คู่มือปฏิบัติงาน_การเบิกจ่ายค่าใช้จ่ายในการเดินทางไปราชการของบุคลากร โดยมัลลิกา ปัญญาเทพ

36
3) ใบขออนญุ าตไปราชการท่ีได้รบั อนมุ ัตแิ ล้ว
ดังตัวอย่างเอกสารและการนาข้อมูลเลขท่ี วันที่ของเอกสาร มาใช้ในการเขียนรายงานการเดินทาง
บรรทัดแรกตามภาพท่ี 4.7-4.9 ดังตอ่ ไปนี้

ภาพที่ 4.7 ตัวอย่างคาส่งั มหาวทิ ยาลยั ราชภัฏกาแพงเพชร ขอ้ มลู เลขท่ีและวันท่ีของเอกสาร

37
ภาพที่ 4.8 ตวั อยา่ งต้นเร่ืองและข้อมลู เลขที่ วนั ที่ของการเดินทางไปราชการ

38
ภาพท่ี 4.9 ตัวอยา่ งใบขออนุญาตไปราชการและข้อมูลเลขท่ี วันท่ที ไี่ ด้รบั อนุมตั ิแล้ว

39
และในบรรทัดท่ี 2- 3 จะระบุชื่อ-สกุล ผู้ที่ขอรับเงิน (จะเป็นบุคคลใดบุคคลหน่ึงท่ีเดินทางไป
ราชการในครั้งน้ันด้วยสามารถเป็นผู้รายงานและขอรับเงินได้) ระบุตาแหน่ง สังกัดหน่วยงานที่ผู้
ขอรับเงิน พร้อมด้วยผรู้ ่วมเดนิ ทางไปราชการทง้ั หมดต้องเขียนช่ือ-สกุลให้ครบทุกคน โดยตรวจสอบ
ได้จากการเขียนรายงานตามแบบฟอร์มใบเบิกค่าใช้จ่ายในการเดินทางไปราชการ หน้าที่ 3 ดัง
ตัวอย่างเอกสารและการนาข้อมูลของเอกสาร มาใช้ในการเขียนรายงานการเดินทางบรรทัดท่ี 2-3
ตามภาพที่ 4.10-4.11 ดงั นี้

ภาพที่ 4.10 ตวั อยา่ งการเขียนระบุ ชอ่ื ตาแหนง่ สังกัดพรอ้ มผู้ทเี่ ดินทางไปราชการด้วย

ภาพท่ี 4.11 ตวั อยา่ งรายงานการเดินทาง หนา้ ที่ 3 และข้อมูลท่นี าไปเขยี นรายงานบรรทดั ท่ี 2-3
ยกเว้นหากไปเป็นหมู่คณะท่ีมีผู้ท่ีร่วมเดินทางจานวนมากและไม่สามารถเขียนได้ครบทุกคนได้ ให้
ระบุเป็น “ดังรายช่ือตามคาส่ังที่แนบด้วย” หรือ “ตามรายชื่อคณะเดินทางที่แนบ” ดังตัวอย่าง
สมมตุ กิ ารเขียนตามภาพที่ 4.12 ดังนี้

40

ภาพที่ 4.12 ตัวอยา่ งสมมุติการเขียนระบุ ช่ือ ตาแหน่ง สังกดั พร้อมผูท้ ี่เดินทางเปน็ หมู่คณะ
1.1.3 การตรวจสอบจุดที่ 3 การระบุเร่ือง สถานท่ีและจังหวัดท่ีไปปฏิบัติ

ราชการ สามารถตรวจสอบข้อมลู ไดจ้ ากใบขออนุญาตไปราชการท่ีไดร้ ับอนุมตั ิเรียบร้อยแล้ว และเป็น
เอกสารท่ีผู้เขียนรายงานแนบมาประกอบเป็นหลักฐานการเบิกจ่าย ว่าผู้ขอเบิกเงินได้ขออนุญาตเพื่อ
ไปราชการในเรื่อง สถานท่ีและจังหวัดใด ดังภาพเอกสารและข้อมูลจากใบขออนุญาตไปราชการท่ี
ได้รับอนุมัตจิ ากระบบ e-Personal ที่ 4.13 ดังนี้

ภาพที่ 4.13 ตวั อยา่ งเอกสารและข้อมลู จากใบขออนุญาตไปราชการที่ไดร้ ับอนุมตั ิแลว้
ซึ่งส่วนใหญ่จะมีหลายกรณีศึกษาในการเขียนระบุเรื่อง/สถานท่ี/จังหวัดที่ไปราชการได้เป็นกรณี 2
กรณดี งั นี้

1) กรณีท่ีเดนิ ทางไปราชการท่มี ีสถานที่และจงั หวัดเดยี ว ดังตัวอยา่ งการเขียน
เอกสารใบขออนุญาตไปราชการตามภาพที่ 4.14 ดังนี้

ภาพท่ี 4.14 ตวั อย่างการเขียนระบเุ รือ่ ง สถานที่ จงั หวดั ทไ่ี ปปฏบิ ัติราชการและจงั หวัดเดียว

41

2) กรณีที่เดินทางไปราชการจานวนสถานท่ีมากกว่า 1 ท่ี ในช่วงระยะเวลา
การเดนิ ทางไปราชการโดยออกจากต้นทางไปและกลับถึงตน้ ทางต่อเนื่องกัน
ดังตัวอย่างสมมุติการเขียนระบุเรื่อง สถานท่ี จังหวัดที่ไปปฏิบัติราชการ
มากกว่า 1 สถานที่ ในเอกสารใบขออนญุ าตไปราชการ ตามภาพท่ี 4.15

ภาพที่ 4.15 ตวั อยา่ งสมมุตกิ ารเขียนระบุเรื่อง สถานท่ี จังหวัดท่ีไปปฏบิ ตั ิราชการมากกว่า 1 สถานที่

1.1.4 การตรวจสอบจุดที่ 4 การเขียนวันที่ เดือน พ.ศ. และเวลาที่ออก
เดินทาง โดยระบุสถานท่ีท่ีออกเดินทาง วันท่ี เดือน ปี พ.ศ. และระบุเวลาที่เดินทางกลับมาถึง
พร้อมคานวณระยะเวลาทใี่ ช้ในการเดนิ ทางทง้ั หมดเป็นจานวนก่วี ันและจานวนก่ีช่ัวโมงได้อย่างถูกต้อง
ตามอัตราทก่ี าหนด สามารถตรวจสอบข้อมูลได้จากใบขออนุญาตไปราชการโดยดูวันที่ท่ีผู้ขอเบิกเงิน
ไดข้ อไปราชการ ซง่ึ หลายกรณศี ึกษาดังน้ี

1) กรณีที่เดินทางไปราชการต่อเน่ืองกัน โดยเดินทางออกจากต้นทางไปและ
กลับถึงตน้ ทางต่อเนื่องกัน เชน่ เดนิ ทางไปราชการระหว่างวันท่ี 22 – 28
พฤษภาคม 2561 เป็นระยะเวลา 7 วัน ดังตัวอย่างการเขียนวันท่ี เดือน
ปี เวลาและรวมเวลาไปราชการตอ่ เนอื่ งกนั ตามภาพท่ี 4.16 ดงั นี้

ภาพท่ี 4.16 ตัวอยา่ งการเขียนวันที่ เดือน ปี เวลาและรวมเวลาไปราชการต่อเนอื่ งกัน
2) กรณที เี่ ดินทางไปราชการ โดยออกจากต้นทางไปและกลับถึงต้นทางท่ีมีวัน
ไม่ต่อต่อเนื่องกัน หรือต่างสถานท่ีกันหรือเป็นช่วงเวลา และเบิกจ่ายจาก
รหัสงบประมาณของแผนปฏิบัติงาน/โครงการเดียวกัน เช่น เดินทางไป
ราชการสถานท่ีเดียวกัน จานวน 2 วัน คือวันที่ 15,17 มกราคม 2562
ดงั ตัวอยา่ งการเขียนตามภาพที่ 4.17 ดังน้ี

ภาพท่ี 4.17 ตวั อยา่ งการเขียนวนั ที่ เดอื น ปี เวลาและรวมเวลาไปราชการไม่ต่อเนื่องกัน

42
1.1.5 การตรวจสอบจุดท่ี 5 การระบุจานวนเงินรวมที่เบิกจ่ายค่าใช้จ่ายแต่ละ
ประเภท คือค่าเบ้ียเล้ียง ค่าพาหนะ ค่าเช่าที่พัก และค่าใช้จ่ายอื่นครบถ้วน และจานวนเงินรวม
ทงั้ สิน้ พร้อมเขียนเป็นตัวหนังสือได้อย่างถูกต้อง สามารถตรวจสอบข้อมูลได้จากยอดรวมค่าใช้จ่ายแต่
ละประเภทจากการเขียนรายงานการเดินทางในใบเบิกค่าใช้จ่ายการเดินทางไปราชการ หน้าท่ี 2
และตรวจสอบการรวมเงินพร้อมตัวอักษรจานวนเงินรวมเขียนได้ถูกต้อง ดังตัวอย่างการเขียนตาม
ภาพท่ี 4.18 ดังน้ี

ภาพท่ี 4.18 ตัวอยา่ งการเขียนจานวนเงนิ ทขี่ อเบิกของคา่ ใชจ้ า่ ยแตล่ ะประเภท
1.1.6 การตรวจสอบจุดท่ี 6 การลงลายมือช่ือผู้ขอรับเงินเงินพร้อมตาแหน่งของผู้

ขอเบิกเงิน ในจุดนี้ผู้เซ็นชื่อลงนามต้องเป็นคนๆเดียวกับการเขียนช่ือผู้รายงานในจุดที่ 2 ต้องลง
ลายมือชื่อและระบุตาแหน่งผู้ขอรับเงินด้วย ดังตัวอย่างการเขียนลงลายมือชื่อผู้ขอรับเงินเงินพร้อม
ตาแหน่งของผขู้ อเบิกเงินตามภาพท่ี 4.19 ดงั น้ี

ภาพท่ี 4.19 ตวั อย่างลงลายมือช่อื ผูข้ อรับเงินเงินพร้อมตาแหนง่ ของผขู้ อเบกิ เงนิ
1.1.7 การตรวจสอบจุดที่ 7 การระบุจานวนเงินรวมเป็นตัวเลขและตัวหนังสือ

