GARIS PANDUAN TADBIR URUS INSTITUSI JABATAN KEBAJIKAN MASYARAKAT
ISI KANDUNGAN PRAKATA i PETUNJUK ii TUJUAN 1 LATAR BELAKANG 1 TAFSIRAN PEMAKAIAN GARIS PANDUAN 2 BIDANG TUGAS, PERANAN DAN TANGGUNGJAWAB INSTITUSI, JABATAN KEBAJIKAN MASYARAKAT NEGERI DAN BAHAGIAN 3 1.0 PENGURUSAN KEWANGAN 3 1.1 Permohonan Peruntukan Anggaran Belanjawan Mengurus Tahunan Bagi Dasar Sedia Ada, Program Khusus, Dasar Baru dan One Off 3 1.2 Penyaluran dan Penerimaan Peruntukan Belanja Mengurus 4 1.3 Semakan Perbelanjaan (Budget Review) 5 1.4 Pemantauan Prestasi Perbelanjaan Belanja Mengurus 6 1.5 Pengurusan Akaun, Bayaran dan Gaji 7 2.0 PEROLEHAN 8 2.1 Pengurusan Perolehan 8 2.2 Pengurusan Kontrak/Perjanjian 11 3.0 PENGURUSAN ASET DAN STOR 13 3.1 Pengurusan Aset Alih, Aset Hidup dan Stor Kerajaan 13 3.2 Pengurusan Aset Tak Alih 14 4.0 PENYELARASAN AUDIT 17 4.1 Penyediaan dan Penyelarasan Jawapan Penemuan Audit 17 4.2 Penyediaan dan Penyelarasan Jawapan Penemuan Audit di Peringkat Negeri 18 5.0 PENGURUSAN PROJEK/PROGRAM PEMBANGUNAN 20 5.1 Permohonan Projek Pembaikan dan Penyelengaraan Bajet Mengurus B48 (OS28000) bagi Pembaikan dan Penyelenggaraan 20 5.2 Permohonan Projek Baharu Bajet Pembangunan P48 Bagi Menaik Taraf/Membina Baharu Bangunan dan Pembelian Peralatan Operational Readiness 21 5.3 Penyaluran dan Penerimaan Waran Peruntukan 24 5.4 Pemantauan Projek Pembangunan 26 6. PENGURUSAN TANAH 28 6.1 Pengurusan Tanah bagi Projek Pembangunan 28 6.2 Pengurusan Permohonan Penyewaan dan Pajakan Tanah Milik/Rizab Institusi 29 6.3 Pengurusan dan Pemantauan Tanah Sedia Ada 30
7. PENGURUSAN SUMBER MANUSIA 31 7.1 Penyediaan Laporan Nilaian Prestasi Tahunan 31 7.2 Pengurusan Tatatertib Kumpulan Pelaksana 32 7.2.1 Tidak Hadir Bertugas 32 7.2.2 Jenayah 34 7.2.3 Tatatertib Biasa 35 7.3 Permohonan Pertukaran 38 7.4 Pengurusan Kenaikan Pangkat Kumpulan Pelaksana 39 7.5 Pengurusan Latihan Kakitangan 41 7.6 Pengurusan Pencen/Persaraan Pilihan 42 7.7 Pusingan Kerja dan Penempatan Pegawai dan Kakitangan 44 7.8 Pengemaskinian Buku Perkhidmatan 45 8. PENGURUSAN PENGHUNI 46 8.1 Pengurusan Penempatan Penghuni/Pelatih/Mangsa Keganasan Rumah Tangga dan Pemerdagangan Orang di Institusi 46 8.2 Pengurusan Pelepasan atau Pembebasan Penghuni/Pelatih/Mangsa Keganasan Rumah Tangga dan Pemerdagangan Orang di Institusi 47 8.3 Pelaksanaan Aktiviti Penghuni/Pelatih dan Mangsa Pemerdagangan Orang di Institusi 49 8.4 Pelaksanaan Aktiviti Penghuni di Luar Institusi 50 8.5 Kelarian/Kes Salah Laku/Kematian Penghuni atau Pelatih 52 8.6 Pengurusan Cuti Penghuni 53 8.7 Pengurusan Diet dan Makanan Penghuni 54 9. PENGURUSAN INSTITUSI 55 9.1 Jadual Waktu Bertugas 55 9.2 Pemantauan Inspektorat 57 9.3 Permohonan Mengadakan Tanggungjawab Sosial Korporat/Corporate Social Responsibility 58 9.4 Permohonan Menerima Lawatan daripada Pihak Luar 59 9.5 Permohonan Menjalankan Latihan Praktikum 60 9.6 Permohonan Menjalankan Kajian 61 10. PENGURUSAN MEDIA 63 10.1 Permohonan Liputan Media 63 11. PENGURUSAN LEMBAGA PELAWAT INSTITUSI 64 11.1 Pelantikan Ahli Lembaga Pelawat 64 DOKUMEN RUJUKAN 66 LAMPIRAN 1 74
i | Garis Panduan Tadbir Urus Institusi Jabatan Kebajikan Masyarakat PRAKATA KETUA PENGARAH JABATAN KEBAJIKAN MASYARAKAT Assalamualaikum w.b.t dan Salam Sejahtera, Alhamdulillah, bersamalah kita memanjatkan kesyukuran kepada Allah s.w.t kerana dengan keizinanNYA Garis Panduan Tadbir Urus Institusi, Jabatan Kebajikan Masyarakat (JKM) dapat dihasilkan. Garis Panduan Tadbir Urus Institusi JKM mencerminkan hasrat Jabatan untuk memberi panduan kepada semua warga JKM khususnya kepada Jabatan Kebajikan Masyarakat Negeri (JKMN), Institusi dan Bahagian di Ibu Pejabat JKM. JKM sentiasa komited dalam usaha untuk memastikan sistem penyampaian perkhidmatan dan tadbir urus institusi kebajikan JKM diuruskan dengan lebih cekap dan berkesan. Garis panduan ini adalah salah satu inisiatif Jabatan untuk menjelaskan bidang tugas dan peranan Pegawai Kebajikan Masyarakat di setiap peringkat dalam menguruskan institusi kebajikan kendalian JKM. Sebagai sebuah Jabatan yang bertanggungjawab terhadap kebajikan dan kesejahteraan klien di institusi kebajikan kendalian JKM, pematuhan kepada Garis Panduan Tadbir Urus Institusi ini adalah sangat penting bagi memastikan kefahaman mentadbir institusi kendalian JKM khususnya dalam semua aspek pengurusan kewangan, aset, pengurusan sumber manusia dan pengurusan klien diamalkan secara menyeluruh. Akhir sekali, saya ingin merakamkan setinggi-tinggi penghargaan, syabas dan terima kasih kepada semua pihak yang terbabit secara langsung dan tidak langsung dalam menghasilkan Garis Panduan Tadbir Urus Institusi JKM Tahun 2020 ini. Semoga garis panduan yang dibangunkan ini dapat menjadi sumber rujukan dan panduan yang bermanfaat kepada semua. Terima kasih. BERKAT BERJASA ZULKIFLI BIN ISMAIL Ketua Pengarah Kebajikan Masyarakat 26 November 2020
