41 | Garis Panduan Tadbir Urus Institusi Jabatan Kebajikan Masyarakat 7.5 Pengurusan Latihan Kakitangan PROSES KERJA TANGGUNGJAWAB i. Institusi hendaklah: a. mengemaskini rekod latihan pegawai dan kakitangan, b. memastikan arahan tujuh (7) hari berkursus dipatuhi; c. merancang keperluan latihan pegawai dan kakitangan; d. memastikan kehadiran latihan pegawai dan kakitangan direkodkan dalam Buku Perkhidmatan; e. mengemukakan isu/masalah mengenai latihan kepada Penyelaras Latihan Negeri untuk tindakan lanjut; f. melaksanakan ujian sebelum dan selepas pelaksanaan kursus bagi menguji tahap kefahaman peserta kursus (Pre & Post Test); dan g. mengisi dan mengemukakan borang pasca kursus: anjuran JKMN perlu dikemukakan kepada Penyelaras Latihan Negeri; dan anjuran JKM Ibu Pejabat perlu dikemukakan kepada Penyelaras Latihan Bahagian. ii. JKMN hendaklah melantik Penyelaras Latihan Negeri. iii. Penyelaras Latihan Negeri hendaklah: a. menyedia, merancang dan melaksanakan Training Needs Assessment (TNA)/ Analisis Keperluan Latihan; Institusi JKMN JKMN
42 | Garis Panduan Tadbir Urus Institusi Jabatan Kebajikan Masyarakat PROSES KERJA TANGGUNGJAWAB b. merancang dan melaksanakan latihan kakitangan mengikut keperluan; c. membangun, menyemak dan menilai modul/kurikulum kursus; d. menyelaras dan mengemukakan senarai nama calon/peserta kursus yang akan dilaksanakan oleh Bahagian/ISM/agensi; e. menyelia rekod latihan pegawai dan kakitangan di institusi; f. memastikan kehadiran latihan pegawai dan kakitangan direkod dalam Buku Perkhidmatan; dan g. Mengemaskini laporan kehadiran berkursus kakitangan dan mengantar ke Bahagian Pengurusan, Ibu pejabat bagi setiap suku tahun. 7.6 Pengurusan Pencen/Persaraan Pilihan PROSES KERJA TANGGUNGJAWAB i. Institusi hendaklah: a. mengenal pasti kakitangan yang akan berpencen/bersara pilihan; b. menyediakan dokumen bagi tujuan pencen/bersara pilihan mengikut senarai semak JPA; c. mengemukakan dokumen bagi tujuan pencen/bersara pilihan kakitangan kepada JKMN untuk kelulusan PKMN bagi pegawai Kumpulan Pelaksana atau kepada Bahagian Pengurusan, Ibu Pejabat JKM untuk kelulusan KPKM bagi pegawai Kumpulan Pengurusan dan Profesional; dan Institusi
43 | Garis Panduan Tadbir Urus Institusi Jabatan Kebajikan Masyarakat PROSES KERJA TANGGUNGJAWAB d. mengemukakan permohonan pencen/ bersara pilihan yang lengkap kepada Jabatan Perkhidmatan Awam setelah memperoleh kelulusan daripada PKMN/ KPKM. ii. JKMN hendaklah: a. menyemak dokumen bagi tujuan pencen dan bersara pilihan yang dikemukakan oleh institusi berdasarkan senarai semak JPA; b. mengangkat permohonan persaraan pilihan Kumpulan Pelaksana kepada PKMN untuk kelulusan; dan c. memaklumkan keputusan permohonan persaraan pilihan Kumpulan Pelaksana kepada institusi. iii. Bahagian Pengurusan hendaklah: a. menyemak dokumen permohonan pencen dan bersara pilihan yang dihantar oleh JKMN; b. mengangkat permohonan persaraan pilihan Kumpulan Pengurusan dan Profesional kepada KPKM untuk kelulusan; dan c. memaklumkan keputusan permohonan persaraan pilihan Kumpulan Pengurusan dan Profesional kepada institusi melalui JKMN. JKMN Bahagian Pengurusan
44 | Garis Panduan Tadbir Urus Institusi Jabatan Kebajikan Masyarakat 7.7 Pusingan Kerja dan Penempatan Pegawai dan Kakitangan PROSES KERJA TANGGUNGJAWAB * Nota: Amalan untuk pusingan kerja dan penempatan Kumpulan Pelaksana Skim Perkhidmatan Sosial dan Skim yang Ketua Perkhidmatannya adalah Ketua Setiausaha KPWKM di institusi adalah di bawah bidang kuasa PKMN. i. JKMN hendaklah menubuhkan Jawatankuasa Pertukaran dan Penempatan bagi melaksanakan pusingan kerja dan penempatan pegawai dan kakitangan di peringkat negeri, daerah/jajahan/bahagian dan institusi. ii. Jawatankuasa Pertukaran dan Penempatan hendaklah: a. terdiri daripada pegawai di peringkat JKMN dan dipengerusikan oleh PKMN; b. bersidang untuk merancang dan membuat penempatan semula pegawai dan kakitangan di bawah pentadbiran Ibu Pejabat JKMN berdasarkan isu dan masalah serta mengambil kira kebajikan dan kesesuaian penempatan setiap pegawai dan kakitangan; dan c. mengemukakan salinan surat pertukaran dan Laporan Penempatan Semula pegawai dan kakitangan di JKMN kepada Bahagian Pengurusan. iii. Bahagian Pengurusan menerima laporan dan merekodkan penempatan semula pegawai dan kakitangan di institusi di dalam data perjawatan. JKMN Bahagian Pengurusan
