คู่มือ การปฏิบัติงานสารบรรณ และรูปแบบการเขียน-พิมพ์หนังสือราชการ

คมู่ ือ การปฏบิ ัติงานสารบรรณ
และรูปแบบการเขยี น-พมิ พ์หนงั สอื ราชการ

จดั ทําโดย

ฝา่ ยบรหิ ารงานทวั่ ไป
สํานกั งานบริหารหนี้สาธารณะ

กระทรวงการคลัง
1 สงิ หาคม 2554

คํานํา

การจัดทาํ คู่มือการปฏิบัติงานสารบรรณ และรปู แบบการเขยี น-พมิ พ์หนงั สอื ราชการ ฝ่ายบริหารงาน
ทั่วไป สํานักงานเลขานุการกรม สํานักงานบริหารหนี้สาธารณะ จัดทําขึ้นเพื่อเป็นแนวปฏิบัติในการ
ปฏิบัติงานสารบรรณ และรูปแบบการเขียน-พิมพ์หนังสือราชการ เพ่ือให้การดําเนินงานของหน่วยงานใน
สังกัด สํานักงานบริหารหน้ีสาธารณะเป็นระบบเดียวกัน และอ้างอิงได้ เพ่ือเอื้ออํานวยในการปฏิบัติงาน
เปน็ ไปด้วยความสะดวก รวดเร็ว ประหยัดเวลาและงบประมาณ ทําใหม้ ปี ระสิทธิภาพในการจัดการภาระงาน
และการบรหิ ารงานสํานักงานบรหิ ารหน้ีสาธารณะมปี ระสทิ ธภิ าพมากยงิ่ ขึน้

ทงั้ นี้ ฝา่ ยบรหิ ารงานทัว่ ไป สาํ นกั งานเลขานกุ ารกรม ไดร้ วบรวมข้อมูลเพื่อจัดทําคู่มือการปฏิบัติงาน
สารบรรณ และรูปแบบการเขียน-พิมพ์หนังสือราชการขึ้น จากระเบียบสํานักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสาร
บรรณ พ.ศ. 2523 และที่แก้ไขเพ่ิมเติม และระเบียบกระทรวงการคลัง ว่าด้วยการปฏิบัติงานสารบรรณฯ
พ.ศ. 2553 (ภาคผนวก) รวมทั้งการระดมความรู้จากประสบการณ์ในการทํางาน และจากการท่ีได้รับการ
ฝึกอบรม เพื่อให้คู่มือเล่มนี้มีประโยชน์และบรรลุวัตถุประสงค์ในการดําเนินงาน สําหรับเป็นแนวปฏิบัติใน
ทิศทางเดียวกัน และพร้อมรับฟังความคิดเห็นอันจะเป็นประโยชน์ต่อการดําเนินงานและนํามาปรับปรุงคู่มือ
เลม่ นีใ้ ห้เหมาะสมย่ิงขนึ้ ต่อไป

ฝ่ายบริหารงานทั่วไป สํานักงานเลขานุการกรม หวังเป็นอย่างย่ิงว่าคู่มือเล่มน้ีจะเป็นประโยชน์ต่อ
หน่วยงานต่างๆ ในสังกัดสํานักงานบริหารหน้ีสาธารณะ ในการดําเนินภารกิจต่างๆ ให้บรรลุวัตถุประสงค์
ต่อไป

สารบรรณ หน้า

บทที่ 1 บทนํา 1

1. วตั ถุประสงค์ 1
2. ความสาํ คญั /บทบาท/ขอบเขตและความรู้ท่เี กี่ยวขอ้ ง 1
3. หนา้ ท่ีความรบั ผดิ ชอบ 2

บทท่ี 2 ข้ันตอนในการดาํ เนินการ 4

1. ข้ันตอนการดาํ เนินงานในภาพรวม 4
2. ข้ันตอนการดําเนนิ งานสารบรรณ 4
4
- งานรับหนังสอื 6
- งานส่งและเสนอหนังสือ
8
บทที่ 3 ประเภทและรปู แบบของหนงั สือราชการ
8
1. ประเภทและรปู แบบของหนงั สือราชการ 22
2. การบนั ทึกเสนอหนังสอื ราชการ
26
บทที่ 4 รปู แบบการพิมพห์ นงั สอื ราชการ
26
1. แนวทางปฏิบัตใิ นการพมิ พ์หนงั สอื ราชการ 27
2. วธิ กี ารจัดรูปแบบการพิมพ์ 29
3. ข้ันตอนและวธิ กี ารพมิ พห์ นงั สอื ราชการ 32
4. การจัดเขา้ แฟม้ เพอื่ นาํ เสนอ
33
บทท่ี 4 ข้อเสนอแนะการร่างหนงั สอื
33
1. การร่างหนังสอื ราชการเปน็ เรือ่ งยากหรอื ไม่ 33
2. ข้อเสนอแนะในการรา่ งหนังสอื (ใหเ้ ปน็ ) 33
3. หลกั ในการร่างหนงั สือราชการ 34
4. องคป์ ระกอบของการรา่ งหนงั สือ 34
5. องคป์ ระกอบของการร่างหนังสอื
35
ภาคผนวก
36
ภาคผนวก ก 49
ภาคผนวก ข
68
พจนานกุ รม

บทท่ี 1
บทนาํ

1. วัตถุประสงค์

การจัดทําคู่มือการปฏิบัติงานสารบรรณ และรูปแบบการเขียน-พิมพ์หนังสือราชการนี้
มีวัตถุประสงค์เพ่ือใช้เป็นแนวทางในการปฏิบัติงาน ของแต่ละหน่วยงานในการจัดทําหนังสือหรือเอกสาร
ราชการ คาํ สง่ั หนังสอื ต่างๆ ให้ถกู ต้อง เพอ่ื ให้เป็นไปตามระเบียบงานสารบรรณ ซึง่ เป็นการปฏิบัติงานที่ต้อง
เกี่ยวข้องกับบุคคลและเอกสาร จึงต้องอาศัยความอดทน ความขยัน และความจําส่วนตัวพอสมควร เป็น
หลักสําคัญในการปฏิบัติหน้าที่ เพราะการทํางานที่เกี่ยวข้องกับเอกสาร นั้นจะเกี่ยวกับหนังสือราชการ ทั้งที่
เป็นหนังสือราชการภายในและหนังสือราชการภายนอก ซึ่งมีหลายรูปแบบ ท่ีต้องดําเนินการ เช่น การ
โต้ตอบหนังสือราชการ การร่างหนังสือขอความอนุเคราะห์ ขอความร่วมมือ การร่างหนังสือเชิญประชุมและ
วาระการประชุม การนําเสนอ การจัดเก็บเอกสารให้เป็นหมวดหมู่ทั้งท่ีเป็นกระดาษและเป็นไฟล์ในระบบ
คอมพิวเตอร์ ฯลฯ จงึ ตอ้ งมีการจดั ระบบงานเอกสารที่ดี จึงจะประสบความสําเร็จในการบริหารงานเอกสาร
และเปน็ การช่วยจาํ ไดอ้ กี ด้วย

2. ความสําคญั /บทบาท/ขอบเขตและความรทู้ ่ีเกยี่ วขอ้ ง

1) ความสาํ คัญของงานสารบรรณ
(1) เปน็ ด่านหน้าของหนว่ ยงาน
(2) เปน็ หนว่ ยสนับสนนุ
(3) เป็นหนว่ ยบริการ

2) บทบาทของบุคลากรในสว่ นอาํ นวยการ โดยเฉพาะเจา้ พนกั งานธรุ การ
(1) ตอ้ งรู้ระเบยี บท่ีเกย่ี วข้อง
(2) ตอ้ งมีมนษุ ยสมั พนั ธ์
(3) ตอ้ งมีนาํ้ ใจ เกื้อกลู
(4) ต้องมคี วามรอบคอบ
(5) ต้องมีการพัฒนาอย่างต่อเนอื่ ง

3) ขอบเขตของงานสารบรรณ
(1) รบั -ส่งหนังสอื
(2) ร่างหนังสอื
(3) พมิ พห์ นงั สอื
(4) ผลติ สาํ เนาเอกสาร
(5) จัดเก็บเอกสาร/แฟ้มเสนอ
(6) การสบื คน้
(7) บนั ทกึ เสนอหนงั สือ
(8) ตรวจทานหนังสือ
(9) การทําลายหนังสือ

-2-

4) ควรมีความรเู้ ก่ียวกบั งานสารบรรณ
(1) ความรู้เร่ืองระเบียบงานสารบรรณของสํานักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ.

2526 และที่แก้ไขเพิ่มเติม และในปัจจุบันจําเป็นอย่างย่ิงท่ีจะต้องมีความรู้เกี่ยวกับระบบสารบรรณ
อิเล็กทรอนกิ สข์ องสว่ นราชการ (e-Document)

(2) ความร้เู รือ่ งรหัส อกั ษรยอ่ ประจาํ หนว่ ยงานตา่ งๆ
(3) ความรเู้ รือ่ งธรรมชาติของหนังสือราชการ คอื ระบบการนําเสนอหนังสอื
(4) ความรูเ้ ร่อื งโครงสร้างหน่วยงานภายในสามารถเกษยี ณหนังสือเสนอให้หนว่ ยงาน
รับผิดชอบไดอ้ ย่างถกู ตอ้ ง

3. หนา้ ท่ีความรบั ผดิ ชอบ

1) หนา้ ท่หี ลกั โดยรวม
งานสารบรรณ เป็นงานที่ต้องเก่ียวข้องกับบุคคลและเอกสาร มีหน้าท่ีหลักเก่ียวกับการรับ-

ส่งหนังสือราชการ ทั้งภายใน และภายนอก จึงต้องอาศัยความอดทน ความขยัน และความจําส่วนตัว
พอสมควร เป็นหลักสําคัญในการปฏิบัติหน้าท่ี เพราะการทํางานที่เกี่ยวข้องกับเอกสารน้ัน จะเกี่ยวกับ
หนังสือราชการ ทั้งท่ีเป็นหนังสือราชการภายใน และภายนอก ซ่ึงมีหลายรูปแบบ การร่างหนังสือโต้ตอบ
หนังสือราชการ การร่างหนังสือขอความอนุเคราะห์ การจัดเก็บเอกสาร การแจ้งเวียน ให้แต่ละหน่วยงาน
การตดิ ตอ่ ประสานงานต่างๆ ภายในหน่วยงานทีเ่ กีย่ วขอ้ ง

งานสารบรรณ มีหนา้ ทใ่ี นการดําเนินงานด้านธรุ การ และควบคมุ ระบบงานสารบรรณ
ของสํานักงานบริหารหนี้สาธารณะให้ถูกต้อง รวดเร็ว มีประสิทธิภาพ สามารถสนับสนุนการปฏิบัติงาน
ตามนโยบายเป็นศูนย์กลางการบริหารงาน ด้านเอกสารของสาํ นักงานบริหารหนี้สาธารณะ และติดต่อ
ประสานงาน ระหว่างหนว่ ยงานทงั้ ภายในและภายนอก ส่งเสรมิ พฒั นาระบบสารสนเทศ เพอื่ งานบริหารและ
งานบริการแกบ่ คุ คลและหนว่ ยงานทง้ั ภายในและภายนอกสํานักงานบรหิ ารหนส้ี าธารณะ

2). หน้าทขี่ องงานสารบรรณ กาํ กบั ดแู ลการดําเนินงานและรับผดิ ชอบภารกิจ ดังนี้

- อํานวยการและประสานงานและส่งั การงานสารบรรณ
- วเิ คราะห์กลน่ั กรองเร่อื งภายนอก เสนอผบู้ รหิ าร
- รา่ ง โต้ตอบหนงั สือราชการภายใน-ภายนอก จัดทําคําสงั่ และเอกสารราชการ
- ประชาสมั พนั ธข์ า่ วสารเร่งด่วน
- จัดทาํ เรือ่ งขออนุมตั ิเบิกเงินสวัสดิการสนบั สนนุ งานตา่ งๆ
- งานอื่นๆ ตามที่ได้รับมอบหมาย
- ลงทะเบยี นหนังสอื ลับ / ออกเลขคาํ ส่งั ประกาศ
- ออกเลขที่หนังสอื สง่ ภายนอก
- ออกเลขทีห่ นงั สอื สง่ ของสํานักงาน
- ควบคมุ ทะเบยี นประกาศของสํานักงานบรหิ ารหน้ีสาธารณะ
- ออกเลขที่คาํ สั่งของสาํ นักงานบรหิ ารหนส้ี าธารณะ
- ควบคมุ และเบิกจา่ ยวัสดุสํานักงานของส่วนอาํ นวยการ
- รบั เรอื่ งจากหนว่ ยงานภายนอกสํานักงานบริหารหน้ี
- จดั สง่ หนงั สือเพ่อื เสนอผู้บริหาร สั่งการหรือลงนาม
- จดั ส่งหนงั สอื เวยี นแจ้งใหห้ นว่ ยงานท่เี กี่ยวขอ้ งทราบ