ii | Garis Panduan Tadbir Urus Institusi Jabatan Kebajikan Masyarakat PETUNJUK PENGGUNAAN SINGKATAN ABG Akaun, Bayaran dan Gaji ABM Anggaran Belanjawan Mengurus AKT Akuan Terima ALP Ahli Lembaga Pelawat Bahagian Bahagian Ibu Pejabat JKM C2C See to Care CI Creativity Index CMS Client Management System/Sistem Pengurusan Klien CSR Corporate Social Responsibility DE Development Expenditure DHA Dasar dan Hubungan Antarabangsa EPU Economic Planning Unit/Unit Perancang Ekonomu IPT Institut Pengajian Tinggi ISM Institut Sosial Malaysia JKM Jabatan Kebajikan Masyarakat Tanggungjawab institusi Tanggungjawab Jabatan Kebajikan Masyarakat Negeri (merangkumi Wilayah Persekutuan dan Jabatan Perkhidmatan Kebajikan Am Sabah) Tanggungjawab Bahagian berkaitan
iii | Garis Panduan Tadbir Urus Institusi Jabatan Kebajikan Masyarakat JKMN Jabatan Kebajikan Masyarakat Negeri* JKPTG Jabatan Ketua Pengarah Tanah dan Galian JKR Jabatan Kerja Raya JPA Jabatan Perkhidmatan Awam JPKA Jawatankuasa Pengurusan Kewangan dan Akaun KPKM Ketua Pengarah Kebajikan Masyarakat KPWKM Kementerian Pembangunan Wanita, Keluarga dan Masyarakat KRT Keganasan Rumah Tangga KSU Ketua Setiausaha LFM Logical Framework Matrix LKPPA Lembaga Kenaikan Pangkat Perkhidmatan Awam LNPT Laporan Nilaian Prestasi Tahunan MAPO Majlis Antipemerdagangan Orang dan Antipenyeludupan Migran MoU Memorandum of Understanding OE Operational Expenditure OKU Orang Kurang Upaya OR Operational Readiness P&P Pengurusan dan Profesional PDF Pegawai Daftar dan Data Fasiliti PDRM Polis Diraja Malaysia PIF Pegawai Inspektorat Fasiliti PKMD Pegawai Kebajikan Masyarakat Daerah PKMN Pengarah Kebajikan Masyarakat Negeri* * merangkumi Wilayah Persekutuan dan Jabatan Perkhidmatan Kebajikan Am Sabah PLPP Pusat Latihan Perindustrian dan Pemulihan
iv | Garis Panduan Tadbir Urus Institusi Jabatan Kebajikan Masyarakat POF Pegawai Operasi Fasiliti PP Perancangan dan Pembangunan PPK Pegawai Penilai Kedua PPP Pegawai Penilai Pertama PPT Perancangan Perolehan Tahunan PRO Pegawai Perhubungan Awam PSM Pengurusan Sumber Manusia PSPA Pelan Strategik Pengurusan Aset PTD Pejabat Tanah dan Daerah PTF Pegawai Teknikal Fasiliti PTJ Pusat Tanggungjawab PTP Pesuruhjaya Tanah Persekutuan PUU Penasihat Undang-Undang PYD Pegawai Yang Dinilai RP Rumah Perlindungan SOP Prosedur Tetap Operasi SPA Suruhanjaya Perkhidmatan Awam SST Surat Setuju Terima TBK Time Base Berasaskan Kecemerlangan TNA Training Need Analysis/Analisis Keperluan Latihan TOR Term of Reference TPATA Tatacara Pengurusan Aset Tak Alih Kerajaan WKB Wawasan Kemakmuran Bersama YB Yang Berhormat
1 | Garis Panduan Tadbir Urus Institusi Jabatan Kebajikan Masyarakat TUJUAN Garis Panduan Tadbir Urus Institusi Jabatan Kebajikan Masyarakat (JKM) dibangunkan bertujuan untuk memberi panduan bagi pengurusan institusi kendalian JKM. Garis Panduan ini diharap dapat membantu pelaksanaan tadbir urus institusi dengan lebih cekap, teratur dan berkesan. LATAR BELAKANG Jabatan telah mengadakan program See to Care (C2C) di peringkat negeri, daerah dan institusi. Daripada penelitian sepanjang program tersebut, didapati bahawa terdapat pertindihan tadbir urus antara Bahagian di Ibu Pejabat JKM dan Jabatan Kebajikan Masyarakat Negeri (JKMN) dalam pengurusan institusi. Justeru itu, satu garis panduan yang menjelaskan peranan di peringkat institusi, JKMN dan Bahagian di Ibu Pejabat JKM dalam menguruskan institusi JKM dibangunkan bagi mengatasi kekeliruan peranan masingmasing. Garis Panduan Tadbir Urus Institusi Jabatan Kebajikan Masyarakat telah digubal berasaskan kepada Peraturan, Kaedah, Pekeliling Perkhidmatan, Arahan Perbendaharaan, Pekeliling Perbendaharaan, Surat Pekeliling Akauntan Negara Malaysia, Panduan, Arahan Dalaman Kementerian Pembangunan Wanita, Keluarga dan Masyarakat (KPWKM) dan Arahan Dalaman JKM yang berkuat kuasa dari semasa ke semasa dari segi prosedur dan tatacara pelaksanaan yang lebih terperinci.
2 | Garis Panduan Tadbir Urus Institusi Jabatan Kebajikan Masyarakat TAFSIRAN PEMAKAIAN GARIS PANDUAN Garis Panduan Tadbir Urus Institusi Jabatan Kebajikan Masyarakat ini telah dibangunkan meliputi aspek: i. pengurusan kewangan; ii. perolehan; iii. pengurusan aset dan stor; iv. penyelarasan audit; v. pengurusan projek/program pembangunan; vi. pengurusan tanah; vii. pengurusan sumber manusia; viii. pengurusan penghuni; ix. pengurusan institusi; x. pengurusan media; dan xi. pengurusan Lembaga Pelawat Institusi. Peruntukan secara umum yang digunakan dalam Garis Panduan Tadbir Urus Institusi Jabatan Kebajikan Masyarakat ini adalah bersifat sebagai panduan dalam tadbir urus institusi JKM yang masih memberi ruang dan peluang mencipta inovasi dan kreativiti di dalam pengurusan institusi. Garis Panduan Tadbir Urus Institusi Jabatan Kebajikan Masyarakat adalah merangkumi kesemua pengurusan institusi di bawah JKM. Garis panduan ini hendaklah dibaca bersama pekeliling, surat pekeliling atau peraturan semasa yang sedang berkuatkuasa.