45 | Garis Panduan Tadbir Urus Institusi Jabatan Kebajikan Masyarakat PROSES KERJA TANGGUNGJAWAB iv. Institusi hendaklah mengemaskini carta organisasi institusi dan mengemukakannya kepada JKMN dan Bahagian Pengurusan, Ibu Pejabat JKM. Institusi 7.8 Pengemaskinian Buku Perkhidmatan PROSES KERJA TANGGUNGJAWAB i. Institusi hendaklah mengemaskini buku perkhidmatan pegawai dan kakitangan di institusi secara berkala dan setiap kali urusan perkhidmatan seperti pertukaran, kenaikan pangkat/gaji, cuti, penerimaan elaun/ anugerah, tindakan tatatertib dan lain-lain dilaksanakan. ii. JKMN hendaklah melaksanakan naziran buku perkhidmatan bagi menyemak dan memastikan buku perkhidmatan sentiasa dikemaskini dengan tepat dan teratur. iii. Bahagian Pengurusan hendaklah melaksanakan naziran buku perkhidmatan bagi menyemak dan memastikan buku perkhidmatan sentiasa dikemaskini dengan tepat dan teratur. Institusi JKM Negeri Bahagian Pengurusan
46 | Garis Panduan Tadbir Urus Institusi Jabatan Kebajikan Masyarakat 8. PENGURUSAN PENGHUNI Tujuan Memastikan urusan penghuni/pelatih/mangsa keganasan rumah tangga (KRT) di institusi dan mangsa pemerdagangan orang di Rumah Perlindungan (RP) dilaksanakan mengikut akta, kaedah dan peraturan yang ditetapkan. Bagi pengurusan kes di institusi, sila rujuk kepada Prosedur Tetap Operasi (SOP), Sistem Pengurusan Kualiti Institusi (MS ISO 9001:2015), Sistem Pengurusan Klien (CMS), peraturan-peraturan dan arahan-arahan lain dari semasa ke semasa (jika berkaitan dengan institusi yang terlibat). 8.1 Pengurusan Penempatan Penghuni/Pelatih/Mangsa Keganasan Rumah Tangga (KRT) dan Pemerdagangan Orang di Institusi PROSES KERJA TANGGUNGJAWAB i. Institusi hendaklah: a. menerima kemasukan penghuni dan membuat semakan dokumen; dan b. mengemukakan surat pemakluman kemasukan penghuni kepada JKMN dan sesalinan kepada Bahagian berkaitan. Institusi
47 | Garis Panduan Tadbir Urus Institusi Jabatan Kebajikan Masyarakat 8.2 Pengurusan Pelepasan atau Pembebasan Penghuni/Pelatih/ Mangsa Keganasan Rumah Tangga (KRT) dan Pemerdagangan Orang di Institusi PROSES KERJA TANGGUNGJAWAB i. Ketua Institusi hendaklah: a. memantau dan membuat semakan tarikh tamat perintah untuk setiap penghuni/pelatih/mangsa KRT dan pemerdagangan orang yang berada di institusi; b. memaklumkan secara rasmi kepada Pegawai Kebajikan Masyarakat Daerah (PKMD) enam (6) bulan sebelum kes tamat perintah bagi penghuni/pelatih di institusi Orang Kurang Upaya (OKU) dan warga emas; c. memaklumkan secara rasmi kepada PKMD tiga (3) bulan sebelum kes tamat perintah bagi penghuni/pelatih di institusi kanak-kanak; d. memaklumkan secara rasmi kepada PKMD sebulan sebelum kes tamat perintah bagi mangsa KRT; dan e. memaklumkan secara rasmi kepada Pegawai Penyiasat (PDRM/Imigresen/ Agensi Penguatkuasaan Maritim Malaysia/Kastam/Jabatan Tenaga Kerja) tujuh (7) hari sebelum tamat perintah bagi mangsa pemerdagangan orang. ii. Bagi kes yang telah tamat perintah yang masih ditempatkan di institusi (kecuali institusi kanak-kanak), Ketua Institusi perlu mengeluarkan Surat Peringatan kepada PKMD serta sesalinan kepada JKMN dan Bahagian berkaitan. Institusi Institusi
48 | Garis Panduan Tadbir Urus Institusi Jabatan Kebajikan Masyarakat PROSES KERJA TANGGUNGJAWAB iii. Bagi kes pelepasan awal (Rumah Kebajikan Orang Papa), Ketua Institusi boleh melepaskan penghuni setelah berbincang dengan PKMD berkaitan untuk seliaan lanjut. iv. Ketua Institusi hendaklah memastikan tiada penghuni/pelatih/mangsa KRT dan mangsa pemerdagangan orang yang telah tamat perintah ditempatkan di institusi. v. JKMN hendaklah: a. merekodkan salinan surat peringatan berkaitan kes tamat perintah yang diterima daripada Ketua Institusi; b. memantau status kes di institusi melalui mesyuarat/perbincangan/lawatan; c. berurusan dengan PKMD dan Bahagian berkaitan sekiranya ada isu dan masalah di peringkat institusi; dan d. mengadakan persidangan kes setiap empat (4) bulan atau pada bila-bila masa sekiranya isu yang mendesak berkaitan kanak-kanak di institusi kanak-kanak. vi. Bahagian berkaitan hendaklah memantau persidangan kes sekiranya berbangkit isu dan masalah berkaitan penghuni/pelatih/ mangsa pemerdagangan orang di institusi (jika perlu). Institusi Institusi JKMN Bahagian berkaitan
49 | Garis Panduan Tadbir Urus Institusi Jabatan Kebajikan Masyarakat 8.3 Pelaksanaan Aktiviti Penghuni/Pelatih dan Mangsa Pemerdagangan Orang di Institusi PROSES KERJA TANGGUNGJAWAB i. Institusi hendaklah: a. merancang dan melaksanakan aktiviti dalam institusi mengikut keperluan penghuni; b. membentangkan cadangan aktiviti setiap tahun kepada JKMN; dan c. menyediakan laporan pelaksanaan aktiviti penghuni secara bulanan serta mengemukakan kepada JKMN. ii. JKMN hendaklah: a. menyelia dan memantau pelaksanaan aktiviti penghuni di institusi; b. memberi maklum balas serta cadangan penambahbaikan pelaksanaan aktiviti di institusi; dan c. mengemukakan laporan bulanan pelaksanaan aktiviti penghuni kepada Bahagian berkaitan. iii. Bahagian berkaitan hendaklah: a. merancang dan menyelaras modul/ aktiviti yang bersesuaian selari dengan Perancangan Strategik Jabatan; dan b. memantau dan memberi maklum balas serta cadangan penambahbaikan pelaksanaan aktiviti di institusi kepada institusi dan JKMN melalui perbincangan/mesyuarat. Institusi JKMN Bahagian berkaitan
