คู่มือ การปฏิบัติงานสารบรรณ และรูปแบบการเขียน-พิมพ์หนังสือราชการ

- 48 -

1. หน้า 1 ใหแ้ กไ้ ขขอ้ ความบรรทดั ท่ี ............... ข้อความเดมิ “ “
ขอ้ ความใหม่ “ “

เมอื่ แก้ไขแล้ว ทป่ี ระชมุ รบั รองรายงานการประชุม

3. เรื่องสืบเนอ่ื ง (ถา้ มี)
โดยปกติจะเป็นเร่ืองท่ีประธานหรือที่ประชุมถามเพื่อติดตามเร่ืองต่าง ๆ ท่ีได้ตกลง

มอบหมายให้ผู้ใดผู้หน่ึงรับไปดําเนินการว่าได้ดําเนินการไอย่างใด มีปัญหาและอุปสรรคหรือไม่เป็นต้น หรือ
อาจเปน็ เร่อื งที่คา้ งจากการพิจารณาคราวก่อนเป็นเรื่องสบื เนื่องจะหยิบยกข้ึนมาพจิ ารณาก่อนในวาระนกี้ ็ได้

4. เรอื่ ง เสนอเพอ่ื พิจารณา
4.1 เรอ่ื ง
(การเสนอเรื่องเข้าสทู่ ่ีประชุม ฝ่ายเลขานกุ ารหรอื ผู้จัดประชุมควรจะจดั ทําวาระโดยชี้

ประเด็นให้ชดั เจนพร้อมเสนอข้อมูลเพื่อประกอบการพิจารณาด้วย)
4.2 เรอ่ื ง
ทปี่ ระชมุ เพื่อพิจารณาแลว้ ลงมติอนุมตั ิตามทเ่ี สนอ หรือลงมติไมอ่ นุมตั ิ เพราะ

......................... (เรอื่ งใดท่ีท่ปี ระชุมไมอ่ นุมตั ใิ ห้ช้ีเหตผุ ลประกอบด้วย)
4.3 เรือ่ ง
ทป่ี ระชมุ พจิ ารณาแลว้ ลงมตดิ งั น้ี
(1)
(2)
นอกจากนนั้ ที่ประชุมมีขอ้ สังเกตเกีย่ วกบั (ถา้ ม)ี ดังนี้

5. เรื่องอ่ืน ๆ (ถา้ ม)ี
(โดยปกติจะเป็นเร่ืองรีบด่วนท่ีเสนอขอเพ่ิมเติมวาระการพิจารณา หรือกรรมการสอบถาม

เร่ืองใดเร่ืองหน่ึงท่ีมีข้อสงสัยต่อประธานกรรมการ หรือเสนอขอให้นําเร่ืองใดเรื่องหนึ่งจัดทําเป็นวาระเข้า
มาพิจารณาในโอกาสต่อไป ถ้าประธาน หรือท่ีประชุมส่วนใหญ่เห็นชอบด้วย
ฝ่ายเลขานุการก็จะหาเอกสาร ขอ้ มูล และจดั ทาํ เป็นวาระเพือ่ พิจารณาในการประชมุ ครั้งตอ่ ไป)

เลกิ ประชมุ เวลา ................ น.

(นางสาว.......................................................) (นาย .............................................................)
กรรมการและผชู้ ่วยเลขานกุ าร กรรมการและเลขานกุ าร
ผูจ้ ด/บนั ทกึ รายงานการประชมุ
ผตู้ รวจ/บนั ทึกรายงานการประชมุ

- 49 –

ภาคผนวก ข

ระเบยี บสํานกั นายกรัฐมนตรี
ว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526
โดยที่เปน็ การสมควรปรบั ปรงุ ระเบยี บสํานกั นายกรฐั มนตรวี ่าดว้ ยงานสารบรรณ พ.ศ. 2506
เสยี ใหม่ใหเ้ หมาะสมยงิ่ ข้นึ คณะรัฐมนตรี จงึ วางระเบียบไว้ ดังตอ่ ไปนี้

ขอ้ 1 ระเบยี บนเี้ รียกว่า "ระเบียบสํานักนายกรัฐมนตรวี า่ ด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526
ขอ้ 2 ระเบยี บน้ีให้ใช้บังคบั ต้งั แตว่ ันที่ 1 มถิ ุนายน 2526 เปน็ ตน้ ไป
ขอ้ 3 ให้ยกเลิก

3.1 ระเบียบสํานกั นายกรฐั มนตรีวา่ ด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2506
3.2 ระเบียบสํานักนายกรฐั มนตรวี า่ ดว้ ยการลงชอ่ื ในหนังสอื ราชการ
3.3 ระเบียบสํานักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยการลงช่ือในหนังสือราชการ (ฉบบั ท่ี 2) พ.ศ. 2516
บรรดาระเบียบ ข้อบังคับ มติของคณะรัฐมนตรีและคําสั่งอ่ืนใด ในส่วนท่ีกําหนดไว้แล้วในระเบียบนี้ หรือซึ่ง
ขัดหรือขัดแยง้ กับระเบียบนี้ให้ใชร้ ะเบียบนแ้ี ทน เว้นแต่กรณีท่กี ลา่ วในขอ้ 5
ข้อ 4 ระเบียบนี้ให้ใช้บังคับแก่ส่วนราชการ ส่วนราชการใดมีความจําเป็นที่จะต้องปฏิบัติงานสารบรรณ
นอกเหนอื ไปจากทไ่ี ดก้ าํ หนดไว้ในระเบยี บนีใ้ ห้ขอทาํ ความตกลงกับผรู้ ักษาการตามระเบยี บนี้
ขอ้ 5 ในกรณที ่ีกฎหมายหรือระเบียบว่าดว้ ยการรกั ษาความปลอดภัยแห่งชาติ กําหนดวิธีปฏิบัติเกี่ยวกับงาน
สารบรรณไว้เป็นอยา่ งอื่นใหถ้ ือปฏิบตั ติ ามกฎหมายหรือระเบียบว่าด้วยการนัน้
ขอ้ 6 ในระเบียบนี้
"งานสารบรรณ" หมายความว่า งานท่ีเกี่ยวกับการบริหารงานเอกสารเร่ิมต้ังแต่การจัดทํา การรับ
การส่ง การเกบ็ รกั ษาการยืมจนถงึ การทําลาย
"หนังสือ" หมายความวา่ หนงั สอื ราชการ
"ส่วนราชการ" หมายความว่า กระทรวง ทบวง กรมสํานักงานหรือหน่วยงานอื่นใดของรัฐท้ังใน
ราชการบริหารสว่ นกลางราชการบริหารสว่ นภมู ภิ าค ราชการบริหารสว่ นท้องถ่ิน หรอื ในต่างประเทศ และให้
หมายความรวมถึงคณะกรรมการด้วย
"คณะกรรมการ" หมายความว่า คณะบคุ คลท่ีไดร้ บั มอบหมายจากทางราชการให้ปฏิบัติงานในเร่ือง
ใด ๆ และให้หมายความรวมถึงคณะอนุกรรมการคณะทํางาน หรือคณะบุคคลอื่นท่ีปฏิบัติงานในลักษณะ
เดยี วกนั
ข้อ 7 คําอธิบายซง่ึ กําหนดไวท้ ้ายระเบยี บ ให้ถอื ว่าเปน็ ส่วนประกอบทใ่ี ช้ในงานสารบรรณ และใหใ้ ช้
แนวทางในการปฏิบตั ิ

- 50 -

ข้อ 8 ให้ปลดั สาํ นักนายกรฐั มนตรีรกั ษาการตามระเบยี บนี้ และใหม้ อี ํานาจตคี วามและวินิจฉัยปญั หา
เก่ียวกบั การปฏบิ ัติตามระเบียบนี้รวมท้ังการแกไ้ ขเพมิ่ เติมภาคผนวกคําอธบิ าย กบั ให้มหี นา้ ทดี่ ําเนินการ
ฝึกอบรมเก่ียวกับงานสารบรรณการตีความ การวินิจฉัยปัญหาและการแก้ไขเพิ่มเติมภาคผนวก และ
คําอธบิ ายตามวรรคหน่งึ ปลดั สาํ นักนายกรัฐมนตรีจะขอความเห็นจาก คณะกรรมการพิจารณาปรับปรุงและ
พฒั นาระเบยี บสาํ นกั นายกรัฐมนตรเี พือ่ ประกอบการพิจารณากไ็ ด้

หมวด 1
ชนดิ ของหนงั สือ
ข้อ 9 หนงั สือราชการ คอื เอกสารทีเ่ ปน็ หลักฐานในราชการ ได้แก่
9.1 หนงั สือทม่ี ีไปมาระหว่างสว่ นราชการ
9.2 หนงั สอื ทส่ี ว่ นราชการมีไปถงึ หน่วยงานอ่ืนใดซ่งึ มิใชส่ ว่ นราชการ หรอื ท่มี ไี ปถงึ บุคคลภายนอก
9.3 หนังสือที่หน่วยงานอืน่ ใดซง่ึ มใิ ชส่ ่วนราชการหรือทบี่ ุคคลภายนอกมมี าถงึ สว่ นราชการ
9.4 เอกสารทที่ างราชการจัดทําขนึ้ เพ่ือเป็นหลกั ฐานราชการ
9.5 เอกสารทท่ี างราชการจัดทาํ ขน้ึ ตามกฎหมาย ระเบียบ หรือขอ้ บังคับ
ข้อ 10 หนังสอื มี 6 ชนิด คอื

ส่วนท่ี 1
หนังสอื ภายนอก
ข้อ 11 หนังสือภายนอก คือ หนังสือติดต่อราชการที่เป็นแบบพิธีโดยใช้ตราครุฑเป็นหนังสือติดต่อระหว่าง
สว่ นราชการหรอื ส่วนราชการมถี ึงหน่วยงานอื่นใดซงึ่ มิใชส่ ่วนราชการ หรือที่มีถึงบุคคลภายนอกให้จัดทําตาม
แบบที่ 1 ท้ายระเบยี บ โดยกรอกรายละเอียด ดังน้ี
11.1 ท่ี ให้ลงรหัสตัวพยัญชนะและเลขประจําของเจ้าของเร่ือง ตามท่ีกําหนดไว้ในภาคผนวก 1
ทับเลขทะเบียนหนังสือส่งสําหรับหนังสือของ คณะกรรมการให้กําหนดรหัสตัวพยัญชนะเพ่ิมขึ้นได้
ตามความจําเปน็
11.2 สว่ นราชการเจ้าของหนังสอื ให้ลงช่อื ส่วนราชการ สถานท่ีราชการหรือคณะกรรมการ ซ่ึง
เป็นเจ้าของหนังสอื นน้ั และโดยปกติใหล้ งท่ีตั้งไวด้ ว้ ย
11.3 วัน เดือน ปี ให้ลงตัวเลขของวันที่ ช่ือเต็มของเดือน และตัวเลขของปีพุทธศักราชที่ออก
หนงั สอื
11.4 เร่ือง ให้ลงเร่ืองย่อที่เป็นใจความสั้นท่ีสุดของหนังสือฉบับน้ัน ในกรณีที่เป็นหนังสือต่อเนื่อง
โดยปกติใหล้ งเรอ่ื งของหนังสือฉบบั เดมิ
11.5 ให้ใช้คําข้นึ ต้นตามฐานะของผู้รับหนังสือตามตาราง การการใช้คําขึ้นต้นสรรพนาม และคําลง
ท้ายท่ีกําหนดไว้ในภาคผนวก 2 แล้วลงตําแหน่งของผู้ที่หนังสือนั้นมีถึง หรือช่ือบุคคลในกรณีท่ีมีถึงตัวบุคคล
ไมเ่ ก่ยี วกบั ตําแหน่งหนา้ ท่ี
11.6 อ้างถึง (ถ้ามี) ให้อ้างถึงหนังสือที่เคยมีติดต่อกันเฉพาะ หนังสือที่ส่วนราชการผู้รับหนังสือ
ได้รับมาก่อนแล้วจะจากส่วนราชการใดก็ตามโดยให้ลงช่ือส่วนราชการเจ้าของหนังสือและเลขที่หนังสือวันที่
เดอื น ปี พุทธศกั ราชของหนังสือนั้นการอ้าง ถึง ให้อา้ งถงึ หนังสอื ฉบับสดุ ทา้ ยทตี่ ิดต่อกนั เพียงฉบับเดียว เว้น
แต่มีเรอ่ื งอ่ืนทีเ่ ปน็ สาระสาํ คัญ ต้องนาํ มาพิจารณา จึงอ้างถึงหนงั สือฉบับอื่น ๆ ที่เกี่ยวกับเร่ืองนั้นโดยเฉพาะ
ให้ทราบด้วย

- 51 -

11.7 ส่ิงท่สี ง่ มาด้วย (ถา้ ม)ี ให้ลงชื่อส่ิงของ เอกสาร หรือ บรรณสารท่ีส่งพร้อมกับหนังสือนั้น ใน
กรณีท่ไี มส่ ามารถส่งไปในซองเดยี วกนั ไดใ้ ห้แจ้งดว้ ยว่าสง่ ไปโดยทางใด

11.8 ข้อความ ให้ลงสาระสําคัญของเรื่องให้ชัดเจนและเข้าใจง่ายหากมีความประสงค์หลาย
ประการใหแ้ ยกเป็นข้อ ๆ

11.9 คําลงท้าย ให้ใช้คําลงท้ายตามฐานะของผู้รับหนังสือตามตาราง การใช้คําข้ึนต้น สรรพนาม
และคาํ ลงท้ายท่ีกาํ หนดไว้ในภาคผนวก 2

