดเก็บและการทำลายและการควบคุม ระบบ
จัดการเนื้อหา (Content management system ,CMS) คือ ระบบซอฟต์แวร์คอมพิวเตอร์ที่ใช้ในการจัด
ระเบยี บใหส้ ามารถสรา้ งเอกสารหรือเนื้อหา โดยส่วนใหญร่ ะบบ จดั การเนือ้ หาจะเป็นแบบเวบ็ แอพพลิเคช่ัน
ซึ่งใช้ในการจัดการเว็บหรือเนื้อหาบนเว็บ ระบบ จัดการเนื้อหาใช้ซอฟต์แวร์บนเคร่ืองลูกข่ายเพื่อใช้ในการ
แก้ไขและสร้างบทความต่าง ๆ บนเว็บ ระบบจัดการ เนื้อหาซอฟต์แวร์มีทั้งเป็นแบบเพื่อการค้าและแบบ
โอนเพนซอร์ส เนื้อหาส่วนมาที่มีอยู่บนระบบจะเป็นเนื้อหาที่ มีลักษณะเป็นข้อความตัวอักษร ไฟล์รูปภาพ
ไฟล์เสียง ไฟล์เคลื่อนไหว ไฟล์เอกสาร ฯลฯ ระบบจัดการเนื้อหามี ระบบการจัดการลำดับการดำเนินงาน
ของ เน้ือหาหรือทเี่ รียกวา่ Workflow ซึง่ ลำดับการดำเนินงานน้ันสว่ น ใหญ่จะประกอบไปด้วย

การนำเนื้อหาเข้าสู่ระบบ (Ingestion/Creation) คือ เป็นขั้นตอนในการเตรียมการสร้างเน้ือหา
ที่มี การวางแผนเนื้อหาว่าจะเป็นอย่างไร เกี่ยวกับอะไรและจะเน้นไปทางใด และเมื่อได้เนื้อหาหรือ
เป้าหมายของ เว็บแลว้ ทำการรวบรวมเน้ือหาและจดั ทำเขา้ สู่ระบบ

การตรวจสอบเนอื้ หา (Staging/Approval) เป็นข้ันตอนตรวจสอบเนื้อหาความถกู ต้องว่าตรงกับ
ความต้องการหรือไม่ว่ามีการจัดหมวดหมู่เป็นอย่างไรมีคำผิดหรือไม่ ซึ่งรวมไปถึงทดสอบการใช้งานระบบ
CMS ว่ามีความพร้อมในการใชง้ านและสามารถแสดงผลของเนื้อหาไดค้ รบถ้วนหรอื ไม่

การเผยแพร่ (Delivrty/Pubishing) เป็นขั้นตอนสดุ ท้ายในการจัดทำ ถ้าต้องการใหผ้ ู้ใช้งานรูจ้ ัก
เว็บไซต์ที่จัดทำขึ้นมาจะต้องมีการจดทะเบียนของชื่อเว็บไซต์นั้น ๆ พร้อมกับหาพื้นที่ในการใช้งานหรือโฮ
มกอ่ น การใชง้ านจรงิ

2.4 ซอฟต์แวร์ทใ่ี ชใ้ นการพฒั นาระบบ

App Sheet คือ Platform สำหรับการใช้สร้างแอพพลิเคชั่น โดยไม่จำเป็นต้องเขียน Code
สามารถ สร้างและดีไซน์แอพพลิเคชั่นบน Web Service ของทาง App Sheet ซึ่งง่ายต่อการใช้งานและ
ประยกุ ตใ์ ช้งานได้ หลากหลาย โดยจะใช้ Google Form หรือ Excel ท่เี รารู้คนุ้ เคยกันเป็นอย่างดี หรือมอง
เสมือนว่าเปน็ การเพ่มิ ประสิทธภิ าพการใช้งานของ Excelใหเ้ ป็นดงั เสมือนแอพพลิเคชั่นตามที่เราออกแบบ
ได้ดังตามใจนึก ตัวอย่าง แอพพลิเคชั่นเบื้องต้น เช่น แอพพลิเคชั่นการการทำ PM, การบันทึกเก็บประวัติ
งานซอ่ ม, การจดั ระบบหน่วยงาน ลดเวลาการทำงาน ทง้ั นีข้ ้ึนอยู่กบั ผู้ออกแบบการใช้งานของแอพพลิเคช่ัน
และทำได้ไม่ยาก เปรยี บเหมอื นกับการ ใช้ Microsoft Word, PowerPoint

12

ภาพท่ี 2.5 หนา้ ต่างเวบ็ ไซต์ App Sheet
ที่มา https://medium.com

App Sheet จะใช้ข้อมูลที่มีอยู่ในสเปรดชีต Google ชีต, Excel และสเปรดชีตสมาร์ทการ์ดและแสดงใน
แบบ โตต้ อบผ่านแอป การสรา้ ง Application โดนใช้ App Sheet มีวิธกี ารโดยยอ่ ดังน้ี

1. เข้าไปทเี่ ว็บไซต์ https://www.appsheet.com/
2. เขา้ Login ระบบทมี่ ุมขวาบน คำว่า" Login"

ภาพที่ 2.6 หนา้ เข้าสู่ Login
ที่มา https://medium.com

13

3. ระบบจะพาเข้ามาสหู่ น้าหลังบา้ นของเว็บไซต์

ภาพที่ 2.7 หน้าหลังบ้านของเว็บไซต์
ท่ีมา https://medium.com

4. เรมิ่ ตน้ สรา้ งแอพพลิเคช่ันโดยกดทมี่ มุ ขวาบนคำวา่ "Sample Apps"

ภาพท่ี 2.8 หนา้ Sample Apps
ทม่ี า https://medium.com

14

5. พิมพ์คำค้นหาในช่องค้นหาที่ต้องการนำมาเป็นต้นแบบของแอพพลิเคชั่น เช่น คำว่า "Contact
Directory" แล้วกด Enter

ภาพท่ี 2.9 แอพพลเิ คชั่นตวั อยา่ ง
ท่ีมา https://medium.com
6. เมื่อกด Enter ระบบจะแสดง Appทางด้านขวามือเป็นตัวอย่าง ให้นักศึกษากดคำว่า "Copy
this app" เพอ่ื ทำการคัดลอกโค้ดของ App นท้ี ั้งหมด

ภาพท่ี 2.10 การ Copy app
ที่มา https://medium.com

15

7.ระบบจะพาเข้าไปที่ระบบหลังบ้านของ Application ที่เราทำการ Copy มา และมีตัวอย่างของ
Application แสดงโชว์ด้านขวามอื

ภาพที่ 2.11 ตวั อย่างของ Application
ที่มา https://medium.com

การตดิ ตัง้ Application บนโทรศพั ทม์ อื ถอื
1. เมื่อกดเข้า Link แล้วจะพบหน้าต่างดังภาพนี้ ให้กด Install Form App store (Link ด้านบน)

แล้วติดตั้ง App ดา้ นบนกอ่ น เม่ือตดิ ต้ัง App sheet ดา้ นบนเสร็จสน้ิ แลว้ ใหก้ ดท่ี Link ด้านล่างท่ีสร้างเอง
ซง่ึ App ทส่ี รา้ ง จะใช้งานควบคกู่ บั App Sheet ที่ตดิ ต้งั ในตอนแรก

ภาพที่ 2.12 Install Form App store
ทม่ี า https://medium.com

16

2. เมอ่ื ตดิ ต้งั App ของนักศึกษาจะพบหนา้ จอดังภาพ ให้กดเพื่อเพิ่มไปยังหนา้ จอ Home

ภาพที่ 2.13 เพม่ิ แอพพลิเคชั่นไปยังหนา้ จอ Home
ทม่ี า https://medium.com

3. กดเพิ่มไปยังหน้าจอ Home
4. พิมพ์ชื่อตามท่ีตอ้ งการ
5. App ตดิ ตั้งเรยี บรอ้ ยในโทรศพั ท์

ภาพที่ 2.14 แอพพลิเคช่นั บน Home
ทม่ี า https://medium.com

17

6. เมอื่ กดเข้า App ระบบจะให้ Login ด้วย Google

ภาพที่ 2.15 Login ด้วย Google
ทม่ี า https://medium.com

7. เม่ือทำการ Login ระบบจะทำการ Sync ข้อมูลจากระบบเข้าสมู่ อื ถอื

ภาพท่ี 2.16 ระบบทำการ Sync ข้อมูล
ทมี่ า https://medium.com

18

8. เข้าสู่ App ทีเ่ ราสรา้ งเรียบร้อย

ภาพท่ี 2.17 เข้าสู่ App
ทมี่ า https://medium.com

โปรแกรม Google Sheets
ความหมายของสเปรดชีต (spreadsheet) คือ Google Sheets เป็นนวัตกรรมของ Google (กู

เกิล) มี ลักษณะการทำงานคล้ายกันกับ Microsoft Excel (ไมโครซอฟท์ เอ็กเซล) คือ สามารถสร้าง
Column, Row สามารถใส่ข้อมลู ตา่ ง ๆ ลงไปใน Cell (เซลล)์ ได้ และคำนวณสตู รตา่ ง ๆได้ สามารถใช้งาน
ไดฟ้ รี เพยี งดาวน์โหลด แอปพลิเคชนั ทำงานเปน็ ทมี แบบเรียลไทม์ได้และบนั ทึกได้อัตโนมตั ิ

ภาพที่ 2.18 โปรแกรม Google Sheets
ทมี่ า https://dlink.me/52Exi

สเปรตชีต (spreadsheet) หรือแผ่นตารางทำการ คือ แผ่นงานที่มีลักษณะ เป็นช่องตามราง
สี่เหลี่ยม ใช้สำหรับการจัดเรียงข้อมูลและคำนวณเป็นหลัก มีโปรแกรมสเปรดชีต (spreadsheet) ที่เป็นท่ี