50 | Garis Panduan Tadbir Urus Institusi Jabatan Kebajikan Masyarakat 8.4 Pelaksanaan Aktiviti Penghuni di Luar Institusi PROSES KERJA TANGGUNGJAWAB i. Institusi hendaklah: a. merancang dan melaksanakan aktiviti di luar institusi mengikut keperluan penghuni; b. mengemukakan kertas cadangan dan memohon kelulusan bagi melaksanakan aktiviti di luar institusi kepada JKMN; c. menyediakan keperluan dan kelengkapan yang secukupnya, jika melibatkan aktiviti di luar negeri/luar negara; d. menyedia serta mengemukakan laporan bulanan pelaksanaan aktiviti penghuni di luar institusi kepada JKMN; dan e. memastikan mangsa mendapat kelulusan Program Bergerak Bebas dan Bekerja daripada Majlis Antipemerdagangan Orang dan Antipenyeludupan Migran (MAPO) bagi institusi RP. Kelulusan daripada JKMN tidak lagi diperlukan bagi mangsa yang telah mendapat kelulusan daripada MAPO. ii. JKMN hendaklah: a. menyemak dan memberi pertimbangan kertas cadangan aktiviti penghuni yang dikemukakan dengan mengambil kira objektif pelaksanaan aktiviti serta keselamatan penghuni/pelatih; b. memberi kelulusan pelaksanaan aktiviti berdasarkan syarat dan peraturan yang ditetapkan; c. mengemukakan kertas cadangan berserta syor kepada Bahagian berkaitan jika melibatkan aktiviti di luar negara untuk Institusi JKMN
51 | Garis Panduan Tadbir Urus Institusi Jabatan Kebajikan Masyarakat PROSES KERJA TANGGUNGJAWAB kelulusan; d. menyelaras, membantu dan menguruskan aktiviti di luar negara; e. memantau pelaksanaan aktiviti yang telah diluluskan; dan f. memberi maklum balas serta cadangan penambahbaikan pelaksanaan aktiviti institusi selaras dengan objektif institusi berkaitan. iii. Bahagian berkaitan hendaklah: a. menyemak dan memberi pertimbangan cadangan aktiviti penghuni/pelatih yang dikemukakan oleh JKMN bagi aktiviti di luar negara; b. mengemukakan ulasan berserta syor kepada KPKM bagi pelaksanaan aktiviti di luar negara; c. memaklumkan keputusan KPKM kepada JKMN; dan d. memantau aktiviti yang telah diluluskan (jika perlu). Bahagian berkaitan
52 | Garis Panduan Tadbir Urus Institusi Jabatan Kebajikan Masyarakat 8.5 Kelarian/Kes Salah Laku/Kematian Penghuni atau Pelatih PROSES KERJA TANGGUNGJAWAB i. Institusi hendaklah: a. membuat aduan kelarian/kes salah laku/kematian penghuni atau pelatih kepada JKMN dan Bahagian berkaitan dengan serta merta; b. membuat carian dan membuat laporan polis bagi kes salah laku/kelarian penghuni atau pelatih dalam tempoh masa 24 jam; c. membuat laporan polis bagi kes kematian dengan serta merta; d. merekodkan kelarian/kes salah laku/ kematian penghuni atau pelatih; dan e. mengemukakan sesalinan laporan kelarian/kes salah laku/kematian berserta laporan polis kepada JKMN. *Nota: Tambahan untuk institusi RP: bagi kes kelarian/salah laku mangsa pemerdagangan orang, selain dari tindakan a - e, institusi perlu memaklumkan kepada Pegawai Penyiasat agensi berkaitan dalam tempoh 24 jam dari masa kejadian berlaku; dan bagi kes kematian mangsa pemerdagangan orang, institusi perlu memaklumkan dengan serta merta kepada Pegawai Penyiasat agensi berkaitan. (Pegawai Penyiasat agensi berkaitan adalah merujuk kepada PDRM/Imigresen/Agensi Penguatkuasaan Maritim Malaysia/Kastam/ Jabatan Tenaga Kerja) Institusi
53 | Garis Panduan Tadbir Urus Institusi Jabatan Kebajikan Masyarakat PROSES KERJA TANGGUNGJAWAB ii. JKMN hendaklah: a. merekodkan laporan kelarian/kes salah laku/kematian penghuni atau pelatih yang dilaporkan oleh institusi; b. menubuhkan Jawatankuasa Siasatan bagi mengendalikan kes kelarian/kematian penghuni atau pelatih (jika perlu); c. menubuhkan Jawatankuasa Siasatan bagi mengendalikan kes salah laku; dan d. mengemukakan laporan siasatan kelarian/kes salah laku/kematian penghuni atau pelatih kepada Bahagian berkaitan. iii. Bahagian berkaitan hendaklah meneliti laporan Jawatankuasa Siasatan dan mengambil tindakan yang bersesuaian (jika perlu) berkaitan laporan. JKMN Bahagian berkaitan 8.6 Pengurusan Cuti Penghuni PROSES KERJA TANGGUNGJAWAB i. Institusi hendaklah: a. menyemak, menyokong dan meluluskan permohonan cuti penghuni yang diterima daripada Pelindung/Pegawai Akhlak/ pekerja kes/keluarga (mana-mana yang berkaitan); b. mengeluarkan Surat Kelulusan Bercuti penghuni kepada pemohon; c. mengemukakan permohonan kelulusan bercuti kepada JKMN jika jumlah cuti penghuni melebihi had kelayakan cuti bagi tahun semasa; dan Institusi
