คู่มือการจัดทำ รายการซื้อ และขาย ผ่านโปรแกรมสําเร็จรูปทางบัญชี และการออกใบกำ กับภาษี ใบรับต่าง ๆ ผ่านโปรแกรมสำ เร็จรูปทางบัญชี ORACLE NETSUITE ภาษีเจริญ จัดทำ โดย : นายยนิซอบัร สุไลมาน
คู่ม ื อการจดัทำรายการซ้ื อ-ขายโดยใชโ้ปรแกรมสาํเร ็ จรูปทางบญัชีOracle NetSuite และการออกใบกำกบัภาษีใบรับต่าง ๆ ผา่นโปรแกรมสำเร ็ จรูปทางบญัชีภาษีเจริญ A manual toPreparingpurchases andsales usingthe accountingsoftware Oracle NetSuite andissuingtaxinvoices & receipts throughthe accountingsoftwarePhasi Charoen. บริษทัศาลาแดงจำกดั โดย นายนิซอบรัสุไลมาน รหสันกศั ึกษา 165205100050 สาขาการบญชั ีคณะบริหารธุรกิจ มหาวทยาลิยัเทคโนโลยราชีมงคลศรีวชิยัวทยาเขติสงขลา ปีการศึกษา 2566
คำนำ คู่มือการจดัทำรายการซ้ือ-ขายโดยใชโ้ปรแกรมสาํเร็จรูปทางบญัชีOracle NetSuiteและการออก ใบกำกบัภาษีใบรับต่าง ๆ ผา่นโปรแกรมสำเร็จรูปทางบญัชีภาษีเจริญ ฉบบัน้ีจดัทำข้ึนเพื่อใหน้กัศึกษา ฝึกงานที่เขา้ฝึกประสบการณ์ใน บริษทัศาลาแดงจำกดัเท่าน้นัเพื่อใชเ้ป็นเครื่องมือช่วยเสริมสร้างความ รู้ความเขา้ใจในการปฏิบตัิงาน โดยไดจ้ดัทำรายละเอียดของการเขา้ใชง้านการจดัทำรายการซ้ือ-ขายโดยใช้ โปรแกรมสาํเร็จรูปทางบญัชีOracle NetSuiteและการออกใบกำกบัภาษีใบรับต่าง ๆ ผา่นโปรแกรม สำเร็จรูปทางบญัชีภาษีเจริญ โดยแสดงถึงข้นัตอนการจดัทำรายการซ้ือ-ขายโดยใชโ้ปรแกรม สาํเร็จรูปทางบญัชีOracle NetSuiteและการออกใบกำกบัภาษีใบรับต่าง ๆ ผา่นโปรแกรมสำเร็จรูปทาง บญัชีภาษีเจริญ เพื่อใหน้กัศึกฝึกงานไดท้ราบถึงข้นัตอนการใชง้าน ซ่ึงเขา้ใจง่ายและใชเ้ป็นมาตรฐานในการ ปฏิบตัิงานเบ้ืองตน้ผจู้ดัทำคาดหวงัเป็นอยา่งยงิ่วา่การจดัทำคู่มือฉบบัน้ีจะมีขอ้มลูที่เป็นประโยชนต์ ่อผทู้ี่ได้ เขา้ฝึกงานในบริษทัศาลาแดงจำกดั ไดด้ี ผจู้ดัทำ นายนิซอบรัสุไลมาน
สารบญั เรื่องที่หนา้ คำนำ รายละเอียดทวั่ ไป 1 ข้นัตอนการทำงาน 8 1.การต้งัค่าขอ้มลูหลกั8 การสร้างฐานขอ้มลูผงับญัชี(Chart of Accounts) 8 การสร้างฐานขอ้มลูลกูคา้ที่ยงัไม่ตดัสินใจซ้ือ(Lead) 8 การสร้างฐานขอ้มลูลกูคา้รายใหม่(Customer) 10 การสร้างฐานขอ้มลูผขู้าย(Vendor) 13 การสร้างฐานขอ้มลูหลกัสินคา้ (Create Item) 15 การสร้างฐานขอ้มลูคลงัสินคา้ (Create Location) 16 การสร้างฐานขอ้มลูหน่วยนบั (Create Unit of Measure) 17 2.การสร้างใบขอซ้ือ(Purchase Requisitions) 19 การเขา้สู่หนา้จอการสร้างใบขอซ้ือ(Purchase Requisitions) 19 กรอกขอ้มลูรายละเอียดใบขอซ้ือ 19 การบนัทึกขอ้มลูที่หนา้จอใบขอซ้ือ 21 การยนืยนัการันทึกขอ้มลูของใบขอซ้ือ 21 3.การต้งัค่า Reminders 22 การเขา้สู่หนา้จอการต้งัค่า Reminders 22 4.การสร้างเอกสารใบสงั่ซ้ือจากใบขอซ้ือสินคา้ 23 การเขา้สู่หนา้จอใบสงั่ซ้ือจากใบขอซ้ือสินคา้ 23 5.การรับสินคา้เขา้คลงัสินคา้ (Item Receipts & Fulfillment) 26 การเขา้สู่หนา้จอการรับสินคา้เขา้คลงัสินคา้ (Item Receipts & Fulfillment) 26 การกดรับสินคา้เขา้คลงัสินคา้ 27 การพิมพเ์อกสารใบรับสินคา้ 28 6.การส่งคืนสินคา้ใหผ้ขู้าย(Vendor Return Authorizations) 28 การเขา้สู่หนา้จอการส่งคืนสินคา้ (Vendor Return Authorizations) 28 7. สร้างใบแจง้ยอดการชำระเงิน (Vendor Bill) 31
สารบญั เรื่องที่หนา้ การเขา้สู่หนา้จอใบแจง้ยอดการชำระเงิน (Vendor Bill) 31 8. สร้างใบลดหน้ีจากการส่งคืนสินคา้ (Vendor Credit) 32 การเขา้สู่หนา้จอใบลดหน้ีจากการส่งคืนสินคา้ (Vendor Credit) 32 9.การจ่ายชำระหน้ีใหก้บัเจา้หน้ีการคา้ 35 การเขา้สู่หนา้จอการจ่ายชำระหน้ีใหก้บัเจา้หน้ีการคา้ 35 10.การสร้างใบเสนอราคาขาย(Sale Quotations) 37 การเขา้สู่หนา้จอการสร้างใบเสนอราคาขาย(Sale Quotations) 37 11. สร้างใบสงั่ขาย(Sales Order) 40 การเขา้สู่หนา้จอกาสร้างใบสงั่ขาย(Sales Order) 40 12.การสร้างใบส่งสินคา้ (Fulfillment) 45 การเขา้สู่หนา้จอใบส่งสินคา้ (Fulfillment) 45 13. สร้างใบแจง้หน้ี(Invoice) 48 การเขา้สู่หนา้จอการสร้างใบแจง้หน้ี(Invoice) 48 14. สร้างใบรับคืนสินคา้จากลกูคา้ (Return Authorizations) 53 การเขา้สู่หนา้จอสร้างใบรับคืนสินคา้จากลกูคา้ (Return Authorizations) 53 15. สร้างใบเพิ่มหน้ี(Debit Note) 59 การเขา้สู่หนา้จอการสร้างใบเพิ่มหน้ี(Debit Note) 59 16. สร้างใบลดหน้ี(Credit Memo) 63 การเขา้สู่หนา้จอสร้างใบลดหน้ี(Credit Memo) 63 17.การรับชำระหน้ีจากลกูคา้ (CustomerPayment) 67 การเขา้สู่หนา้จอการรับชำระหน้ีจากลกูคา้ (CustomerPayment) 67 18.การขายสินคา้เป็นเงินสด(CashSale) 73 การเขา้สู่หนา้จอการขายสินคา้เป็นเงินสด(CashSale) 73 19.การคืนเงินลกูคา้ (Refund CashSale) 79 การเขา้สู่หนา้จอการคืนเงินลกูคา้ (Refund CashSale) 79
สารบญัภาพ ภาพที่หนา้ ภาพที่1.1 หนา้จอแสดงการเขา้สู่หนา้จอสร้างฐานขอ้มลูผงับญัชี8 ภาพที่1.2 หนา้จอแสดงรายการฐานขอ้มลูผงับญัชี8 ภาพที่1.3 หนา้จอแสดงการสร้างฐานขอ้มลูผงับญัชี9 ภาพที่1.4 หนา้จอแสดงการเขา้สู่หนา้จอสร้างฐานขอ้มลูลกูคา้ที่ยงัไม่ตดัสินใจซ้ือ 9 ภาพที่1.5 หนา้จอแสดงรายการลกูคา้ที่ยงัไม่ตดัสินใจซ้ือ 9 ภาพที่1.6 หนา้จอแสดงการสร้างฐานขอ้มลูลกูคา้ที่ยงัไม่ตดัสินใจซ้ือ 10 ภาพที่1.7 หนา้จอแสดงการเขา้สู่หนา้จอฐานขอ้มลูลกูคา้ 10 ภาพที่1.8 หนา้จอแสดงรายการลกูคา้ 11 ภาพที่1.9 หนา้จอแสดงการสร้างฐานส่วนของขอ้มลูทวั่ ไปของลกูคา้รายใหม่11 ภาพที่1.10 หนา้จอแสดงส่วนของขอ้มลูติดต่อลกูคา้ของการสร้างฐานขอ้มลูลกูคา้รายใหม่12 ภาพที่1.11 หนา้จอแสดงการเขา้สู่หนา้จอส่วนของขอ้มลูที่อยขู่องลกูคา้รายใหม่12 ภาพที่1.12 หนา้จอแสดงการสร้างฐานขอ้มลูส่วนของที่อยขู่องลกูคา้รายใหม่12 ภาพที่1.13 หนา้จอแสดงการสร้างฐานขอ้มลูส่วนขอ้มลูทางการเงินของลกูคา้รายใหม่13 ภาพที่1.14 หนา้จอแสดงการเขา้สู่หนา้จอขอ้มลูผขู้าย 13 ภาพที่1.15 หนา้จอแสดงการเขา้สู่หนา้จอจากรายการผขู้าย 13 ภาพที่1.16 หนา้จอแสดงการสร้างฐานส่วนของขอ้มลูทวั่ ไปของผขู้าย 14 ภาพที่1.17 หนา้จอแสดงการสร้างฐานส่วนของขอ้มลูที่อยขู่องผขู้าย 14 ภาพที่1.18 หนา้จอแสดงการสร้างฐานขอ้มลูเลขประจำตวัผเู้สียภาษีอากรและผกูรหสับญัชีของผขู้าย 15 ภาพที่1.19 หนา้จอแสดงการเขา้สู่หนา้จอของการสร้างฐานขอ้มลูหลกัสินคา้ 15 ภาพที่1.20 หนา้จอแสดงการเขา้สู่หนา้จอสร้างฐานขอ้มลูหลกัสินคา้จากรายการหลกัสินคา้ 15 ภาพที่1.21 หนา้จอแสดงประเภทขอ้มลูรายการหลกัสินคา้ 16 ภาพที่1.22 หนา้จอแสดงการสร้างฐานขอ้มลูส่วนของขอ้มลูทวั่ ไปของหลกัสินคา้ 16 ภาพที่1.23 หนา้จอแสดงการสร้างฐานขอ้มลูส่วนของบญัชีที่รับรู้ของหลกัสินคา้ 16 ภาพที่1.24 หนา้จอแสดงการเขา้สู่หนา้จอการสร้างฐานขอ้มลูคลงัสินคา้ 17 ภาพที่1.25 หนา้จอแสดงการเขา้สู่หนา้จอการสร้างฐานขอ้มลูคลงัสินคา้จากหนา้จอรายการสินคา้ 17 ภาพที่1.26 หนา้จอแสดงการสร้างฐานขอ้มลูคลงัสินคา้ 17 ภาพที่1.27 หนา้จอแสดงการเขา้สู่หนา้จอการสร้างฐานขอ้มลูหน่วยนบั18