19

นิยมอยมู่ ากมาย แต่สเปรดชีต (spreadsheet) ออนไลนข์ อง Google เปน็ Application ทใ่ี ช้งานได้โดยไม่
เสยี ค่าใชจ้ า่ ย ผู้ใช้ สามารถสรา้ งสเปรตชตี (spreadsheet) ไดอ้ ยา่ งงา่ ยดาย ไม่วา่ จะเปน็ ข้อมลู ผลการเรียน
ของนักเรียน บัญชี รายจ่าย เป็นต้น สามารถสร้าง แผนภูมิเพื่อน าเสนอข้อมูล รวมไปถึงฟอร์มหรือ
แบบสอบถามออนไลน์สำหรับ เก็บขอ้ มลู ท้ังยังสามารถแบ่งปันใหผ้ ู้อื่นไดแ้ ก้ไขและทำงานร่วมกันในสเปรต
ชีตสเปรตชตี (spreadsheet) ของตน ได้

Google Sheets เป็น Apps สร้างสเปรตชีต (spreadsheet) เป็นอีกหนึ่ง Apps ใหม่จากทาง
Google คุณสมบัติเอาไว้จัดการสร้างสเปรตชีต เหมือนกับไฟล์บน โปรแกรม Microsoft Excel สามารถ
เปิด แก้ไขไฟล์ สเปรตชีต (spreadsheet) ล่าสุดได้ทันที แชร์ และทำงานร่วมกับเพื่อนๆ ภายในสเปรดชีต
(spreadsheet) เดียวกัน รองรับการจัดการกับตาราง ไม่ว่าจะเป็นการเรียงลำดับ บวก ลบ คูณ หาร หรือ
ฟังค์ชั่น อื่น ๆ ที่ควรจะมีในสเปรดชีต (spreadsheet) โปรแกรม Excel Google Sheets สามารถทำงาน
ได้โดยที่เราไม่ได้ เชื่อมต่อกับอินเตอร์เน็ต รองรับการเปิดไฟล์สเปรดชีต (spreadsheet) แบบต่างๆ
มากมาย
การสร้างเอกสาร spreadsheet

1. เขา้ ไปท่ี https://www.google.com/ หรอื https://www.gmail.com ลงชอื่ เข้าใช้
2. คลกิ ท่ีสัญลักษณ์ App Launcher หรือ Icon Apps
3. เอกสารสเปรดชตี (spreadsheet) เริ่มต้นจะปรากฏหน้าต่างเอกสารสเปรดชีต (spreadsheet)
ให้ผู้ใช้พิมพ์ ข้อความที่ต้องการ โดยหน้าจอ และคำสั่งของเอกสารสเปรดชีต (spreadsheet) จะคล้ายคลึง
กับโปรแกรมเอก เซล (Microsoft Excel) ดังภาพ

ภาพท่ี 2.19 เอกสารสเปรดชีต
ท่ีมา https://dlink.me/52Exi

4. การแก้ไขชื่อเอกสารให้นำเมาส์ (mouse) ไปชี้ ที่ชื่อเอกสาร คือ "Untitled spreadsheet" จะ
พบคำสั่ง Rename ดังภาพ (จะไม่มีคำสั่งบันทึก (save) หรือบันทึกเป็น (save as) เหมือนโปรแกรมเอ็ก
เซล (Microsoft Excel) เพราะ Google จะบนั ทึกเอกสารอัตโนมตั ิ ตลอดเวลา)

20

ภาพท่ี2.20 การแก้ไขช่ือเอกสาร
ทม่ี า https://dlink.me/52Exi

ภาพที่ 2.21 การเปล่ียนชื่อเอกสาร
ที่มา https://dlink.me/52Exi

5. การนำเข้าเอกสาร spreadsheet การนำ สเปรดชีต (spreadsheet) ที่มีอยู่แลว้ เพื่อแก้ไขหรอื
เผยแพร่ สามารถทำไดด้ งั น้ี

5.1 เลือก ไฟล์(File) > นำเข้า (Imports…)

21

ภาพท่ี 2.22 นำเข้าเอกสาร
ท่ีมา https://dlink.me/52Exi
5.2 เลือกไฟล์ที่ต้องการนำเข้า เลือกลักษณะการนำเข้า และกดปุ่ม Upload ไฟล์ที่เลือก
จะปรากฏเปน็ สเปรด ชตี (spreadsheet) สามารถแกไ้ ขและแบ่งปนั
6. สว่ นประกอบต่าง ๆ บน Google Spreadsheet

ภาพที่ 2.23 สว่ นประกอบของหนา้ สเปรดชตี
ที่มา https://dlink.me/52Exi

1. แถบเมนูคำสั่ง (Menu bar) ประกอบด้วยชื่อเมนูที่สามารถเลือกใช้ได้ โดยแต่ละเมนู
จะ มีคำสง่ั ย่อยอยู่เกบ็ เป็นชุด ตามลกั ษณะการใช้งาน

22

2. แถบเครื่องมือ (Toolbar) เป็นส่วนที่ใช้แสดงคำสั่งที่ต้องใช้บ่อย ๆ ซึ่งแสดงอยู่ในรูป
ของ ไอคอน เพอ่ื ให้เรยี กใชง้ านไดอ้ ย่างสะดวกและรวดเรว็ กวา่ การเลือกจากแถบเมนู

3. แถบสูตร (Formula bar) เป็นส่วนที่แสดงข้อมูลที่กำลังจะป้อนเข้าหรือแสดงข้อมูลที่
จะ แก้ไข

4. ชื่อคอลัมน์ (Column)

5. ชอื่ แถว (Row)

6. พื้นที่ชีตงาน (Worksheet Area) เป็นพื้นที่ที่ใช้แสดงเอกสารต่าง ๆ ที่เราสร้างหรือ
เรียกใช้ ซึ่งเป็นกระดาษทำการ (Worksheet) หรือแผนภูมิ (Chart) พ้ืนที่ทำการใช้ในการเก็บ
ข้อมลู สูตรการ คำนวณ , รวมทงั้ ผลลัพธท์ ่ไี ดอ้ กี ทง้ั ยงั อาจสรา้ งแผนภูมิรวมไว้ด้วยก็ได้ งานส่วนใหญ่
จึงมักใช้อยู่ใน กระดาษทำการเป็นหลัก ซึ่งขณะนี้จะแสดงกระดาษทำการชื่อเครื่องมือสร้างแผ่น
งาน และป่มุ เลือก รายการแผ่นงานที่มีท้ังหมด

7. แถบแสดงรายชอื่ แผ่นงาน

2.5 การออกแบบและพฒั นาระบบ SDLC Model

วงจรพัฒนาระบบ(System Development Life Cycle : SDLC) วงจรการพัฒนาระบบ หรือ
มกั เรยี กสน้ั ๆ ว่า SDLC เป็นวงจรท่แี สดงถึงกิจกรรมต่างๆ ทเี่ ป็นลำดับขน้ั ตอนในการพัฒนาระบบซง่ึ SDLC
ประกอบดว้ ยกิจกรรม 7 ระยะดว้ ยกัน ดังนี้

1. การกำหนดปัญหา

2. การวเิ คราะห์

3. การออกแบบ

4. การพฒั นา

5. การทดสอบ

6. การนำระบบไปใช้

7. การบำรุงรักษา

23

ภาพที่ 2.24 วงจรพัฒนาระบบ(System Development Life Cycle : SDLC)
ท่มี า : https://dlink.me/GGgx1

ระยะท1่ี การกำหนดปญั หา
นักวิเคราะห์ระบบจะต้องศึกษาเพื่อค้นหาปัญหา ข้อเท็จจริงที่แท้จริง ซึ่งหากปัญหาที่ค้นพบ มิใช่

ปัญหาที่แท้จริง ระบบงานที่พัฒนาขึ้นมาก็จะตอบสนองการใช้งานไม่ครบถ้วน ปัญหาหนึ่งของระบบงานท่ี
ใชใ้ น ปจั จุบันคอื โปรแกรมทใ่ี ชง้ านในระบบงานเดมิ เหลา่ นัน้ ถูกนำมาใช้งานในระยะเวลาทีเ่ นิ่นนานอาจเป็น
โปรแกรม ที่เขียนขึ้นมาเพื่อติดตามผลงานใดงานหนึ่งโดยเฉพาะเท่านั้น ไม่ได้เชื่อมโยงถึงกันเป็น ระบบ
ดังนั้น นักวิเคราะห์ระบบจึงต้องมองเห็นปัญหาที่เกิดขึ้นในทุกหน่วยงานที่เกี่ยวข้องกับระบบงานที่จะ
พัฒนา แล้วดำเนินการแก้ไขปัญหา ซึ่งอาจมีแนวทางหลายแนวทาง และคัดเลือกแนวทางที่ดีที่สุดเพ่ือ
นำมาใชใ้ นการแกป้ ัญหาในคร้งั นี้อย่างไรก็ตาม แนวทางท่ดี ที ี่สุดอาจไม่ถูกเลือกเพ่ือมาใช้งาน ทั้งน้ีเนื่องจาก
แนวทางที่ดีที่สุด ส่วนใหญ่ต้องใช้งบประมาณสูงดังนั้น แนวทางที่ดีที่สุดในท่ีนี้คงไม่ใช่ระบบที่ต้องใช้
งบประมาณ แพงลิบลิ่ว แต่เป็นแนวทางที่เหมาะสมสำหรับการแก้ไขในสถานการณ์นั้นๆ เป็นหลักสำคัญ
ท่ตี ง้ั อยูบ่ นพื้นฐาน ของงบประมาณค่าใชจ้ ่าย และเวลาที่จำกดั อยา่ งไรก็ตามในข้ันตอนการกำหนดปัญหาน้ี
หากเปน็ โครงการ ขนาดใหญอ่ าจเรียกขั้นตอนน้ีวา่ ขั้นตอนการศึกษาความเปน็ ไปได้

