myPortfolio PTPO N22

Aktiviti 10: Carta Alir Mengurus Pelupusan Terbitan dan Bahan Bercetak

TEMPOH
TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA MASA
MULA


Semakan/cadangan modul/buku di
dalam stor untuk dilupuskan dan
PT P/O N22 30 minit
menyediakan maklumat
modul/buku


Mengesahkan cadangan untuk
Pengarah dibawa ke Mesyuarat JP-UPSI 5 minit
untuk kelulusan


Menghantar permohonan
PT P/O N22 cadangan pelupusan ke Mesyuarat
JP-UPSI


Pengarah Mesyuarat Jawatankuasa
Penerbitan Universiti (JP-UPSI)
TIDAK

LULUS
Mengisi Borang Permohonan Bagi
Pelupusan Rekod Terbitan dan
PPT N36 Bahan Bercetak (yang tidak 5 minit
dinyatakan dalam penjadualan
pelupusan rekod) Arkib 9/08


Menghantar borang yang lengkap
bersama salinan minit kelulusan
PT P/O N22 JP-UPSI ke Bahagian Governan 5 minit
untuk proses kelulusan Arkib
Negara.


Menerima salinan surat kebenaran
pelupusan rekod daripada Arkib
PT P/O N22 Negara. (Perlu dilaksanakan 5 minit
dalam tempoh TIGA (3)* bulan
dari tarikh surat kebenaran)


Melaksanakan pelupusan
PT P/O N22 60 minit
mengikut saranan Arkib Negara.


Melengkapkan Borang
Penentusahan Pemusnahan
Rekod Awam ARKIB 12/08
PPT N36 SECARA BERTAIP beserta bukti 5 minit
dan diserahkan kepada Arkib
Negara melalui Bahagian Govenan
dalam tempoh SATU (1) bulan dari
tarikh pemusnahan dijalankan.


Menerima maklum balas Arkib
PT P/O N22 Negara (sekiranya ada) dan failkan 5 minit
dokumen berkaitan


TAMAT
50

Aktiviti 10: Senarai Semak Mengurus Pelupusan Terbitan dan Bahan
Bercetak

BIL. TINDAKAN TANDA (/) CATATAN

Semakan/cadangan modul/buku di dalam stor
1. untuk dilupuskan dan menyediakan maklumat
modul/buku
Mengesahkan cadangan untuk dibawa ke
2.
Mesyuarat JP-UPSI untuk kelulusan
Menghantar permohonan cadangan pelupusan ke
3.
Mesyuarat JP-UPSI
Mengisi Borang Permohonan Bagi Pelupusan
Rekod Terbitan dan Bahan Bercetak (yang tidak
4.
dinyatakan dalam penjadualan pelupusan rekod)
Arkib 9/08
Menghantar borang yang lengkap bersama salinan
5. minit kelulusan JP-UPSI ke Bahagian Governan
untuk proses kelulusan Arkib Negara.
Menerima salinan surat kebenaran pelupusan
rekod daripada Arkib Negara. (Perlu dilaksanakan
6.
dalam tempoh TIGA (3) bulan dari tarikh surat
kebenaran)
Melaksanakan pelupusan mengikut saranan Arkib
7.
Negara.
Melengkapkan Borang Penentusahan Pemusnahan
Rekod Awam ARKIB 12/08 SECARA BERTAIP
8. beserta bukti dan diserahkan kepada Arkib Negara
melalui Bahagian Govenan dalam tempoh SATU
(1) bulan dari tarikh pemusnahan dijalankan.
Menerima maklum balas Arkib Negara (sekiranya
9.
ada) dan failkan dokumen berkaitan







































51

Aktiviti 11: Proses Kerja Mengurus Tapisan Keselamatan
PEGAWAI LAIN
TANGGUNG YANG ADA UNDANG-UNDANG,
BIL. JAWAB PROSES KERJA HUBUNGAN/ PERATURAN DAN
DIRUJUK PUNCA KUASA
Masukkan alamat pautan
http://evetting.cgso.gov.my
1. Kakitangan dan klik butang pautan Daftar
untuk
akaun
mendaftar
pengguna baru. (Pengguna
pertama kali)
Pilih Jenis Pendaftaran >
Pilih Jenis ID > Masukkan ID
Pengguna (No. KP), Nama,
Emel dan Masukkan Imej
2. Kakitangan “CAPTCHA” dalam medan
yang disediakan (Pastikan
Nama dan ID Pengguna
seperti di Kad Pengenalan
Baru atau Pasport).
Klik butang Daftar untuk
menghantar borang
permohonan dan
meneruskan proses daftar,
3. Kakitangan mesej “Pendaftaran
Pengguna berjaya dihantar. Pekeliling Perkhidmatan
Sila semak emel anda.” akan Bilangan 6 Tahun 2011
dipaparkan. Pindaan Pelaksanaan
Menyemak emel pendaftaran Tapisan Keselamatan
4. Kakitangan sama ada pendaftaran Bagi Pegawai
berjaya atau gagal. Yang Dilantik Dalam
Permohonan yang berjaya, Perkhidmatan Awam
Log Masuk ke Sistem e-
Vetting dan membuat Manual Pengguna
5. Kakitangan permohonan baharu (tapisan Sistem E-Vetting Modul
keselamatan). Jika gagal, Pendaftaran dan Log
sila buat pendaftaran Masuk
semula.
Pada skrin Log Masuk > Pilih
Jenis Pengguna. (Jika
Pemohon, pilih Individu atau
Syarikat; Jika Pengesah
Jabatan, pilih Jabatan) >
6. Kakitangan Masukkan ID Pengguna dan
Kata Laluan (Seperti yang
diterima melalui emel) ke
dalam medan yang
disediakan.
Klik butang Log Masuk >
Skrin Laman Utama akan
dipaparkan, lengkapkan
semua maklumat yang
7. Kakitangan diperlukan dan hantar >
Tunggu keputusan tapisan
keselamatan dan keputusan
yang diterima diserahkan
kepada Pentadbir PTj.

52

PEGAWAI LAIN
TANGGUNG YANG ADA UNDANG-UNDANG,
BIL. PROSES KERJA PERATURAN DAN
JAWAB HUBUNGAN/
DIRUJUK PUNCA KUASA
Mengemaskini rekod sijil
kelulusan tapisan
8. PPT N36 keselamatan bagi pegawai di
PTj dan memaklumkan
kepada Ketua Jabatan
Memaklumkan status
pegawai yang belum
9. Pengarah membuat tapisan
keselamatan kepada
Bahagian Keselamatan.
Keputusan kelulusan tapisan
10. PPT N36 kasar/halus disimpan untuk
rekod dan rujukan.































































53

Aktiviti 11: Carta Alir Mengurus Tapisan Keselamatan

TEMPOH
TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA MASA

MULA

Masukkan alamat pautan
http://evetting.cgso.gov.my dan klik
Kakitangan butang pautan Daftar untuk 5 minit
mendaftar akaun pengguna baru.
(Pengguna pertama kali)


Pilih Jenis Pendaftaran > Pilih Jenis
ID > Masukkan ID Pengguna (No.
KP), Nama, Emel dan Masukkan
Kakitangan Imej “CAPTCHA” dalam medan 5 minit
yang disediakan (Pastikan Nama
dan ID Pengguna seperti di Kad
Pengenalan Baru atau Pasport).


Klik butang Daftar untuk
menghantar borang permohonan
dan meneruskan proses daftar,
Kakitangan 5 minit
mesej “Pendaftaran Pengguna
berjaya dihantar. Sila semak emel
anda.” akan dipaparkan.


Menyemak emel pendaftaran sama
Kakitangan GAGAL ada pendaftaran berjaya atau 5 minit
gagal.

BERJAYA
Permohonan yang berjaya, Log
Masuk ke Sistem e-Vetting dan
Kakitangan membuat permohonan baharu 5 minit
(tapisan keselamatan).