54 | Garis Panduan Tadbir Urus Institusi Jabatan Kebajikan Masyarakat PROSES KERJA TANGGUNGJAWAB d. mengemukakan Surat Kelulusan Bercuti yang melebihi had kelayakan tahun semasa daripada JKMN kepada pemohon (bagi institusi yang berkaitan). ii. JKMN hendaklah menyemak dan meluluskan permohonan bercuti jika jumlah cuti penghuni melebihi had kelayakan cuti bagi tahun semasa (bagi institusi yang berkaitan). JKMN 8.7 Pengurusan Diet dan Makanan Penghuni PROSES KERJA TANGGUNGJAWAB i. Institusi hendaklah: a. mengadakan Mesyuarat Penyediaan Menu Makanan (bagi institusi yang berkaitan); b. mengemukakan cadangan menu makanan kepada Pejabat Kesihatan Daerah/Negeri untuk semakan, pengesahan dan perakuan; c. mengemukakan menu yang telah diperaku oleh Pejabat Kesihatan Daerah/Jabatan Kesihatan Negeri kepada JKMN untuk kelulusan; dan d. memastikan setiap kelulusan menu adalah bagi tempoh enam (6) bulan. ii. JKMN hendaklah: a. membuat pertimbangan dan kelulusan menu; dan b. menghantar menu yang telah diluluskan kepada institusi. Institusi JKMN
55 | Garis Panduan Tadbir Urus Institusi Jabatan Kebajikan Masyarakat 9. PENGURUSAN INSTITUSI Tujuan Memastikan pengurusan institusi dilaksanakan mengikut akta/ kaedah/peraturan semasa yang berkuatkuasa. 9.1 Jadual Waktu Bertugas PROSES KERJA TANGGUNGJAWAB i. Institusi hendaklah: a. mematuhi jadual waktu bertugas yang ditetapkan oleh Bahagian berkaitan. Penetapan tempoh masa bekerja shift bagi setiap pegawai adalah seperti di Jadual 1; dan b. jika terdapat cadangan pertukaran jadual waktu bertugas mengikut yang telah ditetapkan oleh Bahagian berkaitan, institusi perlu mengemukakan cadangan pertukaran waktu bertugas kepada JKMN untuk pertimbangan. *Nota: Formula kerja shift adalah waktu bekerja tidak melebihi 41 jam seminggu sekiranya tiada waktu rehat atau 46 jam seminggu jika ada waktu rehat. ii. JKMN hendaklah: a. meneliti dan memberi pertimbangan cadangan pertukaran waktu bertugas; dan b. mengemukakan syor cadangan pertukaran waktu bertugas institusi kepada Bahagian berkaitan. Institusi JKMN
56 | Garis Panduan Tadbir Urus Institusi Jabatan Kebajikan Masyarakat PROSES KERJA TANGGUNGJAWAB iii. Bahagian berkaitan hendaklah: a. menyemak syor dan memberi maklum balas cadangan pertukaran waktu bertugas ; dan b. mengemukakan maklum balas kelulusan pertukaran waktu bertugas kepada JKMN. iv. JKMN mengemukakan maklum balas kelulusan pertukaran waktu bertugas kepada institusi. Bahagian berkaitan JKMN JADUAL 1: Jadual Waktu Bertugas Institusi Jadual bertugas shift bagi PKM/PPK/ Pengawal Keselamatan Jadual bertugas shift bagi Pembantu Penyediaan Makanan (PPM) Kanak-Kanak 6.00 am-2.00 pm 5:30 am-1:30 pm 2.00 pm-10.00 pm 1:30 pm-9:30 pm 10.00 pm-6.00 am Warga Emas 6:00 am-2:00 pm 6:00 am-2:00 pm 2:00 pm-10:00 pm 2:00 pm-10:00 pm 10:00 pm-6:00am Orang Kurang Upaya 6:00 am-2:00 pm 6:00 am-2:00 pm 2:00 pm-10:00 pm 2:00 pm-10:00 pm 10:00 pm-6:00 am Mangsa Pemerdagangan Orang 7.00 am - 3.00pm 3.00pm - 11.00pm Tidak berkaitan 11.00pm - 7.00 am
57 | Garis Panduan Tadbir Urus Institusi Jabatan Kebajikan Masyarakat 9.2 Pemantauan Inspektorat PROSES KERJA TANGGUNGJAWAB i. JKMN hendaklah menubuhkan Pasukan Inspektorat. ii. Pasukan Inspektorat hendaklah: a. menjalankan pemantauan secara terancang dan berkala ke atas institusi; dan b. menyedia serta membentangkan Laporan Inspektorat yang dijalankan terhadap institusi kepada PKMN dan Ketua Institusi. iii. JKMN hendaklah: a. memohon Ketua Institusi menyediakan Laporan Tindakan Pembetulan dan Laporan Maklum Balas institusi; dan b. mengemukakan Laporan Pemantauan Inspektorat kepada Bahagian Kawalan Standard. iv. Institusi hendaklah: a. melaksanakan penambahbaikan mengikut cadangan dalam Laporan Inspektorat; dan b. menyedia serta mengemukakan Laporan Tindakan Pembetulan dan Laporan Maklum Balas kepada PKMN. v. JKMN hendaklah mengemukakan Laporan Tindakan Pembetulan dan Laporan Maklum Balas kepada Bahagian berkaitan. JKMN Institusi JKMN
58 | Garis Panduan Tadbir Urus Institusi Jabatan Kebajikan Masyarakat PROSES KERJA TANGGUNGJAWAB vi. Bahagian berkaitan hendaklah: a. merekodkan Laporan Tindakan Pembetulan dan Laporan Maklum Balas yang diterima daripada JKMN; dan b. menganalisis laporan tersebut serta memberi cadangan penambahbaikan kepada JKMN. Bahagian berkaitan 9.3 Permohonan Mengadakan Tanggungjawab Sosial Korporat/ Corporate Social Responsibility (CSR) PROSES KERJA TANGGUNGJAWAB i. Institusi hendaklah mengemukakan permohonan pihak luar yang hendak menjalankan CSR kepada JKMN. ii. JKMN hendaklah: a. menyemak dan meneliti permohonan pihak luar untuk menjalankan CSR; b. memberikan kelulusan kepada permohonan CSR berskala kecil; c. mengemukakan permohonan CSR kepada KPKM bagi CSR yang berskala besar seperti pemberian aset dan sumbangan dalam bentuk barangan dan wang tunai dalam jumlah yang besar; dan d. menyediakan Laporan Pelaksanaan Program CSR. iii. Bahagian berkaitan hendaklah membuat semakan dan merujuk kepada kepada pihakpihak berkaitan agar peraturan dan undangundang yang berkuatkuasa dipatuhi. Institusi JKMN Bahagian berkaitan