-3-

- ประสานงานการรับ-สง่ หนังสือราชการ จากหนว่ ยงานตา่ งๆ
- รบั เร่อื งจากหนว่ ยงานภายในสํานักงานบริหารหน้สี าธารณะ เพือ่ สง่ ออกใหก้ บั

หน่วยงานที่เก่ยี วข้อง
- จัดสง่ จดหมาย-พัสดขุ องสาํ นกั งานบริหารหนสี้ าธารณะ
- คัดแยกจดหมาย
- จัดแฟม้ เอกสารท่ีเกี่ยวกับคําสั่ง
- พิมพห์ นังสอื ราชการ บนั ทกึ ขอ้ ความ คาํ สัง่ ระเบยี บ ข้อบงั คับ ประกาศต่าง
- งานอ่นื ๆ ตามทไ่ี ดร้ บั มอบหมาย

บทท่ี 2
ขนั้ ตอนการดาํ เนินงาน

1. ขั้นตอนการดาํ เนนิ งานในภาพรวม

1. คัดแยกหนังสือทล่ี งทะเบียนรับ ตามสายงาน แล้วให้หวั หน้างานบันทึกใหค้ วามเหน็ แลว้
จึงนําเสนอผบู้ ริหารตามลําดับข้นั สายการบังคับบัญชาพจิ ารณาสัง่ การ

2. การรบั หนงั สือภายใน เมอ่ื ไดร้ ับหนังสือแล้วใหป้ ฏบิ ตั ิตามท่กี ลา่ วมาขา้ งต้นโดย อนโุ ลม
3. ต้นเรือ่ งส่งเอกสารทีง่ านสารบรรณ
4. เจา้ หนา้ ทต่ี รวจสอบความเรียบรอ้ ยของเอกสาร
5. ถา้ ไม่เรียบร้อยใหก้ ลบั ไปแก้ไข
6. หัวหนา้ งานผา่ นเร่อื งเพื่อเสนอมี 2 กรณี ได้แก่

-เรือ่ งแก้ไขใหค้ ืนเอกสารใหเ้ จา้ ของเรือ่ ง
-เรอ่ื งท่ยี งั ไมส่ ้ินสุดให้เสนอตามลําดบั ขนั้

2. ขน้ั ตอนการดาํ เนนิ งานสารบรรณ สามารถแบง่ งานได้ ดังน้ี

2.1 งานรับหนงั สอื
1. จดั ลําดับความสําคญั ความเร่งด่วน ของหนังสือ / เอกสาร / โทรสาร ท่รี ับจากภายนอก
2. ลงทะเบียนรับหนังสือ/ เอกสาร / โทรสาร เข้าระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ โดยสแกนภาพ
เอกสาร เสนอผบู้ ริหารเพอื่ พิจารณาส่ังการไปยัง สาํ นกั / ศูนย์ / กลมุ่ ดาํ เนนิ การ
3. เสนอหนงั สือ / เอกสาร / โทรสาร ต่อเลขานุการกรม ทางระบบสารบรรณอิเลก็ ทรอนกิ ส์
โดยสแกนภาพ เพ่ือพิจารณาสัง่ การใหฝ้ ่ายตา่ ง ๆ ดาํ เนินการ
4. ดาํ เนนิ การเกย่ี วกับเรื่องลบั ตามระเบียบวา่ ดว้ ยความลบั ของทางราชการ พ.ศ. 2544
5. ปิดประกาศเพือ่ เผยแพรป่ ระชาสัมพนั ธ์
6. ประสานงานกับขา้ ราชการ สบน. และบุคคลภายนอกในการค้นหาเรื่องเดมิ
7. ประสานงานกบั ศนู ยเ์ ทคโนโลยีสารสนเทศ เพอ่ื พัฒนาระบบสารบรรณอเิ ล็กทรอนกิ ส์
8. คัดแยกจดหมายทเี่ ปน็ เอกสารราชการและจดหมายสว่ นตัว และนาํ สง่ ให้กบั เจา้ ของ
9. ปฏิบตั งิ านอ่นื ตามท่ไี ด้รับมอบหมาย

-5-

Flow Chart แสดงขนั้ ตอนการรับหนังสือ

แผนการปฏบิ ัตงิ านสารบรรณ (Flow Chart)

ผู้รบั ผดิ ชอบ งานรับหนังสอื กิจกรรม ระเบยี บทเี่ กยี่ วข้อง

งานสารบรรณ รับหนงั สือจากหน่วยงานภายนอก/ภายใน ระเบียบสาํ นกั นายกรัฐมนตรี
เอกสารทวั่ ไป เอกสารลับ จากไปรษณยี ์ และอืน่ ๆ วา่ ดว้ ยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526
ช้ันความเร็ว
ตรวจสอบ คัดแยก จัดหมวดหมู่ ช้ันความลับ
A หนงั สือและสิ่งพมิ พ์
B

ลงทะเบียนออกเลขรับเอกสาร ไม่ตอ้ งลงทะเบียน เช่น เอกสาร ตรวจสอบแลว้ ไม่ถกู ตอ้ ง เช่น
ดว้ ยระบบสารบรรณ ประชาสัมพนั ธ์ จดหมายส่วน ส่งผดิ หน่วยงาน ไม่มีผลู้ งนาม
อิเลก็ ทรอนิกส์
บุคคลเป็ นตน้

ผา่ นหวั หนา้ งาน เสนอผเู้ กี่ยวขอ้ งโดยตรง ดาํ เนินการส่งคืน
และผอู้ าํ นวยการ

เสนอผบู้ ริหาร พิจารณาสั่งการ

เสร็จสิ้น

-6-

2.2 งานส่งและเสนอหนังสอื
1. รบั หนงั สอื ทห่ี ัวหน้าส่วนราชการหรือผูท้ ี่ได้รบั มอบอํานาจลงนามแล้ว
2. ลงทะเบียนหนังสือเสนอถึงปลัดกระทรวงการคลังในระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ที่รับจาก
สํานัก/ศูนย์/กลุ่ม โดยการลงทะเบียนออกเลขที่หนังสือและสแกนภาพเอกสารในระบบสาร
บรรณอิเล็กทรอนกิ สข์ อง สบน.
3. ลงทะเบียนออกเลขที่หนังสือส่งออกของสํานักงานบริหารหนี้สาธารณะ โดยสแกนภาพเอกสาร
ในระบบสารบรรณอเิ ลก็ ทรอนิกสข์ อง สบน.
4. ตรวจสอบความเรียบร้อยของเอกสาร กอ่ นนาํ สง่ ออกไปยังหนว่ ยงานทีเ่ ก่ียวขอ้ ง
5. คัดแยกหนังสือและเอกสาร และจัดส่งให้หน่วยงานต่าง ๆ โดยเจ้าหน้าท่ีธุรการ หรือบรรจุซอง
จา่ หน้าซอง-ปดิ ซอง พร้อมท้ังใหเ้ จา้ หนา้ ทีน่ าํ สง่ ทางไปรษณีย์ไปยังหน่วยงานที่เก่ียวข้อง และส่ง
สําเนาคืนให้เจ้าของเรอื่ งเปน็ ผู้จัดเก็บ
6. ออกเลขทีค่ ําส่ังสํานกั งานบริหารหนส้ี าธารณะ และคาํ สงั่ สาํ นักงานเลขานกุ ารกรม โดย
สแกนภาพ และแจ้งใหผ้ ู้เกยี่ วขอ้ งทราบ และสง่ สําเนาคนื เจ้าของเรอื่ ง
7. จัดเก็บรวบรวมคาํ สงั่ สํานกั งานบริหารหนสี้ าธารณะ และคาํ สัง่ สํานักงานเลขานุการกรม
8. รับเรื่องกลับจากสํานักงานปลัดกระทรวงการคลัง โดยบันทึกเรื่องกลับและสแกนภาพเอกสาร
ในระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ และคัดแยกเสนอผู้บริหารส่ังการ และส่งเร่ืองท่ีผู้บริหารส่ัง
การแลว้ คืนสาํ นัก / ศนู ย์ / กล่มุ เจา้ ของเร่อื ง
9. ตรวจสอบเอกสารค่าพัสดุไปรษณีย์ ค่าโทรสาร และนําส่งรายละเอียดเพื่อขออนุมัติเบิกจ่าย
คา่ พัสดุ ไปรษณยี ด์ งั กลา่ วให้ฝา่ ยคลังดาํ เนนิ การ
10. จัดทําสาํ เนาเอกสาร การเข้าชดุ เยบ็ เล่ม ใหก้ บั สาํ นกั / ศูนย์ / กลุ่ม ใน สบน.
11. ปฏิบัตงิ านอ่นื ตามทีไ่ ด้รบั มอบหมาย

-7-
Flow Chart แสดงข้ันตอนการส่งหนงั สือ

งานส่งหนงั สอื
หนังสือที่หัวหนา้ ส่วนราชการลงนามแลว้

ออกเลขทหี่ นังสอื วนั เดือน ปี
ประทับตราผลู้ งนาม

ตรวจสอบความเรียบรอ้ ยของหนงั สือ
(สิ่งทส่ี ่งมาดว้ ย)

ลับ ปกปิด EMS ธรรมดา จดั ส่งเรื่องใหห้ น่วยงานต่างๆ

บรรจุซองจ่าหนา้ ซอง – ปิ ดซองส่งมอบให้

เจา้ หนา้ ท่ีที่ส่งไปรษณีย์ และหน่วยงานท่ี นาํ ส่งไปรษณีย์
รวบรวมสาํ สําเนาคืนเจ้า
เก่ียวขอ้ ง ของเร่ือง

สําเนา ใบนําส่งเข้าแฟม้ ตรวจสอบ

ใบแจ้งหน้ี

รายเดือนนําสง่ การเงนิ เบิก
จ่ายเก็บ

บทที่ 3
ประเภทและรปู แบบของหนงั สอื ราชการ

ประเภทและรปู แบบของหนังสือราชการ

หนงั สอื ราชการ คอื เอกสารทีเ่ ปน็ หลกั ฐานในราชการ ไดแ้ ก่
1. หนงั สือทีม่ ีไปมาระหวา่ งส่วนราชการ
2. หนังสือทสี่ ่วนราชการมไี ปถึงหนว่ ยงานอ่นื ใด ซึง่ มิใชส่ ว่ นราชการ หรอื ทม่ี ไี ปถงึ บคุ คลภายนอก
3. หนงั สือทห่ี นว่ ยงานอ่ืนใด ซ่ึงมใิ ชส่ ่วนราชการ หรือบคุ คลภายนอกมมี าถึงส่วนราชการ
4. เอกสารทที่ างราชการจดั ทําขึน้ เพอื่ เปน็ หลักฐานในราชการ
5. เอกสารทท่ี างราชการจดั ทาํ ขน้ึ ตามกฎหมาย ระเบยี บ หรอื ขอ้ บังคับ
6. ข้อมูลข่าวสารหรอื หนงั สอื ทไี่ ด้รบั จากระบบสารบรรณอเิ ลก็ ทรอนกิ ส์

หนงั สอื ราชการ มี 6 ชนิด
1. หนงั สือภายนอก
2. หนังสอื ภายใน
3. หนังสือประทับตรา
4. หนงั สอื ส่งั การ
5. หนังสือประชาสมั พนั ธ์
6. หนังสอื ท่เี จ้าหนา้ ท่ีทําข้นึ หรือรับไว้เป็นหลกั ฐานในราชการ

หนังสือภายนอก หมายถงึ หนังสอื ตดิ ตอ่ ราชการทเ่ี ปน็ แบบพิธี โดยใช้กระดาษตราครุฑเปน็
หนังสือตดิ ต่อระหวา่ งส่วนราชการ หรือส่วนราชการมีถงึ หน่วยงานอื่นใด ซ่ึงมิใช่ส่วนราชการ หรือที่มถี ึง
บุคคลภายนอก (ซ่งึ ขนาดของครุฑในหนังสอื ราชการภายนอก จะมขี นาดมาตรฐาน 3 เซ็นติเมตร)

-9–

รปู แบบหนังสือภายนอก

(ชั้นความลบั ถา้ มี)

ช้นั ความเรว็ (ถา้ มี)

ท่.ี .......................... (ส่วนราชการเจ้าของหนงั สอื )

(วัน เดอื น ปี)

เรื่อง .........................................................................

เรียน ......................................................................

อา้ งถึง.......................................................... (ถา้ มี)

สง่ิ ท่ีส่งมาดว้ ย ......................................... (ถ้ามี)

ขอ้ ความ ........................................................................................................
...................................................................................................................................

ขอ้ ความ ........................................................................................................