Pada skrin Log Masuk > Pilih Jenis
Pengguna. (Jika Pemohon, pilih
Individu atau Syarikat; Jika
Pengesah Jabatan, pilih Jabatan) >
Kakitangan 5 minit
Masukkan ID Pengguna dan Kata
Laluan (Seperti yang diterima
melalui emel) ke dalam medan
yang disediakan.


Klik butang Log Masuk > Skrin
Laman Utama akan dipaparkan,
lengkapkan semua maklumat yang
Kakitangan diperlukan dan hantar > Tunggu 30 minit
keputusan tapisan keselamatan dan
keputusan yang diterima
diserahkan kepada Pentadbir PTj.




SAMB.


54

TEMPOH
TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA MASA


SAMB.



Terima dan mengemaskini rekod
sijil kelulusan tapisan keselamatan
PPT N36 bagi pegawai di PTj dan 5 minit
memaklumkan kepada Ketua
Jabatan


Memaklumkan status pegawai yang
belum membuat tapisan
Pengarah 5 minit
keselamatan kepada Bahagian
Keselamatan.


Keputusan kelulusan tapisan
PPT N36 kasar/halus disimpan untuk rekod 5 minit
dan rujukan.


TAMAT




















































55

Aktiviti 11: Senarai Semak Mengurus Tapisan Keselamatan

BIL. TINDAKAN TANDA (/) CATATAN

1. Mengemaskini rekod sijil kelulusan tapisan
keselamatan bagi pegawai di PKM dan
memaklumkan kepada Ketua Jabatan
2. Memaklumkan status pegawai yang belum
membuat tapisan keselamatan kepada Bahagian
Keselamatan.
3. Keputusan kelulusan tapisan kasar/halus disimpan
untuk rekod dan rujukan.





































































56

Aktiviti 12: Proses Kerja Mengurus Kawalan Kunci Keselamatan PTj
PEGAWAI LAIN
TANGGUNG YANG ADA UNDANG-UNDANG,
BIL. JAWAB PROSES KERJA HUBUNGAN/ PERATURAN DAN
DIRUJUK PUNCA KUASA
Melantik Pegawai
Keselamatan Jabatan (PKJ)
1. Pengarah
yang bertanggungjawab
menguruskan kunci di PTj
Menyediakan peti
2. PPT N36 keselamatan khas bagi
penyimpanan kunci
Pegawai bertanggungjawab
3. PPT N36 menerima kunci daripada
Ketua Jabatan atau PKJ
Pastikan anak kunci dilabel Arahan Keselamatan
4. PPT N36 betul mengikut Arahan 1985;
Keselamatan serta tidak

dirangkai Arahan Perbendaharaan
Menyediakan Buku Daftar 135;
Anak Kunci untuk direkod
5. PPT N36
setiap pinjaman dan Pekeliling
pergerakan anak kunci. Perbendaharaan Bil. 5
Pegawai yang meminjam Tahun 2007- Tatacara
anak kunci keselamatan Pengurusan Aset Alih
6. PPT N36 memulangkan dalam tempoh Kerajaan
yang ditetapkan
Membuat auditan terhadap
anak kunci serta anak kunci
7. Pengarah
pendua di Jabatan sekurang-
kurangnya setahun sekali
Menyerahkan semua anak
kunci keselamatan beserta
8. PPT N36 buku daftar anak kunci
sekiranya bertukar kepada
Ketua Jabatan atau PKJ































57

Aktiviti 12: Carta Alir Mengurus Kawalan Kunci Keselamatan PTj

TEMPOH
TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA MASA

MULA

Melantik Pegawai Keselamatan

Pengarah Jabatan (PKJ) yang 5 minit
bertanggungjawab menguruskan
kunci di PTj



PPT N36 Menyediakan peti keselamatan 5 minit
khas bagi penyimpanan kunci


Pegawai bertanggungjawab
PPT N36 menerima kunci daripada Ketua 5 minit
Jabatan atau PKJ


Pastikan anak kunci dilabel betul
PPT N36 mengikut Arahan Keselamatan 5 minit
serta tidak dirangkai


Menyediakan Buku Daftar Anak
Kunci untuk direkod setiap
PPT N36 30 minit
pinjaman dan pergerakan anak
kunci.


Pegawai yang meminjam anak
PPT N36 kunci keselamatan memulangkan 5 minit
dalam tempoh yang ditetapkan


Membuat auditan terhadap anak
kunci serta anak kunci pendua di
Pengarah 1 jam
Jabatan sekurang-kurangnya
setahun sekali


PPT N36 Pegawai yang memegang anak 5 minit
kunci keselamatan bertukar?
TIDAK

YA Menyerahkan semua anak kunci
PPT N36 keselamatan beserta buku daftar 5 minit
anak kunci sekiranya bertukar
kepada Ketua Jabatan atau PKJ



TAMAT













58

Aktiviti 12: Senarai Semak Mengurus Kawalan Kunci Keselamatan PTj

BIL. TINDAKAN TANDA (/) CATATAN

1. Melantik Pegawai Keselamatan Jabatan (PKJ) yang
bertanggungjawab menguruskan kunci di PTj
2. Menyediakan peti keselamatan khas bagi
penyimpanan kunci
3. Pastikan anak kunci dilabel betul mengikut Arahan
Keselamatan serta tidak dirangkai
4. Menyediakan Buku Daftar Anak Kunci untuk
direkod setiap pinjaman dan pergerakan anak
kunci.
5. Pegawai yang meminjam anak kunci keselamatan
memulangkan dalam tempoh yang ditetapkan
6. Membuat auditan terhadap anak kunci serta anak
kunci pendua di Jabatan sekurang-kurangnya
setahun sekali
7. Menyerahkan semua anak kunci keselamatan
beserta buku daftar anak kunci sekiranya bertukar
kepada Ketua Jabatan atau PKJ























































59

Aktiviti 13: Proses Kerja Mengurus Kehilangan Anak Kunci Keselamatan PTj
PEGAWAI LAIN
TANGGUNG YANG ADA UNDANG-UNDANG,
BIL. JAWAB PROSES KERJA HUBUNGAN/ PERATURAN DAN
DIRUJUK PUNCA KUASA
Anak kunci keselamatan
gagal dikesan setalah
1. PPT N36
semakan pada Buku
Daftar/Pengauditan dibuat.
Pegawai berkenaan perlu
2. PPT N36
mencari kunci tersebut.
Memaklumkan tentang
3. PPT N36 kehilangan kepada Ketua
Jabatan atau PKJ
Ketua Jabatan atau PKJ
membuat siasatan ke atas
4. PPT N36
kes kehilangan anak kunci
keselamatan.
Ketua Jabatan atau PKJ
menyediakan laporan
5. PPT N36 kehilangan dengan
Arahan Keselamatan
mengemukakan pandangan 1985;
serta taksiran kebahayaan.
Mengemukakan laporan Arahan Perbendaharaan
kehilangan kepada Pegawai 135;
6. PPT N36 Keselamatan Universiti
dalam tempoh 24 jam Pekeliling
Melaporkan kepada Balai Perbendaharaan Bil. 5
Polis sekiranya kehilangan Tahun 2007- Tatacara
7. PPT N36
anak kunci ada unsur Pengurusan Aset Alih
jenayah. Kerajaan
Tukar kunci baharu bagi
8. PPT N36 pejabat atau peti besi yang
kehilngan anak kunci
Ketua Jabatan hendaklah
mengambil tindakan
mengenai kehilangan itu
9. Pengarah
mengikut Arahan
Perbendaharaan 315 hingga
326.
Ketua Jabatan perlu
pertimbangkan untuk
kenakan tindakan tatatertib
10. Pengarah atau diserahkan untuk
siasatan di bawah Akta
Rahsia Rasmi 1972
11. PPT N36 Merekod dan failkan















60

Aktiviti 13: Carta Alir Mengurus Kehilangan Anak Kunci Keselamatan PTj

TEMPOH
TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA MASA

MULA

Anak kunci keselamatan gagal
PPT N36 dikesan setalah semakan pada 5 minit
Buku Daftar/Pengauditan dibuat.