3 | Garis Panduan Tadbir Urus Institusi Jabatan Kebajikan Masyarakat BIDANG TUGAS, PERANAN DAN TANGGUNGJAWAB INSTITUSI, JABATAN KEBAJIKAN MASYARAKAT NEGERI DAN BAHAGIAN 1. PENGURUSAN KEWANGAN Tujuan Memastikan pengurusan kewangan diuruskan mengikut peraturan kewangan yang telah ditetapkan dan mengawal selia perbelanjaan institusi mengikut Garis Panduan Pemantapan Penubuhan Pusat Tanggungjawab (PTJ). Menjelaskan berkaitan panduan pemantapan penubuhan PTJ di Kementerian/Jabatan supaya tadbir urus PTJ dapat dikendalikan dengan teratur, telus, cekap dan berkesan. PTJ merujuk kepada pejabat di mana Pemegang Waran Peruntukan/Ketua Jabatan/Pemungut telah menerima perwakilan kewajipan kepada Pegawai Pengawal dan bertanggungjawab untuk mengurus dan mengawal sumber kewangan di bawah seliaannya seperti peruntukan mengurus, peruntukan pembangunan, pengurusan akaun amanah dan pengurusan terimaan serta sumber-sumber lain yang berkaitan. 1.1 Permohonan Peruntukan Anggaran Belanjawan Mengurus (ABM) Tahunan Bagi Dasar Sedia Ada, Program Khusus, Dasar Baru dan One Off PROSES KERJA TANGGUNGJAWAB i. Institusi menyedia dan mengemukakan Anggaran Belanjawan Mengurus (ABM) Tahunan kepada JKMN. ii. JKMN hendaklah: a. mengadakan Sesi Semakan Belanjawan (Budget Screening) di peringkat negeri Institusi JKMN
4 | Garis Panduan Tadbir Urus Institusi Jabatan Kebajikan Masyarakat PROSES KERJA TANGGUNGJAWAB untuk menyemak permohonan ABM Tahunan institusi; dan b. mengemukakan ABM Tahunan institusi kepada Pengarah Bahagian berkaitan. iii. Bahagian berkaitan hendaklah: a. menyemak dan menyelaras permohonan ABM Tahunan institusi; dan b. mengemukakan permohonan ABM Tahunan institusi kepada Bahagian Pengurusan. Bahagian berkaitan 1.2 Penyaluran dan Penerimaan Peruntukan Belanja Mengurus PROSES KERJA TANGGUNGJAWAB i. Bahagian berkaitan mengemukakan permohonan Peruntukan institusi daripada JKMN kepada Bahagian Pengurusan. ii. Bahagian Pengurusan menyalurkan Waran Peruntukan institusi kepada JKMN dan pemakluman kepada Bahagian berkaitan. iii. Bahagian berkaitan mengeluarkan surat iringan pemakluman mengenai penyaluran Waran Peruntukan institusi berserta sesalinan Waran Peruntukan kepada JKMN. iv. JKMN hendaklah: a. membuat semakan dan membuat Akuan Terima (AKT) Waran Peruntukan institusi; b. menyalurkan Waran Peruntukan berkenaan kepada institusi bertaraf PTJ; Bahagian berkaitan Bahagian Pengurusan Bahagian berkaitan JKMN
5 | Garis Panduan Tadbir Urus Institusi Jabatan Kebajikan Masyarakat PROSES KERJA TANGGUNGJAWAB dan c. memastikan peruntukan dibelanjakan mengikut kod aktiviti yang diluluskan. *Nota: Bagi institusi bertaraf Pusat Kos pengurusan kewangan adalah diuruskan oleh JKMN. v. Institusi bertaraf PTJ hendaklah: a. membuat semakan dan Akuan Terima (AKT) Waran Peruntukan; dan b. membelanjakan peruntukan mengikut kod aktiviti yang diluluskan. Institusi 1.3 Semakan Perbelanjaan (Budget Review) PROSES KERJA TANGGUNGJAWAB i. Institusi hendaklah: a. membuat semakan dan unjuran keperluan tambahan/lebihan peruntukan serta cadangan pindah peruntukan (viremen); dan b. mengemukakan anggaran permohonan/ laporan perbelanjaan dan permohonan tambahan/lebihan peruntukan dan cadangan viremen peruntukan kepada JKMN. ii. JKMN hendaklah menyemak, meneliti dan mengemukakan anggaran permohonan/ laporan perbelanjaan dan permohonan tambahan/lebihan peruntukan institusi kepada Bahagian berkaitan. Institusi JKMN
6 | Garis Panduan Tadbir Urus Institusi Jabatan Kebajikan Masyarakat PROSES KERJA TANGGUNGJAWAB iii. Bahagian berkaitan hendaklah: a. meneliti Laporan Prestasi Perbelanjaan dan permohonan tambahan/lebihan peruntukan yang dikemukakan oleh JKMN; dan b. menentukan keperluan peruntukan tambahan/lebihan peruntukan dan mengemukakan kepada Bahagian Pengurusan untuk penyediaan Waran Peruntukan tambahan/tarik balik. Bahagian berkaitan 1.4 Pemantauan Prestasi Perbelanjaan Belanja Mengurus PROSES KERJA TANGGUNGJAWAB i. Institusi hendaklah: a. Menyediakan Laporan Prestasi Perbelanjaan; b. mengadakan Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Kewangan dan Akaun (JPKA) di peringkat institusi; dan c. membentangkan Laporan Prestasi Perbelanjaan dalam Mesyuarat JPKA peringkat negeri. ii. JKMN hendaklah mengadakan Mesyuarat JPKA peringkat negeri untuk memantau: a. Laporan Prestasi Perbelanjaan institusi; dan b. Laporan Penemuan Pasukan Audit Dalam (sekiranya ada). iii. JKMN hendaklah mengemukakan laporan tersebut kepada Bahagian berkaitan. Institusi JKMN
7 | Garis Panduan Tadbir Urus Institusi Jabatan Kebajikan Masyarakat PROSES KERJA TANGGUNGJAWAB iv. Bahagian berkaitan hendaklah meneliti Laporan Prestasi Perbelanjaan institusi dan Laporan Penemuan Pasukan Audit Dalam bagi tujuan penambahbaikan. Bahagian berkaitan 1.5 Pengurusan Akaun, Bayaran dan Gaji (ABG) PROSES KERJA TANGGUNGJAWAB Bagi urusan yang berkaitan dengan Pengurusan Akaun, Bayaran dan Gaji (ABG) institusi, perlu dirujuk Garis Panduan Pengurusan Kewangan JKM Tahun 2020. Institusi
8 | Garis Panduan Tadbir Urus Institusi Jabatan Kebajikan Masyarakat 2. PEROLEHAN Tujuan Memastikan Tatacara Perolehan Kerajaan dilaksanakan mengikut peraturan/pekeliling yang telah ditetapkan. Hendaklah mematuhi had yang yang telah ditetapkan untuk melaksanakan perolehan. 2.1 Pengurusan Perolehan PROSES KERJA TANGGUNGJAWAB i. Institusi hendaklah mengenal pasti senarai perolehan yang akan dilaksanakan berdasarkan had nilai seperti berikut: a. Pembelian terus – sehingga RM20 ribu (kelulusan di peringkat institusi); b. Perolehan secara sebut harga: sebut harga ‘B’ – melebihi RM20 ribu hingga RM50 ribu (kelulusan di peringkat Jawatankuasa Sebut Harga JKMN); sebut harga ‘A’ – melebihi RM50 ribu hingga RM500 ribu (kelulusan di peringkat Jawatankuasa Sebut Harga JKMN); dan c. Perolehan secara tender – melebihi RM500 ribu (kelulusan di peringkat Lembaga Perolehan Kementerian). ii. Institusi hendaklah mengemukakan senarai Perancangan Perolehan Tahunan (PPT) yang akan dilaksanakan kepada JKMN untuk kelulusan Pegawai Pengawal KPWKM. Institusi