59 | Garis Panduan Tadbir Urus Institusi Jabatan Kebajikan Masyarakat PROSES KERJA TANGGUNGJAWAB iv. PUU hendaklah menyediakan dan menyemak draf Perjanjian Persefahaman/Memorandum of Understanding (MoU) bagi program yang memerlukan perjanjian (jika perlu). v. Bahagian berkaitan mengemukakan Perjanjian Persefahaman/Memorandum of Understanding (MoU) yang telah diluluskan oleh KPKM kepada JKMN (jika perlu). vi. JKMN hendaklah menyemak dan memastikan Perjanjian Persefahaman/Memorandum of Understanding (MoU) ditandatangani oleh Pegawai Pengawal dan pihak yang menjalankan CSR (jika perlu). vii. PUU dan Bahagian berkaitan menyimpan sesalinan Perjanjian Persefahaman/ Memorandum of Understanding (MoU) yang telah ditandatangani. PUU Bahagian berkaitan JKMN PUU Bahagian berkaitan 9.4 Permohonan Menerima Lawatan daripada Pihak Luar PROSES KERJA TANGGUNGJAWAB i. Institusi hendaklah mengemukakan permohonan lawatan daripada pihak luar, sama ada permohonan dari dalam negara atau luar negara kepada JKMN. *Nota: Bagi permohonan lawatan daripada pihak luar (sama ada dari dalam negara atau luar negara) ke RP, permohonan hendaklah dikemukakan kepada KPKM untuk kelulusan. Institusi
60 | Garis Panduan Tadbir Urus Institusi Jabatan Kebajikan Masyarakat PROSES KERJA TANGGUNGJAWAB ii. JKMN hendaklah: a. menerima, meneliti dan memberikan pertimbangan permohonan lawatan; b. memaklumkan keputusan permohonan kepada institusi bagi permohonan lawatan dari dalam negara; c. mengemukakan cadangan permohonan dari luar negara kepada Bahagian Dasar dan Hubungan Antarabangsa (DHA) untuk kelulusan KPKM; dan d. membantu institusi menguruskan lawatan dari dalam atau luar negara (jika perlu). iii. Bahagian DHA hendaklah: a. menyemak dan meneliti permohonan dari luar negara; b. mengemukakan permohonan dan syor kepada KPKM untuk kelulusan; dan c. memaklumkan keputusan permohonan kepada JKMN dan membantu institusi menguruskan lawatan dari luar negara (jika perlu). JKMN Bahagian Dasar dan Hubungan Antarabangsa 9.5 Permohonan Menjalankan Latihan Praktikum PROSES KERJA TANGGUNGJAWAB *Nota: Kebiasaannya proses permohonan untuk menjalani latihan praktikum bermula di Ibu Pejabat JKM. i. Institusi hendaklah mengemukakan permohonan menjalankan latihan praktikum daripada pelajar Insitut Pengajian Tinggi (IPT) kepada JKMN. Institusi
61 | Garis Panduan Tadbir Urus Institusi Jabatan Kebajikan Masyarakat PROSES KERJA TANGGUNGJAWAB ii. JKMN hendaklah: a. menentukan penempatan di institusi yang bersesuaian dengan keperluan pelajar; dan b. mengemukakan permohonan menjalankan latihan praktikum kepada Bahagian Pengurusan. iii. Bahagian Pengurusan hendaklah: a. menerima dan menyemak permohonan menjalankan latihan praktikum; dan b. memaklumkan secara bertulis kepada pemohon dan sesalinan kepada JKMN dan institusi mengenai keputusan permohonan menjalankan latihan praktikum. iv. Institusi hendaklah menerima, menyelaras dan menyelia pelajar IPT yang telah mendapat kelulusan menjalankan latihan praktikum. JKMN Bahagian Pengurusan Institusi 9.6 Permohonan Menjalankan Kajian PROSES KERJA TANGGUNGJAWAB i. Institusi hendaklah memaklumkan kepada pemohon mengenai prosedur permohonan menjalankan kajian adalah menerusi Aplikasi MyResearch yang boleh didapati dalam portal JKM. ii. JKMN hendaklah memaklumkan kepada pemohon mengenai prosedur permohonan menjalankan kajian adalah menerusi Aplikasi Institusi JKMN
62 | Garis Panduan Tadbir Urus Institusi Jabatan Kebajikan Masyarakat PROSES KERJA TANGGUNGJAWAB MyResearch yang boleh didapati dalam portal JKM. iii. Bahagian PP hendaklah: a. menerima serta menguruskan permohonan menjalankan kajian menerusi Aplikasi MyResearch; b. memaklumkan keputusan permohonan menjalankan kajian kepada pemohon; dan c. memberikan sesalinan surat kelulusan menjalankan kajian kepada JKMN dan institusi berkaitan. iv. Menerima dan membantu pemohon yang menjalankan kajian di lokasi yang diluluskan. Bahagian Perancangan dan Pembangunan JKMN Institusi
63 | Garis Panduan Tadbir Urus Institusi Jabatan Kebajikan Masyarakat 10. PENGURUSAN MEDIA Tujuan Memastikan pengurusan maklumat Jabatan yang disampaikan melalui media massa, media elektronik dan media sosial diuruskan dengan cekap dan berkesan tertakluk kepada Seksyen 15, Akta Kanak-Kanak 2001. 10.1 Permohonan Liputan Media PROSES KERJA TANGGUNGJAWAB *Nota: Kebiasaannya proses permohonan liputan media adalah bermula di Ibu Pejabat, JKM. i. Institusi hendaklah mengemukakan permohonan pihak media untuk membuat liputan media di institusi kepada JKMN. ii. JKMN hendaklah: a. meneliti permohonan keperluan untuk membuat liputan media; dan b. mengemukakan permohonan membuat liputan media kepada Pegawai Perhubungan Awam (PRO) untuk kelulusan KPKM. iii. PRO hendaklah: a. menguruskan permohonan membuat liputan media untuk kelulusan KPKM; dan b. memaklumkan segera keputusan KPKM kepada JKMN. Institusi JKMN PRO