(enter 2 ครัง้ )

ขอแสดงความนบั ถอื (พิมพ์ Enter ท่ี 2)

(ระยะบรรทัดประมาณ 2.5)

(นายจกั รกฤศฏิ์ พาราพนั ธกุล) (พมิ พ์ Enter ท่ี 3)
ผอู้ ํานวยการสํานกั งานบรหิ ารหนี้สาธารณะ

(สว่ นราชการเจ้าของเรอื่ ง) (พมิ พ์ในตาํ แหนง่ ท่เี หมาะสมและสวยงาม)
โทร. .............................
สําเนาสง่ (ถา้ ม)ี

(ช้ันความลับ ถา้ มี)

- 10 -
หนงั สอื ภายใน หมายถึง หนังสอื ติดต่อราชการท่ีเปน็ แบบพิธี นอ้ ยกว่าหนงั สอื ภายนอก
เปน็ หนังสอื ติดต่อภายในกระทรวง ทบวง กรม หรอื จังหวดั เดยี วกันใชก้ ระดาษบันทกึ ข้อความ
(ซึ่งขนาดของครฑุ ท่ีใช้ในหนงั สือราชการภายใน จะมีขนาดมาตรฐาน 1.5 เซ็นติเมตร)

รปู แบบหนงั สอื ภายใน
(ช้นั ความลบั ถา้ มี)

ชัน้ ความเรว็ (ถ้ามี) บนั ทกึ ขอ้ ความ

ส่วนราชการ .................................................................................................................
ท่ี ...........................................................วันที่ .............................................................
เรื่อง .............................................................................................................................

(ถา้ กรณีช่ีอเรอื่ งมีความยาวมากกว่า 1 บรรทดั ในบรรทดั ท่ี 2 ไม่ต้องมีจุดเส้นใต้)

เรียน ..............................................
ข้อความ .............................................................................................................

.........................................................................................................................................
...................................................................................................................................

ขอ้ ความ ...........................................................................................................

(enter 4 ครั้ง และพิมพ์ ชื่อเต็ม)

(นายจกั รกฤศฏ์ิ พาราพนั ธกุล)
ผ้อู าํ นวยการสาํ นกั งานบริหารหนี้สาธารณะ

(ชนั้ ความลบั ถา้ ม)ี

- 11 -

หนังสือประทับตรา หมายถึง หนังสือที่ใช้ประทับตรา แทน การลงชื่อของหัวหน้าส่วนราชการ
ระดับกรมขน้ึ ไป โดยใหห้ ัวหน้าสว่ นราชการระดบั กอง หรือผูท้ ี่ไดร้ ับมอบหมายจากหัวหน้าส่วนราชการระดับ
กรมขนึ้ ไป เป็นผู้รบั ผิดชอบ ลงชื่อย่อกาํ กบั ตรา

แบบฟอรม์ หนงั สือประทับตรา
(ชน้ั ความลบั ถา้ ม)ี

ท.่ี ..........................
ถงึ ........(หน่วยงาน)..............

ข้อความ ..........................................................................................................................
.......................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................

(enter 4 ครั้ง และพมิ พ์)

(ช่ือสว่ นราชการทีส่ ง่ หนงั สือออก)
(ตราชอื่ ส่วนราชการ)
(ลงชื่อยอ่ กํากับตรา)
(วนั เดอื น ปี)

(สว่ นราชการเจา้ ของเรื่อง)
โทร. .............................

(ช้นั ความลบั ถา้ มี)

- 12 -

ลักษณะการใช้หนังสือประทับตราแทนการลงช่ือใช้ได้ทั้งระหว่างส่วนราชการกับส่วนราชการ และ
ระหวา่ งส่วนราชการกบั บคุ คลภายนอก เฉพาะกรณีท่ไี ม่ใช่เร่ืองสําคัญ ไดแ้ ก่

1. การขอรายละเอียดเพิม่ เติม
2. การส่งสําเนาหนังสอื ส่งิ ของ เอกสาร
3. การตอบรบั ทราบท่ีไม่เกีย่ วกับราชการสําคัญ หรือการเงิน
4. การแจ้งผลงานทไี่ ดด้ าํ เนินการไปแลว้ ให้สว่ นราชการท่เี กย่ี วขอ้ งทราบ
5. การเตอื นเรื่องทคี่ า้ ง
6. เรอ่ื งซง่ึ หัวหนา้ สว่ นราชการระดบั กรมขึน้ ไปกาํ หนด โดยทําเป็นคาํ สงั่ (ใหใ้ ชห้ นงั สอื ประทับตรา)

หนงั สือส่งั การ มี 3 ชนิด คือ
1. คาํ ส่ัง
2. ระเบยี บ
3. ข้อบังคบั
คําส่ัง คือ บรรดาข้อความท่ีผู้บังคับบัญชาสั่งการให้ปฏิบัติโดยชอบด้วยกฎหมาย (ใช้กระดาษตรา

ครฑุ มาตรฐาน 3 เซ็นติเมตร)
ระเบียบ คือ บรรดาข้อความที่ผู้มีอํานาจหน้าท่ีได้วางไว้ โดยจะอาศัยอํานาจของกฎหมายหรือไม่ก็

ได้เพือ่ ถอื เป็นหลักปฏิบตั งิ านเปน็ การประจาํ (ใชก้ ระดาษตราครุฑ มาตรฐาน 3 เซน็ ติเมตร )
ข้อบงั คบั คือ บรรดาขอ้ ความทีผ่ ู้มีอํานาจหนา้ ที่กาํ หนดใหใ้ ช้ โดยอาศัยอาํ นาจของกฎหมาย

ทบ่ี ัญญัติให้กระทําได้ (ใชก้ ระดาษตราครฑุ มาตรฐาน 3 เซน็ ติเมตร)

- 13 -

รูปแบบคาํ สงั่

คาํ สั่ง (ช่อื สว่ นราชการหรอื ตําแหน่งผู้มอี าํ นาจท่อี อกคาํ ส่งั )
ที่ ............... / (เลขปพี ทุ ธศักราชทอี่ อกคาํ สัง่ )

เรอื่ ง ..................................................................
------------------

(ขอ้ ความ)............................................................................................................................
..........................................................................................................................................................
..........................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................

ทง้ั นี้ ตงั้ แต่ ....................................................................................................
สงั่ ณ วนั ที่ ....................... พ.ศ. ....

(ลงชือ่ ) ......................................................
(พมิ พ์ชื่อเตม็ )

- 14 -

รูปแบบระเบียบ

ระเบยี บ (ช่อื ส่วนราชการท่ีออกระเบยี บ)
วา่ ดว้ ย ...............................................................................................

(ฉบับที่ ........................... ถา้ มีเรอื่ งเดยี วกนั เกินกวา่ 1 ฉบบั )
พ.ศ. ....

------------------
(ขอ้ ความ) ใหอ้ า้ งเหตุผลโดยยอ่ เพอื่ แสดงถงึ ความมงุ่ หมายทตี่ ้องออกระเบียบและอา้ งถงึ
กฎหมายทใี่ ห้อาํ นาจออกระเบียบ (ถ้าม)ี
1. ระเบยี บนเี้ รยี กว่า “ระเบียบ ...................................... พ.ศ. ....”
2. ระเบียบนี้ใหใ้ ชบ้ ังคับตัง้ แต่ ....................................................... เป็นต้นไป
ข้อ (สดุ ทา้ ย) ผูร้ กั ษาการตามระเบียบ (ถ้ามีการแบง่ เปน็ หมวด ใหน้ าํ ขอ้ ผ้รู กั ษาการตาม
ระเบยี บไปกําหนดเป็นข้อสุดท้ายกอ่ นท่จี ะขนึ้ หมวด 1)
. ประกาศ ณ วนั ท่ี .............................. พ.ศ. ....

(ลงชอ่ื ) ................................................
(พมิ พช์ ื่อเต็ม)
(ตําแหนง่ )

- 15 –

รูปแบบข้อบงั คับ

ข้อบงั คบั (ชือ่ ส่วนราชการทอี่ อกข้อบงั คับ)
ว่าด้วย ...............................................................................................

(ฉบบั ที่ ........................... ถา้ มีเรอ่ื งเดยี วกันเกนิ กวา่ 1 ฉบบั )
พ.ศ. ....

------------------

(ข้อความ) ใหอ้ า้ งเหตุผลโดยย่อเพ่ือแสดงถงึ ความมงุ่ หมายท่ีต้องออกขอ้ บังคบั และอา้ ง
ถึงกฎหมายท่ใี หอ้ ํานาจออกข้อบังคบั

1. ขอ้ บังคับนเ้ี รยี กว่า “ข้อบังคับ .................................... พ.ศ. ....”
2. ข้อบงั คบั นใ้ี หใ้ ชบ้ งั คับต้ังแต่ ..................................................... เป็นต้นไป
ข้อ (สดุ ทา้ ย) ผูร้ ักษาการตามขอ้ บงั คับ (ถา้ มีการแบ่งเป็นหมวด ให้นาํ ข้อ
ผู้รกั ษาการไปกําหนดเป็นขอ้ สุดท้ายก่อนทจี่ ะขึ้นหมวด 1)
ประกาศ ณ วันท่ี .............................. พ.ศ. ....

(ลงชือ่ ) ................................................
(พมิ พช์ ่ือเต็ม)
(ตาํ แหนง่ )

- 16 -

หนังสอื ประชาสัมพนั ธ์ มี 3 ชนดิ คอื

1. ประกาศ
2. แถลงการณ์
3. ขา่ ว
ประกาศ คือ บรรดาข้อความที่ทางราชการประกาศหรือช้ีแจงให้ทราบ หรือแนะแนวทางปฏิบัติ
(ใช้กระดาษตราครุฑ)

แบบฟอร์มประกาศ

ประกาศ (ชอ่ื สว่ นราชการที่ออกประกาศ)
เร่ือง .........................................................................................

------------------

(ข้อความ) ......................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................

ประกาศ ณ วนั ท่ี .............................. พ.ศ. ....

(ลงชอ่ื ) ................................................
(พมิ พ์ชอ่ื เตม็ )
(ตาํ แหนง่ )

- 17 –

แถลงการณ์ คือ บรรดาข้อความทีท่ างราชการแถลงเพ่ือทําความ เข้าใจในกิจการของทางราชการ
หรือเหตุการณ์ หรือกรณีใด ๆ ใหท้ ราบชดั เจนโดยทั่วกัน (ใชก้ ระดาษตราครฑุ )

รปู แบบแถลงการณ์

แถลงการณ์ (ชื่อสว่ นราชการทอี่ อกแถลงการณ)์
เรอ่ื ง .........................................................................................

ฉบบั ท่ี ...................... (ถา้ มี)
------------------

(ขอ้ ความ) ......................................................................................................
..........................................................................................................................................................
..........................................................................................................................................................
..........................................................................................................................................................
..........................................................................................................................................................
..............................

(ส่วนราชการทอ่ี อกแถลงการณ)์
(วนั เดอื น ป)ี

- 18 –

ขา่ ว คือ บรรดาข้อความทท่ี างราชการเหน็ สมควรเผยแพร่ ใหท้ ราบ

รปู แบบขา่ ว

ขา่ ว (ชื่อส่วนราชการทอี่ อกขา่ ว)
เร่อื ง .........................................................................................

ฉบบั ท่ี ...................... (ถา้ มี)
------------------

(ขอ้ ความ) ......................................................................................................
..........................................................................................................................................................
..........................................................................................................................................................
..........................................................................................................................................................
..........................................................................................................................................................
..........................................................................................................................................................
..........................................................................................................................................................
................................................................................

(สว่ นราชการทีอ่ อกข่าว)
(วนั เดือน ป)ี

- 19 -

หนังสือทีเ่ จา้ หนา้ ท่ที าํ ขน้ึ หรอื รับไวเ้ ปน็ หลกั ฐานในราชการ คือ หนงั สอื ทท่ี างราชการทาํ ขึน้ (นอกจากหนังสอื
1–5) หรือหนังสอื ท่หี น่วยงานอน่ื ใด ซึ่งมใิ ชส่ ว่ นราชการ หรือบุคคลภายนอกมีมาถึงส่วนราชการ และสว่ นราชการ
รับไว้เปน็ หลกั ฐานของทางราชการ มี 4 ชนิด คือ

1. หนงั สือรบั รอง
2. รายงานการประชุม
3. บนั ทกึ
4. หนงั สืออ่ืน

หนังสือรับรอง คอื หนังสือทสี่ ว่ นราชการออกใหเ้ พ่ือรับรองแก่บุคคล นติ บิ ุคคล หรอื หนว่ ยงาน เพื่อ
วัตถุประสงค์ อยา่ งหน่งึ อย่างใด ใหป้ รากฏแกบ่ คุ คลโดยทว่ั ไปไมจ่ าํ เพาะเจาะจง (ใชก้ ระดาษตราครฑุ )

รายงานการประชุม คือ การบันทึกความคิดเห็นของผู้มาประชุม ผู้เข้าร่วม ประชุม และมติของท่ี
ประชุมไว้เป็นหลกั ฐาน

บันทึก คือ ข้อความซ่ึงผู้ใต้บังคับบัญชาเสนอต่อผู้บังคับบัญชา หรือผู้บังคับบัญชาสั่งการแก่
ผู้ใต้บังคับบัญชา หรือข้อความท่ีเจ้าหน้าที่ หรือหน่วยงานระดับต่ํา กว่าส่วนราชการระดับกรมติดต่อกันใน
การปฏบิ ตั ริ าชการ (ใช้กระดาษบนั ทึกขอ้ ความ)

หนังสอื อ่ืน คือ หนังสือหรือเอกสารอนื่ ใดทเี่ กิดขนึ้ เนื่องจากการปฏิบัติงานของเจ้าหน้าท่ี เพื่อเป็น
หลักฐานในทางราชการ ซงึ่ รวมถงึ ภาพถา่ ย ฟลิ ม์ แถบบนั ทกึ เสยี ง แถบบนั ทกึ ภาพ และสอื่ กลางบันทึกข้อมูล
ด้วย หรือ หนังสือของบุคคลภายนอกท่ีย่ืนต่อเจ้าหน้าที่ และเจ้าหน้าท่ีได้รับเข้าทะเบียนรับหนังสือของทาง
ราชการแล้วมีรูปแบบตามท่ีกระทรวง ทบวง กรม จะกําหนดขึ้นใช้ตามความเหมาะสม เว้นแต่มีแบบตาม
กฎหมายเฉพาะเรื่องให้ทําตามแบบ เช่น โฉนด แผนที่ แบบ แผนผัง สัญญา หลักฐานการสืบสวนสอบสวน
และคําร้อง เปน็ ต้น

เลขที่ ................... - 20 -

รปู แบบหนังสือรับรอง

(ครฑุ )

(ส่วนราชการเจ้าของเร่ือง)

(ข้อความ) หนงั สอื ฉบับนี้ใหไ้ ว้เพื่อรบั รองว่า (ระบชุ อื่ บคุ คล นติ บิ คุ คล หรือหนว่ ยงาน
ทีจ่ ะใหก้ ารรบั รอง พรอ้ มทัง้ ลงตําแหน่งและสงั กัด หรือท่ีต้ัง แล้วตอ่ ด้วยขอ้ ความทร่ี บั รอง)
.........................................................................................................................................................
..........................................................................................................................................................
..................................................................................................................

