PANDUAN PELAKSANAAN EKSA PSIS

PANDUAN PELAKSANAAN

EKSA

EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM



POLITEKNIK SULTAN IDRIS SHAH
KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA

HAKCIPTA TERPELIHARA
Terbitan Pertama 2020

Hakcipta Terpelihara. Tiada mana-mana bahagian daripada buku ini yang
boleh disiar terbitkan semula dalam sebarang bentuk dan dengan apa
cara sekalipun termasuklah elektronik, mekanikal, fotokopi, rakaman
dan sebagainya tanpa mendapat izin bertulis daripada Penerbit

Di terbitkan oleh
Politeknik Sultan Idris Shah
Sg. Lang, 45100 Sg Air Tawar

Selangor
No. Tel : 03 3280 6200
No. Fax : 03 3280 6400
Laman web : http://www.psis.edu.my

DARI MEJA PENGARAH

Salam Sejahtera. Salam PSIS Bumi Bertuah.

Dengan penuh takzim, saya memanjatkan kesyukuran ke hadrat Allah SWT di atas
limpah kurniaanNya Politeknik Sultan Idris Shah dapat menerbitkan Garis Panduan
Pelaksanaan Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA). Syabas dan tahniah diucapkan
kepada sidang redaksi yang telah bertungkus lumus dalam menerbitkan naskhah ini.
Buku Panduan ini merupakan rujukan bagi melaksanakan aktiviti ke arah mewujudkan
persekitaran kerja yang kemas, bersih dan tersusun di PSIS. Semoga dengan adanya
Garis Panduan Pelaksanaan EKSA ini seluruh warga PSIS dapat memahami dan
memperkukuhkan budaya organisasi berprestasi tinggi melalui persekitaran kerja yang
kondusif. Sesungguhnya pengurusan persekitaran kerja merupakan satu mekanisme
pengurusan kawalan kualiti yang terbukti keberkesanannya dalam mewujudkan suasana
persekitaran yang selesa, kondusif dan selamat.

Warga PSIS diseru agar menjadikan amalan EKSA ini sebagai satu platform bagi
mewujudkan persekitaran hijau selaras dengan amalan-amalan yang telah diamalkan
selama ini. Ia memerlukan usaha, komitmen dan semangat bekerja di dalam pasukan
serta usaha yang berterusan dari semua warga PSIS.

Akhir kata, saya mengucapkan syabas dan tahniah kepada semua Jawatankuasa EKSA
PSIS atas penerbitan Panduan Pelaksanaan EKSA PSIS ini.

Sekian, terima kasih.

ENCIK ISHANUDDIN BIN HUSSIN
Pengarah
Politeknik Ibrahim Sultan

i

PRAKATA

Salam Sejahtera.
Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA) diamalkan di dalam sektor kerajaan dalam
mewujudkan persekitaran tempat kerja yang kondusif dan dilihat satu usaha dalam
meningkatkan imej korporat di dalam agensi berkenaan.
Diharapkan dengan rujukan yang dihasilkan ini, warga PSIS dapat meningkatkan
produktiviti kerja berdasarkan mekanisme penilaian baharu yang telah di tetapkan oleh
pihak MAMPU. Adalah diharapkan semua warga PSIS dapat menjadikan garis panduan
ini di dalam melaksanakan aktiviti-aktiviti berkaitan EKSA di zon masing-masing.
Terima kasih.
Intan Noor Dzalika Binti Azis
Penyelaras EKSA Politeknik Sultan Idris Shah
2020

ii

KANDUNGAN

Aluan Pengarah i
ii
Aluan Penyelaras EKSA iii
1
Kandungan 2
3
BAB 1: Tujuan 4
5
BAB 2: Pengenalan EKSA
8
BAB 3: Dasar EKSA
17
BAB 4: Logo EKSA

BAB 5: Zon EKSA
5.1 Lokasi Zon Akademik
5.2 Lokasi Zon Non-Akademik

BAB 6: Carta Organisasi EKSA
6.1 Carta Organisasi Induk EKSA PSIS
6.2 Carta Organisasi Jawatankuasa Pelaksana EKSA PSIS
6.3 Carta Organisasi Zon EKSA: Akademik dan Non-Akademik
6.4 Carta Organisasi Jawatankuasa Audit, Promosi dan Latihan
EKSA PSIS
6.5 Fungsi Jawatankuasa Induk dan Jawatankuasa Pelaksana
EKSA PSIS
6.6 Justifikasi tugas dan tanggungjawab Jawatankuasa EKSA PSIS

BAB 7: Pelaksanaan EKSA
7.1 Elemen Baharu EKSA
7.2 Konsep Amalan 5S

iii

BAB 8: Tindakan Pelaksanaan 23
8.1 Ruang Tempat Kerja / Pejabat
8.2 Tempat Umum 33
8.3 Keselamatan Persekitaran 44
8.4 Kawasan Persekitaran Jabatan 46
8.5 Tempat Khusus 47
48
BAB 9: Keseragaman EKSA PSIS 76
9.1 Komponen A: Keperluan Utama Pelaksanaan
9.2 Komponen B: Ruang Tempat Kerja / Pejabat
9.3 Komponen D: Keselamatan Persekitaran
9.4 Komponen E: Kawasan Persekitaran Jabatan

BAB 10: Pengauditan EKSA

BAB 11: Pensijilan EKSA
11.1 Kelayakan
11.2 Tempoh sah laku sijil

BAB 12: Rujukan

BAB 11: Lampiran
 Lampiran 1: Kriteria Audit
 Lampiran 2: Keseragaman Rekabentuk

Sidang Redaksi

iv

BAB 1

TUJUAN

Garis Panduan Pelaksanaan EKSA Politeknik Sultan Idris Shah (PSIS) ini disediakan bertujuan
untuk memberi panduan kepada semua warga PSIS bagi mengamalkan tatacara yang
ditetapkan di dalam EKSA bagi memastikan persekitaran kerja yang bersih, kemas dan kondusif
secara berterusan. Garis panduan ini mempunyai fungsi sebagai rujukan piawaian untuk aktiviti
EKSA yang merangkumi aktiviti kebersihan, kekemasan dan keselamatan untuk diamalkan di
zon masing-masing.
Melalui amalan EKSA, warga PSIS akan berada di dalam persekitaran kerja yang berkualiti,
sistematik dan praktikal selain daripada berupaya mengurangkan pembaziran dari segi masa
dan ruang. Selain itu, garis panduan ini akan mejelaskan konsep EKSA, elemen-elemen EKSA,
tindakan yang perlu diambil pada setiap peringkat pelaksanaan, kaedah pengauditan yang
diguna pakai dan kelayakan serta syarat-syarat yang perlu dipatuhi untuk mendapatkan
pensijilan EKSA.

1

BAB 2

PENGENALAN

EKSA telah diperkenalkan mulai Januari 2014 sebagai inisiatif penambahbaikan Amalan 5S
yang kini dijenamakan semula kepada Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA) dengan
mengekalkan prinsip amalan 5S iaitu Seiri (SISIH), Seiton (SUSUN), Seiso (SAPU), Seiketsu
(SERAGAM) & Shitsuke (SENTIASA AMAL). Penjenamaan semula ini bertujuan untuk sesebuah
agensi kerajaan:

1. Mempunyai identiti sendiri.
2. Kekal relevan
3. Imej baharu
4. Memenuhi keperluan semasa; dan
5. Meningkatkan persaingan antara agensi

Selain daripada itu, EKSA juga memperkenalkan model penilaian dan pengauditan baharu yang
merangkumi Kriteria Generik dan Kriteria Khusus dengan turut mengambil kira kepelbagaian
premis agensi Kerajaan mengikut jenis-jenis perkhidmatan yang diberikan. Pendekatan one-
size-fits-all yang dipraktikkan sebelum ini didapati kurang memadai untuk memenuhi keperluan
kepelbagaian agensi Kerajaan pada masa ini. Justeru, penilaian EKSA ini akan disesuaikan
mengikut lokaliti agensi yang diaudit.