9 | Garis Panduan Tadbir Urus Institusi Jabatan Kebajikan Masyarakat PROSES KERJA TANGGUNGJAWAB iii. JKMN membuat semakan terhadap PPT yang dikemukakan sebelum mengemukakan kepada Bahagian Pengurusan untuk diangkat kepada Pegawai Pengawal KPWKM. iv. Bagi perolehan secara sebut harga/tender, institusi bertaraf PTJ hendaklah melaksanakan proses perolehan berdasarkan PPT yang diluluskan. Institusi perlu mengemukakan cadangan pelantikan keahlian Jawatankuasa Pembuka/ Spesifikasi/Penilaian Teknikal dan Penilaian Kewangan Sebut Harga/Tender kepada JKMN. v. JKMN hendaklah membuat semakan dan memberi kelulusan cadangan pelantikan keahlian Jawatankuasa Pembuka/ Spesifikasi/Penilaian Teknikal dan Penilaian Kewangan Sebut Harga/Tender. vi. Institusi bertaraf PTJ hendaklah: a. melaksanakan proses perolehan sebut harga/tender tertakluk kepada had nilai perolehan dan keahlian Jawatankuasa Pembuka/Spesifikasi/Penilaian Teknikal dan Penilaian Kewangan Sebut Harga/Tender setelah menerima kelulusan daripada JKMN; b. bagi had nilai perolehan sebut harga, institusi bertaraf PTJ hendaklah menyedia dan menghantar Kertas Taklimat Sebut Harga untuk dibentangkan dalam Mesyuarat Jawatankuasa Sebut Harga JKMN untuk pertimbangan dan kelulusan; dan JKMN Institusi JKMN Institusi
10 | Garis Panduan Tadbir Urus Institusi Jabatan Kebajikan Masyarakat PROSES KERJA TANGGUNGJAWAB c. bagi perolehan secara tender, institusi bertaraf PTJ hendaklah menyedia dan menghantar Kertas Taklimat Tender kepada JKMN untuk semakan sebelum dibentangkan dalam Mesyuarat Lembaga Perolehan Kementerian untuk pertimbangan dan kelulusan. vii. Bagi perolehan secara sebut harga, JKMN hendaklah mengadakan mesyuarat Jawatankuasa Sebut Harga untuk kelulusan. viii. Bagi perolehan secara tender, JKMN hendaklah menyemak dan mengemukakan Kertas Taklimat Tender kepada Bahagian Pengurusan untuk dibentangkan di dalam Mesyuarat Lembaga Perolehan Kementerian. ix. Institusi hendaklah mengemukakan Surat Setuju Terima (SST) bagi sebut harga/ tender kepada pembekal yang berjaya. Had menandatangani SST adalah berdasarkan Jadual Pemberian Kuasa di bawah Seksyen 2, Akta Kontrak Kerajaan 1949 (Akta 120) oleh Menteri. JKMN JKMN Institusi
11 | Garis Panduan Tadbir Urus Institusi Jabatan Kebajikan Masyarakat 2.2 Pengurusan Kontrak/Perjanjian PROSES KERJA TANGGUNGJAWAB i. Institusi hendaklah mengemukakan draf perjanjian kepada JKMN. ii. JKMN hendaklah menyemak dan mengemukakan draf perjanjian untuk semakan Penasihat Undang-Undang (PUU). iii. PUU menyemak draf perjanjian dan mengemukakan template perjanjian kepada JKMN untuk dikemukakan kepada institusi. iv. JKMN hendaklah mengemukakan template perjanjian kepada institusi untuk tindakan. v. Institusi hendaklah: a. melengkapkan template perjanjian yang dikemukakan oleh JKMN untuk ditandatangani dan dimatikan setem; b. memastikan dokumen perjanjian ditandatangani berdasarkan had kuasa menandatangani kontrak mengikut Jadual Pemberian Kuasa Di Bawah Seksyen 2, Akta Kontrak Kerajaan 1949 (Akta 120) oleh Menteri; dan c. memberikan sesalinan perjanjian yang telah lengkap dan dimatikan setem kepada JKMN. vi. JKMN hendaklah mengemukakan sesalinan perjanjian kepada Bahagian berkaitan. Institusi JKMN Bahagian berkaitan JKMN Institusi JKMN
12 | Garis Panduan Tadbir Urus Institusi Jabatan Kebajikan Masyarakat PROSES KERJA TANGGUNGJAWAB vii. Bahagian berkaitan dan JKMN hendaklah memantau pelaksanaan kontrak/perjanjian yang telah ditandatangani. Bahagian berkaitan JKMN
13 | Garis Panduan Tadbir Urus Institusi Jabatan Kebajikan Masyarakat 3. PENGURUSAN ASET DAN STOR Tujuan Memastikan Pengurusan Aset Alih, Aset Tak Alih, Aset Hidup dan Stor Kerajaan dilaksanakan secara cekap, teratur dan berkesan mengikut peraturan/pekeliling yang telah ditetapkan. Pengurusan Aset Tak Alih wajar diberi keutamaan oleh institusi kerana ia merupakan aspek penting bagi menyediakan ruang atau tempat kerja yang sesuai dan mencukupi supaya institusi dapat memberi penyampaian perkhidmatan yang berkesan mengikut fungsi masing-masing. Aset Tak Alih bermaksud aset yang kekal dan tidak boleh dialih dari tempatnya seperti tanah, infrastruktur dan bangunan. Dalam aspek ini, semua institusi hendaklah mengikut Pekeliling Am Bil. 2 Tahun 2012 - Tatacara Pengurusan Aset Tak Alih Kerajaan (TPATA). 3.1 Pengurusan Aset Alih, Aset Hidup dan Stor Kerajaan PROSES KERJA TANGGUNGJAWAB i. Institusi hendaklah: a. memastikan Pengurusan Aset Alih diuruskan mengikut Pekeliling AM 2.1 hingga 2.8 merangkumi penerimaan, pendaftaran, penggunaan, penyimpanan, pemeriksaan, penyelenggaraan, pindahan, pelupusan, kehilangan dan hapus kira bagi Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan; b. memastikan Pengurusan Aset Hidup diuruskan mengikut pekeliling seperti berikut: AM 3.1 hingga 3.8 bagi Tatacara Pengurusan Aset Hidup Ikan; AM 4.1 hingga 4.8 bagi Tatacara Institusi
14 | Garis Panduan Tadbir Urus Institusi Jabatan Kebajikan Masyarakat PROSES KERJA TANGGUNGJAWAB Pengurusan Aset Hidup Haiwan; AM 5.1 hingga 5.8 bagi Tatacara Pengurusan Aset Hidup Tumbuhan; dan c. memastikan Pengurusan Stor Kerajaan diuruskan mengikut pekeliling AM 6.1 hingga AM 6.10 bagi Tatacara Pengurusan Stor Kerajaan. ii. JKMN hendaklah memantau semua aset alih, aset hidup dan stor yang berada di institusi supaya mematuhi pekeliling yang berkuatkuasa. JKMN 3.2 Pengurusan Aset Tak Alih PROSES KERJA TANGGUNGJAWAB i. Ketua Institusi hendaklah: a. mewujudkan Unit Pengurusan Fasiliti mengikut Pekeliling Am Bil. 2 Tahun 2012 iaitu Tatacara Pengurusan Aset Tak Alih Kerajaan (TPATA) dalam Perkara 4(i)(f) TPATA 2012; dan b. mengemukakan senarai nama pegawai yang akan melaksanakan perananperanan di bawah kepada Ketua Setiausaha KPWKM melalui JKMN dan Bahagian Perancangan dan Pembangunan (PP): Pegawai Teknikal Fasiliti (PTF) [Perkara 4.3(i)(b)(1) TPATA 2012]; Pegawai Daftar dan Data Fasiliti (PDF); Pegawai Inspektorat Fasiliti (PIF); dan Institusi