สรุปข้นั ตอนของระยะการกำหนดปญั หา
1. รบั รู้สภาพของปัญหาทเ่ี กดิ ข้นึ
2. ค้นหาตน้ เหตขุ องปญั หา รวบรวมปญั หาของระบบงานเดิม
3. ศึกษาความเป็นไปได้ของโครงการพฒั นาระบบ
4. จดั เตรยี มทีมงาน และกำหนดเวลาในการทำโครงการ
5. ลงมอื ดำเนนิ การ

24

ระยะท2่ี การวิเคราะห์

การวเิ คราะห์ จะตอ้ งรวบรวมขอ้ มลู ความต้องการ (Requirements) ตา่ งๆ มาใหม้ ากที่สดุ ซึง่ การ
สืบค้นความต้องการของผู้ใช้สามารถดำเนินการได้จากการรวบรวมเอกสารการสัมภาษณ์ การออกแบบ
สอบถาม และการสังเกตการณ์บนสภาพแวดล้อมการทำงานจริงเมื่อได้นำความต้องการมาผ่านการ
วิเคราะห์ เพื่อสรุปเปน็ ข้อกำหนดที่ชัดเจนแล้ว ขั้นตอนต่อไปของนักวิเคราะห์ระบบก็คือ การนำข้อกำหนด
เหล่านั้นไป พัฒนาเป็นความต้องการของระบบใหม่ด้วยการพัฒนาเป็นแบบจำลองขึ้นมา ซึ่งได้แก่
แบบจำลอง กระบวนการ (Data Flow Diagram) และแบบจำลองขอ้ มูล (Data Model) เปน็ ตน้

สรปุ ขัน้ ตอนของระยะการวเิ คราะห์

1. วิเคราะหร์ ะบบงานปัจจบุ นั

2. รวบรวมความตอ้ งการ และกำหนดความต้องการของระบบใหม่

3. วิเคราะหค์ วามตอ้ งการเพือ่ สรปุ เปน็ ขอ้ กำหนด

4. สรา้ งแผนภาพ DFD และแผนภาพ E-R

ระยะท3ี่ การออกแบบ

เป็นระยะท่ีนำผลลัพธ์ที่ไดจ้ ากการวเิ คราะห์ ที่เปน็ แบบจำลองเชิงตรรกะมาพัฒนาเป็นแบบจำลอง
เชิง กายภาพ โดยแบบจำลองเชิงตรรกะท่ไี ดจ้ ากข้ันตอนการวิเคราะห์ มุ่งเนน้ ว่ามีอะไรท่ีต้องทำในระบบใน
ขณะท่ี แบบจำลองเชงิ กายภาพจะนำแบบจำลองเชงิ ตรรกะมาพฒั นา ต่อดว้ ยการมุ่งเน้นวา่ ระบบดำเนนิ การ
อย่างไร เพื่อให้เกิดผลตามต้องการ งานออกแบบระบบประกอบด้วยงานออกแบบสถาปัตยกรรมระบบท่ี
เกี่ยวข้องกับ ฮาร์ดแวร์ ซอฟต์แวร์ และระบบ เครือข่าย การออกแบบรายงาน การออกแบบหน้าจออินพตุ
ข้อมูล การ ออกแบบผังงานระบบ การออกแบบฐานข้อมูล และการออกแบบโปรแกรม เป็นตน้

สรปุ ข้ันตอนของระยะการออกแบบ

1. พิจารณาแนวทางในการพัฒนาระบบ

2. ออกแบบสถาปตั ยกรรมระบบ

3. ออกแบบรายงาน

4. ออกแบบหน้าจออนิ พตุ ขอ้ มูล

5. ออกแบบผงั งานระบบ

6. ออกแบบฐานข้อมูล

7. การสรา้ งต้นแบบ

8. การออกแบบโปรแกรม

25

ระยะท4ี่ การพัฒนา

เป็นระยะที่เกี่ยวข้องกับการพัฒนาโปรแกรม โดยทีมงานโปรแกรมเมอร์จะต้องพัฒนาโปรแกรม
ตามท่ี นักวิเคราะห์ระบบได้ออกแบบไว้ การเขียนชุดคำสั่งเพื่อสร้างเป็นระบบงานทางคอมพิวเตอร์ขึ้นมา
โดย โปรแกรมเมอร์สามารถนำเครื่องมือเข้ามาชว่ ยในการพัฒนาโปรแกรมได้เพ่อื ชว่ ยให้ระบบงานพัฒนาได้
เร็วข้ึน และมีคุณภาพ

สรุปข้นั ตอนของระยะการพัฒนา

1. พัฒนาโปรแกรม

2. เลือกภาษาโปรแกรมที่เหมาะสม

3. สามารถนำเคร่อื งมือมาช่วยพฒั นาโปรแกรมได้

4. สร้างเอกสารประกอบโปรแกรม

ระยะท5ี่ การทดสอบ

เมื่อโปรแกรมได้พัฒนาขึ้นมาแล้ว ยังไม่สามารถนำระบบไปใช้งานได้ทันทีจำเป็นต้องดำเนินการ
ทดสอบ ระบบก่อนที่จะนำไปใช้งานจริงเสมอ ควรมีการทดสอบข้อมูลเบื้องต้นก่อน ด้วยการสร้างข้อมูล
จำลองขน้ึ มา เพื่อใช้ตรวจสอบการทำงานของระบบงาน หากพบขอ้ ผดิ พลาดก็ปรับปรุงแก้ไขให้ถูกต้อง การ
ทดสอบระบบจะ มีการตรวจสอบไวยากรณ์ของภาษาเขียน และตรวจสอบว่าระบบตรงกับความต้องการ
ของผใู้ ช้หรอื ไม่

สรุปขน้ั ตอนของระยะการทดสอบ

1. ทดสอบไวยากรณ์ภาษาคอมพิวเตอร์

2. ทดสอบความถูกตอ้ งของผลลัพธท์ ีไ่ ด้

3. ทดสอบว่าระบบที่พัฒนาตรงตามความตอ้ งการของผู้ใชห้ รอื ไม่

ระยะท6่ี การนำระบบไปใช้

เมื่อดำเนินการทดสอบระบบจนมั่นใจว่าระบบที่ได้รับการทดสอบนั้นพร้อมที่จะนำไปติดตั้งเพือ่ ใช้
งาน บนสถานการณ์จริง ขั้นตอนการนำระบบไปใช้งานอาจเกิดปัญหา จากการที่ระบบที่พัฒนาให ม่ไม่
สามารถ นำไปใชง้ านแทนระบบงานเดิมได้ทันที จึงมีความจำเป็นตอ้ งแปลงข้อมูลระบบเดิมให้อยู่ในรูปแบบ
ทีร่ ะบบใหม่ สามารถนำไปใช้งานได้เสยี ก่อน หรอื อาจพบขอ้ ผดิ พลาดที่ไม่คาดคิดเมื่อนำไปใช้ในสถานการณ์
จริง ครั้นเมื่อ ระบบสามารถรันได้จนเป็นที่น่าพอใจทั้งสองฝ่าย ก็จะต้องจัดทำเอกสารคู่มือระบบ รวมถึง
การฝึกอบรมผู้ใช้

26

สรปุ ขน้ั ตอนของระยะการนำระบบไปใช้

1. ศึกษาสภาพแวดล้อมของพื้นทีก่ ่อนทจ่ี ะนำระบบไปตดิ ตัง้

2. ติดตง้ั ระบบให้เป็นไปปตามสถาปัตยกรรมที่ออกแบบไว้

3. จดั ทำค่มู ือระบบ

4. ฝกึ อบรมผใู้ ช้

5. ดำเนนิ การใชร้ ะบบงานใหม่

6. ประเมินผลการใช้งานของระบบใหม่

ระยะท7ี่ การบำรงุ รกั ษา

หลังจากระบบงานท่ีพฒั นาข้นึ ใหม่ได้ถูกนำไปใช้งานเป็นท่ีเรยี บร้อยแลว้ ขัน้ ตอนการบำรุงรักษาจึง
เกิดขึ้น ทั้งนี้ข้อบกพร่องในด้านการทำงานของโปรแกรมอาจเพิ่งค้นพบได้ ซึ่งจะต้องดำเนินการแก้ไขให้
ถูกต้องรวมถึงกรณีที่ข้อมูลที่จัดเก็บมีปริมาณที่มากขึ้นต้องวางแผนการรองรับเหตุการณ์นี้ด้วย นอกจากนี้
งาน บำรงุ รกั ษายงั เก่ยี วขอ้ งกับการเขยี นโปรแกรมเพิม่ เติมกรณีท่ผี ูใ้ ชม้ ีความต้องการเพิ่มขนึ้

สรปุ ขนั้ ตอนระยะการบำรุงรักษา

1. กรณเี กดิ ขอ้ ผิดพลาดขน้ึ จากระบบ ใหด้ ำเนนิ การแกไ้ ขใหถ้ ูกต้อง

2. อาจจำเป็นต้องเขียนโปรแกรมเพ่มิ เตมิ กรณที ่ีผู้ใชม้ คี วามตอ้ งการเพิม่ เตมิ

3. วางแผนรองรับเหตกุ ารณ์ทอี่ าจเกดิ ขึน้ ในอนาคต

4. บำรุงรกั ษาระบบงาน และอุปกรณ์

2.6 งานวจิ ัยท่เี กีย่ วขอ้ ง

ธรี ภัทร กางมลู (2554) ได้ทำการศึกษาวิจัย สภาพปจั จบุ ันและความคาดหวังของการใช้ระบบสาร
บรรณอิเล็กทรอนิกส์ (e-Office) สำนักงานเขตพื้นที่การศึกษาประถมศึกษาสมุทรสงคราม ผลการวิจัย
สภาพ โดยรวม พบว่า ดา้ นการเรียกใช้และการเขา้ ระบบ ดา้ นการลงทะเบยี นสรา้ งและสง่ เอกสาร ด้านการ
รับเอกสาร ด้านการค้นหาเอกสาร ด้านการรายงานข้อมูล ด้านการประเมินผล การรับ-ส่ง หนังสือราชการ
มสี ภาพปัจจบุ ัน อยูใ่ นระดับมาก และมีความคาดหวงั อย่ใู นระดบั มากทีส่ ุด