ให้ไว้ ณ วนั ที่ .............................. พ.ศ. .......................

(ลงช่ือ) (พิมพ์ชอื่ เตม็ )
(สว่ นนใ้ี ชส้ ําหรบั เรื่องสาํ คัญ) ตําแหนง่

รูปถ่าย
(ถา้ มี)
4x6 ซม.

(ประทบั ตราชอื่ สว่ นราชการ)
(ลงชอ่ื ผไู้ ด้รบั การรบั รอง)

(พิมพช์ ือ่ เต็ม)

- 21 -

รูปแบบรายงานการประชมุ

รายงานการประชุม ......................................
ครั้งท่ี .........................

เมอ่ื วนั ที่ .....................................
ณ .............................
--------------------

ผูม้ าประชุม
ผไู้ ม่มาประชุม (ถ้าม)ี
ผ้เู ขา้ ร่วมประชุม (ถ้าม)ี
เรมิ่ ประชมุ เวลา

(ข้อความ)............................................................................................................................
..........................................................................................................................................................
..........................................................................................................................................................
..........................................................................................................................................................
.................................................

เลกิ ประชุมเวลา

....................................
ผ้จู ดรายงานการประชุม

- 22 -

การบนั ทึกเสนอหนงั สือราชการ

เนื่องจากผู้บังคับบัญชามีหนังสือราชการท่ีจะต้องพิจารณา วินิจฉัย สั่งการ หรือรับทราบเป็น
จํานวนมาก ทาํ ใหไ้ ม่มีเวลาท่จี ะดูรายละเอียดท่ีนําเสนอมาทุกเร่ืองได้ ดังนั้น จึงเป็นหน้าที่ของผู้บันทึกเสนอ
ที่จะต้องย่อเรื่อง สรุปประเด็นที่สําคัญ และเรียบเรียงใหม่ให้ชัดเจน เพื่อให้ผู้บังคับบัญชาสามารถอ่านเข้าใจ
ได้ง่าย และสะดวกแกก่ ารพจิ ารณาสงั่ การ

หลักการบันทกึ เสนอหนงั สือราชการมขี ั้นตอนสําคัญ 3 ประการ คือ
1. ข้นั ตอนกอ่ นบนั ทกึ เสนอ
2. ข้นั ตอนการบันทกึ เสนอ
3. ข้ันตอนการนําเสนอ

ข้ันตอนก่อนบันทึกเสนอ
1. ให้จดั ลําดบั ความสําคัญ/ความเรง่ ดว่ น ของหนังสือแตล่ ะชนดิ
2. ควรตั้งประเด็นของเร่ืองใหไ้ ด้วา่ อะไร เมื่อไร ท่ีไหน ใคร ทําไม อย่างไร เป็นข้อ ๆ ไวก้ ่อน
3. อ่านหรือศกึ ษาเรอื่ งทง้ั หมดให้ละเอียดและให้เขา้ ใจ
4. ตอ้ งจบั ประเดน็ สําคัญของเรื่องใหไ้ ด้
5. หากเปน็ เรอ่ื งทเ่ี คยตดิ ต่อไปมาระหว่างส่วนราชการ ต้องหาเรอื่ งเดิมเพอ่ื ประกอบการเสนอ
6. เรอ่ื งใดที่มกี ารอ้างถึงกฎ/ระเบียบ ให้ค้นหากฎหรือระเบียบน้ันๆ เพ่อื นําประกอบการเสนอ

ขัน้ ตอนการบนั ทึกเสนอ
1. เรื่องใหส้ ้ัน กระชับ และลาํ ดับความเป็นมาก่อนหลงั ให้เข้าใจงา่ ย
2. ขอ้ ความทจ่ี ะบนั ทกึ เสนอไม่จาํ เป็นต้องเรียงลําดบั ความตามหนงั สอื เดมิ ทม่ี มี า เราสามรถ

จดั ลาํ ดบั ความใหม่ เพอ่ื ให้เกดิ ความเข้าใจง่ายและชัดเจนมากยง่ิ ขึน้
3. ข้อความตอนใดท่ีเป็นความสําคัญของเร่อื ง หากประสงค์จะใหพ้ ิจารณาส่ังการได้รวดเร็ว ให้

ขดี เส้นใตไ้ ว้ใหเ้ หน็ ชัดเจน
4. ควรเสนอความเหน็ ประกอบการพจิ ารณาสงั่ การ
5. ควรเสนอแนะทางออกสาํ หรับการตดั สินใจและสั่งการ

ขั้นตอนการนาํ เสนอ
1. ใหเ้ สนอเรอ่ื งตามระดับช้ันความเร็ว เช่น ดว่ นทีส่ ดุ ดว่ นมาก และด่วน
2. ให้เสนอเรอื่ งตามประเภทชนั้ ความลบั เชน่ ลับ ลับมาก ลบั ทสี่ ดุ
3. ให้ตรวจสอบเอกสารท่ีแนบประกอบเรอ่ื งใหค้ รบทุกครง้ั ก่อนนาํ เสนอ

- 23 –

ตวั อย่างรปู แบบบนั ทกึ เสนอหนังสือราชการ

บันทกึ ข้อความ

สว่ นราชการ..................................................................................................................................
ท่ี .......................................................... วันท.ี่ ..............................................................................
เรื่อง................................................................................................................................................

เรยี น ..............................................

สรปุ เรอื่ ง
..........................................................................................................................................................................
..........................................................................................................................................................................

กฎ/ระเบยี บ/ขอ้ มูลท่เี ก่ยี วขอ้ ง
..........................................................................................................................................................................
..
..........................................................................................................................................................................
.

ข้อเสนอเพ่อื พิจารณา
..........................................................................................................................................................................
..
..........................................................................................................................................................................
..

คําสง่ั
..........................................................................................................................................................................
..
..........................................................................................................................................................................
..

(ลงช่ือ)........................................
(ช่ือเตม็ )
(ตาํ แหนง่ )

- 24 -

สลค. (๐๕)๓๗
แบบหนังสอื รายงานผลการดาํ เนนิ การตามมตคิ ณะรัฐมนตรี

ชน้ั ความเรว็ (ถ้าม)ี

ที่ เลขท่หี นงั สอื สว่ นราชการเจา้ ของหนงั สอื
ทอ่ี ยสู่ ว่ นราชการ

วัน/เดอื น/ปี

เรื่อง การรายงานผลการดาํ เนินการตามมตคิ ณะรฐั มนตรี เร่อื ง....(ชอ่ื เรอ่ื งเดิมทกี่ าํ หนดให้รายงาน)...

เรียน เลขาธิการคณะรัฐมนตรี

อ้างถึง หนังสือสํานักเลขาธิการคณะรัฐมนตรี........................ลงวันที่.................................

ส่งิ ที่สง่ มาดว้ ย ........................(ถ้าม)ี ..........................

๑. ความเป็นมา
คณะรัฐมนตรีได้มีมติเม่ือวันที่.................................................มอบหมายให้กระทรวง

...........................................รับไปดําเนินการเกี่ยวกับเร่ือง......................................... (หรือข้อความตามท่ี
คณะรฐั มนตรีกําหนดใหร้ ายงาน)............................

๒. ผลการดําเนนิ งาน
บัดน้ี กระทรวง....................................... โดยกรม...................................................

ได้ดาํ เนนิ การตามมตคิ ณะรัฐมนตรดี งั กลา่ วขา้ งตน้ สรุปได้ดังน้ี
๒.๑ .............................................
๒.๒ .............................................
๒.๓ ในการดําเนนิ การตามขอ้ ............. ไดใ้ ช้งบประมาณจาก.....................
จาํ นวน .......................... บาท
๒.๔ ผลกระทบจากการดําเนนิ การ .........................(ถา้ ม)ี ........................

๓. ปญั หาและอปุ สรรค
...............................................................................................................................................
...................................................................................................................................................................

๔. แนวทางแกไ้ ข

...............................................................................................................................................
...................................................................................................................................................................

/๕. ขอ้ เสนอ ...

- 25 -

-๒-

๕. ข้อเสนอ
กระทรวง........................................................จึงขอให้นําผลการดําเนินการตามมติ

คณะรฐั มนตรดี งั กล่าวข้างต้นเสนอคณะรัฐมนตรี ................................................ต่อไปด้วย
จึงเรียนมาเพอ่ื โปรดดาํ เนนิ การต่อไป

ขอแสดงความนับถือ

(…………………………….)
รฐั มนตรวี า่ การกระทรวง......................

ส่วนราชการเจา้ ของเรือ่ ง
โทร. หมายเลขโทรศพั ท์
โทรสาร หมายเลขโทรสาร
E-mail ไปรษณียอ์ เิ ลก็ ทรอนกิ ส์

บทที่ 4
รูปแบบการพมิ พ์หนังสือราชการ

1. แนวทางปฏิบตั ใิ นการพิมพห์ นงั สือราชการ

งานสารบรรณได้กําหนดแนวทางปฏิบัติในการพิมพ์หนังสือราชการ ด้วยเคร่ืองคอมพิวเตอร์ ตาม
แบบฟอร์มที่แนบ เนื่องจากปัจจุบันได้มีการนําเครื่องคอมพิวเตอร์ มาใช้ในการพิมพ์หนังสือราชการแทน
เครื่องพิมพ์ดีดธรรมดามากข้ึน เน่ืองจากสามารถเก็บข้อมูลและแก้ไขเปลี่ยนแปลงข้อความได้รวดเร็ว ทําให้
หนังสือราชการ มีความสะอาดสวยงามและสิ้นเปลืองเวลาน้อย แต่ปัญหาท่ีพบอยู่เสมอว่า หนังสือที่พิมพ์
ด้วยเคร่ืองคอมพิวเตอร์มีปัญหาเก่ียวกับการตั้งระยะบรรทัด ในการพิมพ์ ซึ่งตามระเบียบสํานัก
นายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณฯ ได้กําหนดระยะบรรทัดในการพิมพ์ด้วยเครื่องพิมพ์ดีดธรรมดา และผู้
พมิ พม์ ักเขา้ ใจผดิ ว่าเคร่ืองคอมพิวเตอรไ์ ม่สามารถปรับระยะบรรทดั พมิ พไ์ ด้เหมอื นกบั เครือ่ งพมิ พด์ ดี ธรรมดา

ระเบียบสํานักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณฯ ได้กําหนดระยะบรรทัดในการพิมพ์หนังสือ
ราชการดว้ ยเครอ่ื งพิมพด์ ดี ธรรมดาไว้ 3 ระยะดว้ ยกัน ดังน้ี

1. ระยะ ก = ระยะปัด 1
2. ระยะ ข = ระยะปัด 1 บิดขึ้น 2
3. ระยะ ค = ระยะปัด 2

จากระยะบรรทัดข้างต้น สามารถนํามาเทียบเคียงเพ่ือกําหนดระยะบรรทัดสําหรับใช้ในการพิมพ์
หนังสือราชการด้วยเคร่อื งคอมพิวเตอร์ได้ ดงั นี้

1. วิธีท่ีหน่ึง เคาะปุ่ม Enter เพื่อพิมพ์ข้อความบรรทัดต่อไป (ระยะ ก) เล่ือน CURSER ไปใน
ตําแหน่งท้ายสุดของบรรทัดก่อน เคาะปุ่ม Enter 1 ครั้ง ระยะบรรทัดที่พิมพ์ไว้เม่ือครู่จะกลายเป็นระยะ ค
ถ้าต้องการปรับระยะบรรทัดให้เป็นระยะ ข ให้ปรับขนาดตัดอักษรให้ลดลงจากที่พิมพ์งานอยู่ จากที่พิมพ์
ด้วยตัวอกั ษร TH SarabunPSK ขนาดตวั อักษร 16 ก็ปรับลดเหลอื 8 ระยะบรรทดั จะปรับเป็นระยะ ข