PPT N36 Pegawai berkenaan perlu mencari 5 minit
kunci tersebut dengan segera
JUMPA
TIDAK
Memaklumkan tentang kehilangan
PPT N36 5 minit
kepada Ketua Jabatan atau PKJ


Ketua Jabatan atau PKJ membuat
PPT N36 siasatan ke atas kes kehilangan 5 minit
anak kunci keselamatan.


Ketua Jabatan atau PKJ
PPT N36 menyediakan laporan kehilangan 5 minit
dengan mengemukakan pandangan
serta taksiran kebahayaan.


Mengemukakan laporan kehilangan
PPT N36 kepada Pegawai Keselamatan 5 minit
Universiti dalam tempoh 24 jam

TIDAK
YA
Melaporkan kepada Balai Polis
PPT N36 sekiranya kehilangan anak kunci 30 minit
ada unsur jenayah.


Tukar kunci baharu bagi pejabat
PPT N36 atau peti besi yang kehilngan anak 5 minit
kunci


Ketua Jabatan hendaklah
mengambil tindakan mengenai
Pengarah 30 minit
kehilangan itu mengikut Arahan
Perbendaharaan 315 hingga 326.


Ketua Jabatan perlu pertimbangkan
untuk kenakan tindakan tatatertib
Pengarah 30 minit
atau diserahkan untuk siasatan di
bawah Akta Rahsia Rasmi 1972


PPT N36 Merekod dan failkan 5 minit






TAMAT

61

Aktiviti 13: Senarai Semak Mengurus Kehilangan Anak Kunci Keselamatan
PTj

BIL. TINDAKAN TANDA (/) CATATAN

1. Anak kunci keselamatan gagal dikesan setalah
semakan pada Buku Daftar/Pengauditan dibuat.
2. Pegawai berkenaan perlu mencari kunci tersebut.
3. Memaklumkan tentang kehilangan kepada Ketua
Jabatan atau PKJ
4. Ketua Jabatan atau PKJ membuat siasatan ke atas
kes kehilangan anak kunci keselamatan.
5. Ketua Jabatan atau PKJ menyediakan laporan
kehilangan dengan mengemukakan pandangan
serta taksiran kebahayaan.
6. Mengemukakan laporan kehilangan kepada
Pegawai Keselamatan Universiti dalam tempoh 24
jam
7. Melaporkan kepada Balai Polis sekiranya
kehilangan anak kunci ada unsur jenayah.
8. Tukar kunci baharu bagi pejabat atau peti besi yang
kehilngan anak kunci
9. Ketua Jabatan hendaklah mengambil tindakan
mengenai kehilangan itu mengikut Arahan
Perbendaharaan 315 hingga 326.
10. Ketua Jabatan perlu pertimbangkan untuk kenakan
tindakan tatatertib atau diserahkan untuk siasatan
di bawah Akta Rahsia Rasmi 1972
11. Merekod dan failkan











































62

Aktiviti 14: Proses Kerja Mengurus Sistem E-Kunci
PEGAWAI LAIN
TANGGUNG YANG ADA UNDANG-UNDANG,
BIL. JAWAB PROSES KERJA HUBUNGAN/ PERATURAN DAN
DIRUJUK PUNCA KUASA
Mengeluarkan surat lantikan
bagi tugas mengambil kunci
1. PT P/O N22
kepada kakitangan secara
giliran
Mengesahkan surat lantikan
2. Pengarah giliran mengambil kunci
pejabat. Arahan Keselamatan
Memaklumkan kepada 1985;

3. PT P/O N22 Bahagian Keselamatan Arahan Perbendaharaan
lantikan pegawai mengambil
kunci untuk rekod. 135;

Login Sistem E-kunci di
4. PPT N36 pautan myems.upsi.edu. Pekeliling
Perbendaharaan Bil. 5
my/ekunci Tahun 2007- Tatacara
Mengemaskini setup key Pengurusan Aset Alih
detail sekiranya pindaan
5. PPT N36 Kerajaan
pada kunci di pondok
pengawal.
Mengemaskini Register Staff
6. PPT N36 bagi kakitangan bertugas
mengambil kunci.
7. PT P/O N22 Merekod dan failkan












































63

Aktiviti 14: Carta Alir Mengurus Sistem E-Kunci

TEMPOH
TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA MASA

MULA

Mengeluarkan surat lantikan bagi
PT P/O N22 tugas mengambil kunci kepada 15 minit
kakitangan secara giliran



Pengarah Mengesahkan surat lantikan giliran 5 minit
mengambil kunci pejabat.



Memaklumkan kepada Bahagian
PT P/O N22 Keselamatan lantikan pegawai 30 minit
mengambil kunci untuk rekod.


PPT N36 Login Sistem E-kunci di pautan 5 minit
myems.upsi.edu. my/ekunci


Mengemaskini setup key detail
PPT N36 sekiranya pindaan pada kunci di 5 minit
pondok pengawal.


Mengemaskini Register Staff bagi
PPT N36 kakitangan bertugas mengambil 5 minit
kunci.


PT P/O N22 Merekod dan failkan 5 minit



TAMAT


































64

Aktiviti 14: Senarai Semak Mengurus Sistem E-Kunci

BIL. TINDAKAN TANDA (/) CATATAN

1. Mengeluarkan surat lantikan bagi tugas mengambil
kunci kepada kakitangan secara giliran
2. Mengesahkan surat lantikan giliran mengambil
kunci pejabat.
3. Memaklumkan kepada Bahagian Keselamatan
lantikan pegawai mengambil kunci untuk rekod.
4. Login Sistem E-kunci di pautan myems.upsi.edu.
my/ekunci
5. Mengemaskini setup key detail sekiranya pindaan
pada kunci di pondok pengawal.
6. Mengemaskini Register Staff bagi kakitangan
bertugas mengambil kunci.
7. Merekod dan failkan





























































65

Aktiviti 15: Proses Kerja Mengurus Laporan Piagam Pelanggan
PEGAWAI LAIN
TANGGUNG YANG ADA UNDANG-UNDANG,
BIL. JAWAB PROSES KERJA HUBUNGAN/ PERATURAN DAN
DIRUJUK PUNCA KUASA
Menerima permohonan
daripada Bahagian
1. Pengarah Komunikasi Korporat BKK
untuk mengemas kini status
pencapaian Piagam
Pelanggan
Mendapatkan maklum balas Piagam Pelanggan
2. PPT N36 pencapaian Piagam diluluskan dalam
Pelanggan daripada semua
kakitangan terlibat. Mesyuarat
Jawatankuasa
3. Pengarah Menyemak pencapaian Pengurusan Universiti
piagam pelanggan
Kemaskini laporan (JKPU) Bil. 03/2018
pada 26 Mac 2018
berdasarkan pencapaian
4. PPT N36 Piagam Pelanggan yang
telah dimuktamadkan.
Mengemukakan laporan
5. PT P/O N22 pencapaian Piagam
Pelanggan kepada BKK.
6. PT P/O N22 Merekod dan failkan















































66

Aktiviti 15: Carta Alir Mengurus Laporan Piagam Pelanggan

TEMPOH
TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA MASA

MULA


Menerima permohonan daripada
Bahagian Komunikasi Korporat
Pengarah 5 minit
BKK untuk mengemas kini status
pencapaian Piagam Pelanggan


Mendapatkan maklum balas
PPT N36 pencapaian Piagam Pelanggan 30 minit
daripada semua kakitangan terlibat.


Menyemak pencapaian piagam
Pengarah 30 minit
pelanggan.


Kemaskini laporan berdasarkan
PPT N36 pencapaian Piagam Pelanggan 60 minit
yang telah dimuktamadkan.


Mengemukakan laporan
PT P/O N22 pencapaian Piagam Pelanggan 30 minit
kepada BKK.