11.10 ลงช่ือ ให้ลงลายมือชื่อเจ้าของหนังสือและให้พิมพ์ชื่อเต็ม ของเจ้าของลายมือช่ือไว้ใต้
ลายมอื ชือ่ ตามรายละเอยี ดทีก่ าํ หนดไว้ในภาคผนวก 3

11.11 ตําแหนง่ ให้ลงตําแหนง่ ของเจา้ ของหนังสือ
11.12 ส่วนราชการเจา้ ของเร่ือง ให้ลงชอื่ ส่วนราชการเจ้าของเรื่อง หรือหนว่ ยงานทอี่ อกหนังสือถ้า
ส่วนราชการท่ีออกหนังสือ อยู่ในระดับกระทรวง หรือทบวง ให้ลงชื่อส่วนราชการเจ้าของเร่ืองทั้งระดับกรม
และกองถ้าส่วนราชการท่ีออกหนังสืออยู่ในระดับกรมลงมาให้ลงช่ือส่วนราชการเจ้าของเรื่องเพียงระดับกอง
หรอื หนว่ ยงานทีร่ ับผิดชอบ
11.13 โทร. ให้ลงหมายเลขโทรศัพท์ของส่วนราชการเจ้าของเร่ืองหรือ หน่วยงานท่ีออกหนังสือ
และหมายเลขภายในตสู้ าขา (ถ้าม)ี ไว้ด้วย
11.14 สําเนาส่ง (ถ้ามี) ในกรณีที่ผู้ส่งจัดทําสําเนาส่งไปให้ส่วน ราชการหรือบุคคลอื่นทราบและ
ประสงค์จะให้ผู้รับทราบว่าได้มีสําเนาส่งไปให้ ผู้ใดแล้วให้พิมพ์ช่ือเต็มหรือชื่อย่อของส่วนราชการหรือชื่อ
บุคคลท่ีส่งสําเนาไปให้เพ่ือให้เป็นที่เข้าใจระหว่างผู้ส่งและผู้รับถ้าหากมีรายชื่อที่ส่งมากให้พิมพ์ว่าส่งไปตาม
รายช่อื ที่แนบรายช่อื ไปดว้ ย

ส่วนท่ี 2
หนงั สอื ภายใน
ขอ้ 12 หนงั สอื ภายใน คือ หนังสือติดต่อราชการท่ีเป็นแบบพิธีน้อยกว่าหนังสือ ภายนอกเป็นหนังสือติดต่อ
ภายในกระทรวง ทบวงกรมหรือจังหวัดเดียวกันใช้กระดาษบันทึกข้อความ และให้จัดทําตามแบบที่ 2 ท้าย
ระเบยี บ โดยกรอกรายละเอยี ดดงั นี้
12.1 ส่วนราชการ ให้ลงชื่อส่วนราชการเจ้าของเร่ือง หรือหน่วยงานท่ีออกหนังสือโดยมี
รายละเอียดพอสมควรโดยปกติถ้าส่วนราชการท่ีออกหนังสืออยู่ระดับกรมข้ึนไป ให้ลงชื่อส่วนราชการ
เจา้ ของเรอ่ื งท้ังระดบั กรมและกองเจา้ ของเร่อื งพร้อมท้ังหมายเลขโทรศพั ท(์ ถ้ามี)
12.2 ท่ี ให้ลงรหัสตัวพยัญชนะและเลขประจําของเจ้าของเรื่องตามท่ีกําหนดไว้ในภาคผนวก 1
ทบั เลขทะเบียนหนงั สอื ส่งสําหรับหนังสือของคณะกรรมการ ให้กําหนดรหัสตัวพยัญชนะเพ่ิมข้ึนได้ตามความ
จําเปน็
12.3 วันที่ ใหล้ งตวั เลขของวันที่ ชือ่ เตม็ ของเดือนและตวั เลขของปีพทุ ธศกั ราชท่อี อกหนงั สอื
12.4 เร่ือง ให้ลงเรื่องย่อที่เป็นใจความส้ันท่ีสุดของหนังสือฉบับนั้น ในกรณีที่เป็นหนังสือต่อเน่ือง
โดยปกติให้ลงเรอ่ื งของหนังสอื ฉบับเดมิ
12.5 คาํ ขนึ้ ต้น ให้ใชค้ ําข้นึ ต้นตามฐานะของผูร้ บั หนงั สือตามตารางการใชค้ ําข้ึนต้น สรรพนาม และ
คําลงท้ายท่ีกําหนดไว้ในภาคผนวก 2แล้วลงตําแหน่งของผู้ท่ีหนังสือน้ันมีถึง หรือช่ือบุคคลในกรณีท่ีมีถึงตัว
บคุ คลไม่เกี่ยวกับตาํ แหนง่ หนา้ ท่ี

- 52 -

12.6 ข้อความ ให้ลงสาระสําคัญของเรื่องให้ชัดเจนและเข้าใจง่ายหากมีความประสงค์หลาย
ประการ ให้แยกเปน็ ขอ้ ๆในกรณที ่มี กี ารอา้ งถงึ หนงั สอื ท่เี คยมีตดิ ตอ่ กันหรอื มสี ่ิงทีส่ ง่ มาดว้ ย ใหร้ ะบไุ ว้ในข้อน้ี

12.7 ลงช่ือและตําแหน่งให้ปฏิบัติตามข้อ 11.10 และข้อ 11.11 โดยอนุโลมในกรณีที่กระทรวง
ทบวง กรมหรือจงั หวดั ใด ประสงค์จะกําหนดแบบการเขียนโดยเฉพาะเพื่อใช้ตามความเหมาะสมกใ็ ห้กระทาํ ได้

สว่ นท่ี 3
หนังสือประทบั ตรา
ข้อ 13 หนงั สือประทบั ตรา คือ หนังสือทใี่ ช้ประทับตราแทนการลงช่ือของหัวหน้าส่วนราชการระดับกรมข้ึน
ไปโดยให้หัวหน้าส่วนราชการระดับกองหรือผู้ที่ได้รับมอบหมายจากหัวหน้าส่วนราชการระดับกรมข้ึนไปเป็น
ผู้รับผิดชอบลงชื่อย่อกํากับตราหนังสือประทับตราให้ใช้ได้ท้ังระหว่างส่วนราชการกับส่วนราชการและ
ระหวา่ งส่วนราชการกับบคุ คลภายนอก เฉพาะกรณีท่ีไม่ใช่เร่อื งสําคัญ ไดแ้ ก่
13.1 การขอรายละเอียดเพ่มิ เตมิ
13.2 การสง่ สําเนาหนังสือ สิ่งของ เอกสาร หรือบรรณสาร
13.3 การตอบรับทราบท่ีไม่เก่ียวกบั ราชการสาํ คัญหรือการเงิน
13.4 การแจง้ ผลงานทีไ่ ด้ดําเนนิ การไปแลว้ ให้ส่วนราชการท่เี กีย่ วข้องทราบ
13.5 การเตือนเรอื่ งทค่ี า้ ง
13.6 เร่ืองซ่งึ หวั หน้าส่วนราชการระดับกรมขนึ้ ไปกําหนดโดยทาํ เปน็ คําสัง่ ให้ใช้หนังสอื ประทบั ตรา
ข้อ 14 หนังสือประทับตรา ใช้กระดาษตราครุฑ และให้จัดทําตามแบบท่ี 3 ท้ายระเบียบ โดยกรอก
รายละเอยี ดดังน้ี
14.1 ท่ี ให้ลงรหัสตัวพยัญชนะและเลขประจําของเจ้าของเร่ือง ตามที่กําหนดไว้ในภาคผนวก 1
ทับเลขทะเบียนหนงั สอื ส่ง
14.2 ถงึ ใหล้ งช่ือส่วนราชการ หน่วยงาน หรอื บุคคลท่หี นังสอื น้ันมีถึง
14.3 ขอ้ ความ ให้ลงสาระสําคัญของเรือ่ งให้ชัดเจนและเขา้ ใจง่าย
14.4 ชอ่ื สว่ นราชการท่ีสง่ หนังสือออก ใหล้ งชือ่ สว่ นราชการที่ส่งหนังสือออก
14.5 ตราชือ่ ส่วนราชการให้ประทบั ตราชื่อส่วนราชการตามข้อ 72 ด้วยหมกึ แดงและให้
ผูร้ ับผดิ ชอบลงลายมอื ช่อื ย่อกาํ กบั ตรา
14.6 วัน เดือน ปี ให้ลงตัวเลขของวันที่ ชื่อเต็มของเดือนและตัวเลขของปีพุทธศักราชท่ีออก
หนังสือ
14.7 ส่วนราชการเจา้ ของเรอ่ื ง ใหล้ งช่อื สว่ นราชการเจา้ ของเรอ่ื ง หรอื หน่วยงานท่อี อกหนังสอื
14.8 โทร. หรือที่ต้ัง ให้ลงหมายเลขโทรศัพท์ของส่วนราชการเจ้าของเรื่อง ด้วยและหมายเลข
ภายในตู้สาขา (ถ้ามี) ในกรณีที่ไม่มีโทรศัพท์ให้ลงช่ือท่ีต้ังของส่วนราชการเจ้าของเรื่องโดยให้ลงตําบลที่อยู่
ตามความจาํ เปน็ และแขวงไปรษณยี ์ (ถา้ ม)ี

สว่ นท่ี 4
หนังสือสั่งการ

ข้อ 15 หนงั สือส่งั การ ให้ใชต้ ามแบบที่กําหนดไวใ้ นระเบียบนี้ เวน้ แต่จะมกี ฎหมายกาํ หนดแบบไว้โดยเฉพาะ
หนังสอื สง่ั การมี 3 ชนดิ ไดแ้ ก่ คําส่ัง ระเบยี บ และขอ้ บังคบั

- 53 -

ข้อ 16 คาํ สงั่ คอื บรรดาข้อความท่ีผู้บังคับบัญชาส่ังการให้ปฏิบัติโดยชอบด้วยกฎหมายใช้กระดาษตราครุฑ
และให้จดั ตามแบบท่ี 4 รปู แบบคําสั่งทา้ ยระเบยี บ โดยกรอกรายละเอียดดังน้ี

16.1 คําสั่ง ใหล้ งชื่อส่วนราชการหรอื ตําแหน่งของผู้มีอาํ นาจที่ออกคําสง่ั รูปแบบคาํ สง่ั
16.2 ที่ ให้ลงเลขที่ท่ีออกคําส่ัง โดยเร่ิมฉบับแรกจากเลข 1 เรียงเป็นลําดับไปจนส้ินปีปฏิทินทับ
เลขปพี ทุ ธศักราชท่อี อกคาํ สัง่
16.3 เร่ือง ให้ลงชื่อเร่อื งที่ออกคาํ สัง่
16.4 ข้อความ ให้อ้างเหตุที่ออกคําสั่ง และอ้างถึงอํานาจที่ให้ออกคําสั่ง (ถ้ามี) ไว้ด้วยแล้วจึงลง
ขอ้ ความทสี่ ัง่ และวนั ใช้บงั คบั
16.5 ส่ัง ณ วันท่ี ให้ลงตวั เลขของวนั ท่ี ขอื่ เต็มของเดอื น และตวั เลขของปพี ทุ ธศกั ราชทอ่ี อกคาํ ส่ัง
16.6 ลงชื่อ ใหล้ งลายมอื ชื่อผู้ออกคาํ สั่ง และพมิ พช์ ื่อเต็มของเจ้าของลายมือชือ่ ไว้ใตล้ ายมือชอื่
16.7 ตาํ แหนง่ ใหล้ งตาํ แหน่งของผอู้ อกคาํ ส่ัง
ขอ้ 17 ระเบียบ คือ บรรดาข้อความที่ผู้มีอํานาจหน้าท่ีได้วางไว้โดยจะอาศัยอํานาจของกฎหมายหรือไม่ก็ได้
เพ่ือถือเป็นหลักปฏิบัติงานเป็นการประจํา ใช้กระดาษตราครุฑ และให้จัดทําตามแบบท่ี 5 ท้ายระเบียบโดย
กรอกรายละเอยี ดดงั น้ี
17.1 ระเบียบ ใหล้ งชื่อส่วนราชการทอี่ อกระเบยี บ
17.2 วา่ ดว้ ย ให้ลงช่ือของระเบยี บ
17.3 ฉบับท่ี ถา้ เป็นระเบยี บที่กล่าวถึงเป็นคร้ังแรกในเร่อื งน้ัน ไม่ต้องลงว่าเป็นฉบับทเ่ี ทา่ ใด
17.4 พ.ศ. ให้ลงตวั เลขของปีพุทธศักราชที่ออกระเบยี บ
17.5 ข้อความ ให้อ้างเหตผุ ลโดยย่อ เพอื่ แสดงถึงความมงุ่ หมายทีต่ ้องออกระเบยี บ
17.6 ข้อ ให้เรียงข้อความท่ีจะใช้เป็นระเบียบเป็นข้อ ๆ โดยให้ข้อ 1 เป็นช่ือระเบียบข้อ 2 เป็นวัน
ใช้บังคับกําหนดว่าให้ใช้บังคับตั้งแต่เม่ือใดและข้อสุดท้าย เป็นข้อผู้รักษาการระเบียบใดถ้ามีมากข้อหรือ
หลายเร่ืองจะแบง่ เปน็ หมวดก็ได้
17.7 ประกาศ ณ วนั ท่ี ใหล้ งตวั เลขของวันที่ ชื่อเตม็ ของเดือน และตัวเลขของปีพุทธศักราชที่ออก
ระเบียบ
17.8 ลงช่อื ให้ลงลายมอื ชอ่ื ผอู้ อกระเบยี บ และพิมพช์ อื่ เตม็ ของเจา้ ของลายมือชือ่ ไวใ้ ต้ลายมอื ชอ่ื
17.9 ตําแหนง่ ใหล้ งตาํ แหนง่ ของผู้ออกระเบยี บ
ข้อ 18 ขอ้ บังคับ คอื บรรดาข้อความท่ีผู้มีอํานาจหน้าท่ีกําหนดให้ใช้โดยอาศัยอํานาจของกฎหมายท่ีบัญญัติ
ใหก้ ระทําได้
18.1 ข้อบังคบั ใหล้ งช่อื ส่วนราชการทอ่ี อกขอ้ บังคับ
18.2 ว่าด้วย ใหล้ งช่ือของข้อบงั คบั
18.3 ฉบบั ท่ี ถา้ เป็นข้อบงั คับทีก่ ลา่ วถึงเป็นครั้งแรกในเรื่องน้ัน ไม่ต้องลงว่าเป็นฉบับที่เท่าใด แต่ถ้า
เป็นขอ้ บงั คบั
18.4 พ.ศ. ให้ลงตวั เลขของปพี ุทธศกั ราชท่อี อกข้อบังคับ
18.5 ข้อความ ให้อ้างเหตุผลโดยย่อเพ่ือแสดงถึงความมุ่งหมายท่ีต้องออกข้อบังคับและอ้างถึง
กฎหมาย
18.6 ข้อ ให้เรียงข้อความที่จะใช้บังคับเป็นข้อ ๆ โดยให้ ข้อ 1 เป็นชื่อข้อบังคับ ข้อ 2 เป็นวันใช้
บังคับกําหนดว่าให้ใช้บังคับตั้งแต่เม่ือใดและข้อสุดท้ายเป็นข้อผู้รักษาการข้อบังคับใดถ้ามีมากข้อหรือหลาย
เรือ่ งจะแบ่งเปน็ หมวดก็ได้โดยใหย้ า้ ยขอ้ ผ้รู กั ษาการไปเป็นข้อสุดทา้ ยก่อนทีจ่ ะข้ึนหมวด 1