ด้วยจานวนเงินท่ีผู้รายงานขอเบิกเงินเป็นจานวนเงินรวมทั้งหมดท่ีใช้ในการเดินทางไปราชการในคร้ัง
นนั้ ตามจานวนเงนิ รวมในจุดที่ 5 มาเขียนไวใ้ นสว่ นทา้ ยหน้าที่ 1 หลังข้อความ “ได้รับเงินค่าใช้จ่าย
ในการเดินทางไปราชการ จานวน” ทั้งนีใ้ นส่วนนีต้ ามแบบฟอร์มเอกสารเป็นรายการท่ีระบุว่าผู้ขอเบิก
ค่าใชจ้ า่ ยการเดินทางไดร้ บั เงินที่ขอเบิกไว้อย่างถูกต้องแล้วตามจานวนท่ีขอเบิก ดังตัวอย่างการเขียน
จานวนเงนิ เป็นตัวเลขและตัวอกั ษรตามจานวนเงินท่ขี อเบิกเงินตามภาพท่ี 4.20 ดังนี้

43

ภาพท่ี 4.20 ตัวอย่างจานวนเงนิ เปน็ ตัวเลขและตวั อักษรตามจานวนเงนิ ทีข่ อเบิกเงิน
1.1.8 การตรวจสอบจุดท่ี 8 การลงลายมือช่ือผู้รับเงินพร้อมตาแหน่ง ในกรณีที่

มผี ู้รบั เงนิ เพียงคนเดียว ในจุดนต้ี ้องตรวจสอบวา่ ในการเดินทางไปราชการคร้ังนั้นมีจานวนผู้รับเงินใน
แต่ละประเภทไม่ว่าจะเป็น ค่าเบ้ียเลี้ยง ค่าพาหนะ ค่าเช่าที่พักและค่าใช้จ่ายอื่นๆ ทั้งหมดจานวนก่ี
คน หากในคณะเดินทางมีผู้รับเงินเพียงจานวน 1 คน ต้องให้คนที่รับเงินลงลายมือช่ือพร้อม
ตาแหนง่ ในจดุ นี้ดว้ ย ดงั ตัวอย่างการลงลายมือชอ่ื ผ้รู บั เงินพร้อมตาแหนง่ ในกรณีที่มีผู้รับเงินเพียงคน
เดียวตามภาพที่ 4.21 ดงั น้ี

ภาพท่ี 4.21 ตวั อย่างการลงลายมือช่ือผูร้ ับเงนิ พรอ้ มตาแหน่ง ในกรณีทีม่ ีผู้รบั เงนิ เพียงคนเดยี ว
1.1.9 การตรวจสอบจุดที่ 9 การลงลายมือชื่อผู้จ่ายเงินพร้อมตาแหน่ง ในกรณี

ที่ได้ยืมเงินทดรองราชการของการเดินทางไปราชการคร้ังนี้โดยให้ผู้ยืมเงินเป็นผู้ลงนาม พร้อมระบุ
เลขทสี่ ัญญายืมเงนิ และวันท่ที ีย่ มื เงนิ และเป็นขอ้ มลู เดียวกับจุดท่ี 1 ดังตัวอย่างการเขียนลงลายมือช่ือ
ผจู้ ่ายเงินพรอ้ มตาแหนง่ ในกรณที ่ยี ืมเงินทดรองราชการตามภาพท่ี 4.22 ดังน้ี

ภาพที่ 4.22 ตวั อย่างการลงลายมอื ชอื่ ผู้จา่ ยเงนิ พรอ้ มตาแหน่ง ในกรณีทย่ี ืมเงนิ ทดรองราชการ

44
1.2 ตรวจสอบการเขียนรายงานในใบเบิกค่าใช้จ่ายการเดินทางไปราชการ หน้าที่ 2
หน้าท่ี 2 จะเป็นการเขียนรายงานใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน แบบ บก.111 ใช้เขียนรายงาน
สาหรบั การเบิกคา่ พาหนะในกรณที ี่เดินทางโดยรถประจาทาง รถรับจ้างแบบเหมาจ่าย และในกรณีท่ี
ใช้รถยนต์ส่วนตัวเดินทางไปราชการ โดยให้เขียนเรียงลาดับตามวันท่ีและเหตุการณ์จริง โดย
ตรวจสอบการเขียนรายละเอียดใบรบั รองแทนใบเสร็จรับเงิน แบบ บก.111 ใช้เขียนรายงานสาหรับ
การเบิกค่าพาหนะในกรณีทเ่ี ดินทางโดยเครื่องบนิ รถประจาทาง รถรบั จ้างแบบเหมาจ่าย และใน
กรณที ใี่ ช้รถยนตส์ ่วนตัวเดนิ ทางไปราชการ โดยให้เขียนเรียงลาดับตามวันที่และเหตุการณ์จริง ตาม
แบบฟอร์มใบเบิกค่าใช้จา่ ยการเดินทางไปราชการ หน้าที่ 2 ดงั ภาพท่ี 4.23 ดังน้ี

ภาพที่ 4.23 แบบฟอร์มใบเบิกค่าใช้จา่ ยการเดนิ ทางไปราชการ หนา้ ท่ี 2
ซึ่งในการตรวจสอบการเขียนรายงานการเดินทางในใบเบิกค่าใช้จ่ายการเดินทางไปราชการ หน้าที่ 2
ในส่วนใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน แบบ กง.111 นี้ จะยกเว้นการเขียนในกรณีที่เดินทางไป
ราชการโดยใช้ยานพาหนะของมหาวิทยาลัยฯ และจะเขียนในกรณีท่ีใช้ยานพานหะโดยรถยนต์
ส่วนตัว รถประจาทาง รถรับจ้างและเคร่ืองบินโดยสาร ซึ่งมีหลักการและวิธีการตรวจสอบความ
ถูกต้องของการเขียนรายงานในหน้าที่ 2 ได้จากตวั อย่างเขียนในแต่ละกรณี ดงั ตอ่ ไปนี้

45
1.2.1 กรณีเดนิ ทางโดยรถยนต์ส่วนตวั
ในการเดินทางไปราชการโดยใช้รถยนต์ส่วนตัวนั้น ผู้ขออนุญาตเดินทางไปราชการ
ต้องทาบนั ทกึ ขอ้ ความนาเรยี นท่านอธกิ ารบดี เพื่อขออนญุ าตเดนิ ทางไปราชการโดยใช้รถยนต์ส่วนตัว
พร้อมระบรุ ายละเอียดหมายเลขทะเบียนรถและเจ้าของรถในเนอ้ื ความอยา่ งครบถ้วน และต้องได้รับ
อนุญาตเรียบร้อยแล้วเท่านั้นจึงจะสามารถนารถยนต์ส่วนตัวเดินทางไปราชการครั้งน้ันได้ โดย
สามารถตรวจสอบรายละเอียดเอกสารได้จากบันทึกข้อความขออนุญาตใช้รถยนต์ส่วนตัว และใบขอ
อนุญาตไปราชการทอ่ี นมุ ตั แิ ลว้ ดงั ตัวอยา่ งบนั ทึกข้อความขออนุญาตใช้รถยนต์ส่วนตัวในการเดินทาง
ไปราชการ ตามภาพที่ 4.24 และตวั อย่างเอกสารใบขออนุญาตไปราชการที่ได้รับอนุมัติแล้วตามภาพ
ท่ี 4.25 ดงั ตอ่ ไปนี้

ภาพที่ 4.24 ตัวอย่างบันทึกข้อความขออนุญาตใชร้ ถยนต์สว่ นตวั ในการเดนิ ทางไปราชการ

46
ภาพที่ 4.25 ใบขออนญุ าตไปราชการท่ีไดร้ บั อนุมัติแล้ว

47
และเม่ือเดินทางกลับมาจากการไปราชการแล้ว ผู้ขออนุญาตจะต้องดาเนินการรายงาน ตาม
แบบฟอร์มใบเบิกค่าใช้จ่ายการเดินทางไปราชการ หน้าท่ี 2 จะเขียนรายงานเรียงตามลาดับ
เหตุการณ์ที่เกิดข้ึน โดยผู้รายงานสามารถเป็นผู้ลงนามได้ไม่จาเป็นต้องเป็นเจ้าของรถ ดังตัวอย่าง
สมมุตกิ ารเขียนรายงานกรณีเดนิ ทางโดยใชร้ ถยนต์ส่วนตวั ตามภาพท่ี 4.26 ดงั นี้

ภาพท่ี 4.26 ตัวอย่างสมมุติการเขยี นรายงานกรณเี ดนิ ทางโดยใชร้ ถยนตส์ ว่ นตวั

48
1.2.2 กรณเี ดินทางโดยรถยนตส์ ว่ นตวั มากกว่า 1 คัน
ในกรณีเดินทางไปราชการโดยใช้รถยนต์ส่วนตัว มากกว่า 1 คัน จะให้วิธีการ
ตรวจสอบเอกสารในกรณีเดียวกัน ซึ่งในรายละเอียดเอกสารบันทึกข้อความจะต้องระบุรายละเอียด
หมายเลขทะเบียนรถและเจ้าของรถท้ัง 2 คันอย่างครบถ้วน และในการเขียนรายงานการเดินทาง
ตามตามแบบฟอรม์ ใบเบกิ คา่ ใช้จา่ ยการเดินทางไปราชการ หนา้ ท่ี 2 จะเขียนรายงานเรียงตามลาดับ
เหตุการณ์ท่ีเกิดขึ้น จานวน 2 ฉบับพร้อมให้เจ้าของรถยนต์เป็นผู้ลงนามเท่าน้ัน ดังตัวอย่างสมมุติ
การเขียนรายงานกรณเี ดินทางโดยใชร้ ถยนตส์ ่วนตัวมากกว่า 1 คัน ตามภาพที่ 4.27-4.28 ดงั น้ี

ภาพที่ 4.27 ตัวอยา่ งสมมุติการเขยี นรายงานกรณีเดินทางโดยใช้รถยนตส์ ว่ นตวั คันท่ี 1

49
ภาพที่ 4.28 ตวั อยา่ งสมมุติการเขยี นรายงานกรณเี ดนิ ทางโดยใชร้ ถยนต์สว่ นตวั คันท่ี 2