สารบญัภาพ ภาพที่หนา้ ภาพที่1.28 หนา้จอแสดงการเขา้สู่หนา้จอการสร้างฐานขอ้มลูหน่วยนบัจากรายการหน่วยนบั18 ภาพที่1.29 หนา้จอแสดงการสร้างฐานขอ้มลูหน่วยนบั18 ภาพที่1.30 หนา้จอแสดงการเขา้สู่หนา้จอใบขอซ้ือ 19 ภาพที่1.31 หนา้จอแสดงการเขา้สู่หนา้จอใบขอซ้ือจากหนา้จอรายการใบขอซ้ือ 19 ภาพที่1.32 หนา้จอแสดงรายละเอียดส่วนของขอ้มลูทวั่ ไปของใบขอซ้ือ 20 ภาพที่1.33 หนา้จอแสดงรายละเอียดส่วนของสินคา้ในใบขอซ้ือ 20 ภาพที่1.34 หนา้จอแสดงรายละเอียด Relationships ในใบขอซ้ือ 21 ภาพที่1.35 หนา้จอแสดงรายละเอียดการบนัทึกขอ้มลูที่หนา้จอใบขอซ้ือ 21 ภาพที่1.36 หนา้จอแสดงยนืยนัการันทึกขอ้มลูของใบขอซ้ือ 21 ภาพที่1.37 หนา้จอแสดง Dashboard 22 ภาพที่1.38 หนา้จอแสดงรายการเลือก Reminder 22 ภาพที่1.39 หนา้จอแสดง Remindersของผมู้ีอาํนาจอนุมตัิในการอนุมตัิใบขอซ้ือ 22 ภาพที่1.40 หนา้จอแสดงการอนุมตัิใบขอซ้ือของผมู้ีอาํนาจอนุมตัิ23 ภาพที่1.41 หนา้จอแสดงรายละเอียดผอู้นุมตัิตอ้งการดูรายละเอียดใบขอซ้ือ 23 ภาพที่1.42 หนา้จอแสดงรายละเอียดการอนุมตัิหรือการไม่อนุมตัิของใบขอซ้ือ 23 ภาพที่1.43 หนา้จอแสดงการเขา้สู่หนา้จอใบสงั่ซ้ือจากหนา้จอใบขอซ้ือ 23 ภาพที่1.44 หนา้จอแสดงสถานะPending Orderของรายการใบขอซ้ือสินคา้ 24 ภาพที่1.45 หนา้จอแสดงสถานะPending Orderของใบขอซ้ือสินคา้ 24 ภาพที่1.46 หนา้จอแสดงหนา้ Order Requisition 25 ภาพที่1.47 หนา้จอแสดงหนา้ProcessedPurchase Orders 25 ภาพที่1.48 หนา้จอแสดงหนา้จอใบสงั่ซ้ือ 25 ภาพที่1.49 หนา้จอแสดงหนา้เอกสารใบสงั่ซ้ือ 26 ภาพที่1.51 หนา้จอแสดงรายการใบสงั่ซ้ือ 26 ภาพที่1.52 หนา้จอแสดงหนา้ใบสงั่ซ้ือ 26 ภาพที่1.53 หนา้จอแสดงการเขา้สู่หนา้จอการรับสินคา้เขา้คลงัสินคา้ 27 ภาพที่1.54 หนา้จอแสดงรายละเอียดรายการรับสินคา้เขา้คลงัสินคา้ 27 ภาพที่1.55 หนา้จอแสดงสถานะรายการรับสินคา้เขา้คลงัสินคา้ 27
สารบญัภาพ ภาพที่หนา้ ภาพที่1.56 หนา้จอแสดงสถานะหลงัจากนำเขา้ขอ้มลูรายการรับสินคา้เขา้คลงัสินคา้ 28 ภาพที่1.57 หนา้จอแสดงขอ้มลูหลงัจากนำเขา้ขอ้มลูรายการรับสินคา้เขา้คลงัสินคา้ 28 ภาพที่1.58 หนา้จอแสดงรายละเอียดการเขา้สู่หนา้จอการส่งคืนสินคา้จากหนา้จอใบสงั่ซ้ือ 28 ภาพที่1.59 หนา้จอแสดงรายการใบสงั่ซ้ือที่มีPending Bill/Fully Billedเพื่อทาํการกดรับสินคา้ 28 ภาพที่1.60 หนา้จอแสดงหนา้ใบสงั่ซ้ือ(Purchase Orders) 29 ภาพที่1.61 หนา้จอแสดงการเขา้สู่หนา้จอการส่งคืนสินคา้ 29 ภาพที่1.62 หนา้จอแสดงรายละเอียดส่วนของขอ้มลูทวั่ ไปในการส่งคืนสินคา้ 29 ภาพที่1.63 หนา้จอแสดงรายละเอียดส่วนของสินคา้ในการส่งคืนสินคา้ 30 ภาพที่1.64 หนา้จอแสดงการยนืยนัในการกรอกขอ้มลูการส่งคืนสินคา้ 30 ภาพที่1.65 หนา้จอแสดงรายการส่งคืนสินคา้ 30 ภาพที่1.66 หนา้จอแสดงหนา้การส่งคืนสินคา้ 30 ภาพที่1.67 หนา้จอแสดงหนา้ส่งคืนสินคา้ ใหก้บัผขู้าย 31 ภาพที่1.68 หนา้จอแสดงรายละเอียดการเขา้สู่หนา้จอใบแจง้ยอดการชำระเงิน 31 ภาพที่1.69 หนา้จอแสดงรายการใบสงั่ซ้ือ 31 ภาพที่1.70 หนา้จอแสดงหนา้ใบสงั่ซ้ือ 31 ภาพที่1.71 หนา้จอแสดงรายละเอียดส่วนของขอ้มลูทวั่ ไปในใบแจง้ยอดการชำระเงิน 32 ภาพที่1.72 หนา้จอแสดงรายละเอียดส่วนของขอ้มลูสินคา้ในใบแจง้ยอดการชำระเงิน 32 ภาพที่1.73 หนา้จอแสดงรายละเอียดการเขา้สู่หนา้จอใบลดหน้ีจากการส่งคืนสินคา้ 33 ภาพที่1.74 หนา้จอแสดงรายละเอียดรายการส่งคืนสินคา้ที่มีสถานะPending Bill/Fully Billed 33 ภาพที่1.75 หนา้จอแสดงรายละเอียดหนา้จอใบลดหน้ีจากหนา้ส่งคืนสินคา้ใหก้บัผขู้าย 33 ภาพที่1.76 หนา้จอแสดงรายละเอียดการเขา้สู่หนา้จอใบลดหน้ี34 ภาพที่1.77 หนา้จอแสดงรายการใบลดหน้ี34 ภาพที่1.78 หนา้จอแสดงรายละเอียดส่วนของขอ้มลูทวั่ ไปในใบลดหน้ีจากการส่งคืนสินคา้ 35 ภาพที่1.79 หนา้จอแสดงรายละเอียดส่วนของสินคา้ในใบลดหน้ีจากการส่งคืนสินคา้ 35 ภาพที่1.80 หนา้จอแสดงการยนืยนัในการออกใบลดหน้ีจากส่งคืนสินคา้ 35 ภาพที่1.81 หนา้จอแสดงการเขา้สู่หนา้จอการจ่ายชำระหน้ีการคา้ 36 ภาพที่1.82 หนา้จอแสดงรายละเอียดส่วนของขอ้มลูทวั่ ไปในการจ่ายชำระหน้ีการคา้ 36
สารบญัภาพ ภาพที่หนา้ ภาพที่1.83 หนา้จอแสดงรายละเอียดส่วนของขอ้มสูินคา้ในการจ่ายชำระหน้ี37 ภาพที่1.84 หนา้จอแสดงยนืยนัการลงขอ้มลูในการจ่ายชำระหน้ี37 ภาพที่1.85 หนา้จอแสดงรายละเอียดการเขา้สู่หนา้จอใบเสนอราคา 37 ภาพที่1.86 หนา้จอแสดงรายการใบเสนอราคา 37 ภาพที่1.87 หนา้จอแสดงรายละเอียดส่วนของขอ้มลูทวั่ ไปในหนา้จอใบเสนอราคา 38 ภาพที่1.88 หนา้จอแสดงรายละเอียดส่วนของสินคา้ในหนา้จอใบเสนอราคา 39 ภาพที่1.89 หนา้จอแสดงรายละเอียดส่วนของการอพัเดทคลงัสินคา้ในหนา้จอใบเสนอราคา 39 ภาพที่1.90 หนา้จอแสดงรายละเอียดส่วนของความสมัพนัธ์ทางการคา้ในหนา้จอใบเสนอราคา 40 ภาพที่1.91 หนา้จอแสดงรายละเอียดการกดบนัทึกในหนา้จอใบเสนอราคา 40 ภาพที่1.92 หนา้จอแสดงรายละเอียดการยนืยนัและการส่งอนุมตัิในหนา้จอใบเสนอราคา 40 ภาพที่1.93 หนา้จอแสดงรายการใบสงั่ซ้ือ 41 ภาพที่1.94 หนา้จอแสดงรายการใบเสนอราคาขายที่มีสถานะ Open/Processedเพื่อ ทาํการออกใบสงั่ขาย 41 ภาพที่1.95 หนา้จอแสดงรายละเอียดหนา้จอใบเสนอราคาเพื่อเขา้สู่หนา้จอใบสงั่ขาย 41 ภาพที่1.96 หนา้จอแสดงรายละเอียดการเขา้สู่หนา้จอใบสงั่ขาย 42 ภาพที่1.97 หนา้จอแสดงรายละเอียดการเขา้สู่หนา้จอรายการใบสงั่ขาย 42 ภาพที่1.98 หนา้จอแสดงรายละเอียดส่วนของขอ้มลูทวั่ ไปในหนา้จอใบสงั่ขาย 43 ภาพที่1.99 หนา้จอแสดงรายละเอียดส่วนของคลงัสินคา้ในหนา้จอใบสงั่ขาย 43 ภาพที่1.100 หนา้จอแสดงรายละเอียดส่วนของขอ้มลูสินคา้ในหนา้จอใบสงั่ขาย 44 ภาพที่1.101 หนา้จอแสดงรายละเอียดส่วนของขอ้มลูInventory Detailในหนา้จอใบสงั่ขาย 44 ภาพที่1.102 หนา้จอแสดงรายละเอียดหนา้จอส่วนของการกดบนัทึกขอ้มลูในหนา้จอใบสงั่ขาย 45 ภาพที่1.103 หนา้จอแสดงรายละเอียดหนา้จอส่วนของการอนุมตัิใบสงั่ขายในหนา้จอใบสงั่ขาย 45 ภาพที่1.104 หนา้จอแสดงรายละเอียดการเขา้สู่หนา้จอรายการใบสงั่ขายท้งัหมด 46 ภาพที่1.105 หนา้จอแสดงรายละเอียดหนา้จอรายการใบสงั่ขายท้งัหมด 46 ภาพที่1.106 หนา้จอแสดงรายละเอียดหนา้จอใบสงั่ขายเพื่อทำการออกใบส่งสินคา้ 46 ภาพที่1.107 หนา้จอแสดงรายละเอียดหนา้จอส่วนของขอ้มลูทวั่ ไปในใบส่งสินคา้ 47 ภาพที่1.108 หนา้จอแสดงรายละเอียดหนา้จอส่วนของขอ้มลูInventory Detail ในใบสงั่ขาย 47
สารบญัภาพ ภาพที่หนา้ ภาพที่1.109 หนา้จอแสดงรายละเอียดหนา้จอกระบวณการกดบนัทึกในใบส่งสินคา้ 48 ภาพที่1.110 หนา้จอแสดงรายละเอียดหนา้จอการยนืยนัลงขอ้มลูในใบส่งสินคา้ 48 ภาพที่1.111 หนา้จอแสดงรายละเอียดการเขา้สู่หนา้จอใบแจง้หน้ีจากใบสงั่ขาย 48 ภาพที่1.112 หนา้จอแสดงรายการใบสงั่ขาย ที่อยใู่นสถานะPending Billing 49 ภาพที่1.113 หนา้จอแสดงรายละเอียดการเขา้สู่หนา้จอใบแจง้หน้ีในหนา้จอใบสงั่ขาย 49 ภาพที่1.114 หหนา้จอแสดงรายละเอียดการเขา้สู่หนา้จอรายการใบแจง้หน้ี49 ภาพที่1.115 หนา้จอแสดงรายละเอียดรายการใบแจง้หน้ี50 ภาพที่1.116 หนา้จอแสดงรายละเอียดหนา้จอส่วนของขอ้มลูทวั่ ไปในใบแจง้หน้ี50 ภาพที่1.117 หนา้จอแสดงรายละเอียดหนา้จอส่วนของขอ้มลูสินคา้ของใบแจง้หน้ี51 ภาพที่1.118 หนา้จอแสดงรายละเอียดส่วนของขอ้มลูInventory Detailของใบแจง้หน้ี52 ภาพที่1.119 หนา้จอแสดงรายละเอียดส่วนของการเชื่อมไปยงัโปรแกรม ภาษีเจริญ จากหนา้จอใบแจง้ หน้ี 52 ภาพที่1.120 หนา้จอแสดงรายการใบกำกบัภาษเตม็รูปในโปรแกรม ภาษีเจริญ 53 ภาพที่1.121 หนา้จอแสดงรายละเอียดการกดบนัทึกหนา้จอของใบแจง้หน้ี53 ภาพที่1.122 หนา้จอแสดงรายละเอียดยนืยนัการลงขอ้มลูหนา้จอของใบแจง้หน้ี53 ภาพที่1.123 หนา้จอแสดงรายละเอียดการเขา้สู่หนา้จอใบสงั่ขาย 54 ภาพที่1.124 หนา้จอแสดงรายการใบสงั่ขาย ที่อยใู่นสถานะPending Billing 54 ภาพที่1.125 หนา้จอแสดงการเขา้สู่หนา้จอใบรับคืนสินคา้จากลกูคา้จากหนา้จอใบสงั่ขาย 54 ภาพที่1.126 หนา้จอแสดงรายละเอียดการเขา้สู่หนา้จอรายการใบแจง้หน้ี55 ภาพที่1.127 หนา้จอแสดงรายการใบสงั่ขาย ที่อยใู่นสถานะ Open/PaidInFull 55 ภาพที่1.128 หนา้จอแสดงรายละเอียดการเขา้สู่หนา้จอใบรับคืนสินคา้จากลกูคา้จากหนา้จอใบแจง้หน้ี56 ภาพที่1.129 หนา้จอแสดงรายละเอียดการเขา้สู่หนา้จอรายการใบรับคืนสินคา้จากลกูคา้ 56 ภาพที่1.130 หนา้จอแสดงรายละเอียดรายการใบขอรับคืนสินคา้จากลกูคา้ 56 ภาพที่1.131 หนา้จอแสดงรายละเอียดส่วนของขอ้มลูทวั่ ไปในหนา้ใบขอรับคืนสินคา้จากลกูคา้ 57 ภาพที่1.132 หนา้จอแสดงรายละเอียดส่วนของขอ้มลูสินคา้ในหนา้ใบขอรับคืนสินคา้จากลกูคา้ 58 ภาพที่1.133 หนา้จอแสดงรายละเอียดส่วนของอพัเดทคลงัสินคา้หนา้จอใบขอรับคืนสินคา้ 58 ภาพที่1.134 หนา้จอแสดงรายละเอียดการกดบนัทึกขอ้มลูหนา้จอใบขอรับคืนสินคา้จากลกูคา้ 59