15 | Garis Panduan Tadbir Urus Institusi Jabatan Kebajikan Masyarakat PROSES KERJA TANGGUNGJAWAB Pegawai Operasi Fasiliti (POF). ii. Institusi hendaklah memastikan: a. PDF institusi hendaklah mendaftar dan memastikan aset yang diterima menepati piawaian dan fungsi yang ditetapkan dan memenuhi objektif keperluan penyampaian perkhidmatan menerima dan mendaftar kesemua aset tak alih Kerajaan; b. pendaftaran aset tersebut hendaklah dilakukan dalam Sistem mySPATA dan Garis Panduan Pengumpulan Data Aset Tak Alih Untuk Bangunan (PeDATA); dan c. proses Kerja, prosedur dan borang dapat dirujuk dalam Bahagian C: Penerimaan dan Pendaftaran Aset Tak Alih TPATA 2012. iii. Institusi hendaklah mengemukakan Pelaporan Tadbir Urus seperti di bawah mengikut Perkara 4, Bahagian B TPATA kepada JKMN dan Bahagian PP: a. Laporan Kesediaan Sumber Pengurusan Aset Tak Alih (JKR.PATA-3A); b. Laporan Kemajuan Aktiviti Aset Tak Alih (JKR.PATA-3B); c. Laporan Kedudukan Kos dan Nilaian Asat Tak Alih (JKR.PATA-3C); d. Laporan Status Penarafan Prestasi Aset Tak Alih (JKR.PATA-3D); dan e. Laporan Pencapaian Keberkesanan Pelan Strategik Pengurusan Aset (PSPA) Operasi (JKR.PATA-3E). Institusi Institusi
16 | Garis Panduan Tadbir Urus Institusi Jabatan Kebajikan Masyarakat PROSES KERJA TANGGUNGJAWAB iv. Pelupusan Aset Tak Alih Semasa Projek Pembangunan: a. Dalam aspek pelaksanaan pelupusan aset tak alih Kerajaan (Tanah dan Bangunan), proses kerja awalan pelantikan Lembaga Pemeriksa dan Pelupusan Aset Tak Alih Kerajaan dan Jawatankuasa Syor Roboh akan dilaksanakan oleh Bahagian PP. b. Pihak institusi melalui POF institusi akan diminta untuk membuat pengesahan kerja meroboh dilaksana dan diselesaikan atas tapak projek mengikut Jadual JKR.PATA.F10/4. Bahagian PP Institusi
17 | Garis Panduan Tadbir Urus Institusi Jabatan Kebajikan Masyarakat 4. PENYELARASAN AUDIT Tujuan Memastikan penyediaan dan penyelarasan jawapan terhadap penemuan audit dilaksanakan mengikut tempoh yang telah ditetapkan. 4.1 Penyediaan dan Penyelarasan Jawapan Penemuan Audit PROSES KERJA TANGGUNGJAWAB i. Institusi hendaklah: a. membuat tindakan pembetulan dengan segera berdasarkan penemuan audit; b. menyediakan draf Maklum Balas Penemuan Audit; dan c. mengemukakan draf Maklum Balas Penemuan Audit kepada JKMN. ii. JKMN hendaklah: a. mengaturkan perbincangan dengan pihak auditi mengenai draf Maklum Balas penemuan audit; b. mengemukakan draf Maklum Balas Penemuan Audit kepada Bahagian berkaitan; dan c. memantau tindakan pembetulan yang diambil oleh institusi. iii. Bahagian berkaitan hendaklah: a. membuat semakan draf Maklum Balas Penemuan Audit yang dikemukakan oleh JKMN; dan b. mengemukakan draf Maklum Balas Penemuan Audit kepada Bahagian Institusi JKMN Bahagian berkaitan
18 | Garis Panduan Tadbir Urus Institusi Jabatan Kebajikan Masyarakat PROSES KERJA TANGGUNGJAWAB Pengurusan. iv. Bahagian Pengurusan hendaklah menyemak draf Maklum Balas Penemuan Audit: a. jika memuaskan, Laporan Maklum Balas Penemuan Audit dikemukakan kepada auditor berkaitan; dan b. jika tidak memuaskan, draf Maklum Balas Penemuan Audit dikembalikan kepada Bahagian berkaitan. v. Bahagian berkaitan hendaklah mengemukakan semula draf Maklum Balas Penemuan Audit kepada JKMN untuk tindakan penambahbaikan. * Nota: Ulang langkah ii hingga iv. Bahagian Pengurusan Bahagian berkaitan 4.2 Penyediaan dan Penyelarasan Jawapan Penemuan Audit Di Peringkat Negeri PROSES KERJA TANGGUNGJAWAB i. Institusi hendaklah: a. membuat tindakan pembetulan dengan segera berdasarkan penemuan audit; b. menyediakan draf Maklum Balas Penemuan Audit; dan c. mengemukakan draf Maklum Balas Penemuan Audit kepada JKMN. Institusi
19 | Garis Panduan Tadbir Urus Institusi Jabatan Kebajikan Masyarakat PROSES KERJA TANGGUNGJAWAB ii. JKMN hendaklah: a. mengaturkan perbincangan dengan pihak auditi mengenai draf Maklum Balas Penemuan Audit; b. mengemukakan Laporan Maklum Balas Penemuan Audit kepada auditor berkaitan; dan c. memantau tindakan pembetulan yang diambil oleh institusi. JKMN
20 | Garis Panduan Tadbir Urus Institusi Jabatan Kebajikan Masyarakat 5. PENGURUSAN PROJEK/PROGRAM PEMBANGUNAN Tujuan Memastikan Pengurusan Kewangan bagi Projek/Program Pembangunan diurus mengikut prosedur dan tatacara yang ditetapkan; Berimpak tinggi yang memberi manfaat kepada sebahagian besar masyarakat serta selari dengan outcome nasional dan Wawasan Kemakmuran Bersama (WKB). Projek mempunyai skop dan kos yang bersesuaian dengan dasar dan strategi semasa serta sesuai dengan matlamat, rakyat dan masa hadapan (fit for purpose, people and future); Best value for money dengan memastikan setiap ringgit yang dibelanjakan akan memberi manfaat kepada rakyat, kerajaan dan negara. Di samping itu, elemen bermewah-mewah dengan reka bentuk yang tidak menyumbang kepada kecekapan fungsi projek dan mengoptimumkan penggunaan ruang yang terhad hendaklah diberikan perhatian sewajarnya; dan Permohonan peruntukan adalah berdasarkan Projek/Program Pembangunan di bawah peruntukan Bajet Mengurus (OE) B48 bagi pembaikan dan penyelenggaraan serta Projek Baharu Bajet Pembangunan (DE) P48 bagi menaiktaraf/membina baharu bangunan dan pembelian peralatan operational readiness (OR). 5.1 Permohonan Projek Pembaikan dan Penyelenggaraan Bajet Mengurus (OE) B48 (OS28000) bagi Pembaikan dan Penyelenggaraan PROSES KERJA TANGGUNGJAWAB i. Institusi hendaklah: a. menyenaraikan skop kerja pembaikan kepada Jabatan Kerja Raya (JKR) untuk mendapatkan ulasan teknikal dan anggaran kos; dan Institusi
21 | Garis Panduan Tadbir Urus Institusi Jabatan Kebajikan Masyarakat PROSES KERJA TANGGUNGJAWAB b. mengemukakan Kertas Permohonan kepada JKMN. ii. JKMN hendaklah: a. membuat semakan dan penilaian terhadap permohonan yang dikemukakan; dan b. mengemukakan permohonan yang telah disokong oleh PKMN kepada Bahagian berkaitan. iii. Bahagian berkaitan hendaklah menyemak dan mengesyorkan permohonan dan mengemukakan kepada Bahagian PP. iv. Bahagian PP hendaklah menyemak, menyelaras dan mengemukakan cadangan permohonan untuk kelulusan Ketua Pengarah Kebajikan Masyarakat (KPKM). JKMN Bahagian berkaitan Bahagian Perancangan dan Pembangunan 5.2 Permohonan Projek Baharu Bajet Pembangunan (DE) P48 Bagi Menaik Taraf/Membina Baharu Bangunan dan Pembelian Peralatan Operational Readiness (OR) PROSES KERJA TANGGUNGJAWAB i. Institusi hendaklah: a. mengemukakan permohonan ulasan teknikal kepada pihak JKR bagi pengesahan cadangan projek pembangunan; b. memastikan tapak tanah projek siap sedia untuk dimasuki dan telah sempurna milik/rizab Persekutuan malahan mempunyai kebenaran izin lalu bagi tapak Institusi