PT P/O N22 Merekod dan failkan 5 minit



TAMAT





































67

Aktiviti 15: Senarai Semak Mengurus Laporan Piagam Pelanggan

BIL. TINDAKAN TANDA (/) CATATAN

1. Menerima permohonan daripada Bahagian
Komunikasi Korporat BKK untuk mengemas kini
status pencapaian Piagam Pelanggan
2. Mendapatkan maklum balas pencapaian Piagam
Pelanggan daripada semua kakitangan terlibat.
3. Menyemak pencapaian piagam pelanggan.
4. Kemaskini laporan berdasarkan pencapaian
Piagam Pelanggan yang telah dimuktamadkan.
5. Mengemukakan laporan pencapaian Piagam
Pelanggan kepada BKK.
6. Merekod dan failkan































































68

Aktiviti 16: Proses Kerja Mengurus Laporan Key Performance Indicator KPI
PEGAWAI LAIN
TANGGUNG YANG ADA UNDANG-UNDANG,
BIL. JAWAB PROSES KERJA HUBUNGAN/ PERATURAN DAN
DIRUJUK PUNCA KUASA
Menerima
permohonandaripada
Bahagian Pengurusan
1. Pengarah Korporat BPK untuk
mengemaskini status KPI
Universiti
Mendapatkan maklum
balas pencapaian KPI
2. PPT N36
daripada semua
kakitangan terlibat.
Menyemak pencapaian
3. Pengarah
KPI
Mengemaskini laporan
berdasarkan pencapaian
KPI yang telah
4. PPT N36
dimuktamadkan di dalam
MyUPSI Portal > Admin >
IDCC
Menyemak dan
mengesahkan laporan
5. Pengarah pencapaian Piagam KPI
melalui MyUPSI Portal >
Admin > IDCC








































69

Aktiviti 16: Carta Alir Mengurus Laporan Key Performance Indicator KPI

TEMPOH
TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA MASA

MULA

Menerima permohonandaripada
Pengarah Bahagian Pengurusan Korporat 5 minit
BPK untuk mengemaskini status
KPI Universiti


Mendapatkan maklum balas
PPT N36 pencapaian KPI daripada semua 30 minit
kakitangan terlibat


Pengarah Menyemak pencapaian KPI 30 minit


Mengemas kini laporan
PPT N36 berdasarkan pencapaian KPI yang 5 minit
telah dimuktamadkan di dalam
MyUPSI Portal > Admin > IDCC


Menyemak dan mengesahkan

Pengarah laporan pencapaian Piagam KPI 10 minit
melalui MyUPSI Portal > Admin >
IDCC


TAMAT









































70

Aktiviti 16: Senarai Semak Mengurus Laporan Key Performance Indicator
KPI

BIL. TINDAKAN TANDA (/) CATATAN

1. Mendapatkan maklum balas pencapaian KPI
daripada semua kakitangan terlibat.
2. Menyemak pencapaian KPI
3. Mengemas kini laporan berdasarkan pencapaian
KPI yang telah dimuktamadkan di dalam MyUPSI
Portal > Admin > IDCC
4. Menyemak dan mengesahkan laporan pencapaian
Piagam KPImelalui MyUPSI Portal > Admin > IDCC


































































71

Aktiviti 17: Proses Kerja Mengurus Laporan Objektif Kualiti
PEGAWAI LAIN
TANGGUNG YANG ADA UNDANG-UNDANG,
BIL. JAWAB PROSES KERJA HUBUNGAN/ PERATURAN DAN
DIRUJUK PUNCA KUASA
Menerima permohonan
daripada Bahagian
1. Pengarah Pengurusan Kualiti BPQ
untuk mengemas kini status
pencapaian Objektif Kualiti
Mendapatkan maklum balas
pencapaian Objektif Kualiti
2. PPT N36
daripada semua kakitangan
terlibat.
Menyemak pencapaian
3. Pengarah
Objektif Kualiti
Mengemas kini laporan
berdasarkan pencapaian
4. PPT N36
Objektif Kualiti yang telah
dimuktamadkan.
Mengemukakan laporan
5. PT P/O N22 pencapaian Objektif Kualiti
kepada BPQ.
6. PT P/O N22 Merekod dan failkan

















































72

Aktiviti 17: Carta Alir Mengurus Laporan Objektif Kualiti

TEMPOH
TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA MASA

MULA


Menerima permohonan daripada
Bahagian Pengurusan Kualiti BPQ
Pengarah 5 minit
untuk mengemaskini status
pencapaian Objektif Kualiti


Mendapatkan maklum balas
PPT N36 pencapaian Objektif Kualiti daripada 30 minit
semua kakitangan terlibat.


Menyemak pencapaian Objektif
Pengarah 30 minit
Kualiti.


Kemaskini laporan berdasarkan
PPT N36 pencapaian Objektif Kualiti yang 30 minit
telah dimuktamadkan.


Mengemukakan laporan
PT P/O N22 pencapaian Objektif Kualiti kepada 30 minit
BPQ.


PT P/O N22 Merekod dan failkan 5 minit



TAMAT





































73

Aktiviti 17: Senarai Semak Mengurus Laporan Objektif Kualiti

BIL. TINDAKAN TANDA (/) CATATAN

1. Menerima permohonan daripada Bahagian
Pengurusan Kualiti BPQ untuk mengemas kini
status pencapaian Objektif Kualiti
2. Mendapatkan maklum balas pencapaian Objektif
Kualiti daripada semua kakitangan terlibat.
3. Menyemak pencapaian Objektif Kualiti.
4. Mengemas kini laporan berdasarkan pencapaian
Objektif Kualiti yang telah dimuktamadkan.
5. Mengemukakan laporan pencapaian Objektif Kualiti
kepada BPQ.
6. Merekod dan failkan































































74

Aktiviti 18: Proses Kerja Mengurus Pengemaskinian Prosedur MS-ISO
PEGAWAI LAIN
TANGGUNG YANG ADA UNDANG-UNDANG,
BIL. JAWAB PROSES KERJA HUBUNGAN/ PERATURAN DAN
DIRUJUK PUNCA KUASA
Menerima
permohonanpindaan dengan
1. PPT N36 mengisi Borang Cadangan
Baru/ Pindaan Prosedur
UPSI/BPQ/P01/B03
Membuat semakan dan
2. Pengarah pengesahan permohonan
cadangan baru/pindaan.
Menyerahkan dokumen yang
3. PPT N36 lengkap kepada Pegawai
Kawalan Dokumen UPSI
Memaklumkan kepada
4. PT P/O N22 semua PTj berkaitan pindaan
yang telah dilaksanakan.
5. PT P/O N22 Merekod dan failkan























































75

Aktiviti 18: Carta Alir Mengurus Pengemaskinian Prosedur MS-ISO

TEMPOH
TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA MASA

MULA


Menerima permohonan pindaan

PPT N36 dengan mengisi Borang Cadangan 30 minit
Baru/ Pindaan Prosedur
UPSI/BPQ/P01/B03


Membuat semakan dan
Pengarah pengesahan permohonan 30 minit
cadangan baru/pindaan.


Menyerahkan dokumen yang
lengkap kepada Pegawai Kawalan
PPT N36 30 minit
Dokumen UPSI, Bahagian
Pengurusan Kualiti BPQ.


Memaklumkan kepada semua PTj
PT P/O N22 berkaitan pindaan yang telah 30 minit
dilaksanakan.