Memberi panduan asas GARIS Memberikan cadangan
pelaksanaan EKSA di Jabatan PANDUAN keseragaman. Ia adalah
EKSA PSIS piawaian secara minima sahaja
dan Unit namun penggunaannya adalah
tertakluk kepada kesesuaian di
Menerangkan kaedah peringkat zon
pelaksanaan audit dalaman
Menerangkan berkaitan
kepada Jabatan dan Unit pensijilan EKSA

2

BAB 3

DASAR EKSA

DASAR PSIS komited mengamalkan amalan Ekosistem Kondusif
Sektor Awam (EKSA) bagi mewujudkan sistem budaya kerja
VISI yang cemerlang dan berkualiti melalui persekitaran kerja yang
VISI selesa, kemas dan selamat

MISI Melestarikan budaya persekitaran kerja yang kondusif

SLOGAN  Mewujudkan suasana tempat kerja yang kondusif dan ceria;
 Meningkatkan produktiviti dan mutu perkhidmatan kerja

secara berterusan;
 Memelihara Imej Korporat yang ditetapkan

Persekitaran Berkualiti Pemangkin Produktiviti

OBJEKTIF  Mewujudkan persekitaran kerja yang kondusif dan
berkualiti iaitu selesa, kemas dan selamat pada setiap
masa.

 Membantu meningkatkan disiplin diri dan semangat kerja
berpasukan dalam kalangan warga PSIS

 Mewujudkan budaya kerja yang ceria, efektif dan inovatif.

 Meningkatkan kesedaran dalam kalangan warga kerja
terhadap kepentingan ‘amalan hijau’ di dalam kampus

3

BAB 4

LOGO EKSA

JUSTIFIKASI / RASIONAL LOGO EKSA

EKSA Ekosistem Kondusif Sektor Awam
PSIS Politeknik Sultan Idris Shah
GREENATURE Perpaduan dan kerjasama warga PSIS
Bangunan Pembudayaan EKSA secara menyeluruh di PSIS
PSIS Pengamalan kitar semula
3 anak panah Mewakili 5 elemen baru EKSA
5 orang Semangat setiap warga PSIS dalam membudayakan
Warna Merah EKSA
Warna Biru Perpaduan dan kerjasama semua warga PSIS
Warna Hijau Kesungguhan warga PSIS dalam mengamalkan EKSA
Bentuk Daun Amalan Hijau diterapkan kepada warga PSIS

4

BAB 5

ZON EKSA

Di Politeknik Sultan Idris Shah, zon EKSA telah dibahagikan kepada dua kumpulan utama iaitu
Zon Akademik yang merangkumi tujuh jabatan – jabatan akademik (Jabatan Kejuruteraan
Awam, Jabatan Kejuruteraan Elektrik, Jabatan Teknologi Maklumat, Jabatan Perlancongan dan
Hospitaliti, Jabatan Perdagangan, Jabatan Matematik, Sains dan Komputer serta Jabatan
Pengajian Am) dan Zon Non-Akademik yang merangkumi 4 zon terdiri dari gabungan unit – unit.

ZON ZON BEDENA
Akademik ZOANkaSdEeKmENikDI
ZOANkaTdEeNmGikAR
ZON
Non-Akademik ZAOkNadNeImREikH
ZAOkNadPeUmLiAkI
ZONAkNadAeKmHiOkDA
ZOANkaBdEeRmNiAkM
ZOANkaAdePmONikG
ZOANkTaAdeNmJUikNG
ZAOkNadLeAmNikG
ZOANkaBdEeRmIHikUN
Akademik

5

5.1 LOKASI ZON AKADEMIK

Zon Akademik merangkumi semua Jabatan Induk dan Jabatan Sokongan seperti jadual di
bawah:

NAMA ZON EKSA JABATAN

ZON BEDENA JABATAN KEJURUTERAAN AWAM
ZON SEKENDI JABATAN KEJURUTERAAN ELEKTRIK
ZON TENGAR JABATAN TEKNOLOGI MAKLUMAT DAN KOMUNIKASI
JABATAN PELANCONGAN DAN HOSPITALITI
ZON NIREH JABATAN PERDAGANGAN
ZON PULAI JABATAN MATEMATIK, SAINS DAN KOMPUTER
ZON NAKHODA JABATAN PENGAJIAN AM
ZON BERNAM

ZON SEKENDI

ZON BEDENA ZON BERNAM
ZON NAKHODA

ZON NIREH ZON PULAI ZON TENGAR

6

5.2 LOKASI ZON NON-AKADEMIK ZON BERIHUN
Zon Non-Akademik adalah gabungan beberapa unit.

ZON TANJUNG

ZON APONG ZON LANG

7

BAB 6

CARTA ORGANISASI EKSA

6.1 CARTA ORGANISASI INDUK EKSA PSIS

PENAUNG

Pengarah

PENASIHAT

Timbalan Pengarah Akademik

PENGERUSI

Timbalan Pengarah
SokonganAkademik

FASILITATOR EKSA

Ketua Unit Perancangan Strategik
dan Penyelarasan Program

PENYELARAS EKSA

SETIAUSAHA

JAWATANKUASA JAWATANKUASA JAWATANKUASA
AUDIT PROMOSI LATIHAN

8

CARTA ORGANISASI INDUK EKSA PSIS 2020

PENAUNG
ISHANUDDIN BIN HUSSIN

PENASIHAT
DR. MAZURA BINTI MANSOR

PENGERUSI
ZULKIFLI BIN MAT NASIR

FASILITATOR EKSA
NORMAN BIN ZAMRI

PENYELARAS EKSA
INTAN NOOR DZALIKA BINTI AZIS

SETIAUSAHA
AZIAWATI BINTI AHMAD

JAWATANKUASA JAWATANKUASA
AUDIT PROMOSI

MOHAMAD FAUZI BIN CHE PA MOHD FAIZAL BIN YAHAYA

JAWATANKUASA
LATIHAN

ANISAH BINTI MOHD NOOR

9

6.2 CARTA ORGANISASI JAWATANKUASA PELAKSANA ZON EKSA PSIS

FASILITATOR ZON

Ketua Jabatan / Ketua Unit

AKADEMIK NON-AKADEMIK

KETUA ZON BEDENA KETUA ZON TANJUNG
(Jabatan Kejuruteraan Awam) KETUA ZON APONG
KETUA ZON BERIHUN
KETUA ZON SEKENDI KETUA ZON LANG
(Jabatan Kejuruteraan Elektrik)

KETUA ZON TENGAR
(Jabatan Teknologi Maklumat &

Komunikasi)

KETUA ZON NIREH
(Jabatan Pelancongan & Hospitaliti)

KETUA ZON PULAI
(Jabatan Perdagangan)

KETUA ZON NAKHODA
(Jabatan Matematik, Sains &

Komputer)

ZON BERNAM
(Jabatan Pengajian Am)

10

6.3 CARTA ORGANISASI ZON EKSA AKADEMIK DAN NON-AKADEMIK
FASILITATOR ZON EKSA

Ketua Jabatan / Ketua Unit

KETUA ZON EKSA

JAWATANKUASA JAWATANKUASA JAWATANKUASA PIC LOKASI
AUDIT PROMOSI LATIHAN (Person In Charge)

11

6.4 CARTA ORGANISASI JAWATANKUASA AUDIT, PROMOSI DAN LATIHAN EKSA PSIS

KETUA JAWATANKUASA AUDIT

AJK AUDIT AJK AUDIT AJK AUDIT AJK AUDIT AJK AUDIT AJK AUDIT
ZON ZON ZON ZON ZON ZON
PULAI NIREH
BEDENA SEKENDI TENGAR NAKHODA