50
1.2.3 กรณเี ดนิ ทางโดยรถประจาทางและรถรับจา้ ง
ในการเดินทางไปราชการโดยรถประจาทางและรถรับจ้างแท็กซ่ี ผู้ขออนุญาตไป
ราชการจะต้องระบุค่าใช้จ่ายพานหะในใบขออนุญาตไปราชการเป็นค่ารถประจาทางและรถรับจ้าง
พร้อมระบุจานวนเงินท่ีต้องการไว้อย่างชัดเจน ในอัตราของรถประจาทางปรับอากาศช้ัน 1 หรือน้อย
กวา่ ไมส่ ามารถเบิกในอัตราค่าโดยสารของรถประจาทางปรับอากาศ VIP ได้ ซ่ึงในการเขียนรายงาน
การเดินทางตามตามแบบฟอรม์ ใบเบิกคา่ ใชจ้ า่ ยการเดนิ ทางไปราชการ หน้าท่ี 2 นี้จะเขียนรายงาน
เรียงตามลาดับเหตุการณ์ที่เกิดขึ้น โดยสามารถตรวจสอบรายละเอียดเอกสารได้จากใบขออนุญาตไป
ราชการที่อนุมัติแล้ว ดังตัวอย่างสมมุติการเขียนรายงานกรณีเดินทางโดยใช้รถประจาทางและรถ
รบั จ้าง ตามภาพที่ 4.29 ดงั น้ี

ภาพท่ี 4.29 ตัวอยา่ งสมมุติการเขียนรายงานกรณีเดินทางโดยใช้รถประจาทางและรถรับจ้าง

51
1.2.4 กรณเี ดินทางโดยเคร่อื งบิน
ในการเดนิ ทางไปราชการโดยเคร่ืองบิน ขออนุญาตไปราชการจะต้องระบุค่าใช้จ่าย
พานหะในใบขออนุญาตไปราชการเป็นค่าเคร่ืองบิน พร้อมระบุจานวนเงินที่ต้องการไว้อย่างชัดเจน
ในอัตราค่าโดยสารช้นั ประหยัด และตอ้ งได้รับอนุญาตจากผู้บังคับบัญชา (อธิการบดี) เรียบร้อยแล้ว
เท่าน้ัน ซึ่งในการเขียนรายงานการเดินทางตามตามแบบฟอรม์ ใบเบิกค่าใช้จา่ ยการเดนิ ทางไปราชการ
หน้าที่ 2 นี้จะเขียนรายงานเรียงตามลาดับเหตุการณ์ที่เกิดข้ึน โดยสามารถตรวจสอบรายละเอียด
เอกสารได้จากใบขออนุญาตไปราชการท่ีอนุมัติแล้ว ดังตัวอย่างสมมุติการเขียนรายงานกรณีเดินทาง
โดยเครื่องบิน ตามภาพท่ี 4.30 ดงั น้ี

ภาพที่ 4.30 ตวั อย่างสมมุตกิ ารเขยี นรายงานกรณเี ดินทางโดยเคร่ืองบิน

52
1.3 ตรวจสอบการเขียนรายงานในใบเบิกค่าใช้จ่ายการเดินทางไปราชการ หน้าที่ 3
หนา้ ท่ี 3 จะรายงานเกยี่ วกับหลักฐานการจ่ายเงินค่าใช้จ่ายในการเดินทางไปราชการของผู้ขออนุมัติ
และคณะเดินทางรายบุคคลว่าได้มีค่าใช้จ่ายเป็นค่าเบี้ยเล้ียง ค่าเช่าที่พัก ค่าพาหนะ และค่าใช้จ่าย
อื่นเป็นจานวนเงินเท่าใด และมีจานวนเงินค่าใช้จ่ายรวมเท่าใดของแต่ละบุคคล พร้อมลงลายมือช่ือ
ผู้รับเงินที่ร่วมเดินทางไปท้ังหมด โดยตรวจสอบการเขียนข้อมูลค่าใช้จ่ายในการเดินทางไปราชการ
ของผู้ขออนุมัติและคณะเดินทางรายบุคคลว่าได้มีค่าใช้จ่ายเป็นค่าเบี้ยเลี้ยง ค่าเช่าท่ีพัก ค่าพาหนะ
และค่าใช้จ่ายอ่ืนเป็นจานวนเงินเท่าใด และมีจานวนเงินค่าใช้จ่ายรวมเท่าใดของแต่ละบุคคล พร้อม
ลงลายมือช่ือผู้รับเงินที่ร่วมเดินทางไปทั้งหมด ตามแบบฟอร์มการเขียนรายงานในใบเบิกค่าใช้จ่าย
การเดินทางไปราชการ หนา้ ที่ 3 ภาพท่ี 4.31 ดังนี้

ภาพท่ี 4.31 แบบฟอรม์ การเขยี นรายงานในใบเบกิ ค่าใช้จา่ ยการเดนิ ทางไปราชการ หน้าที่ 3
โดยมจี ดุ ตรวจสอบท่ีสาคญั จานวน 6 จุด ดังนี้

จดุ ที่ 1 ระบุตาแหน่งผเู้ ดินทาง
จดุ ที่ 2 จานวนเงินรวมทั้งส้ินในแตล่ ะแถวของผ้เู ดินทางตามลาดบั
จุดที่ 3 จานวนเงนิ รวมทงั้ สน้ิ ของค่าใชจ้ า่ ยแต่ละประเภทตามแนวต้งั คอื

ค่าเบ้ียเลี้ยง ค่าเชา่ ทพ่ี กั ค่าพาหนะ คา่ ใช้จ่ายอืน่
จุดท่ี 4 ผรู้ ว่ มเดนิ ทางลงลายมือชือ่ ครบถ้วนทกุ คน
จุดที่ 5 ระบเุ ลขทส่ี ญั ญายืมเงนิ และวันที่ท่ียมื เงนิ
จุดท่ี 6 ลงลายมือชอ่ื ผู้จา่ ยเงินพรอ้ มตาแหน่ง ในกรณที ่ีได้ยืมเงนิ ทดรองราชการ

53
และสามารถตรวจสอบรายละเอยี ด วิธีการเขียน การคานวณตัวเลข วิธีการตรวจสอบข้อมูลจากต้น
เร่ืองที่ได้รับการอนุมัติให้เดินทางไปราชการที่ผู้รายงานได้แนบเป็นเอกสารหลักฐานประกอบการ
เบิกจ่าย ตามแบบฟอร์มใบเบิกค่าใช้จ่ายการเดินทางไปราชการ หน้าที่ 3 ตามจุดท่ีสาคัญทั้ง 6 จุด
ไดจ้ ากการเขียนรายงานในใบเบกิ ค่าใชจ้ ่ายการเดินทางไปราชการ หนา้ ที่ 3 ในภาพท่ี 4.32-4.33 ดังน้ี

จุดท่ี 1

จุดท่ี 2

จดุ ท่ี 4

จุดท่ี 3 จุดท่ี 5
จุดท่ี 6

ภาพที่ 4.32 การเขียนรายงานในใบเบกิ คา่ ใช้จ่ายการเดินทางไปราชการ หนา้ ท่ี 3

ภาพท่ี 4.33 เอกสารหลกั ฐานท่ใี ชใ้ นการตรวจสอบข้อมูลการเขยี นรายงาน หน้าที่ 3

54

โดยสามารถเขียนคาอธิบายได้ดงั ต่อไปน้ี
1.3.1 การตรวจสอบจุดที่ 1 การระบุตาแหน่งผู้เดินทาง จะต้องเป็นชื่อเดียวกับ

ผู้เขียนรายงานและผู้ลงนามขอรับเงินตามใบเบิกค่าใช้จ่ายการเดินทางไปราชการ หน้าที่ 1 โดย
เขียนเปน็ คานาหนา้ ชือ่ นามสกลุ และระบวุ ันท่ี เดอื น ปี ท่เี ดนิ ทาง

1.3.2 การตรวจสอบจุดท่ี 2 จานวนเงินรวมท้ังสิ้นในแต่ละแถวของผู้เดินทาง
ตามลาดับ รายคนตามแถวแนวนอน ในจุดน้ีจะเป็นการรวมจานวนตัวเลขของค่าใช้จ่ายแต่ละ
ประเภทที่เบกิ ในแตล่ ะแถวของแตล่ ะคนตามลาดับ โดยจานวนค่าใช้จ่ายต้องเป็นไปตามจานวนเงินท่ี
ได้ขออนุญาตไปราชการต้ังแต่แรก และตรวจสอบได้จากใบเสร็จรับเงินของค่าเช่าท่ีพักแยกเป็น
รายบุคคลและค่าน้ามันเชือ้ เพลงิ จะระบุไว้บรรทัดแรกของเป็นผู้เขียนรายงาน ซ่ึงในกรณีที่มีค่าน้ามัน
เช้ือเพลิงที่มีการใช้รถยนต์ส่วนตัวท่ีมากกว่า 1 คันในการไปราชการ กรณีนี้จะระบุจานวนเงินค่า
นา้ มนั ไว้กบั รายช่อื เจ้าของรถนน้ั แทน

1.3.3 การตรวจสอบจุดที่ 3 การคานวณเงินรวมทั้งส้ินของค่าใช้จ่ายแต่ละ
ประเภทตามแนวต้ัง คือ ค่าเบ้ียเล้ียง ค่าเช่าที่พัก ค่าพาหนะ ค่าใช้จ่ายอ่ืน โดยจะเป็นการรวม
จานวนตวั เลขของคา่ ใชจ้ า่ ยแตล่ ะประเภทที่เบิกในแต่ละคอลัมน์ตามแนวต้ัง และจานวนเงินที่ผู้เขียน
รายงานขอเบิกในแต่ละคา่ ใช้จ่ายตอ้ งเปน็ ไปตามจานวนเงินท่ีได้ขออนุญาตไปราชการต้ังแต่แรก และ
ตรวจสอบไดจ้ ากใบเสรจ็ รบั เงนิ ของค่าเชา่ ทพ่ี ักและค่าน้ามนั เช้ือเพลงิ

1.3.4 การตรวจสอบจุดที่ 4 ผู้ร่วมเดินทางลงลายมือชื่อครบถ้วนทุกคน ในส่วน
นี้จะตรวจสอบรายชื่อผู้ร่วมเดินทางท่ีขอเบิกเงินว่าเป็นบุคคลเดียวกันกับรายชื่อที่ได้ขออนุญาตไป
ราชการต้ังแต่แรกอย่างครบถ้วนหรือไม่ ผู้ท่ีไม่มีรายชื่อเดินทางไปราชการไม่สามารถขอเบิกเงินได้
โดยสามารถตรวจสอบรายช่ือได้จากเอกสารหลักฐานประกอบการเบิกจ่ายใบขออนุญาตไปราชการที่
ได้รบั อนมุ ัตแิ ล้ว ระบตุ าแหน่งของผู้เดินทางพร้อมตรวจสอบลายมือชื่อว่าคณะเดินทางได้ลงนามเป็น
ผ้รู ับเงินครบถ้วนทกุ คน