22 | Garis Panduan Tadbir Urus Institusi Jabatan Kebajikan Masyarakat PROSES KERJA TANGGUNGJAWAB milik orang perseorangan/pihak ketiga serta bebas daripada bebanan; dan c. menyedia dan mengemukakan kertas cadangan Term of Reference (TOR) untuk diangkat ke JKMN. ii. JKMN hendaklah: a. membuat semakan dan penilaian terhadap permohonan yang dikemukakan; dan b. mengemukakan permohonan yang telah disokong oleh PKMN kepada Bahagian berkaitan. iii. Bahagian berkaitan hendaklah menyemak dan memberi syor permohonan serta mengemukakannya kepada Bahagian PP. iv. Bahagian PP hendaklah: a. menyemak dan menyediakan Brief projek, Jadual Penggunaan Ruang (SOA), Logical Framework Matrix (LFM), Creativity Index (CI) dan seterusnya mengemukakan cadangan permohonan untuk kelulusan KPKM; b. mengemukakan permohonan projek ke Bahagian Pembangunan KPWKM untuk kelulusan Unit Perancang Ekonomi (EPU); dan c. menerima kelulusan projek dan peruntukan daripada EPU melalui KPWKM dan memaklumkan kepada Bahagian berkaitan, JKMN dan institusi. v. Bahagian berkaitan, JKMN dan institusi hendaklah merancang proses pengurusan JKMN Bahagian berkaitan Bahagian Perancangan dan Pembangunan Bahagian berkaitan JKMN
23 | Garis Panduan Tadbir Urus Institusi Jabatan Kebajikan Masyarakat PROSES KERJA TANGGUNGJAWAB aset, pemindahan penghuni dan kakitangan sekiranya memerlukan penempatan sementara dan penempatan semula setelah projek berkenaan siap serah. vi. Bahagian PP hendaklah: a. mewujudkan Jawatankuasa Lembaga Pemeriksa dan Pelupusan Aset Tak Alih Kerajaan; b. mengemukakan keputusan kelulusan Pelupusan Aset Tak Alih ke Bahagian Pembangunan KPWKM untuk penyerahan tapak projek kepada pihak JKR; dan c. menyerahkan projek pembangunan fizikal yang telah siap kepada Bahagian berkaitan bagi tujuan penyelarasan pengoperasian dan pembelian serta perolehan peralatan Operational Readiness (OR). vii. Bahagian berkaitan dan JKMN perlu menguruskan penempatan penghuni dan kakitangan serta perolehan pembelian peralatan OR untuk tujuan pengoperasian. Institusi Bahagian Perancangan dan Pembangunan Bahagian berkaitan JKMN Institusi
24 | Garis Panduan Tadbir Urus Institusi Jabatan Kebajikan Masyarakat 5.3 Penyaluran dan Penerimaan Waran Peruntukan PROSES KERJA TANGGUNGJAWAB i. Bagi permohonan di bawah OE, setelah mendapat kelulusan KPKM, Bahagian PP hendaklah: a. mengemukakan senarai kelulusan peruntukan projek pembaikan dan penyelenggaraan kepada Bahagian Pengurusan untuk mengeluarkan waran peruntukan kepada JKR/JKMN/PTJ berkaitan; dan b. mengeluarkan surat iringan pemakluman mengenai penyaluran Waran Peruntukan kepada JKR, JKMN dan Bahagian berkaitan. * Nota: Peruntukan OE akan disalurkan ke JKR apabila melebihi RM100 ribu bagi kerja-kerja sivil dan melebihi RM50 ribu bagi kerja-kerja elektrik. ii. Bagi permohonan di bawah DE, Bahagian PP hendaklah: a. mengemukakan senarai kelulusan peruntukan projek kepada Bahagian Pengurusan untuk mengeluarkan waran peruntukan kepada PTJ berkenaan; dan b. mengeluarkan surat iringan pemakluman mengenai penyaluran Waran Peruntukan kepada JKMN dan Bahagian Berkaitan. iii. Bahagian Pengurusan hendaklah mengeluarkan Waran Peruntukan kepada JKR/JKMN/PTJ serta sesalinan kepada Bahagian berkaitan (mana-mana yang berkenaan). Bahagian Perancangan dan Pembangunan Bahagian Perancangan dan Pembangunan Bahagian Pengurusan
25 | Garis Panduan Tadbir Urus Institusi Jabatan Kebajikan Masyarakat PROSES KERJA TANGGUNGJAWAB iv. Bagi institusi bertaraf PTJ, institusi hendaklah: a. membuat semakan dan membuat Akuan Terima (AKT) Waran Peruntukan; b. memastikan peruntukan dibelanjakan mengikut kod aktiviti yang diluluskan; dan c. mengeluarkan sub waran ke pihak JKR jika berkenaan. v. Bagi institusi bertaraf Pusat Kos, JKMN hendaklah: a. membuat semakan dan membuat AKT Waran Peruntukan; b. mengeluarkan sub waran ke institusi bertaraf pusat kos; dan c. mengeluarkan sub-waran kepada JKR jika berkenaan. vi. Institusi bertaraf Pusat Kos hendaklah: a. menyemak penerimaan waran; dan b. memastikan peruntukan dibelanjakan mengikut kod aktiviti yang diluluskan. vii. JKMN hendaklah: a. memaklumkan segera kepada Bahagian PP apabila terdapat sebarang isu berkaitan peruntukan yang diturunkan; b. memantau dan mengawal selia projek/program pembangunan; c. memaklumkan segera kepada Bahagian PP apabila terdapat sebarang isu berkaitan projek/program pembangunan; dan d. menyediakan laporan berkaitan Institusi JKMN Institusi JKMN
26 | Garis Panduan Tadbir Urus Institusi Jabatan Kebajikan Masyarakat PROSES KERJA TANGGUNGJAWAB perbelanjaan dan status kemajuan kerja ke Bahagian PP. viii. Bahagian PP hendaklah: a. membuat semakan dengan Bahagian Pembangunan, KPWKM sekiranya timbul sebarang isu (jika perlu); dan b. memaklumkan secara rasmi kepada JKMN berkaitan isu dan masalah yang dibangkitkan. Bahagian Perancangan dan Pembangunan 5.4 Pemantauan Projek Pembangunan PROSES KERJA TANGGUNGJAWAB i. JKMN hendaklah: a. melantik Timbalan Pengarah Kebajikan Masyarakat Negeri atau Pegawai Pengurusan dan Profesional (P&P) sebagai Pegawai Penyelaras Pembangunan Negeri; dan b. memantau dan mengemukakan Laporan Kemajuan Projek serta isu dan masalah kepada Bahagian berkaitan. ii. Bahagian berkaitan hendaklah mengemukakan Laporan Kemajuan Projek, termasuk isu dan masalah serta mengadakan perbincangan dengan Bahagian PP. iii. Bahagian PP hendaklah: a. melaksanakan pemantauan projek dan mengenal pasti langkah penyelesaian serta mengemukakan cadangan JKMN Bahagian berkaitan Bahagian Perancangan dan Pembangunan
27 | Garis Panduan Tadbir Urus Institusi Jabatan Kebajikan Masyarakat PROSES KERJA TANGGUNGJAWAB penambahbaikan kepada Bahagian Pembangunan, KPWKM untuk persetujuan dan kelulusan; dan b. memberi maklum balas penyelesaian mengenai isu dan masalah kepada JKMN untuk tindakan lanjut dan sesalinan kepada Bahagian berkaitan.