AJK AUDIT AJK AUDIT AJK AUDIT AJK AUDIT AJK AUDIT
ZON ZON ZON ZON ZON
LANG
BERNAM APONG TANJUNG BERIHUN

KETUA JAWATANKUASA PROMOSI

AJK AJK AJK AJK AJK AJK
PROMOSI PROMOSI PROMOSI PROMOSI PROMOSI PROMOSI

ZON ZON ZON ZON ZON ZON
BEDENA SEKENDI TENGAR PULAI NIREH NAKHODA

AJK AJK AJK AJK AJK
PROMOSI PROMOSI PROMOSI PROMOSI PROMOSI

ZON ZON ZON ZON ZON
BERNAM APONG TANJUNG LANG BERIHUN

KETUA JAWATANKUASA LATIHAN

AJK AJK AJK AJK AJK AJK
LATIHAN LATIHAN LATIHAN LATIHAN LATIHAN LATIHAN

ZON ZON ZON ZON ZON ZON
BEDENA SEKENDI TENGAR PULAI NIREH NAKHODA

AJK AJK AJK AJK AJK
LATIHAN LATIHAN LATIHAN LATIHAN LATIHAN

ZON ZON ZON ZON ZON
BERNAM APONG TANJUNG LANG BERIHUN

12

6.5 FUNGSI JAWATANKUASA INDUK DAN JAWATANKUASA PELAKSANA EKSA PSIS

FUNGSI JAWATANKUASA INDUK

1. Meluluskan perancangan dan hala tuju pelaksanaan EKSA PSIS.
2. Melantik Fasilitator, Penyelaras, Jawatankuasa Audit, Promosi

dan Latihan serta ketua-ketua zon EKSA.
3. Meluluskan pelan tindakan pelaksanaan EKSA.
4. Meluluskan belanjawan dan sumber kewangan.
5. Meluluskan dasar dan menetapkan peraturan serta garis

panduan pelaksanaan EKSA.
6. Menetapkan system pengiktirafan.
7. Memantau dan menilai kemajuan serta keberkesanan pelan

tindakan.
8. Memastikan tindakan pembetulan dibuat dan penambahbaikan

terhadap amalan eksa sentiasa berterusan.

1. Merangka hala tuju serta pelan pelaksanaan EKSA.
2. Mengenalpasti cadangan pembahagian zon
3. Merancang belanjawan dan mengenalpasti sumber kewangan.
4. Merangka dasar, peraturan dan garis panduan EKSA.
5. Mencadangkan system pengiktirafan yang sesuai.
6. Memastikan pegawai / kakitangan mendapat latihan dan

pengetahuan yang diperlukan.
7. Memastikan tindakan pembetulan dan penambahbaikan dilakukan.

FUNGSI JAWATANKUASA PELAKSANA EKSA

13

6.6 JUSTIFIKASI TUGAS DAN TANGGUNGJAWAB JAWATANKUASA EKSA PSIS

PENAUNG/PENASIHAT/PENGERUSI EKSA

 Menentukan hala tuju keseluruhan pelaksanaan EKSA
 Membentuk pelan tindakan pelaksanaan EKSA
 Menetapkan dasar, polisi, visi, misi dan objektif serta peraturan serta garis panduan.
 Menentukan belanjawan serta sumber sumber kewangan
 Melantik Jawatankuasa EKSA PSIS
 Menetapkan sistem pengiktirafan/penghargaan
 Mengawasi dan menilai kemajuan pelaksanaan EKSA dengan bantuan Jawatankuasa

EKSA
 Memantau kemajuan pelaksanaan EKSA

FASILITATOR EKSA

 Memberikan latihan dan panduan kepada ketua zon dan ahli
 Memastikan semua kumpulan mematuhi peraturan dan panduan yang disediakan
 Menentukan pembahagian zon
 Menjadi perantara untuk menyampaikan maklumat terkini antara pihak pengurusan

dengan kumpulan pelaksana
 Menyelaras dan memantau aktiviti

PENYELARAS EKSA

 Menjadualkan mesyuarat Jawatankuasa Pelaksana EKSA
 Menyelaraskan program EKSA
 Melaporkan kemajuan dan status pelaksanaan EKSA
 Membantu pengurusan aktiviti promosi, latihan dan audit
 Menghebahkan maklumat terkini pelaksanaan EKSA dalam organisasi

14

SETIAUSAHA EKSA

 Menyediakan memo panggilan mesyuarat, dan memo lain yang berkaitan aktiviti EKSA.
 Menyediakan dan menguruskan surat menyurat berkaitan dengan EKSA.
 Menyediakan minit mesyuarat serta mengambil tindakan sebagaimana yang telah

diputuskan oleh jawatankuasa.
 Bertanggungjawab menyediakan laporan aktiviti EKSA Induk bagi setiap aktiviti yang

dijalankan.
 Menyimpan rekod utama, minit mesyuarat, laporan aktiviti, segala memo dan surat

menyurat berkaitan dengan pelaksanaan EKSA

JAWATANKUASA JAWATANKUASA JAWATANKUASA
AUDIT LATIHAN PROMOSI

Menyediakan kriteria audit Menyediakan pelan Menyediakan pelan
dalaman EKSA pelaksanaan aktiviti latihan pelaksanaan aktiviti promosi
bagi memupuk amalan EKSA
kepada semua warga kerja EKSA

dalam organisasi

Menentukan kekerapan Mengenal pasti jenis latihan Mengenal pasti aktiviti/
aktiviti audit dalaman EKSA yang diperlukan dari semasa ke kempen promosi bagi
memupuk kesedaran
semasa bagi mengukuhkan penyertaan untuk menjayakan
aktiviti EKSA
pelaksanaan EKSA

Menyediakan laporan dan Menyelaras dan memastikan Menganalisis keberkesanan
analisis keputusan audit setiap warga kerja diberikan aktiviti promosi yang telah

dalaman EKSA latihan EKSA secukupnya dilaksanakan

Menyemak kriteria audit Melaporkan status
dalaman EKSA dari semasa pelaksanaan aktiviti dan tahap

ke semasa mengikut kesedaran EKSA dalam
keperluan kalangan warga jabatan/agensi

15

KETUA ZON EKSA

Mengadakan Menggalakkan Merancang Memberikan Membantu
mesyuarat penglibatan aktiviti maklum balas memberikan
secara berkala semua ahli panduan dan
dengan ahli dalam kumpulan mengenai tunjuk ajar
kumpulan pelaksanaan status kepada ahli
EKSA ahli kumpulan
pelaksanaan
EKSA kepada
fasilitator zon

AHLI – AHLI KUMPULAN EKSA

Memberikan Menyertai aktiviti Bekerjasama dalam Menghadiri
komitmen secara EKSA secara aktif kumpulan mesyuarat dan
berterusan dalam menyumbang idea
pelaksanaan EKSA bagi menjayakan
pelaksanaan EKSA

16

BAB 7

PELAKSANAAN EKSA

EKSA dapat dilaksanakan secara tersusun melalui tadbir urus dan tindakan pengurusan yang
mantap merangkumi perkara-perkara seperti berikut:

PEMBENTUKAN 1
JAWATANKUASA EKSA 2
3
PEMBAHAGIAN ZON 4
EKSA

LATIHAN EKSA

MENGADAKAN
PELANCARAN EKSA

Tahap pelaksanaan bagi setiap peringkat tindakan yang diambil seperti pada Rajah di atas perlu
dilaporkan secara berkala kepada pengurusan atasan melalui mekanisme yang ditetapkan.
Pemantauan secara berterusan perlu dilakukan bagi menilai keberkesanan pelaksanaan pada
semua peringkat, manakala kajian semula hendaklah dilakukan bagi menetukan langkah-
langkah penambahbaikan yang perlu diambil.