พุทธิชัย ไชยอุดม (2554 : บทคัดย่อ) ได้ทำการศึกษา “ทัศนคติของบุคลากรที่มีต่อระบบสาร
บรรณ อิเลก็ ทรอนิกส์ในสำนักงานปลัดกระทรวงสาธารณสุข” มผี ลการศึกษาพบว่า ปจั จัยสำคญั ทที่ ำใหก้ าร
ดำเนินงาน สารบรรณอิเลก็ ทรอนิกส์ในสำนกั งานปลัดกระทรวงสาธารณสุขประสบความสำเร็จ คือ ทางผู้ที่
เกี่ยวข้องจะต้อง กำหนดแนวทางการปฏิบัติที่ชัดเจน และได้มาตรฐานเดียวกันทั้งองค์กร และต้องมีการ
จัดสรรงบประมาณการ จัดหาเครื่องคอมพิวเตอร์และอุปกรณ์ให้เพียงพอ ตลอดจนปรับปรุงเครือข่ายที่มี
ความเสถียรภาพต่อการใช้งาน การปลูกฝังทัศนคติ และจิตใต้สำนึกที่ดีของบุคลากรในทุกระดับต่อการ
ปฏิบัติงานร่วมกัน มีการรวบรวมปัญหา ที่เกิดจากการใช้ระบบ เพื่อการแก้ไขสถานการณ์ การให้ความ
ช่วยเหลอื ติดตาม และประเมินผลจัดทำแผน ฝึกอบรมประจำปี เพื่อถ่ายทอดระดับความรู้ทีเ่ กีย่ วขอ้ ง เชน่

27

การใช้คอมพิวเตอร์และระบบปฏิบัติการขั้นตอน พื้นฐาน การใช้โปรแกรมสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ทีน่ ำมา
ประยุกต์ใช้ในองค์การได้อย่างดี รวมทั้งความรู้ ทางด้านกฎหมายเทคโนโลยสี ารสนเทศ และระเบียบสำนกั
นายกรัฐมนตรวี า่ ดว้ ยงานสารบรรณอเิ ลก็ ทรอนิกส์

รุ่งทิพย์ วุฒิคัมภีร์ (2555) ได้ทำการศึกษาวิจัย ประสิทธิภาพการปฏิบัติงานของบุคลากรเม่ือนำ
ระบบ สารบรรณอิเล็กทรอนิกส์มาใช้พัฒนางานสารบรรณ กรมวิชาการเกษตร กระทรวงเกษตรและ
สหกรณพ์ บว่า กล่มุ ตวั อย่างสว่ นใหญ่เป็นเพศหญิง อายุ 41 ปีขน้ึ ไป ระดบั การศกึ ษาปริญญาตรีมีระยะเวลา
ในการปฏิบตั ิงาน 15 ปขี ้ึนไป มปี ระสบการณ์ในการใชค้ อมพิวเตอร์ 5 ปขี ้นึ ไป มปี ระสบการณใ์ นการใช้งาน
ระบบสารบรรณ อิเล็กทรอนิกส์ 1-2 ปี และมีประสบการณ์ในการเข้ารับ การฝึกอบรมเกี่ยวกับระบบสาร
บรรณอิเล็กทรอนิกส์ เพิ่มเตมิ 1 คร้งั ตอ่ ปี ประสทิ ธิภาพการปฏิบัตงิ าน ของบุคลากรเม่อื นำระบบสารบรรณ
อิเล็กทรอนิกส์มาใช้ พัฒนางานสารบรรณ โดยภาพรวมและรายด้านอยู่ในระดับมาก เมื่อพิจารณาเป็นราย
ด้าน เรียงตามลำดับ ค่าเฉลี่ยจากมากไปหาน้อย คือ ด้านความสะดวกรวดเร็วในการให้บริการ ด้านความ
สะดวกในการค้นหาเอกสาร และนำข้อมูลกลับมา ใช้ใหม่ ดา้ นการตรวจสอบและติดตามข้ันตอนเอกสารได้
ทันที ด้านการลดการบันทึก ข้อมูลซ้ำซ้อน ด้านการลดระยะเวลาในการอนุมัติเอกสาร ด้านการลดขั้นตอน
การทำงาน และด้านการประหยัด งบประมาณ เมื่อเปรียบเทียบระดับความเห็นของบุคลากรต่อ
ประสิทธิภาพการปฏิบัตงิ าน เมื่อนำระบบสาร บรรณอิเล็กทรอนิกส์มาใช้พัฒนางานสารบรรณ พบว่า เพศ
อายุ ระดับการศึกษา ระยะเวลาในการปฏิบัติงาน และประสบการณ์ใช้คอมพิวเตอร์ แตกต่างกัน มี
ความเห็นต่อประสิทธิภาพการปฏิบัติงาน ทั้งในภาพรวมและ รายด้านไม่แตกต่างกัน ในส่วนของตำแหน่ง
และ ประสบการณ์ใช้งานในระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์แตกต่าง กัน มีความเห็นต่อประสิทธิภาพ การ
ปฏิบัติงานในภาพรวมแตกต่างกัน กรณีประสบการณ์ในการเข้ารับการ อบรมระบบสารบรรณ
อิเล็กทรอนิกส์เพิ่มเติมแตกต่างกัน มีความเห็นต่อประสิทธิภาพการปฏิบัติงานในภาพรวม 26 แตกต่างกัน
ปัญหาและอุปสรรคปัญหาในการปฏิบัติงานระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ พบว่าอินเตอร์เน็ตล่าช้า และ
หลุดบอ่ ย โดยเฉพาะหน่วยงานส่วนภูมภิ าค เพราะหน่วยงานกรมวิชาการเกษตร สว่ นใหญอ่ ยนู่ อกเมือง อยู่
บนเชิงเขา และอยู่ในหุบเขา ถึงแม้กรมวิชาการเกษตร จะให้Air Card ทุกหน่วยงาน เพื่อแก้ปัญหาระบบ
อินเตอร์เน็ต แต่สัญญาณมีน้อยมากไม่สามารถแก้ไขปัญหาได้ ยิ่งในช่วงฤดูฝน ใช้งาน Air Card ไม่ได้เลย
เครื่อง คอมพิวเตอร์และเครื่องสแกนเนอร์ รุ่นเก่าไม่ทันสมัย และไม่ เพียงพอกับการใช้งาน บุคลากรที่
ปฏิบัติงานส่วน ใหญ่เป็นพนักงานราชการ และคนงานจ้างเหมาเข้าออกจากงานบ่อย ๆ มาก และไม่เคย
ผ่านการฝึกอบรมทำให้ ไม่มีความเข้าใจการทำงานในระบบฯ รวมทั้งขาดประสบการณ์และทักษะในการ
ปฏิบัติงาน การอบรมปีละ 1 ครั้งไม่เพียงพอ บางหน่วยงาน ผู้ไปอบรมไม่ได้ทำหน้าที่นี้ แต่ผู้ที่ทำหน้าท่ี
โดยตรงไม่ได้ไปอบรม ผู้บริหารยังไม่ เข้าถึงระบบฯ และเจ้าหน้าที่ยังรับ - ส่งหนังสือในสมุดควบคู่ไปกับ
ระบบทำให้เพ่ิมขนั้ ตอนการทำงาน ไฟฟ้าดับ ทำงานไม่ได้ เพราะไม่มเี คร่ืองสำรองไฟ Servers แม่ข่ายอยู่ที่
กรมวิชาการเกษตร ลม่ บอ่ ยทำให้การส่งข้อมลู ล่าช้าและสญู หายระหว่างการส่งข้อมูลทำใหต้ ้องเสียเวลาส่ง
ใหม่ ปัญหาที่ตัวบุคคลไม่ยอมรับรู้การใช้งานใน ระบบฯ นอกจากเจ้าหน้าที่ผู้ปฏบิ ัติงานดา้ นรับ-ส่งเอกสาร
ในระบบฯ โดยตรงแล้ว ผู้บริหาร ข้าราชการ ลูกจ้างประจำพนักงานราชการ และบุคคลอื่น ๆ ยังไม่เข้าถึง
ระบบการเสนอหนังสือจึงยัง ต้องพิมพ์เอกสารจาก ระบบฯ ใส่แฟ้มเสนอเหมือนเดิม ทำให้ไม่ประหยัด
กระดาษและหมึกพมิ พต์ ามท่คี าดหวงั ไว้

28

บทที่ 3
วิธกี ารดำเนนิ การ

การพัฒนาระบบลงทะเบียนหนังสือรับ – ส่ง องค์การบริหารส่วนตำบลโพนงาม จังหวัด
มหาสารคาม มวี ตั ถปุ ระสงค์ ของการศึกษาดังนี้

3.1 เพื่อการพัฒนาระบบลงทะเบียนหนังสือรับ – ส่ง องค์การบริหารส่วนตำบลโพนงาม จังหวัด
มหาสารคาม

3.2 เพื่อศึกษาความพึงพอใจของบุคลากรในการใช้การพัฒนาระบบลงทะเบียนหนังสือรับ – ส่ง
องค์การบริหารสว่ นตำบลโพนงาม จงั หวดั มหาสารคาม