สารบญัภาพ ภาพที่หนา้ ภาพที่1.135 หนา้จอแสดงการยนืยนัลงขอ้มลูหนา้จอใบขอรับคืนสินคา้จากลกูคา้ 59 ภาพที่1.136 หนา้จอแสดงรายละเอียดการเขา้สู่หนา้จอรายการใบแจง้หน้ี60 ภาพที่1.137 หนา้จอแสดงหนา้จอรายการใบแจง้หน้ี60 ภาพที่1.138 หนา้จอแสดงรายละเอียดการเขา้สู่หนา้จอใบเพิ่มหน้ีจากหนา้จอใบแจง้หน้ี60 ภาพที่1.139 หนา้จอแสดงรายละเอียดส่วนของขอ้มลูทวั่ ไปในหนา้จอใบเพิ่มหน้ี61 ภาพที่1.140 หนา้จอแสดงรายละเอียดส่วนของขอ้มลูสินคา้ในหนา้จอใบเพิ่มหน้ี61 ภาพที่1.141 หนา้จอแสดงส่วนของการเชื่อมไปยงัโปรแกรม ภาษีเจริญ หนา้จอใบเพิ่มหน้ี62 ภาพที่1.142 หนา้จอแสดงรายการใบเพิ่มหน้ีในโปรแกรม ภาษีเจริญ 62 ภาพที่1.143 หนา้จอแสดงการเขา้สู่หนา้จอใบขอรับสินคา้จากลกูคา้ 63 ภาพที่1.144 หนา้จอแสดงรายการใบขอรับสินคา้จากลกูคา้ที่อนุมตัิเรียบร้อยแลว้ 63 ภาพที่1.145 หนา้จอแสดงการเขา้สู่หนา้จอใบลดหน้ีจากรายการใบรับคืนสินคา้จากลกูคา้ 63 ภาพที่1.146 หนา้จอแสดงรายการใบรับคืนสินคา้จากลกูคา้ที่อยใู่นสถานะPending Refund 64 ภาพที่1.147 หนา้จอแสดงการเขา้สู่หนา้จอใบลดหน้ีจากใบรับคืนสินคา้จากลกูคา้ 64 ภาพที่1.148 หนา้จอแสดงรายละเอียดส่วนของขอ้มลูทวั่ ไปในหนา้จอใบลดหน้ี64 ภาพที่1.149 หนา้จอแสดงรายละเอียดส่วนของขอ้มลูสินคา้ในหนา้จอใบลดหน้ี65 ภาพที่1.150 หนา้จอแสดงรายละเอียดเชื่อมโยงไปยงัโปรแกรม ภาษีเจริญ ในหนา้จอใบลดหน้ี65 ภาพที่1.151 หนา้จอแสดงรายการใบลดหน้ีในโปรแกรม ภาษีเจริญ 66 ภาพที่1.152 หนา้จอแสดงรายละเอียดการบนัทึกขอ้มลูหนา้จอใบลดหน้ี66 ภาพที่1.153 หนา้จอแสดงรายละเอียดยนืยนัการลงขอ้มลูหนา้จอใบลดหน้ี66 ภาพที่1.154 หหนา้จอแสดงรายละเอียดการเขา้สู่หนา้จอรายการรับชำระหน้ีจากลกูคา้ 67 ภาพที่1.155 หนา้จอแสดงรายละเอียดรายการการรับชำระหน้ีา 67 ภาพที่1.156 หนา้จอแสดงรายละเอียดการเขา้สู่หนา้จอรายการใบแจง้หน้ี68 ภาพที่1.157 หนา้จอแสดงรายละเอียดรายการใบแจง้หน้ี68 ภาพที่1.158 หนา้จอแสดงการเขา้สู่หนา้จอรับชำระหน้ีจากลกูคา้จากหนา้จอใบแจง้หน้ี68 ภาพที่1.159 หนา้จอแสดงรายละเอียดหนา้จอรับชำระหน้ีจากลกูคา้ 69 ภาพที่1.160 หนา้จอแสดงรายละเอียดส่วนของการเชื่อมไปยงัโปรแกรม ภาษีเจริญ จากหนา้จอรับ ชำระหน้ี 69
สารบญัภาพ ภาพที่หนา้ ภาพที่1.163 หนา้จอแสดงรายละเอียดกรณีนำฝากธนาคารบนหนา้จอรายการรับชำระหน้ี71 ภาพที่1.164 หนา้จอแสดงการยนืยนักรณีนำฝากธนาคารบนหนา้จอรายการรับชำระหน้ี71 ภาพที่1.165 หนา้จอแสดงรายละเอียดกรณีไม่นำฝากธนาคารบนหนา้จอรายการรับชำระหน้ี71 ภาพที่1.166 หนา้จอแสดงการยนืยนักรณีไม่นำฝากธนาคารบนหนา้จอรายการรับชำระหน้ี72 ภาพที่1.167 หนา้จอแสดงการอพัเดตสถานะการนำส่งเงินเขา้บญัชีธนาคาร(Deposit) 72 ภาพที่1.168 หนา้จอแสดงรายละเอียดส่วนของขอ้มลูทวั่ ไปของการนำส่งเงินเขา้บญัชีธนาคาร 72 ภาพที่1.169 หนา้จอแสดงรายการที่อพัเดตสถานะการนำส่งเงินเขา้ธนาคาร 73 ภาพที่1.170 หนา้จอแสดงการยนืยนัของการอพัเดตสถานะการนำส่งเงินเขา้ธนาคาร 73 ภาพที่1.171 หนา้จอแสดงการเขา้สู่หนา้จอการขายสินคา้เป็นเงินสด(CashSale) 73 ภาพที่1.172 หนา้จอแสดงรายละเอียดหนา้จอการขายสินคา้เป็นเงินสด(CashSale) 74 ภาพที่1.173 หนา้จอแสดงรายละเอียดหนา้จอการขายสินคา้เป็นเงินสด(CashSale) 75 ภาพที่1.174 หนา้จอแสดงรายละเอียดส่วนของอพัเดทคลงัสินคา้ของการขายสินคา้เป็นเงินสด 75 ภาพที่1.175 หนา้จอแสดงรายละเอียดส่วนของการเชื่อมไปยงัโปรแกรม ภาษีเจริญ จากหนา้จอรับ ชำระหน้ี 76 ภาพที่1.176 หนา้จอแสดงรายการใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกบัภาษี(RT) ในโปรแกรม ภาษีเจริญ 76 ภาพที่1.177 หนา้จอแสดงรายละเอียดกรณีนำฝากธนาคารบนหนา้จอรายการรับชำระหน้ี76 ภาพที่1.178 หนา้จอแสดงการยนืยนักรณีนำฝากธนาคารบนหนา้จอรายการรับชำระหน้ี77 ภาพที่1.179 หนา้จอแสดงรายละเอียดกรณีไม่นำฝากธนาคารบนหนา้จอรายการรับชำระหน้ี77 ภาพที่1.180 หนา้จอแสดงการยนืยนักรณีไม่นำฝากธนาคารบนหนา้จอรายการรับชำระหน้ี77 ภาพที่1.181 หนา้จอแสดงการอพัเดตสถานะการนำส่งเงินเขา้บญัชีธนาคาร(Deposit) 77 ภาพที่1.182 หนา้จอแสดงรายละเอียดหนา้จอส่วนของขอ้มลูทวั่ ไปของการนำส่งเงินเขา้ธนาคาร (Deposit) 78 ภาพที่1.183 หนา้จอแสดงรายการที่อพัเดตสถานะการนำส่งเงินเขา้ธนาคาร(Deposit) 78 ภาพที่1.184 หนา้จอแสดงการยนืยนัของการอพัเดตสถานะการนำส่งเงินเขา้ธนาคาร(Deposit) 78 ภาพที่1.185 หนา้จอแสดงรายละเอียดการเขา้สู่หนา้จอรายการคืนเงินลกูคา้ 79 ภาพที่1.186 หนา้จอแสดงรายการการคืนเงินลกูคา้ 79 ภาพที่1.187 หนา้จอแสดงการเขา้สู่หนา้จอรายการขายสินคา้เป็นเงินสด 80
สารบญัภาพ ภาพที่หนา้ ภาพที่1.188 หนา้จอแสดงรายการขายสินคา้เป็นเงินสด 80 ภาพที่1.189 หนา้จอแสดงการเขา้สู่หนา้จอการคืนเงินลกูคา้จากหนา้จอการขายสินคา้เป็นเงินสด 80 ภาพที่1.190 หนา้จอแสดงรายละเอียดส่วนของขอ้มลูทวั่ ไปหนา้จอการคืนเงินลกูคา้ 81 ภาพที่1.191 หนา้จอแสดงรายละเอียดส่วนของขอ้มลูสินคา้ของหนา้การคืนเงินลกูคา้ 81 ภาพที่1.192 หนา้จอแสดงรายละเอียดส่วนของการเชื่อมไปยงัโปรแกรม ภาษีเจริญ หนา้จอใบลดหน้ี82 ภาพที่1.193 หนา้จอแสดงรายการใบดหน้ีในโปรแกรม ภาษีเจริญ 82 ภาพที่1.194 หนา้จอแสดงรายละเอียดการบนัทึกขอ้มลูหนา้จอการคืนเงินลกูคา้ 83 ภาพที่1.195 หนา้จอแสดงรายละเอียดยนืยนัการลงขอ้มลูหนา้จอการคืนเงินลกูคา้ 83
1 รายละเอียดทวั่ ไป ใบกำกบัภาษี ใบกำกบัภาษีคืออะไร ใบกำกบัภาษี(TaxInvoice)คือเอกสารหลกัฐานสำคญัซ่ึงผปู้ระกอบการจดทะเบียนภาษีมลูค่าเพิ่ม มีหนา้ที่จะตอ้งจดัทำและออกใบกำกบัภาษีใหก้บัผซู้้ือสินคา้หรือผรู้ับบริการ ทุกคร้ังที่มีการขายสินคา้หรือ ใหบ้ริการและตอ้งจดัทำในทนัทีที่ความรับผดิในการเสียภาษีมลูค่าเพิ่มเกิดข้ึน เพื่อแสดงมลูค่าของสินคา้ หรือบริการและจำนวนภาษีมลูค่าเพิ่ม ที่ผปู้ระกอบการจดทะเบียน เรียกเกบ็หรือพ่ึงเรียกเกบ็จากผซู้้ือสินคา้ หรือผรู้ับบริการในแต่ละคร้ัง เวน้แต่ผปู้ระกอบการจดทะเบียนที่ขายสินคา้ชนิดและประเภทเดียวกนั ใหแ้ก่ผซู้้ือสินคา้รายหน่ึง รายใดเป็นจำนวนหลายคร้ังในหน่ึงวนัทำการผปู้ระกอบการจดทะเบียนดงักล่าว สามารถจดัทำใบกำกบัภาษี รวมเพียงคร้ังเดียวในหน่ึงวนัทำการสำหรับผซู้้ือสินคา้รายน้นักไ็ด การออกใบกำกบัภาษี กรณีการขายสินคา้ ผปู้ระกอบการจดทะเบียนภาษีมลูค่าเพิ่มมีหนา้ที่ตอ้งจดัทำใบกำกบัภาษีพร้อมท้งัส่งมอบใหแ้ก่ผซู้้ือ สินคา้ในทนัทีที่มีการส่งมอบสินคา้หรือเมื่อไดม้ีการโอนกรรมสิทธ์ิในสินคา้ใหก้บัผซู้้ือก่อนส่งมอบสินคา้ หรือเมื่อไดร้ับชำระราคาสินคา้ก่อนส่งมอบสินคา้ใหแ้ก่ผซู้้ือแลว้แต่กรณี กรณีการใหบ้ริการ ผปู้ระกอบการจดทะเบียนภาษีมลูค่าเพิ่มมีหนา้ที่ตอ้งจดัทำใบกำกบัภาษีพร้อมท้งัส่งมอบใหแ้ก่ผรู้ับ บริการในทนัทีที่ไดร้ับชำระค่าบริการ หรือเมื่อไดม้ีการใชบ้ริการน้นั ไม่วา่ โดยตนเองหรือบุคคลอื่นก่อนได้ รับชำระค่าบริการแลว้แต่กรณี นอกจากน้ีผปู้ระกอบการจดทะเบียนจะตอ้งจดัทำสำเนาใบกำกบัภาษีและเกบ็รักษาสำเนาใบกำกบั ภาษีไว้ณ สถานประกอบการ หรือสถานที่อื่นที่อธิบดีกำหนดเป็นเวลาไม่นอ้ยกวา่5 ปี ผมู้ีหนา้ที่ออกใบกำกบัภาษี 1. ผปู้ระกอบการจดทะเบียนที่เสียภาษีมลูค่าเพิ่ม โดยคำนวณจากภาษีขายหกัดว้ยภาษีซ้ือ 2. ผขู้ายทอดตลาดที่มิใช่ส่วนราชการ ซ่ึงขายทอดตลาดทรัพยส์ินของผปู้ระกอบการจดทะเบียนโดยให้ ผขู้ายทอดตลาดออกใบกำกบัภาษีในนามของผปู้ระกอบการจดทะเบียนเจา้ของทรัพยส์ิน (มาตรา 86/3และคาสงั่กรมสรรพากรที่ป.87/2542)