- 54 -

18.7 ประกาศ ณ วันท่ี ให้ลงตัวเลขของวันท่ี ช่ือเต็มของเดือน และตัวเลขของปีพุทธศักราชท่ีออก
ขอ้ บังคบั

18.8 ลงช่อื ให้ลงลายมอื ช่ือผู้ออกข้อบังคบั และพิมพช์ ือ่ เต็มของเจ้าของลายมือช่ือไวใ้ ต้ลายมือช่อื
18.9 ตําแหน่ง ให้ลงตําแหน่งของผ้อู อกข้อบังคับ

ส่วนท่ี 5
หนังสอื ประชาสัมพนั ธ์
ข้อ 19 หนังสือประชาสัมพันธ์ ให้ใช้ตามแบบที่กําหนดไว้ในระเบียบนี้ เว้นแต่จะมีกฎหมายกําหนดแบบไว้
โดยเฉพาะหนงั สอื ประชาสัมพนั ธ์มี 3 ชนดิ ได้แก่ ประกาศ แถลงการณ์ และข่าว
ข้อ 20 ประกาศ คือ บรรดาข้อความที่ทางราชการประกาศหรือช้ีแจงให้ทราบ หรือแนะแนวทางปฏิบัติ ใช้
กระดาษตราครุฑ
20.1 ประกาศ ใหล้ งช่อื สว่ นราชการทีอ่ อกประกาศ
20.2 เรื่อง ให้ลงชอ่ื เร่อื งทป่ี ระกาศ
20.3 ขอ้ ความ ใหอ้ ้างเหตผุ ลท่ตี อ้ งออกประกาศและข้อความทป่ี ระกาศ
20.4 ประกาศ ณ วันท่ี ให้ลงตัวเลขของวันที่ ชื่อเต็มของเดือนและตัวเลขของปีพุทธศักราชที่ออก
ประกาศ
20.5 ลงช่อื ใหล้ งลายมือชอ่ื ออกประกาศ และพิมพช์ อื่ เตม็ ของเจ้าของลายมอื ช่ือไวใ้ ตล้ ายมือชอื่
20.6 ตาํ แหน่ง ให้ลงตําแหนง่ ของผูอ้ อกประกาศในกรณที กี่ ฎหมายกําหนดให้ทําเป็นแจง้ ความ
ข้อ 21 แถลงการณ์ คือ บรรดาข้อความท่ีทางราชการแถลงเพ่ือทําความเข้าใจในกิจการของทางราชการ
หรอื เหตกุ ารณ์หรือกรณีใด ๆ ใหท้ ราบชัดเจนโดยท่ัวกัน ใชก้ ระดาษตราครุฑ และให้จัดทําตามแบบท่ี 8 ท้าย
ระเบยี บโดยกรอกรายละเอียดดงั นี้
21.1 แถลงการณ์ ใหล้ งชอ่ื สว่ นราชการที่ออกแถลงการณ์
21.2 เรอ่ื ง ใหล้ งชอื่ เร่อื งทอ่ี อกแถลงการณ์
21.3 ฉบับท่ี ใช้ในกรณีท่ีจะต้องออกแถลงการณ์หลายฉบับในเรื่องเดียวท่ีต่อเนื่องกันให้ลงฉบับที่
เรยี งตามลําดบั ไวด้ ้วย
21.4 ขอ้ ความ ให้อา้ งเหตผุ ลทตี่ ้องออกแถลงการณแ์ ละข้อความทแ่ี ถลงการณ์
21.5 ส่วนราชการท่ีออกแถลงการณ์ ให้ลงชอื่ ส่วนราชการท่ีออกแถลงการณ์
21.6 วัน เดือน ปี ให้ลงตัวเลขของวันท่ี ชื่อเต็มของเดือน และตัวเลขของปีพุทธศักราชที่ออก
แถลงการณ์
ข้อ 22 ข่าว คือ บรรดาข้อความที่ทางราชการเห็นสมควรเผยแพร่ให้ทราบ ให้จัดทําตามแบบที่ 9ท้าย
ระเบียบโดยกรอกรายละเอยี ดดังนี้
22.1 ขา่ ว ใหล้ งชือ่ สว่ นราชการทอี่ อกขา่ ว
22.2 เรื่อง ให้ลงช่ือเร่อื งทอ่ี อกขา่ ว
22.3 ฉบับที่ ใชใ้ นกรณที จ่ี ะตอ้ งออกข่าวหลายฉบับในเรือ่ งเดียวท่ตี ่อเน่ืองกนั ใหล้ งฉบับท่เี รียง
ตามลําดบั ไว้ด้วย
22.4 ข้อความ ให้ลงรายละเอยี ดเกย่ี วกับเรื่องของขา่ ว
22.5 สว่ นราชการท่อี อกขา่ ว ใหล้ งชอ่ื ส่วนราชการท่อี อกขา่ ว
22.6 วัน เดือน ปี ให้ลงตัวเลขของวันท่ี ชือ่ เตม็ ของเดือน และตวั เลขของปพี ุทธศักราชทอี่ อกข่าว

- 55 -

ส่วนที่ 6
หนังสอื ทเี่ จา้ หน้าทท่ี าํ ขน้ึ หรอื รบั ไว้เปน็ หลกั ฐานในราชการ
ขอ้ 23 หนงั สือที่เจา้ หนา้ ทท่ี ําขึ้นหรือรับไว้เป็นหลักฐานในราชการ คือ หนังสือท่ีทางราชการทําข้ึนนอกจาก
ท่ีกล่าวมาแล้วข้างต้นรับไว้เป็นหลักฐานของทางราชการ มี 4 ชนิด คือ หนังสือรับรองรายงาน การประชุม
บันทึก และหนงั สืออืน่
ข้อ 24 หนังสือรับรอง คือ หนังสือท่ีส่วนราชการออกให้เพื่อรับรองแก่ บุคคล นิติบุคคล หรือหน่วยงานเพ่ือ
วัตถุประสงค์อย่างหน่ึงอย่างใดให้ปรากฏแก่บุคคลโดยทั่วไปไม่จําเพาะเจาะจง ใช้กระดาษตราครุฑ และให้
จดั ทาํ ตามแบบที่ 10ทา้ ยระเบยี บ โดยกรอกรายละเอียดดังน้ี
24.1 เลขท่ี ให้ลงเลขที่ของหนังสือรับรองโดยเฉพาะ เร่ิมตั้งแต่เลข ท่ี 1 เรียงเป็นลําดับไปจนถึงสิ้น
ปีปฏิทินทับเลขปีพุทธศักราชที่ออกหนังสือรับรอง หรือลงเลขที่ของหนังสือท่ัวไปตามแบบหนังสือภายนอก
อย่างหนึง่ อย่างใด
24.2 ส่วนราชการเจ้าของหนังสือ ให้ลงชื่อส่วนราชการซ่ึงเป็นเจ้าของหนังสือนั้นและจะลงสถาน
ท่ีต้ังของสว่ นราชการเจ้าของหนงั สอื ด้วยก็ได้
24.3 ข้อความ ให้ลงข้อความขึ้นต้นว่า หนังสือฉบับนี้ให้ไว้เพ่ือรับรองว่า แล้วต่อด้วยช่ือบุคคล นิติ
บุคคลหรือหน่วยงานท่ีทางราชการรับรองในกรณีเป็นบุคคลให้พิมพ์ช่ือเต็มโดยมีคํานําหน้านามชื่อ
นามสกุล ตาํ แหนง่ หนา้ ท่ี และสังกดั หนว่ ยงานท่ีผู้นนั้ ทาํ งานอยู่อยา่ งชัดแจง้ แลว้ จงึ ลงขอ้ ความทร่ี ับรอง
24.4 ให้ไว้ ณ วันที่ ให้ลงตัวเลขของวันที่ ช่ือเต็มของเดือน และตัวเลขของปีพุทธศักราชท่ีออก
หนังสอื รบั รอง
24.5 ลงชื่อ ให้ลงลายมอื ชื่อหวั หน้าสว่ นราชการผู้ออกหนงั สอื หรอื ผูท้ ่ไี ดร้ ับมอบหมายและพิมพ์ชื่อ
เตม็ ของเจ้าของลายมือช่อื ไว้ในลายมอื ช่อื
24.6 ตาํ แหนง่ ให้ลงตาํ แหนง่ ของผู้ลงลายมอื ชื่อในหนงั สอื
24.7 รูปถ่ายและลายมือช่ือผู้ได้รับการรับรอง ในกรณีที่การรับรองเป็นเร่ืองสําคัญท่ีออกให้แก่
บุคคลให้ติดรูปถ่ายของผู้ท่ีได้รับการรับรอง ขนาด 4*6 เซนติเมตร หน้าตรง ไม่สวมหมวก ประทับตรา
ชือ่ สว่ นราชการทอ่ี อกหนังสือบนขอบล่างด้านขวาของรูปถา่ ยคาบตอ่ ลงบนแผ่นกระดาษ และให้ผนู้ ั้น
ลงลายมือชือ่ ไวใ้ ต้รูปถา่ ยพรอ้ มทัง้ พมิ พช์ ่ือเต็มของเจ้าของลายมือช่ือไว้ใต้ลายมือชื่อดว้ ย
ข้อท่ี 25 รายงานการประชุม คือ การบันทึกความคิดเห็นของผู้มาประชุม ผู้เข้าร่วมประชุม และมติของ
ทป่ี ระชุมไวเ้ ป็นหลักฐานให้จดั ทําตามแบบท่ี 11 ทา้ ยระเบยี บ โดยกรอกรายละเอยี ดดงั นี้
25.1 รายงานการประชมุ ให้ลงชอื่ คณะที่ประชุมหรอื ชอื่ การประชมุ นน้ั
25.2 ครงั้ ที่ ให้ลงครงั้ ที่ประชมุ
25.3 เมือ่ ใหล้ งวันเดอื นปีท่ีประชมุ
25.4 ณ ใหล้ งสถานทท่ี ป่ี ระชมุ
25.5 ผู้มาประชุม ให้ลงชื่อและหรือตําแหน่งของผู้ได้รับแต่งต้ังเป็นคณะที่ประชุม ซึ่งมาประชุมใน
กรณีท่มี ีผมู้ าประชุมแทนให้ลงชอ่ื ผู้มาประชมุ แทน และลงวา่ มาประชุมแทนผู้ใดหรือตาํ แหน่งใด
25.6 ผู้ไม่มาประขุม ให้ลงช่ือและหรือตําแหน่งของผู้ท่ีได้รับการแต่งตั้งเป็นคณะที่ประชุม ซึ่งมิ
ได้มาประชุมพร้อมทัง้ เหตผุ ล (ถา้ มี)
25.7 ผเู้ ข้าร่วมประชุม ให้ลงชือ่ และหรือตําแหน่งของผู้ที่มไิ ดร้ ับการแต่งต้ังเป็นคณะที่ประชุม ซ่ึงได้
เข้ารว่ มประชุม (ถา้ ม)ี
25.8 เรมิ่ ประชุมเวลา ให้ลงเวลาท่ีเร่มิ ประชุม

- 56 -

25.9 ข้อความ ให้บันทึกข้อความท่ีประชุม โดยปกติเริ่มต้นด้วยประธานกล่าวเปิดประชุมและเร่ือง
ท่ปี ระชมุ กับมติหรอื ขอ้ สรุปของท่ีประชมุ ในแตล่ ะเร่อื งตามลําดับ