17

PERINGKAT PERTAMA PERINGKAT KEDUA

 Penubuhan Jawatankuasa EKSA  Membuat pembahagian zon EKSA
 Penyediaan carta perbatuan EKSA  Mewujudkan kumpulan EKSA
 Menyenaraikan peranan dan fungsi
mengikut zon masing-masing
setiap jawatankuasa  Menghebahkan carta pelaksanaan
 Mendapatkan sepenuhnya komitmen
EKSA, pelan kawasan dan senarai
daripada pihak atasan terhadap tugas serta tanggungjawab
pelaksanaan EKSA  Menjelaskan objektif EKSA kepada
pegawai dan kakitangan
 Mempromosikan EKSA melalui e-
poster, bunting, banner dan
sebagainya
 Menubuhkan pasukan audit dalaman

PERINGKAT KETIGA PERINGKAT KEEMPAT

 Menyediakan latihan  Mengadakan pelancaran dan
 Melaksanakan gotong-royong perasmian EKSA sebagai tanda mula
 Mengenalpasti barang/dokumen yang dan menyampaikan sokongan dan
komitmen pengurusan
tidak sesuai digunakan lagi
 Menyediakan jadual pembuangan dan  Memberi pengiktirafan EKSA secara
berkala kepada zon terbaik, tempat
pembersihan kerja terbaik dan sebagainya
 Memastikan barang/dokumen yang
 Mendapatkan pensijilan daripada
telah disisih dan sapu, kemudiannya MAMPU
disusun dengan kemas dan teratur
 Menetapkan keseragaman mengikut
kesesuaian bagi menampakkan
kekemasan
 Menyediakan pelan tindakan audit
dalaman
 Merancang dan melaksanakan aktiviti
penambahbaikan

18

7.1 ELEMEN BAHARU EKSA

EKSA merupakan penjenamaan semula Amalan 5S yang telah diguna pakai dalam sektor awam
sejak tahun 2010. Komponen utama dalam pelaksanaan EKSA masih berteraskan Amalan 5S
yang ditambah baik di samping penambahan beberapa elemen baharu. EKSA bukan bertujuan
untuk menggantikan konsep 5S yang diamalkan sebelum ini, sebaliknya menambah baik elemen
5S tersebut dengan menyokong kepada pewujudan persekitaran kerja yang lebih kondusif.
Amalan 5S ditambah baik dengan menambah lima elemen baharu, iaitu:

Imej Korporat  Merujuk kepada identiti atau persepsi pelanggan/pihak
berkepentingan terhadap persekitaran, tindakan dan
pencapaian sesebuah organisasi.

 Nilai, etika dan norma kerja yang seragam dalam
kalangan warga kerja amat diperlukan untuk mewujudkan
budaya korporat yang positif.

 Menitikberatkan aspek keselamatan persekitaran.

Kreativiti dan inovasi  Menggalakkan warga jabatan/agensi membudayakan
elemen kreativiti dan inovasi semasa melaksanakan tugas
dan tanggungjawab masing-masing.

 Digalakkan untuk sentiasa berfikir di luar kotak (out of the
box) untuk menghasilkan persekitaran kerja yang kondusif
dan selamat.

Amalan Hijau  Ke arah penjimatan sumber.

 Contoh amalan hijau ialah program kitar semula,
peringatan penjimatan elektrik, penjimatan kertas,
peringatan elakkan pembaziran air dan lain-lain.

Persekitaran kondusif  Penekanan pada penyampaian sistem perkhidmatan,
mesra pelanggan dan memberikan keselesaan semasa
berurusan.

 Contoh persekitaran kondusi ialah menyediakan
kemudahan pekerja OKU, ruang menunggu, ruang kerja
yang kemas dan lain-lain.

Kepelbagaian agensi  Penilaian dalam auditan adalah merangkumi aspek generic
dan khusus kerana ia mengambilkira kepelbagaian premis
dan mengikut jenis perkhidmatan yang diberikan.

19

7.2 KONSEP AMALAN 5S

Sehubungan itu, pelaksanaan EKSA yang diamalkan adalah berpandukan konsep amalan 5S.

SISIH

SUSUN

SAPU

SERAGAM

SENTIASA
AMAL

SISIH

 Memberi tumpuan terhadap pengasingan dan pelupusan barang-barang yang
tidak diperlukan. Aktiviti sisih melibatkan:
i. Item yang tiada nilai dan senang dibuang perlu dibuang segera;
ii. Item yang ada nilai tapi tidak digunakan dan tiada kegunaan di masa
akan datang maka dihapuskan/dijual mengikut prosedur; dan
iii. Item tiada nilai tapi kos pelupusannya tinggi, maka perlu menentukan
kaedah/kos yang paling rendah untuk melupuskannya.

20

SUSUN

 Merujuk kepada prinsip ‘Setiap barang ada tempatnya dan setiap tempat ada
barangnya’

 Penumpuan diberikan kepada kaedah penyusunan yang teratur, kemas,
berkesan dan selamat.

 Aktiviti penyusunan melibatkan:
i. Penyusunan item dalam aturan First-In-First-Out;
ii. Melabelkan dan mengindeks nama dan nombor pada item;
iii. Menyimpan item mengikut kategori;
iv. Item disusun supaya mudah dikesan dan boleh dicapai dalam masa
30 saat; dan
v. Semasa bekerja, fail aktif dan bahan rujukan semasa sahaja yang
perlu berada di atas meja. Selepas digunakan, fail dan item-item lain
perlu disimpan semula ke tempat asal.

SAPU

 Memastikan ruang kerja dan peralatan dalam keadaan bersih dan tidak
menjejaskan kualiti peralatan dan kualiti kerja.

 Aktiviti sapu melibatkan:
i. Menetapkan pemilik bagi ruang/perkakas dan mesin;
ii. Memastikan proses pembersihan dijalankan secara berkala mengikut
jadual yang telah ditetapkan; dan
iii. Merekod dan melaporkan segala kerosakan untuk tindakan
penyelenggaraan.

SERAGAM

 Mematuhi piawaian persekitaran berkualiti dan keseragaman yang telah
ditetapkan oleh jabatan/agensi bagi memastikan perlatan/ruang kerja bersih dan
teratur sepanjang masa.

21

SENTIASA AMAL

 Tindakan diambil untuk mengekalkan semua amalan sisih, susun, sapu dan
seragam serta melakukan penambahbaikan untuk mempertingkatkan amalan
EKSA.

 Aktiviti ini melibatkan:
i. Audit dalaman dilakukan secara berkala;
ii. Aktiviti promosi dijalankan secara berterusan;
iii. Mewujudkan sistem pengiktirafan dan penghargaan kepada usaha
yang ditunjukkan;
iv. Mengadakan program kesedaran amalan EKSA secara berterusan
melalui latihan

22

BAB 8

TINDAKAN PELAKSANAAN

KEPERLUAN UTAMA
PELAKSANAAN

RUANG TEMPAT KERJA/PEJABAT

TEMPAT UMUM

KESELAMATAN
PERSEKITARAN

KAWASAN
PERSEKITARAN

TEMPAT
KHUSUS

KOMPONEN UTAMA PELAKSANAAN EKSA

23

8.1 RUANG TEMPAT KERJA / PEJABAT

KEPERLUAN FIZIKAL

LANTAI 1. Memastikan lantai memenuhi kriteria berikut:

a) Selamat dan tidak licin
b) Tiada kekotoran / sampah di lantai
c) Tidak berlubang / pecah atau rosak
d) Tong sampah disediakan

2. Menyediakan program pemantauan dan memastikan jadual
pembersihan dipatuhi.

DINDING 1. Memastikan dinding dan siling bersih dari sebarang kekotoran dan
DAN SILING berasa dalam keadaan baik.

2. Menyediakan hiasan yang bersesuaian dan selaras dengan imej
korporat.

LAMPU DAN 1. Memastikan semua lampu bersih, berfungsi dan dalam keadaan yang
SOKET baik.

2. Memastikan soket elektrik berfungsi dan dalam keadaan yang baik

KEPERLUAN UMUM

SUSUN ATUR 1. Menyeragamkan susunan laci meja/kekaki boleh gerak (mobile
PERALATAN pedestal)

2. Memastikan peralatan kerja di ruang kerja/kubikel dalam keadaan
teratur dan kemas.

a) Komputer/CPU/Monitor
b) Dulang (tray) Keluar/Masuk
c) Folder/fail
d) Perhiasan tidak keterlaluan
e) Kedudukan laci

KEADAAN 1. Menyusun alat tulis dengan kemas dan teratur di atas meja/dulang
PERALATAN (tray)/ dalam laci.