2 3. ตวัแทนในราชอาณาจกัรของผปู้ระกอบการจดทะเบียนในราชอาณาจกัรโดยมีการต้งัตวัแทนเพื่อ ขายและไดส้่งมอบสินคา้ใหต้วัแทนแลว้ท้งัน้ีเฉพาะสญัญาการแต่งต้งัตวัแทนเพื่อขายตามประเภท ของสินคา้ (มาตรา 86วรรคสี่) 4. ตวัแทนในราชอาณาจกัรของผปู้ระกอบการจดทะเบียนที่อยนู่อกราชอาณาจกัร ซ่ึงไดย้นื่คำขอ อนุมตัิต่ออธิบดีกรมสรรพากร ตามมาตรา 86/2โดยตวัแทนจะตอ้งออกใบกำกบัภาษีในนามของผู้ ประกอบการจดทะเบียนที่อยนู่อกราชอาณาจกัร ตามหลกัเกณฑ์วธิีการและเงื่อนไขที่อธิบดี กำหนด 5. ผปู้ระกอบการที่อยนู่อกราชอาณาจกัรและเขา้มาประกอบกิจการขายสินคา้หรือใหบ้ริการในราช อาณาจกัรเป็นคร้ังคราว(มาตรา 85/3และมาตรา 86วรรคสอง) 6. ผปู้ระกอบการจดทะเบียนที่ถกูขีดชื่อออกจากทะเบียนภาษีมลูค่าเพิ่ม เพราะเลิกประกอบกิจการ หรืออธิบดีสงั่เพิกถอนการจดทะเบียนภาษีมลูค่าเพิ่ม อธิบดีกรมสรรพากรจะอนุญาตใหผ้ ปู้ระกอบ การที่ถกูขีดชื่อออกจากทะเบียนภาษีมลูค่าเพิ่มดงักล่าวออกใบกำกบัภาษีใบเพิ่มหน้ีหรือใบลดหน้ี ต่อไปเป็นการชวั่คราวจนกวา่จะหยดุประกอบกิจการ(มาตรา 86/11) 7. ผปู้ระกอบการที่ประกอบกิจการที่ไดร้ับยกเวน้ภาษีมลูค่าเพิ่ม ที่ไดแ้จง้ขอจดทะเบียนภาษีมลูค่าเพิ่ม และไดร้ับอนุมตัิใหเ้สียภาษีมลูค่าเพิ่ม โดยคำนวณจากภาษีขายหกัดว้ยภาษีซ้ือในแต่ละเดือนภาษี (มาตรา 82/3) ขอ้หา้มการออกใบกำกบัภาษี 1. หา้มบุคคลซ่ึงมิใช่ผปู้ระกอบการจดทะเบียน กล่าวคือผปู้ระกอบการซ่ึงประกอบกิจการขายสินคา้ หรือใหบ้ริการในทางธุรกิจหรือวชิาชีพแต่มิไดจ้ดทะเบียนภาษีมลูค่าเพิ่ม ตามมาตรา 85 หรือมาตรา 85/1 2. หา้มผปู้ระกอบการจดทะเบียนซ่ึงมิไดม้ีการขายสินคา้หรือใหบ้ริการจริงกล่าวคือการออกใบกำกบั ภาษีตามกฎหมายน้นันอกจากผอู้อกจะตอ้งมีฐานะเป็นผปู้ระกอบการจดทะเบียนแลว้ยงัตอ้งปรากฏ ขอ้เทจ็จริงวา่ผปู้ระกอบการจดทะเบียนไดม้ีการขายสินคา้หรือใหบ้ริการเกิดข้ึน จึงจะถือเป็นเหตุ ตามกฎหมายที่จะตอ้งออกใบกำกบัภาษีน้นั ได้ดงัน้นัแมจ้ะเป็นผปู้ระกอบการจดทะเบียนหากมิได้ ขายสินคา้หรือใหบ้ริการเกิดข้ึนจริงแลว้ออกใบกำกบัภาษีแลว้อาจตอ้งรับผดิท้งัทางแพง่และอาญา นอกจากน้ียงัมีผลไปถึงผปู้ระกอบการซ่ึงนำใบกำกบัภาษีดงักล่าวไปใชใ้นการเครดิตภาษีดว้ย 3. หา้มผปู้ระกอบการจดทะเบียนที่อยนู่อกราชอาณาจกัรซ่ึงไดใ้หต้วัแทนของตนออกใบกำกบัภาษี แทนตน ตามมาตรา 86/2เนื่องจากประมวลรัษฎากรกำหนดใหต้วัแทนทำหนา้ที่ในการออกใบ
3 กำกบัภาษีตามหลกัเกณฑ์วธิีการและเงื่อนไขที่อธิบดีกำหนดแทนผปู้ระกอบการจดทะเบียนที่อยู่ นอกราชอาณาจกัรแลว้ 4. ผปู้ระกอบการจดทะเบียนที่ทรัพยส์ินถกูนำขายทอดตลาดหรือขายโดยวธิีอื่นโดยบุคคลอื่น ตาม มาตรา 83/5เนื่องจากประมวลรัษฎากรกำหนดใหห้นา้ที่ในการออกใบกำกบัภาษีเป็นของผู้ ขายทอดตลาด ประเภทของใบกำกบัภาษีประกอบดว้ย 1. ใบกำกบัภาษีแบบเตม็รูป (มาตรา 86/4) 2. ใบกำกบัภาษีอยา่งยอ่ (มาตรา 86/6) 3. ใบเพิ่มหน้ี(มาตรา 86/9) 4. ใบลดหน้ี(มาตรา 86/10) 5. ใบเสร็จรับเงินที่ส่วนราชการออกใหใ้นการขายทอดตลาดหรือโดยวธิีอื่นตามมาตรา 83/5 6. ใบเสร็จรับเงินของกรมสรรพากรที่ออกใหส้ำหรับการชำระภาษีมลูค่าเพิ่มตามมาตรา 83/6 หรือ มาตรา 83/7(มาตรา 86/14) 7. ใบเสร็จรับเงินของกรมศุลกากร หรือกรมสรรพสามิต ออกใหใ้นการเรียกเกบ็ภาษีมลูค่าเพิ่มเพื่อ กรมสรรพากร(มาตรา 86/14) กรณีที่ไม่ตอ้งออกใบกำกบัภาษี ผปู้ระกอบการจดทะเบียนที่ขายสินคา้หรือใหบ้ริการ ตอ้งออกใบกำกบัภาษีทุกคร้ังที่มีการขาย สินคห้รือการใหบ้ริการเวน้แต่ในกรณีดงัต่อไปน้ีมีกฎหมายและแนวทางปฏิบตัิของกรมสรรพากรใหส้ิทธิ เลือกไม่ตอ้งออกใบกำกบัภาษีกไ็ด้ 1. การขายสินคา้หรือใหบ้ริการรายยอ่ย กำหนดใหก้ิจการรายยอ่ยไม่ตอ้งออกใบกำกบัภาษีสำหรับการขายสินคา้หรือการใหบ้ริการที่มีมลูค่า คร้ังหน่ึงไม่เกิน 1,000 บาท เวน้แต่ผซู้้ือสินคา้หรือผรู้ับบริการจะเรียกร้องใบกำกบัภาษีสำหรับกิจการดงัต่อ ไปน้ี 1.1.การขายสินคา้หรือใหบ้ริการ ซ่ึงผปู้ระกอบการจดทะเบียนไม่เคยมีมลูค่าของฐานภาษีในเดือน ใดถึง 300,000 บาท 1.2การขายสินคา้หรือใหบ้ริการซ่ึงผปู้ระกอบการจดทะเบียนมีสถานประกอบการแต่ละแห่งเป็น รถเขน็แผงลอย หรือหน่วยงานที่มีลกัษณะท านองเดียวกนั
4 1.3การใหบ้ริการการแสดงการเล่น การกีฬาการแข่งขนัการประกวดหรือการกระทำใด ๆ ใน ลกัษณะทำนองเดียวกนัที่จดัข้ึนเพื่อเกบ็เงินจากผดูู้ผฟู้ ังผเู้ล่น หรือผเู้ขา้แข่งขนั 1.4การประกอบกิจการใหบ้ริการโทรศพัทส์าธารณะ 1.5การประกอบกิจการใหบ้ริการทางพิเศษหรือทางหลวงสมั ปทาน 1.6การประกอบกิจการใหบ้ริการสนามบิน 1.7การประกอบกิจการใหบ้ริการสาธารณะที่เกี่ยวเนื่องกบักิจการขนส่งมวลชน เช่น การใหบ้ริการ สถานที่จอดรถหรือใหบ้ริการหอ้งสุขาแก่ประชาชนผมู้าใชบ้ริการรถไฟฟ้า 2. การขายน้ำมนัเช้ือเพลิงของสถานบริการน้ำมนั การขายน้ำมนัเช้ือเพลิงของสถานบริการน้ำมนัโดยผา่นมิเตอร์หวัจ่ายอนัมีลกัษณะเป็นการขาย สินคา้หรือใหบ้ริการรายยอ่ยแก่บุคคลจำนวนมาก มีสิทธิที่จะขายน้ำมนัเช้ือเพลิงโดยไม่ตอ้งออกใบ กำกบัภาษีส าหรับการขายน้ำมนัเช้ือเพลิงที่มีมลูค่าคร้ังหน่ึงไม่เกิน 1,000 บาท เวน้แต่ผซู้้ือสินคา้จะ เรียกร้องใบกำกบัภาษีโดยจะตอ้งยนื่คำขออนุมตัิต่ออธิบดีกรมสรรพากรพร้อมแนบเอกสาร หลกัฐาน ไดแ้ก่สำเนา ภ.พ.20 สำเนาใบอนุญาตเป็นผคู้า้น้ำมนัหรือใบทะเบียนจดัต้งัสถานีบริการ น้ำมนัตามกฎหมายวา่ดว้ยการคา้น้ำมนัเช้ือเพลิงและแผนผงัแสดงที่ต้งัพร้อมท้งัจานวนหวัจ่ายน้า มนัเช้ือเพลิงและถงัเกบ็น้ามนัตามกฎหมาย การเกบ็รักษาใบกำกบัภาษี ใบกำกบัภาษีสำเนาใบกำกบัภาษีใหเ้กบ็ ไว้ณ สถานประกอบการที่จดัทำใบกำกบัภาษีหรือสถานที่ อื่นที่อธิบดีกรมสรรพากรกำหนดเป็นเวลาไม่นอ้ยกวา่5 ปีนบัแต่วนัที่ไดจ้ดัทำใบกำกบัภาษีและในกรณีที่ผู้ ประกอบการจดทะเบียนเลิกประกอบกิจการใหเ้กบ็รักษาใบกำกบัภาษีที่ผปู้ระกอบการจดทะเบียนมีหนา้ที่ ตอ้งเกบ็รักษาอยใู่นช่วงระยะเวลาที่เลิกประกอบกิจการต่อไปอีก2 ปี บทกำหนดโทษ 1. ผปู้ระกอบการจดทะเบียนที่ไม่จดัทำใบกำกบัภาษีหรือสำเนาใบกำกบัภาษีหรือจดัทำแลว้ไม่ส่ง มอบใหผ้ซู้้ือหรือผรู้ับบริการ มีความผดิตอ้งระวางโทษปรับไม่เกิน 5,000 บาท หรือจำคุกไม่เกิน 1 เดือน หรือท้งัจำท้งัปรับ และตอ้งเสียเบ้ียปรับอีก2เท่าของภาษีมลูค่าเพิ่มตามใบกำกบัภาษี 2. ผปู้ระกอบการจดทะเบียนออกใบกำกบัภาษีใบกำกบัภาษีอยา่งยอ่ ใบเพิ่มหน้ีใบลดหน้ีโดยมี รายการในส่วนที่เป็นสาระสำคญั ไม่ครบถว้นตามกฎหมายตอ้งระวางโทษปรับไม่เกิน 2,000 บาท 3. ผปู้ระกอบการจดทะเบียนไม่ออกใบกำกบัภาษีใบเพิ่มหน้ีใบลดหน้ีหรือใบแทนเอกสารดงักล่าว โดยเจตนาหลีกเลี่ยงหรือพยายามหลีกเลี่ยงภาษีมลูค่าเพิ่ม ตอ้งระวางโทษจำคุกต้งัแต่3เดือนถึง 7 ปี