25.10 เลกิ ประชมุ เวลา ให้ลงเวลาทีเ่ ลิกประชมุ
25.11 ผู้จดรายงานการประชมุ ให้ลงช่อื ผจู้ ดรายงานการประชมุ ครง้ั น้นั
ข้อท่ี 26 บันทึก คือ ข้อความซ่ึงผู้ใต้บังคับบัญชาเสนอต่อผู้บังคับบัญชา หรือผู้บังคับบัญชาสั่งการแก่
ผู้ใตบ้ ังคับบัญชาหรือข้อความทเี่ จ้าหน้าทห่ี รือหน่วยงานระดับต่ํากว่าส่วนราชการระดับกรมติดต่อกัน ในการ
ปฏิบตั ิราชการโดยปกติใหใ้ ช้กระดาษบันทึกขอ้ ความและใหม้ ีหัวขอ้ ดงั ตอ่ ไปนี้
26.1 ชื่อตําแหน่งทบี่ นั ทึกถงึ โดยใชค้ าํ ขนึ้ ต้นตามทีก่ าํ หนดไว้ในภาคผนวก 2
26.2 สาระสําคญั ของเร่อื ง ให้ลงใจความของเรือ่ งทบ่ี นั ทกึ ถา้ มเี อกสารประกอบกใ็ หร้ ะบุไวด้ ว้ ย
26.3 ชื่อและตําแหนง่ ให้ลงลายมอื ชอ่ื และตําแหน่งของผู้บันทึก และในกรณีท่ีไม่ใช้กระดาษบันทึก
ข้อความให้ลงวันเดือนปีท่ีบันทึกไว้ด้วยการบันทึกต่อเน่ือง โดยปกติให้ผู้บันทึกระบุคําขึ้นต้นใจความบันทึก
และลงช่ือเช่นเดียวกับที่ได้กล่าวไว้ข้างต้นและให้ลงวัน เดือน ปี กํากับใต้ลายมือชื่อผู้บันทึก หากไม่มี
ความเหน็ ใดเพ่มิ เติมให้ลงช่ือและวัน เดือน ปี กํากบั เทา่ นัน้
ขอ้ ที่ 27 หนงั สืออน่ื คือ หนังสือ หรอื เอกสารอน่ื ใดท่เี กดิ ขึน้ เนอ่ื งจากการปฏบิ ัติงานของเจ้าหน้าท่ี เพื่อเป็น
หลักฐานในทางราชการซ่ึงรวมถึง ภาพถ่าย ฟิล์ม แถบบันทึกเสียง แถบบันทึกภาพด้วย หรือหนังสือของ
บุคคลภายนอก ที่ยื่นต่อเจ้าหน้าท่ีและเจ้าหน้าท่ีได้รับเข้าทะเบียนรับหนังสือของทางราชการแล้วมีรูปแบบ
ตามท่ีกระทรวงทบวงกรมจะกําหนดขึ้นใช้ตามความเหมาะสม เว้นแต่มีแบบตามกฎหมายเฉพาะเรื่องให้ทํา
ตามแบบ เชน่ โฉนด แผนท่ี แบบ แผนผัง สญั ญาหลักฐานการสบื สวนและสอบสวน และคําร้อง เป็นต้น

ส่วนท่ี 7
บทเบด็ เตลด็
ขอ้ 28 หนงั สอื ท่ีต้องปฏิบัติให้เร็วกว่าปกติ เป็นหนังสือที่ต้องจัดส่ง และดําเนินการทางสารบรรณด้วยความ
รวดเรว็ เปน็ พเิ ศษ แบ่งเป็น 3 ประเภทคือ
28.1 ด่วนท่ีสดุ ใหเ้ จ้าหน้าทป่ี ฏิบตั ใิ นทนั ทที ไี่ ด้รับหนงั สือนนั้
28.2 ด่วนมาก ใหเ้ จ้าหนา้ ท่ปี ฏบิ ตั โิ ดยเร็ว
28.3 ด่วน ใหเ้ จ้าหนา้ ทป่ี ฏบิ ัตเิ รว็ กวา่ ปกติ เทา่ ท่ีจะทําได้
ให้ระบชุ ั้นความเรว็ ด้วยตวั อกั ษรสีแดงขนาดไม่เล็กกว่าตัวพิมพ์โป้ง 32 พอยท์ให้เห็นได้ชัดบนหนังสือและบน
ซองตามที่กําหนดไว้ในแบบท่ี 1 แบบท่ี 2 แบบท่ี 3 และแบบที่ 15ท้ายระเบียบ โดยให้ระบุคําว่า ด่วน ด่วน
มากหรือ ด่วนท่ีสุด สําหรับหนังสือตามข้อ 28.1 ข้อ 28.2และข้อ 28.3 แล้วแต่กรณีในกรณีท่ีต้องการให้
หนังสือส่งถึงผู้รับภายในเวลาท่ีกําหนด ให้ระบุคําว่า ด่วนภายใน แล้วลงวัน เดือน ปี และกําหนดเวลา ที่
ตอ้ งการให้หนังสือนนั้ ไปถึงผู้รับกบั ใหเ้ จ้าหนา้ ท่ีส่งถึงผรู้ บั ซึ่งระบุบนหนา้ ซองภายในเวลาท่ี กาํ หนด
ข้อท่ี 29 เรื่องราชการที่จะดําเนินการหรือส่ังการด้วยหนังสือได้ไม่ทัน ให้ส่งข้อความทางเครื่องมือสื่อสาร
เช่นโทรเลข วิทยุโทรเลข โทรพิมพ์ โทรศัพท์ วิทยุส่ือสาร วิทยุกระจายเสียง หรือวิทยุโทรทัศน์ เป็นต้นและ
ให้ผู้รับปฏิบัติเช่นเดียวกับได้รับหนังสือ ในกรณีที่จําเป็นต้อง ยืนยันเป็นหนังสือ ให้ทําหนังสือยืนยันตามไป
ทันทีการส่งข้อความทางเครื่องมือสื่อสารซ่ึงไม่มีหลักฐานปรากฏชัดแจ้ง เช่น ทางโทรทัศน์ วิทยุส่ือสาร
วิทยุกระจายเสียง หรอื วทิ ยุโทรทศั น์ เปน็ ต้น ให้ผู้สง่ และผู้รบั บันทึกขอ้ ความไว้เปน็ หลกั ฐาน

- 57 -

ข้อท่ี 30 หนังสือท่ีจัดทําขึ้นโดยปกติให้มีสําเนาคู่ฉบับเก็บไว้ท่ีต้น เร่ือง 1 ฉบับและให้มีสําเนาเก็บไว้ท่ี
หน่วยงานสารบรรณกลาง 1 ฉบับสาํ เนาค่ฉู บบั ใหผ้ ูล้ งชอื่ ลงลายมอื ช่ือหรือลายมอื ชอ่ื ยอ่ และใหผ้ ูร้ า่ ง ผูพ้ มิ พ์
และผู้ตรวจลงลายมือชือ่ หรือลายมอื ชอื่ ยอ่ ไวท้ ข่ี ้างท้ายขอบล่างด้านขวาของหนังสือ
ข้อท่ี 31 หนังสือท่ีเจ้าของหนังสือเห็นว่ามีส่วนราชการอ่ืนท่ีเกี่ยว ข้องควรได้รับทราบด้วย โดยปกติให้ส่ง
สําเนาไปให้ทราบโดยทําเป็นหนังสือประทับตราสําเนาหนังสือน้ีให้มีคํารับรองว่า สําเนาถูกต้อง โดยให้
เจ้าหน้าทีต่ งั้ แต่ระดับ 2 หรือเทียบเท่าขึ้นไปซึ่งเจ้าของเร่ืองลงลายมือช่ือรับรองพร้อมท้ังลงชื่อตัวบรรจงและ
ตาํ แหน่งทข่ี อบล่างของหนังสอื
ข้อท่ี 32 หนังสือเวียน คือ หนังสือที่มีถึงผู้รับเป็นจํานวนมาก มีใจความอย่างเดียวกัน ให้เพิ่มรหัส ตัว
พยัญชนะ ว หน้าเลขทะเบียนหนังสือส่ง ซ่ึงกําหนดเป็นเลขท่ีหนังสือเวียนโดยเฉพาะ เริ่มต้ังแต่เลข 1 เรียง
เป็นลําดับไปจนถึงสิ้นปีปฏิทินหรือใช้เลขท่ีของหนังสือท่ัวไปตามแบบ หนังสือภายนอกอย่างหน่ึง อย่างใด
เมื่อผู้รับได้รับหนังสือเวียนแล้วเห็นว่าเรื่องน้ันจะต้องให้หน่วย งานหรือบุคคลในบังคับบัญชาในระดับต่าง ๆ
ไดร้ ับทราบด้วยก็ให้มเี จ้าหน้าทีจ่ ัดทาํ สําเนาหรือจดั ส่งใหห้ นว่ ยงานหรอื บคุ คลเหลา่ นั้นโดยเร็ว
ข้อที่ 33 สรรพนามท่ีใช้ในหนังสือ ให้ใช้ตามฐานะแห่งความสัมพันธ์ระหว่าง เจ้าของหนังสือและผู้รับ
หนังสอื ตามภาคผนวก 2
ข้อที่ 34 หนังสือภาษาต่างประเทศ ให้ใช้กระดาษตราครุฑ หนังสือท่ีเป็นภาษาอังกฤษ ให้ทําตามแบบท่ี
กาํ หนดไวใ้ นภาคผนวก 4สําหรบั หนงั สอื ทเี่ ปน็ ภาษาอ่ืน ๆ ซึ่งมิใช่ภาษาอังกฤษ ใหเ้ ป็นไปตาม ประเพณนี ยิ ม

หมวด 2
การรบั และส่งหนงั สอื

สว่ นท่ี 1
การรับหนงั สือ
ข้อ 35 หนงั สือรับ คือ หนงั สอื ทไ่ี ด้รับเขา้ มาจากภายนอกใหเ้ จ้าหนา้ ทข่ี องหน่วยงานสารบรรณกลาง
ปฏบิ ตั ิตามทก่ี ําหนดไว้ในสว่ นนี้
ข้อ 36 จัดลําดับความสําคัญและความเร่งด่วนของหนังสือเพ่ือดําเนินการก่อนหลังและให้ผู้เปิดซองตรวจ
เอกสารหากไม่ถูกต้องให้ติดต่อส่วนราชการ เจ้าของเร่ืองหรือหน่วยงานที่ออกหนังสือเพื่อดําเนินการให้
ถูกต้องหรือบันทกึ ข้อบกพร่องไวเ้ ปน็ หลักฐานแลว้ จงึ ดําเนินการเร่อื งนน้ั ต่อไป
ข้อ 37 ประทับตรารับหนังสือตามแบบที่ 12 ท้ายระเบียบ ท่ีมุมบนด้านขวา ของหนังสือ โดยกรอก
รายละเอียดดงั น้ี
37.1 เลขรบั ให้ลงเลขที่รบั ตามเลขทร่ี บั ในทะเบียน
37.2 วนั ที่ ให้ลงวนั เดือนปีท่ีรับหนังสือ
37.3 เวลา ให้ลงเวลาทร่ี ับหนงั สอื
ข้อ 38 ลงทะเบียนหนังสอื รบั ในทะเบยี นหนังสอื รับตามแบบท่ี 13 ทา้ ยระเบียบโดยกรอกรายละเอียดดงั นี้
38.1 ทะเบียนหนงั สอื รับ วันท่ี เดือน พ.ศ. ให้ลงวันเดือนปที ีล่ งทะเบยี น
38.2 เลขทะเบียนรับ ให้ลงเลขลําดับของทะเบียนหนังสือรับเรียงลําดับติดต่อกันไปตลอดปีปฏิทิน
เลขทะเบียนของหนงั สอื รับจะตอ้ งตรงกบั เลขทใ่ี นตรา รับหนงั สอื
38.3 ท่ี ให้ลงเลขทีข่ องหนงั สือทีร่ บั เขา้ มา
38.4 ลงวนั ที่ ใหล้ งวันเดอื นปขี องหนงั สือทรี่ ับเข้ามา
38.5 จาก ให้ลงตาํ แหนง่ เจา้ ของหนังสอื หรือชือ่ สว่ นราชการหรือชอ่ื บุคคลในกรณที ่ไี มม่ ตี าํ แหน่ง

- 58 -

38.6 ถึง ให้ลงตําแหน่งของผู้ที่หนังสือนั้นมีถึงหรือช่ือส่วน ราชกาหรือช่ือบุคคลในกรณีที่ไม่มี
ตาํ แหนง่

38.7 เรื่อง ให้ลงชอื่ เรือ่ งของหนงั สือฉบบั นน้ั ในกรณีทไ่ี มม่ ชี ่อื เรือ่ งใหล้ งสรุปเรอ่ื งย่อ
38.8 การปฏิบัติ ใหบ้ ันทกึ การปฏิบตั ิเกย่ี วกับหนังสอื ฉบับนนั้
38.9 หมายเหตุ ให้บันทึกข้อความอน่ื ใด (ถ้ามี)
ขอ้ 39 จัดแยกหนังสือท่ีลงทะเบียนรบั แลว้ สง่ ใหส้ ่วนราชการที่เกยี่ วขอ้ ง ดําเนินการโดยให้ลงช่ือหน่วยงานท่ี
รับหนังสือน้ันในช่อง การปฏิบัติถ้ามีช่ือบุคคลหรือตําแหน่งท่ีเก่ียวข้องกับการรับหนังสือ ให้ลงชื่อหรือ
ตําแหน่งไว้ด้วยการส่งหนังสือท่ีลงทะเบียนรับแล้วไปให้ส่วนราชการที่เกี่ยวข้องดําเนินการตามวรรคหน่ึง จะ
ส่งโดยใช้สมุดส่งหนังสือตามข้อ 48 หรือให้ผู้รับหนังสือลงชื่อ และวันเดือนปีที่รับหนังสือไว้เป็นหลักฐานใน
ทะเบียนรับหนังสือก็ได้การดําเนินการตามขั้นตอนนี้จะเสนอผ่านผู้บังคับบัญชาผู้ใดหรือไม่ให้เป็น ไปตามที่
หัวหน้าส่วนราชการกําหนดถ้าหนังสือรับนั้นจะต้องดําเนินเร่ืองในหน่วยงานน้ันเองจนถึงขั้นได้ตอบหนังสือ
ไปแลว้ ให้ลงทะเบียนว่าไดส้ ่งออกไปโดยหนงั สอื ทเ่ี ท่าใด วันเดอื นปใี ด
ขอ้ 40 การรับหนังสือภายในส่วนราชการเดยี วกัน เมือ่ ผู้รับได้รับหนังสือ จากหน่วยงานสารบรรณกลางแล้ว
ให้ปฏบิ ตั ติ ามวธิ กี ารท่ีกล่าวขา้ งต้นโดยอนุโลม