PT P/O N22 Merekod dan failkan 5 minit


TAMAT










































76

Aktiviti 18: Senarai Semak Mengurus Pengemaskinian Prosedur MS-ISO

BIL. TINDAKAN TANDA (/) CATATAN

1. Menerima permohonan pindaan dengan mengisi
Borang Cadangan Baru/ Pindaan Prosedur
UPSI/BPQ/P01/B03
2. Membuat semakan dan pengesahan permohonan
cadangan baru/pindaan.
3. Menyerahkan dokumen yang lengkap kepada
Pegawai Kawalan Dokumen UPSI
4. Memaklumkan kepada semua PTj berkaitan
pindaan yang telah dilaksanakan.
5. Merekod dan failkan

































































77

Aktiviti 19: Proses Kerja Mengurus Mesyuarat Pentadbiran
PEGAWAI LAIN
TANGGUNG YANG ADA UNDANG-UNDANG,
BIL. JAWAB PROSES KERJA HUBUNGAN/ PERATURAN DAN
DIRUJUK PUNCA KUASA
Mengenal pasti masa, tarikh
1. PPT N36
dan tempat yang sesuai.
Mengeluarkan surat
panggilan mesyuarat,
2. PT P/O N22
tempahan bilik mesyuarat.
dan jamuan makanan
Mengemas kini dan
mengumpul laporan untuk
3. PPT N36
dimuat naik di dalam e-
meeting
Menyediakan rekod senarai
kehadiran dan dokumen
4. PT P/O N22
berkaitan untuk dibawa ke
dalam mesyuarat.
Menyemak semua dokumen
5. Pengarah
sebelum mesyuarat diadakan
Menjadi urusetia mesyuarat
6. PT P/O N22
dan mencatat minit
Menyediakan deraf minit
7. PT P/O N22 mesyuarat dalam tempoh
TIGA (3) hari hari bekerja.
Menyemak dan memurnikan
8. PPT N36
deraf minit mesyuarat
Mengesahkan minit
9. Pengarah
mesyuarat
Melaksanakan edaran minit
10. PT P/O N22 mesyuarat kepada semua
ahli.
11. PT P/O N22 Merekod dan failkan
































78

Aktiviti 19: Carta Alir Mengurus Mesyuarat Pentadbiran

TEMPOH
TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA MASA
MULA



PPT N36 Mengenal pasti masa, tarikh dan 5 minit
tempat yang sesuai.



Mengeluarkan surat panggilan
PT P/O N22 mesyuarat, tempahan bilik 5 minit
mesyuarat. dan jamuan makanan


Mengemaskini dan mengumpul
PPT N36 laporan untuk dimuat naik di dalam 30 minit
e-meeting.


Menyediakan rekod senarai
PT P/O N22 kehadiran dan dokumen berkaitan 5 minit
untuk dibawa ke dalam mesyuarat.



Pengarah Menyemak semua dokumen 30 minit
sebelum mesyuarat diadakan



Menjadi urusetia mesyuarat dan
PT P/O N22 3 jam
mencatat minit


Menyediakan minit mesyuarat
PT P/O N22 dalam tempoh TIGA (3) hari hari 3 hari
bekerja.


Menyemak dan memurnikan deraf
PPT N36 1 hari
minit mesyuarat


Pengarah Mengesahkan minit mesyuarat 30 minit


PT P/O N22 Melaksanakan edaran minit 30 minit
mesyuarat kepada semua ahli.


PT P/O N22 Merekod dan failkan 5 minit


TAMAT















79

Aktiviti 19: Senarai Semak Mengurus Mesyuarat Pentadbiran

BIL. TINDAKAN TANDA (/) CATATAN

1. Mengenal pasti masa, tarikh dan tempat yang
sesuai.
2. Mengeluarkan surat panggilan mesyuarat,
tempahan bilik mesyuarat. dan jamuan makanan
3. Mengemaskini dan mengumpul laporan untuk
dimuat naik di dalam e-meeting
4. Menyediakan rekod senarai kehadiran dan
dokumen berkaitan untuk dibawa ke dalam
mesyuarat.
5. Menyemak semua dokumen sebelum mesyuarat
diadakan
6. Menjadi urusetia mesyuarat dan mencatat minit
7. Menyediakan deraf minit mesyuarat dalam tempoh
TIGA (3) hari hari bekerja.
8. Menyemak dan memurnikan deraf mniti mesyuarat
9. Mengesahkan minit mesyuarat
10 Melaksanakan edaran minit mesyuarat kepada
semua ahli.
11. Merekod dan failkan


















































80

Aktiviti 20: Proses Kerja Mengurus Hal Ehwal Pengarah
PEGAWAI LAIN
TANGGUNG YANG ADA UNDANG-UNDANG,
BIL. JAWAB PROSES KERJA HUBUNGAN/ PERATURAN DAN
DIRUJUK PUNCA KUASA

1. PT P/O N22 Menerima memo atau surat
masuk.
Meneliti keperluan tindakan
2. Pengarah
yang perlu dilaksanakan
Merekodkan tarikh, masa
dan tempat mesyuarat,
3. PT P/O N22 temujanji tersebut di dalam
jadual Pengarah secara
online.
Mengedarkan surat/memo
4. PT P/O N22 untuk makluman yang
berkaitan
Menyediakan fail atau
5. PT P/O N22 bahan-bahan mesyuarat
sekiranya perlu.
6. PT P/O N22 Rekod dan simpan di fail.





















































81

Aktiviti 20: Carta Alir Mengurus Hal Ehwal Pengarah

TEMPOH
TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA MASA


MULA

PT P/O N22 Menerima memo atau surat masuk. 5 minit



Pengarah Meneliti keperluan tindakan yang 10 minit
perlu dilaksanakan


Merekodkan tarikh, masa dan
PT P/O N22 tempat mesyuarat, temujanji 5 minit
tersebut di dalam jadual Pengarah
secara online.



PT P/O N22 Mengedarkan surat/memo untuk 5 minit
makluman yang berkaitan



PT P/O N22 Menyediakan fail atau bahan-bahan 10 minit
mesyuarat sekiranya perlu.



PT P/O N22 Rekod dan simpan di fail. 5 minit



TAMAT











































82

Aktiviti 20: Senarai Semak Mengurus Hal Ehwal Pengarah

BIL. TINDAKAN TANDA (/) CATATAN

1. Menerima memo atau surat masuk.
2. Meneliti keperluan tindakan yang perlu
dilaksanakan
3. Merekodkan tarikh, masa dan tempat mesyuarat,
temujanji tersebut di dalam jadual Pengarah secara
online.
4. Mengedarkan surat/memo untuk makluman yang
berkaitan
5. Menyediakan fail atau bahan-bahan mesyuarat
sekiranya perlu.
6. Rekod dan simpan di fail.































































83

Aktiviti 21: Proses Kerja Mengurus Surat Niat (LOI) Dan MOU Dalam Negara
PEGAWAI LAIN
TANGGUNG YANG ADA UNDANG-UNDANG,
BIL. JAWAB PROSES KERJA HUBUNGAN/ PERATURAN DAN
DIRUJUK PUNCA KUASA
Menyediakan dokumen dan
maklumat berikut:
- Borang LoI/MoU.
- Kertas Cadangan
Kolaborasi.
- Draf LoI/ MoU.
- Ranking
Syarikat/Institusi/Univer
siti.
- Profail
Syarikat/Institusi/Univer
siti.
1. PPT N36 - Salinan pendaftaran
syarikat di SSM.
- Lembaga Pengarah.
- Pengalaman dalam
bidang yang ingin
dilaksanakan.
- Tahun penubuhan.
- Kedudukan
kewangan syarikat.
- Mode of payment.
- Mempunyai bon
ataupun tidak.
- Maklumat lain yang
bersesuaian.
Hantar permohonan ke
Bahagian Perundangan
2. PPT N36 (BPUU) untuk dibawa ke
JKPU beserta maklumat
yang diperlukan.
Kelulusan Mesyuarat
3. Pengarah Jawatankuasa Pengurusan
Universiti (JKPU).
BPUU memaklumkan
keputusan JKPU kepada PTj
4. Pengarah menerusi memo (minit JKPU
akan dikemukakan oleh
setiausaha JKPU).
Memuatnaik dokumen di
dalam sistem MyUPSI Portal
>Admin>Collaborationiaitu:
- Borang LoI/MoU.
- Kertas Cadangan
5. PPT N36 Kolaborasi.
- Draf LoI/ MoU.
- Minit JKPU.
- Profail
Syarikat/Institusi/Uni
versiti.
BPUU menyemak dan
6. PPT N36
mengesahkan draf di dalam

84

PEGAWAI LAIN
TANGGUNG YANG ADA UNDANG-UNDANG,
BIL. PROSES KERJA PERATURAN DAN
JAWAB HUBUNGAN/
DIRUJUK PUNCA KUASA
sistem Collaboration.