1.3.5 การตรวจสอบจุดท่ี 5 การระบุเลขทสี่ ญั ญายมื เงินและวนั ทท่ี ่ียืมเงิน ในจุด
นผ้ี เู้ ขียนรายงานการเดินทางต้องระบเุ ลขท่สี ัญญายมื เงินและวันท่ีที่ยืมเงินให้ตรงตามเอกสารหลักฐาน
ประกอบการเบิกจ่ายใบสัญญายืมเงินท่ีแนบมาให้ครบถ้วน (เหมือนจุดท่ี 1 และจุดที่ 9 ตามการ
เขียนรายงานใบเบิกค่าใช้จ่ายการเดินทางไปราชการ หน้าท่ี 1) โดยตามตัวอย่างภาพท่ี 4.31
ผูเ้ ขยี นรายงานไม่ไดเ้ ขยี นรายละเอยี ดในจุดน้ี จึงต้องแจง้ ผูเ้ ขียนรายงานเขียนเพ่มิ เตมิ

1.3.6 การตรวจสอบจุดท่ี 6 การลายมือชอ่ื ผู้จ่ายเงินพรอ้ มตาแหน่ง ในกรณีที่ได้
ยืมเงินทดรองราชการของการเดินทางไปราชการครั้งนี้โดยให้ผู้ยืมเงินเป็นผู้ลงนาม พร้อมระบุ
ตาแหนง่ ผู้ยมื เงนิ อยา่ งครบถว้ น (เหมือนจดุ ท่ี 9 ตามการเขียนรายงานใบเบิกค่าใช้จ่ายการเดินทางไป
ราชการ หนา้ ที่ 1)

55
ตวั อย่างการเขยี นรายงานการเดนิ ทางตามใบเบกิ ค่าใชจ้ า่ ยการเดินทางไปราชการ ทงั้ 3 หน้า
ตามภาพท่ี 4.34-4.36 ดังต่อไปน้ี

ภาพที่ 4.34 ตวั อย่างการเขียนรายงานใบเบิกคา่ ใช้จ่ายการเดินทางไปราชการ หน้าที่ 1

56
ภาพที่ 4.35 ตวั อยา่ งการเขียนรายงานใบเบกิ ค่าใช้จา่ ยการเดนิ ทางไปราชการ หน้าท่ี 2

57

ภาพที่ 4.36 ตวั อยา่ งการเขียนรายงานใบเบกิ ค่าใชจ้ ่ายการเดนิ ทางไปราชการ หน้าที่ 3
ตามแนวนอน

58
ปญั หา
1. ผ้เู ขียนรายงานเขยี นข้อมลู ในแบบฟอร์มใบเบกิ คา่ ใชจ้ า่ ยการเดินทางไปราชการ หน้าที่ 1
จุดที่ 3 ว่าเดินทางไปปฏิบัติราชการเรื่อง/สถานท่ี/จังหวัดไม่ครบถ้วน เนื่องจากพบว่าบ่อยคร้ัง
ผ้รู ายงานมักเขยี นเพยี งว่าเดินทางไปปฏบิ ัตริ าชการเร่ืองอะไรเทา่ นั้น
2. ผเู้ ขยี นรายงานเขยี นข้อมลู ในแบบฟอรม์ ใบเบกิ คา่ ใชจ้ ่ายการเดินทางไปราชการ หน้าที่ 1
จุดท่ี 8 ให้ลงลายมือช่ือผู้รับเงินพร้อมตาแหน่งในกรณีท่ีมีผู้รับเงินเพียงคนเดียว พบว่าผู้เขียน
รายงานลมื ลงลายมอื ชอ่ื จดุ นี้
แนวทางการแกไ้ ขปญั หา
1. ปรับปรุงแบบฟอร์มใบเบิกค่าใช้จ่ายการเดินทางไปราชการ หน้าท่ี 1 จุดที่ 3 จาก
ข้อความเดิม “เดินทางไปปฏิบัติราชการ(ระบุเร่ือง/สถานท่ี/จังหวัดท่ีไป).....” เป็นข้อความ
“เดินทางไปปฏิบัติราชการเร่ือง........สถานที่........จังหวัด...........” เพ่ือให้ผู้เขียนรายงานมีความ
เข้าใจและแบบฟอร์มมีความชัดเจนมากข้ึน ส่งผลให้เขียนข้อมูลได้ครบถ้วนและลดการผิดพลาดได้
ดงั ภาพการแสดงการปรบั ปรงุ และเปรยี บเทยี บเอกสารที่ 4.37 ดังน้ี

แบบเดิม

แบบใหม่

ภาพที่ 4.37 ภาพปรับปรงุ แกไ้ ขแบบฟอร์มใบเบิกค่าใช้จ่ายการเดนิ ทางไปราชการ หน้าท่ี 1 จุดที่ 3

59
2. ปรับปรุงแบบฟอร์มใบเบิกค่าใช้จ่ายการเดินทางไปราชการ หน้าที่ 1 จุดที่ 8 และจุดท่ี
9 ดังนี้

1) จัดระเบียบถ้อยคาข้อความเดิมในบรรทัดแรกของแบบฟอร์มให้อยู่บรรทัด
เดียวกัน เป็นข้อความว่า “ได้รับเงินค่าใช้จ่ายการเดินทางไปราชการ
จานวน.......บาท (....................)ไว้เปน็ การถกู ต้องแล้ว” จดั เรียงรูปแบบผู้รับ
เงินและผจู้ า่ ยเงนิ กรณยี ืมเงนิ ตามสญั ญาเลขท่.ี ...วนั ที่.....ใหต้ รงกัน

2) จุดท่ี 8 เพิ่มข้อความว่า “***กรณีไปคนเดียว เซ็นช่ือผู้รับเงิน ตรงน้ี***”
พรอ้ มลูกศรมาชิดดา้ นซา้ ยสดุ ให้ตรงกบั จดุ การลงช่ือผรู้ บั เงนิ

3) จดุ ที่ 9 เพมิ่ ขอ้ ความว่า“***กรณียมื เงินไปราชการ ผู้ยืมเงินเซ็นชื่อผู้จ่ายเงิน
ตรงนี้***” พรอ้ มลูกศรช้ไี ปยังจุดผู้จ่ายเงนิ

เพื่อให้ผเู้ ขียนรายงานได้มีจุดสังเกตที่เห็นได้ง่ายและเข้าใจมากกว่าเดิม และป้องกันการลืมลงลายมือ
ชื่อของผู้ยืมเงินทดรองไปราชการ ดังภาพแสดงการปรับปรุงเอกสารและเปรียบเทียบเอกสารตาม
ภาพที่ 4.38 ดงั นี้

แบบเดิม

แบบใหม่

ภาพท่ี 4.38 ภาพปรบั แกไ้ ขแบบฟอรม์ ใบเบิกคา่ ใช้จา่ ยการเดินทางไปราชการ หน้าท่ี 1 จดุ ที่ 8-9

60
3. ปรับปรุงข้อความในวงกลมให้มีความเข้าใจ และสามารถเขียนได้อย่างถูกต้องมากข้ึน
โดยเพื่อเติมคาว่า “โดยเขียนเรียงลาดับตามเหตุการณ์จริงเรียงลาดับวันท่ี” ตามภาพการปรับปรุง
แกไ้ ขแบบฟอร์มใบเบิกค่าใชจ้ ่ายการเดินทางไปราชการ หน้าที่ 2 ท่ี 4.39 ดังน้ี

แบบเดิม

แบบใหม่

ภาพท่ี 4.39 การปรับปรงุ แก้ไขแบบฟอรม์ ใบเบกิ ค่าใชจ้ ่ายการเดนิ ทางไปราชการ หน้าท่ี 2
ขอ้ เสนอแนะ
1. ดาเนินการแจ้งการปรับปรุงแบบฟอรม์ ใหก้ ับผูบ้ รหิ าร บคุ ลากรภายในหน่วยงานทราบ
2. นาแบบฟอร์มไว้ให้บริการบุคลากรในหน่วยงานด้วยการสาเนาเอกสารไว้ในลิ้นชัก
แบบฟอรม์ เอกสาร ณ หอ้ งสานักงานอธิการบดี นาอพั โหลดไฟลเ์ อกสารบนเว็บไซค์ของ
หนว่ ยงานใหส้ ามารถดาวน์โหลดได้

61

ข้ันตอนท่ี 2 ตรวจสอบเอกสารหลักฐานประกอบการเบิกค่าใช้จ่ายการเดินทางไป

ราชการ

ในการเบิกจ่ายค่าใช้จ่ายการเดินทางไปราชการตามสิทธิที่ได้รับในการเดินทางไปรา ชการ

ชว่ั คราว อาทิค่าใช้จ่ายเป็นค่าเบ้ียเลี้ยง ค่าเช่าท่ีพัก ค่าพาหนะ และค่าใช้จ่ายอ่ืนท่ีจาเป็นต้องจ่าย

ในการเดินทางไปราชการตามอัตราการเบิกจ่ายตามระเบียบการเบิกจ่ายเงินของกระทรวงการคลัง

และระเบียบของมหาวิทยาลัยราชภัฏกาแพงเพชรกาหนด ผู้รายงานการเดินทางไปราชการต้องแนบ

เอกสารประกอบการเบิกจ่ายคา่ ใช้จา่ ยใหก้ ับเจ้าหน้าที่ฝ่ายการเงินเพ่ือดาเนินการเบิกจ่ายงบประมาณ

ตามสรุปรายการเอกสารเรียงตามลาดับของแต่ละประเภทการเดินทางตามยานพาหนะท่ีใช้ในการ

เดินทาง ไดด้ งั ตอ่ ไปน้ี

ตารางที่ 4.1 การเรยี งลาดับเอกสารเบกิ จา่ ยตามพาหนะทใี่ ช้ในการเดนิ ทาง

ลาดับ กรณีใชร้ ถยนต์ เอกสารเรียงตามลาดับ

1. รถยนต์ของมหาวิทยาลัย 1. ใบเบิกคา่ ใช้จ่ายในการเดนิ ทางไปราชการ 3 แผน่

ราชภฏั กาแพงเพชร 2. ใบเสร็จรับเงินคา่ ใช้จา่ ยตา่ งๆ
3. สาเนาใบขออนุญาตไปราชการทอ่ี นุมัติแลว้ พิมพห์ น้า-หลงั