ส่วนที่ 2
การส่งหนงั สือ

ข้อ 41 หนังสอื สง่ คือ หนงั สอื ท่สี ่งออกไปภายนอก ใหป้ ฏิบตั ิตาม ทก่ี ําหนดไว้ในส่วนน้ี
ขอ้ 42 ใหเ้ จ้าของเรือ่ งตรวจความเรียบร้อยของหนังสอื รวมทั้งสิ่ง ที่จะส่งไปด้วยให้ครบถ้วน แล้วส่งเร่ืองให้
เจา้ หน้าทขี่ องหนว่ ยงานสารบรรณ กลางเพือ่ สง่ ออก
ข้อ 43 เม่อื เจ้าหนา้ ทข่ี องหนว่ ยงานสารบรรณกลางได้รับเร่อื งแล้วใหป้ ฏิบตั ิดังนี้

43.1 ลงทะเบียนส่งหนังสือในทะเบียนหนังสือส่งตามแบบท่ี 14 ท้ายระเบียบ โดยกรอก
รายละเอยี ดดังนี้

43.1.1 ทะเบียนหนงั สอื ส่ง วนั ที่ เดือน พ.ศ. ให้ลงวนั เดอื นปีทีล่ งทะเบียน
43.1.2 เลขทะเบยี นสง่ ให้ลงเลขลําดับของทะเบียนหนังสือสง่ เรยี งลําดับ ตดิ ต่อกนั ไปตลอดปี
ปฏทิ ิน
43.1.3 ท่ี ใหล้ งรหสั ตวั พยัญชนะและเลขประจําของสว่ นราชการเจ้าของ เรอ่ื งในหนังสอื ท่จี ะ
ส่งออกถา้ ไมม่ ีทด่ี ังกล่าวชอ่ งนจ้ี ะวา่ ง
43.1.4 ลงวนั ที่ ใหล้ งวนั เดือนปที ี่จะส่งหนังสือนน้ั ออก
43.1.5 จาก ให้ลงตําแหนง่ เจา้ ของหนงั สือหรือช่ือสว่ นราชการหรือช่ือ บคุ คลในกรณที ไ่ี มม่ ตี ําแหน่ง
43.1.6 ถึง ให้ลงตาํ แหน่งของผทู้ ่หี นังสือน้ันมีถงึ หรอื ชอื่ สว่ นราชการ หรือชอื่ บุคคลในกรณีทีไ่ ม่มี
ตําแหน่ง
43.1.7 เรื่อง ให้ลงชอ่ื เรอื่ งของหนังสอื ฉบับนน้ั ในกรณที ไ่ี ม่ มีช่ือเร่ืองใหล้ งสรุปเร่ืองยอ่
43.1.8 การปฏบิ ตั ิ ใหบ้ นั ทกึ การปฏิบัติเกีย่ วกับหนงั สอื ฉบับนั้น
43.1.9 หมายเหตุ ให้บันทกึ ข้อความอน่ื ใด (ถา้ มี)
43.2 ลงเลขท่ีและวันเดือนปีในหนังสือท่ีจะส่งออกทั้งในต้นฉบับ และสําเนาคู่ฉบับ ให้ตรงกับเลข
ทะเบียนสง่ และวนั เดือนปีในทะเบียนหนังสอื สง่ ตามขอ้ 43.1.2 และข้อ 43.1.4

- 59 -

ข้อ 44 ก่อนบรรจุซอง ให้เจ้าหน้าที่ของหน่วยงานสารบรรณกลางตรวจความเรียบร้อย ของหนังสือ
ตลอดจนส่ิงท่ีส่งไปด้วยอีกครั้งหนึ่งแล้วปิดผนึกหนังสือที่ไม่มีความสําคัญมากนัก อาจส่งไปโดยวิธีพับยึดติด
ดว้ ยแถบกาว กาว เยบ็ ดว้ ยลวด หรอื วิธอี ่นื แทนการบรรจซุ อง
ขอ้ 45 การจ่าหน้าซองให้ปฏิบัติตามแบบท่ี 15 ท้ายระเบียบ สําหรับหนังสือที่ต้องปฏิบัติให้เร็วกว่าปกติ ให้
ปฏิบตั ิตามขอ้ 28ในกรณที ไี่ ม่ใช้สมุดส่งหนังสอื ใหม้ ีใบรบั หนงั สือตามขอ้ 49 แนบติดซองไปด้วย
ข้อ 46 การส่งหนังสือโดยทางไปรษณีย์ ให้ถือปฏิบัติตามระเบียบหรือวิธีการที่การสื่อสารแห่งประเทศไทย
กําหนดการส่งหนังสือซ่ึงมิใช่เป็นการส่งโดยทางไปรษณีย์ เมื่อส่งหนังสือให้ผู้รับแล้วผู้ส่งต้องให้ผู้รับลงชื่อรับ
ในสมุดส่งหนังสอื หรอื ใบรับ
ข้อ 47 หนังสือที่ได้ลงทะเบียนส่ง ในกรณีท่ีเป็นการตอบหนังสือซ่ึงรับเข้ามาให้ลงทะเบียนว่าหนังสือน้ันได้
ตอบตามหนังสือรบั ท่ีเทา่ ใด วันเดือนปใี ด
ขอ้ 48 สมุดสง่ หนงั สอื ให้จัดทาํ ตามแบบท่ี 16 ท้ายระเบียบ โดยกรอกรายละเอียดดังน้ี

48.1 เลขทะเบียน ให้ลงเลขทะเบียนหนังสือส่ง
48.2 จาก ให้ลงตําแหนง่ หรือช่ือสว่ นราชการหรือชอ่ื บคุ คล
48.3 ถึง ให้ลงตําแหน่งของผู้ที่หนังสือน้ันมีถึง หรือช่ือส่วนราชการ หรือชื่อบุคคลในกรณีที่ไม่มี
ตําแหนง่
48.4 หน่วยรบั ใหล้ งชื่อส่วนราชการท่ีรบั หนังสือ
48.5 ผรู้ บั ใหผ้ ู้รับหนงั สอื ลงช่ือทีส่ ามารถอ่านออกได้
48.6 วันและเวลา ใหผ้ ู้รบั หนังสือลงวัน เดือน ปี และเวลาท่รี บั หนังสือ
48.7 หมายเหตุ ให้บนั ทึกขอ้ ความอน่ื ใด (ถ้าม)ี
ขอ้ 49 ใบรับหนังสือ ให้จดั ทําตามแบบที่ 17 ทา้ ยระเบียบ โดยกรอกรายละเอยี ดดงั น้ี
49.1 ท่ี ให้ลงเลขทข่ี องหนงั สอื ฉบับนั้น
49.2 ถึง ให้ลงตําแหน่งของผู้ท่ีหนังสือนั้นมีถึง หรือชื่อส่วนราชการ หรือชื่อบุคคลในกรณีที่ไม่มี
ตาํ แหนง่
49.3 เรื่อง ให้ลงชือ่ เร่อื งของหนงั สอื ฉบบั นั้นในกรณีท่ไี มม่ ีช่ือเรอื่ งให้ลงสรุปเรอื่ งย่อ
49.4 รับวนั ท่ี ใหผ้ รู้ บั หนงั สอื ลงวนั เดอื น ปที ี่รบั หนงั สือ
49.5 เวลา ใหผ้ ้รู ับหนงั สอื ลงเวลาทร่ี ับหนงั สือ
49.6 ผ้รู ับ ใหผ้ ู้รับหนังสือลงชอ่ื ท่สี ามารถอา่ นออกได้

ส่วนที่ 3
บทเบ็ดเตลด็
ข้อ 50 เพื่อให้การรับและส่งหนังสือดําเนินไปโดยสะดวกเรียบร้อย และรวดเร็วส่วนราชการจะกําหนด
หน้าท่ีของผู้ปฏิบัติตลอดจนแนวทางปฏิบัติ น้ันไว้ด้วยก็ได้ ทั้งน้ี ให้มีการสํารวจทะเบียนหนังสือรับเป็น
ประจําว่าหนังสือตามทะเบียนรับน้ัน ได้มีการปฏิบัติไปแล้วเพียงใดและให้มีการติดตามเร่ืองด้วย ในการน้ี
ส่วนราชการใดเห็นสมควรจะจัดให้มีบัตรตรวจค้นสําหรับหนังสือรับและหนังสือส่งเพื่อความสะดวกในการ
ค้นหาก็ไดต้ าม ความเหมาะสม
ขอ้ 51 บตั รตรวจค้น ให้จดั ทาํ ตามแบบที่ 18 ท้ายระเบยี บ โดยกรอกรายละเอียดดังนี้
51.1 เร่อื ง รหสั ใหล้ งเรื่องและรหัสตามหมวดหม่ขู องหนงั สือ
51.2 เลขทะเบยี นรบั ใหล้ งเลขทะเบยี นตามทปี่ รากฏในทะเบยี นหนังสอื รบั

51.3 ที่ ใหล้ งเลขทขี่ องหนังสอื

- 60 -

51.4 ลงวนั ที่ ให้ลงวนั เดือนปีของหนังสือ
51.5 รายการ ให้ลงเรอ่ื งยอ่ ของหนงั สอื เพื่อใหท้ ราบว่า หนังสือน้นั มาจากทีใ่ ด เรื่องอะไร
51.6 การปฏบิ ัติ ให้บันทกึ การปฏิบตั ิเก่ียวกับหนังสอื นั้นเพอ่ื ให้ ทราบวา่ ส่งไปท่ีใดเมอ่ื ใด

หมวด 3
การเก็บรกั ษา ยืม และทาํ ลายหนังสือ

สว่ นที่ 1
การเก็บรักษา

ข้อ 52 การเก็บหนังสือแบ่งออกเป็น การเก็บระหว่างปฏิบัติ การเก็บเมื่อปฏิบัติเสร็จแล้ว และการเก็บไว้
เพือ่ ใช้ในการตรวจสอบ
ข้อ 53 การเกบ็ ระหว่างปฏิบัติ คอื การเก็บหนงั สือท่ปี ฏบิ ัติยังไมเ่ สรจ็ ใหอ้ ยู่ในความรับรับผิดชอบของเจ้าของ
เร่ืองโดยใหก้ ําหนดวธิ ีการเกบ็ ใหเ้ หมาะสมตามขั้นตอนของการปฏิบตั ิงาน
ข้อ 54 การเก็บเม่ือปฏิบัติเสร็จแล้ว คือ การเก็บหนังสือที่ปฏิบัติเสร็จเรียบร้อยแล้วและไม่มีอะไรท่ีจะต้อง
ปฏิบัติตอ่ ไปอีกให้เจา้ หน้าท่ีของเจ้าของเรือ่ งปฏบิ ัตดิ ังนี้

54.1 จัดทําบัญชีหนังสือส่งเก็บตามแบบท่ี ๑๙ ท้ายระเบียบอย่างน้อยให้มีต้นฉบับและสําเนาคู่
ฉบับสาํ หรบั เจา้ ของเรื่องและหน่วยเก็บเก็บไวอ้ ยา่ งละฉบับโดยกรอกรายละเอียดดังนี้

54.1.1 ลําดับที่ ใหล้ งเลขลําดับเร่อื งของหนงั สือทีเ่ ก็บ
54.1.2 ที่ ใหล้ งเลขทีข่ องหนงั สือแตล่ ะฉบบั
54.1.3 ลงวนั ที่ ให้ลงวันเดอื นปขี องหนังสือแตล่ ะฉบับ
54.1.4 เรื่องให้ลงชอ่ื เรอ่ื งของหนงั สือแต่ละฉบบั ในกรณที ่ไี ม่มชี ่อื เร่อื งใหล้ งสรปุ เร่ืองย่อ
54.1.5 อายกุ ารเก็บหนงั สือใหล้ งวนั เดอื นปที ่ีจะเกบ็ ถึงในกรณี ใหเ้ กบ็ ไวต้ ลอดไป ให้ลง
คําวา่ ห้ามทําลาย
54.1.6 หมายเหตุ ใหบ้ นั ทึกข้อความอืน่ ใด(ถา้ มี)
54.2 ส่งหนังสือและเรื่องปฏิบัติท้ังปวงท่ีเกี่ยวข้องกับหนังสือนั้น พร้อมทั้งบัญชีหนังสือส่งเก็บไปให้
หนว่ ยเก็บท่ีสว่ นราชการนั้น ๆ กําหนด
ข้อ 55 เมอื่ ไดร้ บั เร่ืองจากเจ้าของเรอื่ งตามขอ้ ๕๔ แล้ว ใหเ้ จา้ หนา้ ท่ี ผรู้ ับผดิ ชอบในการเกบ็ หนงั สอื ปฏบิ ัตดิ ังนี้
55.1 ประทับตรากําหนดเก็บหนังสือตามข้อ ๗๓ ไว้ท่ีมุมล่างด้านขวาของกระดาษแผ่นแรกของ
หนงั สอื ฉบับน้ันและลงลายมอื ชอ่ื ย่อกํากับตรา
55.1.1 หนงั สือทต่ี ้องเกบ็ ไว้ตลอดไป ใหป้ ระทับตราคําวา่ ห้ามทาํ ลาย ด้วยหมึกสีแดง
55.1.2 หนงั สือทเี่ กบ็ โดยมีกําหนดเวลา ให้ประทบั ตราคาํ ว่า เกบ็ ถงึ พ.ศ. .... ดว้ ยหมกึ
สนี า้ํ เงนิ และลงเลขของปพี ทุ ธศักราชท่ใี หเ้ กบ็ ถึง
55.2 ลงทะเบยี นหนงั สอื เก็บไว้เป็นหลักฐานตามแบบท่ี 20 ทา้ ยระเบยี บโดยกรอกรายละเอียดดังนี้
55.2.1 ลําดับที่ ให้ลงเลขลาํ ดับเรื่องของหนงั สอื ท่ีเก็บ
55.2.2 วันเก็บ ให้ลงวันเดือนปที ี่นาํ หนังสอื นัน้ เข้าทะเบียนเก็บ
55.2.3 เลขทะเบยี นรับ ให้ลงเลขทะเบยี นรับของหนงั สือแต่ละฉบบั
55.2.4 ท่ี ใหล้ งเลขทีข่ องหนงั สอื แตล่ ะฉบับ
55.2.5 เรอื่ ง ใหล้ งชอ่ื เรือ่ งของหนังสอื แต่ละฉบับ ในกรณีทไี่ ม่มชี ือ่ เร่ืองให้ลงสรปุ ย่อ