วิธีในการดำเนินการในครงั้ น้ี ผู้ศึกษาได้นำความรู้เก่ยี วกบั วงจรการพัฒนาระบบ (SDLC) มาเปน็

ส่วนประกอบสำหรบั การดำเนนิ การโครงการ ซง่ึ ประกอบไปด้วยขัน้ ตอนตอ่ ไปน้ี

1) การวางแผนระบบ (System Planning)

2) การวิเคราะหร์ ะบบ (System Analysis)

3) การออกแบบระบบ (System Design)

4) การพัฒนาระบบ (System Development)

5) การติดตงั้ ระบบ (System Implementation)

6) การดแู ลรกั ษาระบบ (System Maintenance)

7) เครอื่ งมือทีใ่ ชใ้ นการเก็บรวบรวมขอ้ มลู

8) การวิเคราะห์ข้อมูลทางสถติ ิ

3.1 การพัฒนาระบบลงทะเบียนหนังสือรับ – ส่ง องค์การบริหารส่วนตำบลโพนงาม จังหวัด
มหาสารคาม

1) การวางแผนระบบ (System Planning)

ผู้ศึกษาได้ทำการศึกษาข้อมูล จากระบบงานเดิม พบว่า ฝ่ายธุรการงานสารบรรณ องค์การบริหาร
ส่วนตำบลโพนงาม จังหวัดมหาสารคาม มีการจัดการข้อมูลการลงทะเบียนหนังสือรับ-ส่ง ในรูปแบบของ
การลงลายมือซึ่งไม่สะดวกในการรับหรือส่งออกหนังสือ และเกิดความยุ่งยากในการเดินรับส่งหนังสือ
ประกอบกับความต้องการความรวดเร็วต่อการใช้หนังสือหรือส่งออกหนังสือ ผู้ศึกษาจึงมีแนวคิดในการ
นำเสนอข้อมูลบนอุปกรณ์เคลื่อนที่แบบไร้สาย โดยเฉพาะกลุ่ม Mobile Phone, Smart Phone, Tablet
PC เข้ามาประยกุ ต์ในการทำงาน

29

การเก็บรวบรวมข้อมูล ผู้ศึกษาได้ทำการรวบรวมข้อมูลจากแบบสอบถามเกี่ยวกับความต้องการ
ของผู้บริหาร โดยใช้วิธีการเลือกแบบเจาะจง จำนวน 5 คน ได้แก่ฝ่ายธุรการ ฝ่ายสำนักปลัด ฝ่ายกองการ
คลงั มีรายละเอยี ด ดงั นี้

1. ความตอ้ งการดา้ นการใช้งานเอกสาร ไดแ้ ก่
1.1 เอกสารหนงั สือประชาสมั พันธ์
1.2 เอกสารหนังสอื ภายนอก
1.3 เอกสารหนังสอื ภายใน
1.4 เอกสารหนงั สือเวยี น

2. ความต้องการด้านการออกแบบ และรปู แบบระบบ
2.1 สีสันในการออกแบบแอพพลเิ คชนั่ การจัดการเอกสารมีความเหมาะสม
2.2 สีตวั อักษร ขนาดตวั อกั ษร และรปู แบบตวั อกั ษร มคี วามสวยงามและอ่านไดง้ ่าย
2.3 ความเหมาะสมของหมวดหมหู่ วั ขอ้ ท่ใี ช้
2.4 การจดั องค์ประกอบมคี วามเป็นระเบียบ เขา้ ใจงา่ ย
2.5 ขนาดของสัญลักษณก์ ารเข้าถึงข้อมลู (Icon) ที่เหมาะสม
2.6 การแบ่งหมวดหม่เู นอ้ื หาท่ีชัดเจน
2.7 การเข้าใชง้ านระบบการจดั การเอกสารทไ่ี ม่ซับซ้อน

3. ความต้องการด้านประโยชนแ์ ละการนำไปใช้
3.1 เนอ้ื หามปี ระโยชนต์ ่อผู้ใช้งาน และสามารถนำไปประยุกตใ์ ชไ้ ด้
3.2 เป็นแหลง่ ขอ้ มูลท่ตี รงกับความตอ้ งการของผู้ใชง้ าน
3.3 แสดงภาพรวมในแต่ละการใช้งานได้ชัดเจน

3.2 การวิเคราะหร์ ะบบ (System Analysis)
การวิเคราะห์ระบบ โดยการวิเคราะห์เกี่ยวข้องกับการออกแบบผังรายละเอียดต่างๆของการ

ดำเนินงานการวเิ คราะหโ์ ครงสร้างของระบบ โดยแบ่งการทำงานออกเป็น 2 สว่ น คือ ผ้ใู ช(้ User) และผดู้ ูแล
ระบบ (Admin) ดงั นี้

1. ส่วนของผู้ใช้(User) ผู้ใช้งานสามารถเขา้ ใชง้ านระบบการลงข้อมลู ทะเบยี น ดังตอ่ ไปนี้
1.1 ขอ้ มูลหนังสอื รบั
1.1.1 เลขทะเบียนรบั เลขลำดับของทะเบยี นหนงั สือรับเรียงลำดับตดิ ตอ่ กนั
1.1.2 ท่ี เลขทีข่ องหนงั สือทร่ี ับเขา้ มา

30

1.1.3 ลงวันท่ี วนั เดือน ปขี องหนงั สอื ที่รบั เข้ามา
1.1.4 จาก ตำแหนง่ เจา้ ของหนังสือ หรือส่วนราชการ หรือชอื่ บุคคลกรณีไม่

ตำแหน่ง
1.1.5 ถึง ตำแหน่งผทู้ ีห่ นังสือมีถงึ หรอื ชอ่ื ส่วนราชการ หรือช่ือบคุ คลกรณไี ม่มี

ตำแหนง่
1.1.6 เรอื่ ง ชอ่ื เรอ่ื งของหนังสือฉบบั น้นั ในกรณีที่ไมม่ ชี ือ่ เรอื่ งใหล้ งสรุปเรื่องย่อ
1.1.7 การปฏิบัติ บนั ทึกการปฏิบตั ิเกีย่ วกบั หนังสือฉบบั นนั้
1.1.8 หมายเหตุ บนั ทกึ ขอ้ ความอ่ืนใด (ถ้าม)ี
1.2 ขอ้ มูลหนังสือส่ง
1.2.1 เลขทะเบียนสง่ เลขลำดบั ของทะเบยี นหนงั สือสง่ เรยี งลำดับติดตอ่ กนั
1.2.2 ที่ ลงรหัสตัวพยัญชนะ และเลขประจำของส่วนราชการเจ้าของเรื่องใน

หนังสอื ทีจ่ ะสง่ ออก ถ้าไม่มที ี่ดังกล่าว ชอ่ งนี้จะว่าง
1.2.3 ลงวนั ที่ วัน เดอื น ปีของหนงั สอื ทสี่ ่งออก
1.2.4 จาก ตำแหนง่ เจ้าของหนังสือ หรือส่วนราชการ หรือชอ่ื บุคคลกรณีไม่มี

ตำแหนง่
1.2.5 ถงึ ตำแหน่งผู้ทีห่ นงั สือมีถงึ หรือช่ือสว่ นราชการ หรือชือ่ บคุ คลกรณไี มม่ ี

ตำแหน่ง
1.2.6 เรอื่ ง ชอ่ื เรื่องของหนงั สือฉบบั นนั้ ในกรณที ีไ่ ม่มชี ่อื เรอื่ งใหล้ งสรุปเรื่องย่อ
1.2.7 การปฏบิ ตั ิ บนั ทกึ การปฏบิ ัตเิ กีย่ วกับหนงั สือฉบับนัน้
1.2.8 หมายเหตุ บนั ทกึ ข้อความอนื่ ใด (ถา้ ม)ี

31

ภาพที่ 3.1 ผังงานการเข้าใชง้ านของผู้ใช้
ผังระบบการเข้าใช้งานของผู้ใช้การพัฒนาระบบลงทะเบียนหนังสือรับ – ส่ง องค์การบริหารส่วน
ตำบลโพนงาม จังหวดั มหาสารคามมขี ัน้ ตอนการทำงาน ดงั นี้
1) เริ่มต้น เป็นการกำหนดค่าเริ่มต้นระบบลงทะเบียนหนังสือรับ – ส่ง องค์การบริหารส่วนตำบล
โพนงาม จงั หวดั มหาสารคาม
2) เขา้ สรู่ ะบบ ผใู้ ช้งานทำการเข้าส่รู ะบบโดยใชล้ ิงคจ์ ากผ้ดู ูแลระบบ
3) เลือกเมนู ผู้ใช้งานจะต้องเลือกเมนูเพื่อกรอกข้อมูลเกี่ยวกับเอกสารนัน้ ดังนี้ ปุ่มหนังสือรับ ปุ่ม
หนงั สอื สง่ ปุ่มเพม่ิ ข้อมลู และป่มุ บนั ทึก
4) คน้ หา คลิกป่มุ ค้นหา กรอกเลขทะเบียนรับหรอื เลขทะเบยี นส่ง เพ่ือคน้ หา
5) แสดงข้อมูล เปน็ การแสดงขอ้ มลู ทผ่ี ใู้ ช้งานเลอื ก
2 ส่วนของผู้ดแู ลระบบ (Admin) การเขา้ ใชง้ านระบบในสว่ นของ admin สามารถเขา้ ใชง้ านไดด้ ังน้ี
2.1 ผู้ดแู ลระบบสามารถเพมิ่ ลบ และแก้ไขข้อมลู ในการพัฒนาระบบลงทะเบียนหนงั สือรบั – ส่ง
องค์การบริหารสว่ นตำบลโพนงาม จังหวัดมหาสารคาม
โดยเข้าผ่านลงิ คU์ RL: https://www.appsheet.com
2.2 เข้าสูร่ ะบบ
2.3 สามารถเพ่ิม ลบ และแกไ้ ขขอ้ มลู ในระบบได้ดังนี้