Membuat pembetulan pada
draf LoI/MoU berdasarkan
7. PPT N36 semakan BPUU dan
memuatnaik semula dalam
sistem Collaboration.
Menyemak jadual Naib
Canselor, Pendaftar dan
8. PT P/O N22 pihak ketiga untuk penetapan
tarikh majlis menandatangani
LoI/MoU.
Membuat perancangan dan
9. PPT N36 persiapan Majlis
Menandatangani Perjanjian.
Permohonan folder, pen dan
nasihat protokol daripada
10. PT P/O N22
Bahagian Komunikasi
Korporat.
Melaksanakan majlis
11. PT P/O N22 menandatangani LoI/MoU
dengan pihak ketiga.
Salinan asal LoI/MoU yang
telah ditandatangani
dipanjangkan kepada
12. PT P/O N22
Bahagian Komunikasi
Korporat dan Bahagian
Perundangan.
Merekod dokumen dalam
13. PT P/O N22 fail.






































85

Aktiviti 21: Carta Alir Mengurus Surat Niat (LOI) Dan MOU Dalam Negara

TEMPOH
TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA MASA

MULA

Menyediakan dokumen dan
maklumat berikut:

- Borang LoI/MoU.
- Kertas Cadangan
Kolaborasi.
- Draf LoI/ MoU.
- Ranking Syarikat/ Institusi/
Universiti.
- Profail Syarikat/ Institusi/
Universiti.
- Salinan pendaftaran
PPT N36 syarikat di SSM. 3 hari
- Lembaga Pengarah.
- Pengalaman dalam
bidang yang ingin
dilaksanakan.
- Tahun penubuhan.
- Kedudukan kewangan
syarikat.
- Mode of payment.
- Mempunyai bon
ataupun tidak.
- Maklumat lain yang
bersesuaian


Hantar permohonan ke Bahagian

PPT N36 Perundangan (BPUU) untuk dibawa 30 minit
ke JKPU beserta maklumat yang

diperlukan.



Pengarah Kelulusan Mesyuarat Jawatankuasa 3 jam
Pengurusan Universiti (JKPU).



BPUU memaklumkan keputusan

Pengarah JKPU kepada PTj menerusi memo 3 hari
(minit JKPU akan dikemukakan
oleh setiausaha JKPU).


Memuatnaik dokumen di dalam
sistem MyUPSI Portal
>Admin>Collaboration iaitu:
- Borang LoI/MoU.
PPT N36 - Kertas Cadangan 30 minit
Kolaborasi.
- Draf LoI/ MoU.
- Minit JKPU.
Profail Syarikat/Institusi/Universiti.



SAMB. SAMB.



86

SAMB. SAMB.



BPUU menyemak dan
mengesahkan draf di dalam sistem 30 minit
PPT N36
Collaboration.


Membuat pembetulan pada draf
LoI/MoU berdasarkan semakan 1 jam
PPT N36 BPUU dan memuatnaik semula
dalam sistem Collaboration.


Menyemak jadual Naib Canselor,
Pendaftar dan pihak ketiga untuk
PT P/O N22 30 minit
penetapan tarikh majlis
menandatangani LoI/MoU.


Membuat perancangan dan
PPT N36 persiapan Majlis Menandatangani 14 hari
Perjanjian.


Permohonan folder, pen dan
PT P/O N22 nasihat protokol daripada Bahagian 30 minit
Komunikasi Korporat.


Melaksanakan majlis
PT P/O N22 menandatangani LoI/MoU dengan 5 jam
pihak ketiga.


Salinan asal LoI/MoU yang telah
ditandatangani dipanjangkan
PT P/O N22 kepada Bahagian Komunikasi 30 minit
Korporat dan Bahagian
Perundangan.


PT P/O N22 Merekod dokumen dalam fail. 5 minit





TAMAT






















87

Aktiviti 21: Senarai Semak Mengurus Surat Niat (LOI) Dan MOU Dalam
Negara

BIL. TINDAKAN TANDA (/) CATATAN

1. Menyediakan dokumen dan maklumat berikut:
- Borang LoI/MoU.
- Kertas Cadangan Kolaborasi.
- Draf LoI/ MoU.
- Ranking Syarikat/Institusi/Universiti.
- Profail Syarikat/Institusi/Universiti.
- Salinan pendaftaran syarikat di SSM.
- Lembaga Pengarah.
- Pengalaman dalam bidang yang ingin
dilaksanakan.
- Tahun penubuhan.
- Kedudukan kewangan syarikat.
- Mode of payment.
- Mempunyai bon ataupun tidak.
- Maklumat lain yang bersesuaian.
2. Hantar permohonan ke Bahagian Perundangan
(BPUU) untuk dibawa ke JKPU beserta maklumat
yang diperlukan.
3. Kelulusan Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan
Universiti (JKPU).
4. BPUU memaklumkan keputusan JKPU kepada PTj
menerusi memo (minit JKPU akan dikemukakan
oleh setiausaha JKPU).
5. Memuatnaik dokumen di dalam sistem MyUPSI
Portal >Admin>Collaboration iaitu:
- Borang LoI/MoU.
- Kertas Cadangan Kolaborasi.
- Draf LoI/ MoU.
- Minit JKPU.
- Profail Syarikat/Institusi/Universiti.
6. BPUU menyemak dan mengesahkan draf di dalam
sistem Collaboration.
7. Membuat pembetulan pada draf LoI/MoU
berdasarkan semakan BPUU dan memuatnaik
semula dalam sistem Collaboration.
8. Menyemak jadual Naib Canselor, Pendaftar dan
pihak ketiga untuk penetapan tarikh majlis
menandatangani LoI/MoU.
9. Membuat perancangan dan persiapan Majlis
Menandatangani Perjanjian.
10. Permohonan folder, pen dan nasihat protokol
daripada Bahagian Komunikasi Korporat.
11. Melaksanakan majlis menandatangani LoI/MoU
dengan pihak ketiga.
12. Salinan asal LoI/MoU yang telah ditandatangani
dipanjangkan kepada Bahagian Komunikasi
Korporat dan Bahagian Perundangan.
13. Merekod dokumen dalam fail.








88

Aktiviti 22: Proses Kerja Mengurus MOU Luar Negara Dan MOA
PEGAWAI LAIN
TANGGUNG YANG ADA UNDANG-UNDANG,
BIL. JAWAB PROSES KERJA HUBUNGAN/ PERATURAN DAN
DIRUJUK PUNCA KUASA
Menyediakan dokumen dan
maklumat berikut:
- Borang MoU/MoA.
- Kertas Cadangan
Kolaborasi.
- Draf MoU/MoA.
- Ranking
Syarikat/Institusi/Univer
siti.
- Profail
Syarikat/Institusi/Univer
siti.
- Salinan
pendaftaran
1. PPT N36
syarikat di SSM.
- Lembaga
Pengarah.
- Pengalaman dalam
bidang yang ingin
dilaksanakan.
- Tahun penubuhan.
- Kedudukan
kewangan syarikat.
- Mode of payment.
- Mempunyai bon
ataupun tidak.
- Maklumat lain yang
bersesuaian.
Hantar permohonan ke
Bahagian Perundangan
2. PPT N36 (BPUU) untuk dibawa ke
JKPU beserta maklumat
yang diperlukan.
Kelulusan Mesyuarat
3. JKPU Jawatankuasa Pengurusan
Universiti (JKPU).
BPUU memaklumkan
keputusan JKPU kepada PTj
4. Pengarah menerusi memo (minit JKPU
akan dikemukakan oleh
setiausaha JKPU).
Memuatnaik dokumen di
dalam sistem MyUPSI Portal
>Admin>Collaboration iaitu:
- Borang MoU/MoA.
- Kertas Cadangan
5. PPT N36 Kolaborasi.
- Draf MoU/MoA.
- Minit JKPU.
- Profail
Syarikat/Institusi/Uni
versiti.