5 และปรับต้งัแต่2,000 บาท ถึง 200,000 บาท และตอ้งเสียเบ้ียปรับอีก2เท่าของภาษีมลูค่าเพิ่มตาม ใบกำกบัภาษี 4. ผอู้อกใบกำกบัภาษีใบเพิ่มหน้ีหรือใบลดหน้ีโดยไม่มีสิทธิออกเอกสารดงักล่าวตามกฎหมาย ตอ้ง ระวางโทษจำคุกต้งัแต่3เดือน ถึง 7 ปีและปรับต้งัแต่2,000 บาท ถึง 200,000 บาท และตอ้งเสีย เบ้ียปรับอีก2เท่าของจำนวนภาษีมลูค่าเพิ่มตามใบกำกบัภาษีใบเพิ่มหน้ีหรือใบลดหน้ีและเสียเงิน เพิ่มอีกร้อยละ1.5 ต่อเดือนหรือเศษของเดือนของเงินภาษีที่ตอ้งเสีย นอกจากน้นัจะตอ้งรับผดิเสีย ภาษีมลูค่าเพิ่มตามจำนวนที่แสดงในใบกำกบัภาษีใบเพิ่มหน้ีใบลดหน้ี 5. ผปู้ระกอบการโดยเจตนานาใบกำกบัภาษีปลอม หรือใบกำกบัภาษีที่ออกโดยไม่ชอบดว้ยกฎหมาย ไปใชใ้นการเครดิตภาษีตอ้งระวางโทษจำคุกต้งัแต่3เดือน ถึง 7 ปีและปรับต้งัแต่2,000 บาท ถึง 200,000 บาท และตอ้งเสียเบ้ียปรับอีก2เท่าของจำนวนภาษีมลูค่าเพิ่มตามใบกำกบัภาษีและเสีย เบ้ียปรับ 1เท่าฐานยนื่ภาษีซ้ือไวเ้กินและเสียภาษีคลาดเคลื่อน และเสียเงินเพิ่มอีกร้อยละ1.5 ต่อ เดือนหรือเศษของเดือนของเงินภาษีที่ตอ้งชำระหรือนำส่งโดยไม่รวมเบ้ียปรับ การจดัทำบญัชีรายงาน บญัชีพิเศษ ตามที่กฎหมายกำหนด ในระบบภาษีมลูค่าเพิ่ม ผปู้ระกอบการจดทะเบียนภาษีมลูค่าเพิ่มนอกจากจะมีหนา้ที่ในการออกใบ กำกบัภาษีใหก้บัผซู้้ือสินคา้หรือผรู้ับบริการทุกคร้ังที่มีการขายสินคา้หรือใหบ้ริการแลว้กฎหมายยงัได้ กำหนดใหผ้ ปู้ระกอบการจดทะเบียนภาษีมลูค่าเพิ่มจดัทำรายงานพิเศษเพื่อควบคุมการจดัเกบ็และสอบยนั กบัแบบแสดงรายการภาษีมลูค่าเพิ่มที่ยนื่เสียภาษีภาษีมลูค่าเพิ่มเพื่อเป็นหลกัฐานแสดงรายละเอียดประกอบ แบบแสดงรายการภาษีและตอ้งจดัทำเป็นรายสถานประกอบการ ประกอบดว้ยรายงาน ภาษีขายรายงาน ภาษีซ้ือรายงานสินคา้และวตัถุดิบ และใบกำกบัภาษีถือเป็นเอกสารหลกัฐานสำคญัที่ผปู้ระกอบการ จดทะเบียนภาษีมลูค่าเพิ่ม จะตอ้งนำมาใชป้ระกอบการลงบนัทึกในรายงานภาษีขาย(Output Tax)รายงาน ภาษีซ้ือ(Input Tax)รายงานสินคา้และวตัถุดิบ ท้งัน้ีรูปแบบรายงานตอ้งมีรายการและขอ้ความตามแบบที่ อธิบดีกำหนดและเพื่อประโยชนใ์นการคำนวณภาษีมลูค่าเพิ่มที่ผปู้ระกอบการจะตอ้งชำระภาษีหรือขอคืน ภาษีในแต่ละเดือนภาษีไม่เพียงแต่เท่าน้ีใบกำกบัภาษียงัถือวา่มีความสำคญัเกี่ยวเนื่องกบัการจดัทำบญัชี เพราะถือเป็นเอกสารหลกัฐานที่ตอ้งใชบ้นัทึกเป็นรายจ่ายในทางภาษีอากร เมื่อกล่าวถึงการจดัทำบญัชีแลว้ธุรกิจไม่วา่รูปแบบใด ๆ หากไดเ้ริ่มตน้ ประกอบธุรกิจแลว้กฎหมาย กำหนดใหม้ีหนา้ที่ตอ้งจดัทำบญัชีตามมาตรา 8แห่งพระราชบญัญตัิการบญัชีพ.ศ.2543 ที่บญัญตัิใหผ้มู้ีหนา้ ที่จดัทำบญัชีที่เป็นหา้งหุน้ ส่วนจดทะเบียน บริษทัจำกดับริษทัมหาชนจำกดัที่จดัต้งัข้ึนตามกฎหมายไทย นิติบุคคลที่ต้งัข้ึนตามกฎหมายต่างประเทศที่ประกอบธุรกิจในประเทศไทยและกิจการร่วมคา้ตาม
6 ประมวลรัษฎากร ตอ้งจดัทำบญัชีใหค้รบถว้นถกูตอ้งตามมาตรฐานการบญัชีและตามประกาศกรมทะเบียน การคา้เรื่องกำหนดชนิดของบญัชีที่ตอ้งจดัทำขอ้ความและรายการที่ตอ้งมีในบญัชีระยะเวลาที่ตอ้งลง รายการในบญัชีและเอกสารที่ใชป้ระกอบการลงบญัชีและใหผ้มู้ีหนา้ที่จดัทำบญัชียกเวน้บุคคลธรรมดาและ หา้งหุน้ ส่วนสามญัที่มิไดจ้ดทะเบียน จดัท างบการเงินใหถ้กูตอ้งตามรายการยอ่ที่กฎหมายกำหนดและตอ้ง ไดร้ับการตรวจสอบและแสดงความเห็นโดยผสู้อบบญัชีรับอนุญาตเวน้แต่งบการเงินของหา้งหุน้ ส่วน จดทะเบียนที่มีทุนไม่เกิน 5ลา้นบาท สินทรัพยร์วมไม่เกิน 30ลา้นบาท และรายไดร้วมไม่เกิน 30ลา้นบาท ไดร้ับการยกเวน้ไม่ตอ้งจดัใหง้บการเงินไดร้ับการตรวจสอบและแสดงความเห็น โดยผสู้อบบญัชีรับอนุญาต และตอ้งนำส่งงบการเงินใหก้รมพฒันาธุรกิจการคา้ภายในเวลาที่กฎหมายกำหนด ส่วนงบการเงินที่นำส่ง กรมสรรพากรยงัตอ้งไดร้ับการตรวจสอบจากผสู้อบบญัชีภาษีอากร(Tax Auditor) แต่อยา่งไรกต็าม ธุรกิจต่าง ๆ ตามที่กล่าวถึงขา้งตน้นอกจากมีหนา้ที่ตอ้งจดัทำบญัชีตาม พระราชบญัญตัิการบญัชีพ.ศ.2543แลว้เพื่อประโยชนใ์นการเสียภาษีอากรตามประมวลรัษฎากรจึง กำหนดใหผ้ ปู้ระกอบการไม่วา่จะประกอบการในรูปนิติบุคคลหรือบุคคลธรรมดาตอ้งจดัทำบญัชีรายงาน รวมท้งับญัชีพิเศษ และการแจง้ขอ้ความเพิ่มเติมตามประเภทใหเ้ป็นไปโดยถกูตอ้งตามประมวลรัษฎากรหรือ เรียกไดว้า่“บญัชีภาษีอากร” (Tax Accounting) นอกเหนือจากบญัชีที่ตอ้งจดัทำตามกฎหมายวา่ดว้ยการบญัชี ภาษีมลูคา้เพิ่ม (ภ.พ.30, ภ.พ.36) ภาษีมลูค่าเพิ่มคืออะไรใครมีหนา้ที่ตอ้งเสียภาษีมลูค่าเพิ่ม ภาษีมลูค่าเพิ่ม (Value Added Tax) หรือ VAT เป็นการเกบ็ภาษีจากการขายสินคา้หรือการใหบ้ริการ ในแต่ละข้นัตอนการผลิต และจาํหน่ายสินคา้หรือบริการ ท้งัที่ผลิตภายในประเทศและ นาํเขา้จากต่างประเทศ ผมู้ีหนา้ที่เสียภาษีมลูค่าเพิ่ม ไดแ้ก่ผปู้ระกอบการที่เป็นผผู้ลิตหรือเป็นผทู้ี่ขายสินคา้หรือใหบ้ริการ ในทางธุรกิจหรือวชิาชีพ เป็นปกติธุระไม่วา่จะประกอบกิจการในรูป ของบุคคลธรรมดาคณะบุคคล หรือ หา้งหุน้ ส่วนสามญัที่มิใช่นิติบุคคลหรือนิติบุคคลใด ๆ หากมีรายรับจากการขายสินคา้หรือใหบ้ริการเกิน กวา่1.8ลา้นบาทต่อปีและมีหนา้ที่ตอ้งยนื่คาํขอจดทะเบียนภาษีมลูค่าเพิ่มเพื่อเป็น ผปู้ระกอบการ จดทะเบียน (หากไม่เกินกข็อจดทะเบียนได)้ มีวธิีการคาํนวณภาษีอยา่งไร ภาษีที่ตอ้งเสียคาํนวณจากการนาํภาษีขายท้งัเดือนภาษีมาหกัดว้ยภาษีซ้ือท้งัเดือนภาษีหากมีภาษี ขายมากกวา่ภาษีซ้ือใหช้าํระภาษีส่วนต่างน้นัหากมีภาษีซ้ือมากกวา่ภาษีขายจะขอคืนภาษี ส่วนต่างเป็นเงินสด หรือยกไปเครดิตภาษีในเดือนถดัไปกไ็ดด้งัน้ี
7 ภาษีมลูค่าเพิ่ม = ภาษีขาย– ภาษีซ้ือ หากภาษีขาย> ภาษีซ้ือ= ภาษีมลูค่าเพิ่มที่ตอ้งชาํระ หากภาษีขาย< ภาษีซ้ือ= ภาษีที่มีสิทธิขอคืน หรือขอเครดิตภาษี แบบแสดงรายการภาษีมลูค่าเพิ่ม แบบ ภ.พ.30ผปู้ระกอบการจดทะเบียน (รวมท้งัผปู้ระกอบการจดทะเบียนที่เป็นผสู้่งออกที่เสีย ภาษีมลูค่าเพิ่มอตัราร้อยละ0)โดยคาํนวณจากภาษีขาย หกัดว้ยภาษีซ้ือใน แต่ละเดือนภาษี ผปู้ระกอบการจดทะเบียนตอ้งยนื่แบบ ภ.พ.30 พร้อมชาํระภาษีมลูค่าเพิ่ม (ถา้มี) เป็นรายเดือนทุก เดือนภาษีไม่วา่จะมีการขายสินคา้หรือใหบ้ริการในเดือนภาษีน้นัหรือไม่กต็าม โดยใหย้นื่แบบภายในวนัที่ 15ของเดือนถดัไป กรณีผปู้ระกอบการมีสถานประกอบการ หลายแห่ง ใหแ้ยกยนื่แบบแสดงรายการภาษีและ ชาํระภาษีเป็นรายสถานประกอบการเวน้แต่ไดย้นื่คาํร้องขออนุมตัิยนื่แบบแสดงรายการภาษีและ ชาํระภาษีรวมกนัณ สำนกังานสรรพากร พ้ืนที่สาขาในทอ้งที่ที่สถานประกอบการอนัเป็น สาํนกังานใหญ่ต้งัอยู่และไดร้ับอนุมตัิจากอธิบดีกรมสรรพากรแลว้กส็ามารถยนื่แบบรวมกนัไดต้้งัแต่เดือน ภาษีที่อธิบดีกาํหนดเป็นตน้ ไป แบบ ภ.พ.36ผมู้ีหนา้ที่นาํส่งภาษีมลูค่าเพิ่ม 3.1กรณีเป็นผจู้่ายเงินค่าซ้ือสินคา้หรือค่า บริการ มีหนา้ที่ตอ้งยนื่แบบพร้อมชาํระภาษีภายใน 7วนั นบัแต่วนัสิ้นเดือนของเดือนที่จ่ายเงิน ใหแ้ก่ ผปู้ระกอบการที่อยนู่อกราชอาณาจกัรซ่ึงเขา้มาประกอบกิจการขายสินคา้หรือใหบ้ริการใน ราชอาณาจกัรเป็นการชวั่คราวและไม่ไดจ้ดทะเบียนภาษีมลูค่าเพิ่มเป็นการชวั่คราว หรือ ผปู้ระกอบการที่ไดใ้หบ้ริการในต่าง ประเทศและไดม้ีการใชบ้ริการน้นั ในราชอาณาจกัร 3.2กรณีเป็นผทู้อดตลาดซ่ึงขายทอด ตลาดทรัพยส์ินของผปู้ระกอบการจดทะเบียนหรือ ส่วน ราชการซ่ึงขายทรัพยส์ินของผปู้ระกอบการจดทะเบียนที่ถกูยดึมาตามกฎหมายโดยวธิีอื่น นอกจากการ ขายทอดตลาด มีหนา้ที่ตอ้งยนื่แบบ พร้อมชาํระภาษีภายใน 7วนันบัแต่วนัสิ้นเดือน ของเดือนที่ ขายทอดตลาดฯ 3.3กรณีเป็นผรู้ับโอนสินคา้หรือเป็นผรู้ับ โอนสิทธิในบริการที่เสียภาษีมลูค่าเพิ่มในอตัราร้อยละ0 มีหนา้ที่ตอ้งยนื่แบบพร้อมชาํระภาษีภายใน 7วนันบัแต่วนัสิ้นเดือนของเดือนที่ครบกาํหนด30วนัที่ความ รับผดิในการเสียภาษีมลูค่าเพิ่มเกิดข้ึน
8 ข้นัตอนการทำงาน 1. การต้งัค่าขอ้มลูหลกั 1.1.การสร้างฐานขอ้มลูผงับญัชี(Chart of Accounts) 1.1.1.การเขา้สู่หนา้จอการสร้างฐานขอ้มลูผงับญัชี(Accounts)ได้2วธิีคือ 1.การเขา้สู่หนา้จอ: เขา้ที่เมนูLists> Accounts> Accounts> New ภาพที่1.1 หนา้จอแสดงการเขา้สู่หนา้จอสร้างฐานขอ้มลูผงับญัชี 2. เขา้ดูListรายการ Accounts ท้งัหมดโดยการเลือก Lists> Accounts> Click Accoountถดัมากดที่ปุ่ม New เพื่อสร้างฐานขอ้มลูผงับญัชี(Accounts) ใหม่ ภาพที่1.2 หนา้จอแสดงรายการฐานขอ้มลูผงับญัชี 1.1.2.ระบบจะแสดงหนา้จอ Accountจากน้นัทำรายการเพิ่มผงับญัชีดงัน้ี 1. Number=เลขที่บญัชี 2. Name= ชื่อบญัชี 3. Subaccount of= บญัชียอ่ย 4. Type= ประเภทของรายการบญัชี