2. วิธีท่ีสอง คลิกที่รายการ “รูปแบบ” ของแถบเมนู คลิกท่ีรายการ “ย่อหน้า” เลือกใช้รายการ
“ระยะห่าง” โดยกาํ หนดคา่ กอ่ นหนา้ และหลังจากเป็น 6 พ. ซ่ึงเทา่ กบั ระยะ ข ถ้ากําหนด
ค่าเป็น 12 พ. จะเทา่ กบั ระยะ ค

3. วิธีที่สาม คลิกที่รายการ “รูปแบบ” ของแถบเมนู คลิกท่ีรายการ “ย่อหน้า” เลือกใช้รายการ
“ระยะหา่ งบรรทดั ” ดงั นี้

1) หนง่ึ เท่า = ระยะ ก
2) 1.5 บรรทัด = ระยะ ข
3) สองเทา่ = ระยะ ค
4. นอกจากเร่ืองการกําหนดค่าระยะบรรทัดในการพิมพ์หนังสือราชการแล้ว ระเบียบสํานัก
นายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณฯ ได้กําหนดระยะเคาะย่อหน้าไว้ 10 จังหวะเคาะ เมื่อนํามาใช้กับเคร่ือง
คอมพิวเตอร์ทพ่ี มิ พ์ด้วยตัวอกั ษร TH SarabunPSK ตัวอักษรขนาด 16 ให้ต้งั คา่ แทบ็ ที่ระยะ
2 เซนตเิ มตร ระยะเคาะของยอ่ หนา้ จะใกล้เคียงกบั 10 จงั หวะเคาะ

- 27 -

อีกเทคนิคหน่ึง ของการพิมพ์ระหว่างบรรทัด คือ ให้เอา CURSER ไปวางไว้ตรงตัวแรกของบรรทัด

แล้วกด CTRL+ จ ก็จะได้ระยะบรรทัดเทา่ กับ 1 ½ ส่วนประเด็นย่อหนา้ ใหย้ ่อหน้า ต้ังแต่

8 – 15 ตัวอักษร (ห้ามต่าํ กว่า 8 ตัวอักษร)

2. วธิ ีการจัดรูปแบบการพิมพ์

2.1 ระยะหา่ งระหวา่ งบรรทัด
ซงึ่ ตามระเบียบสํานักนายกรฐั มนตรีวา่ ด้วยงานสารบรรณ กําหนดการต้ังระยะหา่ งระหวา่ ง
บรรทัดไว้ 4 ขนาด
1) ปัด 1 หรือเคาะ Enter 1 คร้ัง ใชส้ าํ หรบั ข้อความสว่ นเดยี วกนั ทีย่ งั ไมจ่ บ ได้แก่ (1)
ข้อความในย่อหน้าเดยี วกนั (2) ชอื่ และที่อยู่ส่วนราชการ
2) ปัด 1 บดิ ขึน้ 2 หรอื ตัง้ ระยะหา่ ง 1.5 บรรทัด ใชร้ ะหวา่ งบรรทัดทเ่ี ปน็ คนละสว่ นกนั
ไดแ้ ก่ ทีอ่ ยสู่ ว่ นราชการ วนั ที่ เรือ่ ง เรยี น อ้างถงึ สงิ่ ทสี่ ง่ มาด้วย และเวน้ ก่อนยอ่ หนา้ ทกุ ย่อหน้า เปน็
การบ่งบอกวา่ ข้อความเหลา่ น้ันเปน็ คนละสว่ นกนั แตย่ ังไม่จบขอ้ ความทง้ั ฉบบั
3) ปัด 2 หรอื เคาะ Enter 2 ครงั้ ใชเ้ พื่อแสดงการส้นิ สดุ เน้ือหาของหนงั สือฉบับนน้ั สว่ นมี
ส่วนเดยี ว คอื ก่อนคาํ วา่ ขอแสดงความนบั ถอื
4) ปดั 2 บดิ ขนึ้ 2 หรอื ตัง้ ระยะห่าง 2.5 บรรทัด ใชใ้ นชอ่ งลายมือชื่อของผูล้ งนาม ซึ่งมสี ว่ น
เดียว เช่นกัน

การจดั ระยะบรรทดั ในการพมิ พด์ ้วยคอมพวิ เตอร์ ครงั้ แรกควรพิมพ์ 1 Enter ทั้งหมดก่อน แล้วตัง้
ระยะบรรทดั ภายหลงั โดยมวี ธิ ีใช้ 2 วธิ ี คือ

วิธที ี่ 1 เลอื กปมุ่ รูปแบบ (format) เลือก ยอ่ หน้า (paragraph) เลือก ระยะห่าง (line spacing)
และ เลือก ระยะตามตอ้ งการ คอื 1.5, 2 และ 2.5 บรรทดั ดงั กลา่ ว

วธิ ีที่ 2 กดทแ่ี ป้น ctrl + จ ในบรรทัดหรือยอ่ หน้าทต่ี อ้ งการระยะบรรทัด 1.5 ยกเวน้ “คาํ ลงท้าย”
จะต้องใช้ระยะบรรทดั 2 และในชอ่ ง “ชือ่ ผ้มู ีอํานาจลงนาม” ใหใ้ ชร้ ะยะบรรทดั 2.5

2.2 การก้ันหนา้ ซา้ ยขวา
ตามระเบียบสํานกั นายกฯ กําหนดใหต้ ้งั กัน้ หนา้ ซ้ายขวา โดยให้ตัง้ กั้นซ้ายของกระดาษ 3
เซนติเมตร ขวา 2 เซนติเมตร แต่ ด้านขวาไม่เคร่งครัด และไมต่ ้องก้นั ตรง แต่ปัญหาเกิดจากผพู้ มิ พ์หรือ
ผูบ้ งั คบั บญั ชาเห็นว่า การกั้นตรง จะดูสวยงามเป็นระเบียบเรียบรอ้ ย แทท้ ีจ่ รงิ กลบั มผี ลเสยี มากกวา่
เพราะทําใหว้ รรคตอนผิดพลาด แมว้ า่ คอมฯ จะสามารถบบี หรอื ขยายตวั อักษรได้ ก็มิควรกระทาํ
เพราะทาํ ให้ช่องไฟผดิ ปกติ ดงั น้ัน ในการพมิ พ์ จึงควรคํานงึ ถงึ ความถูกตอ้ ง ของวรรคตอนเปน็ สาํ คญั โดย
เว้นด้านขวาไว้พอประมาณ แตไ่ มค่ วรน้อยกวา่ 2 เซนตเิ มตร

2.3 การย่อหนา้
ตามรปู แบบท่ีกาํ หนดการยอ่ หนา้ ต้องห่างจากขอบด้านซา้ ย 8-15 ตวั อักษร หรือ 18 เคาะ
ประมาณ 2.5 ซม. แต่ถ้าใหส้ วยงาม คือ ประมาณ 13 ตัวอกั ษร และตวั อักษรใชข้ นาด 16 พอยด์
ซงึ่ คอมพิวเตอรส์ ามารถต้ังย่อหน้า หรือ Tap ไดต้ ามตอ้ งการ (กด Tab 2 ครง้ั ) และชนดิ ของตวั อักษร
ควรใช้ TH SarabunPSK

- 28 -
2.4 วรรคตอน
ตามระเบียบสํานักนายกรฐั มนตรวี า่ ด้วยงานสารบรรณฯ ไดก้ ําหนดเรือ่ งวรรคตอนไว้ 2 ชนิด
คือ วรรค 1 ตวั อักษร (วรรคเลก็ ) และวรรค 2 ตัวอักษร (วรรคใหญ่) (โดยใชพ้ มิ พ์ดีดเปน็ เกณฑ์)
แตป่ ัจจบุ ันส่วนใหญพ่ ิมพ์ด้วยเคร่ืองคอมฯ ซึง่ 1 เคาะพิมพ์ดดี เทา่ กับ 1 ตวั อกั ษร แต่เคาะของ
คอมพิวเตอรม์ ขี นาดประมาณ คร่งึ ตวั อักษรเทา่ นนั้ ดงั นนั้ การพิมพด์ ว้ ยคอมฯ จึงต้องเคาะมากกวา่
พิมพ์ดดี ดังนั้น ควรวรรคในวรรคเล็ก 2 เคาะ ส่วนวรรคใหญอ่ าจใช้ 3 - 4 เคาะ ก็ได้ เชน่ หลังคําวา่
เรอื่ ง เรียน อ้างถงึ สง่ิ ท่สี ง่ มาด้วย ส่วนวรรคเคาะเดยี ว ควรใชร้ ะหว่างเครอ่ื งหมาย เชน่ ไม้ยมก
ยัตภิ งั ค์ ไปยาลใหญ่ เปน็ ตน้

2.5 กรณกี ารพมิ พ์หนงั สือทมี่ จี าํ นวนหลายหนา้
ให้พิมพ์คํา ต่อเน่ืองของขอ้ ความท่จี ะยกไปพิมพห์ นา้ ใหมไ่ ว้ดา้ นล่างมุมขวาของหน้านน้ั ๆ
แล้วตามดว้ ย ... (จดุ 3 จุด) โดยปกติ ใหเ้ ว้นระยะห่างจากบรรทัดสดุ ท้าย 3 ระยะบรรทัดพิมพ์

2.6 การเขียน “ส่งิ ทสี่ ง่ มาด้วย”
จะต้องระบใุ หช้ ัดเจนว่า เปน็ เอกสารหรือสง่ิ อ่ืนใด ถา้ เป็นเอกสาร ก็ตอ้ งระบปุ ระเภทว่า เป็นเอกสารใด
หรือสิ่งของประเภทใด จาํ นวนเทา่ ใด เชน่ รายงานการประชุม จํานวน 5 แผน่ โครงการฝึกอบรม
จํานวน 3 แผน่ หนงั สอื จํานวน 2 เลม่ เปน็ ตน้ ไม่ควรเขยี นว่า เอกสาร เพราะไม่ขัดเจนวา่ เปน็ เอกสารใด
สาํ หรบั จํานวนเอกสารหากจะให้ชัดเจนและสะดวกในการตรวจนบั ควรใชค้ าํ ว่า แผน่ ส่วนคําวา่ ฉบับ
อาจไม่ชดั เจนว่ามีกแ่ี ผน่

2.7 สาํ หรับ วงเลบ็ ( )
ตามระเบียบสาํ นักนายกฯ ระบุวา่ หากอยู่ทา้ ยประโยค หรือทา้ ยย่อหนา้ ก็ไมจ่ ําเปน็ ตอ้ งใส เพราะ
เห็นชัดเจนอยู่แล้ว และไมป่ ะปนกับขอ้ ความอื่น แตถ่ ้าอยรู่ ะหว่างขอ้ ความ ควรใส่วงเล็บ เช่น (เอกสาร
แนบ 1) หรือ (รายละเอยี ดตามส่งิ ที่สง่ มาดว้ ย 1) ทั้งนี้ เพ่ือมิให้กีดขวางขอ้ ความที่ยงั ไม่จบ

2.8 การตัดคาํ เม่อื สิ้นสดุ บรรทัด
ในการตัดคาํ ตอ้ งใสเ่ คร่อื งหมายยัติภังค์ (-) แต่ต้องพจิ ารณาตัดอยา่ งรอบคอบ คาํ ท่ีตัดแล้ว
ความหมายเปล่ยี น กไ็ ม่สมควรตัด เช่น แม่-นา้ํ การ-ศึกษา ยกตัว-อย่าง ควบ-คมุ ประ-ธาน เป็นตน้
ส่วนคาํ ทีอ่ อกเสียงเชือ่ มกัน จะตัดคําไม่ได้ เช่น ราช-การ รฐั -บาล และ คาํ ทเี่ ปน็ หน่วยคาํ เดยี วกนั กไ็ ม่
ควรตัด เช่น กระ-ทรวง สํานกั -งาน บัญ-ชี ท-ี่ ปรกึ ษา เอก-ชน คาํ เหล่านี้ เปน็ ตน้ แตถ่ ้าเหน็ ว่าจาํ เป็น
ให้ใช้วิธี บบี หรอื ขยาย ตวั อกั ษรในบรรทัดนน้ั แทน
อีกประเดน็ คอื ทา้ ยบรรทดั มกั จะมคี าํ วา่ ซ่งึ จึง โดย เรอื่ ง เมื่อ (เมอ่ื วันท่ี) เพอ่ื ห้อยท้าย
อยูเ่ ปน็ สว่ นใหญ่ ถ้ากรณีเชน่ น้ี ขอให้ ปดั หรอื Enter ข้นึ บรรทัดใหมไ่ ด้เลย

2.9 การลงท้ายดว้ ยการขอบคณุ
ตามระเบยี บฯ ให้ใชค้ าํ ขอบคุณให้เหมาะสมกบั ผ้รู บั ดงั นี้