89

PEGAWAI LAIN
TANGGUNG YANG ADA UNDANG-UNDANG,
BIL. PROSES KERJA PERATURAN DAN
JAWAB HUBUNGAN/
DIRUJUK PUNCA KUASA
BPUU menyemak dan
memanjangkan MoU/MoA
6. BPUU kepada Lembaga Pengarah
Universiti (LPU) untuk
kelulusan LPU.
Kelulusan keputusan
7. LPU Lembaga Pengarah
Universiti (LPU).
BPUU merekodkan
keputusan LPU dan
8. BPUU mengesahkan draf di dalam
sistem Collaboration MyUPSI
Portal.
Membuat pembetulan pada
draf MoU/MoA berdasarkan
9. PPT N36 semakan BPUU dan
memuatnaik semula dalam
sistem Collaboration.
Menyemak jadual Naib
Canselor, Pendaftar dan
10. PT P/O N22 pihak ketiga untuk penetapan
tarikh majlis menandatangani
MoU/MoA.
Membuat perancangan dan
11. PPT N36 persiapan Majlis
Menandatangani Perjanjian.
Permohonan folder, pen dan
nasihat protokol daripada
12. PT P/O N22 Bahagian Komunikasi
Korporat.
Sesalinan kelulusan LPU
disertakan untuk Naib
13. PT P/O N22 Canselor semasa majlis
menandatangani MoU/MoA
dengan pihak ketiga.
Salinan asal MoU/MoA yang
telah ditandatangani dan
dimatikan setem (MoA)
14. PT P/O N22 dipanjangkan kepada
Bahagian Komunikasi
Korporat dan Bahagian
Perundangan.
Merekod dokumen dalam
15. PT P/O N22 fail.
















90

Aktiviti 22: Carta Alir Mengurus MOU Luar Negara Dan MOA

TEMPOH
TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA MASA

MULA

Menyediakan dokumen dan
maklumat berikut:

- Borang MoU/MoA.
- Kertas Cadangan Kolaborasi.
- Draf MoU/MoA.
- Ranking Syarikat/ Institusi/
Universiti.
- Profail Syarikat/ Institusi/
Universiti.
- Salinan pendaftaran

PPT N36 - syarikat di SSM. 3 hari
Lembaga Pengarah.

- Pengalaman dalam
bidang yang ingin
dilaksanakan.
- Tahun penubuhan.
- Kedudukan kewangan
syarikat.
- Mode of payment.
- Mempunyai bon ataupun
tidak.
- Maklumat lain yang
bersesuaian.


Hantar permohonan ke Bahagian
Perundangan (BPUU) untuk dibawa
PPT N36 ke JKPU beserta maklumat yang 30 minit

diperlukan.



JKPU Kelulusan Mesyuarat Jawatankuasa 3 jam
TIDAK Pengurusan Universiti (JKPU).

YA
BPUU memaklumkan keputusan
JKPU kepada PTj menerusi memo
Pengarah (minit JKPU akan dikemukakan 3 hari
oleh setiausaha JKPU).


Memuatnaik dokumen di dalam
sistem MyUPSI Portal
>Admin>Collaboration iaitu:
- Borang MoU/MoA.
PPT N36 - Kertas Cadangan Kolaborasi. 30 minit
- Draf MoU/MoA.
- Minit JKPU.
- Profail
Syarikat/Institusi/Universiti.



SAMB. SAMB.



91

SAMB. SAMB.



BPUU menyemak dan
memanjangkan MoU/MoA kepada
BPUU Lembaga Pengarah Universiti 30 minit

(LPU) untuk kelulusan LPU.


LPU Kelulusan keputusan Lembaga 3 jam
Pengarah Universiti (LPU).


BPUU merekodkan keputusan LPU
BPUU dan mengesahkan draf di dalam 3 hari
sistem
MyUPSI
Collaboration

Portal.


Membuat pembetulan pada draf

PPT N36 MoU/MoA berdasarkan semakan 30 minit
BPUU dan memuatnaik semula
dalam sistem Collaboration.


Menyemak jadual Naib Canselor,

PT P/O N22 Pendaftar dan pihak ketiga untuk 30 minit
penetapan tarikh majlis
menandatangani MoU/MoA.


Membuat perancangan dan
PPT N36 persiapan Majlis Menandatangani 14 hari
Perjanjian.


Permohonan folder, pen dan
PT P/O N22 nasihat protokol daripada Bahagian 30 minit
Komunikasi Korporat.


Sesalinan kelulusan LPU disertakan
PT P/O N22 untuk Naib Canselor semasa majlis 5 minit
menandatangani MoU/MoA dengan
pihak ketiga.


Salinan asal MoU/MoA yang telah
ditandatangani dan dimatikan
PT P/O N22 setem (MoA) dipanjangkan kepada 30 minit
Bahagian Komunikasi Korporat dan
Bahagian Perundangan.


PT P/O N22 Merekod dokumen dalam fail. 5 minit



TAMAT








92

Aktiviti 22: Senarai Semak Mengurus MOU Luar Negara Dan MOA

BIL. TINDAKAN TANDA (/) CATATAN

1. Menyediakan dokumen dan maklumat berikut:
- Borang MoU/MoA.
- Kertas Cadangan Kolaborasi.
- Draf MoU/MoA.
- Ranking Syarikat/Institusi/Universiti.
- Profail Syarikat/Institusi/Universiti.
- Salinan pendaftaran syarikat di SSM.
- Lembaga Pengarah.
- Pengalaman dalam bidang yang ingin
dilaksanakan.
- Tahun penubuhan.
- Kedudukan kewangan syarikat.
- Mode of payment.
- Mempunyai bon ataupun tidak.
- Maklumat lain yang bersesuaian.
2. Hantar permohonan ke Bahagian Perundangan (BPUU)
untuk dibawa ke JKPU beserta maklumat yang diperlukan.
3. Kelulusan Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Universiti
(JKPU).
4. BPUU memaklumkan keputusan JKPU kepada PTj
menerusi memo (minit JKPU akan dikemukakan oleh
setiausaha JKPU).
5. Memuatnaik dokumen di dalam sistem MyUPSI Portal
>Admin>Collaboration iaitu:
- Borang MoU/MoA.
- Kertas Cadangan Kolaborasi.
- Draf MoU/MoA.
- Minit JKPU.
- Profail Syarikat/Institusi/Universiti.
6. BPUU menyemak dan memanjangkan MoU/MoA kepada
Lembaga Pengarah Universiti (LPU) untuk kelulusan LPU.
7. Kelulusan keputusan Lembaga Pengarah Universiti (LPU).
8. BPUU merekodkan keputusan LPU dan mengesahkan draf
di dalam sistem Collaboration MyUPSI Portal.
9. Membuat pembetulan pada draf MoU/MoA berdasarkan
semakan BPUU dan memuatnaik semula dalam sistem
Collaboration.
10. Menyemak jadual Naib Canselor, Pendaftar dan pihak
ketiga untuk penetapan tarikh majlis menandatangani
MoU/MoA.
11. Membuat perancangan dan persiapan Majlis
Menandatangani Perjanjian.
12. Permohonan folder, pen dan nasihat protokol daripada
Bahagian Komunikasi Korporat.
13. Sesalinan kelulusan LPU disertakan untuk Naib Canselor
semasa majlis menandatangani MoU/MoA dengan pihak
ketiga.
14. Salinan asal MoU/MoA yang telah ditandatangani dan
dimatikan setem (MoA) dipanjangkan kepada Bahagian
Komunikasi Korporat dan Bahagian Perundangan.
15. Merekod dokumen dalam fail.