28 | Garis Panduan Tadbir Urus Institusi Jabatan Kebajikan Masyarakat 6. PENGURUSAN TANAH Tujuan Memastikan pengurusan tanah dirancang dengan projek yang bersesuaian dan mematuhi prosedur pengurusan tanah. 6.1 Pengurusan Tanah bagi Projek Pembangunan Sila rujuk Perkara 5.2: Permohonan Projek Baharu Bajet Pembangunan (DE) P48 bagi Menaik Taraf/Membina Baharu Bangunan dan Pembelian Peralatan Operational Readiness. PROSES KERJA TANGGUNGJAWAB i. Institusi hendaklah membuat semakan status tanah bagi Projek Menaiktaraf dan Membina Baharu institusi atau Membina Baharu institusi di atas Tapak Tanah Milik/Rizab JKM: a. memastikan tapak tanah diduduki adalah milik atau rizab Pesuruhjaya Tanah Persekutuan (PTP); b. sekiranya terdapat sebarang kemusykilan berkenaan status tanah rizab, institusi perlulah membuat semakan dan pengesahan daripada Pejabat Tanah dan Daerah (PTD) berkenaan; dan c. memaklumkan penemuan dan dokumen kepada JKMN dan seterusnya dikemukakan kepada Bahagian PP. Institusi
29 | Garis Panduan Tadbir Urus Institusi Jabatan Kebajikan Masyarakat 6.2 Pengurusan Permohonan Penyewaan dan Pajakan Tanah Milik/Rizab Institusi PROSES KERJA TANGGUNGJAWAB i. Institusi menerima permohonan penyewaan/ pajakan tanah milik/rizab institusi daripada mana-mana pihak. ii. Institusi hendaklah mengemukakan permohonan berserta ulasan Ketua Institusi berhubung permohonan penyewaan/pajakan tersebut kepada JKMN. iii. JKMN hendaklah mengemukakan permohonan tersebut berserta ulasan kepada Bahagian PP. iv. Bahagian PP hendaklah mengemukakan permohonan tersebut berserta ulasan kepada Ketua Setiausaha (KSU) KPWKM. v. Bahagian Pembangunan KPWKM hendaklah mengemukakan permohonan tersebut berserta ulasan kepada Jabatan Ketua Pengarah Tanah dan Galian (JKPTG). Institusi JKMN Bahagian Perancangan dan Pembangunan Bahagian Pembangunan KPWKM
30 | Garis Panduan Tadbir Urus Institusi Jabatan Kebajikan Masyarakat 6.3 Pengurusan dan Pemantauan Tanah Sedia Ada PROSES KERJA TANGGUNGJAWAB i. Institusi hendaklah: a. mengenal pasti, merekod dan menyimpan geran/rizab tanah institusi dan mengemukakan salinan ke JKMN; b. mengenal pasti sempadan tanah milik/rizab untuk institusi kebajikan; c. memantau dan mengawal sempadan tanah milik/rizab institusi; dan d. jika dikesan terdapat sebarang aktiviti dan isu berkaitan pencerobohan tanah, institusi hendaklah melaksanakan tindakan berikut: mengambil gambar tapak pencerobohan; menjalankan siasatan awal punca pencerobohan; membuat dan mendapatkan sesalinan laporan polis; dan membuat laporan lengkap pencerobohan seperti di Lampiran 1 kepada JKMN. ii. JKMN akan menyemak dan mengemukakan laporan pencerobohan kepada Bahagian PP. iii. Bahagian PP akan menyemak dan mengemukakan laporan pencerobohan kepada KPWKM dan JKPTG. Institusi JKMN Bahagian Perancangan dan Pembangunan
31 | Garis Panduan Tadbir Urus Institusi Jabatan Kebajikan Masyarakat 7. PENGURUSAN SUMBER MANUSIA Tujuan Mengurus organisasi perkhidmatan sumber manusia yang merangkumi pengambilan, pengisian jawatan, kenaikan pangkat dan penilaian prestasi dilaksanakan mengikut peraturan/pekeling semasa yang sedang berkuatkuasa. 7.1 Penyediaan Laporan Nilaian Prestasi Tahunan (LNPT) PROSES KERJA TANGGUNGJAWAB i. Institusi hendaklah memastikan: a. kurang daripada enam (6) bulan berkhidmat Pegawai Yang Dinilai (PYD) dinilai di tempat bertugas sebelumnya; b. lebih daripada enam (6) bulan berkhidmat PYD dinilai di tempat bertugas semasa; c. Pegawai Penilai Pertama (PPP) berbincang dengan PYD mengenai prestasi dan markah LNPT; d. mengisi LNPT dalam tempoh yang ditetapkan; dan e. mengemukakan LNPT kepada JKMN. * Nota: PPP dan Pegawai Penilai Kedua (PPK) yang dilantik adalah yang menyelia PYD secara langsung. ii. JKMN hendaklah memastikan penilaian kepada PYD dalam tempoh yang ditetapkan. iii. PPP bagi Ketua Institusi adalah Timbalan Pengarah Kebajikan Masyarakat Negeri/ Ketua Bahagian manakala PPK adalah Pengarah Kebajikan Masyarakat Negeri Institusi JKMN JKMN
32 | Garis Panduan Tadbir Urus Institusi Jabatan Kebajikan Masyarakat PROSES KERJA TANGGUNGJAWAB (PKMN). iv. PPP dan PPK bagi Pengarah Pusat Latihan Perindustrian dan Pemulihan (PLPP), Bangi adalah PKMN Selangor. v. JKMN hendaklah memastikan Pegawai kaveat dan yang berprestasi rendah di bawah markah prestasi 60% hendaklah disenaraikan dan dibincangkan dalam Mesyuarat Panel Sumber Manusia JKMN dan mengemukakan kepada Bahagian Pengurusan, Ibu Pejabat. JKMN JKMN 7.2 Pengurusan Tatatertib Kumpulan Pelaksana 7.2.1 Tidak Hadir Bertugas PROSES KERJA TANGGUNGJAWAB i. Bagi kes tidak hadir bertugas tanpa kebenaran sekurang-kurangnya 1 hari bekerja atau lebih secara berturut-turut atau berselang-seli Penyelia hendaklah: a. mendapatkan penjelasan secara bertulis/ lisan; b. menimbang penjelasan yang dikemukakan oleh pegawai; c. mengarahkan pegawai memohon cuti rehat jika penjelasan pegawai diterima dengan asas-asas yang kukuh dan disokong oleh dokumen berkaitan (sijil kematian/surat pengesahan atau laporan polis); dan Institusi
33 | Garis Panduan Tadbir Urus Institusi Jabatan Kebajikan Masyarakat PROSES KERJA TANGGUNGJAWAB d. melaporkan kepada Ketua Institusi mengenai ketidakhadiran pegawai, jika penjelasan pegawai ditolak. ii. Bagi kes tidak hadir bertugas pada masa dan tempat yang ditetapkan (ponteng kerja) Penyelia hendaklah: a. memantau pegawai melalui pemerhatian/ buku log/CCTV atau apa-apa kaedah yang difikirkan sesuai; b. mendapatkan penjelasan berhubung ketidakhadiran pegawai (ponteng kerja) secara bertulis/lisan; c. menimbang penjelasan yang dikemukakan oleh pegawai; dan d. melaporkan kepada Ketua Institusi mengenai ketidakhadiran pegawai, jika penjelasan pegawai ditolak. iii. Ketua Institusi hendaklah: a. melaporkan kepada Unit Kewangan untuk memotong gaji di bawah Perintah Am 14A, Bab C; dan b. melaporkan kepada urus setia Lembaga Tatatertib. Institusi Institusi
34 | Garis Panduan Tadbir Urus Institusi Jabatan Kebajikan Masyarakat 7.2.2 Jenayah PROSES KERJA TANGGUNGJAWAB i. Ketua Institusi hendaklah mendapatkan suatu laporan daripada Pendaftar atau Penolong Kanan Pendaftar Mahkamah mengenai pegawai mengandungi: a. pertuduhan terhadap pegawai; b. tarikh dan waktu penangkapan; c. maklumat mengenai ikat jamin (jika ada); dan d. keputusan mahkamah atau apa-apa maklumat yang berhubungan dengan apa-apa rayuan, jika ada, yang difailkan oleh mana-mana pihak. ii. Ketua Institusi hendaklah: a. menyemak laporan dan memastikan nama serta kad pengenalan pegawai adalah tepat; b. membuat salinan buku rekod perkhidmatan yang telah dikemaskini; c. mendapatkan dan mengesahkan alamat terkini pegawai; dan d. melaporkan kepada urus setia Lembaga Tatatertib yang mempunyai kuasa untuk turun pangkat dan buang kerja. Institusi Institusi