ระดบั เสมอกัน หรอื ผู้ใต้บงั คบั บัญชา ใชค้ าํ ว่า ขอขอบคณุ หรอื ขอบคณุ มาก
ระดับสงู กว่า ใช้ จะขอบคณุ ยงิ่
ระดับ “กราบเรียน” ซึ่งมี 14 ตําแหนง่ น้ัน ควรใช้ จะเปน็ พระคณุ ยิ่ง
ซ่ึง 14 ตาํ แหน่ง มดี ังนี้

- 29 -

1. ประธานองคมนตรี 1. ประธานศาลรฐั ธรรมนญู
2. นายกรัฐมนตรี 2. ประธานศาลปกครองสงู สุด
3. ประธานรฐั สภา 3. ประธานกรรมการเลอื กต้ัง
4. ประธานสภาผแู้ ทนราษฎร 4. ประธานกรรมการสทิ ธิมนุษยชน
5. ประธานวุฒสิ ภา
6. ประธานศาลฏกี า แหง่ ชาติ
7. รัฐบุรุษ 5. ประธานกรรมการป้องกนั และ

ปราบปรามการทุจริตแหง่ ชาติ
6. ประธานกรรมการตรวจเงนิ

แผ่นดนิ
7. ผตู้ รวจการแผน่ ดนิ ของรัฐสภา
ตามหนงั สอื สาํ นักนายกฯ ที่ นร. 1305/ว
5239 ลว. 7 กค 2541

คํา ฯพณฯ ไมม่ ีระเบียบกําหนดใหใ้ ชใ้ นหนังสอื ราชการ ซ่งึ มักจะพบในกรณีทีม่ ีหนังสอื ถงึ
นายกรฐั มนตรี อยู่บอ่ ย ๆ ซง่ึ ในปจั จบุ นั ไมส่ มควรนาํ มาใช้อีก

2.10 ประเดน็ อน่ื ๆ
1) โดยเฉพาะผทู้ ่ปี ฏบิ ตั ิงานหนา้ ห้อง ช่วยศกึ ษาคาํ ส่ังมอบอาํ นาจใหร้ ักษาราชการแทน และคาํ ส่งั
ให้ปฏิบตั ริ าชการแทน ว่าผ้บู งั คบั บัญชามขี อบเขตในการลงนามในเรอื่ งอะไรบ้าง ไปไดเ้ ลย โดยมิต้องเสนอ
ผูบ้ งั คบั บญั ชาระดบั สงู ข้ึนไป และกรณีพิมพ์ คาํ ว่า “รกั ษาราชการแทน และปฏิบตั ริ าชการแทน ซง่ึ ทั้ง 2
คํานี้ จะตอ้ งอย่หู ลังตําแหนง่ ของผูร้ ับมอบอาํ นาจ โดยเคาะ 1 ตวั อกั ษร หรอื 2 เคาะดว้ ยเสมอ
2) การประทับตรา คาํ ว่า สําเนา ระดบั ชัน้ ความเร่งดว่ น และระดบั ช้ันความลับ เชน่ ด่วน ด่วน
มาก ดว่ นท่สี ดุ และคาํ วา่ ลับ ใหป้ ระทบั ในตําแหนง่ หรือจุดใหถ้ ูกตอ้ งและสวยงาม ด้วย
3) การแนบเอกสารตน้ เรอ่ื ง หรอื เอกสารแนบ ต่าง ๆ ตามทไี่ ดอ้ ้างอิงในเนื้อหา เชน่ เอกสาร
แนบทเี่ ป็นสิง่ ทสี่ ่งมาดว้ ย ควรจะแนบต่อจากตัวจรงิ ของหนังสอื ทีจ่ ะตอ้ งส่งออกไปยงั หน่วยงานภายนอก
4) การเรยี งเอกสาร ขอใหเ้ รยี งให้สวยงามและเหลื่อมกนั ระหวา่ งตวั จรงิ กบั สาํ เนา ไม่เกนิ 1
เซนตเิ มตร และกรณีที่ใชแ้ ฟม้ สฟี า้ รอง ควรให้เอกสารเสมอระดับขอบแฟม้ ไม่ต้องเหลอื่ มลงมา
5) การตดิ ธง เจา้ หนา้ ท่เี จ้าของเร่ืองทกุ สาํ นัก/ศนู ย/์ กลุ่ม จะต้องเปน็ ผู้ดําเนินการเอง หากไมต่ ดิ มา
เลขาหน้าหอ้ งจะต้องตดิ และตรวจสอบความเรียบร้อยกอ่ นทีจ่ ะนาํ เสนอผู้บริหาร

3. ขนั้ ตอน/วธิ ีการพิมพห์ นงั สอื ราชการ

1. หลงั จากตดิ ต้ังโปรแกรม Microsoft Word และจัดเตรียมโครงร่างงานท่ีจะทําการบันทึก
2. เขา้ โปรแกรม Microsoft Word โดยคลิกท่ีปุม่ Start เลอื ก Programs จากน้นั เล่ือนเมาส์

ไปท่ี Microsoft Office แลว้ คลิกที่ Microsoft Word
- จากนนั้ จะปรากฏหน้าจอของ Microsoft Word ขนึ้ มา ดงั รปู

- 30 –

3. คลิกท่ีปมุ่ แฟม้ เลอื ก ต้งั ค่าหนา้ กระดาษ

- ตง้ั ค่าหนา้ กระดาษดา้ นบน 2 เซนติเมตร เสร็จแลว้ กดปุ่ม ตกลง
- ตงั้ คา่ หนา้ กระดาษดา้ นลา่ ง 2 เซนติเมตร
- ต้งั ค่าหน้ากระดาษดา้ นซา้ ย 3 เซนตเิ มตร
- ตงั้ ค่าหนา้ กระดาษดา้ นขวา 2 เซนตเิ มตร

4. เลือกรูปแบบของหนงั สอื ราชการ ท่ตี ้องการ เช่น หนังสอื ราชการภายนอก หนังสอื ราชการ
ภายใน หรือจะเป็นคําสั่ง ประกาศ เปน็ ต้น

5. การสรา้ งหวั กระดาษของหนงั สอื ตามรปู แบบของหนงั สือที่ตอ้ งการ และขนาดของครฑุ
สําหรบั หนงั สอื ราชการภายนอก มีขนาดความสงู 3 ซม. และหนังสือราชการภายใน/
บนั ทึก มีขนาดความสูง 1.5 ซม.

- 31 -

6. เมอ่ื พมิ พ์เนอ้ื เรือ่ งเสร็จสิน้ ทาํ การบนั ทึก (Save) ขอ้ มลู
- สาํ หรบั การบันทึกเอกสารท่ีมอี ยูแ่ ล้ว คลิกที่ปุม่ แฟม้ เลอื ก บันทกึ หรอื คลกิ ทสี่ ญั ลักษณ์
บนแถบเคร่ืองมอื มาตรฐาน
- สําหรับการบนั ทกึ เอกสารที่ยังไม่มที ่ีเก็บ คลิกทป่ี มุ่ แฟม้ เลือก บนั ทึกเปน็ (Save As)
- ปอ้ นช่อื แฟ้ม เสรจ็ แลว้ คลิกปมุ่ บันทกึ เพือ่ บันทกึ (Save) ขอ้ มลู

7. การพิมพเ์ อกสารออกทางเคร่ืองพิมพ์

- เม่ือทาํ การบันทึกข้อมลู เรียบร้อยแล้ว ต่อไปจะทาํ การพิมพ์เอกสารออกทางเคร่ืองพมิ พ์

- คลิกทีป่ มุ่ แฟม้ เลอื ก พิมพ์ หรือคลิกทสี่ ัญลักษณ์ บนแถบเคร่ืองมือมาตรฐาน
- คลกิ เลอื ก ช่อื เครือ่ งพมิ พ์ ทถ่ี กู ตอ้ ง

- คลกิ เลอื ก ในช่องของหนา้ คอื ท้งั หมด หนา้ ปจั จบุ นั หรือ ระบุเลขหนา้ ทตี่ อ้ งการ

พิมพ์กไ็ ด้
- คลิกเพือ่ กําหนดคุณสมบตั ิใหก้ ับเครื่องพิมพ์
- ถ้าต้องการพมิ พ์เอกสารออกมามากกวา่ หน่ึง กใ็ ห้ปอ้ นจาํ นวนชุดของเอกสารลงไป

ในชอ่ ง จาํ นวนสาํ เนา

ข้อควรปฏิบตั ิ : กอ่ นพิมพเ์ อกสาร โปรดตรวจสอบรูปแบบ วรรคตอน ระยะบรรทดั และคาํ ผดิ
กอ่ นทกุ ครง้ั เพ่อื เป็นการประหยัดกระดาษ หมกึ พิมพ์ รวมทง้ั ระยะเวลา และ
เพือ่ ให้งานท่พี ิมพ์ออกมามีประสทิ ธิภาพและสวยงาม

- 32 -

- คลิกที่ปุ่ม ตกลง นําเอกสารทพ่ี มิ พ์ออกมาทาํ การตรวจสอบความถูกตอ้ งอกี
ครง้ั หนงึ่ แลว้ นาํ เสนอผู้บงั คบั บญั ชาต่อไป

8. ออกจากโปรแกรมการใชง้ าน คลิกทป่ี มุ่ แฟม้ เลือก จบการทํางาน

4. การจดั เข้าแฟม้ เพื่อนาํ เสนอ

1. ต้องมีใบคุมเรอื่ งทกุ แฟ้มทีน่ ําเสนอ
2. เรอ่ื งท่มี ีช้นั ความลับ ให้ใสแ่ ฟ้มแยกออกมาเฉพาะ และนําเสนอตามระเบียบว่าด้วยเรื่องความลับ
ของทางราชการ
3. เรอื่ งทีม่ ชี ัน้ ความเรว็ ให้ใสแ่ ฟ้มแยกออกมาจากเรื่องทั่วๆไป และผู้เสนอเร่ืองต้องคอยติดตามเป็น
พิเศษ
4. เร่ืองใดที่ผู้บังคับบัญชาดึงออกไปพิจารณาต่างหาก ให้บันทึกไว้ในใบคุมเรื่องของแฟ้มที่นําเสนอ
นนั้ ๆ
5. สาํ หรบั เรื่องทัว่ ไปที่ไมม่ ีชน้ั ความเรว็ และไม่มชี ้ันความลบั ให้เสนออยู่ในแฟ้มเดยี วกันได้

บทที่ 5
ขอ้ เสนอแนะการร่างหนังสือ

1. การร่างหนังสอื ราชการเป็นเร่อื งยากหรอื ไม?่

คนส่วนใหญ่จะคิดว่า คนท่ีพูดจารู้เรื่องดี พูดเก่ง ก็น่าจะร่างหนังสือได้ ถึงแม้ภาษาจะไม่สละสลวย
สํานวนไม่ถกู ใจ กส็ ามารถมาปรับแตง่ ได้ แต่จากการที่ไดส้ มั ผัสกับคนประเภทน้ี จรงิ ๆ แล้ว ไม่ใช่เป็นอย่างที่
คดิ เพราะจากการได้อ่านเร่ืองท่คี นเหลา่ นี้เขยี นมา ไมส่ ามารถเข้าใจได้ว่า เขาจะบอกอะไร ต้องการอะไร แต่
พอสอบถามด้วยวาจา เขาสามารถตอบหรืออธิบายให้เราเข้าใจได้ “แต่ทําไมเขาจึงไม่สามารถเขียนออกมา
อยา่ งทเี่ ขาพูดได”้ นเ่ี ป็นประเดน็ สาํ คญั ของการรา่ งหนงั สือว่า เป็นหรือ ไมเ่ ป็น

2. ข้อเสนอแนะในการรา่ งหนงั สือ (ให้เปน็ )

1. ผู้ร่างหนังสือราชการ ควรฝึกฝนในการร่างหนังสือ ชอบท่ีจะเป็นคนอ่านหนังสือหรือบทความ
เพื่อจะได้นําสํานวน ภาษา หรือข้อความท่ีสามารถมาประยุกต์ใช้ให้เป็นประโยชน์ต่อการร่างหนังสือราชการ
ในแตล่ ะประเภทได้ดีย่ิงข้นึ

2. ผู้ร่างหนังสือราชการ ควรอดทนต่อการถูกติติง หรือการให้แก้ไขหนังสือจากผู้บังคับบัญชา และ
นําข้อผิดพลาด หรือข้อท่ีแก้ไขมาเป็นบทเรียน ทั้งน้ีให้คิดไปในทางที่ดีที่ว่า “การแก้ไขหนังสือเป็นเรื่อง
ธรรมดาที่ผู้บังคับบัญชาจะปรับปรุง เพ่ือให้ถ้อยคําหรือสํานวนในหนังสือฉบับนั้นมีความไพเราะและน่าอ่าน
มากยงิ่ ข้นึ ”