64 | Garis Panduan Tadbir Urus Institusi Jabatan Kebajikan Masyarakat 11. PENGURUSAN LEMBAGA PELAWAT INSTITUSI Tujuan Lembaga Pelawat merupakan satu organisasi yang ditubuhkan bagi membantu pentadbiran dan pengurusan institusi kebajikan mengikut peraturan yang ditetapkan. 11.1 Pelantikan Ahli Lembaga Pelawat (ALP) PROSES KERJA TANGGUNGJAWAB i. Institusi yang mempunyai lembaga pelawat hendaklah mengurus dan mengemukakan borang pencalonan ALP kepada JKMN. ii. JKMN hendaklah: a. menyemak Borang Pencalonan ALP; b. membuat ulasan dan syor calon ALP; dan c. mengemukakan borang pencalonan ALP kepada Bahagian berkaitan. iii. Bahagian berkaitan hendaklah: a. membuat tapisan dan saringan calon ALP setelah menerima borang pencalonan ALP daripada JKMN; b. mengemukakan permohonan ALP kepada KPKM untuk sokongan pelantikan; c. mengemukakan permohonan ALP kepada Pejabat Ketua Setiausaha dan Pejabat YB Menteri Pembangunan Wanita, Keluarga dan Masyarakat untuk kelulusan pelantikan; dan Institusi JKMN Bahagian berkaitan
65 | Garis Panduan Tadbir Urus Institusi Jabatan Kebajikan Masyarakat d. menerima Surat Pelantikan ALP dan Sijil Pelantikan daripada Pejabat YB Menteri dan mengedarkan kepada JKMN. iv. JKMN hendaklah mengemukakan Surat Pelantikan ALP dan Sijil Pelantikan kepada institusi. JKMN
66 | Garis Panduan Tadbir Urus Institusi Jabatan Kebajikan Masyarakat DOKUMEN RUJUKAN BAB 1: PENGURUSAN KEWANGAN 1. Surat/Pekeliling Kementerian Kewangan Malaysia 2. Surat/Pekeliling Jabatan Akauntan Negara 3. Arahan Pegawai Pengawal KPWKM 4. Arahan/Pekeliling KPKM BAB 2: PEROLEHAN 5. Pekeliling Perbendaharaan (PP) - Perolehan Kerajaan • Kaedah Perolehan Kerajaan • Perolehan Perundingan • Perolehan Secara Elektronik • Pentadbiran Kontrak dalam Perolehan Kerajaan 6. Arahan Perbendaharaan (AP) • Perolehan dan Kontrak • Lembaga Perolehan BAB 3: PENGURUSAN ASET DAN STOR 7. Pengurusan Aset Arahan Perbendaharaan • Pengurusan Aset Kerajaan • Tatacara Pengurusan Aset Tak Ketara Kerajaan • Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan • Tatacara Pengurusan Stor Kerajaan • Tatacara Pengurusan Aset Hidup Tumbuhan
67 | Garis Panduan Tadbir Urus Institusi Jabatan Kebajikan Masyarakat BAB 4: PENYELARASAN AUDIT 8. Tadbir Urus Kewangan • Audit Dalam BAB 5: PENGURUSAN PROJEK/PROGRAM PEMBANGUNAN 9. Pekeliling Perbendaharaan - Perolehan Kerajaan • Kaedah Perolehan Kerajaan • Perolehan Perundingan • Pentadbiran Kontrak dalam Perolehan Kerajaan 10. Pengurusan Pembangunan Fizikal • Garis Panduan dan Peraturan bagi Perancangan Bangunan Edisi Tahun 2015 BAB 6: PENGURUSAN TANAH 11. Kanun Tanah Negara 1965 12. Akta 349 – Akta Pesuruhjaya Tanah Persekutuan (PTP) 1957 13. Pekeliling PTP Bilangan 3/2008 14. Pekeliling PTP Bilangan 1/2014 BAB 7: PENGURUSAN SUMBER MANUSIA 15. Perkhidmatan Pekeliling Perkhidmatan Garis Panduan Pelaksanaan Penambahbaikan Urusan Perkhidmatan bagi Pegawai dan Kakitangan Jabatan Kebajikan Masyarakat berkuatkuasa 1 Februari 2013 Arahan Dalaman JKM
68 | Garis Panduan Tadbir Urus Institusi Jabatan Kebajikan Masyarakat Pelaksanaan Pengisian dan Penilaian Laporan Nilaian Prastasi Tahunan (LNPT) Tahun 2015 di Sistem Maklumat Pengurusan Sumber Manusia (HRMIS) bertarikh 23 Oktober 2015, JKM(S) 200/07/1 Jld 19(20) 16. Urusan Tatatertib Peraturan-Peraturan Pegawai Awam (Kelakuan dan Tatatertib) PU.(A)395/1993 Peraturan-Peraturan Lembaga Tatatertib Perkhidmatan Awam 1993 P.U.(A)396/1993 Pekeliling Perkhidmatan Bil. 5/1996 - Permohonan Oleh Pegawai Awam Untuk Mengambil Bahagian Dalam Aktiviti Politik (Membatalkan PP Bil. 11 Tahun 1971 dan PP Bil. 30 Tahun 1974). Pekeliling Perkhidmatan Bil. 3/1998 - Garis Panduan Pemberian dan Penerimaan Hadiah Di Dalam Perkhidmatan Awam (Membatalkan SPP Bil. 8 Tahun 1968, SPP Bil. 19 Tahun 1969, SP Am Bil. 7 Tahun 1984, SP Perbendaharaan Bil. 13 Tahun 1986 dan PP Bil. 3 Tahun 1989). Pekeliling Perkhidmatan Bil. 3/2002 - Pemilikan Dan Perisytiharan Harta Oleh Pegawai Awam. Pekeliling Perkhidmatan Bil. 26/2008 - Garis Panduan Bagi Mengambil Tindakan Tatatertib Terhadap Pegawai Awam Yang Sedang Dibicarakan Atas Pertuduhan Jenayah Di Mahkamah Tanpa Menunggu Prosiding Jenayah Ke Atasnya Selesai. Pekeliling Perkhidmatan Bil. 2/2009 - Larangan Penglibatan Pegawai Awam Dalam Skim Cepat Kaya. Pekeliling Perkhidmatan Bil. 3/2009 - Dasar Kenaikan Pangkat Bagi Pegawai Yang Sedang Disiasat Dan Telah Dikenakan Hukuman Tatatertib. Pekeliling Perkhidmatan Bil. 10/2009 - Panduan Memanggil Balik Untuk Bertugas Semula Bagi Pegawai Yang Ditahan Kerja Akibat Prosiding Jenayah.