2. Memastikan semua peralatan dalam keadaan baik dan boleh
digunakan.

3. Memastikan tanda/label bersesuaian bagi barang yang disimpan
dalam ruang tertentu/laci.

4. Memastikan semua peralatan bebas dari debu, bersih dan kemas.

5. Mempamerkan tatacara penggunaan untuk peralatan gunasama.

6. Mempamerkan arahan/notis bagi memastikan peralatan disusun
dengan kemas.

24

PERLABELAN 1. Menyediakan tanda nama pegawai/kakitangan pada bilik atau kubikel
DAN PAPAN yang seragam
TANDA/TANDA
2. Menyediakan label yang bersesuaian dan seragam bagi menunjukkan
ARAH seksyen/unit.

3. Menggunakan papan tanda/tanda arah dengan tulisan yang sesuai,
jelas dan mudah dibaca.

4. Meletakkan papan tanda/tanda arah pada kedudukan yang strategic
dan mudah dilihat.

PERHIASAN 1. Menyediakan perhiasan yang minimum dan selaras dengan imej
korporat.

2. Memastikan perhiasan yang digunakan tidak berdebu dan dalam
keadaan baik.

KEPERLUAN 1. Menyediakan dan memaparkan pelan lantai di bilik/ruang guna sama
UMUM yang mudah dilihat.

2. Menyedia dan memaparkan pelan lampu di bilik/ruang guna sama
yang mudah dilihat (sekiranya melebihi dua suis)

3. Memaparkan Senarai Aset Alih Kerajaan (KEW.PA-7) di semua
bilik/ruang.

4. Melantik pegawai bertanggungjawab atau Person-in-Charge (PIC)
bagi setiap ruang/bilik guna sama beserta nombor telefon yang boleh
dihubungi.

5. Menyedia dan memaparkan etika/tatacara penggunaan bilik
gunasama dengan jelas.

6. Merencanakan inisiatif/tindakan proaktif pembaikan sekiranya berlaku
kerosakan dengan segera. (jika ada).

RUANG KERJA

MEJA KERJA 1. Memastikan meja kerja kemas dan peralatan disusun dengan baik.
WARGA / 2. Menyediakan perhiasan yang minimum dan selaras dengan imej
KUBIKEL
KERJA korporat.

BILIK PEGAWAI 1. Memastikan meja kerja kemas dan peralatan disusun dengan baik.
2. Memastikan susunan perabot kemas.
3. Menyediakan perhiasan yang minimum dan selaras dengan imej

korporat.

25

STOR 1. Memastikan stor memenuhi kriteria berikut:
PERALATAN
a) Bersih
PEJABAT b) Tidak berdebu
c) Tersusun
d) Kemas

2. Menyediakan system rekod inventori yang jelas dan teratur bagi
memudahkan capaian barangan dengan cepat dan pantas.

3. Menyediakan label pada setiap ruang letak barang/bahan.

4. Menyediakan etika pengunaan dan peraturan pengambilan barangan
dari stor untuk dipatuhi warga kerja.

5. Menyediakan kad inventori stok dengan maklumat yang sentiasa
dikemaskini.

6. Memastikan tiada bahan/peralatan yang tidak diperlukan turut
disimpan di dalam stor.

7. Menyediakan penanda aras minimum barang dalam stor.

BILIK FAIL 1. Memastikan bilik fail memenuhi kriteria berikut:

a) Bersih
b) Tidak berdebu
c) Tersusun
d) Kemas

2. Memastikan peralatan, kabinet dan rak berada dalam keadaan
teratur, baik dan kemas.

3. Memastikan fail disusun dengan kemas dengan teknik susunan yang
berkesan bagi memudahkan carian/capaian dalam tempoh 30 saat.

4. Menyediakan senarai indeks dan nombor fail.

5. Menyediakan label yang jelas dan mudah dilihat pada setiap
fail/dokumen yang mengandungi:

a) Tajuk fail
b) Nombor susunan fail

6. Menyediakan system kawalan dan pergerakan fail untuk semua
kategori fail aktif/ fail tidak aktif/ fail tutup

SUDUT/BILIK 1. Memastikan sudut/bilik cetak/dokumentasi memenuhi kriteria yang
CETAK/ berikut:

DOKUMENTASI a) Bersih
b) Tidak berdebu
c) Tersusun
d) Kemas
e) Selamat

2. Memastikan peralatan, kabinet dan rak berada dalam keadaan
teratur, baik dan kemas.

26

BILIK 1. Memastikan meja kerja kemas, bersih dan peralatan disusun dengan
PEMANDU baik.

2. Menyediakan perhiasan yang minimum dan selaras dengan imej
korporat.

BILIK SERVER/ 1. Memastikan bilik server/terperingkat memenuhi kriteria berikut:
TERPERINGKAT
a) Bersih
b) Tidak berdebu
c) Tersusun
d) Kemas
e) Selamat

8.2 TEMPAT UMUM

LOBI UTAMA/ 1. Memastikan persekitaran lobi utama/ruang hadapan sentiasa bersih,
RUANG kemas, ceria dan selaras dengan imej korporat.

HADAPAN 2. Mempamerkan maklumat korporat berkaitan agensi yang terkini seperti
contoh-contoh berikut:

a) Visi;
b) Misi;
c) Maklumat Pengurusan Atasan;
d) Moto dan
e) Piagam Pelanggan

3. Menyediakan perkara-perkara berikut di lobi utama:

a) Buku kedatangan pelawat
b) Direktori pegawai
c) Sudut informasi untuk pelanggan
d) Perhiasan yang bersesuaian dengan imej korporat.

KAUNTER 1. Memastikan kaunter utama berimej korporat dan memenuhi kriteria
UTAMA berikut:

a) Sistem maklum balas pelanggan
b) Direktori warga agensi
c) Borang-borang/brosur berkaitan
d) Bahan bacaan/informasi
e) Info mengenai agensi/piagam pelanggan
f) Maklumat kadar bayaran (sekiranya ada).

2. Memastikan kaunter sentiasa bersih, kemas dan ceria.

3. Memastikan usaha-usaha delighting the customer seperti persekitaran
yang kondusif dan kemudahan sokongan dilaksanakan.

4. Menyediakan perkhidmatan yang mesra pelanggan.

27

5. Menyedia dan memaparkan carta aliran perkhidmatan yang
dikemaskini.

RUANG 1. Menyedia dan memastikan sofa/tempat duduk dan bahan bacaan dalam
MENUNGGU keadaan baik, bersih, teratur dan ceria selaras dengan imej korporat.:

2. Memastikan semua peralatan dan hiasan dalam keadaan bersih, kemas
dan teratur.

3. Menyediakan tong sampah yang bersesuaian dan mencukupi.

LALUAN 1. Memastikan susunan peralatan atau hiasan sepanjang laluan kemas,
UTAMA/ bersih dan teratur.
KORIDOR
2. Memastikan tiada halangan di semua laluan dan pintu kecemasan.

BILIK 1. Memastikan semua peralatan seperti kerusi, meja, mikrofon, skrin
MESYUARAT komputer, projektor berada dalam keadaan baik.

2. Memastikan persekitaran bilik mesyuarat bersih, kemas dan selamat..

PERPUSTAKAA 1. Memastikan ruang perpustakaan/Pusat Sumber bersih, kemas dan
N/ PUSAT teratur.
SUMBER
2. Menyediakan sistem susunan/capaian/label bahan bacaan yang
memudahkan pelanggan.