9 *เมื่อระบุขอ้มลูเรียบร้อยแลว้จากน้นักดที่ปุ่ม Save ภาพที่1.3 หนา้จอแสดงการสร้างฐานขอ้มลูผงับญัชี 1.2การสร้างฐานขอ้มลูลกูคา้ที่ยงัไม่ตดัสินใจซ้ือ(Lead) 1.2.1การเขา้สู่หนา้จอการสร้างฐานขอ้มลูLeadได้2วธิีคือ 1.การเขา้สู่หนา้จอ: เขา้ที่เมนูLists> Relationships> Leads> New ภาพที่1.4 หนา้จอแสดงการเขา้สู่หนา้จอสร้างฐานขอ้มลูลกูคา้ที่ยงัไม่ตดัสินใจซ้ือ 2.กดเขา้ดูListรายการ Leads ท้งัหมดโดยการเลือก Lists> Relationships> Click Leadsถดัมากดที่ปุ่ม New Leadเพื่อสร้างฐานขอ้มลูลกูคา้ (Lead) ใหม่ ภาพที่1.5 หนา้จอแสดงการสร้างฐานขอ้มลูลกูคา้ที่ยงัไม่ตดัสินใจซ้ือ 1.2.2.ระบบจะแสดงหนา้จอ Leadsจากน้นัทำรายการลงขอ้มลูดงัน้ี 1. Custom Form =รูปแบบฟอร์มหนา้จอ
10 2. Leads= สถานะของลกูคา้ 3. Email= บญัชียอ่ย 4. Phone= ประเภทของรายการบญัชี 5. Fax=โทรสาร 6. Addess= ที่อยู่ *เมื่อระบุขอ้มลูเรียบร้อยแลว้จากน้นักดที่ปุ่ม Save ภาพที่1.6 หนา้จอแสดงการสร้างฐานขอ้มลูลกูคา้ที่ยงัไม่ตดัสินใจซ้ือ 1.3.การสร้างฐานขอ้มลูลกูคา้รายใหม่(Customer) 1.3.1.การเขา้สู่หนา้จอการสร้างฐานขอ้มลูลกูคา้รายใหม่(Customer)ได้2วธิีคือ 1.การเขา้สู่หนา้จอ: เขา้ที่เมนูLists> Relationships> Customer> New ภาพที่1.7 หนา้จอแสดงการเขา้สู่หนา้จอฐานขอ้มลูลกูคา้รายใหม่ 2.กดเขา้ดูListรายการ Customer ท้งัหมดโดยการเลือก Lists> Relationships> Click Customerถดัมากดที่ปุ่ม New Customer เพื่อสร้างฐานขอ้มลูลกูคา้รายใหม่ (Customer)
11 ภาพที่1.8 หนา้จอแสดงรายการลกูคา้ 1.3.2.ระบบจะแสดงหนา้จอลกูคา้จากน้นัทำรายการลงขอ้มลูรายละเอียดดงัน้ี - ส่วนของขอ้มลูทวั่ ไป 1. Type= ประเภท บริษทัหรือ บุคคลธรรมดา 2. Company Name= ชื่อบริษทั 3. Status= สถานะของลกูคา้หรือ Leads 4. Category= ประเภทของกลุ่มลกูคา้ไดแ้ก่ลกูหน้ีในประเทศและ ลกูหน้ีต่างประเทศ 5. Email=อีเมล 6. Phone=เบอร์โทร ภาพที่1.9 หนา้จอแสดงการสร้างฐานส่วนของขอ้มลูทวั่ ไปของลกูคา้รายใหม่ - ส่วนของขอ้มลูติดต่อลกูคา้ (Relationship) 1. Contact= ชื่อที่สามารถติดต่อ 2. Job Title= ตำแหน่งงาน 3. Email=อีเมล 4. MainPhone=เบอร์โทรหลกั *เมื่อระบุขอ้มลูเรียบร้อยแลว้จากน้นักดที่ปุ่ม Add
12 ภาพที่1.10 หนา้จอแสดงส่วนของขอ้มลูติดต่อลกูคา้ของการสร้างฐานขอ้มลูลกูคา้รายใหม่ - ส่วนของขอ้มลูที่อยู่(Address) 1. DefaultShipping=กดที่☐ ใหเ้ป็น ☑ 2. Edit=แกไ้ขที่อยู่(กดที่เครื่องหมายปากกาดงัภาพที่1.11) *เมื่อระบุขอ้มลูเรียบร้อยแลว้จากน้นักดที่ปุ่ม Add ภาพที่1.11 หนา้จอแสดงการเขา้สู่หนา้จอส่วนของขอ้มลูที่อยขู่องลกูคา้รายใหม่ ภาพที่1.12 หนา้จอแสดงการสร้างฐานขอ้มลูส่วนของที่อยขู่องลกูคา้รายใหม่ - ส่วนของขอ้มลูทางการเงิน (Financial) 1. Tax Reg. Number=เลขประจำตวัผเู้สียภาษีอากร 2. Default Receivables Account=ผกูรหสับญัชีการคา้ *เมื่อระบุขอ้มลูและตรวจสอบขอ้มลูเรียบร้อยแลว้จากน้นักดที่ปุ่ม Save
13 ภาพที่1.13 หนา้จอแสดงการสร้างฐานขอ้มลูส่วนขอ้มลูทางการเงินของลกูคา้รายใหม่ 1.4การสร้างฐานขอ้มลูผขู้าย(Vendor) 1.4.1การเขา้สู่หนา้จอการสร้างฐานขอ้มลูผขู้าย(Vendor)ได้2วธิีคือ 1.การเขา้สู่หนา้จอ: เขา้ที่เมนูLists > Vendors> Vendors> New ภาพที่1.14 หนา้จอแสดงการเขา้สู่หนา้จอขอ้มลูผขู้าย 2.กดเขา้ดูListรายการ Vendor ท้งัหมดโดยการเลือก Lists > Vendors> Click Vendorsถดัมากดที่ปุ่ม New vendor เพื่อสร้างฐานขอ้มลูผขู้าย(Vendor) ใหม่ ภาพที่1.15 หนา้จอแสดงการเขา้สู่หนา้จอจากรายการผขู้าย 1.4.2.ระบบจะแสดงหนา้จอผขู้ายจากน้นัทำรายการลงขอ้มลูรายละเอียดดงัน้ี - ส่วนของขอ้มลูทวั่ ไป 1. Type= ประเภทของกิจการ 2. Company Name= ชื่อของกิจการ
14 3. Category= ชนิดของเจา้หน้ี 4. Email=เมลที่สามารถติดต่อได้ 5. Phone=เบอร์ติดต่อ 6. Address= ที่อยขู่องกิจการ(ดงัภาพที่17) ภาพที่1.16 หนา้จอแสดงการสร้างฐานส่วนของขอ้มลูทวั่ ไปของผขู้าย - ส่วนของขอ้มลูที่อยู่(Address) หรือSubtab Address ใส่ขอ้มลูที่อยผู่จู้ำหน่าย (Vendor) เมื่อระบุขอ้มลูเรียบร้อยแลว้จากน้นักดที่ปุ่ม OK ภาพที่1.17 หนา้จอแสดงการสร้างฐานส่วนของขอ้มลูที่อยขู่องผขู้าย - ส่วนของขอ้มลูทางการเงิน (Financial) หรือSubtabFinancial ใส่ขอ้มลูเลขประจำตวัผเู้สียภาษีอากรและผกูรหสับญัชีเจา้หน้ี การคา้เมื่อระบุขอ้มลูเรียบร้อยแลว้จากน้นักดที่ปุ่ม Save
15 ภาพที่1.18 หนา้จอแสดงการสร้างฐานขอ้มลูเลขประจำตวัผเู้สียภาษีอากรและผกูรหสับญัชีของผขู้าย 1.5.การสร้างฐานขอ้มลูหลกัสินคา้ (Create Item) 1.5.1.การเขา้สู่หนา้จอการสร้างฐานขอ้มลูหลกัสินคา้ (Create Item)ได้2วธิีคือ 1.การเขา้สู่หนา้จอ: เขา้ที่เมนูLists > Accounting>Items> New ภาพที่1.19 หนา้จอแสดงการเขา้สู่หนา้จอของการสร้างฐานขอ้มลูหลกัสินคา้ 2.กดเขา้ดูListรายการItem ท้งัหมดโดยการเลือก Lists > Accounting> Click Itemsถดัมากดที่New Items เพื่อสร้างฐานขอ้มลูหลกัสินคา้ (Create Item) ใหม่ ภาพที่1.20 หนา้จอแสดงการเขา้สู่หนา้จอสร้างฐานขอ้มลูหลกัสินคา้จากรายการหลกัสินคา้
16 1.5.2. เลือกประเภทขอ้มลูรายการหลกัสินคา้ ภาพที่1.21 หนา้จอแสดงประเภทขอ้มลูรายการหลกัสินคา้ 1.5.3. ใส่ขอ้มลูรายการหลกัสินคา้ (Create Item) เมื่อระบุขอ้มลูเรียบร้อยแลว้จากน้นักด ที่ปุ่ม Save ภาพที่1.22 หนา้จอแสดงการสร้างฐานขอ้มลูส่วนของขอ้มลูทวั่ ไปของหลกัสินคา้ ภาพที่1.23 หนา้จอแสดงการสร้างฐานขอ้มลูส่วนของบญัชีที่รับรู้ของหลกัสินคา้ 1.6.การสร้างฐานขอ้มลูคลงัสินคา้ (Create Location) 1.6.1.การเขา้สู่หนา้จอการสร้างฐานขอ้มลูคลงัสินคา้ (Create Location)ได้2วธิีคือ
17 1.การเขา้สู่หนา้จอ: เขา้ที่เมนูSet up > Company> Locations> New ภาพที่1.24 หนา้จอแสดงการเขา้สู่หนา้จอการสร้างฐานขอ้มลูคลงัสินคา้ 2.กดเขา้ดูListรายการItem ท้งัหมดโดยการเลือกSet up > Company> Click Locationsถดัมากดที่New Locations เพื่อสร้างฐานขอ้มลูคลงัสินคา้ (Create Location) ใหม่ ภาพที่1.25 หนา้จอแสดงการเขา้สู่หนา้จอการสร้างฐานขอ้มลูคลงัสินคา้จากหนา้จอรายการสินคา้ 1.6.2. ใส่ขอ้มลูคลงัสินคา้เมื่อระบุขอ้มลูเรียบร้อยแลว้จากน้นักดSave ภาพที่1.26 หนา้จอแสดงการสร้างฐานขอ้มลูคลงัสินคา้
18 1.7.การสร้างฐานขอ้มลูหน่วยนบั (Create Unit of Measure) 1.7.1การเขา้สู่หนา้จอการสร้างฐานขอ้มลูหน่วยนบั (Create Unit of Measure)ได้2วธิีคือ 1.การเขา้สู่หนา้จอ: เขา้ที่แถบเมนูLists> Accounting> Units of Measure> New ภาพที่1.27 หนา้จอแสดงการเขา้สู่หนา้จอการสร้างฐานขอ้มลูหน่วยนบั 2. เขา้ดูListรายการ Unit of Measure ท้งัหมดโดยการเลือก Lists> Accounting> Click Unit of Measureถดัมากดที่ปุ่ม New เพื่อสร้างฐานขอ้มลูหน่วยนบั (Create Unit of Measure) ใหม่ ภาพที่1.28 หนา้จอแสดงการเขา้สู่หนา้จอการสร้างฐานขอ้มลูหน่วยนบัจากรายการหน่วยนบั 1.7.2.ระบุขอ้มลูหน่วยนบัเมื่อระบุขอ้มลูเรียบร้อยแลว้จากน้นักดSave ภาพที่1.29 หนา้จอแสดงการสร้างฐานขอ้มลูหน่วยนบั