32

2.3.1 เปดิ โปรแกรม Google Sheet ผ่าน https://docs.google.com/ เปรียบเสมือน
ฐานข้อมลู

2.3.2 เปดิ ไฟล์เอกสารชื่อ หนังสือรบั - ส่ง เพือ่ เข้าถึงไฟล์เอกสาร และ ทำการแกไ้ ขขอ้ มลู
การสรา้ งระบบลงทะเบยี นหนงั สอื รับ – ส่ง องค์การบรหิ ารสว่ นตำบลโพนงาม
จังหวดั มหาสารคามนั้นผศู้ ึกษาไดพ้ ัฒนาตามผงั งานตาม ภาพที่ 3.2 สามารถจดั การ
ระบบได้ดงั ตอ่ ไปน้ี

ภาพที่ 3.2 ผงั งานระบบการเข้าใช้งานของผู้ดแู ลระบบ
3.3 การออกแบบระบบ (System Design)

จากผังงานการพัฒนาระบบลงทะเบียนหนังสือรับ – ส่ง องคก์ ารบริหารส่วนตำบลโพนงาม จงั หวัด
มหาสารคามผ้ศู ึกษาได้ดำเนินการออกแบบหน้าจอระบบ ดังนี้

33

3.3.1 การออกแบบหน้าจอหลักของ Application การพฒั นาระบบลงทะเบียนหนังสอื รับ – สง่

ภาพที่3.3 หน้าหลกั ของแอพพลเิ คช่นั และเมนใู ชง้ านตา่ งๆ
จากภาพที่ 3.3 การออกแบบหน้าจอหลักของ ระบบลงทะเบียนหนังสือรับ – ส่ง ใช้ในการแสดง
เมนตู า่ งๆ ในการเขา้ ใชง้ าน การลงทะเบียนหนงั สือรับ – ส่ง
3.3.2 การออกแบบหนา้ จอเมนูเพอื่ กรอกขอ้ มลู ระบบลงทะเบียนหนงั สือรับ – สง่

ภาพที่3.4 หนา้ เมนเู พิม่ ขอ้ มลู
จากภาพที่ 3.4 การออกแบบหนา้ จอเมนูการกรอกขอ้ มูล ใช้กรอกข้อมลู ลงทะเบยี นหนังสือรับ - สง่
เพอื่ ให้สะดวกต่อการใชง้ านในหนา้ เมนู

34

3.3.3 การออกแบบหนา้ จอเมนขู อ้ มลู ลงทะเบียนหนงั สอื รบั – สง่

ภาพที่3.5 หน้าเมนูลงทะเบียนหนงั สือรบั – สง่

จากภาพที่ 3.5 การออกแบบหน้าจอเมนูข้อมูลลงทะเบียนหนังสอื รับ - ส่ง ผู้ดูแลสามารถเพิ่ม ลบ
แก้ไข ข้อมลู ได้

3.4 การพฒั นาระบบ (System Development)

ผู้ศึกษาได้ทำการพัฒนาระบบตามที่ได้ออกแบบไว้โดยใช้เครื่องมือและภาษาที่ใช้ในการพัฒนา
ระบบ ดังนี้

3.4.1 ระบบปฏิบัตกิ าร Microsoft Windows 7 ทำให้สามารถทำงานกับหนา้ ต่างๆ บนเดสก์ท็อป
ไดง้ า่ ยยง่ิ ข้ึน จะมีวธิ กี ารท่งี ่ายย่งิ ข้นึ ในการเปิด ปดิ ปรบั ขนาด และจัดเรยี งหน้าตา่ งเหล่าน้ัน

3.4.2 โปรแกรม Web Service: App Sheet สำหรับการสร้างแอพพลิเคชน่ั สามารถ เปล่ียนแปลง
และตอบสนองต่อความคดิ ของผู้ใช้ได้ในเวลาเดยี วกัน และเพิม่ คุณสมบัตติ ่างๆให้ทันสมยั ต่อ การใช้งานโดย
ไม่ตอ้ งลงมอื เขยี นโค้ด

3.4.3 โปรแกรม Google Apps: Google Sheet คือ Apps ในกลุ่มของ Google Drive ซึ่งเป็น
นวัตกรรมใหมข่ อง Google มีลกั ษณะการทำงานคล้ายๆ กบั Excel มีการสร้าง Column Row สามารถใส่
ข้อมูลตา่ งๆ ลงไปใน Cell ไดค้ ำนวณสูตรต่างๆ ไดแ้ ต่วธิ กี ารใช[สตู รคำนวณจะแตกตhางจาก Excel ไม่ต้อง
ติดตั้งที่เครื่อง สามารถใช้งานบน Web ได้โดยไฟล์จะถูกบันทึกไว้ที่ Server ของ Google ทำ ให้สามารถ
เปิดใช้งานได้ไม่ว่าจะอยู่ที่ใดเพียงมีWeb browser และ อินเตอร์เน็ต สามารถแชร์ไฟล์ให้ผู้อื่น หน้าแรก
เมนู Cancel Save ชื่อเอกสารเพิ่มชื่อเอกสาร เพิ่มไฟล1เอกสาร เพิ่มเอกสารร่วมใช้งานได้และมีระบบ
Real time Save อตั โนมัติ นอกจากนยี้ ังสามารถ Save หรือ Export ออกมาใช้งานกบั Excel ที่เคร่ืองของ
เราได้อกี ด้วย ทำให้การทำงานสะดวกสบาย

35

3.4.4 โปรแกรม Web Browser: Google Chrome คือ โปรแกรมเว็บเบราเซอร์(Web Browser)
ที่ใช้สำหรับเปิดเว็บไซต์โดยมี Google เป็นผู้พัฒนา และยังเป็น Open source browser ที่สามารถให้
โปรแกรมเมอรท์ ั่วโลกพฒั นาโปรแกรมเสริมเพ่ือใชร้ ่วมกับ Google Chrome ได้อกี ดว้ ย ปจั จบุ ัน เป็นทนี่ ิยม
ของผู้ใช้งาน Internetเป็นอย่างมากเพราะมีความปลอดภัยสูง การเปิดหน้าเว็บเพจทำได้อย่าง รวดเร็ว มี
โปรแกรมเสรมิ มากมาย

3.5 การตดิ ต้งั ระบบ (System Implementation)

การพัฒนาระบบที่ทำงานบนแพลตฟอร์มแอพพลิเคชั่น (Platform application) หรือใน รูปแบบ
Webservice สำหรับการสรา้ งแอพพลิเคช่นั คอื การจำลองเครือ่ งคอมพวิ เตอร์ใหเ้ ป็นเคร่ืองแม่ข่ายเว็บด้วย
โปรแกรมสำเร็จรูปช่วยจำลอง เครื่องแม่ข่ายเว็บ ซึ่ง App Sheet เป็นอีกหนึ่งผลิตภัณฑ์ที่มีการพัฒนา
ออกมาใหใ้ ชง้ าน App Sheet เป็นเครือ่ งมือชว่ ยพฒั นา Application Mobile เม่ือพฒั นาเสร็จแล้วสามารถ
Upload ขึ้น Play store หรือ App store เพื่อติดตั้งที่ Smartphone หรือจะใช้งานผ่านเว็บ browser
โดยทไี่ มต่ ้องรู้การเขียนโปรแกรมเพียงมีความคดิ สิ่งท่อี ยากทำ และการเชอ่ื มโยงขอ้ มูลการทำงานก็สามารถ
สรา้ ง Application ใน Platform App Sheet เพอื่ นำไปใช้งานได้

ดังนัน้ ผ้ศู กึ ษาจึงตดิ ตง้ั ระบบโดยการทำงานผ่านโปรแกรมสำเร็จรปู ชว่ ยการเขยี น แอพพลิเคช่ันด้วย
App Sheet สามารถเขา้ ระบบผ่านเครอื ข่ายอินเทอรเ์ น็ต URL : https://www.appsheet.com/

3.6 การดแู ลรักษาระบบ (System Maintenance)

หากปัญหาจากโปรแกรม ผู้ศึกษาจะต้องเข้ามาแก้ไขหรือผู้ใช้อาจมีความต้องการวิธีการทำงาน
ใหม่ๆเพิ่มเติม ทั้งนี้การดแู ลรักษาระบบจะเป็นขัน้ ตอนในส่วนทีเ่ กิดตามมาภายหลังท่ีไดม้ ีการตดิ ตั้ง และใช้
งานระบบแล้วการซ่อมบำรงุ การพัฒนาระบบลงทะเบยี นหนงั สอื รับ – ส่ง องคก์ ารบรหิ ารส่วนตำบลโพนงาม
จังหวัดมหาสารคามมีการดำเนินงานดงั นี้

3.6.1 เกบ็ รวบรวมคำร้องขอใหป้ รับปรงุ ระบบ

3.6.2 วิเคราะห์ขอ้ มลู รอ้ งขอให้ปรบั ปรงุ ระบบ

3.6.3 ออกแบบการทำงานทตี่ อ้ งการปรบั ปรุง

3.6.4 ปรบั ปรุงแกไ้ ขระบบ

36

3.7 เคร่ืองมอื ที่ใช้ในการเกบ็ รวบรวมข้อมูล
เคร่อื งมอื ทใี่ ชใ้ นการวจิ ัยในครัง้ นป้ี ระกอบดว้ ย
3.7.1 แบบสอบถามความต้องการของผใู้ ชง้ าน เพือ่ การพัฒนาระบบลงทะเบยี นหนังสือ