3. Menyediakan sistem rekod kawalan untuk memudahkan pemantauan
bahan bacaan.

SURAU/ BILIK 1. Memastikan barang-barang/ peralatan berikut dalam keadaan baik, boleh
SOLAT digunakan dan dalam keadaan bersih:

a) Telekung/Kain Pelikat
b) Sejadah; dan
c) Tempat sangkut sejadah/telekung

2. Menyediakan kemudahan berikut:

a) Tanda arah kiblat
b) Rak menyimpan Al-Quran dan bahan bacaan
c) Tempat letak/rak kasut
d) Selipar

3. Memastikan Al-Quran/bahan bacaan sentiasa kemas dan dalam
keadaan baik.

4. Memastikan surau/bilik solat sentiasa bersih, teratur, kemas dan selesa.

5. Memastikan surau tidak berbau (bau yang menyenangkan)

6. Memastikan tempat wudhu' bersih.

LIF 1. Memastikan lif berada dalam keadaan baik, bersih dan berfungsi.

2. Menyediakan maklumat pegawai untuk dihubungi sekiranya berlaku
kecemasan.

3. Memaparkan nama bahagian/seksyen bagi setiap aras dengan jelas.

28

4. Memaparkan sijil Perakuan Keselamatan Mesin Angkat mengesahkan
penyelenggaraan lif secara berkala.

PANTRY/ 1. Memastikan peralatan berada dalam keadaan baik, tersusun dan boleh

TEMPAT MINUM digunakan.

2. Memastikan pantri bersih, tidak berdebu dan dalam keadaan terurus.

TANDAS 1. Memastikan persekitaran tandas bersih dan kering.

2. Memastikan bau tandas menyenangkan.

3. Memastikan peralatan tandas berfungsi dengan baik.

4. Memastikan pengudaraan tandas baik.

5. Memaparkan pemakluman seperti jadual tugas, etika dan peraturan
penggunaan tandas.

6. Menyediakan peralatan tambahan seperti berikut:

a) Cecair pencuci tangan
b) Tisu tangan
c) Bakul sampah/Tong Sanitari
d) Cermin Muka
e) Bahan pewangi

7. Menyediakan tandas OKU dan berfungsi dengan baik.

8.3 KESELAMATAN PERSEKITARAN

PELAN 1. Menyediakan Pelan Tindakan Kecemasan yang mengandungi:
TINDAKAN a) Arahan Keselamatan.
KECEMASAN b) Latihan pengungsian bangunan (fire-drill).
c) Tanda Amaran.
d) Pelan laluan kecemasan dan tempat berkumpul.
e) Tanda arah laluan kecemasan.

2. Menyediakan lampu kecemasan yang mudah dilihat, berfungsi
dengan baik dan tiada halangan.

PENDAWAIAN/ 1. Memastikan pendawaian elektrik/telefon/kabel
KABEL komputer/mesin/peralatan dalam keadaan kemas, teratur dan
selamat.

2. Memastikan plag dilabel mengikut kesesuaian peralatan eletrik yang
digunakan.

29

PERALATAN 1. Memastikan alat pemadam api menepati kriteria berikut:
PENCEGAHAN
KEBAKARAN a) Penyelengaraan secara berkala
b) Mempunyai Tatacara Penggunaan
c) Berkeadaan bersih
d) Diletakkan di tempat yang sesuai dan mudah dicapai

2. Memastikan gelung hos pemadam api disediakan dan boleh
digunakan..

3. Memastikan pili bomba tidak dihalang dan dalam keadaan baik.

LALUAN/ 1. Memastikan pintu rintangan api sentiasa ditutup.
TANGGA 2. Memaparkan tanda arah KELUAR dengan jelas.
KECEMASAN 3. Memastikan tiada halangan di laluan/tangga/pintu kecemasan.

KUNCI 1. Memastikan anak kunci dilabel/ditanda dan memenuhi tatacara
keselamatan

2. Memastikan anak kunci disimpan di dalam ruang penyimpanan yang
selamat.

3. Memastikan senarai anak kunci disimpan dengan selamat oleh
pegawai bertanggungjawab.

4. Menyediakan buku log peminjaman kunci dan dikemaskini.

8.4 KAWASAN PERSEKITARAN JABATAN

TEMPAT 1. Menyediakan tempat meletak kenderaan yang sesuain untuk
MELETAK pekerja, pelawat dan OKU.
KENDERAAN
2. Menyediakan tanda/garisan yang jelas di antara lot-lot tempat letak
kenderaan yang disediakan.

3. Menyediakan tunjuk arah laluan pelawat yang jelas.

KAWASAN 1. Memastikan kawasan persekitaran dalam keadaan baik dan bersih.
PERSEKITARAN
2. Menyediakan sistem kawalan laluan yang berkesan.

3. Memastikan tanaman/pokok dijaga rapio dan tiada pokok rosak/mati
di sekitar kawasan.

4. Memastikan kawasan berumput bersih dan rumput tidak dibiarkan
panjang.

JALAN DAN 1. Memastikan lampu jalan berfungsi dan dalam keadaan baik.
LAMPU JALAN 2. Memastikan jalan tidak berlubang dan dalam keadaan baik.

30

TAMAN 1. Memastikan taman permainan dan peralatan di taman permainan
PERMAINAN dalam keadaan baik dan boleh digunakan (jika ada)

TONG/TEMPAT 1. Menyediakan tong/bakul sampah yang bersesuaian dan mencukupi.
SAMPAH
2. Memastikan kawasan tong/pengumpulan sampah bersih, tidak
berbau dan diurus dengan baik.

PONDOK 1. Memastikan pondok pengawal dalam keadaan bersih dan baik.
PENGAWAL

8.5 TEMPAT KHUSUS

BILIK KULIAH/ 1. Memastikan persekitaran bilik bersih, kemas dan selamat.
LATIHAN/
2. Memastikan semua peralatan dilabel dengan betul, disusun
PERBINCANGAN dengan kemas dan berada dalam keadaan yang baik.

3. Memastikan info yang dipaparkan dalam keadaan baik dan terkini.

DEWAN 1. Memastikan persekitaran bilik bersih, kemas dan selamat.
AUDITORIUM
2. Memastikan semua peralatan dilabel dengan betul, disusun
dengan kemas dan berada dalam keadaan yang baik.

3. Memastikan info yang dipaparkan dalam keadaan baik dan terkini.

DEWAN MAKAN/ 1. Memastikan bilik bersih, kemas dan selamat.
TEMPAT
MAKAN/ 2. Memastikan semua peralatan dilabel dengan betul, disusun dengan
kemas dan berada dalam keadaan yang baik.
KAFETARIA/
KANTIN 3. Memastikan susunan perabot kemas

GARAJ 1. Memastikan persekitaran garaj bersih, kemas dan selamat.
2. Memastikan petak parkir kenderaan disediakan.

PREMIS 1. Memastikan persekitaran premis bersih, kemas dan selamat.
PERNIAGAAN 2. Menyediakan etika dan peraturan yang perlu dipatuhi penyewa.

BILIK 1. Memastikan persekitaran bilik hadhanah/taska bersih, kemas dan
HADHANAH/ selamat.

TASKA 2. Peralatan dan kemudahan ICT/siar raya dalam bilik bilik
hadhanah/taska berfungsi dalam keadaan baik dan diselenggara.

ASRAMA 1. Memastikan persekitaran asrama bersih, kemas dan selamat.

2. Memastikan semua peralatan dilabel dengan betul, disusun dengan
kemas dan berada dalam keadaan baik.

31

3. Memastikan susunan perabot kemas.

BILIK 1. Memastikan persekitaran bilik bersih, kemas dan selamat.
PENGINAPAN/
2. Memastikan semua peralatan/perabot berada dalam keadaan baik
REHAT dan tersusun.

PADANG 1. Memastikan kawasan padang bersih dan dalam keadaan baik.
2. Memastikan rumput di kawasan padang pendek.

KOLAM 1. Memastikan kawasan kolam renang bersih dan dalam keadaan baik.
RENANG
2. Menyediakan dan memaparkan peraturan/etika penggunaan kolam
renang.