19 2.การสร้างใบขอซ้ือ(Purchase Requisitions) 2.1.การเขา้สู่หนา้จอการสร้างใบขอซ้ือ(Purchase Requisitions)ได้2วธิีคือ 1. การเขา้สู่หนา้จอ: เขา้ที่แถบเมนูVendor>Purchase> Enter Requisition ภาพที่1.30 หนา้จอแสดงการเขา้สู่หนา้จอใบขอซ้ือ 2. กดเขา้ดูListรายการPurchase Requisitions ท้งัหมดโดยการเลือก Vendor> Purchase> Enter Requisition> Click Listถดัมากดที่New Transactionเพื่อสร้างใบ ขอซ้ือ(Purchase Requisitions) ใหม่ ภาพที่1.31 หนา้จอแสดงการเขา้สู่หนา้จอใบขอซ้ือจากหนา้จอรายการใบขอซ้ือ 2.2.ระบุขอ้มลูรายละเอียดหนา้จอใบขอซ้ือดงัน้ี - ส่วนของขอ้มลูทวั่ ไป 1. Requestor=ผขู้อซ้ือ 2. Receive By=ระบุวนัที่ตอ้งการ 3. Date=วนัที่ขอซ้ือ 4. Memo=ขอ้ความเพิ่มเติม 5. Department=แผนกที่ขอซ้ือ 6. Location= สถานที่ส่งสินคา้ 7. Next Approved= ส่งถึงผอู้นุมตัิ
20 ภาพที่1.32 หนา้จอแสดงรายละเอียดส่วนของขอ้มลูทวั่ ไปของใบขอซ้ือ - ส่วนของสินคา้ในหนา้จอใบขอซ้ือ 1. Expense or Item =ระบุประเภทสินคา้หรือบริการที่ตอ้งการขอซ้ือ 2. Item =เลือกรายการที่ตอ้งการขอซ้ือในเมนูList 3. Quantity=จาํนวนที่ตอ้งการขอซ้ือ 4. Estimated=ราคาสสินคา้/บริการ(ก่อน Vat ) >>กดที่ปุ่ม Addรายการที่กรอกขอ้มลูครบถว้นแลว้หากมากกวา่1รายการใหก้รอกราย ละเอียดตามข้นัตอน 1-4และกดที่ปุ่ม Addได้ ภาพที่1.33 หนา้จอแสดงรายละเอียดส่วนของสินคา้ในใบขอซ้ือ - ส่วนของ Relationships ในหนา้จอใบขอซ้ือ 1. Contract=ระบุชื่อผตู้ิดต่อของผขู้าย 2. Job Title= ตาํแหน่ง หรือฝ่ายของผตู้ิดต่อ 3. Email=อีเมลของผตู้ิดต่อ 4. MailPhone=เบอร์โทรศพัทข์องผตู้ิดต่อ >>กดที่ปุ่ม Addรายการที่กรอกขอ้มลูครบถว้นแลว้หากมากกวา่1รายการใหก้รอกราย ละเอียดตามข้นัตอน 1-4และกดที่ปุ่ม Addไดเ้ลย
21 ภาพที่1.34 หนา้จอแสดงรายละเอียด Relationships ในใบขอซ้ือ 2.3. หลงัจากที่กรอกขอ้มลูการขอซ้ือครบถว้นแลว้ ใหก้ดที่ปุ่ม Save ที่หนา้จอเพื่อบนัทึกรายการ ภาพที่1.35 หนา้จอแสดงรายละเอียดการบนัทึกขอ้มลูที่หนา้จอใบขอซ้ือ 2.4. หลงัจากกดที่ปุ่ม Saveระบบจะข้ึน แจง้ Confirmationผขู้อซ้ือส่งการขออนุมตัิการขอซ้ือในใบ ขอซ้ือ สามารถกดที่ปุ่ม Sent to Approvalระบบจะส่งใหก้บัผมู้ีอาํนาจอนุมตัิทำการอนุมตัิได้กดที่ ปุ่ม Approvedรายการขอซ้ือไดเ้ลย ภาพที่1.36 หนา้จอแสดงยนืยนัการันทึกขอ้มลูของใบขอซ้ือ
22 3.การต้งัค่า Reminders 3.1.การเขา้สู่หนา้จอ: เขา้ที่แถบเมนูHome> Reminder>เลือกSet Up>เลือก Requisitionto Approve>กดที่ปุ่ม Save ภาพที่1.37 หนา้จอแสดงหนา้ Home ภาพที่1.38 หนา้จอแสดงรายการเลือก Reminder 3.2. หลงัจากบนัทึกใบขอซ้ือและส่งใหก้บัผมู้ีอาํนาจอนุมตัิในการอนุมตัิ(Approved)รายการใบ ขอซ้ือ>ผอู้นุมตัิจะไดร้ับการแจง้เตือน Requisitionto Approveผา่น Reminder ที่หนา้ Home>ผอู้นุมตัิ สามารถกด ☑ที่Approve Requisitionเพื่อเลือกใบขอซ้ือ>กดที่ปุ่ม Submit เพื่ออนุมตัิไดเ้ลย ภาพที่1.39 หนา้จอแสดง Remindersของผมู้ีอาํนาจอนุมตัิในการอนุมตัิใบขอซ้ือ
23 ภาพที่1.40 หนา้จอแสดงการอนุมตัิใบขอซ้ือของผมู้ีอาํนาจอนุมตัิ - กรณีถา้หากผอู้นุมตัิตอ้งการดูรายละเอียดใบขอซ้ือ สามารถ Clickเลือกใบขอซ้ือ เพื่อเขา้ตรวจสอบรายละเอียดได้ ภาพที่1.41 หนา้จอแสดงรายละเอียดผอู้นุมตัิตอ้งการดูรายละเอียดใบขอซ้ือ - กรณีผขู้อซ้ือตอ้งการใหแ้กไ้ขหรือไม่อนุมตัิกดที่ปุ่ม Reject - กรณีผขู้อซ้ือตอ้งการอนุมตัิกดที่ปุ่ม Approve เพื่อทาํการอนุมตัิไดเ้ช่นเดียวกนั ภาพที่1.42 หนา้จอแสดงรายละเอียดการอนุมตัิหรือการไม่อนุมตัิของใบขอซ้ือ 4.การสร้างเอกสารใบสงั่ซ้ือจากใบขอซ้ือสินคา้ 4.1.การเขา้สู่หนา้จอ: เขา้ที่แถบเมนูVendor>Purchase> Enter Requisition> List ภาพที่1.43 หนา้จอแสดงการเขา้สู่หนา้จอใบสงั่ซ้ือจากหนา้จอใบขอซ้ือ
24 4.2. เลือกรายการใบขอซ้ือ(Purchase Requisition) ในสถานะPending Order และเลือกรายการสาํหรับจดัทาํเอกสารใบสงั่ซ้ือ(Purchase Order) ภาพที่1.44 หนา้จอแสดงสถานะPending Orderของรายการใบขอซ้ือสินคา้ 4.3. หลงัจากเลือกใบขอซ้ือ(Purchase Requisition) ใหก้ดที่ปุ่ม CreatePurchase Order>เขา้สู่หนา้ จอ Order Requisitionเพื่อสร้างใบสงั่ซ้ือ(Purchase Order) ภาพที่1.45 หนา้จอแสดงสถานะPending Orderของใบขอซ้ือสินคา้ 4.4.ข้นัตอนสร้างใบสงั่ซ้ือ(Purchase Order)จากหนา้จอ Order Requisition: 1. Vendor=เลือกผขู้าย 2. Department=แผนกที่ขอซ้ือ 3. Location= สถานที่ส่งสินคา้ 4.กด ☑ เลือกใบขอซ้ือ 5. Quantity=จาํนวนที่ตอ้งการสงั่ซ้ือ 6. Order Rate=ราคาต่อ Unit ที่จะสงั่ซ้ือ >> หลงัจากใส่ขอ้มลูเรียบร้อยกดที่ปุ่ม Submit เพื่อบนัทึกใบสงั่ซ้ือ(Purchase Order)
25 ภาพที่1.46 หนา้จอแสดงหนา้ Order Requisition 4.5. หลงัจากกดที่ปุ่ม Submitจะแสดงหนา้จอProcessedPurchase Orders >กดที่ปุ่ม Refresh ซ่ึง ระบบจะแสดงขอ้มลู 1.Status= สถานะของเอกสาร 2. Number=เลขที่ใบสงั่ซ้ือ 3. ApprovalStatus= สถานะการอนุมตัิของใบสงั่ซ้ือ(Purchase Orders) **กดเลือกเอกสารตรงแถบ Number เพื่อดูใบสงั่ซ้ือ(Purchase Orders) ภาพที่1.47 หนา้จอแสดงหนา้ProcessedPurchase Orders 4.6.ข้นัตอนการพิมพเ์อกสารใบสงั่ซ้ือ - สามารถกดที่ปุ่ม Print เพื่อPrint เอกสารใบสงั่ซ้ือ(Purchase Orders) 4.7.ข้นัตอนการใหผ้มู้ีอำนาจในการอนุมตัิใบสงั่ซ้ือ - หนา้จอใบสงั่ซ้ือ(Purchase Orders)>กดปุ่ม Sent to Approval เพื่อใหผ้มู้ีอาํนาจ ทำการ อนุมตัิใบสงั่ ภาพที่1.48 หนา้จอแสดงหนา้ใบสงั่ซ้ือ
26 ภาพที่1.49 หนา้จอแสดงตวัอยา่งหนา้เอกสารใบสงั่ซ้ือ 5.การรับสินคา้เขา้คลงัสินคา้ (Item Receipts & Fulfillment) 5.1.การเขา้สู่หนา้จอการรับสินคา้เขา้คลงัสินคา้ (Item Receipts & Fulfillment)ได้2วธิีคือ 1. การกดรับสินคา้จากหนา้จอใบสงั่ซ้ือ - การเขา้สู่หนา้จอ: เขา้ที่แถบเมนูTransaction>Purchases> EnterPurchase Orders> List ภาพที่1.50 หนา้จอแสดงรายละเอียดการเขา้สู่หนา้จอรายการใบสงั่ซ้ือ - เลือกรายการPurchase Order ที่ข้ึนสถานะPending Receipt เพื่อ ทาํการกดรับสินคา้และกดที่ปุ่ม Veiw ภาพที่1.51 หนา้จอแสดงรายการใบสงั่ซ้ือ - กดที่ปุ่ม Receive ที่ใบสงั่ซ้ือ(Purchase Order) ภาพที่1.52 หนา้จอแสดงหนา้ใบสงั่ซ้ือ
27 2. การกดรับสินคา้จากแถบหนา้จอ - การเขา้สู่หนา้จอ: เขา้ที่แถบเมนูTransaction>Purchases> Receive Orders ภาพที่1.53 หนา้จอแสดงการเขา้สู่หนา้จอการรับสินคา้เขา้คลงัสินคา้ 5.2. หลงัจากกดรับสินคา้ที่หนา้จอใบสงั่ซ้ือ(Purchase Order)รายการจะข้ึนที่หนา้จอรับสินคา้ (Receive Order)และทำการเลือกรายการสินคา้ที่ตอ้งการรับสินคา้โดยกดที่☐ เป็น ☑ และกดที่ปุ่ม Submit เพื่อใหร้ะบบทำการProcessStatus ภาพที่1.54 หนา้จอแสดงรายละเอียดรายการรับสินคา้เขา้คลงัสินคา้ 5.3. หลงัจากกดที่ปุ่ม Submitระบบจะนำเขา้ขอ้มลูหนา้ProcessStatus ภาพที่1.55 หนา้จอแสดงสถานะรายการรับสินคา้เขา้คลงัสินคา้ 5.4. เมื่อระบบตรวจสอบขอ้มลู100% กดที่ปุ่ม Refreshโดยรายการที่สำเร็จ ช่อง LineStatusจะข้ึน สถานะ Completeระบบจะทำการดึง Item Receipt ที่Result Recordเป็น Success
28 ภาพที่1.56 หนา้จอแสดงสถานะหลงัจากนำเขา้ขอ้มลูรายการรับสินคา้เขา้คลงัสินคา้ 5.5. สามารถพิมพเ์อกสารใบรับสินคา้กดที่สญัลกัษณ์เครื่งปริ้น และเอกสาร Vendor Billไดเ้ช่นกนั ภาพที่1.57 หนา้จอแสดงสถานะหลงัจากนำเขา้ขอ้มลูรายการรับสินคา้เขา้คลงัสินคา้ 6.การส่งคืนสินคา้ใหผ้ขู้าย(Vendor Return Authorizations) 6.1.การเขา้สู่หนา้จอการส่งคืนสินคา้ (Vendor Return Authorizations)ได้2วธิีคือ 1. การส่งคืนสินคา้จากหนา้จอใบสงั่ซ้ือ - การเขา้สู่หนา้จอด: เขา้ที่แถบเมนูTransaction>Purchases> EnterPurchase Orders> List ภาพที่1.58 หนา้จอแสดงรายละเอียดการเขา้สู่หนา้จอการส่งคืนสินคา้จากหนา้จอใบสงั่ซ้ือ - เลือกรายการPurchase Order ที่ข้ึนสถานะPending Bill/Fully Billedเพื่อ ทาํการกดรับสินคา้และกดที่ปุ่ม Veiw ภาพที่1.59 หนา้จอแสดงรายการใบสงั่ซ้ือที่มีPending Bill/Fully Billedเพื่อทาํการกดรับสินคา้