รับ – ส่ง องคก์ ารบริหารสว่ นตำบลโพนงาม จังหวัดมหาสารคาม มีลกั ษณะเปน็ แบบมาตราสว่ นประมาณค่า
5 ระดับ ตามแบบของลิเคิร์ท (Likert Rating Scale) ครอบคลุมเนื้อหาเกี่ยวกับการประเมินความต้องการ
ของผูใ้ ช้งาน โดยมเี กณฑ์การแปลผล ดงั นี้

5 หมายถึง มีความพงึ พอใจในระดบั มากที่สดุ
4 หมายถงึ มีความพงึ พอใจในระดับมาก
3 หมายถึง มีความพึงพอใจในระดบั ปานกลาง
2 หมายถงึ มีความพงึ พอใจในระดบั น้อย
1 หมายถงึ มคี วามพงึ พอใจในระดับนอ้ ยที่สดุ
การแปลผลโดยใชค้ ่าเฉลย่ี เลขคณิต ตามวิธขี อง พสิ ทุ ธา อารรี าษฎร์ (2551:144-146) ดงั นี้
4.51 – 5.00 หมายถงึ มคี วามพึงพอใจในระดับมากท่ีสดุ
3.51 – 4.50 หมายถึง มีความพึงพอใจในระดับมาก
2.51 – 3.50 หมายถงึ มีความพงึ พอใจในระดับปานกลาง
1.51 – 2.50 หมายถงึ มีความพึงพอใจในระดับนอ้ ย
1.00 - 1.50 หมายถงึ มีความพงึ พอใจในระดบั น้อยทส่ี ดุ
3.7.2 แบบสอบถามความพึงพอใจการพัฒนาระบบลงทะเบียนหนังสือรับ – ส่ง องค์การ
บริหารส่วนตำบลโพนงาม จังหวดั มหาสารคามของกลุ่มตวั อย่าง มลี กั ษณะเปน็ แบบมาตราส่วนประมาณค่า
5 ระดับ ตามแบบของลิเคิร์ท (Likert Rating Scale) ครอบคลุมเนื้อหาเกี่ยวกบั การประเมนิ ความพึงพอใจ
ของกลุ่ม ตวั อยา่ งของผใู้ ช้งานสำหรับใช้พัฒนาระบบลงทะเบียนหนังสือรบั – ส่ง องค์การบริหารส่วนตำบล
โพนงาม จงั หวดั มหาสารคาม โดยมเี กณฑก์ ารแปลผล ดงั น้ี
5 หมายถึง มคี วามพงึ พอใจในระดับมากทสี่ ดุ
4 หมายถงึ มคี วามพงึ พอใจในระดับมาก
3 หมายถงึ มีความพงึ พอใจในระดบั ปานกลาง
2 หมายถงึ มีความพึงพอใจในระดบั นอ้ ย
1 หมายถงึ มคี วามพงึ พอใจในระดบั น้อยท่สี ุด

37

การแปลผลโดยใช้ค่าเฉล่ียเลขคณติ นั้นจะทำไดโ้ ดยกำหนดคะแนนแทนน้ำหนกั ให้แต่ละชว่ งของ
ระดบั ความคิดเห็นแล้วคำนวณคา่ เฉล่ยี และนำค่าเฉล่ียทีไ่ ดไ้ ปเทยี บกบั เกณฑก์ ารแปลความหมายซงึ่ การหา
ค่าเฉล่ียโดยทัว่ ไปกม็ ักจะใชผ้ ลรวมของการคูณระหว่างคา่ นำ้ หนักของแต่ละระดบั กับความถี่ในระดบั น้ัน
แลว้ หารด้วยความถี่ทั้งหมดในการกำหนดเกณฑต์ ามวธิ ีของ พสิ ุทธา อารรี าษฎร์ (2551 : 144-146) ดังนี้

4.51 – 5.00 หมายถงึ มีความพงึ พอใจในระดบั มากทส่ี ุด
3.51 – 4.50 หมายถงึ มีความพงึ พอใจในระดับมาก
2.51 – 3.50 หมายถึง มคี วามพงึ พอใจในระดบั ปานกลาง
1.51 – 2.50 หมายถึง มคี วามพงึ พอใจในระดับน้อย
1.00 - 1.50 หมายถึง มีความพงึ พอใจในระดบั น้อยทสี่ ุด
3.8 การวิเคราะหข์ ้อมลู ทางสถติ ิ
ผูศ้ ึกษาวิเคราะห์ขอ้ มูล โดยใช้เลอื กสถิตดิ ังน้ี
3.8.1 การหาคา่ ตวั ดัชนีความสอดคล้อง

โดยได้เสนอแบบทดสอบประเมินประสิทธิภาพที่ได้ทำการสร้างขึ้นโดยให้
ผู้เชี่ยวชาญ จำนวน 3 ท่านพิจารณาตรวจสอบ จากนั้นนำผลที่ได้ไปหาค่าดัชนี ความสอดคล้อง เพื่อหาค่า
ความสอดคล้องของเนื้อหา (Content Validity) เป็นการนำผลของผู้เชี่ยวชาญแต่ละท่านมารวมกัน
คำนวณหาความตรง เชิงเนื้อหาซึ่งคำนวณจากความสอดคล้องระหว่างประเด็นที่ต้องการวัดกับคำถามที่
สร้างขึ้น ดัชนีที่ใช้แสดงค่าความสอดคล้อง เรียกว่า ดัชนีความสอดคล้องระหว่างข้อคำถามและ
วัตถุประสงค์ (Item-objective Congruence Index: IOC) โดยผู้เชี่ยวชาญจะต้องประเมินด้วยคะแนน 3
ระดบั คอื

+1 ใช่ คือ เมอ่ื แน่ใจวา่ ว่าข้อคำถามนนั้ สอดคล้องกบั วตั ถุประสงค์
0 ไมแ่ น่ใจ คือ เมือ่ ไม่แน่ใจวา่ ขอ้ คำถามนัน้ สอดคล้องกับวตั ถปุ ระสงค์
-1 ไมใ่ ช่ คือ เมอ่ื ไม่แนใ่ จวา่ ข้อคำถามนั้นไม่มีความสอดคลอ้ งกบั วตั ถปุ ระสงค์
ค่าดัชนีความสอดคล้องที่ยอมรับได้ต้องมีค่าตั้งแต่ 0.50 ขึ้นไป สูตรในการคำนวณ (กรม
วิชาการ.2545: 65)

IOC คอื ดชั นีความสอดคล้องระหว่างคำถาม
R คือ คะแนนของผูเ้ ชย่ี วชาญ
∑R คอื ผลรวมคะแนนผ้เู ช่ยี วชาญแตล่ ะคน
N คือ จำนวนผู้เชี่ยวชาญ

38

3.8.2 สถติ พิ ้นื ฐาน
วเิ คราะห์หาคา่ เฉล่ยี (Mean) และสว่ นเบ่ยี งเบนมาตรฐาน (Standard

Deviation:SD) แลว้ แปลความหมายค่าเฉลย่ี โดยเปรียบเทียบเกณฑ์การแปลความหมาย ชว่ ง
ค่าเฉล่ีย และสถิติที่ใช้ในการวิเคราะหข์ ้อมูล

3.8.2.1 คา่ เฉลย่ี (Mean) หมายถึง ค่ากลางของเลขคณิต ค่าเฉลีย่ คา่
มัชฌมิ าเลขคณิตในสูตรของไพศาล วรคำ (2555 : 317)

เม่อื แทน ค่าเฉลี่ย
แทน ผลรวมของคะแนนทั้งหมด
แทน จำนวนคนทงั้ หมดในกลมุ่ เป้าหมาย

3.8.2.2 ส่วนเบี่ยงเบนมาตรฐาน (Standard Deviation : S.D.) โดยใช้
สตู รดงั น้ี (สมบตั ิ ท้ายเรอื คำ 2551 : 140)

เม่ือ S.D. แทน ส่วนเบี่ยงเบนมาตรฐาน
แทน คะแนนแตล่ ะคน
แทน ผลรวมคะแนนแต่ละคนยกกำลังสอง

แทน ผลรวมของคะแนนทง้ั หมดยกกำลงั สอง
แทน จำนวนนกั เรียนในกลุ่มเป้าหมาย

39

บทท่ี4

ผลการศึกษา

ผลการศึกษาในเรื่อง การพัฒนาระบบลงทะเบียนหนังสือรับ – ส่ง องค์การบริหารส่วนตำบลโพน

งาม จังหวัดมหาสารคาม ตามวัตถุประสงค์ของการศกึ ษามีดงั น้ี

4.1 ผลการพัฒนาระบบลงทะเบียนหนังสือรับ – ส่ง องค์การบริหารส่วนตำบลโพนงาม จังหวัด

มหาสารคาม

4.2 ผลการศึกษาความพงึ พอใจของบุคลากรในการใช้การพฒั นาระบบลงทะเบยี นหนังสือรับ – ส่ง

องคก์ ารบรหิ ารส่วนตำบลโพนงาม จงั หวัดมหาสารคาม

4.1 ผลการพัฒนาระบบลงทะเบียนหนังสือรับ – ส่ง องค์การบริหารส่วนตำบลโพนงาม จังหวัด

มหาสารคาม

ผศู้ ึกษาไดใ้ ช้กระบวนการตามรูปแบบวงจรการพฒั นาระบบ SDLC ในการดำเนนิ การศึกษา ในการ

ดำเนินการจดั การพัฒนาระบบ ดังนี้

1) ผลการวางแผนระบบ (System Planning)

การเก็บรวบรวมข้อมูล ผู้ศึกษาได้ทำการรวบรวมข้อมูลจากแบบสอบถามเกี่ยวกับความ

ต้องการ โดยใช้วิธีการเลอื กแบบเจาะจง จำนวน 3 คน ไดแ้ กฝ่ า่ ยธรุ การ ฝา่ ยกองการคลงั ฝา่ ยสำนักปลดั