93

Aktiviti 23: Proses Kerja Mengurus Mata MyCAT
PEGAWAI LAIN
TANGGUNG YANG ADA UNDANG-UNDANG,
BIL. JAWAB PROSES KERJA HUBUNGAN/ PERATURAN DAN
DIRUJUK PUNCA KUASA
Mengisi borang permohonan
mata MyCAT dan
menyerahkan kepada
Bahagian Pembangunan
1. PPT N36
Sahsiah (BPS), JHEPA
dalam tempoh TUJUH (7)
hari bekerja sebelum
program berlangsung.
Menyemak dan memberi
2. Pengarah pengesahan borang
permohonan mata MyCAT
Menerima kelulusan BPS,
3. PPT N36 JHEPA bersama nombor
rujukan aktiviti (MyCAT)
Maklumat diisi di dalam
template MyCAT Activity
4. PT P/O N22 Entry di pautan Panduan Pengisian
MyCAT (Kemaskini April
https://sites.google.com/upsi.
edu.my/data 2018)

Memastikan tiada data yang Senarai Kod dan Merit
sama berulang Conditional untuk rujukan
Formatting > Highlight Cells
5. PT P/O N22
Rules > Duplicate Values
(Data berulang akan
bewarna merah)
Fail disimpan di dalam format
6. PT P/O N22 “Nama fail”.csv
Memuat naik maklumat
pelajar di dalam system
MySIS pada pautan
https://mysis.upsi.edu.my:88
90/ims/ pada menu Student
7. PPT N36
Affair> Club Student
Activities > MyCat Batch
Registration > Activity Main >
Batch Entry > Upload File >
Verify > Update
8. PT P/O N22 Merekod dan failkan





















94

Aktiviti 23: Carta Alir Mengurus Mata MyCAT

TEMPOH
TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA MASA

MULA

Mengisi borang permohonan mata
MyCAT dan menyerahkan kepada
PPT N36 Bahagian Pembangunan Sahsiah (BPS), 30 minit
JHEPA dalam tempoh TUJUH (7) hari
bekerja sebelum program berlangsung.


Menyemak dan memberi pengesahan
Pengarah borang permohonan mata MyCAT 30 minit



Menerima kelulusan BPS, JHEPA
PPT N36 bersama nombor rujukan aktiviti 5 minit
(MyCAT)


Maklumat diisi di dalam template MyCAT
PT P/O N22 Activity Entry di pautan 30 minit
https://sites.google.com/upsi.edu.my/data


Memastikan tiada data yang sama
berulang Conditional Formatting >
PPT N36 Highlight Cells Rules > Duplicate 5 minit
Values(Data berulang akan bewarna
merah)



PPT N36 Fail disimpan di dalam format “Nama 5 minit
fail”.csv



Memuat naik maklumat pelajar di dalam
system MySIS pada pautan
https://mysis.upsi.edu.my:8890/ims/ pada
PPT N36 menu Student Affair> Club Student 30 minit
Activities > MyCat Batch Registration >
Activity Main > Batch Entry > Upload File
> Verify > Update


PT P/O N22 Merekod dan failkan 5 minit




TAMAT
















95

Aktiviti 23: Senarai Semak Mengurus Mata MyCAT

BIL. TINDAKAN TANDA (/) CATATAN

1. Mengisi borang permohonan mata MyCAT dan
menyerahkan kepada Bahagian Pembangunan
Sahsiah (BPS), JHEPA dalam tempoh TUJUH (7)
hari bekerja sebelum program berlangsung.
2. Menyemak dan memberi pengesahan borang
permohonan mata MyCAT
3. Menerima kelulusan BPS, JHEPA bersama nombor
rujukan aktiviti (MyCAT)
4. Maklumat diisi di dalam template MyCAT Activity
Entry
5. Memuat naik maklumat pelajar di dalam system
MySIS
6. Merekod dan failkan






























































96

Aktiviti 26: Proses Kerja Pengurusan Skim Pelajar Bekerja
PEGAWAI LAIN
TANGGUNG YANG ADA UNDANG-UNDANG,
BIL. JAWAB PROSES KERJA HUBUNGAN/ PERATURAN DAN
DIRUJUK PUNCA KUASA
Menerima borang
permohonan Skim Pelajar
1. PT P/O N22 PPT
Bekerja (SPB)
UPSI/HEP/01/SPB
Menyemak dan keputusan
2. Pengarah
permohonan
Mengeluarkan surat lantikan
3. PT P/O N22 dan menghubungi pelajar.
Menguruskan jadual
4. PPT N36
kehadiran pelajar SPB
Menerima Borang Butiran
5. PPT N36 Kerja dan Laporan Kehadiran
untuk tuntutan
6. PT P/O N22 Menyemak dan
mengesahkan tuntutan.
Menyemak dan meluluskan
7. Pengarah
tuntutan
Menguruskan pendaftaran
tuntutan melalui sistem
MyFIS Neo.

Bills Registration (accrual) >
Bill Accrual Direct Payment > JKTK Minit 11/2/2013 -
Bill Type: Tuntutan Pindaan Elaun Skim
Dalaman > Accrual Desc: Pembayaran Pelajar
Tambah perkataan: Bekerja di UPSI
Pembayaran Skim Pelajar
Bekerja <nama pelajar> >
Bill Decs: Pengesahan
Pembayaran Skim Pelajar
Bekerja bagi bulan….
8. PT P/O N22 tahun…. di PTj …. > Payto
ID/Name*: Skim Pelajar
Bekerja > Save

Debit > Upahan

Credit > Check Debit/Credit >
Post

Mencetak
- Accrual Report
- Senarai Semak
- Memo Arahan
Bayaran

9. PT P/O N22 Membuat salinan dan failkan
10 PT P/O N22 Menghantar dokumen yang
lengkap ke Bendahari





97

Aktiviti 26: Carta Alir Pengurusan Skim Pelajar Bekerja

TEMPOH
TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA MASA

MULA

Menerima borang permohonan
PT P/O N22 Skim Pelajar Bekerja (SPB) 5 minit
UPSI/HEP/01/SPB


TIDAK
Pengarah Menyemak dan keputusan 5 minit
permohonan

LULUS

Mengeluarkan surat lantikan dan
PT P/O N22 menghubungi pelajar. 15 minit


PPT N36 Menguruskan jadual kehadiran 30 hari
pelajar SPB


Menerima Borang Butiran Kerja dan
PPT N36 30 minit
Laporan Kehadiran untuk tuntutan


PT P/O N22 Menyemak dan mengesahkan 5 minit
tuntutan.


Menyemak dan meluluskan
Pengarah 5 minit
tuntutan


Menguruskan pendaftaran tuntutan
melalui sistem MyFIS Neo.

Bills Registration (accrual) > Bill
Accrual Direct Payment > Bill Type:
Tuntutan Dalaman > Accrual
Desc: Tambah perkataan:
Pembayaran Skim Pelajar
Bekerja <nama pelajar> > Bill
Decs: Pengesahan Pembayaran
Skim Pelajar Bekerja bagi
PT P/O N22 bulan…. tahun…. di PTj …. > 15 minit
Payto ID/Name*: Skim Pelajar
Bekerja > Save

Debit > Upahan

Credit > Check Debit/Credit > Post

Mencetak
- Accrual Report
- Senarai Semak
- Memo Arahan Bayaran


PT P/O N22 Membuat salinan dan failkan 5 minit


Menghantar dokumen yang lengkap
PT P/O N22 30 minit
ke Bendahari
TAMAT
98

Aktiviti 26: Senarai Semak Pengurusan Skim Pelajar Bekerja

BIL. TINDAKAN TANDA (/) CATATAN

Menerima borang permohonan Skim Pelajar
1.
Bekerja (SPB) UPSI/HEP/01/SPB
2. Menyemak dan keputusan permohonan
3. Mengeluarkan surat lantikan dan menghubungi
pelajar.
4. Menguruskan jadual kehadiran pelajar SPB
Menerima Borang Butiran Kerja dan Laporan
5.
Kehadiran untuk tuntutan
6. Menyemak dan mengesahkan tuntutan.
7. Menyemak dan meluluskan tuntutan
Menguruskan pendaftaran tuntutan melalui sistem
8. MyFIS Neo dan mencetak Accrual Report, Senarai
Semak dan Memo Arahan Bayaran
9. Membuat salinan dan failkan
10. Menghantar dokumen yang lengkap ke Bendahari


























































99