55.2.6 รหสั แฟ้ม ให้ลงหมายเลขลาํ ดบั หมู่ของการจดั แฟม้ เกบ็ หนังสือ
- 61 -

55.2.7 กาํ หนดเวลาเกบ็ ใหล้ งระยะเวลาการเก็บตามทีก่ ําหนดในตรากําหนดเกบ็
หนงั สือตามข้อ ๕๕.๑

55.2.8 หมายเหตุ ใหบ้ ันทกึ ข้อความอน่ื ใด (ถา้ ม)ี
ข้อ 56 การเก็บไว้เพื่อใช้ในการตรวจสอบ คือ การเก็บหนังสือที่ปฏิบัติเสร็จเรียบร้อยแล้วแต่จําเป็นจะต้อง
ใชใ้ นการตรวจสอบเปน็ ประจําไมส่ ะดวกในการส่งไปเก็บยงั หนว่ ยเกบ็ ของส่วนราชการตามข้อ ๕๔ ให้เจ้าของ
เร่ืองเก็บเป็นเอกเทศ โดยแต่งต้ังเจ้าหน้าท่ีขึ้นรับผิดชอบก็ได้เมื่อหมด ความจําเป็นท่ีจะต้องใช้ในการ
ตรวจสอบแล้วให้จัดส่งหนังสือนั้นไปยังหน่วยเก็บของส่วนราชการโดยให้ถือปฏิบัติตามข้อ๕๔และข้อ ๕๕
โดยอนโุ ลม
ข้อ 57 อายุการเก็บหนังสอื โดยปกติให้เก็บไว้ไมน่ อ้ ยกวา่ ๑๐ ปี เว้นแต่หนงั สือดงั ตอ่ ไปน้ี

57.1 หนังสือที่ต้องสงวนเป็นความลับ ให้ปฏิบัติตามกฎหมายหรือระเบียบว่าด้วยการรักษาความ
ปลอดภยั แหง่ ชาติ

57.2 หนังสือที่เป็นหลักฐานทางอรรถคดี สํานวนของศาลหรือของพนักงานสอบสวนหรือหนังสือ
อื่นใดที่ได้มีกฎหมายหรือระเบียบแบบแผนกําหนดไว้เป็นพิเศษแล้วการเก็บให้เป็นไปตามกฎหมายและ
ระเบยี บแบบแผนวา่ ด้วยการนัน้

57.3 หนังสือท่ีเกี่ยวกับประวัติศาสตร์ ขนบธรรมเนียมจารีต ประเพณี สถิติ หลักฐานหรือเร่ืองที่
ต้องใช้สําหรับศึกษาค้นคว้า หรือหนังสืออื่นในลักษณะเดียวกันให้เก็บไว้เป็นหลักฐานทางราชการตลอดไป
หรอื ตามทกี่ องจดหมายเหตแุ หง่ ชาติ กรมศิลปากร กําหนด

57.4 หนงั สือท่ีไดป้ ฏิบัติงานเสร็จส้ินแล้ว และเป็นคู่สําเนาท่ีมีต้นเร่ืองจะค้นได้จากท่ีอ่ืนให้เก็บไว้ไม่
น้อยกว่า ๕ ปี

57.5 หนังสือท่ีเป็นเรื่องธรรมดาสามัญซ่ึงไม่มีความสําคัญและเป็นเร่ืองท่ีเกิดขึ้นเป็นประจําเมื่อ
ดําเนินการแล้วเสร็จให้เก็บไว้ไม่น้อยกว่า ๑ ปี ในกรณีหนังสือท่ีเก่ียวกับการเงินซึ่งมิใช่เป็นเอกสารสิทธิ หาก
เหน็ ว่าไมม่ ีความจาํ เป็นต้องเก็บไว้ถงึ 10 ปใี หท้ ําความตกลงกับกระทรวงการคลงั เพือ่ ขอทาํ ลายได้
ข้อ 58 ทุกปีปฏทิ ินให้ส่วนราชการจดั ส่งหนงั สอื ที่มีอายุครบ ๒๕ ปีนับจากวันที่ได้จัดทําขึ้น ที่เก็บไว้ ณ ส่วน
ราชการใด พร้อมท้ังบัญชีส่งมอบหนังสือครบ ๒๕ ปีให้กองจดหมายเหตุแห่งชาติ กรมศิลปากร ภายในวันที่
๓๑ มกราคมของปถี ดั ไป เวน้ แต่หนังสอื ดังต่อไปนี้

58.1 หนังสือที่ต้องสงวนเป็นความลับให้ปฏิบัติตามกฎหมายหรือ ระเบียบว่าด้วยการรักษาความ
ปลอดภัยแห่งชาติ

58.2 หนังสอื ท่มี กี ฎหมาย ข้อบงั คบั หรือระเบยี บท่ีออกใชเ้ ปน็ การทัว่ ไป กําหนดไว้เปน็ อย่างอื่น
58.3 หนังสือที่ส่วนราชการมีความจําเป็นต้องเก็บไว้ท่ีส่วนราชการนั้น ให้จัดทําบัญชีหนังสือครบ
๒๕ ปีทขี่ อเก็บเองส่งมอบให้กองจดหมายแหง่ ชาติ กรมศลิ ปกร
ข้อ 59 บญั ชีสง่ มอบหนังสือครบ ๒๕ ปี และบญั ชีหนังสือครบ ๒๕ ปีท่ีขอเก็บเองอย่างน้อยให้มีต้นฉบับและ
สําเนาคู่ฉบับ เพ่ือให้ส่วนราชการ ผู้มอบและกองจดหมายเหตุแห่งชาติกรมศิลปากร ผู้รับมอบยึดถือไว้เป็น
หลกั ฐานฝา่ ยละฉบบั
59.1 บัญชีส่งมอบหนังสือครบ ๒๕ ปี ให้จัดทาํ ตามแบบท่ี ๒๑ ท้ายระเบียบ โดยกรอกรายละเอียด
ดงั น้ี

59.1.1 ชอ่ื บญั ชสี ง่ มอบหนงั สือครบ ๒๕ ปี ประจําปี ใหล้ งตัวเลขของปีพุทธศกั ราชที่
จดั ทําบญั ชี

59.1.2 กระทรวง ทบวง กรมกอง ให้ลงชื่อสว่ นราชการทจ่ี ดั ทาํ บัญชี

59.1.3 วนั ที่ ใหล้ งวนั เดือนปที จ่ี ดั ทําบญั ชี
- 62 -

59.1. 4 แผนท่ี ให้ลงเลขลําดบั ขอบแผน่ บัญชี
59.1.5 ลาํ ดับท่ี ใหล้ งเลขลําดบั เรื่องของหนังสือทสี่ ง่ มอบ
59.1.6 รหสั แฟ้ม ใหล้ งหมายเลขลาํ ดบั หมู่ของการจัดแฟม้ เก็บ
59.1.7 ที่ ให้ลงเลขท่ีของหนังสือแต่ละฉบบั
59.1.8 ลงวนั ที่ ให้ลงวนั เดอื นปขี องหนังสือแต่ละฉบบั
59.1.9 เลขทะเบียนรับ ใหล้ งเลขทะเบียนรบั ของหนังสือแตล่ ะฉบบั
59.1.10 เรื่อง ให้ลงช่อื เรื่องของหนังสอื แตล่ ะฉบับ ในกรณที ่ไี มม่ ชี อื่ เรอื่ งให้ลงสรุปเรอ่ื งย่อ
59.1.11 หมายเหตุ ใหบ้ ันทึกข้อความอน่ื ใด (ถา้ ม)ี
59.1.12 ลงชื่อผมู้ อบ ให้ผมู้ อบลงลายมือชื่อ และวงเล็บช่อื และนามสกุลดว้ ยตัวบรรจง
พร้อมลงตาํ แหนง่ ของผู้มอบ
59.1.13 ลงช่อื ผู้รับมอบ ให้ผู้รับมอบลงลายมือช่ือและวงเลบ็ ช่ือและนามสกุลด้วยตวั
บรรจงพร้อมทัง้ ลงตําแหน่งของผู้รับมอบ
59.2 บญั ชหี นังสือครบ ๒๕ ปี ที่ขอเก็บเอง ให้จัดตามแบบท่ี 22 ทา้ ยระเบียบ โดยกรอก
รายละเอยี ดดังน้ี
59.2.1 ชอ่ื บัญชีหนังสือครบ 25 ปี ที่ขอเกบ็ เองประจาํ ปี ให้ลงตัวเลขของปพี ุทธศกั ราช
ทจี่ ัดทาํ บัญชี
59.2.2 กระทรวง ทบวง กรม กอง ให้ลงชือ่ สว่ นราชการที่จัดทาํ บญั ชี
59.2.3 วันที่ ให้ลงวนั เดือนปีทจ่ี ัดทาํ บญั ชี
59.2.4 แผน่ ที่ ให้ลงเลขลําดบั ของแผ่นบญั ชี
59.2.5 ลําดับที่ ให้ลงเลขลาํ ดับเร่อื งของหนังสอื ท่ขี อเกบ็ เอง
59.2.6 รหัสแฟม้ ใหล้ งหมายเลขลําดับหมขู่ องการจัดแฟม้ เก็บหนังสือ
59.2.7 ท่ี ใหล้ งเลขท่ีของหนงั สือแตล่ ะฉบบั
59.2.8 ลงวนั ที่ ให้ลงวันเดือนปขี องหนังสือแต่ละฉบับ
59.2.9 เร่อื ง ให้ลงชอื่ เร่อื งของหนงั สอื แตล่ ะฉบับ ในกรณที ่ีไมม่ ีช่อื เรือ่ งใหล้ งสรปุ เรอื่ งย่อ
59.2.10 หมายเหตุ ใหบ้ นั ทกึ ข้อความอน่ื ใด (ถา้ มี)
ข้อ 60 หนังสือที่ยังไม่ถึงกําหนดทําลาย ซึ่งส่วนราชการเห็นว่าเป็นหนังสือที่มีความสําคัญและประสงค์จะ
ฝากให้กองจดหมายเหตแุ หง่ ชาติกรมศลิ ปากร เก็บไว้ ให้ปฏิบตั ิดังนี้
60.1 จัดทําบัญชีฝากหนังสือตามแบบท่ี ๒๓ ท้ายระเบียบอย่างน้อยให้มีต้นฉบับและสําเนาคู่ฉบับ
โดยกรอกรายละเอยี ดดงั นี้
60.1.1 ช่ือบัญชฝี ากหนังสอื ประจาํ ปี ใหล้ งตัวเลขของปพี ุทธศกั ราช ทจี่ ัดทาํ บัญชี
60.1.2 กระทรวง ทบวง กรม กอง ให้ลงชือ่ ส่วนราชการทจ่ี ัดทําบัญชี
60.1.3 วันท่ี ใหล้ งวนั เดือนปีท่ีจัดทาํ บัญชี
60.1.4 แผ่นท่ี ใหล้ งเลขลาํ ดบั ของแผน่ บญั ชี
60.1.5 ลาํ ดบั ท่ี ให้ลงเลขลําดบั เรือ่ งของหนงั สือ
60.1.6 รหัสแฟ้ม ให้ลงหมายเลขลําดบั หมู่ของการจดั แฟ้มเก็บหนงั สือ
60.1.7 ที่ ใหล้ งเลขทขี่ องหนงั สอื แต่ละฉบับ
60.1.8 ลงวันที่ ใหล้ งวันเดือนปีของหนังสือแตล่ ะฉบับ