4. สาเนาตน้ เร่ือง/บันทึกข้อความขอจดั กจิ กรรม/โครงการ

พรอ้ มกาหนดการ แผนปฏบิ ตั ิงาน/โครงการ (แนวขวาง) ท่ี

ไดร้ ับอนุมตั แิ ลว้

5. คาส่ังให้นกั ศึกษาไปราชการ (กรณที ี่รายละเอียดคา่ ใชจ้ ่าย

ในแผนปฏบิ ตั งิ าน/โครงการไมไ่ ด้ระบุไว)้

6. แบบสรุปรายงานผลการเดนิ ทาง พิมพห์ น้า-หลงั

7. สาเนาสญั ญายมื เงิน (กรณยี ืมเงิน)

2. รถยนต์ส่วนตัว 1. ใบเบิกค่าใชจ้ ่ายในการเดนิ ทางไปราชการ 3 แผ่น
2. ใบเสรจ็ รับเงนิ ค่าใชจ้ า่ ยต่างๆ
3. สาเนาใบขออนุญาตไปราชการทอี่ นุมัติแลว้ พิมพ์หน้า-หลัง
4. บนั ทึกข้อความขออนญุ าตใชร้ ถยนต์สว่ นตัว ฉบับจริง ท่ี

ได้รับอนุมตั ิแลว้
5. ใบแนะนาเสน้ ทางโดยกรมทางหลวง กระทรวงคมนาคม ท่ี

ลงลายมือชอื่ รบั รองแลว้
6. สาเนาตน้ เร่อื ง/บนั ทกึ ข้อความขอจดั กิจกรรม/โครงการ

พรอ้ ม กาหนดการ แผนปฏิบัติงาน/โครงการ(แนวขวาง) ที่
ไดร้ บั อนุมัติแลว้
7. คาสั่งให้นกั ศกึ ษาไปราชการ (กรณีทีร่ ายละเอยี ดค่าใช้จ่าย
ในแผนปฏบิ ตั งิ าน/โครงการไมไ่ ด้ระบุไว้)
8. แบบสรุปรายงานผลการเดนิ ทาง พิมพห์ น้า-หลัง
9. สาเนาสัญญายืมเงนิ (กรณียืมเงิน)

62

ลาดับ กรณใี ช้รถยนต์ เอกสารเรยี งตามลาดับ

3. กรณี เดิ น ทา ง โ ด ยร ถ 1. ใบเบกิ ค่าใชจ้ ่ายในการเดินทางไปราชการ 3 แผน่

ป ร ะ จ า ท า ง แ ล ะ ร ถ 2. ใบเสร็จรับเงนิ ค่าใชจ้ ่ายตา่ งๆ
รับจา้ ง 3. สาเนาใบขออนญุ าตไปราชการที่อนมุ ตั ิแลว้ พมิ พ์หน้า-หลงั

4. สาเนาตน้ เรื่อง/บนั ทึกข้อความขอจัดกิจกรรม/โครงการ

พร้อมกาหนดการ แผนปฏิบัติงาน/โครงการ (แนวขวาง) ท่ี

ไดร้ ับอนุมตั ิแล้ว

5. คาส่ังให้นักศึกษาไปราชการ (กรณีท่ีรายละเอียดค่าใช้จ่าย

ในแผนปฏิบัติงาน/โครงการไมไ่ ดร้ ะบุไว้)

6. แบบสรุปรายงานผลการเดินทาง พมิ พห์ น้า-หลัง

7. สาเนาสัญญายมื เงนิ (กรณียืมเงนิ )

กรณคี ่าเดินทางไปราชการของวทิ ยากร ท่บี คุ ลากรของหนว่ ยงานเรียนเชญิ มาบรรยาย

อบรมเชงิ ปฏบิ ตั กิ าร สัมมนาให้ความรู้กับผู้เข้าอบรมตามแผนปฏิบัติงาน/โครงการประจาปี จะแยก

ลักษณะการเดนิ ทางไปราชการตามยานพหานะทใี่ ช้เป็น 2 กรณี ดังน้ี

ตารางท่ี 4.2 การเรยี งลาดับเอกสารเบกิ จ่ายตามพาหนะทใ่ี ช้ในการเดนิ ทาง กรณีของวิทยากร

ลาดบั การเดนิ ทางวิทยากร เอกสารเรียงตามลาดับ

1. กรณีค่ าเดิ นทา ง ขอ ง 1. ใบเบกิ คา่ ใช้จ่ายในการเดนิ ทางไปราชการ 3 แผ่น

วิทยากรท่ีเป็นบุคลากร 2. ใบเสรจ็ รับเงนิ ค่าใช้จ่ายต่างๆ
3. สาเนาหนังสือเชญิ วิทยากรพร้อมกาหนดการ
ภายนอก
4. สาเนาต้นเรอื่ ง/บันทกึ ข้อความขอจัดกจิ กรรม/โครงการ

พร้อมกาหนดการ แผนปฏิบัติงาน/โครงการ(แนวขวาง) ที่

ได้รับอนุมตั แิ ล้ว

5. สาเนาสญั ญายมื เงิน (กรณยี มื เงิน)

2. กรณคี า่ เดนิ ทางของวทิ ยากรทเี่ ป็นบุคลากรของมหาวิทยาลยั ราชภฏั กาแพงเพชร

2.1 กรณีใช้รถยนต์ของ 1. ใบเบิกคา่ ใช้จา่ ยในการเดินทางไปราชการ 3 แผ่น

มหาวิทยาลัยราชภัฏ 2. ใบเสรจ็ รบั เงินคา่ ใช้จ่ายตา่ งๆ
3. สาเนาหนงั สือเชิญวิทยากรพร้อมกาหนดการ
กาแพงเพชร
4. สาเนาใบขออนญุ าตไปราชการท่ีอนุมตั ิแลว้ พมิ พ์หน้า-หลงั

5. สาเนาต้นเรอื่ ง/บนั ทึกข้อความขอจดั กิจกรรม/โครงการ

พร้อมกาหนดการ แผนปฏบิ ัติงาน/โครงการ (แนวขวาง)

ท่ีได้รบั อนุมัตแิ ล้ว

6. แบบสรุปรายงานผลการเดินทาง พมิ พห์ น้า-หลงั

7. สาเนาสัญญายืมเงนิ (กรณียืมเงนิ )

63

ตารางที่ 4.2 การเรยี งลาดบั เอกสารเบิกจ่ายตามพาหนะท่ใี ชใ้ นการเดนิ ทาง กรณีของวิทยากร (ต่อ)

ลาดับ การเดนิ ทางวทิ ยากร เอกสารเรยี งตามลาดับ

2 . 2 ก ร ณี ใ ช้ ร ถ ย น ต์ 1. ใบเบกิ ค่าใชจ้ ่ายในการเดนิ ทางไปราชการ 3 แผน่

สว่ นตัว 2. ใบเสร็จรบั เงนิ ค่าใชจ้ ่ายต่างๆ
3. สาเนาหนงั สอื เชญิ วทิ ยากรพร้อมกาหนดการ

4. สาเนาใบขออนญุ าตไปราชการทีอ่ นมุ ตั ิแล้ว พมิ พ์หน้า-

หลงั

5. บนั ทึกข้อความขออนญุ าตใช้รถยนต์สว่ นตัว ฉบบั จรงิ ที่

ไดร้ บั อนุมัติแลว้

6. ใบแนะนาเส้นทางโดยกรมทางหลวง กระทรวงคมนาคม ที่

ลงลายมือช่อื รับรองแล้ว

7. สาเนาตน้ เร่ือง/บนั ทกึ ข้อความขอจัดกิจกรรม/โครงการ

พร้อมกาหนดการ แผนปฏิบัติงาน/โครงการ (แนวขวาง)

ทไี่ ด้รับอนมุ ัตแิ ลว้

8. แบบสรปุ รายงานผลการเดินทาง พิมพห์ น้า-หลัง

9. สาเนาสญั ญายมื เงิน (กรณยี ืมเงิน)

จากเอกสารหลักฐานประกอบการเบิกจ่ายค่าใช้จ่ายการเดินทางไปราชการในแต่ละกรณีข้างต้นนี้
สามารถตรวจสอบเอกสารหลกั ฐานแต่ละประเภทโดยไมไ่ ดเ้ รียงลาดับ มีดงั ตอ่ ไปนี้

2.1 การตรวจสอบใบขออนญุ าตไปราชการที่อนุมตั แิ ลว้
ใบขออนุญาตไปราชการท่ีอนุมัติแล้ว คือเอกสารที่ผู้ขออนุญาตไปราชการต้องกรอกข้อมูล
และแนบเอกสารต้นเรื่อง/บันทึกข้อความขอจัดกิจกรรมที่ได้รับอนุมัติแล้วผ่านระบบอิเล็กทรอนิกส์
ของมหาวิทยาลยั ราชภัฏกาแพงเพชร คือระบบ e-Personal เมื่อกรอกข้อมูลการขออนุมัติเดินทาง
ไปราชการเร่ือง สถานท่ี ระหว่างวันที่เดินทาง ผู้ร่วมเดินทาง จานวนเงินค่าใช้จ่ายท่ีต้องการเบิก
เรียบร้อยแล้วผู้อานวยการของมหาวิทยาลัยราชภัฏกาแพงเพชร แม่สอด จะดาเนินการตรวจสอบ
และพิจารณาข้ันต้น ข้อมูลจะส่งผ่านไปยังงานธุรการของมหาวิทยาลัยราชภัฏกาแพงเพชรได้ทันที
เพ่ือพิมพ์เอกสารนาเสนออธิการบดีมหาวิทยาลัยราชภัฏกาแพงเพชรอนุมัติ หลังจากได้รับอนุมัติให้
เดินทางไปราชการได้แล้ว ผู้ขออนุญาตสามารถพิมพ์เอกสารใบขออนุญาตไปราชการที่ได้รับอนุมัติ
(พิมพ์หน้า-หลัง) ได้ด้วยตนเองผ่านระบบ e-Personal โดยไม่ต้องรอเอกสารฉบับจริงจาก
มหาวทิ ยาลัยราชภฏั กาแพงเพชร

ดงั ภาพใบขออนุญาตไปราชการที่อนุมัติแล้วและจุดที่ควรตรวจสอบจากระบบ e-Personal
ด้านหนา้ และดา้ นหลงั ตามภาพท่ี 4.40 และ 4.41 ดังต่อไปน้ี