29 - กดที่ปุ่ม Authorize Return ภาพที่1.60 หนา้จอแสดงหนา้จอการส่งคืนสินคา้จากหนา้จอใบสงั่ซ้ือจากหนา้ใบสงั่ซ้ือ 2. การส่งคืนสินคา้จากแถบหนา้จอ - การเขา้สู่หนา้จอ: เขา้ที่แถบเมนูTransactions>Purchases> Enter Vendor Return Authorizations ภาพที่1.61 หนา้จอแสดงการเขา้สู่หนา้จอการส่งคืนสินคา้ 6.2.ระบบจะแสดงหนา้จอการส่งคืนสินคา้จากน้นัทำรายการลงขอ้มลูดงัน้ีซ่ึงกรณีเขา้สู่หนา้จอการ ส่งคืนสินคา้จากใบสงั่ซ้ือระบบจะทำการดึงขอ้มลูจากใบสงั่ซ้ือมาอตัโนมตัิ - ส่วนของขอ้มลูทวั่ ไป 1. Vendor Name= ชื่อผขู้าย 2. Date=วนัที่สร้างรายการส่งคืนสินคา้ 3. Amount=จำนวนเงิน ภาพที่1.62 หนา้จอแสดงรายละเอียดส่วนของขอ้มลูทวั่ ไปในการส่งคืนสินคา้
30 - ส่วนของขอ้มลูสินคา้ 1. Item =รายการสินคา้ที่ตอ้งการลดหน้ี 2. Quantity= ปริมาณสินคา้ 3. Items Line= รายการที่คุณไดร้ับคืนจากผขู้าย 4. Inventory Detail=อปัเดดหมายเลขลอ็ต 5. Rate=ราคาต่อหน่วย ภาพที่1.63 หนา้จอแสดงรายละเอียดส่วนของสินคา้ในการส่งคืนสินคา้ 6.3. หลงัจากกดที่ปุ่ม Saveระบบจะข้ึนแจง้ Confirmation ผมู้ีอำนาจตรวจสอบความถกูตอ้งและ อนุมตัิการส่งคืนสินคา้โดยกดที่ปุ่ม Approve Returnเพื่ออนุมตัิไดเ้ลย ภาพที่1.64 หนา้จอแสดงการยนืยนัในการกรอกขอ้มลูการส่งคืนสินคา้ 6.4. เมื่อไดร้ับอนุมตัิในการส่งคืนสินคา้จะทำใหร้ายการส่งคืนสินคา้ที่มีสถานะPending Return และทำการกดที่ปุ่ม Veiw ภาพที่1.65 หนา้จอแสดงหนา้รายการส่งคืนสินคา้ 6.5.กดที่ปุ่ม Returnเพื่อทำการคืนสินคา้ ภาพที่1.66 หนา้จอแสดงหนา้การส่งคืนสินคา้
31 6.6.กดเลือกรายการที่ตอ้งการส่งคืนสินคา้และ Update Lot Number ที่ช่อง Inventory Detail เมื่อ ทำการลงขอ้มลูเรียบร้อยแลว้ทำการกดที่ปุ่ม Save ภาพที่1.67 หนา้จอแสดงหนา้ส่งคืนสินคา้ ใหก้บัผขู้าย(Item Fulfillment) 7. สร้างใบแจง้ยอดการชำระเงิน (Vendor Bill) 7.1.การเขา้สู่หนา้จอใบแจง้ยอดการชำระเงิน (Vendor Bill) - การเขา้สู่หนา้จอ: เขา้ที่แถบเมนูTransaction>Purchases> EnterPurchase Orders> List ภาพที่1.68 หนา้จอแสดงรายละเอียดการเขา้สู่หนา้จอใบแจง้ยอดการชำระเงิน - เลือกรายการใบสงั่ซ้ือ ที่ข้ึนสถานะPending Bill/Fully Billedเพื่อทาํการกดรับสินคา้ และกดที่ปุ่ม Veiw ภาพที่1.69 หนา้จอแสดงรายการใบสงั่ซ้ือ - กดที่ปุ่ม Bill ภาพที่1.70 หนา้จอแสดงหนา้ใบสงั่ซ้ือ(Purchase Orders)
32 7.2.ระบบจะแสดงหนา้จอใบแจง้ยอดการชำระเงินจากน้นัทำรายการลงขอ้มลูดงัน้ีซ่ึงกรณีเขา้สู่ หนา้จอใบแจง้ยอดการชำระเงินจากใบสงั่ซ้ือระบบจะทำการดึงขอ้มลูจากใบสงั่ซ้ือมาอตัโนมตัิ 1. Reference No.= ป้อนขอ้มลูเพิ่มเติมเพื่อระบุธุรกรรมน้ีเช่น หมายเลขใบแจง้หน้ีของผจู้ดั จำหน่าย 2. Account=เลือกหมายเลขบญัชีเจา้หน้ี 3. Next Approver=ผอู้นุมตัิรายการ 4. Rate=ราคาต่อหน่วย *เมื่อกรอกขอ้มลูเรียบร้อยแลว้กดที่ปุ่ม Saveระบบจะข้ึนแจง้ Confirmation ภาพที่1.71 หนา้จอแสดงรายละเอียดส่วนของขอ้มลูทวั่ ไปในใบแจง้ยอดการชำระเงิน ภาพที่1.72 หนา้จอแสดงรายละเอียดส่วนของขอ้มลูสินคา้ในใบแจง้ยอดการชำระเงิน 8. สร้างใบลดหน้ีจากการส่งคืนสินคา้ (Vendor Credit) 8.1.การเขา้สู่หนา้จอใบลดหน้ีจากการส่งคืนสินคา้ (Vendor Credit)ได้2วธิี 1.การออกใบลดหน้ีจากหนา้จอใบส่งคืนสินคา้ - การเขา้สู่หนา้จอ: เขา้ที่แถบเมนูTransactions>Purchases> Enter Vendor Return Authorizations> List
33 ภาพที่1.73 หนา้จอแสดงรายละเอียดการเขา้สู่หนา้จอใบลดหน้ีจากการส่งคืนสินคา้ - เลือกรายการการส่งคืนสินคา้ที่ข้ึนสถานะPending Bill/Fully Billedเพื่อ ทาํการออกใบลดหน้ีและกดปุ่ม Veiw ภาพที่1.74 หนา้จอแสดงรายละเอียดรายการส่งคืนสินคา้ที่มีสถานะPending Bill/Fully Billed ใหก้บัผขู้าย - กดที่ปุ่ม Refundระบบจะทำการออกใบลดหน้ี(bill Credit) ภาพที่1.75 หนา้จอแสดงรายละเอียดหนา้จอใบลดหน้ีจากหนา้ส่งคืนสินคา้ใหก้บัผขู้าย 2.การเขา้สู่หนา้จอใบลดหน้ีโดยตรงได้2วธิีคือ 2.1.การเขา้สู่หนา้จอ: เขา้ที่แถบเมนูTransaction>Payable> Enter Vendor Credits
34 ภาพที่1.76 หนา้จอแสดงรายละเอียดการเขา้สู่หนา้จอใบลดหน้ี 2.2. เขา้ดูListรายการใบลดหน้ีท้งัหมดโดยการเลือก Transaction>Payable> Enter Vendor Credits> Click Listถดัมากดที่New Transactionเพื่อสร้างขอ้มลูใบลดหน้ี ภาพที่1.77 หนา้จอแสดงรายละเอียดการเขา้สู่หนา้จอใบลดหน้ี 8.2.ระบบจะแสดงหนา้จอใบลดหน้ีจากน้นัทำรายการลงขอ้มลูดงัน้ีซ่ึงกรณีเขา้สู่หนา้จอใบลดหน้ี จากการส่งคืนสินคา้ระบบจะทำการดึงขอ้มลูจากการส่งคืนมาอตัโนมตัิ 8.2.1 ส่วนของขอ้มลูทวั่ ไป 1. Vendor Name= ชื่อผขู้าย 2. Account=รหสับญัชีเจา้หน้ี 3. Amount=จำนวนเงินจะถกูอปัเดดตามราคา Item/ Expense line 4. Memo=เหตุผลในการออกใบลดหน้ี ภาพที่1.78 หนา้จอแสดงรายละเอียดส่วนของขอ้มลูทวั่ ไปในใบลดหน้ีจากการส่งคืนสินคา้
35 8.2.2. ส่วนของขอ้มลูสินคา้ 1. เลือกรายการItem/ Expense: - ถา้เป็นรายการItem =ระบุรายการสินคา้จำนวน และคลงัสินคา้ - ถา้เป็นรายการ Expense=ระบุรหสับญัชีรายการรายจ่ายและจำนวนเงิน 2. Quantity= ปริมาณสินคา้ 3. Rate=ราคาต่อหน่วย 4. Tax Code=รหสัภาษี ภาพที่1.79 หนา้จอแสดงรายละเอียดส่วนของสินคา้ในใบลดหน้ีจากการส่งคืนสินคา้ 8.3. หลงัจากกดที่ปุ่ม Saveระบบจะข้ึนแจง้ Confirmationระบบจะทำการออกใบลดหน้ี ภาพที่1.80 หนา้จอแสดงการยนืยนัในการออกใบลดหน้ีจากส่งคืนสินคา้ 9.การจ่ายชำระหน้ีใหก้บัเจา้หน้ีการคา้ 9.1.การเขา้สู่หนา้จอ: เขา้ที่แถบเมนูTransaction>Payables>PaySingle Vendor ภาพที่1.81 หนา้จอแสดงการเขา้สู่หนา้จอการจ่ายชำระหน้ีใหก้บัเจา้หน้ีการคา้ 9.2.ระบุรายละเอียดขอ้มลูในหนา้จอการจ่ายชำระหน้ีใหก้บัเจา้หน้ีการคา้แบ่งได้2 ส่วน คือ
36 9.2.1 ส่วนของขอ้มลูทวั่ ไป 1. A/P Account= บญัชีเจา้หน้ีที่บนัทึกเมื่อมีค่าใชจ้่ายเกิดข้ึน 2. Payee= ชื่อผขู้าย หลงัจากเลือกPayeeระบบจะทำการดึงขอ้มลูเพิ่มสกลุเงิน และอตัราแลกเปลี่ยนให้ 3. Account= บญัชีธนาคารหรือเงินสดที่ชำระ 4. Next Approver=ผอู้นุมตัิ ภาพที่1.82 หนา้จอแสดงรายละเอียดส่วนของขอ้มลูทวั่ ไปในการจ่ายชำระหน้ีการคา้ 9.2.2 ส่วนของขอ้มสูินคา้ 1. Apply Line=เลือก☑บิลที่คุณตอ้งการจ่ายและกดSubmit 2. Disc Taken= ส่วนลดที่ไดร้ับ 3. Payment=จำนวนเงินที่ตอ้งการจ่ายชำระ ภาพที่1.83 หนา้จอแสดงรายละเอียดส่วนของขอ้มสูินคา้ในการจ่ายชำระหน้ี 9.3. หลงัจากกดที่ปุ่ม Saveระบบจะข้ึนแจง้ Confirmationผขู้อจ่ายชำระ สามารถกดที่ปุ่ม Sent to Approval ส่งใหก้บัผมู้ีอำนาจอนุมตัิ(Approved) ภาพที่1.84 หนา้จอแสดงยนืยนัการลงขอ้มลูในการจ่ายชำระหน้ี
37 10.การสร้างใบเสนอราคาขาย(Sale Quotations) 10.1.การสร้างใบเสนอราคาขายเขา้ถึงหนา้จอได้2วธิีคือ 10.1.1.การเขา้หนา้จอ: เขา้ที่เมนูTransactions>Sales>Prepare Estimates ภาพที่1.85 หนา้จอแสดงรายละเอียดการเขา้สู่หนา้จอใบเสนอราคาวธิีที่1 10.1.2. เขา้ดูList ใบเสนอขายท้งัหมดโดยการเลือก Transactions>Sales>Prepare Estimates> Click Listถดัมา กดที่ปุ่ม New Transactionเพื่อสร้างใบเสนอราคาใหม่ ภาพที่1.86 หนา้จอแสดงรายละเอียดการเขา้สู่หนา้จอใบเสนอราคาวธิีที่2 10.2.ระบุขอ้มลูรายละเอียดในหนา้ใบเสนอราคาขายดงัน้ี 10.2.1. ส่วนของขอ้มลูทวั่ ไป - CUSTOMER = ชื่อลกูคา้ - DATE =วนัที่จดัทำใบเสนอราคาขาย - Status= สถานะลกูคา้ - PROBABILITY =โอกาสที่ลกูคา้จะซ้ือสินคา้ระบบจะดึง % อตัโนมตัิจาก Status - EXP. CLOSE =วนัหมดอายขุองใบเสนอราคาขาย