- 63 -

60.1.9 เลขทะเบียนรบั ให้ลงเลขทะเบียนรบั ของหนงั สือแตล่ ะฉบบั
60.1.10 เรือ่ ง ให้ลงช่ือเร่อื งของหนังสอื แต่ละฉบบั ในกรณีทไ่ี มม่ ชี ือ่ เรือ่ งใหล้ งสรุปเร่ืองย่อ
60.1.11 หมายเหตุ ใหบ้ นั ทึกขอ้ ความอ่นื ใด (ถ้ามี)
60.1.12 ลงชอื่ ผู้ฝาก ให้ผูฝ้ ากลงลายมอื และวงเลบ็ ชื่อและนามสกุลดว้ ยตวั บรรจง
พรอ้ มทง้ั ลงตาํ แหน่งของผูฝ้ าก
60.1.13 ลงชือ่ ผรู้ ับฝาก ใหผ้ รู้ บั ฝากลงลายมือชื่อและวงเลบ็ ชอื่ และนามสกลุ ด้วยตวั
บรรจงพรอ้ มทัง้ ลงตาํ แหนง่ ของผ้รู ับฝาก
60.2 ส่งต้นฉบับและสําเนาคู่ฉบับบัญชีฝากหนังสือพร้อมกับหนังสือท่ีจะฝากให้กองจดหมายเหตุ
แห่งชาติ กรมศลิ ปากร
60.3 เมือ่ กองจดหมายเหตุแห่งชาติ กรมศิลปากรตรวจหนังสือและรับฝากหนังสือแล้วให้ลงนามใน
บัญชีฝากหนังสือแล้วคืนต้นฉบับให้ส่วนราชการผู้ฝากเก็บไว้เป็นหลักฐานหนังสือท่ีฝากเก็บไว้ท่ีกองจดหมาย
เหตุแห่งชาติ กรมศิลปากรให้ถือว่าเป็นหนังสือของส่วนราชการผู้ฝากหากส่วนราชการ ผู้ฝากต้องการใช้
หนังสือหรือขอคืนให้ทําได้โดยจัดทําหลักฐานต่อกันไว้ให้ชัดแจ้งเมื่อถึงกําหนดการทําลายแล้ว ให้ส่วน
ราชการผูฝ้ ากดาํ เนินการตามข้อ ๖๖
ข้อ 61 การรักษาหนังสือ ให้เจ้าหน้าที่ระมัดระวังรักษาหนังสือให้อยู่ในสภาพใช้ราชการได้ทุกโอกาสหาก
ชํารุดเสยี หายตอ้ งรีบซอ่ มให้ใช้ราชการได้เหมือนเดิมหากสูญหายต้องหาสําเนามาแทนถ้าชํารุดเสียหายจนไม่
สามารถซ่อมแซมให้คงสภาพเดิมได้ให้รายงานผู้บังคับบัญชาทราบและให้หมายเหตุไว้ในทะเบียนเก็บด้วยถ้า
หนังสือทส่ี ูญหายเปน็ เอกสารสิทธิตามกฎหมายหรอื หนงั สือสาํ คัญท่ีเป็นการแสดงเอกสารสิทธิก็ให้ดําเนินการ
แจง้ ความตอ่ พนักงานสอบสวน

ส่วนที่ 2
การยมื

ข้อ 62 การยมื หนังสือท่สี ่งเก็บแล้ว ให้ปฏิบตั ิดังน้ี
62.1 ผ้ยู มื จะตอ้ งแจ้งใหท้ ราบว่าเร่อื งท่ยี ืมน้ันจะนาํ ไปใชใ้ นราชการใด
62.2 ผู้ยืมจะต้องมอบหลักฐานการยืมให้เจ้าหน้าที่เก็บ แล้วลงช่ือรับเรื่องที่ยืมไว้ในบัตรยืมหนังสือ

และใหเ้ จ้าหนา้ ท่เี กบ็ รวบรวมหลักฐานการยืม เรยี งลําดับวันเดอื นปีไวเ้ พอื่ ตดิ ตามทวงถามสว่ นบตั รยมื หนังสือ
น้นั ใหเ้ กบ็ ไว้แทนทีห่ นังสือท่ถี กู ยมื ไป

62.3 การยืมหนังสือระหว่างส่วนราชการ ผู้ยืมและผู้อนุญาตให้ยืมต้องเป็นหัวหน้าส่วนราชการ
ระดบั แผนกข้ึนไป หรือผทู้ ไ่ี ดร้ บั มอบหมาย

62.4 การยืมหนังสือภายในส่วนราชการเดียวกัน ผู้ยืมและผู้อนุญาตให้ยืมต้องเป็นหัวหน้าส่วน
ราชการระดบั แผนกขึ้นไป หรือผทู้ ไ่ี ดร้ ับมอบหมาย
ขอ้ 63 บัตรยืมหนังสือ ให้จัดทําตามแบบที่ ๒๔ ท้ายระเบียบ โดยกรอกรายละเอียดดงั น้ี

63.1 รายการ ใหล้ งชื่อเรื่องหนังสอื ท่ขี อยืมไปพรอ้ มดว้ ยรหัสของหนังสือนัน้
63.2 ผูย้ ืม ให้ลงชอ่ื บุคคล ตําแหน่ง หรอื สว่ นราชการที่ยืมหนังสือนน้ั
63.3 ผู้รบั ใหผ้ ้รู บั หนังสือน้ันลงลายมือชื่อ และวงเลบ็ ชอ่ื กาํ กบั พรอ้ มดว้ ยตําแหน่งในบรรทดั ถัดไป
63.4 วนั ยมื ใหล้ งวันเดอื นปที ีย่ ืมหนังสอื นน้ั
63.5 กําหนดสง่ คนื ใหล้ งวนั เดือนปีที่จะส่งหนงั สอื นั้นคืน
63.6 ผสู้ ง่ คืน ให้ผสู้ ่งคืนลงลายมือชือ่
63.7 วันสง่ คืน ใหล้ งวนั เดอื นปีทส่ี ง่ หนงั สอื คืน

- 64 -

ข้อ 64 การยืมหนังสือท่ีปฏิบัติยังไม่เสร็จหรือหนังสือที่เก็บไว้เพื่อใช้ในการตรวจสอบ ให้ถือปฏิบัติตามข้อ
๖๒ โดยอนุโลม
ข้อ 65 การใหบ้ คุ คลภายนอกยืมหนังสือจะกระทํามิได้ เว้นแต่จะให้ดูหรือคัดลอกหนังสือ ทั้งนี้ จะต้องได้รับ
อนุญาตจากหวั หนา้ สว่ นราชการระดบั กองขนึ้ ไป หรอื ผ้ทู ่ีไดร้ บั มอบหมายกอ่ น

สว่ นท่ี 3 การทําลาย

ขอ้ 66 ภายใน 60 วันหลงั จากวนั ส้นิ ปปี ฏทิ นิ ให้เจ้าหน้าที่ผู้ รับผิดชอบในการเก็บหนังสือสํารวจหนังสือท่ีที่
ครบกาํ หนดอายุการเกบ็ ในปีนั้นไม่ว่าจะเป็นหนังสือท่ีเก็บไว้เองหรือท่ีฝากเก็บไว้ท่ีกอง จดหมายเหตุแห่งชาติ
กรมศิลปากร แล้วจัดทําบัญชีหนังสือขอทําลายเสนอหัวหน้าส่วนราชการระดับกรมเพ่ือพิจารณาแต่งต้ัง
คณะกรรมการทําลายหนังสือบัญชีหนังสือขอทําลายให้จัดทําตามแบบที่ 25 ท้ายระเบียบ อย่างน้อยให้มี
ตน้ ฉบบั และสําเนาคฉู่ บบั โดยกรอกรายละเอยี ดดังนี้

66.1 ชื่อบญั ชหี นังสอื ขอทาํ ลาย ประจาํ ปี ให้ลงตวั เลขของ ปีพุทธศกั ราชท่จี ัดทําบญั ชที ่จี ดั ทําบัญชี
66.2 กระทรวง ทบวง กรม กองให้ลงชื่อส่วนราชการทีจ่ ดั ทําบญั ชี
66.3 วนั ที่ ให้ลงวนั เดอื นปที ีจ่ ดั ทาํ บัญชี
66.4 แผน่ ที่ ใหล้ งเลขลําดับของแผน่ บญั ชี
66.5 ลําดับที่ ให้ลงเลขลาํ ดบั เร่อื งของหนังสอื
66.6 รหสั แฟม้ ให้ลงหมายเลขลาํ ดบั หมขู่ องการจัดแฟ้มเกบ็ หนังสือ
66.7 ที่ ให้ลงเลขทข่ี องหนงั สือแตล่ ะฉบบั
66.8 ลงวันที่ ให้ลงวันเดือนปีของหนังสือแต่ละฉบับ
66.9 เลขทะเบยี นรบั ใหล้ งทะเบียนรับของหนังสอื แต่ละฉบับ
66.10 เร่ือง ให้ลงชอ่ื เร่ืองของหนังสอื แตล่ ะฉบบั ในกรณที ไ่ี ม่มชี ่ือเรอ่ื งใหล้ งสรุปเรื่องย่อ
66.11 การพจิ ารณา ให้คณะกรรมการทาํ ลายหนงั สือเปน็ ผกู้ รอก
66.12 หมายเหตุ ให้บนั ทึกข้อความอ่นื ใด (ถา้ มี)
ข้อ 67 ให้หัวหน้าส่วนราชการระดับกรมแต่งต้ังคณะกรรมการทําลายหนังสือ ประกอบด้วยประธาน
กรรมการ และกรรมการอีกอย่างน้อยสองคน โดยปกติให้แต่งต้ังจากข้าราชการต้ังแต่ระดับ 3 หรือเทียบเท่า
ขึ้นไปถ้าประธานกรรมการไม่สามารถปฏิบัติหน้าท่ีได้ให้กรรมการท่ีมา ประชุมเลือกกรรมการคนหนึ่งทํา
หน้าที่ประธานมติของคณะกรรมการให้ถือเสียงข้างมาก ถ้ากรรมการผู้ใดไม่เห็น ด้วยให้ทําบันทึกความเห็น
แยง้ ไว้
ขอ้ 68 คณะกรรมการทําลายหนังสือ มหี นา้ ท่ดี งั นี้
68.1 พจิ ารณาหนงั สือท่จี ะขอทาํ ลายตามบญั ชหี นังสือขอทําลาย
68.2 ในกรณีท่ีคณะกรรมการมีความเห็นว่าหนังสือฉบับใดไม่ควร ทําลาย และควรจะขยายเวลา
การเก็บไว้ให้ลงความเห็นว่าจะขยายเวลาการเก็บไว้ถึงเมื่อใดในช่อง การพิจารณา ตามข้อ 66.11 ของบัญชี
หนงั สือขอทําลาย แล้วให้แก้ไขอายุการเกบ็ หนงั สือในตรากาํ หนดเก็บหนังสอื โดยให้ประธานกรรมการทําลาย
หนงั สือลงลายมอื ช่ือกํากบั การ แก้ไข
68.3 ในกรณีที่คณะกรรมการมีความเห็นว่าหนังสือเร่ืองใดควรให้ทําลาย ให้กรอก เครื่องหมาย
กากบาท (x) ลงในช่อง การพิจารณาตามขอ้ 66.11 ของบัญชีหนังสอื ขอทาํ ลาย
68.4 เสนอรายงานผลการพิจารณาพร้อมท้ังบันทึกความเห็นแย้งของคณะกรรมการ (ถ้ามี)
ต่อหัวหน้าสว่ นราชการระดับกรมเพื่อเพอื่ พิจารณาสง่ั การ ตามขอ้ 69

- 65 -

68.5 ควบคุมการทําลายหนังสือซึ่งผู้มีอํานาจอนุมัติให้ทําลายได้ แล้วโดยการเผาหรือวิธีอื่นใดท่ีจะ
ไม่ให้หนังสือน้ันอ่านเป็นเรื่องได้และเม่ือทําลายเรียบร้อยแล้วให้ทําบันทึกลงนามร่วมกันเสนอผู้มีอํานาจ
อนมุ ัตทิ ราบ
ข้อ 69 เมือ่ หัวหน้าสว่ นราชการระดบั กรมไดร้ ับรายงานตามข้อ68.4 แล้ว ให้พจิ ารณาส่งั การดงั นี้

69.1 ถา้ เห็นว่าหนังสือเร่ืองใดยังไม่ควรทําลายให้ส่ังการให้ เก็บหนังสือนั้นไว้จนถึงเวลาการทําลาย
งวดต่อไป

69.2 ถ้าเหน็ ว่าหนงั สอื เร่ืองใดควรทาํ ลาย ใหส้ ง่ บญั ชหี นังสอื ขอทําลายให้กองจดหมายเหตุแห่งชาติ
กรมศิลปากร พิจารณาก่อน เว้นแต่ หนังสือประเภทที่ส่วนราชการน้ันได้ขอทําความตกลงกับกรมศิลปากร
แล้วไมต่ อ้ งสง่ ไปใหพ้ จิ ารณา
ขอ้ 70 ใหก้ องจดหมายเหตแุ ห่งชาติ กรมศิลปากร พิจารณารายการในบัญชีหนังสือขอทําลายแล้วแจ้งให้ให้
ส่วนราชการทสี่ ่งบัญชีหนงั สอื ขอทําลายทราบดังน้ี

70.1 ถ้ากองจดหมายเหตุแห่งชาติ กรมศิลปากร เห็นชอบด้วย ให้แจ้งให้ส่วนราชการน้ัน
ดําเนินการทําลายหนังสือต่อไปได้หากกองจดหมายเหตุแห่งชาติ กรมศิลปากร ไม่แจ้งให้ทราบอย่างใด
ภายในกาํ หนดเวลา 60 วัน นบั ตง้ั แต่วนั ทีส่ ว่ นราชการนน้ั ได้ส่งเรอื่ งใหก้ องจดหมายเหตุ
แหง่ ชาติกรมศิลปากรให้ถือว่ากองจดหมายเหตุแห่งชาติ กรมศิลปากร ได้ให้ความ เห็นชอบแล้ว และให้ส่วน
ราชการทาํ ลายหนงั สือได้