64

จุดที่ 1

จุดที่ 2

จุดที่ 3

ภาพที่ 4.40 ใบขออนุญาตไปราชการที่อนุมตั ิแล้วและจดุ ทค่ี วรตรวจสอบ ดา้ นหน้า

65

จดุ ที่ 5

จุดที่ 4

ภาพท่ี 4.41 ใบขออนุญาตไปราชการที่อนุมัติแลว้ และจุดท่ีควรตรวจสอบ ดา้ นหลัง

66

โดยสามารถเขียนคาอธิบายการตรวจสอบเอกสารใบขออนุญาตไปราชการท่ีอนุมัติแล้วในแต่ละจุดได้
ดังตอ่ ไปนี้

2.1.1 การตรวจสอบจุดท่ี 1 รายละเอียดข้อมูลในการขออนุญาตเดินทางไป
ราชการต้องครบถ้วนตามแบบฟอร์มท่ีกาหนด คือ ชื่อ สกุลของผู้ขออนุญาตไปราชการและผู้ร่วม
เดินทางไปราชการท้ังหมด ระบุสถานท่ีและจังหวัด เหตุผลและจานวนวันไป ระบุวันที่ไปตั้งแต่วัน
เรมิ่ ออกเดินทางจนถึงวันท่ีเดินทางกลับ ยานพาหนะและทะเบียนรถที่ใช้พร้อมระบุช่ือผู้ขับรถยนต์ที่
ใช้เดนิ ทางไปราชการอย่างครบถว้ น

2.1.2 การตรวจสอบจุดท่ี 2 รายละเอียดข้อมูลเก่ียวกับงบประมาณที่ใช้ในการ
เดินทางไปราชการ โดยระบุรหัสกิจกรรมของงบประมาณท่ใี ช้จานวน 12 หลัก จานวนเงินท่ีใช้จ่าย
ท้ังหมด และระบุแหล่งท่ีมาของงบประมาณว่าเป็นของหน่วยงานอะไร มีลายมือชื่อ พร้อมชื่อสกุล
และตาแหน่งของผู้ขออนุญาตเดินทางไปราชการ ของหัวหน้างานชั้นต้นและของผู้อานวยการอย่าง
ครบถ้วน

2.1.3 การตรวจสอบจุดที่ 3 ตรวจสอบข้อมลู ผ่านการพจิ ารณาตามลาดับขั้นตอน
การนาเสนอให้กับผู้บริหารพิจารณาการขออนุญาตไปราชการ โดยต้องมีข้อความแสดงถึงการ
พิจารณาอนุญาตและลายมือช่ือของรองอธิการบดี อธิการบดีของมหาวิทยาลัยราชภัฏกาแพงเพชร
พร้อมลงวันท่ี เดือน ปี ที่อนุญาตไว้อย่างครบถ้วน จุดสังเกตคือ วันที่ เดือน ปีท่ีลงนามอนุมัติต้อง
เป็นวนั ท่กี อ่ นวนั เดินทางไปราชการ

2.1.4 การตรวจสอบจุดท่ี 4 ตรวจสอบข้อมูลรายช่ือ จานวนเงินแต่ละหมวด
ค่าใช้จ่ายของผู้ร่วมเดินทางไปราชการ โดยต้องมีข้อมูลช่ือ สกุล ตาแหน่งของผู้ร่วมเดินทาง
รายบุคคล จานวนเงินค่าเบ้ียเล้ียง ค่าเช่าที่พัก ค่าพาหนะ/ค่าลงทะเบียน จานวนเงินรวมที่ใช้ของ
แต่ละคนและจานวนเงินรวมท่ีใช้ในการเดินทางไปราชการท้ังสนิ้

2.1.5 การตรวจสอบจดุ ท่ี 5 จะตรวจสอบลายมือชื่อ ของผู้อานวยการผู้ควบคุม
งบประมาณหน่วยงาน โดยต้องมีลายมือชื่อ ระบุช่ือ สกุล และตาแหน่งของผู้อานวยการหน่วยงาน
อย่างครบถ้วน

2.2 การตรวจสอบตน้ เร่ือง/บนั ทกึ ข้อความขอจดั กิจกรรมพร้อมกาหนดการ
ต้นเร่ืองคือเอกสารหนังสือที่ผู้ขอเดินทางไปราชการ ให้เป็นเอกสารที่แสดงว่าจะเดินทางไป
ราชการเพือ่ อะไร เมอ่ื ใด และท่ไี หน เชน่ เอกสารประชาสัมพันธ์การจัดกิจกรรมต่าง จากหน่วยงาน
ภายนอกท่ีสืบค้นได้จากอินเตอร์เน็ต เป็นต้น หรือเป็นเอกสารหนังสือราชการภายในเพื่อขออนุญาต
เดินทางไปราชการที่บ่งบอกว่าจะเดินทางไปราชการเพื่ออะไร เม่ือใด ที่ไหน พร้อมกาหนดการ
เดินทางไปราชการ และต้องได้รับการผ่านพิจารณาอนุมัติหรืออนุญาตจากผู้บริหารสูงสุดแล้ว เช่น
บนั ทกึ ขอ้ ความ เปน็ ต้น ตามตวั อย่างบนั ทกึ ข้อความขออนุญาตเดินทางไปราชการ กาหนดการและ
จดุ ที่ควรตรวจสอบ ดงั ภาพท่ี 4.42-4.43 ดังนี้

67

จดุ ที่ 1

จุดที่ 2

จุดที่ 3

จุดที่ 4

ภาพท่ี 4.42 ตวั อย่างบนั ทกึ ข้อความขออนุญาตไปราชการและจุดท่คี วรตรวจสอบ

68

จุดที่ 5

จุดที่ 6

ภาพท่ี 4.43 ตวั อยา่ งกาหนดการเดนิ ทางไปราชการและจุดทค่ี วรตรวจสอบ
โดยสามารถเขียนคาอธิบายการตรวจสอบเอกสารหนังสือต้นเร่ือง/บันทึกข้อความขอจัดกิจกรรม
พรอ้ มกาหนดการทีอ่ นมุ ตั แิ ลว้ ในแตล่ ะจดุ ได้ดงั ต่อไปนี้

2.2.1 การตรวจสอบจุดท่ี 1 เป็นจุดท่ีต้องดูรายละเอียดตอนต้นของเอกสาร
โดยตรวจสอบความถูกตอ้ งของวันที่ เดอื น และปี พ.ศ. ท่ีจัดทาบันทึกข้อความ ควรเป็นวันที่ก่อนจะ
เดินทางไปราชการ รวมถึงตรวจสอบการสะกดคาของวนั ท่ี เดอื น ปีและเรื่องใหม้ คี วามถูกต้อง

2.2.2 การตรวจสอบจุดท่ี 2 รายละเอียดข้อมูลเก่ียวกับเร่ืองที่ต้องเดินทางไป
ราชการและงบประมาณที่ใช้ในการเดินทางไปราชการ โดยต้องตรวจสอบรายละเอียดของเร่ือง วัน
เดือนปี สถานท่ีท่ีผู้ขอจะเดินทางไปราชการ พร้อมรายละเอียดค่าใช้จ่ายเงินและจานวนเงินแต่ละ
ประเภท เชน่ คา่ เบีย้ เล้ยี ง ค่าเช่าทีพ่ กั ค่าพาหนะ และค่าใช้จา่ ยอน่ื ๆ ท่ีเกี่ยวขอ้ งอยา่ งครบถ้วน
กรณีเป็นการขออนุญาตใช้รถยนต์ส่วนตัว ต้องมีข้อความท่ีบ่งบอกว่าขอใช้รถยนต์ส่วนตัวของใคร
และหมายเลขทะเบียนรถยนต์ทีใ่ ช้ในการเดนิ ทางไปราชการดว้ ย

69

2.2.3 การตรวจสอบจดุ ท่ี 3 ในย่อหน้าท่ี 2 ของบันทึกข้อความจะตรวจสอบการ
ขออนุมัติจากอธิการบดีว่า ขออนุมัติไปราชการ ขออนุญาตใช้รถยนต์ส่วนตัวและเบิกจ่ายเงิน
งบประมาณจากแผนปฏบิ ตั งิ านโครงการ กิจกรรมและรหัสกิจกรรมใด จานวนเงินท้ังหมดท่ีขอใช้ใน
การเดนิ ทางไปราชการดงั กล่าว

2.2.4 การตรวจสอบจุดที่ 4 เป็นจุดท่ีควรตรวจดูรายละเอียดข้อมูลการอนุมัติ
จากผู้บริหาร โดยตรวจสอบคาที่บ่งบอกว่าอนุมัติหรืออนุญาต ลายมือช่ือของอธิการบดีหรือผู้ได้รับ
มอบหมาย และวันที่ เดือน ปี ท่ีอนุมัติ จุดสังเกตคือ วันที่ เดือน ปีที่ลงนามอนุมัติต้องเป็นวันท่ี
กอ่ นวันเดินทางไปราชการ

2.2.5 การตรวจสอบจุดที่ 5 กาหนดการที่แนบมากับบันทึกข้อความต้นเร่ือง
ต้องตรวจสอบหัวกาหนดการที่มีข้อความชื่อกิจกรรม วันท่ี เดือน ปี และสถานที่ท่ีไปราชการ ที่
เปน็ เนื้อหาหรือขอ้ ความเดียวกันกบั ในรายละเอียดบันทึกข้อความต้นเรือ่ ง

2.2.6 การตรวจสอบจุดที่ 6 รายละเอียดของวันที่ เดือน ปีย่อยในกาหนดการ
โดยตรวจสอบวันที่ เดือน ปี ว่ามีความถูกต้องและตรงกับรายละเอียดของหัวกาหนดการและวันท่ี
เดอื น ปีเดียวกันกับในรายละเอียดบันทึกข้อความตน้ เรอื่ ง

2.3 การตรวจสอบหนังสอื เชิญวทิ ยากรพร้อมกาหนดการ
หนงั สือเชญิ วิทยากรพร้อมกาหนดการ คือ เอกสารหนังสือราชการที่หน่วยงานเจ้าของเร่ือง
ได้ทาถึงบุคคลหรือหน่วยงานที่ต้องการขอความอนุเคราะห์หรือเชิญมาให้ความรู้ อบรม บรรยาย
สัมมนาต่างๆ ให้กับหน่วยงานเจ้าของเร่ืองพร้อมแนบกาหนดการจัดกิจกรรมในแต่ละช่วงเวลาด้วย
และใช้เป็นเอกสารหลักฐานประกอบการเบิกจ่ายค่าใช้จ่ายการเดินทางของวิทยากร การตรวจสอบ
หนังสือเชิญวิทยากรนอกจากต้องมีความถูกต้อง ครบถ้วนตามระเบียบงานสารบรรณแล้ว
รายละเอียดขอ้ มลู ในหนงั สอื และกาหนดการที่ควรสังเกตและควรตรวจสอบ มดี ังนี้