3. ผู้ร่างหนังสือราชการ ควรมีจุดมุ่งหมายท่ีหวังผล คือ ร่างอย่างมีจิตวิญญาณ เช่น ถ้าต้องการให้
ทราบถึงเหตุการณ์ ก็ต้องร่างให้ผู้อ่านเข้าใจเหมือนกับรู้เหตุการณ์นั้นด้วยตนเอง หรือถ้าต้องการขอความ
ร่วมมอื เรอ่ื งใด กต็ ้องร่างใหผ้ ้อู า่ น คลอ้ ยตามและยนิ ดใี ห้ความร่วมมอื ในเรือ่ งนน้ั ๆ

3. หลกั ในการร่างหนงั สือราชการ

ข้ันตอนการดาํ เนนิ การ
1. ศึกษาและจดจํารูปแบบของหนังสือราชการ (ตามระเบียบสํานักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสาร
บรรณ) ให้ถูกตอ้ งและแม่นยํา
2. เข้าใจในโครงสร้างของหนังสือราชการแต่ละชนิด เช่น หนังสือภายนอก หนังสือภายใน หนังสือ
ประทบั ตรา เปน็ ต้น
3. จับประเด็นของเรอ่ื งที่จะรา่ ง
4. บอกความประสงคใ์ หช้ ดั เจน เพ่อื ให้ผู้รับสามารถพจิ ารณาได้อยา่ งรวดเร็ว
5. กรณีมีความประสงคห์ ลายขอ้ ใหแ้ ยกเป็นขอ้ ๆ
6. กรณีจําเป็นจะต้องอ้างตัวบทกฎหมาย หรือตัวอย่างให้ระบุให้ชัดเจน เพื่อให้ผู้รับค้นหามา
ตรวจสอบไดส้ ะดวก
7. ใชถ้ ้อยคาํ กะทดั รดั ไดใ้ จความ
8. ใช้ถอ้ ยคาํ เป็นภาษาราชการ
9. การใช้ถอ้ ยคาํ ปฏเิ สธ ใหใ้ ชภ้ าษาทีน่ ุ่มนวล รน่ื หู
10. หลีกเลย่ี งถ้อยคาํ ท่เี ป็นคําซ้าํ ซ้อน คําฟมุ่ เฟอื ย
11. การใช้อกั ขระวิธี ตวั สะกด ตวั การันต์ และวรรคตอนให้ถกู ต้อง
12. ใช้คาํ ราชาศพั ทใ์ หถ้ ูกตอ้ ง

- 34 -

13. ระมดั ระวังในการใช้คาํ ที่มคี วามหมายใกลเ้ คียงกัน
14. หลีกเลยี่ งการใชค้ าํ ท่ีเป็นภาษาต่างประเทศให้มากที่สุด
15. ไมใ่ ชค้ าํ ท่ีใชใ้ นโฆษณา
16. อ่านและตรวจทานความถูกตอ้ งอกี ครง้ั หน่งึ

4. องคป์ ระกอบของการรา่ งหนังสอื

1. มีเอกภาพ หมายถึง มีจุดมุ่งหมายท่ีสําคัญเพียงเรื่องเดียว เนื้อหาไม่ปะปนจนทําให้เกิดความ
สบั สน

2. มีสัมพนั ธภาพ หมายถงึ มคี วามเช่อื มโยงของเน้ือความเป็นไปตามลําดับและตอ่ เนือ่ งกัน
3. มีความกระจ่าง หมายถึง เนื้อความชัดเจน ไม่คลุมเครือ สามารถเข้าใจได้ตรงตามวัตถุประสงค์
ของผู้เขยี น ไม่เกิดปญั หาในการตคี วาม
4. มอี ารมณค์ งท่ี หมายถงึ ผ้รู า่ งจะตอ้ งรักษาระดับของความคิด หรืออารมณใ์ หค้ งท่ี
5. มคี วามนา่ พอใจตดิ ตาม หมายถงึ เชิญชวนให้ผอู้ ่านติดตามเรอื่ งราวจนจบ

5. โครงสรา้ งในการรา่ งหนงั สอื ราชการ

ตอนท่ี 1 (คาํ ขึ้นตน้ )
1. หากเป็นเรื่องท่ีเคยติดต่อกันมาก่อน จะต้องดูถึงเร่ืองเดิม ว่าเคยเป็นมาอย่างไร ปกติให้ขึ้นต้น

ดว้ ยคําวา่ “ตาม ...” ลงท้ายดว้ ยคําวา่ “นน้ั ”
2. หากเป็นเร่ืองที่เกิดขึ้นใหม่ ซึ่งไม่เคยมีการติดต่อกันมา ก่อน จะต้องเขียนความประสงค์ หรือ

ความม่งุ หมาย โดยมเี หตุผลอยา่ งชัดเจน ปกตใิ ห้ขน้ึ ต้นดว้ ยคําวา่ “ดว้ ย...” หรือ “ เนอื่ งจาก ...”

ตอนท่ี 2 (จุดประสงค)์
1. ใหแ้ จง้ จุดประสงค์ท่ีมีหนงั สือไป เช่น การขอความร่วมมือ การขอความเห็น การขอความ

ชว่ ยเหลอื
2. ถ้ามจี ุดประสงคห์ ลายขอ้ ใหเ้ ขียนแยกออกเป็นข้อ ๆ ให้ชัดเจน

ตอนที่ 3 (คําลงทา้ ย)
ปกติจะขึ้นต้นด้วย คําว่า “จึง ...และต่อท้ายด้วยข้อความท่ีได้ระบุให้ปฏิบัติตาม หรือ ร้องขอ ตาม

ขอ้ ความท่ีไดร้ ะบุไวใ้ น ตอนที่ 2 ให้ชดั เจน เชน่
จึงเรียนมาเพ่ือโปรดทราบ/และถอื ปฏิบตั ิ
จงึ เรยี นมาเพื่อโปรดพจิ ารณา/สัง่ การ
จึงเรยี นมาเพอื่ โปรดพิจารณาให้ความอนเุ คราะห์/ ใหค้ วามรว่ มมือ

ภาคผนวก

- 36 -

ภาคผนวก ก

ตวั อย่าง การร่างหนังสือ ประเภทหนังสือเชิญ

มีข้นั ตอนการร่างหนงั สอื ดงั นี้
ย่อหนา้ แรก

แจง้ วัตถปุ ระสงคท์ ี่เชิญ
ยอ่ หน้าทส่ี อง

1. ให้ความสําคัญของผู้ถูกเชญิ
2. ให้รายละเอียดว่าผ้รู บั เชิญจะตอ้ งทําอะไร ทไี่ หน เมือ่ ใด

ย่อหนา้ สดุ ท้าย
1. แสดงความหวังทจี่ ะไดร้ ับการตอบรับเชิญ
2. แสดงความขอบคณุ ไว้ลว่ งหน้า

รูปแบบหนังสอื ทีเ่ ชิญ
1. กรณีทีเ่ ชิญบุคคลจากหนว่ ยงานภายนอกท่ีมิไดส้ งั กดั กระทรวงเดียวกัน ให้ใชร้ ปู แบบ

เปน็ หนังสอื ราชการภายนอก
2. กรณีทีเ่ ชญิ บุคคลจากหน่วยงานทส่ี ังกัดกระทรวงเดียวกนั ใหใ้ ช้รปู แบบเปน็ หนงั สือ

ราชการภายใน (คือ ทาํ เป็นบนั ทกึ เรยี นเชญิ )

- 37 -

ตัวอยา่ งหนงั สอื เชิญ

เร่อื ง ขอเรยี นเชญิ เปน็ วิทยากร

เรียน .....................................

ดว้ ย (หนว่ ยงาน) .............................................................. ไดจ้ ดั การฝึกอบรม
................................................................................และได้กําหนดใหม้ กี ารบรรยายในหวั ขอ้ วิชา
............................................................. ในวนั ท่ี ........................................... เวลา.....................

ณ..........................................................................

สาํ นักงานบริหารหนี้สาธารณะ ได้พจิ ารณาเหน็ ว่า ท่านเป็นผูม้ ีความรแู้ ละ
ประสบการณ์มากในเร่ือง ............................... และสามารถให้ความรแู้ กผ่ เู้ ขา้ รับการฝึกอบรมใน
หวั ข้อวิชาดังกล่าวไดเ้ ปน็ อยา่ งดี ในการน้ี สบน. จงึ ขอเรยี นเชญิ ทา่ นได้กรณุ าไปเปน็ วทิ ยากร
บรรยาย........................เพื่อใหค้ วามรแู้ กผ่ ู้เขา้ รับการฝกึ อบรม ตามวนั เวลา และสถานท่ีดังกลา่ ว
ดว้ ย จะขอบคุณยง่ิ

จึงเรียนมาเพ่ือโปรดพจิ ารณา และหวังเปน็ อยา่ งยิง่ ว่า จะไดร้ บั ความกรณุ าจาก
ท่าน และขอขอบคณุ มา ณ โอกาสนอ้ี กี ครงั้ หนง่ึ

ขอแสดงความนับถือ

(ลงช่ือ) ...........................................
(ชือ่ เตม็ )
(ตําแหนง่ )

(สว่ นราชการเจา้ ของเร่ือง)

- 38 -

หนังสือขอความร่วมมือ

มีขัน้ ตอนการร่างหนงั สือ ดังนี้
ย่อหนา้ แรก

แจง้ วัตถุประสงค์หรอื ความจาํ เป็นทจ่ี ะขอความรว่ มมอื
ยอ่ หนา้ ทสี่ อง

1. ต้องเขยี นกลอ่ มใจดว้ ยคารมตามสมควร
2. ชค้ี วามสาํ คัญของบคุ คลหรือหนว่ ยงานท่จี ะขอความรว่ มมอื
3. ระบปุ ระโยชนท์ ีจ่ ะได้รับจากความร่วมมือ
4. แจง้ วัตถุประสงคท์ ่จี ะขอความร่วมมอื ในลักษณะขอรอ้ ง
ยอ่ หนา้ สุดท้าย
1. ขอรอ้ งให้ดาํ เนินการ
2. แสดงความขอบคณุ ลว่ งหนา้

รูปแบบหนังสอื
1. กรณที ี่ขอความรว่ มมือจากหนว่ ยงานหรือบุคคลภายนอกท่ีมไิ ดส้ ังกัดกระทรวงเดยี วกนั

ให้ใช้รปู แบบเป็นหนงั สอื ราชการภายนอก
2. กรณที ข่ี อความร่วมมือจากหน่วยงานหรือบคุ คลท่ีเปน็ ข้าราชการท่สี งั กัดกระทรวง

เดียวกนั ให้ใชร้ ปู แบบเปน็ หนงั สือราชการภายใน (คือ ทาํ เป็นบนั ทึกเรยี นเชิญ)

- 39 -

ตัวอยา่ งหนังสือขอความรว่ มมอื

เรื่อง ขอความร่วมมือในการตอบแบบสอบถาม

เรียน ผู้อาํ นวยการสาํ นักงานบรหิ ารหนสี้ าธารณะ

สง่ิ ทีส่ ง่ มาดว้ ย แบบสอบถาม จาํ นวน 1 ชุด

ด้วยคณะกรรมการข้อมลู ข่าวสารของราชการ สาํ นกั นายกรัฐมนตรี ทําเนียบ
รัฐบาล จะทําการศกึ ษาวเิ คราะหผ์ ลการดําเนนิ งานการปฏิบตั ิตามพระราชบญั ญัติข้อมลู ข่าวสาร
ของราชการ พ.ศ. 2540 เพอ่ื ประกอบการพจิ ารณาดาํ เนินงานของคณะกรรมการฯ ตอ่ ไป

ในการน้ี คณะกรรมการขอ้ มลู ข่าวสารของราชการ สาํ นกั นายกรัฐมนตรี ทําเนยี บ
รัฐบาลได้พจิ ารณาเห็นวา่ สบน. ได้มีการดําเนนิ การตามพระราชบญั ญตั ิขอ้ มูลขา่ วสารของ
ราชการเปน็ ไปอย่างมีประสทิ ธิภาพ คณะกรรมการฯ จึงใครข่ อความรว่ มมือจาก สบน. ได้ตอบ
แบบสอบถามทสี่ ่งมาพรอ้ มน้ี เพือ่ คณะกรรมการฯ จะได้นาํ ขอ้ มูลดังกล่าวไปใช้ประโยชน์ในการ
ดําเนินงานตามพระราชบญั ญัติข้อมูลข่าวสารของราชการตอ่ ไป

จงึ เรยี นมาเพอื่ โปรดให้ความร่วมมอื ในการตอบแบบสอบถามตอ่ ไปดว้ ย และ
ขอขอบคุณลว่ งหนา้ มา ณ ทน่ี ้ี

ขอแสดงความนับถอื
(ลงชอ่ื ) ..................................

(ชอื่ เตม็ )
(ตําแหนง่ )

(สว่ นราชการเจ้าของเรือ่ ง)
โทร.