70.2 ถ้ากองจดหมายเหตุแห่งชาติ กรมศิลปากร เห็นว่าหนังสือฉบับใด ควรจะขยายเวลาการเก็บ
ไวอ้ ยา่ งใดหรอื ให้เกบ็ ไวต้ ลอดไป ให้แจ้งสว่ นราชการนัน้ ทราบ และให้ส่วนราชการนน้ั ทําการแกไ้ ขตามทก่ี อง
จดหมายเหตุแห่งชาติกรมศิลปากรแจ้งมาหากหนังสือใดกองจดหมายเหตุแห่งชาติกรมศิลปากร เห็นควรให้
ส่งไปเก็บไว้ที่กองจดหมายเหตุแห่งชาติ กรม ศิลปากร ก็ให้ส่วนราชการนั้น ๆ ปฏิบัติตามเพื่อประโยชน์ใน
การนี้ กองจดหมายเหตุแห่งชาติ กรมศลิ ปากร จะส่งเจา้ หน้าทม่ี ารว่ มตรวจสอบหนงั สอื ของส่วนราชการนน้ั กไ็ ด้

หมวด ๔
มาตรฐานตรา แบบพมิ พ์ และซอง

ขอ้ 71 ตราครุฑสาํ หรับแบบพิมพ์ ให้ใช้ตามแบบท่ี 26 ท้ายระเบยี บ มี 2 ขนาด คอื
71.1 ขนาดตวั ครุฑสูง 3 เซนติเมตร >
71.2 ขนาดตัวครุฑสูง 1.5 เซนติเมตร ตราช่ือส่วนราชการให้ใช้ตามแบบท่ี 27 ท้ายระเบียบ มี

ลักษณะเป็นรูปวงกลมสอง วงซ้อนกัน เส้นผ่าศูนย์กลางวงนอก 4.5 เซนติเมตร วงใน 3.5เซนติเมตร ล้อม
ครุฑตามขอ้ 71.1 ระหว่างวง
ข้อ 72 นอกและวงในมีอักษรไทยช่ือกระทรวง ทบวง กรม หรือส่วนราชการท่ีเรียกชื่ออย่างอ่ืน ที่มีฐานะ
เป็นกรมหรือจังหวัดอยู่ขอบล่างของตราส่วนราชการใดที่มีการติดต่อกับต่างประเทศ จะให้มีช่ือ
ภาษาต่างประเทศเพ่ิมขึ้นด้วยก็ได้โดยให้อักษรไทยอยู่ขอบบนและอักษรโรมันอยู่ขอบล่างของตราส่วน
ราชการใดทม่ี ีการตดิ ตอ่ กบั ตา่ งประเทศ จะใหม้ ีช่อื ภาษาต่างประเทศเพิ่มขนึ้ ดว้ ยก็ได้โดยให้อกั ษรไทยอยู่ขอบ
บนและอักษรโรมนั อยูข่ อบลา่ งของตรา
ข้อ 73 ตรากําหนดเก็บหนังสือ คือ ตราท่ีใช้ประทับบนหนังสือเก็บ เพ่ือให้ทราบกําหนดระยะเวลาการเก็บ
หนงั สือน้ันมีคําวา่ เก็บถงึ พ.ศ. .... หรอื คาํ ว่า หา้ มทาํ ลาย ขนาดไม่เล็กกว่าตัวพิมพ์ 24 พอยท์
ข้อ 74 มาตรฐานกระดาษและซอง

- 66 -
74.1 มาตรฐานกระดาษ โดยปกตใิ ห้ใชก้ ระดาษปอนด์ขาว นาํ้ หนกั 60 กรัมต่อตารางเมตร
มี 3 ขนาด คือ

74.1.1 ขนาดเอ 4 หมายความว่า ขนาด 210 มลิ ลเิ มตร x 297 มลิ ลเิ มตร
74.1.2 ขนาดเอ 5 หมายความวา่ ขนาด 148 มิลลิเมตร x 210 มิลลิเมตร
74.1.3 ขนาดเอ 8 หมายความวา่ ขนาด 52 มลิ ลิเมตร x 74 มิลลิเมตร
74.2 มาตรฐานซอง โดยปกติใหใ้ ชก้ ระดาษสขี าวหรือสนี าํ้ ตาล นาํ้ หนัก80 กรัมต่อตารางเมตร
เว้นแต่ซองขนาดซี 4 ให้ใช้กระดาษนาํ้ หนกั 120 กรมั ตอ่ ตารางเมตร มี 4 ขนาด คือ
74.2.1 ขนาดซี 4 หมายความวา่ ขนาด 229 มลิ ลิเมตร x 324 มลิ ลิเมตร
74.2.2 ขนาดซี 5 หมายความวา่ ขนาด 162 มิลลเิ มตร x 229 มลิ ลเิ มตร
74.2.3 ขนาดซี 6 หมายความวา่ ขนาด 114 มิลลิเมตร x 162 มิลลิเมตร
74.2.4 ขนาดดีแอล หมายความวา่ ขนาด 110 มลิ ลิเมตร x 220 มิลลเิ มตร
ข้อ 75 กระดาษตราครฑุ ใหใ้ ชก้ ระดาษขนาดเอ 4 พมิ พค์ รุฑตามข้อ 71.1 ด้วยหมึกสีดําหรือทําเป็นครุฑดุน
ท่กี งึ่ กลางส่วนบนของกระดาษ
ขอ้ 76 กระดาษบันทึกข้อความ ให้ใช้กระดาษขนาดเอ 4 หรือขนาดเอ 5 พิมพ์ครุฑ ตามข้อ 71.2 ด้วยหมึก
สดี ําท่ีมมุ บนดา้ นซ้าย ตามแบบท่ี 29 ท้ายระเบยี บ
ขอ้ 77 ซองหนงั สอื ให้พมิ พค์ รุฑตามข้อ 71.2 ดว้ ยหมึกสดี าํ ท่ีมมุ บนด้านซา้ ยของซอง
77.1 ขนาดซี 4 ใชส้ ําหรับบรรจหุ นงั สือกระดาษตราครุฑ โดยไมต่ ้องพับ มชี นดิ ธรรมดาและขยายข้าง
77.2 ขนาดซี 5 ใช้สําหรบั บรรจุหนงั สอื กระดาษตราครฑุ พบั 2
77.3 ขนาดซี 6 ใช้สาํ หรบั บรรจหุ นังสือกระดาษตราครุฑพับ 4
77.4 ขนาดดีแอล ใช้สําหรับบรรจุหนังสือกระดาษตราครุฑพับ 3ส่วนราชการใดมีความจําเป็นต้อง
ใช้ซองสําหรับส่งทางไปรษณีย์อากาศโดยเฉพาะ อาจใช้ซองพิเศษสําหรับส่งทางไปรษณีย์อากาศและพิมพ์
ตราครุฑตามท่กี ล่าวขา้ งตน้ ได้โดยอนุโลม
ข้อ 78 ตรารับหนังสือ คือ ตราที่ใช้ประทับบนหนังสือ เพ่ือลงเลขทะเบียนรับหนังสือ ตามแบบที่ 12 ท้าย
ระเบยี บ มลี ักษณะเป็นรปู สี่เหลี่ยมผนื ผา้ ขนาด 2.5 เซนติเมตร x 5 เซนตเิ มตร มีชอื่ สว่ นราชการอยตู่ อนบน
ข้อ 79 ทะเบียนหนังสือรับ ใช้สําหรับลงรายการหนังสือท่ีได้รับเข้าเป็นประจําวัน โดยเรียงลําดับลงมาตาม
เวลาที่ไดร้ ับหนงั สือ มขี นาดเอ 4 พิมพส์ องหน้า มีสองชนิด คอื ชนิดเปน็ เล่มและชนิดเป็นแผ่นตามแบบที่ 13
ทา้ ยระเบียบ
ข้อ 80 ทะเบียนหนังสือส่ง ใช้สําหรับลงรายการหนังสือท่ีได้ส่งออกเป็นประจําวันโดยเรียงลําดับลงมาตาม
เวลาท่ไี ด้ส่งหนังสือ มีขนาดเอ 4 พิมพ์สองหน้า มีสองชนิด คือ ชนิดเป็นเล่มและชนิดเป็นแผ่นตามแบบท่ี 14
ท้ายระเบียบ
ข้อ 81 สมุดส่งหนังสือและใบรับหนังสือ ใช้สําหรับลงรายการละเอียดเก่ียวกับการส่งหนังสือ โดยให้ผู้นําส่ง
ถอื กํากบั ไปกบั หนังสือเพอื่ ให้ผ้รู บั เซน็ รับแลว้ รับกลบั คืนมา
81.1 สมดุ สง่ หนังสอื เป็นสมุดสาํ หรบั ใช้ลงรายการส่งหนังสือ มีขนาดเอ 4 พิมพ์สองหน้า ตามแบบ
ที่ 16 ท้ายระเบยี บ
81.2 ใบรับหนังสือ ใชส้ ําหรับกํากับไปกับหนังสือท่ีนําส่งโดยให้ผู้รับเซ็นชื่อ รับแล้วรับกลับคืนมา มี
ขนาดเอ 8 พมิ พห์ น้าเดยี ว ตามแบบที่ 17 ทา้ ยระเบยี บ
ข้อ 82 บัตรตรวจค้น เป็นบัตรกํากับหนังสือแต่ละรายการเพ่ือให้ทราบว่าหนังสือน้ัน ๆ ได้มีการดําเนินการ
ตามลาํ ดบั ข้ันตอนอยา่ งใด จนกระท่งั เสรจ็ สนิ้ บตั รนเี้ ก็บเรยี งลาํ ดบั กนั เป็นชดุ ในท่ีเกบ็ โดยมีกระดาษติดเป็น

- 67 -

บัตรดรรชนี ซ่ึงแบ่งออกเป็นตอน ๆ เพื่อสะดวกแก่การตรวจค้น มีขนาดเอ 5 พิมพ์สองหน้าตามแบบท่ี 18
ท้ายระเบยี บ
ข้อ 83 บัญชีหนังสือส่งเก็บ ใช้สําหรับลงรายการหนังสือท่ีจะส่งเก็บ มีขนาดเอ 4พิมพ์หน้าเดียว ตามแบบที่
19 ท้ายระเบยี บ
ข้อ 84 ทะเบียนหนังสือเก็บ เป็นทะเบียนท่ีใช้ลงรายการหนังสือเก็บ มีขนาดเอ 4 พิมพ์สองหน้า มีสองชนิด
คอื ชนดิ เป็นเล่ม และชนิดเปน็ แผน่ ตามแบบที่ 20 ทา้ ยระเบยี บ
ข้อ 85 บัญชีส่งมอบหนังสือครบ 25 ปี เป็นบัญชีที่ใช้ลงรายการหนังสือท่ีมีอายุครบ 25 ปีส่งมอบเก็บไว้ท่ี
กองจดหมายเหตุแห่งชาติ กรมศิลปากร มีลักษณะเป็นแผ่นขนาดเอ 4 พิมพ์สองหน้า ตามแบบท่ี 21 ท้าย
ระเบียบ
ข้อ 86 บัญชีหนังสือครบ 25 ปี ท่ีขอเก็บเอง เป็นบัญชีที่ใช้ลงรายการหนังสือที่มีอายุครบ 25 ปี ซึ่งส่วน
ราชการน้ันมีความประสงค์จะเก็บไว้เอง มีลักษณะเป็นแผ่นขนาดเอ 4 พิมพ์สองหน้า ตามแบบที่ 22 ท้าย
ระเบยี บ
ข้อ 87 บัญชีฝากหนังสือ เป็นบัญชีที่ใช้ลงรายการหนังสือที่ส่วนราชการนําฝากไว้กับกองจดหมายเหตุ
แหง่ ชาติ กรมศลิ ปากร มีลกั ษณะเป็นแผ่นขนาดเอ 4 พิมพ์สองหนา้ ตามแบบท่ี 23 ท้ายระเบยี บ
ขอ้ 88 บตั รยืมหนงั สือ ใชส้ ําหรบั เปน็ หลกั ฐานแทนหนงั สอื ที่ใหย้ ืมไป มีขนาดเอ 4 พิมพ์หน้าเดียว ตามแบบ
ที่ 24 ทา้ ยระเบยี บ
ข้อ 89 บัญชีหนังสือขอทําลาย เป็นบัญชีที่ใช้ลงรายการหนังสือท่ีครบกําหนดเวลาการเก็บมีลักษณะเป็น
แผน่ ขนาดเอ 4 พิมพ์สองหน้า ตามแบบที่ 25 ทา้ ยระเบียบ

บทเฉพาะกาล

ข้อ 90 แบบพมิ พ์ และซอง ซงึ่ มอี ยกู่ ่อนวนั ที่ระเบยี บนใ้ี ชบ้ ังคับ ให้ใชไ้ ดต้ อ่ ไปจนกว่าจะหมด

ประกาศ ณ วนั ท่ี 11 เมษายน 2526
เปรม ตณิ สูลานนท์

พลเอกเปรม ติณสูลานนท์
นายกรัฐมนตรี

พจนานกุ รรม

เอกสารอ้างอิง

การจัดทําคู่มือปฏิบัติงานนี้ ผู้จัดทํา (ฝ่ายบริหารงานท่ัวไป) ได้ศึกษาและค้นคว้าหาข้อมูลจาก
ระเบียบสํานักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 และที่แก้ไขเพิ่มเติม และระเบียบ
กระทรวงการคลงั ว่าด้วยการปฏบิ ตั งิ านสารบรรณฯ พ.ศ. 2553 (ภาคผนวก) และหนังสือเทคนิคการเขียน
หนังสือราชการ หนังสือโต้ตอบ และรายงานการประชุม ของรองศาสตราจารย์ นภาลัย สุวรรณธธาดา
อาจารย์ อดุล จันทรศักดิ์ และพันเอกกิจคณิตพงศ์ อินทอง รวมทั้งการระดมความรู้จากประสบการณ์ใน
การทํางาน และจากการท่ีไดร้ บั การฝกึ อบรม ของบคุ ลากร ฝ่ายบรหิ ารงานทว่ั ไป