69 | Garis Panduan Tadbir Urus Institusi Jabatan Kebajikan Masyarakat Pekeliling Perkhidmatan Bil. 5/2018 - Garis Panduan Pengendalian Kes Gangguan Seksual Di Tempat Kerja. Pekeliling Perkhidmatan Bil. 5/2019 - Pelaksanaan Waktu Bekerja Fleksi (WBF) di Agensi Kerajaan Persekutuan (Membatalkan Pekeliling Perkhidmatan Bil.4/2017). Surat Pekeliling Am Bil. 1/1984 - Menghadiri Persidangan/ Kursus/Lawatan Rasmi/Lawatan Persendirian Ke Luar Negeri dan Pindaan Kepada Surat Pekeliling Am Bilangan 1 Tahun 1984 (untuk urusan rasmi). Surat Pekeliling Am Bil. 3/2012 - Peraturan Perjalanan Pegawai Awam Ke Luar Negara Atas Urusan Persendirian. Surat Pekeliling Suruhanjaya Perkhidmatan Awam Bil. 2/2010 Garis Panduan Pengendalian Dokumen Untuk Kes-Kes Rayuan Tatatertib Di Bawah Bidang Kuasa Suruhanjaya Perkhidmatan Awam Malaysia. Surat Pekeliling Suruhanjaya Perkhidmatan Awam Bil. 2/2017 Keperluan Mengemukakan Dokumen Lengkap Bagi Urusan Pelantikan, Perkhidmatan, Rayuan Kenaikan Pangkat dan Kawalan Tatatertib. Surat Edaran rujukan JPA.(S)TT.8006/1 Jld.2/(83) bertarikh 11.4.2007 - Perakuan oleh Pegawai Perubatan Kerajaan Mengenai Penagihan Dadah, Menggunakan atau Mengambil Selain Bagi Maksud Perubatan atau Menyalahgunakan Suatu Dadah Berbahaya. Surat Edaran rujukan JPA.(S)TT 343 Jld.2(67) bertarikh 26.3.2010 - Tindakan Tatatertib Ke Atas Pegawai Awam Yang Mengemukakan Sijil Cuti Sakit Palsu Atau Meminda Sijil Cuti Sakit. Surat Edaran rujukan JPA.BK(S)328/2 Jld.9(17) bertarikh 28.1.2015- Tindakan Ke Atas Penjawat Awam Yang Mendedahkan/ Membocorkan Dokumen/Maklumat Terperingkat Kerajaan. Surat Edaran rujukan JPA.BK.(S)343/7-4 (25) bertarikh 28.10.2016 - Perintah Tahan Kerja dan Gantung Kerja.
70 | Garis Panduan Tadbir Urus Institusi Jabatan Kebajikan Masyarakat Surat Edaran rujukan JPA.BK(S) 343/7-4 Jilid 2(5) bertarikh 13.1.2017 - Larangan Menggunakan Amaran Secara Pentadbiran. Surat Edaran rujukan JPA.BK(S)1/19/2 Jld.10(20) bertarikh 14.8.2019 - Peringatan Mengenai Tanggungjawab Pegawai Awam Berkaitan Dengan Pengurusan Perolehan Kerajaan. 17. Urusan Pemangkuan dan Kenaikan Pangkat • Peraturan-Peraturan Lembaga Kenaikan Pangkat Perkhidmatan Awam 2010 P.U.(A)75/2010 • Pekeliling Perkhidmatan Bil.07/2010 - Panduan Pengurusan Pemangkuan Dan Kenaikan Pangkat Dalam Perkhidmatan Awam • Pekeliling Perkhidmatan Bil.10/2017 - Kenaikan Pangkat Secara Time-Based Berasaskan Kecemerlangan Bagi Pegawai Kumpulan Pelaksana 18. Latihan Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 6 Tahun 2005: Dasar Latihan Sumber Manusia Sektor Awam 19. Cuti Pekeliling Perkhidmatan • Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 29 Tahun 2009: Cuti Tanpa Gaji Bagi Pegawai Yang Mengikut Pasangan Bertugas atau Berkursus Di Dalam Atau Di Luar Negeri • Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 14 Tahun 2010: Kemudahan Cuti Bersalin Pegawai Perkhidmatan Awam • Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 4 Tahun 2015: Kemudahan Cuti Tanpa Rekod Bagi Urusan Kematian Ahli Keluarga Terdekat • Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 5 Tahun 2014: Kemudahan Cuti Menjaga Anak 20. Arahan Dalaman KPWKM • Surat Edaran KPWKM mengenai Permohonan Cuti Separuh Gaji, Cuti Tanpa Gaji dan Cuti Menjaga Anak bertarikh 4 Ogos 2016, JKM/200/03/3/Jld 22(44)