1) ส่วนต่างๆ ของเอกสารต้องมีครบถ้วนตามระเบียบงานสารบรรณ คือ เลขท่ี
ช่ือส่วนราชการ วันที่ที่ออกหนังสือ เรื่อง เรียน สิ่งท่ีส่งมาด้วย(ถ้ามี) เนื้อหา
ลายมือชอื่ ชือ่ ตาแหน่งของผลู้ งนาม

2) ระบุช่ือ นามสกุล ของวิทยากรจะต้องปรากฏอยู่ในหนังสือราชการ จะปรากฏ
อยใู่ นสว่ นของ เรียน หรือส่วนของเน้ือหาก็ได้ และช่ือ นามสกุลต้องตรงตาม
บตั รประชาชนหรือบตั รข้าราชการทใ่ี ชแ้ นบเปน็ หลักฐานประกอบการเบิกจา่ ย

3) ระบวุ ันที่ เดอื น ปพี .ศ. และเวลาท่ตี ้องการให้วทิ ยากรมาให้ความรู้
4) มีรายละเอียดเน้ือหาท่ีต้องการให้วิทยากรมาให้ความรู้พร้อมระบุว่าเป็นการ

บรรยาย อบรมเชงิ ปฏบิ ตั ิการ สมั มนาด้วย
5) ในกาหนดการจดั กจิ กรรม ตอ้ งมชี ื่อ นามสกลุ ของวิทยากร ปรากฏในช่วงเวลา

ท่จี ดั กจิ กรรมแตล่ ะชว่ งท่ีไดเ้ รียนเชญิ มาใหค้ วามรดู้ ว้ ย

70
ตามตัวอย่างหนงั สือเชิญวิทยากรจากบุคลากรภายนอกและภายในหน่วยงาน พร้อมกาหนดการ ภาพ
ท่ี 4.44-4.47 ดงั นี้

ภาพที่ 4.44 ตัวอย่างหนงั สือเชญิ วิทยากรจากบุคลากรภายนอกหนว่ ยงาน

71
ภาพที่ 4.45 ตวั อย่างกาหนดการจดั กจิ กรรมทแ่ี นบหนังสอื เชญิ วทิ ยากรภายนอก

72
ภาพท่ี 4.46 ตวั อยา่ งหนังสือเชญิ วิทยากรจากบคุ ลากรภายในหนว่ ยงาน

73
ภาพที่ 4.47 ตวั อยา่ งกาหนดการจดั กจิ กรรมท่ีแนบหนงั สอื เชญิ วิทยากรภายในหนว่ ยงาน

74
2.4 การตรวจสอบคาสั่งใหน้ กั ศกึ ษาไปราชการ
คาส่ังแต่งต้ังให้นักศึกษาไปราชการ จะใช้เป็นเอกสารหลักฐานประกอบการเบิกจ่าย
ค่าใช้จ่ายการเดินทางไปราชการในกรณีท่ีข้อมูลรายละเอียดของงบประมาณค่าใช้จ่าย ข้อที่ 7 ใน
แผนปฏิบัติงาน/โครงการประจาปีท่ีใช้ ไม่ได้ระบุจานวนนักศึกษาท่ีจะไปราชการว่ามีจานวนกี่คน
และแต่ละคนเบิกค่าเบี้ยเล้ียง ค่าเช่าที่พักและค่าใช้จ่ายอื่นๆ ในจานวนเงินก่ีบาท ซ่ึงในการ
ตรวจสอบคาสั่งแต่งตั้งให้นักศึกษาไปราชการน้ันนอกจากแบบฟอร์มเอกสารจะมีส่วนประกอบที่
ถกู ตอ้ งครบถว้ นตามระเบยี บงานสารบรรณแล้ว ยงั มีจุดท่คี วรสังเกตและตรวจสอบดังนี้

1) มสี ว่ นประกอบของคาสั่งตามระเบียบงานสารบรรณ คือ เลขท่ีคาสั่ง เร่ือง สั่ง
ไวว้ ันท่ี และลายมือชื่อ ชือ่ ตาแหน่งของอธกิ ารบดี

2) ระบุชือ่ นามสกุลของนักศึกษาทรี่ ว่ มเดนิ ทางไปราชการทุกคนอยา่ งครบถว้ น
ตามตัวอย่างคาสง่ั แต่งตง้ั ให้นกั ศึกษาไปราชการในภาพที่ 4.48 ดงั น้ี

ภาพที่ 4.48 ตวั อย่างคาสง่ั แต่งตั้งใหน้ ักศึกษาไปราชการ

75
2.5 การตรวจสอบแผนปฏิบัติงาน/โครงการประจาปงี บประมาณ
แผนปฏิบตั งิ าน/โครงการ ประจาปีงบประมาณ เปน็ เอกสารเกีย่ วกบั ดา้ นงบประมาณที่ใช้ใน
การดาเนินงานต่างๆ ของหน่วยงาน ซึ่งมีรายละเอียดถึงแหล่งท่ีมา ประเด็นยุทธ์ศาสตร์ กลยุทธ์
ตวั ชวี้ ดั ประเภทโครงการโดยมเี นือ้ หาของแผนปฏิบัตงิ าน/โครงการทง้ั หมดจานวน 10 ข้อคือ

1) หลักการและเหตผุ ล
2) วัตถุประสงค์
3) ผลผลิตผลลพั ธ์ ตวั ช้วี ดั ความสาเรจ็ เป้าหมาย
4) แผนปฏบิ ัตงิ านและแผนการใช้จา่ ย
5) ประโยชนท์ ่ีคาดวา่ จะได้รบั
6) การประเมนิ ผล
7) รายละเอยี ดของงบประมาณ พรอ้ มลายมือช่อื ผเู้ สนอและผเู้ ห็นชอบโครงการ
8) การบริหารความเสี่ยง
9) ความพรอ้ ม/การประเมนิ ความเป็นไปไดโ้ ครงการ
10) ผลการดาเนินงานในส่วนที่เกีย่ วข้องกบั โครงการในรอบปีทผ่ี า่ นมา
โดยในการตรวจสอบแผนปฏิบตั ิงาน/โครงการท่ีได้รับอนุมัติแล้ว ต้องตรวจสอบว่าเอกสารหลักฐานที่
ส่งมาประกอบการเบิกจ่ายมีข้อมูลครบถ้วนท้ัง 10 ข้อ และที่สาคัญคือต้องมีลายมือชื่อของผู้เสนอ
โครงการ และลายมือชื่อผู้เห็นชอบโครงการอย่างครบถ้วน ดังตัวอย่างแผนปฏิบัติงาน/โครงการ
ประจาปีงบประมาณ 2562 ท่ีมีรายละเอยี ดขอ้ มูลครบท้ัง 10 ขอ้ ตามภาพท่ี 4.49-4.52 ต่อไปนี้

จุดสงั เกตที่ 1

ภาพที่ 4.49 ตัวอยา่ งแผนปฏิบตั ิงาน/โครงการ ประจาปีงบประมาณ 2562 แผน่ ที่ 1

76

ภาพท่ี 4.50 ตวั อยา่ งแผนปฏบิ ตั ิงาน/โครงการ ประจาปีงบประมาณ 2562 แผน่ ที่ 2

จดุ สงั เกตที่ 2

ภาพที่ 4.51 ตัวอย่างแผนปฏบิ ัตงิ าน/โครงการ ประจาปีงบประมาณ 2562 แผน่ ท่ี 3

77

ภาพที่ 4.52 ตัวอยา่ งแผนปฏบิ ัติงาน/โครงการ ประจาปีงบประมาณ 2562 แผ่นที่ 4
จากภาพตัวอย่างแผนปฏิบัติงาน/โครงการ ประจาปีงบประมาณ พ.ศ. 2562 ข้างต้น มีจุดท่ีควร
สังเกตจานวน 2 จุดใหญ่ๆ คือ ประจาปีงบประมาณ ช่ือโครงการ รหัสโครงการ งบประมาณ
แผ่นดนิ บ.กศ. กศ.บป. หรือบัณฑิต และอีก 1 จุดคือต้องมีลายมือชื่อของผู้เสนอโครงการและผู้
เหน็ ชอบโครงการอยา่ งครบถว้ น

2.6 การตรวจสอบใบเสร็จรับเงนิ
ใบเสร็จรับเงนิ ท่ใี ช้เปน็ หลักฐานประกอบการเบกิ จ่ายค่าใช้จา่ ยในการเดนิ ทางไปราชการของผู้
เดินทางไปราชการท่ีได้จ่ายค่าใช้จ่ายไปในการเดินทางไปราชการตามสิทธิที่ควรเบิกได้ ประกอบไป
ด้วยค่าใช้จ่ายค่าเช่าที่พัก ค่าน้ามันเช้ือเพลิง ค่าลงทะเบียน โดยการตรวจสอบเอกสาร
ใบเสร็จรับเงินประเภทต่าง ๆ นั้น จะมีส่วนประกอบหลักๆ ของใบเสร็จรับเงินที่ต้องมี คือ เล่มที่
เลขท่ี ชื่อร้านค้า/สถานท่ีพร้อมท่ีอยู่ เบอร์โทรศัพท์ วัน/เดือน/ปีที่ออกใบเสร็จรับเงิน รายการ/
รายละเอียดค่าใชจ้ า่ ย จานวนเงิน และลายมือชื่อผูร้ ับเงนิ อยา่ งครบถว้ น ตามเอกสารใบเสร็จรับเงิน
แต่ละชนดิ ไดด้ ังต่อไปนี้

2.6.1 การตรวจสอบใบเสร็จรับเงินค่าเช่าที่พัก นอกจากจะตรวจสอบ
ส่วนประกอบหลักของใบเสร็จรับเงิน คือ เล่มที่ เลขที่ ช่ือโรงแรมหรือสถานที่เข้าพักพร้อมท่ีอยู่
เบอร์โทรศัพท์ วัน/เดือน/ปีที่ออกใบเสร็จรับเงิน รายการ/รายละเอียดค่าใช้จ่าย จานวนเงิน และ
ลายมือชื่อผู้รับเงินของใบเสร็จรับเงินแล้ว ส่ิงที่ควรตรวจสอบเพ่ิมเติมคือ ในนามของใบเสร็จรับเงิน