- 40 -

หนงั สือตอบปฏิเสธ

มีขัน้ ตอนการร่างหนงั สอื ดังนี้
ย่อหนา้ แรก

อ้างถึงเรือ่ งทหี่ น่วยงานนน้ั ๆ มีหนงั สอื เชิญ /หรอื ขอความรว่ มมือ
ยอ่ หน้าทส่ี อง

1. แสดงความขอบคณุ
2. ให้เหตุผลอยา่ งชัดเจนถงึ สาเหตทุ ่ีตอ้ งปฏิเสธ
3. ภาษาท่ีใช้ในการตอบปฏิเสธตอ้ งนุ่มนวล
ยอ่ หนา้ สุดทา้ ย
1. แสดงนาํ้ ใจหรอื ใหค้ วามหวังท่จี ะให้ความร่วมมือในโอกาสหนา้
2. แสดงความเสยี ใจ และขออภัยอีกครั้งหนึง่
รปู แบบหนงั สอื
1. กรณที ่ีตอบปฏเิ สธจากหน่วยงานหรอื บุคคลภายนอกท่มี ิไดส้ งั กัดกระทรวงเดียวกัน ให้
ใชร้ ูปแบบเป็นหนังสือราชการภายนอก
2. กรณที ่ีตอบปฏเิ สธจากหน่วยงานหรือบุคคลทเี่ ป็นข้าราชการที่สังกดั กระทรวงเดยี วกัน
ใหใ้ ช้รปู แบบเปน็ หนังสอื ราชการภายใน (คอื ทาํ เป็นบนั ทกึ เรียนเชิญ)

- 41 –
-

ตัวอย่างหนังสือตอบปฏเิ สธ

เรอื่ ง ขอความอนเุ คราะห์ใหข้ า้ ราชการช่วยงาน
เรยี น ผู้อาํ นวยการ / อธิบดี.....................................
อา้ งถึง หนงั สอื ............................ ที่ ............... / ............. ลงวันท่ี ............................

ตามหนงั สอื ที่อา้ งถงึ ขออนญุ าตให้นางสาว.................................................. ไป
ช่วยงานระหว่าง วนั ที่ ............ พฤษภาคม ถึงวันท่ี ........... พฤษภาคม 2554 นน้ั

สบน. ได้พิจารณาแลว้ เห็นวา่ ในช่วงเวลาดงั กลา่ ว นางสาว...........................
ได้รบั มอบหมายให้รับผิดชอบงานตามโครงการ ..............................หากนางสาว...................... ...
ไดใ้ ช้เวลาระหวา่ งน้นั ไปช่วยงาน จะทําใหง้ านดังกล่าวไม่แลว้ เสร็จ ตามกําหนดเวลา ดงั นน้ั สบน.
จงึ รู้สกึ เสยี ใจทไ่ี ม่สามารถอนญุ าตใหไ้ ปชว่ ยงานตามที.่ ..............ขอมาได้ อย่างไรก็ดี หากประสงค์
จะขอให้นางสาว.......................... ไปช่วยงานในโอกาสตอ่ ไป และไมม่ ขี อ้ ขดั ข้องดว้ ยเหตุสาํ คญั
ใด ๆ สบน. ยินดีใหค้ วามรว่ มมืออยา่ งเต็มที่

จงึ เรยี นมาเพ่อื โปรดทราบ และขออภัยมา ณ ทีน่ ี้

ขอแสดงความนบั ถือ

(ลงชอ่ื ) ..................................
(ช่อื เต็ม)
(ตาํ แหน่ง)

(สว่ นราชการเจ้าของเรอื่ ง)
โทร.

- 42 –

หนงั สอื สอบถามหรือขอขอ้ มูล

มีข้ันตอนการรา่ งหนงั สอื ดงั นี้
ย่อหนา้ แรก

1. แจ้งเหตุผลความเป็นมาในเร่อื งที่ต้องการสอบถาม
ยอ่ หนา้ ทสี่ อง

1. แจง้ รายละเอียดท่ีต้องการสอบถาม
2. เขยี นคาํ ถามเปน็ ข้อ ๆ แยกเปน็ ประเด็น
ยอ่ หนา้ สุดท้าย
1. แสดงความหวังท่จี ะไดร้ ับคาํ ตอบ
2. แสดงความขอบคุณทจี่ ะได้รบั คาํ ตอบล่วงหนา้
รูปแบบหนังสอื
1. กรณีท่เี ปน็ หนังสอื จากหน่วยงานหรือบุคคลภายนอกทีม่ ิได้สังกัดกระทรวงเดยี วกัน ให้
ใช้รูปแบบเป็นหนังสอื ราชการภายนอก
2. กรณีท่เี ปน็ หนังสือจากหน่วยงานหรือบุคคลท่ีเป็นขา้ ราชการทส่ี งั กดั กระทรวงเดยี วกนั
ใหใ้ ช้รปู แบบเปน็ หนงั สอื ราชการภายใน (คอื ทําเปน็ บนั ทึกเรียนเชญิ )

- 43 -

ตัวอย่างหนงั สือสอบถามหรือขอข้อมลู

เรื่อง ขอทราบข้อมลู เกี่ยวกบั วิธีและข้ันตอนในการจดทะเบยี นเปน็ ทีป่ รกึ ษา
เรยี น ผู้อํานวยการ ..........................

ดว้ ยมหาวทิ ยาลัย ...................กาํ ลังอยใู่ นระหวา่ งการดําเนินการรา่ งขอ้ บังคับ
ตา่ ง ๆ เพ่ือรองรับพระราชบัญญตั มิ หาวทิ ยาลัย ............. ในการเป็นมหาวิทยาลัยในกาํ กบั ของรฐั

มหาวิทยาลยั ................... ไดร้ ับทราบวา่ (หนว่ ยงาน สบน. )................... เป็น
หน่วยงานทรี่ ับจดทะเบยี นทป่ี รกึ ษาไทยทกุ สาขา ดังนน้ั ทางมหาวิทยาลัยจงึ ใครข่ อทราบข้อมลู
เก่ยี วกบั วิธีและขน้ั ตอนในการจดทะเบยี นเป็นที่ปรกึ ษา รวมทงั้ รายชื่อบรษิ ทั ทมี่ สี าขาทางดา้ น
การเงนิ การคลัง เพอ่ื ที่ทางมหาวิทยาลยั จะนํามาคดั เลือกสรรหาเป็นที่ปรึกษาให้กบั ทาง
มหาวทิ ยาลยั ต่อไป

จึงเรยี นมาเพื่อโปรดพิจารณา และหวงั เป็นอยา่ งย่ิงว่า จะไดร้ บั ความกรุณาใน
เรื่องข้อมูลดงั กล่าว และขอขอบคณุ ลว่ งหนา้ มา ณ โอกาสน้ี

ขอแสดงความนบั ถอื

(ลงช่ือ) ................................
(ช่ือเตม็ )
(ตาํ แหนง่ )

(สว่ นราชการเจา้ ของเรอื่ ง)
โทร.

- 44 -

หนังสอื ตอบข้อสอบถามหรือนาํ สง่ ข้อมูล

มีขัน้ ตอนการร่างหนงั สอื ดังน.้ี
ยอ่ หนา้ แรก

อ้างถงึ เรอื่ งที่หนว่ ยงานนน้ั ๆ ไดม้ หี นงั สอื สอบถามมา
ย่อหนา้ ทส่ี อง

1. ให้รายละเอยี ดครอบคลมุ ทุกเรอื่ งทีผ่ ้ถู ามตอ้ งการใหม้ ากท่สี ุด
2. ขอ้ มลู ใดทีไ่ ม่สามารถใหไ้ ด้ กค็ วรแสดงความเสยี ใจ (หรือขออภยั )

3. แนะนําใหห้ าข้อมลู จากแหล่งอ่นื
ยอ่ หนา้ สดุ ท้าย

1. แสดงไมตรจี ิตต่อผูถ้ าม โดยเอาใจช่วยใหก้ ารดาํ เนินงานของผู้ถามประสบความสาํ เรจ็
2. แสดงความพรอ้ มท่ีจะใหข้ ้อมูลในโอกาสต่อไป

รปู แบบหนังสอื
1. กรณีที่เป็นหนังสอื จากหน่วยงานหรือบคุ คลภายนอกทม่ี ไิ ดส้ ังกดั กระทรวงเดยี วกนั ให้

ใช้รปู แบบเปน็ หนังสอื ราชการภายนอก
2. กรณีท่ีเปน็ หนังสือจากหนว่ ยงานหรือบุคคลที่เป็นขา้ ราชการทส่ี งั กัดกระทรวงเดียวกนั

ใหใ้ ชร้ ปู แบบเป็นหนงั สือราชการภายใน (คอื ทําเป็นบนั ทกึ เรยี นเชญิ )

- 45 -

ตวั อยา่ งหนังสือตอบข้อสอบถามหรือใหข้ อ้ มลู

เรอื่ ง ขอความอนุเคราะห์ขอ้ มูล
เรียน (อธิการบด)ี ..........................

ตามที่ (มหาวทิ ยาลยั ) .................................... ได้ขอความอนุเคราะหข์ อ้ มลู
........................................................................................................................
........................................................................... น้นั

สาํ นักงานบริหารหน้สี าธารณะ (สบน.) ขอเรียนว่า ข้อมลู เกีย่ วกับวิธแี ละ
ข้นั ตอนในการจดทะเบียนเปน็ ทป่ี รึกษา รวมท้ังรายชือ่ บริษทั ท่ปี รกึ ษาทางดา้ นสาขาการเงนิ การ
คลงั นั้น ทาง สบน. ไดน้ าํ ลงในเวปซ์ไซด์ไว้เรียบร้อยแล้ว ดงั นน้ั ทางมหาวิทยาลัยสามารถดาวน์
โหลดข้อมลู ดงั กล่าวได้ตลอดเวลา และหากทางมหาวิทยาลัย ตอ้ งการขอ้ มลู ในเรือ่ งอืน่ เกี่ยวกบั
สบน. ทาง สบน. ยินดนี ําสง่ ขอ้ มลู ใหท้ ราบในโอกาสตอ่ ไป

จึงเรียนมาเพ่อื โปรดทราบ

ขอแสดงความนับถอื

(ลงช่อื ) ..................................
(ชือ่ เต็ม)
(ตําแหนง่ )

(ส่วนราชการเจา้ ของเรื่อง)
โทร.

- 46 -

ตัวอย่างระเบยี บวาระการประชมุ

ระเบยี บวาระการประชุม
คร้ังที่ /2554

วนั ที.่ ....... เดอื น ..................... พ.ศ. ....
ณ ......................................
เวลา .......................

ระเบยี บวาระท่ี 1 เรื่องทป่ี ระธานจะแจง้ ให้ที่ประชุมทราบ
................................................................................................................

ระเบยี บวาระที่ 2 เร่อื งรับรองการประชุมคร้ังทแี่ ล้ว
................................................................................................................

ระเบยี บวาระท่ี 3 เรื่องเพอ่ื ทราบ
................................................................................................................

ระเบยี บวาระที่ 4 สบื เน่อื งจากการประชุมครั้งทแี่ ลว้
................................................................................................................

ระเบียบวาระที่ 5 เร่ืองเสนอพิจารณา
................................................................................................................

ระเบียบวาระที่ 6 เร่อื งอน่ื ๆ (ถา้ มี)

- 47 -

ตวั อยา่ งรายงานการประชมุ

รายงานการประชมุ ...........................................
ครั้งที่ /

วันท่ี ...................................
ณ .......................................

ผู้มาประชมุ

1. นาย ประธานทีป่ ระชมุ

2. นาย กรรมการ

3. นาย กรรมการ

4. นางสาว กรรมการและเลขานกุ าร

5. นาย กรรมการและผู้ช่วยเลขานกุ าร

ผูไ้ ม่มาประชุม

6. นาย กรรมการ

7. นาย กรรมการ

ผู้เขา้ รว่ มประชมุ (ปกติจะเปน็ เจา้ หนา้ ท่ีหรอื ผู้ที่ไดร้ ับเชิญใหม้ าช้แี จงเรอ่ื งทห่ี นว่ ยงานตา่ ง ๆ เปน็ เจ้าของ

เรอ่ื งตอ่ ที่ประชุม)

8. นาย

9. นาย

เรม่ิ ประชมุ เวลา.................... น.

ประธานท่ปี ระชมุ กลา่ วเปิดประชมุ แลว้ แจง้ และเสนอเรอื่ งต่าง ๆ ให้ท่ีประชุมทราบและพจิ ารณา

ตามวาระดงั ต่อไปนี้

1. เร่ือง ประธานแจง้ ใหท้ ี่ประชุมทราบ
ประธานแจง้ เรื่องตา่ ง ๆ ให้ทปี่ ระชมุ ทราบดงั ต่อไปนี้

1.1 เร่อื ง
ประธานแถลง (แจ้ง) วา่ .............................................
ทปี่ ระชุมรับทราบ

1.2 เรือ่ ง
ประธานมอบหมายให้ นาย............................ (ตาํ แหนง่ ) ........................... แถลง (แจง้ )

เร่อื ง ...................... ดังน้ี .......................
ทปี่ ระชุมรบั ทราบ

2. เรอ่ื ง รบั รองรายงานการประชุมครั้งท่ี /
ประธานได้เสนอให้ทป่ี ระชุมพจิ ารณารบั รองรายงานการประชุมคร้งั ที่ / เมื่อวนั ที่ .....

เดือน ............ พ.ศ. ....
ทปี่ ระชมุ พิจารณาแล้วลงมติใหแ้ ก้ไขดังน้ี