71 | Garis Panduan Tadbir Urus Institusi Jabatan Kebajikan Masyarakat • Surat Edaran KPWKM mengenai Permohonan Kelulusan Cuti Pegawai dan Kakitangan bertarikh 10 Ogos 2016, JKM/200/03/3/Jld 23(37) BAB 8: PENGURUSAN PENGHUNI 21. Akta Ketua Pengarah Kebajikan Masyarakat (Diperbadankan) 1948 22. Akta Orang-Orang Papa 1977 23. Akta Taman Asuhan Kanak-Kanak 1984 24. Akta Pusat Jagaan 1993 25. Akta Keganasan Rumah Tangga 1994 26. Akta Kanak-Kanak 2001 27. Akta Orang Kurang Upaya 2008 28. Peraturan-Peraturan Kanak-Kanak (Pasukan Perlindungan KanakKanak & Pasukan Kebajikan Kanak-Kanak) 2017 29. Peraturan-Peraturan Kanak-Kanak (Pembantu Pelindung) 2017 30. Peraturan-Peraturan Kanak-Kanak (Sekolah Diluluskan) 2017 31. Peraturan-Peraturan Asrama Akhlak 2017 32. Peraturan-Peraturan Taman Asuhan Kanak-Kanak 2012 33. Peraturan-Peraturan Taman Asuhan Kanak-Kanak (Pengkompaunan Kesalahan) 2011 34. Peraturan-Peraturan Pusat Jagaan 1994 35. Peraturan-Peraturan Pusat Jagaan (Pengkompaunan Kesalahan) 2011 36. Peraturan-Peraturan Kanak-Kanak (Borang dan Daftar ditetapkan) 2007 37. Peraturan-Peraturan Kanak-Kanak (Tempat Selamat) 2017 38. Peraturan-Peraturan Kanak-Kanak (Orang Yang Layak dan Sesuai) 2017 39. Peraturan-Peraturan Kanak-Kanak (Tempat Perlindungan) 2017
72 | Garis Panduan Tadbir Urus Institusi Jabatan Kebajikan Masyarakat 40. Peraturan-Peraturan Kanak-Kanak (Pemeliharaan Berasaskan Keluarga) 2017 41. Peraturan-Peraturan Keganasan Rumahtangga (Borang Yang Ditetapkan) 2018 42. Kaedah-Kaedah bagi Pusat-pusat Pemulihan Cacat Akal 1977 43. Kaedah-Kaedah Pengurusan Rumah-rumah Pesakit Melarat 1978 44. Kaedah-Kaedah Workshop Terlindung 1979 45. Kaedah-Kaedah (Rumah Kebajikan) Orang-orang Papa 1981 46. Kaedah-Kaedah bagi Pengurusan Rumah Orang Tua 1983 47. Dasar Kebajikan Masyarakat Negara 1990 48. Dasar Orang Kurang Upaya 2007 49. Dasar Kanak-Kanak Negara 2009 50. Dasar Perlindungan Kanak-Kanak Negara 2009 51. Dasar Warga Emas Negara 2011 52. Sistem Pengurusan Klien/Client Management System (CMS) 53. Perlembagaan Persekutuan, Jadual Kesembilan, Senarai III- Senarai Bersama 54. P.U.(A) 184 Perintah Menteri-Menteri Kerajaan Persekutuan (No. 2) 2013 55. Akta Pengangkatan 1952 [Sesyen 12, 13, 20 & 22] 56. Akta Pendaftaran Pengangkatan 1952 [Seksyen 10(1)] 57. Guardianship of Infants Act 1991 [Pindaan 1999] 58. Kanun Tatacara Jenayah [Pindaan 2006] [Subperenggan 293 (1) (e), (i), (ii), (iii)] 59. Akta Antipemerdagangan Orang dan Antipenyeludupan Migran 2007 60. Akta Keterangan Saksi Kanak-Kanak 2007
73 | Garis Panduan Tadbir Urus Institusi Jabatan Kebajikan Masyarakat 61. Peraturan-Peraturan Antipemerdagangan Orang dan Antipenyeludupan Migran (Kebenaran untuk Bergerak Bebas dan untuk Bekerja) (Warganegara Asing) 2016 62. Peraturan-Peraturan Antipemerdagangan Orang dan Antipenyeludupan Migran (Pelepasan Orang yang Diperdagangkan) (Warganegara Asing) 2016 63. Peraturan-Peraturan Antipemerdagangan Orang dan Antipenyeludupan Migran (Bayaran Elaun kepada Orang Yang Diperdagangkan) 2017 64. Garis Panduan Pengurusan Panjar Khas bagi Pembayaran Elaun Mangsa Pemerdagangan Orang di Rumah Perlindungan, Kementerian Pembangunan Wanita, Keluarga dan Masyarakat. BAB 10: PENGURUSAN MEDIA 65. Pekeliling KPKM Pengurusan Media Bil. 1/2016 66. Surat Pekeliling KPKM Bil. 4/2016 – Kenyataan Media
74 | Garis Panduan Tadbir Urus Institusi Jabatan Kebajikan Masyarakat LAMPIRAN 1 1. NO. FAIL : XXXX 2. TARIKH LAWATAN : 16 MEI 2020 3. TUJUAN LAPORAN - Melaporkan berlakunya pencerobohan tanah 4. MAKLUMAT TANAH 4.1 TANAH MILIK /RIZAB : 4.2 NO. LOT : 4.3 NO. HAKMILIK : 4.4 MUKIM/ BANDAR/ SEKSYEN : 4.5 DAERAH : 4.6 LUAS TANAH : 4.8 NILAI JPPH (TANAH : 4.9 KATEGORI TANAH : 5. CATATAN LAPORAN - 6. SALINAN HAK MILIK / RIZAB : Seperti di lampiran 7. GAMBAR TAPAK 8. SYOR / CADANGAN : Seperti di lampiran LAPORAN PENCEROBOHAN TANAH JABATAN KEBAJIKAN MASYARAKAT