78
ควรเปน็ ชือ่ และท่อี ยขู่ องมหาวิทยาลัยราชภัฏกาแพงเพชร และต้องมีชื่อ สกุล ผู้เข้าพักปรากฏอยู่บน
ใบเสร็จรับเงิน หรือช่ือ สกุล ผู้เข้าพักปรากฏอยู่ในใบแจ้งผู้เข้าพักที่แนบมากับใบเสร็จรับเงินก็ได้ใน
กรณีที่บริษัท/โรงแรมใช้ระบบการใบเสร็จรับเงินท่ีอ้างอิงผู้เข้าพักตามใบแจ้งผู้พัก (Folio) ตาม
ตวั อยา่ งใบเสร็จรับเงนิ ค่าเช่าท่พี ักและใบแจง้ ผ้เู ข้าพัก ดงั ภาพที่ 4.53-4.55 ดังน้ี

ภาพท่ี 4.53 ตวั อย่างใบเสร็จรบั เงนิ คา่ เช่าที่พกั แบบใบกากับภาษีทีม่ ชี อื่ ผเู้ ข้าพัก

79

ภาพท่ี 4.54 ตัวอย่างใบเสร็จรบั เงนิ ค่าเช่าที่พกั แบบใบกากับภาษีทแี่ นบใบแจง้ ผู้เขา้ พัก (Folio)
ภาพที่ 4.55 ตัวอยา่ งใบแจ้งผู้เขา้ พกั (Folio) ท่แี นบมาพร้อมใบเสรจ็ รบั เงนิ คา่ เช่าท่ีพกั

80
โดยมีข้อสังเกตในการตรวจสอบจานวนเงินค่าเช่าท่ีพักของผู้เข้าพัก จะเฉล่ียจานวนเงิน
ทั้งสิ้นให้กับผู้เข้าพักทุกคนในจานวนท่ีเท่าๆ กันตามใบเสร็จรับเงินนั้น เช่น ใบเสร็จรับเงินมีจานวน
เงิน 32,000 บาท มีผูเ้ ดินทางไปราชการเข้าพักจานวน 5 คน จานวนเงินท่ีผู้เดินทางไปราชการจะ
เบิกได้คือคนละ 4,600 บาท (นาไปเขียนใส่รายงานการเดินทางไปราชการหน้าท่ี 3 ของแต่ละคน)
ตามตัวอย่างใบเสร็จรับเงนิ คา่ เช่าท่ีพกั แบบท่ีอย่เู ป็นตราป้ัมภาพที่ 4.56 ดังนี้

ภาพที่ 4.56 ตัวอยา่ งใบเสรจ็ รบั เงนิ ค่าเชา่ ท่ีพักแบบที่อยู่เป็นตราปั้ม

81
2.6.2 การตรวจสอบใบเสร็จรับเงินค่าน้ามันเชื้อเพลิง ใบเสร็จรับเงินค่าน้ามัน
เช้ือเพลิงที่ควรตรวจสอบต้องประกอบไปด้วยเล่มท่ี เลขท่ี ชื่อที่อยู่สถานีน้ามันเชื้อเพลิง หมายเลข
โทรศัพท์ วัน/เดอื น/ปีทอ่ี อกใบเสร็จรบั เงิน รายการ/รายละเอียดคา่ ใช้จา่ ย จานวนเงิน และลายมือ
ชื่อผู้รับเงิน ช่ือและท่ีอยู่ผู้ซื้อในใบเสร็จรับเงินเป็นชื่อและท่ีอยู่ของมหาวิทยาลัยราชภัฏกาแพงเพชร
แม่สอด หรือเป็นช่ือท่ีอยู่ของมหาวิทยาลัยราชภัฏกาแพงเพชรก็ได้ และสิ่งที่ควรตรวจสอบเพ่ิมเติม
คือ ในใบเสร็จรับเงินต้องระบุหมายเลขทะเบียนรถพร้อมจังหวัดด้วย เช่น นข-1939 กพ เป็นต้น
ตามตัวอยา่ งใบเสร็จรบั เงินคา่ นา้ มันเชื้อเพลงิ ในการเดนิ ทางไปราชการ ภาพที่ 4.57-4.59 ดงั น้ี

ภาพท่ี 4.57 ตวั อยา่ งบลิ เงนิ สดน้ามนั เช้อื เพลงิ ท่ีใช้รถยนต์ของมหาวทิ ยาลยั ฯ ไปราชการ

82

ภาพที่ 4.58 ตวั อย่างบิลเงินสดน้ามันเชื้อเพลิงที่ใชร้ ถยนต์ส่วนตวั ไปราชการ
ภาพที่ 4.59 ตวั อย่างใบเสรจ็ รบั เงินค่าน้ามนั เช้ือเพลิงที่ใช้รถยนตข์ องมหาวิทยาลัยฯ ไปราชการ

83
และในกรณที คี่ า่ ใชจ้ า่ ยนา้ มันเชื้อเพลงิ ตามใบเสรจ็ รับเงนิ มจี านวนเงนิ เกนิ กวา่ จานวนเงินท่ีขอใช้ในการ
เดินทางตามใบขออนุมัติไปราชการ เมื่อนาใบเสร็จรับเงินมาประกอบการเบิกจ่ายเงินค่าใช้จ่าย
ผู้รายงานตอ้ งเขยี นกากบั ระบุจานวนเงินท่ีต้องการเบิก พร้อมลงลายมือช่ือกากับไว้บนใบเสร็จรับเงิน
ด้วย เช่น ใบเสร็จรับเงินค่าน้ามันเช้ือเพลิง มีจานวนเงิน 1,000 บาท แต่งบประมาณท่ีได้ขอไว้มี
เพียง 992 บาท ผู้รายงานจึงต้องเขียนกากับไว้บนใบเสร็จรับเงินว่า “ขอเบิกเพียง 992 บาท”
พรอ้ มลงลายมือช่ือกากับไว้ ตามตัวอย่างใบเสร็จรับเงินค่าน้ามันเช้ือเพลิงท่ีเบิกไม่เต็มจานวน ภาพท่ี
4.60 ดังน้ี

ภาพที่ 4.60 ตวั อยา่ งใบเสร็จรบั เงนิ คา่ นา้ มันเช้ือเพลงิ ท่ีเบกิ ไมเ่ ตม็ จานวน

84
จดุ สงั เกตในการตรวจสอบใบเสร็จรับเงินอีกหน่ึงจุดคือ ใบเสร็จรับเงินค่าน้ามันเชื้อเพลิงมีจานวนเงิน
ท่ีเป็นจุดทศนิยม กรณีที่ผู้รายงานไม่เบิกจานวนจุดทศนิยม ผู้รายงานต้องเขียนกากับไว้บน
ใบเสร็จรับเงินในจานวนเงินเต็มท่ีต้องการเบิก เช่น ใบเสร็จรับเงินมีจานวนเงิน 1,285.50 บาท
แต่ผู้รายงานเบิกเพียงจานวนเงินเต็มจึงต้องเขียนกากับไว้บนใบเสร็จรับเงินด้วยว่า “ขอเบิกเพียง
1,285 บาท” พร้อมลงลายมือชื่อกากับไว้ ตามตัวอย่างใบเสร็จรับเงินค่าน้ามันเช้ือเพลิงที่เบิกเพียง
จานวนเตม็ ภาพท่ี 4.61 ดงั นี้

ภาพท่ี 4.61 ตวั อย่างใบเสรจ็ รบั เงินคา่ นา้ มันเช้ือเพลงิ ทเ่ี บกิ เพยี งจานวนเต็ม

85
2.6.3 การตรวจสอบใบเสร็จรับเงินค่าลงทะเบียน ใบเสร็จรับเงินค่าลงทะเบียนท่ี
ควรตรวจสอบต้องประกอบไปด้วยเลขท่ี ช่ือท่ีอยู่หน่วยงานที่ออกใบเสร็จรับเงิน หมายเลขโทรศัพท์
วัน/เดือน/ปีที่ออกใบเสร็จรับเงิน ชื่อที่อยู่ผู้จ่ายเงิน รายการ/รายละเอียดค่าใช้จ่าย จานวนเงิน
และลายมือช่ือผู้รับเงิน ชื่อและที่อยู่ผู้ซ้ือในใบเสร็จรับเงินเป็นชื่อและท่ีอยู่ของมหาวิทยาลัยราชภัฏ
กาแพงเพชร แม่สอด มหาวิทยาลัยราชภัฏกาแพงเพชรหรือไม่ก็ได้ และสิ่งท่ีควรตรวจสอบเพ่ิมเติม
คอื ในใบเสร็จรับเงินตอ้ งระบชุ ่ือ-สกุล ผูท้ ี่เข้าอบรมด้วย เช่น นางสุกัญญา ธรรมธีระศิษฏ์ เป็นต้น
ตามตัวอย่างใบเสร็จรบั เงนิ ค่าลงทะเบยี นอบรมในการเดินทางไปราชการ ภาพที่ 4.62 ดงั นี้

ภาพที่ 4.62 ตวั อยา่ งใบเสร็จรบั เงนิ คา่ ลงทะเบียนอบรมในการเดนิ ทางไปราชการ
2.7 การตรวจสอบใบแนะนาเสน้ ทางโดยกรมทางหลวง กระทรวงคมนาคม
การเดินทางไปราชการทใี่ ชร้ ถยนตส์ ว่ นตวั เป็นพาหนะ จะใช้อัตราและเกณฑ์การเบิกจ่ายเงิน
ชดเชยการใช้พาหนะส่วนตัวเดินทางไปราชการของบุคลากรสังกัดมหาวิทยาลัยราชภัฏกาแพงเพชร
(บันทึกข้อความ ที่ กง.0179/2561 ลงวันที่ 9 พฤศจิกายน 2561 เรื่อง แนวปฏิบัติและหลักเกณฑ์
การเบกิ จ่ายค่าอาหาร อาหารว่างและเครื่องด่มื ในการจัดฝึกอบรมการจัดงานและการประชุม และ
การเบกิ จ่ายเงนิ ชดเชยค่าพาหนะสว่ นตวั ในการเดนิ ทางไปราชการ) บุคลากรจะมีสทิ ธิเบิกเงินชดเชยฯ
ได้ก็ต่อเมอ่ื ได้รับอนญุ าตเปน็ ลายลกั ษณ์อักษรจากอธกิ ารบดีหรือผู้ที่อธิการบดีมอบหมาย ให้บุคลากร
น้ันเดินทางไปราชการโดยพาหนะส่วนตัว และบุคลากรผู้นั้นได้เดินทางไปราชการโดยพาหนะส่วนตัว
โดยสามารถเบิกเงินชดเชยในอตั ราดงั ตอ่ ไปน้ี