ผลการประเมินความต้องการของผู้ใช้งาน เพื่อพัฒนาระบบลงทะเบียนหนังสือรับ – ส่ง

องค์การบริหารส่วนตำบลโพนงาม จังหวัดมหาสารคามในการศึกษาครั้งนี้ ผู้ศึกษาได้นำเสนอผล การ

วิเคราะห์ขอ้ มลู ตามลำดับขนั้ ดงั นี้

ตารางท่ี 4.1 ข้อมูลท่ัวไป เพศ

รายการ จำนวน ร้อยละ

ชาย 2 40
หญงิ 3 60

รวม 5 100

จากตารางท่ี 4.1 พบวา่ ผตู้ อบแบบสำรวจความต้องการของผใู้ ช้งานระบบ จำนวน 10 คน แยกตาม

เพศชายจำนวน 2 คน คดิ เปน็ รอ้ ยละ 40 และเป็นหญิง จำนวน 3 คน คดิ เป็นรอ้ ยละ 60

ตารางที่ 4.2 ข้อมลู ท่วั ไป สถานภาพ

รายการ จำนวน รอ้ ยละ

ฝ่ายธรุ การ 2 40

ฝ่ายกองคลงั 2 40

ฝา่ ยสำนักปลดั 1 20

รวม 3 100

จากตารางที่ 4.2 พบวา่ ผตู้ อบแบบสำรวจความต้องการของผใู้ ชง้ านระบบ จำนวน 5 คน แยกตาม

สถานภาพ เป็นฝ่ายธุรการ จำนวน 2 คน คิดเป็นร้อยละ 40 สถานภาพ เป็นฝ่ายกองคลังจำนวน 2 คน คิด

เป็นร้อยละ 40 และฝา่ ยสำนกั ปลดั จำนวน 1 คน คดิ เปน็ รอ้ ยละ 20

40

ตอนที่ 2 แบบสำรวจความต้องการของผู้ใช้งานการพัฒนาระบบลงทะเบียนหนังสือรับ – ส่ง
องค์การบริหารส่วนตำบลโพนงาม จังหวัดมหาสารคามผลการวิเคราะห์ความต้องการของ ผู้ใช้งานระบบ
แยกออกเป็นรายด้าน 3 ด้านคือ ความต้องการด้านการใช้ข้อมูลในระบบ ความต้องการด้านการใช้งาน
เอกสาร/ความตอ้ งการดา้ นรูปแบบระบบและรูปแบบระบบ/ความต้องการด้านประโยชน์และการนำไปใช้

ตารางท่ี 4.3 ความต้องการดา้ นการใช้งานเอกสาร

รายการประเมิน ผลการประเมนิ
S.D. ความหมาย

1.ความตอ้ งการด้านการใชง้ านเอกสาร

1.1 เอกสารหนังสอื ประชาสัมพันธ์ 4.40 0.55 มาก

1.2 เอกสารหนังสอื ภายนอก 4.20 0.84 มาก
1.3 เอกสารหนังสอื ภายใน
1.4 เอกสารหนงั สือเวยี น 4.00 0.71 มาก

3.80 0.45 ปานกลาง

รวม 4.20 0.70 มาก

จากตารางที่ 4.3 ผลการวิเคราะห์ข้อมูลความต้องการของผู้ใช้งานการพัฒนาระบบลงทะเบียน

หนังสือรับ – ส่งองค์การบริหารส่วนตำบลโพนงาม จังหวัดมหาสารคาม ด้านความต้องการด้านการใช้งาน

เอกสาร ภาพรวมอยู่ในระดับมาก ค่าเฉล่ยี เท่ากับ 4.40 และเม่อื พิจารณาเปน็ รายข้อ โดยเรยี งลำดับ ข้อมูล

จากมากไปน้อย 3 ลำดับพบว่าผู้ใช้งานต้องการใช้เอกสารงานด้านหนังสือภายนอก อยู่ในระดับมาก

ค่าเฉลี่ยเท่ากับ 4.20 ผู้ใช้งานต้องการใช้เอกสารงานด้านหนังสือภายใน อยู่ในระดับมาก ค่าเฉลี่ยเท่ากับ

4.00 และผู้ใชง้ านต้องการใชเ้ อกสารงานดา้ นหนงั สือเวียน อยใู่ นระดบั มาก คา่ เฉลีย่ เทา่ กับ 3.80

ตารางที่ 4.4 ความต้องการดา้ นการออกแบบและรปู แบบระบบ

รายการประเมนิ ผลการประเมนิ
S.D. ความหมาย
2. ความตอ้ งการดา้ นการออกแบบระบบ 4.40
0.55 มาก
2.1 สสี นั ในการออกแบบแอพพลเิ คช่ันการจัดการ 4.20
เอกสารมีความเหมาะสม 0.45 มาก
2.2 สีตวั อกั ษร ขนาดตัวอกั ษร และรปู แบบตวั อักษร มี 4.00
ความสวยงามและอา่ นได้ง่าย 4.80 0.71 มาก
2.3 ความเหมาะสมของหมวดหมู่หัวขอ้ ทใี่ ช้ 3.80 0.45 มากทส่ี ดุ
2.4 การจดั องคป์ ระกอบมคี วามเปน็ ระเบียบ เขา้ ใจง่าย 0.45 มาก
2.5 ขนาดของสัญลักษณ์การเข้าถึงข้อมูล (Icon) ที่ 3.80
เหมาะสม 4.40 0.45 มาก
2.6 การแบง่ หมวดหมู่เน้ือหาทชี่ ดั เจน 4.20 0.55 มาก
2.7 การเขา้ ใชง้ านระบบการจดั การเอกสารท่ไี ม่ซับซอ้ น 0.51 มาก

รวม

41

จากตารางที่ 4.4 ผลการวิเคราะห์ข้อมูลความต้องการของผู้ใช้งานการพัฒนาระบบลงทะเบียน
หนังสือรับ – ส่งองค์การบริหารส่วนตำบลโพนงาม จังหวัดมหาสารคามความต้องการด้านการออกระบบ
ภาพรวมอยู่ในระดับมากที่สุด ค่าเฉลี่ยเท่ากับ 4.20 และเมื่อพิจารณาเป็นรายข้อ โดยเรียงลำดับข้อมูลจาก
มากไปน้อย 3 ลำดับ พบวา่ ผู้ใชง้ านตอ้ งการการแบ่งหมวดหมู่เนอ้ื หาทชี่ ดั เจน อยใู่ นระดบั มากท่สี ุด ค่าเฉลี่ย
เท่ากับ 4.80 ผู้ใช้งานต้องการการเข้าใช้งานระบบการจัดการเอกสารที่ไม่ซับซ้อน ที่เหมาะสมอยู่ในระดับ
มาก ค่าเฉลยี่ เท่ากบั 4.40 และการจดั องคป์ ระกอบมคี วามเปน็ ระเบียบ เขา้ ใจง่าย อยู่ในระดบั มาก คา่ เฉลี่ย
เท่ากบั 4.20

ตารางท่ี 4.5 ความตอ้ งการด้านประโยชน์และการนำไปใช้

รายการประเมนิ ผลการประเมนิ
S.D. ความหมาย

3. ความต้องการดา้ นประโยชน์และการนำไปใช้

3.1 เนื้อหามีประโยชนต์ อ่ ผู้ใชง้ าน และสามารถนำไป 4.60 0.55 มากทสี่ ุด

ประยุกตใ์ ชไ้ ด้

3.2 เป็นแหล่งข้อมูลที่ตรงกับความต้องการของ 4.40 0.89 มาก

ผ้ใู ช้งาน 4.00 0.71 มาก
3.3 แสดงภาพรวมในแตล่ ะการใชง้ านได้ชดั เจน

รวม 4.33 0.72 มาก

จากตารางที่ 4.5 ผลการวิเคราะห์ข้อมูลความต้องการของผู้ใช้งานการพัฒนาระบบลงทะเบียน

หนังสือรับ – ส่งองค์การบริหารส่วนตำบลโพนงาม จังหวัดมหาสารคามความต้องการด้านประโยชน์และ

การนำไปใชภ้ าพรวมอยู่ในระดับมากท่สี ุดค่าเฉลย่ี เท่ากับ 4.33 และเม่อื พจิ ารณาเปน็ รายข้อ โดยเรียงลำดับ

ข้อมูลจากมากไปน้อย 3 ลำดับพบว่าผู้ใช้งานต้องการแสดงภาพรวมในแต่ละการใช้งานได้ชัดเจน อยู่ใน

ระดับมากทสี่ ดุ ค่าเฉลยี่ เท่ากับ 4.60 ผใู้ ชง้ านตอ้ งการเปน็ แหล่งข้อมลู ทต่ี รงกับความต้องการของผู้ใชง้ าน ที่

เหมาะสมอยู่ในระดับมากที่สุด ค่าเฉลี่ยเท่ากับ 4.40 และเนื้อหามีประโยชน์ต่อผู้ใช้งาน และสามารถนำไป

ประยุกตใ์ ชไ้ ดอ้ ยู่ในระดบั มากคา่ เฉลี่ยเท่ากับ 4.00

ตารางที่ 4.6 ผลการประเมนิ ความต้องการของผู้ใชง้ านระบบรวมทกุ ดา้ น

รายการประเมิน ผลการประเมิน
S.D. ความหมาย

3. ความตอ้ งการด้านประโยชน์และการนำไปใช้

ความต้องการดา้ นการใชด้ ้านเอกสาร 4.18 0.16 มาก

ความตอ้ งการดา้ นการออกแบบและรูปแบบระบบ 4.20 0.19 มาก

ความต้องการด้านประโยชน์และการนำไปใช้ 4.34 0.35 มาก

รวม 4.24 0.23 มาก