35 | Garis Panduan Tadbir Urus Institusi Jabatan Kebajikan Masyarakat 7.2.3 Tatatertib Biasa PROSES KERJA TANGGUNGJAWAB i. Institusi hendaklah menyediakan Laporan Tatatertib mengenai pelanggaran manamana peraturan yang sedang berkuatkuasa dan mengemukakan kepada JKMN (sila rujuk Peraturan-Peraturan Pegawai Awam (Kelakuan dan Tatatertib) PU.(A)395/1993). ii. Urus setia Lembaga Tatatertib JKMN hendaklah: a. mengkaji Laporan Tatatertib yang dikemukakan oleh institusi dan menyediakan Kertas Pertimbangan Pengerusi Lembaga Tatatertib; dan b. Mengurusetiakan Mesyuarat Lembaga Tatatertib Kumpulan Sokongan No.2 (selain buang kerja dan turun pangkat) yang dipengerusikan oleh PKMN. iii. Lembaga Tatatertib Kumpulan Sokongan No.2 hendaklah bersidang untuk menetapkan hukuman bagi kesalahan yang dilakukan oleh pegawai daripada Kumpulan Pelaksana. iv. Institusi hendaklah merekodkan keputusan Lembaga Tatatertib Kumpulan Sokongan No. 2 dalam buku perkhidmatan kakitangan berkaitan (selain daripada tindakan buang kerja dan turun pangkat). Institusi JKMN Institusi
36 | Garis Panduan Tadbir Urus Institusi Jabatan Kebajikan Masyarakat PROSES KERJA TANGGUNGJAWAB v. JKMN hendaklah mengemukakan Laporan Tatatertib bagi syor buang kerja dan turun pangkat untuk pertimbangan Pengerusi Lembaga Tatatertib No.1 kepada Bahagian Pengurusan Ibu Pejabat. vi. Urus setia Lembaga Tatatertib JKM Ibu Pejabat hendaklah: a. mengkaji Laporan Tatatertib yang dikemukakan oleh JKMN dan menyediakan Kertas Pertimbangan Pengerusi Lembaga Tatatertib No.1; dan b. mengurusetiakan Mesyuarat Lembaga Tatatertib Kumpulan Sokongan No.1 (buang kerja dan turun pangkat) yang dipengerusikan oleh KPKM. vii. Lembaga Tatatertib Kumpulan Sokongan No.1 hendaklah bersidang untuk menetapkan hukuman bagi kesalahan yang dilakukan oleh pegawai daripada Kumpulan Pelaksana. viii. Bahagian Pengurusan hendaklah memaklumkan Keputusan Lembaga Tatatertib Kumpulan Sokongan No.1 melalui JKMN. ix. JKMN hendaklah memanjangkan Surat Keputusan Lembaga Tatatertib Kumpulan Sokongan No. 1 kepada institusi. JKMN Urus setia Lembaga Tatatertib JKM Bahagian Pengurusan JKMN
37 | Garis Panduan Tadbir Urus Institusi Jabatan Kebajikan Masyarakat PROSES KERJA TANGGUNGJAWAB x. Ketua Institusi menyerahkan Surat Keputusan Lembaga Tatatertib Kumpulan No.1 kepada pegawai dan merekodkan dalam buku perkhidmatan. xi. Sekiranya terdapat rayuan yang dikemukakan oleh pegawai, Ketua Institusi hendaklah memanjangkan kepada JKMN. xii. JKMN hendaklah memanjangkan rayuan pegawai kepada Bahagian Pengurusan Ibu Pejabat. xiii. Bahagian Pengurusan Ibu Pejabat hendaklah: a. memanjangkan kepada Lembaga Rayuan Suruhanjaya Perkhidmatan Awam (SPA); b. menerima keputusan daripada Lembaga Rayuan SPA; dan c. Memaklumkan keputusan Lembaga Rayuan SPA kepada JKMN. xiv. JKMN hendaklah memanjangkan keputusan Lembaga Rayuan SPA kepada intitusi. xv. Ketua Institusi menyerahkan Surat Keputusan Lembaga Rayuan SPA kepada pegawai dan pihak institusi hendaklah merekodkan dalam buku perkhidmatan. Institusi JKMN Bahagian Pengurusan JKMN Institusi
38 | Garis Panduan Tadbir Urus Institusi Jabatan Kebajikan Masyarakat 7.3 Permohonan Pertukaran PROSES KERJA TANGGUNGJAWAB i. Institusi hendaklah: a. memastikan borang permohonan pertukaran pegawai dan kakitangan di institusi diisi dengan lengkap dan tepat serta ditandatangani oleh Ketua Institusi; dan b. mengemukakan borang permohonan pertukaran pegawai dan kakitangan di institusi beserta surat iringan kepada JKMN. ii. JKMN hendaklah: a. menyelaras dan menyemak permohonan pertukaran pegawai dan kakitangan di institusi; b. mengadakan Mesyuarat Pengurusan Sumber Manusia (PSM) bagi permohonan pertukaran pegawai dan kakitangan di institusi; c. menyediakan surat pemberitahuan/arahan pertukaran atau surat keputusan permohonan pertukaran untuk pertukaran dalam negeri yang sama bagi Kumpulan Pelaksana Skim Perkhidmatan Sosial dan Skim yang Ketua Perkhidmatannya adalah Ketua Setiausaha KPWKM; d. mengemukakan salinan surat pertukaran beserta senarai pertukaran yang diluluskan kepada Bahagian Pengurusan, Ibu Pejabat JKM untuk pengemaskinian data perjawatan; dan e. mengemukakan cadangan permohonan pertukaran untuk pegawai Kumpulan Pengurusan dan Profesional, Kumpulan Pelaksana Skim Gunasama Persekutuan Institusi JKMN
39 | Garis Panduan Tadbir Urus Institusi Jabatan Kebajikan Masyarakat PROSES KERJA TANGGUNGJAWAB dan Kader serta pertukaran antara negeri Kumpulan Pelaksana Skim Perkhidmatan Sosial kepada Bahagian Pengurusan, Ibu Pejabat JKM. iii. Bahagian Pengurusan hendaklah: a. menyemak dan menguruskan permohonan pertukaran dan pengisian perjawatan; b. mengadakan Mesyuarat Jawatankuasa Pertukaran dan Penempatan yang dipengerusikan oleh KPKM; c. memaklumkan secara bertulis melalui surat/e-mel keputusan permohonan tersebut kepada JKMN; dan d. mengemaskini data perjawatan berdasarkan keputusan Mesyuarat Jawatankuasa Pertukaran dan Penempatan. Bahagian Pengurusan 7.4 Pengurusan Kenaikan Pangkat Kumpulan Pelaksana PROSES KERJA TANGGUNGJAWAB i. Bagi Kenaikan Pangkat Melalui Pemangkuan Mengisi Kekosongan Ketua Institusi hendaklah mengenalpasti pegawai yang layak dipertimbangkan untuk pemangkuan ke gred yang lebih tinggi membuat permohonan dan mengemukakan permohonan tersebut kepada JKMN. ii. Bagi Kenaikan Pangkat secara Time-Based Berasaskan Kecemerlangan Ketua Institusi hendaklah mengenalpasti: Institusi Institusi
40 | Garis Panduan Tadbir Urus Institusi Jabatan Kebajikan Masyarakat PROSES KERJA TANGGUNGJAWAB a. pegawai yang telah berkhidmat sekurangkurangnya 13 tahun dari tarikh lantikan, membuat permohonan untuk Kenaikan Pangkat secara Time Based Berasaskan Kecemerlangan (TBK) 1 kepada JKMN; dan b. pegawai yang telah berkhidmat sekurangkurangnya 13 tahun dari tarikh kenaikan pangkat ke lapisan pertama gred kenaikan pangkat membuat permohonan untuk TBK 2 kepada JKMN. iii. JKMN hendaklah menyemak, meneliti dan mengemukakan permohonan pegawai kepada urus setia Lembaga Kenaikan Pangkat Perkhidmatan Awam (LKPPA) Bahagian Pengurusan. iv. Bahagian Pengurusan hendaklah: a. membuat hebahan tawaran pemangkuan/ kenaikan pangkat secara TBK (secara berkala); b. menyemak permohonan pegawai dan mengurusetiakan Mesyuarat Lembaga Kenaikan Pangkat; dan c. menyampaikan keputusan mesyuarat kepada pegawai melalui JKMN. JKMN Bahagian Pengurusan