3. Menyediakan bilik persalinan yang bersih dan teratur.

GELANGGANG 1. Memastikan kawasan gelanggang bersih, dalam keadaan baik dan
selamat digunakan.

2. Menyediakan dan memaparkan peraturan penggunaan gelanggang.

3. Memastikan semua peralatan dilabel dengan betul, disusun dengan
kemas dan berada dalam keadaan baik.

GIMNASIUM 1. Memastikan kawasan gimnasium bersih dan dalam keadaan baik.

2. Memastikan peralatan gimnasium berada dalam keadaan bersih,
tersusun dan selamat digunakan.

BENGKEL 1. Memastikan persekitaran bengkel bersih, kemas dan selamat.
2. Memastikan semua peralatan dalam keadaan baik dan tersusun.
3. Memaparkan tatacara penggunaan alatan yang bersesuaian.

SICK BAY 1. Memastikan persekitaran bersih, kemas dan selamat.

2. Memastikan semua peralatan asas berada dalam keadaan baik dan
tersusun.

32

BAB 9

KESERAGAMAN EKSA PSIS

9.1 KOMPONEN A: KEPERLUAN UTAMA PELAKSANAAN

1. FAIL EKSA (JAWATANKUASA INDUK & JAWATANKUASA ZON)

Tujuan Mewujudkan Fail EKSA yang seragam

Impak Kemas dan memudahkan pencarian

Pelaksanaan Jawatankuasa Induk & Jawatankuasa Zon
Keseragaman

Keseragaman 1. Menggunakan fail putih berkulit keras

2. Muka depan dan tetulang fail adalah mengikut spesifikasi /
template yang telah ditetapkan (keseragaman diperingkat
induk).

3. Muka depan fail:

a) Ada logo Politeknik Sultan Idris Shah

b) Ada logo EKSA PSIS

c) Ada Nama Zon

d) Warna kertas muka hadapan bagi Fail Induk, Fail
Jawatankuasa Promosi, Jawatankuasa Audit dan
Jawatankuasa Latihan adalah bewarna putih.

e) Warna kertas muka hadapan bagi Fail Ketua Zon
adalah mengikut ketetapan warna tema yang telah
dipersetujui oleh setiap zon.

4. Tetulang fail:

a) Ada logo EKSA PSIS

b) Ada Nama Zon

33

2. SENARAI SEMAK ISI KANDUNGAN FAIL EKSA

Tujuan Mewujudkan Fail EKSA yang seragam

Impak Kemas dan memudahkan pencarian

Pelaksanaan Jawatankuasa Induk & Jawatankuasa Zon
Keseragaman

Keseragaman 1. Terdapat 3 kategori:
a) Umum
b) Pelaksanaan Aktiviti
c) Rujukan/Lampiran

2. Bagi kategori Umum, item-item yang diperlukan adalah:
a) Objektif, Visi, Misi dan Slogan
b) Logo
c) Peta kawasan / Pelan Lantai
d) Tugas dan Tanggungjawab jawatankuasa
e) Carta organisasi zon
f) Carta perbatuan / Pelan tindakan zon
g) Minit mesyuarat Zon, Surat / Memo zon

3. Bagi kategori Pelaksanaan Aktiviti, item-item yang diperlukan
adalah:
a) Kertas Kerja pelaksanaan aktiviti EKSA
b) Gambar aktiviti sebelum dan selepas

4. Bagi kategori Rujukan dan Lampiran, item-item yang
diperlukan adalah:
a) Kriteria Audit EKSA
b) Lain-lain (sekiranya ada akan dimaklumkan
kemudian)

34

3. SUDUT EKSA

Tujuan Mewujudkan Sudut EKSA yang seragam

Impak Perkongsian maklumat terkini lebih jelas dan mudah dicapai.

Pelaksanaan Semua Zon Akademik dan Zon Non-Akademik
Keseragaman

Keseragaman 1. Sudut EKSA dibuat secara maya
2. Setiap zon perlu ada lokasi yang bersesuaian untuk dijadikan

Sudut EKSA.
3. Item yang perlu ada di Sudut EKSA Maya adalah:

a) Dasar EKSA
b) Carta organisasi zon EKSA
c) Pelan Lantai
d) Carta Perbatuan Zon
e) Gambar aktiviti sebelum dan selepas
f) Informasi / hebahan
g) Tarikh kemaskini sudut EKSA

4. LABEL PENJIMATAN

Tujuan Mewujudkan keseragaman dari segi perlabelan

Impak Mudah untuk dikenalpasti dan kemas

Pelaksanaan Semua Zon Akademik dan Zon Non-Akademik
Keseragaman

Keseragaman 1. Menggunakan gambar, label, tulisan, reka bentuk dan warna
yang bersesuaian dan diletakkan di lokasi yang sepatutnya.

2. Setiap zon dicadangkan untuk menyeragamkan label bagi zon
tersebut.

3. Pelaksanaan penjimatan tenaga/sumber yang boleh dilakukan
adalah:

a) Notis/arahan penjimatan tenaga (jimat air / jimat elektrik)

b) Penggunaan lampu/peralatan (save energy)

c) Penetapan suhu optimum

d) Kempen hijau

35

9.2 KOMPONEN B: RUANG TEMPAT KERJA / PEJABAT
1. RUANG ATAS MEJA STAF

Tujuan Penambahbaikan berterusan dan pembudayaan imej korporat

Impak Ruang kerja lebih kemas, teratur, selesa dan selamat

Pelaksanaan Semua Zon Akademik dan Zon Non-Akademik
Keseragaman

Keseragaman 1. Cadangan keseragaman di atas meja staf adalah:
a) Set komputer – kabel dan wayar berada dalam keadaan
kemas.

b) Tray surat berlabel:

i. IN - Tray bahagian atas
ii. OUT – Tray di bahagian tengah
iii. KIV – tray di bahagian bawah

c) 1 bekas alat tulis dan cop

d) Perhiasan peribadi di had kan kepada 5 item sahaja.
(cermin dan kotak tisu dikira sebagai perhiasan peribadi)

e) Telefon (jika ada)

f) Mesin pencetak (jika ada)
g) Fail – hanya 3 fail sahaja yang dibenarkan.
h) Dinding partition – hiasan yang minima

2. Tiada keseragaman susunan ditetapkan. Ia bergantung
kepada kesesuaian di setiap zon. Jika zon tersebut
mengamalkannya, ianya haruslah dipatuhi dan diseragamkan
kepada semua warga zon berkenaan.

36

2. RUANG BAWAH MEJA STAF

Tujuan Penambahbaikan berterusan dan pembudayaan imej korporat

Impak Ruang kerja lebih kemas, teratur, selesa dan selamat

Pelaksanaan Semua Zon Akademik dan Zon Non-Akademik
Keseragaman

Keseragaman 1. Cadangan keseragaman di bawah meja staf adalah:

a) Mobile pedestal / kabinet bergerak

b) CPU / AVR / Plug penyambung (jika ada)

c) Maksimum 2 pasang kasut sahaja.

d) Maksimum 3 kotak bersaiz A4 sahaja.

e) Bakul sampah

2. Tiada keseragaman susunan yang ditetapkan. Ia bergantung
kepada kesesuaian di setiap zon. Jika zon tersebut
mengamalkannya, ianya haruslah dipatuhi dan diseragamkan
kepada semua warga zon berkenaan.

3. MOBILE PEDESTAL / KABINET BERGERAK

Tujuan Penambahbaikan berterusan dan pembudayaan imej korporat

Impak Ruang kerja lebih kemas, teratur, selesa dan selamat

Pelaksanaan Semua Zon Akademik dan Zon Non-Akademik
Keseragaman

Keseragaman 1. Tiada keseragaman susunan yang ditetapkan. Ia bergantung
kepada kesesuaian di setiap zon. Jika zon tersebut
mengamalkannya, ianya haruslah dipatuhi dan diseragamkan
kepada semua warga zon berkenaan.

37

4. LABEL LACI

Tujuan Penambahbaikan berterusan dan pembudayaan imej korporat

Impak Ruang kerja lebih kemas, teratur, selesa dan selamat

Pelaksanaan Semua Zon Akademik dan Zon Non-Akademik
Keseragaman

Keseragaman 1. Cadangan keseragaman bagi perlabelan laci staf adalah:
a) Kabinet 3 laci
i. Laci atas berlabel Alat Tulis
ii. Laci tengah berlabel Peribadi
iii. Laci bawah berlabel Peribadi
b) Kabinet 2 laci
i. Laci atas berlabel Alat Tulis
ii. Laci bawah berlabel Peribadi
c) Tiada keseragaman rekabentuk label yang ditetapkan. Ia
bergantung kepada kesesuaian dan kreativiti setiap zon. Jika
zon tersebut mengamalkannya, ianya haruslah dipatuhi dan
diseragamkan kepada semua warga zon berkenaan.

5. LACI ALAT TULIS

Tujuan Penambahbaikan berterusan dan pembudayaan imej korporat

Impak Laci kerja lebih kemas dan teratur

Pelaksanaan Semua Zon Akademik dan Zon Non-Akademik
Keseragaman

Keseragaman 1. Tiada keseragaman susunan alat tulis yang ditetapkan. Ia
bergantung kepada kesesuaian dan kreativiti setiap zon. Jika zon
tersebut mengamalkannya, ianya haruslah dipatuhi dan
diseragamkan kepada semua warga zon berkenaan.

38

6. TANDA NAMA PEGAWAI

Tujuan Pembudayaan imej korporat

Impak Mudah untuk mengenalpasti kedudukan

Pelaksanaan Semua Zon Akademik dan Zon Non-Akademik
Keseragaman

Keseragaman 1. Tanda nama pegawai perlu ditampal/dipamerkan di pintu atau
ruang yang mudah dilihat.

2. Tiada keseragaman tanda nama pegawai/kakitangan di bilik atau
ruang tempat kerja yang ditetapkan. Ia bergantung kepada
kesesuaian dan kreativiti setiap zon. Jika zon tersebut
mengamalkannya, ianya haruslah dipatuhi dan diseragamkan
kepada semua warga zon berkenaan.

7. TANDA NAMA PEGAWAI YANG BERTANGGUNGJAWAB/PERSON IN CHARGE (PIC)

Tujuan Pembudayaan imej korporat dan mewujudkan keseragaman

Impak Mudah untuk dikenalpasti

Pelaksanaan Semua Zon Akademik dan Zon Non-Akademik
Keseragaman

Keseragaman 1. Tanda nama pegawai bertanggungjawab perlu mempunyai
butiran berikut:

a) Gambar pegawai bertanggungjawab

b) Maklumat berkaitan

i. Nama pegawai

ii. Lokasi

iii. Nama zon

iv. Nombor telefon untuk dihubungi

c) Logo EKSA PSIS

2. Keseragaman rekabentuk tanda nama pegawai yang
bertanggungjawab/person in charge adalah seperti yang
ditetapkan. Sila rujuk Lampiran 2. Ianya haruslah dipatuhi dan
diseragamkan kepada semua warga zon.

3. Tanda nama pegawai bertanggungjawab perlu
ditampal/dipamerkan di pintu atau ruang yang mudah dilihat pada
setiap lokasi.

39

8. PELAN LANTAI DAN PELAN LAMPU

Tujuan Penambahbaikan berterusan dan pembudayaan imej korporat

Impak Mudah untuk dikenalpasti

Pelaksanaan Semua Zon Akademik dan Zon Non-Akademik
Keseragaman

Keseragaman 1. Pelan lantai dipamerkan di bilik/ruang gunasama yang mudah
dilihat.

2. Pelan lampu disedia dan dipaparkan di bilik/ruang gunasama
sekiranya melebihi dua suis.

3. Tiada keseragaman rekabentuk bagi pelan lampu dan pelan lantai
yang ditetapkan. Ia bergantung kepada kesesuaian dan kreativiti
setiap zon. Jika zon tersebut mengamalkannya, ianya haruslah
dipatuhi dan diseragamkan kepada semua warga zon berkenaan.

9. ETIKA/TATACARA PENGGUNAAN BILIK/RUANG DAN PERALATAN GUNASAMA
(SOP)

Tujuan Penambahbaikan berterusan dan pembudayaan imej korporat

Impak Memudahkan pengurusan dan penggunaan secara sistematik

Pelaksanaan Semua Zon Akademik dan Zon Non-Akademik
Keseragaman

Keseragaman 1. Etika/tatacara penggunaan bilik/ruang dan peralatan gunasama
dipamerkan di lokasi yang bersesuaian supaya mudah dilihat.

2. Tiada keseragaman rekabentuk bagi etika/tatacara yang ditetapkan.
Ia bergantung kepada kesesuaian dan kreativiti setiap zon. Jika zon
tersebut mengamalkannya, ianya haruslah dipatuhi dan
diseragamkan kepada semua zon berkenaan.

40

10. KABINET / RAK FAIL

Tujuan Penambahbaikan berterusan

Impak Memudahkan carian, kemas, teratur dan selesa

Pelaksanaan Semua Zon Akademik dan Zon Non-Akademik
Keseragaman

Keseragaman 1. Memastikan setiap rak fail pegawai berada dalam keadaan bersih,
tidak berdebu dan susunan fail kemas dan teratur.

2. Fail perlu disusun secara berdiri

3. Setiap fail perlu dilabel bagi memudahkan pencarian.

4. Tiada keseragaman rekabentuk atau cara perlabelan yang
ditetapkan. Ia bergantung kepada kesesuaian dan kreativiti setiap
zon. Jika zon tersebut mengamalkannya, ianya haruslah dipatuhi
dan diseragamkan kepada semua zon berkenaan.

9.3 KOMPONEN D: KESELAMATAN PERSEKITARAN
1. PELAN LALUAN KECEMASAN

Tujuan Keselamatan

Impak Memudahkan penyelamatan diri ketika berlakunya kecemasan

Pelaksanaan Semua Zon Akademik dan Zon Non-Akademik
Keseragaman

Keseragaman 1. Mempunyai anak panah yang menunjukkan laluan ke tempat
berkumpul.

2. Pelan laluan kecemasan ditampalkan/dipamerkan di lokasi yang
bersesuaian supaya ia mudah dilihat ketika berlakunya kecemasan.

41

2. PENDAWAIAN / KABEL / PLAG

Tujuan Mewujudkan kekemasan dan keselamatan

Impak Memudahkan carian, kemas dan selamat

Pelaksanaan Semua Zon Akademik dan Zon Non-Akademik
Keseragaman

Keseragaman 1. Memastikan plag dilabel mengikut kesesuaian peralatan elektrik
yang digunakan.

2. Memastikan pendawaian elektrik/ telefon/ kabel komputer/ mesin/
peralatan berada dalam keadaan yang kemas dan selamat.

3. Tiada keseragaman rekabentuk atau cara perlabelan yang
ditetapkan. Ia bergantung kepada kesesuaian dan kreativiti setiap
zon. Jika zon tersebut mengamalkannya, ianya haruslah dipatuhi
dan diseragamkan kepada semua zon berkenaan.

3. TATACARA PENGGUNAAN ALAT PEMADAM API

Tujuan Keselamatan

Impak Memudahkan penggunaan ketika berlakunya kecemasan

Pelaksanaan Semua Zon Akademik dan Zon Non-Akademik
Keseragaman

Keseragaman 1. Menunjukkan langkah-langkah penggunaan alat pemadam api
dengan jelas.

2. Ditampal/dipamerkan pada semua lokasi yang mempunyai alat
pemadam api.

3. Tiada keseragaman rekabentuk atau cara perlabelan yang
ditetapkan. Ia bergantung kepada kesesuaian dan kreativiti setiap
zon. Jika zon tersebut mengamalkannya, ianya haruslah dipatuhi
dan diseragamkan kepada semua zon berkenaan.

42